manual de project 2007 proyecta2011 ok

8/2/2019 Manual de Project 2007 Proyecta2011 Ok

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MANUAL DE MICROSOFTPROJECT 2007

R. GuadalupeF. I. Povea



PROJECT 2007 Manual de Formación

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CCOONNTTEENNIIDDOO

Capítulo I:Introducción a la gestión de proyectos. ............................. Pág. 5

Capítulo II:Ejecución de programa ................................................... Pág. 13Apertura y almacenamiento de un archivo de proyecto .. Pág. 14 Visualización del proyecto en vistas ................................ Pág. 15 Ajuste de la escala temporal. .......................................... Pág. 16

Capítulo III:Diagramas de Tareas. Dependencia entre tareas ........... Pág. 19

Capítulo IV:Gestión de recursos ........................................................ Pág. 31Utilización de calendarios ................................................ Pág. 35Programación con recursos ............................................Pág. 38

Capítulo V:Gestión de las cargas de trabajo de recursos ................. Pág. 45Programación de las delimitaciones de tareas ................ Pág. 47Aplicación de filtros y ordenación de datos..................... Pág. 49

Capítulo VI:Creación de tablas personalizadas ................................. Pág. 57Creación de informes personalizados ............................ Pág. 60

Capítulo VII:Personalización del Diagrama de Gantt .......................... Pág. 65Creación de barras de herramientas .............................. Pág. 67

Capítulo VIII:Casos Prácticos .............................................................. Pág. 69




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CCaappííttuulloo II:

Introducción a la gestión de proyectos.

Qué es un proyecto. Desarrollo de las partes de un proyecto. Uso de las herramientas de gestión de proyectos.

Diagrama de Gantt. Diagrama de Red.




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MICROSOFT PROJECT 2007 es una aplicación de gestión deproyectos, que nos ayudará a mantener una disciplina constante a lo largo delciclo de vida (Inicio, Diseño, Ejecución, Control y Cierre) de un determinadoproyecto, para que este pueda concluir con la calidad, costo y tiempo previstos.

Antes de ver cómo utilizar esta aplicación es necesario comentaralgunos conceptos que nos pueden ayudar a comprender mejor el uso y lautilidad de una aplicación informática para la planificación de proyectos.

¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Podemos definir un proyecto, como un conjunto de actividades

complejas interrelacionadas, realizadas con criterios diferentes a los habituales,

utilizando recursos de distintas áreas de la organización, reunidos en una organización temporal, dirigidas hacia la consecución de un objetivo claro y

medible .

Un proyecto es un trabajo con un principio y un final identificable.Resumimos de forma esquemática su ciclo de vida, todas las fases de los quese compone un proyecto (desde que surge la necesidad hasta que el proyectofinaliza), como sigue a continuación:

NECESIDADNECESIDAD

REQUISITOS SOLUCIÓN COSTO / VIABILIDAD RIESGO PERSONASNEGOCIO BENEFICIO CLAVES

DEFINIR

SEGUIR EINFORMAR

ORGANIZAR

GESTIONAREXCEPCIONES

PUESTA ENMARCHAREPLANIFICAR

TRABAJOTECNICO

REVISAR

COMPLETAR ELPROYECTO

BENEFICIO - METAS

FEED-BACK

PREPROYECTO

DISEÑO

EJECUCIÓN

CIERRE Y REVISIÓN




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ejemplo para el lugar de vacaciones serían: visitar agencias de viajes,

ver qué lugares están disponibles en una fecha, reservar hotel,... Al identificar las tareas hay que organizarlas jerárquicamente , en lallamada “Estructura de descomposición del trabajo”. Algunas tareas setienen que llevar a cabo de forma secuencial, ya que hasta que no sehagan unas no se pueden realizar otras superiores, pero otras sepueden realizar simultáneamente.

También tenemos que detallar la duración , es decir, el tiempo necesariopara realizar una tarea. Project permite especificar la duración en años,meses, semanas, días, horas o minutos. Normalmente, para estimar laduración de las tareas se tienen en cuenta cuatro aspectos:

1. Información histórica , recogida de otros proyectos similares.

2. Participación de alguien que ya la ha realizado anteriormenteen otras circunstancias.

3. Experiencia de alguien que la ha realizado anteriormente.4. Indeterminación . Cuando no se tiene otra información.

Hitos: Representan la finalización de un grupo de tareas o de una fasedel proyecto. En Project, los hitos suelen tener como duración cero yaque marcan la finalización de un plan. Cada vez que se concluye unatarea se alcanza un hito y cuando se hayan alcanzado todos los hitos

querrá decir que el proyecto se ha concluido. En definitiva un hito noconsume ni tiempo ni recursos.

La Estructura de descomposición de la Organización (EDO), es la base dedatos que tiene el programa para introducir todos los parámetros yespecificaciones necesaria de los recursos que se necesitan para llevar a caboel proyecto.




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Descripción de los componentes de la EDO:

Recursos: En los recursos están incluidas las personas, herramientas,instalaciones o equipos necesarios para realizar las tareas. Además dedetallar los recursos necesarios debemos tener en cuenta la

disponibilidad de los mismos en cada momento. Tipos de Recuros: Los recursos pueden ser de tipo trabajo, los que

trascienden al proyecto, de tipo material que se quedan en el proyecto yde tipo costo.

GESTIÓN DE PROYECTOS

Según el PMI se define la Gestión de Proyectos: Es la aplicación de

conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un

proyecto para satisfacer los requisitos del mismo.

MICROSOFT PROJECT 2007 nos permite de una manera sencilla llevar la

gestión y mantener bajo control todos los elementos anteriormente

mencionados. Gracias a este software de gestión de proyectos podemos:

Ver cómo algún cambio en una parte del proyecto puede afectar al resto.




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Informar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que tienenque hacer y cuándo tienen que hacerlo.

Entre otras cosas que veremos a continuación.

Cómo utilizar Project desde que se decide el objetivo a alcanzar:

Crear un plan realista del proyecto: Gracias a los Asistentes dePlanificación, una vez que se han establecido las tareas a desarrollar ylos recursos con los que se cuenta, se puede aumentar la efectividad delproyecto basándonos en sugerencias y trucos que estos ofrecen.

Gestionar el proyecto y ajustarse a los cambios: Esto lleva consigo elseguimiento de las tareas, si se van realizando como se esperaban, si

hay algún retraso en su finalización,... y también se tiene en cuenta losimprevistos que puede haber.

Comunicación de los resultados del proyecto: Como generalmente sonmuchas las personas que participan en un proyecto, éstas tienen queestar informadas para que puedan trabajar efectivamente. Mediante eluso de los informes, se puede presentar la información necesaria encada caso.

Evaluación del proyecto: Project almacena toda la informaciónrelacionada con las tareas, los costes,... y esta información ayuda arealizar la evaluación final del proyecto. También permite hacersugerencias para proyectos futuros.

