manual de procedimientos divisiÓn administrativa

REPÚBLICA DE GUATEMALA DIRECCIÓN GENERAL DE CAMINOS

Finca Nacional La Aurora Zona 13, Guatemala C.A. Teléfonos: 24721001-24752173

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIVISIÓN ADMINISTRATIVA

Guatemala, 2,007

CAMINOS ES DESARROLLO



MANUAL DE PROCEDIMIENTOS AREA RECURSOS HUMANOS

DIRECCIÓN GENERAL DE CAMINOS


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Guatemala, 2,007



PRESENTACIÓN

El presente Manual para el área de recursos humanos de la Dirección General de Caminos, -DGC- está diseñado para hacer efectivos los procesos de la Dirección, a efecto de que contribuyan al logro de su misión y visión, así como orientar a sus funcionarios y personal en general en las actividades administrativas.

Este manual comprende los procesos, políticas y lineamientos que deben regir las operaciones y actividades rediseñadas, incluyéndose los procedimientos operativos y de control, los cuales persiguen optimizar el aprovechamiento de los recursos humanos con que cuenta la Dirección, de manera que respondan a las necesidades y demandas de la misma.

El contenido del presente Manual está diseñado de tal forma que sea susceptible a los cambios que imponga la dinámica de la Dirección, a fin de preservar su utilidad como herramienta básica para el eficiente desempeño del área rediseñada y los cambios que se den a través de la Oficina Nacional de Servicio Civil al establecerse las oficinas regionales indicadas en los artículos 3, 4 y 5 del reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98.


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OBJETIVOS 1. OBJETIVO GENERAL:

El presente Manual de procesos tiene por objeto establecer las normas y procedimientos básicos, necesarios para la adecuada administración de los recursos humanos de la Dirección, que le permitan su correcto y efectivo funcionamiento, para el cumplimiento de sus fines.


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2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Dentro de los objetivos específicos del manual están:

Contar con la descripción y diagramación de los procesos (mapas) que sirvan como una guía de trabajo para los usuarios;

Establecer estándares de rendimiento en función de tiempos de respuesta de los procesos rediseñados, con el fin de apoyar a la Dirección a alcanzar un rol activo y competitivo dentro del entorno gubernamental del país; y Contar con documentación homogénea y consistente que facilite al personal el conocimiento de las políticas de la Dirección.

Definir y delimitar el grado de responsabilidad de cada funcionario o empleado, encargado de realizar las diferentes actividades que conforman el proceso.



MARCO LEGAL

Por ser la Dirección General de Caminos un ente centralizado del organismo ejecutivo, la materia relativa al manejo de sus recursos humanos se rige por lo regulado en la Constitución Política de la República de Guatemala, la Ley de Servicio Civil y su reglamento, el Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo, suscrito entre la Dirección y el Sindicato de Trabajadores Camineros, el Reglamento Interno y sus modificaciones, así como las demás disposiciones reglamentarias emanadas del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, y del Director de la Dirección General de Caminos. Para los casos no previstos regirá supletoriamente el Código de trabajo.


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ESTRUCTURA El procedimiento que se presenta a continuación, se inicia con las

políticas operativas que incluyen los aspectos de carácter general y los específicos, después se definen las normas a observar en el procedimiento, una matriz que define el ejecutante, pasos, tiempos y la descripción de la actividad. Al final se presenta la diagramación respectiva.

Las disposiciones o normas contenidas en los presentes

procedimientos son de aplicación general para todos los trabajadores que presten sus servicios en la Dirección, con las excepciones que cada uno de ellos contempla.


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1. PROCEDIMIENTO PARA RECLUTAMIENTO DE PERSONAL PARA EL SERVICIO POR OPOSICIÓN Y SERVICIO SIN OPOSICIÓN

1.1 POLÍTICAS OPERATIVAS:

1.1.1 Aspectos Generales:

Este procedimiento norma el reclutamiento de

personal permanente para el servicio por oposición y sin oposición, para la Dirección General de Caminos, entendiéndose esta actividad como la captación de recursos humanos que puedan aspirar a un cargo dentro de la misma.

La función de reclutamiento de personal corresponde

al Departamento de Recursos Humanos, quien en coordinación con las demás unidades ejecutoras de la Dirección, realizará las convocatorias por los medios que considere convenientes.

1.1.2Aspectos Específicos:

Para garantizar que los nombramientos de personal dentro de la Dirección General de Caminos, realizados por medio de la Oficina Nacional de Servicio Civil y por la autoridad máxima del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda; sean elaborados en forma tal que cumplan con todas las regulaciones en la materia, se deben observar las siguientes normas:


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NORMA 1 Los Jefes de las Unidades ejecutoras son responsables de informar sobre sus necesidades de personal al Departamento de Recursos Humanos, de conformidad con las vacantes que existan en su unidad.



NORMA 2 Para que se inicie el proceso de reclutamiento

de personal, para puestos del servicio por oposición, debe existir una vacante aprobada y presupuestada, salvo en los casos especiales debidamente justificados por el jefe interesado, donde se promoverá la creación de una nueva plaza en la unidad correspondiente.

NORMA 3 Únicamente cuando se hayan agotado las

fuentes internas (personal que labora para la Dirección), podrá realizarse el reclutamiento con fuentes externas. (personal que no se encuentra laborando actualmente en la Dirección).

NORMA 4 El reclutamiento interno y externo debe

hacerse por medio de convocatorias escritas. Para realizar esta convocatoria se utilizarán las vitrinas con que cuenta la Dirección para mantener informado a su personal, tanto en la Planta Central como en los diferentes frentes de trabajo, o por los medios de comunicación que considere convenientes.

NORMA 5 Los avisos de convocatoria deben incluir: Título

del puesto vacante, ubicación, funciones, sede de trabajo, jornada laboral, requisitos académicos y de experiencia necesarios, fecha, hora y lugar para recibir las solicitudes, y cualquier otra condición laboral que la DGC considere conveniente

NORMA 6 Todas las personas interesadas pueden presentarse al lugar señalado en la convocatoria y llenar el formulario de “Oferta de Servicios”, adjuntando a la misma los


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documentos que se indiquen en la convocatoria.

NORMA 7 Las plazas vacantes serán adjudicadas por la

Oficina Nacional de Servicio Civil, por medio de Bases de Evaluación, las cuales se aplicarán posterior a las pruebas o exámenes a que se hayan sometido los aspirantes, siguiendo las políticas de reclutamiento establecidas y en coordinación con la dependencia interesada, en este caso la DGC. Todas las disposiciones son aplicables a los aspirantes y candidatos a puestos vacantes, tanto internos como externos.

NORMA 8 Con el fin de no incurrir en costos innecesarios,

el Departamento de Recursos Humanos no aceptará reclutar aspirantes espontáneos, o sea quienes se presenten sin que exista una convocatoria por parte de la administración.

NORMA 9 No podrá reclutarse personal que se encuentre

incluido en las causas que establece el artículo 23 del reglamento de la Ley de Servicio Civil, Acuerdo Gubernativo 18-98.

NORMA 10 El nombramiento de los puestos sin oposición a

que se refieren los artículos 33 de la Ley de Servicio Civil y 30 del respectivo reglamento, queda bajo responsabilidad de la Autoridad Nominadora o máxima autoridad del CIV, siempre y cuando las solicitudes se encuentren avaladas por el Director General de la DGC.

NORMA 11 El Departamento de Recursos Humanos mantendrá un banco de datos por especialidad, de los aspirantes considerados elegibles


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para cada puesto en pruebas realizadas con anterioridad, los cuales podrán ser descartados al término de seis meses.

NORMA 12 La unidad de Auditoría Interna de la DGC,

podrá realizar técnicas de observación en el proceso de reclutamiento cuando así lo estime conveniente, para poder realizar recomendaciones que tiendan a hacer más eficiente y transparente el proceso.


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1.2 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS:

I. 1.2.1 RECLUTAMIENTO POR CONVOCATORIA (POR OPOSICIÓN)

Ejecutante Paso Tiempo Actividad

Unidad Interesada 01 Determina la necesidad de cubrir una plaza vacante del Servicio Por Oposición y solicita al Departamento de Recursos Humanos que se realice la convocatoria del mismo.

Departamento de Recursos Humanos

02 1 Prepara los documentos para realizar la convocatoria con todos los requisitos establecidos en la Norma 5.

03 2 Utiliza los medios de comunicación que considere conveniente para realizar la Convocatoria y calendariza el concurso de oposición. Simultáneamente solicita a la Oficina Nacional de Servicio Civil, el nombramiento de un representante examinador para realizar las pruebas necesarias.

04 10 En las fechas establecidas en la convocatoria recibe de los interesados la documentación que comprueba los requisitos requeridos.

Departamento de Recursos Humanos/Representante Oficina Nacional de Servicio Civil

05 1 Con la participación del representante examinador de la Oficina Nacional de Servicio Civil, procede a participar como observador del evento de examen a los candidatos que llenaron los requisitos.

06 Suscriben el acta correspondiente, donde se hará constar el orden de resultados obtenidos por los participantes en el examen, finalizando el Proceso de Reclutamiento.

Tiempos máximos activos computados en días hábiles



II. 1.2.2 RECLUTAMIENTO SIN CONVOCATORIA (SIN OPOSICIÓN)

Ejecutante Paso Tiempo Actividad

Unidad Interesada 01 Determina la necesidad de cubrir una plaza vacante por contrato o temporal. Si la unidad cuenta con personal que cubra los requisitos que el puesto requiere, adjuntará los documentos que acrediten su experiencia y escolaridad de conformidad con los requisitos establecidos en el puesto, en el Manual de Organización de la División a que pertenece.

02 4 hrs. Elabora y envía solicitud con los expedientes al Departamento de Recursos Humanos para su trámite.


03 1 Verifica la existencia de plaza vacante y que la documentación llena todos los requisitos establecidos para darle el trámite correspondiente. Si están incompletos los expedientes, los devuelve a la unidad interesada, en caso contrario continúa el trámite.

04 1 Elabora el formulario de “Aviso de Toma de Posesión” (ONSEC 43) e inicia el proceso de nombramiento temporal (para interinatos) o nombramiento por planilla.

Tiempos máximos activos computados en días hábiles.




2. PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN


Concluido el proceso de reclutamiento, el Departamento de Recursos Humanos inicia la selección, entendiéndose por ésta el proceso de elegir el candidato idóneo para ocupar una vacante en la DGC.

2.1.1 Aspectos Generales:

El presente proceso ha sido diseñado en forma tal que la administración y desarrollo de la carrera administrativa dentro de la DGC estén basados en principios de mérito, idoneidad, eficacia y eficiencia administrativa y enmarcado dentro del contexto del Programa de Modernización del Estado.

El principio fundamental del presente procedimiento

es que la adjudicación de las plazas se realice atendiendo a la capacidad, experiencia, proximidad al cargo, récord de trabajo y antigüedad de los aspirantes, de tal manera que su asignación se base en un sistema de oposición que permita el logro de la carrera administrativa dentro de la Dirección.


Las disposiciones contenidas en el presente procedimiento, son aplicables a los trabajadores de la Dirección y a los candidatos externos a puestos vacantes. Para regular el cumplimiento del mismo se dictan las medidas de carácter interno descritas a continuación:

NORMA 1 La División Administrativa de la Dirección es

responsable de velar por la transparencia en el cumplimiento y aplicación del presente procedimiento. El Departamento de Recursos




Humanos tendrá la responsabilidad de realizar las acciones de apoyo y asesoría, así como la ejecución del proceso de aplicación de este procedimiento.

NORMA 2 Para que se inicie el proceso de selección debe

existir previamente un proceso de reclutamiento, salvo casos considerados por el Despacho Superior de la DGC.

NORMA 3 En el proceso de selección se dará preferencia a

los aspirantes reclutados en fuentes internas de primer orden, siempre y cuando llenen los requisitos establecidos para la vacante a cubrir. Así mismo en el nombramiento del servicio por oposición se tomarán en cuenta las disposiciones contenidas en el Pacto Colectivo de Condiciones de trabajo suscrito entre la Dirección y el Sindicato de Trabajadores Camineros, específicamente en lo que se refiere a los artículos 40, 42 y 46 del Capitulo V del mismo. Se excluye de esta disposición al personal de servicio sin oposición y exento.

NORMA 4 En la selección de personal para laborar en el

interior del país, debe darse preferencia a los candidatos elegibles del lugar donde corresponda la vacante.


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NORMA 5 Las pruebas técnicas de oposición, deben ser elaboradas en forma coordinada entre la Unidad de Capacitación y la Subsección de Movimientos de Personal, bajo la supervisión de la Jefatura del Departamento de Recursos Humanos. Cuando se trate de personal de secretaría, oficina, contabilidad, etc., se podrán implementar test tipo.



NORMA 6 En el caso de profesionales se efectuará por

análisis y comparación de currículo. Al personal de naturaleza puramente operativa como conserjes y mensajeros no le será aplicable el examen de tipo técnico, únicamente se le realizará la prueba psicológica.

