manual de procedimientos programa nacional de casas de justicia

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA NACIONAL DE CASAS DE

JUSTICIA

2012

PROGRAMA DE ACCESO A LA JUSTICIA

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA NACIONAL DE CASAS DE JUSTICIA

2

PROGRAMA DE ACCESO A LA

JUSTICIA

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS DEL PROGRAMA

NACIONAL DE CASAS DE JUSTICIA

MARZO DE 2012

ADVERTENCIA

Este informe fue preparado por Management Sciences for Development, en el

marco del Programa de Acceso a la Justicia, Contrato No. AID-DFD-I-00-04-

00175, para estudio de la Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo

Internacional (USAID).

El Gobierno de los Estados Unidos y la Agencia de Estados Unidos para el

Desarrollo Internacional (USAID) no se hacen responsables ni comparten

necesariamente las opiniones expresadas por los autores.


3

Para la elaboración del Manual de Procesos y Procedimientos del Programa

Nacional de Casas de Justicia y con el objetivo de fortalecer la Dirección de

Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de Justicia y del

Derecho, Management Sciences for Development Inc. contrató los servicios del

consultor JOSE MARIA MEJIA WILLS

Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo

Internacional, USAID

Nadereh Lee, Directora (e)

Jene Thomas, Subdirector (e)

Donald Chisholm, Director de la Oficina de Democracia y

Derechos Humanos

Orlando Muñoz, Gerente del Programa de Acceso a la Justicia

de USAID

Programa de Acceso a la Justicia de USAID

Javier Said, Director

César A. Reyes M., Subdirector

Revisión, Edición y Diseño: Julián Alberto Trujillo Marín

Bogotá. Marzo, 2012

Esta publicación se realizó con el apoyo de la Agencia de Estados Unidos para el

Desarrollo Internacional (USAID) a través del Programa de Acceso a la Justicia. La

información incluida en éste documento no corresponde a información oficial del gobierno

de Estados Unidos y no representa los puntos de vista o posiciones de USAID ni del

gobierno de Estados Unidos.


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Tabla de Contenido

INTRODUCCIÓN

OBJETIVOS Y ALCANCE

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

Principios

Características del Manual de Procesos y Procedimientos

DESARROLLO

Reseña Histórica

Objeto del Programa

Misión, Visión y Objetivos del Programa Nacional de Casas de Justicia

Funciones de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos

RED DE PROCESOS Y CARACTERIZACIÓN

Red de Procesos

NIVELES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS

PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE CONSTRUCCIÓN Y PUESTA EN

FUNCIONAMIENTO DE NUEVAS CASAS DE JUSTICIA

PR-CFC-01 Recepción y evaluación de la solicitud

PR-CFC-02 Visita de Verificación y respuesta a la viabilidad del proyecto

PR-CFC-03 Selección del lote e inmueble

PR-CFC-04 Diseño, licitación y adjudicación

PR-CFC-05 Selección de funcionarios

PR-CFC-06Gestión del convenio interadministrativo y acompañamiento a la consecución de

convenios específicos

PR-CFC-07 Inducción de Funcionarios

PR-CFC-08 Instalación Sistema de Información

PR-CFC-09 Entrega obra física y dotación, inauguración y apertura

PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO: SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA

PR-SP-01 Evaluación de los informes mensuales de la gestión de las Casas de Justicia

enviada por las Coordinaciones

PR-SP-02 Seguimiento al funcionamiento de los Comités Municipales o Distritales de Casas

de Justicia

PR-SP-03Seguimiento al funcionamiento de los Comités Coordinadores de Casas de

Justicia

PR-SP-04 Evaluaciones Integrales de las Casas de Justicia

PR-SP-05 Evaluación de Impacto del Programa Nacional

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PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

PR-FI-01Capacitación de funcionarios de casas de justicia

PR-FI-02 Dotación de equipos y asistencia técnica

PR-FI-03 Promoción y divulgación Casas de Justicia

PR-FI-04 Suscripción de Acuerdos de Mejoramiento

PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO: PLANEACIÓN

PR-PL-01Coordinación Comité Nacional de Casas de Justicia

PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO: ASESORÍA

PR-AS-01Selección de funcionarios de Casas de Justicia

PR-AS-02 Apoyo participación conciliadores en equidad

PR-AS-03 Elaboración diagnóstico inicial

BIBLIOGRAFÍA

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INTRODUCCIÓN

La Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos presenta la

siguiente propuesta de Manual de Procesos y Procedimientos como producto del

mejoramiento continuo del Programa Nacional de Casas de Justicia y que tiene

como propósito ofrecer a los funcionarios una guía práctica para adelantar de

forma eficiente, eficaz y segura la formulación de los procesos.

La presente propuesta contiene los procedimientos administrativos y operativos

que los funcionarios del Programa Nacional de Casas de Justicia han venido

desarrollando y plantea como objetivo ser la base para el mejoramiento de los

mismos.

OBJETIVOS Y ALCANCE.

Objetivo General.

Presentar una propuesta de un Manual que contenga los procesos administrativos

del Programa Nacional de Casas de Justicia perteneciente a la Dirección de

Métodos Alternativos de Solución de Conflictos del Ministerio de la Justicia y del

Derecho.

Objetivos Específicos.

Identificar la red general de procesos administrativos.

Documentar los procesos identificados mediante procedimientos.

Caracterizar los procesos identificados.

Realizar diagramas de flujo de los procedimientos.

Alcance.

La presente propuesta de Manual de Procesos y Procedimientos aplica para los

funcionarios pertenecientes al Programa Nacional de Casas de Justicia de la

Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.


7

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

Principios.

El Manual de Procesos y Procedimientos se basa en los siguientes principios:

Atención orientada al usuario (Municipios pertenecientes al Programa

Nacional y los que pretenden serlo) y a la satisfacción de sus necesidades.

Revisión de los procesos y funciones para mejorar servicios prestados.

Trabajo integrado y coordinado para garantizar continuidad en los servicios.

Seguimiento y evaluación del desempeño y sus resultados.

A partir de estos principios, la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de

Conflictos puede generar, probar e implementar mejoras o innovaciones

específicas, las cuales implican el rediseño de los procesos y procedimientos.

Características del Manual de Procesos y Procedimientos.

La mejora estructural de los procesos puede producirse por:

Cambios en el entorno del proceso, en los usuarios y de las necesidades de

éstos.

Cambios estructurales que provocan cambios en las entradas, salidas y

límites del proceso.

Identificación y definición del proceso y que están provocando deficiencias

en la aplicación del procedimiento.

Por lo anterior, se deben tener en cuenta algunas características que deben ser

revisadas periódicamente por parte de la Dirección de Métodos Alternativos de

Solución de Conflictos:

Satisfacer las necesidades reales del Programa Nacional de Casas de

Justicia en lo que respecta a su misión, visión y objetivos.

Dar la suficiente flexibilidad al Manual para garantizar una atención

adecuada a la situación específica de los usuarios que requieran el servicio.

Contar con un proceso permanente de revisión y actualización.

Estar debidamente avalado y formalizado por la Dirección de Métodos

Alternativos de Solución de Conflictos.


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DESARROLLO

RESEÑA HISTÓRICA

La reforma constitucional de 1991fue el impulso para el desarrollo de programas que tienen como objetivo garantizar el acceso al servicio de justicia, contemplado como un derecho fundamental, y también para descongestionar el sistema judicial en Colombia. Específicamente, el artículo 229 de la Constitución garantiza el derecho de toda persona para acceder a la administración de justicia. Por su parte, el artículo 116 faculta al Estado para otorgar a particulares la función de administrar justicia en ciertas circunstancias. Las Casas de Justicia surgen entonces en este contexto de reforma y como propuesta de un modelo que ha sido exitoso en varios países. Las Casas de Justicia en Colombia se conciben como centros interinstitucionales de orientación, referencia y atención para facilitar el acceso de la población de determinada localidad a servicios de justicia formal y mecanismos alternativos de resolución de conflictos incluyendo los de justicia comunitaria. Allí los usuarios encuentran atención amable, integral, gratuita y una respuesta centralizada, ágil y oportuna, a sus inquietudes y requerimientos.

Como programa, se inició en el año 1995 por iniciativa del entonces Ministerio de Justicia, el día 17 de junio de 1995 fue acogido por el gobierno de Bogotá, con la implementación de la primera Casa de Justicia ubicada en Ciudad Bolívar, poco tiempo después se inaugura la segunda Casa de Justicia en Aguablanca - Cali. En el año 2003, el Ministerio de Justicia y del Derecho se fusiona con el Ministerio del Interior y a partir de ese momento el nuevo Ministerio del Interior y de Justicia, a través de la Dirección de Acceso a la Justicia, asume la Coordinación del Programa Nacional de Casas de Justicia, mediante el Decreto 200 del 3 de febrero del mismo año. En el año de 2011, con la promulgación de la Ley 1444 de 2011, el Ministerio del Interior y de Justicia se escinde y se crea el Ministerio de la Justicia y el Derecho, que asume el manejo del Programa Nacional de Casas de justicia a través de la Dirección de Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos mediante Decreto 2897 de 2011.


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Objeto del Programa. Según el artículo 1° del Decreto 1477 de 2000 y el numeral 1 sección A del Convenio Nacional, el Programa Nacional de Casas de Justicia tiene como objeto facilitar a la comunidad el acceso a la Justicia, prioritariamente en zonas marginales, en las cabeceras municipales y centros poblados de los corregimientos de más de 2.500 habitantes. El Convenio Nacional agrega que las Casas de Justicia pueden ser de carácter municipal, distrital y regional, urbano o rural, con reconocimiento a la diversidad étnica y cultural. Sobre el Modelo Regional, el Convenio estableció que tendrá cobertura en dos o más municipios y contará con una sede central que coordinará las funciones de las casas satélites de los municipios participantes. Misión, Visión y Objetivos del Programa Nacional de Casas de justicia. Misión. Formular, coordinar y apoyar la política pública de acceso a la Justicia por medio de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos y de modelos de Justicia formal y no formal para ser implementada a nivel local y regional a través de las Casas de Justicia. Visión. Ser el Programa líder en el tema de Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos y modelo de articulación de las entidades que hacen parte del mismo y trabajan el acceso a la justicia, consolidando un portafolio de oferta de servicios prestado con estándares de eficiencia y calidad. Objetivos. Según el artículo 3° del Decreto 1477 de 2000, el Programa Nacional Casa de Justicia tiene como objetivos, los siguientes:

Crear espacios de acción integral en materia de justicia comunitaria con la justicia formal.

Acercar la prestación de ciertos servicios de justicia formal a la comunidad con el fin de facilitar su acceso.

Ampliar la cobertura de la administración de justicia.

Involucrar a la comunidad en la resolución formal y no formal de los conflictos.

Fomentar una cultura de convivencia pacífica y de respeto al derecho ajeno.

Propiciar la participación efectiva de la comunidad en el diagnóstico y solución de los problemas en materia de administración de justicia.


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Establecer espacios de participación y pedagogía ciudadana que contribuyan a la construcción de una convivencia pacífica.

Implementar metodologías para el uso y la difusión de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos.

Ser instrumento para la articulación de las políticas de justicia del Estado, con los programas de desarrollo comunitario.

Promover la defensa de los derechos humanos de los miembros de la comunidad.

Asesorar y orientar a la comunidad en el uso del servicio público de la justicia.

Orientar jurídicamente a la comunidad en sus derechos y obligaciones.

Desarrollar programas de prevención en violencia intrafamiliar y protección de los derechos humanos.

Servir de espacio para el análisis de la conflictividad social, por parte de investigadores avalados por el Ministerio de Justicia y del Derecho.

Funciones de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos. Coordinación

Diseña y define las políticas generales del Programa Nacional de Casas de Justicia.

Vela por el cumplimiento de los objetivos, políticas y funciones del Programa y del Decreto 1477 de 2000.

Coordina y acompaña la gestión para la obtención de recursos destinados al establecimiento de nuevas Casas de Justicia y al fortalecimiento de las existentes.

Asesora al municipio en la elaboración del diagnóstico inicial o línea de base.

Asiste al municipio o departamento en la selección del inmueble y acompaña el proceso de adecuación y dotación del mismo.

Coordina la instalación de las Casas de Justicia con el concurso de las autoridades locales y de la comunidad.

Apoya la participación de los Conciliadores en Equidad en la Casa de Justicia.

Acompaña y asesora al municipio en el proceso de selección de funcionarios que laborarán en la Casa de Justicia.

Realiza las gestiones para la asistencia de las entidades del orden nacional a los eventos de lanzamiento del programa en el municipio.

