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MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO
UNIDAD DE PLANES Y PROGRAMAS AREA DE RACIONALIZACION
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
UNIDAD DE TESORERIA
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL
Elaboró ______________________
Área de Racionalización
Aprobó ______________________
Gerencia Municipal
Validado de acuerdo al D.S. 74-95-PCM RJ. 182-79-INAP/DNR y R.A. N° 1975-2004-A-MPI ______________________
Alcaldía
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
1
I. INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Procedimientos sirve de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Gerencia de Administración General que relacionados con los procedimientos de otras Gerencias van a permitir cumplir la finalidad y objetivos de la Institución. Se ha buscado desarrollar esta sistematización lo más simple posible, de tal forma que regulen y optimicen el desarrollo de las diversas funciones que competen a la UNIDAD DE TESORERIA que ante una acción planteada por los trabajadores y por la Alta Dirección de la Municipalidad los pasos para desarrollarla, sean lo suficientemente claros y directos que permitan una conclusión rápida. Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.
II. DATOS GENERALES
A. NATURALEZA Y FINALIDAD
Es un documento de gestión que de manera sencilla y sistemática describe a un conjunto de procedimientos que concatenados entre sí y enmarcados en la normatividad legal y administrativa vigente, se realizan en forma secuencial o simultánea y permiten a la Unidad de Tesorería cumplir los objetivos de la entidad.
B. OBJETIVOS
Los principales objetivos a alcanzar con la elaboración de este manual son:
Presentar todos los procedimientos que se desarrollan en la Unidad en forma compendiada permitiendo que su aplicación sea de manera eficiente y practica.
Permitir definir responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas y direccionar su ejecución.
Lograr establecer todos los procedimientos de la Unidad, que permita que los
resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Dirección de la Municipalidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes.
Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que
correspondan, incluyendo los formularios y los puestos que intervienen durante su ejecución.
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2
C. BASE LEGAL
El presente manual ha sido elaborado enmarcado en la normatividad siguiente:
Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales
correspondiente al Años Fiscal 2006 Resolución de Superintendencia N° 077-99/SUNAT Reglamento de Comprobantes de
Pago de la SUNAT Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución
de Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG Normatividad de la Municipalidad Provincial de Ilo
D. CONTENIDO Y ALCANCE
Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicación obligatoria de todo el personal de la Unidad de Tesorería.
E. APROBACION DEL MANUAL
Este Manual ha sido aprobado mediante Resolución de Alcaldía N° ……………………………
F. REVISION Y ACTUALIZACION
Para la Revisión, Modificación y/o Actualización del presente manual, se debe desarrollar la siguiente mecánica: Cuando se produzca cambio de procedimientos, ampliación y/o derivación de funciones o reestructuración orgánica, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su Área de Racionalización, serán quienes propongan la modificación y/o actualización del manual. De existir una modificación interna del procedimiento en cualquier dependencia, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su Área de Racionalización, realizará la modificación y/o actualización del manual a propuesta de dicha dependencia orgánica. La Gerencia de Planeamiento a través de la Unidad de Planes y Programas preparara el documento correspondiente determinando si es modificación o actualización del manual. Aprobada la modificación y/o actualización del manual, Alcaldía emitirá, la resolución correspondiente la cual deberá ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha de vigencia de los cambios. La edición y difusión será de responsabilidad de la Gerencia de Planeamiento a través de la Unidad de Planes y Programas – Area de Racionalización.
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3
G. SIMBOLOGIA A UTILIZAR
Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida.
Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en la confección de diagramas de flujo:
Símbolo Significado
Comienzo o final de proceso: en su interior situamos materiales, información o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo.
Actividad: Tarea o actividad llevada a cabo durante el proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida
Información de apoyo: Situamos en su interior la información necesaria para alimentar una actividad ( datos para realizarla )
Decisión/ Bifurcación: Indicamos puntos en que se toman decisiones: sí o no, abierto o cerrado...
Conexiones de pasos o flechas: Muestran dirección y sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos.
Documento: Se utiliza este símbolo para hacer referencia a la generación o consulta de un documento específico en un punto del proceso.
Archivo: Representa un archivo común y corriente de oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente.
Conexión con otros procesos: Nombramos un proceso independiente que en algún momento aparece relacionado con el proceso principal.
Conector de página: Representa un enlace o conexión de una página a otra.
III. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS
La parte descriptiva del procedimiento se efectuara enmarcada dentro del esquema aprobado por la Municipalidad de Ilo.
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Recaudación Diaria de Ingresos en Caja
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para efectuar la Recaudación Diaria de Ingresos por Caja, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas.
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Público Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al
Años Fiscal 2006
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento consiste en la el cobro de impuestos y tasas a los contribuyentes de acuerdo a Tupa vigente en la Caja Central y Cajas Descentralizadas de la Municipalidad, emitiendo los recibos de pago respectivos, posteriormente efectuando el cierre y el arqueo de caja.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Original de Recibos de Pago de los Contribuyentes
ALCANCE
Unidad de Tesorería y Unidades Descentralizadas de Caja.
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5
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERIA HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
RECAUDACIÓN DIARIA DE INGRESOS EN CAJA
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
1 A las 8:00 a.m. se apertura la atención de Caja: • Caja Central • Caja Descentral1zada de la
Agencia Municipal • Caja Descentralizada de la
Casa de la Cultura • Caja Descentralizada del
Mercado Pacocha • Unidad Operativa Del Grifo
Municipal • Cajas Auxiliares (Palacio Municipal)
2 Realizan el cobro de Impuestos a los contribuyentes, emitiendo los Recibos de Pago en el SAT Sella Recibos y coloca V°B°.
Recibo de Pago
Original y 2 copias
3 min
3 Cierra operaciones al promediar las 2:30 pm, contando el efectivo de caja y verifica el movimiento total de saldos del día en el SAT
10-15 min
Cajero I y
Cajeros de Cajas
Descentralizadas
4 Imprime Reportes: • Reporte Diario de
Transacción • Reporte de Cierre de Caja y
Cajero
Reporte Diario de Transacción
Reporte de Cierre de Caja
y Cajero
Original y copia
10 min
Cajeros de Cajas
Descentralizadas
5 Proceden apersonarse a las Instalaciones del Palacio Municipal y entregan a la Responsable de Caja Central lo Recaudado (efectivo y cheques) con la documentac. sustentatoria
Paquete de Ingresos
Original y copia
10 min
6 Recepciona la documentación, realiza el conteo de la Recaudación por cajero, la cual deberá coincidir con la documentación y el Reporte emitido por el SAT.
10 min Cajero I
“Si es conforme” Firma la copia del reporte y devuelve a Responsable de la Caja Descentralizada
5 min
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6
Cajero I
7 “Posteriormente” Recepcionada la recaudación de todas las Cajas Descentralizadas, realiza el Cierre y Arqueo de Caja. Emite los reportes siguientes: • Resumen de la Transferencia • Recibos de Ingresos • Wincha de Ingresos
Resumen de Transferencia
Recibo de Ingresos
Wincha de Ingresos
Original y copia
30 min
8 Revisa la Documentación emitida, los Recibos de Ingreso, la Wincha de Ingreso, y el Reporte de Resumen de Transferencia.
20 min
9 Procede a contar el efectivo y cheques entregados, lo cual deberá coincidir con el Total de lo Recaudado en el Día “De ser conforme” Firma en la Copia de Resumen de la Transferencia que retiene la Responsable de Caja Central.
20 min
10 Efectúa la distribución de ingresos de acuerdo al Reporte de Resumen de la Transferencia para realizar el Deposito en las respectivas Cuentas Bancarias
20 min
11 Realiza el depósito de la Recaudación dentro de las 24 hrs.
Voucher de Depósitos
Original 30 min
12 Adjunta los voucher de depósitos al Resumen de la Transferencia emitido por el SAT y a la documentación recibida de la Caja Central
10 min
Tesorera
Deriva documentación al Técnico Responsable para el Registro correspondiente
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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7
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
8
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Posición de Caja y Bancos
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento para efectuar la posición de caja y bancos en forma diaria, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Público Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al
Años Fiscal 2006
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento refleja el estado de los recursos financieros de la entidad y es de suma importancia para la toma de decisiones de la Gerencia de Administración General y Alta Dirección de la Municipalidad.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Extracto Bancarios 2.- Registros Auxiliar de Bancos, Cuentas Corrientes, Libretas de Ahorro 3.- Cheques en Cartera
ALCANCE
Unidad de Tesorería y Gerencia de Administración General.
