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MANUAL DEPROCEDIMIENTOS
ACADÉMICOS – ADMINISTRATIVOSDE LA UMCH
V.02
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO- ACADÉMICOS OSAR – P – 001
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INDICE
I. OBJETIVO 4
II. ALCANCE 4
III. REFERENCIA 4
IV. DEFINICIONES 4
V. RESPONSABILIDADES 7
VI. RIESGOS 7
VII. PROCEDIMIENTOS 8
7.1 Matrícula 8
7.1.1 Alcance 8
7.1.2 Descripción 9
7.1.2.1 Matrícula regular/extemporánea de ingresantes y de estudiantes de
Pregrado y Posgrado 9
7.1.2.2 Matrícula por asignatura en Pregrado 10
7.1.2.3 Matrícula por asignatura en Posgrado 10
7.1.2.4 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría de Pregrado 11
7.1.2.5 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría en Posgrado 11
7.1.2.6 Actualización de Matrícula en Pregrado 12
7.1.2.7 Actualización de Matrícula en Posgrado 13
7.1.2.8 Reserva de matrícula en Pregrado 13
7.1.2.9 Reserva de matrícula en Posgrado 14
7.1.2.10 Rectificación de matrícula 14
7.1.2.11 Anulación de matrícula 15
7.1.2.12 Rectificación de datos de identidad. 15
7.2 Retiro de asignatura y Retiro de la Universidad. 15
7.2.1 Alcance. 15
7.2.2 Descripción. 16
7.2.2.1 Retiro de asignatura 16
7.2.2.2 Retiro de Universidad. 16
7.3 Convalidación de asignaturas, Traslado interno, Traslado externo 17
7.3.1 Alcance 17
7.3.2 Descripción 17
7.3.2.1 Convalidación de asignaturas 17
7.3.2.2 Traslado interno 18
7.3.2.3 Traslado externo 18
7.4 Emisión de documentos. 19
7.4.1 Alcance 19
7.4.2 Descripción 20
7.4.2.1 Record académico. 20
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7.4.2.2 Certificado de estudios. 20
7.4.2.3 Autenticación de documentos. 20
7.4.2.4 Visación de syllabus 21
7.4.2.5 Carné universitario y su duplicado. 21
7.4.2.6 Carta de presentación 22
7.4.2.7 Constancias. 22
Expedición 23
7.5 de Diplomas y sus duplicados. 23
7.5.1 Alcance 23
7.5.2 Descripción 23
Diploma de 23
7.5.3 Grados Académicos de Bachiller, Maestro y Doctor; y Título profesional y
Título de especialista. 23
Diploma de 24
7.5.4 Diplomado de Posgrado. 24
7.5.5 Duplicado de Diplomas de Grados y títulos. 24
7.6 Revalidación de Grados y Títulos. 25
7.6.1 Alcance 25
7.6.2 Descripción 26
VIII. REGISTROS 27
IX. FLUJOGRAMAS 28
X. INDICADORES 51
XI. ANEXOS 52
Anexo 01. 52
Anexo 02. 52
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I. OBJETIVO
Establecer los requisitos para realizar trámites académico- administrativos en la UMCH.
II. ALCANCE
Aplica a todas las solicitudes que requieran hacer un trámite académico-administrativo.
III. REFERENCIA
Reglamento General de la Universidad (VRECT-R-001)
Reglamento de Estudios de Pregrado (VRECT-R-006)
Reglamento de Estudios de Posgrado (VRECT-R-017)
Reglamento General de Admisión (VRECT-F-011)
Reglamento de Grados y Títulos (VRECT-F-002)
Reglamento para optar los Grados Académicos de Magister y Doctor y Título de
especialista (VRECT-R-003).
Reglamento de revalidación de Títulos Profesionales, Grados Académicos de bachiller,
Magister, Doctor y Título de Segunda Especialidad (VRECT-R-004)
IV. DEFINICIONES
Acta. Documento escrito de carácter oficial que deja constancia de los acuerdos tomados en
una reunión.
Actualización de matrícula. Trámite mediante el cual se pone en vigencia la matrícula
reservada de un estudiante y le permite continuar sus estudios, previa convalidación de
asignaturas con su Plan de estudios.
Actualización de datos personales. Trámite que realiza el estudiante para modificar sus
datos personales en el sistema de la Universidad.
Adecuación de asignaturas. Acto formar que convalida asignaturas de un Plan de estudios
anterior a un Plan de estudios vigente en una determinada carrera.
Anulación de matrícula: Acto por el cual se deja sin efecto la matrícula por causas
debidamente justificadas o fundamentadas.
Carné universitario. Documento que acredita la identidad del titular y su pertenencia a la
universidad.
CEIN. Centro de Estadística e Informática.
CEPS. Centro de Proyección y Extensión Social.
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Certificado de estudios. Documento expedido por la Universidad a solicitud del interesado
en formatos valorados que acredita al estudiante haber cursado las asignaturas de un Plan
de estudios, registrando las notas, semestres y créditos que figuran en las actas
correspondientes.
Convalidación de asignaturas. Cotejo del contenido de las asignaturas cursadas en otra
Universidad o en semestres anteriores en la Universidad Marcelino Champagnat, con los
correspondientes a las asignaturas del Plan de estudios vigente de la respectiva Facultad.
Constancia. Documento formal emitido por la Universidad a solicitud del interesado que
acredita la información solicitada.
Constancia de Matrícula. Documento que acredita que el estudiante se encuentra
matriculado al periodo académico correspondiente.
Diploma. Es el documento que acredita el grado académico de bachiller, maestro y Doctor,
título profesional y títulos de segunda especialidad profesional.
Diplomado. Estudios de perfeccionamiento profesional en áreas específicas según los
requisitos establecidos en la ley. Cuenta con un mínimo de veinticuatro (24) créditos.
Egresado. Estudiante que ha concluido oficial y satisfactoriamente los estudios
Programados en el respectivo Plan de estudios de la Escuela Profesional y Programas de
Posgrado.
Mención. Área específica de la formación profesional a la que se orienta el estudiante.
Estudiante matriculado. Estudiante que cuenta con constancia de matrícula.
FACAC. Facultad de Administración y Contabilidad.
FACEPS. Facultad de Educación y Psicología.
Grado académico. Reconocimiento de la formación académica que confiere la Universidad
al egresado que cumple los requisitos académicos y administrativos. Los grados son de
bachiller, maestro y/o doctor.
INV. Centro de Investigación.
Matrícula. Acto formal y voluntario por el cual el estudiante se compromete a cumplir los
requisitos académicos, administrativos y axiológicos de la Universidad, y ésta a facilitarle los
medios necesarios para alcanzar su formación profesional.
Matrícula Regular. Compromiso que asume el estudiante para cursar todas las asignaturas
del semestre académico correspondiente.
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Matrícula Extemporánea. Es la matrícula que se realiza una vez finalizada la matrícula
regular en los plazos establecidos por la Universidad.
Matrícula en Línea. Es un aplicativo web línea a través del cual el estudiante puede realizar
su matrícula regular.
Matrícula por asignatura. Matrícula a una o más asignaturas del respectivo Plan de
estudios, pudiendo ser del mismo semestre o de varios semestres, previa autorización del
Decano o Coordinador de la respectiva Facultad.
OPP-ED. Oficina de Práctica Profesional de las Escuelas Profesionales de Educación
OPP-PS. Oficina de Práctica Profesional de las Escuela Profesional de Psicología
OPP-AC. Oficina de Práctica Profesional de las Escuelas Profesionales de Administración y
Contabilidad.
OSA. Oficina de Servicios Administrativos.
OSAR. Oficina de Servicios Académicos y Registro.
Periodo lectivo. Tiempo en el que se desarrolla los semestres académicos en un Plan de
estudios. La Universidad cuenta con dos (02) periodos lectivos (Periodo I: marzo-julio;
Periodo II: agosto-diciembre).
Plan de Estudios. Es el documento que recoge la secuencia formativa, medios, objetivos
académicos de un programa de estudio.
Record académico. Documento expedido por la Universidad a solicitud del interesado solo
para uso interno que agrupa por semestre todas las asignaturas cursadas por el estudiante.
Rectificación de matrícula. Modificación de la relación de asignaturas, secciones y/o turno
a solicitud del estudiante matriculado, previa autorización del Decano o Coordinador de la
Facultad.
Retiro de asignatura: Separación de una de las asignaturas a solicitud del estudiante
matriculado. Se realiza hasta una semana antes del inicio de los exámenes parciales.
Retiro de Especialidad: Separación de la Especialidad respectiva a solicitud del estudiante.
Retiro de la Universidad. Separación definitiva a solicitud del estudiante de un Programa
académico. Este procedimiento involucra la pérdida automática de su vacante.
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Reserva de matrícula. Autorización otorgada al estudiante por la Universidad para diferir su
proceso de matrícula durante un periodo indicado, según los requisitos del reglamento
respectivo.
Revalidación. Es el procedimiento mediante el cual las universidades autorizadas otorgan
validez a los estudios, grado académico o el título profesional realizados en el extranjero.
Semestre académico: Periodo académico durante el cual se desarrollan las actividades
académicas (asignaturas, seminarios, talleres) de los respectivos Planes de Estudio y consta
de dieciséis (16) semanas calendario.
Título de Segunda Especialidad Profesional. Es el documento que acredita al profesional
haber cursado estudios de especialización en un área de su formación.
Título profesional. Es el documento que acredita al bachiller haber aprobado una tesis o
trabajo de suficiencia profesional.
Traslado interno. Cambio de la carrera profesional o modalidad de estudios, previo
cumplimiento de los requisitos. Solo aplica a los estudiantes de la Universidad Marcelino
Champagnat.
Traslado externo. Incorporación de estudiantes de otras universidades que cumplen con los
requisitos de ley.
Visación de documentos académicos. Reconocimiento de un documento por la autoridad
correspondiente, mediante un visto bueno y sello.
V. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad de la Oficina de Servicios Académicos y Registro administrar y supervisar los procedimientos académicos de estudiantes de Pre y Posgrado: inscripción de postulantes, de matrículas, traslados, reingresos, cancelación de matrículas, registro de notas, organización de actas promocionales, procesamiento de certificados de estudios, proceso de graduación y titulación.
VI. RIESGOS
Brindar una información poco clara al interesado.
Exceder al tiempo de trámite declarado en el TUPA.
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VII. PROCEDIMIENTOS 7.1 Matrícula
7.1.1 Alcance
Denominación Alcance
Matrícula regular /extemporánea
Matrícula regular /extemporánea para Ingresantes y estudiantes de Pregrado y Posgrado
Estudiantes de Pregrado y Posgrado que realizan la
matrícula regular y la matrícula extemporánea.
Matrícula por asignatura
Matrícula por asignatura en
Pregrado
Estudiantes de Pregrado de la Universidad que realicen cambio de Plan de estudios, convalidación de asignaturas, adelanto de asignaturas, traslado interno, traslado externo y recuperación de asignaturas pendientes.
Matrícula por asignatura en Posgrado
Estudiantes de Posgrado de la Universidad que realicen cambio de Plan de estudios, convalidación de asignaturas, adelanto de asignaturas, traslado interno, traslado externo y recuperación de asignaturas pendientes.
Matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría
Matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría en Pregrado
Estudiantes de Pregrado que realicen cambio de Plan de estudios, adelanto de asignaturas, convalidación de asignaturas, traslado interno, traslado externo y recuperación de asignaturas pendientes.
Matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría en Posgrado
Estudiantes de Posgrado que realicen cambio de Plan de estudios, adelanto de asignaturas, convalidación de asignaturas, traslado interno, traslado externo y recuperación de asignaturas pendientes.
Reserva de matrícula
Reserva de matrícula en Pregrado Estudiantes de Pregrado de la Universidad que hayan concluido como mínimo un semestre académico.
Reserva de matrícula en Posgrado Estudiantes de Posgrado de la Universidad que hayan concluido como mínimo un semestre académico.
Actualización de matrícula
Actualización de matrícula en Pregrado
Estudiantes de Pregrado de la Universidad.
Actualización de matrícula en Posgrado
Estudiantes de Posgrado de la Universidad.
Rectificación de matrícula
Rectificación de matrícula Estudiantes de Pregrado y de Posgrado de la Universidad.
Anulación de matrícula
Anulación de matrícula
Estudiantes de Pregrado y de Posgrado de la Universidad.
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Denominación Alcance
Rectificación de datos de identidad
Rectificación de datos de identidad
Estudiantes de Pregrado y Posgrado de la Universidad que
soliciten la rectificación de sus nombres y/o apellidos en la
base de datos de la Universidad. Para rectificación de otros
datos personales (dirección, teléfono, correo electrónico u
otros) solo deberá presentarse a la Oficina de servicios
administrativos y registro y realizar la actualización in situ.
7.1.2 Descripción
7.1.2.1 Matrícula regular/extemporánea de ingresantes y de estudiantes de
Pregrado y Posgrado
Actividades Responsable
a. Validar en el sistema la situación académica y económica del
estudiante
Personal de CEIN y Personal
administrativo Si es conforme:
b. Habilitar la matrícula en el sistema y continuar el proceso.
Si no es conforme: b1. Entregar al estudiante el reporte académico y/o económico y
derivarlo al Decano de cada Facultad o al Director General de Administración. Solo si se le otorga la autorización para matricularse, inicia el paso b. Si es su primera matrícula:
c. Entregar en sobre cerrado el usuario y clave de la intranet para el
inicio de la matrícula.
d. Realizar el pago en el banco por derecho de matrícula y la primera
cuota de la pensión de enseñanza, indicando el código de
estudiante.
Nota 1.- Si el estudiante desea pagar el semestre completo, lo
realiza en el banco, indicando su código.
e. Ingresar al sistema de matrícula en línea, completar los datos
requeridos y actualizar sus datos personales.
f. Seleccionar las asignaturas y matricularse en el semestre
correspondiente.
g. Generar la constancia digital de matrícula.
Nota 2.- El sistema envía la constancia de matrícula a los correos
institucionales de los estudiantes registrados en el sistema.
Nota 3.- El estudiante puede visualizar y descargar en pdf la
constancia de matrícula de la intranet.
Ingresante o estudiante
h. Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Decano de cada Facultad, al Director de la Escuela de Posgrado y a las áreas que lo requieran.
Personal de CEIN
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Actividades Responsable
Nota 4.- Si el ingresante es menor de edad, la matrícula la realiza el padre o apoderado.
7.1.2.2 Matrícula por asignatura en Pregrado
Actividades Responsables
a. Orientar al estudiante sobre su situación académica y sobre la
selección de asignaturas a cursar en el semestre.
Decano/Coordinador
de las Escuelas
Profesionales
a. Adquirir en Tesorería la solicitud de trámite. (F.U.T.)
b. Recabar el Formato de Ficha de Matrícula en Secretaría académica.
c. Llenar ambos documentos (FUT y Formato de Matrícula) y
presentarlos en la Secretaría de Facultad, solicitando el visto bueno
del Decano.
Estudiante
d. Seleccionar y registrar las asignaturas a cursar en la ficha
correspondiente, según disponibilidad. Personal designado
e. Verificar en el sistema de matrícula la habilitación de las asignaturas
para el semestre académico*. * CEIN deberá habilitar la asignatura si es por cambio de Plan de estudios a
solicitud del Director de OSAR.
Director de OSAR
f. Colocar el visto bueno** al FUT (OSAR-F-002) presentado por el
estudiante. **Solo para aquellos estudiantes que hayan desaprobado o deseen adelantar asignaturas.
Decano/Coordinador
de las Escuelas
Profesionales
g. Realizar los pagos respectivos***.
h. Continuar con los pasos de la matrícula regular de Pregrado desde el
paso e.
***No efectuará un pago adicional por las asignaturas que curse por primera vez el estudiante
reingresante al que se le ha adecuado a otro Plan de estudios, mientras esté matriculado en el
semestre que le corresponde.
Estudiante
7.1.2.3 Matrícula por asignatura en Posgrado
Actividades Responsables
a. Solicitar la autorización para la matrícula por asignatura mediante
FUT (OSAR-F-009) presentado en secretaría de EPG, indicando el
nombre de la asignatura. Estudiante
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Actividades Responsables
b. Verificar en el sistema de matrícula la habilitación* de las
asignaturas para el semestre académico.
*CEIN deberá habilitar la asignatura si es de otro Plan de estudios a solicitud de OSAR- EPG (considerar una modificación del nombre de la asignatura).
OSAR- EPG
c. Colocar el visto bueno** al FUT (OSAR-F-009) presentado por el
estudiante.
**Solo para aquellos estudiantes re ingresantes o que hayan desaprobado asignaturas.
Director EPG/
Coordinador de
Programa
d. Realizar los pagos respectivos.
e. Continuar con los pasos de la matrícula regular de Posgrado desde
el paso b.
Estudiante
7.1.2.4 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría de Pregrado
Actividades Responsables
a. Orientar al estudiante sobre su situación académica y sobre la
selección de asignaturas a cursar en el semestre.
Decano/ coordinador
de Facultad
Coordinador de
Carrera
Directores de OSAR,
OPP, CEPS o INV
b. Solicitar al Decano o Coordinador de Escuela la matrícula por
asignatura bajo el régimen de tutoría mediante FUT (OSAR-F-002) Estudiante
c. Indicar al estudiante las asignaturas a las que puede matricularse
bajo el régimen de tutoría.
Decano/ Coordinador
de Facultad
d. Presentar en tesorería el FUT visado por el Decano con el número
de asignaturas a matricularse y realizar el pago correspondiente.
e. Dirigirse al módulo correspondiente para efectuar la matrícula.
Estudiante
f. Matricular al estudiante en las asignaturas indicadas en el FUT,
mediante régimen de tutoría.
Nota.- Esta matrícula se efectuará solo durante los días señalados.
g. Entregar al estudiante la constancia de matrícula. (por separado)
Personal
administrativo
h. Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Decano y Coordinador
de Escuela. Personal de CEIN
7.1.2.5 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría en Posgrado
Actividades Responsables
a. Solicitar la autorización para la matrícula por asignatura bajo
régimen de tutoría, mediante FUT (OSAR-F-009) presentado en Estudiante
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secretaría de EPG, indicando el nombre de la asignatura.
Nota 1.- Esta matrícula aplica si la asignatura no está programada.
b. Autorizar la matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría. Coordinador EPG
c. Realizar el pago respectivo. Estudiante
d. Matricular al estudiante en las asignaturas indicadas en el FUT,
mediante régimen de tutoría.
Nota 2.- Esta matrícula se efectuará solo durante los días señalados.
e. Entregar al estudiante la constancia de matrícula. (por separado)
Personal OSAR- EPG
f. Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Director de EPG y
Coordinadores de Programa. Personal de CEIN
7.1.2.6 Actualización de Matrícula en Pregrado
Actividades Responsables
a. Presentar FUT (OSAR-F-002) a OSAR solicitando la actualización de
matrícula.
b. Realizar pago por emisión del record académico (OSAR-F-003) y
por derecho de trámite.
Interesado
c. Ingresar FUT al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-011).
d. Realizar el estudio de la situación académica del estudiante. Personal de OSAR
Si procede la matrícula a un semestre completo:
e. Autorizar la actualización de matrícula.
Si no procede la matrícula a un semestre completo:
e1. Indicar al solicitante que debe realizar el procedimiento de matrícula
por asignatura. (Ir a 6.1.2.3)
Decano o
Coordinador de
Facultad,
Director de OSAR
Si no requiere convalidación de
asignaturas:
f. Habilitar la matrícula del
estudiante al semestre
correspondiente (condición de
estudiante regular).
Si requiere convalidación de
asignaturas:
f1. Realizar procedimiento de
convalidación de asignaturas.