Lidera la firma del convenio de implantación con el municipio y lo acompaña en la consecución del compromiso de las Entidades de los órdenes nacional y regional que formarán parte de la Casa de Justicia.

Fomenta la capacitación de los funcionarios que prestan sus servicios en las Casas de Justicia y de la comunidad aledaña, en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos y temas afines.


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Coordina el Sistema de Información y Seguimiento de la gestión de las Casas de Justicia.

Sirve de instancia de coordinación para la consecución de recursos nacionales e internacionales destinados al Programa.

Promoción

Afianza las relaciones con los municipios, dotándoles de herramientas para que desarrollen el Programa y generen políticas de justicia que puedan implementarse desde las Casas.

Asesora al municipio en el proceso de construcción de las relaciones con la comunidad beneficiaria.

Promueve el desarrollo de programas sobre el conocimiento y la defensa de los derechos humanos

Incentiva la participación de las Universidades, organizaciones no gubernamentales y la empresa privada, en la gestión de la Casa de Justicia.

Difunde a la opinión pública los logros y ventajas del Programa Nacional de Casas de Justicia.

Asesoría

Realiza seguimiento al funcionamiento de los Comités Coordinadores Distritales o Municipales.

Realiza seguimiento al funcionamiento de los Comités Coordinadores en las Casas de Justicia.

Recibe y evalúa las propuestas que presentan los Comités directivos distritales o municipales y los Comités de Coordinación de las Casas de Justicia, en relación con el Programa.


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RED DE PROCESOS Y CARACTERIZACIÓN. RED DE PROCESOS Para el sistema de gestión se establecen los procesos relacionados en la siguiente red con sus respectivas caracterizaciones que contienen: nombre del proceso, objetivo, entradas, salidas (resultados), responsable (dueño del proceso), descripción de las actividades del proceso y métodos para la medición del proceso.

RED DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS

OPERATIVOS

Fortalecimiento

Institucional

Construcción y

Puesta en

Funcionamiento

de Nuevas Casas

de Justicia

Seguimiento

del

Programa

Asesoría

Planeación


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NIVELES DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.

Niveles de los Procesos.

La documentación del sistema de gestión está clasificada en dos niveles:

Procesos Administrativos

PROCESO PROCEDIMIENTO CODIGO

Construcción y puesta en funcionamientos de nuevas Casas de Justicia

Recepción y evaluación de la solicitud.

PR-CFC-01

Visita de Verificación. Y respuesta a la viabilidad del proyecto.

PR-CFC-02

Selección del lote o inmueble.

PR-CFC-03

Diseño, licitación y adjudicación.

PR-CFC-04

Selección de funcionarios. PR-CFC-05

Gestión del convenio interadministrativo y acompañamiento a la consecución de convenios específicos.

PR-CFC-06

Inducción de Funcionarios. PR-CFC-07

Instalación Sistema de Información.

PR-CFC-08

Entrega de obra física y dotación, inauguración y apertura.

PR-CFC-09

Fortalecimiento Institucional Capacitación de funcionarios de Casas de Justicia.

PR-FI-01

Dotación de equipos y asistencia técnica.

PR-FI-02

Promoción y divulgación Casas de Justicia.

PR-FI-03

Suscripción de Acuerdos de Mejoramiento.

PR-FI-04

Seguimiento del Programa Evaluación de Informes Mensuales de Gestión de las Coordinaciones de las Casas de Justicia.

PR-SP-01

Seguimiento al funcionamiento de los Comités Municipales o Distritales.

PR-SP-02

Seguimiento al funcionamiento de los Comités Coordinadores de Casas de Justicia.

PR-SP-03

Evaluaciones Integrales de las Casas de Justicia.

PR-SP-04

Evaluación de Impacto del PR-SP-05


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Programa Nacional de Casas de Justicia.

Planeación. Coordinación Comité Nacional de Casas de Justicia.

PR-PL-01

Procedimientos Operativos.

PROCESO PROCEDIMIENTO CODIGO

Asesoría Selección de Funcionarios de Casas de Justicia.

PR-AS-01

Apoyo participación Conciliadores en Equidad.

PR-AS-02

Elaboración diagnóstico inicial.

PR-AS-03


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PROCESO: CONSTRUCCIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE NUEVAS

CASAS DE JUSTICIA.

OBJETIVO DEL PROCESO: Dar trámite a las solicitudes para la construcción y puesta en funcionamiento de nuevas Casas de Justicia, garantizando el recurso necesario para desarrollar los proyectos que resulten aprobados.

ENTRADAS:

Solicitudes de los Departamentos y Municipios.

Solicitudes del Gobierno Nacional.

Documentación de soporte.

Plan estratégico Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.

SALIDAS (RESULTADOS)

Respuesta oficial.

Convenios interadministrativos.

Actas de entrega de obra física y dotación.

RESPONSABILIDAD (DUEÑO DEL PROCESO):

Director de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.

Coordinador General Programa Nacional de Casas de Justicia.

Coordinadores Regionales de Casas de Justicia (Funcionarios)

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO: Ver procedimientos:

PR-CFC-01 Recepción y evaluación de la solicitud.

PR-CFC-02 Visita de Verificación y respuesta a la viabilidad del proyecto.

PR-CFC-03 Selección del lote o inmueble.

PR-CFC-04 Diseño, licitación y adjudicación.

PR-CFC-05 Selección de funcionarios.

PR-CFC-06Gestión del convenio interadministrativo y acompañamiento a la consecución de convenios específicos.

PR-CFC-7 Inducción de Funcionarios.

PR-CFC-8 Instalación Sistema de Información.

PR-CFC-9 Entrega de obra física y dotación, inauguración y apertura.

MEDICIÓN DEL PROCESO (INDICADORES)

100% de solicitudes recibidas con respuesta.

100% de cumplimiento de las metas establecidas en la vigencia.


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PROCESO: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar el mejoramiento continuo del Programa Nacional de Casas de Justicia en los municipios donde está implementado.

ENTRADAS:

Planes de Acción de las Casas de Justicia.

Diagnósticos de seguimiento al funcionamiento y operación de las Casas de Justicia.

Evaluaciones de Impacto.

Plan estratégico Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.

Requerimientos de capacitación y solicitudes de equipos.


Jornadas de capacitación para funcionarios de las Casas de Justicia.

Envío de material de apoyo a las Casas de Justicia.

Envío de equipos a las Casas de Justicia.

Acuerdos de Mejoramiento.




Coordinadores Regionales de Casas de Justicia (Funcionarios).


PR-FI-01Capacitación de funcionarios de casas de justicia.

PR-FI-02 Dotación de equipos y asistencia técnica.

PR-FI-03 Promoción y divulgación Casas de Justicia.

PR-FI-04 Suscripción de Acuerdos de Mejoramiento.


Funcionarios capacitados y evaluados.

Material de apoyo entregado.

Equipos entregados.

Actas de compromiso y actividades de seguimiento y promoción.


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PROCESO: SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA.

OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar el seguimiento a la gestión de las Casas de Justicia para obtener la información y los indicadores de gestión para la toma de decisiones relacionadas con la política pública de Acceso a la Justicia y la gerencia del Programa Nacional de Casas de Justicia.

ENTRADAS:

Reportes mensuales de la gestión de las Casas de Justicia.

Actas de los Comités Municipales o Distritales de Casas de Justicia.

Actas de los Comités Coordinadores de Casas de Justicia.

Actas de visita de inspección o de seguimiento a los acuerdos de mejoramiento.

PQR (Peticiones, quejas y reclamos de los usuarios de las Casas de Justicia).


Recomendaciones a las Coordinaciones de las Casas de Justicia.

Informe consolidado mensual por Coordinación Regional.

Recomendaciones y acciones resultantes del seguimiento del funcionamiento de los Comités Municipales de Casas de Justicia.

Recomendaciones y acciones resultantes del seguimiento del funcionamiento de los Comités Coordinadores de Casas de Justicia.

Informe trimestral de cumplimiento de Acuerdos de Mejoramiento.

Evaluaciones Integrales anuales.

Censos Anuales.

Evaluación de impacto (5 años).

Notificación de suspensión de convenios interadministrativos y de retiro del Programa.




Coordinadores Regionales de Casas de Justicia (Funcionarios).

Responsable del Sistema de Información de Casas de Justicia.


PR-SP-01 Evaluación de los informes mensuales de la gestión de las Casas de Justicia enviada por las Coordinaciones.

PR-SP-02 Seguimiento al funcionamiento de los Comités Municipales


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o Distritales de Casas de Justicia.

PR-SP-03 Seguimiento al funcionamiento de los Comités Coordinadores de Casas de Justicia.

PR-SP-04 Evaluaciones Integrales de las Casas de Justicia.

PR-SP-05 Evaluación de Impacto del Programa Nacional.


Total de informes de gestión mensual recibidos y analizados.

Total de documentos de análisis y de recomendación mensual generados.

Total de actas y recomendaciones derivadas del funcionamiento de los Comités Municipales o Distritales de Casas de Justicia.

Total de actas y recomendaciones derivadas del funcionamiento de los Comités Coordinadores de Casas de Justicia.

Total de evaluaciones integrales anuales elaboradas.

Total de convenios interadministrativos suspendidos y de actos administrativos derivados.

Evaluación de impacto (cada 5 años).


PROCESO: PLANEACION.

OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar la convocatoria del Comité Nacional de Casas de Justicia, instancia de coordinación del Programa Nacional conformado por las Entidades que suscriben el Convenio Nacional para la puesta en marcha del Programa y que define los lineamientos y directrices para la formulación de las políticas del mismo.

ENTRADAS:

Balance anual de la gestión de las Casas de Justicia (informes mensuales de gestión, evaluaciones integrales, censos, acuerdos de mejoramiento).

Plan estratégico de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.

Resultados Planes de Acción de las Casas de Justicia consolidados.


Acta aprobada del Comité Nacional de Casas de Justicia.

Documento de recomendaciones.





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PR-PL-01Coordinación Comité Nacional de Casas de Justicia.


Total de convocatorias.

Actas aprobadas.

Recomendaciones y acciones implementadas.


PROCESO: ASESORÍA.

OBJETIVO DEL PROCESO: Establecer el conjunto de actividades dirigidas a atender a los usuarios (municipios que hacen parte del Programa Nacional de Casas de Justicia) con la orientación y asesoría que se solicite para el funcionamiento del mismo.

ENTRADAS:

Consultas.


Conceptos

Inspecciones.

Remisiones o gestión ante las Entidades participantes del Programa.

Capacitaciones.



Coordinadores Regionales de Casas de Justicia (Funcionarios)


PR-AS-01Selección de funcionarios de Casas de Justicia.

PR-AS-02Apoyo participación conciliadores en equidad.

PR-AS-03 Elaboración diagnóstico inicial.


Número total de usuarios atendidos/número de consultas resueltas.

Gestión ante Entidades.

Capacitaciones.


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PROCESO: CONSTRUCCIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE NUEVAS

CASAS DE JUSTICIA.

PROCEDIMIENTOS:

PR-CFC-01 Recepción y evaluación de la solicitud.

PR-CFC-02 Visita de Verificación y respuesta a la viabilidad del proyecto.

PR-CFC-03 Selección del lote e inmueble.

PR-CFC-04 Diseño, licitación y adjudicación.


PR-CFC-06Gestión del convenio interadministrativo y acompañamiento a la

consecución de convenios específicos.

PR-CFC-07 Inducción de Funcionarios.

PR-CFC-08 Instalación Sistema de Información.

PR-CFC-09 Entrega obra física y dotación e inauguración y apertura.


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RECEPCIÓN Y EVALUACION DE SOLICITUDES

Código PR-CFC-01

1. OBJETIVO.

Tramitar y evaluar las solicitudes que se hagan por parte de los Municipios y el

Gobierno Nacional para la construcción y puesta en funcionamiento de nuevas

Casas de Justicia.

2. ALCANCE.

El presente documento aplica para las administraciones de las entidades

territoriales que hacen solicitud para la construcción de una Casa de Justicia.

3. NORMAS Y DOCUMENTO DE REFERENCIA.

Decreto 1477 de 2000 Programa Nacional de Casas de Justicia.

Convenio Nacional para la Puesta en funcionamiento de las Casas de Justicia en Colombia.

Cartilla Programa Nacional de Casas de Justicia 2012.

4. RESPONSABLE.

Director Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.

Coordinador general del Programa Nacional de Casas de Justicia.

Funcionarios del Programa Nacional de Casas de Justicia.

5. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO.

PASO ACTIVIDAD-DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS

1 Recepción de oficio y documentación de soporte procedente de la entidad territorial interesada en hacer parte del Programa. Recepción de la solicitud o sugerencia directa del Gobierno Nacional.


