manual de procedimiento dobe 2013
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
La Planificación Estratégica, del Colegio Fiscal Mixto “Palestina“ va orientada
a cumplir las metas que impone el modelo educacional que se aplica, en base
a la Filosofía establecida en la Visión y Misión Institucional.
Para conseguirlo, se optimizara e innovara constantemente la formación
integral, en la búsqueda constante de la consolidación de la cultura de calidad
en todos los ámbitos institucionales.
Orientaremos nuestra planificación en 3 ámbitos: Ámbito administrativo, ámbito
académico y ámbito productivo.
Administración General:
Objetivos:
Establecer mecanismos idóneos que eficiencia en el funcionamiento de
todos los ámbitos los del quehacer institucional.
Garantizar que todos los procesos se realicen en el marco del respeto
tanto entre personas como entre instituciones.
Mantener la fluidez de la comunicación tanto vertical como horizontal.
La acción se orienta a agilitar la gestión de procedimientos conforme a
las exigencias de la y la práctica de administración de nuestra entidad.
1.- DISEÑO DE LA ESTRUCTURA DEL COLEGIO DEL PLANTEL
2.- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL COLEGIO “PALESTINA“
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL RECTORADO
Representa la máxima autoridad del colegio y es el principal responsable de
mantener y expresar los principios y el estilo educativo fomentando un
ambiente de libertad y de participación entre los miembros de la Comunidad
Educativa.
Las principales funciones son:
Dirigir y coordinar las actividades del centro escolar para promover la
calidad educativa con que se desarrollan los servicios educativos.
Atender y evaluar diligentemente el logro de los objetivos educacionales
que se propone el Colegio y establecer mecanismos de
retroalimentación a los miembros de la comunidad.
Promover la cohesión entre los integrantes de la Comunidad Educativa.
Vigilar la realización de las actividades programadas en el calendario
escolar.
Atender el orden, organización y animación con que se desarrollan las
actividades del Colegio.
Atender la superación y actualización de la Comunidad Educativa,
especialmente la de los maestros, en la tarea de formación.
Animar los esfuerzos de Maestros y padres de Familia en la promoción
de actividades educativas que vayan en consonancia con la Misión del
Colegio.
Animar y coordinar las acciones dirigidas a estimular la superación de
los alumnos en su conducta y buen aprovechamiento.
Promover la formación de los maestros.
Evaluar las actividades y las tareas escolares de los integrantes de la
Comunidad Educativas, dando a conocer los resultados al término de su
realización.
Aplicar las medidas disciplinarias a los alumnos(as) o a cualquier otro
miembro de la Comunidad Educativa, cuando se requiera.
Firmar la documentación oficial.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL VICERRECTORADO
Inicio de laborales de acuerdo al horario estipulado para la jornada
respectiva.
Colaborar con la formación de los estudiantes en el patio para realizar
recomendaciones, dar mensajes, informar actividades, impartir
disposiciones, estimularlos por sus buenos desempeños.
De la misma manera colaborar en la hora de salida de los estudiantes y
en los recreos, en la medida que sea posible.
PLANIFICACIÓN DEL VICERRECTORADO
Revisar constantemente las competencias y deberes del Vicerrector en
el Reglamento a la Ley de Educación para autoevaluarse.
Elaborar cronogramas de trabajo trimestrales, presentados al Rectorado
y al Consejo Directivo para su aprobación y publicación.
Analizar con los compañeros docentes los Art. y Literales del
Reglamento a la Ley de Educación inherentes a las funciones y
atribuciones de cada uno.
Planificar acciones para interactuar con los distintos departamentos a su
cargo.
Buscar lecturas reflexivas que involucren valores (relacionados con las
funciones de Directores de Áreas, Responsables de Comisiones.
Permanentes y especiales, Guías de curso, inspectores, etc.) para
participar a los compañeros.
Elaborar instructivos con el aval del Sr. Rector, para entregar a
Profesores, Directores de Áreas, Responsables de Comisiones, Guías de
Curso, inspectores, Orientación.
Planificar y ejecutar reuniones de asesoramiento técnico pedagógico.
Elaborar Plan de actividades con Directores de Áreas, Responsables de
Comisiones, Guías de Curso, Inspectores, Orientación.
Controlar las reuniones de planificación previa al inicio del año lectivo y
dar las sugerencias oportunas.
Revisar y aprobar conjuntamente con Directores de Áreas los planes
anuales de áreas; acorde con el Plan Anual de Junta de Directores de
Áreas.
Integrar los planes: de áreas, comisiones, guías, inspector, orientación y
los diferentes proyectos para la elaboración del POA conjuntamente con
el Sr. Rector para aprobarlo en Consejo Directivo.
Participación activa en la elaboración del PEI y demás proyectos.
Coordinar las actividades educativas, sociales, culturales y deportivas en
coordinación con diferentes áreas y comisiones.
Supervisar el adecuado cumplimiento y la correcta aplicación de los
Programas vigentes emitidos por el Ministerio.
