manual de procedimientos para utilización y control de telefonía celular
TRANSCRIPT
-
7/25/2019 Manual de Procedimientos Para Utilizacin y Control de Telefona Celular
1/13
HAruWffiNA$
Sanc* ilacisnal
eSbrnr
y
Serv$cisr
riblicos
N.C.
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTOS
PARA
UTILIZACION
CONTROL
E
TELEFONIA
ELULAR
DIRECCIONEADMINISTRACION
MPR191400138
07h?/07
Versi6n04
-
7/25/2019 Manual de Procedimientos Para Utilizacin y Control de Telefona Celular
2/13
@
Derechos
eservados
006.
Banco
Nacional
e Obras
Servicios
ublicos,
.N.C.
Direcci6n
e Adm nistraci6n.
Gerencia
e
Servicios enerales.
SubgerenciaeServicios
Av.
JavierBarros
ierraNo.
515,
1er.Piso
Col.
Lomas e
Santa
e
M6xico,D.F.,
C.P.01219,
e|.52-70-12-00
La
reproducci6n
otal o
parcial
de este
documento
odrS
efectuarse
mediante
a autorizaci6n
expresa
de la Direcci6n
de Administracion
d6ndole
el
cr6dito
correspondiente.
DIRECCION EADMINISTRACION
MPR191400138
07t1zo7
Versi6n04
iigina
2
de
13
-
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BANqBRAS
ianco Nadonal
d. Obr$
y
$ervkior Pribli(oi ,N,C,
UTILIZACIONCONTROL
E
TELEFONIA
ELULAR
DIRECCIONEADMINISTRACION
MPR191400138
HOJADE
AUTORIZACION
Autoriz6
07l12lo7
Versi6n04
't4z-----L
+
(Jorge
Carrera
Prieto
Subdirector
e Recursos
Humanos
Materiales
P6gina de
13
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4/13
BANqBRAS
Eanco
Nadoml
d oblas
y
Serykior
P0blk$
S,N,C,
UTILIZACIONCONTROL
ETELEFONIA
ELULAR
SECCION E
CONTROL
E
CAMBIOS
Revisi6n
P6gina
s)
Modificadas)
Descripci6n
el
Cambio
Fecha de
Emisi6n
02
02
02
02
03
03
03
03
03
03
M
2
Pie
de
pagna
J
Pie
de
pagina
Pie
de
paglna
J
6
10
1 l
t2
3
Nuevo domicilio
de
la Instituci6n
Fecha
yversi6n
Se
omiti6 al Gerentede 6rea
Se cambio a
clave
de trea
Cambio de
fecha
y
versi6n
Se
anexa irma de Gerente
Semodifica
objetivo
y
alcance
Semodifica
diagramade flujo
Semodifica
el
punto
3.1.
Semodifica
el
punto
5.1
y
5.2.
Reeisfo de firmas
0U06103
01106/03
01106103
0v06t03
0U04/05
0t/04/05
0U04t05
0t/04t05
01t04/05
0U04/05
07112107
DIRECCIONEADMINISTRACION
MPR191400138
Piigina
4 de
13
07nao7
Versi6n
4
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BANqBRAS
Ean$
llacionalde
0bra9
y
SeruidoiP0bli(os
S.N.C,
UTILIZACIONCONTROL
ETELEFONIAELULAR
Nf mero
Tema
P6qina
1
Objetivo
6
2
Alcance
6
3
Referencias
6
4
Politicas
6
5
Responsabilidades
8
6
Definiciones
9
7
M6todo
de
Trabajo
10
7.1
Diagrama
e Flujo 10
7.2
Descripci6n
e Actividades 11
8.
Registros
13
9.
Anexos
13
DIRECCIONEADMINISTRACION
MPR191400138
CONTENIDO
07t1uo7
Versi6n 4
6gina
de 13
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BANqBRAS
&nco
Nadonalde
obrae
y
Servicior ribll(os
S,|l.C.
UTILIZACION
CONTROL
ETELEFONIA
ELULAR
1.
OBJETIVO
Proporcionar
na
herramienta
dministrativa
ue
norme a asignaci6n uso
del servicio
e
telefonia
elular,
araproporcionar
nusoeficiente
racional.
