manual its ecm
DESCRIPTION
Manual ITS ECMTRANSCRIPT
Página | 1
MANUAL DO USUÁRIO
Página | 2
Manual do Usuário
Esse manual contém as informações necessárias para que um usuário conheça os
diversos aspectos relacionados à administração do ITS ECM, apresentando uma
descrição simples e de fácil entendimento de seus componentes.
Página | 3
Sumário
1.ECM .......................................................................................................................... 4
2. Documentos: ........................................................................................................... 5
2.1- Visualização de Arquivo de Imagem:..................................................................................... 7
2.2-Visualizar Arquivos:...............................................................................................................7
2.3-Baixar Arquivo:......................................................................................................................8
2.4-Subir Arquivo:........................................................................................................................8
3. Pastas: ................................................................................................................... 10
3.1- Criando uma Nova Pasta...................................................................................................10
4. Integração com o Windows Explorer .................................................................. 11
4.1- Criando Mapeamento:.......................................................................................................12
5. Agenda Corporativa ............................................................................................. 14
5.1- Novo Compromisso...........................................................................................................15
5.2- Sincronizar Agenda com Outlook......................................................................................16
6. Digitalizador WEB ................................................................................................. 17
6.1- Digitalização...................................................................................................................... 17
7. Workflow Personalizável ...................................................................................... 19
8. Dúvidas.....................................................................................................................24
Página | 4
1.ITS ECM
1.1- O que é?
Enterprise Content Management – Gestão de Conteúdo Corporativo
Estratégias, Métodos e Ferramentas usados para capturar, gerenciar, preservar e entregar
conteúdos relacionados aos principais processos de negócio.
1.2-Para que serve?
O ITS ECM permite o controle de seus documentos eletrônicos e digitais, potencializando a
performance do seu negócio e objetivo estratégico.
Seja bem- vindo!
Página | 5
2. Documentos:
Visualização, Download e Upload de arquivos no sistema.
2.1- Visualização de Arquivo de Imagem:
O ITS ECM disponibiliza diversas formas de visualização de um
arquivo de imagem, confira:
1ª Opção:
É necessário possuir um software visualizador de imagem instalado em sua
máquina
- Clique no nome do arquivo, em seguida a imagem abrirá no software que estiver
instalado na estação de trabalho.
Página | 6
2ª Opção:
Não é necessário ter software visualizador de imagem instalado.
- Clique no link “Ver Imagem”, a imagem abrirá no visualizador integrado ao
sistema “ITS ECM” em tela cheia.
3ª Opção:
Para utilizar essa opção
também não é necessário
possuir software visualizador
de imagem instalado, basta
marcar a caixa de seleção do
arquivo a ser visualizado e
clicar em “Visualizar
Imagem”.
A imagem abrirá no visualizador integrado ao sistema ITS ECM em uma tela pop-up.
*Obs. Visualizador disponível para os navegadores Chrome e Mozilla Firefox. O Internet
Explore 9 não possui suporte para HTLM5 CSS3.
Página | 7
2.2-Visualizar Arquivos:
Além de arquivos de imagem o ITS ECM possibilita a visualização de forma rápida
e prática, de documentos de texto e planilhas.
- Clique no nome do documento.
Na caixa de dialogo “Abrir Documentos”: escolha a opção “Somente Leitura”
depois clique no botão “OK”.
* Entrar com “Usuário” e “Senha” por questões de segurança para o arquivo abrir.
Página | 8
2.3-Baixar Arquivo:
O ITS ECM possui um menu prático para o gerenciamento de seus documentos.
Para efetuar o download de algum arquivo, basta clicar na aba “Documentos”, selecionar
o arquivo pretendido e em seguida clicar no ícone “Baixar uma Cópia”.
- Na caixa de dialogo “Download de Arquivos”: escolha a opção “Salvar”.
2.4-Subir Arquivo:
O ITS ECM oferece várias opções para o Upload de seus arquivos, e ainda possibilita sua
organização em pastas, facilitando a visualização dos processos.
1ª Opção:
Selecione a aba “Procurar” clicar no link “+ Adicionar documento”.
- Em seguida clique no botão
”Procura” e selecione o caminho
e o arquivo que deseja subir.
Clique em “OK” para concluir o
processo.
Página | 9
2ª Opção:
Selecione a aba “Procurar” clicar no link “+ Adicionar documento”.
- Em seguida clique no
link “Carregar Vários
Documentos”.
- Selecione “Arrastar os Arquivos e Pastas”
ou clique em “Procurar arquivos com
alternativa”. Clique em “OK” para concluir o
processo.
Obs. Fique atento à opção de substituição de arquivos existentes.
Página | 10
3. Pastas:
O ITS ECM disponibiliza estrutura de pastas em
árvore que facilita a visualização dos processos e
proporciona organização lógica e física dos
documentos.
