FormPipe Software Uppsala AB, Box 231 31, 104 35 Stockholm BESÖK: Bangårdsgatan 4C, Uppsala T: 018*100 900 F: 018*100 905 E: info@formpipe.se, www.formpipe.se ORGNR: 556463*9861 VAT: SE556463986101 PG: 365149*4 BG:5864*5441

1

Manual för W3D3 Office Add�in

2

Innehåll Manual för W3D3 Office Add-in___________________________________________________________ 1

Innehåll ______________________________________________________________________________ 2

Inledning _____________________________________________________________________________ 3

Vad är W3D3 Office Add-in ______________________________________________________________ 4

Allmänna avsnitt _______________________________________________________________________ 5

Komma igång________________________________________________________________________________5 Komma in i systemet _________________________________________________________________________________5 Arbeta med W3D3 och i Windows ______________________________________________________________________5 Arbeta med Officepaketet _____________________________________________________________________________5

Roller och behörigheter _______________________________________________________________________7 Handläggare ________________________________________________________________________________________7 Registrator _________________________________________________________________________________________7

Översikt över funktioner _________________________________________________________________ 8

Spara tillbaka till W3D3 som ny version av arbetsdokument_____________________________________ 9 Öppna i W3D3 och spara tillbaka _______________________________________________________________________9 Öppna ifrån Word, Excel, PowerPoint och spara tillbaka ____________________________________________________10 Indikator för att indikera uppladdning ___________________________________________________________________10

Spara som ny handling i W3D3 - via höger musknapp och Skicka till menyn ______________________ 11

Öppna arbetsdokument från W3D3 _______________________________________________________ 13

Spara som nytt arbetsdokument i W3D3____________________________________________________ 15

Öppna fil från W3D3 ___________________________________________________________________ 17

Spara som handling i ärende i W3D3 ______________________________________________________ 19

Spara som ny handling i W3D3___________________________________________________________ 21

Spara som ny handling i ärende i W3D3 – dra e-post till Outlook-mapp __________________________ 23 Skapa mapp _______________________________________________________________________________________23 Skapa handling i ärendet som är kopplat till mappen________________________________________________________24

Skapa adressetiketter ___________________________________________________________________ 25 Scenario skapa adressetiketter _________________________________________________________________________26

W3D3 System _________________________________________________________________________ 29

Systemkrav rekommendation_____________________________________________________________ 30

Installation av W3D3 Office Add-in _______________________________________________________ 31 Via setup.exe - manuell lokal installation ________________________________________________________________31 Via MSI-fil - distribution via systemprogramvara __________________________________________________________31 Konfigurering av Internet Explorer _____________________________________________________________________31 OfficeAddin – instruktion för användare första gången ______________________________________________________31

Appendix 1 Utseende av W3D3-menyn i olika Office-programvaror _____________________________ 32

3

Inledning Denna manual riktar sig till dig som användare av ett W3D3-system. Den är tänkt att fungera i första hand som referensmaterial men även som såväl kurslitteratur som självstudiematerial för repetition. Vi har därför försökt skriva manualen så att varje avsnitt ska vara så fristående att du inte ska behöva sträckläsa hela, varje gång du vill slå upp något du undrar över. Då W3D3 Office Add-in är en programvara som kompletterar andra programvaror kommer användare att kunna behöva konsultera dokumentation och hjälp om andra programvaror för att kunna arbeta effektivt. De programvaror som åsyftas är Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet Explorer samt Windows operativsystem. Vi har i manualen genomgående exemplifierat med just Microsoft Word när det gäller funktionalitet som finns även för Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint eller Microsoft Outlook. I appendix hittar du bilder på samtliga Office-programvaror och innehållet i W3D3-menyn för var och en av dessa. Även om vi gör vad vi kan för att våra manualer ska vara aktuella och korrekta händer det att fel smyger sig in eller att vi missat eller inte hunnit med att ta med någon nyhet i systemet. Vi ber i sådana fall om ursäkt och tar tacksamt emot påpekanden av detta slag. Aktuell information från oss på FormPipe Software finner du enklast på http://www.formpipe.se. Eftertryck och kopiering helt eller delvis får endast ske med medgivande från FormPipe Software.

