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MANUAL DE

PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

CERTIFICADOS BAJO

LA NORMA ISO

9001:2008

Actualizado a Diciembre 2014

Manual de Procesos y Procedimientos Certificados bajo la Norma ISO 9001:2008

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PARTICIPARON EN LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Clara Luz Lamoyi Bocanegra

Carolina González Constantino

María Guadalupe Azuara Forcelledo

Hilario Leyva Gómez

Hortencia Rodríguez Hernández

Audomaro Gurría Del Castillo

Omar Bautista Campos

Julio Osorio Domínguez

Julián Martínez Méndez

Marcos García Reyes

Marcolfa Rodríguez Ramos

Maribel Valencia Thompson

José Luis Romero López

Juan Rodrigo Mendoza Morales

Elena Ocaña Rodríguez

Miguel Martínez Pérez

Yoni Hernández Hernández

Enedina Soberano Vela

Hugo Trinidad López Acosta

Manuel Antonio Carrera Hernández

María Concepción García Olán

Amelia del Rosario Loya Caraveo

Perla Karina López Ruíz


3

ÍNDICE

Pág.

I. INTRODUCCIÓN 4

II. OBJETIVO 4

III. FINES 5

IV. ORGANIGRAMA 6

V. FILOSOFÍA INSTITUCIONAL 7

Misión

Visión

Valores

VI. SIMBOLOGÍA 10

VII. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 11

Servicios Escolares 13

Servicios Bibliotecarios 48

Presupuesto y Control Presupuestal 67

Recursos Humanos 80

Servicios Médicos 103


4

I. INTRODUCCIÓN

En la actualidad, la UJAT establece, cada vez más, estrategias de reorganización para

adecuarse a las exigencias y cambios que demanda proporcionar una educación superior

de calidad, generar conocimiento y transferirlo a los diferente sectores del estado, la

región y el país. Como muchas universidades públicas estatales, es una institución que

con una alta diversidad de conocimientos, juega un papel central en el desarrollo

económico, social, político y cultural de su entorno, contribuyendo de esta manera al

conocimiento universal y al progreso regional.

Por ello, es fundamental precisar los métodos, procedimientos y trámites que deberán

realizarse para apoyar académica y administrativamente a la comunidad universitaria. Se

presentan entonces los procesos y procedimientos estratégicos que se encuentran

certificados bajo la norma ISO 9001-2008.

II. OBJETIVO

Describir, ordenar y clasificar de manera objetiva y gráfica las actividades académicas y

de apoyo que realizan las áreas de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, con

procesos certificados, para cumplir sus funciones conforme al marco jurídico y normativo

aplicable; además de servir como instrumento de apoyo para hacer uso eficaz y eficiente

de los recursos humanos, financieros, materiales y técnicos.


5

III. FINES DE LA UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO

La Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (UJAT) es un organismo público

descentralizado del Estado, con autonomía constitucional, personalidad jurídica y

patrimonio propios, responsable en y ante el Estado de la prestación del servicio público

de educación superior. La UJAT se ajusta a las disposiciones y postulados contenidos en

el Artículo 3°, fracción VII de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y

sus leyes reglamentarias en que se garantiza el ejercicio de la autonomía universitaria

para que la Universidad se organice, administre y funcione libremente y sea sustento de

las libertades, jamás como fórmula de extraterritorialidad que implique la sustracción del

organismo del orden jurídico político del Estado.

FINES

La Universidad Juárez Autónoma de Tabasco tiene como fines esenciales:

I. Impartir educación superior para formar profesionistas, investigadores, profesores

universitarios y técnicos útiles a la sociedad que satisfagan prioritariamente las

necesidades planteadas por el desarrollo económico, social y cultural del Estado

de Tabasco.

II. Organizar y desarrollar actividades de investigación científica, tecnológica y

humanística como tarea permanente de renovación del conocimiento y como una

acción orientada a la solución en diversos órdenes de problemas del Estado, de la

Región y de la Nación.

III. Preservar y difundir la cultura a todos los sectores de la población con propósitos

de integración, superación y transformación de la sociedad, así como extender con

la mayor amplitud posible los beneficios de la educación universitaria.

La educación que se imparte en la Universidad está orientada al desarrollo integral de la

personalidad y facultades del estudiante, fomentando en él, el amor a la patria y a la

humanidad, y la conciencia de responsabilidad social.


6

IV. ORGANIGRAMA

Secretaría Particular

Secretaría de Servicios

Administrativos

Dirección de Comunicación y

Relaciones Públicas

Secretaría de Servicios

AcadémicosSecretaría de Investigación,

Posgrado y Vinculación

Rectoría

Secretaría Técnica

Unidad de Acceso a la Información

Dirección General de Planeación y

Evaluación Institucional

Oficina del Abogado General

División Académica de

Educación y Artes


Ciencias Biológicas


Informática y Sistemas

División Académica

Multidisciplinaria de

Comalcalco


Ciencias Básicas


Ciencias Agropecuarias


Ciencias Sociales y

Humanidades


Ingeniería y Arquitectura


Ciencias Económico

Administrativas


Multidisciplinaria de los

Ríos

Dirección de Servicios

Escolares

Dirección de

Fortalecimiento Académico

Dirección de Educación a

Distancia

Dirección de Investigación

Dirección de Posgrado

Dirección de Vinculación

Dirección de Difusión y

Divulgación Científica y

Tecnológica


Generales

Dirección de Recursos

Humanos

Dirección de Proyectos y

Seguimiento de Obras


Materiales

Unidad de Relaciones

Internacionales

Dirección del Sistema

Bibliotecario

Dirección de Difusión

Cultural

Centro de Enseñanza de

Lenguas Extranjeras

Centro de Desarrollo de las

Artes

Centro de Fomento al

Deporte

Dirección de Programas

Estudiantiles

Secretaría de Finanzas

Dirección de Contabilidad

Dirección de Ingresos

Dirección de Egresos


Ciencias de la Salud

Dirección de Tecnologías de

Información e Innovación

Contraloría General

Centro de Comunicación


Multidisciplinaria de

Jalpa


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V. FILOSOFÍA INSTITUCIONAL

MISIÓN

La Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, como institución pública de educación

superior, tiene la misión de contribuir de manera significativa a la transformación de la

sociedad y al desarrollo del país, con particular interés en el Estado de Tabasco, a través

de la formación sólida e integral de profesionales capaces de adquirir, generar, difundir y

aplicar el conocimiento científico, tecnológico y humanístico, con ética y responsabilidad

para ser mejores individuos y ciudadanos.

VISIÓN

La Universidad Juárez Autónoma de Tabasco es una universidad innovadora que

participa en la Sociedad del Conocimiento, fuertemente vinculada con su entorno y con

presencia internacional, consolidada académicamente, con altos niveles de calidad y

programas educativos pertinentes, que forma a sus egresados sólidamente competentes,

con espíritu emprendedor y humanista. Se distingue por sus aportes relevantes en la

generación y aplicación de la ciencia y la tecnología, el rescate y la difusión de la cultura

en su acepción amplia y su colaboración en el desarrollo sustentable del estado de

Tabasco y del país.

VALORES

Nuestra Casa de Estudios asume y promueve los valores que sustentan el quehacer

institucional y orientan el desempeño personal y laboral de los alumnos, egresados,

maestros, investigadores, empleados, trabajadores y directivos que integran la comunidad

universitaria.

ÉTICA

Como el conjunto de principios trascendentales, universales y permanentes que

determinan la Misión, orientan el quehacer universitario y caracterizan el desempeño de

sus integrantes para procurar el bien en todos los ámbitos.


8

PLURALIDAD

Postura que define a la institución universitaria como el espacio ideal para el respetuoso

encuentro de las diversas teorías, corrientes filosóficas, ideologías, propuestas y

personalidades que enriquecen el trabajo académico orientado a la ciencia, tecnología, el

arte y las humanidades.

LIBERTAD

Condición que favorece un ambiente institucional de responsabilidad con autocrítica e

independencia intelectual para que cada quien ejerza sus funciones, desempeñe sus

responsabilidades y logre para bien, los objetivos de los ámbitos que le competen.

RESPETO

Valor que representa una condición sine qua non para la adecuada convivencia y el

armonioso desempeño de los universitarios, de tal modo que les permite aceptarse a sí

mismos y actuar con tolerancia y consideración ante las diferentes formas de ser, pensar

y actuar en un ámbito plural y diverso.

EQUIDAD

Principio que defiende la igualdad de derechos, bajo las mismas condiciones,

independientemente del género, realidades, circunstancias, pensamiento e ideología de

los individuos o grupos sociales.

CALIDAD

Característica que impregna toda la vida universitaria para cumplir las funciones

institucionales en óptima concordancia con las necesidades y expectativas de la sociedad

en cada momento histórico.

EXCELENCIA

Cualidad que sustenta el compromiso para que todo lo que se realiza y produce mediante

el quehacer universitario alcance cada vez mejores parámetros.

INNOVACIÓN

Proceso permanente de la comunidad universitaria en el campo de la investigación,

desarrollo y aplicación de la ciencia y la tecnología en beneficio de la institución, el

conocimiento y la sociedad.


9

SERVICIO

Disposición y conjunto de actitudes que reflejan la vocación de la Universidad para brindar

el acervo de conocimiento, experiencia, dedicación y apoyo de sus recursos humanos y

materiales a favor de las instituciones, organismos y causas sociales, así como una mejor

calidad de vida para los individuos.

PRESENCIA SOCIAL

Actitud y disposición permanente de la Universidad y sus integrantes para identificar y

compaginar el ejercicio de sus funciones con las necesidades de la sociedad, y ofrecer

respuesta oportuna de manera coordinada y corresponsable.

DESARROLLO SUSTENTABLE

Objetivo que marca el quehacer de docentes, alumnos, egresados y personal

administrativo de la Universidad para que el resultado de las acciones y desempeño

profesional redunde en progreso con absoluto respeto de la vida, salud y bienestar

presente y futuro de los individuos, la sociedad y el entorno.

INTEGRACIÓN ARMÓNICA

Proceso dinámico mediante el cual los miembros de la comunidad universitaria se

asumen como partes de la institución y se relacionan entre sí de manera responsable y

respetuosa para favorecer el desarrollo de la institución y de sus integrantes.

TRANSPARENCIA

Resultado del ejercicio y la voluntad institucional para permitir que sus acciones,

disposiciones y logros se hagan públicos y se den a conocer en tiempo y forma tanto a las

autoridades como a los integrantes de la sociedad.


10

VI. SIMBOLOGÍA

Simbología usada en los procedimientos

Terminador

Indica el inicio o bien la conclusión del procedimiento.

Actividad

Indica la ejecución de una actividad determinada en el

procedimiento.

Conector Indica la secuencia y orden en que se realizan las

actividades de un procedimiento.

Decisión Indica que en alguna determinada actividad el ejecutor

tomará una decisión que implica la ejecución de actividades alternativas.

Documento Indica que en alguna actividad se emite, recibe o genere un documento, o copia de un documento

original.

Referencia a otra página Indica que la secuencia de actividades debe

identificarse o continúa en otra hoja del diagrama de flujo.

Referencia en página Indica que la secuencia de actividades debe

identificarse en otro paso dentro de la misma hoja del diagrama de flujo.


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VII. PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

ÍNDICE DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

SERVICIOS ESCOLARES 13

Proceso: Ingreso de Estudiantes 14

Procedimiento 1. Ingreso de los Estudiantes 16

Procedimiento 2. Equivalencia y Revalidación de Estudios (Licenciatura) 22

Procedimiento 3. Equivalencia y Revalidación de Estudios (Posgrado) 29

Proceso: Permanencia (trayectoria de estudiantes) 34

Procedimiento 1. Permanencia (trayectoria de estudiantes) 36

Proceso: Egreso 39

Procedimiento 1. Egreso 41

Proceso: Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social 44

Procedimiento 1. Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social 45

SERVICIOS BIBLIOTECARIOS 48

Proceso: Gestión de colecciones bibliohemerográficas o documentales 49

Procedimiento 1. Desarrollo de colecciones 51

Procedimiento 2. Procesos técnicos (catalogación y clasificación) 53

Proceso: Préstamos de acervo 55

Procedimiento 1. Préstamos de acervo 57

Proceso: Centros de Información en Bibliotecas 59

Procedimiento 1. Centros de Información en Bibliotecas (CIEB) 61

Proceso: Desarrollo de Habilidades Informativas 63

Procedimiento 1. Desarrollo de Habilidades Informativas 65


12

PRESUPUESTO Y CONTROL PRESUPUESTAL 67

Proceso: Programación y Autorización del Programa Operativo Anual (POA) 68

Procedimiento 1. Programación y Autorización del POA 70

Proceso: Control Presupuestal 75

Procedimiento 1. Control Presupuestal 77

RECURSOS HUMANOS 80

Proceso: Contratación de Personal Docente y Administrativo de Confianza 81

Procedimiento 1. Contratación del personal académico 84

Procedimiento 2. Contratación del trabajador administrativo de confianza 90

Proceso: Elaboración de nómina 95

Procedimiento 1. Elaboración de nómina 98

SERVICIOS MÉDICOS 103

Proceso: Atención médica 104

Procedimiento 1. Atención médica 106

Proceso: Control de expedientes clínicos 109

Procedimiento 1. Control de expedientes clínicos 111

Proceso: Entrega de medicamentos y material de curación 113

Procedimiento 1. Entrega de medicamentos y material de curación 115

Proceso: Gestión de Recursos Administrativos y Médicos 118

Procedimiento 1. Gestión de Recursos Administrativos y Médicos 120


13

UNIVERSIDAD JUÁREZ AUTÓNOMA DE TABASCO ESTUDIO EN LA DUDA, ACCIÓN EN LA FE

SERVICIOS ESCOLARES


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Proceso: Ingreso de Estudiantes

I. Objetivo del proceso

Planear, organizar, coordinar, y controlar los procedimientos de admisión de

los aspirantes a ingresar a la Universidad.

II. Alcance

Todos los aspirantes que desean ingresar a Nivel Técnico, Licenciatura y

Posgrado.

III. Área responsable del proceso

Dirección de Servicios Escolares / Departamento de Admisión.

IV. Entradas y/o insumos (documentos, reportes, etc.)

1. Capacidad por programa educativo y nivel (Técnico y Licenciatura).

2. Comprobante de registro en Internet.

a) Documentos solicitados en la convocatoria.

b) Comprobante de pago o descuento por concepto de pre-inscripción.

3. Fechas para el Proceso de Admisión/Autorización de convenios para

pagos diferidos de Posgrados.

4. Lista de aspirantes aceptados/horarios/cuotas de los Posgrados

ofertados.

5. Oficios de autorización de:

a) Descuentos.

b) Conceptos de pago y monto a cobrar.

V. Normatividad

- Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible.

- Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.

- Reglamento General de Estudios de Posgrado.


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VI. Documentos de referencia

- Convocatoria.

- Convenios.

- Calendario Escolar y de Actividades:

• Nivel Técnico y de Licenciatura.

• Nivel Posgrado.

• Sistema de Educación a Distancia.

VII. Siglas

DA Departamento de Admisión. CD Coordinador de Docencia. FM3 Formato Migratorio. DDA Director de División Académica. DSE Dirección del Servicios Escolares. NSS Número de Seguridad Social. OSE Oficina de Servicios Escolares. JOSE Jefe de Oficina de Servicios Escolares. ERYP Encargado del Área de Revalidación y Posgrado. JPDA Jefe de Posgrado de División Académica. IMSS Instituto Mexicano del Seguro Social. TSU Técnico Superior Universitario. SEaD Sistema de Educación a Distancia. DRyC Departamento de Registro y Control. SF Secretaría de Finanzas. SSAcad Secretaría de Servicios Académicos.


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Procedimiento 1: Ingreso de Estudiantes

INGRESO DE ESTUDIANTES

Secretaria de Servicios Académicos Jefe de AdmisiónDirector de Servicios Escolares

Inicio

1. Elabora la convocatoria para estudios de

nivel Técnico y Licenciatura

2. Solicita los Recursos para el proceso de

Admisión

3. Solicita al CENEVAL a través del formato

de aplicación, las guías de examen y folios

correspondientes para el Proceso de Admisión

4. Realiza pruebas conjuntamente con el

Centro de Cómputo de los procesos

sistematizados, para la revisión de cada etapa

del proceso de admisión

5. Prepara las actividades para la

aplicación del Examen de Selección

6. Prepara informe para la publicación

de los resultados

7. Solicita a las Divisiones Académicas la

captura de los bloques de asignaturas,

horarios y capacidades de los grupos de

nuevo ingreso para el proceso de inscripción

8. Efectúa el Proceso de Admisión de

nuevo ingreso para estudios de Nivel

Técnico y Licenciatura

9. Da atención de Baja Definitiva

para alumnos de nuevo ingreso

10. Entrega los Expedientes

generados por los alumnos de

nuevo ingreso o reingreso (nivel

técnico, licenciatura y Posgrado) al

Departamento de Registro y

Control, digitalizados

11. Elabora los Calendarios Escolar y

de Actividades

12. Proporciona

otros servicios

Fin


17

Desarrollo de actividades: Ingreso de estudiantes

Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios Documentos de referencia

1 Elaborar la convocatoria para ingreso al nivel licenciatura y técnico superior universitario en el sistema escolarizo y no escolarizado.

Director de la DSE. Jefe de Admisión.

1) Fechas autorizadas por Secretaría Académica: - Fechas establecidas de Preinscripción

vía Internet sólo nuevo ingreso a estudios de nivel Técnico y de Licenciatura.

- Fecha de aplicación del examen de selección.

- Fecha de publicación de los Resultados. - Fecha de Inscripción. 2) Convocatoria elaborada para su publicación. 3) Convocatoria elaborada y autorizada para su publicación vía Web entregada al Centro de Cómputo Universitario. Nota: Para ingresar a los posgrados, las Divisiones Académicas emiten la convocatoria, realizan el proceso de selección y dan aviso a la DSE para su inscripción.

a) Oficio de programa de actividades.

b) Convocatoria. c) Oficio de envío

de información de la convocatoria a la Dirección de Tecnologías de Información e Innovación.

2 Solicitar los Recursos para el proceso de Admisión.


1) Espacio físico donde se llevará a cabo el examen de selección. 2) Personal de apoyo (maestros, personal administrativo y de logística). 3) Equipo de Cómputo y mobiliario. 4) Alimentos otorgados según las fechas requeridas.

Solicitud de recursos físicos y económicos.

3 Solicitar al CENEVAL, a través del formato de aplicación, las guías de examen y folios correspondientes para el Proceso de Admisión. Nota: En caso de material faltante o sobrante se le notifica a CENEVAL mediante oficio especificándole cualquiera de las dos situaciones. Si se requirieren más número de folios para el pre-registro de igual forma se les notifica por teléfono, enviándole un fax o a través de un oficio.


En base al convenio firmado entre las autoridades de la UJAT y el CENEVAL: - Se reciben los folios y guías de examen

que serán entregadas a los aspirantes durante el proceso de recepción de documentos y emisión de comprobante de ingreso al examen.