NORMA 7 El Departamento de Recursos humanos será el

responsable de mantener un banco de datos de aspirantes con índice ocupacional, de los candidatos considerados elegibles, que no fueron seleccionados para ocupar un puesto vacante.


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Ejecutante Paso Tiempo Actividad Recursos Humanos

01 4 Hrs. Analiza los expedientes y verifica que cumplan con el perfil solicitado. Si no cumplen con éste, los devuelve a los interesados.

02 3 Procede a calendarizar, notificar y efectuar entrevistas iniciales, seleccionando los posibles candidatos.

03 3 Investiga y verifica credenciales y referencias, definiendo los candidatos hasta un máximo de 5 por plaza vacante.

04 1 Coordina con el Jefe interesado las pruebas técnicas relacionadas con el puesto.

05 2 Hrs. Selecciona a los candidatos que obtuvieron más de 70 puntos en la prueba técnica, para aplicarles la prueba psicológica.

06 1 Emite informe de evaluación favorable o desfavorable y con las observaciones del caso traslada expedientes a la Unidad interesada.

Unidad Interesada

07 2 Analiza expedientes y por escrito los devuelve al Departamento de Recursos Humanos, indicando el candidato seleccionado y el lugar que a su juicio ocupan los siguientes 2 candidatos. Si considera no idóneos los candidatos, justifica ampliamente este extremo en la nota de devolución y solicita ampliar el reclutamiento para tener mejores opciones de selección.

Recursos Humanos

08 4 Hrs. De ser favorable la evaluación, remite el expediente a la División Administrativa para elaboración del Acuerdo Administrativo de Nombramiento.

División Administrativa

09 1 Inicia proceso de Nombramiento.




3. PROCEDIMIENTO DE NOMBRAMIENTO DE PERSONAL


3.1.1Aspectos Generales:

Concluidos todos los trámites de reclutamiento en la DGC y el de selección por parte de la Oficina Nacional de Servicio Civil, la Dirección, a través de la División Administrativa procede a realizar todos los trámites de nombramiento y a dar formal posesión del cargo a la persona nombrada.

Dentro del presente procedimiento se establecen los

pasos que se deben observar en el nombramiento de personal de la DGC, tanto en el Servicio por Oposición como en el Servicio Sin Oposición, a efecto de que los avisos o notificaciones sean realizados en forma oportuna.

3.1.2 Aspectos Específicos:

Con el fin de dar al presente procedimiento la mayor

efectividad, sin afectar normas de carácter legal y de observancia para todos los empleados de la administración pública, es necesario dictar las normas internas, las que deben ser observadas por todo el personal de la Dirección:

NORMA 1 Todos los nombramientos que se efectúen en la

DGC y que correspondan a plazas presupuestadas en el renglón 011, deben aprobarse por la máxima autoridad del Ministerio de Comunicaciones, Infraestructura y Vivienda, de conformidad con lo establecido en el artículo 25, numeral 3 del reglamento de la Ley de Servicio Civil.




NORMA 2 La DGC, a través de su Departamento de Recursos Humanos será responsable de la transparencia del Proceso de Reclutamiento y de verificar que exista la partida presupuestaria correspondiente.

NORMA 3 Todos los nombramientos que se hagan en la

DGC deben efectuarse en los días 1 y 16 de cada mes, o el día hábil siguiente a los mismos.

NORMA 4 Todos los nombramientos del personal de la

DGC deben enviarse AL CIV y a la Secretaría General de la Presidencia de la República, para su registro, aprobación y firma.

NORMA 5 Cuando los nombramientos correspondan a

interinatos, o puestos por contrato, éstos pueden ser aprobados mediante acuerdo emitido por el Despacho Superior de la DGC, los cuales deben cumplir con los requisitos establecidos para el puesto, en el Manual de Funciones de la División a que pertenezca el puesto.

NORMA 6 Si por alguna causa la persona nombrada no

puede presentarse a la toma de posesión, haciendo ver las razones por escrito, el Departamento de Recursos Humanos otorgará un período máximo de 3 meses calendario para que se haga efectivo el nombramiento. En caso contrario el nombramiento perderá sus efectos.


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NORMA 7 El sueldo asignado al puesto se principia a devengar a partir del día de toma de posesión del nombrado hasta el día de la entrega del puesto.



NORMA 8 A partir de la suscripción del acta de toma de

posesión todo trabajador queda obligado a prestar sus servicios bajo la dependencia continuada y dirección inmediata o delegada de su jefe inmediato, sujetándose a todas las condiciones laborales establecidas para todos los trabajadores de la Dirección.

NORMA 9 Todo trabajador nombrado en el servicio por

oposición en la DGC está sujeto al período de prueba que se establece en el artículo 54 de la Ley de Servicio Civil, con el fin de demostrar su capacidad en el desempeño del puesto en el que fue nombrado y demostrar las calidades y cualidades indicadas en las credenciales presentadas para su nombramiento.

NORMA 10 Cuando en un período de prueba sea rechazado

el personal nombrado, el Jefe de la unidad en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos seleccionará al sustituto, entre los dos candidatos fueron considerados elegibles en el proceso de selección y solicitará la aprobación de su nombramiento al CIV y a la Secretaría General de la Presidencia de la República.

NORMA 11 El Jefe de la Unidad Ejecutora donde el

trabajador presta sus servicios será responsable de evaluar el período de prueba.


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NORMA 12 Las tareas que los trabajadores deben efectuar son las que se refieren a las labores propias del puesto y de la dependencia en donde presten sus servicios, las cuales estarán especificadas en el Manual de Organización de la División correspondiente.




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3.2 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS: 3.2.1 SERVICIO POR OPOSICIÓN:

Ejecutante Paso Tiempo Actividad División

Administrativa/Departamento de

Recursos Humanos

01 1 Recibe de la Oficina Nacional de Servicio Civil, el expediente del trabajador seleccionado en el Proceso de Reclutamiento y Selección con la

certificación de elegible y emite el nombramiento en el formulario designado para

el efecto (ONSEC 43). 02 1 Traslada a la Secretaría General de la DGC

para que se remita el expediente al CIV para su aprobación. Emite Acuerdo Administrativo y lo traslada a Recursos Humanos para continuar

con el trámite. Departamento de Recursos Humanos del

CIV

03 Una vez aprobado por la autoridad del Ministerio, lo remite a la Secretaría General de

la Presidencia de la República, para su aprobación y registro.

Secretaría General de la

Presidencia de la República

04 Aprueba nombramiento y lo traslada al Departamento de Recursos Humanos del CIV.

Departamento de Recursos Humanos del

CIV

05 Traslada el expediente a la DGC, para la suscripción del acta de toma de posesión.

DGC/Departamento de Recursos

Humanos

06 2 Suscribe acta con la persona nombrada y completa los datos del formulario de toma de posesión y lo remite a la Oficina Nacional de

Servicio Civil para su certificación. Oficina Nacional de Servicio Civil

07 Certifica el nombramiento y devuelve al Departamento de Recursos Humanos del CIV.

Departamento de Recursos

Humanos CIV

08 Traslada a la UDAF – CIV para que se realicen e ingresen al sistema los cambios a la nómina

de sueldos de la DGC. UDAF – CIV 09 Registra en el sistema para efectos de pago.


En unidades fuera de la DGC no se computan tiempos, por ser unidades independientes




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NOMBRAMIENTO PERSONAL POR SERVICIO POR OPOSICIÓN

UDAF CIVONSECSecretaria General de la Presidencia

Departamento de RRHH / o RRHH de

CIVDepartamento RRHH

Tiempo(minutos)ActividadPaso

9

5

7

6

8

VIENE 1

Recibe acta y traslada copias de acuerdo y

acta

s2

día

Ingresa datos para nomina de

pago

Recibe nombramie

nto y traslada

Toma posesión y se levanta acta de toma de posesión

Traslada expediente completo

para nómina

FINAL

Traslada el expediente a la DGC, para la suscripción del acta de toma de posesión.

Suscribe acta con la persona nombrada y completa los datos del formulario de toma de posesión y lo remite a la Oficina Nacional de Servicio Civil para su certificación.

Certifica el nombramiento y devuelve al Departamento de Recursos Humanos del CIV.

Traslada a la UDAF –CIV para que se realicen e ingresen al sistema los cambios a la nómina de sueldos de la DGC.

Registra en el sistema para efectos de pago.

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2.2 SERVICIO SIN OPOSICIÓN:

Ejecutante Paso Tiempo Actividad Departamento de Recursos

Humanos DGC

01 1 Concluidos los trámites del Proceso de Reclutamiento del Servicio sin

Oposición, y con la certificación del acta de toma de posesión, llena

formulario de Movimiento de Personal y solicita aprobación al Despacho Superior de la DGC,

adjuntando toda la documentación que respalde el nombramiento.

Despacho Superior DGC

02 2 Aprueba y firma, trasladando el expediente al Despacho Ministerial para aprobación del Movimiento de

Personal. Despacho

Ministerial CIV 03 Aprueba el movimiento y lo

traslada a la Oficina Nacional de Servicio Civil para su registro.

Oficina Nacional de Servicio Civil

04 Si la documentación está correcta, procede a registrar el

nombramiento y lo devuelve al CIV.

UDAF - CIV 05 Realiza los registros correspondientes en el sistema,

para efectos de pago.


En unidades fuera de la DGC no se computan tiempos, por ser unidades independientes




4. PROCEDIMIENTO PARA ASCENSOS

4.1 POLÍTICAS OPERATIVAS


Todos los trabajadores de la Dirección tienen derecho a ser promovidos a un puesto de categoría o clase superior, siempre y cuando llenen los requisitos establecidos en el Manual de Organización de la División a que corresponda el puesto.

Para evaluar la concesión de un ascenso deben

tomarse en cuenta los aspectos y puntajes establecidos en el artículo 42 del Pacto Colectivo de Condiciones de Trabajo suscrito por la Dirección con el Sindicato de Trabajadores Camineros. Adicional a estos aspectos, también debe tomarse en cuenta el nivel de escolaridad de la persona propuesta, dependiendo de la complejidad y responsabilidad del puesto al que se le promueve, especialmente en los puestos en que se requiere un nivel de escolaridad profesional.


Con el fin de dar cumplimiento al procedimiento propuesto, es necesario dictar las medidas de carácter interno que regulen lo relativo al mismo:

NORMA 1 Todos los ascensos definitivos dentro del

Servicio por Oposición deben someterse a los procedimientos de reclutamiento, selección y nombramiento establecidos y el trabajador debe estar incluido en nómina de elegibles de la Oficina Nacional de Servicio civil.

NORMA 2 En el caso de los ascensos definitivos, los jefes

de las unidades ejecutoras pueden proponer el o los candidatos que considere capacitados para llenar las vacantes de su unidad, siempre




y cuando éstos cumplan con los requisitos requeridos por el puesto en el Manual de Organización de la División, tipificándose éste como un ascenso automático.

NORMA 3 Los ascensos temporales (interinatos) proceden

en caso de ausencia del titular del puesto, por un período de sesenta días o más y que las necesidades del servicio lo requieran. En este caso el empleado tendrá derecho al salario asignado a la plaza del titular ausente, por el período que especifique su nombramiento interino.

NORMA 4 Ningún empleado de la DGC puede tomar

posesión de un puesto por ascenso mientras disfrute de licencia con o sin goce de sueldo, vacaciones o se encuentre suspendido de sus labores por cualquier causa.

NORMA 5 Cuando no se dé el ascenso automático en la

unidad interesada en llenar una vacante, el Departamento de Recursos Humanos para efectos de selección deberá tomar en cuenta las credenciales de candidatos de otras unidades ejecutoras para someterlos al proceso de selección ante la ONSEC.

NORMA 6 Si durante el proceso de selección la

nominación de un candidato fuera rechazada por el Jefe de la unidad interesada, éste deberá justificar plenamente los motivos y el caso será conocido por el Departamento de Recursos humanos previo a elevarlo a conocimiento y opinión del Despacho Superior.


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NORMA 7 Todos los ascensos están sujetos al período de prueba que se establece en el artículo 54 de la Ley de Servicio Civil. Al no cumplirse este período a satisfacción del Jefe Inmediato del trabajador, este regresará al puesto que ocupaba anterior al ascenso.

NORMA 8 En el proceso de ascenso o promoción no se

tomará en cuenta al personal siguiente:

Que tenga más de dos llamadas de atención escritas en el último año.

Que haya sido suspendido de sus labores sin goce de sueldo por faltas en el trabajo durante el último año.

Que esté sujeto a un procedimiento de despido.

Que se encuentre sujeto a proceso penal en cualquier tribunal del país.

