manual de report painter

7/25/2019 Manual de Report Painter

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Manual de Report Painter

Manual de ReportPainter


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INTRODUCCION

Este documento se ha diseado para consultores y usuarios diseadores de Informesy para el uso en el desarrollo y el mantenimiento continuo de stos. Esta gua cubrirtodas las reas como las estructuras dentro del Report Painter, nombrandomantenimiento del rbol de informes, y cualquier otra informacin que ayudara en eldesarrollo rpido y eficaz de informes.

Este documento no cubrir al Report Writer, dado que el Report Painter lo reemplazaeficazmente. Report Painter es una herramienta que provee R/3, la cual permite demanera sencilla extraer informacin de algunos mdulos como CO, GL y SIL.

Ejemplos de estos informes incluyen estados financieros, informes de ventas, einformes de inventario. Las versiones anteriores a SAP R/3 no incluan estaherramienta. Ms tarde, la interfaz de usuario de Report Writer se mejor para ofrecera los usuarios lo que conocemos como Report Painter. Como se ve en el grfico,Report Painter agrega una interfaz grfica fcil de utilizar,

La ruta general para ingresar a Report Painter es: Sistemas Info Informes Ad HocReport Paintero bien utilizando los siguientes cdigos de transaccin:

GRR1 para crear un Informe GRR2 para modificar un Informe

GRR3 para visualizar un Informe GR34 para borrar un Informe FGRP para acceder al men Report Painter

Este men presenta funcionalidades compartidas para Report Painter y Report Writer.De hecho aspectos como las bibliotecas y variables son los mismos. Report Writerpresenta puntos de ventaja sobre Report Painter pero la construccin de un reporte esmucho ms compleja y muy poco amigable para presentrsela a un usuario final. Losreportes de Report Painter pueden tomarse como modelo para construir un reporte deReport Writer, pero la funcionalidad contraria no existe.


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1. PROCESO

El propsito de esta seccin es describir brevemente los pasos principalesinvolucrados en la creacin de un informe utilizando Report Painter. Los pasossiguientes son simplemente una introduccin, es posible encontrar variantes quedependen de la complejidad del informe que deseamos generar.

1.1. Seleccionar una Biblioteca para el InformeTodos los informes que creemos tienen asignados una biblioteca. Unabiblioteca es un conjunto de caractersticas, ratios y ratios base. Obviamente,los informes asignados a una biblioteca, slo pueden utilizar las caractersticas,ratios y ratios base definidos dentro de esa biblioteca. Es posible utilizar lasbibliotecas provistas por SAP o crear las nuestras.

1.2. Escoger un Layout

El layout determina las caractersticas del informe que estamos generando, ascomo tambin el formato de los datos. Si el layout no concuerda con nuestrosrequerimientos, podemos crear uno o bien modificar uno existente. Tambin es

posible adaptarlo al modificar determinadas caractersticas, como por ejemploel ancho de nuestras columnas.

1.3. Definir modelos de filas y columnasUn modelo es una estructura unidimensional predefinida que podemos insertaren las filas o columnas de nuestro informe. Si tenemos columnas y filas queutilizan definiciones comunes en nuestros informes, es recomendable crear unmodelo. Es importante definir los modelos de fila / columna antes de definirnuestro informe.

1.4. Definir el Informe

Definir ColumnasDefinimos las columnas a incluir en nuestro informe a partir de ratios

con caractersticas y ratios predefinidos. Tambin es posible definircolumnas que muestran frmulas.

Definir FilasDefinimos las filas utilizando las caractersticas incluidas en la bibliotecao frmulas definidas por nosotros las cules asignamos nuestro informe.

Editar y dar Formato al InformeDamos el formato de acuerdo a los requerimientos. Podemos ocultarfilas o columnas, modificar el color o bien el ancho de una columna.

Definir el criterio para la seleccin de datos generalesEste criterio de seleccin esta formado por un conjunto de

caractersticas que se utilizan para seleccionar los datos a partir de loscuales trabajar nuestro informe

No es posible utilizar caractersticas que hemos incluido en las filas ocolumnas de nuestro informe.


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1.5. Asignar el informe a un Grupo de Informes

Una vez que hemos definido nuestro informe, tenemos que asignarlo a ungrupo de informes. Un grupo de informes puede contener a uno o variosinformes que estn asignados a la misma biblioteca.

1.6. Generar el Grupo de Informes

En este punto, el sistema genera todo lo necesario para la ejecucin delinforme. Cuando generamos un grupo de informes, los informes Report Painterse convierten al formato Report Writer.

1.7. Ejecutar el Grupo de InformesEn este punto el sistema obtiene los datos especificados y los muestra en elformato especificado.

2. TABLAS

Es posible utilizar Report Painter con ms de una tabla. Algunas estructuras parainformes, como por ejemplo CCSS (Contabilidad de Centros de Coste) se refieren a

tablas como COSP, COSS, y otras. Para configurar otros joins de tablas, se puedencrear vistas con las tablas necesarias, luego las vistas se pueden agregar a las tablasde control a travs del Anlisis Flexible en el SIL.

Todos los cambios realizados a los informes desde Report Painter, deben sertransportados al mandante de produccin, o bien realizar las modificacionesdirectamente sobre el mandante de produccin, para ello se debe tener amplio accesoa dicho mandante.