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERIA HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
POSICION DE CAJA Y BANCOS DIARIO
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
1 Imprime en el SAG el Auxiliar de Giros que contiene los giros de cheques del día
Auxiliar de Giros
Original 10 min Técnico Administrativo I
2 En Hoja Excel registra el movimientos diario de transferencias, recaudación y pagos, determinando los saldos disponibles por cuenta. Adjunta el Auxiliar de Giros.
Reporte de Caja Bancos
Original y 4 copias
30 min
Especialista en Finanzas IV
3 Revisa y Visa Reporte de Caja y Bancos
Reporte de Caja Bancos
V°B°
Original y 4 copias
10 min
Técnico Administrativo I
4 Distribuye Reporte según: Original: G, Adm. General Copia: Alcaldía Copia: G. Municipal Copia: U. Contabilidad Copia: Tesorería
15 min
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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10
4 3
2 1
Gerencia de Administración General – Unidad de Tesorería
POSICIÓN DE CAJA Y BANCOS Procedimiento
Jefe de Unidad de TesoreríaTécnico AdministrativoI
Inicio
o
Auxiliar de Giros
Imprime en el SAG el Auxiliar de Giros
o
RCB
Registra en Excel el movimiento diario de
transferencias, recaudación y pagos, determinando saldos
disponibles
GAG
Fin
4 3
2 1
o
RCB
Revisar y Visa Repote de Caja y Bancos
4 3
2 1
o
RCB
Distribuye Reporte de Caja y Bancos
Alcaldía
UC
UT
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Contabilización de Notas de Abono por Transferencia de Recursos del Tesoro Público
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento para efectuar la Contabilización de las Notas de Abono por Transferencias de Recursos del Tesoro Público, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería y contables establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Público Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al
Años Fiscal 2006
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las Notas de Abono de las transferencia del Gobierno Central a Cuentas de la Municipalidad realizados en el mes
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes 2.- Notas de Abono
ALCANCE
Unidad de Tesorería
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERIA HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONTABILIZACION DE NOTAS DE ABONO POR TRANSFERENCIA DE RECURSOS DEL TESORO PUBLICO
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Instituciones Bancarias 1 Remite a la Unidad de
Tesorería las Notas de Abono de las transferencias del Gobierno Central a Cuentas de la Municipalidad
Notas de Abono de Institución Bancaria
Original
2 Determina la fecha, monto y concepto de los abonos recibidos en el mes por el Gobierno Central, en las diferentes cuentas de la Municipalidad
3 hrs.
3 Realiza el Registro correspondiente en el SAG, ingresando la partida presupuestal, Fuente de Financiamiento, cuenta de ahorros, asientos contables y el monto total del abono recibido. Imprime Formato de Recibo de Ingresos en original y copia, por nota de Abono recibida.
Recibo de Ingresos por
nota de abono
Original y copia
30 min
4 Luego, procede a ingresar la Información al SIAF colocándole al formato el sello con la numeración correspondiente, en las Fases de Determinado y Recaudado
30 min
Técnico Administrativo I
5 Se anexa original a File de Información Financiera del mes a remitir a la Unidad de Contabilidad y archiva copia.
5 min
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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1
Gerencia de Administración GeneralUnidad de Tesorería
CONTABILIZACIÓN DE NOTAS DE ABONOProcedimiento
Técnico Administrativo I
Instituciones Bancarias
Inicio
o
Notas Abono
Remiten a la Unidad de tesorería las notas de
abono o
RCB
Registra en Excel el movimiento diario de
transferencias, recaudación y pagos, determinando saldos
disponibles
Fin
Archivo
Registra en el SAG partida presupuestal, fuente
financiamiento, asiento contable y monto total del
abono
o
RINA
Imprime Formato de Recibo de Ingresos por Nota de
Abono
1
o
RINA
Ingresa nota de abono en el SIAF en las fases de
determinado y recaudado
1
o
RINA
Anexa original a file de información financiera del
mes y archiva copia
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Contabilización de Notas de Cargo
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento para efectuar la Contabilización de las Notas de Cargo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería y contables establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Público Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al
Años Fiscal 2006
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las Notas de Cargo por concepto de mantenimiento de cuenta, certificaciones, sobregiros, portes, emisión de cheques de gerencia y otros emitidos por la Entidad Bancaria a la Municipalidad
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes 2.- Notas de Cargo
ALCANCE
Unidad de Tesorería
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERIA HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONTABILIZACION DE NOTAS DE CARGO
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Instituciones Bancarias 1 Remite a la Unidad de
Tesorería los Estados de Cuentas o Extractos Bancarios del mes donde la Municipalidad realiza Transacciones Bancarias
Estados de Cuentas del
Banco
Original
2 Determina y verifica en los estados de cuenta los gastos cargados en cuentas de ahorro y cuentas corriente por concepto de mantenimiento de cuenta, certificaciones, sobregiros, portes, emisión de cheques de gerencia y otros conceptos emitidos según notas de cargo o débitos a las a las cuentas de la Municipalidad
2 hrs.
3 En el SAG elabora la nota contable por las notas de cargo, ingresando la partida presupuestal, Fuente de Financiamiento, Cuenta Bancaria, el monto cargado y los asientos contables respectivos . Imprime Nota de Cargo en original y copia.
Nota Contable por
notas de cargo
Original y copia
30 min
Técnico Administrativo I
4 Se anexa original a File de Información Financiera del mes a remitir a la Unidad de Contabilidad y archiva copia.
5 min
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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1
Gerencia de Administración GeneralUnidad de Tesorería
CONTABILIZACIÓN DE NOTAS DE CARGOProcedimiento
Técnico Administrativo I
Instituciones Bancarias
Inicio
o
Estado de cuenta
Remiten a la Unidad de Tesorería los Estados de
Cuenta y/o Extractos Bancarios
Determina los gastos cargados en cuentas de
ahorro y cuentas corriente por concepto de mantenimiento
de cuenta y otros
Fin
Archivo
Registra en el SAG partida presupuestal, fuente
financiamiento, asiento contable y monto total por las
notas de cargo
o
Notas de cargo
Imprime Notas de Cargo
1
o
RIIB
Anexa original a file de información financiera del
mes y archiva copia
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Contabilización de Intereses Bancarios
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para efectuar la Contabilización de los Intereses Bancarios, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería y contables establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Público Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al
Años Fiscal 2006
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de los intereses ganados por nuestras cuentas de ahorros, certificados bancarios y depósitos a plazos de la Municipalidad
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes 2.- Notas de Abono
ALCANCE
Unidad de Tesorería
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERIA HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONTABILIZACION DE INTERESES BANCARIOS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Instituciones Bancarias 1 Remite a la Unidad de
Tesorería los Estados de Cuentas o Extractos Bancarios del mes
Estados de Cuentas del
Banco
Original
2 Se procede a determinar los Intereses ganados por cuenta de ahorros, certificados bancarios y depósitos a plazo.
2 hrs
3 Realiza el Registro correspondiente en el SAG, ingresando la partida presupuestal, Fuente de Financiamiento, cuenta de ahorros, los asientos contables y el monto. Imprime Formato de Recibo de Ingresos en original y copia
Recibo de Ingresos por
Interese Bancarios
Original y copia
30 min
4 De estar conforme se procede a ingresar la Información al SIAF colocándole al formato el sello la numeración correspondiente, en las Fases de Determinado y Recaudado
Recibo de Ingresos
(sello SIAF)