4

Vad är W3D3 Office Add-in W3D3 Office Add-in är en programvara för att integrera Microsoft Office programvaror Word, Excel och PowerPoint samt Windows operativsystem med W3D3 som är en webbapplikation. Normalt beteende för en webbaserad applikation är att det blir omständligt att arbeta med filer. För att öppna en fil i Word-format som ligger som en länk på en webbsida måste man t.ex. ladda ner filen först för att sedan öppna den från Windows filsystem. Trycker man direkt på länken för att öppna filen kommer den att öppnas av Internet Explorer som visar Word-filen, men då saknas en del menyer och verktygsfält. För att spara en fil till ett webb-baserat system måste man peka ut filen på datorn från webbapplikationen för att sedan ladda upp den. Kombinerat betyder dessa två omständigheter att det blir arbetsamt att arbeta med att uppdatera filer som lagras i ett webb-baserat system. Ett scenario för att uppdatera kan gå till så här:

1. Öppna Word-filen genom att klicka på länken 2. Filen öppnar sig i Internet Explorer 3. Spara ner filen till datorn genom att välja Arkiv, Spara som 4. Leta upp filen och dubbelklicka på den för att öppna den i Microsoft Word 5. Gör ändringarna i filen 6. Spara 7. Gå till webbapplikationen W3D3 och leta upp ärendet samt det arbetsdokument som filen skall laddas

upp som en ny version till. 8. Välj ladda upp ny version 9. Leta upp filen på dator, peka ut den 10. Ladda upp filen

Denna operation blir med W3D3 Office Add-in följande

1. Öppna Word-filen genom att klicka på länken 2. Filen öppnar sig i Microsoft Word 3. Gör ändringarna i filen 4. Spara 5. Filen laddas nu upp automatiskt och lägga som en ny version i W3D3

Det finns många fler exempel på hur arbetet förenklas via andra funktioner, för detaljerad beskrivning var vänlig se avsnitt rörande respektive funktion.

5

Allmänna avsnitt

Komma igång

Komma in i systemet För att använda W3D3 Office Add-in måste du vara användare i systemet W3D3. Du måste dessutom ha installerat eller fått installerat programvaran W3D3 Office Add-in samt uppfylla systemkraven. För information angående systemkrav och installation, var god se respektive avsnitt i manualen

Arbeta med W3D3 och i Windows Det finns komponenter i W3D3 Office Add-in som adderar funktioner till själva operativsystemet. Dessa behöver du inte öppna en speciell applikation för att använda, utan de arbetar åt dig i det tysta.

Arbeta med Officepaketet I det fall du använder W3D3 Office Add-in som ett kompletterande program till Officepaketet så startar du normalt genom att öppna detta kompletterande program. De program som stöds är Microsoft Word, Microsoft Excel samt Microsoft PowerPoint. För att kunna arbeta mot ditt W3D3 system behöver du ange en webbadress till systemet, ditt användar-ID samt ditt lösenord1. Adressen är normalt på formatet: http://www.mittsystem.se där http står för det protokoll som används och byts mot https om man använder s.k. SSL för säkerheten, www.mittsystem.se är adressen till den server som systemet finns på. Vilken adress du ska använda dig av kan du få reda på från den/de driftsansvariga eller systemansvariga, om du inte redan vet det. I menyn som heter W3D3 finns ett val som heter W3D3 – system. När du väljer detta kommer det upp ett fönster där du skall fylla i adressen till systemet. Om du direkt väljer att använda en funktion kommer du att få upp ett fönster som kräver adressen till systemet och inloggningsuppgifter. Här finns också ett val att spara inloggningsuppgifter, väljer du det kommer inloggningsuppgifter att lagras krypterat i registret. Första gången du arbetar med filer kan du få upp ett inloggningsfönster där du skall fylla i användar-ID och lösenord.