- Se reciben y resguardan los cuadernillos de exámenes de aplicación y hojas de respuesta conforme a lo establecido por los procedimientos de CENEVAL.

Nota: la apertura de las cajas de exámenes y hojas de respuestas, se hace por parte de CENEVAL y en presencia de un Notario Público; de igual forma, concluido el examen, es CENEVAL quien guarda el material utilizado y sobrante y lo empaqueta en cajas en presencia del Notario Público, la DSE solo resguarda la cajas y las envía de regreso al CENEVAL.

Oficio de solicitud al CENEVAL. Convenio entre la UJAT y CENEVAL.


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4 Realizar pruebas conjuntamente con el Centro de Cómputo de los procesos sistematizados, para la revisión de cada etapa del proceso de admisión.

Director de la DSE. Jefe de Admisión. Dirección de Tecnologías de Información e Innovación.

Etapas del Proceso de Admisión Sistematizadas revisadas y funcionando correctamente: - Preinscripción (registro en línea de

aspirantes).

- Examen de Selección (validación del ingreso de aspirantes al examen de selección).

- Inscripción (publicación de resultados y

matriculación de alumnos de nuevo ingreso).

Oficio para la Dirección de Tecnologías de Información e Innovación. Formatos Impresos o en electrónico de las pruebas hechas en cada una de las etapas.

5 Preparar las actividades para la aplicación del Examen de Selección. Nota: esta actividad la llevan a cabo el personal de la DSE y CENEVAL, para de esta manera asegurar la integridad y transparencia del proceso.

Secretaria de Servicios Académicos. Director de la DSE. Jefe de Admisión. Personal de CENEVAL.

Apertura oficial de las cajas de los exámenes de selección con la presencia de la Secretaria de Servicios Académica, personal de CENEVAL, Director de la DSE, Jefe del Departamento de Admisión y Notario Público.

Exámenes de selección contados antes y

al término de la aplicación del examen. Reunión para asignación de

responsabilidades en la operatividad del examen de selección coordinado.

Exámenes CENEVAL. Croquis del lugar de aplicación del examen de selección.

6 Preparar informe para la publicación de los resultados.

Director de la DSE. Jefe de Admisión. Dirección de Tecnologías de Información e Innovación.

Entrega de los resultados del examen de selección, por parte del CENEVAL en diez días hábiles, para ser publicados en la página universitaria por la Dirección de Tecnologías de Información e Innovación.

Impresión de la Hoja de Resultado del Proceso de Admisión.

7 Solicitar a las Divisiones Académicas la captura de los bloques de asignaturas, horarios y capacidades de los grupos de nuevo ingreso para el proceso de inscripción.


Bloques de asignaturas, horarios y capacidades solicitadas, verificadas en el Sistema de Servicios Escolares para validar que coincidan con los anteriores procesos de admisión.

Bloques de asignaturas de los grupos de

nuevo ingreso por carrera capturados, para el proceso de inscripción en el Sistema de Servicios Escolares.

Oficio de solicitud de capacidades por carrera y grupos.

8 Efectuar el Proceso de Admisión (inscripción) de nuevo ingreso para estudios de Nivel Técnico y Licenciatura.

Director de la DSE. Jefe de Admisión. Secretarias. Jefes de las oficinas de la DSE.

Proceso de Admisión realizado de acuerdo a lo establecido en la convocatoria con las siguientes etapas: Preinscripción; Examen de Selección; e Inscripción. Nota: Para estudios de posgrado las Divisiones Académicas envían a la DSE la relación de aspirantes aceptados para que se proceda a su inscripción.

Procedimiento de Inscripción en línea.

9 Dar atención de Baja Definitiva para alumnos de nuevo ingreso.

Jefe de Admisión.

Bajas definitivas efectuadas en el sistema y expediente del alumno.

Reglamento escolar correspondiente. Formato de Baja Definitiva.


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10 Entregar los Expedientes generados por los alumnos de nuevo ingreso o reingreso (nivel técnico, licenciatura y posgrado) al Departamento de Registro y Control. Nota: Mientras los expedientes permanecen bajo la responsabilidad del Departamento, se ofrece el servicio de préstamo de documentos: Paso 1: El alumno solicita el documento. Paso 2: Se busca el expediente y el documento. Paso 3: El alumno llena el formato de préstamo correspondiente. Paso 4: Se le entrega el documento al alumno y se captura como adeudo en el Sistema de SE.

Jefe de Admisión. Encargado de Revalidación y Posgrado. Secretarias.

Expedientes que cumplen con los siguientes requisitos: Folders Etiquetados (Nombre del

Alumno, Matricula, Código de Barra, Programa Educativo y Tipo de Ingreso).

Documentos requisitados. Se verifica nuevamente la documentación entregada por los alumnos, antes de hacer entrega de estos al Departamento de Registro y Control.

Digitalización y codificación de

documentos, así como verificación en el Sistema Web de Digitalización. (www.digitalizacion.ujat.mx).

Adeudos de documentos capturados en

el sistema según el asunto de cada alumno.

Expedientes con lista anexa, entregados

ya sean alumnos de nuevo ingreso, revalidación, equivalencia, cambio de carrera, reingreso, ajuste de plan, o de baja definitiva y los casos que ameriten el traslado al Departamento de Registro y Control.

Validación de Antecedentes Académicos

según corresponda al nivel de ingreso (Técnico, Licenciatura y/o Posgrado).

Nota: se digitalizan los documentos entregados de forma extemporánea al proceso de inscripción mientras el expediente se encuentre bajo el resguardo del Departamento de Admisión. Una vez remitido el expediente del alumno al Departamento de Registro y Control, los documentos que se adeudan serán entregados a dicho departamento. En caso de que al momento de revisar el expediente del alumno de nuevo ingreso, se encuentre algún documento roto o manchado, se notifica al alumno mediante una llamada telefónica o vía e-mail para que tramite un duplicado del mismo. Se realiza el mismo procedimiento de notificación si el documento del alumno sufrió algún percance estando bajo el resguardo del departamento, se notifica al alumno y se procede a su reposición.

Expedientes de alumnos. Formato Universal de Servicios (Recepción de Documentos). Formato de préstamo de documentos originales. Manual para la digitalización y búsqueda de documentos. Procedimiento de Validación de Antecedentes Académicos. Formato de Validación de Antecedentes Académicos.


20


11 Elaborar e imprimir los Calendarios escolares y de actividades de: - Nivel Técnico y de

Licenciatura.

- Nivel Posgrado.

- Sistema de Educación a Distancia.

Elaboración anual de 2 calendarios escolares: Uno para Licenciatura (Incluido nivel Técnico) y otro para Posgrado.

Director de la DSE. Jefe de Admisión. Encargado de Revalidación y Posgrado.

Calendarios anuales elaborados tomando como premisas lo siguiente: Se toman como base los calendarios escolares inmediatos anteriores así como los Reglamentos Escolares y los Contratos Colectivos de Trabajo. Por cada nivel, se elabora una propuesta del formato del próximo calendario, incluyendo la programación de las diferentes actividades escolares que se llevan a cabo en la Universidad: a) Inscripción. b) Reinscripción. c) Límite de Baja Temporal. d) Exámenes Ordinarios. e) Pago de exámenes Extraordinarios*. f) Exámenes Extraordinarios*. g) Pago de exámenes de Competencia*. h) Exámenes de Competencia*. i) Pago de exámenes de Titulo de

Suficiencia*. j) Exámenes de Titulo de Suficiencia*. k) Registro de evaluaciones parciales*. l) Vacaciones. m) Días no laborables. * No aplican para el Calendario de Posgrado. Inicio y término de los periodos programados por tipo de Plan de estudio: a) Ciclos cortos*. b) Ciclos largos. c) Semestrales. d) Anuales. e) Cuatrimestrales. * Actualmente no aplica para el Calendario de Posgrado. Nota: Una vez terminado y revisado por la DSE, se envían las propuestas a los Directores de las Divisiones Académicas para sus observaciones, las cuáles se eliminarán o se agregarán al formato según sea el caso. En el caso del Calendario de Posgrado, sólo cuenta con el visto bueno de la Secretaría Académica y por último de Rectoría. En el caso del Calendario del nivel Licenciatura una vez revisado y con el visto bueno de la DSE, y la Secretaría Académica, se somete al H. Consejo Universitario para su aprobación. Calendarios actualizados y enviados a impresión para su posterior distribución entre la comunidad universitaria.

Calendario Escolar y de Actividades. Calendario Escolar y de Actividades de Posgrado.


21


12 Proporcionar los servicios: 1. Procedimiento de

Inscripción a Nivel Posgrado.

2. Procedimiento de Equivalencias y Revalidaciones de Estudio.

3. Procedimiento de

Cambio de Carrera.

4. Procedimiento de Ajuste de plan.

5. Procedimiento de

Reingreso.

6. Instrucción de Trabajo para impresión de credenciales de alumnos de nuevo ingreso de nivel técnico, licenciatura y posgrado.

7. Instrucción de Trabajo

para Afiliación al Seguro Social (IMSS).

Jefe de Admisión. Encargado de Revalidación y Posgrado. Secretarias.

Servicios proporcionados de acuerdo a requisitos.

1. Procedimiento de inscripción a estudios de posgrado.

2. Procedimiento de equivalencia y revalidación de estudios.

3. Procedimiento

de cambio de carrera.

4. Procedimiento

de ajuste de plan.

5. Procedimiento

de reingreso. 6. Instrucción de

Trabajo para impresión de credenciales de alumnos de nuevo ingreso.

7. Instrucción de

Trabajo para afiliación al seguro social (IMSS).

Nota: En caso de alguna falla técnica o administrativa ajena al Departamento, oficina o área, se deberá notificar al usuario a través de un letrero señal.


22

Procedimiento 2: Procedimiento de Equivalencia y Revalidación de Estudios

(Licenciatura)

PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS

(LICENCIATURA)

Jefe de Oficina de

Servicios Escolares Encargado de Revalidación y Posgrado

Jefe del Departamento de

Admisión Coordinador de

DocenciaTutorAspirante

Inicio

1. Solicita informes al Encargado de

Revalidación y Posgrado

2. Informa los requisitos y fechas de

trámites para el estudio de equivalencia o

revalidación

3. Entrega los documentos requisitados

en las fechas establecidas

¿Cumple?

6. Elabora un estudio

previo de Equivalencia

o Revalidación de

estudios

7. Se le informa al aspirante el resultado

del estudio previo de la equivalencia/

revalidación

¿Presenta

Examen?

8. Pregunta al

aspirante si desea

continuar con los

trámites

9. Informa al aspirante a que realice el

preregistro en la página web de la UJAT

10. Realiza su preregistro en línea,

imprime y paga la ficha de examen

12. Informa al ERYP si aprobó

el examen

4. Revisa la documentación del aspirante

para determinar si cumple o no con los

requisitos

5. Informa al

aspirante que no

procede su trámite

y las causas

NoSí

ANo

Sí

¿Continúa?

Si

Fin de

trámite

No

11. Presenta examen de selección en la

fecha, hora y lugar establecidos en la

convocatoria y en su ficha

¿Aprobado?

Sí

BNo

B


23

Página 2

PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (LICENCIATURA)

Jefe de Oficina de

Servicios Escolares Tutor

Coordinador de

Docencia


Admisión Encargado de Revalidación y Posgrado Aspirante

13. Informa al aspirante los requisitos, la

fecha de recepción de documentos y entrega

de estudios de equivalencia o revalidación

de estudios para la posterior inscripción

14. Verifica el estudio previo de

equivalencia o revalidación, corrige en su

caso y elabora el estudio final

15. Solicita al Jefe del Departamento de

Admisión asigne las matrículas de los

aspirantes

16. Asigna

matrícula y da de

alta al aspirante en

el Sistema de

Servicios Escolares

17. Captura las materias equivalentes o

revalidadas en el Sistema de Servicios

Escolares de acuerdo al Estudio final

A

No

Sí

¿Cuentas

Correctas?

18. Revisa que las cuotas y

conceptos de cobro sean correctos

Verifica y corrige en el Sistema de

Servicios Escolares y si es asunto

de Finanzas o de la Red de la UJAT

solicita apoyo al Área

correspondiente para que se

actualicen los datos

20. Captura los datos del

aspirante en el sistema

19. Entrega los

documentos en la

fecha establecida


24

Página 3

PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (LICENCIATURA)

Jefe del

Departamento de

Admisión Tutor

Coordinador de

Docencia

Jefe de Oficina de

Servicios Escolares Encargado de Revalidación y Posgrado Aspirante / Alumno

21. Explica, imprime y entrega al

aspirante el estudio final de

equivalencia o revalidación, la ficha

de depósito del Banco con las cuotas

correspondientes a pagar y la guía

de revalidación o equivalencia

22. Elabora e integra los

expedientes

23. Efectúa pago

correspondiente en el banco

en la fecha indicada

24. Acude a la O.S.E.

correspondiente con el oficio de

revalidación o equivalencia y con la

copia de la ficha de depósito del

banco para tramitar su inscripción

27. Establece

trayectoria y ayuda al

Aspirante aceptado

26. Asigna tutor al

aspirante

25. Asigna correo

electrónico de la UJAT,

contraseña y fecha de

inscripción al aspirante

29. Inscribe materias

seleccionadas y

entrega al aspirante su

comprobante de

inscripción

30. Entrega al ERYP

los recibos y formatos

para los expedientes de

los alumnos 31. Acude al módulo de

credencialización de la DSE con su

comprobante de inscripción para

tomarse la foto para su credencial

universitaria (Como alumno ya

inscrito)

28. Selecciona horarios de materias

disponibles en Internet, lo imprime y

se dirige con el JOSE

32. Ingresa a la carrera

Fin


25

Desarrollo de actividades: Procedimiento de Equivalencia y Revalidación de

Estudios (Licenciatura)

Actividad Descripción Responsable Descripción y/o criterios

1 Solicitar informes al Encargado de Revalidación y Posgrado.

Aspirante. Acude con el ERYP para solicitar informe de los requisitos para ingresar por equivalencia/revalidación de estudios.

2 Informar los requisitos y fechas de trámites para el estudio de equivalencia o revalidación.

Encargado de Revalidación y Posgrado.

Informa al aspirante los requisitos y fechas para que se le realice el estudio para tramitar su ingreso por: Equivalencia de Estudios (Estudios parciales de licenciatura realizados en México). Los requisitos son: a) Copia del Certificado de Estudios Profesionales

incompleto o Constancia de Estudios de la Universidad de Procedencia con materias, calificaciones y períodos cursados.

b) Planes y Programas de Estudio de las materias que cursó en la universidad de procedencia. (si se requiere se le solicita).

Nota: Los documentos académicos emitidos en otra entidad federativa deberán estar legalizados por las instancias correspondientes. Revalidación (Estudios parciales de licenciatura realizados en el extranjero). Los requisitos son: a) Copia de Revalidación del Certificado Parcial de

estudios de licenciatura, realizado por parte de la Secretaría de Educación (para que este documento lo trámite ante la SE, primero tiene que acudir con la ERYP para que gestione ante las autoridades correspondientes de la Institución un predictamen de revalidación y agilizar su trámite).

b) Copia de su FM3. Nota 1: Los documentos académicos emitidos en el extranjero deberán estar legalizados y apostillados por las instancias correspondientes. Nota 2: Los documentos con idioma diferente al español, deberán contar con la traducción correspondiente. Para los aspirantes procedentes de Instituciones con convenio vigente presentar la documentación requerida según lo establezca el convenio.

3 Entregar los documentos requisitados en las fechas establecidas.

Aspirante. Entrega la documentación requerida, en las fechas establecidas por la DSE.

4 Revisar la documentación del aspirante para determinar si cumple o no con los requisitos.


Si no cumple con la documentación pasa al punto 5. Si cumple pasa al punto 6.

5 Informar al aspirante que no procede su trámite y las causas.


Se le indican las causas por el cual no procede su trámite.


26


6 Elaborar un estudio previo de Equivalencia o Revalidación de estudios.


Procede a realizar el estudio previo de equivalencia/ revalidación.

7 Informar al aspirante el resultado del estudio previo de la equivalencia/ revalidación.


Se le informa al aspirante el resultado del estudio previo de la equivalencia/ revalidación: - Si presenta examen de admisión o no (pasa al punto

13, de acuerdo al Título II, Capítulo III, Art. 14 del Reglamento Escolar Modelo Educativo Flexible).

- Cantidad de créditos equivalentes o revalidados. - Cantidad de créditos no equivalentes o revalidados. - Nivel a cursar de la licenciatura solicitada. - Cantidad de créditos faltantes por cursar. - Cuotas a pagar.

8 Preguntar al aspirante si desea continuar con los trámites.


Pregunta al aspirante si desea continuar con los trámites, si la respuesta es no, termina su trámite. Si la respuesta es sí, continúa con sus trámites.

9 Informar al aspirante y le solicita que realice el pre-registro en la página web de la UJAT.


Informa al aspirante de los requisitos y actividades para continuar con su trámite.

10 Realizar su preregistro en línea, imprime y paga la ficha de examen.

Aspirante. Debe de realiza su preregistro en línea, imprimir y pagar la ficha de examen, presentarse en la fecha, lugar y hora para entregar los siguientes requisitos: Aspirantes a equivalencia de estudios: - Copia del certificado parcial u original de la constancia

de estudios de licenciatura con calificaciones. - Copia del certificado de bachillerato. - Copia del acta de nacimiento. - Un fólder tamaño oficio. Aspirantes a revalidación de estudios: - Copia de acta de nacimiento. - Copia del certificado de revalidación nivel bachillerato

realizado por la SE. - Copia del certificado de revalidación parcial de

estudios de licenciatura realizado por la SE. - Un fólder tamaño oficio. Nota 1: Todos los documentos deben ser legibles y sin daños físicos. Nota 2: Si se llegara a detectar algún documento falso, se procede a cancelar la preinscripción y examen de selección del aspirante. Al entregar la documentación requerida, el aspirante recibirá su ficha que le da acceso a presentar el examen de selección.

11 Presentar examen de selección en la fecha, hora y lugar establecidos en la convocatoria y en su ficha.

Aspirante. Con su folio CENEVAL especificado en la ficha, podrá consultar en la página web de la UJAT el resultado del examen: Aceptado o No Aceptado.

12 Informar personalmente al ERYP si aprobó el examen.

Aspirante. Encargado de Revalidación y Posgrado.

Si el aspirante no aprobó el examen de Selección el ERYP elabora e integra los expedientes con los documentos entregados por los aspirantes. Posteriormente los Digitaliza.


27


13 Informar al aspirante los requisitos, fechas importantes y estudio de revalidación o equivalencia.


Informa al aspirante los requisitos, la fecha de recepción de documentos y entrega de estudio de revalidación o equivalencia de estudios para su inscripción en la división correspondiente.