2 Se remite la solicitud de la entidad territorial o la sugerencia directa del Gobierno Nacional al Coordinador general del Programa.


Formato específico con instrucciones.

3 Se reparte a los funcionarios (coordinadores regionales) de acuerdo a la asignación.

Coordinador general del Programa.

Formato específico con instrucciones.


22

4 El funcionario (coordinador regional) constata la documentación de soporte y verifica que el diagnóstico de conflictividad contenga los requerimientos establecidos. De cumplir con los requisitos se continúa con el paso 6. Si no está completo se hace lo señalado en el paso 5.

Coordinador regional (funcionario).

5 Se comunica a la Coordinadora General del Programa y se proyecta carta para la firma del Director de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos dirigida a la entidad regional con las respectivas observaciones y requerimientos. Esto debe darse dentro de los siguientes 5 días de la asignación inicial. El trámite de la respuesta a la solicitud se encausará desde el paso 1.

Coordinador general del Programa. Coordinador regional (funcionario). Director.

Oficio de salida según formato interno.

6 El coordinador regional contará con dos meses de plazo para el estudio y revisión de la documentación enviada por el municipio o departamento. Se debe comunicar a través de oficio a la respectiva administración el inicio de este proceso. El funcionario deberá reportar semanalmente al Coordinador regional el avance obtenido. Cuando se trate de una solicitud del Gobierno Nacional se hace la respectiva comunicación de invitación a la entidad territorial señalada dentro de los siguientes 5 días. La respuesta se tramitará desde el paso 1, en caso de ser negativa, la Dirección a través de oficio comunicará a la instancia que corresponda. Si la solicitud corresponde a municipios que ya disponen de una Casa de Justicia, se deberá proceder al estudio y antecedentes de la operación y funcionamiento de la misma en los tres años anteriores. Estos estudios contarán con un mes de plazo para su realización.




23

7 El Coordinador general revisará el procedimiento. De estar en conformidad, se hará una exposición al Director quien aprobará en última instancia. Si los requisitos responden a los criterios establecidos, se concertará con el gobierno departamental o municipal una visita de verificación dentro de los siguientes 15 días. De no aprobarse la solicitud se hará lo establecido en el paso 8.


8 Se comunica al respectivo gobierno departamental o municipal los resultados del estudio y se le ofrecen alternativas, ya sea a través de otros programas de la Dirección o el Ministerio o de remisión a otras entidades de acceso y administración de Justicia.



6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


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RECEPCIÓN Y EVALUACION DE SOLICITUDES

Código PR-CFC-01

Inicio

Tipo de

solicitud

Asignación a coordinadores

regionales. Formato específico

Sugerencia de Gobierno

Nacional.

Invitación a entidad

territorial respectiva.

Oficio según

formato.

Verificación de

documentación.

SI/Comienzo de

estudio. Se

comunica al

gobierno

municipal.

Entidad territorial

NO/ Se requiere a la

administración respectiva

para que complete la

información.

Oficio según

formato.

Revisión Coordinación.

Concept

o

Negativo/Se comunica

resultado a al gobierno

municipal o distrital y se

presentan alternativas.

Positivo/Se programa

visita de verificación.

Oficio según

formato.

Fin

Oficios

necesarios.

Cumple Oficio según

formato.

Presentación estudio a la

Dirección.


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VISITA DE VERIFICACIÓN Y RESPUESTA DE VIABILIDAD DEL PROYECTO.

Código PR-CFC-02

1. OBJETIVO.

Realizar un sondeo previo e identificar sobre el terreno la capacidad administrativa y financiera del municipio, con el fin de evaluar la sostenibilidad y permanencia que ofrece el ente territorial. Definir la localización de la Casa de Justicia y verificar y ampliar la información contenida en el diagnóstico de conflictividad remitido al Ministerio de Justicia y del Derecho, para que una vez sea analizado y verificado, se dé respuesta al municipio o departamento. 2. ALCANCE.

El presente documento aplica para las administraciones de las entidades

territoriales cuyas solicitudes para la construcción de Casas de Justicia son

aprobadas en primera fase.





4. RESPONSABLE.





26



1 Se define la fecha de visita con la autoridad correspondiente del ente territorial.

Coordinador regional (funcionario asignado)

Registro de llamada telefónica. Registro de correo electrónico.

2. Se establece el cronograma y agenda de visita.


Cronograma y agenda.

3 Se elaboran las comunicaciones necesarias para la coordinación de la visita, incluyendo la puesta en conocimiento a las entidades del orden nacional.


Oficios específicos.

4 Se verifica en terreno lo expuesto en el diagnóstico de conflictividad: Existencia y ubicación de lotes o inmuebles. Estimativo de la población que se va a cubrir. Condiciones sociales, culturales y económicas. Situación de la oferta judicial formal y no formal. Percepción ciudadana sobre la justicia. Situación contravencional y delincuencial. Presencia en la zona de organizaciones no gubernamentales. Centros educativos. Otras entidades de orden público y privado presentes en la zona. Compromiso de las autoridades locales, y la capacidad administrativa y financiera para el desarrollo del Programa. Participación de la comunidad en el proyecto. Participación de la empresa privada.


Cuestionarios de chequeo específicos. Actas de visita.

5 Se analiza y complementa la información existente con los resultados de la visita de verificación. Este procedimiento debe realizarse en la



27

semana siguiente de la visita.

6 El resultado del estudio de verificación se comunica al Coordinador general que a su vez lo hace al Director. De ser aprobado se procede con lo señalado en los pasos 7 y 9. De no ser aprobado se hace los indicado en el paso 8.

Coordinador regional (funcionario asignado) Coordinador general Director

Informe en formato especificado.

7 Si se observa que la obra es viable se dará respuesta y en esta se oficializarán los compromisos adquiridos por el municipio: Designar un lote o inmueble en la zona de influencia seleccionada durante la visita de verificación, asegurando el mantenimiento del mismo y de los bienes muebles y equipos comunes asignados al Programa Nacional de Casas de Justicia. Asumir el costo de los servicios públicos de agua, luz, teléfono de la Casa de Justicia, así como el costo de los servicios de vigilancia, aseo interno y externo, cafetería, entre otros. Nombrar a los funcionarios respectivos, como el Coordinador permanente, una vez que se inicie la obra, y los demás funcionarios que deben estar designados antes de la apertura de la Casa, como los funcionarios del Centro de Recepción e Información (CRI) y del Centro de Cómputo. Así mismo, asignar el Inspector de Policía, el Comisario de Familia, los funcionarios de la Oficina de Desarrollo Comunitario y de la Oficina de Asuntos Étnicos. Pagar a los funcionarios o contratistas los salarios u honorarios correspondientes. Dotar las oficinas de los suministros necesarios para que los funcionarios puedan prestar los servicios. Hacer partícipes a la comunidad y al concejo municipal en la planeación y puesta en marcha del proyecto.


Oficio respectivo

8 De no ser viable la implementación del proyecto, se explicarán los motivos y el municipio debe buscar otras opciones,

Coordinador regional (funcionario

Oficio respectivo


28

ya sea dentro de otros programas del Ministerio o recurriendo a otras entidades del orden nacional.

asignado)

9 Se programa reunión con la administración municipal para la socialización del Programa Nacional de Casas de Justicia.


Oficio respectivo Agenda y cronograma.

10 Se realiza la jornada de socialización del Programa: informar a la comunidad sobre el verdadero alcance social y comunitario de las Casas de Justicia, para hacerla partícipe en todo el proceso de implementación.


Acta de visita.

6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


29

VISITA DE VERIFICACIÓN Y RESPUESTA DE VIABILIDAD DEL PROYECTO.

Código PR-CFC-02

Inicio

Se establece cronograma y agenda

para la visitita de verificación.

Registros

respectivos.

Definir la fecha de visita con la

autoridad del ente territorial

respectiva.

Cronograma

y agenda.

Se elaboran las comunicaciones de

coordinación requeridas.

Oficios

específicos.

Se hace la verificación en terreno de

lo expuesto en el diagnóstico de

conflictividad.

Formularios

de chequeo.

Actas de visita

Se analiza la información

recolectada en terreno y se elabora

el informe final.

Se comunica el resultado del estudio

de verificación al coordinador

general y al Director.

Documento de

análisis.

Resultado

final Negativo/ se comunica al ente

territorial y se plantean

alternativas.

Oficio

respectivo

Positivo/ Se oficializan los

compromisos con el municipio. Documento

específico.

Se programa visita para la

socialización del Programa en el

municipio.

Fin

Cronograma y

agenda.

Socialización del Programa en el

municipio. Actas de visita.


30

SELECCIÓN DEL LOTE O INMUEBLE.

Código PR-CFC-03

1. OBJETIVO.

Verificar los requerimientos técnicos del lote o inmueble definido por el ente territorial. 2. ALCANCE.

El presente documento aplica para las administraciones municipales cuyos

estudios previos han sido aprobados y verificados en visita.





Normatividad de contratación vigente.

4. RESPONSABLE.




Funcionarios de dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho

(Infraestructura).


31



1 Concertar la visita de verificación de lote e inmueble con el gobierno del ente territorial.

Coordinador regional (funcionario asignado) Coordinador general.

Registro de llamadas, correos electrónicos.

2 Elaborar cronograma, agenda de visita y comunicaciones internas y externas (entidad cooperante) que se requieran para coordinar la actividad.


Oficio específico.

3 Se verifica en terreno que el lote cuente con las siguientes características: Área de 1000 m2 aproximadamente, de propiedad del municipio o departamento y que cuente con todos los servicios públicos y con vías de fácil acceso. El lote debe estar ubicado en zona urbana, cabecera municipal o centro poblado rural de acuerdo al área de influencia seleccionada. Si se trata de un inmueble se realiza lo ordenado en el numeral 4.

Coordinador regional (funcionario asignado) Funcionario de Infraestructura del Ministerio de la Justicia y el Derecho.

Formularios de diagnóstico o chequeo. Actas de Visita.

4 Se verifica en terreno que el inmueble pueda adecuarse y dotarse como una Casa de Justicia de acuerdo a los criterios establecidos para la obra física.

Coordinador regional (funcionario asignado) Funcionario de Infraestructura del Ministerio de la Justicia y el Derecho.

Formularios de diagnóstico o chequeo. Actas de Visita.

5 Se solicita el envío posterior de los siguientes documentos o soportes de: Estudio de suelos. Reglamentación del Plan de Ordenamiento Territorial (POT).

Coordinador regional (funcionario asignado) Funcionario de Infraestructura

Documento


32

Uso del suelo para construcción institucional. Verificación de conexión a redes secundarias para abastecimiento de servicios públicos. Certificado de libertad y tradición del lote o inmueble vigente. Certificación ambiental. Estos documentos deben enviarse directamente a la entidad a cargo de la construcción, (con copia a la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos) dependiendo de la fuente de recursos (Ministerio de Justicia y del Derecho, Gobernación, Municipio, Entidades Cooperantes).

del Ministerio de la Justicia y el Derecho. Delegado de entidad cooperante. Encargado del gobierno municipal o departamental.

6 La entidad encargada de la verificación de los requerimientos técnicos debe informar a la Coordinación del Programa los hallazgos y las necesidades de requerimientos en caso de hallar incumplimientos o si se trata de una aprobación. Si se trata de incumplimientos ir al paso 7. De tratarse de una aprobación pasar al paso 8.

Oficio específico (acuso de recibo)

7 Se requiere al gobierno del ente territorial para que complete la información faltante y se le da un plazo perentorio. La respuesta se encausa de nuevo de acuerdo a las pasos 5 y 6.

Coordinador regional (funcionario designado)

Oficio remisorio.

8 Verificado el cumplimiento de los requisitos, se da autorización para la elaboración de los diseños a la entidad que realizará la construcción.

Coordinador regional (funcionario asignado) Funcionario de Infraestructura del Ministerio de la Justicia y el Derecho. Coordinador general. Director.

Oficio específico.

6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


33

SELECCIÓN DEL LOTE O INMUEBLE.

Código PR-CFC-03

Inicio

Se establece cronograma y agenda

para la visitita de verificación.

Registros

respectivos.

Concertar visita de inspección de

lote o inmueble con la autoridad

del ente territorial.

Cronograma

y agenda.

Se elaboran las comunicaciones de

coordinación requeridas.

Oficios

específicos.

Se hace la verificación en terreno de

las características técnicas del lote o

del inmueble según sea el caso.

Formularios

de chequeo.