NORMA 9 Cuando un trabajador esté cubriendo una

vacante temporal (interinato) y quede la vacante como definitiva, para optar a ésta deberá sujetarse a los procesos de selección ante la ONSEC y llenar los requisitos del puesto; en caso contrario debe regresar al puesto anterior, ya que el cubrir un interinato no crea compromiso por parte de la Dirección para su nombramiento definitivo.


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NORMA 10 El ascenso temporal no crea derechos adquiridos en cuanto a salario y finalizado el período, el trabajador debe regresar al puesto anterior, con el salario que a éste corresponda.

NORMA 11 Cuando el empleado ascendido tenga asignado

un complemento al salario inicial, éste tiene que pasar a formar parte de su nuevo salario.


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PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS:

Ejecutante Paso Tiempo Actividad Unidad Interesada

01 Solicita a la persona o personas que considera aptas para llenar la vacante dentro de su unidad, entregar currículum, credenciales y otros documentos que se consideren necesarios para acreditar estudios, experiencia laboral e idoneidad al puesto.

Interesado 02 1 Presenta papelería solicitada ante su Jefe Inmediato.

Jefe Inmediato

03 1 Verifica que cumpla con los requisitos del puesto y traslada el expediente al Departamento de Recursos Humanos para que se tramite el nombramiento cuando la persona ya se encuentre incluida en nómina de elegibles por ONSEC o en caso contrario se incluya a la persona propuesta por su unidad en el proceso de reclutamiento.

Recursos Humanos

04 1 Revisa documentación y verifica si el ascenso corresponde al puesto inmediatamente superior del que actualmente ocupa el empleado propuesto y que cumple los requisitos establecidos para la vacante. Si no corresponde al puesto inmediatamente superior inicia el proceso de reclutamiento para obtener más candidatos hasta que se determine el trabajador que será nombrado.

05 1 Elabora formulario de Movimiento de Personal y lo remite a la Dirección para su aprobación.

Despacho Superior de la DGC

06 2 Aprueba y traslada al Despacho Ministerial toda la documentación, incluyendo el formulario de Movimiento de Personal para su aprobación.

Despacho Ministerial

07 Aprueba el nombramiento y lo traslada a la Secretaría General de la Presidencia de la República para su registro.

Secretaría General de la Presidencia de la República

08 Aprueba y registra el movimiento de personal y lo traslada al Departamento de Recursos Humanos del CIV.

Recursos Humanos CIV

09 Traslada el expediente a la DGC para la suscripción del acta de toma de posesión.


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Ejecutante Paso Tiempo Actividad DGC/Departamento

de Recursos Humanos

10 2 Suscribe acta con la persona nombrada y completa los datos del formulario de

toma de posesión y lo remite a la Oficina

Nacional de Servicio Civil para su certificación.


11 Certifica el nombramiento y

devuelve al Departamento de

Recursos Humanos del CIV.


CIV

12 Traslada a la UDAF – CIV para que se

realicen e ingresen al sistema los cambios a la nómina de sueldos

de la DGC. UDAF – CIV 13 Registra los cambios

en el sistema para efectos de pago.

Tiempos activos computados en días hábiles. En unidades fuera de la DGC no se computan tiempos, por ser unidades independientes.




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5. PROCEDIMIENTO DE PERMUTAS



De conformidad con el artículo 59 de la Ley de Servicio Civil todos los trabajadores del estado tienen el derecho de realizar permutas entre sí, siempre y cuando ocupen puestos de igual clase y categoría salarial, y que sean avaladas por las jefaturas inmediatas. Para el caso de los trabajadores de la Dirección éstas pueden realizarse tanto en las oficinas centrales como en las diferentes zonas viales del país o en otras dependencias del gobierno.

Los motivos que generan una permuta pueden ser de índole familiar, por cercanía al centro de trabajo, por superación personal para continuación de estudios o por razones de salud o cualquier otra planteada por los trabajadores interesados.


NORMA 1 Para poder realizar una permuta los trabajadores interesados deben acreditar como mínimo un año de servicio en el puesto.

NORMA 2 Para que proceda la realización de una

permuta, debe existir acuerdo escrito entre ambos trabajadores, contar con la misma especialidad que los requisitos del puesto exigen, contar con la anuencia de sus jefes inmediatos. Los trabajadores deben presentar la solicitud escrita de permuta, con un mes de anticipación.

NORMA 3 Las solicitudes de permuta deben contar con la

opinión favorable del Despacho Ministerial.




NORMA 4 La División Administrativa, a través de su

departamento de Recursos Humanos, será responsable de velar porque las permutas se realicen únicamente entre trabajadores que cuenten con puestos de igual clase. Cuando se soliciten permutas en puestos de clase diferente debe solicitarse a través del Despacho Ministerial del CIV, el dictamen a la Oficina Nacional de Servicio Civil.

NORMA 5 Las personas que realicen permutas

conservarán el complemento al salario inicial que se encuentren devengando.

NORMA 6 Al concluir los trámites de permuta, la División

Administrativa a través de su Departamento de Recursos Humanos debe efectuar la actualización en su banco de datos, a efecto de que no exista duplicidad en la información en el módulo de nómina.


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5.2 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS: Ejecutante Paso Tiempo Actividad

Interesados 01 Presentan solicitud de permuta ante el Jefe Inmediato Superior, adjuntando las justificaciones que consideren convenientes.

Jefes inmediatos

02 4 Analizan la solicitud y si están de acuerdo trasladan a la Jefatura de División para Visto Bueno.

Jefe de División

03 2 Recibe expediente y con su visto Bueno traslada a Recursos Humanos para continuar el trámite.

Recursos Humanos

04 ½ Analiza expediente y verifica datos de los puestos de los trabajadores interesados.

05 1 Elabora formularios de Movimiento de Personal y los remite al Despacho Superior para su aprobación.


06 2 Aprueba y traslada al Despacho Ministerial toda la documentación, incluyendo los formularios de Movimiento de Personal para su aprobación.


07 Aprueba los movimientos y traslada a la Secretaría General de la Presidencia de la República para su registro.


08 Aprueba y registra los movimientos de personal y los traslada al Departamento de Recursos Humanos del CIV.


09 Traslada el expediente a la DGC para la suscripción de las actas de toma de posesión.

DGC/Departamento de

Recursos Humanos

10 2 Suscribe actas con las personas que realizaron la permuta y completa los datos del formulario de

toma de posesión y lo remite a la Oficina Nacional de Servicio Civil para su certificación.


11 Certifica los movimientos y devuelve al Departamento de Recursos Humanos del CIV.

Departamento de Recursos

Humanos CIV

12 Traslada a la UDAF – CIV para que se realicen e ingresen al sistema los cambios a la nómina de

sueldos de la DGC. UDAF – CIV 13 Registra los cambios en el sistema para efectos de pago.

Tiempos máximos activos computados en días hábiles. No se establecen tiempos en unidades fuera de la DGC, por ser instituciones independientes.




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6. PROCEDIMIENTO DE TRASLADOS

6.1 POLÍTICAS OPERATIVAS


Los trabajadores de la Dirección tienen derecho a solicitar traslado a un diferente frente de trabajo o a otra unidad, en atención a sus propios intereses. Así mismo los jefes de las unidades ejecutoras pueden solicitar el traslado de personal en los casos en que se persiga mejorar la prestación del servicio. El procedimiento de traslado está regulado en el artículo 60 de la Ley de Servicio Civil y en el artículo 43 del reglamento.


Para cumplir con el procedimiento de traslado, es necesario dictar las siguientes normas de carácter interno.

NORMA 1 Todas las solicitudes de traslado deben dirigirse

primeramente al Jefe de la Unidad Ejecutora, quien determinará si es procedente el cambio y si este no incide negativamente en el desarrollo de las actividades de su unidad.

NORMA 2 Cuando el traslado es solicitado por el

trabajador, debe acompañar una autorización escrita del Jefe Inmediato de la Unidad donde el trabajador prestará sus servicios, la cual debe incluir la plaza y el número de partida presupuestaria de la misma.

NORMA 3 La solicitud de traslado debe efectuarse con 30

días de anticipación, acompañada de los documentos o evidencias que justifiquen la petición.




NORMA 4 Cuando las necesidades del servicio lo ameriten, los jefes de las unidades ejecutoras, solicitarán el traslado de personal con la anuencia del trabajador.

NORMA 5 El Departamento de Recursos Humanos

verificará si existe plaza vacante con similares características, en el lugar a donde el trabajador será trasladado.

NORMA 6 En aquellos casos que incluyan el traslado de

plaza de una unidad a otra, deben contar con anuencia del Jefe Inmediato, Jefe de División, Departamento de Recursos Humanos y gestionarse los cambios presupuestales si el traslado de plaza es definitivo.

NORMA 7 Los traslados no deben disminuir los derechos

que gozaba el trabajador antes de ser trasladado.


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Interesado 01 Presenta solicitud de traslado acompañando los documentos que lo justifican y la autorización del Jefe de la Unidad donde prestará sus servicios.

Jefe inmediato

02 3 Analiza solicitud y procede de la siguiente forma: a) Si el mismo no requiere traslado de plaza lo

remite al Departamento de Recursos Humanos para su trámite.

b) Si requiere traslado de plaza, solicita la opinión y aprobación del Jefe de la División Respectiva, quien determinará en última instancia si la reducción de plaza en su División no influye en el desarrollo de las actividades a su cargo.


03 2 Verifica Datos del trabajador y vacante en la nueva sede.

04 1 Elabora formulario de Movimiento de Personal y lo remite al Despacho Superior para su aprobación.


05 2 Aprueba y traslada al Despacho Ministerial toda la documentación, incluyendo el formulario de Movimiento de Personal para su aprobación.


06 Aprueba el movimiento y lo traslada a la Secretaría General de la Presidencia de la República para su registro.


07 Aprueba y registra el movimiento de personal y lo traslada al Departamento de Recursos Humanos del CIV.


08 Traslada el expediente a la DGC para la suscripción de acta de toma de posesión.

DGC/Departamento de Recursos Humanos

09 2 Suscribe acta de toma de posesión y la remite a la Oficina Nacional de Servicio Civil para su certificación.


10 Certifica el movimiento de personal y devuelve al Departamento de Recursos Humanos del CIV.


44




45

Departamento de Recursos Humanos CIV

11 Traslada a la UDAF – CIV para que se realicen e ingresen al sistema los cambios a la nómina de sueldos de la DGC.

UDAF – CIV 12 Registra los cambios en el sistema para efectos de pago.

Tiempos activos máximos computados en días hábiles. No se establecen tiempos en unidades fuera de la DGC, por ser instituciones independientes.



TRASLADOS

DESPACHO CIVDESPACHO CIVDIRECCION

SUBDIRECCION

DIRECCION SUBDIRECCIONRECURSOS

HUMANOS

RECURSOS HUMANOS

JEFE INMEDIATO/

DIVISION

JEFE INMEDIATO/

DIVISIONINTERESADOINTERESADOS

STiempo

(minutos)

Tiempo(minutos)

SECRETARIA PRESIDENCIAPa

so

Paso

RECURSOS HUMANOS CIV

ONSEC UDAFActividad

Actividad

Presenta solicitud

de traslado

No traslado

si traslado Elabora formulario

s de movimien

to de personal

1 día

1/2 día

Analiza solicitud

2 días

4 días

Analiza expedient

e y verifica

datos de interesad

os

Apreuba y registra movimien

to

Solicita opinión y autorizaci

ón de División afectada

Suscribe actas y

completa datos de toma de posesión

Aprueba y traslada expedient

e

Aprueba traslados y envia para

registro

2 días

2 días 2 días

Toma nota y

traslada

Recibe y traslada

para nómina

Certifica movimientos y devuelve expediente

Registras cambios

para pago




7. PROCEDIMIENTO DE LICENCIA CON GOCE DE SUELDO



Los empleados de la DGC tienen derecho a gozar períodos de licencia con goce de sueldo en los casos establecidos en la ley de Servicio Civil y su reglamento, en las condiciones y términos que estos establecen.


Con el fin de regular el procedimiento de licencia con goce de sueldo, se dictan las siguientes normas de carácter interno, las que serán de observancia general por todos los trabajadores de la Dirección.

NORMA 1 Las licencias con goce de sueldo se otorgarán

por las causas y por los períodos descritos en el artículo 61 numeral 4º de la Ley de Servicio Civil y artículo 60 del reglamento de dicha ley.

NORMA 2 Todas las solicitudes de licencia con goce de

sueldo deben presentarse al Jefe Inmediato del interesado, con 15 días de anticipación; el que debe resolver y contestar por escrito la petición dentro de los 3 días hábiles siguientes a su recepción.

NORMA 3 Las solicitudes deben trasladarse al

Departamento de Recursos Humanos por conducto de los Jefes respectivos, cuando estos consideren que la petición es procedente, acompañando toda la documentación necesaria para su justificación.




NORMA 4 En los casos que los Jefes inmediatos declaren improcedente la petición de licencia con goce de sueldo, notificarán por escrito al interesado, haciéndole saber las justificaciones de su denegatoria.