14 Verificar el estudio previo, corregir en su caso y elaborar estudio de equivalencia final.


Verifica el estudio previo, corrige en su caso y elabora estudio de equivalencia final.

15 Solicitar al JDA asigne las matrículas de los aspirantes.


Solicita al Jefe del Departamento de Admisión asigne las matrículas de los aspirantes.

16 Asignar matrícula y dar de alta al aspirante en el sistema de la DSE.

Jefe del Departamento de Admisión.

Asigna matrícula y da de alta al aspirante en el Sistema de Servicios Escolares.

17 Capturar las materias equivalentes en el sistema de la DSE de acuerdo al estudio final.


Captura las materias equivalentes o revalidadas en el Sistema de Servicios Escolares de acuerdo al Estudio final.

18 Revisar que las cuotas y conceptos de cobro sean los correctos en el sistema de la DSE.


Si las cuotas no están correctas, verifica y corrige, y si es asunto de la S.F o de la red de la UJAT solicita el apoyo a la Dirección de Tecnologías de Información e Innovación para que se actualicen los datos.

19 Entregar los documentos en la fecha establecida.

Aspirante. Entrega requisitos de inscripción en las fechas establecidas: Por equivalencia de estudios: - Acta de Nacimiento (original y Copia). - Certificado de Bachillerato (original y Copia). - Certificado Parcial de Estudios Profesionales (original

y copia). - Copia de la CURP. - Cubrir cuotas establecidas. Por revalidación: - Acta de nacimiento (copia). - Certificado de revalidación nivel bachillerato realizado

por la SE (original y copia). - Certificado de revalidación parcial de estudios de

licenciatura realizado por la SE (original y copia). - FM3. - Cubrir cuotas establecidas. Para los aspirantes procedentes de instituciones con convenio vigente para presentar la documentación requerida según lo establezca el convenio. Nota 1: Los documentos de ingreso por revalidación o equivalencia de estudios deben estar debidamente legalizados y/o apostillados. Nota 2: A los documentos con idioma diferente al español, deberán contar con la traducción correspondiente. El aspirante llenará los formatos de entrega de documentos que le entregue la ERYP, de los cuales uno quedará en el expediente y el otro como comprobante para el aspirante. Si el aspirante no cuenta con alguna documentación original, deberá entregar copia de dicho documento y posteriormente entregar el original, se le generará como adeudo de documentos en el Sistema de la DSE.


28


20 Capturar los datos del aspirante en el sistema.


Captura los datos del aspirante en el sistema.

21 Explicar, imprimir y entregar al aspirante el oficio de equivalencia o revalidación de estudios, las cuotas correspondientes a pagar y la guía para estudiantes de equivalencia y revalidación de estudios.


Explica, imprime y entrega al aspirante el estudio final de equivalencia o revalidación, la ficha de depósito del Banco con las cuotas correspondientes a pagar y la guía de revalidación o equivalencia.

22 Elaborar e integra los expedientes.


Elabora e integra los expedientes con los documentos entregados por los aspirantes. Posteriormente los Digitaliza.

23 Efectuar el pago correspondiente en Caja en la fecha indicada.

Aspirante. Efectúa el pago correspondiente en Caja en la fecha indicada.

24 Acudir a la OSE correspondiente con el oficio de revalidación o equivalencia y con la copia de la ficha de depósito del banco para tramitar su inscripción.

Aspirante. Al día siguiente de realizar el pago, acude a la OSE correspondiente con el oficio de equivalencia o revalidación de estudios y con la copia del comprobante de pago para tramitar su inscripción.

25 Indicar la cuenta de correo institucional, emite hoja de instrucciones de consulta de contraseña para los Servicios Estudiantiles en Línea y fecha de inscripción al aspirante.

Jefe de Oficina de Servicios Escolares.

Indica la cuenta de correo institucional, emite hoja de instrucciones de consulta de contraseña para los Servicios Estudiantiles en Línea y fecha de inscripción al aspirante.

26 Asignar tutor al aspirante aceptado.

Coordinador de Docencia.

Asigna tutor al aspirante aceptado.

27 Establecer trayectoria. Tutor. Establece trayectoria y ayuda al aspirante aceptado a seleccionar horarios y materias disponibles a cursar.

28 Seleccionar horarios de materias disponibles en Internet, lo imprime y se dirige con el JOSE.

Aspirante. Selecciona horarios de materias disponibles en Internet, de acuerdo a la trayectoria establecida por el Tutor, lo imprime y se dirige con el JOSE.

29 Inscribir materias seleccionadas y entrega al aspirante su comprobante de inscripción.


Inscribe materias seleccionadas y entrega al aspirante su comprobante de inscripción.

30 Entregar al ERYP los recibos y formatos para los expedientes de los alumnos.


Una vez terminadas las inscripciones por equivalencia o revalidación de estudios, entregará al JARYP el Formato Universal de Servicios correspondientes para que se anexen en el expediente del alumno.

31 Acudir al módulo de credencialización de la DSE con su comprobante de inscripción para tomarse la foto de su credencial universitaria.

Alumno. Acude al módulo de credencialización de la DSE con su comprobante de inscripción para tomarse la foto de su credencial universitaria.

32 Ingresar al programa educativo correspondiente.

Alumno. Ingresa al programa educativo correspondiente como alumno de licenciatura.


29

Procedimiento 3: Procedimiento de Equivalencia y Revalidación de Estudios

(Posgrado)

PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (POSGRADO)

Encargado de Revalidación y

Posgrado

Jefe de Posgrado de División

Académica

Jefe de Oficina de

Servicios Escolares Aspirante

Inicio

1. Solicita informes al

ERYP

2. Remite al aspirante con

el Jefe de Posgrado de


3. Indica los requisitos para

el trámite

4. Entrega requisitos

para el estudio al Jefe

de Posgrado de


5. Evalúa el documento con

al plan de estudio e informa

al aspirante si procede

6. ¿Procede?

7. Acude con el ERYP y

entrega copia de

requisitos

Sí

8. Analiza nuevamente si

procede el ingreso

¿Procede?

9. Genera matrícula al

aspirante y captura la

equivalencia o revalidación

Sí

10. Verifica equivalencia o

revalidación capturada en el

sistema de la DSE y cuotas

Fin de

proceso

No

No


30

Página 2

PROCEDIMIENTO DE EQUIVALENCIA Y REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS (POSGRADO)

Jefe de Oficina de Servicios

Escolares

Jefe de Posgrado de


Encargado de Revalidación y

Posgrado Aspirante / Alumno

11. Entrega documentos de

inscripción

12. Entrega oficio de

equivalencia o revalidación

13. Tramita inscripción en

la OSE correspondiente

14. Realiza pago de

inscripción

15. Informa al aspirante el grado

y las materias que cursará en el

periodo vigente

16. Entrega al ERYP los recibos y

formatos para los expedientes de

los alumnos

17. Se dirige al módulo de

credencialización para

tomarse la foto y recibir su

credencial universitaria

18. Ingresa al posgrado ya

como alumno

Fin


31

Desarrollo de actividades: Procedimiento de Equivalencia y Revalidación de

Estudios (Posgrado)


1 Solicitar informes al Encargado de Revalidación y Posgrado.

Aspirante. Acude con el Encargado de Revalidación y Posgrado para solicitar informes de los requisitos para ingresar por equivalencia/revalidación de estudios.

2 Remitir al aspirante con el JPDA.


Remite al aspirante a la Jefatura de Posgrado de la División Académica correspondiente.

3 Informar al aspirante los requisitos que requiere para analizar si procede el trámite.

Jefe de Posgrado de la División Académica.

Informa al aspirante los requisitos que requiere para analizar si procede el trámite.

4 Entregar requisitos al Jefe de Posgrado de la División Académica.

Aspirante. Entrega los documentos requisitados al Jefe de Posgrado de la División Académica.

5 Evaluar el documento con el Plan de Estudio del posgrado que solicita ingresar.

Jefe de Posgrado de la División Académica.

Evalúa el documento con el Plan de Estudio del posgrado que solicita ingresar.

6 ¿Procede el trámite? Jefe de Posgrado de la División Académica.

Si procede remite al aspirante con el Encargado de Revalidación y Posgrado para que entregue los documentos para su trámite en la Dirección de Servicios Escolares. De no proceder finaliza el trámite.

7 Acudir con el Encargado de Revalidación y Posgrado y entrega copia de requisitos.

Aspirante. Entrega requisitos para estudio final de equivalencia o revalidación de estudios.

8 Analizar nuevamente si procede el ingreso e informa al aspirante.


Si no procede informa a los aspirantes las causas. Si procede, solicita al Jefe de Posgrado de la División Académica carta de aceptación al posgrado.

9 Generar matrícula al aspirante y capturar la equivalencia o revalidación.


Genera matrícula con los datos del aspirante y captura la equivalencia / revalidación.

10 Verificar revalidación capturada en el sistema de DSE y cuotas.


Verifica equivalencia o revalidación capturada en el sistema de la Dirección de Servicios Escolares y cuotas.


32


11 Entregar documentos de Inscripción en las fechas establecidas.

Aspirante. Entrega documentos de Inscripción en las fechas establecidas. Por equivalencia de estudios: - Carta de aceptación al Posgrado (original). - Acta de Nacimiento (copia). - Certificado de estudios profesionales completos

(original y una copia). - Certificado Parcial de Estudios de especialidad,

maestría o doctorado, según sea el caso (Original y una copia).

- Título de licenciatura o maestría, según sea el caso (copia).

- Cédula de licenciatura o maestría, según sea el caso (copia).

- Copia de la CURP. Por revalidación: - Carta de aceptación al Posgrado (original). - Acta de Nacimiento (copia). - Certificado de estudios profesionales completos

(original y una copia). - Certificado Parcial de Estudios de especialidad,

maestría o doctorado, según sea el caso (original y una copia).

- Título de licenciatura o maestría, según sea el caso (copia).

- Cédula de licenciatura o maestría, según sea el caso (copia).

- FM3. Nota 1: En el caso de revalidación, si los estudios de licenciatura o posgrado los realizó en el extranjero, deberá entregar la revalidación realizada por la DSE. Nota 2: Los documentos de ingreso por revalidación deben estar debidamente legalizados y apostillados. Nota 3: A los documentos con idioma diferente al español, deberán contar con la traducción correspondiente. El aspirante llenará los formatos de entrega de documentos, de los cuales uno quedará en el expediente y el otro como comprobante para el aspirante. Si el aspirante no cuenta con alguna documentación original, deberá entregar copia de dicho documento y posteriormente entregar el original. Se le generará como adeudo de documentos en el Sistema de la DSE.

12 Entregar oficio de equivalencia / revalidación.


Entrega oficio de equivalencia o revalidación.

13 Tramitar inscripción en la OSE correspondiente.

Aspirante. Se dirige con el Jefe de la Oficina de Servicios Escolares correspondiente para que le asigne en el sistema de Servicios Escolares las materias que cursará.

14 Realizar el pago de Inscripción por concepto de equivalencia o revalidación.

Aspirante. Realiza el pago en caja general del cuatrimestre o semestre del posgrado que va a cursar. Regresa con el JOSE para entregar recibo de pago.


33


15 Informar al aspirante el grado y las materias que cursará en el periodo vigente.


Valida pago en el sistema de SE e imprime tira de materias.

16 Entregar al ERYP los recibos y formatos para los expedientes de los alumnos.


Una vez terminadas las inscripciones por equivalencia o revalidación de estudios, entregará al Encargado de Revalidación y Posgrado los recibos de caja y original del Formato Universal de Servicios correspondientes para que se anexen en el expediente del alumno.

17 Acudir al módulo de credencialización para tomarse la foto y recibir su credencial universitaria.

Aspirante. Se dirige al módulo de credencialización para tomarse la foto y recibir su credencial universitaria.

18 Ingresar al posgrado ya como alumno.

Aspirante. Alumno matriculado.


34

Proceso: Permanencia (trayectoria de estudiantes)


Registrar, verificar y controlar todas las solicitudes que realice el alumno, así

como el de su historial académico, y salvaguardar los documentos propiedad

del mismo.

II. Alcance

Todos los alumnos y egresados de la Universidad Juárez Autónoma de

Tabasco.


Dirección de Servicios Escolares.


Departamento de Admisión:

- Expediente de los alumnos inscritos.

- Expediente integrado de acuerdo al Reglamento Escolar del Modelo

Educativo Flexible y digitalizado.

Coordinación de Docencia, Jefatura de Posgrado y/o Jefatura del

Departamento de Programas Estudiantiles:

- Horarios de clases.

- Programaciones de exámenes.

- Homologación definitiva y boleta de calificaciones.

V. Normatividad



- Reglamento de Titulación de los Planes y Programas de Estudio de

Licenciatura y Técnico Superior Universitario.


- Planes de Estudio.


35


- Formato Universal de Servicios.

- Formato de homologación.

- Convenios.

- Calendario Escolar y de Actividades.

VII. Siglas

DA Departamento de Admisión.

CD Coordinador de Docencia.

DRyC Departamento de Registro y Control.

SF Secretaria de Finanzas.

FM3 Formato Migratorio.

DDA Director de División Académica.

DSE Dirección del Servicios Escolares.

NSS Número de Seguridad Social.

OSE Oficina de Servicios Escolares.

JOSE Jefe de Oficina de Servicios Escolares.

ERYP Encargado del Área de Revalidación y Posgrado.

JPDA Jefe de Posgrado de División Académica.

IMSS Instituto Mexicano del Seguro Social.


36

Procedimiento 1: Permanencia (trayectoria de estudiantes)

PERMANENCIA DE ESTUDIANTES

Responsable del


Control

Responsable de Archivo del


Control

Secretarias Oficinas de

Servicios EscolaresSecretarias DRC

Inicio

1. Recibe, verifica y asigna ubicación física y lógica de

expedientes de nuevo ingreso

3. Atiende y presta servicios en ventanilla

4. Actualiza el expediente académico

2. Atiende y presta servicios de: Reinscripción, Exámenes,

Bajas Temporales, Elaboración de documentos,

Autorización de pago de examen profesional

5. Verifica de Calendarios de

exámenes

6. Autoriza prórrogas para capturar calificaciones y

para entrega de adeudo de documentos

8. Provee Expedientes al Departamento de

Certificación y Titulación

7. Recibe y valida homologación definitiva y boleta de calificación de

alumnos que realizan estudios en el programa de

movilidad

Fin


37

Desarrollo de actividades: Permanencia (trayectoria de estudiantes)


1 Recibir, verificar y asignar ubicación física y lógica de expedientes de nuevo ingreso.

Jefe del Departamento de Registro y Control. Secretarias.

Expediente integrado y digitalizado. Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible vigente. Reglamento de estudios de posgrado vigente. Formato Universal de Servicios Instrucción de Trabajo.

2 Atender y prestar servicios de: Reinscripción, Exámenes, Bajas Temporales, Elaboración de documentos (Constancias, Duplicado de reinscripción, Reposición de contraseña), Autorización de pago de examen profesional.

Jefe de las Oficinas de Servicios Escolares. Secretarias.

Propuesta de horario de la reinscripción. Solicitud de Examen Extraordinario. Solicitud de Baja Temporal. Pago de la reinscripción. Pago de Exámenes. Pago del Servicio (Constancias, duplicado de reinscripción y de credenciales; y de contraseña de Servicios Estudiantiles en Línea). Alumno activo (según el servicio que solicite). Egresado.

Reglamento Escolar. Planes de Estudio vigentes. Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible. Instrucción de Trabajo. Reglamento de Titulación de los Planes y programas de Estudio de Licenciatura y Técnico Superior Universitario.

3 Atender y prestar servicios en ventanilla: -Bajas definitivas -Devolución de documentos por titulación, duplicado de credenciales, préstamos de documentación original, copias simples y certificas, y resello de credenciales.

Jefe del Departamento de Registro y Control. Responsable de Ventanilla. Secretarias.

Alumno activo y egresado (según el servicio que solicite). Solicitud en el formato correspondiente. Requisitos cubiertos.

Formato de solicitud de documentación original. Formato de solicitud de copias simples y certificadas. Formato de Devolución de documentos originales por titulación. Reglamento Escolar. Reglamento Escolar del Modelo Educativo Flexible.

4 Actualizar el expediente académico del estudiante.

Jefe y Secretarias del Departamento de Registro y Control.

Expediente actualizado. Formato Universal de Servicios.


38


5 Verificar los Calendarios de exámenes.

Responsable del Departamento de Registro y Control. Secretarias.

Calendarios de exámenes verificados. Instrucción de Trabajo. Calendario de exámenes.

6 Autorizar las prórrogas para capturar calificaciones y para entrega de adeudo de documentos.

Responsable del Departamento de Registro y Control.

Solicitud por oficio y por sistema. Actas del ciclo inmediato anterior. Comprobante de documento correspondiente en trámite.

Instrucción de Trabajo.

7 Recibir y validar el formato de homologación definitiva y boleta de calificación del alumno que realiza estudios en el programa de movilidad.

Responsable del Departamento de Registro y Control.

Formato de homologación definitiva y boleta de calificación firmados y sellados por el responsable de la Institución receptora.

Formato de Homologación Definitiva.

8 Provee de Expedientes al Departamento de Certificación y Titulación.

Responsable del Departamento de Registro y Control. Responsable del Archivo.

Solicitud electrónica requisitada. Instrucción de Trabajo. Formatos de control interno de préstamos de expedientes.


39

Proceso: Egreso


Realizar todas las actividades relacionadas con la expedición de documentos

oficiales que avalen la trayectoria académica del alumno o egresado de la

Universidad para su certificación, titulación y ejercicio de su profesión,

especialidad o grado.

II. Alcance

Todos los alumnos, egresados y titulados de la Universidad Juárez Autónoma

de Tabasco.


Dirección de Servicios Escolares / Departamento de Certificación y Titulación.


Departamento de Admisión:

- Solicitud de servicio.

- Historial Académico (Departamento de Registro y Control).

- Expediente de titulación (Coordinadores de estudios terminales).

- Expediente por tipo de cédula.

V. Normatividad


- Reglamento de Titulación de los Planes y Programas de Estudio de

Licenciatura y Técnico Superior Universitario.


- Reglamento del Servicio Social y Prácticas Profesional.

- Reglamento del Sistema Bibliotecario.



40


- Solicitud de Servicio.

- Kardex con calificaciones.

- Documentos Oficiales:

• Acta de Nacimiento.

• Certificado de estudio.

• Cédula Profesional.

- Planes de estudio.

- Libro de Registro.

- Formato de entrega y devolución de documentos.

VII. Siglas

CyT Departamento de Certificación y Titulación.

CP Coordinador de Posgrado.

CET Coordinador de Estudios Terminales.

CG Caja General.

DSE Dirección del Servicios Escolares.

DA División Académica.

DDA Director de División Académica.

DRyC Departamento de Registro y Control.

ERYP Encargado del Área de Revalidación y Posgrado.

JOSE Jefe de Oficina de Servicios Escolares.

OSE Oficina de Servicios Escolares.

SSA Secretaria de Servicios Académico.

