manual del sistema de gestión y aseguramiento de la
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Manual del
Sistema de Gestión y Aseguramiento de la
Calidad (SIGAC)
Dirección General de Calidad
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Contenido
1. Antecedentes Generales ........................................................................................................ 3
2. Implementación del Sistema .................................................................................................. 8
3. Operacionalización del Sistema .............................................................................................. 8
3.1. Evaluación de Mecanismos, Subprocesos y Procesos ...................................................... 9
3.1.1. Evaluación de los Mecanismos .............................................................................. 11
3.1.2. Evaluación de los Procesos/Subprocesos ............................................................... 11
3.2. Evaluación Externa ....................................................................................................... 12
3.3. Función del Comité de Calidad ...................................................................................... 12
3.4. Evaluación del SIGAC .................................................................................................... 12
4. Anexos ................................................................................................................................. 13
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1. Antecedentes Generales
La Universidad Arturo Prat establece un sistema denominado Sistema de Gestión y Aseguramiento
de la Calidad (SIGAC), a partir de un proceso reflexivo, dada la necesidad de la institución de
actualizar sus herramientas de gestión que permitan, por una parte, responder a los requerimientos
institucionales enfocados hacia el logro de los propósitos y fines declarados, así como también, en
dar cumplimiento a las nuevas definiciones en la política pública de educación superior en nuestro
país, la cual introduce nuevas exigencias para con las funciones universitarias que les son inherentes.
El Sistema de Gestión y Aseguramiento de la Calidad (SIGAC) ha sido planteado como una
herramienta capaz de asumir los desafíos internos, como los propios del sistema de educación
superior, asegurando resultados satisfactorios permanentes en el tiempo.
El SIGAC tiene como objetivo organizar, dirigir, controlar, articular y dar soporte a los diversos
procesos institucionales; además de establecer relaciones en los mecanismos de aseguramiento de
la calidad y los actores de la institución. A este respecto, el SIGAC se constituye como un medio,
para construir una cultura de la calidad institucional, basada en el mejoramiento continuo, que
promueva la autorregulación y excelencia en nuestro quehacer, en coherencia con nuestros
propósitos y fines declarados.
A continuación, se presentan los objetivos específicos:
a. Gestionar la calidad institucional mediante la planificación, ejecución, verificación y retroalimentación efectiva de los procesos y acciones institucionales que dan soporte a la misión y los propósitos institucionales.
b. Promover un cambio cultural institucional mediante la participación de todos los actores universitarios, a través de una gestión basada en procesos que promueva la mejora continua.
c. Promover la autorregulación mediante la sistemática evaluación de los procesos y resultados institucionales.
d. Establecer las acciones que promuevan una evaluación de los servicios institucionales, al objeto de satisfacer las necesidades y expectativas de los grupos de interés, lo cual conduzca a la excelencia institucional.
El SIGAC es de carácter transversal y multinivel, por tanto, involucra todas las funciones
universitarias y a todos los actores individuales y colectivos de la Institución. En consecuencia,
abarca la totalidad de las acciones que la Universidad desarrolla, en las diversas Sedes, Centros
Docentes y de Vinculación, además de modalidades, niveles formativos, carreras y programas.
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Compromisos del SIGAC
El SIGAC establece compromisos para el logro de los propósitos y fines institucionales, lo cual se
desarrolla mediante la interacción de sus procesos internos y la relación de sus diversos actores
individuales y colectivos, de manera continua y permanente:
Principios orientadores
El Sistema se sustenta sobre la base de tres principios orientadores, estos son: Evaluación de la
efectividad de los procesos institucionales, la consistencia institucional y la evaluación de los
servicios.
COMPROMISOS DEL SIGAC
Con la Cultura de la Calidad
Con la Excelencia
Con la Mejora Continua
Con la Transparencia
Con la Evaluación Externa
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Elementos del SIGAC
El SIGAC de la Universidad Arturo Prat se configura a través de las políticas institucionales y los
diversos mecanismos de aseguramiento de la calidad, asimismo tiene un enfoque basado en la
gestión de procesos y se organiza en un Mapa de Procesos, cuyo objetivo es, establecer los
principales elementos que permiten su desarrollo. Este enfoque de procesos permite descomponer
las actividades globales de la Institución, establecer flujos, fortalecer la coordinación, favorecer su
estandarización y optimización, además de uniformar el lenguaje entre las diversas áreas y sus
actividades.
El SIGAC cuenta con tres tipos de Macroprocesos: estratégicos, misional y de soporte. En el Sistema
se detectan los siguientes procesos asociados a cada macroproceso:
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Mapa de Procesos para la Gestión y el Aseguramiento de la Calidad en la Universidad Arturo Prat
Para más información acerca del SIGAC revisar documento “SIGAC Versión 00” disponible en
http://www.unap.cl/prontus_unap/site/edic/base/port/direccion_calidad.html, también en la
aplicación Plataforma de Gestión de Calidad del SIGAC presente en el Campus UNAP.
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2. Implementación del Sistema
La implementación del SIGAC se debe realizar en función de los procesos, subprocesos y
mecanismos establecidos en el documento que describe su estructura y operación, definiendo los
responsables de cada uno ellos (Ver anexo N°1 “Implementación del Sistema de Gestión y
Aseguramiento de la Calidad SIGAC”).
En este contexto, cada uno de estos responsables deberá poblar con antecedentes los mecanismos
a través de una Ficha o formulario diseñada por los profesionales de mejora continua Institucional
de la DGC.
Sobre lo anterior, los profesionales antes mencionados deberán desarrollar un proceso de inducción
para la correcta operación de las Fichas o formularios, estableciendo para ello un programa de
implementación.
3. Operacionalización del Sistema
Posterior a la etapa de la implementación, el sistema debe ser operacionalizado mediante el
correcto uso y actualización de cada uno de los mecanismos, subprocesos y procesos por parte de
sus responsables, lo cual implica el deber de suministrar la información necesaria de forma
pertinente y oportuna.
Para facilitar lo anterior, los profesionales de mejora continua institucional deberán diseñar,
implementar y administrar una plataforma informática que contenga la estructura del SIGAC y
permita a su vez cargar en bases de datos todos los antecedentes necesarios para la operación de
los mecanismos y sus fichas, siendo estos la descripción, la documentación, indicadores de
desempeño interno, percepción de usuarios externos e internos, e indicadores de IES similares
cuando corresponda, entre otros. (Ver Anexo N°2 “Instructivo de la Plataforma de Calidad”)
Con todo lo anterior, los responsables de los procesos, subprocesos y mecanismos deberán evaluar
el desempeño de cada uno de éstos, considerando como elemento de base a las Fichas de
mecanismos, las cuales deberán contener un apartado de análisis que permitan detectar hallazgos,
desviaciones y oportunidades de mejora. (ver ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.).
Por su parte, los procesos y subprocesos deberán considerar en su evaluación los reportes de las
fichas de mecanismos, a objeto de elaborar informes de desempeño. (Ver ¡Error! No se encuentra
el origen de la referencia. y ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.)
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Cabe destacar que los profesionales de mejora continua institucional deberán prestar apoyo a todos
los responsables de procesos, subprocesos y mecanismos durante las instancias de evaluación
descritas en este procedimiento.
Por otra parte, el comité de calidad será responsable de evaluar el SIGAC en términos de su eficacia
y contribución a los propósitos institucionales, en intervalos regulares de acuerdo con lo establecido
en sus funciones. (Ver ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.)
Para materializar lo anterior, el Comité de Calidad contará con el apoyo de los profesionales de
mejora continua institucional, quienes deberán entregar el soporte necesario para el registro y
seguimiento de las acciones que defina el comité.