1 Om er installation använder sig av funktionen singelinloggning (single sign-on) behövs inte användar-ID och lösenord

6

Bild 1 W3D3s meny visad i Microsoft Word med valet W3D3-system markerat

Bild 2 Fönster för att specificera systemet adress

Bild 3 Fönster för att specificera systemet adress samt inloggningsuppgifter

7

Roller och behörigheter

Handläggare En användare som är tilldelad som handläggare på ett ärende får skapa handlingar och skapa och uppdatera arbetsdokument. W3D3 Office Add-in är skriven för att underlätta för användare som är handläggare. Alla dialoger som har handläggarfältet filtrerar listorna så att enbart de ärenden som användaren är tilldelad handläggare på syns i listan.

Registrator Registrator kan givetvis också använda och ha nytta av funktionaliteten i W3D3 Office Add-in. Alla dialoger som har handläggarfältet filtrerar listorna så att enbart de ärenden som användaren är tilldelad handläggare på syns i listan. I det fall man är registrator kan man dock ändra i detta fält, t.ex. ta bort handläggarnamnet för att se alla ärenden eller skriva in någon annans namn för att söka alla dennes öppna ärenden på så sätt.

8

Översikt över funktioner Nedan visas en tabell för att åskådliggöra vilka funktioner man kan komma åt i de olika gränssnitten och vilka åtgärder som krävs för att utföra funktionen. För detaljerade instruktioner om respektive funktion, se respektive avsnitt. Funktion Applikation Åtgärd i gränssnitt Spara tillbaka till W3D3 som ny version av arbetsdokument

Alla applikationer, alla filtyper

Spara-knappen i den associerade applikationen. Notera att öppnande av filen kan ske endera genom att trycka på en länk i W3D3 eller genom att öppna via menyn i Word, Excel eller PowerPoint.

Spara som ny handling i W3D3 - via höger musknapp och Skicka till menyn

Filer i Windows, alla filtyper

Öppna menyn på objektet/objekten genom att markera och trycka musknapp två (högerklicka).

Öppna arbetsdokument från W3D3 Word, Excel, PowerPoint

Menyval

Spara som nytt arbetsdokument i W3D3

Word, Excel, PowerPoint

Menyval

Öppna fil från W3D3 Word, Excel, PowerPoint

Menyval

Spara som handling i ärende i W3D3 Word, Excel, PowerPoint, Outlook

Menyval

Spara som ny handling i W3D3 Word, Excel, PowerPoint, Outlook

Menyval

Spara som ny handling i ärende i W3D3 – dra e-post till Outlook-mapp

Outlook Dra och släpp genom att marker och dra

Skapa adressetiketter Word Menyval W3D3 System – sätt adressen till systemet

Word, Excel, PowerPoint, Outlook

Menyval

9

Spara tillbaka till W3D3 som ny version av arbetsdokument Detta är den mest utnyttjade funktionen i W3D3 Office Add-in och den funktion som normalt spar mest tid och minimerar upplevelsen av att det är omständligt att arbeta med en webbapplikation där uppladdning och nerladdning av filer och dokument är normalt är en manuell och omständlig hantering. Denna funktion möjliggör att sparar en ny version av dokumentet i W3D3 enbart genom att trycka på applikationens spara-knapp. Detta stöd gäller för alla filtyper och alla applikationer. Det vanligaste förfarandet är att användaren går in i W3D3 och öppnar arbetsdokumentet genom att trycka på länken. Dokumentet öppnas då i den applikation som är associerad i Windows med den aktuella filtypen. Användaren uppdaterar arbetsdokumentet och trycker på spara-knappen eller stänger applikationen och svarar ja på frågan om man vill spara uppdateringar. Det uppdaterade arbetsdokumentet finns nu sparat som en ny version i W3D3.

Öppna i W3D3 och spara tillbaka

Bild 4 Ärende med arbetsdokumentfliken vald

1. Användaren öppnar dokumentet genom att trycka på länken i W3D3. 2. Arbetsdokumentet kommer upp i Microsoft Word. 3. Användare uppdaterar dokumentet. 4. Användaren trycker på spara-knappen i Microsoft Word. 5. Det uppdaterade arbetsdokumentet finns nu sparat som en ny version i W3D3.