Establecer y mantener comunicación permanente con la comunidad
educativa, a fin de que este informada de las disposiciones que norman
las labores del plantel para lograr su participación consciente y
corresponsable en las tareas educativas.
Facilitar la realización de las supervisiones de carácter pedagógico,
administrativo y cultural, y atender a las recomendaciones y
disposiciones señaladas por las autoridades correspondientes.
Verificar, de conformidad con el DOBE, Inspector General, el
aprovechamiento y comportamiento de los estudiantes.
ESTRATEGIAS PARA EL CUMPLIMIENTO DE LAS DIFERENTES
PLANIFICACIONES:
Supervisión Áulica, previa planificación de docentes.
Realimentación inmediata luego de la supervisión.
Recordatorios de entrega de documentos con circulares o en forma
verbal.
Coordinar constante con las comisiones en la programación y ejecución
de actividades.
Coordinar con orientar e inspección general para detectar casos de
deficiente, aprovechamiento y disciplina para buscar y aplicar estrategias
adecuadas conjuntamente con Docentes, Padres de Familia, y Guías de
Curso.
Estimulo a estudiantes que se destacan en disciplina y
aprovechamiento, en especiales en coordinación con la Comisión
Cultural y Guías de Curso.
Preparación y Ejecución de tutorías para evitar el fracaso escolar en
coordinación con profesores guías de Curso, Orientadores, Inspectores,
Padres de Familia y Estudiantes por separado o conjuntamente con la
finalidad de concienciarla y comprometerlos en el cumplimiento de su
rol, para mejorar su rendimiento académico.
Publicación de cronogramas, y entrega del mismo a todo el Personal
Docente, Administrativo y de Servicios.
Preparación y Ejecución de círculos de estudio en las áreas,
aprovechando las reuniones semanales, con temas que involucren
recomendaciones metodológicas y pedagógicas.
Atención a padres de Familia, Estudiantes, Profesores, que se acerquen
con alguna inquietud, sugerencias; para orientarlos debidamente.
Revisar documentos y libros de actas presentados para dar
recomendaciones en forma inmediata.
Coordinación con secretaria en la recepción de documentos, libros de
actas; inscripción de estudiantes a eventos culturales; elaboración y
publicación de circulares.
Evaluación de resultados semanales, mensuales y trimestrales y toma
de decisiones en Junta de Directivos de Áreas y Juntas de Curso.
Participación en actividades dentro y fuera del plantel, delegados por el
Sr. Rector.
Información permanente al Sr. Rector de las actividades y novedades
diarias; y cada mes al Consejo Directivos.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
TALENTO HUMANO
JEFE DE TALENTO HUMANO:
Es la instancia responsable de la planificación, organización y de las
distintas actividades relacionadas con los recursos humanos del
establecimientos, así como del orden y la disciplina de los estudiantes.
Concienciar en los jóvenes la practica de valores por convicción más
que por inducción, para formar personas correctas y útiles para la
sociedad.
OBJETIVOS GENERALES:
Concienciar en los jóvenes la practica de valores por convicción más
que por inducción, para formar personas correctas y útiles para la
sociedad.
1.- LAS PRINCIPALES FUNCIONES SON:
Coordinar todos los aspectos disciplinarios y apoyar a la coordinación
académica en lo relativo a los asuntos que le conciernen.
Recabar la información para la elaboración de horarios de clases,
calendario escolar, calificaciones y actividades del curso.
Prever con los maestros las suplencias que se requieran realizar.
Organizar las vigilancias de los maestros durante los recreos y después
del horario de así como en actos internos del ámbito, social, cultural,
deportivo.
Además de las anteriores, llevar a cabo las funciones establecidas en el
Manual de Organización de la Institución.
2.- DE LOS ESTUDIANTES.
Observación verbal al alumno
Llamar al representante para informar la novedad y de en las faltas
expuestas anteriormente se procede a la rebaja de puntos en forma
prudencial.
Presentar el informe a la Comisión de Disciplina y Junta de Cursos.
3.- DE LA ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD DE LOS ESTUDIANTES.
Llamada de atención al estudiante cuando ya tiene 3 atrasos y 2 faltas
justificaciones.
Llamar al Representante, informar las inasistencias y atrasos del
estudiante y exigir que acudan a justificar las faltas.
Cuando el estudiante no asiste, se llama a la casa para verificar si el
estudiante esta en casa o ha salido de casa y no ingreso al Plantel.
3.2.- DE LA ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD DE LOS PROFESORES.-
Se lleva el control de atrasos y faltas en partes diarias de cada curso.
Se elabora el informe mensual de asistencias en conjunto con el Sr.
Rector.
De parte de Rectorado se hará un memorando a cada uno de los
Señores Profesores, indicando el número de faltas en las que ha
incurrido durante el mes.
