manual de_usuario_bt_one_video-v1.2
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Servicio BT Video
Gestión de conferencias
Manual de usuario
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Histórico de modificaciones
Version Fecha Autor Modificación
1.0 Marzo 2013 BT V1.1
1.2 Marzo 2014 BT V1.2
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1 Introducción ..................................................................................................................... 4
2 Acceso al gestor de BTOneVideo: Modo administrador ................................................... 4
2.1 Gestión Plataforma ...................................................................................................... 5
2.1.1 Gestión de recursos .............................................................................................. 5
2.1.2 Gestión de usuarios .............................................................................................. 7
2.1.3 Gestión de salas virtuales ....................................................................................10
2.2 Moderación de la reunión............................................................................................13
2.2.1 Buscar y ver reuniones ........................................................................................13
2.2.2 Monitorizar una reunión .......................................................................................13
2.3 Informes y estadísticas ...............................................................................................19
2.3.1 Generación de informes .......................................................................................20
2.4 Ajuste de la organización ............................................................................................23
2.5 MENU de USUARIO ...................................................................................................24
2.5.1 Programación de reuniones .................................................................................24
2.5.2 Mis reuniones ......................................................................................................27
2.5.3 Mi perfil ................................................................................................................28
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1 Introducción
El interfaz de gestión de BTOneVideo es simple de usar, basado en una aplicación web facilita
la gestión, planificación y control de videoconferencias desde un punto centralizado,
permitiendo reservar recursos, invitar a participantes, facilitando el acceso a una serie de salas
de conferencia virtuales previamente definidas que le permitirán poner en marcha el sistema de
una forma sencilla.
El sistema se entrega con varias salas virtuales pre configuradas con los recursos contratados,
que se pueden modificar en base a las necesidades de uso que se detecten.
2 Acceso al gestor de BTOneVideo: Modo administrador
El acceso a la plataforma de gestión ‘iView Communicator Manager’ se realiza desde el
navegador en la siguiente dirección IP: http:// 213.9.138.73/8080/icm, siendo necesario indicar
las credenciales (usuario, contraseña) y código de organización que BT le ha proporcionado al
contratar el servicio.
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2.1 Gestión Plataforma
A continuación desglosamos las diferentes opciones a las que se tiene acceso desde el menú
de administración de plataforma, que se encuentra a la izquierda del portal ‘iView
Communicator Manager’.
2.1.1 Gestión de recursos
Desde esta opción de “Gestión de recursos” se pueden administrar los terminales registrados
para su uso en la plataforma.
Los terminales se configurarán y darán de alta, a la entrega y puesta en marcha del servicio,
por lo que no será necesario realizar ninguna configuración para el uso de BTOneVideo.
Sin embargo, si por algún motivo es necesario reemplazar algún terminal o modificar los datos
de estos, se indican debajo las pantallas y datos de configuración necesarios:
MENU ADMINISTRACIÓN:
- Gestión de recursos
- Seguimiento de las reuniones
- Informes y estadísticas
- Gestión de usuarios
- Libreta de direcciones
empresarial
- Ajuste de organización
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El registro de cada terminal debe incluir la siguiente información: nombre del terminal de
video, direccionamiento IP.
En opciones avanzadas del mismo se indicará el usuario y contraseña del mismo para su
administración web.
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2.1.2 Gestión de usuarios
El servicio de MCU en red, se proporciona con un usuario de tipo administrador de la
organización, sin embargo, se pueden crear usuarios adicionales, desde el menú de “gestión
de usuarios”. Existen varios perfiles, con diferentes privilegios, que asignar a los nuevos
usuarios:
� Administrador de la organización
El perfil de administrador tiene todos los derechos permisos para poder ver y gestionar todos
los terminales, usuarios y sus salas virtuales.
� Operador de reuniones
Con este perfil se proporciona capacidad para poder ver y moderar todas las reuniones de
la organización. (MODERAR)
� Organizador de reuniones
Este perfil proporciona capacidad de crear y PLANIFICAR reuniones de otros. Además
puede gestionar sus propias salas virtuales y libreta de direcciones.