Actas de visita

Se analiza la información

recolectada en terreno y se solicita

el envió de soportes técnicos

adicionales a la entidad que se

encargará de la construcción.

La entidad respectiva comunica a la

Dirección el resultado del estudio de

verificación.

Acta de visita.

Resultado

Incompleto/ se comunica al

ente territorial y se le da plazo

perentorio.

Oficio

respectivo

Completo/ Se autoriza la elaboración

de diseños.

Oficio

específico.

Fin


34

DISEÑO, ADJUDICACIÓN Y LICITACIÓN.

Código PRC-CFC-04

1. OBJETIVO.

Verificar el proyecto de diseño de la Casa de Justicia y aprobar el proceso de

licitación y adjudicación del contrato para su construcción.

2. ALCANCE.

El presente documento aplica para las administraciones de los entes territoriales a

los que se les ha aprobado el lote o inmueble para la construcción o adecuación

de una Casa de Justicia.





Proceso PR-CFC-06


4. RESPONSABLE.




Funcionarios de dependencias del Ministerio de Justicia y del Derecho

(Infraestructura).


35



1 Verificar el proceso de concertación del diseño de la Casa de Justicia en el municipio a través del seguimiento de actas de reunión, incluyendo el compromiso de las entidades del orden nacional.


Reporte. Informes.

2 Recepción del diseño aprobado. Coordinador regional (funcionario asignado) Encargado del gobierno municipal.

Acta u oficio especificado.

3 Estudiar el diseño y verificar el compromiso de las entidades del orden nacional que harán presencia. Si son necesarias modificaciones, o si no está garantizada la presencia de alguna de las entidades del orden nacional, tener en cuenta lo establecido en el paso 4. Si se aprueba el diseño realizar lo establecido en el paso 5.

Coordinador regional (funcionario asignado) Funcionario Infraestructura del Ministerio.

Documento

4 Cuando se trate de observaciones al diseño se deben enviar el documento al arquitecto o arquitectos seleccionados y se les da un plazo perentorio para las modificaciones. La respuesta se encausa de nuevo al paso 2. No se aprobarán diseños cuando no esté garantizada la presencia mínima de las entidades del orden nacional necesarias para atender las principales problemáticas establecidas en el diagnóstico de conflictividad. En este caso, la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos deberá acompañar al gobierno municipal en la consecución del compromiso. Para el caso de Casas satélites (modelo regional) se deberá garantizar la rotación de funcionarios del orden nacional.

Coordinador regional (funcionario asignado) Funcionario Infraestructura del Ministerio. Director de Métodos Alternativos.

Documento. Oficio respectivo.

5 Se autoriza el inicio de la apertura de licitación por parte de la entidad encargada de la construcción.

Coordinador regional (funcionario asignado) Funcionario de Infraestructura del Ministerio de la

Acto administrativo correspondiente.


36

Justicia y el Derecho. Coordinador general. Director.

6 Se verifica la evaluación de las propuestas y la adjudicación del contrato de conformidad con la normatividad vigente. Se establece contacto con los interventores que se designen por parte de la entidad contratante y se designa una canal de comunicación para la recepción de los informes mensuales. Cualquier anomalía o retraso advertido en el cronograma de obra (4 meses como tiempo estimado de obra) debe ser comunicado a la entidad respectiva o a la administración municipal solicitando explicaciones y solución. Cualquier prorroga o modificación de plazos se hará de acuerdo a lo que quede establecido en el acto administrativo (convenio de obra).

Coordinador regional (funcionario asignado) Funcionario de Infraestructura del Ministerio de la Justicia y el Derecho. Coordinador general. Funcionario Dirección Jurídica. Director.

Actas de seguimiento. Informes de interventoría. Reporte mensual de los funcionarios del Programa. Oficio de requerimiento.

7 Concluida la obra se da paso al procedimiento de puesta en operación.

Coordinador regional (funcionario asignado) Funcionario de Infraestructura del Ministerio de la Justicia y el Derecho. Coordinador general. Funcionario Dirección Jurídica. Director.

6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


37

DISEÑO, ADJUDICACIÓN Y LICITACIÓN.

Código PR-CFC-04

Inicio

Recepción del diseño aprobado en

el ente territorial.

Registros e

informes.

Verificar el proceso de

concertación del diseño para la

construcción de la Casa de Justicia.

Acta de

recibo.

Verificación del diseño.

Oficios

específicos.

Incompleto/ Se remiten

observaciones respectivas.

Formularios

de chequeo.

Actas de visita

Sin compromiso garantizado de

presencia de entidades del orden

nacional: se requiere a los directores

respectivos.

Seguimiento a la adjudicación y se

establece contacto con los

interventores para el seguimiento.

Acto

administrativo.

Con/ se requiere al ente

territorial y o a la entidad

comprometida de acuerdo a lo

establecido en el convenio de

obra.

Oficio

respectivo

Completo/ Se autoriza la apertura de

la licitación para la construcción.

Sin/ conclusión de obra.

Fin

Resultado

Oficios

respectivos.

Noved

ad

Se da paso al procedimiento para la

puesta en operación.


38

SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS.

Código PRC-CFC-05

1. OBJETIVO.

Acompañar y asesorar al municipio en el proceso de selección de funcionarios que laborarán en la Casa de Justicia. 2. ALCANCE.

El presente documento aplica para los funcionarios y contratistas designados para

trabajar en una nueva Casa de Justicia.





4. RESPONSABLE.



39



1 Abrir un expediente físico y virtual para la nueva Casa de Justicia.

Coordinador regional (funcionario asignado).

Folder. Expediente virtual en sistema.

2 Solicitar las hojas de vida de los candidatos a ser funcionarios de la Casa de Justicia para analizar y verificar que corresponden a los perfiles sugeridos. Realizar entrevista, puede ser telefónica o presencial de acuerdo a las posibilidades.

Coordinador regional (funcionario asignado). Funcionario de Talento Humano.

Formulario de chequeo respectivo.

3 Presentar al gobierno de la entidad territorial un informe con los conceptos sobre el personal analizado y que contenga sugerencias. El documento debe ser archivado en el respectivo expediente.


Documento

4 Verificar que el gobierno de la entidad territorial haga el nombramiento de los funcionarios respectivos, como el Coordinador permanente, una vez que se inicie la obra, y los demás funcionarios que deben estar designados antes de la apertura de la Casa, como los asignados al Centro de Recepción e Información (CRI) y al Centro de Cómputo. Así mismo, verificar la asignación del Inspector de Policía, el Comisario de Familia, los funcionarios de la Oficina de Desarrollo Comunitario y de la Oficina de Asuntos Étnicos. Cualquier incumplimiento en este sentido deberá condicionar la puesta en funcionamiento y la inauguración de la Casa de Justicia, para lo cual se deberá requerir a la administración. Los documentos de soporte deberán ser archivados en el respectivo expediente.


Actos administrativos Contratos. Oficio.

5 Solicitar que los funcionarios pertenezcan a la planta de personal de la alcaldía y tengan continuidad y permanencia mínima por dos (2) años en la Casa de Justicia. Sin embargo, en el evento de que el perfil de los cargos que se están buscando no se ajuste al personal existente en la administración, se debe sugerir una contratación específica para ocuparlos.


Oficio respectivo.


40

6 Proyectar la agenda y cronograma para el programa de inducción.


Agenda y cronograma.

6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


41

SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS.

Código PR-CFC-05

Inicio

Solicitar hojas de vida de

candidatos. Verificar que se

ajusten a los perfiles establecidos.

Expediente. Apertura de expediente físico y

virtual para la nueva Casa de

Justicia.

Formulario

de chequeo.

Presentar al gobierno de la entidad

territorial un documento de

hallazgos y recomendaciones.

Documento.

Verificar que se vincule el personal

dentro de los plazos establecidos y

bajo los parámetros recomendados.

Formularios

de chequeo.

Actas de visita

Si/ se proyecta agenda y

cronograma para el programa de

inducción.

Oficio

respectivo.

¿Cumple?

No/ se comunica al ente

territorial y se condiciona la

inauguración y puesta en

funcionamiento de la Casa de

Justicia.

Documento

específico.

Fin


42

GESTIÓN DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO Y ACOMPAÑAMIENTO A LA CONSECUCIÓN DE CONVENIOS ESPECÍFICOS.

Código PRC-CFC-06

1. OBJETIVO.

Establecer las bases generales y condiciones específicas que permitan la continuidad del funcionamiento, desarrollo, ejecución y gestión de la Casa de Justicia. Definir los compromisos generales y específicos de la Administración Municipal y del Ministerio de Justicia y del Derecho. Precisar las funciones específicas de la participación de las Entidades del Orden Nacional, los recursos y el personal asignado, sus responsabilidades de orden operativo, la obligatoriedad de la entrega de la información para el seguimiento y evaluación de los casos atendidos y el análisis estadístico. 2. ALCANCE.

El presente documento aplica para las administraciones de los entes territoriales

que han construido o adecuado nuevas Casas de Justicia.





4. RESPONSABLE.


Dirección Jurídica del Ministerio de la Justicia y el Derecho.


43



1 Recopilación de los datos y documentos necesarios para la elaboración del Convenio Interadministrativo. Continuar paso 2. De acuerdo a los hallazgos en el estudio de conflictividad, identificar las entidades del Orden Nacional que se requerirán para atender las principales problemáticas. Continuar paso 3.


2 Proyectar convenio utilizando el formato estándar aprobado. Trasladar el documento al coordinador general para su aprobación. Continuar paso 4.

Coordinador regional (funcionario asignado) Coordinador general.

Proyecto de convenio.

3 Facilitar el contacto entre la autoridad municipal y la dependencia encargada de la respectiva entidad (es) del Orden Nacional. Suministrar formato de convenio específico. Continuar paso 5.


Oficio remisorio.

4 Enviar el convenio a la administración del ente territorial una vez esté concluida la obra de construcción de la Casa de Justicia. El plazo para la firma respectiva de la representación legal es de 15 días y condiciona la inauguración y la puesta en funcionamiento. Continuar paso 6.


Oficio remisorio.

5 Verificar la firma del convenio específico, que debe hacerse antes de la aprobación del diseño de la Casa de Justicia. Continuar paso 9.


6 Una vez se reciba el convenio firmado por el respectivo alcalde, se remite a la oficina jurídica para su revisión y posterior firma del Secretario General del Ministerio. Se debe hacer seguimiento para que este proceso no se demore más de 15 días

Coordinador regional (funcionario asignado) Oficina Jurídica.

Formato de remisión interno.

7 Una vez legalizado se hace el envío respectivo. En caso de observaciones se procede desde el paso 2.


Oficio respectivo.

8 Para la renovación del convenio (5 años posteriores a su firma) se procede desde el paso 1.


9

En caso de identificar dificultades se deberá informar la novedad al Director de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos, quien adelantará las gestiones correspondientes. En caso de ser necesario se podrá convocar el Comité Nacional de Casas de Justicia.

Coordinador regional (funcionario asignado) Coordinador general. Director

Formato remisorio. Oficio respectivo.


44

6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.

GESTIÓN DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO Y ACOMPAÑAMIENTO A LA CONSECUCIÓN DE CONVENIOS ESPECÍFICOS.

Código PR-CFC-06

Inicio

Específico/ Identificar Entidades

del Orden Nacional que deberán

hacer presencia.

Definir la fecha de visita con la

autoridad del ente territorial

respectiva.

Interadministrativo/ Recopilación

de datos y documentos.

Oficio

específico

Proyectar convenio según formato

estándar. Solicitar la verificación al

coordinador general.

Proyecto de

convenio. Facilitar acercamiento entre la

administración municipal y la

Entidad del Orden Nacional.

Verificar la firma del convenio

antes de la aprobación del diseño de

construcción de la Casa de Justicia.

Tipo de

Convenio

En caso de identificar dificultades

comunicar al Director para gestionar

lo necesario.

Oficio

respectivo

Enviar convenio a la entidad

territorial.

Una vez recibido el convenio

firmado por el representante legal de

la entidad territorial, se remite a la

Dirección Jurídica del Ministerio

para posterior firma del Secretario

General.

Fin

Oficios

Oficios

Fin

Una vez legalizado se envía copia a la

administración del ente territorial. En

caso de observaciones se hace también

la respectiva remisión con los

requerimientos y se condiciona la

inauguración y puesta en operación.


45

INDUCCIÓN DE FUNCIONARIOS.

Código PRC-CFC-07

1. OBJETIVO.

Brindar el conocimiento y las herramientas necesarias a los funcionarios de las diferentes Entidades que van a trabajar en la Casa de Justicia sobre el funcionamiento y desarrollo del Programa Nacional de Casas de Justicia. 2. ALCANCE.