El Sr. Rector justificara las faltas y atrasos de todo el personal Docente,
Administrativos y de Servicios, con el respectivos certificado del IESS,
cuando es por
Enfermedad y si es por calamidad doméstica, con su respetivo
certificado médico.
4.- COMPORTAMIENTO INDEBIDO Y FALTAS GRAVES.-
investigación del caso
conocimiento de las demás autoridades y DOBE
Dialogo con los partes involucradas
De acuerdo a lo estipulado en el reglamento, se aplicara al estudiante
con las demás Autoridades.
Presentar el informe a la Comisión de disciplina y al Profesor Guía de
Curso respetivo y a la Junta de Curso.
Análisis y calificación de la falta cometida por los estudiantes y la
calificación de la disciplina por parte de la Junta de Curso.
Dentro de las recomendaciones está la de seguir terapia con un
profesional especializado de acuerdo al caso
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE SECRETARIA.
Para dar cumplimiento al primer descriptor, del proyecto RETEC, el mismo que
se viene implementando desde el año lectivo 2007-2008 y por autorización del
Lcdo. Cesar Arteaga Segura Rector del Colegio Fiscal Mixto Palestina. El
departamento de secretaria, en vista que es necesario determinar las normas
internas a través del Manual de procedimiento, que optimice las competencias
que tiene el Departamento de secretaria y amparada en el Art. 128 Reglamento
General a la Ley de Educación. Se expide el manual de procedimientos para el
departamento de secretaria del colegio fiscal mixto palestina
1.- DEL ÁMBITO DE ACCIÓN: Mediante el manual de procedimientos se
regulan las funciones que se encuentran bajo la responsabilidad del
Departamento de secretaria, a fin de ofrecer los servicios al público de manera
eficiente, ágil y oportuna.
2.- OBJETIVOS DEL MANUAL: fijar una base normativa que determine las
funciones del personal que labora en el departamento de secretaria del plantel.
3.- PERSONAL AUXILIAR: La responsabilidad de las funciones que tiene
asignados cada uno de los colaboradores del departamento de secretaria, será
rotativa puesto que cada uno debe tener experiencia en todas las actividades
inmersas en el Departamento, para dar cumplimiento a las solicitudes de los
usuarios internos y externos.
4.- DE LA RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA:
OFICIOS EXTERNOS: La documentación que provenga de una entidad fiscal o
particular, será recibida y se anotara en un cuaderno, para entregarle al
destinatario.
FICIOS INTERNOS: La documentación que provenga del personal del plantel
se procede a escribir la fecha de recibido, se lo anota en un cuaderno para
entregarle al Sr. Rector.
5.- DE LA ELABORACIÓN Y ENTREGA DE CORRESPONDENCIA:
OFICIOS Y MEMORANDUMS INTERNOS:
Cuando se elabora un oficio o memorándum para el personal Docente,
Administrativo, de servicio, Alumnos y padres de familia, se procede de
acuerdo a los siguientes pasos:
Previa disposición de la Autoridad competente, se elabora el documento,
en un original y copia.
Una vez elaborado el documento se entrega a la Autoridad para que los
firme y los selle.
La Autoridad luego de firmar y sellar los documentos, devuelve
nuevamente a la secretaria.
Secretaria entrega el documento al Conserje para que lo entregue al
destinatario y haga que firme la copia, haciendo constar la hora y fecha
en que recibe el documento.
conserje una vez que ha entregado el documento entregara en
secretaria la copia del documento, el mismo que se procede a archivar.
OFICIOS Y MEMORÁNDUM EXTERNOS:
Cuando se elabora un oficio externo se procede de la siguiente manera:
Previa disposición de la Autoridad componente, se elabora el
documento original y copia.
Se entrega el respetivo documento a la Autoridad para que los firme y
los selle.
La Autoridad luego de firmar y sellar los documentos lo devuelve a la
secretaria.
Se envía al mensajero, para que entregue el documento original en la
correspondiente dependencia, luego solicitara que en la copia le firmen,
en ella harán contar y hora en que reciben dicho documento.
El mensajero entrega en secretaria la copia del documento para que sea
archivado.
Convocatorias: cuando se elaboran estos documento se procede de la
siguiente manera:
Previa disposición de la Autoridad componente, se elabora el
documento en un libro que se lleva, se adjunta la nomina del personal en
dicho documento.
La secretaria procede a entregar al conserje el libro con la nomina
adjunta, para que el personal lo lea y firme.
El conserje, luego que el personal ha firmado, retira el documento con la
nomina adjunta y entrega el documento en secretaria, donde es archivado.
7.- DE LA EMISIÓN DE CERTIFICACIONES:
CERTIFICACIÓN PARA ALUMNOS ACTIVOS: Son alumnos activos todos
aquellos que están matriculados en el año lectivo que recurre, para
extender las certificaciones se procede de la siguiente manera:
El representante sacara una copia de la solicitud, la cual llenara con el
requerimiento y la entregara en secretaria.
Se procede a revisar si esta claro el documento.