A continuacin se listan las tablas que podemos utilizar

RWCOOM: Informes de Proyectos Orientados OFIT: Administracin de Recargos: Informes especiales

FILCT: Registros de Totales para el Ledger de reconciliacin GLFUNCT: FI-LC Tabla de Totales de Consolidacin Legal GLPCOP: Tabla de totales con rea funcional KKBC: Contabilidad de centro beneficio GLT0: GL (EC-PCA, tabla de totales slo a nivel de cdigo de la compaa GLPCT: PCA (Informes de partidas abiertas: Centros de beneficio) CCSS: Tabla de informes CL. CST y administracin de recargos de centros

de coste S001: SIV: Tabla de informes: Objeto CO, contabilidad de CSTS. Prod S006: SIV: Estadstica de clientes S500: SIV: Estructuras propias del cliente

Debido a que actualmente Report Painter no incluye toda la funcionalidad provista porReport Writer es posible convertir un informe creado con Report Painter a ReportWriter de forma tal de poder utilizar la funcionalidad completa provista por ReportWriter. Para ello es necesario seguir el procedimiento para crear un informe a partir deuno existente creado con Report Painter. El sistema genera una copia del informegenerado con Report Painter junto con los Sets de datos que fuesen necesarios.


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No es posible editar los Sets generados de esta forma, y tampoco esposible utilizarlos en otros informes o funciones.

3. BIBLIOTECAS

El primer paso antes de crear un reporte con Report Painter es crear una Biblioteca.Las Bibliotecas son estructuras que define el sistema sobre tablas para permitir laextraccin de la informacin. No se pueden definir bibliotecas sobre todas las tablas deR/3, lo que significa que el uso de Report Painter es limitado. Su alcance abarcareportes sobre Centros de Coste, Centros de Beneficio, Anlisis de Rentabilidad,Layouts de Planeacin (CO), SIL y Ledgers Especiales.

Una biblioteca es un conjunto de:

Caractersticas. Una caracterstica es un campo no numrico, como porejemplo: cuenta, centro de coste, ejercicio, etc.

Ratios (Key Figures). Estn formados por un ratio base y una o mscaractersticas, como por ejemplo: costo real del ao actual, costo planificadodel ao pasado, etc.

Ratios Base(Basic Key Figures). Es un campo numrico, como por ejemplo:Costo total, cantidad, etc.

La ruta para crear una biblioteca es la siguiente: Sistemas Info Informes Ad Hoc Report Painter Report Writer Biblioteca Crear

La Biblioteca se crea siempre sobre una tabla. La tabla depende del mdulo sobre elcual se quiere generar el informe y normalmente en el Sap Help se describe cul es latabla sobre la que se debe crear la biblioteca. Por ejemplo la tabla para los Centros deBeneficio se denomina GLPCT y para los Centros de Coste CCSS.

Una vez que ingresamos a la transaccin tenemos que darle nombre a nuestrabiblioteca. El nombre debe comenzar con Z, dado que de esta forma SAP, interpretaque es una biblioteca propia del usuario. Una vez que hayamos indicado el nombretenemos que indicar la tabla con la que vamos a trabajar o bien indicar el nombre deotra biblioteca para tomar como Modelo.


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Una vez que hemos completado estos datos, podemos dar ENTER o hacer click encabecera para completar otros datos, entre ellos tenemos que completar unadescripcin (campo obligatorio). Las siglas del componente indica el componente parael cual se esta realizando la creacin de la biblioteca; por ejemplo, SD, MM, HR, LO,como podemos ver el campo tiene la opcin de Match Code.


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Despus de completar la descripcin podemos seleccionar las caractersticas, ratios yratios base que vamos a incluir en nuestra biblioteca.

Si fuese necesario podemos completar un grupo de autorizaciones. Por ejemplopodemos crear un grupo de autorizaciones llamado COST. Si luego asignamos estegrupo a la biblioteca, nicamente los usuarios que pertenezcan a este grupo podrnutilizar los informes que utilicen esta biblioteca. Tambin podemos utilizar la InterfazInforme / Informe para permitir que otros informes sean utilizados a partir de uninforme que se est ejecutando en pantalla, y a partir de los datos que estamosvisualizando.

1. Seleccionar CaractersticasLas tablas del sistema (accesibles o no a Report Painter) estn compuestas pordos (2) tipos de campos: Los campos de caractersticas y los campos de valores (oratios para Report Painter). Los primeros clasifican a los segundos. Un ejemplo decaracterstica son el ao, el perodo, el centro de beneficio, la cuenta contable, elindicador debe / haber etc. Ejemplos de ratios son: Importe de moneda de lasociedad CO, importe en moneda fuerte, importe en moneda global, etc.


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Tambin podemos ingresar un set para cada caracterstica, esto significa que si enalgn momento hubisemos creado un set, este estara disponible para lacaracterstica, la creacin de set se ver en otro capitulo.

2. Seleccionar Ratios / Ratios BaseSeleccione los ratios que quiere usar. Se tienen dos (2) clases de ratios, los ratiosbase los cuales se recomienda dejar con las preselecciones estndar que muestrala grfica, debido a que congrega los tipos de documentos comnmente afectados.


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Los ratios (normales) de donde podemos escoger la informacin que ms nosconvenga seleccionar (ver siguiente pantalla).

Si fuese necesario podemos definir nuestros propios Ratios.

El nmero de posicin es a simple efecto de mantenerlos ordenados, pero con solocolocar el tilde, al grabar SAP dar un numero de posicin en forma automtica.


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Quedan por ver dos iconos mas, estos son de carcter informativo. El primero deellos es el de historial, en donde SAP, nos muestra quien creo la biblioteca ycuando fue la ultima vez que fue modificada, y el segundo es de utilizacin, lainformacin proporcionada por SAP, es la de decirnos en donde se utiliza labiblioteca.

En este momento tenemos solo la estructura que hace posible que Report Painterextraiga la informacin de la base de datos, el paso siguiente es construir elreporte sobre esa base. Antes de pasar a construir el reporte debemos grabar labiblioteca.