El presenten documento aplica para los funcionarios y contratistas designados

para desempeñar sus funciones en las nuevas Casas de Justicia.





4. RESPONSABLE.

Coordinador regional de Casas de Justicia (funcionario designado).



1 Se define el cronograma y la agenda de capacitación para los funcionarios de la nueva Casa de Justicia. Se coordina con la administración del ente territorial la logística requerida. La inducción se debe realizar antes de la apertura e inauguración.

Coordinador regional de Casa de Justicia (funcionario designado)

Cronograma y agenda. Oficio de solicitud.

2 Se ejecuta el cronograma de inducción cuya agenda debe contener los siguientes temas: Presentación general del Programa Nacional de Casas de Justicia. Taller de trabajo en equipo (integración y conocimiento de los funcionarios que trabajarán en la Casa de Justicia con enfoque experiencial). Componente del trabajo comunitario en las Casas de Justicia.

Coordinador regional de Casa de Justicia (funcionario designado)

Acta de asistencia.


46

Capacitación sobre el Sistema de Información de Casas de Justicia. Se puede optar por el acompañamiento de un funcionario de otra Casa de Justicia (siempre y cuando el Alcalde asuma costos de transporte, alojamiento y alimentación) para que comparta sus experiencias dentro del Programa Nacional y que realice una transferencia de la capacidad instalada.

3 Se hace una evaluación a los funcionarios y se califica también al capacitador.

Coordinador regional de Casa de Justicia (funcionario designado).

Formatos de evaluación.

4 Se entrega manual de capacitación al Coordinador de la Casa de Justicia para que se encargue de capacitar a los funcionarios nuevos que lleguen posteriormente y para que además realice un procedimiento de retroalimentación en los dos (2) meses siguientes a la inducción:

Coordinador regional de Casa de Justicia (funcionario designado) Coordinador de la Casa de Justicia.

Acta de entrega.

5 Se hace seguimiento al proceso de retroalimentación y se atienden las dudas e inquietudes que puedan surgir.

Coordinador regional de Casa de Justicia (funcionario designado) Coordinador de la Casa de Justicia.

6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


47

INDUCCIÓN DE FUNCIONARIOS.

Código PR-CFC-07

Inicio

Se ejecuta el cronograma definido

y de acuerdo al contenido temático

Cronograma y

agenda.

Definir cronograma y agenda para

la inducción. Coordinar el apoyo

logístico.

Acta de

asistencia.

Se hace evaluación a los

funcionarios y se califica al

capacitador.

Formato de

evaluación.

Se entrega manual de capacitación

al Coordinador de la Casa de

Justicia para que capacite a nuevos

funcionarios y para que realice una

retroalimentación durante los 2

meses siguientes.

Se realiza seguimiento al proceso de

retroalimentación y se atienden

dudas e inquietudes.

Acta de

entrega.

Fin


48

INSTALACION SISTEMA DE INFORMACIÓN.

Código PRC-CFC-08

1. OBJETIVO.

Instalar el sistema que Integra las Casas de Justicia en operación para hacer el

registro, seguimiento, gestión y control de los casos que se atienden.

2. ALCANCE.

El presente documento aplica para las nuevas Casas de Justicia que van a entrar

en operación.





Protocolos del Sistema de Información de Casas de Justicia.

4. RESPONSABLE.

Coordinador del Sistema de Información de Casas de Justicia.


49



1 Establecer el cronograma y agenda para la instalación del sistema de información y coordinar con el ingeniero de sistemas de la administración del ente territorial.

Coordinador del sistema de información. Coordinador regional de Casa de Justicia.


2 Verificar la designación de un líder técnico funcional, preferiblemente el encargado del Centro de Cómputo, quien tendrá el control y conocimiento de todo el funcionamiento del Sistema, sus características de registro y la clase de informes que se pueden obtener del mismo.

Coordinador del sistema de información.

3 Verificar que se cumpla con los requisitos del sistema: Disponer de los equipos acordes con los requerimientos mínimos para el funcionamiento correcto del Sistema, libre de virus informáticos y tener una capacidad de al menos 1G de memoria RAM. Se debe disponer de conexión a internet, preferiblemente de banda ancha. La Casa de Justicia debe encontrarse en red para tener un mejor aprovechamiento del SICJWEB (sistema de información casas de justicia WEB). Contar con un Servidor, el cual debe estar permanentemente prendido estableciéndose para esto las políticas de seguridad necesarias.

Coordinador del sistema de información.

Formato de chequeo.

4 Instalar el Sistema Nacional de Información , que deberá efectuarse antes de que la Casa de Justicia entre en operación, para lo cual se deberá preparar el entorno operativo en coordinación con el encargado del Sistema de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos y el líder técnico que se designe por la Administración Municipal. La instalación en el servidor puede tomar aproximadamente 8 horas si las condiciones son técnicamente adecuadas. La instalación de los accesorios puede tomar en promedio 1 hora por cada equipo.

Coordinador del Sistema.

Acta de entrega e instalación.


50

5

Entregar al líder funcional los diferentes manuales de usuario, que servirán además para capacitar a los nuevos funcionarios en el uso del Sistema.


Acta de entrega.

6 La Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos brindará posteriormente el soporte técnico que se requiera.


6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


51

INSTALACION SISTEMA DE INFORMACIÓN.

Código PR-CFC-08

Inicio

Verificar la designación del líder

técnico funcional.

Cronograma y

agenda.


la instalación del Sistema.

Coordinar con el ente territorial.

Verificar el cumplimiento de los

requisitos técnicos.

Formato de

chequeo.

Instalación del Sistema de

Información.

Acta de entrega

e instalación.

Entrega de manuales de operación y

funcionamiento al líder técnico

funcional.

Brindar el soporte técnico requerido

posterior a la instalación del

Sistema.

Acta de entrega.

Fin


52

ENTREGA DE OBRA FÍSICA Y DOTACIÓN, INAUGURACIÓN Y APERTURA.

Código PRC-CFC-09

1. OBJETIVO.

Entregar la documentación relacionada con la entrega de la Casa, pólizas de estabilidad de la obra y garantías de los equipos de cómputo donados y demás dotación. Organizar el acto protocolario para la inauguración. 2. ALCANCE.

El presente documento aplica para el Coordinador de la Casa de Justicia





4. RESPONSABLE.




1 Una vez terminada la obra física, se convoca a los miembros de la Administración Municipal y representantes de las Entidades, quienes estarán presentes en el protocolo de entrega de la obra. Se hace el cronograma y la agenda respectiva en coordinación.

Coordinador regional de Casa de Justicia.


2 En desarrollo del cronograma se entrega al Coordinador de la Casa de Justicia toda la documentación relacionada con la obra física: el acta de entrega de la Casa, pólizas de estabilidad de la obra y garantías de los equipos de cómputo donados.

Coordinador regional de Casa de Justicia. Coordinador de la Casa de Justicia.

Actas de entrega. Póliza.

3. La Administración Municipal o Departamental debe enviar un delegado que reciba todo el inventario de la Casa de Justicia, el cual deberá ser asegurado mediante póliza de seguros respectiva,

Coordinador regional de Casa de Justicia. Delegado municipal.

Actas de entrega. Inventario.


53

para luego anexarlo al inventario de la Administración Municipal y/o Distrital.

4. Una vez se haya entregado la obra física y ejecutado el proceso de inducción, la administración municipal o departamental coordinará con la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos, la ceremonia o acto protocolario para la inauguración de la Casa. La Administración Local tiene toda la discrecionalidad para organizar un acto protocolario, con motivo de la inauguración. Podrán participar los miembros de la comunidad, los representantes de las Entidades presentes en la Casa de Justicia, autoridades locales, medios de comunicación, funcionarios de las entidades cooperantes y del Ministerio de Justicia y del Derecho.

Coordinador regional de Casa de Justicia. Delegado municipal. Coordinador de la Casa de Justicia.

5. Una vez inaugurada la Casa deberá entrar en operación inmediata. De no ser posible el acto de inauguración por motivos de orden público o de otro origen, la Casa podrá entrar en funcionamiento previo cumplimiento de lo establecido en los pasos 1, 2, 3. El acto de inauguración podrá posponerse, para lo cual se debe realizar lo definido en el paso 4.

Coordinador regional de Casa de Justicia. Coordinador de la Casa de Justicia.

6. ANEXOS

Diagrama de Flujo.


54

ENTREGA DE OBRA FÍSICA Y DOTACIÓN, INAUGURACIÓN Y APERTURA.

Código PR-CFC-09

Inicio

Entrega al Coordinador de la Casa

de Justicia de la documentación

relacionada.

Cronograma y

agenda.


la entrega de obra y dotación e

inauguración de la Casa de

Justicia.

Entrega de inventario al delegado de

la administración municipal.

Coordinar con la administración

municipal lo relacionado con la

ceremonia de inauguración.

Una vez inaugurada la Casa de

Justicia, deberá entrar en operación.

Oficios de

convocatoria.

Fin

Actas, pólizas.

Inventario, actas,

pólizas.


55

PROCESO: SEGUIMIENTO DEL PROGRAMA.

PROCEDIMIENTOS:

PR-SP-01 Evaluación de los informes mensuales de la gestión de las

Casas de Justicia enviada por las Coordinaciones.

PR-SP-02 Seguimiento al funcionamiento de los Comités Municipales

o Distritales de Casas de Justicia.

PR-SP-03Seguimiento al funcionamiento de los Comités

Coordinadores de Casas de Justicia.


PR-SP-05 Evaluación de Impacto del Programa Nacional.


56

EVALUACION DE INFORMES MENSUALES DE GESTIÓN DE LAS COORDINACIONES DE LAS CASAS DE JUSTICIA.

Código PR-SP-01

1. OBJETIVO.

Recibir, evaluar y presentar oportunamente a la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos los informes de actividades y estadísticos mensuales enviados por los Coordinadores sobre la gestión adelantada por la Casa de Justicia de conformidad con los soportes recibidos de las entidades vinculadas a la misma. 2. ALCANCE.

El presente documento aplica a los Coordinadores de las Casas de Justicia.





4. RESPONSABLE.




1 Recibir el informe de gestión mensual dentro de los primeros 5 días del mes que comienza. Se debe solicitar tanto el envío en físico como a través del correo electrónico oficial.


2 Realizar un corte y proyectar comunicaciones para aquellas Coordinaciones que no hagan el envío oportunamente.


Oficio

3 Reportar las novedades al Coordinador General sobre la gestión.


Formato específico.

4 Consolidar la información estadística por Casa de Justicia, llevando los registros mes a mes. Identificar tendencias.


Documento de análisis. Base de datos.


57

5 Se deberá adoptar un sistema de recolección de Peticiones, Quejas y Reclamos de usuarios, cuyo reporte debe ser mensualmente enviado por el coordinador.


Reporte

6 Elaborar un documento consolidado sobre el desempeño de las Casas de Justicia a cargo.


Documento de análisis.

7 Programar reunión mensual para presentar los análisis y hacer recomendaciones.

Coordinador general. Director


8 Enviar comunicaciones a las Casas de Justicia que lo ameriten por tendencias negativas o novedades.


Oficio.

9 Para aquellos casos donde se incumpla con los reportes más de 2 meses, se debe comunicar al respectivo Secretario de Gobierno para que requiera al Coordinador.


Oficio.

10 Archivar toda la documentación resultante en el respectivo expediente virtual y físico de la Casa de Justicia.


Registro.

6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


58

EVALUACION DE INFORMES MENSUALES DE GESTIÓN DE LAS COORDINACIONES DE LAS CASAS DE JUSTICIA.

Código PR-SP-01

Inicio

Requerir a las Coordinaciones que no hayan

enviado oportunamente el reporte. Los casos

reiterados deberán ser reportados a las respectivas

Secretarias de Gobierno.

Registros

respectivos.

Recibir los informes mensuales de

gestión dentro de los primeros 5

días del mes.

Oficio

Reunión mensual de coordinación.

Formato

específico.

Reportar al Coordinador general las

novedades encontradas.

Documento de

análisis.

Consolidar información estadística

por Casa. Registrar PQR, identificar

tendencias.

Elaborar documento de análisis por

Casa de Justicia. Consolidar uno

general.

Oficio

respectivo. Enviar comunicaciones a las

Coordinaciones que se determinen.

Archivar toda la documentación

resultante en el expediente virtual o

físico.

Fin

Base

Archivar.


59

SEGUIMIENTO AL FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITES MUNICIPALES O DISTRITALES DE CASAS DE JUSTICIA.

Código PR-SP-02

1. OBJETIVO.

Garantizar el funcionamiento del Comité Municipal o Distrital.