NORMA 5 Los casos que presenten conflicto entre las

partes serán resueltos en última instancia por Departamento de Recursos Humanos, el que debe analizar con objetividad los hechos y derechos de ambas partes.

NORMA 6 El descanso pre y post natal se concederá en

forma automática al recibo del aviso de suspensión por parte del IGSS o del Centro Hospitalario que corresponda cuando la trabajadora labore en un área no cubierta por dicho instituto, o en su caso la parte complementaria de su sueldo.

NORMA 7 Las licencias con goce de sueldo para aquellos

trabajadores que no se encuentren protegidos por el régimen del IGSS, en caso de enfermedad o incapacidad fehacientemente comprobada que lo imposibilite para trabajar, se otorgarán automáticamente.


48

NORMA 8 El Departamento de Recursos Humanos no dará tramite a solicitudes de licencia con goce de sueldo a aquellos trabajadores que se compruebe que hayan gozado una licencia de cualquier naturaleza dentro de un período de 365 días calendario anteriores a la fecha de la solicitud, salvo casos de enfermedad comprobada o cualquiera de las condiciones establecidas en el numeral 4 del artículo 60 del reglamento de la Ley de Servicio Civil.




49

7.2 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS: Ejecutante Paso Tiempo Actividad Interesado 01 Presenta solicitud de licencia ante el Jefe

Inmediato superior. Jefe Inmediato 02 1 Evalúa las causas que originan la solicitud de

licencia y de considerarlo conveniente, traslada con su opinión al Departamento de Recursos Humanos.


03 1 Verifica datos del trabajador para determinar que no existe licencia por la misma causa, durante un año calendario anterior, traslada al Despacho Superior de la Dirección, para su aprobación.

Despacho Superior 04 2 Aprueba la licencia y remite el expediente al Despacho Ministerial para su aprobación.


05 Aprueba licencia y devuelve expediente a la DGC para continuar con el trámite.

Departamento de Recursos Humanos DGC

06 1 Suscribe acta legalizando la licencia, realizando el registro correspondiente en el expediente del interesado.

Tiempos activos máximos computados en días hábiles.



LICENCIA CON GOCE DE SUELDO

MINISTERIODIRECCION/

SUBDIRECCIONRECURSOS HUMANOS

JEFE INMEDIATO

INTERESADOTiempo(minutos)Paso Actividad

1 día

Suscribe acta y devuelve

expediente para base de datos

2 días1 día

Recibe resolución y traslada a

personal

1 día

Verifica datos y traslada para aprobación

Solicita licencia, justificando el

motivo.

Evalúa causas y traslada expediente

completo

Recibe y traslada expediente

Emite resolución y devuelve expediente

1 Presenta solicitud de licencia ante el Jefe Inmediato superior.

2 Evalúa las causas que originan la solicitud de licencia y de considerarlo conveniente,

traslada con su opinión al Departamento de Recursos

Humanos.

3Verifica datos del trabajador

para determinar que no existe licencia por la misma causa, durante un año calendario

anterior, traslada al Despacho Superior de la Dirección, para

su aprobación.

Aprueba la licencia y remite el expediente al Despacho Ministerial para su aprobación.

4

Aprueba licencia y devuelve expediente a la DGC para continuar

con el trámite.

5

Suscribe acta legalizando la licencia, realizando el registro correspondiente

en el expediente del interesado.

1440

1440

2880

1440 6

INICIO

1 1.1 2 3 4

4.1

5

FIN




8. PROCEDIMIENTO DE LICENCIA SIN GOCE DE SUELDO



Los empleados de la DGC tienen derecho a gozar períodos de licencia sin goce de sueldo en los casos establecidos en la ley de Servicio Civil y su reglamento y aquellos que sean establecidos mediante el pacto colectivo de condiciones de trabajo y el Reglamento Interno de Relaciones laborales, en las condiciones y términos que estos establecen.


Con el fin de regular el procedimiento de licencia sin goce de sueldo, se dictan las siguientes normas de carácter interno, las que serán de observancia general por todos los trabajadores de la Dirección.

NORMA 1 Las licencias sin goce de sueldo se otorgarán

por las causas y por los períodos descritos en la Ley de Servicio Civil artículo 61, inciso 4º. y su reglamento artículo 60.

NORMA 2 Todas las solicitudes de licencia sin goce de

sueldo deben presentarse al Jefe Inmediato del interesado, con 15 días de anticipación, salvo casos de emergencia; el que debe resolver y contestar por escrito la petición dentro de los 3 días hábiles siguientes a su recepción.

NORMA 3 Para tener derecho a licencia sin goce de

sueldo, el trabajador deberá acreditar como mínimo un año de servicios continuos a la DGC.




NORMA 4 Cuando se otorgue licencia para asuntos personales u otras causas plenamente justificadas, ésta se otorgará por un período máximo de un año calendario improrrogable, con excepción de los casos en que el trabajador se encuentre sujeto a cualquier tribunal del país, en cuyo caso la licencia estará vigente por el período que sea necesario, siempre que no exista sentencia firme.

NORMA 5 Cuando se trate de licencias para ocupar un

cargo de elección popular, ésta podrá otorgarse por todo el período electo, siempre y cuando se cuente con la anuencia del Despacho Superior de la DGC.

NORMA 6 Si el motivo a que se refiere la norma anterior

se prolongara por un período mayor de 60 días, la DGC se reserva el derecho de llenar la vacante en forma temporal, cuando se determine que la naturaleza del puesto y la necesidad del servicio lo requieran.

NORMA 7 Las solicitudes deben trasladarse al

Departamento de Recursos Humanos por conducto de los Jefes respectivos, cuando estos consideren que la petición es procedente, acompañando toda la documentación necesaria para su justificación.

NORMA 8 En los casos que los Jefes inmediatos declaren

improcedente la petición de licencia sin goce de sueldo, notificarán por escrito al interesado, haciéndole saber las justificaciones de su denegatoria.


52



NORMA 9 El Departamento de Recursos Humanos no dará trámite a ninguna solicitud que no cuente con el visto bueno del Jefe Inmediato del trabajador o copia de la denegatoria enviada al peticionario por el Jefe Inmediato adjuntando las justificaciones y evidencias que a juicio del trabajador hacen válida su petición.

NORMA 10 Los casos que presenten conflicto entre las

partes serán resueltos en última instancia por Departamento de Recursos Humanos, el que debe analizar con objetividad los hechos y derechos de ambas partes.

NORMA 11 El Departamento de Recursos Humanos no dará

trámite a solicitudes de licencias sin goce de sueldo a aquellos trabajadores que se compruebe que hayan gozado una licencia de cualquier naturaleza dentro de un período de 365 días calendario anteriores a la fecha de la solicitud, salvo casos de enfermedad comprobada.


53




54

8.2 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS

Ejecutante Paso Tiempo Actividad Interesado 01 Presenta solicitud de licencia ante el Jefe

Inmediato superior. Jefe Inmediato 02 1 Evalúa las causas que originan la solicitud

de licencia y de considerarlo conveniente, traslada con su opinión al Departamento de Recursos Humanos.


03 1 Verifica datos del trabajador y si no existe licencia durante un año calendario anterior, traslada al Despacho Superior de la Dirección, para su aprobación.

Despacho Superior 04 2 Aprueba la licencia y remite el expediente al Despacho Ministerial para su aprobación.


05 Aprueba licencia y devuelve expediente a la DGC para continuar con el trámite.

Departamento de Recursos Humanos DGC

06 1 Suscribe acta legalizando la licencia, realizando el registro correspondiente en el expediente del interesado y devuelve el mismo al CIV para el registro en la base de datos de nómina de sueldos.

UDAF – CIV 07 Realiza los cambios en la Nómina de Sueldos de la DGC.

Sueldos y Sueldos 08 2 hrs. Registra el cambio en la base de datos de la nómina general de sueldos de la DGC.




LICENCIA SIN GOCE DE SUELDO

SUELDOS Y SALARIOS

UDAFCIV

DIRECCION/SUBDIRECCION

RECURSOS HUMANOS

JEFE INMEDIATO

INTERESADOTiempo(minutos)

Paso Actividad

2 días

1 día

Realiza cambios en nómina de

sueldos

1 díaVerifica datos

y traslada para

aprobación

1 día

Suscribe acta y devuelve

expediente para base de datos

Solicita licencia,

justificando el motivo.

Emite resolución y

devuelve expediente

Recibe resolución y traslada a personal

Evalúa causas y traslada

expediente completo

Recibe y traslada

expediente

Presenta solicitud de licencia ante el Jefe Inmediato superior.

2Evalúa las causas que originan la solicitud de

licencia y de considerarlo

conveniente, traslada con su opinión al Departamento de

Recursos Humanos.

1440

3Verifica datos del

trabajador y si no existe licencia durante un año

calendario anterior, traslada al Despacho

Superior de la Dirección, para su

aprobación.

1440

4Aprueba la licencia y

remite el expediente al Despacho Ministerial para su aprobación.

5Aprueba licencia y

devuelve expediente a la DGC para continuar con el

trámite.

6Suscribe acta legalizando la licencia, realizando el registro correspondiente

en el expediente del interesado y devuelve el

mismo al CIV para el registro en la base de datos de nómina de

sueldos.

1

7Realiza los cambios en la Nómina de Sueldos

de la DGC.

8Registra el cambio en la

base de datos de la nómina general de sueldos de la DGC.

1440

120

INICIO

2 horas

Registra Base de Datos

FIN

1 2 3 4 5

5.1

6

5.2 6.1




9. PROCEDIMIENTO PARA LLAMADA DE ATENCIÓN SIN SUSPENSIÓN DE LABORES:

9.1 POLÍTICAS OPERATIVAS: 9.1.1 Aspectos Generales:

El procedimiento de llamadas de atención sin suspensión de labores, impuestas al personal de la Dirección tendrá su base legal en el artículo 74 de la Ley de Servicio Civil y 80 del Reglamento.

Para efectos del presente procedimiento en la determinación de faltas leves, se tomará como base cualquier violación a las obligaciones de los servidores públicos y a las prohibiciones establecidas en los cuerpos normativos respectivos.


Para dar cumplimiento a lo establecido en el presente procedimiento, es necesario dictar algunas medidas de carácter interno que regulen lo que se establece en el mismo. NORMA 1 El jefe de la Unidad Ejecutora es el encargado

de aplicar la sanción por falta leve cometida por el trabajador y aplicar la amonestación verbal cuando corresponda. Para efectos de la presente norma los Jefes de las distintas Unidades Ejecutoras de la DGC deben contar con una hoja para anotación de méritos y deméritos de los trabajadores a su cargo, quedando a su criterio si solicita que el trabajador amonestado firme la anotación en la misma.




NORMA 2 Todas las amonestaciones verbales las realiza el Jefe Inmediato del trabajador infractor, las cuales deben hacerse en privado, de preferencia en su despacho y de acuerdo a las normas de ética correspondientes.

NORMA 3 Al ser reincidente el trabajador en faltas leves,

el Jefe realizará amonestación escrita con copia al Departamento de Recursos Humanos, para que se agregue al prontuario del trabajador.

NORMA 4 El trabajador tendrá 72 horas para presentar

por escrito, ante el Departamento de Recursos Humanos las pruebas de descargo necesarias para impugnar la amonestación, quien debe dar audiencia al trabajador para escuchar sus justificaciones y atender las pruebas escritas que este presente.

NORMA 5 En toda aplicación de amonestaciones el Jefe

Inmediato debe analizar el historial de desempeño del trabajador, su reincidencia, las circunstancias, causas y la gravedad de la falta.


57




58


Ejecutante Paso Tiempo Actividad Trabajador 01 Comete la falta leve que amerita una

medida disciplinaria.

Jefe Inmediato 02 4 hrs. Califica la falta y procede de la siguiente forma: a) Falta verbal: amonestación en

privado. b) Amonestación escrita, entrega

original al trabajador y copia al Departamento de Recursos Humanos.


03 3 Si en 72 horas no se produce descargo del trabajador, registra en prontuario.

Trabajador 04 Hace uso del derecho de descargo y presenta pruebas.


05 2 Efectua investigación. Corre audiencias si es necesario.

06 1 Deja firme sanción para apuntar en prontuario.

Tiempos activos computados en días hábiles.



.




10. PROCEDIMIENTO PARA LLAMADA DE ATENCIÓN CON SUSPENSIÓN DE LABORES



El procedimiento de llamadas de atención sin goce de sueldo, impuestas al personal de la Dirección tendrá su base legal en el artículo 74 de la Ley de Servicio Civil y 80 del Reglamento.

Para efectos del presente procedimiento en la determinación de faltas graves, se tomará como base cualquier violación a las obligaciones de los servidores públicos y a las prohibiciones establecidas en los cuerpos normativos respectivos.


Para dar cumplimiento a lo establecido en el

presente procedimiento, es necesario dictar algunas medidas de carácter interno que regulen lo que se establece en el mismo.

