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U n i v e r s i d a d A u t ó n o m a d e S a n L u i s P o t o s í

S o l i c i t u d d e R e c i b o s

Universidad Autónoma de San Luis Potosí

Manual del Usuario para el Sistema Informático de

Solicitud de Recibos

San Luis Potosí, S.L.P., Enero 2017



2

Directorio

Arq. Manuel Fermín Villar Rubio

Rector de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí

MA. Isaías Ricardo Martínez Guerra

Secretario de Finanzas

Colaboraron en la formulación de este manual y del sistema:

C.P. Juan Felipe Urbina Díaz de León

Jefe del Departamento de Contabilidad

C.P.C. Y M.I. José Juan Huerta Díaz.

Jefe del Departamento de Presupuestos

Ing. Alma Delia Acosta Rodríguez

Jefa del Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos

C.P. Juan Cardozo Pérez

Jefe del Departamento de Planeación Financiera

C.P. Ma. del Socorro Guadalupe Aguilar González

Jefa del Departamento de Administración de Convenios

Ing. Sandra Edith Flores Castro

Analista del Departamento de Sistemas y Procesamiento de Datos



3

Índice DIRECTORIO ............................................................................................................................ 2

INFORMACIÓN DEL MENÚ ............................................................................................ 4

DESPLAZAMIENTOS EN EL PROGRAMA ................................................................... 4

PERMISOS ............................................................................................................................ 4

DESPLIEGUE DE ERRORES .............................................................................................. 4

CATÁLOGOS ....................................................................................................................... 5

PROGRAMAS ...................................................................................................................... 5

CÁTALOGO DE RECIBOS DE CAJA ............................................................................... 6

ALTA DE SOLICITUD DE RECIBOS ..................................................................................................... 6

MODIFICACIÓN DE SOLICITUD DE RECIBOS .................................................................................. 14

CÁTALOGO PARA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA .............................................. 16

ALTA DE SOLICITUD DE RECIBOS ................................................................................................... 16

REPORTE DE SOLICITUD DE RECIBOS ............................................................................................ 29

REVISAR RECHAZO ......................................................................................................................... 31

PAGO DE RECIBOS AL COBRO ..................................................................................... 33

NUEVO REPORTE ........................................................................................................................... 33

IMPRIMIR REPORTE ....................................................................................................................... 37

CANCELACIÓN DE RECIBOS ....................................................................................... 40

NUEVA CANCELACIÓN ................................................................................................................... 40

REPORTE DE CANCELACIÓN DE RECIBO ........................................................................................ 44

REPORTES .......................................................................................................................... 47

REPORTE DE SOLICITUDES POR FECHA ......................................................................................... 47

REPORTE DE PAGO DE RECIBOS AL COBRO POR FECHA ............................................................... 50

AYUDAS ............................................................................................................................. 53

DESCARGA DE PLANTILLA .............................................................................................................. 53



4

INFORMACIÓN DEL MENÚ En la parte superior se selecciona el módulo de Ingresos.

A continuación viene el menú de Solicitud de recibos y los diferentes apartados de los

programas: Catálogos, Programas, Reportes y Ayudas

DESPLAZAMIENTOS EN EL PROGRAMA Es recomendable utilizar el tabulador ya que esta tecla es muy útil ya de esa manera

podemos ir saltando entre los campos en la secuencia en la que hay que rellenarlos y de esa forma

no se quedará ninguno en blanco.

PERMISOS Cada usuario tiene sus propios permisos asignados a las Unidades Organizacionales y Sub

Unidades Organizacionales que le corresponden dependiendo de la entidad donde laboren.

DESPLIEGUE DE ERRORES Si en el proceso de captura de datos introducimos algun dato incorrecto o dejamos en blanco

algún campo obligatorio, el sistema nos marcará el error mediante un ícono rojo de advertencia, al

colocar el cursor sobre el mismo un pequeño mensaje nos indicará cual es el error presentado.



5

CATÁLOGOS Se puede acceder a los catálogos en los campos que posean un color amarillo claro

simplemente posicionándose en uno de ellos y dando doble click, estos catálogos proporcionan

ayuda que corresponde a cada campo, al abrirse muestra una ventana en la parte superior se

observa un área de búsqueda y en parte inferior una tabla con los datos, se puede realizar una

consulta escribiendo algún número o con alguna palabra clave y mostrará todos los datos que

contengan el número o la palabra clave.

Para elegir algún registro del catálogo solo se le da doble click y automáticamente se selecciona.

Si se desea cerrar la ventana se preciona la tecla escape (ESC) o presionando

PROGRAMAS El menú de Solicitud de Recibos nos muestra las opciones. Al dar click sobre una de estas

opciones se desplegará una lista con cada uno de sus programas.

Catálogos:

Programas:

Reportes:

Ayudas:



6

CÁTALOGO DE RECIBOS DE CAJA Al ingresar al programa aparecerá la siguiente pantalla inicial mostrando una lista de todas

aquellas Solicitudes capturadas actualmente. El menú contiene las siguientes opciones: Alta,

Modificación, Reporte, Relación de Fichas.

ALTA DE SOLICITUD DE RECIBOS

Al presionar el botón de Alta aparece la siguiente pantalla:

Aquí debemos seleccionar el tipo de Solicitud de Recibo que vamos a dar de alta.

Una vez seleccionado que tipo de Solicitud de Recibo deseamos, hacemos doble click en la

selección.