Con la seguridad de que el documento este claro, se procede a decirle al
representante, que regrese al día siguiente para retire certificación
solicitada.
Se procede a recopilar datos sobre el estudiante.
Con los datos recopilados procederá, la certificación.
Se lleva la certificación con la solicitud adjunta donde la Autoridad
competente, para que la firme y selle.
La Autoridad devuelve a la secretaria la certificación y se queda con la
solicitud.
La secretaria General procede a firmar y sellar la certificación.
El representante, el día señalado se presenta a retirar la certificación.
Si el alumno es antes del año lectivo 2000-2001, el tiempo para entregarle la
documentación es de 8 días puesto que son archivos más antiguos.
Alumno que aprobaron el año lectivo anterior:
El representante se acerca a secretaria para verificar si su representado
aprobó el año lectivo anterior.
El representante una vez hecha la verificación se acerca a colecturía y
adquiere la solicitud respectiva y la llena.
El representante se acerca a la autoridad del plantel para que del visto
bueno.
El representante entrega la solicitud en secretaria
Se verifica que los datos del alumno estén correctos en la solicitud
Se pide al representante que actualice los de su representado
Se emite la matricula del alumno
El representante y la matricula del alumno
La matricula es archivada.
B) ALUMNO NUEVOS:
El representante adquiere en colecturía, la solicitud y la llena.
Con la solicitud y los documentos respectivos en una carpeta, el
representante se acerca donde la Autoridad respectiva, para que le
de el visto bueno para su representado.
La Autoridad, le sella la carpeta y envía al representante al
departamento de secretaría, para que le revisen si los documentos
presentados cumplen con los requisitos exigidos por la Institución.
Si los documentos están completos y de acuerdo a los requisitos
establecidos, se devuelve la carpeta al Rectorado con la firma y el
sello de la secretaria General.
La Autoridad revisa la firma y sello de la secretaria General y procede
a ponerle el visto bueno a la carpeta.
El representante presenta la documentación en secretaria.
Se procede a receptar los datos del alumno.
Se emite la Matricula del alumno.
El representante y la secretaria firman la Matricula.
La matricula es archivada.
C) ALUMNOS REPETIDORES:
El representante adquiere en colecturía, la solicitud y la llena.
El representante entrega en secretaria la solicitud, para que allí le
anoten en que y cuantas materias perdió el año el representado.
Con la solicitud el representante se acerca donde la Autoridad para que
le de el visto bueno para su representado.
La Autoridad revisa la firma y sello de la secretaria y procede a ponerle
el visto bueno en la carpeta.
El representante presenta la documentación en secretaria.
Se procede a actualizar los datos del alumno.
Se emite la Matricula del alumno.
El representante y la Secretaria firman la matricula.
La matricula es archivada.
9.- DE LA RECTIFICACIÓN DE NOMBRES Y APELLIDOS EN LOS
DOCUMENTOS ESTUDIANTES
El Sr. Rector amparado en el acuerdo Ministerial 4526 del 21 de Noviembre del
2002, para la rectificación de nombres o apellidos en la Matricula, autoriza a la
secretaria para que procede de la siguiente manera:
El representante adquiere una solicitud en colecturía, la llena y la
entrega en secretaria adjuntando la partida de nacimiento rectificada.
Se entrega al Sr. Rector la solicitud con el documento, el coloca el visto
bueno y lo devuelve a la secretaria.
Se procede a rectificar el nombre, se deja engrampado la partida de
nacimiento en el libro de matricula.
10.- DEL TIEMPO DE ATENCIÓN DE LOS TRÁMITES: Para la fijación del
tiempo en la atención de los trámites, se considera lo siguiente:
1. ENTREGA DE CERTIFICACIONES: Personal Docente, Administrativo y de
Servicio.- Se entregara en el momento, siempre y cuando el interesado
entregue los datos necesarios.
2. ENTREGA DE ACTAS DE GRADO.- Se entrega en la sesión solemne de
Incorporación.
3. ENTREGA DE TITULOS.- Se entregara a partir del mes de mayo, del año
inmediato superior a la Incorporación.
4. CERTIFICADOS.- de promoción, disciplina, matricula el plazo de entrega
esta determinado de acuerdo a lo estipulado en el numeral 7 de este
manual.
5. LAS ACTAS PARA CALIFICACIONES se entregan a los maestros, con 8 o
15, días antes de los exámenes trimestrales.
6. EL ACTA DE POSESIÓN de las Autoridades, maestros. Administrativos y
personal de servicio se la realiza en el momento de presentación del
nombramiento.
7. LOS OFICIOS, CIRCULARES, CONVOCATORIAS se los realiza en el
momento que son solicitados por la autoridad competente.
8. EL INGRESO DE LAS NOTAS DE CALIFICACIONES se las realiza luego
de que el Dirigente de Curso entregue las actas aprobadas por la Junta de
Curso.
