MANUAL DE INTEGRAÇÃO FORTES AC FISCAL / CONTÁBIL

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ÍNDICE 1. CONFIGURANDO INTEGRAÇÃO DO BANCO DE DADOS DO SISTEMA.................... pág. 2 1.1. INSTRUÇÕES PARA INTEGRAÇÃO............................................................................. pág. 3 1.2. PARAMETRIZAÇÕES................................................................................................... pág. 4 1.2.1. PASSOS PARAMETRIZAÇÕES.................................................................................. pág. 4 2. CONFIGURANDO OS LANÇAMENTOS DAS NOTAS FISCAIS...................................... pág. 6 3. CONTABILIZANDO OS LANÇAMENTOS....................................................................... pág.10 4. EXPORTANDO PARA O AC CONTABIL........................................................................ pág.11

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FFOORRTTEESS AACC FFIISSCCAALL

MMAANNUUAALL IINNTTEEGGRRAAÇÇÃÃOO FFOORRTTEESS AACC FFIISSCCAALL XX AACC CCOONNTTÁÁBBIILL

A integração é muito importante, pois agiliza a escrituração contábil evitando um

trabalho duplicado, sendo possível contabilizar as notas de acordo com as operações

realizadas (serviços, vendas, transferências e etc.).

O primeiro passo é integrando o banco dos subsistemas, depois parametrizar as

contabilizações de acordo com as operações e por último exportar para o subsistema

contábil. Esses passos serão demonstrados a seguir:

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1. CONFIGURANDO INTEGRAÇÃO DO BANCO DE DADOS DO SISTEMA

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Para integrar o banco de dados dos subsistemas (AC FISCAL X AC CONTABIL) siga os

seguintes passos: UTILITÁRIOS>>CONFIGURAÇÃO>>INTEGRAÇÃO CONTÁBIL.

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Será exibida a janela de configuração (figura 1.0). Na parte direita o sistema mostra

alguns campos, que te da opção de configurar tanto com o AC Contábil como

também com sistemas de terceiros, iremos demonstrar com o AC Contábil.

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1.1. INSTRUÇÕES PARA INTEGRAÇÃO

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� Marque o campo Exportar para Contabilidade.

� Logo em seguida marque a opção AC Contábil.

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�� Mais abaixo encontraremos a aba AC Contábil, depois mais duas abas,

Configuração do Banco de Dados e Parametrizações. Em Configuração de Banco de Dados, encontra-se um campo Caminho do Banco de Dados, digite o caminho do banco do subsistema contábil.

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�� No campo Servidor, o sistema já traz padrão a opção Interbase/Firebird.

Marque o campo Usar Usuário e senha padrão. Pois o sistema utilizará as configurações padrão do gerenciador do banco de dados (Login e Senha), caso contrário desative e digite o usuário e a senha do seu banco.

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�� Em seguida clicar no botão testar conexão. Será mostrada uma mensagem

informando que a configuração foi realizada com sucesso (Conexão Ok!). �

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�A conexão com o Banco está ok. Agora o passo seguinte será especificar a empresa e mais alguns detalhes que serão demonstrados no segundo passo.

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1.2. PARAMETRIZAÇÕES Ainda na janela de configuração (figura 1.0), dando continuidade na Aba AC Contábil, encontra-se a aba Parametrizações. �

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Nela será direcionada a empresa que será integrada, configurando a questão de contas automáticas para os participantes e por último a provisão dos impostos federais. 1.2.1. PASSOS PARAMETRIZAÇÕES

� No primeiro campo (Empresa), selecione a empresa que será integrada. �

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�� A seguir mais duas opções, Inserir conta Remetente/Prestador

Automaticamente e Inserir conta Destinatário/Tomador. Ambas têm a mesma função, criar e vincular contas no registro de um novo participante.