4. SETS

Un set es un objeto que agrupa valores especficos o rangos de valores a travs de unnombre. Estos valores existen en una o ms caractersticas de una tabla. Recordemosque una caracterstica es un campo o columna de una base de datos lgica, de estaforma es que podemos agrupar conjuntos de valores a travs de un nombre comn.Una de las principales ventajas de los sets es que son fciles de crear y de mantener,

y por lo tanto brindan gran flexibilidad.

Es posible crear un set que contenga un rango de cuentas, por ejemplo deefectivo. Luego podemos crear un informe basndonos en el set. Siagregamos una cuenta a nuestro sistema no es necesario modificar nuestroinforme.

Bsicamente, un set esta formado por las siguientes partes:

Nombre del set (max. 24 caracteres) Informacin de cabecera. Como por ejemplo, tabla, caractersticas utilizadas,

etc

Valores

Hay 4 tipos de sets:

Sets bsico.Para una sola caracterstica o campo. El Sets bsico se usapara combinar valores en una estructura no jerrquica.

Sets de una dimensin.Para una sola caracterstica o campo. El Sets deuna sola dimensin se usa para combinar otro set unidimensional, pone a losSets bsicos, todos en referencia el mismo campo, en un formato jerrquico.Un ejemplo de esto es el centro de ganancia con su jerarqua normal.

Sets de multi-dimensin.Para caractersticas mltiples o campos. El Setsde multi-dimensin se usa para definir un formato ms complejo. Un ejemplode esto, sera incluir centros de beneficio y cuentas, en un mismo Sets multi-dimensin que ser utilizado que las cuentas sean sumadas por centro debeneficio.

Sets de ratios, al seleccionar esta opcin estaremos creando un Sets deratios, esto nos sirve para tener distribuido dentro del informe comoqueremos que se muestren dichos ratios y cual ser su comportamiento.Cabe aclarar que esta opcin no es muy til a la hora de aplicarlo ennuestros informes.


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En el presente documento slo se vern las dos primeras opciones, es decir un Setsbsico y un Sets unidimensional.El mantenimiento de los sets de datos se hace mediante la pantalla del Report WriterSets, o bien mediante la transaccin GS01.

Dependiendo de la versin de SAP con que estemos trabajando, las pantallas puedensufrir algunas alteraciones como as tambin, no encontrarse algunas funcionalidades,que se fueron agregando a medida que se fueron liberando las nuevas versiones deSAP.

El sistema nos llevar a la pantalla que se muestra a continuacin:

En esta pantalla se deber ingresar el nombre del set, la tabla con la cual vamos a

trabajar (o seleccionar un set como modelo) e indicar el tipo de set.1. Sets BsicoPara seguir definiendo el Set, y luego de llenar la primera pantalla, presionaremosla tecla ENTER, el sistema nos solicitar que ingresemos en nombre del campopor el cual ser relacionado el Set.


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Una vez seleccionado el campo, se mostrara la pantalla siguiente.

Aparecern los datos de cabecera, entre los que podemos completar unadescripcin. Aqu ingresamos los valores para un set bsico de acuerdo al tipo decampo seleccionado para el set. Podemos ingresar valores, un rango, una variable

y/o una frmula en un set bsico. De Valor: En este campo se pueden ingresar valores comunes como as

tambin nombres de Sets ya definidos.

A Valor: Igual al punto anterior.

Si vamos a utilizar el set en un informe de Report Painter, es necesario completarlos siguientes campos:


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Texto de Lnea: Se ingresara el texto que queremos que aparezca en elinforme.

El resto de los campos no son frecuentemente utilizados e indican:

GrF: A una lnea de set se le asigna un grupo de formato. De esta forma, esposible definir determinados formatos de edicin (por ejemplo, el ancho decolumna) para las columnas o lneas que resulten de esta lnea de set en uninforme.

Nm.simb.: Nombre simblico

UK: Indicador de suprimir intervalo jerarqua. Se utiliza para comprimir eldesglose de intervalos de valores o de jerarquas. En principio el indicadorsolo es relevante si se lo utiliza como set de lneas en un informe.Normalmente, un intervalo se desglosa en sus entradas individuales en unset bsico, es decir, el intervalo de cuentas 400000-400100 generara las

lneas 400000, 400001, ..., 400100 (en caso de que existan estas cuentas).

P/M: Tratamiento de las lneas segn el signo. Las entradas vlidas son: La lnea se visualiza siempre + La lnea se visualiza slo cuando el valor es positivo o cero - La lnea se visualiza slo cuando el valor es negativo

Finalizada la carga de los datos, grabaremos el Set.

2. Sets UnidimensionalesLa primera pantalla para crear el Set unidimensional, es exactamente igual entodas, por lo que solamente veremos la segunda pantalla, esta se describe acontinuacin:


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Nombre del Set: se deber ingresar, el nombre de set bsico creados en sumomento, como podemos apreciar el campo tiene la opcin de Match Code,para el cual se quiere relacionar este set unidimensional.

El resto de las funciones son para el comportamiento del SET dentro del informe acrear, como se aclara en otras pginas de este documento, estas funcionalidades noson utilizadas con frecuencia a la hora de disear un informe, dado que sucomportamiento dentro del informe, en muchos casos, no es el esperado.

Finalizado en ingreso de los datos, deberemos presionar la tecla de grabar para crearel SET en forma definitiva.

5. LAYOUT ESTANDAR

El layout estndar se utiliza para mantener un orden dentro de los informes, dentro dellayout estndar, podemos entre otras cosas, definir el ancho de las columnas, cualser la puntuacin decimal de nuestro informe, entre otros.