3.1- Criando uma Nova Pasta
- Para criar uma nova pasta clique na aba Documentos em “FERRAMENTAS DE
BIBLIOTECA”, em seguida clique no ícone “Nova Pasta”.
- Escreva o nome da pasta no campo obrigatório ”Nome”. Para concluir clique em
“Salvar”.
Página | 11
4. Integração com o Windows Explorer
A integração do ITS ECM com o Windows Explorer permite criar,
alterar, visualizar, copiar, colar, salvar e apagar arquivos e pastas que
estão no sistema sem necessidade de browser.
.- Para criação do atalho selecione a aba Biblioteca e clique no ícone “Abrir com
explore”.
- Digite Usuário e Senha caso necessário e aguarde abrir a pasta com todo conteúdo do
“ITS ECM” no explore do Windows.
Dica: Você poderá mapear esse caminho da pasta para criar um atalho de fácil acesso no
seu desktop (área de trabalho).
Obs. Essa função só esta disponível para o navegador Internet Explore.
Página | 12
4.1- Criando Mapeamento:
-Copie o endereço da
pasta a ser mapeada.
-Clique com o botão direito do mouse em “Meu
Computador”, e em seguida em “Mapear
unidade de rede...”.
- Clique no link “Conecte-se um site
que pode ser usado para armazenar
documentos e imagens”.
Página | 13
- Clique em “Avançar”.
-Clique em “Escolher um local de
rede personalizado” e “Avançar”.
- Cole o endereço copiado e clique em
“Avançar”.
Página | 14
- Escreva o nome da pasta e clique
em “Avançar”. Para finalizar clique
em “Concluir”
- Em “Meu Computador”
você poderá confirmar que a
pasta foi criada com todo
conteúdo do sistema sem
precisar abrir o navegador.
Obs. Essa função só esta disponível para o navegador Internet Explore.
Página | 15
5. Agenda Corporativa
O ITS ECM possui agenda corporativa para o
gerenciamento dos seus compromissos.
5.1- Novo Compromisso
- Para adicionando um novo compromisso a agenda
clique no link “+ Adicionar”.
- Preencha os campos a
seguir e clique em
“Salvar”.
Página | 16
5.2- Sincronizar Agenda com Outlook.
Sincronizando a agenda com o Outlook, mesmo que o ITS ECM não esteja aberto em sua
tela, você recebe os lembretes dos compromissos agendados.
- Para realizar a sincronia clique no botão “Conectar com Outlook”, em seguida insira os
compromissos pretendidos.
Agenda Outlook
Agenda GED
Página | 17
6. Digitalizador WEB
Permite o acesso ao scanner local através de uma aplicação na web, inserindo o resultado
da digitalização direto no sistema sem necessidade de upload.
6.1- Digitalizando
- Clique no menu de tarefas “Digitalizar
Documentos”.
Ou menu de tarefas “Editar Item”.
- Em seguida clique em “Digitalizar Documento”.
Página | 18
- Aguarde inicializar
- Selecione o tipo de digitalização e clique em
“Scan”.
-
Preencha os campos indexáveis e clique em
“Salvar”.
- Documento Digitalizado
Página | 19
7. Workflow Personalizável
O ITS ECM possuí workflow personalizável proporcionando o gerenciamento do fluxo de
trabalho de acordo com as necessidades da sua empresa
Exemplo de workflow para solicitação de férias
- Para adicionar nova solicitação clique no link “+Adicinar novo item”.
- Preencha os campos e clique
em “Salvar”.
Página | 20
- A solicitação criada
aparecerá na caixa Usuário
para envio.
- No menu de tarefas clique
em “Enviar para próxima
etapa”.
Página | 21
- Clique em “Fechar(x)”
- A solicitação estará na caixa Gerência com o status Aguardando aprovação.
- Para a aprovação o gerente
deverá clicar em “Enviar para
próxima etapa”, e para
reprovação, clicar em “Rejeitar”.
Página | 22
- Em caso de aprovação a solicitação estará na caixa Recursos Humanos, com o status ”
Autorizado pelo Gerencia”.
- O responsável por essa etapa deverá “Enviar para próxima etapa”, onde a solicitação
aguardará a assinatura do funcionário.
- em seguida clicar em “Visualizar Impressão”.
Página | 23
- A “Ficha de solicitação de férias”
abrirá na tela. Ela deverá ser impressa,
entregue ao funcionário para assinar,
em seguida deverá ser digitalizada e
anexada ao sistema.
- Após anexa a solicitação com a assinatura do funcionário, caberá ao Recursos Humanos
clicar em “Enviar para próxima etapa” para finalizar o workflow.
- O status do processo mudará para “Finalizado”.
Página | 24
8. Dúvidas
Para sanar qualquer dúvida
entre em contato conosco:
(61) 3027-5350