manual de procedimiento de usuario de equipo ... - … · manual de procedimientos de usuario de...

RegistroAgrario Nacional

DIRECCION GENERAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACION

FECHA DE EXPEDICION PAGINA NUMERO DIA MES AÑO 31 VIII 2000

FECHA DE ACTUALIZACION 27 I 2005

FECHA ULTIMA ACTUALIZACION

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE USUARIO DE EQUIPO DE COMPUTO

2 XI 2007

1

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE USUARIOS

DE EQUIPO DE COMPUTO

OCTUBRE 2007







2 XI 2007

2

Con fundamento a lo dispuesto por el Artículo 17 de la Ley Orgánica de la

Administración Pública Federal; 14 y 17, fracción III del Reglamento

Interior de este Organo Administrativo Desconcentrado, he tenido a bien

expedir el:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE USUARIOS DE EQUIPO DE COMPUTO

ING. ARMANDO RANGEL HERNANDEZ

DIRECTOR EN JEFE







2 XI 2007

3

INDICE

PAGINA I. CODIGO DE CONDUCTA DE LOS SERVIDORES PUBLICOS DEL SECTOR

AGRARIO, MISION, VISION Y POLITICA 4

II. PRESENTACION 6 III. MARCO LEGAL 8 IV. OBJETIVO GENERAL 16 V. PROCEDIMIENTOS (OBJETIVOS, POLITICAS Y FLUJOGRAMAS) 18

1. Asignación de Equipo de Cómputo 19

2. Préstamo de Equipo de Cómputo 26

3. Salida de Equipo de Cómputo del Edificio 32

4. Reasignación de Equipo de Cómputo 39

5. Mantenimiento Preventivo de los Equipos de Cómputo 44

6. Mantenimiento Correctivo de los Equipos de Cómputo 51

7. Instalación de Programas o Paquetes de Software 58

VI. FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO 66

VII. INFORMACION GENERAL 82

1. Terminología 83

2. Simbología 85







2 XI 2007

4

I. CODIGO DE CONDUCTA DE LOS SERVIDORES PUBLICOS DEL SECTOR AGRARIO







2 XI 2007

5

Código de Conducta de los Servidores Públicos del Sector Agrario.

Los Servidores Públicos del Registro Agrario Nacional, han asumido una posición Ética, para abatir, prevenir y erradicar los niveles de corrupción, ante el entorno que los rodea, reafirmando la convicción de servicio a la comunidad agraria, logrando con esto presentar una nueva imagen de lo que es la Administración Pública Federal, para recuperar la confianza y credibilidad del ciudadano, inspirados en la Misión, Visión y Política de éste Órgano Desconcentrado: Misión Llevar el control de la tenencia de la tierra y de los derechos constituidos respecto a la propiedad rústica y de las figuras asociativas, a través de la función registral y de su publicidad; resguardo documental, asistencia técnica y catastral, para garantizar la seguridad jurídica y el carácter público de la información, en beneficio de los sujetos de derecho agrario y demás solicitantes de los servicios Visión Ser una institución altamente confiable y eficiente en el otorgamiento de la certeza jurídica a los sujetos de derecho agrario, que apoye los procesos económicos y organizativos en el medio rural. Política Los servicios regístrales de asistencia técnica, catastrales, resguardo documental y de publicidad, a cargo del Registro Agrario Nacional, se proporcionan de conformidad a la normatividad aplicable, de manera eficaz, oportuna, expedita, transparente y por personal competente y comprometido.







2 XI 2007

6

II. PRESENTACION







2 XI 2007

7

PRESENTACION

El manual de procedimientos para la Subdirección de Operación ha sido elaborado con fundamento en lo establecido por el artículo 19 de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal y en los Artículos 17, Fracción III; Artículo 18 Fracción VI del Reglamento Interior del Registro Agrario Nacional publicado en el Diario Oficial de la Federación el 9 de abril de 1997. Este manual contiene las políticas de operación, los procedimientos y describe las operaciones generales que deberán ser realizadas por los usuarios y administradores del equipo de cómputo (computadoras personales, portátiles, servidores, periféricos, etc.) y del software en Oficinas Centrales del Registro Agrario Nacional. Cabe señalar que en el programa de Modernización de la Administración Pública Federal se hace apremiante garantizar el uso continuo y adecuado de los bienes y servicios informáticos a fin de facilitar, aprovechar y controlar estos recursos, así como establecer cada uno de los procedimientos para solicitar dichos bienes y servicios. Por otra parte, el presente manual es un instrumento de apoyo a la supervisión y verificación de los: equipos, periféricos y programas de cómputo; que se adquieren así como de los servicios de mantenimiento preventivo y correctivo que se contratan. Por lo anterior es importante señalar que es responsabilidad de los titulares de cada una de las unidades administrativas que conforman Oficinas Centrales, difundir el presente documento a todo el personal que pertenezca a su área.







2 XI 2007

8

III. MARCO LEGAL







2 XI 2007

9

MARCO LEGAL CONSTITUCION Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 5-II-1917 Reforma D.O.F. 15-VIII-2007 TRATADOS INTERNACIONALES Tratado de Libre Comercio de América del Norte D.O.F. 20-XII-1993 Ultima Modificación D.O.F. 17-VII-2006 Tratado de Libre Comercio entre México, Colombia y Venezuela D.O.F. 09-I-1995 Ultima Modificación D.O.F. 25-IX-2004 NOTA (QUEDA SIN EFECTOS ENTRE MEXICO Y LA REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA A PARTIR DEL 19-XI-2006) Tratado de Libre Comercio celebrado entre México, y Costa Rica D.O.F. 10-I-1995 Ultima Modificación D.O.F. 31-III-1999

Aclaración D.O.F. 2-XII-1999 Tratado de Libre Comercio entre México y Bolivia D.O.F. 11-I-1995 Ultima Modificación D.O.F. 2-III-1998 LEYES Ley General de Títulos y Operaciones de Crédito D.O.F. 27-VIII-1932 Ultima Reforma D.O.F. 18-VII-2006 Ley de Amparo Reglamentaria de los Artículos 103 y 107 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos D.O.F. 10-I-1936 Ultima Reforma D.O.F. 24-IV-2006 Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, Reglamentaria del Apartado “B” del Artículo 123 Constitucional. D.O.F. 28-XII-1963 Ultima Reforma D.O.F. 03-V-2006 Ley Federal del Trabajo D.O.F. 1-IV-1970 Fe de Erratas 30-VI-1970

Ultima Reforma D.O.F. 17-I-2006 Ley de Premios, Estímulos y Recompensas Civiles D.O.F. 31-XII-1975 Ultima Reforma D.O.F. 30-VI-2006







2 XI 2007

10

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal D.O.F. 29-XII-1976 Aclaración D.O.F. 11-II-1998 Ultima Reforma D.O.F. 02-VI-2006 Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría Ultima Reforma D.O.F. 27-XII-2006 Ley Federal de Derechos D.O.F. 31-XII-1981 Ultima Reforma D.O.F. 21-XII-2005 Modificada D.O.F. 27-XII-2006 Ley General de Bienes Nacionales D.O.F. 20-V-2004 Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos D.O.F. 31-XII-1982 Aclaración D.O.F. 11-II-1998

Ultima Reforma D.O.F. 13-VI-2003 Ley de Planeación D.O.F. 5-I-1983 Ultima Reforma D.O.F. 13-VI-2003 Ley del Instituto de Seguridad y Servicios Sociales de los Trabajadores del Estado D.O.F. 27-XII-1983 Abrogada: D.O.F. 31-III-2007 Ley del Servicio de Tesorería de la Federación D.O.F. 31-XII-1985 Ultima Reforma D.O.F. 31-XII-2000 Ley del Diario Oficial de la Federación y Gacetas Gubernamentales D.O.F. 24-XII-1986 Ley General de Equilibrio Ecológico y la Protección al Medio Ambiente D.O.F. 28-I-1988 Modificada: D.O.F. 12-II-2007 Ultima Reforma 05-VII-2007 Ley Agraria D.O.F. 26-II-1992 Ultima Reforma D.O.F. 9-VII-1993 Ley Federal de Procedimiento Administrativo D.O.F. 4-VIII-1994 Última Reforma D.O.F. 30-V-2000 Ley de los Sistemas de Ahorro para el Retiro D.O.F. 23-V-1996 Ultima Reforma D.O.F. 28-VI-2007 Ley de Ingresos de la Federación correspondiente a cada Ejercicio Fiscal. D.O.F 27-XII-2006 Ley de Adquisiciones Arrendamientos y Servicios del Sector Público D.O.F. 4-I-2000 Ultima Reforma D.O.F. 20-II-2007 Ley de Fiscalización Superior de la Federación D.O.F. 29-XII-2000 Ultima Reforma D.O.F. 04-04-2005







2 XI 2007

11

Ley del Impuesto Especial sobre Producción y Servicios D.O.F. 30-XII-1980 Ultima Reforma D.O.F. 27-12-2006 Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental D.O.F. 11-VI-2002 Ultima Reforma D.O.F. 06-VI-2006 Ley del Servicio Profesional de Carrera en la Administración Pública Federal D.O.F. 10-IV-2003 Ultima Reforma D.O.F.09-I-2006 CODIGOS Código Civil Federal. D.O.F. 26-V-1928 Ultima Reforma D.O.F 13-IV-2007 Código de Procedimientos Civiles para el Distrito Federal. D.O.F. 26-V-1928 Ultima Reforma D.O.F. 19-X-1998

Gaceta Oficial D.F. 02-II-2007. Código Federal de Procedimientos Penales. D.O.F. 30-VIII-1934 Ultima Reforma D.O.F. 28-VI-2007 Código Federal de Procedimientos Civiles. D.O.F. 24-II-1943 Fe de erratas D.O.F. 13-III-1943

Ultima Reforma D.O.F. 13-VI-2003 Código Fiscal de la Federación D.O.F. 31-XII-1981 Ultima Reforma D.O.F. 30-I-2007 REGLAMENTOS Reglamento de Escalafón de los Trabajadores de la Secretaría de la Reforma Agraria 9-IX-1980 (fecha de expedición) Reglamento del Instituto de Administración y Avaluos de Bienes Nacionales. D.O.F. 2-IX-2004 Por El Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaría D.O.F. 28-VI-2006 Reglamento del Código Fiscal de la Federación D.O.F. 29-II-1984 Ultima Reforma D.O.F. 21-V-2002 Reglamento del Registro Público de la Propiedad del Distrito Federal D.O.F. 5-VIII-1988 Reglamento de las Comisiones de Seguridad, Higiene y medio ambiente en el Trabajo, del régimen del ISSSTE. D.O.F. 22-V-1998