Aunque hay muchas herramientas en Microsoft Project que nos puedenayudar en diversos momentos de la planificación y la ejecución de un proyecto,quizás las dos más útiles son el Diagrama de Gantt, que se encarga del

tiempo en el que se programan las tareas , y el Diagrama de Red, que aclara la

relación entre las mismas. Veamos cada uno de ellos más ampliamente.

Diagrama de Gantt: En este diagrama cada tarea está representada poruna barra horizontal, y se sitúan a lo largo de un período de tiempollamado escala temporal , de forma que la longitud de cada barracorresponde al tiempo que se tiene estimado para cada tarea. Tambiéna través del diagrama de Gantt podemos ver la relación entre tareas,cuando varias barras horizontales se unen entre sí indicando que unatarea es inmediatamente posterior a otra y se tiene que realizar cuandohaya terminado la anterior.




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Diagrama de Red: Este diagrama nos interesa en el caso de quequeramos comprobar las relaciones de las tareas y no tanto su duración.En el diagrama de red las tareas están representadas por recuadros,llamados nodos , que contienen información de las mismas, y cuandovarias tareas están relacionadas, bien porque una vaya inmediatamentedespués de otra bien porque una dependa de otra, se unen por líneas.

TareasLínea de

Vinculo

Barras de

Gantt

Escala

Temporal




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CCaappííttuulloo IIII:

Ejecución del programa.

Apertura y almacenamiento de un archivo deproyecto.

Visualización del proyecto en vistas.

Ajuste de la escala temporal.




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EJECUCIÓN DEL PROGRAMA

Una vez vistos algunos aspectos teóricos vamos a ver cómo se ejecutael programa MICROSOFT PROJECT 2007.

1. Desplegamos el Botón INICIO.2. Vamos hasta la opción PROGRAMAS.3. Seleccionamos MICROSOFT OFFICE.4. Elejimos MICROSOFT OFFICE PROJECT 2007

APERTURA Y ALMACENAMIENTO DE UN ARCHIVO DE PROYECTO

Cuando tenemos abierto el programa MICROSOFT PROJECT, siqueremos abrir un archivo existente, tenemos que desplegar el Menú Archivo y elegir la opción Abrir o pulsar el icono de la barra de herramientas que mepermite abrir los archivos.

Tras esto nos aparece la siguiente ventana

En esta ventana elegiremos dónde está el archivo que queremos abrir,en el cuadro Buscar en , y después seleccionaremos el archivo en cuestión ypulsaremos el botón Abrir .




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Al abrir un archivo podemos ver lo que éste contiene así como hacercambios. Una vez hechos los cambios pertinentes debemos guardar el archivo,y para ello tenemos dos opciones:

a) Guardar los cambios hechos en el archivo usando el nombreexistente. Para ello tan sólo tenemos que pulsar el botón Guardar dela barra de herramientas:

O desplegar el Menú Archivo y elegir la opción Guardar.

b) Guardar los cambios hechos pero con un nombre distinto. Para estodebemos desplegar el Menú Archivo y elegir la opción Guardar

como...

VISUALIZACIÓN DEL PROYECTO

Cuando trabajamos en PROJECT 2007, podemos elegir la forma en laque deseamos ver e introducir información en nuestro proyecto. Por defecto lavista que siempre aparece es la de Diagrama de Gantt, en la que a la izquierdase muestra la tabla de entrada de información y a la derecha, el diagrama deGantt, mencionado en la primera parte, que organiza las tareas previstas en

una escala temporal.

Project nos proporciona tres categorías de vistas cada una de las cualesmuestra información del proyecto de forma distinta:

1. Vista de hoja : Es muy útil cuando tenemos que introducir muchainformación de tareas y recursos de una vez ya que la presenta en unformato de filas y columnas.

2. Vista gráfica y de diagrama : Esta vista nos viene muy bien cuandotenemos que presentar una información visual sin tantos detalles.

3. Vista de formulario : Debemos utilizar esta vista cuando queramosexaminar detalladamente la información de una tarea o recursodeterminado.

Todas estas vistas se pueden mostrar en un formato individual (unaúnica hoja, diagrama, gráfico o formulario) o combinado (como es el caso delDiagrama Gantt, que combina la tabla de entrada, que es una hoja, y el

diagrama de Gantt que es una vista).




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Podemos seleccionar hasta 26 vistas que nos ofrece Project a través delMenú Ver y elegir la opción Barra de Vistas o de la Barra de Vistas situada ala izquierda de la ventana de aplicación de Project. Algunas de las vistas másutilizadas las detallamos a continuación:

CalendarioCalendario mensual que muestra lastareas y sus duraciones.

Diagrama de GanttLista de tareas e informaciónrelacionada y un diagrama que muestralas tareas y sus duraciones.

Diagrama de RedMuestra todas las tareas y susdependencias.

Uso de tareasLista de tareas y recursos para cadatarea.

Gantt de seguimientoNos permite comparar la programaciónde la línea base con la programaciónactual.

Gráfico de recursosNos muestra la información de unrecurso individual o en grupo a lo largodel tiempo.

Hoja de recursosNos permite introducir y editarinformación sobre recursos en unformato similar al de una hoja decálculo.

Uso de recursosMuestra las tareas que están agrupadasen cada recurso.

Más vistasMuestra una lista con todas las vistasdisponibles.

En muchas ocasiones la vista elegida no nos permite ver la totalidad dela información que ésta tiene, por eso tenemos que saber cómo movernos porlas diferentes vistas. Para ello tenemos barras de desplazamiento en lamayoría de los casos, las teclas del cursor o la tecla TAB para desplazarnosentre los campos o cuadros de una vista, o ya más concretamente, en elFormulario de tareas podemos utilizar los botones anterior y siguiente para

desplazarnos en la lista de recursos o tareas, de uno en uno. También se




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puede ir a un punto concreto del proyecto desde el Menú Edición en la opciónIr a.

AJUSTE DE LA ESCALA TEMPORAL

Para realizar ajuste rápido en la escala temporal, disponemos en la barrade herramientas de los botones Alejar y Acercar.

¿Qué cambios podemos conseguir?

Si en la escala temporal intermedia aparece el primer día de unasemana, y por tanto en la escala temporal inferior aparecen los días dela semana, al pulsar Acercar, en la escala intermedia aparecen los díasy en la inferior incrementos de seis horas.

Si en la escala temporal intermedia aparece el primer día de unasemana, y por tanto en la escala temporal inferior aparecen los días dela semana, al pulsar Alejar, en la escala intermedia aparecen los mesesy en la inferior incrementos de tres días.

Aunque para realizar ajuste en la escala temporal con el objetivo dehacer un informe personalizado, es más operativo realizar los cambios en elmenú Formato + Escala temporal, apareciendo en nuestra pantalla la ventanaque aparece a continuación:




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Vemos que Microsoft PROJECT 2007 dispone de tres niveles que podemosmostrar en las opciones de escala temporal, y posteriormente, eligiendo lasdistintas solapas de (nivel superior, nivel intermedio y nivel inferior), podemos

personalizar la vista que nos resulte más conveniente para el proyecto encuestión.