Director de OSAR
g. Elaborar la resolución de Facultad, la misma que convalida, en caso
se requiera, las asignaturas que corresponden.
h. Derivar una copia de la resolución de Facultad a CEIN.
i. Realizar el proceso de matrícula regular (Ir a 6.1.2.1). Interesado
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Actividades Responsables
j. Archivar la resolución original en el archivo central de la Universidad,
una copia de la misma en el expediente del estudiante y entregar
una copia al interesado.
Personal de OSAR
7.1.2.7 Actualización de Matrícula en Posgrado
Actividades Responsables
a. Solicitar la autorización de la Escuela de Postgrado mediante un FUT
(OSAR-F-009) presentado en secretaría de EPG, acompañado de la
copia de la resolución de Reserva de matrícula.
b. Realizar pago por derecho de trámite.
Interesado
c. Realizar el estudio de la situación académica del estudiante Personal de OSAR
Si procede la matrícula a un semestre completo:
d. Autorizar la actualización de matrícula.
Si no procede la matrícula a un semestre completo:
d1. Indicar al solicitante que debe realizar el procedimiento de matrícula
por asignatura.(Ir a 6.1.2.4)
Coordinador EPG
Si no requiere convalidación de
asignaturas:
e. Habilitar la matrícula del
estudiante al semestre
correspondiente (condición de
estudiante regular).
Si requiere convalidación de
asignaturas:
e1. Realizar procedimiento de
convalidación de asignaturas.
Personal de OSAR
f. Elaborar la resolución de actualización de matrícula, la misma que
convalida, en caso se requiera, las asignaturas que corresponden. Secretaría EPG
g. Realizar el proceso de matrícula regular. (ir a 6.1.2.2). Interesado
h. Archivar la resolución original en el archivo central de la Universidad,
una copia de la misma en el expediente del estudiante y entregar
una copia al interesado.
Personal de OSAR
7.1.2.8 Reserva de matrícula en Pregrado
Actividades Responsables
a. Presentar un FUT (OSAR-F-002) solicitando reserva de matrícula
con el visto bueno del Decano/coordinador de la Facultad y de la
BIBL (para descartar cualquier deuda pendiente).
Estudiante
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Actividades Responsables
b. Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-011).
c. Comunicar a CEIN (vía correo electrónico) para actualizar la
situación académica del estudiante en los sistemas informáticos.
Personal de OSAR
d. Actualizar en los sistemas informáticos la condición del estudiante y
comunicar a OSAR (vía correo electrónico). Personal de CEIN.
e. Confirmar la reserva de matrícula al Decano/coordinador de la
Facultad (vía correo electrónico).
f. Comunicar a OSA y BIBL la situación del estudiante.
g. Archivar el FUT en el expediente del estudiante.
Personal de OSAR
7.1.2.9 Reserva de matrícula en Posgrado
Actividades Responsables
a. Presentar un FUT (OSAR-F-009) en secretaría de EPG, solicitando
reserva de matrícula, con el visto bueno de la BIBL (para descartar
cualquier deuda pendiente).
Estudiante
b. Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-011). Personal de
OSAR/EPG
c. Previa revisión del estado económico y académico del estudiante, la
Dirección de la EPG autoriza la elaboración de la Resolución de
reserva de matrícula.
Dirección EPG
d. Comunicar a OSA y BIBL la situación del estudiante.
e. Archivar el FUT en el expediente del estudiante.
Personal de
OSAR/EPG
7.1.2.10 Rectificación de matrícula
Actividades Responsables
a. Presentar un FUT con visto bueno del Decano/Coordinador de
Facultad o Director de EPG en OSAR para la rectificación de
matrícula.
Estudiante
b. Derivar a CEIN la solicitud de rectificación de matrícula. Personal de OSAR
c. Rectificar la matrícula en el sistema y emitir la nueva constancia de
matrícula. Personal de CEIN
d. Entregar al estudiante la constancia de matrícula. Personal de OSAR
e. Firmar la recepción de constancia de matrícula. Estudiante
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7.1.2.11 Anulación de matrícula
Actividades Responsable
a. Presentar al Decano el informe sobre la propuesta de sanción al
estudiante por la falta cometida. Tribunal de Honor
b. Elevar al Consejo Universitario el informe presentado por el Tribunal
de Honor.
Decano/ coordinador
de Facultad o Director
de EPG
c. Pronunciarse sobre la propuesta del Tribunal de Honor. Consejo Universitario
d. Expedir la resolución correspondiente. Rector
Secretario General
e. Distribuir la resolución a las áreas correspondientes y al interesado. Secretario General
f. Procesar la anulación de la matrícula en los sistemas respectivos.
En caso, no proceda, no se modifica la condición del estudiante.
Personal de OSA,
CEIN, OSAR
g. Informar a las áreas involucradas sobre la matricula anulada. Personal de CEIN
h. Firmar la recepción de la resolución. Estudiante
7.1.2.12 Rectificación de datos de identidad.
Actividades Responsables
a. Presentar en OSAR un FUT (OSAR-F-002) (OSAR-F-009) y la
partida original rectificada judicialmente.
b. Realizar el pago por derecho de trámite.
Estudiante
c. Ingresar FUT al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-011/OSAR-
F-016) y derivar el caso a Rectorado. Personal de OSAR
d. Estudiar el caso y expedir la resolución de Rectorado.
Rector
Vicerrector
Secretario General
e. Entregar una copia de la resolución a CEIN.
f. Entregar dos (02) copias de la resolución a OSAR, una para el
Archivo central y otra para el expediente del estudiante.
Secretaria del Rector
g. Rectificar en el sistema los datos personales del estudiante e
informar a OSA y OSAR. Director de CEIN
7.2 Retiro de asignatura y Retiro de la Universidad.
7.2.1 Alcance.
Denominación Alcance
Retiro de
asignatura
Estudiantes de Pregrado de la Universidad una vez que hayan
concluido el proceso de matrícula.
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Retiro de
Universidad Estudiantes de Pregrado y de Posgrado de la Universidad.
7.2.2 Descripción.
7.2.2.1 Retiro de asignatura
Actividades Responsables
a. Presentar FUT (OSAR-F-002) a OSAR solicitando el retiro de la(s)
asignatura(s), con la autorización del Decano o Coordinador de
Facultad.
Estudiante
b. Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-011).
c. Derivar el FUT a CEIN para que proceda a retirar la(s) asignatura(s)
a la(s) que el estudiante se matriculó.
Personal de OSAR
d. Retirar del sistema de matrícula la asignatura a la que se matriculó
el estudiante.
e. Emitir una constancia de matrícula y entregar al estudiante.
f. Comunicar al Decano/Coordinador de Facultad el retiro del
estudiante de la asignatura solicitada (vía correo electrónico).
g. Devolver el FUT a OSAR.
Nota. Si es matrícula por asignatura se actualizará también su condición en el
sistema económico.
Personal de CEIN
h. Comunicar a los docentes respectivos. Secretaria de Facultad
i. Archivar el FUT en el expediente del estudiante. Personal de OSAR
7.2.2.2 Retiro de Universidad.
Actividades Responsables
a. Presentar FUT (OSAR-F-002) solicitando retiro definitivo de la
Universidad, con informe de BIBL y OSA (para descartar cualquier
deuda pendiente).
b. Solicitar al Decano/Coordinador de Facultad autorización para el
retiro del estudiante y elevar dicha autorización al Vicerrectorado.
Estudiante
c. Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-011).
d. Derivar el expediente del estudiante al Vicerrectorado. Personal de OSAR
e. Elevar el expediente al Consejo Universitario. Vicerrector
f. Expedir resolución de Rectorado. Rector
Secretario General
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Toda copia en papel o en archivo electrónico es un documento no controlado a excepción del original y las copias con el sello de “COPIA CONTROLADA”
Actividades Responsables
g. Entregar una copia de la resolución a CEIN, a OSA y a BIBL para
que procedan a inhabilitar al interesado de los sistemas
correspondientes.
Secretario General
h. Archivar el FUT y una copia de la resolución en el expediente del
interesado.
i. Archivar la resolución original en el Archivo central.
Personal de OSAR
7.3 Convalidación de asignaturas, Traslado interno, Traslado externo
7.3.1 Alcance
Denominación Alcance
Convalidación de asignaturas (CC). Estudiantes de Pregrado y de Posgrado de la Universidad. Traslado Interno
Traslado Externo Estudiantes de Pregrado y Posgrado de otras
Universidades.
7.3.2 Descripción
7.3.2.1 Convalidación de asignaturas
Actividades Responsables
a. Presentar FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) adjuntando los
requisitos respectivos (OSAR-F-017). Interesado
b. Ingresar FUT al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-
011/OSAR-F-016). Personal de OSAR
c. Verificar la conformidad de los documentos presentados.
d. Proponer las posibles asignaturas a convalidar y presentar el
expediente del interesado a la Comisión de Convalidación.
Director de OSAR
Personal de OSAR –
EPG
e. Evaluar los syllabus presentados y determinar las asignaturas a
convalidar.
f. Visar el FUT (OSAR-F-002/) e indicar el número de asignaturas
convalidadas.
Comisión de
Convalidación (CC)
g. Realizar el pago respectivo por derecho de convalidación**. **El pago se determinará en base al número de asignaturas convalidadas. Los pagos
difieren para el caso de traslado externo. Estudiante
h. Expedir resolución de Facultad o de EPG.
Decano
Director de EPG
i. Entregar una copia de la resolución a CEIN para ejecutar la Director de OSAR
Personal OSAR/EPG
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Actividades Responsables
convalidación en el sistema.
j. Efectuar las convalidaciones respectivas en el sistema de
matrícula y comunicar a OSAR las acciones realizadas (vía correo
electrónico).
Personal de CEIN
k. Entregar copia de la resolución al interesado y archivar una copia
en su expediente. Personal de OSAR
l. Recabar la copia de la resolución y firmar el cargo. Interesado
m. Archivar la resolución original en el archivo central. Personal de OSAR
Nota. La convalidación de asignaturas para Posgrado aplica para los estudiantes que realizan la
educación progresiva y para los estudiantes que se trasladan de otras Escuelas de Posgrado.