2 XI 2007

12

Reglamento Interior de la Secretaría de la Reforma Agraria D.O.F. 11-VII-1995 Ultima Reforma D.O.F. 30-III-1998 Reglamento a la Ley de los Sistemas de Ahorro para el Retiro D.O.F. 30-IV-2004 Ultima Reforma D.O.F. 02-V-2005 Ley de Protección Civil para el Distrito Federal D.O.F. 23-VII-2002 Ultima Reforma G.O. 10-I-2005 Reglamento Interior del Registro Agrario Nacional D.O.F. 9-IV-1997 Reglamento Tipo que deberán adoptar los administradores de los inmuebles propiedad Federal ocupados por distintas oficinas gubernamentales, para la administración, rehabilitación, mejoramiento, conservación y mantenimiento constantes. D.O.F. 14-V-1997 Reglamento de la Ley del Servicio de la Tesorería de la Federación. D.O.F. 15-III-1999 Ultima Reforma 07-V-2004 Reglamento del Registro Público de la Propiedad Federal D.O.F. 4-X-1999 Reglamento de La Ley de Obras Públicas y Servicios, relacionados con los mismos. D.O.F.20-VIII-2001 Fe de Erratas 19-IX-2001 Ultima Reforma D.O.F. 29-XI-2006 Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Servicio del Sector Público D.O.F. 20-VIII-2001 Ultima Reforma D.O.F. 30-XI-2006 Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Publica Gubernamental D.O.F. 11-VI-2003 Reglamento del Servicio Profesional de Carrera de la Administración Publica Federal D.O.F. 02-IV-2004 DECRETOS Decreto por el que se crea la Medalla Benemérito de la Reforma Agraria. D.O.F. 8-IV-1972 Decreto para realizar la entrega-recepción del informe de los asuntos a cargo de los servidores públicos y de los recursos que tengan asignados al momento de separarse de su empleo, cargo o comisión. D.O.F. 14-IX-2005. Decreto por el que se establece el Calendario Oficial. D.O.F. 6-X-1993 Ultima Reforma 27-I-2006







2 XI 2007

13

Decreto para la coordinación de los Sistemas de Ahorro para el Retiro D.O.F. 22-VI-1994 Ultima Reforma D.O.F. 28-I-2004 Decreto que establece las bases para el pago de aguinaldo o gratificación de fin de año, correspondiente a 2006 (así como los correspondientes a cada ejercicio fiscal). D.O.F. 17-XI-2006 Presupuesto de Egresos de la Federación para el Ejercicio Fiscal del año 2007 (así como los correspondientes a cada ejercicio fiscal). D.O.F. 28-XII-2006 ACUERDOS Acuerdo por el que las Entidades de la Administración Pública Federal, se agruparán por Sectores a efecto de que sus relaciones con el Ejecutivo Federal, se realicen a través de las Secretarías de Estado o Departamentos Administrativos. D.O.F. 3-IX-1982 Ultima Reforma D.O.F. 19-I-2005 Acuerdo por el que se fijan los criterios para la aplicación de la Ley Federal de Responsabilidades, en lo referente a familiares de los Servidores Públicos. D.O.F. 11-II-1983 Acuerdo por el que los titulares de las dependencias, coordinadoras del Sector y de las propias entidades de la Administración Pública Federal, se abstendrán de proponer empleo, cargo o comisión en el Servicio Público o designar en su caso, a representantes de elección popular. D.O.F. 31-X-1983 Acuerdo que establece la información relativa a los procedimientos de licitación pública que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal deberán remitir a la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo por transmisión electrónica o en medio magnético, así como la documentación que las mismas podrán requerir a los proveedores para que éstos acrediten su personalidad en los procedimientos de licitación pública. D.O.F. 11-IV-1997 Acuerdo que establece los lineamientos para la contratación de los servicios de telefonía de larga distancia por parte de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 7-V-1997 Acuerdo por el que se establecen los Lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental. D.O.F. 25-VIII-1998 Acuerdo por el que se establecen los lineamientos para la enajenación onerosa de inmuebles de propiedad federal que no sean útiles para la prestación de servicios públicos. D.O.F. 30-XlI-1998 Ultima Reforma 16-VIII-2000 Acuerdo que establece los lineamientos generales para la aplicación del Programa de Ahorro de Energía en Inmuebles de la Administración Pública Federal. D.O.F. 16-III-1999 Ultima Reforma 27-VI-2003







2 XI 2007

14

Acuerdo que establece los lineamientos y estrategias generales para fomentar el manejo ambiental de los recursos en las oficinas administrativas de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 13-lII-2004 Acuerdo por el que se expide el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración Pública Federal. D.O.F. 3-IX-2002 Ultima Reforma D.O.F. 31-XII-2004 CIRCULARES Y OFICIOS Oficio-Circular a los Titulares de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal en el que se establece la política en materia de arrendamiento inmobiliario. D.O.F. 19-IV-1990 Oficio-Circular mediante el cual se dan a conocer los Lineamientos para la Contratación de Seguros sobre Bienes Patrimoniales, a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. D.O.F. 2-V-1994 Ultima Aclaración D.O.F. 20-V-1994 Reforma D.O.F 24-X-2003 Oficio-Circular mediante el cual se dan a conocer los Lineamientos para la contratación de seguros sobre bienes patrimoniales, a cargo de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal. (dirigidos a los Oficiales Mayores de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal). D.O.F. 19-VIII-1994 Aclaración D.O.F. 19-IX-1994 Reforma D.O.F. 24-X-2003 Oficio-Circular número 001 de la Oficialía Mayor de la Secretaría de la Reforma Agraria, mediante la cual da a conocer los lineamientos y normas que regulan el ejercicio de las asignaciones autorizadas. 11-VI-1995 (fecha de expedición) Oficio-Circular por el que se dan a conocer los lineamientos por los que se establece un mecanismo de información con base en indicadores de gestión conforme a los cuales las Representaciones, Delegaciones, y oficinas con que cuentan las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, así como la Procuraduría General de la República en el exterior, deberán reportar sus erogaciones, actividades y el cumplimiento de los programas a su cargo. D.O.F. 4-II-1998 Manual de Normas Presupuestarias para la A.P.F. 3-IX-2002 Ultima Reforma D.O.F. 31-XII-2004 DOCUMENTOS NORMATIVOS ADMINISTRATIVOS Instructivo que establece reglas para la compatibilidad de empleos. D.O.F. 23-VII-1990







2 XI 2007

15

Norma Oficial Mexicana NOM-003-Segob/2002. Señales y Avisos para Protección Civil, Colores, Formas y Símbolos a utilizar D.O.F. 17-IX-2003 Lineamientos relativos a la integración del reglamento tipo que deberán adoptar los administradores de los inmuebles ocupados por distintas oficinas gubernamentales, para su administración, rehabilitación, mejoramiento, conservación y mantenimiento constantes. D.O.F. 14-V-1997 Manual de Organización General de la Secretaría de la Reforma Agraria. D.O.F. 24-lI-1999 Norma que regula las jornadas y horarios de labores en la Administración Pública Federal Centralizada. D.O.F. 15-III-1999 Manual de Organización General del Registro Agrario Nacional. D.O.F. 25-II-2000 Normas Generales para el Registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal. D.O.F. 30-XII-2004 OTRAS DISPOSICIONES Aviso mediante el cual se da a conocer a los interesados que la documentación original para el control de la tenencia de la tierra ejidal y comunal que obraba en la Secretaría de la Reforma Agraria podrá ser consultada en el Registro Agrario Nacional. D.O.F. 20-X-1998 Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaría de la Reforma Agraria. 19-XI-2000 (fecha de expedición) Plan Nacional de Desarrollo 2007-2012. D.O.F. 31-V-2007 Programa Sectorial Agrario 2001-2006. D.O.F. 4-II-2002







2 XI 2007

16

IV. OBJETIVO GENERAL







2 XI 2007

17

OBJETIVO GENERAL Proporcionar las bases para lograr la homologación de los procesos y mantener el registro, control, ubicación, estado y distribución de todos los bienes y servicios informáticos al cuidado del Registro Agrario Nacional en Oficinas Centrales, garantizando con ello una asignación y administración de los mismos a fin de satisfacer los requerimientos de los usuarios y lograr el aprovechamiento de estos recursos, además de establecer cada uno de los procedimientos que se siguen en la Subdirección de Operación.







2 XI 2007

18

V. PROCEDIMIENTOS (OBJETIVOS, POLITICAS Y FLUJOGRAMAS)







2 XI 2007

19

1.- ASIGNACION DE EQUIPO DE COMPUTO







2 XI 2007

20

OBJETIVO Proveer a las unidades administrativas de Oficinas Centrales del equipo de cómputo que solicitan de acuerdo a las necesidades y posibilidades de la Institución, para la eficiencia de sus funciones y actividades encomendadas.







2 XI 2007

21

POLITICAS − La Dirección de Informática es la única responsable de la asignación y distribución de

todo el equipo de cómputo, propiedad del RAN adquirido mediante el programa Normal de Inversión, y para el equipo adquirido mediante Proyectos Especiales, su asignación y distribución estará a cargo de la Dirección de Informática y deberá contar con el visto bueno de la Dirección General responsable del proyecto.

− Toda asignación especial de equipo de cómputo, deberá de solicitarse invariablemente

mediante un escrito dirigido a la Dirección de Informática indicando las características y especificaciones técnicas del mismo y el nombre de la persona a la que será asignado el equipo.

− La Dirección de Informática, deberá evaluar y en caso procedente, realizar la asignación

especial del equipo en base a las existencias.

− La Subdirección de Operación, será la responsable de registrar todos los movimientos de asignación de equipo, a efecto de tener actualizado el inventario de bienes informáticos, así como los resguardos correspondientes.

− Una vez asignado el equipo, la Subdirección de Operación deberá de elaborar el resguardo

correspondiente que deberá incluir principalmente la descripción técnica del equipo, costo y número de inventario.

− Todo equipo de cómputo debe estar resguardado por algún trabajador del Registro, quien es el

único responsable de lo que le pudiera pasar a ese equipo bajo su custodia.







2 XI 2007

22

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

PROCEDIMIENTO ASIGNACION DE EQUIPO DE COMPUTO

AREA Y/O PUESTO ACTIV.NUM. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

Dirección de Informática 1 Recibe, mediante oficio la solicitud para la asignación del equipo de cómputo, por parte de alguna unidad administrativa, en la que se deben señalar las características y especificaciones técnicas requeridas, la revisa y turna a la Subdirección de Operación para su atención.

Subdirección de Operación 2 Recibe solicitud, la analiza y la turna al Departamento de Soporte Técnico para que éste verifique que sí se tiene en existencia.

Departamento de Soporte Técnico

3 Recibe la solicitud de equipo de cómputo y checa si se encuentra en existencia ya sea en el almacén de la Subdirección de Recursos Materiales o en la bodega de la Subdirección de Operación, verificando que las características sean las requeridas por el solicitante.

¿Existe el equipo solicitado en el almacén?

4 SI: Saca el equipo mediante un memorándum (Formato No. 1), elabora 2 originales del resguardo correspondiente (Formato No. 2), asigna técnico y elabora orden de servicio (Formato No. 4) y turna la solicitud a la Subdirección de Operación.

Subdirección de Operación 5 Recibe solicitud, la archiva y elabora oficio de respuesta para el solicitante, informando la asignación definitiva del equipo y lo entrega para firma a la Dirección de Informática. (pasa actividad No. 7)

6 Recibe el resguardo, lo firma y lo entrega al Departamento de Soporte Técnico. (pasa actividad No. 8)

Dirección de Informática 7 Firma oficio, le saca una copia y entrega ambos al Departamento de Soporte Técnico.


8 Recibe resguardos, oficios y equipo. Entrega el equipo al solicitante, lo instala, recibe acuse recibido del oficio y recaba la firma del resguardo en sus 2 originales, entrega uno al resguardante y se queda con el otro.

9 Entrega acuse de recibido del oficio a la Dirección de Informática y lo archiva junto con el resguardo.

CONCLUYE ACTIVIDAD

10 NO: Busca en la bodega.

¿Existe el equipo solicitado en la bodega?







2 XI 2007

23


PROCEDIMIENTO ASIGNACION DE EQUIPO DE COMPUTO


11 SI: Saca el equipo de la bodega, lo da de baja de ésta, elabora 2 originales del resguardo correspondiente (Formato No. 2) e informa a la Subdirección de Operación. (ver la actividad 5)

12

NO: Informa verbalmente al solicitante que no existe el equipo con las características que requiere y pone a su consideración otro, de características distintas que cumple con las funciones del solicitante, existente en la bodega.