El sistema SAP nos ofrece un Layout Estndar por defecto, pero nosotros podemoscrear nuestros propios Layout, por convenciones de SAP, nuestros Layout siempredeben comenzar con una Z.

La ruta general para ingresar es: Report WriterLayout Estndar

A continuacin se muestra la pantalla que el sistema nos presentara.

En Layout Estndar, ingresaremos el nombre de nuestro Layout a crear. Es necesarioindicar el Modelo de Layout Estndar, este es un campo obligatorio, por lo quesiempre que queramos crear un nuevo Layout, deberemos proporcionarle dichonombre, SAP proporciona el Layout denominado SAP, esto no significa que luego nopodamos modificar nuestro Layout.


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Ingresados estos parmetros, el sistema nos llevar a la pantalla que se muestra acontinuacin. En ella tenemos que configurar una descripcin para nuestro layout y ungrupo de autorizaciones (opcional). Debajo, podemos ver unas solapas que permitenconfigurar distintas opciones. Las solapas son:

Pgina / Control Lneas Columna Clave Columnas Cabeceras Columnas Representacin Dep. Idioma Grfico


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1. Pgina / Control: En esta solapa podremos indicarle a nuestro Layout,cuales sern nuestros controles de pagina, cuales sern los mrgenes depagina y dems controles.

Tamao de Paginaindicaremos cual ser el tamao de nuestra pgina,tanto en ancho como en largo, el presionar el Icono de Mrgenes dePgina, nos aparece una nueva pantalla, en la cual informaremos cualessern los mrgenes de nuestra pgina tanto sea mrgenes izquierdoscomo as tambin mrgenes derechos, superior e inferior.

Controlle diremos a SAP, si el layout que utiliza nuestro informe puedeser modificado en el momento de ser ejecutado, tambin indicaremos si almomento de correr el informe se genera la impresin de un LOG.

Opciones de colorpermiten proponer los colores que ya estn definidospara las columnas y filas dentro del informe, en caso contrario, estaopcin no estar disponible.

2. Lneas: En esta solapa indicaremos las caractersticas de nuestra lnea amostrar en el informe, a continuacin se presenta la pantalla con las distintasopciones.


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Intervalo de totalizacin nos permite obtener, cortes por totalesdependiendo del intervalo, es decir que a mayor cantidad de intervalos,tendremos menos posibilidades de no obtener totales. Por ejemplo, elsiguiente informe tiene niveles de agrupacin de 0 a 3, se visualizara lasiguiente lista:

*** Suma total de ctas. 110,00

** Grupo de ctas. 1 35,00

* Cuenta A 10,00Centro coste 1 7,00Centro coste 2 3,00

* Cuenta B 25,00Centro coste 1 21,00Centro coste 2 4,00

** Grupo de ctas. 2 75,00* Cuenta C 35,00Centro coste 1 17,00Centro coste 2 18,00

* Cuenta D 40,00Centro coste 1 23,00Centro coste 2 17,00

Si se indica el intervalo de agrupacin de 2 a 3, se visualizara la siguientelista:

*** Suma total de ctas. 110,00** Grupo de ctas. 1 35,00** Grupo de ctas. 2 75,00

Marcar totales, si nuestro informe contiene lneas de totales y este Flagesta marcado, cuando se genere un total el sistema lo mostrara con unasterisco adelante.

Posicin de totales, dependiendo de la opcin que elijamos, nuestrostotales se vern en determinado lugar del reporte.

Tratamiento de lneas en blanco, esto nos permite tener un informe mascompacto, ya que podemos entre otras cosas Suprimir las lneas enblanco y las columnas en cero. En el caso de haber seleccionado laopcin de formulario, el reporte se generara de acuerdo al estndar deSAP, para Report Painter.

3. Columna Clave: Esta opcin del Layout, nos permite darle una mayorfuncionalidad a nuestra columna clave, (Columna de caractersticas), losparmetros que se pueden modificar se presentan en la siguiente pantalla:


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Contenido: podemos especificar que es lo que queremos que se muestreen nuestro informe. Como vemos tenemos distintas opciones, desdedenominacin hasta clave, independientemente de lo anterior tambinpodemos indicar cual es el tipo de texto que queremos visualizar en elinforme, para una mejor apreciacin de lo antes definido, se creeconveniente que el usuario pruebe las distintas opciones.

Sangra(Sangrado), esto nos permite realizar una sangra entre totales,esta sangra se realiza en forma automtica dependiendo de la cantidad

de posiciones que hubisemos ingresado.

Columna Clave: Ancho, Es el ancho que queremos darle a nuestracolumna clave. Posicin, Es la posicin a partir de la cual nosotrosqueremos que comience la columna clave.


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Otros: Al seleccionar Subrayar tambin el texto el informe subrayartodos los textos de la columna clave. Al seleccionar Repetir columna claveel informe repetir la columna clave en todas las pginas del informe.

4. Columnas: Para poder trabajar sobre las caractersticas de nuestrascolumnas tendramos que realizar click, sobre la solapa de Columnas, elsistema nos llevara a la pantalla siguiente.

Posicin de totales: aqu configuramos la manera cmo se imprimirnlos totales en nuestro informe, estos pueden ser a la izquierda y a laderecha. Hay que tener en cuenta que esta modificacin ser para todaslas columnas por igual, dentro de nuestro informe.

Separacin de Columnas: aqu se especifica cual ser la separacinentre columnas, esto queda a criterio del usuario.


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Tratamiento de ceros en columnas, al tildar este Flag, el reporte nomostrar los ceros en las columnas, por consiguiente nos mostrarespacios en blanco, para una mejor visualizacin es conveniente tildareste Flag.