A continuación, se presenta un esquema que precisa y resume lo anterior y además se presenta en
detalle las actividades anteriormente descritas.
3.1. Evaluación de Mecanismos, Subprocesos y Procesos
La evaluación del consta de las siguientes etapas, plazos y resultados esperados:
ETAPA Evaluación de los
Mecanismos.
Evaluación de Procesos
y Subprocesos.
PLAZO 2 semanas. 2 semanas.
RESULTADO
ESPERADO Ficha actualizada. Informe ejecutivo de
Procesos y Subprocesos.
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EVALUACIÓN DEL
MECANISMO A
EVALUACIÓN DEL
MECANISMO B
INFORMES EJECUTIVOS DE CADA EVALUACIÓN
EVALUACIÓN DEL
PROCESOS Y /O
SUBPROCESOS A
EVALUACIÓN DEL
PROCESOS Y /O
SUBPROCESO B
EVALUACIÓN DEL
SIGAC
EVALUACIÓN DEL
MECANISMO C
EVALUACIÓN DEL
MECANISMO D
EVALUACIÓN POR PARTE DEL COMITÉ DE CALIDAD
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3.1.1. Evaluación de los Mecanismos
En esta etapa los profesionales de Mejora Continua Institucional de la DGC deberán contactarse
periódicamente o al menos una vez al año con todas las áreas que poseen mecanismos a fin de
orientar a sus responsables en la revisión, actualización y evaluación de los antecedentes
presentes en las fichas de los mecanismos, las cuales al menos deben considerar la descripción,
la documentación, indicadores de desempeño interno, percepción de usuarios externos e
internos, e indicadores de IES similares cuando corresponda y contando para ello con las Fichas
de Mecanismos y la plataforma informática de gestión de la Calidad (Ver Anexo N°2 “Instructivo
de la Plataforma de Calidad y ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.).
El resultado esperado en esta etapa es contar con todos los mecanismos actualizados y
evaluados, a objeto de proporcionar todos los antecedentes necesarios para evaluar los
Procesos/Subprocesos del SIGAC.
3.1.2. Evaluación de los Procesos/Subprocesos
En línea con la etapa precedente, los profesionales de Mejora Continua Institucional de la DGC
deben orientar a los responsables de procesos y subprocesos a objeto que ellos/as elaboren sus
respectivos informes de desempeño, asimismo los profesionales de Mejora Continua deberán
disponer la documentación necesaria en cuanto a guías y formatos para una correcta y uniforme
elaboración de informes en toda la Institución. (ver ¡Error! No se encuentra el origen de la
referencia. y ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.).
En cuanto a los insumos necesarios para elaborar los informes, se deben utilizar las evaluaciones
de todos los mecanismos que dependan de un determinado proceso o subproceso y sus
correspondientes indicadores además de la información presente en la Plataforma de Gestión
de Calidad del SIGAC y el Centro Integrado de Datos.
Es importante destacar que en cada informe los responsables, antes señalados, deben
identificar fortalezas y debilidades que den sustento a la elaboración de planes de mejora para
cada proceso y subproceso. Asimismo, se debe realizar un análisis sobre la tributación del
desempeño en relación con los temas y objetivos estratégicos vigentes.
El resultado esperado de esta etapa es contar con todos los informes elaborados de los procesos
y subprocesos del SIGAC a fin de que la alta dirección de la Universidad, a través del Comité de
Calidad, pueda evaluar el desempeño institucional y asimismo evaluar la pertinencia y eficacia
del SIGAC.
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3.2. Evaluación Externa
La evaluación externa del SIGAC tiene como objetivo reducir el potencial sesgo presente en la
autoevaluación de cada uno de los procesos y subprocesos del sistema, y en ese contexto el
Director General de Calidad deberá programar las revisiones al sistema, las cuales deberán ser
a intervalos planificados y basadas en la evaluación de la eficacia del sistema, considerando para
tales efectos a aquellas áreas que presenten un mayor número o frecuencia de desviaciones y
hallazgos significativos que afecten los compromisos de calidad de la institución.
Con todo lo anterior, el Director General de Calidad deberá considerar la contratación de
organizaciones o pares evaluadores idóneos y de vasta experiencia y reconocimiento a nivel
nacional para que efectúen auditorias académicas y administrativas a los procesos y
subprocesos antes señalados, teniendo como resultado esperado un informe con hallazgos
objetivos y evaluaciones sobre la conformidad de los procesos, subprocesos y el Sistema en
General cuando corresponda.
3.3. Función del Comité de Calidad
El Comité de Calidad de la Universidad Arturo Prat, es el órgano responsable de fomentar,
evaluar y supervigilar las acciones de aseguramiento de la calidad, y mejora continua de la
universidad, en búsqueda de la excelencia en sus funciones y servicios.
El alcance de la actuación del Comité de Calidad será transversal, involucrando a todo el
quehacer de la institución y los actores involucrados en esta.
Para mayor información sobre las funciones del comité se debe revisar el Anexo N°6 “Comité de
Calidad”
3.4. Evaluación del SIGAC
Esta etapa considera el análisis, a intervalos planificados, que debe realizar la alta dirección a
través de su comité de calidad, de todas las evaluaciones de los procesos, subprocesos y
mecanismos, en el ámbito de desempeño interno de la Universidad, como así también los
resultados de la Evaluación externa al Sistema.
De esta forma el comité de calidad deberá verificar la eficacia del Sistema de Gestión de
Aseguramiento de la Calidad mediante la verificación de la capacidad del sistema para lograr la
mejora continua a través el hallazgo, tratamiento y superación eficaz de debilidades, asimismo
se deberá verificar la capacidad del sistema para lograr objetivos planificados, debiendo para
ello evaluar la contribución del sistema al logro de los propósitos institucionales.
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4. Anexos
Anexo N°1 “Implementación del Sistema de Gestión y
Aseguramiento de la Calidad SIGAC”
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Implementación del Sistema de Gestión
y Aseguramiento de la Calidad
SIGAC
Dirección General de Calidad
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Contenido
1. Objetivo ............................................................................................................................... 16
2. Alcance ................................................................................................................................ 16
3. Responsabilidades ................................................................................................................ 16
4. Metodología de Trabajo ....................................................................................................... 16
4.1. Etapa N°1, Preparación ................................................................................................. 17
4.2. Etapa N°2, Descripción de Mecanismos y sus indicadores ............................................. 17
4.3. Etapa N°3, Evaluación de Mecanismos .......................................................................... 17
4.4. Etapa N°4, Elaboración de informes de procesos y subprocesos.................................... 18
4.5. Conformación del Comité de Calidad ............................................................................ 18
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1. Objetivo
Establecer un método de trabajo para la implementación del SIGAC considerando a los responsables
de los procesos, subprocesos y mecanismos, con plazos establecidos.
2. Alcance
La implementación del sistema abarca a todas las áreas y niveles de la Universidad
3. Responsabilidades
La Dirección General de Calidad es la responsable de programar e implementar cada una de las
etapas necesarias para instalar el SIGAC
En cuanto a los responsables de los procesos, subprocesos y mecanismos, éstos deberán elaborar,
revisar y validar la información necesaria para cada Ficha de Mecanismos de aseguramiento de la
calidad, tomando en consideración los formatos establecidos por la DGC y los requerimientos de
evaluación de los mismos.
4. Metodología de Trabajo
La metodología para implementar el SIGAC consta de los siguientes puntos: Preparación; Etapa N°1,
Descripción de Mecanismos y sus indicadores; Etapa N°2, Evaluación de Mecanismos; Etapa N°3,
Evaluación del Proceso/Subproceso; Comité de Calidad.