¿Se acepta equipo distinto al solicitado?

13 SI: Informa la aceptación a la Subdirección de Operación.(ver la actividad 5)

Dirección de Informática 14 NO: Elabora y entrega oficio de respuesta en el que informa al solicitante que su requerimiento será considerado para próxima adquisición de éste. Archiva el acuse de recibido.

TERMINA PROCEDIMIENTO







2 XI 2007

24

DIAGRAMA DE FLUJO

ASIGNACION DE EQUIPO DE COMPUTO

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO

1

7

2

5

6

3

SI NO

4

8

9

RESGUARDO O/1

OFICIO RESPUESTA

RESGUARDO O/1

OFICIO RESPUESTA

RESGUARDO O/2

MEMORÁNDUM

SOLICITUD

OFICIO RESPUESTA

SOLICITUD

INICIA

SOLICITUD

RECIBE SOLICITUD PARA ASIGNACIÓN DE EQUIPO DE CÓMPUTO , EN EL QUE SE

SEÑALAN LAS CARACTERÍSTICAS Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

REQUERIDOS. LA REVISA Y TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN.

SOLICITUD

RECIBE SOLICITUD, LA ANALIZA Y LA TURNA AL DEPTO. DE SOP. TEC. PARA QUE ÉSTE VERIFIQUE QUE SI SE TIENE EN EXISTENCIA.

SOLICITUD

RECIBE SOLICITUD, CHECA SI SE ENCUENTRA EN EXISTENCIA YA SEA EN EL ALMACÉN DE LA SUBDIR. DE REC. MAT. O EN LA BODEGA DE LA

SUBDIR. DE OPER.

EXISTE EQUIPO EN ALMACÉN?

SACA EL EQUIPO CON UN MEMORÁNDUM, ASIGNA TÉCNICO,

ELABORA 2 ORIG. DEL RESGUARDO Y ORDEN DE SERVICIO Y TURNA LA SOLICITUD Y EL RESGUARDO A LA

SUBDIR. DE OPER.

RECIBE EL RESGUARDO, LO FIRMA Y ARCHIVA LA SOLICITUD

TEMPORALMENTE, ELABORA OFICIO DE RESPUESTA. LO ENTREGA PARA

FIRMA A LA DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA..

RESGUARDO

OFICIO RESPUESTA

RECIBE OFICIO, LE SACA UNA COPIA Y ENTREGA TANTO EL

RESGUARDO COMO EL OFICIO AL DEPARTAMENTO DE SOPORTE

TÉCNICO

OFICIO RESPUESTA

RECIBE OFICIO , LO FIRMA Y

REGRESA A LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN. RECIBE RESG., OFICIO Y EQUIPO.

ENTREGA EL EQ. AL SOLICITANTE, LO INSTALA , RECIBE ACUSE RECIBIDO Y RECABA LA FIRMA DEL RESG. EN SUS DOS ORIG. ENTRENA EL 1 AL RESG. Y

SE QUEDA CON EL OTRO.

ENTREGA ACUSE DE RECIBIDO DEL OFICIO A LA DIRECCIÓN DE

INFORMATICA Y LO ARCHIVA JUNTO CON EL RESGUARDO

CONCLUYE

A

1







2 XI 2007

25

DIAGRAMA DE FLUJO

ASIGNACION DE EQUIPO DE COMPUTO

DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA

10

SI NO

11

12

SI NO

13

14

RESGUARDO O/2

A

OFICIO RESPUESTA

NO EXISTE EN AL ALMACEN.

BUSCA EN LA BODEGA

¿EXISTE EQUIPO

SOLICITADO EN LA BODEGA?

SE ACEPTA EQUIPO

DISTINTO AL SOLICITADO?

SACA EL EQ. DE LA BODEGA, LO DA DE BAJA DE ÉSTA, ELABORA 2 ORIG.

DEL RESGUARDO CORRESPONDIENTES E INFORMA A LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACION

1

INFORMA VERBALMENTE AL SOLICITANTE QUE NO EXISTE EQUIPO CON LAS

CARÁCTERÍSTICAS QUE REQUIERE Y PONE A SU CONSIDERACIÓN OTRO, DE

CARACTERÍSTICAS DISTINTAS QUE CUMPLE CON LAS FUNCIONES DEL

SOLICITANTE

INFORMA LA ACEPTACIÓN A LA

SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN.

ELABORA Y ENTREGA OFICIO DE RSPUESTA INFORMANDO AL SOLICITANTE

QUE SU REQUERIMIENTO SERÁ CONSIDERADO PARA ADQUISICIÓN. ARCHIVA EL ACUSE DE RECIBIDO.

1

TERMINA







2 XI 2007

26

2.- PRESTAMO DE EQUIPO DE COMPUTO







2 XI 2007

27

OBJETIVO Proveer de equipo de cómputo a las unidades administrativas de manera temporal mediante la atención de las solicitudes para que puedan responder a las cargas de trabajo inesperadas que se les presenten y con esto cumplir en tiempo y forma con las metas y objetivos trazados.







2 XI 2007

28

POLITICAS − La Dirección de Informática es la única responsable de autorizar los préstamos del

equipo de cómputo propiedad del RAN, esto en base a las existencias. − Toda solicitud para préstamo de equipo de cómputo deberá hacerse mediante un oficio dirigido

a la Dirección de Informática e ir acompañada de la justificación que fundamente el préstamo del equipo.

− Los préstamos de equipo de cómputo se harán únicamente a trabajadores del RAN, sin

excepción alguna, salvo en casos especiales siempre y cuando se cuente con la autorización del Director en Jefe.

− El tiempo de préstamo del equipo dependerá de la disponibilidad del mismo, tomando en

cuenta los requerimientos de cada una de las áreas solicitantes.

− Todo equipo de cómputo que sea otorgado en calidad de préstamo deberá llevar el vale correspondiente, el cual debe estar debidamente firmado por quien lo entrega, por quien lo recibe (usuario) y por quienes lo autorizan.

− El equipo a préstamo deberá ser devuelto a la Dirección de Informática en la fecha indicada en el

vale correspondiente, en las mismas condiciones en las que se le hizo el préstamo, en caso no ser devuelto en el tiempo establecido, la Subdirección de Operación recogerá el equipo o en su defecto turnara el asunto a la instancia correspondiente..

− Durante el tiempo que dure el préstamo, el usuario será el único responsable del cuidado y

buen uso de dicho equipo y deberá responder por cualquier daño, robo o extravío del mismo. − En caso de que el plazo de préstamo termine y el solicitante requiera seguir utilizando el

equipo, deberá de solicitar la ampliación del plazo mediante oficio dirigido a la Dirección de Informática.

− La Dirección de Informática a través de la Subdirección de Operación deberá evaluar y en su

caso aprobar la ampliación solicitada, notificando al usuario la respuesta.







2 XI 2007

29


PROCEDIMIENTO PRESTAMO DE EQUIPO DE COMPUTO


Dirección de Informática 1 Recibe de las unidades administrativas la solicitud de préstamo del equipo de cómputo, mismo que revisa y turna a la Subdirección de Operación.

Subdirección de Operación 2 Recibe la solicitud, la analiza y la turna al Departamento de Soporte Técnico, para que verifique si se tiene en existencia.


3 Recibe la solicitud y revisa que el equipo de cómputo solicitado se tenga en existencia en la bodega que la Subdirección de Operación utiliza para tal fin y verifica que las características de éste sean las requeridas.

¿Cumple con las características?

4 SI: Saca el equipo de la bodega.

5 Se genera en el Sistema el vale de préstamo (Formato No. 3), asigna técnico y genera orden de servicio (Formato No. 4).

6 Recaba la firma del Subdirector de Operación en el vale de préstamo.

7 Acude el técnico a la unidad administrativa solicitante y procede a instalar el equipo.

8 Solicita al terminar la firma del usuario responsable del equipo de cómputo en el vale de préstamo y la orden de servicio.

9 Archiva para control y seguimiento, los formatos y la solicitud.

CONCLUYE ACTIVIDAD

10 NO: Informa verbalmente al solicitante que no existe el equipo con las características que requiere y pone a su consideración otro, de características distintas que cumple con las funciones del solicitante, existente en la bodega.

¿Se acepta equipo distinto al solicitado?

11 SI: Saca el equipo de la bodega. (ver actividades 5 a la 9)

12 NO.








2 XI 2007

30

DIAGRAMA DE FLUJO

PRESTAMO DE EQUIPO DE COMPUTO

DIRECCION DE INFORMATICA SUBDIRECCION DE OPERACION DEPARTAMENTO DE SOPORTE TECNICO

1

2

3 SI NO 4

5

6

7

ORDEN DE SERVICIO

SOLICITUD

INICIA

SOLICITUD

RECIBE LA SOLICITUD DE LAS

UNIDADES ADMINISTRATIVAS LA SOLICITUD PRÉSTAMO DEL EQUIPO DE CÓMPUTO, MISMO QUE REVISA Y

TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN PARA SU ATENCIÓN

SOLICITUD

RECIBE LA SOLICITUD, LA ANALIZA Y TURNA AL DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO, PARA QUE

VERIFIQUE SI SE TIENE EN EXISTENCIA

RECIBE LA SOLICITUD, REVISA QUE EL EQUIPO DE CÓMPUTO

SOLICITADO SE TENGA EN EXISTENCIA Y VERIFICA QUE LAS CARACTERÍSTICAS DE ÉSTE SEAN

LAS REQUERIDAS

¿CUMPLE CON LAS

CARACTERIS-TICAS?

B

ACUDE EL TÉCNICO A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE Y

PROCEDE A INSTALAR EL EQUIPO.

ORDEN DE SERVICIO

VALE DE PRÉSTAMO

SE RECABA LA FIRMA EN EL VALE DE

PRÉSTAMO DEL SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN

VALE DE PRÉSTAMO

SE GENERA EN EL SISTEMA EL VALE DE PRÉSTAMO Y LA ORDEN DE SERVICIO, SE ASIGNA TÉCNCO

SACA EL EQUIPO DE LA BODEGA

A

1







2 XI 2007

31

DIAGRAMA DE FLUJO

PRESTAMO DE EQUIPO DE COMPUTO

DEPARTAMENTO DE SOPORTE TECNICO

8

10 9 SI NO 12

11

B

¿SE ACEPTA

EQUIPO DISTINTO?

SACA EL EQUIPO DE LA BODEGA

1

TERMINA

INFORMA VERBALMENTE AL SOLICITANTE QUE NO EXISTE EL

EQUIPO CON LAS CARACTERÍSTICAS QUE REQUIERE Y PONE A SU

CONSIDERACIÓN OTRO QUE CUMPLE CON LAS FUNCIONES DEL

SOLICITANTE

SOLICITUD

ORDEN DE SERVICIO

ORDEN DE SERVICIO

PRÉSTAMO DE EQUIPO

ARCHIVA PARA CONTROL Y

SEGUIMIENTO, LOS FORMATOS Y LA SOLICITUD

VALE DE PRÉSTAMO

AL TERMINAR SOLICITA LA FIRMA DEL USUARIO RESPONSABLE DEL EQUIPO DE CÓMPUTO EN EL VALE

DE PRÉSTAMO Y LA ORDEN DE SERVICIO

A

CONCLUYE







2 XI 2007

32

3.- SALIDA DE EQUIPO DE COMPUTO DEL EDIFICIO







2 XI 2007

33

OBJETIVO Autorizar la salida del equipo de cómputo del Edificio a través de vales de salida, con el fin de mantener el control y ubicación de dichos bienes.