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CC

aa

pp

ííttuu

lloo

IIIIII:

Diagramas de tareas. Dependencia entre tareas.

Inicio de la programación de un proyecto. Introducción de tareas y duraciones.

Edición de la lista de tareas.

Introducción de tareas repetitivas. Creación de un esquema. Descripción de las dependencias entre tareas.

Descripción del tiempo de posposición y de adelanto.

Camino Crítico.




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INICIO DE LA PROGRAMACIÓN DE UN PROYECTO

Como ya hemos indicado en apartados anteriores, a la hora deprogramar un proyecto con PROJECT 2007 tenemos que tener una ideageneral de cómo vamos a plantear la planificación de nuestro proyecto, en loque respecta a las tareas que se han de realizar, la duración estimada de lasmismas y los recursos con los que contamos parta llevar a cabo la ejecucióndel proyecto.

Para iniciar un proyecto en PROJECT 2007, abrimos el programa y nosaparece un proyecto en blanco en el que podemos empezar a introducir lainformación del proyecto.

Lo primero que debemos realizar es establecer las variables de entornodel proyecto en:

HERRAMIENTAS + OPCIONES

Vamos pasando por todas las solapas de este formulario y elegimos losdistintos parámetros para trabajar en el proyecto.




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El siguiente paso para la planificación de un proyecto, es introducir lafecha de comienzo del proyecto que aprece en:

PROYECTO + INFORMACIÓN DEL PROYECTO

sólo tenemos que desplegar la flecha que aparece en el formulario deesa opción y elegir del calendario que se abre, el mes, año y día. Si nointroducimos ninguna fecha de comienzo o fin, Project utilizaráautomáticamente la fecha actual como fecha inicial de la programación que seestá creando. La fecha de fin la calculará Project dependiendo de lainformación que introduzcamos referente a las tareas y recursos.

También podemos programar un proyecto basándonos en una fechafinal creando lo que se conoce como programación hacia atrás . De esta formaa partir de la fecha final, conocida, se calcula la fecha en la que debe comenzarel proyecto para poder terminar en la fecha establecida. No es recomendableutilizar esta última opción.

Otras informaciones como los objetivos o el responsable del proyecto laspodemos detallar en la opción Propiedades del Menú Archivo, en la solapa

Resumen.




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• En el cuadro Título, pondremos el título del proyecto.

• En Comentarios, podemos escribir el objetivo del proyecto.• En Autor, escribimos el nombre de la persona que realiza el proyecto.• En Comentario, debemos de poner los objetivos del proyecto.

Una vez realizado esto guardamos los cambios, no para acabar de realizarel proyecto sino para que no haya peligro de pérdida del trabajo realizado.

INTRODUCCIÓN DE LAS TAREAS Y DURACIONES

Tras haber determinado cuál es el tiempo de inicio y algunaspropiedades del proyecto ya podemos comenzar a introducir las tareas arealizar y la duración de las mismas.

Las tareas las introduciremos en la columna Nombre de Tarea de latabla de entrada de la vista Diagrama de Gantt. Cada una de las tareas estáidentificada por un número que se va escribiendo automáticamente a medidaque vamos introduciendo las tareas. Tras introducir una tarea pulsamos INTROy podemos incluir una tarea nueva, así sucesivamente hasta que hayamosescrito todas las tareas a realizar.




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Las duraciones las vamos escribiendo en la columna duración de la tablade entrada del Diagrama de Gantt. Estas duraciones las podemos especificaren período laborable (limitado por las horas del día y el número de días en losque los recursos trabajan) o tiempo transcurrido (que incluye períodoslaborables y no laborables basados en un día de 24 horas y en una semana de7 días). Como duración predeterminada aparece 1 día, si queremos modificarlasimplemente tenemos que introducir el número, referente a la cantidad detiempo, y la unidad del mismo siguiendo el siguiente esquema:

m minutoh hora

d días semanams mesa añomt minuto transcurridoht hora transcurridadt día transcurridost semana transcurridamt mes transcurrido

at año transcurrido

Así, si queremos indicar que la duración es de 3 semanas, tendremosque escribir en duración 3s.

Para introducir un hito, tan sólo debemos introducir la tarea y en elcampo duración introducir el valor de cero días. En el diagrama de Gantt,aparecerá el hito representado con un rombo (♦), por defecto, aunquepodemos elegir otro símbolo en el menú Formato Estilo de barras.

Para introducir sucesivamente cada tarea y su duración podemosescribir la tarea, pulsar TAB (tabulador) y escribir a continuación la duración dela misma.

Una vez detalladas una serie de tareas quizás tengamos que hacermodificaciones como: introducir tareas nuevas, eliminar o desplazar algunas delas introducidas. Para ello procederemos de la siguiente forma:

Introducir tareas nuevas: Teniendo en cuenta que la nueva fila enblanco para introducir esta nueva tarea aparecerá sobre la fila en la




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que estemos en el momento de insertarla, debemos colocarnos en lafila adecuada y a continuación desplegar el Menú Insertar y elegir laopción Nueva tarea, o bien, pulsar la tecla Insert tantas veces comotareas queramos insertar.

Eliminación de tareas

: Para ello seleccionamos las tareas a eliminara través de su identificador, cuadro gris. Una vez seleccionadaelegimos la opción Eliminar del Menú Edición. Cuando una tarea seelimina la lista de tareas es renumerada. Microsoft PROJECT 2007,te avisa con dos opciones antes de eliminar una tarea, y son: 1ªBorrar sólo el contenido de la celda de Nombre de tarea. 2ª Eliminartoda la tarea.

Desplazar tareas

: Para mover una tarea a otra posición pulsamos el

identificador de la tarea a mover y manteniendo el puntero del ratónsobre éste arrastramos hasta la posición nueva. También se puedenutilizar los botones Cortar y Pegar de la barra de herramientas.

En ocasiones a la hora de preparar un proyecto tenemos que introducirtareas que se van a repetir muchas veces a lo largo del mismo, comoreuniones semanales, informes o inspección del proyecto quincenal,... esto eslo que en Project se conoce con el nombre de Tareas repetitivas. En estoscasos no vamos a escribir una tarea todas las veces que nos haga falta sino

que vamos a utilizar las herramientas que tiene el programa para este tipo detareas.

Para introducir una tarea repetitiva nos situamos en el campo nombre dela última tarea introducida, desplegamos el Menú Insertar y elegimos Tarearepetitiva. En este momento nos aparece una ventana como la que sigue:




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En esta ventana indicaremos el nombre de la tarea, la duración de lamisma, cuándo va a tener lugar (diariamente, semanalmente, mensualmente,anualmente), qué día de la semana y cuántas veces se tiene que repetir a partirdel día en el que comience.