7.3.2.2 Traslado interno
Actividades Responsables
a. Presentar FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) adjuntando el récord
académico. Interesado
b. Ingresar FUT al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-
011/OSAR-F-016). Personal de OSAR
c. Inscribirse al proceso de admisión y presentarse a la entrevista en
las fechas señaladas para ser admitido a la Carrera, Modalidad o
Programa al que postula.
Interesado
d. Enviar el reporte de ingresantes a OSA, OSAR y CEIN. Comisión de
Admisión
e. Realizar el proceso de convalidación de asignaturas y expedir
resolución de Facultad firmada por el Decano o Director de EPG.
Decano
Director de EPG
Director de OSAR
f. Entregar una copia de la resolución a CEIN. Personal de OSAR
g. Actualizar la información del ingresante en los sistemas
informáticos de acuerdo a la resolución, y comunicar a OSAR (vía
correo electrónico).
Personal de CEIN
h. Habilitar la matrícula del ingresante.
i. Archivar la resolución original en el Archivo central y una copia en
el expediente del estudiante.
Personal de OSAR
j. Recabar la copia de la resolución y firmar el cargo. Ingresante
7.3.2.3 Traslado externo
Actividades Responsables
a. Presentar FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) adjuntando
documentación correspondiente. Interesado
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Toda copia en papel o en archivo electrónico es un documento no controlado a excepción del original y las copias con el sello de “COPIA CONTROLADA”
Actividades Responsables
b. Inscribirse al proceso de admisión y presentarse a la entrevista en
las fechas señaladas para ser admitido a la Carrera o Programa a
la que postula.
c. Enviar el reporte de ingresantes a OSA, OSAR y CEIN. Comisión de
Admisión
d. Realizar el proceso de convalidación de asignaturas. Comisión de
Convalidación
e. Expedir resolución de Facultad o EPG. Decano
Director de OSAR
f. Entregar una copia de la resolución a CEIN. Personal de OSAR
g. Realizar el pago por derecho de trámite de acuerdo al número de
asignaturas convalidadas. Ingresante
h. Actualizar la información del ingresante en los sistemas
informáticos de acuerdo a la resolución y comunicar a OSAR (vía
correo electrónico).
Personal de CEIN
i. Habilitar la matrícula del ingresante.
j. Archivar la resolución original en el archivo central y una copia en
el expediente del estudiante.
Personal de OSAR
k. Recabar la copia de la resolución y firmar el cargo. Ingresante
7.4 Emisión de documentos.
7.4.1 Alcance
Denominación Alcance
Record académico
Certificado de estudios
Autenticación de documentos.
Visación de syllabus
Estudiantes, egresados y exalumnos de Pregrado y
Posgrado de la Universidad.
Carnet universitario y su
duplicado.
Estudiantes de Pregrado y Posgrado de la
Universidad.
Carta de presentación
Estudiantes, egresados, exalumnos, docentes de
Pregrado, docentes de Posgrado y personal
administrativo de la universidad.
Constancias
Estudiantes, egresados, docentes y exalumno de
Pregrado y Posgrado, así como también para el
personal que labora en la Universidad. Este
procedimiento se aplica para la emisión de
constancias de uso interno y/o externo (ver el
anexo 02).
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7.4.2 Descripción
7.4.2.1 Record académico.
Actividades Responsables
a. Presentar el comprobante de pago por derecho de trámite en la
OSAR. Interesado
b. Emitir y sellar el documento. Personal de OSAR
c. Verificar la conformidad. Interesado
d. Colocar “entregado” en el comprobante de pago. Personal de OSAR
7.4.2.2 Certificado de estudios.
Actividades Responsables
a. Presentar el FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) adjuntando los
requisitos en la Oficina de Servicios administrativos y Registro
(OSAR).
Nota.- Para acceder a este trámite se requiere estar al día en los pagos a la Universidad.
Interesado
b. Ingresar el FUT al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-
011/OSAR-F-016).
c. Adjuntar el Pedido de certificado de estudios (OSAR-F-010) al
FUT.
d. Emitir el documento.
Personal de OSAR
e. Firmar el certificado de estudios.
Decano/ Director de
EPG
Secretario General,
Director de OSAR
f. Entregar el documento al interesado. Personal de OSAR
g. Verificar el documento y firmar su recepción en el Pedido de
certificados de estudios (OSAR-F-010). Interesado
7.4.2.3 Autenticación de documentos.
Actividades Responsables
a. Presentar en la Oficina de Servicios Académicos y Registro (OSAR),
el FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) con los requisitos
correspondientes (ver OSAR-F-017).
Interesado
b. Ingresar el FUT en el Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-
011/OSAR-F-016).
c. Colocar el sello de autenticación al documento.
Personal de OSAR
d. Firmar el documento. Secretario General
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Actividades Responsables
e. Verificar la conformidad, recabar el documento y firmar en el FUT. Interesado
f. Colocar el sello “entregado” en el recibo de pago y en la copia de
FUT.
Nota.- Si el solicitante no lo trae consigo, se comprobará su emisión en los
sistemas informáticos.
Personal de OSAR -
EPG
7.4.2.4 Visación de syllabus
Actividades Responsables
a. Presentar FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) en la Secretaria de la
Facultad o Secretaria de EPG, adjuntando el record académico o la
copia del certificado de estudios.
Nota.- El interesado podrá traer las copias de los syllabus o solicitar su impresión.
Interesado
b. Verificar si el syllabus corresponde al Plan de estudios y semestre
cursado.
Secretaria de
Facultad o
Secretaria de EPG
c. Realizar el pago respectivo en la tesorería de la Universidad (de
acuerdo al número de syllabus). Interesado
d. Sellar y visar los syllabus.
Decano de Facultad o
Director de EPG
Secretario General
e. Entregar los syllabus al interesado.
Secretaria de
Facultad o
Secretaria de EPG
f. Verificar los documentos y firmar por la recepción. Interesado
g. Enviar a OSAR para archivar el FUT en el expediente del estudiante.
Secretaria de
Facultad
Secretaria de OSAR -
EPG
7.4.2.5 Carné universitario y su duplicado.
Actividades Responsables
a. Entregar una fotografía actualizada en la Oficina de servicios
administrativos y registro (OSAR), en caso que se requiera*.
b. Realizar el pago por derecho de trámite. *CEIN emitirá una lista de los estudiantes que deberán actualizar su fotografía.
Estudiante
c. Actualizar la fotografía del estudiante en el sistema informático. Personal de OSAR
d. Preparar la data de los estudiantes, verificar la información en el
Programa de SUNEDU.
e. Preparar un oficio con cargo para entregar a SUNEDU junto a la
data en disco magnético.
Personal de CEIN
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Actividades Responsables
f. Recepcionar los carnés y entregarlos a OSAR.
g. Entregar los carnés emitidos por SUNEDU a los estudiantes. Personal de OSAR
h. Verificar el carné y firmar la recepción. Estudiante
7.4.2.6 Carta de presentación
Actividades Responsables
a. Presentar el FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) en la Oficina
respectiva solicitando la carta de presentación. Nota.- Se podrán solicitar, como máximo 03 cartas por trámite, con un FUT.
Interesado
b. Elaborar el documento y firmarlo por la autoridad respectiva e
ingresarlo en el registro de cartas por área.
Decano/ Coord. de
Facultad
Director de EPG
c. Verificar la conformidad, recabar la carta y firmar el cargo.
Interesado
7.4.2.7 Constancias.
Actividades Responsables
a. Presentar el FUT (OSAR-F-002/OSA-F-007)* y el comprobante
de pago* por derecho de trámite en la Oficina de servicios
académicos y registro (OSAR), ver anexo 02. * Se podrán solicitar, como máximo 03 ejemplares de la misma constancia, por
trámite, con un FUT.
**Están exonerados del pago el personal que labora o ha laborado en la
Universidad.
Interesado
b. Ingresar el FUT al control de solicitudes (OSAR-F-011/OSAR-F-
016).
Personal de OSAR -
EPG
c. Elaborar la constancia, previa coordinación con las áreas
correspondientes (vía correo electrónico). En el caso de las
constancias de trabajo, estas serán elaboradas por la Oficina de
Personal (OPE) y devueltas a OSAR.
Director de OSAR
Personal de OPE
d. Emitir la constancia y enviarla al Secretario General para su
firma. Director de OSAR
e. Firmar la constancia. Secretario General
f. Entregar el documento al interesado con cargo y archivar la copia
de la constancia.
Nota.- Una copia de las constancias de trabajo será remitida a la Oficina de Personal
para su archivo.
Personal de OSAR
g. Verificar el documento y firmar su recepción. Interesado
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7.5 Expedición de Diplomas y sus duplicados.
7.5.1 Alcance
Denominación Alcance
Grados académicos
de Bachiller,
Maestro y Doctor
Egresados de Pregrado y Posgrado respectivamente, que
cumplen los requisitos académicos y administrativos
según la normativa vigente.
Diploma de Título
profesional
Bachilleres que cumplen los requisitos académicos y
administrativos según la normativa vigente.
Diploma de
Especialista
Profesionales titulados que cumplen los requisitos
académicos y administrativos según la normativa vigente.
Diplomado de
Posgrado
Profesionales con grado de bachiller o título que cumplen
los requisitos académicos y administrativos según la
normativa vigente.
7.5.2 Descripción
7.5.3 Diploma de Grados Académicos de Bachiller, Maestro y Doctor; y
Título profesional y Título de especialista.
Actividades Responsables
a. Presentar el FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) adjuntando los
requisitos respectivos (ver OSAR-F-017) y adjuntar recibo de pago
por derecho de trámite.
Egresado o graduado
b. Recepcionar y verificar el expediente presentado por el interesado.
Nota.- No se aceptará el expediente incompleto.
c. Ingresar la solicitud al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-
011/OSAR-F-016).
Personal de OSAR
d. Emitir la resolución que aprueba el Grado o Título profesional y
elevar el expediente al CU.
Decano de Facultad o
Director de EPG
e. Conferir el Grado académico o Título profesional respectivo. Consejo Universitario
f. Expedir la resolución de Consejo Universitario. Rector,
Secretario General
g. Registrar la información en los libros de Grados y Títulos.
h. Procesar el Diploma de Grado académico o Título profesional.