2 XI 2007

34

POLITICAS − - Toda persona sin excepción alguna, que desee sacar un equipo de cómputo de las

instalaciones de esta Institución, deberá solicitarlo a la Dirección de Informática por escrito y con anticipación y ésta a su vez notificarlo a la Dirección de Recursos Humanos y Materiales.

− Las personas que soliciten la salida de algún equipo, deberán justificar debidamente su petición

y sólo se autorizará en los siguientes casos:

• Cuando el equipo de cómputo sea asignado definitivamente a una unidad administrativa que se encuentre fuera del edificio.

• Cuando dicho equipo sea requerido fuera de las instalaciones para alguna actividad

especial del Registro. − Para el caso de que por las necesidades de las áreas tenga que salir constantemente un

equipo, en el escrito de la solicitud a la Dirección de Informática y al Jefe de Departamento de Servicios Generales, se deberá de indicar los períodos de salida y el motivo.

− Por ningún motivo se autorizarán salidas para fines personales.

− Será únicamente responsabilidad de la Dirección de Informática el autorizar o no la solicitud de

salida del equipo de cómputo. − El Jefe de Departamento de Servicios Generales permitirá la salida del equipo del edificio,

previa autorización de la Dirección de Informática. − Al recibir el equipo, el solicitante tendrá la responsabilidad sobre cualquier daño y/o pérdida

total o parcial del mismo o de alguno de sus componentes. − Toda salida de equipo deberá estar amparada por un vale, el cual deberá estar firmado por

quien entrega los bienes, por quien los saca y por quienes autorizan su salida, e indicar la fecha de su regreso a las instalaciones, la cual no deberá rebasar un año fiscal. El vale deberá ser cerrado cuando el equipo regrese a las instalaciones del Registro.







2 XI 2007

35


PROCEDIMIENTO SALIDA DE EQUIPO DE COMPUTO DEL EDIFICIO


Dirección de Informática 1 Recibe solicitud de salida del equipo de cómputo, debidamente justificada, por parte de la unidad administrativa, la revisa para analizar su posible autorización.

¿Autoriza la salida del equipo de cómputo?

2 NO: Elabora y entrega oficio de respuesta en el que notifica al área solicitante las razones de la negativa y archiva el acuse de recibido definitivamente. (Pasa a la actividad 11)

3 SI: Envía solicitud a la Subdirección de Operación para su atención.

Subdirección de Operación 4 Recibe la solicitud, la analiza y la turna al Departamento de Soporte Técnico.


5 Recibe la solicitud y elabora el vale de salida (Formato No. 5) captura todos los datos del equipo de cómputo solicitado y de la persona responsable que saca el equipo, además de especificar el motivo de la salida y el tiempo que permanecerá afuera.

6 Firma el vale de salida entregando el equipo de cómputo y recaba la firma del solicitante. Regresa el vale de salida a la Subdirección de Operación.

Subdirección de Operación 7 Recibe el vale de salida, lo firma y lo pasa a la Dirección de Informática para su Visto Bueno.

Dirección de Informática 8 Recibe el vale de salida, lo firma y lo regresa a la Subdirección de Operación.

Subdirección de Operación 9 Recibe y envía el vale de salida firmado en original y 3 copias, al Departamento de Servicios Generales.

Departamento de Servicios Generales

10 Recibe, revisa y firma el vale de salida y copias quedándose con una de las copias para su control y los demás los regresa a la Subdirección de Operación.

Subdirección de Operación 11 Recibe y entrega 2 copias del vale de salida al solicitante, una para él y otra para entregar a vigilancia, al momento de la salida física del equipo de cómputo del edificio.







2 XI 2007

36


PROCEDIMIENTO SALIDA DE ESÇQUIPO DE COMPUTO DEL EDIFICIO


12 Archiva la solicitud, entrega al Departamento de Soporte Técnico el vale de salida original firmado, para su control y seguimiento.


13 Recibe el vale de salida original firmado, para su control y seguimiento y lo archiva.








2 XI 2007

37

DIAGRAMA DE FLUJO

SALIDA DE EQUIPO DE COMPUTO DEL EDIFICIO


1 NO SI 2 3 8

4

7

9

9

5

6

SOLICITUD

VALE DE SALIDA

SOLICITUD

RECIBE LA SOLICITUD, LA ANALIZA Y LO TURNA AL DEPTO. DE SOPORTE TÉCNICO.

SOLICITUD

INICIO

SOLICITUD

RECIBE SOLICITUD DE SALIDA DEL

EQUIPO DEBIDAMENTE JUSTIFICADA, LA REVISA PARA ANALIZAR SU

POSIBLE AUTORIZACIÓN

¿AUTORIZA LA SALIDA?

OFICIO DE RESPUESTA

ELABORA Y ENTREGA OFICIO DE RESPUESTA EN EL QUE NOTIFICA LAS RAZONES DE LA NEGATIVA Y ARCHIVA EL ACUSE DE RECIBIDO

DEFINITIVAMENTE

ENVÍA SOLICITUD A LA

SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN PARA SU ATENCIÓN

1

RECIBE LA SOLICITUD Y ELABORA EL VALE DE

SALIDA. CAPTURA TODOS LOS DATOS DEL EQUIPO DE CÓMPUTO SOLICITADO Y DE LA

PERSONA RSPONSABLE QUE SACA EL EQUIPO, ADEMÁS DE ESPECIFICAR EL MOTIVO DE SALIDA

Y EL TIEMPO QUE PERMANECERÁ AFUERA

SOLICIT

VALE DE SALIDA

FIRMA EL VALE DE SALIDA ENTREGANDO EL EQUIPO DE CÓMPUTO Y RECABA LA FIRMA DEL SOLICITANTE. REGRESA EL VALES DE SALIDA A

LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN

VALE DE SALIDA

FIRMA EL VALE DE SALIDA, LO FIRMA Y LO PASA A LA DIRECCOÓN DE INFORMÁTICA PARA SU

VISTO BUENO

VALE DE SALIDA

RECIBE EL VALE DE SALIDA, LO

FIRMA Y LO REGRESA A LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN

VALE DE SALIDA

RECIBE Y ENVÍA EL VALE DE SALIDA FIRMADO EN ORIGINAL Y 3 COPIAS

AL DEPTO. DE SERVICIOS GENERALES

A







2 XI 2007

38

DIAGRAMA DE FLUJO

SALIDA DE EQUIPO DE COMPUTO DEL EDIFICIO

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS

GENERALES SUBDIRECCION DE OPERACION DEPARTAMENTO DE SOPORTE TECNICO

10

11

12

13

SOLICITUD

VALE DE SALIDA

A

VALE DE SALIDA O/2

RECIBE, REVISA Y FIRMA EL VALE DE SALIDA Y COPIAS QUEDÁNDOSE CON

UNA DE LAS COPIAS PARA SU CONTROL Y LOS DEMÁS LOS

REGRESA A LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN

VALE DE SALIDA

RECIBE EL VALE DE SALIDA

ORIGINAL PARA SU CONTROL Y SEGUIMIENTO, Y LO ARCHIVA

VALE DE SALIDA C/2

TERMINA ARCHIVA LA SOLICITUD Y ENTREGA AL DEPTO. DE SOPORTE TÉCNICO

ELVALE DE SALIDA ORIGINAL FIRMADO PARA SU CONTROL Y

SEGUIMIENTO

RECIBE, Y ENTEGA DOS COPIAS DEL VALE DE SALIDA AL SOLICITANTE,

UNA PARA ÉL Y OTRA PARA ENTREGAR A VIGILANCIA, AL

MOMENTO DE LA SALIDA FÍSICA DEL EQUIPO DE CÓMPUTO DEL EDIFICIO

1







2 XI 2007

39

.

4.- REASIGNACION DE EQUIPO DE COMPUTO







2 XI 2007

40

OBJETIVO Proveer de equipo de cómputo más actual a las unidades administrativas, mediante la sustitución de equipos por nuevas asignaciones para aprovechar la utilización de los equipos.







2 XI 2007

41

POLITICAS − Los titulares de las unidades administrativas serán responsables de reportar a la Dirección de

Informática cualquier solicitud de movimiento de equipo y cambio de resguardo que se pretenda realizar.

− La Subdirección de Operación será la responsable de registrar y atender todos los movimientos

de reasignación de equipo y cambios de resguardo en el Sistema de Activo Fijo, a efecto de tener actualizado el inventario de los bienes informáticos así como la elaboración de los nuevos resguardos.







2 XI 2007

42


PROCEDIMIENTO REASIGNACION DEL EQUIPO DE COMPUTO


Dirección de Informática 1 Recibe de las unidades administrativas la solicitud de reasignación de equipo de cómputo junto con la justificación correspondiente, se entera del asunto y lo turna a la Subdirección de Operación.

Subdirección de Operación 2 Recibe la solicitud de reasignación de equipo de cómputo y justificación, analiza y decide si es procedente o no la reasignación del equipo.

¿Procede?

3 NO: Elabora oficio de respuesta al solicitante, indicando el por qué de la no procedencia de su solicitud y lo pasa para firma del Director de Informática.

Dirección de Informática 4 Recibe oficio, lo firma y lo regresa a la Subdirección de Operación.

Subdirección de Operación 5 Entrega el oficio de respuesta, archiva el acuse y la solicitud.

CONCLUYE ACTIVIDAD


6 SI: Recibe la solicitud de reasignación con la decisión del Subdirector de Operación y da curso al trámite y archiva la solicitud.

7 Asigna técnico y emite la orden de servicio (Formato No. 4)

8 Recaba la información de quien va a entregar y quien va a recibir el equipo en cuestión, actualiza y elabora ambos resguardos de equipo de cómputo (Formato No. 2) en 2 tantos cada uno, los pasa a firma del Subdirector de Operación.

Subdirección de Operación 9 Firma los resguardos y los regresa al Departamento de Soporte Técnico.


10 Realiza la reasignación e instalación del equipo o retira el equipo al resguardante y lo mete a la bodega para futuras reasignaciones, recaba las firmas de los usuarios tanto en los resguardos como en la orden de servicio (Formato No. 4), entrega un original de su nuevo resguardo a cada resguardante y archiva el otro original de cada resguardo y la orden de servicio.








2 XI 2007

43

DIAGRAMA DE FLUJO

REASIGNACION DE EQUIPO DE COMPUTO


1

4

2

NO SI

3

5

9

6

7

8

10

OFICIO RESPUESTA

SOLICITUD

SOLICITUD

INICIA

SOLICITUD

RECIBE DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS LA SOLICITUD DE

REASIGNACIÓN DE EQUIPO DE COMPUTO CON LA JUSTIFICACIÓN

CORRESPONDIENTE, SE ENTERA Y LO TURNA A LA SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIÓN

RECIBE LA SOLICITUD, ANALIZA Y

DECIDE SI ES PROCEDENTE O NO LA REASIGNACIÓN DEL EQUIPO

¿PROCEDE?

OFICIO RESPUESTA

ELABORA OFICIO DE RESPUESTA, INDICANDO EL PORQUE DE LA NO

PROCEDENCIA DE SU SOLICITUD Y LO PASA PARA FIRMA DEL DIRECTOR

DE INFORMÁTICA

OFICIO RESPUESTA

RECIBE OFICIO, LO FIRMA Y LO REGRESA A LA SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIÓN

ENTREGA EL OFICIO DE RESPUESTA, ARCHIVA EL ACUSE Y LA SOLICITUD

DE MANERA PERMANENTE.