En las etapas, la DGC debe coordinar y orientar a los responsables de mecanismos, procesos y
subprocesos, para esto se estipulan plazos y resultados esperados como se muestran a
continuación:
ETAPA Descripción de
mecanismos y sus
indicadores.
Evaluación de
Mecanismos.
Evaluación del
Proceso/Subproceso.
PLAZO 2 semanas. 1 semana. 2 semanas.
RESULTADO
ESPERADO
Ficha completada
hasta panel de
indicadores.
Ficha completa
finalizada.
Informe ejecutivo de
Proceso/Subproceso
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4.1. Preparación
Para la implementación del SIGAC se desarrollará una aplicación en el Campus UNAP llamada
“Formulario de Ficha de Mecanismos”, el cual permitirá almacenar y entregar una descripción
para cada mecanismo del SIGAC, el funcionamiento de las Aplicación se puede revisar en el ¡Error!
No se encuentra el origen de la referencia.. En conjunto a la ficha, se desarrollará otra aplicación
llamada “Plataforma de Gestión y Aseguramiento de la Calidad” la cual permitirá mostrar los
registros en relación con los Macroprocesos, Procesos, Subprocesos y Mecanismos del SIGAC.
4.2. Etapa N°1, Descripción de Mecanismos y sus indicadores
En esta etapa la DGC programará una serie de reuniones con todas las áreas que poseen
mecanismos a fin de que sus responsables revisen y actualicen la propuesta de información
(descripción) que contienen los mecanismos presentes en el sistema informático denominada
Formulario de Ficha de Mecanismos y Plataforma de Gestión de Calidad del SIGAC. Cada
reunión realizada finaliza con un Acta de Reunión que se envía a las áreas por parte de la DGC con
los acuerdos y compromisos tomados por ambas partes.
De la misma forma la DGC en coordinación con la Dirección General de Planificación y Desarrollo
orientarán a los responsables a fin de que determinen los indicadores para cada mecanismo del
SIGAC.
Cabe destacar que los mencionados indicadores deben estar en coherencia con los definidos en el
Plan de Desarrollo Institucional 2020-2015 y sus correspondientes instrumentos de planificación.
El resultado esperado de esta etapa es contar con la información descriptiva, documental e
indicadores para los últimos 5 años de cada mecanismo del SIGAC.
4.3. Etapa N°2, Evaluación de Mecanismos
En esta etapa la DGC deberá orientar a los responsables de cada mecanismo para que se efectúe la
evaluación de desempeño de cada uno de los mecanismos, contando para ello con tres campos
presentes en las Fichas de Mecanismos donde se deberá evaluar aspectos cuantitativos, cualitativos
y de pertinencia sobre el mecanismo.
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Cabe destacar que la mencionada evaluación debe considerar el desempeño de los indicadores
establecidos en la etapa anterior.
El resultado esperado de esta etapa es contar con la evaluación de cada uno de los mecanismos del
SIGAC y asimismo contar con todas las fichas terminadas, es decir con toda la información que
requiere el formato.
4.4. Etapa N°3, Evaluación del Proceso/Subproceso
En esta etapa la DGC deberá orientar a los responsables de procesos y subprocesos a objeto que
ellos/as elaboren los respectivos informes, de acuerdo a los formatos establecidos por la DGC, se
dispone de una Guía y un Formato de informe.
Para lo anterior, se debe utilizar como insumo la evaluación de todos los mecanismos que dependan
un determinado proceso o subproceso y sus correspondientes indicadores.
Es importante destacar que cada informe requiere que se definan fortalezas y debilidades que dan
sustento para la elaboración de planes de mejora para cada proceso y subproceso. Asimismo, se
debe realizar un análisis sobre la tributación del desempeño de los proceso y subproceso en relación
a los temas y objetivos estratégicos.
El resultado esperado de esta etapa es contar con todos los informes elaborados de los procesos y
subprocesos del SIGAC a fin de que la alta dirección de la Universidad pueda evaluar el desempeño
institucional y asimismo evaluar la pertinencia y eficacia del SIGAC.
4.5. Comité de Calidad
El Comité de Calidad de la Universidad Arturo Prat, es el órgano responsable de fomentar, evaluar
y supervigilar las acciones de aseguramiento de la calidad, y mejora continua de la universidad, en
búsqueda de la excelencia en sus funciones y servicios. El alcance de la actuación del Comité de
Calidad será transversal, involucrando a todo el quehacer de la institución y los actores involucrados
en esta.
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Anexo N°2 “Instructivo de la Plataforma de Calidad”
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Instructivo de uso de
Plataforma de Gestión y Aseguramiento
de la Calidad
Dirección General de Calidad
Versión 00
22
Contenido
1. Introducción ......................................................................................................................... 23
2. Plataforma de Gestión y Aseguramiento de la Calidad .......................................................... 24
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5. Introducción
La Universidad Arturo Prat establece un sistema denominado Sistema de Gestión y
Aseguramiento de la Calidad (SIGAC), el cual ha sido diseñado como una herramienta que
permite abordar los requerimientos esenciales de un sistema de gestión, lo que considera la
capacidad de planificar, organizar, dirigir, controlar, articular y establecer relaciones entre los
procesos y actores de la Institución, de manera transversal y multinivel, en una lógica de mejora
continua, propendiendo a la adecuación y coherencia de los propósitos y fines declarados por la
Institución.
En esta línea, se crea una aplicación denominada “Plataforma de Gestión de la Calidad”, la que
permite materializar el SIGAC en un sistema de información a través del Campus UNAP.
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6. Plataforma de Gestión y Aseguramiento de la Calidad
La plataforma de Gestión de la Calidad es una aplicación que se encuentra disponible en el Campus
UNAP y se constituye como una herramienta que permite gestionar la calidad a nivel institucional,
favoreciendo una evaluación de los diversos macroprocesos, procesos y subprocesos de la
institución por parte de sus responsables. En tal sentido, a través de la plataforma es posible realizar
un análisis y valoración de los mecanismos de aseguramiento de la calidad empleados por las
unidades académicas y administrativas de la universidad, de acuerdo a una serie de indicadores
cuantitativos y cualitativos, con lo cual es posible evaluar su desempeño, establecer acciones de
mejora y junto con ello, propender a la mejora continua institucional. Asimismo, la plataforma
contiene la gestión documental de las políticas, instrumentos, procedimientos, reglamentos,
manuales y otros, con los cuales es posible operar dichos mecanismos.
En términos de su acceso la plataforma y su información está disponible para toda la comunidad
Universitaria.
Figura 1 Plataforma de Gestión de la Calidad.
Fuente: Plataforma de Gestión de la Calidad, Campus UNAP, 2020.
La Figura 1 muestra la visualización al ingresar a la aplicación, y en ella se observa que en la parte
superior existen dos pestañas, una de ellas es el Panel Principal y la otra es Mis Fichas.
Al pulsar la pestaña Panel Principal, en ella se pueden ver 3 secciones: Descripción, Presentación
y Mapa. En Descripción se presenta el objetivo de la Plataforma, en Presentación un video
explicativo del SIGAC y en Mapa el Mapa de Procesos del SIGAC.
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Figura 2 Plataforma de Gestión de la Calidad, Macroprocesos.
Fuente: Plataforma de Gestión de la Calidad, Campus UNAP, 2020.
Figura 3 Plataforma de Gestión de la Calidad, Información del Macroproceso.
Fuente: Plataforma de Gestión de la Calidad, Campus UNAP, 2020.
En la Figura 2 se presentan los Macroprocesos, en cada casilla existe un símbolo de información,
el cual contiene la descripción del Macroproceso seleccionado como se puede ver en la Figura 3.