VIII. Nota

1. Cuando se detecta que en el expediente falta algún documento oficial del

alumno (acta de nacimiento o certificado), se consulta con el responsable del

Departamento de Registro y Control para verificar si el documento se otorgó en

préstamo al alumno o si éste no lo entregó. En este último caso el responsable

de DRyC le notifica para que lo entregue y continúe el servicio solicitado.

2. En caso de que se detecte que en el expediente el documento oficial se

encuentra deteriorado, se le notifica al responsable del DRyC para que

verifique si de esa forma lo entregó el alumno o se deterioró en el área, en

ambos casos notificará al alumno para lo que proceda.

3. Si el documento oficial se deteriora o extravía en el Departamento de

Certificación y Titulación, se notifica al alumno para que gestione su reposición

y con la autorización de la Dirección de Servicios Escolares se reembolsará al

interesado el costo del documento.


41

Procedimiento 1: Egreso

EGRESO

Departamento de Registro y ControlEncargado del Área de Registro de

Título y expedición de Cédula

Departamento de Certificación y

Titulación

Inicio

1. Recibe, distribuye y

revisa la solicitud

2. Solicita expediente al

archivo

4. Verifica expediente

5. Proporciona servicio

3. Recibe solicitud y envía el

expediente

6. Envía a Firmas a


Escolares, Secretaría

Académica y Rectoría y

entrega al alumno o

egresado

7. Servicio Adicional: Registro de Título y

expedición de Cédula a través de Validación

Electrónica

¿Tramita cédula

profesional en UJAT?

Fin

Sí

No


42

Desarrollo de actividades: Egreso de estudiantes


1 Recibir, distribuir y revisar solicitud.

Departamento de Certificación y Titulación.

Formato Requisitado: - Tipo de servicio solicitado. - Matrícula. - Nombre. - Carrera. - Años de estudios. - Domicilio. - Teléfono. - Fotografías. - Recibo de pago. Nota: Esta actividad no aplica para los servicios de Autorización de examen profesional o de grado y Expedición de títulos, diplomas y menciones honoríficas.

Solicitud de servicios Múltiples. Solicitud de servicios Constancia Certificada. Solicitud de copia certificada. Solicitud de Certificación de Acta/Título.

2 Solicitar expediente al archivo.


Expediente entregado conforme a Relación requisitada: - No. de expedientes. - Matrícula. - Nombre. - Carrera. - Fecha de ingreso y egreso. - Fecha de solicitud y entrega. - Status. - No. de relación. - Fecha de recibido, cantidad y firma de

quien recibe. - Fecha de devolución. Nota: Esta actividad no aplica para los servicios de Autorización de examen profesional o de grado y Expedición de títulos, diplomas y menciones honoríficas.

Registros originados de la Base de datos escolar.

3 Recibir solicitud y enviar el expediente.

Departamento de Registro y Control.

Envía expediente de acuerdo a la solicitud. Registros originados de la Base de datos escolar.

4 Verificar expediente de acuerdo a la normatividad aplicable.


Expediente verificado de acuerdo a : - Autenticidad de los documentos oficiales

presentados en su ingreso.

- Adeudo de documentos oficiales.

- Adeudo de asignaturas.

Acta de Nacimiento. Certificados (de acuerdo al nivel de estudios). Carta de Buena Conducta (licenciatura). Cédula profesional (posgrado)


43


5 Proporcionar servicio solicitado.

Departamento de Certificación y Titulación. Oficinas de Servicios Escolares.

Servicio proporcionado de acuerdo a su clasificación: 1. Revisión de estudios.

2. Constancia certificada y/o, de

terminación de estudios y/o con promedio.

3. Certificado de estudios.

4. Autorización de examen profesional o de grado.

5. Expedición de títulos, diplomas y menciones honoríficas.

6. Certificación de título y/o Diploma y/o Acta de examen.

7. Copia certificada.

Planes de estudios. Reglamentos de titulación y posgrado. Reglamento de Servicio Social. Reglamento del Sistema Bibliotecario.

6 Enviar a Firmas a Dirección de Servicios Escolares, Secretaría Académica y Rectoría.


Documento correspondiente al servicio o Producto debidamente firmado de acuerdo a Relación: - Matrícula. - Nombre. - Tipo de servicio o producto.

Registros originados de la Base de datos escolar.

7 Proporcionar servicio Adicional de Registro de Título y expedición de Cédula a través de Validación Electrónica. Nota: Este servicio se proporciona solo si el alumno decide tramitar la cédula profesional mediante la Universidad.

Departamento de Gestión de Cédulas.

1. Formato Requisitado: - Tipo de servicio solicitado. - Nombre. - Lugar y Fecha de Nacimiento. - CURP. - Domicilio. - Fotografías. - Firma.

2. Documentos Validados conforme al nivel

académico y de acuerdo a: - Tipo de formato. - Tipo de institución. - Sellos. - Firmas de funcionarios.

Procedimiento de Registro de Título y expedición de Cédula a través de Validación Electrónica. Solicitud de pago de Registro de Título y Expedición de cédula. Formato Universal de Servicios de Certificación de Antecedentes Académicos.


44

Proceso: Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social


Realizar la inscripción, seguimiento y acreditación, conforme a los tiempos

establecidos con apego a la reglamentación aplicable.

II. Alcance

Aplica a los alumnos que se inscriben y concluyen su servicio social.


Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales.


Calendario para pláticas informativas de servicio social: periodo, fecha,

División Académica y horario.

V. Normatividad

- Reglamento del Régimen de Servicio Social.

- Reglamento Escolar.



- Calendario para pláticas informativas de servicio.

- Reportes mensuales y final.

- Sistema de Servicios Escolares base de datos Oracle.

- Constancia de acreditación de servicio social.

VII. Siglas

UR Unidad Receptora.

SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de

Educación Superior.


45

Procedimiento 1: Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio social

INSCRIPCIÓN, SEGUIMIENTO Y ACREDITACIÓN DEL

SERVICIO SOCIAL

Jefe de Unidad SecretariaJefe de Departamento de Servicio Social y

Prácticas Profesionales

Inicio

1. Envía oficio de invitación a las Divisiones

Académicas

2. Imparte plática informativa, para dar a

conocer el proceso de servicio social

3. Se reúne con el responsable del desarrollo

de página la Web para definición de periodo

de captación de servicio social, preinscripción

e inscripción, registro de reportes mensuales

en la página

4. Notifica a las Unidades Receptoras de

Servicio Social que inicia periodo de registro,

resuelve dudas si existen

5. Revisa el Sistema Base de datos Oracle

el registro de los programas de las

Unidades Receptoras, para darles de alta

a las que cumplan con los requisitos

6. Proporciona a los alumnos a través de

la página web los programas de las

Unidades Receptoras para su

preinscripción al Servicio Social

7. Registra la inscripción del Servicio

Social

8. Elabora calendario de fechas para que el

alumno registre sus reportes de actividades

9. Solicita que el prestador, al término del

servicio social, presente evidencias

10. Imprime la constancia de

acreditación de servicio social

11. Turna a rúbrica de la

Coordinación de Extensión y

Servicio Social

12. Turna a firma de la Directora

de Servicios Escolares

13. Entrega Constancia de Acreditación

del Servicio Social

Fin


46

Desarrollo de actividades: Inscripción, seguimiento y acreditación del servicio

social


1 Enviar oficio de invitación a las Divisiones Académicas.

Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales.

Oficio a los Coordinadores de servicio social de las divisiones académicas. Hincapié en hacerla extensiva a los alumnos próximos a realizar el servicio social.

Oficio de invitación.

2 Impartir plática informativa, para dar a conocer el proceso de servicio social.

Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales. Jefe de Unidad.

Considera: • Definiciones. • Requisitos. • Procedimiento de preinscripción. • Procedimiento de inscripción. • Becas PRONABES. • Servicio social comunitario. • Recomendaciones. • Registro en línea.

Reglamento de Servicio Social vigente. Calendario para pláticas informativas de servicio social. Trípticos. C.D.

3 Acudir con el responsable del desarrollo de página la Web para definición de periodo de captación de servicio social, pre-inscripción e Inscripción, registro de reportes mensuales en la página.

Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales. Desarrollo Web.

Oficio al Director del Centro de Cómputo solicitando las fechas de habilitación de la página para el registro de programas de las unidades receptoras.

Minuta de reunión.

4 Notificar a las Unidades Receptoras de Servicio Social que inicia periodo de registro y resuelve dudas si existen.

Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales.

Se notifica dentro del periodo establecido. Las Unidades Receptoras pueden ser: dependencias de gobierno federal, estatal y municipal, organizaciones privadas que cuenten con convenio con la Universidad, áreas de la Universidad que cuenten con proyectos de investigación. Fechas de registro de programas de servicio social. Actividades para el registro electrónico del programa. Usuario y contraseña para cada Unidad Receptora.

Correo electrónico.

5 Revisar el Sistema Base de datos Oracle el registro de los programas de las Unidades Receptoras, para darles de alta a las que cumplan con los requisitos.

Jefe de Unidad.

Se revisa dentro del periodo establecido. UR que tengan convenio con la UJAT.

Sistema de Servicios Escolares base de datos Oracle.


47


6 Proporcionar a los alumnos a través de la página web los programas de las Unidades Receptoras para su preinscripción al Servicio Social.

Jefe de Unidad.

Se proporciona dentro del periodo establecido. Listado de programa por carrera, que indica el nombre, dependencia, responsable, domicilio, horario y número de prestadores que requiere. En caso de no cubrir el 70% de créditos, el sistema no permite la preinscripción.

Página web UJAT.

7 Registrar la inscripción del Servicio Social.

Jefe de Unidad.

Ingresa matrícula, inserta programa y el status inscrito. Guarda movimientos.

Sistema de Servicios Escolares base de datos Oracle.

8 Elaborar calendario de fechas para que el alumno registre sus reportes de actividades.

Jefe de Departamento de Servicio Social y Prácticas Profesionales. Jefe de Unidad.

Se envía calendario de elaboración de los reportes de actividades mensuales de los prestadores.

Correo Electrónico. Calendario de actividades.

9 Solicitar que el prestador, al término del servicio social, presente evidencias.

Jefe de Unidad.

• 6 reportes mensuales, firmados y sellados. • Reporte final firmado y sellado. • Recibo de pago original y copia.

Reportes mensuales. Reporte final. Recibo de pago (se devuelve al prestador de servicio social).

10 Imprimir la constancia de acreditación de servicio social.

Secretaria. Jefe de Unidad.

Se le adjunta a la constancia, los reportes mensuales y el final, debidamente firmados y sellados.

Constancia de acreditación de servicio social.

11 Turnar a rúbrica de la Coordinación de Extensión y Servicio Social.

Secretaria Listado por división académica con la relación del total de constancias. Rúbrica en el extremo izquierdo bajo la firma de la directora de servicios escolares.

Relación de constancias a firma. Constancia de acreditación de servicio social.

12 Turnar a firma de la Directora de Servicios Escolares.

Secretaria. Listado por división académica con la relación del total de constancias.

Relación de constancias a firma. Constancia de acreditación de servicio social.

13 Entregar Constancia de Acreditación del Servicio Social.

Jefe de Unidad. Secretaria.

Se solicita el recibo de pago de derecho al prestador y se le sella el recibo con la leyenda “entregado”.

Recibo de pago (se devuelve al prestador de servicio social).


48


SERVICIOS BIBLIOTECARIOS


49

Proceso: Gestión de colecciones bibliohemerográficas o documentales


Gestionar y ofrecer servicios de información con calidad, los cuales sirven

como apoyo académico a la docencia, investigación y difusión y extensión de

la cultura, certificados con la norma ISO 9001:2008.

II. Alcance

Aplica a las Bibliotecas de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.


Dirección del Sistema Bibliotecario.


Desarrollo de colecciones:

Bibliografía de los planes de estudios y programas educativos de las distintas

Divisiones Académicas.

Necesidad informativa de los cuerpos académicos y profesores para

investigaciones.

Procesos Técnicos:

Acervo asignado a las bibliotecas.

Políticas internas, normas y estándares internacionales para la organización y

control del acervo bibliográfico, hemerográfico o documental que ingresa al

Sistemas Bibliotecario.

V. Normatividad




- Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

- Contrato colectivo de Trabajo del SPIUJAT.


50


- Bibliografía de los planes de estudios y programas educativos.

- Solicitud de acervo bibliográfico, hemerográfico o documental.

VII. Siglas

CA Cuerpos Académicos. PE Programas Educativos. DSB Dirección del Sistema Bibliotecario. SAB Sistema de Administración Bibliotecaria. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de


STAIUJAT Sindicato de Trabajadores Administrativos y de Intendencia

de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

SPIUJAT Sindicato de Profesores e Investigadores de la Universidad

Juárez Autónoma de Tabasco.

CONPAB-IES Consejo Nacional para Asuntos Bibliotecarios de

Instituciones de Educación Superior.


51

Procedimiento 1: Desarrollo de colecciones

DESARROLLO DE COLECCIONES


Desarrollo de Colecciones

Director del Sistema

Bibliotecario

Departamento Administrativo

de Bibliotecas


Desarrollo de ColeccionesJefes de Bibliotecas

Inicio

1. Registra solicitud de

acervo bibliográfico,

hemerográfico o

documental por biblioteca

2. Realiza concentrado

de las solicitudes de

acervos

3. Distribuye, por

bibliotecas, el

presupuesto asignado

por la Universidad

4. Elabora la requisición

de acervo bibliográfico,

hemerográfico o

documental y envía a la


Materiales para su

adquisición

5. Recibe de la


Materiales el acervo

adquirido para las

bibliotecas, con las

respectivas acta de

recepción y resguardo

6. Registra en el Sistema

de Administración

Bibliotecaria (SAB), el

acervo adquirido y se les

identifica de acuerdo con

la biblioteca respectiva

7. Envía el acervo al

Departamento de

Procesos Técnicos para

su organización

bibliográfica

(catalogación y

clasificación)

Fin


52

Desarrollo de actividades: Desarrollo de colecciones


1 Registrar solicitud de acervo bibliográfico, hemerográfico o documental por biblioteca.

Jefes de Bibliotecas.

Se registra en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB) de acuerdo al tipo de solicitud.

Acervo Bibliográfico. Acervo Hemerográfico. Acervo de donación o sustitución.

2 Realizar concentrado de las solicitudes de acervos.

Jefe del Departamento de Desarrollo de Colecciones.

Se elabora libro de Excel con la información de los acervos (título, autor, editorial, ISBN, entre otros) por bibliotecas.

Listado general de los acervos solicitados.

3 Distribuir, por bibliotecas, el presupuesto asignado por la Universidad.

Director del Sistema Bibliotecario.

Se asigna el presupuesto por bibliotecas. Presupuesto específico por bibliotecas.

4 Elaborar la requisición de acervo bibliográfico, hemerográfico o documental y envía a la Dirección de Recursos Materiales para su adquisición.

Departamento Administrativo de Bibliotecas.

Se captura en el SAIES la información correspondiente y se elabora el oficio respectivo.

Requisición de compra.

5 Recibir de la Dirección de Recursos Materiales el acervo adquirido para las bibliotecas, con las respectivas “acta de recepción y resguardo”.


Se verifica el acervo de acuerdo con el “acta de recepción y resguardo”.

Acta de recepción y reguardo.

6 Registrar en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB), el acervo adquirido y se les identifica de acuerdo con la biblioteca respectiva.


Asignación de número de adquisición, sellado y pegado de papeletas con códigos de barras.

Registros del SAB.

7 Envíar el acervo al Departamento de Procesos Técnicos para su organización bibliográfica (catalogación y clasificación).


Se entrega el acervo adquirido y registrado en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

Listado de entrega de acervo.


53

Procedimiento 2: Procesos técnicos (catalogación y clasificación)

PROCESOS TÉCNICOS (CATALOGACIÓN Y CLASIFICACIÓN)

Jefes de bibliotecasJefe del Departamento de Procesos

Técnicos

Inicio

1. Recepciona el acervo bibliográfico, hemerográfico o

documental asignado a cada biblioteca

2. Busca la catalogación y clasificación, en el sistema de

administración bibliotecaria (SAB), de los acervos asignados a

cada biblioteca

3. Registra el acervo que haya

encontrado

4. Realiza la catalogación descriptiva, temática y clasificación

de aquel acervo que no haya encontrado

5. Realiza la identificación del acervo de acuerdo con la

biblioteca respectiva y el pegado de la cintilla magnética de

seguridad

6. Envía el acervo procesado técnicamente a las bibliotecas

respectivas

7. Reciben el acervo

procesado correspondiente

Fin


54

Desarrollo de actividades: Procesos técnicos (catalogación y clasificación)


1 Recepcionar el acervo bibliográfico, hemerográfico o documental asignado a cada biblioteca.

Jefe del Departamento de Procesos Técnicos.

Se verifica cada acervo, de acuerdo con el listado correspondiente.


2 Buscar la catalogación y clasificación, en el sistema de administración bibliotecaria (SAB), de los acervos asignados a cada biblioteca.


Se busca el acervo a partir del título, el autor, ISBN, etc.

Registros del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

3 Registrar el acervo que haya encontrado.


Se captura en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB), el número de adquisición del acervo encontrado.


4 Realizar la catalogación descriptiva, temática y clasificación de aquel acervo que no haya encontrado.


La catalogación se realiza con base en las reglas angloamericanas, las listas de encabezamientos de materia y los esquemas de clasificación de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos.


5 Realiza la identificación del acervo de acuerdo con la biblioteca respectiva y el pegado de la cintilla magnética de seguridad.


Se pegan etiquetas con clasificación y las cintillas magnéticas.


6 Enviar el acervo procesado técnicamente a las bibliotecas respectivas.


Se generan para cada biblioteca los listados de entrega del acervo procesado.


7 Recibir el acervo procesado correspondiente.

Jefes de bibliotecas.

Se verifica el acervo recibido con base en el listado de entrega.



55

Proceso: Préstamos de acervo


Proporcionar los servicios de préstamo en sala, domicilio y renovación del

acervo bibliográfico y documental.

II. Alcance

Aplica a las colecciones de acervo general, consulta, reserva, posgrado,

especiales, UJAT, INEGI, club de lectores, audiovisual, cartográfico, tesis y

realias del Sistema Bibliotecario.




Préstamos a comunidad universitaria:

Credencial UJAT, recibo de pago e identificación (sólo para personal eventual)

y tira de materias vigente.

Préstamos a sociedad en general:

Identificación Oficial vigente.

V. Normatividad







56


- Bibliografía de los planes de estudios y programas educativos.

- Necesidad informativa de los cuerpos académicos.