RESGUARDO

FIRMA LOS RESGUARDOS Y LOS

REGRESA AL DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO

CONCLUYE

ORDEN DE SERVICIO

SOLICITUD

RECIBE LA SOLICITUD DE REASIGNACIÓN CON LA DECISIÓN

DEL SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN Y DA CURSO AL TRÁMITE Y ARCHIVA

LA SOLICITUD

CONCLUYE

ORDEN DE SERVICIO

ASIGNA TÉCNICO Y EMITE LA ORDEN DE SERVICIO (FORMATO NUMERO 4)

RESGUARDO O/2

RECABA INFORMACIÓN DE QUIEN VA A ENTREGAR Y RECIBIR EL EQUIPO,

ACTUALIZA Y ELABORA AMBOS RESGUARDOS (FORMATO NUMERO 2) EN 2 TANTOS CADA UNO, LOS PASA A FIRMA

DEL SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN

RESGUARDO

REALIZA LA REASIGNACIÓN E INSTALACIÓN O RETIRA EL EQUIPO, AL RESGUARDANTE Y LO

METE A LA BODEGA PARA FUTURAS REASIGNACIONES RECABA LAS FIRMAS, Y

ENTRGA UN ORIGINAL DE SU NUEVO RESGUARDO A CADA RESGUARDANTE ARCHIVA RESGUARDO Y LA ORDEN DE

SERVICIO







2 XI 2007

44

5.- MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO







2 XI 2007

45

OBJETIVO Dar el mantenimiento preventivo a los bienes informáticos en Oficinas Centrales, de acuerdo a un calendario establecido, vigilando que todos los eventos programados para éste fin se realicen conforme al contrato respectivo, con el propósito de garantizar el buen funcionamiento de dichos equipos.







2 XI 2007

46

POLITICAS - La Subdirección de Operación deberá elaborar el calendario para los eventos de

mantenimiento preventivo, tomando en cuenta las cargas de trabajo de las unidades administrativas de Oficinas Centrales.

− El proveedor deberá ajustarse al calendario establecido por el Registro Agrario Nacional para

cada uno de los eventos de mantenimiento preventivo a los equipos de cómputo.

− Si durante la realización de algún evento de mantenimiento preventivo, el Registro Agrario Nacional por necesidades de trabajo imprevistas no puede ajustarse al calendario ya establecido, deberá notificar de inmediato al proveedor la suspensión del mantenimiento, indicando cuando se reiniciará nuevamente el servicio.

− La Subdirección de Operación no tomará en cuenta para las sanciones, los días de retraso que

sean por causa del Registro Agrario Nacional. − El Registro Agrario Nacional bajo ninguna circunstancia permitirá en sus instalaciones dar

mantenimiento a ningún equipo que no sea propiedad de éste. − La Dirección de Informática deberá notificar por escrito y con la debida anticipación, la

realización de los mantenimientos preventivos para que el usuario tome las medidas adecuadas y de esa manera no entorpezca su trabajo.

− Deberá recabarse el visto bueno del usuario al concluir el mantenimiento o en su defecto,

levantar la constancia correspondiente firmada por el usuario, en la que se especifique la causa por la cual el mantenimiento no se puede llevar a cabo.

− Los usuarios del equipo de cómputo deberán brindar las facilidades necesarias al proveedor

encargado de proporcionar el mantenimiento preventivo para que se aplique a todos los equipos de cómputo de Oficinas Centrales.

− Será obligación del usuario proporcionar el equipo de cómputo para su mantenimiento ya que

de lo contrario se hará merecedor de una sanción por parte del Registro, debido a que causará un daño al patrimonio de la Institución.

− La Subdirección de Operación deberá cerciorarse de que en el mantenimiento preventivo se

realice la limpieza interna y externa completa de los equipos relacionados en el contrato.

− En caso de que el mantenimiento realizado a algún equipo provoque una falla en el mismo se deberá aplicar mantenimiento correctivo [ver procedimiento de MANTENIMIENTO CORRECTIVO de los equipos de cómputo].







2 XI 2007

47


PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO


Dirección de Informática 1 Recibe por parte de la Dirección de Recursos Humanos y Materiales copia del contrato de mantenimiento preventivo y correctivo al equipo de cómputo y lo analiza.

2 Elabora conjuntamente con la Subdirección de Operación calendario para los eventos programados de mantenimiento preventivo al equipo de cómputo de Oficinas Centrales, tomando en cuenta las cargas de trabajo de las unidades administrativas, conforme a la periodicidad y demás especificaciones establecidas en el contrato y lo notifica al proveedor.

3 Avisa mediante un oficio a todos los titulares de las unidades administrativas, con al menos 3 días de anticipación, de las fechas de cada evento de mantenimiento preventivo, para que programe sus cargas de trabajo y proporcionen las facilidades necesarias para la realización de dicho mantenimiento.

4 Envía a la Subdirección de Operación la copia del contrato el cual contempla el calendario para su atención.

Subdirección de Operación 5 Recibe la copia del contrato, lo analiza, le saca una copia más y la entrega al Departamento de Soporte Técnico.


6 Asigna técnico encargado de supervisar el mantenimiento preventivo.

7 Recibe y verifica que el proveedor proporcione el mantenimiento preventivo a cada uno de los bienes informáticos, conforme a la programación de fechas establecidas en el calendario y que además sean entregados dichos bienes al usuario respectivo, una vez concluido el mantenimiento preventivo, comprueba el buen funcionamiento del mismo.

¿ Es satisfactorio el mantenimiento?

8 NO: Llama al proveedor para que se realice nuevamente el mantenimiento y si es necesario inicia el procedimiento de mantenimiento correctivo.(regresa actividad número 7)

9 SI: Recaba la firma de conformidad del usuario.

¿Hubo retrasos?







2 XI 2007

48


PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO


10 NO: Informa a la Subdirección de Operación el resultado del mantenimiento.

11 SI: Calcula el monto de las sanciones a las que se hizo acreedor el proveedor.

12 Elabora, al terminar la supervisión, un reporte concentrado de seguimiento y cumplimiento del servicio de mantenimiento preventivo (Formato No. 6), firmado tanto por el proveedor como por el personal autorizado para supervisar el mantenimiento y lo entrega a la Subdirección de Operación.

Subdirección de Operación 13 Recibe el reporte, lo revisa y elabora oficio informando el resultado a la Dirección de Recursos Humanos y Materiales para que ésta realice el pago al proveedor y lleve a cabo a su vez, el cobro de las sanciones. Lo pasa a firma del Director de Informática.

Dirección de Informática 14 Recibe oficio, y el reporte, lo firma y lo regresa a la Subdirección de Operación.

Subdirección de Operación 15 Recibe el oficio y reporte, lo entrega y archiva de manera permanente el acuse de recibido.








2 XI 2007

49

DIAGRAMA DE FLUJO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO


1

2

3

4

5

6

6

7

NO SI 7 8

9

INICIA

CONTRATO

RECIBE POR PARTE DE LA DIRECCIÓN DE RECURSOS

HUMANOS Y MATERIALES COPIA DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO AL

EQUIPO DE CÓMPUTO Y LO ANALIZA

CALENDARIO

ELABORA CONJUNTAMENTE CON LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN EL CALENDARIO PARA LOS EVENTOS

DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y LO NOTIFICA AL PROVEEDOR

OFICIO

AVISA A LOS TITULARES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LAS

FECHAS DE LOS EVENTOS DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO CON 3

DÍAS DE ANTICIPACION PARA QUE PROGRAME SUS CARGAS DE TRABAJO.

CONTRATO

ENVÍA A LA SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIÓN LA COPIA DEL CONTRATO, EL CUAL CONTEMPLA EL

CALENDARIO PARA SU ATENCIÓN

CONTRATO

RECIBE COPIA DEL CONTRATO, LO

ANALIZA, LE SACA UNA COPIA MÁS Y LA ENTREGA AL DEPARTAMENTO DE

SOPORTE TÉCNICO.

ASIGNA TÉCNICO ENCARGADO DE SUPERVISAR EL MANTENIMIENTO

PREVENTIVO.

¿ES SATISFACTORIO

EL MANTENIMIENTO?

LLAMA AL PROVEEDOR PARA QUE REALICE NUEVAMENTE EL

MANTENIMIENTO Y SI ES NECESARIO INICIA EL PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO

RECABA FIRMA DE CONFORMIDAD

DEL USUARIO

A

CONCLUYE

RECIBE Y VERIFICA QUE EL PROVEEDOR PROPORCIONE EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO,

CONFORME A LA PROGRAMACIÓN DE FECHAS ESTABLECIDAS EN EL

CALENDARIO.

1

1







2 XI 2007

50

DIAGRAMA DE FLUJO

MANTENIMIENTO PREVENTIVO DEL EQUIPO DE COMPUTO

DEPARTAMENTO DE SOPORTE TECNICO SUBDIRECCION DE OPERACION DIRECCION DE INFORMATICA

NO SI

10

11

12

13

15

14

ACUSE DE RECIBIDO

SANCIONES

OFICIO

A

¿HUBO RETRASOS?

SANCIONES

CALCULA EL MONTO DE LAS

SANCIONES A LAS QUE SE HIZO ACREEDOR AL PROVEEDOR

INFORMA A LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN EL RESULTADO DEL

MANTENIMIENTO

RECIBE EL REPORTE, LO REVISA Y ELABORA OFICIO A LA DIR. DE REC. HUM.

Y MAT. PARA QUE ESTA REALICE EL PAGO Y LLEVE ACABO EL COBRO DE LAS SANSIONES AL PROVEEDOR. LO PASA A FIRMA DEL DIRECTOR DE INFORMÁTICA

TERMINA

2

ELABORA UN REPORTE CONCENTRADO DE SEGUIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DEL SERVICIO DE

MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y LO ENTREGA A LA SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIÓN

SANCIONES

OFICIO

RECIBE OFICIO Y EL REPORTE,

FIRMANDO AMBOS. LOS REGRESA A LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN

SANCIONES

OFICIO

RECIBE EL OFICIO Y REPORTE, LO ENTREGA Y ARCHIVA EL ACUSE DE

RECIBIDO

2







2 XI 2007

51

6.- MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO







2 XI 2007

52

OBJETIVO Proporcionar mantenimiento correctivo a los equipos de cómputo en Oficinas Centrales reportados con fallas, para asegurar su funcionamiento, esto conforme al contrato respectivo.







2 XI 2007

53

POLITICAS

- Todas las solicitudes de atención de reportes de falla de equipo se realizarán a través de la

Subdirección de Operación. - El usuario debe reportar de inmediato a la Subdirección de Operación cualquier falla que se

presente en su equipo. - El reporte se realizará personalmente, vía telefónica o por escrito a la Subdirección Operación,

quien levantará la orden de servicio debiendo proporcionar los siguientes datos: Nombre de la persona que reporta

Número de serie del equipo

Area de ubicación y número de extensión

Descripción de la falla

− No se atenderá ninguna solicitud de servicio que no cuente con la orden de servicio

correspondiente.

− Personal técnico de la Subdirección de Operación debe acudir al lugar donde se encuentre el equipo reportado lo antes posible para tratar de repararlo; en caso de que no esté a su alcance dicha reparación deberá turnar el caso al proveedor respectivo para continuar con la reparación del bien.

− En este último caso la Subdirección de Operación deberá supervisar que el proveedor deje

temporalmente un equipo sustituto de las mismas características o superiores al suyo, hasta que el propio le sea devuelto reparado o sustituido de manera definitiva por otro de marca reconocida y de iguales o superiores características al dañado.







2 XI 2007

54


PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO


Dirección de Informática 1 Informa mediante oficio a las unidades administrativas la vigencia del contrato de mantenimiento correctivo a los equipos de cómputo.


2 Recibe, mediante diversas vías reportes de mantenimiento correctivo por parte de los usuarios de Oficinas Centrales, captura los datos en el Sistema de Activo Fijo y genera la orden de servicio (Formato No. 4) correspondiente para su atención por parte del personal técnico del Departamento de Soporte Técnico.