7

ALTA DE SOLICITUD DE RECIBO

En esta parte deberemos introducir varios datos que se mencionan a continuación:

Dependencia: Lo primero que debemos de hacer es introducir la Dependencia que solicita el

Recibo, si conocemos el número de Dependencia bastará con introducirlo en el espacio requerido y

enseguida presionar el tabulador si desconocemos el numero podemos acceder al catálogo

dando doble click sobre el campo, para que aparezca la siguiente ventana:

Podemos realizar una búsqueda por número de Dependencia o por Descripción ingresando los

datos necesarios y enseguida presionando Intro



8

Fecha: El campo de Fecha tendrá que ser capturado de forma manual y el año deberá corresponder

al Ejercicio en el cual estamos trabajando, de lo contrario marcará un error y no nos permitirá dar

de alta la Solicitud.

Origen de la Razón Social

En este apardado, lo primero es seleccionar el Nombre o Razón Social del solicitante, para

ello elegiremos entre SUO para seleccionar una Dependencia, RPE para seleccionar un Empleado o

Externo en dado caso que sea una Persona Física o Moral Externa dependiendo de cuál sea el caso.

Ahora procedemos a introducir la clave en el campo correspondiente, o en caso de no conocerla,

podemos activar el catalogo dando doble click sobre el campo.

Si la razón social es de tipo “Externo”, al activar el catalogo, este nos brindará las siguientes opciones

extras:

Buscar: Al introducir una clave o una descripción en los campos correspondientes y dar click

en este botón, el programa hará una búsqueda y nos mostrará aquellos resultados que

coincidan con los parámetros de búsqueda.



9

Nuevo: Si el nombre o razón social que deseamos incluir aun no se encuentra en el catalogo,

podemos utilizar esta opción para incluirlo.

El programa nos asigna una clave de manera automática, lo siguiente es llenar cada uno de

los siguientes campos indicando si son opcionales u obligatorios:

Tipo de Persona: Física o Moral. (Obligatorio)

Nombre: Nombre Completo de la Razón Social (Obligatorio). En caso de que ya

exista una razón social con el nombre que estamos introduciendo, aparecerá el

siguiente mensaje como advertencia, proporcionándonos la clave de la razón social

que se encuentra registrada a ese nombre.



10

Domicilio: Calle. (Obligatorio).

Número Exterior Este dato acepta Números y Letras. (Opcional).

Número Interior Este dato acepta Números y Letras. (Opcional).

Colonia (Opcional).

Localidad (Opcional). Se recomienda capturar únicamente cuando sea necesaria la

localidad, cuando la localidad sea diferente a la descripción del municipio.

Estado: De forma predeterminada aparece el número 24 que corresponde a San

Luis Potosí, podemos acceder al catálogo de Estados haciendo doble click sobre el

campo. (Obligatorio).

En el dado caso de que la dirección sea Extranjera, se seleccionara en estado

“Extranjeros” clave 35.

Municipio: De forma predeterminada aparece el número 28, que corresponde San

Luis Potosí, podemos acceder al catálogo de Municipios ligados al Estado

seleccionado haciendo doble click sobre el campo. (Obligatorio).

Si el estado seleccionado es el Distrito Federal, el municipio se puede dejar en

blanco o en todo caso seleccionar una delegación del catalogo.

Si la dirección es extranjera y previamente en “Estado” se selecciono tal opción, el

municipio tendrá que ser capturado de forma manual

País: De forma predeterminada aparece el número 1, que corresponde a México,

podemos acceder al catálogo de Países haciendo doble click sobre el campo.

(Obligatorio)

Cuando el estado seleccionado es “Extranjeros” el país seleccionado en este campo

deberá ser distinto a México.

C.P.: Código Postal del Domicilio Capturado. (Opcional)

Teléfono: Número de Teléfono del Domicilio Capturado (Opcional)

RFC: RFC de la Razón Social capturada (Obligatorio solo en caso de ser un Recibo de

Pago o un Donativo). Recordar que el RFC no puede duplicarse, por lo cual si

introducimos un RFC previamente capturado, nos mostrará el siguiente mensaje:



11

El tamaño máximo de RFC para una persona física es de 12 caracteres. Para una

persona moral es de 13 caracteres.

Si en el campo de “Estado” se ha seleccionado como Extranjero, automáticamente

se desplegará como RFC el siguiente “XEXX010101000” sin oportunidad de

modificarlo.

Capturar Emails: Una vez que hayamos capturado los datos anteriores nos será

posible capturar direcciones de correo electrónico asociadas con el nombre o razón

social que estamos dando de alta.

Al dar click en el botón “Captura Emails” aparece la siguiente pantalla:

En ella podemos agregar una o varias direcciones de e-mail, así como una

descripción de cada una de ellas con el botón “Agregar”.

También es posible eliminar una o varias direcciones que se encuentren ya

registradas seleccionándola y presionando “Eliminar”.

Modifica: Si deseamos modificar un nombre o razón social externa previamente capturada,

podemos utilizar esta opción.



12

En esta pantalla aparecerán los datos previamente capturados del nombre o razón social a

modificar, podemos modificar todos sus datos excepto la clave asignada cuando se dio de

alta.

Detalles

Se debe seleccionar el tipo de Ingreso, y en base a la selección capturar monto y/o

auxiliar según se requiera.

En automático aparecerán las programaciones financieras ya definidas.

Presionar el botón Agregar por cada tipo de ingreso que se quiera registrar. Se irán

desplegando en la tabla.



13

Pagos

Se selecciona la forma de pago y en base a la selección se llenan los campos de Importe,

Referencia, Fecha y Banco/Cuenta.

Se presiona el botón Agregar y se irán añadiendo a la tabla.

Botón Deshacer : Sirve para deshacer los cambios de los campos sin haberlos

agregado aun a nuestra Solicitud.

Eliminar: Al seleccionar alguna línea de las tablas, podemos eliminar de forma

definitiva del registro.

Totales

En los totales se refleja el monto capturado en el tipo de ingreso y el capturado en los pagos.