� Usuario estándar / habitual
Este tipo de usuario puede ver, gestionar y moderar sus propias reuniones; así como
modificar su propio perfil.
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Dentro del perfil de cada usuario dado de alta, existen varios parámetros avanzados, de los
cuales destacamos los que explicamos a continuación:
� Tipos de reuniones permitidas:
Para poder hacer uso de sesiones de más de dos participantes se deben seleccionar los
servicios 71 y 72 definidos para este propósito.
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• El servicio 71 - Seguridad H235 BestEfford
• El servicio 72 - Seguridad H235 Forced
� Si se han contratado las siguientes características se podrá asignar:
• Licencia Scopia Desktop Pro SCOPIA
• Licencia Scopia Mobile
• Licencia de Grabación
Adicionalmente, los usuarios creados se pueden agrupar en base a los criterios que se
consideren, como por ejemplo por perfiles que tienen asignados.
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2.1.3 Gestión de salas virtuales
Las salas virtuales proporcionadas a la entrega del servicio, para la organización pertenecen al
usuario Administrador de la misma, de forma que este sea el encargado de administrarlas y
gestionar su uso en todo momento.
Para acceder a sui gestión será necesario que el administrador entre en su propio perfil y
seleccione la opción ‘Configuración de sala virtual ’.
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Desde este menúi se puede modificar, eliminar o crear las salas virtuales para su uso, inclusive
añadir PIN de protección a las mismas, modificar el layour de presentación etc.
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2.2 Moderación de la reunión
Las reuniones o sesiones de videoconferencia se pueden moderar desde la Suite iVIEW
Management. Dependiendo de los privilegios del usuario que acceda a la Suite, se pueden fijar
varios aspectos de la reunión incluyendo el layout para cada participante, bloqueo y
desbloqueo del audio y video, así como habilitar y deshabilitar ciertas características.
2.2.1 Buscar y ver reuniones
Desde el menú ‘Seguimiento de la reunión’ se pueden ver las reuniones en ejecución, se
selecciona la sesión de video a monitorizar
2.2.2 Monitorizar una reunión
Al seleccionar la reunión se accede a la siguiente pantalla de control y seguimiento de la sesión
de videoconferencia; en la que podemos ver los participantes de esta y su estado en base al
color asignado al terminal de video participante.
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Rojo
El participante no ha podido entrar en la reunión, está en espera, o ha
rechazado la invitación…
Amarillo El estado es ‘marcando’
Verde
La conferencia se ha creado correctamente y el participante ha podido entrar en
la sesión
En el menú superior se muestra mediante iconos las actividades que se pueden realizar sobre
los participantes de la reunión:
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Actualizar
La selección de este icono permite refrescar
manualmente la ventana de control de la
reunión.
Esta ventana se actualiza automáticamente a
intervalos regulares.
Silenciar
Silencia a todos los participantes en la sesión
de videoconferencia
Finalizar
Finaliza la sesión de videoconferencia
Bloquear entrada
Evita que se unan asistentes a la sesión de
videoconferencia
Reconexión
Llamada a todos los participantes para reconectarlos
Eliminar participante
Elimina al participante seleccionado en la
pestaña ‘Lista de participantes’ después de
presionar este icono.
Sub conferencia
Mueve a los participantes seleccionados en la
pestaña ‘Lista de participantes’ después de
presionar este icono a una sub conferencia.
Cambiar vista a los
participantes
Cambia el layout a los participantes
seleccionados en la pestaña ‘Lista de
participantes’ después de presionar este icono
a uno de los layouts disponibles para la
reunión.
Ampliar la duración de
la reunión
Permite ampliar la duración de la sesión de
video actual.