NORMA 1 Cualquier disposición de carácter disciplinario

debe ser notificada al trabajador infractor, debiéndose para el efecto suscribir un acta donde se hará constar los hechos que originan la aplicación de la sanción, el lugar, hora, fecha y participantes del acto, la cual debe ser firmada por el infractor, el jefe inmediato y otra persona de la unidad que los haya presenciado los hechos que originaron la acción.


60



NORMA 2 Si el trabajador infractor se negara a firmar el acta correspondiente, el hecho se hará constar en la misma, requiriéndose la participación de dos testigos.

NORMA 3 El jefe inmediato del infractor certificará el

acta y la remitirá al Departamento de Recursos Humanos, recomendando la cantidad de días que considere convenientes, de acuerdo a la gravedad de la falta cometida. Con el fin de agilizar el procedimiento, la certificación puede realizarla mediante fotocopia del acta asentada en el libro.


otorgará un plazo máximo de 72 horas para que el trabajador presente por escrito las pruebas de descargo; en ausencia de éstas fijará la cantidad de días que considere aplicables dentro del marco de las circunstancias de la falta, así como el récord laboral del trabajador infractor y lo someterá a consideración del Despacho Superior, quien en última instancia determinará la cantidad de días que deban aplicarse.

NORMA 5 Cuando el trabajador haga uso de su derecho

de descargo, el Departamento de Recursos Humanos analizará la información disponible, corriendo audiencia por escrito al trabajador en un período no mayor de tres días hábiles y decidirá si es necesario llevar a cabo investigaciones ulteriores, emitiendo opinión basado en sus apreciaciones y remitirá el expediente a la Unidad de Asesoría Jurídica de la DGC, para su dictamen.


61



NORMA 6 La Unidad de Asesoría Jurídica emitirá su opinión legal, dentro de un período no mayor a 72 horas y remitirá el expediente al Despacho Superior para la emisión del dictamen correspondiente y traslado al Departamento de Recursos Humanos,


notificará a las partes sobre el resultado de sus actuaciones y las de la Unidad de Asesoría Jurídica, registrando las suspensiones en el prontuario de los trabajadores. En los casos en que las suspensiones sean aplicadas, velará por su aplicación, verificando previamente el cumplimiento de los procedimientos internos y resguardando el derecho de los trabajadores.

NORMA 9 Los procesos administrativos para la aplicación

de sanciones disciplinarias y los procesos judiciales no son vinculantes en los casos de comisión de delito, por lo mismo pueden ejecutarse paralelamente sin perjuicio entre ambos.


62




63


Ejecutante Paso Tiempo Actividad Trabajador 01 Comete la Falta que amerita una medida

disciplinaria. Jefe Inmediato 02 1/2 Si el empleado es reincidente y cuenta con

amonestación escrita, levanta acta indicando la falta cometida y traslada a recursos humanos para su trámite, recomendando los días que a su juicio merece la acción.

Recursos Humanos

03 1 Certifica récord laboral del trabajador infractor.

Trabajador Infractor

04 2 Hace uso de su derecho de descargo y solicita al Departamento de Recursos Humanos se le corra audiencia, para exponer su punto de vista sobre las actuaciones que se le imputan.

Recursos Humanos

05 06

3 2

Recibe pruebas de descargo del trabajador y las analiza. Con su opinión y con la indicación de la cantidad de días que a su juicio merece la falta cometida, traslada a la Asesoría Jurídica de la DGC para que se pronuncie.

Asesoría Jurídica 07 3 Emite dictamen ratificando o rectificando la cantidad de días solicitadas al inicio del procedimiento y lo traslada al Despacho Superior para su aprobación.

Despacho Superior 08 2 Aprueba la sanción disciplinaria y traslada expediente al Departamento de Recursos Humanos, para que se anote en el prontuario del trabajador infractor.

Recursos Humanos

09 2 Anota en el prontuario del trabajador, la sanción que le fuere aplicada y traslada a la UDAF – CIV para que continúe con su trámite.

UDAF – CIV 10 Registra los cambios en la nómina de sueldos de la DGC.




11. PROCEDIMIENTO DE BAJA POR FALTAS EN EL SERVICIO



El procedimiento de llamadas de baja por faltas en el servicio del personal de la Dirección tendrá su base legal en el artículo 76 de la Ley de Servicio Civil.

Las causales de despido establecidas en el artículo 76 de la Ley de Servicio Civil facultan a la DGC para cancelar la relación laboral de los trabajadores que se encuentren prestando sus servicios en el servicio por oposición y sin oposición, sin que ello implique alguna responsabilidad de su parte. Mientras dure el emplazamiento en el que actualmente se encuentra la DGC, se seguirá el procedimiento establecido por el juzgado.

La cancelación de la relación laboral procede por marcada reincidencia en el incumplimiento de las funciones, normas y reglamentos por parte del trabajador y de acuerdo a las repercusiones que la falta tenga en el desarrollo de las actividades de la DGC.


Para dar cumplimiento a lo establecido en el

presente procedimiento, es necesario dictar algunas medidas de carácter interno que regulen lo que se establece en el mismo.

NORMA 1 Constituye causal de despido inmediato, la

violación a cualquiera de las prohibiciones que determinan los artículos 65 y 66 de la Ley de Servicio Civil, y la comisión de cualquier falta establecida en el artículo 76 de la Ley de Servicio Civil, y las que determine la autoridad




superior de la DGC, si como consecuencia de la falta se pone en peligro la integridad de los laborantes y/o los bienes de la misma.

NORMA 2 Todos los jefes de las diferentes dependencias

de la DGC están obligados a reportar al Departamento de Recursos Humanos las faltas graves en que incurra el personal a su cargo.

NORMA 3 Los jefes inmediatos no pueden ejercer

medidas disciplinarias contra los empleados de la DGC, con el fin de tomar en contra de ellos alguna represalia de carácter personal o tipo político o que implique discriminación racial o disminución de garantías individuales contempladas en las leyes del país.

NORMA 4 Toda disposición de carácter disciplinario debe

ser notificada por escrito al trabajador infractor, debiéndose hacer constar la infracción en un acta, con la descripción de la infracción, el lugar, hora, fecha y participantes del acto sancionatorio; el infractor será requerido para que se entere, pronuncie y firma del acta correspondiente. En caso de negativa se dejará constancia en presencia de dos testigos.

NORMA 5 Para efectos de agilización del procedimiento la

certificación del acta podrá realizarse mediante una fotocopia del libro donde se asentó.


otorgará un plazo máximo de 72 horas para que el trabajador presente por escrito las pruebas de descargo.


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NORMA 7 Cuando el trabajador haga uso de su derecho

de descargo, el Departamento de Recursos Humanos analizará la información disponible, realizando investigaciones ulteriores, así como corrimiento de audiencias y finalmente emitirá opinión basado en sus apreciaciones y lo remitirá a la Unidad de Asesoría Jurídica de la DGC, para su dictamen.

NORMA 8 La Unidad de Asesoría Jurídica emitirá su

dictamen dentro de un período no mayor a 5 días hábiles y remitirá el expediente completo al Departamento de Recursos Humanos.


notificará a las partes sobre el resultado de sus actuaciones y las de la Unidad de Asesoría Jurídica.

NORMA 10 El trabajador puede apelar la decisión de la

autoridad superior de la DGC, ante el Director de la ONSEC, para lo cual se le otorgan 3 días hábiles a partir de la fecha en que se le notificó su retiro de la DGC.

NORMA 11 Los procesos administrativos para la aplicación

de sanciones disciplinarias y los procesos judiciales no son vinculantes en los casos de comisión de delito, por lo mismo pueden ejecutarse paralelamente sin perjuicio entre ambos.


67




68


Ejecutante Paso Tiempo Actividad Trabajador 01 Comete la falta que de conformidad con las leyes

laborales vigentes, está tipificada como causal de despido.

Jefe Inmediato 02 1 Levanta acta indicando la falta cometida y certifica para su traslado al Departamento de Recursos Humanos.

Recursos Humanos

03 1 Certifica récord laboral y solicita por escrito las pruebas de descargo al trabajador infractor.

04 3 Otorga el plazo establecido de 72 horas para que el trabajador presente las pruebas de descargo que considere necesarias.

05 2 Corre audiencia a los interesados, analizando la documentación y pruebas presentadas por ambas partes.

06 1

Con su opinión, traslada expediente a la Asesoría Jurídica, adjuntando las pruebas presentadas por el trabajador si las hubiera.

Asesoría Jurídica 07 3 Analiza la documentación y pruebas presentadas por ambas partes y emite el dictamen correspondiente e inicia el proceso de despido de acuerdo a las condiciones vigentes en la Dirección (emplazamiento).

08 1 Traslada dictamen al Despacho Superior para que se apruebe la remoción del empleado.

Despacho Superior

09 2 Aprueba las actuaciones y traslada al Departamento de Recursos Humanos, para registro y notificación.


10 2 Registra en prontuario del trabajador y notifica al empleado y a las unidades interesadas, con copia a la Oficina Nacional de Servicio Civil, cuando el servidor se encuentra en el Servicio por Oposición.

11 2 Traslada actuaciones a la UDAF – CIV para su registro.

UDAF - CIV 12 Registra los cambios, dando baja de la nómina de sueldos de la DGC, al trabajador infractor.




12. PROCEDIMIENTO DE BAJA POR FALLECIMIENTO

12.1 POLÍTICAS OPERATIVAS: 12.1.1Aspectos Generales:

La base legal para llevar a cabo el presente

procedimiento es el artículo 93 de la Ley de Servicio Civil y 73 de su reglamento y cualquier otra Ley que le sea aplicable.


Con el fin de dar cumplimiento al procedimiento

propuesto, es necesario dictar algunas normas de carácter interno:

NORMA 1 En caso de fallecimiento de un trabajador, los

familiares en el orden de prioridad que establece el artículo 73, numeral 2, tienen derecho a reclamar sin trámite judicial previo, la última asignación por concepto de sueldo que este hubiere devengado al momento de su fallecimiento y a todas las prestaciones legalmente establecidas.

NORMA 2 Los interesados presentarán ante el

Departamento de Recursos Humanos de la DGC, los documentos requeridos para el pago de prestaciones Post-Mortem, quien será el encargado de continuar con el trámite de los mismos.

NORMA 3 Previo a hacer efectivo el pago de prestaciones

a los deudos del empleado fallecido, el o los deudos que indica el artículo 73, numeral 2 párrafo segundo deben presentar los documentos de identificación que los acrediten como tales.




NORMA 4 Los funcionarios y empleados de la Dirección

deben prestar la colaboración necesaria a los deudos del trabajador fallecido, para que realice los trámites relacionados con el pago de prestaciones Post-Mortem.


71




72


Deudos 01 Presentan a la Secretaría General de la Dirección los documentos necesarios para el pago de prestaciones.

Secretaría General DGC

02 2 Traslada los documentos al Departamento de Recursos Humanos para que certifique los servicios prestados por el trabajador.


03 04 05

1 1 2

Certifica los servicios prestados por el trabajador fallecido, incluyendo el récord de vacaciones disfrutadas, con detalle de fechas. Levanta acta con la documentación recibida donde se haga constar el fallecimiento del trabajador y traslada certificación de la misma a la UDAF-CIV, para que se corte el salario del trabajador fallecido, a partir de la fecha del fallecimiento. Traslada el expediente a la Oficina Nacional de Servicio Civil para su dictamen


06 Emite dictamen declarando la procedencia o improcedencia del pago y los traslada al Departamento de Recursos Humanos de la DGC.


07 1 Anota dictamen en el récord del trabajador fallecido y traslada los originales del expediente a la UDAF – CIV para su registro.

UDAF - CIV 08 Registra los cambios en la base de datos para efectos de pago.




13. PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DE INGRESO DE PERSONAL

13.1POLÍTICAS OPERATIVAS:


La División Administrativa por intermedio de su Departamento de Recursos Humanos, será la dependencia administradora del sistema de control de personal. Para llevar a cabo el control de asistencia y cumplimiento de las jornadas de trabajo establecidas en el pacto colectivo de condiciones de trabajo, en lo referente al tema, debe contar con un instrumento que le permita realizar esta actividad en forma efectiva.

Por lo anterior se dictan las medidas de carácter

interno para realizar el control de ingreso y asistencia a través de un medio electrónico que responda a las necesidades de la DGC.


Para llevar a cabo el control de ingreso y asistencia

del personal a través de un medio electrónico que responda a las necesidades de la DGC, se dictan las medidas y normas de carácter interno para velar por su cumplimiento.

NORMA 1 El Departamento de Recursos Humanos a

través de la Sección de Personal, será el responsable de que se cumplan las disposiciones contenidas en el presente procedimiento.

NORMA 2 La Sección de Personal es responsable de

procesar y emitir los reportes que se deriven del control de personal por medios electrónicos.