14

Concepto Global

En Concepto Global del Recibo se introduce una descripción detallada de la Solicitud, (se

recomienda que se debe describir de forma más específica).

En la parte superior de la pantalla aparecen los siguientes botones:

Guardar: Guarda la Solicitud de Recibo en la base de datos. Recordar la Solicitud debe tener al

menos un detalle capturado de otra forma no será posible guardarla.

Cancelar: Cancela la Solicitud de Recibo, borrando todos los datos previamente capturados.

Salir: Salimos de la pantalla actual y regresamos a la selección de tipo de Solicitud.

MODIFICACIÓN DE SOLICITUD DE RECIBOS

Al encontrarnos en el catálogo principal de la aplicación podremos seleccionar alguna de las

Solicitudes de Recibo y al presionar este botón nos permitirá modificarla siempre y cuando no

tengan un Folio de Impresión asignado, de otra forma nos aparecerá el siguiente mensaje:



15

Si seleccionamos una Solicitud que no tenga Folio de impresión, podremos modificarla y aparecerá

la misma pantalla donde se realizó la alta.

Modificación de Solicitud

Se pueden editar los campos que el usuario seleccione.

Para guardar los cambios o salir, puede presionar los botones:

Guardar: Guarda la Solicitud de Recibo modificada en la base de datos.

Salir: Salimos de la pantalla actual y regresamos al listado de Solicitudes. Si salimos sin antes haber

presionado el botón de guardar, no se registrarán los cambios que se hayan realizado.



16

CÁTALOGO PARA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Al ingresar al programa aparecerá la siguiente pantalla inicial mostrando una lista de todas

aquellas Solicitudes capturadas actualmente. El menú contiene las siguientes opciones: Alta,

Modificación, Rep. Solic, Reporte de Factura,Revisar Rechazo.

ALTA DE SOLICITUD DE RECIBOS

Al presionar el botón de Alta aparece la siguiente pantalla:

Aquí debemos seleccionar el tipo de Solicitud de Recibo que vamos a dar de alta. Los tipos son los

siguientes:

Pago: Puede ser “Pagado” o “Al Cobro”, así como puede ser “Con Iva “o “Sin Iva”.

Donativo: Puede ser “Pagado” o “Al Cobro” e igualmente podemos seleccionar si es

“En Especie”.

Una vez seleccionado que tipo de Solicitud de Recibo deseamos, hacemos click en el botón

“Aceptar” y enseguida aparecerá una pantalla de que nos preguntará si estamos de acuerdo con la

selección realizada.



17

Si seleccionamos “Si” nos aparecerá la siguiente pantalla de acuerdo a nuestra selección.

ALTA DE SOLICITUD DE RECIBO

En esta parte deberemos introducir varios datos que se mencionan a continuación:

Dependencia: Lo primero que debemos de hacer es introducir la Dependencia que solicita el

Recibo, si conocemos el número de Dependencia bastará con introducirlo en el espacio requerido y

enseguida presionar el tabulador si desconocemos el número podemos acceder al catálogo

dando doble click sobre el campo, para que aparezca la siguiente ventana:



18

Podemos realizar una búsqueda por número de Dependencia o por Descripción

ingresando los datos necesarios y enseguida presionando Intro

Ya que hayamos seleccionado la Dependencia se llenarán automáticamente los campos

referentes a su Dirección, Teléfono, Unidad Organizacional y se nos asignará un Número de

Relación de forma automática.

Fecha: El campo de Fecha tendrá que ser capturado de forma manual y el año deberá corresponder

al Ejercicio en el cual estamos trabajando. De otra forma marcará un error y no nos permitirá dar de

alta la Solicitud.

En seguida hay que seleccionar el Nombre o Razón Social del solicitante, para ello elegiremos entre

SUO para seleccionar una Dependencia, RPE para seleccionar un Empleado o Externo en dado caso

que sea una Persona Física o Moral Externa dependiendo de cuál sea el caso.

Clave: Procedemos a introducir la clave en el campo correspondiente, o en caso de no conocerla,

podemos activar el catalogo dando doble click sobre el campo.

Si la razón social es de tipo “Externo”, al activar el catalogo, este nos brindará las siguientes opciones

extras:



19

Y enseguida se llenaran los datos correspondientes a la Razón Social:

Si estamos capturando una Solicitud de Recibo del tipo Donativo, deberemos llenar un campo

adicional, en donde seleccionaremos para qué fin se habrá de otorgar el donativo realizado:

Detalle de la Solicitud: El siguiente paso es capturar los detalles de la Solicitud, cabe mencionar que

para poder acceder a dicha pantalla es necesario haber capturado la Dependencia y la Clave de la

Razón Social de otra forma no permitirá hacerlo.



20

Detalle de Solicitud de Recibo (Captura Manual)

La captura del detalle de la Solicitud de Recibo, será necesario capturar los siguientes datos,

los cuales son obligatorios: SUO, Tipo de Ingreso (por el momento se encuentra inactivo), Función

Actividad, Fondo, Proyecto, Objetivo, Meta y Rubro, estos ya deben de contar con una Programación

Financiera de Ingresos previamente capturada.

A continuación se detalla su captura.



21

En cada uno de los siguientes campos se muestra una ayuda mostrándole el catalogo

correspondiente al campo, únicamente presionando doble click sobre él, son datos que

necesariamente deben tener una Programación Financiera de Ingresos.

SUO: Definir la SUORGA. Es un dato requerido.

Tipo de Ingreso: Definir el Tipo de Ingreso, el cual se refiere a un Concepto de Recibo para el

cual se está solicitando, y que este concepto a su vez va asociado a una cuenta contable (por

el momento es un campo inactivo y no es necesario capturar algún dato).