10

Öppna ifrån Word, Excel, PowerPoint och spara tillbaka

Bild 5 W3D3 menyn i Word med valet för att öppna arbetsdokument markerat

1. Användaren öppnar dokumentet genom att välja menyalternativet Öppna arbetsdokument från W3D3 och söka fram till rätt arbetsdokument.

2. Arbetsdokumentet kommer upp i Microsoft Word. 3. Användare uppdaterar dokumentet. 4. Användaren trycker på spara-knappen i Microsoft Word. 5. Det uppdaterade arbetsdokumentet finns nu sparat som en ny version i W3D3.

Indikator för att indikera uppladdning

Bild 6 Indikator för att indikera uppladdning När användaren sparar indikeras uppladdningen av dokumentet till W3D3 genom att en fortskridningsindikator visas. Funktion Applikation Åtgärd i gränssnitt Spara tillbaka till W3D3 som ny version av arbetsdokument

Alla applikationer, alla filtyper

Spara-knappen i den associerade applikationen. Notera att öppnande av filen kan ske endera genom att trycka på en länk i W3D3 eller genom att öppna via menyn i Word, Excel eller PowerPoint.

11

Spara som ny handling i W3D3 - via höger musknapp och Skicka till menyn Man kan lägga en eller flera filer som en handling i inkorgen i W3D3 genom att markera dessa och trycka på musknapp 2 (högerklicka) och välja Skicka till samt W3D3.

1. Markera filen eller filerna som du vill skall läggas till inkorgen 2. Tryck musknapp 2 (högerklicka)

Bild 7 Windows fönster för Skicka till-funktionen 3. Välj Skicka till 4. Välj W3D3 5. Välj vilket W3D3-system du vill lägga filerna till och ge handlingen ett namn

Bild 8 Fönster för att specificera systemet adress samt handlingens namn 6. Logga på systemet

12

Bild 9 Fönster för att specificera inloggningsuppgifter 7. Välj vilken series inkorg du vill lägga filerna till

Bild 10 Fönster för att välja serie 8. Markera serie ok tryck på knappen OK 9. Filerna läggs nu på en handling i inkorgen på den serie som valts

Det krävs registrators behörighet för att utnyttja denna funktion. Funktion Applikation Åtgärd i gränssnitt Spara som ny handling i W3D3 - via höger musknapp och Skicka till menyn

Filer i Windows, alla filtyper

Öppna menyn på objektet/objekten genom att markera och trycka musknapp två (högerklicka).

13

Öppna arbetsdokument från W3D3 Man kan öppna ett arbetsdokument i ett ärende i W3D3 där man är handläggare direkt ifrån Microsoft Word, Excel och PowerPoint.

1. Tryck på menyn W3D3 och välj alternativet Öppna arbetsdokument från W3D3

Bild 11 W3D3s meny visad i Microsoft Word med valet Öppna arbetsdokument från W3D3 markerat 2. Sök ut det ärende som du vill öppna arbetsdokumentet från

Bild 12 Fönster för att söka ut ärende och arbetsdokument, med ett ärende markerat Vänstra delen av fönstret visar öppna ärenden du är handläggare på. Du kan sortera innehållet i denna lista genom att trycka på någon av rubrikerna. Innehållet kommer då att sorteras i stigande eller fallande ordning. Tryck en gång till för att sortera i omvänd ordning. Du kan söka i alla kolumner: Ärende, Registreringsdatum och Ärendemening genom att skriva in något i fältet ovanför och trycka på sök-knappen. T.ex. ger 2006 alla ärenden som innehåller strängen 2006 i något av fälten. Högra sidan visar arbetsdokument och eventuellt mappar2 i det ärende som är markerat i vänstra fönstret. Du kan söka på arbetsdokumentnamn i strukturen genom att skriva in en textsträng och trycka på knappen Sök.

