CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE DENUNCIAS Y DECLARACIONES JURADAS DE BIENES

MANUAL DE USUARIO DEL MÓDULO RECURSOS HUMANOS SISTEMA DE DECLARACIONES JURADAS DE BIENES

2009

Manual de Usuario

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ASPECTOS RELACIONADOS CON EL SISTEMA DE DECLARACIONES JURADAS

Teniendo presente que Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la

Función Pública, Ley No. 8422 del 29 de octubre del 2004, tiene como fin prevenir, detectar y sancionar la corrupción en el ejercicio de la función pública y que se encomienda a la Contraloría General, entre otras tareas, no solo la recepción y custodia de esos documentos, sino examinar y verificar la exactitud y veracidad de la información declarada; a partir del año 2006, con fundamento en el artículo 66 del Reglamento a la Ley en comentario, se diseñó e implementó un nuevo sistema informático para el proceso de declaraciones juradas. Dicho sistema esta conceptualizado para llevar un registro y control de los funcionarios sujetos a declarar, así como servir de herramienta en la constatación y verificación de la información suministrada por los declarantes, para dar cumplimiento a lo establecido en los artículos 34 de la Ley No. 8422 y 82 de su Reglamento. El sistema de declaraciones juradas está compuesto de los módulos denominados: “Sistema de Declaraciones Juradas para uso de las Unidades de Recursos Humanos” y “Sistema de Declaraciones Juradas de Bienes”.

Es importante señalar, que recientemente se realizó una reforma parcial al

Reglamento de la ley mencionada, la cual fue publicada en La Gaceta Nº 56, del 19 de marzo del 2008, mediante el Decreto Ejecutivo N° 34409-MP-J, el cual introduce un nuevo modelo para identificar a las personas sujetas al deber de declarar a que se refiere el párrafo segundo del artículo 21 de la Ley 8422. Dicho modelo se basa en las funciones que ejerce el servidor y no en la nomenclatura del puesto que ocupa.

En razón de lo anterior, el presente manual incluye los aspectos que deben

observarse para realizar la implementación de la reforma mencionada en el “Sistema de Declaraciones Juradas para uso de las Unidades de Recursos Humanos”, al cual únicamente tienen acceso los funcionarios de las Unidades de Recursos Humanos de las diferentes instituciones debidamente autorizados, cuyo objetivo es disponer de la información referente al nombre del funcionario con sus calidades, nombre de la Institución a que pertenece, puesto que ocupa, plazo de nombramiento, movimientos que afectan dicho cargo –vacaciones, incapacidades, licencias, etc.-, y fecha del cese en el puesto.

En este punto procede mencionar que esta Contraloría General en reiteradas

ocasiones, ha recordado a los funcionarios responsables de esas unidades u oficinas de personal, la necesidad de que cumplan con los requisitos y plazos exigidos tanto en informar por escrito a todos aquellos funcionarios que ocupen cargos que requieran presentar la declaración de la situación patrimonial sobre su deber de cumplir con esa exigencia en los términos fijados por la normativa vigente, advirtiéndoles de las eventuales responsabilidades y sanciones en que incurrirían al inobservar esa obligación; como el envío a este órgano de fiscalización superior, de la información relacionada con dichos funcionarios. Asimismo, ha remitido oficios a esas unidades con lineamientos para mantener actualizado el Módulo de Recursos Humanos y la depuración del mismo, entre otros1.

1 Ver oficios Nros. 2574, 5254 y 13532 del 13 de marzo, 21 de abril y 22 de setiembre, todos del 2006, respectivamente, 3919 del 19 de abril del 2007 y 3158 del 10 de abril del 2008.

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En adición a lo anterior, la desobediencia o la falta de cumplimiento oportuno del deber de informar a los declarantes y a este órgano contralor hará incurrir al responsable de remitir esa información en falta grave, sancionable de conformidad con el régimen disciplinario interno correspondiente, según lo dispuesto por los artículos 28 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, Nro. 8422 y 79 de su Reglamento.