Función: Definir la Función. Es un dato requerido.

Actividad: Definir la Actividad. Es un dato requerido.

Fondo: Definir el Fondo. Es un dato requerido.

Proyecto: Definir el Proyecto. Es un dato requerido.

Objetivo: Definir el Objetivo. Es un dato requerido.

Meta: Definir la Meta. Es un dato requerido.

Rubro: Definir el Rubro. Es un dato requerido.

Cantidad: En este campo numérico se captura la cantidad de objetos (artículos, productos,

servicios, rentas, etc.) por el que se va solicitar el Recibo. Es un dato obligatorio.

Unidad de Medida: En este campo se captura la unidad de medida de lo que se está

solicitando, que puede ser PZA, CAJA, KG, etc. Es un dato opcional.

Precio Unitario: Se captura el precio unitario incluyendo valores decimales si así lo requiere.

Para los Recibos solicitados con IVA, de este precio capturado se desglosará el IVA

correspondiente (16%). Es un dato obligatorio.

Total: Este dato es de despliegue únicamente, y se trata del total obtenido de la cantidad por

el precio unitario.

Concepto: El siguiente campo a capturar es el de “Concepto”, en el cual debemos escribir el

Concepto específico del detalle.

Cuando hayamos completado todos los datos necesarios damos click en el botón “Agregar” para de

esta forma anexar nuestro detalle a la Solicitud de Recibo, podemos anexar cuantos detalles sean

necesarios.

Agregar: Como ya se mencionó, al haber capturado los datos de forma correcta y presionar

este botón agregaremos el detalle a nuestra Solicitud de Recibo.



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Deshacer: Sirve para deshacer un depósito que estamos capturando sin haberlo agregado

aun a nuestra Solicitud.

Eliminar: Al seleccionar alguno de los depósitos previamente agregados a nuestra Solicitud

y presionar este botón, podemos eliminarlo de forma definitiva del registro.

Salir: Con este botón salimos de la pantalla de “Detalle de Solicitud”.

Detalle de Solicitud de Recibo (Captura por Archivo)

La captura del detalle de la Solicitud a través de Archivo, se trabajará con un archivo en

Excel con extensión .CSV (separado por comas).

En el Anexo de “Descarga de Archivo” se da una explicación acerca de cómo descargar este archivo

y su manejo; será necesario que el archivo contenga todos los datos siguientes:

CANTIDAD, UNIDAD_DE_MEDIDA, CLAVE, CONCEPTO, IMPORTE UNITARIO, SUB-UNIDAD, FONDO,

FUNCION, ACTIVIDAD, PROYECTO, OBJETIVO, META, RUBRO.


servicios, rentas, etc.) por el que se va solicitar el Recibo. Es caso que esa línea de detalle se

requiera que sea ignorada durante la carga, simplemente se coloca un Cero o se Deja en

Blanco.



Clave: Por el momento es un campo inactivo y no es necesario capturar algún dato o asignarle

un Cero. No es requerido.

Nota: Este dato “Clave” es exactamente el mismo que se presenta en la Captura Manual como

“Tipo de Ingreso” y que por el momento también se encuentra desactivado.

Concepto: Se refiere al Concepto específico del detalle del Recibo.

Importe Unitario: Se captura el precio unitario incluyendo valores decimales si así lo requiere.




23

correspondiente (16%). Es un dato obligatorio o en caso que esa línea de detalle se requiera

que sea ignorada durante la carga, simplemente se coloca un Cero o se Deja en Blanco.

Sub-Unidad: Definir la SUORGA. Es un dato requerido.







Rubro: Definir el Rubro. Son datos que necesariamente deben tener una Programación

Financiera de Ingresos. Es un dato requerido.

A continuación se explica la Carga del Archivo:

Para buscar el archivo, presionamos doble click o F5 sobre el recuadro amarillo, seleccionamos en

la opción de “Trae encabezados” si el archivo los tiene.

Enseguida nos aparecerá la ventanita de búsqueda de archivo:



24

Buscamos la ruta en donde se encuentra el archivo, y al haberlo encontrado lo seleccionamos y

damos doble click sobre él y enseguida nos aparecerá la ruta completa y nombre del Archivo sobre

el recuadro amarillo:

A continuación, presionamos sobre el botón de “Cargar Archivo” y

enseguida se realizará el Proceso de Carga, y al terminar nos mostrará una ventana como la

siguiente:

En donde nos despliega los registros cargados y si hubo rechazados, en este último caso se pueden

consultar las inconsistencias de los rechazados, presionando el botón de “Sí” para acceder al

reporte, como se muestra a continuación:

El cuál se puede imprimir presionando el botón correspondiente.



25

Una vez Cargado el Archivo, aparecerán todos los detalles en su cuadricula de la pantalla de “Detalle

de Solicitud de Recibo”, como a continuación se muestra:

En caso de que se requiera Eliminar alguno se procede a presionar el botón correspondiente

.

Finalmente se procede a salir de esta Pantalla presionando el botón .

Nota: Se pueden usar ambos botones de Captura de Detalles, Manual y Archivo. Ya sea que se

carguen varias líneas de detalle por medio de archivo y capturar un detalle de forma manual o

viceversa, es indistinto la forma de usarse.

Tras capturar completamente los detalles de la Solicitud de Recibo regresaremos a la pantalla de

“Alta de Solicitud de Recibo”

Automáticamente al regresar de la pantalla anterior, nos mostrará los Totales, si fue una Solicitud

con IVA se despliega el Importe, IVA y Total; y si fue una Solicitud sin IVA únicamente se despliega

el Total.