Original y copia
30 min
Técnico Administrativo I
5 Se anexa original a File de Información Financiera del mes a remitir a la Unidad de Contabilidad y archiva copia.
5 min
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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1
Gerencia de Administración GeneralUnidad de Tesorería
CONTABILIZACIÓN DE INTERESES BANCARIOSProcedimiento
Técnico Administrativo I
Instituciones Bancarias
Inicio
o
Estado de cuenta
Remiten a la Unidad de Tesorería los Estados de
Cuenta y/o Extractos Bancarios
Determina los intereses ganados por cuenta de
ahorros, certificados bancarios y depósitos a plazo
Fin
Archivo
Registra en el SAG partida presupuestal, fuente
financiamiento, asiento contable y monto total por los
intereses bancarios
o
RIIB
Imprime Formato de Recibo de Ingresos por intereses
bancarios
1
o
RIIB
Ingresa interese bancarios en el SIAF en las fases de
determinado y recaudado
1
o
RIIB
Anexa original a file de información financiera del
mes y archiva copia
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
20
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Transferencias Bancarias
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para efectuar las Transferencias Bancarias, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Público Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al
Años Fiscal 2006
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las transferencias bancarias para el traspaso de fondos entre cuentas bancarias de la Municipalidad
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Autorización del Titular del Pliego para Traslado de Fondos inter-cuentas 2.- Carta Orden 3.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes
ALCANCE
Unidad de Tesorería
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERIA HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
TRANSFERENCIAS BANCARIAS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
1 Procede a determinar y verificar por cada Cuenta Corriente las Transferencias Bancarias Realizadas en forma automática por la Institución Financiera de la Cuenta de Ahorros a la Cuenta Comente dentro del mes
2 Verifica las Transferencias Bancarias según Carta Orden efectuadas en el mes según consta en el Archivo de Cartas Ordenes de esta Unidad
1 hr
3 Realiza el Registro de Transferencias Bancarias en el SAG, ingresando la partida presupuestal, la Fuente de Financiamiento, la Cuenta Bancaria de Origen y la do Destino, el monto total transferido y los asientos contables. Imprime Formato de Transferencia
Formato de Transferencia
Original y copia
5hrs
Técnico Administrativo I
4 Registra en el SIAF las transferencias internas del mes colocándole al formato el sello con la numeración correspondiente, en las Fases de Compromiso, Devengado, Girado, Determinado y Recaudado.
3 días
Jefe Unidad de Tesorería Revisa, visa transferencias bancarias y ordena archivo.
10 min
Técnico Administrativo I
6 Se anexa original a File de Información Financiera del mes a remitir a la Unidad de Contabilidad y archiva copia.
5 min
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
22
1
Gerencia de Administración General - Unidad de Tesorería
CONTABILIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS BANCARIASProcedimiento
Jefe de Unidad de TesoreríaTécnico Administrativo I
Inicio
Fin
Archivo
Registra en el SAG partida presupuestal, fuente
financiamiento, asiento contable y monto total por las
transferencias
o
Transferencias
Imprime Formato de transferencias
1
o
Transferencias
Anexa original a file de información financiera del
mes y archiva copia
Determina por cada cuenta corriente las transferencias a cuentas de ahorro del mes
Verifica las transferencias bancarias según Carta Orden
efectuadas en el mes
1
o
Transferencias
Revisa, visa transferencias bancarias y ordena archivo
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Contabilización de Depósitos Varios
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para realizar los depósitos por concepto varios, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Público Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al
Años Fiscal 2006
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de los depósitos efectuados por conceptos de devoluciones de menores gastos (encargos internos planilla de viáticos y recibo de egresos) y depósitos realizados por otras Instituciones en algunos casos procedentes de otra localidad por el pago de tributos, venta de bases u otros, para
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes
ALCANCE
Unidad de Tesorería
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERIA HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
DEPOSITOS VARIOS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Instituciones Bancarias 1 Remite a la Unidad de
Tesorería los Estados de Cuentas de la Municipalidad o Extractos Bancarios del mes
Estados de Cuentas del
mes de cuentas bancarias
Original
2 Verifica los depósitos efectuados por conceptos de devoluciones de menores gastos (encargos internos planilla de viáticos y recibo de egresos).
30 min
3 Determinar el concepto del Ingreso, verificando los depósitos realizados por otras Instituciones en algunos casos procedentes de otra localidad por el pago de tributos, venta de bases u otros
20 min
4 Realiza el Registro de los depósitos del mes el SAG, ingresando la partida presupuestal, fuente de financiamiento, cuenta de bancaria los asientos contables y el monto. Imprime Formato de Recibo de Ingresos en original y copia
Formato Recibo de Ingresos
Original y copia
20 min
5 Luego, procede a ingresar la Información al SIAF colocándole al formato el sello con la numeración correspondiente, en las Fases de Determinado y Recaudado.
15 min
Técnico Administrativo I
6 Se anexa original a File de Información financiera del mes a remitir a la Unidad de Contabilidad y archiva copia.
5 min
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
25
1
Gerencia de Administración GeneralUnidad de Tesorería
CONTABILIZACIÓN DE DEPÓSITOS VARIOSProcedimiento
Técnico Administrativo I
Instituciones Bancarias
Inicio
o
Estado de cuenta
Remiten a la Unidad de Tesorería los Estados de
Cuenta y/o Extractos Bancarios
Determina los depósitos efectuados por devoluciones
de gastos menores
Fin
Archivo
Registra en el SAG partida presupuestal, fuente
financiamiento, asiento contable y monto total por los
depósitos
o
RIDB
Imprime Formato de Recibo de Ingresos por depósitos
bancarios
1
o
RIDB
Ingresa depósitos efectuados en el SIAF en las fases de determinado y recaudado
1
o
RIDB
Anexa original a file de información financiera del
mes y archiva copia
Determina depósitos realizados por otras
instituciones, venta de bases u otros
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
26
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Conciliaciones Bancarias
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento para efectuar las Conciliaciones Bancarias, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Público Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al
Años Fiscal 2006
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la conciliación bancaria la cual consiste en cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias como herramienta de control, basado en la oposición de intereses entre la Municipalidad y el banco.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes 2.- Notas de Cargo 3.- Notas de Abono 4.- Cartas Orden 5. Chequeras
ALCANCE
Unidad de Tesorería
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
27
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERIA HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
CONCILIACIONES BANCARIAS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Instituciones Bancarias 1 Remite a la Unidad de
Tesorería los Estados de Cuentas o Extractos Bancarios del mes
Estados de Cuentas del
Banco
Original
2 En el SAG imprime Reporte de Movimiento por Cuenta del mes
Reporte de Movimiento por Cuenta del mes
Original 30 min
3 Verifica los ingresos y gastos efectuados en cada cuenta bancaria comparando con el Reporte de Movimiento de Cuentas vs. los Extractos Bancarios
5 días
4 Coteja los cheques girados vs. los cheques pagados por el Banco determinando el monto de cheques en tránsito por cada cuenta corriente. Determina también los cheques en cartera al cierre de cada mes. Imprime en el SAG la Relación de Cheques en Cartera
Relación de Cheques en
Cartera
Original 2 días
5 Luego concluida la verificación y registro en el SAG, se procede a comparar los saldos del libro de banco del SAG y SIAF y saldo de los extractos bancarios por cuenta corriente
"Si no coinciden saldos" Realiza análisis de cuentas
7 días
Técnico Administrativo I
6 "Si coinciden saldos" En el SAG imprime los Formatos de Conciliaciones Bancarias. Firma Conciliación Bancarias
Conciliación Bancaria
Original y copia
10 min
Jefe de Unidad de Tesorería
7 Revisa y firma Conciliación Bancaria
Conciliación Bancaria
V°B°
Original y copia
15 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
28
Técnico Administrativo I
8 Las conciliaciones bancarias anexa a los estados de cuenta que van a formar parte de la información financiera del mes a remitir a Contabilidad.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
29
o
Estados de Cuenta
Gerencia de Administración General – Unidad de Tesorería
CONCILIACIONES BANCARIASProcedimiento
Jefe de Unidad de Tesorería
InstitucionesBancarias Técnico Administrativo I
Inicio
Remite a la Unidad de tesorería los Estractos
Bancarios del mes
o
Reporte
Imprime en el SAG Reporte de Movimientos
del mes
Verifica los ingresos y gastos efectuados en cada cuenta bancaria
Verifica los cheques girados vs. Los cheques pagados, determinando cheques en tránsito por cada cuenta corriente
o
Relación cheques
Imprime en el SAG la relación de cheques en
cartera
Compara los saldos de Libros de Bancos del
SAG - SIAF y saldos de extractos bancarios por
cuenta corriente
1 o
Conc. Bancaria
o
Papeleta
Si coinciden saldos?
Realiza análisis de cuentas
Imprime en el SAG Conciliaciones
Bancarias y Firma
No Si
Archivo
1 o
Conc. Bancaria
Anexa a la información financiera del mes y
archiva copia
1 o
Conc. Bancaria
Revisa y Firma la Conciliación Bancaria
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
30
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Registro de Ingresos
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para efectuar la emisión de los recibos de Ingresos, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Público Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al
Años Fiscal 2006
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento regula la emisión de los Recibos de Ingresos como documento que expiden las Cajas de la Municipalidad, como consecuencia de recibir un depósito
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Recibos de Pago de Contribuyentes
ALCANCE
Unidad de Tesorería
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
31
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERIA HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
REGISTRO DE INGRESOS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
1 Recibe documentación de recaudación de caja para el registro correspondiente
Resumen de Transferencia
Recibo de Ingresos
Wincha de Ingresos
5 min
2 Migra información del SAT al SAG, Módulo de tesorería/Transferencia de Ingresos, asignamdo el número correspondiente de Recibo de Ingresos en el sistema SAG.