9. SOLICITAR INFORMACIÓN A LOS EX ALUMNOS DEL PLANTEL, en el
momento de entregar la respectiva documentación, dejando asentado en el
Libro las funciones o actividades que están desempeñado.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE
COLECTURÍA
PERSONAL QUE LABORA EN COLECTURÍA
Prof. Nelly Bravo Condoy SERVICOR PÚBLICO 2
Tnlgo. Glenda Rugel Pluas SERVADOR DE APOYO 2
HORARIOS DE ATENCION
Lunes a viernes
8:30 A 16:30 COLECTORA
8:00 A 16:00 AUX. CONTABILIDAD
PROCESO PARA EL CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES
El departamento cumple disposiciones de la Autoridad del plantel, Ministerio
de Educación, Ministerio de Finanzas y Contraloría General del Estado.
Para la adquisición de bienes y servicios, se revisan las cotizaciones
presentadas junto con la factura correspondiente, los proveedores del
estado deben tener el Registro Único de Contribuyentes y Registro de
Proveedores, además se realizan las retenciones de impuesto de Ley.
Posteriormente ingresamos al ESIGEF para realizar su pago.
Declaración de los impuestos generados durante el mes y sus respectivos
anexos al SRI.
Para realizar los roles l de pago de cada mes, solicitamos al personal
Docente la presentación de Nombramientos, Acuerdos, Liquidaciones de
tiempo de servicio, etc.; Utilizamos los portales del IESS y FCME para
obtener la información sobre los descuentos del personal; además
solicitamos a RRHH del Plantel el reporte de faltas injustificadas y de Horas
extras del personal docente y administrativo. Una vez terminado el rol o se
elaboran los archivos CVS para luego ingresar al ESIPREN.
En el portal del IESS se registran las entradas y salidas del personal,
realizando modificaciones en los sueldos para generar mensualmente las
plantillas de aportes, se revisa los montos totales del IESS COMO DEL
ESIPREN.
Efectuar Reformas presupuestarias tanto de Ingresos como de egresos
según las necesidades.
Creación de partidas presupuestarias de ingresos y gastos de la institución.
Se ejecuta el manejo y control del Presupuesto de veintitrés Escuelas,
siguiendo el mismo esquema de procedimientos empleados para nuestra
Institución.
Presentación de informes económicos mensuales al Consejo Directivo.
Se realiza gestiones relacionadas a la ejecución del presupuesto en las
mesas de ayuda del Ministerio de Finanzas, y Subsecretaria Regional de
Educación.
MANEJO DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN FINANCIERA
ELECTRÓNICA (ESIGEF)
CATALAGOS:
Administrativo – Generales – Presupuesto: Se utiliza como herramienta
de consulta.
Contabilidad: Se determina el tipo de fondos que se utilizaran (caja
chica), el Administrador y Responsable.
Tesorería: Se Registran nuevos beneficiarios al sistema.
EJECUCIÓN DE INGRESOS:
Registro y Control de la Ejecución: Creación de registros por ingresos de
acuerdo a las facturas que se emiten por alquiler de bares.
Modificaciones Presupuestarias: Modificaciones al presupuesto de
ingresos por Ampliación, Disminución. Se crean los ítems o partidas
donde se utilizaran los ingresos.
Reportes: Impresión de todos los Cur de ingresos en forma detallada,
listados de facturas, etc.
EJECUCIÓN DE GASTOS:
Programación de la Ejecución Presupuestaria: Consiste en la
distribución de los gastos o como se ejecutaran las partidas en el
ejercicio fiscal.
Programación Indicativa Anual (PIA): Se programa una vez al año, para
su ejecución en forma mensual
Programación Financiera Cuatrimestral, se programa los 3 cuatrimestres
que tiene el año.
Registro de Ejecución.- Se crean los comprobantes de gastos donde
determinados primero cuales son los recursos que utilizaremos (fiscales
o de autogestión), luego se detallan las facturas, se solicita y se aprueba
el documento, y finalmente se autoriza el pago del mismo.
Modificaciones Presupuestarias.- Se realizan las modificaciones al
presupuesto previamente autorizadas por la Autoridad del plantel, y
pueden ser por AMPILIACION, DISMINUCION, INTER, INSTRA 1 Y 2.
Se crean ítems o partidas presupuestarias adicionales.
Reportes.- Se obtienen informes en forma detallada de los Pagos
realizados.
CONTABILIDAD:
Registro de Operaciones No Presupuestarias.- Se registra lo siguiente:
Anticipos de Remuneración tipo Ay B para el personal Docente y
Administrativo.
Ajustes y Reclasificaciones de saldos de cuentas contables para su
regulación previo a la revisión de las mismas, como por ejemplo
inventarios de consumo corriente y de larga duración, Cuenta x Pagar,
etc.
Rechazos.- Se corrige la información que motivo el rechazo del Banco
Central para los pagos solicitados en el modulo de Ejecución del Gasto
como por ejemplo RUC, Cedula, etc.