Figura 4 Plataforma de Gestión de la Calidad, Macroprocesos, Procesos y Subprocesos.
Fuente: Plataforma de Gestión de la Calidad, Campus UNAP, 2020.
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Al seleccionar un Macroproceso se despliegan los Procesos asociados y al seleccionar un Proceso se
despliegan los Subprocesos asociados como se puede visualizar en la
Figura 4.
Figura 5 Plataforma de Gestión de la Calidad, Subproceso.
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Fuente: Plataforma de Gestión de la Calidad, Campus UNAP, 2020.
La Figura 5 muestra el detalle del Subproceso seleccionado, el cual contiene los siguientes
apartados:
Descripción: Entrega una breve referencia sobre el funcionamiento del subproceso.
Responsables del Subproceso: Indica quien es el responsable del subproceso escogido.
Unidades que participan en las acciones de los mecanismos: Esta sección muestra a todas las
unidades académicas o administrativas que tiene relación con la operación de los mecanismos del
proceso.
Objetivos Estratégicos: Esta sección permite asociar los objetivos estratégicos definidos en
el Plan Estratégico Institucional con los subprocesos del SIGAC, a fin de facilitar la evaluación
sobre la contribución de éstos con los propósitos institucionales.
Gestión documental: Esta sección permite cargar, visualizar y descargar toda la documentación
necesaria para el correcto funcionamiento de los mecanismos asociados al subproceso, facilitando
la consulta de antecedentes para la evaluación de los mecanismos, subprocesos y procesos.
Evaluación de los Subprocesos: Este apartado entrega una serie de antecedentes que
tienen como objetivo proporcionar información para la evaluación de los subprocesos,
destacando la evaluación de los usuarios internos y externos del subproceso a través de
resultados de encuestas, así también se entregan antecedentes en el marco de la evaluación
de la calidad, tales como reportes sobre los reclamos y debilidades de las carreras y
programas detectadas en sus procesos de acreditación o certificación.
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Mecanismos: Esta sección muestra el listado de los mecanismos correspondientes al subproceso y
al pulsar cada uno de ellos entrega la visualización de la Ficha de Mecanismos, la cual contiene una
serie de antecedentes descriptivos y evaluaciones del mismo.
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Anexo N°3 “Ficha de Mecanismo”
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Anexo N°4 “Guía para la confección de informes de
Desempeño de Procesos y Subprocesos”
31
Guía para la confección de informes de
Desempeño de Procesos y Subprocesos -
SIGAC
Dirección General de Calidad
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1. Antecedentes.
El presente documento entrega los lineamientos para la confección de informes de
desempeño de los procesos y subprocesos pertenecientes al Sistema de Aseguramiento de
la Calidad Institucional “SIGAC”.
Para lo anterior, cada responsable de los procesos y subprocesos antes mencionados debe
considerar como base la síntesis evaluativa de la operación de los diversos mecanismos
del sistema.
2. Objetivo
Entregar lineamientos para la elaboración de análisis críticos sobre el desempeño del
SIGAC en el marco de las políticas, mecanismos, subprocesos y procesos del sistema con
el fin de promover la mejora continua.
3. Evaluación
Los informes de desempeño deben considerar en el marco de sus evaluaciones los
siguientes aspectos para cada proceso o subproceso:
- Evaluación de los mecanismos presentes en cada proceso o subproceso. - Aporte de los procesos o subprocesos al cumplimiento de las políticas
institucionales - Aporte de los procesos o subprocesos al cumplimiento de objetivos estratégicos del
PEI
Para cada aspecto antes indicado se deberá identificar fortalezas y debilidades asociadas
a los desempeños, definiendo niveles de cumplimiento y desviaciones significativas.
Con todos los elementos mencionados, se deberá confeccionar un plan de mejora que
aborde las debilidades significativas del proceso o subproceso evaluado.
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4. Mapa de Procesos y Mecanismos del sistema
A modo de referencia se presentan a continuación el mapa de procesos de la Universidad
además de una tabla con los respectivos procesos, subprocesos y la identificación de las
unidades responsables de ellos.
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Figura N°1. Mapa de Procesos
35
Macro procesos, procesos y subprocesos del Sistema
Macro proceso Proceso
Unidad
Responsable
del Proceso
Macro proceso Estratégico:
Corresponde a aquellos
procesos que proporcionan los
lineamientos para la Gestión
Estratégica Institucional, los
cuales impactan en la gestión
de los procesos
pertenecientes a los otros dos
niveles. En este nivel se
asocian los procesos de:
Gestión de la Mejora
Continua; Planificación y
Desarrollo, Gestión
Financiera, Gestión de Análisis
Institucional y la Gestión del
Gobierno Universitario.
Gestión de la Mejora Continua:
Este proceso considera mecanismos que
promueven la autorregulación y la mejora
continua integral de la Institución, esto a través
del monitoreo de los procesos claves
institucionales, el seguimiento sistemático de los
propósitos y fines institucionales, la evaluación
de los servicios universitarios y la autoevaluación
de carreras y programas.
Dirección
General de
Calidad
Planificación y Desarrollo:
Este proceso considera mecanismos que aseguran
el seguimiento del Plan Estratégico Institucional,
de acuerdo con los propósitos y fines declarados,
favoreciendo su desarrollo integral y armónico,
de acuerdo con el proyecto institucional.
Dirección
General de
Planificación y
Desarrollo
Gestión Financiera:
Este proceso considera mecanismos que aseguran
la gestión de las actividades económicas y
financieras de la universidad, además del
manejo, control y uso eficiente de los recursos
institucionales, con el fin de contribuir a una
gestión moderna y competitiva que aporte al
desarrollo, proyección y logro de los propósitos y
fines de la Universidad Arturo Prat.
Vicerrectoría de
Administración y
Finanzas
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Gestión de Análisis Institucional:
Este proceso considera mecanismos que permiten
generar, sistematizar, interpretar y difundir
información, de manera global e individualizada;
esto con el fin de apoyar a la gestión integral de
la Universidad Arturo Prat, la toma de decisiones,
la evaluación del desempeño de los procesos
institucionales y el análisis comparado
institucional de acuerdo con los propósitos y fines
declarados.
Dirección
General de
Planificación y
Desarrollo
Gestión del Gobierno Universitario:
Este proceso considera los mecanismos
orientados a la toma de decisiones estratégicas
de la Institución, en consonancia con los fines y
propósitos declarados. Asimismo, considera
mecanismos orientados a la gestión eficiente de
las comunicaciones internas y externas, que
faciliten el flujo de información institucional.
Secretaría
General
Macro proceso Proceso Unidad Responsable del
Proceso
Macro proceso Misional:
Corresponde a aquellos
procesos que proporcionan los
lineamientos que impactan en
la gestión de los procesos
misionales de la institución, en
consecuencia, constituyen la
secuencia de actividades
claves para la creación de
valor de la institución. En este
Docencia y Resultados del Proceso de
Formación:
Este proceso considera mecanismos orientados al
quehacer formativo y de la gestión docente de la
institución, tanto a nivel de pregrado como de
postgrado. Este proceso de despliega a través de
los siguientes subprocesos: La gestión de la oferta
formativa; el proceso de enseñanza y aprendizaje;
la gestión curricular; la gestión de la admisión, el
trayecto formativo y sus resultados; la gestión y
Vicerrectoría Académica y
Vicerrectoría de
Investigación, Innovación y
Postgrado
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nivel se asocian los procesos de
las dimensiones de docencia y
resultados del proceso de
formación, investigación,
innovación y transferencia
tecnológica y vinculación con
el medio tanto nacional como
internacional.
fortalecimiento de la función académica, la
gestión de los servicios y vida estudiantil, además
de la gestión y seguimiento de los egresados y/o
titulados. Lo anterior, en consonancia con la
aplicación efectiva del Modelo Educativo
Institucional.