15 min
3 Verifica los Recibos de Ingresos generados, debiendo estar conforme: las partidas presupuestales de ingresos, fuente de financiamiento, cuentas contables, asientos de naturaleza y presupuestal y los montos asignados en la documentación
“De ser conforme”
Imprime los Recibos de Ingresos
Recibo de Ingresos
Original 20 min
4 Registra en el SIAF en la fase de determinado, aperturando un registro por cada Recibo de Ingreso, consignado el sello de Registro SIAF.
2 hrs
Técnico en Finanzas I
5 En el SAG registra los depósitos bancarios, en donde se consignara: cuenta bancaria de ingreso, el monto del deposito, la fuente de financiamiento y el asiento de naturaleza.
“De ser conforme” Imprime Depósitos Bancarios”
1 hr
Técnico en Finanzas I 6 En el SIAF registra el Recibo de Ingresos en la fase de determinado consignando los datos de acuerdo a los que figuran en la Papeleta de Depósito, debiendo realizar un
15 min
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32
Recaudado por cada papeleta si es necesario varios Recaudados en un solo Registro. Se habilita envió para su aprobación.
7 “Posteriormente” Imprime el Resumen de Recibo de Ingresos por el SAT
Resumen de Recibos de Ingresos del
SAT
Original y copia
5 min
Secretaria de Tesorería 8 Remite a U.G.Presupuestal una copia del Resumen de Recibos de Ingresos del SAT
5 min
Secretaria de Unidad de G. Presupuestal
9 Recepciona documento registra y remite a Técnico de Presupuesto
5 min
Técnico de Presupuesto 10 Verifica Resumen de acuerdo a Clasificador de Ingresos vigente.
“De ser conforme” Visa documentación “De no estar conforme” Devuelve a Tesorería
30 min
Secretaria de Unidad de G. Presupuestal
11 Recibe Resumen de Ingresos registra y remite a la Unidad de Tesorería
5 min
Secretaria de Tesorería 12 Recepciona, registra Resumen de Ingresos y remite Paquete de Ingresos a Contabilidad
10 min
Secretaria de Contabilidad
13 Rececpiona la documentación de la Recaudación Diaria-Paquete de Ingresos
Paquete de Ingresos
5 min
Jefe de Unidad de Contabilidad
14 Revisar la conformidad de la documentación, el sustento del Ingreso, Wincha de Ingresos, Resumen de la Transferencia, Recibos de Ingresos emitidos por el SAT y los voucher de depósitos los cuales deberán coincidir con la distribución de la transferencia.
“De estar conforme” Visa el Resume de la
Transferencia en señal de conformidad
1 día
Secretaria de Contabilidad
15 Remite Paquete de Ingresos a la Unidad de Tesorería
5 min
Secretaria Tesorería
16 - Recepciona el paquete de Ingresos y entrega a Tesorera
5 min
Tesorera 17 Verifica la Firma de Contador en el Resumen de la Transferencia y verifica la Aprobación de las dos fases en el SIAF de los Recibos de Ingreso.
5 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
33
Secretaria Tesorería
18 “De estar conforme” Remite a la Unidad de Recaudación Tributaria la Wincha de Ingresos con la copia de los Recibos emitidos a los Contribuyentes. Archiva el Paquete de Ingresos
5 min
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
34
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
35
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Emisión del Recibo de Egresos
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO Establecer el procedimiento para efectuar la emisión de los recibos de egresos, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Público Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al
Años Fiscal 2006
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento regula la emisión de los Recibos de Egresos
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Memorando y/o Proveído de la Gerencia de Administración General
ALCANCE
Unidad de Tesorería, Gerencia de Administración General
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36
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERIA HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
EMISIÓN DE RECIBO DE EGRESOS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Técnico Administrativo I 1 Recepciona, registra documento remitido por la Gerencia de Administración para la emisión del Recibo de Egresos por la modalidad de encargo interno y coloca en despacho a Jefe de Unidad
Documento
Original 5 min
Jefe de Unidad de Tesorería
2 Toma conocimiento y deriva a Responsable
Documento Proveído
Original 10 min
3 Verifica la conformidad de la documentación: Autorización del despacho de Alcaldía y/o de la Gerencia Supervisora, Autorización de la G. de Adm. General, Nombre del Servidor que se hará responsable del encargo interno, fuente de financiamiento, Código programático y motivo por el cual se solicita el desembolso.
“Documentación está incompleta”
Devuelve al área correspondiente
10 min
4 “Documentación está completa”
Realiza el cálculo de los montos a afectar por cada partida presupuestal dependiendo de la naturaleza del gasto autorizado.
30 min
5 Genera en el SAG el Recibo de Egresos, consignando la glosa, la naturaleza del gasto, el documento de autorización, y partidas a afectar. Imprime Recibo de Egresos adjuntando a la documentación sustentatoria
Recibo de Egresos
Original y copia
10 min
Técnico en Finanzas I
6 Realiza el registro del Recibo de Ingresos en SIAF, en la Fase del Compromiso, y se envía para su aprobación, colocándose el sello con el número de Registro.
15 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
37
7 “Posteriormente” Aprobado el compromiso por el MEF se ingresa la fase del devengado en el SIAF, con la misma Planilla de acuerdo a la fuente de financiamiento.
Cheque Original 15 min
Gira el cheque a nombre del servidor, verificando que el Cheque lleve el término de NO NEGOCIABLE
Cheque Original 20 min
Técnico en Finanzas I
Emite el Comprobante de Pago en el SAG, realizando los asientos de naturaleza, presupuestal y de orden. Imprime Comprobante de Pago, se adjunta al documento fuente con el cheque.
Comprobante de Pago
Original y copia
10 min
Revisa y visa Comprobante de Pago y devuelve a Responsable.
10 min Jefe de Unidad de Tesorería
Registra en el SIAF la fase de Girado del Comprobante de Pago con el número de registro de SIAF consignado en el documento, habilitando envió para su aprobación.
15 min
Técnico Administrativo I Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Contabilidad para su conformidad y visado.
5 min
Secretaria de Contabilidad
Recepciona, Comprobante de Pago, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad.
5 min
Jefe de Unidad de Contabilidad
Revisa la conformidad de la documentación, las cuentas contables aplicadas, los porcentajes otorgados para cada partida de acuerdo a la naturaleza del gasto a realizar y la autorización para el giro de la misma.
“Si está es conforme” Visa del Recibo de Egresos y
el Comprobante de Pago. “No está conforme“ Devuelve a Tesorería
15 min
Secretaria de Contabilidad
Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Gerencia de Adm. General
5 min
Secretaria de G. Adm. General
Recepciona Comprobante de Pago, registra y pone en despacho de la Gerencia.
10 min
Administrador Revisar conformidad de la documentación, los porcentajes otorgados para cada partida de acuerdo a la naturaleza del gasto a realizar y la autorización para el giro.
2 hr
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
38
“Si documentación está conforme”
Visa el Recibo de Egresos y Comprobante de Pago.
Finalmente, firma Cheque y coloca el Sello Post Firma.
“No está conforme”
Devuelve documentación a Tesorería
Secretaria de G. Adm.
General Recibe documentación, registra
y remite a Tesorería 10 min
Técnico Administrativo I Rececpiona documentación, registra y coloca en despacho a Jefe de Unidad.
5 min
procede a verificar la Firma en el Cheque emitido, y la conformidad otorgada por las Gerencia de Administración General y la Unidad de Contabilidad.
15 min Tesorera
Revisa en el SIAF si la Fase Girado ha sido aprobado, de ser conforme firma el Cheque y coloca el Sello de Post Firma.
10 min
Técnico Administrativo I Recibe Comprobante de Pago y Cheque, registra y entrega a Responsable de Ventanilla
5 min
Responsable de Ventanilla
Recibe Cheques para entregar a beneficiarios.
5 min
Responsable de Ventanilla
Solicita documento de Identidad DNI, debiendo coincidir los datos consignados en el cheque con los del DNI.
“Si es conforme” Entrega Cheque y solicita firma
a Beneficiario.
“No es conforme” Comunica a Beneficiario que datos no corresponden.
5 min
Beneficiario Recibe Cheque y firma Comprobante de Pago en señal de conformidad.