3 Acude a atender el servicio solicitado

¿Puede reparar el equipo?

4 SI: Entrega los bienes informáticos al usuario respectivo, solicita su firma de conformidad en la orden de servicio y la archiva.

CONCLUYE ACTIVIDAD

5 NO: Informa verbalmente a la Subdirección de Operación para que se turne el servicio al proveedor, proporcionando detalles de la falla.

Subdirección de Operación 6 Genera el reporte de falla del equipo (Formato No. 7) y lo entrega al proveedor, al mismo tiempo que informa al Departamento de Soporte Técnico para su seguimiento.


7 Supervisa que el proveedor efectúe el mantenimiento correctivo conforme a las condiciones y especificaciones técnicas establecidas en el contrato, lleva el registro de los tiempos de llegada para atención, anota demoras, checa lo relacionado con los equipos sustitutos, hasta la solución satisfactoria del problema y que sea devuelto el equipo reparado al usuario respectivo.

8 Registra todo el seguimiento en el reporte de falla.

¿Se acepta la reparación?

9 NO: Informa nuevamente al proveedor para su atención. (regresa a la actividad número 7)

10 SI. Recaba la firma de conformidad en la orden de servicio y cierra el reporte de falla.







2 XI 2007

55


PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO


¿Hubo retrasos?

11 NO: Informa a la Subdirección de Operación el resultado del mantenimiento correctivo. (Pasa a la actividad número 13)

12 SI: Calcula el monto de las sanciones a la que se hizo acreedor el proveedor y las envía a la Subdirección de Operación, junto con el reporte mensual de todos los servicios de mantenimiento correctivo solicitados, indicando el avance del mismo.

Subdirección de Operación 13 Recibe el reporte mensual y elabora oficio a la Dirección de Recursos Humanos y Materiales informando de las sanciones a la que se hizo acreedor el proveedor, anexando el reporte mensual, a fin de que se realice el pago de éste y lleve a acabo a su vez, en caso procedente el cobro de las sanciones. Lo pasa a firma del Director de Informática.

Dirección de Informática 14 Recibe el oficio y el reporte, firmando ambos y los regresa a la Subdirección de Operación.

Subdirección de Operación 15 Recibe el oficio y reporte mensual, lo entrega y archiva el acuse de recibido.








2 XI 2007

56

DIAGRAMA DE FLUJO

MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO

DIRECCION DE INFORMATICA DEPARTAMENTO DE SOPORTE TECNICO SUBDIRECCION DE OPERACION

1

2

6

INICIA

OFICIO

INFORMA MEDIANTE OFICIO A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS LA

VIGENCIA DEL CONTRATO DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO A LOS

EQUIPOS DE CÓMPUTO

ORDEN DE SERVICIO

RECIBE REPORTES DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO POR PARTE DE LOS USUARIOS, CAPTURA

Y GENERA ORDEN DE SERVICIO

ACUDE A ATENDER EL SERVICIO SOLICITADO

PUEDE REPARAR EL

EQUIPO?

SI NO

ORDEN DE SERVICIO

ENTREGA LOS BIENES INFORMÁTICOS AL USUARIO

RESPECTIVO, SOLICITA SU FIRMA DE CONFORMIDAD EN LA ORDEN

DE SERVICIO Y LA ARCHIVA

CONCLUYE

INFORMA VERBALMENTE A LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN

PARA QUE SE TURNE EL SERVICIO AL PROVEEDOR, PROPORCIONANDO

DETALLES DE LA FALLA

REPORTE DE FALLA

GENERA EL REPORTE Y LO ENTREGA AL PROVEEDOR, AL MISMO TIEMPO

QUE INFORMA DE ESTO AL DEPARTAMENTO DE SOPORTE

TÉCNICO PARA SU SEGUIMIENTO

REPORTE DE FALLA

A

1

SUPERVISA QUE EL PROVEEDOR EFECTUE EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO CONFORME AL

CONTRATO Y SE ENTREGUE AL USUARIO EL EQUIPO REPARADO







2 XI 2007

57

DIAGRAMA DE FLUJO

MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE LOS EQUIPOS DE COMPUTO

DEPARTAMENTO DE SOPORTE TECNICO SUBDIRECCION DE OPERACION DIRECCIÓN DE INFORMATICA

8 9 10 11 12

13 15

14

A

REPORTE DE FALLA

REGISTRA TODO EL SEGUIMIENTO EN EL REPORTE DE FALLA

¿SE ACEPTA LA REPARACION?

SI NO

INFORMA NUEVAMENTE AL PROVEEDOR PARA SU ATENCION

REPORTE DE FALLA

ORDEN DE SERVICIO

RECABA LA FIRMA DE CONFORMIDAD EN LA ORDEN DE SERVICIO Y CIERRA

REPORTE DE FALLA

¿HUBO RETRASO?

SI NO

REPORTE MENSUAL

CALCULA EL MONTO DE LAS SANCIONES A LAS QUE SE HIZO

ACREEDOR EL PROVEEDOR Y LAS ENVÍA A LA SUBDIR. DE OPERACIÓN, JUNTO CON EL REPORTE MENSUAL

DE LOS SERVICIOS SOLICITADOS

INFORMA A LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN EL RESULTADO DEL MANTENIMIENTO CORRECTIVO

REPORTE MENSUAL

OFICIO

RECIBE EL REPORTE MENSUAL Y ELABORA OFICI A LA DIR. DE REC. HUM. Y MAT. INFORMANDO DE LAS

SANCIONES A LAS QUE SE HIZO ACREEDOR. LO PASA A FIRMA DEL

DIRECTOR DE INFORMÁTICA

REPORTE MENSUAL

OFICIO

RECIBE OFICIO Y REPORTE,

FIRMANDO AMBOS, LOS REGRESA A LA SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIÓN

TERMINA

REPORTE MENSUAL

OFICIO

RECIBE EL OFICIO Y REPORTE

MENSUAL, LOS ENTREGA Y ARCHIVA EL ACUSE DE RECIBIDO

2

2

1







2 XI 2007

58

7.- INSTALACION DE PROGRAMAS O PAQUETES DE SOFTWARE







2 XI 2007

59

OBJETIVO Dotar a las unidades administrativas de los programas o paquetes de software que soliciten, así como la actualización de los mismos para facilitar el desempeño de sus funciones.







2 XI 2007

60

POLITICAS − La solicitud de instalación de software deberá hacerse por escrito y con justificación a la Dirección

de Informática y con firma del titular de la unidad administrativa solicitante.

− Los usuarios deberán limitarse a utilizar el software instalado en su disco duro. No deberán utilizar software no autorizado, si se requiere utilizar otro paquete que no esté instalado en su máquina deberá solicitar la autorización de la Dirección de Informática, quien evaluará el caso y en caso procedente será instalado.

− Los usuarios son responsables de respaldar su información con la frecuencia adecuada, haciendo

una rotación de las cintas y/o discos.

− Así mismo la Dirección de Informática a través de la Subdirección de Operación debe evitar la copia o reproducción no autorizada del software institucional adquirido por el Registro Agrario Nacional. Sólo la Subdirección de Operación puede realizar copia o reproducción del software institucional, con el objeto de proteger los discos originales para proceder a su instalación.

− La Subdirección de Operación es responsable de tener al menos un respaldo de los paquetes y

programas adquiridos y que se encuentren en uso, adicionalmente vigilará que ningún usuario tenga copias en medio informático de dicho software.

− Los discos duros deberán estar organizados en subdirectorios, separando claramente los datos

de los paquetes y programas.

− Cada Unidad Administrativa será responsable de que todos los equipos existentes en esa área, tengan instalados única y exclusivamente los paquetes autorizados en el Registro y que hayan sido proporcionados oficialmente por la Dirección de Informática. Aquellos paquetes que no cumplan con esta condición, deberán ser eliminados.

− Sólo se deberá utilizar en los equipos de cómputo de esta Institución, software que cuente con

licencia.

− La Dirección de Informática a través de la Subdirección de Operación deberá llevar el control del software con licencia, considerando licencias individuales, en uso, preinstalado y corporativo.

− Asimismo, el encargado del Activo Fijo y Software: 1. Se encargará del resguardo, conservación y control del software institucional (cd´s, disquetes,

licencias, manuales, etc) existente en Oficinas Centrales.

2. La “bodega de software del RAN”, ubicada actualmente en el tercer piso, estará bajo su cuidado y es el único autorizado para tener las llaves de ésta.

3. Elaborará en coordinación con las dos Subdirecciones de la Dirección de Informática los

dictámenes técnicos de obsolescencia del Software que deba someterse a baja o destino final. 4. Deberá dar de alta el software de reciente adquisición que le sea entregado para su registro,

generando una copia del mismo, la cual destinará para préstamos, con el objeto de proteger los discos originales.







2 XI 2007

61

5. Para el caso de Delegaciones y Módulos de Atención, se llevará solamente el registro del

software institucional. 7. El personal técnico perteneciente a la Subdirección de Operación no podrá instalar los programas

o paquetes de software si no cuenta con la orden de servicio de instalación.







2 XI 2007

62


PROCEDIMIENTO INSTALACION DE PROGRAMAS Y PAQUETES DE SOFTWARE


Dirección de Informática 1 Recibe de las unidades administrativas solicitud de instalación de software, junto con la justificación correspondiente, analiza y turna la documentación a la Subdirección de Operación.

Subdirección de Operación 2 Recibe solicitud de instalación de software, revisa y turna la documentación al Departamento de Soporte Técnico para que realice la búsqueda en el inventario de software.


3 Recibe solicitud de instalación y realiza la búsqueda en el inventario.

4 Informa el resultado de la búsqueda del software solicitado a la Subdirección de Operación

¿Existe el software solicitado?

Subdirección de Operación 5 NO: Elabora oficio de respuesta al solicitante informando la no existencia del software solicitado e indicándole que su solicitud será considerada en la próximo programa de adquisiciones y se pasa para firma del Director de Informática. (Pasa a la actividad número 13)

6 SI: Determina si es justificable o no la instalación del software.

¿Se justifica la instalación?

7 SI: Instruye al Departamento de Soporte Técnico, para que lleve a cabo la instalación del software.

8 Asigna técnico y emite orden de servicio (Formato No. 4).

9 Instala el software y recaba firma de conformidad del solicitante en la orden de servicio.

10 Entrega orden de servicio firmada al Departamento de Soporte Técnico.


11 Recibe orden de servicio firmada para su control, seguimiento y archivo.

CONCLUYE ACTIVIDAD.







2 XI 2007

63


PROCEDIMIENTO INSTALACION DE PROGRAMAS Y PAQUETES DE SOFTWARE


Subdirección de Operación 12 NO: Elabora oficio de respuesta al solicitante informando los motivos por los cuales no se justifica la instalación del software requerido y se pasa para firma del Director de Informática.

Dirección de Informática 13 Firma y regresa oficio a la Subdirección de Operación.

Subdirección de Operación 14 Entrega oficio, archivando el acuse de recibido.