Investigación, Innovación y Transferencia
Tecnológica:
Este proceso considera mecanismos que permiten
el desarrollo, orientación y optimización de las
actividades de generación y transferencia de
conocimiento, además de las de innovación, de
acuerdo con los criterios de calidad aceptados por
la comunidad científica, tecnológica y
disciplinaria. Este proceso se despliega a través de
los siguientes subprocesos: La gestión de apoyo a
la investigación e innovación; la gestión de
proyectos de investigación e innovación, la gestión
de la innovación y la generación y gestión del
conocimiento.
Vicerrectoría de
Investigación, Innovación y
Postgrado
Vinculación con el Medio Nacional e
Internacional:
Este proceso considera mecanismos que permiten
el desarrollo de las acciones de vinculación
sistemática y bidireccional con el entorno
significativo definido por la institución, tanto
regional, como nacional e internacional, además
de los grupos de interés de la Universidad Arturo
Prat; reflejando su contribución al desarrollo de
estos, así como al enriquecimiento de las diversas
funciones universitarias. Este proceso se despliega
a través de los siguientes subprocesos: El análisis
de necesidades del entorno; la gestión de la
vinculación y extensión; y los resultados y
contribución de esta.
Dirección General de
Vinculación e Relaciones
Institucionales, Dirección
General de Relaciones
Internacionales.
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Macro proceso Proceso
Unidad
Responsable
del Proceso
Macro proceso de Soporte
Corresponde a aquellos
procesos que impactan en la
gestión del soporte
institucional a los procesos
misionales. A este nivel, se
asocian los procesos de
gestión de infraestructura y
equipamiento, gestión de
recursos humanos, gestión de
los sistemas de información y
procesos legales y
reglamentarios.
Gestión de Infraestructura y equipamiento:
Este proceso considera mecanismos que permiten planificar y
garantizar la disponibilidad de infraestructura y equipamiento,
además de evaluar el uso eficaz de estos en función de los
propósitos y fines institucionales.
Vicerrectoría
de
Administración
y Finanzas
Gestión de Recursos Humanos:
Este proceso considera mecanismos que permiten la adecuada
gestión del recurso humano de la institución, considerando
entre ellos, mecanismos que permitan la organización,
selección, contratación, desarrollo, evaluación y promoción del
personal, en consonancia, con los propósitos y fines
institucionales.
Vicerrectoría
de
Administración
y Finanzas
Gestión de los Sistemas de Información:
Este proceso considera mecanismos para la gestión de los
recursos tecnológicos para el desarrollo de los procesos de la
institución, además de la obtención de información válida y
confiable sobre los diversos procesos institucionales, los cuales
propicien la toma de decisiones fundadas para avanzar hacia la
consecución de los propósitos y fines institucionales.
Vicerrectoría
de
Administración
y Finanzas
Procesos legales y reglamentarios:
Este proceso considera mecanismos para la gestión y desarrollo
de los procesos de soporte jurídica a la institución, la
certificación de instrumentos normativos y el resguardo de los
títulos y grados de la Universidad
Secretaría
General
39
Mecanismos del Sistema.
Cada proceso o subproceso definido en el Mapa de Procesos se despliega a través de la
definición de mecanismos de aseguramiento de la calidad, los cuales permiten el
despliegue el control y promoción de las acciones destinadas a generar una gestión
homogénea, multidimensional y transversal a todo el quehacer universitario de acuerdo
con los propósitos y fines institucionales.
Los mecanismos de aseguramiento de la calidad se conciben como métodos estructurados
que se traducen en normativas, reglamentos, manuales, datos sistematizados, acciones
de seguimiento, herramientas informáticas, entre otras. Los mecanismos de
aseguramiento de la calidad deben plantearse como herramientas que permitan el
seguimiento, medición y evaluación sistemática de las acciones del quehacer institucional,
de acuerdo con los propósitos y fines definidos. En consecuencia, éstos deben plantearse
como instrumentos dinámicos, que permitan un proceso permanente de reflexión y
evaluación a través de indicadores que permitan medir su utilidad.
Los mecanismos de aseguramiento de la calidad institucional son los siguientes
40
MACRO PROCESO: ESTRATÉGICO
PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
Procesos Mecanismos
Articuladores
Honorable
Junta
Directiva
Consejo
Académico
Secretaría
General
Vicerrectoría
Académica
Vicerrectoría de
Administración
y Finanzas
Vicerrectoría
de
Investigación
e Innovación
Dirección
General de
Calidad
Dirección
General de
Análisis y
Planificación
Dirección
General de
Vinculación con
el Medio y
Relaciones
Internacionales
Facultades
Sede
Victoria CDV
Ge
stió
n d
e la
Me
jora
Co
nti
nu
a
1. Programa de Evaluación Permanente.
X X X X ✓ X X
2. Sistema de Gestión de la Calidad del Pregrado (SIGEC-P).
X ✓ X X X
3. Planes de Mejora Institucional y de Carreras y Programas.
X X X X ✓ X X X X X
Pla
nif
icac
ión
y D
esa
rro
llo 4. Plan Estratégico
Institucional (Planificación de corto, mediano y largo plazo).
X X X X X X X ✓ X X X X
5. Programa Operativo Anual. ✓ X X X
6. Sistema de Información del Plan Estratégico Institucional.
✓
Ge
stió
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inan
cie
ra
7. Plan maestro de inversiones.
X X ✓
8. Presupuesto Institucional (formulación, ejecución y evaluación).
X X ✓
41
MACRO PROCESO: ESTRATÉGICO
PROCESO: GESTIÓN ESTRATÉGICA INSTITUCIONAL
Procesos Mecanismos
Articuladores
Honorable
Junta
Directiva
Consejo
Académico
Secretaría
General
Vicerrectoría
Académica
Vicerrectoría de
Administración
y Finanzas
Vicerrectoría
de
Investigación
e Innovación
Dirección
General de
Calidad
Dirección
General de
Análisis y
Planificación
Dirección
General de
Vinculación con
el Medio y
Relaciones
Internacionales
Facultades
Sede
Victoria CDV
9. Análisis Financiero ✓
Ge
stió
n d
e
An
ális
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Inst
itu
cio
nal
10. Centro Integrado de Datos. X X X X ✓ X X X X
Ge
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el
Go
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Un
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rsit
ario
11. Gestión de la Información de los Cuerpos Colegiados de la Institución.
X X ✓
42
MACROPROCESO: MISIONAL
PROCESO: DOCENCIA Y RESULTADOS DEL PROCESO DE FORMACIÓN
Articuladores:
Sub
procesos
Mecanismos
Honorable
Junta
Directiva
Consejo
Académico
Secretaría
General
Vicerrectoría
Académica
Vicerrectoría de
Administración
y Finanzas
Vicerrectoría
de
Investigación
e Innovación
Dirección
General
de Calidad
Dirección
General de
Análisis y
Planificación
Dirección
General de
Vinculación con
el Medio y
Relaciones
Internacionales
Facultades
Sede
Victoria CDV
Ge
stió
n d
e la
Ofe
rta
Form
ativ
a 12. Evaluación de la Oferta
Académica y su pertinencia. ✓ X X X X X X
13. Creación, Modificación y cierre de Planes de Formación
✓ X X X X X X X
Ge
stió
n
Cu
rric
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r
14. Modelo metodológico de diseño, rediseño y Ajuste curricular.
✓ X X X
15. Modelo metodológico de Seguimiento y evaluación curricular.
✓ X
Pro
ceso
de
en
señ
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apre
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16. Modelo educativo Institucional.