5 min
Técnico Administrativo I Una vez entregado el cheque, se procede al sellado de toda la documentación con el sello PAGADO, que deberá contener la fecha de pago . Archiva Comprobante de Pago.
5 min
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
39
o
Rec. egreso
o
Cheque
o
Cheque
1
1
o
Rec. egresos
o
CP
o
cheque
1
EMISIÓN DE RECIBO DE EGRESOSProcedimiento:
SecretariaContabilidad
Técnico en Finanzas I
Secretaria deTesorería
Gerencia de Administración GeneralSecretaria G.
AdministraciónJefe de
ContabilidadJefe de Unidad
de TeosreriaSecretaria de
G. de AdministraciónResponsablede VentanillaBeneficiario
o
Documento
Inicio
Recepciona documento remitido por la G. Adm.
Para la emisión de recibo de egresos
Unidad de Tesorería Unidad de Contabilidad Unidad de Tesorería
o
Documento
Toma conocimiento y deriva a Técnico
Responsable
Verifica conformidad de documentación
o
Rec. egresos
es conforme?
Devuelve al área correspondiente
Realiza cálculos de los montos por c/
partida presupuestal
No Si
1
Genera en el SAG el recibo de
egresos
Registra el recibo de egresos en el
SIAF en la fase de compromiso
Luego, se ingresa la fase de devengado
en SIAF
Se procede a girar el cheque a nombre
del servidor
Emite el Comprobante de Pago en el SAG
o
CP
o
Cheque
Revisa y Visa Comprobante de Pago en el SAG
1o
CP
Registra en el SIAF la fase de girado del
Comprobante de Pago
1o
CP
Recibe Comprobante,
registra y remite a Contabilidsad
o
Cheque
o
CP
Recepciona comprobante, registra y pone en despacho
de Jefatura
1
Cheque
o
CP
Revisa la conformidad de
documentos
2
2
es conforme?
Devuelve a Tesorería
Visa Recibo de Egresos y
Comprobante de Pago
No Si
3
o
Rec. egresos
1
Cheque
o
CP
Recibe comprobante de pago y remite a G.
de Administración
4
o
Rec. egresos
1
Cheque
o
CP
Recibe comprobante de pago y coloca en
despacho del Administrador
4
o
Rec. egresos
1
Cheque
o
CP
Revisa la conformidad de
documentos
es conforme?
Devuelve a Tesorería
Visa Recibo de Egresos , CP, y firma cheque
No Si
o
Rec. egresos
1
Cheque
o
CP
Recibe documentos, registra y devuelve a
Tesorería
5
o
Rec. egresos
1
Cheque
o
CP
Recibe documentos, y coloca en despacho
de Jefe de Unidad
5
o
Rec. egresos
1
Cheque
o
CP
Procede a verificar firma y conformidad
de Contador y Administrador
Revisa en SIAF si la fase de girado ha sido
aprobado, firma cheque y sello de postfirma
o
Rec. egresos
1
Cheque
o
CP
Recibe documentos, registra y entrega a
Responsable de Ventanilla
6
o
Rec. egresos
1
Cheque
o
CP
Recibe cheques para entregar a
beneficiacios
6
Solicita DNI para cotejar datos de
cheque
es conforme?
Comunica a usuario que
datos no corresponde
Entrega cheque y
solicita firma
No Si
o
Cheque
Recibe cheque y firma comprobante de
pago en señal de conformidad
o
Rec. egresos
o
CP
Recibe comprobante de pago firmado
7
o
Rec. egresos
o
CP
Sella todos los CP y RE con el sello de PAGADO y archiva
7
Archivo
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
40
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Giro de Comprobantes de Pago y Cheques
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento regula el giro de comprobantes de pago y cheques, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Público Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al
Años Fiscal 2006
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento sustenta el mecanismo para efectuar el giro de cheques y comprobante de pago para cancelar total o parcialmente la obligación devengada
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
Unidad de Logística 1.- Orden de Compra 2.- Orden de Servicio Unidad de Personal 3.- Planilla de renumeraciones y Salarios 4.- Planilla de Dietas 5.- Planilla de Subvención de practicantes 6.- Planilla de Pensionistas 7.- Planilla de Gratificaciones y Bonificaciones Diversas 8.- Planillas de AFP Unidad de Contabilidad 9.- Notas Contables Gerencia de Administración General 10.- Documento Proveído (Devoluciones) 11.- Documento Proveído (Recibo de Egresos)
ALCANCE
Unidad de Tesorería
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
41
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERIA HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
GIRO DE COMPROBANTE DE PAGO Y CHEQUES
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Técnico Administrativo I 1 Recepciona documentación, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad.
Documento Original 5 min
Jefe de Unidad 2 Toma conocimiento y deriva a Responsable
Documento Proveído
Original 10 min
3 Verifica la conformidad de la documentación: fecha de emisión, conformidad del servicio, ingreso a almacén. comprobante de pago (boleta, factura, recibo por Honorarios, etc.), vistos y firma en el documento fuente, conformidad en el contrato y otros documentos que sustentan el pago, autorización de Gerencia y Alcaldía para el giro de viáticos, etc.
“Documentación está
incompleta” Devuelve al área correspondiente
20 min
4 “Documentación está completa”
Verifica disponibilidad financiera y si es afecto a retenciones, detracciones y/o descuentos de algún otra índole, para proceder al Girado.
5 min
Técnico en Finanzas I
5 Gira el Cheque a nombre del Proveedor o Servidor según figura en el documento fuente y de acuerdo a la fuente de financiamiento que está afecto, verificando que el Cheque lleve el termino NO NEGOCIABLE
10 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
42
7 Emite Comprobante de Pago en el SAG, realizando los asientos de naturaleza, presupuestal y de orden como corresponde. Imprime Comprobante de Pago, se adjunta al documento fuente con el cheque.
Comprobante de Pago
Original 10 min Técnico en Finanzas I
8 Registra en el SIAF la fase de Girado del Comprobante de Pago
10 min
Técnico Administrativo I 9 Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Contabilidad para su conformidad y visado.
5 min
Secretaria de Contabilidad
10 Recepciona, Comprobante de Pago, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad.
5 min
Jefe de Unidad de Contabilidad
11 Revisa la conformidad de la documentación, así como el visado respectivo de todos los documentos.
“Si está es conforme” Visa la documentación
sustentatoria y el Comprobante de Pago.
“No está conforme“ Devuelve a Tesorería
15 min
Secretaria de Contabilidad
12 Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Gerencia de Adm. General
5 min
Secretaria de G. Adm. General
13 Recepciona Comprobante de Pago, registra y pone en despacho de la Gerencia.
10 min
Administrador 14 Revisar conformidad de la documentación, el visado respectivo de todos los documentos y el término NO NEGOCIABLE en cada cheque.
“Si documentación está conforme”
Visa Comprobante de Pago
“No está conforme” Devuelve a Tesorería
1 hr
Secretaria de G. Adm. General
15 Recibe documentación, registra y remite a Tesorería
10 min
Técnico Administrativo I 16 Rececpiona documentación, registra y coloca en despacho a Jefe de Unidad.
5 min
Tesorera 17 Procede a verificar la firma en el Cheque emitido, y la conformidad otorgada por las Gerencia de Administración General y la Unidad de Contabilidad.
5 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
43
18 Verifica en el SIAF si la Fase Girado ha sido aprobada, de ser conforme firma el Cheque y coloca el Sello de Post Firma.
10 min
Técnico Administrativo I 19 Recibe Comprobante de Pago y Cheque, registra y entrega a Responsable de Ventanilla para entrega a Beneficiario.
5 min
Responsable de Ventanilla
20 Recibe Cheques para entregar a beneficiarios.
5 min
Beneficiario 21 Solicita Cheque a Responsable de Ventanilla
5 min
Responsable de Ventanilla
21 Solicita documento de Identidad, debiendo verificar los datos consignados en el cheque con los del DNI.
“Si es conforme”
Entrega Cheque y solicita firma a Beneficiario.
5 min
Beneficiario 22 Recibe Cheque y firma Comprobante de Pago en señal de conformidad.
5 min
Técnico Administrativo I 23 Una vez entregado el cheque, se procede al sellado de toda la documentación con el sello PAGADO, que deberá contener la fecha de pago y ser colocado en un lugar visible. Archiva Comprobante de Pago .
10 min
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
44
o
Cheque
o
Cheque
1
1 o
CP
o
cheque
GIRO DE COMPROBANTE DE PAGO Y CHEQUESProcedimiento:
SecretariaContabilidad
Técnico en Finanzas I
Secretaria deTesorería
Gerencia de Administración GeneralSecretaria G.