Una vez indicada toda esta información pulsamos ACEPTAR. Podemoscomprobar que en la lista de tareas ha aparecido una nueva que a su izquierdatiene un símbolo que indica que es una tarea repetitiva.

CREACIÓN DE UN ESQUEMA

Un esquema organiza la lista de tareas en grupos, estando cada grupoencabezado por una tarea de resumen que describe brevemente lassubtareas que de ella parten. Cuando una tarea se convierte en tarea de

resumen, la duración, fecha de comienzo y fin y la programación de costocambian para resumir la información de las subtareas. Para crear y mostrar unesquema se utilizan los botones de esquema que se encuentran en la barra deherramienta de Formato, en las vistas de Diagrama de Gantt, Hoja de Tareas yUso de Tareas. Estos botones son los que aparecen a continuación:

Anular SangríaTransforma una tarea en otratarea de nivel superior.

Barra de Tareas Repetitivas




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Aplicar SangríaTransforma una tarea ensubtarea, creando una tarea deresumen por encima.

Mostrar SubtareasMuestra el contenido de latarea resumen.

Ocultar TareasOculta el contenido de la tarearesumen.

Ocultar asignacionesEn la vistas de uso de recursosy Uso de tareas, muestra lasasignaciones de recursos.

Mostrar todas las Subtareas

Muestra todas las subtareas del

esquema.

Para crear subtareas simplemente tenemos que seleccionar las tareasconcretas a transformar y pulsar el botón Aplicar Sangría. Lo mismo, pero conel botón Anular Sangría, si queremos cambiarlas a un nivel superior.

Para mostrar y ocultar subtareas de una tarea resumen, seleccionamosla tarea resumen en cuestión y pulsamos los botones Mostrar Subtareas yOcultar Tareas respectivamente. Igualmente haremos con el botón Mostrartodas las Subtareas.

Nota

: Cuando eliminamos una tarea resumen, se eliminan todas las subtareasque se encuentran dentro de ella.

A medida que hemos ido introduciendo tareas, hemos visto que a laizquierda aparecían unos números de identificación de las tareas, pues bien, alcrear subtareas estos números también varían acoplándose al esquema creadoy siguiendo el siguiente orden:

DEPENDENCIAS ENTRE TAREAS

Tarea de resumen

Subtareas




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Cuando en un principio elaboramos la lista de tareas, éstas se disponendé tal forma que pueden indicar el orden de sucesión de las mismas, pero encuanto al momento de comenzar, todas están, por defecto, preparadas paraempezar al mismo tiempo. PROJECT 2007 puede crear dependencias entretareas de forma que se pueda diferenciar si dos tareas comienzan al mismotiempo o una comienza al finalizar otra, .... La tarea que tiene que comenzar oterminar antes de que otra pueda comenzar se llama predecesora y la tareaque depende de ésta se llama sucesora.

La dependencia de tareas reduce o alarga la duración de la planificacióndel proyecto, veamos en qué consisten los cuatro tipos de dependencias ycómo afectan a esa duración:

Dependencia Fin a comienzo:

Es la más utilizada. El final de una

tarea marca el principio de otra. Aumenta la duración del proyecto.

Dependencia Comienzo a comienzo:

Las tareas comienzan a la vez.Reduce la duración ya que las tareas se solapan.

Dependencia Fin a fin:

Las tareas finalizan a la vez. Reducen laduración.

Dependencia Comienzo a fin:

Es la menos utilizada ya que elprincipio de una tarea marca el final de otra.

A

B

A

B

A

B

A

B




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Para vincular tareas seleccionamos las tareas a vincular y pulsamos elbotón Vincular tareas de la barra de herramientas.

En el caso que queramos vincular tareas no contiguas tenemos queseleccionarlas con la tecla CONTROL pulsada a la vez.

Para desvincular tareas, seleccionamos las tareas que queramosdesvincular y elegimos el botón Desvincular tareas que también loencontramos en la barra de herramientas.

Si no indicamos el tipo de vinculación, se hará por defecto unaDependencia de Fin a Comienzo. En el caso de que queramos cambiar estadependencia por otra de las arriba indicadas, pulsamos dos veces en la línea

de vínculo, de la dependencia que queremos modificar, y nos aparecerá laventana Dependencia entre tareas. En esta ventana indicaremos en el cuadroTipo el tipo de dependencia que nos interesa y pulsamos el botón ACEPTAR.

Línea de vínculo




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En esta ventana también podemos cambiar el tiempo de posposición yel tiempo de adelanto. El primero de ellos retrasa el inicio de la tareasucesora, con lo que se aumenta la duración del proyecto. En el caso del

tiempo de adelanto, se desplaza hacia atrás, se adelanta, la tarea sucesora,con lo que se reduce la duración del proyecto. Por ejemplo, si tenemos dos

tareas con dependencia de fin a comienzo y ponemos el tiempo de adelanto de

1 día, las dos tareas se solapan en un día, ya que el último día de la

predecesora es el primero de la sucesora. En cambio si ponemos el tiempo de

posposición de 1 día, habrá un día entre el fin de la predecesora y el comienzo

de la sucesora.

Ambos tiempos se especifican en el cuadro tiempo de posposición,

poniendo con un número negativo el tiempo de adelanto y con un númeropositivo el de posposición.

IDENTIFICACIÓN DEL CAMINO CRÍTICO

El camino crítico lo forman las tareas que son críticas para la duracióndel proyecto. Tareas críticas son aquellas que no tienen margen de demora, esdecir, que no pueden sufrir ningún cambio en su fecha de inicio sin que tenga

repercusión en la duración total del proyecto.

Para ver el camino crítico tenemos que formatear la programación delproyecto, para ello vamos a utilizar el Asistente para Diagramas de Gantt, quepermite seleccionar diferentes opciones de formato de este Diagrama.

Una vez formateada la programación, las tareas críticas aparecerán en

color rojo mientras que las que no lo son lo harán en azul. A medida que

Tiempo de posposición de un día




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hagamos modificaciones para ajustar las duraciones de estas tareas, el caminocrítico se irá actualizando.

Todo lo que hemos visto hasta ahora acerca de la dependencia de las

tareas y sus duraciones lo podemos ver también bastante detallado en elFormulario de tareas, mostrándose éste como una vista individual o combinadasegún nos interese más. Esto último lo podemos indicar en la Barra de Vistas en la opción Más vistas.




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CCaappííttuulloo IIVV:

Gestión de recursos.

Asignación de recursos. Coste de los recursos.

Utilización de calendarios.

Creación de un nuevo calendario base. Asignación de recursos a diferentes calendarios bases. Creación de perfiles de trabajo.

Programación con recursos.

Visualización de las cargas de trabajo de recursos yasignaciones de tareas.

Resolución de conflictos de recursos.




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GESTIÓN Y PROGRAMACIÓN DE RECURSOS

Los recursos son las personas, lugares y elementos necesarios pararealizar una tarea. Se pueden planificar proyectos sin la asignación derecursos.