X ✓ X X X X X
Ge
stió
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mis
ión
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tray
ect
o f
orm
ati
vo y
resu
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os
17. Procedimiento de admisión regular y especial.
✓ X X X X X
18. Prueba Inicial ✓ X X X
19. Seguimiento y acompañamiento estudiantil y sus resultados.
✓ X X X X
43
MACROPROCESO: MISIONAL
PROCESO: DOCENCIA Y RESULTADOS DEL PROCESO DE FORMACIÓN
Articuladores:
Sub
procesos
Mecanismos
Honorable
Junta
Directiva
Consejo
Académico
Secretaría
General
Vicerrectoría
Académica
Vicerrectoría de
Administración
y Finanzas
Vicerrectoría
de
Investigación
e Innovación
Dirección
General
de Calidad
Dirección
General de
Análisis y
Planificación
Dirección
General de
Vinculación con
el Medio y
Relaciones
Internacionales
Facultades
Sede
Victoria CDV
Ge
stió
n d
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Segu
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y/o
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20. Modelo de Seguimiento de Egresados y/o Titulados.
✓ X X X X
Ge
stió
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fo
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mie
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un
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cad
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21. Evaluación Docente.
✓ X X X
22. Estatuto Académico
✓ X X X X
23. Perfeccionamiento Docente ✓ X X X X X
Ge
stió
n d
e
Serv
icio
s y
Vid
a
Estu
dia
nti
l 24. Servicios de Bienestar Estudiantil.
✓ X X X X
25. Caracterización de los estudiantes.
✓ X X X
44
MACROPROCESO: MISIONAL
PROCESO: INVESTIGACIÓN, INNOVACIÓN Y TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA
Articuladores
Sub
Procesos
Mecanismos Honorable
Junta
Directiva
Consejo
Académico
Secretaría
General
Vicerrectoría
Académica
Vicerrectoría de
Administración
y Finanzas
Vicerrectoría
de
Investigación
e Innovación
Dirección
General de
Calidad
Dirección
General de
Análisis y
Planificación
Dirección
General de
Vinculación con
el Medio y
Relaciones
Internacionales
Facultades
Sede
Victoria CDV
Ge
stió
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e
Pro
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Inve
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26. Plataforma de control y seguimiento de proyectos
✓ X X X
Ge
stió
n d
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Ap
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Inve
stig
ació
n e
Inn
ova
ció
n 27. Incentivos de publicaciones y
proyectos. X ✓ X X
28. Apoyo al investigador. X ✓ X X
Ge
stió
n d
e
la
Inn
ova
ció
n
29. Gestión de la propiedad intelectual, transferencia y vigilancia tecnológica.
✓ X X
Ge
ne
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y
Ge
stió
n d
el
Co
no
cim
ien
to
30. Gestión de la Cienciometría y Bibliometría.
X X ✓
45
MACROPROCESO: MISIONAL
PROCESO: VINCULACIÓN CON EL MEDIO NACIONAL E INTERNACIONAL
Articuladores
Sub proceso Mecanismos
Honorable
Junta
Directiva
Consejo
Académico
Secretaría
General
Vicerrectoría
Académica
Vicerrectoría de
Administración
y Finanzas
Vicerrectoría
de
Investigación
e Innovación
Dirección
General de
Calidad
Dirección
General de
Análisis y
Planificación
Dirección
General de
Vinculación con
el Medio y
Relaciones
Internacionales
Facultades
Sede
Victoria CDV
An
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Ne
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31. Determinación de necesidades de los grupos de interés.
✓ X X X
Ge
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incu
laci
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y
Exte
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ón
32. Relación de la Vinculación con el Medio y la Docencia e Investigación, Innovación y Transferencia Tecnológica.
X X ✓ X X X
33. Gestión de los convenios de Vinculación con el Medio y Cooperación Internacional.
X ✓ X X X
34. Sistema de Registro y Seguimiento de Proyectos y Actividades de Vinculación con el Medio y Extensión
✓ X X X
Re
sult
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Co
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n
35. Medición del impacto de las Vinculación con el Medio.
✓
46
MACROPROCESO: SOPORTE
PROCESO: GESTIÓN DE SOPORTE INSTITUCIONAL
Proceso Mecanismos
Articuladores
Honorable
Junta
Directiva
Consejo
Académico
Secretaría
General
Vicerrectoría
Académica
Vicerrectoría de
Administración
y Finanzas
Vicerrectoría
de
Investigación
e Innovación
Dirección
General de
Calidad
Dirección
General de
Análisis y
Planificación
Dirección
General de
Vinculación con
el Medio y
Relaciones
Internacionales
Facultades
Sede
Victoria CDV
Ge
stió
n d
e
Infr
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y
Equ
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to 36. Plan Maestro de
infraestructura institucional. X ✓ X X X X X X
37. Medición y uso de la infraestructura física, tecnológica y su equipamiento.
✓
Ge
stió
n d
e
Re
curs
os
Hu
man
os
38. Selección y contratación del estamento académico y administrativo.
X ✓ X X X X
39. Evaluación, promoción y desarrollo del estamento académico y administrativo.
X X ✓ X X X X X
Ge
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Tecn
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n
40. Sistemas tecnológicos para el soporte institucional.
✓ X X X
Pro
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gale
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rio
s
41. Gestión documental. X X ✓ X X X X X X X X X
42. Gestión de títulos y grados. ✓ X X X X
47
MACROPROCESO: SOPORTE
PROCESO: GESTIÓN DE SOPORTE INSTITUCIONAL
Proceso Mecanismos
Articuladores
Honorable
Junta
Directiva
Consejo
Académico
Secretaría
General
Vicerrectoría
Académica
Vicerrectoría de
Administración
y Finanzas
Vicerrectoría
de
Investigación
e Innovación
Dirección
General de
Calidad
Dirección
General de
Análisis y
Planificación
Dirección
General de
Vinculación con
el Medio y
Relaciones
Internacionales
Facultades
Sede
Victoria CDV
43. Gestión jurídica institucional. ✓ X X X X X X X X X
48
5. Confección del Informe
Cada informe de desempeño debe ser elaborado por el responsable de cada proceso o
subproceso declarado por la Institución considerando los siguientes elementos o insumos:
- Reportes de avances sobre acciones de mejora (Planes de mejora) asociados a sus procesos o subprocesos, pudiendo éstos ser de nivel institucional.
- Información de desempeño de los mecanismos a través sus fichas técnicas.
Con lo anterior el informe tendrá la siguiente estructura y contenido:
Capitulo I. Evaluación de Mecanismos
Capítulo II. Aporte al cumplimiento de las Políticas Institucionales
Capítulo III. Aporte al cumplimiento de Objetivos Estratégicos
Capítulo IV. Plan de Mejora
El desarrollo de cada capítulo debe considerar la exposición de análisis cualitativos y
cuantitativos de acuerdo a las siguientes directrices:
Capitulo I. Cumplimiento de Mecanismos
La evaluación del cumplimiento de los mecanismos debe considerar la información
presente en las fichas técnicas además de los siguientes lineamientos:
- Evaluación de la operación del mecanismo
De forma sintetizada se debe indicar si el mecanismo posee las condiciones
adecuadas para su funcionamiento en términos de recursos humanos,
equipamiento e infraestructura, exponiendo además si existe uso de plataformas
tecnológicas y/o formalización de las actividades a través de documentos tales
como reglamentos, procedimientos, instructivos, entre otros. Como producto de
esta evaluación se debe señalar si existen dificultades significativas para la
operación del mecanismo.