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INDICE

INGRESO AL SISTEMA................................................................................................... 5

PROCESO PARA INCLUIR DECLARANTE....................................................................... 7

PROCESO PARA AGREGAR O MODIFICAR PERFIL .................................................... 11

PROCESO PARA AGREGAR O MODIFICAR CARGO .................................................... 13

PROCESO PARA INCLUIR O MODIFICAR MOVIMIENTO............................................. 17

PROCESO PARA EDITAR INFORMACIÓN PERSONAL DEL DECLARANTE .................... 23

PROCESO PARA OBTENER EL LISTADO DE DECLARANTES INCLUIDOS ..................... 25

GLOSARIO .................................................................................................................. 26

CONSULTAS FRECUENTES ¿QUÉ DEBO HACER PARA IMPLEMENTAR LA REFORMA AL

REGLAMENTO?........................................................................................................... 27

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INGRESO AL SISTEMA

1. Para ingresar al Sistema, los funcionarios responsables de las unidades u oficinas de personal de las instituciones u otro servidor deberán estar debidamente autorizados por Contraloría General, específicamente por el Centro de Operaciones. El proceso a seguir es que el jerarca de la entidad envíe un documento formal con los datos personales del funcionario a autorizar, para crearle el rol de usuario y el envío a su correo electrónico de la clave, que le permitirá acceder al Sistema de Recursos Humanos.

2. Una vez autorizado, deberá ingresar a la página de la Contraloría General

www.cgr.go.cr

3. Luego dar click en el ícono de “Sistemas de Información”

4. En la siguiente pantalla, hacer clic sobre “Sistema de Declaraciones Juradas para uso de las Unidades de Recursos Humanos”

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5. En la caja de diálogo que se presenta, digitar el usuario y contraseña que previamente fue suministrada por el Centro de Operaciones de esta Contraloría General.

6. Luego presionar “aceptar”.

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7. En la pantalla que se presenta deberá verificar que en el extremo superior derecho aparezca el nombre del usuario y el de su institución; en caso contrario, reportar este asunto al Centro de Operaciones de esta Contraloría General.

A continuación se detallan las acciones que se deben realizar en cada componente: PROCESO PARA INCLUIR DECLARANTE

En esta etapa se presentan las siguientes situaciones: a) Que el declarante no exista en la base de datos, es decir es la primera vez que se

incorpora la información personal del funcionario. Cuando los funcionarios son nombrados en forma interina, para incluirlos en el sistema necesariamente deberán estar en el puesto con forma continua al menos 6 meses. En estos casos la fecha de inicio que se incluye en el sistema, será a partir de la cual se genera la obligación de declarar, de conformidad con lo establecido en el artículo 54 del Reglamento recién reformado.

b) Que el declarante ya exista en la base de datos, aspecto que se tratará cuando se

explique lo referente al ítem “Agregar o modificar cargo”. En relación con la incorporación de un funcionario por primera vez, realizar el siguiente

procedimiento.

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1. Dar click en el ítem “Incluir declarante”.

2. En los campos correspondientes de la pantalla que se despliega, deberá digitar la siguiente información:

*Información Personal del Declarante *Domicilio *Cargos *Movimientos del Cargo

Es importante tener cuidado de que la información sea incorporada en forma veraz y exacta, ya que la misma no podrá ser modificada una vez que el declarante haya digitado datos en su declaración. Se les recuerda que el número de identificación que se ingresa deberá contener diez dígitos, por ejemplo: 0102210846; posteriormente al señalar nacionalidad “costarricense” el sistema automáticamente se enlazará con la base de datos de nacimientos del Registro Civil y completará los campos de nombre, primer apellido, segundo apellido y fecha de nacimiento, los cuales no se podrán modificar. En los casos de extranjeros se deberá incorporar el número de asegurado que consta también de 10 dígitos, y completar todas las casillas.

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3. Cuando se haya finalizado la digitación de la información del declarante, revisar que la misma esté correcta.

En el campo del cargo se debe tener claridad si el servidor público cumple con alguno de los perfiles (aduanas-compras públicas-fondos públicos). En caso afirmativo se debe seleccionar la opción “cargo perfil”. Es importante recordar que el artículo 21 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito, N° 8422, en el párrafo primero establece una serie de cargos cuyos titulares deben declarar, por lo que no es necesario ligarlos a un perfil. Teniendo certeza de la veracidad de los datos, dar click en el ícono “Guardar”. El sistema no le permite guardar si existe alguna omisión en el registro de la información.