NORMA 3 Todos los trabajadores de la Dirección están obligados a presentarse puntualmente a sus labores, de conformidad con las jornadas de trabajo que se establecen en la Ley de Servicio Civil y su reglamento.

NORMA 4 Todos los empleados de la Dirección portarán

un documento universal de identificación, el cual les servirá como medio de identificación dentro y fuera de las instalaciones de la Dirección, en todas las gestiones que realicen de carácter oficial.

NORMA 5 Se prohibe a los empleados utilizar este

documento de identificación en asuntos de carácter personal, con el fin de obtener algún trato especial o preferencial, por parte de las autoridades del país, siendo responsabilidad del trabajador el mal uso que se dé del mismo.

NORMA6 La pérdida o deterioro del carnet de

identificación será imputable al trabajador y su reposición deberá hacerla inmediatamente del conocimiento a la Sección de Personal y cancelar el importe de la reposición del mismo de conformidad con su costo.

NORMA 7 Cuando un trabajador concluya su relación

laboral con la Dirección, deberá devolver su carnet a la Sección de Personal, sin que medie petición alguna, quedando bajo responsabilidad de dicha Sección que se haga constar en el acta de entrega del cargo.


75



NORMA 8 El daño o deterioro intencionado que un trabajador ocasione a su carnet de identificación de personal, con el propósito de inutilizar el mismo o falsear operaciones de registro en el reloj electrónico, será considerada falta grave y será sancionada de conformidad con el Reglamento Interno de Relaciones Laborales de la Dirección.

NORMA 9 En el Reglamento de Relaciones Laborales debe

establecerse el tiempo máximo permitido a los trabajadores en el ingreso a sus jornadas de trabajo, durante un mes calendario.


76




77

13.2 PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS: EJECUTANTE Paso Tiempo ACTIVIDAD Trabajadores 01 Diario Cada vez que ingrese o salga del edificio de la

Planta Central de la DGC, debe efectuar el registro en el reloj o dispositivo electrónico que la Dirección instale para el efecto.

Sección de Personal

02 Semanal Emitirá un reporte semanal sobre la entrada y salida del personal de la Dirección.

03 2 Cuando un trabajador incurra en llegadas tarde o salidas anticipadas sin justificación, le será descontado de su sueldo el tiempo no laborado. Para el efecto deberá emitirse un acuerdo administrativo que legalice tal acción, la cual se realizará basándose en los reportes computarizados que se emitan en la Sección de Personal y lo que para dicha acción se establezca en el Reglamento Interno de Relaciones Laborales.

Sección de Personal

04 Semanal Traslada reporte computarizado al Departamento de Recursos Humanos, con el informe de trabajadores reincidentes, para que se realice el trámite de sanción.


05 2 Con base en la documentación recibida inicia e el procedimiento disciplinario que corresponda.



DIVISIÓN ADMINISTRATIVA Finca Nacional La Aurora, Zona 13, Guatemala, S.A.

Tel. 2472-1001 - 2475-2173

CAMINOS ES DESARROLLO 78



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PROCEDIMIENTOS SECCIÓN DE COMBUSTIBLES




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PROCEDIMIENTO PARA DESPACHO DE COMBUSTIBLE




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POLITICAS OPERATIVAS DE LOS PROCESOS EN LA SECCIÓN DE COMBUSTIBLES

Aspectos Generales:

Los siguientes procedimientos a detallar, establecen los lineamientos a seguir en el aprovisionamiento de combustibles de la DGC, teniendo como objetivo la adecuada administración y control del combustible que utilizan sus distintas dependencias, con el fin de optimizar y racionalizar los recursos con que cuenta, sin que ello implique obstáculos en el desarrollo de sus actividades.

Aspectos Específicos: A continuación se establecen las normas de carácter interno, que se consideran necesarias en la adecuada y efectiva administración y control de combustible de la DGC. NORMA 1 El nombramiento de una comisión oficial que requiera

el aprovisionamiento de combustible se fundamentará básicamente en las necesidades de movilización de cada una de las dependencias de la DGC.

NORMA 2 Los jefes de las distintas dependencias, salvo casos

de fuerza mayor, deben planificar con la debida anticipación las comisiones de trabajo que se realicen con utilización de combustible para programación de existencias.

NORMA 3 Toda comisión para la cual se requiera el uso de

combustible, será autorizada por el jefe inmediato del empleado que la ejecute con el visto bueno de la Jefatura de División, utilizando el formulario despacho de combustible para comisión.

NORMA 4 Al formulario de despacho de combustibles por

comisión se debe acompañar el formulario autorizado de anticipo de viáticos.




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NORMA 5 Tanto la ordenes de despacho de combustible por comisión, como los de anticipo de viáticos deben estar prenumerados, siendo responsabilidad de la Sección de Combustibles, Lubricantes, Explosivos y Asfalto, la custodia de dichas formas.

NORMA 6 Para efectos de control la unidad antes descrita

llevara un registro correlativo de los vales entregados y anulados.

NORMA 7 Los jefes de las diferentes dependencias de la DGC

son responsables de analizar y minimizar el gasto de combustible autorizado a su unidad y de velar por el uso racional que sus subalternos le den al mismo.

NORMA 8 Auditoria Interna realizará las revisiones posteriores

al proceso, que considere oportunas, con el fin de analizar y evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales y administrativas que correspondan.




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PROCEDIMIENTO PARA DESPACHO DE COMBUSTIBLE POR COMISION




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Procedimientos para despacho.

PROCEDIMIENTO PARA DESPACHO DE COMBUSTIBLE POR COMISIÓN

RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTOS TIEMPOESTIMADO

3.1 Sección de Maquinaria realiza los cálculos con kilometraje a recorrer para designar la cantidad de combustible y traslada a la Subdirección el Documento.3.2 Cuando regresa de la Subdirección, si trae correcciones, se corrige,.3.3 si no hay corrección, pasa a Jefatura de Combustible para visto bueno y se envía a Secretaria de División Administrativa, para emisión de vale del sistema de computo.

2.1 El Jefe de la Sección interesada aprueba y firma el formulario vale de anticipo de combustible, y lo traslada al despacho de la Subdirección para su aprobación. Si es anulada la solicitud investiga y presenta su solicitud de nuevo.

4.1 La Subdirección autoriza o no la entrega de combustible para el cumplimiento de la comisión y traslada al Departamento de Maquinaria.4.2 Si fue negada regresa a el jefe de maquinaria para su revisión o anulación.

1.1 El piloto Posteriormente a ser nombrado para cumplir con la comisión y llenado los trámites de anticipo de despacho de Combustible, tramita la autorización de la formulario.

6

5

3

4

1

2

5.1 La Secretaria de combustible de la División Administrativa, recibe la solicitud 5.2 y procesa en el sistema de computo.5.3 y emite vale de 3 copias y un original , de combustible para el vehiculo que sale de comisión. 5.5 original despacho combustible,, una copia archivo administrativo, una copia auditora interna, una copia (piloto)

6.1La Sección de Combustibles procede a despachar el combustible solicitado, indicando la cantidad en la forma autorizada. 6.2 y registra el despacho en su control correlativo correspondiente del sistema.

EMPLEADO

JEFE DE DIVISION INTERESADA

JEFE DE MAQUINARIA

SUB DIRECTOR ADMOINISTRATIVO

SECRETARIA COMBUSTIBLE

DIVISION ADMINISTRATIVA

JEFE DE SECCIÓN DE COMBUSTIBLE

10 MINUTOS

4 MINUTOS

15 MINUTOS

15 MINUTOS

8 MINUTOS

10 MINUTOS



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Flujograma de Procedimientos despacho combustible



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Flujograma de Procedimientos despacho combustible FLUJOGRAMA DE PROCEDIM IENTO PARA DESPACHO DE COMBUSTIBLE PARA COMISIONES

SECCIÓN DE COMBUSTIBLES

Secretaria Combustible D ivision

Adm inistrativaEM PLEADOPROCEDIM IENTOS

5.26 M INUTOS 6.1

10 m iutos

5

66.2

6.1La Sección de Com bustibles procede a despachar el com bustible solicitado, indicando la cantidad en la form a autorizada. 6.2 y registra el despacho en su control correlativo correspondiente del sistem a.

Fin de proceso

5.3

5.4Archivo

5.5Piloto 5.3

5.1 La Secretaria de com bustible de la División Adm inistrativa, recibe la solicitud 5.2 y procesa en el sistem a de com puto.5.3 y em ite vale de 3 copias y un original , de com bustible para el vehiculo que sale de com isión. 5.5 original despacho com bustible,, una copia archivo adm inistrativo, una copia auditora interna, una copia (piloto)

Viene Pag. 1

5.3

55




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PROCEDIMIENTO PARA DESPACHO DE COMBUSTIBLE CON TARJETA




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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO PARA DESPACHO DE COMBUSTIBLE PARA TARJETA

RESPONSABLE TIEMPOestimadoPROCEDIMIENTOSPASO

2.1 La División Administrativa envía el listado de vehículos a la Unidad de Auditoria Interna de la D.G.C. 2.2 para que se le de ingreso al Sistema Computarizado, una vez hayan sido autorizadas las tarjetas de dotación mensual.

6.1 Envía documentos a Auditoria

3.1 La Secretaria de combustible de la División Administrativa de la D.G.C. , recibe la tarjeta antigua para poder entregar la renovación de tarjeta mensualcorrespondiente a cada vehículo.3.2 El piloto primero devuelve la tarjeta 3.3 Segundo recibe la tarjeta nueva, 3.4 no recibe sino devuelve la anterior

1

2

3

4

5

6

1.3 El jefe de Combustible revisa las tarjetas para verificación de datos, de cada vehiculo, en la División administrativa y la visa.1.4 Posteriormente la secretaria Division Administrativa, envía las tarjetas y listado al Subdirector Administrativo para su autorización.

1.1 Mensualmente la Secretaria de combustible de la División Administrativa elabora las tarjetas de dotación de combustible,1.2 de acuerdo al listado proporcionado por la Sub-Direccion Administrativa y el reporte de talleres de la D.G.C.

1.5 El Subdirector Administrativo revisa y aprueba las tarjetas o pide correcciones para su aprobación.1.6 Cuando regresa de la Subdirección, si trae correcciones, se corrige,1.7 si no hay corrección, se envía a Secretaria de División Administrativa, para que se le entregue a los pilotos emisión de vale del sistema de computo.

5.1 Con el vale del sistema de cómputo de la División Administrativa de la D.G.C y vale del sistema de Computo, 5.2 cada piloto se presenta a la gasolinera de la planta central de la D.G.C.5.3 donde se les proporciona el combustible autorizado, previo a llenar la requisición correspondiente del Depósito Central. 5.4 Archiva vales y Requisición.

4.1Con la tarjeta ya en mano, los pilotos se presentan a la Unidad de Elaboración de Vales del sistema computarizado de la División Administrativa, 4.2para que le sean elaborados el vale un original y copias en TRIPLICADO, de dotación correspondiente al día. 4.3 Archiva vale

Secretaria Combustible


JEFE COMBUSTIBLE

SUB. DIRECTOR ADMINISTRATIVO

Despachador de combustible

LA SECRETARIA DE COMBUSTIBLE DE LA DIVISIÓN ADMINISTRATIV

A DE LA D.G.C.

Jefe de auditoria

11 MINUTOS

4 MINUTOS

180 MINUTOS

15 MINUTOS

10 MINUTOS

8 MINUTOS

5 MINUTOS

8 MINUTOS

5 MINUTOS

Procedimientos para despacho.



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Flujograma de Procedimientos despacho combustible FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO PARA TARJETAS DESPACHO COMBUSTIBLE

Jefe División Auditoria

Secretaria Combustible Division Administrativa

Secretaria Combustible Division

Administrativa

SUB. DIRECTOR ADMINISTRATIVOJefe combustiblePROCEDIMIENTOS

1

2

1.1 M ensualmente la Secretaria de combustible de la División Administrativa elabora las tarjetas de dotación de combustible,1.2 de acuerdo al listado proporcionado por la Sub-Direccion Administrativa y el reporte de talleres de la D .G.C.

2.1 La División Administrativa envía el listado de vehículos a la Unidad de Auditoria Interna de la D.G.C. 2.2 para que se le de ingreso al Sistema Computarizado, una vez hayan sido autorizadas las tarjetas de dotación mensual.

INICIO

1.3180 minutos

1.2

1.1960 minutos

1.5

1.3 El jefe de Combustible revisa las tarjetas para verificación de datos, de cada vehiculo, en la División administrativa y la visa.1.4 Posteriormente la secretaria Division Administrativa, envía las tarjetas y listado al Subdirector Administrativo para su autorización.

1.4 180 minutos

2.1

1.7

2.2

no

si

1.5 El Subdirector Administrativo revisa y aprueba las tarjetas o pide correcciones para su aprobación.1.6 Cuando regresa de la Subdirección, si trae correcciones, se corrige,1.7 si no hay corrección, se envía a Secretaria de División Administrativa, para que se le entregue a los pilotos emisión de vale del sistema de computo.