Registro Contable.- Autorizamos el pago del valor rechazado en
Contabilidad.
Reportes.- Se documenta toda la información contable de la Institución.
TESORERÍA:
Administrativo de cuentas corrientes.- Se registran y se aprueban las
cuentas de los beneficios que fueron creados en el modulo de Catalogo.
ADMINISTRACIÓN DE FONDOS:
Se crea, se distribuye, se repone y se liquidan los fondos de caja chica.
MANEJO DEL SISTEMA PRESUPUESTARIO DE REMUNERACIONES
(ESIPREN)
INFORMACIÓN FINANCIERA:
Partidas.-Se consultan los saldos por comprometer de cada partida.
Cuota Devengado.- Se consulta los saldos a nivel de Grupo.
Deducciones.- Se consulta los códigos de deducción para asociar.
Saldo Anticipos de Remuneraciones.- Consulta de los saldos de
anticipos entregados al personal para su descuento en nómina.
Códigos SPÌ.- Se lo utiliza para consulta
NOMINA:
Descuentos.- Nos permite crear tipos de descuentos que se necesiten
ingresar a la nomina y sus correspondientes códigos de descuento y
deducción.
Nomina.- Aquí se cargan archivos, se validan, se aprueban de Tipo CVS
con la información del gasto en partidas, en los descuentos y en
beneficiarios de los sueldos de cada mes (personal docente,
administrativo y de apoyo).
DISTRIBUTIVO:
Consulta del Distributivo.- Revisar el distributivo que contiene la in
formación.
Reformas WEB.- Se elaboran mensualmente para actualizar la
información del Docente que cumple un año mas de servicio, asciende
de categoría y todos aquellos cambios que afecten a su remuneración,
se registra el ingreso y terminación de personal de contratos.
Consulta Base de Pasivos.- Consultamos el personal en estado pasivo
de la institución.
IESS:
Pre planilla.- Se revisa mensualmente para comparar con la información
contenida en el rol de pago sobre las bases de aportación, el aporte
patronal y aporte individual de todo el personal del Plantel.
Transacciones.- Consultamos si hubiere diferencias entre las nomina y
las plenillas canceladas al IESS.
Gestión de información.- Aquí podemos modificar parámetros de las
moninas canceladas al IESS.
Historial de Envíos.- Consultamos todos los pagos enviados al IESS
desde Enero del 2008.
DELIGENCIAS ENTIDADES DEL ESTADO
Subsecretaria Regional de Educación.- Se acude hasta el 15 de cada
mes para entregar la documentación presentada por el personal del
plantel y registro de ingresos y salida del personal contratad.
Mesas de ayuda de Ministerio de Finanzas con sede en Guayaquil.-
Acudimos según las novedades según las inquietudes que se presente
dentro del sistema.
IESS.- Para novedades con respeto a planillas mensuales, retroactivas,
etc. Nos dirigimos a los funcionarios historia laboral.
Ministerio de Finanzas y Educación (Quito).- programamos visitas
durante el año por temas que no pueden ser resuelto por vía telefónica.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO
DEPARTAMENTO DE ORIENTACIPON Y BIENESTAR
ESTUDIANTIL
PROCEDIMIENTO DIARIOS DEL D.O.B.E.
Con el propósito de establecer la evaluación del alumno, cual lo establece el
Proyecto se la realiza de manera continua atreves de la elaboración de listado,
manejados por: Docentes, Inspectores de Curso, Inspectores General, DOBE,
etc., a través de las cuales se identifica los expedientes de donde se registra
las anotaciones del comportamiento de los estudiante lo cual sirve de base
para los posteriores acciones a tomar en el caso de incentivos o sanciones a
los mismos.
Además de considera el monitoreo constante del departamento del DOBE para
efecto de información tanto a los estamentos internos como estérenos que
requieren de dichos datos.
CON LOS ALUMNOS:
Periodo de adaptación de acuerdo al nivel de los cursos.
Información del rol del orientador y función del D.O.B.E. a los estudiantes.
Elaboración de la ficha acumulativa.
Ubicación de alumnos en los cursos y paralelos
Orientación grupal e individual.
Seguimiento de casos reportados por bajo rendimiento o disciplina.
Talleres de reflexión a alumnos, utilizando videos o lecturas.
Aplicación de la batería de test, previo una pre-selección de la
especialización
Orientación vocacional aplicación de baterías psicométricas para la mejor
elección de la especialización (primer año de bachillerato).
Difusión de las especializaciones con las que cuenta el plantel.
Elaboración y entrega de informe con los resultados pro especialización de
cada estudiante.
Motivar al estudiante para que continúen sus estudios superiores.
Guía para ala elección de la profesión.
Comunicación permanente con Inspección General, inspectores de los
cursos, profesores guía y profesores tutores.
Contacto directo con el estudiante para escuchar sus opiniones y observar
sus actitudes.
Atención individual al estudiante en el D.O.B.E. durante la jornada.