2 XI 2007

64

DIAGRAMA DE FLUJO

INSTALACION DE PROGRAMAS Y PAQUETES DE SOFTWARE

DIRECCION DE INFORMATICA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN DEPARTAMENTO DE SOPORTE TECNICO

1

2

NO SI

5

6

SI NO

7

3

4

8

9

10

11

SOLICITUD

INICIA

SOLICITUD

RECIBE DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS SOLICITUD DE

INSTALACIÓN DE SOFTWARE, JUNTO CON LA JUSTIFICACIÓN

CORRESPONDIENTE, ANALIZA Y TURNA DOCUMENTACIÓN A LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN

SOLICITUD

RECIBE SOLICITUD, REVISA Y TURNA LA DOCUMENTACIÓN AL

DEPARTAMENTO DE SOPORTE TÉCNICO PARA QUE REALICE LA

BÚSQUEDA EN EL INVENTARIO DE SOFTWARE

SOLICITUD

RECIBE SOLICITUD Y REALIZA LA BUSQUEDA EN EL INVENTARIO

INFORMA EL RESULTADO DE LA

BÚSQUEDA DEL SOFTWARE SOLICITADO A LA SUBDIRECCIÓN DE

OPERACIÓN

EXISTE EL SOFTWARE SOLICITADO

OFICIO RESPUESTA

ELABORA OFICIO DE RESPUESTA INFORMANDO LA NO EXISTENCIA DEL SOFTWARE SOLICITADO Y SE PASA

PARA FIRMA DEL DIRECTOR DE INFORMÁTICA

DETERMINA SI ES

JUSTIFICABLE O NO LA INSTALACION DEL SOFTWARE

SE JUSTIFICA LA INSTALACION

OFICIO RESPUESTA

INSTRUYE AL DEPARTAMENTO DE

SOPORTE TÉCNICO, PARA QUE LLEVE A CABO LA INSTALACIÓN DEL

SOFTWARE

ORDEN DE SERVICIO

ASIGNA TECNICO Y EMITE ORDEN DE SERVICIO

ORDEN DE SERVICIO

INSTALA EL SOFTWARE Y RECABA

FIRMA DE CONFORMIDAD DEL SOLICITANTE EN LA ORDEN DE

SERVICIO

ORDEN DE SERVICIO

ENTREGA ORDEN DE SERVICIO

FIRMADA AL DEPARTAMENTO DE SOPORTE TECNICO

ORDEN DE SERVICIO

RECIBE ORDEN DE SERVICIO FIRMADA PARA SU CONTROL,

SEGUIMIENTO Y ARCHIVO DEFINITIVO

CONCLUYE

A

1







2 XI 2007

65

DIAGRAMA DE FLUJO

INSTALACION DE PROGRAMAS Y PAQUETES DE SOFTWARE

SUBDIRECCION DE OPERACION DIRECCION DE INFORMATICA

12

14

13

OFICIO RESPUESTA

ELABORA OFICIO DE RESPUESTA INFORMANDO LOS MOTIVOS POR LOS CUALES NO SE JUSTIFICA LA

INSTALACIÓN DEL SOFTWARE REQUERIDO Y SE PASA PARA FIRMA

DEL DIRECTOR DE INFORMÁTICA

TERMINA

A

OFICIO RESPUESTA

FIRMA Y REGRESA OFICIO A LA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN

ACUSE DE RECIBIDO

ENTREGA OFICIO, ARCHIVANDO DE

MANERA PERMANENTE EL ACUSE DE RECIBIDO

1







2 XI 2007

66

VI. FORMATOS E INSTRUCTIVO DE LLENADO







2 XI 2007

67

F O R M A T O 1

DIRECCIÓN GENERAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA

M e m o r á n d u m

México, D.F., 1 .

PARA: 2

SUBDIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES DE: 3

DIRECTOR DE INFORMÁTICA Por medio del presente solicito a usted, gire instrucciones a quien corresponda para que sea proporcionado el siguiente material: Nª Clave Código Descripción Unidad Cantidad

solicitada 4 5 6 7 8 9

Esto con la finalidad de cubrir las necesidades de esta área. A T E N T A M E N T E

10







2 XI 2007

68

M e m o r á n d u m

INSTRUCTIVO DE LLENADO

(Formato No. 1)

NUM. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR

1 Fecha Fecha de elaboración del memorándum (mes, día y año).

2 Para Nombre completo del Subdirector de Recursos Materiales

3 De Nombre completo del Director de Informática

4 Nª Número progresivo de los bienes que se solicitan

5 Clave

6 Código Clave y Código al que pertenece el bien solicitado.

7 Descripción Descripción del(os) bien(es) informático(s) solicitado(s).

8 Unidad Unidad de medida solicitada

9 Cantidad solicitada Número(s) de equipo(s) de cómputo que requiere el área solicitante.

10 Atentamente Firma del Director de Informática







2 XI 2007

69

F O R M A T O 2

Registro Agrario Nacional Resguardo de Equipo de Cómputo

Usuario: 1 Fecha de Emisión: 7 Nombre: 2 Puesto: 3 Delegación: 4 Adscripción: 5 Área Ubicación: 6 Nº Inventario Descripción: Costo

8

Total de artículos:

11

9

Total: $

10

12

13

SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN

14

RESGUARDANTE

La firma del presente resguardo inválida todos los anteriores a la fecha de emisiónNota: La persona que firme el presente resguardo, adquiere la responsabilidad por el valor de los objetos descritos; asimismo, está obligada a informar a la Dirección de Informática de cualquier movimiento de alta o baja de los bienes bajo su custodia; así como del cambio de área de adscripción del resguardante o si llegará a causar baja de éste Órgano Administrativo Desconcentrado. De lo contrario, se procederá a aplicar las sanciones administrativas contempladas en los artículos 13, 14 y 15 de la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos por incumplimiento en lo dispuesto por el artículo 8 fracción III, del Ordenamiento Legal Invocado. El presente resguardo invalida todos los anteriores a a fecha de emisión.

1 of 1







2 XI 2007

70

RESGUARDO DE EQUIPO DE CÓMPUTO INSTRUCTIVO DE LLENADO (Formato No. 2)

NUM. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Usuario Nombre Puesto Delegación Adscripción Área de ubicación Fecha de emisión Número de inventario Descripción Costo Total de artículos Total Subdirector de Operación Resguardante

Registro Federal de Contribuyentes del usuario. Nombre completo del usuario. Puesto designado en la plantilla de personal. Delegación a la cual pertenece el usuario Indicar a que área pertenece el usuario Piso en el cual se encuentra el usuario. Fecha (día, mes y año) en la que se genera el Resguardo. Clave asignado automáticamente por el Sistema de Activo Fijo. Características del(os) equipo(s) a resgurdar. Valor del(os) equipo(s) de cómputo que se obtiene de la factura de compra. Número total de artículos a resguardar. Monto total de los bienes a resguardar. Nombre completo y firma del Subdirector de Operación. Nombre completo y firma del resguardante.







2 XI 2007

71

F O R M A T O 3

REGISTRO AGRARIO NACIONAL ÓRGANO ADMINISTRATIVO DESCONCENTRADO

DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA

RegistroAgrarioNacional

PRÉSTAMO DE EQUIPO

No. Vale: 1 A la Empresa o Institución: Fecha: 2 Area: 3 Responsable: 4 Cerrado: 5 Se autoriza el equipo descrito a continuación para: 6

Descripción Cant. Serie Observaciones

7

8

9

10

NOTA: 11

Entrega

12

Vo. Bo.

13

Recibe

14

Jefe del Departamento de Soporte Técnico

Subdirector de Operación







2 XI 2007

72

PRESTAMO DE EQUIPO INSTRUCTIVO DE LLENADO (Formato No. 3)

NÚM. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

14

No. Vale Fecha Area Responsable Cerrado Se le autoriza el equipo descrito a continuación para Descripción Cantidad Serie Observaciones Nota Entrega Vo. Bo. Recibe

Número progresivo del Préstamo de Equipo que automáticamente indica el Sistema de Activo Fijo. Fecha (día, mes y año) en la que se elaboró el Préstamo de Equipo. Nombre del área que solicita el Préstamo del(os) Equipo(s). Nombre completo de la persona que se hará responsable del(os) equipo(s). Fecha (día, mes y año) en la cual se regresó el(los) equipo(s). Motivo por el cual se autoriza eL Préstamo del(os) equipo(s). Descripción del(os) equipo(s). Cantidad de equipo(s) que va(n) a salir Número de serie de los equipos. Se indica el usuario resguardante y los accesorios con que sale el(os) equipo(s). Se incluye la justificación para la salida del(os) equipo(s). Nombre completo y firma del titular del Departamento de Soporte Técnico. Nombre completo y firma del titular de la Subdirección de Operación Nombre completo y firma de la persona que recibe los equipos de cómputo descritos en el formato.







2 XI 2007

73

F O R M A T O 4

DIRECCIÓN GENERAL DE FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN.DIRECCIÓN DE INFORMATICA.SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN.

Fecha: 1 Oficio: No. Orden: 3

Solicita: Teléfonica: 5 Verbal: 5

Teléfono: 6 Área: Piso: 8

Problema que reporta el usuario:

11

Solución: Finalizado: / / 13

15 16 17

12

Atendio Servicio Usuario

14

Enterado

ORDEN DE SERVICIO

2

4

Capturó

10

Hora de captura:

Será atendido por

7

9







2 XI 2007

74

ORDEN DE SERVICIO INSTRUCTIVO DE LLENADO (Formato No. 4)


1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

14

15

16

17

Fecha Oficio No. de Orden Solicita Telefónica/Verbal Teléfono Área Piso Problema que reporta el usuario Capturó Hora de captura Será atendido por Finalizado Solución Enterado Atendió servicio Vo. Bo. Usuario

Fecha (día, mes y año) en la que se recibe el reporte. Vía por la cual fue recibido el reporte (verbal, telefónica, oficio, memorándum). Número consecutivo de la Orden de Servicio generada por el Sistema de Activo Fijo. Nombre completo del usuario solicitante. Se indica con un “X” si la solicitud es telefónica o verbal. Número telefónico o extensión del usuario solicitante. Área a la que pertenece el usuario. Piso en el cual se encuentra el usuario que reporta la falla. Falla que presenta el equipo. Nombre completo de la persona que capturo la Orden de Servicio en el Sistema. Hora en la que se capturó la Orden de Servicio. Nombre completo de la persona que atenderá la Orden de Servicio. Fecha (día, mes y año) en la cual sé finalizó la Orden de Servicio. Solución al problema reportado. Nombre completo y firma del titular de la Subdirección de Operación. Nombre completo y firma del técnico que atendió la Orden de Servicio. Nombre completo y firma del usuario solicitante.







2 XI 2007

75

F O R M A T O 5

R e g is tro

A g ra r io N a c io n a l

DIRECCION GENERAL DE SECRETARIA DE LA FINANZAS Y ADMINISTRACIÓN REFORMA AGRARIA DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA

VALE DE SALIDA

No. Vale: 1 Sale: 2

Regresa: 3 INSTITUCIÓN O ÁREA : 4 RESPONSABLE: 5 SE AUTORIZA EL EQUIPO DESCRITO A CONTINUACIÓN PARA: 6

DESCRIPCIÓN CANTIDAD

SERIE OBSERVACIONES

7 8 9 10

NOTA: LA PERSONA QUE RECIBE LOS BIENES DESCRITOS EN EL PRESENTE VALE SERÁ LA ÚNICA RESPONSABLE DE CUALQUIER DAÑO O PÉRDIDA TOTAL O PARCIAL QUE SUFRIERAN ÉSTOS, O CUALQUIERA DE SUS COMPONENTES.

REVISA

14

AUTORIZA LA SALIDA

15

SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN

JEFE DEL EDPTO. DE SERVICIOS GRALES.

