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MANUAL DE USUARIO DEL

SISTEMA INFORMTICO PARA LA GUA TCNICA DE SUPERVISIN-ASESORIA

(SIGSA)

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1 Introduccin

La supervisin es un elemento importante para el control de gestin en los distintos niveles institucionales, ya que identifica la problemtica derivada de la operacin y propone alternativas de solucin de manera inmediata con asesora directa, lo que contribuye a la mejora continua de los servicios.

La supervisin-asesora que lleva a cabo el nivel delegacional de Prestaciones Sociales en las Unidades Operativas, es uno de los instrumentos ms importantes que garantiza la consecucin de los objetivos y lneas de accin contempladas en el Plan Maestro de la Coordinacin de Prestaciones Sociales, as como de los programas y acciones derivados del Plan Tctico de las Divisiones que la integran; favorece la administracin, el cumplimiento de los procesos y la autonoma de gestin.

El enfoque supervisin-asesora se fundamenta en la filosofa de calidad del servicio, para contar con elementos de apoyo, optimizar recursos, impulsar el trabajo en equipo y corregir las desviaciones con base en la normatividad, para el cumplimiento de objetivos y metas.

La aplicacin de la Gua de Supervisin-Asesora tendr un enfoque integral, las visitas de Supervisin-Asesora se efectuarn de manera trimestral, en los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre, por los Jefes de Oficina del Departamento de Prestaciones Sociales, teniendo entonces 4 periodos de supervisin a lo largo del ao.

2 Objetivo

Dar a conocer la funcionalidad y operatividad del SIGSA mediante la descripcin de las diferentes partes que lo componen.

Objetivo del Sistema: Implementar una herramienta que facilite al personal delegacional de Prestaciones Sociales, la funcin de supervisin asesora, con el fin de optimizar el proceso de control y garantizar el buen funcionamiento de los diferentes servicios, lo que permitir fortalecer la vinculacin del nivel delegacional de los servicios de Prestaciones Sociales con su infraestructura operativa y obtener as un mayor grado de eficiencia en el monitoreo de objetivos y metas programadas.

Manual de Usuario del Sistema Informtico para la Gua Tcnica de Supervisin-Asesora (SIGSA)

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3 Instrucciones de operacin

El SIGSA es una aplicacin informtica desarrollada bajo la plataforma WEB para poder realizar la captura, seguimiento y consulta de la informacin de Supervisin-Asesora Delegacional por medio de un usuario previamente registrado y desde cualquier computadora conectada a la red de comunicaciones del Instituto.

Requerimientos mnimos:

Para el funcionamiento ptimo del SIGSA es necesario un equipo de cmputo que contenga:

Tarjeta de Red conectada a la red Institucional. Navegador WEB Resolucin de pantalla de 1024 x 768 pixeles.

3.1 Ingreso al Sistema

Para poder ingresar al SIGSA se deber de contar un navegador WEB (Internet Explorer generalmente) y escribir en la barra de direcciones lo siguiente:

http://11.24.44.205/sigsa/

A continuacin se mostrar una pantalla de acceso como la que se muestra en la Fig. 1.

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Fig. 1 Pantalla de Acceso

Una vez tecleado el Nombre de Usuario y Contrasea se deber oprimir el botn INGRESAR o en su

defecto la tecla Enter

NOTA: La contrasea inicial es una clave confidencial que se le asigna a cada usuario para ingresar al SIGSA y que puede modificarse ya dentro del sistema. Cualquier operacin realizada dentro del mismo queda registrada por lo que se recomienda evitar difundir dicha clave.

3.1.1 Cambio de contrasea

En cualquier momento que lo desee, puede cambiar su contrasea dando clic en su nombre, el cual aparece en la parte superior izquierda (ej. Vase Fig. 1.1)

Fig. 1.1

Despus de ingresar los datos solicitados (contrasea actual y nueva contrasea), de clic en el botn Actualizar y los cambios sern guardados.