2. ALCANCE.

El presente documento aplica para el Coordinador de la Casa de Justicia, el

Alcalde Distrital o Municipal que lo preside, el Personero, el Director Seccional de

Fiscalías, el Procurador Departamental, el Defensor del Pueblo Regional, el

Director Regional del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, el Director

Regional de Instituto Nacional de Medicina Legal, el Registrador Municipal, los

Decanos de las Facultades de Derecho respectivos, el Director de Métodos

Alternativos de Solución de Conflictos, el Coordinador General del Programa de

Casas de Justicia y demás entidades pertenecientes a la Casa de Justicia.





4. RESPONSABLE.



60



1 Solicitar al Coordinador de la Casa de Justicia o directamente a la Secretaria de Gobierno el cronograma de reuniones para el año en curso. Este comité debe sesionar dos veces al año o de manera extraordinaria.


Oficio

2 Consolidar una base de datos con las fechas de convocatoria para facilitar el seguimiento.


Base.

3 Habilitar un expediente por Comité y archivar la respectiva documentación (actas, informes de soporte).


Archivo

4 Apoyar la convocatoria reforzándola con comunicaciones directas e insistiendo en caso de que no se logre el Quórum.


Oficio

5 Las actas deben ser enviadas a la Dirección dentro de los 5 días siguientes de la última sesión. Se deberán analizar y considerar las recomendaciones que se hagan.



6 Semestralmente se deberá hacer un corte y establecer que Comités no han sesionado y cuales están inactivos.


Documento.

7 Para los casos de inactividad, se deberá entablar comunicación directa con los mandatarios locales e indagar las razones de tal situación, ofreciendo asesoría y apoyo a la gestión para su convocatoria.


8 Semestralmente se deberá hacer una reunión de seguimiento al Comité, en la cual se presentarán las principales recomendaciones realizadas y las novedades advertidas.

Coordinador general. Formato interno.

6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


61

SEGUIMIENTO AL FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITES MUNICIPALES O DISTRITALES DE CASAS DE JUSTICIA.

Código PR-SP-02

Inicio

Consolidar una base de datos de las

convocatorias y consolidar un

archivo por Comité.

Cronograma. Solicitar cronograma de

convocatorias anual.

Archivo

Oficios

específicos. Apoyar la convocatoria a través de

comunicaciones.

Actas.

Documento de

Análisis

Recibir el acta de sesión dentro de

los 5 días posteriores a la última

sesión. Se analizan los resultados de

acuerdo a los antecedentes y las

últimas reuniones.

Semestralmente se hace un corte

para establecer que comités no han

sesionado o cuales están inactivos.

Documento de

análisis.

Para casos de inactividad se

requiere a la autoridad

municipal y se ofrece asesoría.

Semestralmente se programa reunión

de seguimiento a los Comités.

Fin

Base


62

SEGUIMIENTO AL FUNCIONAMIENTO DE LOS COMITÉS COORDINADORES DE CASAS DE JUSTICIA.

Código PR-SP-03

1. OBJETIVO.

Garantizar el funcionamiento del Comité Coordinador de Casa de Justicia.

2. ALCANCE.

El presente documento aplica para los funcionarios y contratistas de la Casa de

Justicia.





4. RESPONSABLE.




1 Solicitar al Coordinador de la Casa de Justicia el cronograma de reuniones para el año en curso. Este comité debe sesionar 1 vez al mes o de manera extraordinaria.


Oficio

2 Consolidar una base de datos con las fechas de convocatoria para facilitar el seguimiento.


Base.

3 Habilitar un expediente por Comité y archivar la respectiva documentación (actas, informes de soporte).


Archivo

4 Apoyar la convocatoria reforzándola con comunicaciones directas e insistiendo en caso de que no se logre el Quórum.


Oficio

5 Las actas deben ser enviadas a la Dirección dentro de los 5 días siguientes de la última sesión. Se deberán analizar y considerar las recomendaciones que se hagan.



6 Analizar los informes trimestrales que la entidades de la Casa presentan a la

Coordinador regional de Casa de Justicia


63

Coordinación, teniendo especial consideración con los siguientes temas: Tipos de conflictividad. Demanda del servicio en función del número de casos consultados y resueltos. La eficiencia de cada entidad en cuanto al grado de cumplimiento de las decisiones que se han tomado. La percepción de la comunidad en cuanto al servicio.

(funcionario designado).

7 Semestralmente se deberá hacer un corte y establecer que Comités no han sesionado y cuales están inactivos.


Documento.

8 Para los casos de inactividad, se deberá entablar comunicación directa con los Coordinadores e indagar las razones de tal situación, ofreciendo asesoría y apoyo a la gestión para su convocatoria.


9 Semestralmente se deberá hacer una reunión de seguimiento al Comité, en la cual se presentarán las principales recomendaciones realizadas y las novedades advertidas.

Coordinador general. Formato interno.

6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


64

SEGUIMIENTO AL FUNCIONAMIENTO DE LOS COORDINADORES DE CASAS DE JUSTICIA.

Código PR-SP-03

Inicio

Consolidar una base de datos de las

convocatorias y consolidar un

archivo por Comité.

Cronograma. Solicitar cronograma de

convocatorias anual.

Archivo

Oficios

específicos. Apoyar la convocatoria a través de

comunicaciones.

Actas.

Documento de

Análisis

Recibir el acta de sesión dentro de

los 5 días posteriores a la última

sesión. Se analizan los resultados de

acuerdo a los antecedentes y las

últimas reuniones.

Semestralmente se hace un corte

para establecer que comités no han

sesionado o cuales están inactivos.

Documento de

análisis.

Para casos de inactividad se

requiere al coordinador y se

ofrece asesoría.

Semestralmente se programa reunión

de seguimiento a los Comités.

Fin

Base


65

EVALUACIONES INTEGRALES DE CASAS DE JUSTICIA.

Código PR-SP-04

1. OBJETIVO.

Evaluar la gestión técnica, administrativa y financiera de las Casas de Justicia para determinar acciones de control.

2. ALCANCE.

El presente documento aplica para todas las Casas de Justicia.





4. RESPONSABLE.



66



1 Definir lineamientos preliminares para la Evaluación Integral con los funcionarios del Programa Nacional de Casas de Justicia: Definir el alcance de las Evaluaciones Integrales a realizar en la vigencia (número de Casa a las que se les va a realizar la evaluación integral). Establecer los aspectos importantes a analizar en la evaluación. Definir la prioridad de evaluación. Establecer lineamientos de publicación y envío de las Evaluaciones. Los informes de Evaluación Integral se realizan anualmente.

Coordinador regional de Casa de Justicia (funcionario designado). Coordinador general. Director de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.

2 Comunicar a los funcionarios o Coordinadores cuales fueron las Casas asignadas, lineamientos de evaluación definidos y fechas de entrega.

Director Coordinador General

Formatos internos.

3 Consultar y analizar la información reportada por las Casas, visitas técnicas y otro tipo de documentos o informes; insumos para la evaluación.

Coordinador regional de Casas de Justicia.

4 Elaborar o ajustar Evaluación Integral de Casas de Justicia. En caso de estar definido en los lineamientos, revisión por parte de un Coordinador o Asesor enviar Evaluación y pasar a la actividad 5, en caso contrario pasar a actividad 6.


Informe Ejecutivo de Gestión.

5 Revisar, aprobar y pasar a actividad 6. En caso contrario devolver a la actividad 4.

Coordinador General. Director.


6 Revisar y aprobar Evaluación Integral y pasar a actividad 10. En caso contrario devolver 4 o 5 según el caso.



7 En caso de estar definido en los lineamientos el envío de una comunicación al Coordinador proyectar oficio y pasar a actividad 8. Si no está definido el envío de comunicación al Coordinador pasar a la actividad 10.


Oficio específico.

8 Revisar el oficio para el Coordinador de la Casa de Justicia.

Coordinador General Oficio específico.

9 Firma del oficio. Según lineamientos, plantear alternativas para los casos críticos (Acuerdos de Mejoramiento), suspensión del

Director Oficio específico.


67

Programa. En casos positivos enviar comunicación de estimulo al ente territorial.

10 Archivar en el expediente y publicar evaluación en página Web.



6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


68

EVALUACIONES INTEGRALES DE CASAS DE JUSTICIA

Código PR-SP-04

Inicio

Se informa a los Coordinadores las

Casas seleccionadas y los tiempos

de entrega.

Registros

respectivos.

Definir lineamientos para la

evaluación integral.

Cronograma

y agenda.

Se consulta y recopila la

información requerida para la

evaluación.

Oficios

específicos.

Una vez concluida, se pasa para la

revisión del coordinador general y

el Director.

Formularios

de chequeo.

Actas de visita

Negativo/ Según lineamientos, se

definen los casos críticos y se

considera la suscripción de un

acuerdo de mejoramiento o en su

defecto otro tipo de medidas, entre

estas, la suspensión del Programa.

Resultado

final

Positivo/ Se envía comunicación de

felicitación al ente territorial.

Se archiva la evaluación en el

expediente virtual y se pública en

página Web.

Fin

Oficio.

Acto

administrativo

.


69

EVALUACION DE IMPACTO DEL PROGRAMA NACIONAL DE CASAS DE JUSTICIA.

Código PR-SP-05

1. OBJETIVO.

Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos trazados por el

Programa Nacional de Casas de Justicia y sus efectos en las líneas de base

establecidas.

2. ALCANCE.

El presente documento aplica para todos los componentes del Programa Nacional

de Casas de Justicia.





Metodología de Medición, Instituto de Estudios Urbanos de la Universidad Nacional de Colombia.

4. RESPONSABLE.


Coordinador General del Programa Nacional de Casas de Justicia.


70



1 Definir lineamientos preliminares para la Evaluación de Impacto del Programa Nacional de Casas de Justicia: Temporalidad (idealmente cada 5 años) Prioridad de casos (muestra representativa) Financiación

Director Coordinador General

2 Conformar equipos regionales para la medición en coordinación con los entes territoriales, vinculando a las Universidades o centros de estudio de la zona.


3 Establecer un esquema compartido de financiación con los entes territoriales y que se plasmes en los convenios interadministrativos.

Director Coordinador General Coordinadores Regionales.

4 Capacitar los equipos conformados en la metodología adquirida para la medición por parte de la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos.


5 Organizar eventos académicos para optimizar la herramienta y socializar el Programa.


6 Fomentar en las universidades el interés por el tema.


7 Establecer el plan de trabajo y cronograma de investigación.

Coordinador General Coordinadores Regionales.

Proyectos

8 Desarrollo de la investigación con supervisión técnica de los funcionarios del Programa.

Equipos regionales Coordinadores Regionales

Informes de avance.

9 Consolidación nacional de resultados. Equipos regionales Coordinadores Regionales

Documento

10 Presentación Equipos regionales Coordinadores Regionales

Documento

6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


71

EVALUACION DE IMPACTO DEL PROGRAMA NACIONAL DE CASAS DE JUSTICIA.

Código PR-SP-05

Inicio

Conformar equipos regionales de

investigación en coordinación con

los enteste territoriales.

Definir lineamientos para el

desarrollo de la Evaluación

Cronograma

y agenda.

Consolidación de Información.

Establecer un esquema compartido

de financiación que se incluya en

los convenios interadministrativos.

Socializar la metodología de

medición adquirida por el Programa

y procurar espacios de discusión

académica para su perfección.

Establecer el plan de trabajo y el

cronograma regionales.

Documento

Ajustar el Programa de acuerdo

a los resultados y

recomendaciones.

Desarrollo de la investigación.

Presentación

Fin


72

PROCESO: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

PROCEDIMIENTOS:

PR-FI-01Capacitación de funcionarios de casas de justicia.

PR-FI-02 Dotación de equipos y asistencia técnica.

PR-FI-03 Promoción y divulgación Casas de Justicia.

PR-FI-04 Suscripción de Acuerdos de Mejoramiento.


73

CAPACITACION DE FUNCIONARIOS DE CASAS DE JUSTICIA.

Código PC-FI-01

1. OBJETIVO.

Mantener el personal de Casas de Justicia actualizado en cada uno de los temas

de las líneas estratégicas.

2. ALCANCE.

El presente documento aplica para todos los funcionarios y contratistas de las

Casas de Justicia.






4. RESPONSABLE.




74



1 Analizar los diagnósticos base de los Planes de Acción de las Casas de Justicia e identificar necesidades comunes.


Documento

2 Identificar aspectos a mejorar derivados de las evaluaciones integrales, evaluaciones mensuales, evaluaciones de impacto, acuerdos de mejoramiento.