- Evaluación de desempeño
49
De acuerdo al alcance descrito en la ficha del mecanismo se debe exponer el nivel
de desempeño de sus indicadores definidos, indicando si se han cumplidos los
resultados esperados en términos de metas.
En línea con lo anterior, la evaluación debe analizar el comportamiento del
desempeño indicando si este ya se encuentra consolidado con buenos resultados
durante un periodo determinado, o si su comportamiento es irregular o inestable
o bien si el desempeño es deficiente, debiendo explicar las casusas para estos
últimos casos.
Por otra parte, se debe exponer acerca de la conveniencia del mecanismo durante
el periodo evaluado, refiriéndose sobre su pertinencia y su utilidad.
Es importante que al final de este capítulo se identifiquen fortalezas y debilidades
significativas asociadas a los mecanismos.
Capítulo II. Aporte al cumplimiento de las Políticas Institucionales
Este capítulo debe describir de forma cuantitativa y cualitativa si corresponde, el aporte
para el cumplimiento de la política Institucional que esté relacionada con el proceso o
subproceso que se está evaluando.
Detalle del proceso/subproceso y sus mecanismos:
Proceso / Subproceso Descripción Mecanismos
Políticas asociadas al proceso o subproceso:
Política de.. “………………………………….”
50
Elementos de la política Análisis sobre cumplimiento de la política
Considerando todo lo anterior, este capítulo debe identificar fortalezas y debilidades
significativas del proceso o subproceso que se está evaluando.
Capítulo III. Aporte al cumplimiento de Objetivos Estratégicos
Este capítulo debe describir de forma cuantitativa y cualitativa si corresponde, el aporte
para el cumplimiento de los objetivos estratégicos en relación a los procesos o subprocesos
relacionados.
Detalle del proceso/subproceso y sus mecanismos:
Proceso / Subproceso Descripción Mecanismos
Tema Estratégico
Objetivo Estratégicos Detalle Objetivo Análisis sobre el cumplimiento
del objetivo
51
Considerando todo lo anterior, este capítulo debe identificar fortalezas y debilidades
significativas del proceso o subproceso que se está evaluando.
52
Capítulo IV. Plan de Mejora
Este capítulo debe considerar el tratamiento de todas de las debilidades identificadas en
los capítulos anteriores a objeto de estructurar las acciones de mejora, los responsables
y recursos que sean necesarias para la superación las debilidades.
Es importante destacar que para este apartado debe considerar las debilidades y acciones
de mejora vigentes y provenientes de los procesos de acreditación institucional a fin de
evitar la duplicación de las acciones correctivas.
A continuación, se presenta el formato que se debe utilizar para la confección del plan de
mejora:
Descripción de la
Debilidad Responsable Acción de Mejora
Fecha de
entrega
Mecanismo
de
Verificación
Requerimientos
Fuentes de
Financiamiento Elementos
Materiales Elementos
Financieros Recursos
Humanos
53
Anexo N°5 “Formato para elaborar Informe de Desempeño
Subproceso”
54
Informe de Desempeño Subproceso
Gestión Curricular (ejemplo)
-SIGAC-
Dirección General de Calidad
55
Antecedentes generales
En el marco del compromiso de la Universidad Arturo Prat con la mejora continua y bajo
el enfoque de procesos que promueve el Sistema de Gestión de la Calidad Institucional,
el presente informe entrega un análisis respecto del desempeño del subproceso de
“Gestión Curricular”
Objetivo
Entregar una evaluación y rendir cuenta respecto del desempeño de este subproceso en
el marco los objetivos estratégicos, políticas y mecanismos declarados por la institución
al alero del Sistema de Gestión de la Calidad Institucional.
Capitulo I. Evaluación de los Mecanismos
- Evaluación de la operación del mecanismo
- Evaluación de desempeño
Capítulo II. Aporte al cumplimiento de las Políticas Institucionales
Detalle del proceso/subproceso y sus mecanismos:
Proceso / Subproceso Descripción Mecanismos
56
Políticas asociadas al proceso o subproceso:
Política de.. “………………………………….”
Elementos de la política Análisis sobre cumplimiento de la política
Considerando todo lo anterior, este capítulo debe identificar fortalezas y debilidades
significativas del proceso o subproceso que se está evaluando.
57
Capítulo III. Aporte al cumplimiento de Objetivos Estratégicos
El presente capítulo analiza el aporte del subproceso para el cumplimiento de los objetivos
estratégicos relacionados.
Detalle del proceso/subproceso y sus mecanismos:
Proceso / Subproceso Descripción Mecanismos
Gestión Curricular
Considera la pertinencia de los perfiles de
egreso, la estructuración de los planes de
estudio y la gestión curricular.
- Modelo metodológico de diseño, rediseño y ajuste curricular.
- - Modelo metodológico de
seguimiento y evaluación curricular.
- Modelo educativo Institucional
Tema Estratégico N°1 Formación Integral del Estudiante.
Objetivo Estratégicos Descripción del Objetivo Análisis sobre el cumplimiento
del objetivo
OP3. Mejorar la pertinencia,
vigencia y calidad de la oferta
académica de Pregrado y
Postgrado.
A fin de entregar una oferta académica pertinente, vigente y de calidad, esta debe basarse en los Programas de Desarrollo Regional donde la universidad tiene presencia, estar actualizada con los cambios tecnológicos y socioculturales, y permitir desarrollar no solo las competencias del ámbito disciplinar, si también responsabilidad social, habilidades esenciales y trabajo interdisciplinario como referente regional.
Se rediseñarán los programas académicos
según la normativa vigente y convergiendo
hacia la virtualidad, a través de procesos de
autoevaluación, pudiendo generar impacto
en la empleabilidad en la cobertura de
vacantes y la adecuación hacia el modelo
educativo instaurado en la institución.
58
Considerando todo lo anterior, a continuación se identifican las siguientes fortalezas y
debilidades significativas del subproceso evaluado.
Fortalezas
F-1:
F-2:
Debilidades
D-1:
D-2:
Capítulo IV. Plan de Mejora
De acuerdo a lo expuesto de forma precedente, en el presente capítulo se definen las
acciones de mejora, los responsables y recursos que necesarios para la superación de las
debilidades detectadas.
59
Descripción de la
Debilidad Responsable Acción de Mejora
Fecha de
entrega
Mecanismo
de
Verificación
Requerimientos
Fuentes de
Financiamiento Elementos
Materiales Elementos
Financieros Recursos
Humanos
60
Anexo N°6 “Comité de Calidad”
Dirección General de Calidad
Comité de Calidad Universidad Arturo Prat
Dirección General de Calidad
1. Del Comité de Calidad de la Universidad Arturo Prat El Comité de Calidad de la Universidad Arturo Prat (en adelante, el Comité), es el órgano responsable de fomentar, evaluar y supervigilar las acciones de aseguramiento de la calidad, y mejora continua de la universidad, en búsqueda de la excelencia en sus funciones y servicios. El alcance de la actuación del Comité de Calidad será transversal, involucrando a todo el quehacer de la institución y los actores involucrados en esta.
2. Conceptos asociados al ámbito de las funciones del Comité de Calidad
Calidad: La calidad en la Universidad Arturo Prat es un principio inspirador que conduce todas sus acciones y funciones en el ambito de su quehacer. Esta se define en términos de la integridad (cumplir con lo que ofrecemos), coherencia (congruencia entre nuestros propósitos y fines y nuestras actividades) y eficacia (logro de nuestros resultados en términos de los propósitos y fines institucionales); en definitiva, la calidad institucional es una medida de logro, tanto de nuestra consistencia interna, como externa.