La prxima vez que inicie el SIGSA deber ingresar su nueva contrasea.

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3.2 Componentes del Sistema

Despus de comprobar la identidad del usuario, por medio de la validacin de los datos antes mencionados, se despliega la informacin relacionada al usuario (Nombre Completo y Delegacin a la cual est adscrito) as como tambin las diferentes opciones de las que est compuesto el men que se encuentra en la parte superior de la ventana (vase Fig. 2).

Fig. 2 Men Superior.

Cada una de las partes que componen el men superior se describen en la Tabla 1.

Opcin Imagen Descripcin

REGISTRO

Capturar toda la informacin referente a una incidencia detectada. (nicamente usuario Delegacional)

MONITOREO

Monitorear el estado y seguimiento de las incidencias previamente registradas.

REPORTES

Generar diversos reportes de acuerdo a las necesidades del usuario.

GRFICOS

Analizar de forma grfica la estadstica de incidencias y registros de las UOPSI.

USUARIOS

Modificar los parmetros de los usuarios registrados en el sistema. [Esta opcin es exclusiva para el Administrador]

BUSQUEDA

Obtener la informacin de una incidencia por su folio.

SALIR

Salir del sistema y borrar la sesin activa del usuario.

Tabla 1 Opciones del Men.

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3.3 Registro

Fig. 3 Botn Registro

Para iniciar con la captura de incidencias dentro de la Delegacin a la cual el usuario est adscrito, se deber dar clic en el botn REGISTRO (Fig. 3).

A continuacin se deber elegir la Unidad que corresponda del listado y posteriormente dar clic en el botn Continuar (Fig. 4).

Fig. 4 Seleccin de UOPSI.

Se desplegar en pantalla el formato de captura (Fig. 5), en el cual se detalla la UOPSI, la fecha del da y folio interno correspondiente a la incidencia que se va a ingresar.

Observe que el Folio Interno est compuesto por:

UOPSI / PERIODO AO / CONSECUTIVO

Considere lo anterior ya que posteriormente usted puede encontrar dicha incidencia por medio del Folio Interno. (vase la seccin 3.7 Bsqueda por Folio)

Fig. 5 Formato de captura.

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Si existi un error al elegir la UOPSI puede volver a seleccionar otra dando clic en el botn Cambiar UOPSI (Fig. 6) ubicado del lado izquierdo de la pantalla.

Fig. 6 Botn Cambiar UOPSI.

Los datos a capturar son:

El Factor con Desviacin (en relacin a los factores descritos en la Gua Tcnica de Supervisin-Asesora)

Si existiera alguna duda con los Factores puede dar clic en el botn para desplegar en una ventana, una breve descripcin de cada uno de ellos.

Una breve descripcin de la Situacin Detectada.

rea (s) que presenta(n) el problema. o BS = Bienestar Social. o DC = Desarrollo Cultural. o DyCF = Deporte y Cultura Fsica. o JyP = Jubilados y Pensionados. o CAP = Capacitacin. o AO = Apoyo a la Operacin.

Si la incidencia es presentada por ms de un rea, puede seleccionar las que correspondan dando clic en las casillas correspondientes.

Las Acciones a realizar para su solucin.

La Fecha de solucin propuesta (puede hacer clic en el botn para que se muestre el calendario).

El Responsable de dar solucin.

Despus de verificar los datos alimentados en el formato, d clic en el botn GUARDAR (Fig. 7) para almacenarlos en el Sistema.

Fig. 7 Botn Guardar.

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3.4 Monitoreo

Fig. 8 Botn Monitoreo.

La opcin de Monitoreo tiene la finalidad de mostrar el estado actual de las incidencias as como dar seguimiento a las mismas. Para ir a esta opcin d clic en el botn MONITOREO (Fig. 8).

Elija la Unidad Operativa que corresponda en el listado que se muestra y posteriormente d clic en el botn Continuar (Fig. 4).