Para el caso de una Solicitud con IVA, se presenta la siguiente pantalla:



26

Para el caso de una Solicitud sin IVA, se presenta siguiente pantalla

Nota: La opción de “Servicios de Extensión” se muestra cuando se trata de un Recibo de Pago sin

IVA, al seleccionarla provocará que al generar la Factura Electrónica se agregue en la parte inicial

de cada concepto que contenga la Solicitud, la palabra SERVICIOS DE EXTENSIÓN, por lo que se

recomienda innecesario volver a escribir dicha palabra dentro del concepto.

Observaciones Adicionales: En este recuadro se podrán capturar datos adicionales que no se hayan

incluido en los conceptos del detalle.

Nota: Estas Observaciones no aparecerán en la Factura Electrónica, sino en un Reporte Adicional que

se está incluyendo al momento de generar la Factura Electrónica.

Depósitos: Si la Solicitud que se está capturando es del tipo Pagado en cualquiera modalidades,

entonces se requerirá la captura de lo(s) depósito(s), presionando el botón correspondiente que se

encuentra ubicado en el apartado de “Fichas”

Enseguida nos mostrará una pantalla como la siguiente, en donde en la parte superior derecha se

muestra el Total de la Solicitud de Recibo y en la parte inferior derecha se muestra el Total de lo

capturado en Fichas de Depósito.



27

Importe: Se captura el importe de la(s) Ficha(s), se pueden agregar cuantas fichas se hayan

depositado, en caso de existir diferencia en centavos, el sistema acepta una diferencia de

más/menos un peso. Es un dato obligatorio.

Fecha de Depósito: La fecha en la que se realizó el depósito. Debe ser una fecha válida

dentro del ejercicio fiscal en el cual se está trabajando.

Referencia: Indicar la referencia que se registró al hacer el depósito.

Del Banco: Clave y Nombre del Banco en el cual se realizó el depósito.

Se muestran los siguientes botones, para los cuales se explica:

Agregar: Agrega ficha por ficha al detalle de Fichas de Depósito.

Deshacer: En caso de que se requiera borrar lo que actualmente se está capturando.

Eliminar: Elimina un ficha que ya se haya agregado.

Salir: Sale de la pantalla actual.



28

Método de Pago:

Se debe indicar el método de pago de la solicitud y aparecerá la siguiente pantalla:

El catálogo de Formas de pago se puede observar presionando doble click.

Se muestran los siguientes botones.

Agregar: Agrega el método de pago seleccionado.

Deshacer: En caso de que se requiera borrar lo que actualmente se está capturando.

Eliminar: Elimina un método se haya agregado.

Salir: Sale de la pantalla actual.



29

Al regresar a la pantalla principal aparecen los siguientes botones:

Guardar: Guarda la Solicitud de Recibo en la base de datos. Cabe Recordar la Solicitud debe tener

al menos un detalle capturado de otra forma no será posible guardarla.

Cancelar: Cancela la Solicitud de Recibo, borrando todos los datos previamente capturados.

REPORTE DE SOLICITUD DE RECIBOS

La funcionalidad de esta opción es la de generar un reporte de la Solicitud seleccionada. El

primer paso es seleccionar una Solicitud de Recibo del listado y enseguida dar click a este botón,

una vez hecho esto aparecerá una pantalla como la siguiente:

En la parte superior de esta pantalla aparecen varios campos y botones que se verán a

detalle a continuación:

Capture las leyendas de c.c.p.

En este recuadro capturaremos las leyendas de c.c.p. (Con Copia Para). Los datos que capturemos

serán agregados al reporte de Recibo que se generará.



30

Los siguientes datos que aparecen son “Autorizada por” y “Elaborada por” de los cuales ninguno es

posible modificarlos. En caso que por alguna razón no le muestre estos datos, comuníquese por

favor al Depto. de Sistemas.

El único dato que debemos agregar a esta sección es el de “Aprobada por”, es un dato obligatorio

que podemos ingresar de forma manual o agregarlo buscándolo en el catálogo de Empleados, el

cual podemos abrir dando doble click sobre el campo.

En la parte superior derecha de la ventana aparecen tres íconos que nos indican tres acciones

que podemos realizar en sección:

Generar: Este botón nos sirve para generar el reporte de la Solicitud seleccionada,

para ello debemos de haber introducido previamente los datos del Administrador. De otra forma

nos marcará error.

Cuando haya sido generado, el reporte aparecerá de la siguiente forma en pantalla

como una vista preliminar:



31

Imprimir: Una vez generado el reporte, este botón nos permite enviarlo a

imprimir de forma automática. Un cuadro de dialogo nos pedirá seleccionar la impresora y solo

bastará dar click en el botón imprimir (siempre y cuando tengamos una impresora asociada a

nuestra máquina)

Salir : Si ya hemos generado el reporte y lo hemos mandado imprimir de

forma satisfactoria o simplemente deseamos salir de la generación de reportes, bastará con

presionar este botón para hacerlo.

REVISAR RECHAZO

Este botón nos ayuda a conocer el motivo por el cual se encuentra rechazada alguna

Solicitud de Recibo.

El Depto. de Planeación Financiera puede Rechazar las Solicitudes que hayan sido

capturadas con algún error, cuando esto ocurre, en la pantalla principal del Catálogo de Solicitudes,

aparecerá un mensaje con el texto “RECHAZADAS” con fondo de color rojizo, como se muestra a

continuación.



32

Donde nos indica que las Solicitudes que se encuentren en ese momento iluminadas con

ese color como el que nos muestra el texto “RECHAZADAS”, son las que se encuentran “Rechazadas”

en ese momento.

Para poder revisar el motivo por el cual se encuentra rechazada, se procede a dar un click

sobre el botón de “Revisar Rechazo” y enseguida nos mostrará la siguiente pantalla.