VII. Siglas

CA Cuerpos Académicos. PE Programas Educativos. DSB Dirección del Sistema Bibliotecario. SAB Sistema de Administración Bibliotecaria. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de









57

Procedimiento 1: Préstamos de acervo

PRÉSTAMOS DE ACERVO

Bibliotecario Jefe de Biblioteca CoordinadorUsuario

Inicio

1. Busca en el catálogo

automatizado del Sistema de

Administración Bibliotecaria

(SAB) el acervo requerido. Anota

la clasificación

2. Busca en las colecciones de la

biblioteca el acervo requerido, a

partir de la clasificación

3. Verifica el

estado de la

colección

4. Realiza

préstamo

5. Realiza la

ordenación del

acervo en las

colecciones de la

biblioteca

6. Analiza información

y envía informe al

Coordinador

mensualmente

7. Concentra los

informes de las

bibliotecas y envía

informe a la Dirección

y a los Jefes de

bibliotecas

Fin


58

Desarrollo de actividades: Préstamos de acervo


1 Buscar en el catálogo automatizado del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB) el acervo requerido. Anotar la clasificación.

Usuario. Se requiere del título, autor, tema o ISBN. Registros del Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

2 Buscar en las colecciones de la biblioteca el acervo requerido, a partir de la clasificación.

Usuario. Clasificación del acervo. Etiqueta con clasificación.

3 Verificar el estado de la colección.

Bibliotecario. Revisa estado físico del acervo y realiza reparación menor a aquel que lo requiera.

Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT. Guía para el descarte en las bibliotecas de las Instituciones de Educación Superior CONPAB.

4 Realizar préstamo.

Bibliotecario. El usuario proporciona identificación oficial y acervo requerido para que se registre la matrícula y el número de adquisición, respectivamente, en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

Reglamento del Sistema Bibliotecario.

5 Realizar la ordenación del acervo en las colecciones de la biblioteca.

Bibliotecario. El acervo se ordena con base en la clasificación. Contrato colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

6 Analizar información y envía informe al Coordinador mensualmente.

Jefe de biblioteca.

Se informa el movimiento de las colecciones por Biblioteca.

Informe del seguimiento y control de préstamos.

7 Concentrar los informes de las bibliotecas y envía informe a la Dirección y a los Jefes de bibliotecas.

Coordinador. Se informa los movimientos de las colecciones por Biblioteca para toma de decisiones.

Informe del seguimiento y control de préstamos.


59

Proceso: Centros de Información en Bibliotecas


Proporcionar servicios de cómputo, recuperación de documentos y difusión de

recursos electrónicos, como apoyo fundamental a las actividades académicas y

de investigación.

II. Alcance

Servicios de recuperación de información, de cómputo y difusión de recursos

electrónicos en las bibliotecas: DACEA, Chontalpa, DACA, DACSyH, DACS,

DAEA, DACBiol, DAMR y DAMC. Así como el apoyo en la impartición de

talleres de biblioteca virtual al Proceso de Desarrollo de Habilidades

Informativas (DHI).




Información de carácter académico.

Delimitación del tema o temas.

Número de pláticas, nivel: alumnos/maestros.

V. Normatividad







- Hoja de entrevista para búsquedas de información.

- Actividades de desarrollo de habilidades informativas.

- Actividad y registro de participantes.

- Programa de mantenimiento de infraestructura.


60

VII. Siglas

CA Cuerpos Académicos. PE Programas Educativos. DHI Desarrollo de Habilidades Informativas. DSB Dirección del Sistema Bibliotecario. SAB Sistema de Administración Bibliotecaria. CIEB Centros de Información en Bibliotecas. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de









61

Procedimiento 1: Centros de Información en Bibliotecas (CIEB)

CENTROS DE INFORMACIÓN EN BIBLIOTECAS (CIEB)

Responsable de CIEB

Inicio

1. Verifica el óptimo desempeño del hardware y

software

2. Realiza actividades de difusión de los servicios de

información en línea

3. Identifica el tipo de servicio que requiere el usuario

y se lo proporciona

4. Imparte el Taller

5. Registra las actividades del centro de información

en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB)

6. Elabora informe

trimestral

Fin


62

Desarrollo de actividades: Centros de Información en Bibliotecas (CIEB)


1 Verificar el óptimo desempeño del hardware y software.

Responsable CIEB.

Realiza pruebas al hardware y el software. Documento de Solicitud de mantenimiento de los equipos de cómputo. Programa de mantenimiento de infraestructura.

2 Realizar actividades de difusión de los servicios de información en línea.

Responsable CIEB.

Promociona los servicios de información con que se cuentan para impartir los talleres. Visita a los profesores para dar a conocer los servicios que ofrece el CIEB. Realiza la diseminación selectiva de la información (DSI) a profesores a partir de las visitas y se envía por correo electrónico. Facilita guías para el uso de los servicios de información en línea.

Registro de visitas a profesores. Listado de correos electrónicos. Guía de uso de los servicios de información en línea.

3 Identificar el tipo de servicio que requiere el usuario y se lo proporciona.

Responsable CIEB.

Servicios:

Recuperación de información.

Servicio de cómputo.

Taller de recursos electrónicos.

Búsqueda de información y renta de PC. Hoja de entrevista para búsquedas de información SAB. Actividades de desarrollo de habilidades informativas. Actividad y registro de participantes.

4 Impartir el Taller. Responsable CIEB.

Se imparte el taller de acuerdo con el tipo de servicio que requiere el usuario.

Actividades de desarrollo de habilidades informativas. Actividad y registro de participantes.

5 Registrar las actividades del centro de información en el Sistema de Administración Bibliotecaria (SAB).

Responsable CIEB.

Registra en el sistema de administración bibliotecaria (SAB), la matrícula del usuario y el tipo de servicio proporcionado.

Búsqueda de información y renta de PC. Actividades de desarrollo de habilidades informativas.

6 Elaborar informe trimestral.

Responsable CIEB.

Elabora el informe trimestral detallado con base en los servicios proporcionados.

Informe.


63

Proceso: Desarrollo de Habilidades Informativas


Contribuir con la formación integral de los usuarios proporcionando las

herramientas básicas para desarrollar habilidades informativas (DHI), a partir

del cómo y dónde realizar la búsqueda, localización y recuperación de

información bibliohemerográfica, en las estanterías, y electrónica, en las bases

de datos a través de la biblioteca virtual, y fomentando el hábito de la lectura a

través de círculos y maratones de lectura.

II. Alcance

Aplica a talleres, visitas guiadas y círculos de lectura en beneficio de los

clientes de todas las bibliotecas que integran el Sistema Bibliotecario de la

Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.




Solicitud de talleres, visitas guiadas o círculos de lectura.

V. Normatividad







- Agenda de actividades.

- Catálogos de base de datos.

- Guía (electrónica o en papel) aplica a Talleres de biblioteca virtual.

- Colecciones bibliográficas seleccionadas para su lectura.


64

VII. Siglas

CA Cuerpos Académicos. PE Programas Educativos. DHI Desarrollo de Habilidades Informativas. DSB Dirección del Sistema Bibliotecario. SAB Sistema de Administración Bibliotecaria. CIEB Centros de Información en Bibliotecas. SAIES Sistema para la Administración de Instituciones de









65

Procedimiento 1: Desarrollo de habilidades informativas

DESARROLLO DE HABILIDADES INFORMATIVAS

Persona asignada por Jefe de

BibliotecaCoordinadorJefe de Biblioteca

Inicio

1. Programa las actividades

solicitadas

2. Difunde las actividades

3. Realiza la actividad

4. Evalúa la actividad

5. Da seguimiento a los

Resultados de la evaluación

6. Realiza análisis semestral de

las actividades

7. Realiza acciones de

mejora continua

Fin


66

Desarrollo de actividades: Desarrollo de habilidades informativas


1 Programar las actividades solicitadas.

Jefe de la Biblioteca.

Actividades:

Talleres.

Visitas guiadas.

Círculos de lectura.

Programación semestral por biblioteca. Agenda de actividades.

2 Difundir las actividades.


Se promocionan y difunden las actividades a desarrollar.

Actividades de Desarrollo de Habilidades Informativas.

3 Realizar la actividad.

Personal Asignado por el Jefe de la biblioteca.

Se realizan las actividades solicitadas. Actividades de Desarrollo de Habilidades Informativas. Registro de Actividades de Desarrollo de Habilidades Informativas.

4 Evaluar la actividad.


Se evalúa el impacto y beneficio de las actividades desarrolladas.

Actividad y Registro de participantes. Registro de Actividades de Desarrollo de Habilidades Informativas.

5 Dar seguimiento a los Resultados de la evaluación.


Se difunden los resultados de las actividades realizadas.

Cartel de retroalimentación con los usuarios.

6 Realizar análisis semestral de las actividades.


Se genera informe semestral. Informe.

7 Realizar acciones de mejora continua.

Coordinador. Se realizan actividades de mejora de acuerdo a los resultados de las actividades desarrolladas.

Solicitud de Acciones de Mejora. Proyecto de mejora.


67


PRESUPUESTO Y

CONTROL PRESUPUESTAL


68

Proceso: Programación y Autorización del Programa Operativo Anual (POA)


Prestar un servicio eficiente en el proceso de elaboración, programación y

trámite para la autorización del Programa Operativo Anual (POA),

proporcionando las herramientas necesarias (Normatividad, lineamientos y

asesoría), en el momento en que las Unidades Responsables lo requieran,

para lograr el ejercicio y cumplimento de las metas en tiempo y forma.

II. Alcance

Aplica al proceso de Autorización del Programa Operativo Anual (POA) que se

realiza en la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco a través de la

Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional.




Proyectos Nuevos:

Se programan y presupuestan proyectos nuevos para el ejercicio presupuestal

actual, partiendo de la asignación de recursos, a través de un comunicado

oficial de la Comisión Institucional de Presupuesto.

Proyectos que surgen de la asignación de recursos financieros, emitidos por la

Comisión antes mencionada, a través de oficio firmado por la Secretaria de

Finanzas, para el inicio del ejercicio presupuestal de los fondos autorizados a

la Institución y de aquellos autogenerados; posteriormente se asignan los

fondos extraordinarios.

Proyectos de Refrendo:

Programación y presupuestación de proyectos que no concluyeron el ejercicio

del presupuesto.

Proyectos que no concluyeron en el ejercicio señalado, continúan vigentes con

el recurso que faltó por ejercer, normalmente son POA de fondos

extraordinarios.


69

V. Normatividad

- Ley General de Contabilidad Gubernamental.



- Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la


- Formato del Programa Operativo Anual (POA) original.

- POAS de continuación.

- Oficio de asignación de recursos emitido por la Comisión de Evaluación y

Seguimiento Presupuestal, a través de la Secretaria de Finanzas.

- Control Interno de registro de atención a usuarios.

VII. Siglas

POA Programa Operativo Anual.

PPOA Proyecto del Programa Operativo Anual

PDI Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016.

URES Unidades Responsables.

SAIES Sistema de Administración de Instituciones de Educación

Superior.

DGPEI Dirección General de Planeación y Evaluación Institucional.

MIR Matriz de Indicadores de Resultados.


70

Procedimiento 1: Programación y Autorización del Programa Operativo Anual

PROGRAMACIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA)

Secretaria de la DGPEIDirección General de Planeación

y Evaluación InstitucionalAuxiliar Administrativo

Departamento de Programación y

Presupuestación

Inicio

1. Proporciona asesoría, para

la elaboración del PPOA, vía

telefónica, en línea y/o

personalizada para aclarar

dudas a los usuarios

2. Registra las observaciones

realizadas a los PPOA para

su corrección por la URES

correspondiente

3. Comunica a los usuarios

las observaciones realizadas

al PPOA en línea o sin firma

4. Ingresa PPOA

oficial y sella de

recibido

5. Turna el PPOA

para su revisión al

área correspondiente

6. Revisa el PPOA de

carácter programático y

presupuestal

7. Registra el ingreso

¿Cumple

Documentación?

Notifica el incumplimiento

al Área correspondiente y

se cambia a estatus 4 en

SAIES

8. Elabora relación correspondiente

de envío como acuse de recibo

para turnar al Área de Control

Presupuestal de la Secretaria de

Finanzas de los PPOA

recepcionados

No

Sí


71

Página 2

PROGRAMACIÓN Y AUTORIZACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL (POA)

Auxiliar Administrativo

Directora General de

Planeación y Evaluación

Institucional

Secretaria de la DGPEIDepartamento de Programación y

Presupuestación

9. Realiza el cambio de estatus a 8 en el

SAIES

12. Firma de autorización

de los PPOA enviados por

la Secretaría de Finanzas

13. Coloca facsímil en el

juego de copias del

proyecto y archiva original

14. Se envía la copia

del POA con facsímil a

la URES

correspondiente que su

proyecto fue

autorizado.

Fin

10. Envía el PPOA al Departamento de

Control Presupuestal de la Secretaría

de Finanzas de la UJAT para su

revisión y/o aprobación

11. Recibe del Departamento de Control

Presupuestal los PPOA autorizados y

firmados por el titular de la Secretaría de

Finanzas de la UJAT para recabar firma

del titular de la DGPEI


72

Desarrollo de actividades: Programación y Autorización del Programa Operativo

Anual


1 Proporcionar asesoría, para la elaboración del PPOA, vía telefónica, en línea y/o personalizada para aclarar dudas a los usuarios.

Departamento de Programación y Presupuestación.

Datos e información del PPOA: •Descripción del proyecto. •Programa Presupuestario. • Indicador Estratégico. • Función, Línea de Desarrollo, Subtema y Objetivo del PDI. • Fechas del periodo de ejecución. • Descripción de metas. • Indicador. • Programación de metas. • Justificación. • Objetivo. • Actividades. • Solución o sugerencia a las dudas que se les presenten referentes al sistema SAIES.

Capítulo II del Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la UJAT. Vigente. Ley General de Contabilidad Gubernamental. Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016. Programas Presupuestarios. Objetivos e, Indicadores de Desempeño de la MIR. Oficio de asignación de recursos emitido por la Comisión Institucional de presupuesto.

2 Registrar las observaciones realizadas a los PPOA para su corrección por la URES correspondiente.


• Unidad Responsable de que se trata. • Tipo de asesoría. • Descripción de la duda. • Solución: observaciones realizadas al PPOA, incumplimiento de requisitos, etc. Se aclaran dudas o se sugiere a qué Área recurrir si se les presenta algún problema de sistema.

PPOA sin firma con anotaciones realizadas para corrección por las Unidades Responsable Correspondiente. Control Interno de registro de atención a usuarios.

3 Comunicar a los usuarios las observaciones realizadas al PPOA en línea o sin firma. Una vez realizada las modificaciones o correcciones pertinentes, la URES cambia el PPOA a estatus 1 en el SAIES.


Observaciones realizadas al PPOA. Se aclaran dudas o se dan sugerencias a quien recurrir si se les presenta algún problema de sistema. La URES realiza las correcciones (en caso de existir) en el sistema, imprime el PPOA y recaba firma del responsable para proceder a la entrega oficial.

Formato PPOA impreso sin firma.

4 Ingresar PPOA oficial y sella de recibido.

Secretaria de la DGPEI.

• El PPOA, debe estar firmado por el Director de División o titular de la URES. • El PPOA se recibe en original y una copia.

Formato del Proyecto (PPOA) original. PPOA de continuación


73


5 Turnar el PPOA para su revisión al área correspondiente.

Secretaria de la DGPEI.

• El PPOA, debe estar firmado por el Director de División o de Área. • El PPOA se recibe en original y una copia. • El PPOA, debe incluir el sello de recibido de la DGPEI.

Formato del Programa Operativo Anual (POA) original, y/o PPOA de continuación.

6 Revisar el PPOA de carácter programático y presupuestal.


Datos e información del PPOA: • Descripción del proyecto. • Programa Presupuestario • Indicador Estratégico • Función, Línea de Desarrollo, Subtema y Objetivo del PDI. • Fechas del periodo de ejecución. • Descripción de metas. • Indicador. • Programación de metas. • Justificación. • Objetivo. • Actividades. • Todos estos datos informativos que integran el POA, deben ser congruentes entre sí, en relación a las metas a alcanzar y lo establecido en el PDI 2012-2016.

Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la UJAT. Plan de Desarrollo Institucional 2012-2016. Visión 2028, Políticas Institucionales. Objetivos e, Indicadores de Desempeño de la MIR. Oficio de asignación de recursos emitido por la Comisión Institucional de presupuesto.

7 Registrar el ingreso del PPOA: ¿Cumple la documentación con los requisitos solicitados? Sí. Pasa al punto 8. No. Notifica el incumplimiento al área correspondiente y se cambia a estatus 4 en el SAIES.


Si cumple continúa: • Número de proyecto. • Descripción del Proyecto. • Área o División que envía. • Fondo. • Monto. • Observaciones de Planeación. • No. Oficio Recibido. • Fecha de ingreso. No cumple: Regresa POA a la URE correspondiente, indicando los incumplimientos y cambia de status (nivel 4) en el sistema SAIES para que el Área pueda realizar la corrección.

PPOA para autorización de la Secretaria de Finanzas.


74


8 Elaborar relación correspondiente de envío como acuse de recibo para turnar al Área de Control Presupuestal de la Secretaria de Finanzas de los PPOA recepcionados.


• Número de proyecto. • Descripción de Proyecto. • Área o División que envía. • Fondo. • Monto.

PPOA para autorización de la Secretaria de Finanzas.

9 Realizar el cambio de estatus a 8 en el SAIES.


Cambia a status 8 los PPOA en el SAIES que cumplieron con todos los requisitos de programación y presupuestación.

PPOA originales firmados por los titulares de la URES.

10 Enviar el PPOA al Departamento de Control Presupuestal de la Secretaría de Finanzas de la UJAT para su revisión y/o aprobación.


El Departamento de Control Presupuestal de la Secretaría de Finanzas revisa los COG y valida con el oficio de asignación presupuestal los montos de los PPOA. Sí cumple, realiza el cambio de estatus a 10 en el SAIES y asigna presupuesto para el ejercicio anual. Firma autógrafa en las hojas originales del PPOA por el titular de la Secretaría de Finanzas.

PPOA originales autorizados y firmados por la Secretaria de Finanzas.

11 Recibir del Departamento de Control Presupuestal los PPOA autorizados y firmados por el titular de la Secretaría de Finanzas de la UJAT para recabar firma del titular de la DGPEI.


Mediante relación, el Departamento de Control Presupuestal entrega al Departamento de Programación y Presupuestación los PPOA autorizados y firmados para su resguardo.

PPOA originales autorizados y firmados por la Secretaria de Finanzas.

12 Firmar de autorización de los PPOA enviados por la Secretaría de Finanzas.


Firma autógrafa en las hojas originales del PPOA.

PPOA originales con firmas originales.

13 Coloca facsímil en el

juego de copias del

proyecto y archiva original

Auxiliar administrativo

Coloca facsímil en el juego de copias del

proyecto y archiva el documento original

PPOA copias con firma facsímil

14 Se envía la copia del POA con facsímil a la URES correspondiente que su proyecto fue autorizado.

Auxiliar administrativo

Remite la copia del POA con facsímil a la URES correspondiente cuyo proyecto fue autorizado.