1.6

1

2

Pagina 2



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FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO PARA DESPACHO DE COMBUSTIBLE PARA TARJETA A-1

Despachador de COMBUSTIBLES

D

Secretaria CombustibleDespacho de vales


D

Secretaria Combustible División Administrativa Jefe de AuditoriaPiloto de vehiculo

DGCPROCEDIMIENTOS

4

6

5

3

3.1 La Secretaria de la de combustible de la División Administrativa de la D.G.C. , recibe la tarjeta antigua para poder entregar la renovación de tarjeta mensualcorrespondiente a cada vehículo.3.2 El piloto primero devuelve la tarjeta 3.3 Segundo recibe la tarjeta nueva, 3.4 no recibe sino devuelve la anterior

4.1Con la tarjeta ya en mano, los pilotos se presentan a la Unidad de Elaboración de Vales del sistema computarizado de la División Administrativa, 4.2para que le sean elaborados el vale un original y copias en TRIPLICADO, de dotación correspondiente al día. 4.3 Archiva vale

5.1 Con el vale del sistema de cómputo de la División Administrativa de la D.G.C y vale del sistema de Computo, 5.2 cada piloto se presenta a la gasolinera de la planta central de la D.G.C.5.3 donde se les proporciona el combustible autorizado, previo a llenar la requisición correspondiente del Depósito Central. 5.4 Archiva vales y Requisición.

4.1

5.1

C

3.1

TarjeteroTarjeta nueva

Tarjeta antigua

devuelta, 3.2

si

no

FIN 3.4

4.2

Tarjeta nueva

CB

AVale

original

BCopia

5.2

Archivar4.3

Requisición

5.3

Requisición6.1

BCopia

RequisiciónDespacha

combustible

Ccopia

BCopia

Requisición

5.4Fin

6

6.1 Envía documentos a Auditoria

3

4

5



PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE COMBUSTIBLE EN ZONAS VIALES




PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE COMBUSTIBLE EN LAS ZONAS VIALES

RESPONSABLE PASO PROCEDIMIENTO TIEMPO

ESTIMADO

Empresa que despacha

1

El camión cisterna llega a la zona vial destinada de estacionarse en un lugar nivelado para que se estabilice el combustible

60 minutos

Piloto del camión cisterna

2

El piloto del camión cisterna de la empresa que despacha el combustible, debe entregar al encargado del despacho, la Tabla de Calibración de la entrega del combustible.

Encargado del despacho de combustible

3

Verifica que los números de la Tabla de Calibración de la entrega del combustible sean los mismos que estén anotados en el camión cisterna.



4

Al momento de realizar el descargue de combustibles, chequea y verifica el combustible dentro del tanque del camión cisterna, si hay faltante debe hacer el reporte antes de proceder al descargue del producto a los tanques de la Zona.



5

Debe hacer entrega del envío de recepción de combustibles que hace entrega la empresa que despacha el combustible, este debe estar acompañados por las firmas del piloto, del Encargado de despacho de combustibles de la Zona, el Jefe de la Zona y de la Junta de Recepción de Combustibles de la Zona.



6

Si se diera un faltante, se debe enviar inmediatamente el reporte para poder llevar el control correspondiente, el reporte debe tener las firmas del piloto del camión cisterna, el Encargado del despacho de combustible de la Zona y el Jefe de la Zona Vial, para efecto de devolver el combustible, sino tiene la firma del piloto, el Jefe de la Zona Vial, se hará responsable del pago de dicho faltante.





PROCESO PARA LA MEDICION DE COMBUSTIBLES




MEDICIÓN DE COMBUSTIBLES

LECTURA DE NIVELES USANDO VARAS DE MEDIDAS: 1. RECOMENDACIONES GENERALES:

Introducir cuidadosamente al tanque la vara de medida, conservándola en posición vertical hasta que toque el fondo de éste. La vara debe introducirse en el mismo punto cada vez que se toma una lectura.

Para evitar problemas de capilaridad, no se debe dejar que

la regla esté en contacto con el combustible por más de 2 o 3 segundos. Retirar la regla en forma rápida si se está leyendo niveles de combustible o lentamente si se están leyendo niveles de combustible o lentamente si se están leyendo niveles de agua en el tanque. La regla debe estar seca cada vez que se introduce al tanque. Las lecturas deben realizarse con una exactitud de 3 mm, por lo cual se recomienda tomar varias veces la misma lectura para obtener un promedio de ellas (por lo menos de dos veces).

Cada día se deben registrar los niveles de agua en el

tanque. En este caso se aplica la pasta para detección de agua en la parte final de la regla, aproximadamente en los últimos 15 cms., al entrar en contacto con el agua la pasta cambia de color y registra el nivel de agua. Si los niveles de agua son mayores a 2.5 cms., se debe proceder a retirarla del tanque. Niveles de agua inferiores a 2.5 son aceptables. De existir un nivel de agua en el tanque éste debe descontarse del nivel de combustible que se ha registrado en las lecturas. Convertir los niveles de combustible y de agua a volumen, utilizando las tablas de aforo que el fabricante proporciona para cada tanque. Cada tanque debe tener su propia tabla de aforo.




2. INTERPRETACIÓN DE TABLAS DE CALIBRACIÓN: Existen dos tipos de tablas de calibración:

Tabla de calibración de cisternas móviles Tabla de calibración de tanques estacionarios

2.1 TABLA DE CALIBRACIÓN DE CISTERNAS MÓVILES:

La tabla de calibración de camiones cisternas, tiene la característica de contar con calibración por compartimiento, los datos del vehículo, la capacidad y todos los datos generales.

Para interpretar esta tabla se necesita ubicar el compartimiento del que se recibirá el combustible, el número de este se localiza en la parte superior del camión y tambien especifica su capacidad en pulgadas y galonaje, (ejemplo compartimiento No. 1 24 ¼”, 3,500 gls.).

Dentro de los datos de la tabla aparece su capacidad por compartimiento, la referencia que es la medida del fondo del tanque hacia la tapadera o man holl, el dato de lleno que es la capacidad con que fue calibrado, esto se puede reflejar en la ficha que tiene el compartimiento y vació que se refiere a la distancia que hay entre la ficha y la tapadera del camión.

También tiene los datos de fracciones para el cálculo de diferencias, esto con el fin de calcular faltantes o excesos en el combustible, estos datos están dados por compartimiento, medidas y galonaje.




PROCEDIMIENTO PARA DESCARGA DE COMBUSTIBLES Parquear el camión cisterna donde no cause interferencia, de tal

forma que quede en posición de salida rápida y en un área totalmente plana.

Dejar en reposo absoluto el camión por lo menos 30 minutos para estabiliza el combustible

Instalar el extinguidor cerca de las bocas de llenado. Instalar vallas o conos para bloquear el tráfico en la zona de

descarga Verificar que no haya fuentes de ignición en los alrededores, tales

como cigarrillos encendidos, llamas, etc. Verificar que el camión cisterna tenga los sellos o marchamos

correspondientes en su sitio y verificar que las cantidades solicitadas coincidan con las entregadas

Medir los tanques para garantizar que tengan el cupo disponible para recibir el producto y anotar la medida de combustible existente

Verificar el correcto acople de las mangueras con la boca de llenado El operador debe ubicarse donde pueda ver los puntos de llenado y

en posición de rápido acceso a la válvula de descarga Realizar la medición del cisterna para verificar la cantidad de

combustible a ser recibido Retirar los marchados de descarga, esto es garantía de la cabalidad

del producto Los marchamos deben ser entregados al piloto del camión Se procede a la descarga del combustible Después de la entrega verificar que los compartimientos del camión

cisterna estén vacíos antes de desconectar las mangueras Realizar la medición del tanque estacionario para comparar la lectura

inicial y la final. Debe coincidir con la cantidad de producto solicitada.

En caso de derrame incendio seguir los procedimientos del plan de contingencia

Mantener cerrada las bocas de tanques y camión cisterna Cerrar el área circundante a la Zona de descarga en un radio no

menor de 10 m. Drenar las mangueras hacia el tanque una vez se termine el llenado.




Reportar inmediatamente al supervisor cualquier derrame o contaminación de producto.

SEGURIDAD EN DESPACHOS DE COMBUSTIBLES

El almacenamiento de los combustibles en forma correcta, ayuda a

que las pérdidas puedan ser reducidas, aunque no eliminadas, por las características propias de los productos del petróleo.

Una de las pérdidas que tienen mayor peso son las que se producen por variación de temperatura, la pintura de los tanques tiene una gran influencia para estas variaciones.

También se abordan aspectos de suma importancia a tener en cuenta para operar con los tanques de petróleo. Debido a que estos alcanzan alturas significativas, están expuestos a los rayos de las tormentas eléctricas y producto de su contenido (combustible), son flamables y pueden ocasionar accidentes lamentables. Sin embargo, hay un número definido de normas de seguridad, las cuales deberán ser seguidas estrictamente para evitar lesiones serias o de muerte, así como también daños a la propiedad y pérdida de producción.

PERDIDAS: Un tanque que almacena petróleo combustible, el color preferido

para este tipo de combustible es el negro, por la absorción de calor que este color propicia y hace mas fluido el petróleo al ganar en temperatura.

Los productos blancos del petróleo (diesel, queroseno, naftas y gasolinas (deben estar almacenados en tanques en que el color de la pintura haga reflexión a la luz, por lo que en estos casos se escoge el aluminio brillante para el envolvente y el blanco brillante para el techo.

Cuando se almacena un producto volátil en un tanque, es imprescindible una sistemática revisión para detectar cualquier escape de gases ya sea por el registro de medición, perforación en el techo o por otros registros; estos escapes traen como consecuencia




que la válvula de presión y vacío no retenga presión, lo que puede producir pérdidas ascendentes a varios miles de litros mensuales, de acuerdo con la capacidad del tanque

Al igual que en los grandes tanques de almacenamiento, donde las pérdidas deben ser analizadas diariamente para encontrar las causas, los tanques soterrados aunque más pequeños, están sujetos a situaciones que no pueden ser detectadas visualmente; por esta razón, igualmente deben ser analizadas sus pérdidas, en evitación de perforaciones por corrosión, debido principalmente a suelos con poca resistencia eléctrica, igualmente sucede a la tubería de succión, la cual se vacía al terminar cada entrega, produciéndose por lo tanto una pérdida.

NORMAS DE SEGURIDAD

Ejemplos de medidas de seguridad fundamentales en el inventariado y manejo en tanques de petróleo son las siguientes: No fumar o llevar materiales humeantes. Es muy posible que haya

materiales volátiles con bajo punto de inflamación presentes No pisar o caminar sobre los techos en los tanques Conservar la cara y la parte superior del cuerpo apartada cuando se

abran las portezuelas del muestreador. Es muy posible que produzca una emisión de gases acumulados y vapores al abrir la portezuela.

Nunca, bajo ninguna circunstancia debe entrar a un tanque, salvo que esté usando ropa de seguridad y un dispositivo de respiración aprobado y haya otro operador presente fuera para avisar o auxiliar en caso necesario

PELIGRO DE FUEGO Y EXPLOSIONES: La mayoría de instrumentos de los sistemas de inventariado, están

instalados en tanques que contienen productos inflamables. Por ello dichos instrumentos deben tener protección antideflagrante y los elementos electrónicos que estarán ubicados en el interior de los tanques, en contacto permanente con la atmósfera de los productos, como serían los sistemas de medida de temperatura en uno o varios




puntos, deben tener protección de tipo seguridad intrínseca, en el pasado cada país tenía sus normas de seguridad, pero actualmente ya existen reglamentaciones armonizadas entre distintos países.

CONDICIONES Y PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD

CARACTERÍSTICAS DE LAS INSTALACIONES DE DESPACHO: Los pisos de las estaciones de servicio deben cumplir con lo siguiente: Mantenerse limpios Contar con superficies que no presenten un riesgo de resbalarse;

libre de obstáculos, grietas y protuberancias: Evitar la acumulación de líquidos en el área de trabajo Señalizar la zona de circulación vehicular y/o de personal Mantener la posición de carga delimitada con franjas de color

amarillo. Los techos, faldones y columnas de la estación de servicio deben

cumplir con lo siguiente: Que no representen un factor de riesgo de incendio; Resistentes deformaciones por temperaturas o cambios de

estas, así como resistir las condiciones climatologías del lugar Evitar estancamiento de líquidos y con sus componentes sujetos

para evitar su caída Elementos protectores pintados de color blanco con franjas de

color rojo

MAQUINARIA Y EQUIPO:




a. Extintores:

En la estación de servicio, se instalarán extintores de acuerdo a lo siguiente:

El extintor debe contar con la fecha de vigencia y recarga La altura de la instalación debe ser al menos de 0.10 m.

medidos del piso a la parte mas baja del extintor y como máxima de 1.50 m. medido del piso a la parte más alta del extintor

La señalización de su ubicación debe cumplir con los pictogramas, colores y dimensiones establecida en el apéndice A de esta norma

En todas las zonas deben ser del tipo ABC de 9 kg y la cantidad de acuerdo a su ubicación

b. Conexiones a Tierra:

Contar con la red de tierras físicas Informar a todos los trabajadores y a la comisión de seguridad

e higiene, acerca de los riesgos que representa el contacto con la electricidad estática y capacitarlos para evitar dichos riesgos, contar con los registros documentales de continuidad y medición de red de tierras.