Documento

3 Revisar la normatividad vigente relacionada con las funciones de las Casas e identificar los casos que requieran actualización de personal.

Coordinador General.

4 Se evalúan los recursos necesarios para la realización de capacitación y se fija el presupuesto y los términos de referencia para la contratación.

Director Coordinador General.

5 Se da comienzo al proceso de licitación y adjudicación.


6 Se define el cronograma de capacitaciones y se difunde en las Casas de Justicia.

Coordinador General. Coordinadores regionales de Casa de Justicia.

Cronograma

7 Se establece con las administraciones de los entes territoriales el compromiso de garantizar la continuidad del personal participante so pena de suspender la asistencia por parte del Ministerio.


Actas

8 Se ejecuta el cronograma. Contratista Coordinador Regional de Casa de Justicia.

9 Se realiza el seguimiento continuo. Coordinador Regional de Casa de Justicia.

Actas de asistencia. Formatos de evaluación.

6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


75

CAPACITACION DE FUNCIONARIOS DE CASAS DE JUSTICIA.

Código PR-FI-01

Inicio

Analizar los diagnósticos base de

los Planes de Acción de las Casas

de Justicia e identificar

necesidades comunes.

Cronograma

y agenda.

Se hace seguimiento continuo

Revisar la normatividad vigente

relacionada con las funciones de las

Casas e identificar los casos que

requieran actualización de personal.

Se evalúan los recursos necesarios para la

realización de capacitación y se fija el

presupuesto y los términos de referencia

para la contratación.

Se da comienzo al proceso de

licitación y adjudicación.

Acta.

Se ejecuta el cronograma.

Se define el cronograma de

capacitaciones se difunde en las

Casas de Justicia.

Se establece con las administraciones de

los entes territoriales el compromiso de

garantizar la continuidad del personal

participante so pena de suspender la

asistencia por parte del Ministerio.

Fin


76

DOTACIÓN DE EQUIPOS Y ASISTENCIA TECNICA

Código PR-FI-02

1. OBJETIVO.

Apoyar a las Casas de Justicia con equipamiento y asistencia técnica que permita

la ejecución adecuada y oportuna de todos los procesos para prestar un mejor

servicio a la comunidad.

2. ALCANCE.

El presente documento aplica a todas las Casas de Justicia que requieran solicitar

la asistencia del Ministerio de la Justicia y el Derecho para mejorar la prestación

de los servicios dentro del marco de competencias establecido.





4. RESPONSABLE.

Director de Métodos Alternativos de Resolución de Conflictos.




77



1 Se elabora o actualiza el inventario de las Casas de Justicia asignadas: muebles, computadoras, teléfonos, fax, video beam, accesorios.


2 Se reciben solicitudes de renovación. Coordinador regional de Casa de Justicia (funcionario designado).

3 Se analiza el requerimiento y su importancia para el funcionamiento del Programa. Se hace una clasificación de solicitudes.

Coordinador General. Coordinador regional de Casa de Justicia (funcionario designado).

4 Se verifica la disponibilidad presupuestal. Coordinador General. Director.

5 Se solicitan cotizaciones con los proveedores seleccionados.


6 Se tramita la compra de elementos requeridos.


Pedido.

7 Se reciben los elementos adquiridos verificando el cumplimiento de todos los requisitos.


8 Se asignan los elementos adquiridos y se hace la entrega al Coordinador de la Casa de Justicia y a un delegado de la administración del ente territorial.


Acta de entrega.

9 Se hace seguimiento al procedimiento de inventario y aseguramiento si es el caso.


6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


78

DOTACIÓN DE EQUIPOS Y ASISTENCIA TECNICA

Código PR-FI-02

Inicio

Se elabora o actualiza el inventario

de las Casas de Justicia asignadas:

muebles, computadoras, teléfonos,

fax, video beam, accesorios.

Pedido.

Se asignan los elementos adquiridos y

se hace la entrega al Coordinador de

la Casa de Justicia y a un delegado de

la administración del ente territorial.

Se reciben solicitudes de renovación.

Se analiza el requerimiento y su

importancia para el funcionamiento del

Programa. Se hace una clasificación de

solicitudes.

Se verifica la disponibilidad

presupuestal.

Acta de

entrega.

Se reciben los elementos.

.adquiridos verificando el

Se solicitan cotizaciones con los

proveedores seleccionados.

Se tramita la compra de elementos

requeridos.

Fin

Se hace seguimiento al

procedimiento de inventario y

aseguramiento si es el caso.


79

PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN CASAS DE JUSTICIA.

Código PC-FI-03

1. OBJETIVO.

Fortalecer la prestación de los servicios de las Casas de Justicia a través de la

promoción y divulgación que garanticen su institucionalización.

2. ALCANCE.






4. RESPONSABLE.




80



1 Se realiza una caracterización georeferencial de una muestra representativa de los casos más consultados.


Estadísticas.

2 Se vincula la comunidad a la Casa de Justicia a través de proyectos de desarrollo comunitario de atención, prevención y difusión.

3 Se analizan los requerimientos de propaganda y publicidad. Se hace una clasificación de solicitudes.

4 Se verifica la disponibilidad presupuestal.

5 Se solicitan cotizaciones con los proveedores seleccionados.

6 Se tramita la compra de elementos requeridos.

Pedido

7 Se reciben los elementos adquiridos verificando el cumplimiento de todos los requisitos.

8 Se asignan los elementos adquiridos y se hace la entrega al Coordinador de la Casa de Justicia y a un delegado de la administración del ente territorial.

Acta de entrega.

6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


81

PROMOCIÓN Y DIVULGACIÓN CASA DE JUSTICIA.

Código PR-FI-03

Inicio

Se realiza una caracterización

georreferencial de una muestra

representativa de los casos más

consultados.

Pedido.

Se asignan los elementos adquiridos y

se hace la entrega al Coordinador de

la Casa de Justicia y a un delegado de

la administración del ente territorial.

Se vincula la comunidad a la Casa de

Justicia a través de proyectos de

desarrollo comunitario de atención,

prevención y difusión.

Se analizan los requerimientos de

propaganda y publicidad. Se hace una

clasificación de solicitudes.

Se verifica la disponibilidad

presupuestal.

Acta de

entrega.

Se reciben los elementos.

.adquiridos verificando el

Se solicitan cotizaciones con los

proveedores seleccionados.

Se tramita la compra de elementos

requeridos.

Fin

Se hace seguimiento al

procedimiento de inventario y

aseguramiento si es el caso.


82

SUSCRIPCIÓN DE ACUERDOS DE MEJORAMIENTO.

Código PC-FI-04

1. OBJETIVO.

Los acuerdos de mejoramiento se proponen como objetivo general de mediano

plazo, concertar con las autoridades administrativas y políticas de los Municipios

que hacen parte del Programa Nacional de Casas de Justicia, un mejoramiento

gradual de los servicios que se prestan para elevar sus estándares de calidad,

eficiencia y efectividad.

2. ALCANCE.

El presente documento aplica a las Casas de Justicia que se diagnostiquen en

niveles críticos, ya sea a través de evaluación integral o de chequeo o inspección

directa.






4. RESPONSABLE.



83



1 Partiendo de las evaluaciones integrales realizadas a las Casas de Justicia, se identifican los casos más críticos y se hace una selección para sugerir a la Dirección de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos la suscripción de un acuerdo de mejoramiento. La otra posibilidad es a través del procedimiento de chequeo diseñado para la clasificación de las Casas de Justicia.


2 Una vez se apruebe la aplicación de la estrategia, se envía carta de convocatoria por lo menos 8 días antes de la visita al Municipio.

Oficio.

3 Alistar todo el material, que incluye los cuestionarios que sean necesarios, la matriz de cada nivel y el formato de acta de compromiso con la tabla de los distintos niveles (estos documentos están disponibles en archivos de computador).

4 Una vez se llegue al Municipio se hace la respectiva presentación ante la Coordinación de la Casa de Justicia. Se empieza el diligenciamiento del formulario de diagnóstico, cada respuesta debe ser verificada con la respectiva documentación. Es necesario obtener un registro fotográfico de la Casa de Justicia con todas sus dependencias y detallar en aquellos aspectos críticos de los muebles, los equipos y el estado general de las instalaciones. El formulario debe ser firmado por el Coordinador de la Casa de Justicia.

5 Se hace la clasificación de la Casa revisando en primera instancia las preguntas soporte del Nivel 1 que involucran el diagnóstico realizado. Si no marca ninguna de estas se procede a revisar el Nivel 2 y así sucesivamente. Si la Casa cumple con todos los requisitos no es necesario el Acuerdo y se debe hacer la respectiva observación en el cuestionario de diagnóstico.

Cuestionario de chequeo.

6 Una vez se acuerdan los compromisos se procede a la firma del Acuerdo por parte del

Acta de compromisos.


84

Alcalde o quien delegue solo si tiene el respectivo acto administrativo que lo faculte. Los plazos no pueden ir más allá de tres (3) meses. Es de anotar que no se puede obligar al Municipio a cumplir, todo debe ser producto de la concertación. En caso de que no se logre ningún acuerdo se debe hacer la anotación respectiva y las razones, que serán evaluadas internamente.

7 Se hace seguimiento incorporando el cumplimiento de los compromisos dentro del informe de gestión mensual que reporta la Coordinación de la Casa de Justicia. Dependiendo de los avances, se formularán nuevos compromisos que permitirán establecer la continuidad del Programa de Casas de Justicia cuando se presenten casos críticos.

Reporte

8 Cuando se reporte y verifique en documentos el cumplimiento de los compromisos del nivel respectivo, se programa visita a la Casa de Justicia para comprobar en terreno y concertar con el Alcalde Municipal otros compromisos. La estrategia cumple el objetivo cuando la Casa logra llegar al último nivel determinado.


85

SUSCRIPCIÓN DE ACUERDOS DE MEJORAMIENTO.

Código PR-FI-04

Inicio

Partiendo de las evaluaciones integrales realizadas a

las Casas de Justicia, se identifican los casos más

críticos y se hace una selección para sugerir a la

Dirección de Métodos Alternativos de Solución de

Conflictos la suscripción de un acuerdo de

mejoramiento.

Cuestionario

de chequeo.

Cuando se reporte y verifique en documentos el

cumplimiento de los compromisos del nivel

respectivo, se programa visita a la Casa de Justicia

para comprobar en terreno y concertar con el

Alcalde Municipal otros compromisos.

Una vez se apruebe la aplicación de la estrategia, se

envía carta de convocatoria por lo menos 8 días

antes de la visita al Municipio.

Alistar todo el material, que incluye los cuestionarios

que sean necesarios, la matriz de cada nivel y el

formato de acta de compromiso con la tabla de los

distintos niveles.

Una vez se llegue al Municipio se hace la respectiva

presentación ante la Coordinación de la Casa de

Justicia. Se empieza el diligenciamiento del

formulario de diagnóstico, cada respuesta debe ser

verificada con la respectiva documentación.

Oficio.

Se hace seguimiento incorporando el cumplimiento

de los compromisos dentro del informe de gestión

mensual que reporta la Coordinación de la Casa de

Justicia.

Una vez se acuerdan los compromisos se procede a la

firma del Acuerdo por parte del Alcalde o quien

delegue solo si tiene el respectivo acto administrativo

que lo faculte.

Es necesario obtener un registro fotográfico de la

Casa de Justicia con todas sus dependencias y

detallar en aquellos aspectos críticos de los muebles,

los equipos y el estado general de las instalaciones.

El formulario debe ser firmado por el Coordinador de

la Casa de Justicia.

Fin

Se hace la clasificación de la Casa revisando en

primera instancia las preguntas soporte del Nivel 1

que involucran el diagnóstico realizado. Si no marca

ninguna de estas se procede a revisar el Nivel 2 y así

sucesivamente. Si la Casa cumple con todos los

requisitos no es necesario el Acuerdo y se debe hacer

la respectiva observación en el cuestionario de

diagnóstico.

La estrategia cumple el objetivo cuando la Casa

logra llegar al último nivel determinado.

Acta de

compromiso


86

PROCESO: PLANEACIÓN

PROCEDIMIENTOS:

PR-PL-01Coordinación Comité Nacional de Casas de Justicia.


87

COORDINACIÓN COMITÉ NACIONAL DE CASAS DE JUSTICIA.

Código PR-PL-01

1. OBJETIVO.

Establecer las actividades necesarias para garantizar el funcionamiento del

Comité Nacional de Casas de Justicia.

2. ALCANCE.

El presente documento aplica para todos los directores nacionales de las

entidades suscriptoras del Convenio Nacional para la puesta en funcionamiento

del Programa Nacional de Casas de Justicia.