AdministraciónJefe de
ContabilidadJefe de Unidad
de TesoreriaSecretaria de
G. de AdministraciónResponsablede VentanillaBeneficiario
o
Documento
Inicio
Recepciona documento, registra y coloca en
despacho de Jefe de Unidad
Unidad de Tesorería Unidad de Contabilidad Unidad de Tesorería
o
Documento
Toma conocimiento y deriva a Técnico
Responsable
Verifica conformidad de documentación
es conforme?
Devuelve al área correspondiente
Verifica disponibilidad
financiera
No Si
1
Se procede a girar el cheque a nombre
del servidor
Emite el Comprobante de Pago en el SAG
o
CP
o
Cheque
Revisa y Visa Comprobante de Pago en el SAG
1o
CP
Registra en el SIAF la fase de girado del
Comprobante de Pago
1o
CP
Recibe Comprobante,
registra y remite a Contabilidsad
o
Cheque
o
CP
Recepciona comprobante, registra y pone en despacho
de Jefatura
1
Cheque
o
CP
Revisa la conformidad de
documentos
2
2
es conforme?
Devuelve a Tesorería
Visa Recibo de Egresos y
Comprobante de Pago
No Si
3
1
Cheque
o
CP
Recibe comprobante de pago y remite a G.
de Administración
4
1
Cheque
o
CP
Recibe comprobante de pago y coloca en
despacho del Administrador
4
1
Cheque
o
CP
Revisa la conformidad de
documentos
es conforme?
Devuelve a Tesorería
Visa Recibo de Egresos , CP, y firma cheque
No Si
1
Cheque
o
CP
Recibe documentos, registra y devuelve a
Tesorería
5
1
Cheque
o
CP
Recibe documentos, y coloca en despacho
de Jefe de Unidad
5
1
Cheque
o
CP
Procede a verificar firma y conformidad
de Contador y Administrador
Revisa en SIAF si la fase de girado ha sido
aprobado, firma cheque y sello de postfirma
1
Cheque
o
CP
Recibe documentos, registra y entrega a
Responsable de Ventanilla
6
1
Cheque
o
CP
Recibe cheques para entregar a
beneficiacios
6
Solicita DNI para cotejar datos de
cheque
es conforme?
Comunica a usuario que
datos no corresponde
Entrega cheque y
solicita firma
No Si
o
Cheque
Recibe cheque y firma comprobante de
pago en señal de conformidad
o
CP
Recibe comprobante de pago firmado
7
o
CP
Sella todos los CP y RE con el sello de PAGADO y archiva
7
Archivo
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
45
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Otorgamiento de Anticipo de Viáticos
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Regular el otorgamiento de anticipo de viáticos asignados por concepto de comisiones de servicio, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 27619 Ley que regula la autorización de viaje la exterior de servidores y funcionarios del
Sector Público. Decreto Supremo N° 181-86-EF que aprueba escala de viáticos para Funcionarios y Servidores del
Sector Público. Decreto Supremo N° 047-2002-PCM Normas Reglamentaria sobre autorización de viajes al exterior
de Servidores y Funcionarios del Sector Público. Directiva N° 001-2006-UC-GAG-MPI Otorgamiento de Viáticos, Pasajes y Asignaciones a
Funcionarios, regidores dentro y fuera del Territorio Nacional.
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite regula el otorgamiento de viáticos ante una solicitud de anticipo por viáticos, registrando en el sistemas SAG y SIAF dicho adelanto.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO El Comisionado presenta a la Unidad de Tesorería lo siguiente:
1.- Autorización de la Gerencia correspondiente o Titular del Pliego según corresponde. En caso de Comisión de servicios al Exterior 2.- Acuerdo de Consejo Municipal
ALCANCE Unidad de Tesorería, Unidad de Contabilidad, Gerencia de Administración General
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
46
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERIA HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
OTORGAMIENTO DE ANTICIPO DE VIATICOS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Técnico Administrativo I 1 Recepciona, registra Memorándum remitido por la Gerencia de Administración para la Comisión de Servicios correspondiente y pone en despacho de Jefe de Unidad.
Documento
Original 5 min
Jefe de Unidad Tesorería
2 Toma conocimiento y deriva a Responsable
Documento Proveído
Original 10 min
3 Verifica la conformidad de la documentación de acuerdo a requisitos
“Documentación está
completa” Realiza el calculo de los viáticos que se otorgaran al servidor de acuerdo a las fechas autorizadas y a la Escala de Viáticos vigente, especificando las partidas que se otorgaran como son: alimentación, hospedaje, movilidad local, pasaje terrestre o aéreo, y el rubro otros dependiendo del motivo de la Comisión.
“Documentación está
incompleta” Devuelve al área correspondiente
10 min
4 Genera en el SAG la Planilla de Viáticos, consignando en la glosa el motivo de la comisión y el documento de Autorización, ciudad, las partidas otorgadas, los montos por partida, fuente de financiamiento, código programático, la fecha y hora de retorno del servidor. Imprime la Planilla de Viáticos adjuntando a la documentación sustentatoria
Planilla de Viáticos
Original y copia
5 min
Técnico en Finanzas I
6 Realiza el registro de la Planilla de Viáticos en el SIAF, primero en la Fase del Compromiso, y se envía para su aprobación, consignando el sello con el número de Registro.
10 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
47
7 “Posteriormente” Aprobado el Compromiso por el MEF se ingresa la Fase del Devengado en el SIAF
10 min
8 Gira el Cheque a nombre del servidor, verificando que el Cheque lleve el término de NO NEGOCIABLE
15 min
Técnico en Finanzas I
9 Emite el Comprobante de Pago en el SAG, realizando los asientos de naturaleza, presupuestal y de Orden correspondientes. Imprime Comprobante de Pago, se adjunta al documento fuente con el cheque.
Comprobante de Pago
Original 10 min
10 Revisa y Visa Comprobante de Pago y Devuelve a Responsable.
5 min Jefe de Unidad de Tesorería
11 Registra en el SIAF la Fase de Girado del Comprobante de Pago con el Número de Registro de SIAF
10 min
Técnico Administrativo I 12 Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Contabilidad para su conformidad y visado.
5 min
Secretaria de Contabilidad
13 Recepciona, Comprobante de Pago, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad.
5 min
Jefe de Unidad de Contabilidad
14 Revisa la conformidad de la documentación, las cuentas contables aplicadas, los porcentajes otorgados para cada partida de acuerdo a la Escala de Viáticos y la Autorización para el Giro de la misma.
“Si está es conforme” Visa del Planilla de Viáticos y
el Comprobante de Pago. “No está conforme“ Devuelve a Tesorería
10 min
Secretaria de Contabilidad
15 Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Gerencia de Adm. Gnal.
5 min
Secretaria de G. Adm. General
16 Recepciona Comprobante de Pago, registra y pone en despacho de la Gerencia.
5 min
Administrador 17 Revisar conformidad de la documentación
“Si documentación está conforme”
Visa la Planilla de Viáticos y Comprobante de Pago.
Finalmente, firma Cheque y coloca el Sello Post Firma.
1 hr
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
48
“No está conforme” Devuelve documentación a Tesorería”
Secretaria de G. Adm.
General 18 Recibe documentación, registra
y remite a Tesorería 10 min
Secretaria de Tesorería 19 Rececpiona documentación, registra y coloca en despacho a Jefe de Unidad.
10 min
Tesorera 20 Procede a verificar la Firma en el Cheque emitido, y la conformidad otorgada por las Gerencia de Administración General y la Unidad de Contabilidad.
5 min
21 Verifica en el SIAF si la Fase Girado ha sido aprobada, de ser conforme firma el Cheque y coloca el Sello de Post Firma.
10 min
Técnico Administrativo I 22 Recibe Comprobante de Pago y Cheque, registra y entrega a Responsable de Ventanilla para entrega a Beneficiario.
5 min
Responsable de Ventanilla
23 Recibe Cheques para entregar a beneficiarios.
5 min
El Comisionado 24 Solicita Cheque a Responsable de Ventanilla
5 min
Responsable de Ventanilla
25 Solicita documento de Identidad DNI, debiendo cotejar los datos consignados en el cheque con los del DNI.
“Si es conforme” Entrega Cheque y solicita firma
a Beneficiario.
“No es conforme” Comunica a Beneficiario que datos no corresponden.