2.
ALCANCE
Este
procedimiento
plica
para
arifas, tilizaci6n control
el
servicio
los
uncionariose
la
Instituci6n,
3.
REFERENCIAS
Guia
para
a
Elaboraci6n
e
Manuales
e
Procedimientos
U1101100001A.
Manualde
rocedimientos
ara
a Elaboraci6n
e
DocumentosGC19000001B
Norma SO-9001:2000
NMX-CC9001-INMC-2000),
equisito
,
Realizaci6nelServicio.
Manual
de Procedimientos
ara
la Asignacion
y
Uso de
Telefon[a Celular
Radiocomunicaci6n
Radiolocalizadores.
4.
POLTTTCAS
.
Este
Manual
e Procedimientos
s obligatorio
ara
a
actividad
ue
aquise escribe.
.
Este
Manual
eberd
ctualizarseadavez
que
se
requiera,
omando omo
eferencia
el Manualde
rocedimientos
PGC
19000001
).
. Proporcionarl servicio e telefonia elular los Ejecutivos e Direcci6nGeneral
Directores
e
6rea
en
Oficinas entrales.
.
La
Gerencia e
Servicios
enerales,s el 6rea
esponsablee tramitar
os servicios
requeridos.
Contratar
os
servicios
n
planes ue
ncluyan quipo,
in
costo
para
a Instituci6n.
Suministrar
ccesorios
adicionales, xclusivamente equipos
asignados
a
la
Direccion
eneral.
.
Mantener
a trav6s
de
la
Gerenciade
reparacion,
ustitucion
accesorios.
ServiciosGenerales,
os servicios
de
Vigilar
ue
os
planes
ubran
asnecesidades
rioritarias,
n caso
contrario
l usuario
podrd
ambiar quipo
compra e accesorios
dicionalesubriendo
soscostos.
Autorizar
n imite
m6ximo econsumo
or
mes.
Vigilar
ue
el
excedente
el
gasto
autorizado
eacubierto
or
el usuario.
DIRECCIONEADMINISTRACION
MPR191400138
Pdgina de
13
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BANqBRAS
Eanc. {adonal
d
Okaiy
gerykior
Prlblkos
LN,C,
UTILIZACIONCONTROL
E
TELEFONIA
ELULAR
4.1
.
ldentificar
os
serviciosncluidos
n
los
planes
ontratados,
o
se cubrir6n
os
que
causen
asto
adicional.
Revisar
acturaci6n
e cada inea.
Enviar
ara
su vistobueno opia
de a
actura
cadausuario.
Elaborar
solicitudde cheque
al drea de
Gerencia
de
Control
de
Pagos
y
Transferencias
nterbancarias.
Realizaros
pagospor
servicio
mes.
Tramitar
ambios
e equipo.
Tramitar
uspensi6n
elservicio
e
fneas e
elefon(a
ueya
no sean
equeridas
or
las
6reas
usuarias.
Proporcionar
l servicio
entro
el
horarioaboral
stablecido
or
a nstituci6n.
Es responsabilidade as6reas olicitar ervicio ereparaci6neequipo.
Elaborar
resupuesto
asto
orriente.
Vigilar
l
gasto
dentro el
concepto
resupuestal
utorizado.
Es responsabilidad
e as
6reas l no ransferir
l
usodeltel6fonoelular.
POLITICAS
ENERALES.
r
Reportar
l
Organo nterno e
Control
uando
este
solicite
nformaci6n
. Revisaracturaci6nresentadaorel prestadorelservicio.
.
La
Direcci6n
e Administraci6n,
odrd
autorizar
a contratacione nuevas
ineas,a
funcionarios
e
Banobras,asta
on
nivelminimo e
Gerente.
.
La Direccion
eneral,
odr6
autorizar
a
contrataci6n
e
nuevas
fneas,
funcionarios
de Banobras,
onnivel
a
partir
e Subgerencias.
'
Es responsabilidad
e las
6reas,
ustificar
y
precisar
a
necesidad
uncional
y
operativa
e contar oneste
servicio.
.
La
Direccion
e
Administraci6n,
odr6
autorizar
a contrataci6n e
linea adicional,
demostrando
ue
se cuenta
ondisponibilidad
resupuestal
el
drea
.