PPOA copias con firma facsímil


75

Proceso: Control Presupuestal


Controlar el ejercicio del presupuesto asignado de las Unidades Responsables,

para autorizar los documentos en un tiempo máximo de 5 días hábiles.

II. Alcance

Aplica a las solicitudes de pago realizadas por las áreas administrativas.


Dirección de Egresos/Departamento de Control Presupuestal.


- Proyectos autorizados.

- Autorización de Pagos.

V. Normatividad

- Ley General de Contabilidad Gubernamental.

- Contrato Colectivo de Trabajo del STAIUJAT.

- Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la


- Contrato Colectivo de Trabajo del SPIUJAT.

- Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones.

- Ley Federal del Trabajo.

- Ley del Impuesto Sobre la Renta.

- Ley del INFONAVIT.

- Ley del IMSS.

- Políticas y lineamientos del Departamento de Nómina.


76


- Calendario de entrega de documentos del Ejercicio del Presupuesto del

Programa Operativo Anual.

- Relación de documentación para trámite de pago generado a través del

sistema SAIES.

- Documento denominado Cuentas por Pagar (Orden de Pago).

- Catálogo Clasificador por Objeto del Gasto.

- Catálogo de Materiales y Suministros.

- Catálogo de Servicios Capítulo 3000.

- Catálogo de Bienes Muebles de la Universidad Juárez Autónoma de

Tabasco.

VII. Siglas

DE Dirección de Egresos.

COG Clasificador por Objeto del Gasto.









77

Procedimiento 1: Control Presupuestal

CONTROL PRESUPUESTAL

Oficial AdministrativoJefe del Departamento de Control Presupuestal

Inicio

1. Recibe de la secretaria de la Secretaría de Finanzas

documentación enviada por las áreas administrativas de la

universidad para su revisión y autorización de pago

2. Revisa la documentación recibida

4. Llena el formato de

devolución indicando en

forma breve la o las

observaciones de los

documentos y notifica vía

telefónica al área

solicitante y devuelve para

corrección

5. Clasifica la

documentación por fondo

5. Elabora relación de documentación para trámite

de pago

7. En caso de extravío o deterioro de un

comprobante informa a la Alta Dirección

8. Recibe copia del oficio enviado por la Dirección de

Egresos a la URES correspondiente

¿La documentación cumple

los requisitos solicitados?

6. Autoriza los Documentos relacionados para trámite

de pago

Fin

3. Coloca el sello

Revisado y pasa

actividad 5

NoSí


78

Desarrollo de actividades: Control Presupuestal


1 Recibir la documentación enviada por las áreas administrativas de la universidad para su revisión y autorización de pago.

Jefe de Departamento de Control Presupuestal.

• Cumplir con las etapas del calendario de entrega de documentos del Ejercicio del Presupuesto del Programa Operativo Anual 2013 de las diferentes fuentes de financiamiento (FONDOS) autorizados. •Sello de recibido. • Vo.Bo. De la Dirección de Egresos.

Calendario de entrega de documentos del Ejercicio del Presupuesto del Programa. Operativo Anual de las diferentes fuentes de financiamiento. (FONDOS) autorizados, emitido por la Dirección de Egresos.

2 Revisar la documentación entregada por las URES.

Oficial administrativo.

• De acuerdo a las partidas del gasto que se solicitan: reembolso de gastos, pago a proveedores, fondo revolvente y gastos a comprobar. • Importes/Montos. • Verifica número de comprobante que coincida con el descrito en la Cuenta por Pagar o Requisición de Compra (Pago a Proveedor). • Fecha de vencimiento del comprobante. • Requisitos fiscales. • Compras directas hasta por un monto de 300 SMG vigentes de la zona geográfica “B” con IVA incluido.

Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco vigente. Capítulo 1.3 fracción 1.3.6, capítulo 1.5 fracción 1.5.2 y capítulo 1.9 fracción 1.9.2. Tabulador de viáticos incluido en el Manual de Normas Presupuestarias para la Administración de la UJAT vigente, Capitulo 1.8 fracción 1.8.2.4.

3 Colocar el sello Revisado y pasa actividad 5, si la documentación cumple con los requisitos solicitados.


• Sello de Revisado. • Vo. Bo. Cuando la revisión la realice otra área.

Documento denominado Cuentas por Pagar (Orden de Pago) y documentación soporte.

4 Llenar el formato de devolución indicando en forma breve la o las observaciones de los documentos y notificar vía telefónica al área solicitante y devolver para corrección, si no cumple con los requisitos solicitados.


• Sello Devolución para corrección. • Anexa formato de devolución. • Fotocopia la Orden de Pago y coloca sello devolución para corrección.

Documento denominado Cuentas por Pagar (Orden de Pago) y documentación soporte.


79


5 Clasificar la documentación por fondo.


• Sólo si se trata de Recursos Propios y/o fondos extraordinarios, se turna al área de Recursos Propios para verificar que cuenten con liquidez, se coloca respectivo sello “Recursos Propios o Recursos Vinculación” y fecha. • La documentación es devuelta a Control Presupuestal.

Cuentas por Pagar (Orden de Pago). Vales. Orden de Pago Factura con su respectiva Requisición de Compra. Fondo Revolvente.

5 Elaborar relación de documentación para trámite de pago.


Relación de documentos con base en el fondo: • PIFI, PROMEP y fondos extraordinarios a los responsables de los programas. • Los demás fondos, al Departamento de Control de Pagos, como pago de honorarios, pago a proveedores, pago de becas, reembolsos, gastos a comprobar, fondo revolvente, etc.

Relación de documentación para trámite de pago generado a través del sistema SAIES.

6 Autorizar los Documentos relacionados para trámite de pago.


Los documentos enlistados en la Relación son autorizados, se recaba acuse de recibo.

Relación de documentación para trámite de pago.

7 Informar a la Dirección de Egresos en caso de extravío o deterioro de un comprobante.


• Se identifica el número de Cuenta por Pagar y la Unidad Responsable (UR).

Registro de Control de Documentos Extraviados o Deteriorados.

8 Recibir copia del oficio enviado por la Dirección de Egresos a la URES correspondiente.


Se anexa a la relación de Control de Documentos Extraviados o Deteriorados, la copia del oficio con la Cuenta por Pagar (Orden de Pago).

Se relaciona en el registro de Control de Documentos Extraviados o Deteriorados.


80


RECURSOS HUMANOS


81

Proceso: Contratación de Personal Docente y Administrativo de Confianza


Integrar con calidad y oportunidad a los candidatos que reúnan los requisitos

del perfil de los puestos académicos y administrativos de las dependencias

universitarias, con apego a las disposiciones legales, contractuales,

estatutarias, normatividad institucional y presupuestales.

II. Alcance

Todo aspirante sujeto a contratación por la Dirección de Recursos Humanos de

la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, considerando al personal

administrativo sindicalizado y al personal de nueva generación académico y

administrativo de confianza, exceptuando las contrataciones para la enseñanza

clínica en las Divisiones Académicas en las que se imparten programas

educativos de Ciencias de la Salud.


Departamento de Integración de Personal de la Dirección de Recursos

Humanos.


Para la contratación del personal académico:

• Propuesta de Contratación de personal académico (CPA01) (DRH RE-011)

y todos los documentos comprobatorios que allí se indican que se deben

de anexar.

• Solicitud de Ingreso de Personal Académico (DRH RE-023).

• Evaluación del candidato a Personal Académico (DRH RE-025).

• Evaluación disciplinaria y pedagógica del candidato a profesor, (DRH RE-

026), no aplica para los Técnicos Académicos.

Para la contratación del personal administrativo de confianza:

• Propuesta de contratación de personal administrativo de confianza

(CPC01) (DRH RE-012) y todos los documentos comprobatorios que allí se

indican que se deben de anexar.

• Evaluación del candidato a personal administrativo de confianza (DRH RE-

024).

• Solicitud de ingreso para personal administrativo de confianza (DRH RE-

027).


82

Para la contratación del personal administrativo y de intendencia

sindicalizado:

• Solicitud de entrevista para la contratación.

• Solicitud de empleo comercial.

• Documentos comprobatorios del formato “Documentos que debe de

entregar el aspirante a contratar a un puesto ADMINISTRATIVO Y DE

INTENDENCIA SINDICALIZADO de la UJAT”.

• Propuesta de eventualidad requisitada.

V. Normatividad


- Contrato Colectivo de Trabajo vigente del SPIUJAT.

- Estatuto de Personal Académico.

- Estatuto General de la UJAT.

- Ley Orgánica de la UJAT.



- Convenio de Incorporación Voluntaria al Régimen Obligatorio al Seguro

Social de los Trabajadores con el Seguro Social de los Trabajadores al

Servicio de Organismos Públicos Descentralizados (IMSS-UJAT) vigente.


- Propuesta de contratación de personal académico CPA01 (DRH RE-011).

- Propuesta de contratación de personal administrativo de confianza CPC01

(DRH RE-012).

- Contrato académico (DRH RE-021).

- Movimientos de nómina de personal académico y administrativo de

confianza (DRH RE-013).

- Movimientos de nómina de personal administrativo y de intendencia

sindicalizado (DRH RE-018).

- Registro electrónico del número de empleado en la base de datos del

SAIES.

- Registro electrónico del Nombramiento en el SAIES.

- Contrato de trabajo (DRH RE-033).


83

VII. Siglas

DRH Dirección de Recursos Humanos.







VIII. Nota

En el proceso de contratación de personal académico se presentarán casos

extemporáneos, cuando el profesor de base a sustituir se encuentre realizando

estudios de posgrado, este de año sabático, de permiso con o sin goce de

sueldo o cualquier otro tipo de licencia.


84

Procedimiento 1: Contratación del personal académico

CONTRATACIÓN DE PERSONAL ACADÉMICO

Jefe del Departamento de Integración de PersonalSubjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo

de confianza

Inicio

1. Recibe oficio de solicitud de

contratación

2. Revisa la documentación recibida y el perfil del candidato de

acuerdo al puesto que se solicita

¿Procede?

3. Recibe y envía al Director de Recursos Humanos y al

Secretario de Servicios Administrativos la propuesta de

contratación para su autorización

4. Revisa y coteja los documentos con el candidato a ser

contratado

5. Verifica en la página web de la SEP, el registro de la cédula

profesional

6. Solicita a la Coordinación de los Servicios Médicos la

valoración del candidato y la emisión de los resultados del

examen médico

7. Solicita al candidato requisitar el folder para personal

académico, póliza del seguro de vida y trámite de número de

cuenta para pago de nómina

8. Asigna número de empleado y capturar en el SAIES los

datos básicos del empleado

9. Solicita a la Coordinación de Seguridad Social el alta del

candidato ante el Instituto Mexicano del Seguro Social

10. Solicita al coordinador de docencia la captura del contrato

académico del personal contratado

11. Valida la asignación o contrato académico del personal

contratado y su inclusión en la nómina de pago

12. Registra en el SAIES el número de cuenta bancaria del

empleado para la dispersión de su nómina

SíFin No


85

Página 2

CONTRATACIÓN DE PERSONAL ACADÉMICO

Jefe del Departamento de Integración de PersonalSubjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo

de confianza

13. Comunica al Departamento de Nómina el pago de la

diferencia de salario

14. Envía al Departamento de Control Administrativo los

documentos del empleado para la integración del

expediente y resguardo del mismo

15. Recepciona la asignación y contrato académico del

personal académico contratado

Fin


86

Desarrollo de actividades: Contratación del personal académico


1 Recibir oficio de solicitud de contratación acompañado de los siguientes documentos: • Solicitud de ingreso para

personal académico (DRH RE-023).

• Propuesta de contratación de personal académico CPA01 (DRH RE-011).

• Evaluación del candidato ha puesto académico (DRH RE-025).

• Evaluación disciplinaria y pedagógica del candidato a profesor (DRH RE-026).

Cuando se trata de una solicitud de recontratación de personal, se pasa a la actividad No. 8.

Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

El oficio se dirige al Director de Recursos Humanos. La documentación no se recibe si no está completa: La Evaluación del candidato a puesto académico (DRH RE-025) no aplica para los Técnicos Académicos.

Oficio de la dependencia solicitante. Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001). Propuesta de contratación de personal académico CPA01 (DRH RE-011). Evaluación del candidato a puesto académico (DRH RE-025). Evaluación disciplinaria y pedagógica del candidato a profesor (DRH RE-026). Solicitud de ingreso para personal académico (DRH RE-023).

2 Revisar la documentación recibida y el perfil del candidato de acuerdo al puesto que se solicita. Cuando el candidato no cumple con el perfil requerido se da aviso al área correspondiente que no procede la contratación.


Si el candidato cumple con el perfil y los lineamientos de contratación para el puesto que se propone, se continúa con el proceso. De no cumplir se excluye del mismo.

Lineamientos Generales de Contratación. Lineamientos para la contratación de personal académico.

3 Enviar al Director de Recursos Humanos y al Secretario de Servicios Administrativos la propuesta de contratación para su autorización.

Jefe del Departamento de Integración de Personal.

La Propuesta de Contratación de Personal Académico debidamente requisitada, es firmada en primer lugar por el Director de Recursos Humanos y después por el Secretario de los Servicios Administrativos.

Propuesta de contratación de personal académico (DRH RE-011).


87


4 Revisar y cotejar los documentos con el candidato a ser contratado.


Se notifica vía telefónica al Coordinador de Docencia del área solicitante de la autorización de la propuesta del candidato, solicitando cite al candidato para el cotejo de documentos. Si el candidato no presenta los documentos originales al momento del cotejo, se reprograma la cita.

Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001).

5 Verificar en la página web de la SEP, el registro de la cédula profesional. http://www.cedulaprofesional. ep.gob.mx/cedula/ indexAvanzada.action


Para la verificación de la Cédula Profesional se requiere el documento original. Si el candidato no cuenta con dicho documento, se le puede autorizar una prorroga hasta de seis meses a través de una carta compromiso, siempre y cuando presente evidencias del trámite.

Impresión del número de la cédula profesional registrada en la página web.

6 Solicitar a la Coordinación de los Servicios Médicos la valoración del candidato y la emisión de los resultados del examen médico.

Jefe del Departamento de Integración de Personal. Subjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de confianza.

Si el candidato no presenta los documentos originales para cotejo, no se le puede otorgar la solicitud de examen médico. Si el candidato no resulta apto no se lleva a cabo la contratación. Cuando el candidato propuesto es personal que ya ocupa una plaza administrativa de confianza, se dispensa el examen médico de admisión.

Solicitud de examen médico de admisión (DRH RE-015). Resultado del examen médico.

7 Solicitar al candidato requisitar el folder para personal académico, póliza del seguro de vida y trámite de número de cuenta para pago de nómina.


El candidato llena con su puño y letra el folder que servirá para integrar su expediente como personal académico de la universidad. Se le entrega oficio para que realice la apertura de la cuenta de nómina para el pago correspondiente de su salario.

Folder para expediente académico. Póliza del seguro de vida. Número de cuenta bancaria.

8 Asignar número de empleado y capturar en el SAIES los datos básicos del empleado.


Se podrá asignar número de empleado una vez que la propuesta del candidato haya sido autorizada. Si el candidato ya es trabajador de la Universidad, se utiliza el mismo número de empleado, o en caso de una recontratación el número de empleado se activa nuevamente.

Registro electrónico del número de empleado en la base de datos del SAIES.


88


9 Solicitar a la Coordinación de Seguridad Social el alta del candidato ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.


Nota: A partir del 01 de julio de 2008, la contratación del personal académico se realiza bajo el Régimen de Pensiones y Jubilaciones.

Solicitud de altas, bajas y modificaciones de salario DRH RE-036. Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones. Convenio de Incorporación Voluntaria al Régimen Obligatorio al Seguro Social de los Trabajadores con el Seguro Social de los Trabajadores al Servicio de Organismos Públicos Descentralizados (IMSS-UJAT) vigente.

10 Solicitar al coordinador de docencia la captura del contrato académico del personal contratado.


El Coordinador de Docencia de la División Académica captura la asignación o contrato del personal académico en el Sistema de Servicios Escolares.

Registro electrónico en el Sistema de Servicios Escolares. Propuesta de contratación de personal académico (DRH RE-011).

11 Validar la asignación o contrato académico del personal contratado y su inclusión en la nómina de pago.


La revisión y validación de la asignación o contrato académico se realiza en el Sistema de Servicios Escolares para la generación automática del nombramiento en el SAIES, para su inclusión en la nómina y pagos de sueldos, durante el periodo de la contratación.

Registro electrónico en la base de datos del Sistema de Servicios Escolares y SAIES. Lineamientos para la asignación de actividades académicas.

12 Registrar en el SAIES el número de cuenta bancaria del empleado para la dispersión de su nómina.


Solo se dará de alta el número de cuenta que sea proporcionado por el candidato.

Número de cuenta bancaria.


89


13 Comunicar al Departamento de Nómina el pago de la diferencia de salario.


La cédula de movimientos de nómina de personal académico, confianza debe de contener todos los datos requeridos en el campo: Los datos de la cédula deben de coincidir con los datos del SAIES.

Cédula de movimientos de nómina de personal académico, confianza (DRH RE-013).

14 Enviar al Departamento de Control Administrativo los documentos del empleado para la integración del expediente y resguardo del mismo.


El folder se envía sí cumple con todos los requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco DRH RC-001.

Memorándum Cédula de verificación de documentos del expediente laboral (DRH RE-008). Cédula de verificación de requisitos de contratación para su envío a al departamento de control administrativo de personal (DRH RE-032).

15 Recepcionar la asignación y contrato académico del personal académico contratado.


La asignación académica y contrato académico debes estar firmado de conformidad por el profesor.

Asignación o contrato académico (DRH RE-021).


90

Procedimiento 2: Contratación del trabajador administrativo de confianza

CONTRATACIÓN DEL TRABAJADOR ADMINISTRATIVO DE CONFIANZA

Jefe del Departamento de Integración de PersonalSubjefe del proceso de contratación personal académico y administrativo de

confianza

Inicio

1. Recibe oficio de solicitud de contratación

2. Revisa la documentación recibida y el perfil del candidato de

acuerdo al puesto que se solicita.

3. Envía al Director de Recursos Humanos y al

Secretario de Servicios Administrativos la propuesta de

contratación para su autorización

4. Revisa y coteja los documentos con el candidato a ser contratado

8. Asigna número de empleado y capturar en el SAIES los

datos básicos del empleado

9. Solicita a la Coordinación de Seguridad Social el alta del

candidato ante el Instituto Mexicano del Seguro Social

10. Crea en el SAIES la plaza para generar el

nombramiento del trabajador

12. Comunica al Departamento de Nómina el pago de la diferencia de

salario

14. Envía al Departamento de Control Administrativo el Folder

requisitado por el trabajador con los requisitos de contratación para la

integración del expediente y resguardo del mismo

Fin

Cumple el perfilFin

7. Solicita al candidato requisitar el folder para personal

administrativo, póliza del seguro de vida y trámite de

número de cuenta para pago de nómina

5. Verifica en la Pagina Web de la SEP la Cédula Profesional

SíNo

6. Envía al candidato a la Coordinación de los

Servicios Médicos para que le autoricen la realización

del examen médico

11. Registra en el SAIES el número de cuenta bancaria del empleado para

la dispersión de su nómina

13. Revisa en la prenómina la aplicación de las incidencias


91

Desarrollo de actividades: Contratación del trabajador administrativo de confianza


1 Recibir oficio de solicitud de contratación, con la siguiente documentación: • Solicitud de ingreso

como personal administrativo de confianza (DRH RE-027).