Nota.-En caso de duplicado inscribirlo en libro correspondiente.
Secretario General,
Director de OSAR
i. Firmar el Diploma.
Rector
Decano o Director de
EPG,
Secretario General
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Actividades Responsables
j. Preparar y enviar la información a la Superintendencia Nacional de
Educación Superior Universitaria (SUNEDU)*.
Secretario General,
Director de OSAR
k. Verificar Registro del Diploma en SUNEDU
l. Entregar el documento al solicitante y registrar en Sistema de
Grados y Títulos la fecha de recepción.
Personal de OSAR
m. Recepcionar y verificar la conformidad de los datos del Diploma*.
n. Firmar en el libro correspondiente.
*Según normativa vigente.
Graduado
7.5.4 Diploma de Diplomado de Posgrado.
Actividades Responsables
a. Presentar el FUT (OSAR-F-009) adjuntando los requisitos respectivos
(ver OSAR-F-017) y adjuntar recibo de pago por derecho de trámite.
Egresado del
Diplomado
b. Recepcionar y verificar el expediente presentado por el interesado.
c. Ingresar la solicitud al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-016).
Nota.- No se aceptará el expediente incompleto.
Personal de OSAR -
EPG
d. Expedir la resolución correspondiente. Director de EPG
e. Registrar la información en el libro de Diplomados de Posgrado. Personal de OSAR -
EPG
f. Procesar el Diploma. Personal de OSAR -
EPG
g. Firmar el Diploma. Director de EPG,
Secretario General
h. Entregar el documento al interesado y registrar en el Sistema de
grados y títulos la fecha de recepción.
Personal de OSAR -
EPG
i. Recepcionar y verificar la conformidad de los datos del Diploma.
j. Firmar libro de Diplomados de Posgrado. Diplomado
7.5.5 Duplicado de Diplomas de Grados y títulos.
Actividades Responsables
a. Presentar el FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) adjuntando los
requisitos respectivos (ver OSAR-F-017) y adjuntar recibo de pago
por derecho de trámite de Duplicado de Diploma.
Graduado y/o
Títulado
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Actividades Responsables
b. Recepcionar y verificar el expediente presentado por el interesado.
Nota.- No se aceptará el expediente incompleto.
c. Ingresar la solicitud al Control de solicitudes - FUT (OSAR-F-
011/OSAR-F-016).
Director y personal de
OSAR
d. Emitir la resolución que Anula el Grado y/o Título Profesional,
Aprobar el Duplicado del Grado o Título profesional y elevar el
expediente al CU.
Decano de Facultad o
Director de EPG
e. Anular el Grado y/o Título Profesional, Aprobar el Duplicado del
Grado o Título profesional y Conferir el Duplicado del Grado
académico o Título profesional respectivo.
Consejo Universitario
f. Expedir la resolución de Consejo Universitario. Rector,
Secretario General
g. Registrar la información en el libro Duplicados de Grado y/o Título.
h. Procesar el Diploma de Duplicado de Grado académico o Título
profesional.
Director de OSAR
i. Firmar el Duplicado del Diploma.
Rector
Decano o Director de
EPG,
Secretario General
j. Preparar y enviar la información a la Superintendencia Nacional de
Educación Superior Universitaria (SUNEDU)*.
Secretario General,
Director de OSAR
k. Verificar el Registro del Diploma en SUNEDU Personal de OSAR
l. Entregar el documento al solicitante y registrar en Sistema de
Grados y Títulos la fecha de recepción. Personal de OSAR
m. Recepcionar y verificar la conformidad de los datos del Diploma*.
n. Firmar en el libro correspondiente. *Según normativa vigente.
Graduado y/o
Títulado
7.6 Revalidación de Grados y Títulos.
7.6.1 Alcance
Denominación Alcance
Revalidación de Grados académicos y Títulos profesionales
Graduados y titulados en Universidades extranjeras con carreras afines a las de la Universidad que cumplen los requisitos académicos y administrativos según la normativa vigente.
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7.6.2 Descripción
Actividades Responsables
a. Presentar en la Oficina de Servicios Académicos y Registro (OSAR),
el FUT (OSAR-F-002/OSAR-F-009) con los respectivos documentos
previstos en el reglamento (OSAR-F-017).
Interesado
b. Registrar la solicitud en el Control de solicitudes – FUT (OSAR-F-
011/OSAR-F-016).
c. Derivar el expediente de revalidación a la Facultad correspondiente o
Escuela de Posgrado.
Personal OSAR
d. Designar la Comisión de convalidación. Decano de Facultad
Director de EPG
e. Evaluar la correspondencia del Plan de estudios a convalidar.
f. Elaborar y presentar un informe final con recomendación
correspondiente.
Comisión de
Convalidación
g. Expedir la resolución correspondiente. Decano de Facultad
Director de EPG
En caso proceda la Convalidación: En caso no proceda la
Convalidación:
h. Elevar el expediente al Consejo
Universitario.
Decano de Facultad
Director de EPG
i. Revalidar el Grado académico,
Título profesional o Título de
especialista.
Consejo Universitario
j. Expedir resolución de Rectorado. Rector
Secretario General
k. Registrar la información en el
Libro correspondiente. Director de OSAR
l. Firmar en el reverso del Diploma
original la revalidación
correspondiente.
Secretario General
Personal OSAR
h1. Devolver el expediente a
OSAR para su devolución al
interesado.
Comisión de
Convalidación
m. Verificar la conformidad, firmar en
el Libro correspondiente y recabar
el Diploma y resolución.
i1.Verificar los documentos y
firmar su devolución. Interesado
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VIII. REGISTROS
IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y
PROTECCIÓN TRD
Nº
Código Formato Nombre Lugar Archivo Medio de archivo
Tiempo de Retención
Disposición Final
1 OSAR – F– 002 Formato único de trámite
(FUT)
Expediente del
estudiante Estantería 10 años Eliminación
2 OSAR – F – 003 Record académico Expediente
del estudiante
Estantería 10 años Eliminación
3 OSAR – F – 006 Control de no adeudar Expediente
del estudiante
Estantería 10 años Eliminación
4 OSAR – F – 009 Formato Único de trámite
(EPG)
Expediente del
estudiante Estantería 10 años Eliminación
5 OSAR – F – 011 Control de solicitudes - FUT
Sistema/ Backup
Virtual Indefinido Conservación total
6 OSAR – F – 012 Ficha de matrícula por
asignatura
Expediente del
estudiante Estantería 10 años Eliminación
7 OSAR – F – 015 Control de constancias
Sistema/ Backup
Virtual Indefinido Conservación total
8 OSAR – F – 016 Control de solicitudes – FUT
(EPG)
Sistema/ Backup
Virtual Indefinido Conservación total
9 OSAR – F – 017 Requisitos para trámites
académicos-administrativos de la Universidad (TUPA)
Sistema/ Backup
Virtual Indefinido Conservación total
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IX. FLUJOGRAMAS
Matrículas
9.1 Matrícula de ingresantes y de estudiantes de Pregrado
Inicio
Estudiante o IngresantePersonal administrativo
Nota 1.-Si el estudiante desea pagar el semestre completo, lo realiza en el banco, indicando su código.Nota 2.- El sis tema envía la constancia de matrícula a los correos institucionales de los estudiantes registrados en el sistema.Nota 3.- El estudiante puede visualizar y descargar en PDF la constancia de matrícula de la intranet. Nota 4.- Si el ingresante es menor de edad, la matrícula la realiza el padre o apoderado.
Personal de CEIN
Validar en el sistema la situación académica y económica del estudiante
MATRICULA REGULAR/ EXTEMPORÁNEA PARA INGRESANTES Y ESTUDIANTES PREGRADO
¿Es conforme?No Si
Entregar al estudiante el reporte académico y/o económico y derivarlo al Decano de cada
Facultad o al Director General de Administración.
Realizar el pago del derecho de matrícula y la primera cuota de la pensión de enseñanza,
indicando el código de estudiante.
Ingresar al sistema en línea de matrícula en
línea, completar los datos requeridos y
actualizar sus datos personales.
Seleccionar las asignaturas y matricularse
en el semestre correspondiente.
Generar la constancia digital de matrícula.
Generar el reporte de matrícula y enviarlo
al Decano de cada Facultad, Director de la
Escuela de Posgrado y a las áreas que lo
requieran.
Fin
¿Es su primera
matrícula?
No
SiEntregar en sobre cerrado el usuario y clave
de la intranet para el inicio de la matrícula.
Habilitar la matrícula en el sistema y continuar el proceso.
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9.2 Matrícula por asignatura en Pregrado
Orientar al estudiante sobre su situación académica y sobre la selección de
asignaturas a cursar en el semestre.
Solicitar la autorización parala matrícula por asignatura mediante FUT y la ficha de
matrícula por asignatura en OSAR.
Inicio
Seleccionar y registrar las asignaturas a cursar en la ficha
correspondiente, según disponibilidad.
Verificar en el sistema de matrícula la habilitación de las asignaturas para el semestre académico*.
OSAR-F-002
Estudiante Personal del Centro de Estadística Informática
Personal de la Oficina de Servicios
Académicos y Registro
* CEIN deberá habilitar la asignatura si es por cambio de Plan de estudios a solicitud del Director de OSAR.** Solo para estudiantes que hayan desaprobado o deseen adelantar asignaturas.**Habilitar la asignatura si es por cambio de Plan de estudios a solicitud del Director de OSAR.*** No efectuará un pago adicional por las asignaturas que curse por primera vez al estudiante reingresante al que se le ha adecuado a otro Plan de estudios, mientras esté matriculado en el semestre que le corresponde.
Personal administrativo Decano
OSAR-F-012
Colocar el visto bueno** al FUT presentado por el estudiante.
OSAR-F-002
Realizar los pagos respectivos***
-Copia de compromiso de honor-Constancia de matrícula-Carné de estudiante UMCH
Fin
Seleccionar las asignaturas y matricular al estudiante en el semestre correspondiente.
Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Decano de cada Facultad y a alas áreas que lo
requieran.
Si
No¿Se actualizarán
datos personales?
Actualizar los datos personales.
Entregar al estudiante la constancia de matrícula y los demás documentos.
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9.3 Matrícula por asignatura en Posgrado
Solicitar la autorización para la matrícula por asignatura mediante FUT presentado en
secretaría de EPG, indicando el nombre de la asignatura.
Inicio
OSAR-F-009
Estudiante Personal del Centro de Estadística Informática
Personal de la Oficina de Servicios
Académicos y Registro/EPG
Director EPG/Coordinador de
Programa
Colocar el visto bueno** al FUT presentado por el estudiante.
OSAR-F-009Verificar en el sistema de matrícula la habilitación de las asignaturas para el semestre
académico*.
Realizar el pago del derecho de matrícula y primera cuota por pensión de
enseñanza.(pago al contado o fracccionado)
-Copia de compromiso de honor-Constancia de matrícula
Fin
Matricular al estudiante en el semestre correspondiente.
Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Director de la Escuela de
Posgrado y a alas áreas que lo requieran.
SiNo
¿Se actualizarán datos personales?
Entregar en OSAR-EPG la ficha de matrícula con el sello de tesorería.
Actualizar los datos personales.
Entregar al estudiante la constancia de matrícula.
-Recibo de pago
* CEIN deberá habilitar la asignatura si es por cambio de Plan de estudios a solicitud de Personal OSAR/EPG.
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9.4 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría de Pregrado
Orientar al estudiante sobre su situación académica y sobre la
selección de asignaturas a cursar en el semestre.
Solicitar al Decano o Coordinador de Escuela la
matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría mediante
FUT.
Inicio
Indicar al estudiante las asignaturas a las que puede matricularse bajo el régimen
de tutoría.
OSAR-F-002
Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Decano y Coordinador
de Escuela.
Presentar en tesorería el FUT visado por el
Decano y realizar el pago correspondiente.
Dirigirse al módulo correspondiente para efectuar la matrícula.
Matricular al estudiante en las asignaturas indicadas en el FUT,
mediante régimen de tutoría.
Fin
Estudiante Decano / Coordinador
de FacultadSecretaria de Facultad
Personal del Centro de Estadística e Informática
Comprobante de pago
Personal Administrativo
Entregar al estudiante la constancia de matrícula.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO- ACADÉMICOS OSAR – P – 001
V.02
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Toda copia en papel o en archivo electrónico es un documento no controlado a excepción del original y las copias con el sello de “COPIA CONTROLADA”
9.5 Matrícula por asignatura - Régimen de tutoría en Posgrado
Autorizar la matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría.
Solicitar la autorización para la matrícula por asignatura bajo el régimen de tutoría mediante FUT presentado en secretaría
de EPG, indicando el nombre de la asignatura.
Inicio
OSAR-F-009
Generar el reporte de matrícula y enviarlo al Director
de EPG y Coordinadores de Programa.
Realizar el pago respectivo.
Matricular al estudiante en las asignaturas indicadas en el FUT,
mediante régimen de tutoría.
Fin
Estudiante Coordinador EPG
Personal del Centro de Estadística e Informática
Comprobante de pago
Personal OSAR/EPG
Entregar al estudiante la constancia de matrícula.
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V.02
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Toda copia en papel o en archivo electrónico es un documento no controlado a excepción del original y las copias con el sello de “COPIA CONTROLADA”
9.6 Actualización de Matrícula en Pregrado
Presentar FUT a OSAR solicitando la actualización
de matrícula.
Inicio
OSAR-F-002
Interesado Decano / Coordinador
de Facultad
Personal de la Oficina de Servicios Académicos y Registro
Realizar el pago por emisión de record académico y por
derecho de trámite.
Realizar el estudio de la situación académica del
estudiante
Ingresar el FUT al control de solicitudes – FUT.
¿Procede la matrícula a un
semestre completo?Si
Autorizar la actualización de matrícula.
No
Indicar al solicitante realizar la matrícula
por asignatura
Fin
Habilitar la matrícula del estudiante al semestre
correspondiente.
Fin
OSAR-F-011
¿Requiere convalidación de
asignaturas?
SiNo
Resolución
Elaborar la resolución de Facultad la misma que convalida, en caso se
requiera, las asignaturas que corresponden.
Derivar una copia de la resolución de Facultad a CEIN
para actualizar la situación académica del interesado en los
sistemas.
OSAR-F-002
OSAR-F-003
Realizar el procedimiento de matrícula por
asignatura (Ir a 6.1.2.3)
Realizar el procedimiento de convalidación de
asignaturas
Archivar la resolución original en el archivo central de la Universidad, una
copia de la misma en el expediente del estudiante y entregar una copia al
interesado.
Realizar el procedimiento de la matrícula regular/
extemporánea (Ir a 6.1.2.1)
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO- ACADÉMICOS OSAR – P – 001
V.02
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Toda copia en papel o en archivo electrónico es un documento no controlado a excepción del original y las copias con el sello de “COPIA CONTROLADA”
9.7 Actualización de Matrícula en Posgrado
Solicitar la autorización de la Escuela de Posgrado mediante FUT presentado en secretaría de EPG,
acompañado de la copia de la resolución de Reserva de matrícula.
Inicio
OSAR-F-009
Interesado Coordinador EPGPersonal de la Oficina de Servicios
Académicos y Registro
Realizar el pago por emisión de record académico y por
derecho de trámite.
¿Procede la matrícula a un
semestre completo?Si
Autorizar la actualización de matrícula.
No
Indicar al solicitante realizar la matrícula
por asignatura
Fin
Habilitar la matrícula del estudiante al semestre
correspondiente.
Fin
¿Requiere convalidación de
asignaturas?SiNo
Resolución
Elaborar la resolución de Facultad la misma que convalida, en caso se
requiera, las asignaturas que corresponden.
Derivar una copia de la resolución de Facultad a CEIN
para actualizar la situación académica del interesado en los
sistemas.
OSAR-F-002
OSAR-F-003
Realizar el procedimiento de matrícula por
asignatura (Ir a 6.1.2.4)
Realizar el procedimiento de convalidación de
asignaturas
Archivar la resolución original en el archivo central de la Universidad, una copia de la misma en el expediente del
estudiante y entregar una copia al interesado.
Realizar el estudio de la situación académica del
estudiante
Realizar el procedimiento de la matrícula regular/
extemporánea (Ir a 6.1.2.2)
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO- ACADÉMICOS OSAR – P – 001
V.02
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Toda copia en papel o en archivo electrónico es un documento no controlado a excepción del original y las copias con el sello de “COPIA CONTROLADA”
9.8 Reserva de matrícula en Pregrado
Estudiante Personal de la Oficina de
Servicios Académicos y Registro
Personal del Centro de Estadística e Informática
Presentar FUT solicitando reserva de matrícula con Vº Bº del Decano/Coordinador
de Facultad y de la BIBL.
Inicio
OSAR-F-002
Ingresar FUT al control de solicitudes
Comunicar a CEIN, vía correo electrónico para actualizar la
situación académica del estudiante en los sistemas informáticos.
Fin
Actualizar en los sistemas informáticos la condición
del estudiante y comunicar a OSAR, vía
correo electrónico.
OSAR-F-011
Archivar el FUT en el expediente del estudiante
Confirmar la reserva de matrícula Decano/coordinador de Facultad,
vía correo electrónico.
*Los estudiantes que soliciten la reserva deberán haber aprobado como mínimo veinticuatro (24) créditos del Plan de estudios. No procede la reserva de matrícula para ingresantes. OSAR-F-002
Comunicar a OSA y BIBL la situación del estudiante.
9.9 Reserva de matrícula en Posgrado
Estudiante Personal de la Oficina de
Servicios Académicos y Registro
Dirección EPG
Presentar FUT en Secretaría de EPG, solicitando reserva de
matrícula con Vº Bº de la BIBL.
Inicio
OSAR-F-009
Ingresar FUT al control de solicitudes
Comunicar a OSA y BIBL la situación del estudiante.
Fin
Previa revisión del estado económico y académico
del estudiante, la Dirección de la EPG
autoriza la elaboración de la resolución de reserva
de matrícula.
OSAR-F-011
Archivar el FUT en el expediente del estudiante
OSAR-F-002
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO- ACADÉMICOS OSAR – P – 001
V.02
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9.10 Rectificación de matrícula
Estudiante Personal del Centro de
estadística e Informática
Personal de la Oficina de Servicios
Académicos y Registro
Presentar FUT a OSAR con Vº Bº del Decano/Coordinador
de Facultad o Director de EPG en OSAR para la rectificación
de matrícula.
Derivar a CEIN la solicitud de rectificación.
Inicio
OSAR-F-002
Entregar al estudiante la constancia de matrícula
Fin
Rectificar la matrícula en el sistema y emitir la nueva constancia de matrícula
Firmar la recepción de su nueva constancia de
matrícula
Constancia de matrícula
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO- ACADÉMICOS OSAR – P – 001
V.02
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9.11 Anulación de matrícula
Tribunal de HonorConsejo
UniversitarioSecretario
General
Presentar al Decano el informe sobre la
propuesta de la sanción al estudiante
Inicio
Elevar informe al Consejo Universitario
Decidir sobre la propuesta del
Informe
Fin
Expedir la resolución correspondiente
Informe
Distribuir la resolución a las
áreas correspondientes y
al interesado
Decano / Coordinador de Facultad
Informe
Rector
Procesar la anulación de la matrícula en los
sistemas
Personal de OSA, CEIN, OSAR
Personal Centro de Estadística e
Informática
Informar a las áreas correspondientes sobre la matrícula
anulada
Firmar la recepción de la resolución
Interesado
8.13 Rectificación de datos de identidad
Presentar un FUT en OSAR y la partida original rectificada
judicialmente y el comprobante de pago por
derecho de trámite
Inicio
OSAR-F-002
Estudiar el caso y expedir la resolución de Rectorado.
Ingresar el FUT al Control de solicitudes- FUT.