ASIGINACION DE RECURSOS

Cada tarea de un proyecto necesita tener asignados todos los recursosnecesarios para llevarla a cabo. PROJECT 2007 considera tres tipos derecursos, los recursos materiales, los recursos de trabajo y los recursos tipocosto. Los nombres de recursos pueden ser genéricos o específicos en susdescripciones. Un recurso que realiza labores administrativas puede llamarse

<<auxiliar administrativo>> o <<Juan Pérez>>.

Cuando se incorpora un recurso de trabajo en un proyecto, se introducepor omisión una unidad o 100%, en el campo Capacidad Máxima del recurso;por omisión las unidades de recursos se muestran como porcentajes; tambiénpuede mostrar las unidades de recursos en decimales.

Cuando incorporamos un recurso material debemos de especificarlo enla columna tipo y a continuación definir la etiqueta de material del recurso como

por ejemplo m2

, Ud.

Cuando introducimos un recurso tipo costo que es nuevo en Project2007, debemos especificarlo en la columna tipo.

Él número máximo de unidades puede aumentar o disminuir. No se debeasignar a una tarea más unidades de un recurso de las disponibles en unproyecto.

Pulsando el botón Asignar recursos, en la barra de herramientasestándar, nos aparecerá la siguiente ventana:




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Para introducir los recursos en la hoja de recursos, en la barra de menúVer, pulse la opción Hoja de recursos:

Donde se añadirá los recursos del proyecto, quedando de la siguientemanera:




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ASIGNACION DE UNA UNIDAD DE RECURSO

Siguiendo los pasos anteriores, pulsando sobre el botón de la barra deherramientas Asignar Recursos, donde podremos asignar cada unidad a cadarecurso: Pulsando sobre la columna de Unidades tendremos la opción deasignar la unidad correspondiente, como se ve en la siguiente figura:

ASIGNACION DE VARIOS RECURSOS

Como hemos dicho anteriormente, una tarea puede requerir más de unrecurso para realizar un trabajo. Para seleccionar varios recursos,mantendremos pulsada la tecla <<control>> y vamos haciendo clic con el botónizquierdo sobre los que interesen asignar.




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INTRODUCCION DE DETALLES DE LOS RECURSOS

Los detalles de los recursos ofrecen información adicional sobre unrecurso y pueden introducirse en la Hoja de recursos ó en el cuadro de diálogoInformación del recurso.

Para poder introducir la información, haremos doble clic con el botónizquierdo sobre cualquiera de los recursos de la ventana Asignar recursos.

1. Solapa General: Donde podremos introducir información como él número deunidades disponibles, su dirección de correo electrónico, etc.

2. Cambiar calendario laboral: En la cual podremos indicar el horario de cadarecurso.

3. Solapa Costos: En Microsoft Project existen dos tipos de costos:

A. Costos de recursos: Nos van a permitir cambiar la tasa a lo largo de laduración del proyecto.

B. Costos Fijos: Se usan cuando la tarea en si tiene un costo asociado.




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Al introducir información sobre los costos, se pueden crear presupuestosde proyecto y analizar costos, así como identificar posibles salidas depresupuesto.

Cada recurso o tarea puede tener asociado un costo, como una tarifapor una hora, un salario anual o el alquiler de un equipo. También podemosutilizar los costos por uso: Se pueden definir como los costos asociados aun recurso o una tarea que se cargan una sola vez, independientemente dela duración de la tarea o él número de unidades asignadas.

4. Solapa Notas: Nos permiten guardar información adicional sobre el recurso.

5. Solapa Campos Pers. (Campos personalizados): Nos indica los campos delprograma que están ocupados por determinada información del recurso.

UTILIZACION DE CALENDARIOS

Usando los calendarios, se puede determinar cuando trabajan y cuandono lo hacen, los recursos de un proyecto. Con esta herramienta podremos:

1. Cambiar el periodo laborable y no laborable en el calendario estándar.




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2. Cambiar el periodo laborable y no laborable en el calendario de recursos.

3. Crear nuevos calendarios base.

4. Asignar calendarios base distintos a los recursos.

En Ms Project se dispone de tres tipos de calendarios:

Calendarios base: Van a definir los días laborables y la jornada laboralde un proyecto o un conjunto de recursos.

Calendarios de recursos: Definen los días laborables y la jornada laboralde un recurso específico.

Calendarios de la actividad.

Nota: Los calendarios de recursos se actualizan automáticamente al cambiar elcalendario base asignado al recurso.

Para ver las opciones por omisión, en la barra de menú Herramientas,clic en Opciones, y pulsamos la ficha <<Calendario>>.




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En ella, podremos modificar el comienzo de la semana, de cuantashoras laborales consta, la hora de entrada, etc.Para realizar cambios del horario local, en la barra de menú Herramientas,seleccionaremos la opción <<Cambiar Calendario Laboral>>




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En esta ventana podremos modificar el tipo de calendario, definir elhorario laborable, no laborable, e incluso las horas asignadas para cadaproyecto.

Para editar un calendario de recursos, tendremos primero queseleccionar el nombre del recurso deseado; posteriormente haremos doble cliccon el botón izquierdo sobre dicho recurso, donde nos aparece la siguienteventana:




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O bien, en el menú Herramienta opción Cambiar calendario laboral, podemos seleccionar, en la ventana Para , en la cual aparece por defectoEstándar (Calendario del proyecto), el recurso al cual deseamos cambiar elcalendario.

En ella, se podrá hacer modificaciones sobre el horario del recurso,

periodo de vacaciones, etc.

PROGRAMACION CON RECURSOS

A medida que avanza la planificación de una programación de unproyecto, se realizan ajustes para reflejar el alcance del proyecto, lasasignaciones, etc. Se podrán realizar:

1. Cambiar la configuración del tipo de tarea para controlar como afectan losrecursos a las asignaciones de tareas.




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Una vez tenemos visible la ventana, podrá modificar las diferentesopciones, como el nombre del recurso, el comienzo, la duración, etc.

Creación de Perfiles: Cuando se asigna un recurso a una tarea, el trabajototal de la tarea se distribuye por omisión uniformemente a lo largo de latarea; a esto se le llama Perfil Uniforme.

Los perfiles permiten asignar fechas de comienzo, de fin, de horas de

trabajo de un recurso de una tarea. La siguiente tabla nos describe cadauno de los perfiles preestablecidos.

Patrón del Perfil Descripción

UniformeÉl número de horas de trabajo se distribuyeuniformemente a lo largo de la duración de latarea.

CrecienteÉl número de horas por periodo de tiempo esbajo al principio y se incrementa gradualmentehasta un 100% hacia el final de la tarea.

Decreciente

Él número de horas por periodo es de un

100% hacia el principio de la tarea y disminuyegradualmente hacia el final del proyecto.