La
Gerencia e
Servicios
Generales, e
acuerdo l
presupuesto
nual
autorizado,
comunicard
cadausuario
u imite e
gasto
mensual
in
VA.
.
La
cuota
mensual signada
o excederd e las tarifas
autorizadas
or
el Consejo
Directivo,
onbasea
los
programas
e ahorro
presupuesto
nualautorizado
or
a
Secretaria
e Hacienda
Cr6ditoPublico.
DIRECCIONDE ADMINISTRACION
MPR191400138
07t't2to7
Versi6n
04
iigina7 de
13
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BANqBRAS
anto
Nadonal
d obras
y
Seruidor
Pibli$s
S,N,C.
UTILIZACION
CONTROL
ETELEFONIAELULAR
5.
RESPONSABILIDADES
Directores
de
Area,
Subdirectores,
Coordinadores
Ejecutivosde Administraci6n
de
Area,
Gerentes
y
Subgerentes
Vigilar l cumplimiento
la
aplicacione
este
manual.
Cubrir l importe
or
excedente
enviar
opiadel
deposito nexoal visto
bueno.
Revisaros
servicios efralados
n la factura,
n casode
inconformidad,eberd nformar
la
Gerencia
e
Servicios
enerales
Gerentede
Servicios
Generales.
Aprobar
a aplicaci6n
e este
manual
e
procedimientos.
Autorizar
nviovisto
bueno e os
cargos
or
cadausuario.
Solicitarosrecursos
ara
a contrataci6n
e osservicios.
Autorizar
olicitud
e
pago.
Subgerente
de
Servicios
Aplicar
ste
manual
e
procedimientos.
Vigilar
ue
osservicios
e
ptesien
n orma
elicazy
ficiente.
Tramitar
ontrataci6n
e
nuevas
fneas
revia
utorizaci6n.
Elaborar olicitudepago.
Elaborar
ficio nvio
de visto
para
cadausuario on
irma
de a Gerencia.
Registrar
astopor
cada fnea
6rea
orrespondiente.
Realizar
agos
en
ventanilla el
proveedor
ervicio
restado.
Atender
l usuario
uando ste equiera e
servicio
e
reparaci6n,ambio
e
equipo
bien
ambio
e
numero.
Establecer
onstante
omunicacion
onel Ejecutivo e Cuenta el
proveedor.
Manteneraactualizaci6ne esteManual.
Notificar
or
escrito,
revio
eporte
el usuario, n
forma
nmediata, uando
existan
extravfos
robo
de equipos, olicitandoa
suspension
el
servicio
n
orma
emporal.
DIRECCIONEADMINISTRACION
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Versi6n
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BANqBRAS
8an('
Nadonal
de ObBs
y
Serul':ior ribtkos
S.N,C,
UTILIZACION
CONTROL
ETELEFONIA
ELULAR
DEFINICIONES
Area
Usuaria El
que
envia a documentaci6n
ara
solicitar l
servicio.
Proveedor.-
lque
presta
l servicio.
DIRECCIONEADMINISTRACION
MPR191400138
07na07
Versi6n 4
egina
de
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BANqBRAS
BancoNadonalde
obrae
y
ServidorPtiblko, S N.t ,
UTILIZACIONCONTROL
ETELEFONIAELULAR
7. METODODETRABAJO
Este
diagrama
presenta
de forma
general
las
actividades
para
el
Manual de
Procedimientos
ara
Utilizaci6n Control e
Telefonia
elular.
ara
mayores
etalles
er
el
punto
.2deeste
mismo
ocumento.
DIAGRAMA
EFLUJO
2. Recepci6n
e
Facturaci6n
ara
Pago.
Solicitud
de cheque
a
la
Gerencia de
Control de
Pagos
y
3.
Reposici6n
e Equipo
por Robo6 Extravio.
4.
Supervisi6n
el
Procedimiento.
DIBECCION EADMIN'STRACION
MPR191400138
07t12t07
Versi6n04
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BANqBRAS
tan(, Nado$l
d Obras Seruidor
ublkor
S,N.C,
UTILIZACIONCONTROL
E
TELEFONIA
ELULAR
DESCRIPCION
E ACTIVIDADES.
tilizaci6n Controlde
Telefonia
Celular.