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�Quando marcada uma das opções Inserir Conta, será habilitado o campo Conta Mãe nela selecione uma conta sintética, então o sistema irá criar no AC Contábil uma conta (fornecedor e/ou cliente), vinculando as mesma para o participante.

� A próxima opção Provisões dos tributos federais, sistema irá pro visionar a contabilização dos impostos federais (PIS,COFINS,IRPJ,CSL E SIMPLES).

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�Selecione o Centro de Resultado e nas seguintes abas, selecionar a conta débito e a conta crédito de cada imposto, no campo histórico complemente o lançamento com um texto podendo utilizar as variáveis disponíveis, em seguida clique em OK ou F9. Essas são as configurações iniciais, agora o sistema está apto para as parametrizações por operação.

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�2. CONFIGURANDO OS LANÇAMENTOS DAS NOTAS FISCAIS Depois do banco integrado podemos parametrizar as contabilizações, ou seja, criar uma configuração informando para que conta e qual o valor que será contabilizado. Para dar início siga os seguintes passos: CADASTROS>>CONTABILIZAÇÕES. �

�Será exibida a janela de contabilizações. No canto direito o sistema mostra os botões: Novo, Editar, Excluir, Consultar, Listar e Sair. Clique no botão Novo. �

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� No Campo descrição digite um nome para essa contabilização (ex. Venda a Vista).

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�� Próximo campo Lança para, nela existe três opções que são elas:

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� Determinar CFOP: Irei utilizar essa opção quando quiser criar um lançamento contábil que irar servir pra todas as notas de um determinado CFOP. Ex. Criar um lançamento pra todas as notas do CFOP 5.102. Documentos de Entrada: Irei utilizar essa opção quando quiser criar um lançamento contábil para todas as notas de entrada independente do CFOP. Ex. Criar um lançamento pra todas as notas entrada ou para todas as notas de entradas de serviço. Documentos de Saída: Irei utilizar essa opção quando quiser criar um lançamento contábil para todas as notas de saída independente do CFOP. Ex. Criar um lançamento pra todas as notas de saída ou para todas as notas de saídas de serviço. Obs: Ter cuidado para não criar o mesmo lançamento contábil por CFOP e por Documentos de Entrada / Documentos de Saída, pois irá duplicar o lançamento no contábil.

� O campo CFOP será ativado quando no campo anterior, Lançar para, for selecionada a opção Deterrninado CFOP.

�Nele será selecionado o CFOP de acordo com a operação.

� Próximo campo Data, nele existe duas opções que são elas: �

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����Data de Emissão: Contabilizar as notas de acordo com a data que foi emitida a nota.

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Data de Entrada/Saída: Contabilizar as notas de acordo com a data de saída ou de entrada da nota. �Obs: Não obrigatoriamente, a data da emissão é a mesma da entrada ou da saída da nota fiscal. Ex: a nota pode ser emitida em 01/01/2008 e só poderá entrar no estado em 05/01/08.

� Nos próximos Campos Débito e Crédito, existem opções iguais que são: conta, Estab. e Centro.

No campo conta, existem duas opções que são elas: �Conta do Remetente/Prestador/Destinatário/Tomador: selecionar essa opção para utilizar as contabilizações do cadastro dos participantes. Outra: Selecionar essa opção para utilizar uma outra conta, visualizando o plano de contas do AC Contábil no campo ao lado. �

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�� No campo Estab. existem três opções que são elas:

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�Estabelecimento do Documento: utilizar essa opção para destinar a contabilização para o estabelecimento onde a nota foi lançada. Estabelecimento do Remetente/Prestador/Destinatário/Tomador: utilizar essa opção quando, no campo Conta, estiver selecionada a opção Conta Remetente/Prestador/Destinatário/Tomador, destinando assim a contabilização para o estabelecimento do participante. Obs: mesmo assim a opção mais indicada será Estabelecimento do Documento.