ENTREGA 11

RECIBE 12

Vo. Bo. 13

JEFE DEL DEPTO. DE SOPORTE TÉCNICO

DIRECTOR DE INFORMÁTICA







2 XI 2007

76

SALIDA DE EQUIPO INSTRUCTIVO DE LLENADO (Formato No. 5)


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

No. Vale Sale Regresa Institución o área Responsable Se le autoriza la salida de equipo descrito a continuación para Descripción Cantidad Serie Observaciones Entrega Recibe Vo. Bo. Revisa Autoriza la Salida

Número progresivo del Vale de Salida generado por el Sistema de Activo Fijo. Fecha (día, mes y año) en la que se elaboró el Vale de Salida. Fecha (día, mes y año) en la cual se regresó el(los) equipo(s). Nombre del área que solicita la Salida del(os) Equipo(s). Nombre completo de la persona que se hará responsable por la salida del(os) equipo(s). Motivo por el cual se autoriza la salida del(os) equipo(s). Descripción del(os) equipo(s). Cantidad de equipo(s) que sale(n). Número de serie de los equipos. Observaciones (ejemplo: resguardante del equipo). Nombre completo y firma del Jefe de Departamento de Soporte Técnico Nombre completo y firma de la persona responsable que recibe los equipos. Nombre completo y firma del Director de Informática quien da el visto bueno. Nombre completo y firma del titular de la Subdirección de Operación Nombre completo y firma del Jefe de Departamento de Servicios Generales, quien autoriza la salida de equipo.







2 XI 2007

77

F O R M A T O 6

LOGO EMPRESA 1

DIRECCIÓN DE LA EMPRESA

FOLIO: _____2_______ MANTENIMIENTO PREVENTIVO

FECHA INICIO: ______3_____ HORA INICIO: _____4______ FECHA TERMINO: ______5_____ HORA TERMINO: _____6______

DATOS DEL USUARIO

USUARIO DEL EQUIPO: 7 PISO: 8 AREA: 9 EXT.: 10

DATOS DEL EQUIPO DATOS DEL EQUIPO

EQUIPO 11 MARCA 12 MODELO 13 SERIE O INVENTARIO 14

PORTÁTIL SERVIDOR CPU / PC MONITOR TECLADO MOUSE BOCINAS IMP. LÁSER IMP. INYECCIÓN IMP. MATRIZ SCANNER GRAFICADOR REGULADOR NO-BREAK OTRO

OBSERVACIONES

15

16 17 NOMBRE Y FIRMA DEL USUARIO

(ENTREGA) NOMBRE Y FIRMA DEL USUARIO

(RECIBE)

18

19

NOMBRE Y FIRMA DEL USUARIO (EMPRESA)

NOMBRE Y FIRMA DEL RESPONSABLE (RAN)







2 XI 2007

78

REPORTE DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO INSTRUCTIVO DE LLENADO (Formato No. 6)


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

Logo empresa Folio Fecha de inicio Hora inicio Fecha de término Hora término Usuario del equipo Piso Área Ext. Equipo Marca Modelo Serie o inventario Observaciones Nombre y firma del usuario (entrega) Nombre y firma del usuario (recibe) Nombre y firma del técnico (empresa) Nombre y firma del responsable (RAN)

Logotipo de la empresa.

Número de folio de la empresa.

Fecha de inicio del mantenimiento preventivo.

Hora de inicio del mantenimiento preventivo.

Fecha de término del mantenimiento preventivo.

Hora de término del mantenimiento preventivo.

Nombre completo del usuario. Piso en el que se encuentra el usuario. Área en la cual se encuentra el usuario. Extensión en la cual se encuentra el usuario. Tipo de bien informático al cual se le esta haciendo el mantenimiento preventivo: portátil, servidor, cpu, monitor, teclado, mouse, etc..) Marca del bien informático. Modelo del bien informático. Número de serie o de inventario del bien informático. Observaciones detectadas durante el mantenimiento preventivo. Nombre completo y firma del usuario que entrega el bien informático. Nombre completo y firma del usuario que recibe el bien informático. Nombre completo y firma del técnico responsable del servicio de mantenimiento por parte de la empresa. Nombre completo y firma del responsable del servicio de mantenimiento por parte del Registro Agrario Nacional.







2 XI 2007

79

F O R M A T O 7

DIRECCIÓN GENERAL DE FINANZA Y ADMINISTRACIÓN DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA SUBDIRECCIÓN DE OPERACIÓN REPORTE DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO EMPRESA: “Nombre de la empresa” 1

I) DATOS GENERALES Folio: Nombre de quien reporta: _____________________________________________ Orden de servicio: SO/__________ Usuario o resguardante: ___________________________________________________________________________ Ubicación: 20 de Noviembre No. 195, Col. Centro Sastrería No. 84, Col. Penitenciaria Área: Piso: Tel./Ext.: II) DATOS DEL EQUIPO (CPU/computadora portátil/impresora/monitor/teclado, mouse, regulador/no-break, graficador) Descripción del equipo que se reporta: _______________________________________________________________ Marca: ___________________ Modelo: ______________________________ No. de serie: _____________________ I) Capacidad en: a) Memoria RAM: ________________ b) Disco duro: ________________________ II) Tarjeta o accesorios: T/video T/red T/audio CD-ROM Otros _______________ Falla aparente que presenta: _________________________________________________________________________________ III) SEGUIMIENTO DEL REPORTE

“Empresa” Registro Agrario Nacional Actividad Fecha (dd/mm/aa) Hora Nombre Firma Nombre Firma

Envío del reporte _/_/_ Atención del reporte _/_/_ Colocación del sustituto _/_/_ Recepción equipo reparado _/_/_

Cierre final del reporte _/_/_ IV) REPARACIÓN (Uso exclusivo de la empresa) Diagnostico real de la falla: _________________________________________________________________________ Descripción de la reparación (refacciones utilizadas): ____________________________________________________ V) EQUIPO SUSTITUTO Equipo sustituto: ________ Marca: ________________ Modelo: ________________ No. de serie: ________________ Asignación definitiva: Marca: ________________Modelo: ________________No. de serie: _______________ Características: Similares Superiores Fecha: __/__/__

VI) ENTREGA DEL EQUIPO (Uso exclusivo del RAN) Fecha de entrega al usuario (dd/mm/aa): ____/____/____

Revisó

_______________________________ Jefe del Depto. de Soporte Técnico

Recibe de conformidad USUARIO

______________________________

(Nombre y firma)

Vo. Bo. SUBDIRECTOR DE OPERACIÓN

_____________________________

Observaciones: _________________________________________________________________________________

NOTA: ESTE DOCUMENTO DEBE LLENARSE CON PLUMA, DE LOS CONTRARIO NO TIENE VÁLIDEZ

2 4 3

5

6

8

7

9 10 11

12

13

14

15

16 17 18

19







2 XI 2007

80

REPORTE DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO INSTRUCTIVO DE LLENADO (Formato No. 7)

NÚM. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Empresa No. de reporte Nombre de quien reporta Orden de servicio: SO/ Usuario o resguardante Ubicación Datos del equipo Envío del reporte Atención del reporte Colocación del sustituto Recepción de equipo reparado

Nombre de la empresa que proporciona el servicio. Número de reporte consecutivo por parte de encargado del seguimiento del reporte. Nombre del técnico que reporta la falla a la empresa de mantenimiento. Número de la orden de servicio generada por el Sistema de Activo Fijo. Nombre del usuario o resguardante del equipo. Indicar a que área pertenece el usuario y su número de extensión. Descripción completa del equipo(os), el cual deberá de incluir marca, modelo, número de serie, capacidad en disco duro y memoria RAM, tarjetas o accesorios (T/video, T/red, T/audio, CD-ROM, etc.). Así como un descripción de la falla que presenta. Anotar fecha y hora del envío del reporte a la empresa, así como del personal que atendió dicho reporte. También anotar el nombre y la firma de la persona que reporta por parte del RAN. Anotar fecha y hora de atención del reporte a la empresa, así como del personal que atendió dicho reporte. También anotar el nombre y la firma de la persona que revisa por parte del RAN. Anotar fecha y hora de la colocación del sustituto por parte de la empresa, así como del personal que atendió dicho reporte. También anotar el nombre y la firma de la persona que supervisa por parte del RAN. Anotar fecha y hora de la recepción del equipo reparado por parte de la empresa, así como del personal que atendió dicho reporte. También anotar el nombre y la firma de la persona que revisa por parte del RAN.







2 XI 2007

81

REPORTE DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO INSTRUCTIVO DE LLENADO (Formato No. 7)

CONTINUACIÓN NÚM. CONCEPTO SE DEBE ANOTAR

12

13

14

15

16

17

18

19

Cierre final del reporte Reparación (Uso exclusivo de la empresa) Equipo sustituto Fecha de entrega al usuario Revisó Recibe de conformidad Vo. Bo. Observaciones

Anotar fecha y hora del cierre final del reporte por parte de la empresa, así como del personal que atendió dicho reporte. También anotar el nombre y la firma de la persona que revisa por parte del RAN. Anotar el diagnóstico real de la falla y de la descripción de la reparación (en este caso si se utilizaron refacciones). Anotar los datos del equipo sustituto en la cual se deben de incluir marca, modelo, número de serie. Indicar también si es designación definitiva y si es de características iguales o superiores y la fecha de entrega. El día , mes y año en el que se le entrega al usuario el equipo reparado o sustituto definitivo. Nombre y firma del Jefe del Departamento de Soporte Técnico. Nombre y firma de conformidad por parte del usuario. Nombre y firma de Vo. Bo. por parte del Subdirector de Operación. Anotaciones hechas por parte del Jefe de Departamento de Soporte Técnico.







2 XI 2007

82

VII. INFORMACION GENERAL







2 XI 2007

83

1.- TERMINOLOGIA







2 XI 2007

84

TERMINOLOGÍA − Equipo:

Es cada uno de los siguientes artículos informáticos: computadoras personales, servidores, computadoras portátiles, monitores, teclados, mouses, impresoras, scanners, unidades de disco (CD ROM, CD writters, etc.), reguladores, no-breaks, graficadores, plotters, etc., al cuidado del Registro Agrario Nacional.

− Resguardante

Es toda persona que tiene a su cargo ciertos equipos al cuidado del Registro Agrario Nacional, lo cual está amparado por su correspondiente resguardo y por lo tanto es el único responsable ante el Registro por el valor de cada uno de esos bienes.

− Solicitante

Es la persona o unidad administrativa que solicita algún equipo o servicio relacionado a éste a Informática.

− Usuario

Es toda la persona que hace uso del equipo al cuidado del Registro Agrario Nacional, ya sea que esté bajo su resguardo o sin él.

− Consumibles

Son toners, cintas, cartuchos, discos flexibles, papel, etc., artículos que permiten imprimir y/o almacenar información.

− Registro

Es el Registro Agrario Nacional.

− Almacén

Es el almacén general del Registro Agrario Nacional.

− Bodega Bodega que se encuentra en la Subdirección de Operación.







2 XI 2007

85

2.- SIMBOLOGIA







2 XI 2007

86

SIMBOLO GIA A efecto de dar claridad a la interpretación de los diagramas de flujo, representados en forma gráfica y el desahogo secuencial en que se realizan actividades, se considera importante instruir al lector acerca del nombre y utilidad de los símbolos empleados. Inicio o Término Señala en donde inicia o termina

un procedimiento

Actividad Representa la ejecución de una o más actividades del procedimiento

Documento Representa cualquier escrito que entre, se genere o se emita en el procedimiento

Archivo temporal Indica que se guarda un documento durante un periodo establecido

Archivo definitivo Indica que se guarda un documento en forma definitiva

Conector Representa el enlace de una actividad con otra dentro de un procedimiento

Decisión Indica las posibles alternativas dentro del flujo del procedimiento

Conector de pagina Representa el enlace de actividades en hojas diferentes se un procedimiento

Dirección de flujo o línea de unión

Conecta símbolos, señalando el orden el que deben de realizarse las distintas actividades

manual de procedimiento de usuario de equipo ... - … · manual de procedimientos de usuario de...

Documents