Atención grupal a los estudiantes para establecer acuerdos para cambios
de actitudes o rendimiento escolar.
Atención de cosos especiales en los que se interviene según la
problemática.
Entrevista individual, a estudiantes, padre de familia o representante legal.
Seguimientos de casos.
Terapias grupales a estudiantes y padres de familia con temas relacionados
a: Autoestima, Motivación y Superación Personal, Prevención de drogas,
Mediación de conflictos, etc.
Remisión de casos especiales a otras instituciones (Aprofe, centro de salud
publica de palestina, Sta. Lucia entre otros).
CON LOS MAESTROS:
Comunicación con Profesores e Inspectores para atender y mejorar los
casos reportados.
Diagnósticos con Maestros para tratar asuntos más conflictivos de los
alumnos.
Reunió con Directores de áreas; Guías de curso: Autoridades e Inspectores.
Reunión con la Comunicación de Disciplina.
Informe en las juntas de cursos, de casos tratados.
CON LOS PADRES DE FAMILIA:
Citaciones a los Padres de Familia de los alumnos atendidos en el D.O.B.E.
Talleres para Padres de Familia de los alumnos con temas de valores con la
finalidad de lograr mayor acercamiento, una mejor comunicación entre
padres e hijos.
Sugerencias y recomendaciones para tratamientos psicológicos familiares
en casos que lo ameriten.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA GUIAS DE CURSO
Elaborar el Plan Anual en base al Reglamento General ala Ley de
Educación de acuerdo las necesidades, al medio y al cronograma
estadístico por la instrucción.
Dar la bienvenida a los estudiantes dirigidos para motivarlos atreves de la
presentación y análisis de los menajes, al inicio del año escolar.
Compañerismo entre los estudiantes.
Dinámica de interrelación personal para crear y afianzar lazos de
compañerismo entre los estudiantes.
Elección del Concejo de Curso a través del voto participativo y democrático,
previo al conocimiento de las funciones de cada dignidad, destrezas y
habilidad de cada uno de los aspirantes a representantes del paralelo.
Planificar y ejecutar actividades a desarrollarse en coordinación con el
Departamento de Orientación Estudiantil.
Se lleva a efecto la elección del comité de padre de familia de curso, por
convocatoria de la autoridad del Plantel, coordinando la corresponsabilidad
con dicente en el desarrollo integral de los representados; y la
responsabilidad en la función que les corresponda desempeñar.
Reuniones periódicas con todos los Guías y el vicerrectorado para evaluar
trabajo; intercambiar ideas y experiencias en favor de los dirigidos.
Presidir las juntas de curso, puntualizando el desarrollo ordenado, la justa
evaluación de los estudiantes, buscando soluciones a problemas y
conflictos de ellos; tanto en aprovechamiento como en disciplina.
Cooperar, premiar motivar y estimular la participación de los alumnos en la
diversa actividades académicas, sociales, culturales, deportivas dentro a
fuera del plantel.
Dialogo permanente con los estudiantes en forma grupal o individual, para
revisar su avance académico y disciplinario y ofrecer la sugerencia para
mejorar en ciertos casos y se les encomia si lo amerita.
Emitir informes de Junta de Curso, de problemas de aprovechamiento y
disciplina y las soluciones acordadas de acuerdo a fechas establecidas o
cuando la situación lo amerite.
Comunicación constante con padres de familia atreves de reuniones o
diálogos para comprometerlos en la participación activa de la formación
integral de los estudiantes, en horarios estipulados. Por la superioridad.
Mantener informado al Debe y Vicerrectorado del aprovechamiento de los
estudiantes, en especial del bajo rendimiento para realizas la recuperación
pedagógica.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA DIRECTORES DE
ÁREAS
Participación activa en la planificación anual del equipo de Coordinadores
de Áreas.
Coordinar, sugerir y participar en la planificación anual del área.
Participación al área de las directrices, acuerdos sugerencias y/o convenios
emanados de las reuniones de Directores de Áreas y de las Autoridades.
Dirigir las reuniones quincenales de áreas de acuerdo al horario establecido
por la Superioridad.
Multiplicar, guiar y orientar a los compañeros del área en el manejo de los
nuevos diseños de evaluación, técnicas de aprendizaje y documentos
emanados por la Superioridad del Plantel y el Ministerio del ramo.
Seguimiento permanente de la evaluación de las actividades
extracurriculares en la que participa el área.
Diseñar las estrategias para optimizar el aprovechamiento de los
estudiantes; a fin de ser consensuadas en las reuniones del área y
aplicadas en las clases.
Supervisión del avance de los contenidos programáticos actitudinales y
procedimentales.
Supervisar el fiel cumplimiento del registro de las reuniones de área en el
libro de actas.
En las reuniones de áreas, determinar la nomina de estudiantes con bajo
rendimiento académico para aplicar los correctivos adecuados.
Planificar y aplicar con los compañeros del área, estrategias motivadoras
hacia el mejoramiento académico de los estudiantes con talleres y lecturas
reflexivas.