Responsable
Paso
Actividad
Documento
de Trabaio
Entregable
Subgerente
de
Servicios
1 .
1 .1
1 .2
1 .3
1 .4
1 . 5
Contrataci6n
e
NuevasLineas
Recibe
e
la
Gerencia l oficiode autorizado
or
Direcci6n
eneral
Direcci6n
e
Administraci6n.
Formula
oficio solicitandoal
prestador
del
servicio
a
contratacionlneanueva.
Recibe
quipo.
Elabora
ficiode entregaal usuario olicitante,
donde
se
indican
aracteristicas
enerales
del
equipo
y
accesorios omplementarios,
lan
tarifario
montomensual
utorizado.
Formula
ficio
de entrega el equipo olicitado
l
usuario.
Oficio nterno
AreaUsuaria
2.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
Recepcion
e Facturacion
ara
Pago
Recibe
del
prestador
e servicio
a facturaci6n
por
el
consumo elmes.
Revisa
y
verifica
tarifas e
importes de
facturaci6n.
Formula
ficio e
pago.
Formula
ficio
de
visto
bueno, cotaexcedentes
en
su
caso.
Envfa
ficios
l usuario
ara
su revisi6n
VoBo.
Recibe
heque
y procede
l
pago
en ventanilla
del
proveedor
archiva.
Recibe el usuario o.Bo. copiade pagopor
excedente
uando sf ue requerido,nota
pago
y
archiva.
Recordatorio
or
escrito l usuario
ue
no haya
cubierto
l mporte
or
excedente.
Facturaci6n
del
proveedor
Oficio
nterno
Oficio
nterno
Solicitud e
cheque
la
Gerencia e
Control e
Pagos
Transferencias
lnterbancarias
Envio 6reas
usuarias,
VoBo.
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.4
Reposici6n
e Equipo
por
Roboo
Extravio
Recibe
de
la
Gerenciaacta administrativa
el
usurario,
onde efralaoshechos.
Notifica
l
prestador
el
servicio
a cancelacion
temporal.
Notifica
l6reade seguros eposici6n
eldafro i
procede.
Establece
omunicacion
on el
proveedor
ara
reposici6n
e
equipo compra e uno
nuevo.
Elabora
ficiode entregaal usuario olicitante,
donde
se indican
aracterlsticas
enerales
del
equipo
y
accesorios omplementarios,
otifica
cambio
e numero nsu caso.
Oficionterno
Gerencia
e
Servicios
Generales
Proveedor el
servicio
AreaSeguros
y
Logistica
A6rea
Usuaria
DIRECCIONEADMINISTRACION
MPRl
1 001 8
07nao7
Versi6n
4
dgina 1de
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BANqBRAS
Ban.o
Naciomlde Obn3
y
$ervidorhibli(o$
s.N,C,
UTILIZACIONCONTROL
E
TELEFONIA
ELULAR
Responsable
Paso
Actividad
Documento
de Trabaio
Entregable
4.
4.1
4.2
4.3
Supervision
el Procedimiento
Vigila que los servicios se presten
oportunamente.
Elabora
resupuesto
nual
Informar
l
Gerentede ServiciosGenerales,
a
problem6tica
n el servicio uando stoocurre.
Gerencia e
Servicios
Generales
5.
5 .1
5.2
Recepci6n
e
Documentos
Autoriza
documentaci6n
para
pagos
a
proveedores
Autoriza
ticio
para
visto
buenodel usuario.
DIRECCIONEADMINISTRACION
MPR191400138
07l12lo7
Versi6n04
6gina 2de
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BANqBRAS
Sano
Nacional e OJxar
leruiciot hibtitos
s,N,C.
UTILIZACIONCONTROL
E
TELEFONIAELULAR
8.
REGISTROS
ANEXOS
Anexo
No.
Nombre
No.de Control
Ninguno S/No.
No.de Control Nombre
Responsable
e
Conservarlo
Tiempo
de
Conservaci6n
Disoosici6n
S/No,
Expedientes
ontrol
nterno
Subgerencia
e
Servicios
Disposiciones
conforme l
marco
egal
enunciadosn el
Manual
e
Politicas
Procedimientos