En la pantalla se muestra un listado (Fig. 9) con la informacin ms relevante de cada registro de incidencias. Observe que al final de cada fila se tiene:

Una bandera que seala el estado de dicho registro (Rojo equivale a En Proceso y Verde a Concluido).

Un botn para editar (modificar) el registro, siempre y cuando se encuentre se est en el mismo Periodo en cual fue ingresado. Toda modificacin ser registrada en el sistema as como el usuario que la efecte.

Fig. 9 Listado de Registros.

Si desea obtener a detalle la informacin de un registro de clic en el Folio de dicho registro y a continuacin en pantalla se visualizarn los datos completos.

Fig. 10 Registro a Detalle.

En la parte inferior se observa un formato de captura para Seguimientos as como tambin el Estado General de la incidencia (Fig. 11).

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Fig. 11 Seguimiento y Estado General de Incidencia.

Para agregar un seguimiento al registro basta con anotar la fecha y la descripcin de dicho seguimiento y a continuacin oprimir el botn Agregar Seguimiento (Fig. 12).

Fig. 12 Botn Agregar Seguimiento.

Para desplazarse entre los seguimientos capturados utilice la barra de navegacin

Una vez resuelta la incidencia deber cambiar el Estado General de la misma, seleccionando la opcin Concluido y dando clic en el botn Cambiar Estado (Fig. 13).

Fig. 13 Opcin de Estado General de Incidencia.

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3.5 Reportes

Fig. 14 Botn Reportes.

La opcin Reportes permite obtener un documento que contenga toda la informacin a detalle de las incidencias reportadas en la Delegacin, dando clic en la opcin REPORTES (Fig. 14).

Se presenta en pantalla dos secciones (Fig. 15) de acuerdo al tipo de reporte que se requiera:

Reporte General: Se genera un documento que contiene todo lo registrado en la delegacin. Reporte Especfico: De acuerdo a los filtros que se especifiquen se obtendr un documento

con los registros a detalle.

Fig. 15 Tipos de Reporte.

Una vez seleccionada la opcin deseada se podr obtener el reporte dando clic en el botn Generar Reporte (Fig. 16), se abrir una nueva ventana y en ella se desplegar el documento en formato PDF con los datos obtenidos (Fig. 17).

Fig. 16 Botn Generar Reporte.

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Fig. 17 Ejemplo de Reporte en formato PDF

En caso de no existir registro alguno con las caractersticas solicitadas se mostrar en la nueva ventana un aviso.

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3.6 Grficos

Fig. 18 Botn Grficos

Para conocer de forma grfica el comportamiento de los registros capturados en la Delegacin, puede usar la opcin GRFICOS dando clic en el botn (Fig. 18).

Se muestran dos tipos de grficas (Fig. 19):

De Pastel Factores con mayor Incidencia. Donde se representa la estadstica porcentual por factor reportado.

De Barra Reportes por UOPSI. Se suman las incidencias registradas por cada UOPSI, marcando la diferencia entre aquellas que estn En Proceso y las que fueron Concluidas.

Fig. 19 Ejemplo de Grficos

Dichas grficas se actualizan cada vez que se ingresa a la opcin y en caso de no existir dato alguno, se mostrara un recuadro con el aviso: NO EXISTEN DATOS PARA DESPLEGAR GRAFICO

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3.7 Bsqueda por Folio

Fig. 20 Opcin de Bsqueda por Folio.

En la parte superior derecha del men se puede encontrar en todo momento la seccin de Bsqueda (Fig. 20).

Para buscar un registro se deber ingresar su Folio Interno de captura y a continuacin dar clic en el

botn Buscar

Recuerde que el folio esta compuesto por: UOPSI / PERIODO AO / CONSECUTIVO

Ejemplo:

101/ 1- 08/ 01

UOPSI

101

PERIODO

1

AO

08

CONSECUTIVO

01

Si el Folio es correcto se despliega a detalle la informacin registrada, en caso contrario se muestra el aviso: EL FOLIO ###/#-##/## NO HA SIDO CAPTURADO. FAVOR DE VERIFICAR.