Layoutingresamos el ancho de la columna y en que posicin comenzara imprimir, esto es de derecha a izquierda, como podemos ver en lapantalla, tenemos un icono Otros Grupos Formatos, si presionamos esteicono el sistema nos mostrar 5 grupos ms de formatos, los mismospueden ser modificados y/o utilizados luego dentro del informe.

5. Cabeceras Columnas: Para trabajar con las Cabeceras de Columnas,debemos ingresar en la solapa que t iene este titulo Cabeceras de Columnas,segn se muestra en la prxima imagen.

Contenido seleccionaremos cual es el contenido de la cabecera decolumna que mostrar nuestro reporte.

Alineacin; Si queremos darle una alineacin distinta a la estndar,entonces deberemos seleccionar cul es la alineacin que queremos


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utilizar en nuestro reporte, hay que tener en cuenta que estaparametrizacin afectar a todas las cabeceras del reporte.

Eliminar separadores de columnas, el Report Painter, tiene en formaestndar el hecho de separar las columnas y las filas de un reporte conuna lnea, si seleccionamos esta opcin estas lneas desaparecern denuestro reporte.

6. Representacin: En esta solapa le diremos al Report Painter, de quforma sern representadas las columnas a travs de nuestro Layoutestndar, las caractersticas que podemos cambiar se muestran en la imagensiguiente.

Formato de Nmeroasignaremos la cantidad de decimales con que sermostrado nuestro reporte.

La escala nos permite representar grandes nmeros a una determinadaescala, hay 6 tipos de escala.


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Invertir signo +/-:Al presionar este Flag, el signo significativo de nuestrosvalores se vern a la izquierda del valor.

Visualizar Unidad: Al marcar este Flag el reporte nos mostrara la unidadde medida y la moneda de los valores segn sea el caso.

Otras Clases de Edicin: para esta opcin existen hasta 5 grupos deformato para representar nuestras columnas.

Valor Cero: Con esta opcin tenemos la posibilidad de indicarle alinforme, cual ser el carcter que represente el cero dentro de nuestrascolumnas.

Valores no Definidos: cuando dentro de un reporte, ste no puederepresentar un valor, y dependiendo de la opcin que hayamosseleccionado, el reporte mostrara un espacio en blanco o el valorrepresentativo estndar de SAP.

7. Dep. Idioma:Muchas de las parametrizaciones, realizadas dentro del Layoutson dependientes del idioma, para lograr cambios dentro de ellas, debemospresionar sobre la solapa Dep. Idioma, el sistema mostrar una pantallacomo la que muestra a continuacin.

Como se puede ver en la pantalla podemos seleccionar otros idiomas ycambiar tanto los decimales, como el signo significativo y la fecha.


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8. Grfico: Con el Report Painter, se tiene la posibilidad de generar grficos apartir de los datos de nuestro informe, para parametrizar estos grficoscontamos con la solapa de grficos, la misma se muestra a continuacin.

6. INFORMES

Para crear un informe: Sistemas Info Informes Ad hoc Report Painter o bienutilizando el cdigo de transaccin GRR1. La pantalla Report Painter: Crear Informeaparece de la siguiente manera:


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Primero debemos ingresar el cdigo de la biblioteca que va a utilizar nuestro informe,que podra ser el cdigo de la biblioteca que anteriormente se creo, el cdigo delinforme a crear as como tambin su descripcin. Finalmente oprima el icono de crear.

Es posible crear nuestro informe utilizando otra Biblioteca que ya existe como base,para ello debemos ingresar el nombre del informe que deseamos utilizar como modeloen Copiar desde / Informe. Es importante que ambos informes utilicen la mismabiblioteca.

Oprima el icono de ENTER y aparecer una pantalla que muestra un informe vacocon cuatro filas y cuatro columnas (esta es la estructura bsica para un informe).

Ahora podemos completar la descripcin del informe en ms detalle. Si hacemos dobleclick en la descripcin aparece una ventana como la siguiente en la que podemoscompletar los textos breves, medios y explicativos.

El paso a seguir es el tratamiento de las selecciones generales.


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1. Selecciones GeneralesLas selecciones generales son restricciones de los valores de lascaractersticas que aplican a todoel informe. Estas restricciones se puedendar en las selecciones generales, en la definicin de lneas y en la definicinde columnas. Para iniciar el tratamiento seleccione Tratar SeleccinGeneral.

Las caractersticas que se limitan en las selecciones generales noaparecern disponibles en la definicin de las lneas ni de las columnas. Porejemplo, es muy probable que la sociedad CO o el ao apliquen para todo elinforme. Las restricciones de los valores de caractersticas se pueden dar con

valores constantes o con variables.

Si definimos ms de un objeto (como por ejemplo Centros de Coste yOrden CO) tenemos que asegurarnos que estos objetos estn definidosen todas nuestras secciones.

Definicin en la primera seccin:Cost center: &1KOSETOrder: #

Definicin en la segunda seccin:

Cost center: #Order: &6-AUFGR

En la ventana Definicin elemen.: Selecciones generales, seleccionamos una

caracterstica de las disponibles. Para seleccionarla hacemos click en .


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Repetimos el procedimiento para cada una de las caractersticas que nosinteresan. Para cada una de ellas ingresamos los valores, rangos o grupos, olas variables que permitirn que el usuario restrinja los valores en elmomento de ejecutar el reporte.

Seleccionamos las caractersticas generales a restringir. Para cada una deellas ingresamos los valores, rangos o grupos, o las variables que permitirnque el usuario restrinja los valores en el momento de ejecutar el informe.