2 Om det inte finns några mappar i arbetsdokumentarean är rutan tom.

14

Bild 13 Fönster för öppnande av arbetsdokument med sökning av både ärende och arbetsdokument Du kan också manuellt gå igenom strukturen för att söka upp det dokument du är ute efter. Tryck på en mapp för att visa innehållet i den. 3. Välj det arbetsdokument du vill öppna genom att markera det och trycka på knappen OK. 4. Dokumentet öppnar sig i den applikation som är associerad till filen, t.ex. Microsoft Word Normalt sett öppnar man dokumentet för att uppdatera det, då är nedanstående steg den naturliga fortsättningen. Men om man enbart öppnat dokumentet för att läsa det så är det bara att stänga det utan att spara. Man kan ju här också tänka sig att man vill ta med sig dokumentet på sin bärbara dator, då är det bara att använda Spara som funktionen i t.ex. Word. 5. Användaren uppdaterar dokumentet. 6. Användaren trycker på spara-knappen i Microsoft Word. 7. Det uppdaterade arbetsdokumentet finns nu sparat som en ny version i W3D3.

Funktion Applikation Åtgärd i gränssnitt Öppna arbetsdokument från W3D3 Word, Excel,

PowerPoint Menyval

15

Spara som nytt arbetsdokument i W3D3 Man kan spara ett nytt arbetsdokument i ett ärende i W3D3 där man är handläggare direkt ifrån Microsoft Word, Excel och PowerPoint. Man kan alltså öppna t.ex. Word, skriva dokumentet och sedan enkelt lagra det i W3D3 under rätt ärende.

1. Tryck på menyn W3D3 och välj alternativet Spara som nytt arbetsdokument i W3D3

Bild 14 W3D3s meny visad i Microsoft Word med valet Spara nytt arbetsdokument i W3D3 markerat 2. Sök ut det ärende som du vill spara arbetsdokumentet i

Bild 15 Fönster för att välja ärende att spara nytt arbetsdokument i Vänstra delen av fönstret visar öppna ärenden du är handläggare på. Du kan sortera innehållet i dessa listor genom att trycka på rubrikerna. Innehållet kommer då att sorteras i stigande eller fallande ordning. Tryck en gång till för att sortera i motsatt ordning. Du kan söka i alla kolumner: Ärende, Registreringsdatum och Ärendemening genom att skriva in något i fältet ovanför och trycka på sök-knappen. T.ex. ger 2006 alla ärenden som innehåller strängen 2006 i något av fälten. Högra sidan av fönstret visar mappar3 i det ärende som är markerat i vänstra fönstret.

3 Notera att det inte behöver finnas några mappar i arbetsdokumentarean, då är rutan tom och man bryr sig inte om mapp.

16

3. Välj den mapp som du vill spara arbetsdokument i genom att markera den och trycka på knappen OK. Finns inga mappar så räcker det med att markera ärendet i vänstra delen av fönstret och trycka på knappen OK.

4. Det uppdaterade arbetsdokumentet finns nu sparat som en ny version i W3D3. Funktion Applikation Åtgärd i gränssnitt Spara som nytt arbetsdokument i W3D3 Word, Excel,

PowerPoint Menyval

17

Öppna fil från W3D3 Man kan öppna en fil i en handling i ett ärende i W3D3. Detta är en funktion man kan ha nytta av om man snabbt vill läsa eller skriva ut en fil och har Word öppet. Man kan också använda denna funktion som ett snabbt sätt att ta ett dokument från en handling, börja omarbeta dokumentet för t.ex. en ny utgåva och spara detta som ett arbetsdokument (för att så småningom kanske fastställa det som en ny handling).