• Propuesta de

Contratación como Personal Administrativo de Confianza CPC01 (DRH RE-012), con los documentos comprobatorios que se indican en la misma.

• Evaluación del

candidato para puesto administrativo de confianza (DRH RE-024).

Cuando se trata de una solicitud de recontratación de personal administrativo de confianza, se pasa a la actividad No. 9.


La documentación adjunta al oficio debe estar debidamente requisitada. Nota: Los documentos descritos anteriormente se exceptúan para quienes ocupan los puestos de Rector, Secretarios, Directores de División Académica y de Áreas, Abogado General, Contralor General, Director de Planeación y Evaluación Institucional.

Oficio de la dependencia solicitante Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001). Solicitud de ingreso como personal administrativo de confianza (DRH RE-027). Propuesta de contratación como personal administrativo de confianza (DRH RE-012). Evaluación del candidato ha puesto administrativo de confianza (DRH RE-024). Estatuto General de la UJAT, vigente. Ley Orgánica de la UJAT, vigente.

2 Revisar la documentación recibida y el perfil del candidato de acuerdo al puesto que se solicita.


Si el candidato cumple con el perfil y los lineamientos de contratación para el puesto que se propone, se continúa con el proceso de lo contrario se informa a la dependencia solicitante.

Lineamientos Generales de Contratación. Lineamientos para la contratación de personal administrativo de confianza.

3 Enviar al Director de Recursos Humanos y al Secretario de Servicios Administrativos la propuesta de contratación para su autorización.


La propuesta de contratación de personal administrativo de confianza es firmada en primer lugar por el Director de Recursos Humanos y después por el Secretario de los Servicios Administrativos.

Propuesta de contratación de personal administrativo de confianza cpc01 (DRH RE-012).


92


4 Revisar y cotejar los documentos con el candidato a ser contratado.


Se notifica vía telefónica al Coordinador Administrativo del área solicitante de la autorización de la propuesta del candidato, solicitando cite al candidato para el cotejo de documentos. Si el candidato no presenta los documentos originales al momento del cotejo, no se lleva a cabo esta actividad.

Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001).

5 Verificar en la página web de la SEP, el registro de la cédula profesional. http://www.cedulaprofesional. ep.gob.mx/cedula/index Avanzada.action


Para la verificación de la Cédula Profesional se requiere el documento original. Si el candidato no cuenta con dicho documento, se le puede autorizar una prorroga hasta de seis meses a través de una carta compromiso, siempre y cuando presente evidencias del trámite.

Impresión del número de la cédula profesional registrada en la página web.

6 Enviar al candidato a la Coordinación de los Servicios Médicos para que le autoricen la realización del examen médico.


Si el candidato no presenta los documentos originales para cotejo, no se le puede otorgar la solicitud de examen médico. Si el candidato no resulta apto se excluye del proceso. Cuando el candidato propuesto es personal que ocupa una plaza académica, se dispensa el examen médico de admisión. Nota: esta actividad solo aplica a los candidatos al puesto de Secretaria Ejecutiva de Confianza, Oficial Administrativo y Chofer de Confianza.

Solicitud de examen médico de admisión (DRH RE-015).

7 Solicitar al candidato requisitar el folder como personal administrativo, póliza del seguro de vida y trámite de número de cuenta para pago de nómina.


El candidato llena con su puño y letra el folder que servirá para integrar su expediente como personal académico de la universidad. Se le entrega oficio para que realice la apertura de la cuenta de nómina para el pago correspondiente de su salario.

Folder para expediente como personal administrativo de confianza. Póliza del seguro de vida.

8 Asignar número de empleado y capturar en el SAIES los datos básicos del empleado.


Se podrá asignar número de empleado una vez que la propuesta del candidato haya sido autorizada. Si el candidato ya es trabajador de la Universidad, se utiliza el mismo número de empleado, o en caso de una recontratación, el número de empleado se activa nuevamente.

Registro electrónico del número de empleado en la base de datos del SAIES.


93


9 Solicitar a la Coordinación de Seguridad Social el alta del candidato ante el Instituto Mexicano del Seguro Social.


Nota: A partir del 01 de julio de 2008, la contratación del personal administrativo de confianza se realiza bajo el Régimen de Pensiones y Jubilaciones.

Solicitud de altas, bajas y modificaciones de salario DRH RE-036. Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones. Convenio de Incorporación Voluntaria al Régimen Obligatorio al Seguro Social de los Trabajadores con el Seguro Social de los Trabajadores al Servicio de Organismos Públicos Descentralizados (IMSS-UJAT) vigente.

10 Crear en el SAIES la plaza para generar el nombramiento del trabajador (Tipo de Contratación, Puesto y Categoría Unidad Responsable, Fecha de Ingreso, Programa, Fondo, Número de Empleado).


Se crea la plaza y nombramiento correspondiente, cuando el área de Seguridad Social informa de la procedencia de las altas ante el Seguro Social.

Registro electrónico en la base de datos del SAIES.

11 Registrar en el SAIES el número de cuenta bancaria del empleado para la dispersión de su nómina.


Solo se dará de alta el número de cuenta que sea proporcionado por el candidato.

Número de cuenta bancaria.

12 Comunicar al Departamento de Nómina el pago de la diferencia de salario.


La cédula de movimientos de nómina de personal académico y administrativo de confianza debe de contener todos los datos requeridos en el campo. Los datos de la cédula deben de coincidir con los datos del SAIES.

La cédula de movimientos de nómina de personal académico y administrativo de confianza (DRH RE-013).

13 Revisar en la prenómina la aplicación de las incidencias.


La incidencia comunicada al Departamento de Nomina debe de estar aplicada en la prenómina.

Prenómina electrónica.


94


14 Enviar al Departamento de Control Administrativo el Folder requisitado por el trabajador con los requisitos de contratación para la integración del expediente y resguardo del mismo.


El folder se envía si cumple con todos los Requisitos de contratación para ingresar a laborar a la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco (DRH RPC-001).

Memorándum. Cédula de verificación de documentos del expediente laboral (DRH RE-008). Cédula de verificación de requisitos de contratación para su envío a al departamento de control administrativo de personal (DRH RE-032)


95

Proceso: Elaboración de nómina


Procesar de manera correcta y oportuna la elaboración de las nóminas del

personal de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, con apego a las

disposiciones legales y reglamentarias.

II. Alcance

Aplica a la Nómina Administrativa y Académica.


Departamento de Nómina de la Dirección de Recursos Humanos.


De la Dirección de Recursos Humanos:

Nombramientos (altas, promociones).

Bajas de personal, ajustes de salarios.

Memorándum de Pagos de Honorarios por Maestrías, Cursos y Diplomados.

Base de datos de empleados.

Licencias sin goce de sueldo.

Descuentos del personal por convenio.

Convenios por revisiones salariales y contractuales con los sindicatos.

Calendario de elaboración y programación de pago de nómina.

De las Dependencias académicas y administrativas de la UJAT:

• Incidencias de nómina. • Pagos de sueldo base a personal eventual. • Pago de Sinodales. • Faltas del personal académico.

• Calendario para la recepción de documentos y pagos en la Secretaría de

Finanzas.


96

Sindicatos de la UJAT, Instituciones externas (FONACOT, SHCP,

INFONAVIT, entre otras):

• Descuentos autorizados por el trabajador para cubrir créditos con empresas externas.

• Reformas fiscales (actualización de tablas de impuestos). • Avisos de retención y suspensión de descuentos. • Otros descuentos (judiciales, adeudos con la universidad, PROMEP).

V. Normatividad



- Políticas y lineamientos del departamento de Nómina.



- Ley del Impuesto Sobre la Renta.

- Ley del INFONAVIT.

- Ley del IMSS.


- Manual de Cálculo de la Nómina Docente (DRH MA-001). - Manual de Cálculo de Procedimientos de la Nómina Administrativa (DRH

MA-002).

- Manual de usuarios sistema SAIES módulo de personal (DRH MA-003).

- Movimientos de nómina de personal académico (DRH RE-013) y

administrativo (DRH RE-018).

- Lista de verificación de prenómina DRH RE-116.

- Lista de verificación de prenómina complementaria DRH RE-121.

- Comparativo de nómina administrativa sindicalizada DRH RE-117.

- Cédula de ajustes de descuentos DRH RE-114.

- Aviso de baja de empleados DRH RE-115.

- Movimientos de licencias y prestaciones (DRH RE-208).

- Reporte de faltas, guardias e incentivos (DRH RE-108).

- Reporte de tiempo extra (DRH RE-109).

- Calendario de entrega de movimientos de nómina (DRH RE-111).

- Solicitud de descuentos de salarios por investigación administrativa (DRH

RE-405).


97

VII. Siglas


SEP Secretaria de Educación Pública.









98

Procedimiento 1: Elaboración de la nómina

ELABORACIÓN DE LA NÓMINA

Oficial y/o Auxiliar

Administrativo

Departamento de

Sistemas

Departamento de Control

Administrativo de

Personal

Departamento de

Relaciones Laborales

Departamento de

Integración de

Personal

Departamento de NóminaDirector de Recursos

Humanos

1. Revisan las incidencias a la nómina:

Altas y bajas del personal, ajuste de salarios, promociones de personal, descuentos y modificaciones a

las prestaciones económicas, jubilaciones y pensiones, licencias sin goce de sueldo, faltas, tiempo

extra, incentivos y guardias.

Inicio

2. Captura en el SAIES las incidencias a la

nómina de acuerdo a lo reportado incluyendo

los pagos por conceptos de honorarios por

maestrías, cursos y diplomados.

3. Genera la

prenómina para la

revisión de las

incidencias

capturadas y en

caso de observar

errores corregirlos

4. Validan en coordinación con los responsables que participan en el proceso de

elaboración de la nómina a fin de verificar que se haya aplicado correctamente

5. Generan la nómina

6. Afecta

contablemente la

nómina y elaborar las

órdenes de pago y

firmarlas

7. Imprime la nómina por tipos y URES (Unidades responsables)

8. Imprime los recibos de pago de nómina

9. Imprime reporte de

conceptos de pago y

orden de pago

Fin


99

Desarrollo de actividades: Elaboración de la nómina


1 Revisar las incidencias a la nómina: Altas y bajas del personal, ajuste de salarios, promociones de personal, descuentos y modificaciones a las prestaciones económicas, jubilaciones y pensiones, licencias sin goce de sueldo, faltas, tiempo extra, incentivos y guardias.

Jefe del Depto. de Integración de Personal. Departamento de Relaciones Laborales. Departamento de Control Administrativo de Personal. Director de Recursos Humano. Jefe del Depto. De Nómina.

Revisa que las incidencias contengan firmas, descripción detallada de los movimientos reportados. Si cumple con los requisitos anteriores se asigna un folio por hoja a los registros. De acuerdo al calendario de entrega de movimientos de nómina se asigna fecha de aplicación de las incidencias.

1. Movimientos de nómina de personal académico. 2. Movimientos de nómina de personal administrativo. 3. Calendario de entrega de movimientos de nómina. 4. Movimientos de licencias y prestaciones. 5. Reporte de faltas, guardias e incentivos. 6. Reporte de tiempo extra. 7. Solicitud de cálculo de liquidación y baja en el sistema 8. Solicitud de descuentos de salarios por investigación administrativa de conformidad a la Ley Federal del trabajo Art. 110.


100


2 Capturar en el SAIES las incidencias a la nómina de acuerdo a lo reportado incluyendo los pagos por conceptos de honorarios por maestrías, cursos y diplomados.

Jefe del Departamento Nómina Oficiales Administrativos y Auxiliares Administrativos.

Los registros deberán especificar nombre completo del o los empleados, empezando por el apellido paterno, especificar las horas extras laboradas por día (horas reales incluyendo los minutos), faltas, guardias e incentivos según corresponda. En los casos de alguna incidencia extraordinaria como el caso del tiempo extra, deberá mencionarse el motivo que la originó. Para la aceptación del pago de incentivos, se procederá a los siguiente: 1. Conciliar con todas las incapacidades del personal, según sea el caso. 2. Conciliar los días económicos solicitados por el personal, según sea el caso. 3. Conciliar con todos los permisos ya sea con goce, sin goce o sindicales autorizados, según sea el caso. Nota: Al incurrir el trabajador en un retardo durante el mes, pierde el derecho al pago del incentivo, según sea el caso.

Manual de usuarios sistema SAIES módulo de personal. Políticas y lineamientos del departamento de Nómina. Reglamento del Régimen de Pensiones y Jubilaciones. Ley Federal del Trabajo Título Tercero CONDICIONES DE TRABAJO. Ley del Impuesto Sobre la Renta Título IV DE LAS PERSONAS FISICAS. Contrato Colectivo de Trabajo STAIUJAT vigente. Contrato Colectivo de Trabajo SPIUJAT vigente. Memorándum de solicitud de pago de honorarios.

3 Generar la prenómina para la revisión de las incidencias capturadas y en caso de observar errores corregirlos.

Jefe del Departamento de Nómina y/o Jefe de Departamento de Sistemas.

Se procesa automáticamente la nómina a través del sistema SAIES, de acuerdo al manual de usuarios del sistema SAIES en el módulo de personal.

Manual de Cálculo de la Nómina Docente Manual de Cálculo de la Nómina Administrativa Manual de usuarios sistema SAIES módulo de personal. Ley Federal del Trabajo Ley del Impuesto Sobre la Renta Ley del Infonavit Ley del IMSS Calendario de corrida de nómina.


101


4 Validar en coordinación con los responsables que participan en el proceso de elaboración de la nómina a fin de verificar que se haya aplicado correctamente.

Jefe del Depto. de Nómina. Jefe del Depto. de Integración de Personal, Oficiales Administrativos y Auxiliares Administrativos del Departamento de Nómina. Jefe del Depto. De Relaciones Laborales.

La verificación la debe realizar: El Jefe del Departamento de Nómina. El Jefe del Departamento de Integración de Personal, Oficiales Administrativos y Auxiliares Administrativos. El Jefe del Departamento de Relaciones Laborales. Si durante la validación se identifica errores u omisiones, se realizan las correcciones pertinentes y nuevamente se genera la prenómina.

Lista de verificación de prenómina. Lista de verificación de prenómina complementaria. Comparativo de nómina administrativa sindicalizada. Cédula de ajustes de descuentos. Aviso de baja de empleados.

5 Generar la nómina. Jefe del Departamento de Sistemas. Jefe del Departamento de Nómina.

Se revisa de manera aleatoria en el sistema SAIES, para asegurarse de que los movimientos de nómina se hayan realizado correctamente.

Nómina electrónica.

6 Afectar contablemente la nómina y elaborar las órdenes de pago y firmarlas.

Jefe del Departamento de Nómina.

Realiza la afectación contable de la nómina, para que todos los movimientos de la misma se registren en la contabilidad de la Universidad. Se imprime un reporte de las órdenes de pago a instituciones externas (INFONAVIT, IMSS, FONACOT, CREDILAND, ETESA, ISR, aseguradoras), préstamos personales, pensiones alimenticias, cuotas sindicales, entre otras. Las órdenes de pago se envían a la Secretaría de Finanzas.

Órdenes de pago Acuse de recibo de Finanzas.

7 Imprimir la nómina por tipos y URES (Unidades responsables).

Jefe del Departamento de Sistemas. Jefe del Departamento de Nómina. Oficial Administrativo.

Se procesa e imprime la nómina por el sistema SAIES y el reporteador Business Objects. Imprime reporte de totales de nómina consolidados para firma del Director de Recursos Humanos.

Reporte de nóminas electrónico y físico por URES.

8 Imprimir los recibos de pago de nómina.

Jefe del Departamento de Sistemas. Oficial Administrativo. Auxiliar Administrativo.

El Jefe del Departamento de Sistemas elabora archivo por tipo de nómina y lo envía al Oficial Administrativo y/o Auxiliar Administrativo para impresión de formato en texto ASCII. Imprime los recibos de pago en original y copia y los envía a la Caja General de la Secretaría de Finanzas y a las coordinaciones administrativas de la UJAT.

Reporte de nóminas electrónico por URES. Recibos de nómina en original y copia.


102


9 Imprimir reporte de conceptos de pago y orden de pago.

Oficial Administrativo y/o Auxiliar Administrativo.

Imprime por medio del reporteador BUSSINES OBJECTS, los reportes de los descuentos identificados con clave del número 50 en delante de los conceptos de nómina. Los reportes se envían a la Secretaría de Finanzas de la UJAT. Se emite un listado de las órdenes de pago contables derivadas de los descuentos debidamente firmado por el Jefe del Departamento de Nómina y se turnan a la Secretaría de Finanzas.

Reporte electrónico de descuentos por conceptos de pago en el Reporteador Business Objects Acuse de recibo de la Secretaría de Finanzas.


103


SERVICIOS MÉDICOS


104

Proceso: Atención médica


Proporcionar la adecuada y oportuna atención médica a los derechohabientes

y sus beneficiarios con base a sus solicitudes, conforme a las disposiciones

contractuales de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco.

II. Alcance

Departamento de Servicios Médicos de la Unidad Central de la Coordinación

General de los Servicios Médicos.


Coordinación General de Servicios Médicos.


La atención de medicina general y odontología será recibida por petición

personal a la recepcionista.

En caso de consulta de medicina especializada la solicitud de atención será

recibida a través de la Hoja de Referencia y Contrarreferencia y Solicitud de

Auxiliares de Diagnóstico.

La información personal deberá ser proporcionada mediante la Credencial

actualizada del Servicio Médico o recibo de pago.

El personal asignado al turno se determinará de forma semanal y quedará

registrado mediante oficio.

V. Normatividad



- Reglamento de los Servicios Médicos de la UJAT.

- Manual de Organización y Funciones de la Coordinación General de

Servicios Médicos.



105


- Comprobante de pago o propuesta de trabajo.

- Guía para la Toma de Signos Vitales.

- Expediente Clínico.

- Registro de Consulta Médica en SAIES.

- Informe Diario de Labores.

- Receta Médica.

- Hoja de Referencia y Contrarreferencia.

- Solicitud de Auxiliares de Diagnósticos.

- Solicitud para Generar Licencia Médica.

- Solicitud de Cirugía.

- Justificante Médico.