Indicador de Perfil




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Dos picosÉl número de horas por periodo de tiemposube 2 veces al 100% a lo largo de la duraciónde la tarea.

Pico inicial

Él número de horas por periodo de tiempo

sube al 100% en el primer cuarto de laduración de la tarea.

Pico FinalÉl número de horas por periodo de tiemposube al 100% en él ultimo cuarto de laduración de la tarea.

CampanaÉl número de horas por periodo de tiemposube al 100% hacia la mitad de la duración dela tarea.

Campana achatada

El número de horas por periodo de tiemposube al 100% hacia la mitad de la duración dela tarea. La diferencia con la Campana

consiste en que los porcentajes inicial y finalson más altos.

Al trabajar con perfiles de trabajo, hay que tener presente:

Una vez aplicado un perfil especifico, al añadir nuevos valores detrabajo total, sé reaplica automáticamente el patrón de perfil poromisión. Los nuevos valores de trabajo de la tarea son distribuidosprimero a lo largo de un periodo de tiempo afectado y luego seasignan nuevos valores de trabajo a los recursos de la tarea.

Si se cambia la fecha de comienzo de una tarea ó un recurso, el perfiles aplicado de nuevo basándose en la nueva fecha. Se redistribuyentodos los valores de trabajo.

Si se cambia la duración de una tarea, el perfil es alargado paraincluir el periodo de tiempo añadido.

Si se edita manualmente un valor de trabajo, el perfil ya no es

aplicado. No obstante, se puede volver a aplicar un perfil pararedistribuir los valores de trabajo.

Si se ha introducido información sobre el trabajo actual de una tareaó recurso, los cambios del trabajo total o restante son redistribuidossobre los valores de trabajo restante, no del trabajo actual.




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Valores de

trabajo

Asignaciones derecursos de una

tarea

Indicador

de perfil

Nueva distribución de los valores de

trabajo




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CCaappííttuulloo VV:

Gestión del trabajo de recursos.

Programación de las delimitaciones de tareas.

Aplicación de filtros y ordenación de datos.




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GESTION DE LAS CARGAS DE TRABAJO DE RECURSOS

En esta sección se podrá realizar:

Ver las cargas de trabajo de recursos.

Localizar sobreasignaciones de recursos.

Usar la opción “redistribución de recursos” para resolversobreasignaciones.

Resolver las sobreasignaciones de recursos por otros métodos.

Al asignar recursos a las tareas de un proyecto, pueden darse conflictosen los recursos. Un conflicto de recursos se produce cuando un recurso estaprogramado para realizar mas de un trabajo del que se puede llevar a cabo enel periodo laborable disponible.

Una vez identificados los conflictos de recursos, es necesario analizar laprogramación y tomar decisiones respecto a la forma de resolver conflictos.

Con Microsoft Project, podemos identificar rápidamente los conflictos de

recursos usando varias vistas diferentes. Los conflictos se identificandestacando la información del conflicto en rojo y mostrando un indicador deredistribución.

Visualización de las cargas de trabajo de recursos y asignaciones de tareas.

La visualización de las cargas de trabajo de recursos nos van a ayudar aidentificar hasta que punto un recurso esta sobrecargado ó infrautilizado. Lainformación obtenida al ver las cargas de trabajo ayuda a resolver conflictos derecursos dentro de una programación.

La barra de herramientas Administración de recursos nos ofreceherramientas para resolver este tipo de problemas, así también como paraasignar recursos.

BOTON NOMBRE DEL BOTON DESCRIPCION

Vista Asignación de recursosConsta de la vista Uso de recursos en laparte superior y la vista Gantt deredistribución en la parte inferior.

Vista Entrada de tareaConsta de la vista Diagrama de Gantt enla parte superior y vista formulario en laparte inferior.




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Ir a la sobreasignación siguienteSe desplaza a la siguientesobreasignación.

Asignar recursosAbre el cuadro de dialogo Asignarrecursos.

Compartir recursos Muestra el cuadro de dialogo, Compartirrecursos, en el que pueden ponerserecursos a disposición de otros proyectos.

BOTON NOMBRE DEL BOTON DESCRIPCION

Actualizar Fondo de recursosActualiza el fondo de recursos delproyecto.

Renovar Fondo de recursosRenueva el fondo de recursos.

Libreta de DireccionesMuestra la libreta de direcciones decorreo electrónico para localizar recursos.

Detalles del recursoMuestra el cuadro de dialogoPropiedades para el recursoseleccionado.

Que utilizan el recursoFiltran las tareas de un recurso con elfiltro.

Ayuda para la distribuciónMuestra un conjunto de procedimientospara redistribuir recursos.

Localizar sobreasignaciones de recursosLo podemos realizar en cualquier vista de recursos. Pulsaremos el botón Usode recursos y seguidamente el botón Ir a la tarea seleccionada.

Indicador de redistribución que muestra que el recurso

del arquitecto esta sobreasignado




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Usar la opción “redistribución de recursos” para resolversobreasignaciones.

La redistribución es una estrategia usada para resolver lassobreasignaciones de recursos, retrasando o dividiendo las tareas. Lassobreasignaciones de recursos pueden ser redistribuidas por la aplicación:Project examina las sobreasignaciones estudiando las dependencias, el tiempode demora, las fechas, prioridades, etc, y determina si una tarea puede serretrasada o dividida para resolver un conflicto de recursos.

Para realizar esta acción, nos iremos a la barra de menú Herramientas yseleccionaremos la opción Redistribuir Recursos.

Resolver las sobreasignaciones de recursos por otros métodos.

La redistribución de recursos con la herramienta que nos facilita elprograma “redistribuir recursos”, puede producir ajustes no deseados en laprogramación ó soluciones que no resultan prácticas para un proyecto enparticular. Cuando esto sucede, pueden usarse otras técnicas de programaciónpara resolver las sobreasignaciones de los recursos como por ejemplo, usandola vista de “administración de recursos” y seleccionando el iconocorrespondiente a “vista asignación de recursos”. Aparece la pantalla que siguea continuación




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En la parte superior tenemos la vista “Uso de recursos” y en la inferior lavista “Gantt de redistribución”.

Con esta vista podemos valorar, más asertivamente, los siguientes puntos:

1. La razón de la sobreasignación.

2. El presupuesto del proyecto.

3. La disponibilidad de los recursos.

4. La flexibilidad de las tareas.

5. Cuales serían los ajustes más aceptables para el proyecto.

La forma para conseguir llevar a cabo una resolución óptima será:

1. Incrementar la capacidad máxima del recurso: Al incrementar las

unidades de un recurso, se reduce él número de horas que necesitatrabajar cada unidad del recurso de la tarea.

2. Reprogramar la tarea que ha creado la sobreasignación: Se puederetrasar el comienzo de una tarea hasta que se disponga de un recursoó poder dividir la tarea.

3. Añadir horas extras: Al añadir horas extras, el trabajo es programado porencima del horario laboral de un recurso, pero no se añade trabajoadicional. La asignación de horas extras reduce la duración de unatarea.