1. Tryck på menyn W3D3 och välj alternativet Öppna fil från W3D3

Bild 16 W3D3s meny visad i Microsoft Word med valet Öppna fil från W3D3 markerat 2. Sök ut det ärende och dokument som du vill öppna spara arbetsdokumentet

Bild 17 Fönster för att välja dokument att öppna

18

3. Sökkriterier du kan specificera är: a. Ärendeserie b. Dokumentnamn c. Diarienummer d. Ärendemening e. Registreringsdatum (lista ärenden registrerade efter) f. Registreringsdatum (lista ärenden registrerade före) g. Motparts namn h. Motparts e-post i. Handläggare j. Inkludera/exkludera avslutade ärenden

4. Markera raden i listan som innehåller filen du vill öppna 5. Tryck på knappen OK 6. Filen öppnas i den applikation som är associerad med filtypen

Funktion Applikation Åtgärd i gränssnitt Öppna fil från W3D3 Word, Excel,

PowerPoint Menyval

19

Spara som handling i ärende i W3D3 Man kan spara ett dokument i W3D3 som en handling i ett ärende. Denna handling kommer då att innehålla just detta dokument. Detta är en funktion man kan ha nytta av om man direkt när man skrivit ett dokument vill fastställa detta som an handling i W3D3.

1. Tryck på menyn W3D3 och välj alternativet Spara som handling i ärende i W3D3

Bild 18 W3D3s meny visad i Microsoft Word med valet Spara som handling i ärende i W3D3 markerat 2. Sök ut det ärende som du vill fastställa handlingen på, i detta fall exemplifierat med att sökning skett

på alla ärenden som innehåller strängen vakt

Bild 19 Fönster för att välja ärende att spara handling i 3. Sökkriterier du kan specificera är:

a. Ärendeserie b. Ärendemening c. Diarienummer

20

d. Registreringsdatum (lista ärenden registrerade efter) e. Registreringsdatum (lista ärenden registrerade före) f. Motparts namn g. Motparts e-post h. Handläggare (detta fält kan enbart ändras om du har registrators behörighet)

4. Markera ärendet i listan 5. Tryck på knappen OK 6. Specificera och klassificera handlingen

Bild 20 Fönster för att specificera och klassificera handling Du kommer åt att klassificera följande fält:

a. Datum och tid b. Riktning c. Handlingstyp d. Handlingsnamn e. Handlingsstatus f. Information g. Avsändare/mottagarfälten

7. Tryck på knappen OK 8. Dokumentet är nu sparat som en handling i W3D3

Funktion Applikation Åtgärd i gränssnitt Spara som handling i ärende i W3D3 Word, Excel,

PowerPoint, Outlook

Menyval

21

Spara som ny handling i W3D3 Man kan spara ett dokument i W3D3 som en handling i ett ärende i en series inkorg. Denna handling kommer då att innehålla just detta dokument. Detta är en funktion man kan ha nytta av om man direkt när man skrivit ett dokument vill delge registraturen detta för vidare behandling.

1. Tryck på menyn W3D3 och välj alternativet Spara som ny handling i W3D3

Bild 21 W3D3s meny visad i Microsoft Word med valet Spara som ny handling i W3D3 markerat 2. Välj serie vars inkorg handlingen skall hamna i

Bild 22 Fönster för att välja serie att lägga handling till 3. Markera ärendet i listan och tryck på knappen OK 4. Specificera och klassificera handlingen

22

Bild 23 Fönster för att specificera och klassificera handling Du kommer åt att klassificera följande fält:

a. Datum och tid b. Riktning c. Handlingstyp d. Handlingsnamn e. Handlingsstatus f. Information g. Avsändare/mottagarfälten (dessa fält kan enbart ändras om du har registrators behörighet)

5. Tryck på knappen OK 6. Dokumentet är nu sparat i inkorgen i W3D3

Funktion Applikation Åtgärd i gränssnitt Spara som ny handling i W3D3 Word, Excel,

PowerPoint, Outlook

Menyval

23

Spara som ny handling i ärende i W3D3 – dra e-post till Outlook-mapp Man kan skapa en ny handling på ett ärende i W3D3 genom att dra och släppa ett e-post till en mapp i Microsoft Outlook. Man måste då först ha skapat en mapp som man kopplar till ett specifikt ärende i W3D3.