5 min
El Comisionado 26 Recibe Cheque y firma Comprobante de Pago en señal de conformidad.
5 min
Responsable de Ventanilla
27 Recibe Comprobante de Pago y archiva.
5 min
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
49
1
Planilla
o
Planilla viaticos
o
Cheque
1o
CP
o
Planilla viaticos
o
Cheque
o
cheque
Documento
OTORGAMIENTO DE ANTICIPO DE VIATICOSProcedimiento:
SecretariaContabilidad
Técnico en Finanzas I
Secretaria deTesorería
Gerencia de Administración GeneralSecretaria G.
AdministraciónJefe de
ContabilidadJefe de Unidad de Tesorería
Secretaria deG. de Administración
Responsablede VentanillaEl Comisionado
Unidad de Tesorería Unidad de Contabilidad Unidad de Tesorería
1
1 o
CP
1
o
Documento
Inicio
Recepciona documento remitido por la G. Adm.
Para la emisión de recibo de egresos
o
Documento
Toma conocimiento y deriva a Técnico
Responsable
Verifica conformidad de documentación
o
Planilla viáticos
es conforme?
Devuelve al área correspondiente
Realiza cálculos de de viáticos
NoSi
Genera e imprime en el SAG la
Planilla de Viáticos
Registra la Planilla de Viáticos en el
SIAF,en la fase de compromiso
Luego, se ingresa la fase de devengado
en SIAF
Se procede a girar el cheque a nombre
del servidor
Emite el Comprobante de Pago en el SAG
o
CP
Revisa y Visa Comprobante de Pago en el SAG
1o
CP
Registra en el SIAF la fase de girado del
Comprobante de Pago
1o
CP
Recibe Comprobante,
registra y remite a Contabilidsad
1o
CP
Recepciona comprobante, registra y pone en despacho
de Jefatura
Revisa la conformidad de
documentos
1
1
es conforme?
Devuelve a Tesorería
Visa Planilla de Viáticos y
Comprobante de Pago
No Si
Recibe comprobante de pago y remite a G.
de Administración
2
o
Planilla viaticos
o
Cheque
o
CP
Recibe comprobante de pago y coloca en
despacho del Administrador
2
o
Planilla
o
Cheque
o
CP
Revisa la conformidad de
documentos
es conforme?
Devuelve a Tesorería
Visa Planilla de Viáticos y firma cheque
No Si
o
Planilla
1
Cheque
o
CP
Recibe documentos, registra y devuelve a
Tesorería
3
o
Planilla viaticos
o
Cheque
o
CP
Recibe documentos, y coloca en despacho
de Jefe de Unidad
3
o
Planilla
o
Cheque
o
CP
Procede a verificar firma y conformidad
de Contador y Administrador
Revisa en SIAF si la fase de girado ha sido
aprobado, firma cheque y sello de postfirma
o
Planilla
1
Cheque
o
CP
Recibe documentos, registra y entrega a
Responsable de Ventanilla
4
o
Planilla
1
Cheque
o
CP
Recibe cheques para entregar a
Comisionado
4
Solicita DNI para cotejar datos de
cheque
es conforme?
Comunica a comisionado que datos no corresponde
Entrega cheque y entrega copia
de planilla, solicita firma
No Si
o
Cheque
Recibe cheque y firma comprobante de
pago en señal de conformidad
o
CP
Recibe comprobante de pago firmado
Archivo
Fin
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
50
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Manejo de Fondos de Caja Chica: Inversiones y Funcionamiento
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Regular el manejo de fondos de Caja Chica de Inversiones y Funcionamiento, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Público Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al
Años Fiscal 2006
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el manejo de fondo de caja chica de funcionamiento e inversiones **
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Resolución de Alcaldía para apertura de Caja Chica 2.- Original de Boletas de Venta 3.- Original de Facturas 4.- Original de Recibo por Honorarios 5.- Autorización de Gasto
ALCANCE Unidad de Tesorería y Unidad de Contabilidad
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
51
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERIA HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
MANEJO DE FONDOS DE CAJA CHICA DE FUNCIONAMIENTO E INVERSIONES
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Tesorera Apertura la Caja Chica según Resolución de Alcaldía y mediante un comprobante de pago.
Comprobante de Pago
Original y copia
10 min
Técnico Administrativo I Recepciona los Formatos de Autorización de Gastos solicitadas por las diferentes Unidades Orgánicas
Formatos Autorizac.
de Gastos
original 5 min
Técnico en Finanzas I En el SAG registra el compromiso de caja chica según documentos sustentatorios consignando Tipo de documento, fecha, Proveedor, Partidas Presupuéstales, Fuente de Financia miento, Cuentas contables y montos. Imprime el formato de Rendición de Caja Chica, firma el Responsable
Rendición de Caja Chica
Original 10 min
Tesorera Revisa y visa Rendición de Caja Chica y devuelve a Responsable
15 min
Técnico en Finanzas I Luego, ingresa en el SIAF el compromiso de la Caja Chica, según metas y partidas presupuestales y se espera aprobación, colocándole el Sello correspondiente con el N" de Registro
15 min
“Posteriormente” Aprobado el Compromiso se ingresa la Fase Devengado y se espera aprobación.
10 min
Técnico Administrativo I “Posteriormente” Aprobada las dos fases se remite Rendición de Caja Chica a Contabilidad
5 min
Secretaria de Contabilidad
Recepciona Rendición de Caja Chica, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad
5 min
Jefe de Unidad Contabilidad
Deriva mediante proveído al Técnico Responsable para su revisión y contabilización correspondiente
10 min
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
52
Verifica los documentos de Caja Chica, considerando las autorizaciones de gastos
15 min
Luego en el SAG, Modulo de Contabilidad, opción Mantenimiento Asiento de Resumen, pide que se ingrese el tipo de resumen en este caso la opción (4) Caja Chica, el mes y la fecha, el numero de la caja chica y el nombre del responsable de la mencionada caja, luego se resume del modulo de Tesorería y pide el numero de la Nota Contable se le considera el numero que le corresponde en el mes y en la misma Nota se le agrega los datos de la caja chica, y también muestran las cuentas contables y cuentas presupuéstales
Imprime la Nota Contable, Firma Técnico Responsable
15 min
Técnico Contable
En el SIAF contabiliza las Fases de Compromiso y Devengado.
10 min
Jefe de Unidad de Contabilidad
Revisa y Visa Nota Contable 10 min
Secretaria de Contabilidad
Recibe, registra y remite la rendición de Caja Chica a Tesorería
5 min
Técnico Administrativo I Recibe, registra la Rendición de Caja Chica y remite a Responsable
5 min
El Responsable del Giro de Comprobantes efectúa la reposición del fondo mediante la emisión del comprobante de pago a nombre del Responsable de Fondo con el respectivo Cheque y de acuerdo a la Fuente de Financiamiento del Fondo
10 min Técnico en Finanzas I
Ingresa en el SIAF la Fase de Girado, y se da el Tramite correspondiente para Comprobantes de Pago donde se Autorizará y Firmara por los responsable.
10 min
Técnico Administrativo I A fin de año el área de Tesorería remite las rendiciones de Caja Chica al área de Contabilidad para efectuar el cierre contable mediante una Nota Contable.
10 min
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
53
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
54
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Ingresos y Gastos del Programa de Vaso de Leche para MEF
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Elaborar la información mensual de los Gastos e Ingresos del Programa de Vaso de Leche para ser reportada al MEF
NORMAS DE OPERACIÓN
Resolución de Contraloría N° 116-2004-CG Información a ser recibida por la Contraloría General
de la República con relación al Gasto y Ración del programa de Vaso de Leche del 30.03.04 Resolución de Contraloría N° 114-2006-CG Modifican Anexos a Directiva anterior del 12.04.06 Resolución de Alcaldía N° 762-2005-MPI Preparación Información a remitir a la sede Regional de la
Contraloría de la república sobre el Gasto del programa de Vaso de Leche
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO
Este procedimiento describe la Información mensual de los Gastos e Ingresos del Programa de Vaso de Leche a ser reportada al MEF mediante Formato de acuerdo a norma, especificando el tipo de Comprobante de Pago recibido del proveedor, el monto del Fondo de Compensación Municipal (FONCOMUN) destinado a financiar el PVL, y el total de gastos efectuados en el mes.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Comprobantes de Pago del Programa de Vaso de Leche
ALCANCE Unidad de Tesorería, Unidad de Contabilidad, y Gerencia de Servicios Municipales.