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Outro: utilizar essa opção para destinar a contabilização para um estabelecimento específico, por exemplo, mesmo que a nota seja lançada no estabelecimento 2 mais a contabilização será direcionada para o estabelecimento 1. �Obs: opção utilizada mais para transferência.

� No campo Centro selecione o centro de resultado.

� No campo Histórico digite um complemento para o lançamento contábil utilizando as variáveis que o sistema disponibiliza. Verifique a figura abaixo:

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�� A opção Valor, formada por duas colunas, onde a coluna da esquerda

contém três opções: �

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�Soma(+): informa que o valor do campo será adicionado para formar o valor a contabilizar Subtrai(-): informa que o valor do campo será retirada na formação do valor a contabilizar. Não Compõe: informa que o campo não participará na formação do valor a contabilizar. Já a coluna da direita informa o campo que participará do valor contábil. �

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� Clique em ok, para confirmar o cadastro. 3. CONTABILIZANDO OS LANÇAMENTOS

A partir de agora no lançamento da nota fiscal, o sistema irá contabilizar de acordo com essa parametrização. Mais se as notas já estiverem lançadas então teremos que contabilizar os movimentos utilizando uma opção que se encontra em: UTILITÁRIOS>> CONTABILIZAR MOVIMENTOS. �

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�Selecione o estabelecimento, o período e determine os lançamentos que serão contabilizados (entrada ou saída) marcando o quadrinho. Em contabilizar selecione uma das três opções: Todos os Movimentos: Essa opção excluirá todos os lançamentos do período selecionado, e recontabilizado de acordo com o Cadastro de Contabilizações. OBS: Caso seja feita alguma alteração manual das contabilizações no lançamento da nota e utilizando essa opção (todos os movimentos) o cliente irá perder todas as informações alteradas manualmente, sem ter como recuperá-las; Somente os Movimentos Ainda Não Contabilizados: Esta opção irá contabilizar somente as notas que não tem nenhuma contabilização; Excluir Contabilizações: Esta opção irá excluir todas as contabilizações. É utilizada quando ocorre erros ou campos zerados nas contabilizações. O campo, Manter Lançamentos Incompletos, servirá para contabilizar as parametrizações incompletas, que será mostrado no relatório da contabilização que se encontra em: RELATÓRIOS>>LANÇAMENTOS CONTÁBEIS> ENTRADAS OU SAÍDAS. �

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�Essa janela será demonstrada no relatório da saída e da entrada, selecione o estabelecimento, o período e nas opções seguintes, Visualizar histórico e Somente os

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lançamentos incompletos, ajudará para detectar os erros de contabilização, depois clique em Visualizar. Verifique o relatório e veja se os valores estão ok. �

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����4. EXPORTANDO PARA O AC CONTABIL Agora que as contabilizações estão ok, vá em MOVIMENTOS>>EXPORTAR PARA O SUBSISTEMA CONTÁBIL. �

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�Essa janela controla as informações contábeis exportadas para o subsistema AC Contábil. Na parte direita da janela existem 5 botões, são eles:

� Nova: Cria um novo controle.

� Desfazer: Desfaz o controle, retirando inclusive os lançamentos contábeis do subsistema AC contábil.

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� Excluir Remessa: O sistema exclui a remessa somente da janela de controle e

não retira os lançamentos contábeis.

� Resumo: resumo do controle, mostrando a quantidade de lançamentos e o soma dos valores dos lançamentos.

�� Sair: Sai da janela do controle.

Selecione o estabelecimento, determine os documentos (entrada e/ou Saída) e o período da contabilização. Marque Provisão dos Trib. Federais, caso esteja configurado em UTILITÁRIOS>>CONFIGURAÇÃO/INTEGRAÇÃO CONTÁBIL. Por último digite um comentário e clique em OK ou F9. Após isso o sistema clique em Resumo para ver o status da exportação, conforme mostra figura abaixo: Feitos esses procedimentos, o próximo passo será conferir as informações no AC Contábil.