También para los declarantes que se ingresan por primera vez en el sistema, es necesario que para completar su inclusión, adicionen información en la pantalla “agregar o modificar perfil”, según las instrucciones dadas en la descripción de ese ítem. En el caso que se haya guardado el registro y se determine que la cédula no corresponde a la del servidor, lo procedente es borrar todo el registro y digitar la información

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nuevamente, de conformidad con el procedimiento señalado en la parte referente a “PROCESO PARA EDITAR INFORMACIÓN PERSONAL DEL DECLARANTE”. ESTA ACCION PODRA REALIZARSE ÚNICAMENTE CUANDO EL DECLARANTE NO HAYA INCORPORADO DATOS EN SU DECLARACIÓN JURADA.

PROCESO PARA AGREGAR O MODIFICAR PERFIL Esta pantalla esta asociada solo para aquellos cargos que les corresponde un perfil ya sea el de aduanas, compras públicas o fondos públicos, y se aplica en las siguientes situaciones:

a) En el caso de un funcionario que recién ingresa y se le haya incorporado el “cargo perfil” en la pantalla “incluir declarante”. b) Los funcionarios que se encuentran en la base de datos y de acuerdo con el estudio realizado para dar cumplimiento al Transitorio I de la reforma al Reglamento, se determina que deben estar ligados a un cargo por perfil. En estos casos la modificación deberá realizarse en la pantalla “agregar o modificar movimiento”. Para el caso a) se aplican los siguientes pasos: 1. Dar click en el ítem “Agregar o modificar perfil”.

2. Se despliega la pantalla siguiente, en donde para la búsqueda del declarante se puede utilizar cualquiera de las siguientes variables: número de cédula, nombre, primer y segundo apellido y posteriormente dar click en “buscar” para obtener el registro de los cargos del declarante.

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3. Con la información del declarante, dar click en “Editar perfil”.

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4. Posteriormente aparece la siguiente pantalla, en donde es importante corroborar el nombre del funcionario al que se le agregaran los perfiles. Señalar el (los) perfil (es) y la (s) funciones dando click en las casillas correspondientes. Finalmente presionar guardar

PROCESO PARA AGREGAR O MODIFICAR CARGO Se refiere a la incorporación de otros cargos que ostenta el declarante o bien a modificaciones que deben hacerse en los registros ya existentes sobre un determinado declarante.

1. Dar click en el ítem “Agregar o modificar cargo”.

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2. Se despliega la pantalla siguiente, en donde para la búsqueda del declarante se puede utilizar cualquiera de las siguientes variables: número de cédula, nombre, primer y segundo apellido y posteriormente dar click en “buscar” para obtener el registro de los cargos del declarante.

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3. Con la información del declarante, dar click en “Editar cargo”.

4. La función de esta pantalla permite incluir un nuevo cargo al declarante que ya existe en la base de datos. Para efectuar el registro se debe completar los espacios

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que aparecen en blanco, incluyendo los datos que se solicitan en la pantalla inferior “Movimientos del cargo” y luego presionar guardar.

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PROCESO PARA INCLUIR O MODIFICAR MOVIMIENTO

Se refiere al registro de movimientos tales como: ascensos, incapacidades, permisos con o sin goce de salario y salidas del país relacionados con los funcionarios ya incluidos en el sistema; situaciones que afectan el cómputo del plazo para la presentación de la declaración jurada de bienes que le corresponde (inicial, anual o final). Además, contiene otros movimientos para situaciones particulares del declarante que no interrumpen los plazos de presentación , a saber : defunción, no obligado, cese por reforma y aplica perfil.

1. Para incorporar en el sistema cualquier registro de los antes mencionados, dar click en “Incluir o modificar movimiento”.

2. Se despliega la pantalla siguiente, en donde para la búsqueda del declarante se puede utilizar cualquiera de las siguientes variables: número de cédula, nombre, primer y segundo apellido y posteriormente dar click en “buscar” para obtener el registro del declarante.

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3. Para agregar datos sobre los movimientos del declarante, se debe presionar “Selec. Cargo” como se muestra a continuación.