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4. Ajustar las dependencias ó delimitaciones una tarea: La modificación delas dependencias entre tareas puede suprimir el solapamiento entretareas que usan el mismo recurso.

5. Suprimir el recurso si no es importante para la tarea: Eliminar un recursode una tarea puede cambiar la duración de la misma. El trabajoasignado al recurso eliminado es redistribuido entre los restantesrecursos asignados a la tarea.

PROGRAMACION DE LAS DELIMITACIONES DE TAREAS

En el transcurso de un proyecto, pueden aparecer situaciones en las que

es necesario comenzar ó terminar tareas en una fecha exacta ó aproximada.Cuando se impone una limitación de una fecha de comienzo ó fin de una tarea,disminuye la capacidad de esa tarea para adaptarse a cambios en laprogramación.

Si un proyecto esta programado para una fecha de comienzo, alintroducir una tarea, se le asigna por omisión una delimitación <<Lo antesposible (LAP)>>. La tabla siguiente describe los tipos de delimitaciones ycuando son flexibles:

Delimitación Descripción Es flexible

Lo antes posibleLa tarea comienza lo antesposible, basándose en otrasdelimitaciones.

Todos los proyectos.

Lo mas tarde posibleLa tarea comienza lo mastarde posible, basándose enotras delimitaciones.

Todos los proyectos.

No finalizar antes deLa tarea termina en la fechaintroducida ó en una posterior.

Proyectos programados apartir de una fecha decomienzo

No comenzar antes deLa tarea comienza en la fechaintroducida ó en una posterior.

Proyectos programados apartir de una fecha decomienzo.

No finalizar después deLa tarea termina en la fechaintroducida ó una anterior

Proyectos programados apartir de una fecha de fin.

No comenzar despuésdel

La tarea comienza en la fechaintroducida ó una anterior.

Proyectos programados apartir de una fecha de fin.

Debe comenzar elLa tarea comienza en la fechaintroducida.

Delimitación inflexible.

Debe finalizar el

La tarea finaliza en la fecha

introducida.

Delimitación inflexible.




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Programación de delimitaciones que crean conflictos.

Cuando se definen delimitaciones de tarea, pueden producirse conflictosque pueden afectar a la fecha de fin de proyecto ó a una dependencia de latarea. Cuando esto sucede, se muestra el Asistente para Planeación, indicandoque va a producirse un conflicto, si se aplica la restricción.

Haciendo doble clic sobre cualquier tarea, visualizaremos la ventana deInformación de la tarea, seguidamente, marcando la pestaña Avanzado, sihacemos cualquier modificación sobre <<Delimitar la tarea>>, y hay unconflicto, se mostrara la siguiente ventana: El Asistente para planeación, dondetendremos las diferentes opciones.

División de tareas.

Una tarea puede ser dividida ó reprogramada para interrumpir el trabajo

y reanudar el resto del mismo en un punto posterior de la programación. Si seproduce una interrupción una vez comenzada la tarea, puede ser dividida en elpunto en que se interrumpe el trabajo y el resto de la tarea puede serreprogramado.

Una tarea puede ser dividida varias veces para crear huecos decualquier duración en el trabajo; en el diagrama de Gantt, muestra un hueco,que representa la longitud de la interrupción del trabajo.




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Para dividir una tarea, en el diagrama Gantt, situando el puntero delratón sobre la tarea a dividir, botón derecho del ratón, menú contextual, y elijola opción <<Dividir tarea>>:

Seguidamente seleccionamos el día en que queremos partir la tarea, con

el botón izquierdo y aparecerá la tarea dividida; tener en cuenta que no tengaconflictos con otras tareas.

APLICACIÓN DE FILTROS Y ORDENACION DE DATOS

En Microsoft Project, el filtrado y la ordenación de datos, nos permitenmostrar información específica de la programación de un proyecto. ProjectIncluye muchos filtros predefinidos, como tareas en curso, trabajo con costemayor del presupuestado, tareas pospuestas, etc.

Aplicación de Autofiltros.

Autofiltro ofrece una forma rápida de localizar información en un campo;cuando se activa el autofiltro, se visualizan unas flechas en cada encabezadode columna; estas flechas se usan para aplicar un filtro a los datos de loscampos de la columna.

La herramienta Autofiltro incluye dos filtros comunes:

1. El Filtro Todas: Se utiliza para suprimir cualquier criterio de filtrado.




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2. El Filtro Personalizado: Se usa para filtrar una columna por mas deun criterio ó para aplicar operadores.

Para activar el Autofiltro, haremos clic con el botón izquierdo en la barrade herramientas Formato, en el botón Autofiltro:

Creación de un filtro personalizado:

Si un filtro predefinido no satisface determinados criterios, se puedecrear un filtro personalizado. Un filtro personalizado puede crearse desde ceroó bien se puede editar un filtro existente.

Un filtro puede tener uno ó varios criterios. Cuando un filtro tiene varios

criterios, estos se combinan mediante operadores lógicos <<Y>> y él <<O>>.Los operadores se usan para especificar la relación entre dos o más criterios.




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El operador <<y>> especifica que es necesario que se cumplan amboscriterios para devolver el resultado. El operador <<o>> especifica que puedecumplirse el primer criterio, el segundo, ó ambos, para devolver un resultado.

Para crear un filtro personalizado, hacemos clic sobre cualquiera de losfiltros de los campos, y seleccionamos la opción <<Personalizar>>

También es posible crear un filtro personalizado, seleccionando en labarra de menú Proyecto, <<Filtro para:Todas las tareas>>, y hacemos clic enmas filtros, donde nos aparecerá la siguiente ventana:

En ella podemos aplicar un filtro tanto a una tarea como a un recurso.Haremos clic en el botón de Nuevo y nos aparece la ventana donde podemospersonalizar el filtro: Modificar el nombre del campo, Criterios, Valores, etc.




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Según los datos de la ventana, vamos a crear un filtro personalizadollamado “Depuración”, donde hemos creado un criterio en el Nombre de Campode Comienzo (Tareas) para una fecha que sea el 15/8/2000 ó posteriores.

Ordenación de tareas y recursos.

Por omisión, las tareas y recursos se muestran en orden ascendente porsu numero de identificación, de menor a mayor. La ordenación crea unapresentación alternativa del orden de las tareas ó recursos, basada en un

campo específico. Cuando la información del campo de ordenación estaduplicada, la ordenación puede realizarse sobre varias claves.

Las claves son los campos por los que se ordena la información. Poromisión, la ordenación se realiza teniendo en cuenta la estructura del esquema.

Pasos para la utilización de la función Ordenar:

1. En la Barra de Vistas (izquierda de la ventana principal), seleccione

el icono Mas vistas, o bien, en el menú Ver seleccione Mas vistas.