33

PAGO DE RECIBOS AL COBRO El propósito de esta opción es la de Justificar los Recibos al Cobro. Al hacer click sobre la

opción nos mostrará la siguiente pantalla:

En esta misma pantalla, aparecen dos íconos que son los siguientes:

NUEVO REPORTE

Al dar click en este botón accederemos a la sección para crear un nuevo reporte,

mostrándonos la siguiente pantalla:



34

Para dar de alta un reporte de pago de recibidos al cobro necesitamos capturar los

siguientes campos:

Dependencia: Clave de la dependencia de la que solicitó el Recibo, para ello podemos capturar el

dato en el campo específico o buscarlo en el catalogo de dependencias haciendo doble click sobre

el campo. Dato obligatorio.

Fecha: Este dato debe ser una fecha válida. Dato obligatorio.

Datos de Recibos:

La serie aparece por default.

Deberá capturar el no. de Factura o bien puede dar doble click para seleccionarla.



35

Una vez hecho esto los campos de Recibo/Factura No. , Solicitud No. y Total nos mostrarán los datos

del Recibo seleccionado.

En seguida debemos presionar el botón para aceptarlo y agregarlo a nuestro

reporte y en caso de requerir eliminarlo se presiona el boton .

Datos de las Fichas:



36

Importe: Total del Depósito.

Fecha: Fecha en la que se realizó el depósito.

Referencia: Referencia registrada al realizar el depósito.

Banco: Banco en el cual se realizó el depósito.

Enseguida debemos presionar el botón para aceptarlo y agregarlo a nuestro

reporte, o en caso de requerir eliminar alguno se presiona , o en su caso

deshacer lo capturado de esa ficha .

Se pueden agregar los recibos y fichas que se deseen, tomando en cuenta que son las fichas que

amparan dichos Recibos.

Una vez que hayamos dado de alta los datos correctamente daremos click en el botón

para de esta forma guardar el reporte y que se nos asigne un número de

reporte.

Si el reporte se ha generado correctamente, un mensaje nos lo dirá, dándonos el número que se le

ha asignado:



37

Nota : El Proceso Final de la Justificación de un Recibo le pertenece al Depto. de Planeación

Financiera, el cual ellos darán por Justificado el Recibo hasta que no reciban la documentación

necesaria para terminar el proceso, de otra manera el Recibo no queda justificado.

Si deseamos cancelar la generación de reporte y queremos salir de la pantalla y regresar al

catálogo presionaremos el botón

IMPRIMIR REPORTE

Si hemos generado el reporte, es posible imprimirlo, para ellos seleccionamos el reporte

que deseamos imprimir y damos click en este botón. Nos mostrará la siguiente pantalla:

En la parte superior de esta pantalla aparecen varios campos y botones que se verán a detalle a

continuación:


En este recuadro capturaremos las leyendas de c.c.p. (Con Copia Para). Los datos que

capturemos serán agregados al reporte que se generará.

Los siguientes datos que aparecen “Autorizada por” y “Elaborada por” ambos datos aparecen de

manera automática y no es posible modificarlos. En caso que por alguna razón no le muestre estos

datos, comuníquese por favor al Depto. de Sistemas.

El único dato que debemos agregar a esta sección es “Aprobada por”, es un dato obligatorio que

podemos ingresar de forma manual o agregarlo buscándolo en el catálogo, el cual podemos abrir

dando doble click sobre el campo.



38

En el dado caso que se trate de un reporte perteneciente al “Departamento de Administración de

Convenios” podemos seleccionar la opción “Reporte Tipo Proyecto” para que el reporte muestre

información referente al proyecto que corresponde.

En la parte superior derecha de la ventana aparecen tres íconos que nos indican tres acciones que

podemos realizar en sección:

Generar: Este botón nos sirve para generar el reporte de la Solicitud de

cancelación seleccionada, para ello debemos de haber introducido previamente los datos del

Administrador. De otra forma nos marcará error.

Una vez que ha sido generado, el reporte aparecerá de la siguiente forma en pantalla como una

vista preliminar:




nuestra máquina).



39

Salir: Si ya hemos generado el reporte y lo hemos mandado imprimir de





40

CANCELACIÓN DE RECIBOS Esta opción nos permite Cancelar un Recibo que por algún motivo se requiere de su

cancelación y de esta forma quede registrado en el sistema. Al dar click sobre esta opción aparecerá

la siguiente pantalla:

En ella se despliegan todas las Solicitudes de Recibo que han sido canceladas y por lo tanto

han quedado registradas en el sistema. En esta misma pantalla aparecen tres botones que son:

NUEVA CANCELACIÓN

Si deseamos cancelar una Solicitud de Recibo entraremos a esta opción. Recordar que para

poder cancelar un Recibo, este necesita cumplir las siguientes condiciones:

1) Se debe encontrar vigente

2) No debe de haber sido justificado anteriormente

3) Haya sido impreso con anterioridad, por lo tanto debe tener un folio

Al dar click en este botón aparecerá la siguiente pantalla:

Solicitud de Cancelación de Recibo



41

En esta pantalla debemos de capturar los datos del Recibo que deseamos cancelar, el primer

campo que aparece es el de “Dependencia”, en él debemos de seleccionar la dependencia que

solicitó el Recibo que deseamos cancelar. Recordar que podemos introducir manualmente el valor

o dar doble click sobre el campo para consultar el catalogo.

El sistema automáticamente asignará un número de Solicitud de cancelación de Recibo, así como

la fecha de Solicitud, recordemos que el año deberá corresponder al Ejercicio en el cual estamos

trabajando. De otra forma marcará un error y no nos permitirá dar de alta la cancelación.