Para el ejemplo se seleccionaron las siguientes caractersticas generales:Sociedad CO: Variable de Sociedad COEjercicio: Variable de EjercicioPerodo: Variable de rango de PeriodoCentro de Coste: Variable de Centro de Coste

Para establecer una variable a una caracterstica, tenemos que activar elindicador de variable en la entrada correspondiente en la columna

Las siguientes caractersticas se deben definir en un informe, ya seacomo parte de criterios de selecciones generales, criterios de filas ocriterios de columnas:

SociedadVersinTipo de RegistroPeriodo


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Por razones de optimizacin es conveniente especificar todas lascaractersticas que no utilicemos en las filas o columnas de nuestroinforme.

En los informes asignados a la tabla CCSS, siempre debemos utilizar lacaracterstica Sociedad CO en la seleccin de datos generales. Estacaracterstica solo puede ser utilizada como constante o como variable.

La caracterstica Sociedad depende del Centro de Coste que a su vezdepende del tiempo. Si el Centro de Coste no es vlido para el perodo detiempo actual, el sistema no puede determinar una Sociedad vlida y por lotanto no es posible mostrar informacin alguna.

Debido a que la fecha para datos maestros que dependen del tiempo eninformes Report Painter es la fecha de datos maestros, deberamosestablecer esta fecha de manera explcita de forma tal que todos los Centrosde Coste utilizados en el informe sean vlidos en esa fecha.

2. Filas del InformeUna vez determinadas las selecciones generales del informe, procedemos adefinir las filas del mismo. Para ello se da doble click sobre el ttulo que diceLNEA 1. Aparecer un cuadro similar al de las selecciones generales peroque no incluye las caractersticas ya tratadas all.

En la grilla se pueden determinar valores para las caractersticas queseleccionamos:

Podemos ingresar valores individuales, intervalos o grupos de valores Si queremos definir todos los posibles valores ingresamos un asterisco

(*)

Si queremos definir el valor inicial (cero o vacio) ingresamos un numeral(#) Si queremos ingresar una variable activamos la opcin de variables Si queremos ingresar un Set activamos la opcin de sets . Esta

opcin se utiliza para ingresar grupos de valores.

Por razones de performance, se deben utilizar Sets siempre que seaposible.

Para nuestro ejemplo seleccionamos una caracterstica: clases de coste. Ensta se activo la opcin de variable. Es importante sealar que lascaractersticas solo pueden usarse en un elemento del Reporte, es decir, sitomamos como dato de seleccin el centro de coste, ste ya no estar

disponible para ser usado en una fila o columna. El resultado podemos verloen la siguiente figura:


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Ahora podemos modificar los textos breves, medios y explicativos. Para ellohacemos click en . Si ya finalizamos el tratamiento para esta lneapodemos hacer click en Verificar y as detectar posibles errores. Finalmentehacemos click en confirmar para aceptar la seleccin.

El despliegue de filas, es una funcin que permite en el momento de ejecutarel reporte discriminar los valores de las caractersticas que se encuentran encada lnea o por el contrario si no se despliega mostrar en una sola lnea elvalor total para todos los valores de la caracterstica. Este despliegue sepermite slo para las caractersticas que se definen en las lneas. Esta opcinde despliegue de filas se encuentra al final de la posicin de la caracterstica,

tal y como se muestra a continuacin.


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Escoja el orden de las caractersticas y si deseamos desplegar o no.

Las opciones disponibles son tres:

Desglosar, si seleccionamos esta opcin el sistema muestra losvalores individuales, los subtotales y el total general. Los subtotales secalculan basndose en la estructura jerrquica que establecemoscuando ingresamos los indicadores.

Val.indiv., nicamente se muestran los valores individuales y las sumasno aparecen en la fila. Esta opcin es recomendable paracaractersticas que usualmente no calculamos sumas como en el casode valores estadsticos.

No desglosar, es el valor preestablecido y muestra totales para elgrupo.

Otra forma de agrupar lneas en un informe, es a travs de la siguiente ruta:

Tratar -> Lnea agrupa un conjunto de funciones especiales: Traer modelo Lnea, inserta una estructura predefinida o modelo en el

informe. Insertar ln.blanco, inserta una lnea en blanco en la fila actual (donde

est el cursor). Suprimir, oculta la lnea en la cual el cursor est posicionado. Las lneas

ocultas retienen su contenido y pueden ser utilizadas en frmulas. Paramodificarlas utilizamos la opcin Lneas suprimidas -> Modificar.

Desplegar, expande un grupo jerrquico de valores definido en la lnea.

3. Longitud de Textos de FilasEl sistema por defecto asigna el texto mediano para desplegar en la pantalla

y un ancho de columna de 20 caracteres, pero si ste resulta muy corto omuy largo se puede cambiar el tipo de texto y/o modificar el ancho de lacolumna.

Para modificar el tipo de texto utilice la ruta Formato -> Textos Lneas /Columnas y seleccione la clase de texto deseado. El texto correspondiente ala primer columna lo establecemos seleccionando Columnas Claves.


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Para modificar el ancho de la columna clave usamos la ruta Formato ->Columna y asignamos el ancho deseado estipulado en nmero decaracteres. Tambin es posible ampliar el ancho de la columna, por el Layoutdel Informe, detallado en la seccin anterior.