Revisar, analizar y aprobar en el área los instrumentos de evaluación que
se aplicaren a los estudiantes.
Evaluar sistemática y las actividades sistemáticamente las actividades
programas en el área y presentar los resultados en reunión de los directores
de área.
Coordinar la planificación, ejecución y evaluación del proyecto
“Compartiendo experiencias”.
Compartir en el área los conocimientos adquiridos en Seminarios, talleres y
cursos de capacitación, organizado por la institución.
Participación del análisis comparativo de avances y resultados de los
trabajas del área, en el seno de Junta de Directores de área para buscar
correctivos en casos necesarios y como estimulo a los integrantes del área.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS RESPONSABLES DE
COMISIONES PERMANENTES
Diagnostico resultados obtenidos en el lectivo anterior y proponer la
elaboración del FODA, que guie la planificación del año en curso.
Planificación anual de actividades de acuerdo al calendario escolar, en
cuanto a los aspectos: sociales, cívico-culturales, ecológicos y disciplinarios,
en reuniones dispuestas por las autoridades al inicio del año escolar.
Revisión y aprobación de planificaciones de las comisiones, en reunión de
responsables con Vicerrectorado.
Reuniones periódicas con los compañeros de las respectivas comisiones
para elaborar las actividades de las distintas programaciones y determinar
responsabilidades.
Preparación de los estudiantes participantes en las diferentes actividades
en coordinación con los Profesores con las diversas asignaturas, inspección
y Guía de Curso.
Coordinación del desarrollo de las actividades programadas y control del
trabajo del equipo de la comisión encargada, previo a la presentación al
vicerrectorado del programa escrito.
Reuniones trimestrales o cuando el caso lo amerite, con los integrantes de
la comisión para evaluar las actividades efectuadas en los diferentes
eventos y dejar constancia escrita en el libro de actas del informe
respectivo.
Comunicar a los docentes, la nomina de estudiante que colaboran en las
diferentes actividades para que los estimulen en sus calificaciones de
acuerdo a su desempeño de comprensión.
SERVICIOS GENERALES:
Establecer en coordinación con el rectorado, los programas y procedimiento de
trabajo que permitan brindar adecuadamente los servicios a cargo.
Solicitar los materiales, equipos y mobiliarios necesarios para el buen
funcionamiento, así como la correcta utilización.
Implementar campañas periódicas y permanentes encaminas ala conversación
y mantenimiento de las instalaciones, mobiliarios y equipo, así como a la
protección de la comunidad.
UNIDADES DE PRODUCCION:
Se orientan a servir bienes y servicios, materiales, equipos, prototipos que a su
venta servirán para ser reinvertidos en la Entidad.
Se consideran como elementos principales del puesto:
Misión General del puesto.
Funciones Principales.
Resultados esperables.
Medios Necesarios.
Perfil de requerimiento.
ASIGNACION DE RESPONSABILIDADES Y CARGA DE TRABAJO
Definición de los criterios de idoneidad y pertinencia para asumir diferentes
responsabilidades.
A través de indicadores citados en la parte inferior de este párrafo asociados
por cada ocupación, que se configuran como una herramienta de objetivación
de las conductas profesionales y un impulso de la mejora continua, Que
permita aumentar el rendimiento de la organización y de las personas. Se
establece la definición del nivel mínimo esperado de desempeño.
Esta definición se la debe realizarse en términos de resultado concretos
esperables acordes a las características funcionales de cado puesto de trabajo.
Tomando en cuenta la capacidad intelectual., la predisposición para los
servicios, la titulación, la experiencia, el profesionalismo, etc.
ELABORACION DE MECANISMO Y ESTRUCTURAS COLESGIADAS DE
COMPENSACION Y PROMOCION
En función de esta valoración de factores de motivacionales se diseñara una
tabla de elementos compensatorios significativos para el personal del centro.
Además, y plantea la posibilidad de que cada trabajador, que haya acreditado
un buen desempeño en su evaluación anual, selecciones aquellos elementos
que e lesean mas significativos (retribución no salarial a la carta, del Descriptor
No. 18).
Igualmente se consideran Otorgar incentivos en especies, consideraciones a la
carga horaria, permisos, licencia, delegación de representaciones a eventos
científicos, y financiación de pasantías profesionales.
ASIGNACIONES DE BECAS:
De acuerdo a la disposición gubernamental, la enseñanza es gratuita, por lo,
que no se puede otorgar becas a ningún tipo de estudiantes.
ESTIMULOS
Junto con el Vicerrectorado, Profesores Guías y Comisiones, se organiza actos
de estímulos y reconocimiento en forma trimestral, se premia el excelente
aprovechamiento y disciplina de los estudiantes.
Y al personal Docente, Administrativo y de Servicio se hará reconocimiento en
el aniversario del plantel
PARTICIPACIÓN
DE
LA COMUNIDAD
EDUCATIVA