Designar participante
como disertante
Designa a un participante específico como lector. (En modo lectura los participantes en la video
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sólo ven al usuario en modo Lector)
El menú disponible por participante será el siguiente:
Indica el estado del audio
Indica el estado del video
Indica si se están compartiendo datos (presentación)
Proporciona la información de estadísticas del
participante
Indica que la video es cifrada
En la parte derecha de la pantalla de la derecha, se encuentra la gestión del layout
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Hacer visible el layout disponible
Seleccionar el ancho de banda disponible para
cada vista.
Permite seleccionar ese modo de layout que
conmuta los participantes a intervalos regulares.
Permite ubicar al que llama en segmento del
layout al que se arrastre “Drag &Drop”.
Permite ver el nombre del terminal como un
texto superpuesto del participante.
Permite habilitar, deshabilitar la vista propia
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Las estadísticas de cada participante de la sesión monitorizada se pueden ver desde la
pestaña ‘Estadísticas’ de la ventana de control y seguimiento de la sesión de
videoconferencia
Así mismo, desde la pestaña ‘Invitación avanzada ’ se pueden añadir participantes a la sesión.
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2.3 Informes y estadísticas
La herramienta de gestión de BTOneVideo, permite obtener varios tipos de
informes/estadísticas preestablecidos en el sistema en formatos PDF y Excel:
� De uso para el intervalo de tiempo seleccionado para:
o Llamadas punto a punto
o Llamadas multipunto
o Por terminal
o Por Sala Virtual
� De utilización (porcentaje) en el tiempo seleccionado de :
o Terminales
o Salas Virtuales
� Estadísticas disponibles
o Generales de reuniones ( porcentajes de sesiones Ad-hoc y programadas, por
servicio utilizado)
o Número de participantes para las sesiones
o Duración de las sesiones
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� Historial, que permite consultar y revisar todas las sesiones multipunto y punto a punto
que han tenido lugar en un determinado periodo de tiempo. Así como
2.3.1 Generación de informes
Desde el menú ‘Informes y estadísticas’ se selecciona una de las cuatro modalidades de
informes / estadísticas con la pestaña correspondiente.
A continuación se selecciona la opción ’Crear informe’ y a partir de este punto se hace la
selección del resto de opciones en base al informe o estadísticas que se requieran y en el plazo
de tiempo que se estipule, presionando finalmente el botón Generar
A continuación se muestran algunos ejemplos de estos informes:
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2.3.1.1 De uso con llamadas multipunto
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2.3.1.2 De utilización de un terminal
2.3.1.3 Estadísticas
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2.3.1.4 Historial
2.4 Ajuste de la organización
Como su nombre indica, cada administrador podrá realizar los ajustes necesarios referentes a
su organización. Ajustes sobre sus reuniones predeterminadas, permisos sobre usuarios,
apariencia de interfaz.
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2.5 MENU de USUARIO
Desde el menú de usuario, y en función de los permisos de este, se pueden realizar varias
tareas:
2.5.1 Programación de reuniones
Desde la pestaña ‘básico’ se configuran los parámetros base de la sesión: el tema de la reunión
de videoconferencia, tipo de reunión (servicio 71 o 72), alias al que llamarán los terminales
para acceder a esta, PIN de protección y PIN de moderación en caso de usarse. Así como
cuando tendrá lugar la sesión de video.
MENU USUARIO:
- Programación reuniones
- Mis reuniones
- Mi perfil
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Desde la pestaña ‘Invitar ’ se pueden seleccionar directamente los terminales participantes en
la reunión.
La pestaña ‘Ajustes de asistente’ permite seleccionar el layout para mostrar los participantes
La pestaña ‘Disponibilidad de asistente ’ permite comprobar como el nombre indica la
disponibilidad de los terminales, en caso de que estén comprometidos para otras reuniones.
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La pestaña ‘Avanzado ’ permite programar una alerta que avise unos minutos antes de que la
sesión termine
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2.5.2 Mis reuniones
Desde este menú se accede a las reuniones propias en curso, las programadas, así como el
historial de las ya cursadas
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2.5.3 Mi perfil
Este menú permite modificar contraseña y preferencias.