4. Columnas del InformeLuego de definir las lneas del informe procedemos a definir sus columnas.Una columna contiene una combinacin de Ratios Bsicos, y probablementecaractersticas. Para definir la primera columna nos situamos sobre el ttuloColumna 1 y damos doble click. A continuacin se debe escoger el tipo de

elemento que deseamos: Ratio con Caractersticas, aqu podemos combinar ratios bsicos con

las caractersticas que deseemos agregar. Ratio predefinido, el sistema ofrece un conjunto de conceptos que

nacen de combinar ratios bsicos con caractersticas. Frmula, esta opcin solo est disponible si hemos agregado otras

columnas. Se definen frmulas para generar los datos de la columna apartir de los datos contenidos en otras columnas.


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Seleccionamos Ratio con caractersticasSi optamos por la primera opcin aparecern en la pantalla los ratiosque seleccionamos en la biblioteca.

En el rea superior de la ventana podemos seleccionar el ratio quequeremos mostrar en la columna. En el rea derecha de la ventanapodemos seleccionar las caractersticas que queremos utilizar pararestringir los datos, como podemos ver ya no aparecen las opcionesque fueron seleccionadas anteriormente (selecciones generales ylneas). Como en el caso de las filas:

Podemos ingresar valores individuales, intervalos o grupos devalores. Si queremos definir todos los posibles valores ingresamos unasterisco (*) Si queremos definir el valor inicial ingresamos un numeral (#) Si queremos ingresar una variable activamos la opcin devariables . Si queremos ingresar un Set activamos la opcin . Estaopcin se utiliza para ingresar grupos de valores.

Seleccionamos Ratio predefinidoAparece una lista con un conjunto de ratios predefinidos, entre loscuales podemos escoger uno. En la pantalla siguiente se muestran losratios que ofrece SAP.


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Es importante sealar que aunque escojamos un ratio predefinido deSAP, es posible hacerle modificaciones a stos, agregando oeliminando caractersticas.

Seleccionamos FrmulaAparece la pantalla que nos permite definir una frmula utilizandocolumnas y celdas previamente definidas.


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5. Textos de ColumnasA travs del men Formato Fila / Columna podemos escoger uno de lostres formatos de texto (corto, medio, largo). Tambin es posible asignar unavariable como parte del encabezado de una columna. Cuando ejecutemos elinforme, el nombre de la variable se reemplaza por el valor de la misma. Parautilizar una variable ingresamos el nombre de la variable de la siguienteforma:

De ahora en adelante, cada vez que se adicione una lnea o una columnaverifique el reporte con shift + F6. Debe aparecer en la ltima lnea unmensaje No se han producido ERRORES, de lo contrario algo no ha sidovalidado por el sistema. Si esta funcin no se activa con regularidad esposible que despus de un gran trabajo no sea muy fcil determinar cul esel origen de un error.

6. Formatos de NmerosLos formatos de nmeros se definen por columnas y permiten determinar laescala de las cifras y la cantidad de decimales. En la lnea superior a cada

columna se encuentra un nmero de un digito que indica cual es el grupo deformatos de nmeros. Todas las columnas que tengan este nmero igualtendrn el mismo formato de nmeros. Si se desea asignar un nuevo formatode nmeros a una columna, cambie primero el grupo de formatos dandodoble click sobre el nmero ya asignado. Aparecer una ventana con losgrupos de formatos posibles de donde se debe escoger uno no usado.

Luego nos situamos sobre la columna y utilizamos el men Formato ->Columnas, para poder especificar la configuracin de las opciones del grupo.


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7. SeccionesLas secciones permiten al usuario hacer varias definiciones de lneas ycolumnas que se imprimen una a continuacin de la otra. Cuando se empiezaa definir un informe el sistema adopta por defecto el nmero de seccin 0001pero si el usuario lo desea, puede crear una nueva seccin en donde realiceuna nueva definicin de reporte. Los pasos a seguir son exactamente losmismos que se han descrito hasta aqu para la creacin de lneas ycolumnas. Algunas caractersticas de las cuales podemos sacar provechoson:

Podemos ingresar un texto para cada seccin Especificar encabezados de columnas distintos para cada seccin, los

cuales se imprimen de manera separada Podemos ingresar un salto de pgina con cada seccin Utilizar layouts distintos para cada seccin Condiciones de orden para cada seccin

Para crear una nueva seccin use la ruta: Tratar Seciones NuevaSeccin

8. Pginas HorizontalesUna pgina horizontal est formada por una o ms columnas de un informe,de forma tal que juntas forman una unidad lgica. Cada pgina horizontal se

define y muestra en una nueva pgina del informe en una pantalla separada.Cuando definimos una nueva pgina horizontal, las definiciones de filas nocambian.

Para crear una nueva pgina horizontal, seleccionamos: TratarPaginaHorizontalNvo. Bloque Columnas


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Ahora aparece una estructura de filas / columnas en las cuales las filasya estn definidas.

Los iconos y se activan para navegar entre las pginas.

Es posible que las frmulas se refieran a columnas que estn en otraspginas.

9. Definir Textos del InformeEs posible que queramos definir textos especiales como es el caso decabeceras o pies de pgina. Todas estas opciones se encuentran agrupadasen el men Detalles Textos del Informe. Desde all podemos acceder adefinir:

Cubierta Lneas de Cabecera Lneas de Pie Final de Pgina

Texto para exportar

Veamos el caso de definicin de una cubierta para el informe. Seleccionamosla opcin correcta del men y aparece la pantalla Modificar Cubierta.


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En esta pantalla podemos ingresar:

Texto, simplemente escribimos el texto que deseamos, en la posicinque queremos.

Variables Generales, hacemos click en Var.Gral. y seleccionamos una

de las posibles. Parmetros de Seleccin, podemos imprimir cualquiera de losparmetros de seleccin incluidos en nuestro informe.