Fin
Estudiante Rector/Secretario
General/Secretaria del Rector
Director de Oficina de Servicios Académicos y
Registro
Comprobante de pago
Personal del Centro de Estadística e Informática
OSAR-F-009
OSAR-F-011
Entregar una copia de la resolución a CEIN.
OSAR-F-016
Resolución
Entregar dos (02) copias de la resolución a OSAR, una para el Archivo Central y otra para el expediente del estudiante.
Secretaria del Rector
Rectificar en el Sistema los datos personales del estudiante e informar a
OSA y OSAR.
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Retiro de asignatura y Retiro de la Universidad
8.14 Retiro de asignatura
Estudiante Secretaria
de Facultad
Personal de la Oficina de Servicios
Académicos y Registro
Personal del Centro de Estadística e
Informática
Presentar FUT en OSAR solicitando el retiro de la(s) asignatura(s) con
autorización del Decano o Coordinador de Facultad.
Inicio
OSAR-F-002
Ingresar FUT al control de solicitudes
Emitir una constancia de matrícula y entregar al
estudiante.
Fin
Registrar el retiro del estudiante de la asignatura
OSAR-F-011
Comunicar a los docentes respectivos.
Derivar el FUT a CEIN para que proceda a retirar la(s) asignatura(s) a la(s)que el estudiante se matriculó.
Fin
Comunicar al Decano/Coordinador de Facultad el retiro del estudiante de la
asignatura solicitada.
Devolver el FUT a OSAR.Archivar el FUT en el
expediente del estudiante.
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8.15 Retiro de Universidad
Estudiante VicerrectorDirector de la Oficina de
Servicios Académicos y Registro
Secretario General
Solicitar al Decano/Coordinador de Facultad autorización para el retiro
del estudiante y elevar dicha autorización al Vicerrectorado.
Ingresar FUT al control de solicitudes
Inicio
Elevar expediente al Consejo Universitario.
Expedir la resolución de Rectorado
Entregar una copia de la resolución a CEIN, a OSA y a BIBL para que procedan a inhabilitar
al interesado de los sistemas
correspondientes.
OSAR-F-002
Derivar el expediente del estudiante al
Vicerrectorado.
Archivar el FUT y una copia de la resolución en el
expediente del interesado.
Archivar la resolución original en el Archivo central
Fin
OSAR-F-011
Resolución rectoral
Expediente
Resolución rectoral
Rector
Presentar FUT solicitando retiro definitivo de la universidad, con
informe de BIBL y OSA.
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Convalidación de asignaturas, Traslado interno, Traslado externo
8.16 Convalidación de asignaturas
InteresadoPersonal de Oficina de Servicios Académicos y
Registro
Comprobante de pago
Comisión de Convalidación
Personal del Centro de Estadística e Informática
Nota. La convalidación de asignaturas para Posgrado aplica para los estudiantes que realizan la educación progresiva y para los estudiantes que se trasladan de otras Escuelas de Posgrado.**El pago se determinará según el número de asignaturas convalidadas. Los pagos difieren para el caso de traslado externo.
Presentar un FUT en OSAR y adjuntar los requisitos respectivos
Inicio
Ingresar el FUT al control de solicitudes- FUT
OSAR-F-002
Verificar la conformidad de los documentos presentados.
Realizar el pago respectivo por derecho de convalidación**
OSAR-F-011
Evaluar los syllabus presentados y determinar las
asignaturas a convalidar.
Recabar la copia de la resolución y firmar el cargo.
Fin
OSAR-F-009
Archivar la resolución original en el Archivo central.
OSAR-F-016
Resolución
Decano/Director EPGDirector OSAR o
Personal OSAR/EPG
OSAR-F-017
Proponer las posibles asignaturas a convalidar y
presentar el expediente del interesado a la Comisión de
convalidación.
Visar el FUT e indicar el número de asignaturas
convalidadas.
Expedir resolución de Facultad o de EPG.
Entregar una copia de la resolución a CEIN para ejecutar la
convalidación en el sistema.
Efectuar las convalidaciones en el sistema de matrícula y
comunicar a OSAR las acciones realizadas.
Entregar copia de la resolución al interesado y archivar una copia en
su expediente.
OSAR-F-002
Copia de la Resolución
Copia de la Resolución
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Toda copia en papel o en archivo electrónico es un documento no controlado a excepción del original y las copias con el sello de “COPIA CONTROLADA”
8.17 Traslado interno
TRASLADO INTERNO
Presentar FUT adjuntando el récord académico.
Inicio
Enviar reporte de ingresantes a OSA,OSAR y CEIN.
O SAR-F-002
Actualizar la información del ingresante en los sistemas informáticos de acuerdo a
la resolución y comunicar a OSAR.
Realizar el proceso de convalidación de asignaturas y expedir resolución de
facultad firmada por el decano o Director de EPG.
Fin
OSAR-F-011
Recabar la copia de la resolución y firmar el
cargo
Resolución
Ingresar FUT al Control de solicitudes-FUT.
Habilitar la matrícula del ingresante
Interesado Personal OSAR Comisión de AdmisiónPersonal del Centro de
Estadística e InformáticaDecano/Director EPG
Inscribirse al proceso de admisión y presentarse a la entrevista en las fechas señaladas para ser admitido a la carrera, Modalidad o programa al que postula.
Entregar una copia de la resolución a CEIN.
Archivar la resolución original en el Archivo central y una copia en
el expediente del estudiante.
O SAR-F-009
OSAR-F-016
Resolución
Resolución
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V.02
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Toda copia en papel o en archivo electrónico es un documento no controlado a excepción del original y las copias con el sello de “COPIA CONTROLADA”
8.18 Traslado externo
Presentar FUT adjuntando documentación
correspondiente.
Inicio
Enviar el reporte de ingresantes a OSA,
OSAR y CEIN.
Realizar el proceso de convalidación de
asignaturas.
Fin
OSAR-F-009
Recabar la copia de la resolución y firmar el cargo
Resolución
Inscribirse al proceso de admisión y presentarse a la entrevista en las fechas
señaladas para ser admitido a la Carrera o Programa a la que postula.
Entregar una copia de la resolución a CEIN.
Interesado/IngresantePersonal de Oficina de Servicios
Académicos y RegistroComisión de Admisión
Personal del Centro de Estadística e Informática
Decano/Director EPGComisión de
Convalidación
OSAR-F-002
Expedir resolución de Facultad o EPG.
Realizar el pago por derecho de trámite de acuerdo al número de asignaturas
convalidadas.
Actualizar la información del ingresante en los sistemas informáticos de acuerdo a
la resolución y comunicar a OSAR.
Habilitar la matrícula del ingresante.
Archivar la resolución original en el Archivo central y una copia en el expediente del
estudiante.
Resolución
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO- ACADÉMICOS OSAR – P – 001
V.02
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Toda copia en papel o en archivo electrónico es un documento no controlado a excepción del original y las copias con el sello de “COPIA CONTROLADA”
Interesado Personal de Oficina de Servicios
Académicos y Registro
Presentar comprobante por derecho de trámite en OSAR.
Emitir y sellar el documento
Inicio
Verificar la conformidad
Fin
OSAR-F-003
Visar con entregado en el comprobante de pago.
Comprobante de pago
OSAR-F-003
Emisión de documentos
8.19 Record académico.
8.20 Certificado de estudios
InteresadoPersonal de Oficina de
Servicios Académicos y Registro
Presentar un FUT con los requisitos en OSAR y realizar el pago por
derecho de trámite.
Ingresar el FUT al control de
solicitudes- FUT.
Inicio
Firmar el certificado de estudios.
Fin
Comprobante de pago
OSAR-F-010
OSAR-F-014
CERTIFICADO DE ESTUDIOS
OSAR-F-011OSAR-F-016
OSAR-F-002
OSAR-F-007
Decano / Director de OSAR
Secretario GeneralDirector de OSAR
Certificado de estudios
Verificar el documento y firmar su recepción
OSAR-F-010
OSAR-F-014
Certificado de estudios
Adjuntar el Pedido de certificado de estudios al
FUT.
OSAR-F-010
Entregar el documento al
interesado.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO- ACADÉMICOS OSAR – P – 001
V.02
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8.21 Autenticación de documentos.
Egresado / GraduadoPersonal de Oficina de Servicios
Académicos y RegistroSecretario General
Presentar en OSAR el FUT, con los requisitos correspondientes.
Inicio
OSAR-F-009 Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT Comprobante
de pago
OSAR-F-016OSAR-F-002
*Si el solicitante no lo trae consigo se comprobará su emisión en los sistemas informáticos.
OSAR-F-011
Colocar el sello de autenticación en las copias
Firmar las copias
Verificar la conformidad del documento y firmar su recepción
Colocar “entregado” en el comprobante de pago y en
la copia del FUT.
Fin
8.22 Visación de syllabus
Presentar un FUT en la secretaria de Facultad o secretaria de EPG adjuntando
el record académico o la copia del certificado de estudios.
Inicio
Verificar si el syllabus corresponde al Plan de estudios
y al semestre cursado
Realizar el pago correspondiente en la tesorería de la Universidad
Sellar y visar los syllabus
Interesado Decano de Facultad /Director de EPG / Secretario General
Comprobante de pago
Secretaria de Facultad / Secretaria de EPG
OSAR-F-002OSAR-F-009
Verificar los documentos y firmar por la recepción.
Enviar a OSAR para archivar el FUT en el expediente del estudiante.
Fin
Entregar los syllabus al interesado.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO- ACADÉMICOS OSAR – P – 001
V.02
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8.23 Carné universitario y su duplicado.
Estudiante Personal del Centro de
Estadística e InformáticaPersonal de Oficina de Servicios
Académicos y Registro
Entregar una fotografía en OSAR* y realizar el pago por derecho de trámite.
Inicio
Actualizar la fotografía en el sistema informático.
Preparar la data de estudiantes y verificar la información en el
Programa de SUNEDU.
Recepcionar los carnés y entregarlos a OSAR
Entregar al estudiante el carné emitido por SUNEDU**
Verificar el carné y firmar la recepción
Fotografía
*CEIN comunica a los
estudiantes que deben
actualizar su fotografía.