4. Para agregar los movimientos o cambios en el nombramiento correspondientes al funcionario, se debe presionar “Seleccionar”. En esta pantalla se pueden visualizar los diferentes cargos que ocupa el servidor como declarante, en

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donde el funcionario que consulta tiene acceso solamente al registro de la institución que representa, no así del resto.

5. Como se puede observar la pantalla ya contiene datos que se digitaron anteriormente, por lo que se debe completar a partir del campo de nombramiento, dando click en el extremo derecho del campo sobre esa línea (en el símbolo ).

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6. Seleccionar el tipo de nombramiento del declarante: En propiedad, En forma interina, A plazo Fijo, Recargo de Funciones y No aplica, este último se debe utilizar sólo bajo el caso excepcional de que los demás nombramientos no se ajusten a la situación del declarante.

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7. Para registrar el movimiento asociado al campo de nombramiento dar click en el extremo derecho del campo sobre esa línea (en el símbolo ) y seleccionar lo que corresponda de acuerdo con la lista que se despliega.

8. Clasificación de los movimientos:

Ingreso: Se refiere al registro de aquellos funcionarios que están en la base de datos y que inician labores en la institución. Ascenso: Se aplica para los funcionarios que laboran en la entidad y son ascendidos a un puesto afecto a presentar declaración jurada.

Fin de Funciones: Este movimiento debe realizarse cuando el funcionario deja el cargo por el cual debe declarar. En el caso de que el funcionario ocupe más de un cargo y finalice en alguno de ellos, no debe presentar declaración final sino hasta que concluya en el último puesto ejercido.

Permiso: Se registran los permisos con o sin goce de salario del funcionario. Debe tener especial cuidado con la inclusión de las fechas, ya que este movimiento afecta la presentación de algún tipo de declaración jurada (inicial-anual-final).

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Incapacidad: Se registran las incapacidades del servidor. Debe tener especial cuidado con la inclusión de las fechas, ya que este movimiento afecta la presentación de algún tipo de declaración jurada (inicial-anual-final). Fuera del País: Las salidas del país que se registran solo se refieren aquellas que se realicen para fines oficiales. Debe tener especial cuidado con la inclusión de las fechas, ya que este movimiento afecta la presentación de algún tipo de declaración jurada (inicial-anual-final). Defunción: Se refiere a la inclusión del movimiento por fallecimiento del funcionario. No obligado: Este movimiento debe incorporarse cuando se determina que un funcionario no realiza las funciones que lo obliga a declarar y que por error se incluyó en el sistema. Cese por Reforma: Se refiere aquellos funcionarios que en virtud de la reforma al Reglamento a la Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito, cesen de la obligación de presentar declaración jurada de bienes. Aplica Perfil: Este movimiento debe incorporarse solo aquellos funcionarios que actualmente se encuentren en la base datos y que cumple con uno o varios perfiles, de la mencionada reforma. Para completar esta está acción el sistema automáticamente le presentará la pantalla “agregar o modificar perfil”, en donde deben incluirse la información solicitada.

Nota: Tener presente que para los movimientos de: Fin de funciones, Defunción, No obligado y Cese por Reforma; el sistema habilitará únicamente el campo de “fecha hasta”.

9. Los campos de Autoridad que nombró, Número de acuerdo, Número de oficio

de comunicación, deberán incluir la información que respalda el movimiento que se está registrando. Procede aclarar que Número de oficio de comunicación, se refiere al documento donde se le informa al funcionario se deber de declarar.

10. Para terminar la acción presionar en el botón “guardar” e inmediatamente en la parte superior de la pantalla aparecerá la historia de los movimientos asociados al declarante.

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PROCESO PARA EDITAR INFORMACIÓN PERSONAL DEL DECLARANTE Este ítem permite visualizar la información personal del declarante y realizar modificaciones en esos registro, excepto en los campos de nombre, apellidos, número de cédula y fecha de nacimiento.

1. Para modificar datos dar click en “Editar información personal del declarante”.

Historia de movimientos

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2. Se despliega la pantalla siguiente, en donde para la búsqueda del declarante se puede utilizar cualquiera de las siguientes variables: número de cédula, nombre, primer y segundo apellido y posteriormente dar click en “buscar”

3. Para obtener el registro del declarante presionar el ícono que se encuentra en la casilla de “Editar”.

4. En la pantalla que se muestra podrá modificar los datos que se encuentran sin restricción de acceso.

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4. Para terminar la acción presionar en el botón “guardar”.