Variables Especiales. Caractersticas. Marcos, para insertar un marco tenemos que posicionar el cursor en

una de las esquinas del marco que queremos dibujar y despuspresionamos el botn Marco. Luego posicionamos el cursor en laesquina opuesta y volvemos a presionar el botn marco.

En la figura podemos ver la ventana de dilogo que aparece en todos loscasos y con la cual podemos seleccionar el elemento que queremos ingresar.

10. Definicin de CeldasLas celdas son tiles para realizar operaciones matemticas dentro de uninforme. Una celda especifica una ubicacin particular o rango dentro de lamatriz filas / columnas de un informe. En Report Painter podemos especificaruna fila, una columna o una celda en particular.

Si queremos trabajar con celdas, primero tenemos que seleccionarlas. Paraello, nos posicionamos en la celda que queremos utilizar y luego hacemosdoble click.


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En la parte izquierda de la celda aparece una tilde que nos dice que la celdaha sido seleccionada.

Si no asignamos un texto a la celda seleccionada, el sistema le asigna unadescripcin de manera automtica. Para modificar el texto seleccionamosTratar Elementos Modificar Texto. Para efectos del ejemplo, lecolocaremos el nombre PRUEBA.


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Todas las celdas que seleccionemos de esta manera estarn disponibles enla ventana de formulas. En la figura podemos ver la celda seleccionada conel denominador Z001.

11. Grupos de Informes

Cuando se generar informes dentro del Report Painter, estos deben incluirsedentro de un grupo de informes. Cuando ejecutamos un informe determinado,internamente SAP ejecuta el Grupo de Informes, por lo que tenemos quetener en cuenta, que si en nuestro Grupo de Informes tenemos ms de unreporte estos se ejecutarn siempre, por ms que no hayamos solicitado suejecucin, este proceso puede reducir el tiempo de respuesta al ejecutar uninforme.

La primera vez que se trate de ejecutar un informe el sistema mostrar unmensaje en donde dice que es necesario que el informe sea incluido en ungrupo de informes para poder ejecutarlo. Con un grupo de informes esposible agrupar informes de una misma biblioteca que utilizan datos similarespero presentados de distintas maneras.

Los informes que incluimos en un grupo de informes deben pertenecer ala misma biblioteca.

Esto mejora la performance para informes que bsicamente trabajan sobre lamisma informacin, debido que los datos se leen una vez y luego sedistribuyen a los informes. Cuando se ejecuta un informe se ejecutan todoslos informes que estn en un mismo grupo y en el proceso de visualizacinse puede escoger cul informe se desea ver.

Es recomendable que todos los informes que estn en el mismo grupo

tengan las mismas variables. En el momento de la ejecucin el sistemadesplegar posibilidades de entrada de parmetros para todas lasvariables de todos los reportes del grupo. Si las variables son diferentespara todos los reportes ser muy difcil distinguir cul variable es de quinforme.

Entonces se tendrn dos posibilidades:

Incluir el reporte en un grupo ya existente. Crear un nuevo grupo de reportes.

Si la eleccin es por un grupo ya existente use el match code paraseleccionarlo. De lo contrario digite el nombre del nuevo grupo y el sistema le

dar la posibilidad de crearlo. Luego de esto el sistema generar el grupo deinformes y mostrar la pantalla de seleccin de datos.

Los grupos de informes se pueden mantener usando la ruta: Sistemas deInformacinInformes Ad Hoc Report Painter Report Writer Grupode Informes


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12. Interfaz Informe / InformeUsando la misma ruta para modificar los grupos de informes se puede definirla interfaz informe / informe para un grupo de reportes. Esta utilidad permite,desde la visualizacin de la ejecucin de un reporte, visualizar informacinadicional a la que se presenta. Por ejemplo: desde un reporte de ejecucinpresupuestaria por cuenta se pueden visualizar las partidas individuales decada cuenta, llegando al documento financiero o de materiales. Estafuncionalidad es tambin conocida como Drill Down.

Si definimos la interfaz informe / informe en el grupo de informes yadems lo hacemos en la biblioteca, el sistema utiliza los informesdefinidos en el grupo de informes.

El usuario debe seleccionar primero los informes que desea llamar desde laejecucin del grupo de informes y luego debe incluirlos en el grupo deinformes de la siguiente forma:

Use la opcin de modificar el grupo de informes y pase a la pantalla decabecera mediante el botn1 . En el recuadro interfaz informe / informe enla primera lnea aparecer la leyenda No se han asignado informes al grupode informes, lo que significa que no existe an un reporte que se puedallamar desde la ejecucin de otro.


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Oprima el botn Configurar... y se desplegar una ventana que permiteadicionar informes de varios tipos.

Para ingresar un informe al la interfaz hacemos click en agregar fila . Laventana de seleccin de informe aparece, aqu seleccionamos el informe quedeseamos ingresar, o la transaccin estndar que deseamos agregar anuestro informe. Por ejemplo, vamos a agregarle la transaccin de partidasindividuales de centros de coste:

Pulsamos el icono y seleccionamos la opcin de TR

Transaccin, resultndonos la siguiente pantalla, donde escribiremos elcdigo de la transaccin estndar de partidas individuales de centros decoste:

Agregando finalmente la transaccin de partidas individuales a nuestroreporte, para ello debemos guardar los cambios realizados.


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Los tipos de informes que se pueden incluir son:

Informes del Portafolio de informes (EIS). Investigaciones (EIS y PA). Transacciones. Informes de Report Writer. Informes de Report Painter. Programas de ABAP. Queries.

Escoja el tipo de informes y luego use el Match Code para buscarlo o digtelodirectamente si ya conoce el nombre. Se pueden adicionar todos los quesean necesarios.

manual de report painter

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