La siguiente sección corresponde a los “Datos del Recibo”



42

En esta sección debemos de introducir el Año, Folio del Recibo que deseamos cancelar. Por default

aparece la serie. Si introducimos un número de folio inválido el sistema nos marcará con un error y

no nos permitirá continuar con la captura.

Si hemos introducido un folio válido, el sistema llenará los siguientes campos de forma automática

con los datos del Recibo.

1) Fecha: Fecha de la Solicitud de Recibo.

2) Tipo de Recibo: Pago, Caja o Donativo.

3) Nombre o Razón Social: Nombre o razón social del solicitante.

4) Importe: El importe registrado en la Solicitud.

Una vez completado este paso, lo siguiente es capturar el motivo de la cancelación del

Recibo. Para ello disponemos de un cuadro de texto en donde escribiremos la o las razones para la

realización de la Solicitud de cancelación. Es un dato obligatorio, de otra forma no podremos

continuar con el proceso.



43

En esta parte podemos seleccionar la opción de “Generar Nueva Solicitud de Sustitución”,

si lo hacemos se generará de forma automática una nueva Solicitud con exactamente los mismos

datos para de esta forma solo modificar aquellos valores que son incorrectos y no tener que

generarlo completamente desde el principio.

Si seleccionamos generar esta nueva Solicitud, una cuadro de dialogó aparecerá

informándonos cuál es el número de la nueva Solicitud generada.

Y enseguida nos preguntará si deseamos abrir la nueva Solicitud generada para

modificarla:

Si hemos completado el proceso de forma satisfactoria aparecerá la siguiente pantalla:



44

Indicándonos que se ha asignado un número de cancelación al Recibo y ha quedado

registrado.

El Proceso Final de la Cancelación le pertenece al Depto. de Planeación Financiera, el cual ellos

darán por cancelado el Recibo hasta que no reciban la documentación necesaria para terminar el

proceso, de otra manera el Recibo no queda completamente cancelado.

REPORTE DE CANCELACIÓN DE RECIBO

La funcionalidad de esta opción es la de generar un reporte de la Solicitud de cancelación. El primer

paso es seleccionar una Solicitud de cancelación del catálogo y enseguida dar click a este botón, una

vez hecho esto aparecerá una pantalla como la siguiente:


continuación:



capturemos serán agregados al reporte de Recibo que se generará.

Los siguientes datos que aparecen son el Nombre y el Cargo del Director de la SUO que solicitó el

Recibo, así como el Nombre y el Cargo de la persona que elaboró la Solicitud, ambos datos



45

aparecen de manera automática y no es posible modificarlos. En caso que por alguna razón no le

muestre estos datos, comuníquese por favor al Depto. de Sistemas.

El único dato que debemos agregar a esta sección es el del Administrador, es un dato

obligatorio que podemos ingresar de forma manual o agregarlo buscándolo en el catálogo, el

cual podemos abrir dando doble click sobre el campo.

En la parte superior derecha de la ventana aparecen tres íconos que nos indican tres

acciones que podemos realizar en sección:

Generar: Este botón nos sirve para generar el reporte de la Solicitud de

cancelación seleccionada, para ello debemos de haber introducido previamente los datos del

Administrador. De otra forma nos marcará error.

Una vez que ha sido generado, el reporte aparecerá de la siguiente forma en pantalla

como una vista preliminar:



46




nuestra máquina).






47

REPORTES

REPORTE DE SOLICITUDES POR FECHA

La funcionalidad de esta opción es la de generar un reporte global de las Solicitudes

capturadas para la dependencia y fecha capturada, donde se puede seleccionar los tipo de Recibo

que se desean reportar, así como si son al cobro o pagados, de igual forma se maneja la opción de

seleccionar si se desea reportar las Solicitudes que ya fueron impresas o en caso contrario, que se

acaban de capturar y apenas van a imprimirse, también se presenta la opción de imprimir las

solicitudes capturadas por el usuario actual del SIIA o por todos los usuarios, una vez capturado esto

aparecerá una pantalla como la siguiente:


continuación:



48



capturemos serán agregados al reporte de Recibo que se generará.

Los siguientes datos que aparecen son “Autorizada por” y “Elaborada por”, ambos datos aparecen

de manera automática y no es posible modificarlos. En caso que por alguna razón no le muestre

estos datos, comuníquese por favor al Depto. de Sistemas.


podemos ingresar de forma manual o agregarlo buscándolo en el catálogo de Empleados, el cual

podemos abrir dando doble click sobre el campo.



Generar: Este botón nos sirve para generar el reporte de la Solicitud

seleccionada, para ello debemos de haber introducido previamente los datos del Administrador. De

otra forma nos marcará error.

Cuando haya sido generado, el reporte aparecerá de la siguiente forma en pantalla como una vista

preliminar:



49




nuestra máquina)

Salir: Si ya hemos generado el reporte y lo hemos mandado imprimir de forma

satisfactoria o simplemente deseamos salir de la generación de reportes, bastará con presionar

este botón para hacerlo.



50

REPORTE DE PAGO DE RECIBOS AL COBRO POR FECHA

La funcionalidad de esta opción es la de generar un reporte global de los reportes de pago

de Recibos al cobro generados por la dependencia en la fecha capturada, donde se puede

seleccionar si se desea imprimir los reportes que ya fueron o no justificados por el Depto. de

Planeación financiera, también se presenta la opción de imprimir los reportes capturados por el

usuario actual del SIIA o por todos los usuarios, una vez capturado esto aparecerá una pantalla como

la siguiente:


continuación:



capturemos serán agregados al reporte que se generará.