**Superintendencia Nacional
de Educación Superior
Universitaria.
Disco magnéticoOficio
Fin
Carné Carné
Preparar oficio con cargo para entregar a SUNEDU junto a data
en disco magnético.
8.24 Carta de presentación
Presentar un FUT en la oficina respectiva
Inicio
Elaborar el documento y registrar en el registro de
cartas por área.
Interesado Oficina designada
OSAR-F-002
OSAR-F-009
Verificar la conformidad, recepcionar la carta y
firmar el cargo
Fin
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO- ACADÉMICOS OSAR – P – 001
V.02
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Toda copia en papel o en archivo electrónico es un documento no controlado a excepción del original y las copias con el sello de “COPIA CONTROLADA”
8.25 Constancias
Presentar un FUT en OSAR y el comprobante de pago por derecho de trámite*
Ingresar FUT al Control de solicitudes – FUT.
Inicio
Elaborar la constancia previa coordinación con las
áreas correspondientes, devolverla a OSAR.
OSAR-F-002
Entregar el documento al interesado con cargo y archivar una copia de la
constancia.
Firmar la constancia
Fin
InteresadoPersonal de Oficina de Servicios
Académicos y Registro
Secretario General
Comprobante de pago
OSAR-F-003
*Están exonerados del pago el personal que laborar o ha laborado en la Universidad.Nota.- Una copia de las constancias de trabajo será remitida a la Oficina de personal para su archivo.
OSAR-F-011 OSAR-F-016
Constancia
Constancia
Verificar el documento y firmar la recepción.
Constancia
¿Es constancia de
personal?
NO
Elaborar la constancia, previa coordinación con
las áreas correspondientes
SI
Personal de Oficina de Personal
Información
Enviar a Secretaría General
Constancia
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO- ACADÉMICOS OSAR – P – 001
V.02
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Expedición de Diplomas y sus duplicados
8.26 Diploma de Grados Académicos de Bachiller, Maestro y Doctor; y Título profesional y Título de
especialista.
Presentar un FUT en OSAR con los requisitos respectivos* y el
comprobante de pago por derecho de trámite
OSAR-F-002
Inicio
Recepcionar y verificar los requisitos y preparar el
expediente del egresado
OSAR-F-002
Recepcionar y verificar la conformidad de los datos
del Diploma y firmar el libro correspondiente.
Ingresar el FUT al Control de solicitudes - FUT
Emitir la resolución que aprueba el Grado
académico o Título correspondiente y elevar
el expediente al CU
Conferir el Grado académico o Título
respectivo.
Expedir la resolución del CU.
Registrar la información en los libros de grados y títulos
Preparar y enviar la información a la SUNEDU**
Fin
Egresado / GraduadoDecano / Coordinador
de Facultad/Director de EPG
Consejo Universitario
Comprobante de pago
Oficina de Servicios Académicos y Registro
OSAR-F-011
Rector/ Secretario General
Procesar el Diploma correspondiente*.
Entregar el documento y registrar fecha de recepción
en el sistema de Grados y Títulos
OSAR-F-016
OSAR-F-009
OSAR-F-009
Resolución de FacultadResolución de Posgrado
Resolución de Rectorado
Expediente
Acta de CU
*Grado de Bachiller, Grado de Magister, Grado de Doctor, Título Profesional o Título de Especialista**Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria.
Firmar el Diploma
Diploma
Diploma
Verificar el Registro del Diploma en SUNEDU
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO- ACADÉMICOS OSAR – P – 001
V.02
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Toda copia en papel o en archivo electrónico es un documento no controlado a excepción del original y las copias con el sello de “COPIA CONTROLADA”
8.27 Diploma de Diplomado de Posgrado
Presentar FUT en OSAR-EPG con los requisitos respectivos y
el comprobante de pago por derecho de trámite
Expediente
Inicio
Recepcionar y verificar los requisitos y adjuntar recibo de pago por derecho de trámite.
OSAR-F-009
Recepcionar y verificar la conformidad de los datos del Diploma y firmar el libro de diplomados de Posgrado.
Ingresar el FUT al Control de solicitudes – FUT (EPG)
Expedir la resolución correspondiente.
Registrar la información en los libros de Diplomados de la
Escuela de Posgrado
Fin
Egresado del DiplomadoDirector de la Escuela
de Posgrado
Comprobante de pago
Personal de Oficina de Servicios Académicos y
Registro
OSAR-F-016
Procesar el Diploma.
Entregar el documento y registrar fecha de recepción en el sistema de
Grados y Títulos la fecha de recepción.
Resolución
Libro de registro
Diploma
Diploma
Firmar el Diploma.
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V.02
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8.28. Duplicado de Diplomas de Grados y títulos
Presentar un FUT en OSAR con los requisitos respectivo y el
comprobante de pago por derecho de trámite de Duplicado de Diploma.
Inicio
Recepcionar y verificar el expediente presentado por
el interesado.
OSAR-F-002
Recepcionar y verificar la conformidad de los datos del Diploma* y firmar el libro correspondiente.
Ingresar el FUT al Control de solicitudes - FUT
Emitir la resolución que anula el Grado y/o Título Profesional, aprobar el Duplicado y elevar el
expediente al CU.
Anula el Grado y/o Título Profesional,
aprobar el Duplicado y conferirlo
Expedir la resolución del CU.
Registrar la información en los libros de grados y títulos
Preparar y enviar la información a la SUNEDU**
Fin
Egresado / GraduadoDecano / Coordinador
de Facultad/Director de EPG
Consejo Universitario
Director de OSAR y personal del área
OSAR-F-011
Rector/ Secretario General
Procesar el Diploma De Duplicado
Entregar el documento y registrar fecha de recepción
en el sistema de Grados y Títulos
OSAR-F-016
OSAR-F-009
Resolución de FacultadResolución de Posgrado
Resolución de Rectorado
Expediente
Acta de CU
Firmar el Diploma
Diploma
Diploma
Verificar el Registro del Diploma en SUNEDU
Nota1.- No se aceptará el expediente incompleto. *Según normativa vigente**Superintendencia Nacional de Educación
Superior Universitaria.
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Toda copia en papel o en archivo electrónico es un documento no controlado a excepción del original y las copias con el sello de “COPIA CONTROLADA”
Revalidación de Grados y Títulos
8. 29 Revalidación de Grados y Títulos
Presentar un FUT en OSAR con los respectivos
documentos previsto en el Reglamento.
OSAR-F-016
Inicio
OSAR-F-002 Registrar la solicitud en el Control de solicitudes – FUT y
derivar el expediente a la Facultad correspondiente o
EPG
Expedir la resolución.
Registrar la información en el libro correspondiente
Graduado /Titulado
Decano / Coordinador de Facultad/
Director de EPG
Consejo Universitario
OSAR-F-017
Director de Oficina de Servicios Académicos y
Registro
Rector/ Secretario General
OSAR-F-011
OSAR-F-009
Resolución
Designar la comisión de
convalidación
Comisión de Convalidación
Evaluar la correspondencia del Plan de estudios a convalidar y
elaborar y presentar un Informe final con recomendación
correspondiente.
Revalidar el Grado académico o Título
correspondiente
¿Procede la convalidación?
Si
Expedir resolución correspondiente y devolver el expediente a OSAR para
su devolución al interesado.
No
Expedir la resolución correspondiente y elevar
el expediente al CU
Verificar la conformidad, firmar el libro correspondiente y la recepcionar el diploma y la
resoluciñón
Resolución de FacultadResolución de Posgrado
Expediente
Verificar los documentos y firmar su devolución
Fin
Fin
Resolución
Diploma
Firmar en el reverso del diploma original la
revalidación correspondiente.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO- ACADÉMICOS OSAR – P – 001
V.02
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X. INDICADORES
NOMBRE DEL INDICADOR FÓRMULA LÍNEA BASE FRECUENCIA
Porcentaje
De
solicitudes atendidas
Pregrado
(Control de solicitudes
OSAR-F-011).
% Solicitudes
atendidas = a/b * 100%
100% Auditoría
anual
(a) Nº de solicitudes atendidas
(b) Nº de solicitudes registradas
Porcentaje
de
solicitudes atendidas
Posgrado
(Control de solicitudes
OSAR-F-016).
% Solicitudes
atendidas = a/b * 100%
100% Auditoría
anual
(a) Nº de solicitudes atendidas
(b) Nº de solicitudes registradas
Tiempo por trámite
(OSAR-F-017)
a-b = c
100%
Auditoría
anual en forma aleatoria
a. Fecha de entrega
b. Fecha de solicitud
c- Tiempo establecido en TUPA
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO- ACADÉMICOS OSAR – P – 001
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XI. ANEXOS
Anexo 01. Tabla 01. Documentos entregados al estudiante después de la matrícula
Documentos
1. Carné de estudiante UMCH. 2. Sobre cerrado del usuario y la clave para el acceso a la intranet
Nota. El carné de UMCH se entregarán por única vez a los ingresantes.
Anexo 02.
Tabla 02. Tipos de constancias emitidas por la Universidad
Nº NOMBRE DEL DOCUMENTO Quien elabora / Vº
Bº Quien aprueba (quien la firma)
1 Constancia de estudios OSAR Secretario General
2 Constancia de matrícula OSAR Secretario General
3 Constancia de orden de mérito/ tercio superior/ quinto superior
OSAR Secretario General
4 Constancia de egresado de escuela profesional.
OSAR Secretario General
5 Constancia de egresado de Programa de maestría o doctorado.
OSAR Secretario General
6 Constancia de egresado de Programa de segunda especialidad
OSAR Secretario General
7 Constancia de egresado de complementación académica o profesional
OSAR Secretario General
8 Constancia en trámite de grado o título profesional
OSAR Secretario General
9 Constancia de haber obtenido el grado académico o título profesional.
OSAR Secretario General
10 Constancia de trabajo OSA/OPE/OSAR Secretario General
12 Constancia de situación académica y administrativo
OSA/OSAR Secretario General