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2. En el cuadro Vistas, seleccione Hoja de tareas y luego pulse aplicar,donde visualizaremos la siguiente ventana:

Seguidamente, en la barra de menú, nos vamos a la opción de Proyecto,y nos situamos en la opción Ordenar: Donde encontraremos las diferentesopciones para ordenar las tareas, como ordenar por prioridad, por costo, etc.Seleccionaremos la opción <<Ordenar por>>

Tenemos 3 opciones de criterio para generar una ordenación, comomuestra el ejemplo de la ventana anterior.




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CCaappííttuulloo VVII:

Creación de tablas personalizadas.

Creación de informes personalizados.




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CREACION DE UNA TABLA PERSONALIZADA

Las tablas son columnas y filas de información de programación;

PROJECT 2007 incluye 19 tablas de tareas predefinidas, así como 8 tablas derecursos predefinidas. Si ninguna de las tablas predefinidas ofrece informaciónnecesaria, puede crear una tabla personalizada para mostrar la informaciónrequerida.

Las tablas personalizadas pueden crearse a partir de cero, a partir deuna modificación de una tabla existente ó basándose en una tabla existente; secrean definiendo el nombre del campo, la alineación, el ancho de la columna yél título de la columna.

Para crear una tabla personalizada, en la barra de menú Ver,seleccionaremos la opción <<Tabla: Entrada>>, donde marcaremos la opción<<Más Tablas>>.

Marcaremos de la ventana, la opción <<Resumen>> y haremos clic en elbotón <<Copiar>>, donde podremos, generar el nombre de nuestra tabla,

insertar una nueva fila, cambiar los campos, etc.




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¿Y como podría insertar una columna nueva en la tabla? Simplemente,sobre la tabla que tengo activa, en la barra de menú Insertar, marcaremos laopción <<Columna>>

Donde tendremos que seleccionar el tipo de campo, el nombre delcampo (Título), así como la alineación del título y los datos.

Definición de vistas personalizadas.

Una vista organiza la información de programación para su presentacióne introducción. Project nos ofrece 26 vistas predefinidas. Para crear nuestrapropia vista, nos iremos a la barra de menú Ver, y nos situamos en la opción<<Más Vistas>>




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Donde podemos visualizar todas las vistas predefinidas de la aplicación;

para crear nuestra propia vista, haremos clic en el botón Nueva, dondetendremos dos opciones a elegir:

Vista Única: Donde podemos definir los parámetros de la vista, inclusotenemos la posibilidad de añadir un filtro.

1. Vista Combinada: En esta ventana, tenemos la posibilidad de podervisualizar los datos en dos ventanas diferentes:




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La opción <<Visible Menú>> nos insertara la vista que hemos generadoen las opciones de Vistas.

CREACION DE UN INFORME PERSONALIZADO

Project incorpora informes utilizados para imprimir información delproyecto en formatos distintos ó para ofrecer información que no se muestra enuna tabla ó vista predefinida. Project incorpora 25 informes predefinidos encinco grupos de informes. Podemos crear los informes a partir de cero,podemos modificar un informe existente, ó podemos crear un informe nuevobasándose en un filtro de informe con ciertos parámetros.

Podemos crear nuevos informes a partir de cuatro plantillas de informe:

1. Plantilla de Tarea.2. Plantilla de Recurso.3. Plantilla de Calendario Mensual.4. Plantilla General.

Para generar un informe, nos iremos a la barra de menú Informe, dondeseleccionaremos, la opción <<Informes>>




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Según la opción seleccionada, nos aparecerá una nueva ventana, en un

ejemplo, seleccionaremos la opción <<Costos>>, haciendo doble clic:

Seguidamente haremos doble clic sobre la opción Flujo de Caja, dondeautomáticamente nos aparecerá una vista previa del informe:

En Informe + Informes Visuales, podemos exportar los datos del proyecto aVisio o bien a Excel para obtener nuevos tipos de informes tanto gráficos comode datos.




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CCaappííttuulloo VVIIII:

Personalización del Diagrama de Gantt.

Creación de barras de herramientas.




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En Microsoft PROJECT 2007, se puede hacer más eficiente la creacióny gestión de la programación de un proyecto personalizando el aspecto de laaplicación. En la vista de diagrama de Gantt, puede personalizar las barras,cambiando la información mostrada ó cambiando los colores para hacerdestacar las barras.

También pueden crearse nuevas barras de Gantt para presentarinformación no presentada por ninguna barra de Gantt predefinida. Se puedencrear barras de herramientas predefinidas para mejorar la eficacia, mostrandobotones que usemos frecuentemente, menús, órdenes, etc.

PERSONALIZACION DEL DIAGRAMA DE GANTT

Cada vista del Project tiene diversos elementos. Cada uno de estos

elementos, como la fuente de la letra, el color, la trama ó la presentación,puede ser personalizada cambiando la configuración de la vista.

1. Cambio de color en la escala temporal: En la barra de menú Formato,seleccionar la opción <<Escala Temporal>>, donde visualizaremos lasiguiente ventana:

Marcaremos la ficha de <<Periodo no laborable>>, donde tendremos loscuadros combinados de Calendario, Color, y trama, para realizar lasmodificaciones necesarias sobre la barra de Gantt.




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2. Dar formato a las barras de Gantt: La barra de Gantt puede cambiarseañadiendo texto a la izquierda ó en el interior de la misma. El formatoaplicado a una barra individual anula el formato aplicado a su categoría.Para aplicar un formateo sobre cualquier barra de Gantt, situando el punterodel raton sobre cualquier barra, el puntero se convierte en una flecha decuatro puntas, y pulsaremos el boton derecho, donde tendremos:

En ella podremos modificar la forma inicial de presentacion, el tipo, etc.

CREACION DE BARRAS DE HERRAMIENTAS, MENUS Y ORDENESPERSONALIZADAS

Los botones de las barras de herramientas permiten accederrapidamente a ordenes de los menus y procedimientos. Podemos crear barrasde herramientas personalizadas que simplifiquen el entorno de trabajo,organizando los botones y ordenes del menu usados con mas frecuencia en

una unica barra de herramientas.

Cuando se crea una barra de herramientas personalizada, Project laguarda en la plantilla global. Cualquier archivo de proyecto abierto en elordenador que use la plantilla global tendra acceso a la nueva barra deherramientas. Ademas tambien podemos guardar la barra de herramientascomo plantillas especializadas, para que dicha barra solo este disponible paraun archivo creado a partir de esa plantilla.

Iremos a la barra de menu, Ver, marcaremos la opcion <<Barra deHerramientas>>, y <<Personalizar>>.




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Haremos clic en el boton <<Nuevo>>, donde nos pedira el nombre de labarra de herramientas que vamos a crear.

Seguidamente, tendremos la posibilidad de situar la barra, en el sitio quedeseemos, para posteriormente añadir los botones que usemosfrecuentemente.




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CCaappííttuulloo VVIIIIII:

Casos Prácticos.

manual de project 2007 proyecta2011 ok

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