Skapa mapp 1. Ställ dig på den mapp som du vill att din mapp skall skapas i 2. Gå till W3D3-menyn och välj valet Skapa mapp kopplat till ärende 3. Sök fram det ärende som du vill koppla till mappen du kan specificera

a. Ärendeserie b. Ärendemening c. Diarienummer d. Registreringsdatum (lista ärenden registrerade efter) e. Registreringsdatum (lista ärenden registrerade före) f. Motparts namn g. Motparts e-post h. Handläggare (detta fält kan enbart ändras om du har registrators behörighet)

Bild 24 Fönster för att välja ärende att koppla till mapp 4. Markera ärendet i listan 5. Ändra mappnamnet i fältet Mappnamn om du vill att mappen skall heta något annat än det som

dialogen föreslår. 6. Tryck på knappen OK

24

Du har nu skapat en mapp som du kan dra ett e-post till och därmed skapa en ny handling på det ärende som är kopplat till mappen.

Skapa handling i ärendet som är kopplat till mappen För att skapa en handling i det kopplade ärendet tar du tag i e-postmeddelandet i Outlook och drar det till mappen och släpper det där.

Bild 25 Dra e-post till mapp för att skapa handling i ärende E-postmeddelandet flyttas till mappen och det skapas en handling i ärendet som är kopplat till mappen. Systemet håller reda på om du redan har dragit och släppt ett e-postmeddelande till mappen och varnar om du lägger till det igen.

Tryck Ja för att lägga till det igen, tryck nej för att avbryta.

Flera e-postmeddelanden

Man kan markera flera e-postmeddelanden och skicka dem till W3D3 på samma gång genom att dra och släppa dem på mappen. Varje e-postmeddelande kommer då att motsvaras av en handling på ärendet. Funktion Applikation Åtgärd i gränssnitt Spara som ny handling i ärende i W3D3 – dra e-post till Outlook-mapp

Outlook Dra och släpp genom att markera e-post och dra till mapp och släpp

25

Skapa adressetiketter Man kan skapa utskrifter baserat på data i W3D3 i form av adressetiketter, listor, brev och kuvert. Funktionaliteten utnyttjar Words brev och utskick. För att kunna använda dessa funktioner måste man ha god kännedom om Word och just funktionerna för brev och utskick.

- Från menyn W3D3 i Microsoft Word väljer man Skapa etiketter

26

Scenario skapa adressetiketter Välj Skapa adressetiketter i menyn, då kommer en inloggningsdialog upp

Om du inte är påloggad måste du logga på systemet W3D3 precis som när du loggar på via vanliga applikationen. Man kan här välja att spara lösenordet till nästa inloggning då kommer du in direkt i fortsättningen. Fyll i dina uppgifter och tryck OK. Följande fönster visas.

27

Välj en nämnd/styrelse och tryck sök, då kommer du att se förtroendemännen i innehållsfönstret enligt nedan.

Tryck OK Du får då upp ett nytt dokument och Microsoft Words dialog för hantering av etiketter, "Label Options".

Denna dialog kommer upp för att man skall kunna välja mall för att matcha sina egna etiketter eller skapa en mall. Denna dialog hör till Microsoft Word och finns dokumenterad i tillhörande manualer.

28

Tryck OK och du får upp data i själva dokumentet. Vidare hantering sker enligt Words funktion ”brev och utskick” (Mail Merge). Exempelvis kan det se ut så här

Funktionalitet som kan nämnas i sammanhanget

- Man kan välja att skriva ut o Förtroendemän som i exemplet ovan o Avsändare/Mottagare på ett specifikt ärende o Alla motparter på ärenden lagda till fördragningslista

- Datumet som sätts styr urvalet, dvs. aktiva i nämnden/styrelsen vid just den tidpunkten - Man kan ta bort och lägga till uppgiftsfält - Man kan peka ut en specifik mall som man vill använda för utskriften - Man kan specificera vad det är man vill skriva ut

o Adressetiketter o Brev o Lista o Kuvert

- Man kan välja en delmängd ur nämnden/styrelsen via sök - Man kan sortera på uppgiftsfälten genom att trycka på kolumnrubrikerna

Funktion Applikation Åtgärd i gränssnitt Skapa adressetiketter Word Menyval

29

W3D3 System När man använder Microsoft Word, Excel eller PowerPoint för att hämta och skicka information till W3D3 måste den applikationen få information om vilket system man ämnar arbeta med. Detta sätter man via menyalternativet W3D3 System.