PROCESO PARA OBTENER EL LISTADO DE DECLARANTES INCLUIDOS

Para visualizar la información sobre los declarantes que pertenecen a la institución, presionar el ítem “Listado de declarantes incluidos”.

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Posteriormente se despliega un listado con la información del declarante referente a: nombre y número de cédula, cuyos datos no pueden ser modificados. Dicha lista clasifica los declarantes en activos e inactivos. Para facilitar la manipulación de la información, esta pantalla permite hacer búsquedas utilizando cualquiera de las siguientes variables: número de identificación, nombre, primer y segundo apellido. GLOSARIO Para visualizar los conceptos contenidos en el “glosario”, presionar el ítem con ese mismo nombre.

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Se muestran algunos términos contemplados en las pantallas del sistema, que permiten aclarar algunos conceptos relacionados con declaraciones juradas.

CONSULTAS FRECUENTES

1. ¿Qué debo hacer en el sistema para implementar la reforma al reglamento?

Recordar que sólo se debe modificar el sistema en los cargos que estén contemplados en el párrafo segundo del artículo 21 de la Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ìlicito. Finalizada la depuración a que se hace referencia en el “INSTRUCTIVO PARA LAS UNIDADES DE RECUROS HUMANOS, REFERENTE A LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS REFORMAS AL REGLAMENTO A LA LEY CONTRA LA CORRUPCIÓN Y ENRIQUECIMIENTO ILICITO, se actualiza la base de datos siguiendo los siguientes pasos:

a) Los declarantes que ya están incluidos en la base de datos y les aplica uno o varios perfiles.

i. En el ítem “Incluir o Modificar Movimiento”, completar los siguientes

campos: Nombramiento: según corresponda Movimiento: seleccionar “Aplica Perfil” Cargo: seleccionar “Cargo Perfil”

A continuación se identifican los campos donde se deben realizar esas acciones:

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ii. Presionar “guardar” y automáticamente se le presentará la pantalla “Agregar o modificar perfil”, para lo cual será necesario seguir los pasos comentados en “Proceso agregar o modificar perfil”.

b) Los declarantes que ya están incluidos en la base datos y de acuerdo con la reforma no deben declarar. i. En el ítem “Incluir o Modificar Movimiento”, completar los datos que le solicita la pantalla y en el campo de movimiento señalar “Cese por reforma”.

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iii. Comunicar al declarante que debe presentar una declaración final.

c) Incluir en la base de datos de los nuevos funcionarios que de acuerdo con la reforma estarían obligados a presentar declaración jurada.

i. En el ítem “Incluir declarante” señalar en la casilla del cargo “cargo

perfil” ii. Completar la pantalla “Agregar o modificar perfil”.

2. ¿Qué hacer cuando al ingresar un declarante aparece el mensaje “declarante

ya existe”?

Cuando el declarante ya ha sido incluido en la base de datos por otra institución, se debe incorporar únicamente los datos que se solicitan en el ítem de “Agregar o modificar cargo”.

3. ¿Qué se debe hacer cuando un funcionario finaliza la relación contractual

con la institución, o bien pasa a otro puesto que no es sujeto presentar

declaración jurada?

En el ítem “Agregar o modificar movimiento”, completar los datos que solicita la pantalla y seleccionar en el campo de movimiento “fin de funciones”. Además debe comunicarle al declarante el deber de presentar la declaración final.

4. ¿Qué hacer cuando no se puede ingresar al sistema de recursos humanos?

Esta situación puede darse porque atendiendo razones de seguridad, las claves expiran después de 90 días de emitidas; o bien, por bloqueo cuando se realizan varios intentos. En estas situaciones llamar al Centro de Operaciones de esta Contraloría General, al teléfono 2501-8150, para la emisión de una nueva clave.

5. ¿La Contraloría remite al declarante automáticamente la clave al correo

incorporado, o el funcionario tiene que hacer una gestión adicional?

La clave se genera automáticamente y es remitida al correo electrónico incorporado por la Unidad de Recursos Humanos. Es por esta situación que la exactitud de la dirección de correo es necesaria, para que el declarante tenga acceso al sistema.