Debe verificarse que la tierra física se encuentre libre de pintura, que la conexión entre las pinzas ejerzan una adecuada presión.

Todas las instalaciones con partes metálicas (surtidores de combustibles, canalizaciones metálicas, cubiertas metálicas, etc.), deben conectarse a tierra.




TANQUES DE ALMACENAMIENTO Y SISTEMA DE CONDUCCIÓN Y DESPACHO DE COMBUSTIBLES:

REQUERIMIENTOS GENERALES: Deben contar con las condiciones de seguridad siguientes: Detección de fugas Dispositivos que eviten el llenado del tanque a mas del 90% de su

capacidad y Control de Inventarios Por cada tanque, se debe conservar la documentación siguiente cuando menos por un período de 5 años: Certificado de pruebas proporcionado por el fabricante Póliza de garantía Informe de las pruebas de hermeticidad, anexando evidencia proporcionada por la estación que indica el inventario al momento de efectuar la prueba, para demostrar la conformidad con la capacidad del método o métodos.

EQUIPO DE PROTECCIÓN PERSONAL




La ropa de trabajo debe ser considerada como equipo de protección personal y ésta debe ser 100% algodón. Se debe proporcionar ropa adicional de trabajo (chamarras e impermeables), cuando se requiera, dependiendo de las condiciones climáticas donde se encuentre cada estación de servicio.

Los zapatos deber ser dieléctricos y suela antiderrapante. CONCLUSIONES:

Las pérdidas tienen una estrecha vinculación con las mediciones en

los tanques de petróleo, es decir, si modernizamos el sector, se garantizan pérdidas menores, por lo que las conclusiones del trabajo tienen ese enfoque.

Invertir en equipos modernos de tele medición en los tanques destinados a almacenar gas licuado con el objetivo de sustituir los equipos Rotogauge, los cuales carecen de certificación y por lo tanto de una verificación periódica que avale los resultados de las mediciones, pudiendo lo anterior estar introduciendo sensibles pérdidas en los volúmenes obtenidos.

En equipos de alarmas de nivel de producto con inversión en equipos modernos se anularían los equipos flotador que se utilizan como referencia para que el observador realice la medición y para un control de nivel en el trasiego.

En equipos de alarmas de nivel de interfases (agua producto) en los tanques que contengan productos pesados, con la inserción de equipos modernos se eliminaría la medición normal, la cual resulta compleja debido a la viscosidad del producto.

LECTURA DE BOMBAS

Para medición de los dispensadores o bombas despachadoras se requiere que se tenga el modelo de la misma para especificar su medición, pero la toma de datos manuales de venta o despachado, el acumulado y el totalizador de galones son datos importantes de tomas y anotar por si llegara a fallar el sistema electrónico del aparato, por lo tanto se recomienda hacer esta toma todos los días, de inicio y final de labores.




DOCUMENTOS DE CONTROL El control de inventarios es la forma más fácil y económica para detectar fugas además durante la operación de la estación, el control de inventarios sirve para: Prevenir cierres de la estación por problemas de seguridad industrial o problemas ambientales, contar con información sobre la demanda de combustibles. Conocer cuando y cuanta gasolina se requiere ordenar para abastecer la estación, detectar desbalances de inventarios cuando estos ocurren, identificar facturas erróneas o robos, determinar fugas de producto minimizando su impacto sobre el medio ambiente, protegiendo a empleados y clientes. El método comprende tres etapas: la primera etapa corresponde al Inventario de Libro, esto es al registro diario de combustible recibido, utilizado dentro de la estación y vendido. La segunda etapa corresponde al Inventario Físico. En esta parte se registra el agua y el producto almacenado en el tanque por medio de la lectura directa de niveles. La lectura se hace con varas de medida (con precisión al milímetro) o con sistemas automáticos de lectura de niveles. La tercera y última etapa es la reconciliación del inventario de libro, con el inventario físico. La reconciliación debe hacerse como mínimo a nivel diario y a nivel mensual. En esta etapa se debe tener en cuenta que las discrepancias entre los inventarios no implican necesariamente una fuga; desbalances en el inventario pueden deberse a: cambios en la temperatura del combustible, cambios en los niveles de agua en el tanque, errores en la calibración de los sistemas de medida, errores de lectura del sistema de aforo, errores matemáticos o pérdidas por robo, entre otros. INVENTARIO DE LIBRO

El primer paso es el registro del inventario de libro, el cual está basado en las lecturas de los medidores de los equipos de entrega de




combustibles de la estación; en él se registra el combustible recibido, usado y vendido durante el día. El registro de cada uno de estos valores se hace en las respectivas casillas de la tabla de inventario diario. Al final de cada día se debe: Leer y registrar la lectura de cada medidor de los dispensadores/

surtidores al cierre de la operación. Anotar cualquier cambio de medidores que se realice en la estación.

Para ello se debe registrar tanto la lectura del medidor reemplazado como la lectura inicial del medidor nuevo

Registrar cualquier cantidad de combustible que se haya usado en la calibración de los medidores y que haya sido retornada al tanque

Determinar el total de la lectura de medidores del día anterior

INVENTARIO FÍSICO

Así mismo, al final de cada día se debe adelantar el registro del inventario físico, el cual está basado en el registro del nivel del combustible y del agua en el tanque. La medida de nivel se realiza con varas de medida o con sistemas automáticos de detección de niveles. Utilizando las varas de medida, se puede determinar y registrar en la tabla de inventario físico los valores de: Nivel de Combustible Nivel de agua en el tanque Cantidad de combustible que se retiró del tanque y que no pasó a

través de los medidores Como puede deducirse, el control de inventarios se basa en medidas de niveles de combustible, por lo tanto es muy importante que durante la toma de estas medidas, no se adicione o retire combustible del tanque y que en lo posible las medidas de niveles, las realice la misma persona. Errores en el procedimiento o en el registro de estas lecturas, reflejan pérdidas de combustible que pueden confundirse con fugas, por




esta razón, se presenta un procedimiento básico a seguir cuando se realiza la lectura de niveles, usando varas de medidas.

LECTURA DE NIVELES USANDO VARAS DE MEDIDA

RECOMENDACIONES GENERALES: Introducir cuidadosamente al tanque la vara de medida,

conservándola en posición vertical hasta que toque el fondo de éste. La vara debe introducirse en el mismo punto cada vez que se toma una lectura.

Para evitar problemas de capilaridad, no se debe dejar que la regla esté en contacto con el combustible por mas de dos o tres segundos

Retirar la regla en forma rápida si se está leyendo niveles de combustible o lentamente si se están leyendo niveles de agua en el tanque.

La regla debe estar seca cada vez que se introduce al tanque Las lecturas deben realizarse con una exactitud de 3 mm, por lo que

se recomienda tomar varias veces la misma lectura para obtener un promedio de ellas (por lo menos dos veces)

INVENTARIO COMBUSTIBLE RECIBIDO

Para llevar un correcto inventario de combustible, se debe además determinar la cantidad de combustible que se ha adicionado al tanque. En algunos casos esta cantidad puede determinarse con las facturas u órdenes de suministro; sin embargo, en la mayoría de las estaciones de servicio, los pedidos de combustible se realizan para toda la estación y no para cada uno de los tanques, lo que dificulta conocer la cantidad exacta que se le adiciona al tanque. En estos casos se debe determinar la cantidad de combustible suministrada, usando la lectura con vara de medida para niveles de combustible ANTES Y DESPUÉS de las operaciones de llenado; el aforo después del llenado del tanque, debe hacerse una vez ha transcurrido u n tiempo prudencial (media hora) para evitar que cambios en la temperatura del combustible o la inestabilidad del nivel interfieran con la lectura tomada.




Estas dos lecturas son indispensables para determinar con precisión si existen o no pérdidas de combustible. RECONCILIACIÓN DE INVENTARIOS: La última parte del control del inventario es la reconciliación entre el inventario físico y el inventario de libros. El inventario físico debe ser un reflejo del inventario de libros y la diferencia entre ellos no debe ser superior al 0.5% de las ventas mensuales.




NORMATIVA DE CONTROL INTERNO PARA LA IMPRESIÓN, DISTRIBUCIÓN,

USO Y LLENADO DEL VALE DE DESPACHO




NORMATIVA DE CONTROL INTERNO PARA LA IMPRESIÓN, DISTRIBUCIÓN, USO Y LLENADO DEL

VALE DE DESPACHO.

NORMA No. 1 RESPONSABILIDAD DE LA IMPRESIÓN Y DISTRIBUCIÓN.

La impresión, distribución y control de las existencias de los vales de despacho será responsabilidad de la División de Mantenimiento por Administración de la Dirección General de Caminos, para las Zonas Viales y Asfaltos de Amatitlán, en el caso del depósito de la Planta Central la responsabilidad será de la División Administrativa. NORMA No. 2 DEL CONTROL Y REGISTRO

Para el control del uso de los vales de despacho de la División de Mantenimiento por Administración y la División Administrativa deberán llevar un libro de cuenta corriente, en el cual dejarán constancia de las impresiones, de las distribuciones y de las existencias de la siguiente manera:

DESCRIPCION

DOCUMENTO FECHA ENTRADA SALIDA DEL No. AL No. EXISTENCIAS

IMPRESIÓN FAC. No. 010 10-01-06 20,000 01 al 20,000 20,000 Zona Vial

No. X T/Valores No. 05 12-01-06 1,000 01 al 1,000 19,000

Zona Vial No. XX

T/Valores No. 06 12-01-06 1,000 1,001 al 2,000 18,000

NORMA No. 3 CONTROL EN EL FRENTE DE TRABAJO

Los frentes de trabajo que utilicen vales de despacho, deberán llevar el mismo control den libro de cuenta corriente de la siguiente manera:




DESCRIPCION DOCUMENTO FECHA ENTRADA SALIDA DEL No. AL No. EXISTENCIAS

Recepción TV-No. 05 12-01-06 1,000 01 al 1,000 1,000 Utilizados en

enero 30-01-06 100 01 al 100 900

Utilizados en febrero

28-02-06 80 101 al 80 820

NORMA No. 4 DE LA UTILIZACIÓN Y LLENADO DEL VALE DE DESPACHO a) Para el área de Almacén

El interesado llenará una solicitud para retirar de Almacén con el visto bueno del Jefe inmediato.

El Guardalmacén verificará, si hay existencia procederá a la elaboración del Vale de Despacho.

La solicitud deberá adjuntarse a la copia del Vale de Despacho que será archivada en el almacén.

b) Para el área de Combustibles y Lubricantes

Toda solicitud de Combustibles y Lubricantes deberá ser respaldada con un nombramiento. (excepto los cambios de aceite y prueba de motores, en cuyo caso será solicitado con orden de trabajo y con el visto bueno del jefe de talleres.

Los pilotos de vehículos deberán llenar la solicitud y presentarla

con su tarjeta de dotación, para la elaboración del vale y registro respectivo.

El vale de despacho será llenado en la Sección de Maquinaria, por

la persona que sea designada.

El interesado indicará en la Inspectoría de Maquinaria lo siguiente: Lugar y fecha, número de nombramiento, tipo de trabajo a realizar, destino y distancia a recorrer en kilómetros.




La inspectoría de Maquinaria, hará el cálculo de la dotación,

ordenará la elaboración del vale respectivo y lo firmará.

La solicitud será archivada junto con la copia del vale de despacho en la sección de Combustibles y Lubricantes.*

NORMA No. 5 DE LAS FIRMAS DEL VALE DE DESPACHO El inspector de Maquinaria firmará en la casilla de autorizado. El Jefe de Zona o Planta Central firma en la casilla de visto bueno. El distribuidor de combustibles firmará en la casilla de entregado. El usuario firmará en la casilla de recibido. NORMA No. 6 DE LA DISTRIBUCIÓN Y ARCHIVO DEL VALE DE DESPACHO Original para contabilidad central (Luego de ser utilizados para la

elaboración de los reportes respectivos). Una copia para el archivo de Maquinaria. Una copia para el archivo de Combustibles y Lubricantes. Una copia para el archivo del usuario. (Todos los encargados de las áreas y los usuarios serán responsables del archivo correlativo de la copia que le corresponde).




MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DEPARTAMENTO DE COMPRAS




PROCESO PARA COMPRAS




MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL ALMACEN TRANSITO




PROCESO PARA ALMACEN


manual de procedimientos divisiÓn administrativa

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