4. RESPONSABLE.

Ministro de la Justicia y el Derecho.


Coordinador Generar del Programa Nacional de Casas de Justicia.


88



1 Se establece y divulga entre los miembros del Comité el cronograma para el año en curso. El Comité se reúne por lo menos una vez al año

Coordinador general.

Cronograma.

2 Trimestralmente se prepara y se envía a los integrantes del Comité un informe (Boletín) sobre el funcionamiento del Programa. El Coordinador general se encargará de unificarlo.

Coordinadores regionales de Casas de Justicia. Coordinador general.

Documento. Oficio.

3 Se hace la convocatoria de los integrantes del Comité a través de una comunicación que especifique el día y la hora. Se anexa un resumen ejecutivo con la información relevante (acta anterior).

Coordinador general.

Resumen ejecutivo. Oficio.

4 Se efectúa la apertura del Comité, presidido por el Ministro de Justicia y del Derecho o su delegado. El encargado de la secretaría técnica (Coordinador general) hace la lectura del acta anterior, presentando un balance del cumplimiento de los compromisos establecidos.

Ministro o delegado Director. Coordinador General.

5 El Director de Métodos Alternativos de Solución de Conflictos, de acuerdo al orden establecido, presenta un informe sobre el estado general del Programa. Este informe, en caso de que el Comité no pueda sesionar, deberá ser preparado y enviado a los integrantes anualmente.

Director. Coordinador General.

Documento.

6 Se presentan los requerimientos y se exponen las recomendaciones por parte de cada uno de los integrantes del Comité según el orden establecido.

7 Se fijan los lineamientos generales de política.

8 Se levanta el Acta de la reunión. Coordinador General.

Acta de reunión.

9 Se envía copia del Acta a los integrantes del Comité y se socializan las principales conclusiones.


Oficio.

6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


89

COORDINACIÓN DEL COMITÉ NACIONAL DE CASAS DE JUSTICIA.

Código PR-PL-01

Inicio

Se establece y divulga entre los miembros del Comité

el cronograma para el año en curso. El Comité se

reúne por lo menos una vez al año.

Se envía copia del Acta a los integrantes del Comité y se

socializan las principales conclusiones.

Trimestralmente se prepara y se envía a los

integrantes del Comité un informe (Boletín) sobre el

funcionamiento del Programa.

Se hace la convocatoria de los integrantes del Comité

a través de una comunicación que especifique el día

y la hora. Se anexa un resumen ejecutivo con la

información relevante (acta anterior).

Se efectúa la apertura del Comité, presidido por el

Ministro de Justicia y del Derecho o su delegado. El

encargado de la secretaría técnica (Coordinador

general) hace la lectura del acta anterior, presentando

un balance del cumplimiento de los compromisos

establecidos.

Se levanta el Acta de la reunión.

Se fijan los lineamientos generales de política.

El Director de Métodos Alternativos de Solución de

Conflictos, de acuerdo al orden establecido, presenta

un informe sobre el estado general del Programa.

Este informe, en caso de que el Comité no pueda

sesionar, deberá ser preparado y enviado a los

integrantes anualmente.

Fin

Se presentan los requerimientos y se exponen las

recomendaciones por parte de cada uno de los

integrantes del Comité según el orden establecido.

Acta de

compromiso

Documento.

Documento.

Oficio.

Documento.

Oficio

Cronograma.

Oficio.

Documento.

Oficio.


90

PROCESO: ASESORÍA

PROCEDIMIENTOS:

PR-AS-01Selección de funcionarios de Casas de Justicia.

PR-AS-02 Apoyo participación conciliadores en equidad.

PR-AS-03 Elaboración diagnóstico inicial.


91

SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS DE CASAS DE JUSTICIA.

Código PR-AS-01

1. OBJETIVO.

Asesorar a las administraciones de los entes territoriales pertenecientes al

Programa Nacional de Casas de Justicia en la selección de funcionarios del orden

local que prestarán sus servicios en la Casa de Justicia.

2. ALCANCE.

El presente documento aplica a los funcionarios que se designen para reemplazar

o llenar vacantes para los cargos de Coordinador, Centro de Recepción e

Información, CRI, y Centro de Cómputo.






4. RESPONSABLE.




92



1 Hacer seguimiento a las novedades de personal que reporten los Coordinadores de las Casas de Justicia.


2 Cualquier cambio de personal deberá ser notificado a la Coordinación General del Programa con un mes de antelación, para esto se deberá fijar una directiva. Igual procedimiento para casos que involucren la asignación de oficinas a funcionarios o personas que no hagan parte del Programa.

Coordinador regional de Casa de Justicia (funcionario designado). Coordinador general. Director.

Directiva.

3 Solicitar las hojas de vida de los candidatos a ser funcionarios de la Casa de Justicia para analizar y verificar que corresponden a los perfiles sugeridos. Realizar entrevista, puede ser telefónica o presencial de acuerdo a las posibilidades.

Coordinador regional de Casa de Justicia (funcionario designado). Designado de la oficina de recursos humanos del Ministerio.

4 Presentar al gobierno de la entidad territorial un informe con los conceptos sobre el personal analizado y que contenga sugerencias.


Documento.

5 Solicitar que los funcionarios pertenezcan a la planta de personal de la alcaldía y tengan continuidad y permanencia mínima por dos (2) años en la Casa de Justicia. Sin embargo, en el evento de que el perfil de los cargos que se están buscando no se ajuste al personal existente en la administración, se debe sugerir una contratación específica para ocuparlos.


Oficio.

6 Hacer seguimiento al programa de inducción que el Coordinador de la Casa de Justicia deberá realizar.

6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


93

SELECCIÓN DE FUNCIONARIOS DE CASAS DE JUSTICIA.

Código PR-AS-01

Inicio

Hacer seguimiento a las novedades de personal que

reporten los Coordinadores de las Casas de Justicia.

Cualquier cambio de personal deberá ser notificado a

la Coordinación General del Programa con un mes de

antelación, para esto se deberá fijar una directiva.

Igual procedimiento para casos que involucren la

asignación de oficinas a funcionarios o personas que

no hagan parte del Programa.

Solicitar las hojas de vida de los candidatos a ser

funcionarios de la Casa de Justicia para analizar y

verificar que corresponden a los perfiles sugeridos.

Realizar entrevista, puede ser telefónica o presencial

de acuerdo a las posibilidades.

Hacer seguimiento al programa de inducción que el

Coordinador de la Casa de Justicia deberá realizar.

Presentar al gobierno de la entidad territorial un

informe con los conceptos sobre el personal

analizado y que contenga sugerencias.

Fin

Solicitar que los funcionarios pertenezcan a la planta

de personal de la alcaldía y tengan continuidad y

permanencia mínima por dos (2) años en la Casa de

Justicia. Sin embargo, en el evento de que el perfil de

los cargos que se están buscando no se ajuste al

personal existente en la administración, se debe

sugerir una contratación específica para ocuparlos.

Oficio.

Directiva.

Oficio.

Documento.

Oficio


94

APOYO PARTICIPACIÓN CONCILIADORES EN EQUIDAD.

Código PR-AS-02

1. OBJETIVO.

Garantizar la presencia de Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos

(justicia comunitaria) en las Casas de Justicia.

2. ALCANCE.






Ley 23 de 1991 y la Ley 496 de 1998.

4. RESPONSABLE.

Coordinado General del Programa de Casas de Justicia.

Coordinador General del Programa de Conciliación en Equidad.



95



1 Llevar un registro de los conciliadores en equidad presentes en las Casas de Justicia asignadas.


Base

2 Mantener o nombrar un funcionario del Programa de Conciliadores en Equidad que sirva de enlace y que facilite la coordinación.

Director

3 Registrar las novedades reportadas en los informes de gestión mensual enviados por los Coordinadores de las Casas de Justicia e informar al Coordinador del Programa de Conciliadores en equidad los resultados de la gestión de los conciliadores.

Coordinador regional de Casa de Justicia (funcionario designado). Enlace designado.

4 Clasificar y evaluar las solicitudes que se reciban con relación a los conciliadores.

Coordinador regional de Casa de Justicia (funcionario designado). Enlace designado.

5 De acuerdo a las competencias y a la disponibilidad presupuestal, se coordina con la administración del ente municipal la realización de actividades que contribuyan a mejorar este servicio (capacitación, formación, dotación).

Director. Coordinador General del Programa Nacional de Casas de Justicia. Coordinador del Programa de Conciliadores en Equidad.

6 Hacer seguimiento a las actividades que se determinen.

Coordinador regional de Casa de Justicia (funcionario designado). Enlace.

6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


96

APOYO PARTICIPACIÓN CONCILIADORES EN EQUIDAD.

Código PR-AS-02

Inicio

Llevar un registro de los conciliadores en equidad

presentes en las Casas de Justicia asignadas.

Mantener o nombrar un funcionario del Programa de

Conciliadores en Equidad que sirva de enlace y que

facilite la coordinación.

Registrar las novedades reportadas en los informes

de gestión mensual enviados por los Coordinadores

de las Casas de Justicia e informar al Coordinador

del Programa de Conciliadores en equidad los

resultados de la gestión de los conciliadores.

Hacer seguimiento a las actividades que se determinen.

Clasificar y evaluar las solicitudes que se reciban con

relación a los conciliadores.

Fin

De acuerdo a las competencias y a la disponibilidad

presupuestal, se coordina con la administración del

ente municipal la realización de actividades que

contribuyan a mejorar este servicio (capacitación,

formación, dotación).

Base


97

ELABORACIÓN DIAGNOSTICO INICIAL.

Código PR-AS-03

1. OBJETIVO.

Brindar asesoría a las administraciones municipales interesadas en implementar el

Programa Nacional de Casas de Justicia. Evitar que los diagnósticos sean

rechazados o devueltos en la fase de verificación establecida en el procedimiento

PR-CFC-01.

2. ALCANCE.

El presente documento aplica a todas las administraciones municipales

interesadas en implementar el Programa Nacional de Casas de Justicia.





Procedimiento PR-CFC-01

4. RESPONSABLE.




98



1 Consolidar un listado y base de datos de los Municipios cuyas administraciones han solicitado la implementación del Programa Nacional de Casas de Justicia.


Base.

2 Hacer envío de una comunicación en la que se haga una presentación y se informe la disposición de asesorar el proceso de implementación del Programa. Se anexa, de ser necesario, el material vigente del Programa.


Oficio.

3 Se establece un contacto o enlace con la oficina de planeación del Municipio.

Oficio

4 Se hace una exposición (videoconferencia, teleconferencia, vía internet, presencial) sobre los contenidos y la metodología necesaria para la elaboración del diagnóstico.

5 Se solicita un cronograma y plan de trabajo para la elaboración del diagnóstico inicial o de conflictividad. Se acuerda la entrega de informes de avance.

Oficio

6 Se encausa el producto (diagnóstico) en lo contemplado en el procedimiento PC-CFC-01. Este procedimiento contribuye a disminuir la revisión en por lo menos 1 mes.

6. ANEXOS.

Diagrama de Flujo.


99

ELABORACIÓN DIAGNOSTICO INICIAL.

Código PR-AS-03

Inicio

Consolidar un listado y base de datos de los

Municipios cuyas administraciones han solicitado la

implementación del Programa Nacional de Casas de

Justicia.

Se encausa el producto (diagnóstico) en lo

contemplado en el procedimiento PC-CFC-01. Este

procedimiento contribuye a disminuir la revisión en

por lo menos 1 mes.

Hacer envío de una comunicación en la que se haga

una presentación y se informe la disposición de

asesorar el proceso de implementación del Programa.

Se anexa, de ser necesario, el material vigente.

Se solicita un cronograma y plan de trabajo para la

elaboración del diagnóstico inicial o de conflictividad.

Se acuerda la entrega de informes de avance.

Se establece un contacto o enlace con la oficina de

planeación del Municipio.

Fin

Se hace una exposición (videoconferencia,

teleconferencia, vía internet, presencial) sobre los

contenidos y la metodología necesaria para la

elaboración del diagnóstico.

Base

Oficio.

Oficio.


100

BIBLIOGRAFÍA

Ministerio del Interior y de Justicia (2004), Programa Nacional de Casas de

Justicia y Paz, Manual de Funcionamiento de Casas de Justicia.

Ministerio de la Justicia y el Derecho (2012) Programa Nacional de Casas de

Justicia, Cartilla Ilustrativa.

Bizagi Procces Modeler, http://elearning.bizagi.com/.

manual de procedimientos programa nacional de casas de justicia

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