La calidad institucional se orientara hacia la excelencia de los servicios prestados, los cuales se evaluaran permanentemente de acuerdo con la satisfaccion de las necesidades y expectativas de las partes interesadas, en el marco de los principios de consistencia e integridad, dando cuenta, institucionalmente del compromiso misional.
Cultura de la Calidad: La Universidad Arturo Prat reconoce y asume el compromiso de conducir sus esfuerzos hacia la construccion de una cultura de la calidad, que involucre a todos los miembros de la comunidad universitaria hacia la comprensio n comun de un principio sustentado en el aseguramiento y la gestio n de la calidad; promoviendo acciones institucionales hacia el mejoramiento continuo mediante la autorregulacio n, la transparencia y la permanente evaluacio n de los procesos y resultados institucionales.
Aseguramiento de la Calidad: La Universidad Arturo Prat concibe el aseguramiento de la calidad como una funcio n multidimensional, de caracter transversal a todo el quehacer universitario. En este sentido, el aseguramiento de la calidad da cuenta del conjunto de procesos, mecanismos y acciones que interactuan entre si con el objetivo de controlar, garantizar y promover la calidad a todos los niveles institucionales, de acuerdo con la mision institucional y la legislacio n nacional vigente.
Dirección General de Calidad
Gestion de la Calidad: La Gestion de la Calidad en la Universidad Arturo Prat constituye el proceso sistematico de aplicacion, seguimiento y evaluacion de las acciones del quehacer institucional, de acuerdo con los diversos procesos establecidos. Asimismo, proporciona las herramientas para la autorregulacion institucional y su vinculacion permanente y sistematica con los resultados de evaluacio n para asegurar el logro de la mision y los propositos institucionales.
Mejora continua: Acciones orientadas a la mejora continua mediante la instalación de procesos permanentes de autorregulación, transparencia y evaluación de los procesos y resultados institucionales, con el fin de retroalimentar el Sistema de Gestión y Aseguramiento de la Calidad y comprobar su efectividad. Excelencia: Se manifiesta en el mejoramiento continuo, integral del quehacer institucional, mediante la evaluación sistemática de los procesos y resultados Institucionales en función de la misión y propósitos de la Universidad y los niveles de calidad establecidos por el Sistema Nacional de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior. Asimismo, la búsqueda de la excelencia institucional deberá enfocarse en términos de la “satisfacción y percepción de la calidad”, esto implica, comprender las necesidades y expectativas de los diversos grupos de interés de la institución y evaluar nuestros servicios en términos de la satisfacción de nuestros usuarios.
Autorregulacion: Capacidad de las Unidades administrativas y academicas, ademas de las carreras y programas formativos para cumplir, de manera sostenida con sus propositos y fines propuestos. La capacidad de autorregulacion institucional se debera demostrar a partir de la aplicacion sistematica de las diversas politicas y mecanismos institucionales que conducen al mejoramiento continuo de los procesos y resultados institucionales.
Autoevaluacion: Proceso participativo mediante el cual la institucion, unidad, carrera o programa realiza un analisis reflexivo, critico y sistematico de su quehacer en pos de mejorar la calidad. Este proceso debe permitir contrastar las acciones y resultados realizados de acuerdo con los propositos y fines establecidos. En la medida en que este proceso sea realizado con miras a los procesos de acreditacion o certificacion, la autoevaluacion debe ajustarse a las dimisiones, criterios y estandares de evaluacion establecidos por la agencia u organismo evaluador.
El proceso de autoevaluacion debera concluir con un informe de autoevaluacion, el cual, debera contemplar un Plan de Mejora verificable que identifique aquellos aspectos deficitarios que requieran el desarrollo de acciones de mejoramiento, contemplando para ello, la aplicacion de mecanismos, actividades especificas y plazos, mediante los cuales la institucio n, unidad o programa se compromete a abordarlos.
Dirección General de Calidad
Evaluacion Externa: La Universidad se sometera a procesos de evaluacion externa, tendientes a verificar las conclusiones de los procesos de autoevaluacion institucional, de carreras y programas, por tanto, debe ser comprendido como un componente complementario al proceso de autoevaluacio n. Este proceso podra corresponder a procesos de acreditacion o certificaciones de acuerdo con la legislacio n nacional.
El proceso de evaluacion externa estara destinado a garantizar si la institucion cuenta con politicas y mecanismos de autorregulacion apropiados y si el funcionamiento de estos permite asegurar y dar garantia publica de su calidad, de acuerdo con la mision y propositos declarados
3. De la conformación del Comité de Calidad
El Comité de Aseguramiento de la Calidad, está integrado por:
- El/La Rector/a, quien lo preside. - El/La Vicerrector/a Académico/a quien subroga al rector en su ausencia. - El/La Vicerrector/a de Administración y Finanzas. - El /La Vicerrector/a de Investigación e Innovación. - El/La Secretario/a General. - El/La Encargada/o de Control de Gestión y Gobierno Corporativo - El/La Director/a General de Calidad. - El/La Director/a General de Planificación y Desarrollo. - El/La Directora/a General de Vinculación con el Medio y Relaciones
Institucionales. - El Comité, en el desarrollo de sus funciones, podrá invitar a sus sesiones a
otras unidades y/o direcciones de la Universidad, además de entidades externas a esta, con las cuales se tratarán temas específicos de interés del Comité.
4. De las funciones del Comité de Calidad
1. Establecer los lineamientos estratégicos que promuevan el aseguramiento
de la calidad, la gestión de la calidad y la mejora continua institucional. 2. Supervisar y evaluar a las unidades académicas y administrativas en función
de la ejecución de sus políticas y actividades. 3. Evaluar que los procesos institucionales conduzcan sus acciones hacia el
logro de nuestros propósitos y fines institucionales. 4. Supervisar la operación del Sistema de Gestión y Aseguramiento de la
Calidad (SIGAC) de la Universidad, en vistas de:
a. Supervigilar la operación y mejora continua de los procesos y mecanismos de aseguramiento de la calidad que son parte del sistema.
Dirección General de Calidad
b. Evaluar y verificar la aplicación sistemática de las políticas institucionales, procesos, subprocesos y mecanismos de aseguramiento de la calidad de los diversos niveles del sistema.
c. Establecer mejoras y adecuaciones a las políticas institucionales, los procesos y mecanismos de aseguramiento de la calidad, en relación con el desempeño del Sistema.
d. Definir acciones prioritarias de actuación en vista de los resultados del sistema, además de la detección de oportunidades de mejora, necesidades de cambio del sistema y recursos asociados.
5. Definir los lineamientos estratégicos para enfrentar los procesos de acreditación institucional.
6. Definir y hacer seguimiento al Plan de Mejora Institucional, además de supervisar la ejecución de los Planes de Mejora de las carreras y programas.
7. Evaluar y tomar decisiones respecto a los resultados de los servicios institucionales, en específico, en relación con el grado de satisfacción de los usuarios de la Universidad.
8. Tomar decisiones en materias de aseguramiento de la calidad que permitan encausar las acciones institucionales hacia logro de los criterios y estándares de calidad del Sistema Nacional de Aseguramiento de la Calidad para la Educación Superior (SINACES).
9. Todas aquellas funciones relacionadas con el aseguramiento y la gestión de la calidad de la Universidad Arturo Prat.
5. Del funcionamiento del Comité de Calidad El Comité, para el desarrollo de sus funciones, sesionará como mínimo, una vez al mes, pudiendo definir sesiones de carácter extraordinarias si para el cumplimiento de sus propósitos así lo requiriese.