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
55
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERIA HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
INGRESOS Y GASTOS DEL PROGRAMA DE VASO DE LECHE
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
1 Imprime en el SAG el Reporte de Compromisos del Vaso de Leche
Reporte de Compromisos Vaso de Leche
Original 15 min
2 En Hoja Excel registra e imprime los gastos del mes del Programa de Vaso de Leche en Formato MEF
Hoja de Trabajo del
Programa de Vaso de Leche
mensual
Formato MEF del Programa de Vaso de
Leche
Original y 2 copias
30 min
3 Revisa todos los pagos efectuados y busca en archivo los Comprobantes de Pago ejecutados en el mes del Programa del Vaso de Leche
1 hr
Técnico Administrativo I
4 Fotocopia Comprobantes de Pago y turna al Fedatario de la MPI
Fotocopia CP
3 juegos 3 hrs
Fedatario MPI 5 Certifica los Comprobantes de Pago
Fotocopia CP
V°B°
1 hr.
Técnico Administrativo I
6 Elabora Informe y adjunta: • Hoja de Trabajo PVL • Formato MEF del PVL • CP fedeateados
Informe de Gastos del
Programa de Vaso de Leche
Original y 2 copias
10 min
Jefe Unidad de Tesorería 7 Revisa y Firma Informe Informe de Gastos del
Programa de Vaso de Leche
10 min
Técnico Administrativo I
8 Registra, Distribuye y Archiva Informe Original: Contabilidad Copia: G. Servicios MunicipalesCopia: Archivo
I
20 min
FIN DEL PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
56
o
CP
o
Formato PVL
2
1 o
Informe
c
CP
o
CP
2 1
o
Formato PVL
c 3
Comprobantes
o
Hoja Trabajo PVL
o
Reporte
INGRESOS Y GASTOS DEL PROGRAMA DE VASO DE LECHEProcedimiento
Fedatario MPIGerencia de Administración – Unidad de Tesorería
Técnico Administrativo I Jefe de Unidad de Tesorería
Inicio
Imprime en el SAG el Reporte de
Compromisos del Vaso de Leche
UC
Fin
En Hoja Excel registra e imprime los gastos
del mes del Programa de Vaso de Leche
Revisa todos los pagos efectuados y busca en
archivo los Comprobantes de Pago del mes
Fotocopia Comprobantes de Pago y turna fedatario
de la MPI
Certifica los Comprobantes de Pago
Elabora Informe y adjunta documentación sustentatoria
o
CP
o
Formato PVL
2
1 o
Informe
Revisa y firma informe
2 1
Informe
f
CP
o
Formato PVL
o
Informe
Registra, distribuye y archiva Informe
GM
Archivo
1
1
2
2
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
57
FORMATOS UTILIZADOS
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
58
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
59
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO
CP1
Apertura de Cuentas Bancarias
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento para regular la apertura de Cuentas Bancarias, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Público 230-04 Garantía para Responsables del Manejo o Custodia de Fondos o Valores.
Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al
Años Fiscal 2006
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar la apertura de cuentas bancarias para dar máxima seguridad al manejo de fondos de la Municipalidad
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO
1.- Resolución de Alcaldía de Apertura de Cuentas 2.- Registro de Firmas de Representantes de la Municipalidad ante Entidades Bancarias
ALCANCE Unidad de Tesorería, Gerencia de Administración y Entidad Bancaria.
INSTRUCCIONES Los funcionarios autorizados serán:
• Gerente de Administración General • Jefe de la Unidad de Tesorería • Gerente de Planeamiento • Gerente de Inversiones e Infraestructura
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
60
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERIA HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
APERTURA DE CUENTAS BANCARIAS
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
Jefe de Unidad de Tesorería
1 Dispone mediante Memorándum a Responsable la apertura de cuentas con la denominación oficial de la Municipalidad
Memorandum
2 Recepciona el memorándum, hace firmar a los funcionarios autorizados, los formatos correspondientes de la Entidad Bancaria, para apertura de cuenta corriente y/o de ahorros
Formatos de Entidad
Bancaria
1 hr
3 Elabora Carta de apertura de cuenta y carta para la exoneración del ITF
Carta de apertura de
cuenta y
Carta de exoneración de
ITF
Original y copia
30 min
Técnico en Finanzas I
4 Remite a Administración documentos para obtener firma de Administrador
5 min
Secretaria de G. de Adm. General
5 Recepciona documentos, registra y coloca en despacho de Gerencia
Documentos 10 min
Gerente de G. Administración General
6 Revisa documentación “Si es conforme” Firma documentos
“Si no es conforme” Devuelve a Tesorería
1 hr
Secretaria de G. de Adm. General
7 Recibe documentos firmados y remite a Tesorería
10 min
Técnico en Finanzas I 8 Remite dichos documentos a la entidad bancaria
30 min
Entidad Bancaria 9 Entrega especie valorada por el depósito realizado
10 min
Jefe de Unidad de Tesorería
10 Custodia en Caja Fuerte el cupón de especie valorada
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
61
o
Formatos
1 o
Carta exon. ITF
1
Gerencia de Administración General – Unidad de Tesorería
APERTURA DE CUENTAS BANCARIASProcedimiento
Gerente deAdministración
Secretaria de G.Administración
Jefe UnidadTesorería
Técnico enFinanzas I
EntidadBancaria
o
Memorandum
Inicio
Dispone mediante documento apertura de cuentas bancarias de
MPI
o
Formatos
Hace firmar a funcionarios autorizados formatos de la entidad
bancaria
o
Carta de apertura
Elabora carta de apertura de cuenta y carta para
exoneración del ITF
1 o
Carta exon. ITF
1 o
Carta de apertura
Remite a G. de Administración para
obtener firma de administrador
1 o
Carta exon. ITF
1 o
Carta de apertura
Recepciona documentos, registra y coloca en
despacho de Gerencia
es conforme?
Devuelve a Tesorería
Firma documentos
No Si
Revisa documentación
1 o
Carta exon. ITF
1 o
Carta de apertura
Recibe documentos, y remite a Tesorería
o
Carta exon. ITF
o
Carta de apertura
Remite a entidad Bancaria
o
cupon
Entrega especie valorada por el deposito realizado
o
cupon
Custodia encaja fuerte
1
1
2
2
Fin
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
62
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
FORMATO CP1
Flujo Mensual de Caja
OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO
Establecer el procedimiento para regular el flujo mensual de caja, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas contables establecidas
NORMAS DE OPERACIÓN
Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector
Público Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al
Años Fiscal 2006
RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO Este procedimiento permite efectuar el flujo mensual de caja para establecer los recursos para asumir obligaciones de la Municipalidad priorizando el gasto.
REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO 1.- Estimación de los ingresos por toda Fuente de Financiamiento
ALCANCE Unidad de Tesorería
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
63
DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
DEPENDENCIA ADMINISTRATIVA :
GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL FORMATO CP-2
UNIDAD ORGÁNICA : UNIDAD DE TESORERIA HOJA 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :
FLUJO MENSUAL DE CAJA
Responsable N° Actividad Formato o documento
Cantidad de Copias
Tiempo
1 Realiza un análisis sobre los gastos e ingresos realizados, clasificándolos como gastos de inversión y de funcionamiento, con la información consolidada del mes
Técnico en Finanzas I
2 Elabora el análisis de Gastos emitiendo diferentes Hojas de Trabajo para la Elaboración del Flujo de Caja del Mes. Imprime y Firma Responsable.
Hojas de Trabajo de
Flujo de Caja
Original 1 día
Jefe de Unidad de Tesorería
3 Revisa y Visa en señal de conformidad.
20 min
Técnico Administrativo I 4 Elabora Informe adjunta Hoja de Trabajo de Flujo de Caja y remite a la Unidad de Contabilidad.
30 min
FIN DEL
PROCEDIMIENTO
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO Unidad de Planes y Programas Área de Racionalización
64
1
1
1
o
Hoja flujo de caja
1 o
Informe
o
Hoja flujo de caja
Gerencia de Administración General - Unidad de Tesorería
FLUJO MENSUAL DE CAJAProcedimiento
Técnico Administrativo ITécnico en Finanzas I
Inicio
Realiza un análisis sobre gastos e ingresos
realizados clasificandolos por fuente de financiamiento
Fin
Archivo
Jefe de Unidad de Tesorería
Elabora análisis de gastos emitiendo las hojas de trabajo de flujo de caja
o
Hoja flujo de caja
Revisa y visa en señalDe conformidad
Elabora informe y adjunta hoja de trabajo de flujo
mensual de caja y remite a Contabilidad