Skriv in den adress som systemet har. Adressen är normalt på formatet: http://www.mittsystem.se där http står för det protokoll som används och byts mot https om man använder s.k. SSL för säkerheten. Vilken adress du ska använda dig av kan du få reda på från den/de driftsansvariga eller systemansvariga, om du inte redan vet det. Funktion Applikation Åtgärd i gränssnitt W3D3 System – sätt adressen till systemet

Word, Excel, PowerPoint, Outlook

Menyval

30

Systemkrav rekommendation Dessa rekommenderade systemkrav gäller för att kunna använda W3D3 Office Add-in. Notera att systemkrav är en färskvara, då det ligger ett beroende mot tredje parts programvara och deras releasehantering och därmed underliggande krav. För att förvissa sig om att man fyller de krav som behövs bör man kontakta FormPipe Software för att få bekräftat att systemkraven fortfarande är aktuella. Operativsystem Microsoft Windows version XP eller senare version med senaste uppdateringar Exekveringsmiljö Microsoft .NET runtime 2.0 eller senare version med senaste uppdateringar Internetläsare Microsoft Internet Explorer 6.0 eller senare version med senaste uppdateringar Ordbehandlare Microsoft Office version 2003 eller senare version med senaste uppdateringar E-postklient Microsoft Outlook version 2003 eller senare version med senaste uppdateringar

Ansvar för funktion

Då W3D3 är en serverprogramvara är funktionaliteten av alla eventuella klientprogram t.ex. Office Add-in, i kundens datormiljö, kundens ansvar.

Om inte alla delar av systemkraven är uppfyllda

Om det är så att man inte fyller alla systemkrav så kan det ändå vara så att man kan använda delar av funktionaliteten i W3D3 Office Add-in som man har uppdaterad programvara för. T.ex. kan man använda Word/Excel/PowerPoint om dessa möter systemkraven även om man inte har en uppdaterad version av Outlook. Dock krävs uppdaterad version som möter systemkraven av .NET runtime för alla funktioner.

31

Installation av W3D3 Office Add-in

Via setup.exe - manuell lokal installation Packa upp zip-filen och kör Setup.exe. Detta måste göras som lokal administratör (det ligger med uppdateringar till Officepaketet som installeras om man just kör filen setup.exe)

Via MSI-fil - distribution via systemprogramvara Använd .msi-filen. (Notera att det kan krävas att maskinerna får uppdateringar via Microsofts Update-funktion för att allt skall fungera fullt ut)

Konfigurering av Internet Explorer 1. Lägg till ”http://URL-till-ert-system” i Trusted Sites

a. Notera att URL:en är specifik för er som kund och kan även vara prefixad med https. 2. Tillåt alla ActiveX-alternativ för Trusted Sites 3. Stäng av popup-blockerare för Trusted Sites

OfficeAddin – instruktion för användare första gången Första gången W3D3OfficeAddin körs så måste man göra vissa inställningar. I inställningarna för varje användare i W3D3 skall man slå på att använda ActiveX

- I stora grå: Rubrikknapp Personligt, Inställningar, sätt "Tillåt ActiveX" till "Ja" - I WorkPort: Inställningar, sätt "Använd ActiveX" till "Ja"

Notera att man som subadministrator kan sätta ActiveX till ja så att användarna slipper att göra det själva. Vid oklarheter eller frågor – kontakta vår support Tel: 08 50 00 72 25 e-post: w3d3support@formpipe.se

32

Appendix 1 Utseende av W3D3-menyn i olika Office-programvaror Se avsnitt för respektive funktion för beskrivning och instruktioner.