VII. Siglas










106

Procedimiento 1: Atención médica

ATENCIÓN MÉDICA

Auxiliar de clínica Médico TratanteRecepcionista

Inicio

1. Recibe la solicitud de atención

médica del derechohabiente

y/o beneficiario

2. Registra la solicitud de atención

médica

3. Realiza y registra la toma de signos

vitales, así como de somatometría y

glucemia capilar en los casos que sea

requerido

4. Solicita al Departamento de Afiliación

de Derechos y Archivo

el expediente clínico del

derechohabiente y/o beneficiario y lo

entrega al Médico Tratante

5. Informa mediante el tablero de

recepción o de forma verbal

al derechohabiente y/o beneficiario de

su turno

6. Recibe e inicia con la atención

médica al derechohabiente

y/o beneficiario

Fin

¿Odontología o

Imagen?No

Sí


107

Desarrollo de actividades: Atención médica


1 Recibir la solicitud de atención médica del derechohabiente y/o beneficiario, y requerir la credencial para validar la acreditación de la vigencia de derechos a los servicios médicos.

Recepcionista. Únicamente se proporcionará la atención médica, cuando se acredita el derecho a los servicios médicos a través de: • Credencial actualizada. • Recibo de pago del periodo de labor inmediato anterior. • Propuesta de trabajo vigente. • Previa autorización por parte del Jefe de Coordinación o Coordinador General. Nota: En los casos de urgencias donde corra peligro la vida, se hará caso omiso a lo anterior y se otorgará la atención médica, incluyendo a los no beneficiarios de esta Institución.

Reglamento de los Servicios Médicos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Comprobante de pago o propuesta de trabajo.

2 Registrar la solicitud de atención médica, de forma digital a través del sistema SAIES y en forma física en el Registro de Consultas Médicas, con el médico tratante correspondiente.

Recepcionista. Solo ésta permitido asignar un turno de atención médica por paciente y solo al término de su consulta podrá solicitar otro turno para la atención con otro médico tratante. Si la solicitud de atención es de consulta de medicina general y especializada, indica al derechohabiente y/o beneficiario que acuda al área de Signos Vitales y continúa en la actividad número 3. Si la solicitud de atención es de consulta odontológica y/o imagen, pasa a la actividad número 4.

Registro de Pacientes en Sistema para Consulta Médica. Registro de Consultas Médicas.

3 Realizar y registrar la toma de signos vitales (frecuencia cardíaca, respiratoria, presión arterial y temperatura), así como de somatometría (peso, talla, cintura, cadera) y glucemia capilar en los casos que sea requerido.

Auxiliar de clínica

En casos de que se detecten signos vitales alterados para la salud del paciente, este será llevado al área de curaciones y se dará aviso inmediatamente al Jefe del Departamento de Servicios Médicos y/o al médico tratante asignado. Es responsabilidad del personal en turno resguardar y mantener debidamente requisitado la Bitácora de Atención Diaria de signos vitales y hacer las anotaciones en ella del o los procedimientos aplicados al paciente.

Guía para la Toma de Signos Vitales. Bitácora de Atención Diaria de Signos Vitales. Ficha de Signos Vitales.

4 Solicitar al Departamento de Afiliación de Derechos y Archivo el expediente clínico del derechohabiente y/o beneficiario y entregarlo al Médico Tratante correspondiente, para su utilización durante la consulta médica requerida.

Recepcionista Para garantizar la confidencialidad del paciente, los expedientes clínicos se deberán entregar únicamente al médico tratante con el que asiste. Es responsabilidad del personal de recepción en turno, solicitar a los médicos tratantes los expedientes clínicos que se encuentren pendientes de devolver para su entrega al Departamento de Afiliación de Derechos y Archivo.

Expediente Clínico.


108


5 Informar mediante el tablero de recepción o de forma verbal al derechohabiente y/o beneficiario de su turno, para que éste pase al consultorio y proceder a iniciar con la atención médica solicitada.

Médico tratante

Si al llamar al paciente a través del tablero de recepción o de forma verbal, este no se encuentra en la sala de espera, se deberá registrar a través del sistema SAIES en la hoja de evolución que se llamó y no se presentó e integrar la información en el expediente clínico y continuar con la siguiente consulta.

Registro de Consulta Médica en SAIES. Expediente Clínico.

6 Recibir e iniciar con la atención médica al derechohabiente y/o beneficiario, para determinar sobre su estado de salud, diagnostico e indicaciones para ayudar a mejorar o prevenir la enfermedad del paciente; debiendo registrar toda la información en el sistema SAIES, así como la actualización del expediente clínico correspondiente.

Médico tratante

Las atenciones médicas diarias se registrarán en el informe diario de labores, debiéndose entregar al final de la jornada laboral a la recepcionista para su archivo y resguardo. Únicamente se deberá diagnosticar, establecer tratamiento y prescribir medicamentos en los formatos autorizados y dentro de la jornada laboral. Enviar a medicina especializada los casos que así lo ameriten. Nota 1: se deberá informar a las autoridades competentes (Coordinador General de los Servicios Médicos y Secretaria de Salud del Estado) en caso de identificar un padecimiento en el derechohabiente y/o beneficiario que sea considerado como enfermedad infecto contagioso. Nota 2: atender, en caso de ausencia del Jefe del Departamento de Servicios Médicos, a los pacientes que acuden por urgencia y determinar su transferencia a medicina especializada, cuando el caso lo requiera.

Reglamento de los Servicios Médicos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Registro de Consulta Médica en SAIES. Expediente Clínico. Informe Diario de Labores. Receta Médica. Hoja de Referencia y Contrarreferencia. Solicitud de Auxiliares de Diagnósticos. Solicitud para Generar Licencia Médica. Solicitud de Cirugía. Justificante Médico.


109

Proceso: Control de expedientes clínicos


Mantener disponible y actualizado los expedientes clínicos de los

derechohabientes y/o beneficiarios, a través del adecuado control de la

vigencia del derecho a los servicios médicos, así como de la gestión de

solicitudes de servicios médicos en forma oportuna.

II. Alcance

Es de aplicación para todos los afiliados a los servicios médicos de la

Universidad Juárez Autónoma de Tabasco, conforme a las disposiciones y

lineamientos establecidos en los reglamentos internos.




Consejo Consultivo Médico, Dirección de Recursos Humanos,

Coordinación de Seguridad Social, Médicos:

Disposiciones y lineamientos para la prestación de la atención médica.

Información de afiliación de derechohabientes y/o beneficiarios.

Información sobre antecedentes y atención médica proporcionada de

afiliados a los servicios médicos.

Trabajadores, Jubilados, Pensionados, Familiares de derechohabientes:

Requerimientos de prestación de servicios médicos.

Información de afiliación a los servicios médicos.

Información de revalidación de los servicios médicos.


110

V. Normatividad





Servicios Médicos.


- NOM SSA1 - 2008, Buenas Prácticas de Almacenamiento,

Acondicionamiento y Distribución de Insumos para la Salud


- Afiliación de Derechohabientes a los Servicios Médicos.

- Alta de Derechos de Servicios Médicos en SAIES.

- Expediente Clínico.

- Expediente de Identificación Administrativo.

- Bitácora de Entrada-Salidas de Expedientes.

- Elaboración de Pases en SAIES.

- Pase de Servicios Médicos.

VII. Siglas


NOM Norma Oficial Mexicana.









111

Procedimiento 1: Control de expedientes clínicos

CONTROL DE EXPEDIENTES CLÍNICOS

Auxiliar de ArchivoJefe de Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos

Inicio

1. Recibe documento de afiliación de derechohabientes

a los servicios médicos

2. Abre el expediente de identificación

administrativo del

derechohabiente, así como el

respectivo expediente clínico del

derechohabiente y/o beneficiario

3. Controla y resguarda los expedientes clínicos de los

derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios

médicos

4. Actualiza los expedientes clínicos de

derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios

médicos por elaboración de pases de servicios médicos

requeridos

Fin


112

Desarrollo de actividades: Control de expedientes clínicos


1 Recibir documento de afiliación de derechohabientes a los servicios médicos; verificar y realizar, de no haber observaciones, el alta de la información en el sistema SAIES. Nota: de encontrarse observaciones en la información se deberá informar a la Coordinación de Seguridad Social para la corrección de la información correspondiente.

Jefe de Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos.

El alta del derechohabiente y/o beneficiario en sistema SAIES se realizara únicamente si la información proporcionada del derechohabiente es validada con la base de datos de la Dirección de Recursos Humanos. Cuando exista la necesidad de realizar alguna modificación (alta, baja o cambio de estatus) del derechohabiente y/o beneficiario con respecto al derecho a los servicios médicos, se deberá realizar la actualización en la base de datos del sistema SAIES.

Afiliación de Derechohabientes a los Servicios Médicos. Reglamento de los Servicios Médicos de la Universidad Juárez Autónoma de Tabasco. Alta de Derechos de Servicios Médicos en SAIES.

2 Abrir expediente de identificación administrativo del derechohabiente, así como el respectivo expediente clínico del derechohabiente y/o beneficiario según sea el caso. Nota: Los expedientes deberán ser archivados en los espacios asignados y orden alfabético.

Auxiliar de Archivo.

Para abrir el expediente clínico se deberá considerar únicamente los siguientes datos: - Nombre del paciente. - Parentesco. - No. de ficha. - Nombre del trabajador. - Adscripción y categoría. Todo expediente clínico se deberá de integrar en el expediente de identificación administrativo del derechohabiente al cual corresponda su afiliación.

Expediente Clínico. Expediente de Identificación Administrativo.

3 Controlar y resguardar los expedientes clínicos de los derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios médicos.

Jefe de Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos. Auxiliar de Archivo.

Las solicitudes de expedientes clínicos deberán ser registradas, sin excepción alguna, por el personal de turno de labor correspondiente en la bitácora de entradas y salidas. Los expedientes clínicos se deberán de encontrar en el expediente de identificación administrativo del derechohabiente al cual corresponda su afiliación.

Expediente Clínico. Expediente de Identificación Administrativo. Bitácora de Entrada-Salidas de Expedientes.

4 Actualizar los expedientes clínicos de derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios médicos por elaboración de pases de servicios médicos requeridos.

Jefe de Departamento de Afiliación y Vigencia de Derechos. Auxiliar de Archivo.

Se deberá verificar de forma trimestral y aleatoria, que los expedientes clínicos se encuentren archivados de forma adecuada y en los lugares asignados. La verificación será realizada por el Jefe de Departamento de Afiliación de Derechos y Archivo.

Elaboración de Pases en SAIES. Pase de Servicios Médicos. Expediente Clínico.


113

Proceso: Entrega de medicamentos y material de curación


Dar respuesta oportuna a los requerimientos de medicamentos de

derechohabientes y beneficiarios del servicio médico, así como de los

materiales de curación para el Departamento de Servicios Médicos, a través de

un trato humano y responsable.

II. Alcance

Aplica para todo el personal del Departamento de Farmacia de la Unidad

Central de la Coordinación General de los Servicios Médicos.




Proveedores de medicamentos:

Información sobre entrega, cantidad, nombre, tipo y presentación de

medicamentos.

Derechohabientes y/o beneficiarios:

Requerimiento de medicamentos.

Unidades Responsables de la UJAT:

Información de afiliación a los servicios médicos.

Solicitud de surtimiento de botiquín.

Departamento Administrativo:

Requerimiento interno de materiales de curación.

Departamento de Servicios Médicos:

Material de curación.


114

V. Normatividad





Servicios Médicos.


- NOM SSA1 - 2008, Buenas Prácticas de Almacenamiento,

Acondicionamiento y Distribución de Insumos para la Salud.


- Hoja de Pedido.

- Factura de proveedor.

- Recepción de Mercancía.

- Listado de Medicamentos.

- Vale de Almacén.

- Recetas médicas internas y externas.

- Oficio de solicitud de botiquín.

- Registro de Salida de Medicamentos.

- Elaboración de Subrogación en SAIES.

VII. Siglas


NOM Norma Oficial Mexicana.









115

Procedimiento 1: Entrega de medicamentos y material de curación

ENTREGA DE MEDICAMENTOS Y MATERIAL DE CURACIÓN

Auxiliar de FarmaciaJefe de Departamento

de Farmacia

1. Elabora y solicita pedido de

medicamentos a proveedores

determinados de la licitación del

ejercicio correspondiente

Inicio

2. Recepciona los medicamentos solicitados a proveedores,

así como el material de curación del Departamento de

Servicios Médicos

3. Acomoda los medicamentos y/o material de curación en el

área de almacén y de dispensación de medicamentos

4. Entrega el material de curación al Departamento de

Servicios Médicos y/o Unidades Responsables (URES) de la

UJAT

5. Entrega y/o subroga medicamentos a derechohabientes y

beneficiarios afiliados a los servicios médicos

Fin


116

Desarrollo de actividades: Entrega de medicamentos y material de curación


1 Elaborar y solicitar pedido de medicamentos a proveedores determinados de la licitación del ejercicio correspondiente.

Jefe de Departamento de Farmacia.

Para elaborar los pedidos de medicamentos se deberá verificar que el listado de medicamentos autorizado se encuentre disponible en la base datos del sistema SAIES. Una vez elaborado el pedido en sistema SAIES, se deberá informar vía telefónica al proveedor de la fecha para proporcionarle la hoja de pedido correspondiente.

Elaboración de pedidos en SAIES. Hoja de Pedido.

2 Recepcionar los medicamentos solicitados a proveedores, así como el material de curación del Departamento de Servicios Médicos.

Jefe de Departamento de Farmacia. Auxiliar de Farmacia.

La recepción de medicamentos se realizará contra Factura y considerando la revisión de los siguientes requisitos: • Que el registro fiscal de la Universidad sea el correcto. • Que las cantidades de artículos corresponda a los solicitados. Los medicamentos se recibirán únicamente si cumplen con los siguientes requisitos: • Fecha de caducidad mayor a 12 meses. • Formula y presentación del medicamento correspondan a lo solicitado. • Empaque y/o caja del medicamento se encuentre en buenas condiciones.

Factura de proveedor. Hoja de pedido. Recepción de Mercancía.

3 Acomodar medicamentos y/o material de curación en el área de almacén y de dispensación de medicamentos.


Almacenar los medicamentos de acuerdo al principio de “Primeras Entradas, Primeras Salidas” (PEPS), es decir colocando los productos nuevos atrás y los ya existentes al frente. Los medicamentos deberá ser acomodados en los estantes en orden alfabético por producto, empezando de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha. Nota: Únicamente los medicamentos que sean acomodados en los estantes del área de dispensación de medicamentos deberán presentar el sello de “Propiedad de la UJAT”.

Listado de Medicamentos.

4 Entregar el material de curación al Departamento de Servicios Médicos y/o Unidades Responsables (URES) de la UJAT.


Los vales de almacén únicamente se recibirá si se encuentran legibles, están debidamente firmados y si el material requerido es de curación.

Vale de Almacén. Oficio de solicitud de botiquín.


117


5 Entregar y/o subrogar medicamentos a derechohabientes y beneficiarios afiliados a los servicios médicos.


Únicamente se realizará la entrega de medicamentos previa acreditación de afiliación a los servicios médicos, mediante credencial o comprobante de pago para validar el número de afiliación a través del sistema SAIES. Para los casos en los que no se cuente con los medicamentos requieridos por el derechohabiente y/o beneficiario, se hará la subrogación correspondiente a la farmacia contratada por la UJAT, pudiendo ser: • Unión. • Estrella. • Fármacos Especializados. • Génesis.

Recetas médicas internas y externas. Registro de Salida de Medicamentos. Elaboración de Subrogación en SAIES.


118

Proceso: Gestión de Recursos Administrativos y Médicos


Prever y gestionar las necesidades y requerimientos de insumos o servicios

médicos, a través de una administración eficaz y eficiente de los recursos

materiales y financieros asignados a la Coordinación General de los Servicios

Médicos.

II. Alcance

Es de aplicación para el personal de las áreas de contabilidad e informática del

Departamento de Administración de la Unidad Central de la Coordinación

General de los Servicios Médicos.




Proveedores, derechohabientes y beneficiarios:

Facturas de servicios otorgados.

Facturas por medicamentos.

Cotizaciones de materiales médicos.

Solicitudes de gastos y reembolsos médicos.

Coordinación General de los Servicios Médicos:

Requerimiento de material médico, oficina y limpieza.

Información de forma de pago de médicos.

V. Normatividad





Servicios Médicos.

- Manual de Normas Presupuestarias.



119


- Cédulas Programáticas.

- Información de gastos del periodo anterior.

- Programa Operativo Anual.

- Solicitud de Materiales.

- Gestión de Pago a Proveedores.

- Gestión de Vale y Reembolsos de Gastos Médicos.

VII. Siglas


POA Programa Operativo Anual.









120

Procedimiento 1: Gestión de Recursos Administrativos y Médicos

GESTIÓN DE RECURSOS ADMINISTRATIVOS Y MÉDICOS

Coordinador GeneralJefe de Administración

Inicio

1. Programa el presupuesto a ejercer en la

Coordinación General de los Servicios Médicos

para el periodo correspondiente

2. Revisa, analiza y valida el

presupuesto programado para

la Coordinación General de los

Servicios Médicos del periodo

correspondiente

3. Gestiona ante las unidades

responsables (URES) de la Universidad,

el presupuesto a ejercer en la

Coordinación General de los Servicios

Médicos

4. Ejerce y controla del programa

operativo anual de la

Coordinación General de los

Servicios Médicos

Fin


121

Desarrollo de actividades: Gestión de Recursos Administrativos y Médicos


1 Programar el presupuesto a ejercer en la Coordinación General de los Servicios Médicos para el periodo correspondiente.

Jefe de Administración.

La programación del presupuesto deberá realizarse dentro de los meses de noviembre y diciembre de cada año. En esta actividad participan el Subjefe de Contabilidad y el Subjefe de Informática.

Cédulas Programáticas. Información de gastos del periodo anterior.

2 Revisar, analizar y validar el presupuesto programado para la Coordinación General de los Servicios Médicos del periodo correspondiente.

Coordinador General.

La validación del presupuesto programado la realizará el Coordinador General de los Servicios Médicos, evidencia de ello será su firma en la documentación correspondiente.

Cédulas programáticas.

3 Gestionar ante las unidades responsables (URES) de la Universidad, el presupuesto a ejercer en la Coordinación General de los Servicios Médicos.


El presupuesto a ejercer deberá ser plasmado mediante un programa operativo anual, y será elaborado una vez recibido el oficio de autorización de presupuesto por parte de la Secretaría de Finanzas.

Programa Operativo Anual (POA). Oficios.

4 Ejercer y controlar del programa operativo anual de la Coordinación General de los Servicios Médicos.


El manejo de los recursos asignados se deberá realizar conforme a las disposiciones y lineamientos presupuestales establecidas en el Manual de Normas Presupuestarias y la normatividad aplicable vigente. La documentación e información del ejercicio de los recursos financieros deberá ser tramitada oportunamente a la Secretaría de Finanzas.

Manual de Normas Presupuestarias. Solicitud de Materiales. Gestión de Pago a Proveedores. Gestión de Vales y Reembolsos de Gastos Médicos.

manual de procesos y procedimientos ...manual de procesos y procedimientos certificados bajo la...

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