51

Los siguientes datos que aparecen son “Autorizada por” y “Elaborada por”, ambos datos aparecen

de manera automática y no es posible modificarlos. En caso que por alguna razón no le muestre

estos datos, comuníquese por favor al Depto. de Sistemas.


podemos ingresar de forma manual o agregarlo buscándolo en el catálogo de Empleados, el cual

podemos abrir dando doble click sobre el campo.



Generar: Este botón nos sirve para generar el reporte, para ello debemos de

haber introducido previamente los datos del Administrador. De otra forma nos marcará error.

Cuando haya sido generado, el reporte aparecerá de la siguiente forma en pantalla como una vista

preliminar:



52




nuestra máquina)






53

AYUDAS

DESCARGA DE PLANTILLA La funcionalidad de esta opción es para aquellas subunidades que manejan gran cantidad

de detalles en las solicitudes, y se les facilite con la ayuda de este archivo en Excel.

El Archivo con el que se trabajará esta hecho en Excel, con extensión . CSV, lo cual siginifica

que al momento de guardarlo, Excel automaticamente lo separará con comas, para que de esta

manera el Sistema de Solicitud de Recibos tenga acceso a los datos.

Para las Sub Unidades que ya han mandado la relación de Conceptos, estos ya se encuentran

almacenados en el sistema, y al descargar la plantilla, se les baja automaticamente el archivo ya con

los conceptos, para los que aún no han enviado los Conceptos, podrán ir generando su propio

archivo en Excel con los datos necesarios.

Primeramente se explica el proceso de descarga del Archivo, y se presenta la siguiente

pantalla:

Dependencia: Se Captura la Dependencia del cual se desea descargar el archivo con todos

los conceptos almacenados.

Nombre de Archivo: En este recuadro, lo que se requiere es un nombre de archivo, con su

respectiva ruta de acceso, para hacer una busqueda de la ruta se presiona doble click o F5 y

enseguida nos aparecerá la siguiente ventana:



54

Ahí vamos a buscar la ruta, y damos doble clik para seleccionarla, y regresamos a la pantalla

anterior, en donde ya nos muestra la ruta y nombre comleto del archivo, este nombre es

modificable, pueder ser un nombre cualquiera.

A excepción de la Extensión del Archivo que no puede ser modificable, debe ser “. CSV”.

Presionamos el botón y automáticamente el sistema empieza a trabajar y a

generarse ese archivo, al terminar nos presentará la siguiente ventana:

En donde nos dice la ruta y nombre del archivo, y la cantidad de conceptos que se descargaron, y si

desea abrir la ruta en donde quedó almacenado el archivo, en este momento podemos darle click

en el botón “Sí” para acceder a él o de otra manera podemos buscarlo de forma manual.



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Ya que se tiene localizado el archivo procedemos a abrirlo, dándole doble click y enseguida se abrirá

Excel, con la ventana activa del archivo:

Cada columna trae los títulos de los datos:

CANTIDAD, UNIDAD_DE_MEDIDA, CLAVE, CONCEPTO, IMPORTE UNITARIO, SUB-UNIDAD, FONDO,

FUNCION, ACTIVIDAD, PROYECTO, OBJETIVO, META, RUBRO.


servicios, rentas, etc.) por el que se va solicitar el Recibo. Es caso que esa línea de detalle se

requiera que sea ignorada durante la carga, simplemente se coloca un Cero o se Deja en

Blanco.



Clave: Por el momento es un campo inactivo y no es necesario capturar algún dato o asignarle

un Cero. No es requerido.

Nota: Este dato “Clave” es exactamente el mismo que se presenta en la Captura Manual como

“Tipo de Ingreso” y que por el momento también se encuentra desactivado.

Concepto: Se refiere al Concepto específico del detalle del Recibo.

Importe Unitario: Se captura el precio unitario incluyendo valores decimales si así lo requiere.


correspondiente (16%). Es un dato obligatorio o en caso que esa línea de detalle se requiera

que sea ignorada durante la carga, simplemente se coloca un Cero o se Deja en Blanco.



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Sub-Unidad: Definir la SUORGA. Es un dato requerido.







Rubro: Definir el Rubro. Son datos que necesariamente deben tener una Programación

Financiera de Ingresos. Es un dato requerido.

Ya cuando se tengan todos los datos completos de cada uno de los renglones, entonces vamos a

guardar el archivo de la siguiente forma:

Nos colocamos en el Menú de Excel y seleccionamos…”Guardar como”, enseguida “Otros

formatos”:

Y en la parte de “Nombre de Archivo” abrimos las opciones que trae y seleccionamos……

“CSV” (Delimitado por comas .CSV)



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Lo podemos renombrar o lo podemos guardar con el mismo nombre con el que lo abrimos:

Y enseguida presionamos en el botón de “Guardar”…

Si aparece la siguiente ventana enseguida le damos click sobre botón de “Sí”



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Y Cerramos Excel, y si nos vuelve a preguntar, si deseamos guardar el archivo, le vamos a dar en el

botón de “No”, porque en este caso ya lo guardamos anteriormente.

En este momento el archivo ya está listo para Cargarse en el área del detalle de la Solicitud.

Nota: Se pueden generar cuantos archivos sean necesarios, según convenga a cada Dependencia,

y con el número de filas que se deseen y necesiten.



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Para cualquier duda o aclaración

Con respecto a la operación del Módulo

Favor de Comunicarse al Depto. de Planeación Financiera

M.A. Juan Cardozo Pérez

Elizabeth Córdova Santos

Tel. 102 72 25

Con respecto a cuestiones técnicas del Módulo

Favor de Comunicarse al Depto. de Sistemas

Ing. Sandra Edith Flores Castro

Tel. 1027232

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manual del usuario para el sistema ... - finanzas.uaslp.mx del usuario de … · tipo de persona:...

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