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Manual
Ingreso de Demandas, Recursos y Escritos
Oficina Judicial Virtual
Versión 5
25.01.2017
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Índice
1. Introducción ................................................................................................................................. 3
2. Ingreso Oficina Judicial Virtual ..................................................................................................... 4
3. Acceso con Clave Única................................................................................................................ 4
4. Ingreso Demandas y Escritos ....................................................................................................... 6
5. Mantenedor Usuarios: ................................................................................................................. 8
6. Ingresar Demanda/Recurso ....................................................................................................... 13
7. Bandeja Demandas/Recursos .................................................................................................... 21
8. Ingresar Escrito .......................................................................................................................... 26
9. Bandeja Escrito .......................................................................................................................... 30
10. Suspensión de abogados: ........................................................................................................ 34
11. Ingresar Contesta Oficio .......................................................................................................... 35
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1. Introducción
En virtud de la Ley N° 20.886 que establece la tramitación electrónica de los
procedimientos judiciales, será obligatorio para los usuarios que todas sus
presentaciones sean realizadas en el sistema de tramitación electrónica del Poder
Judicial a través de Oficina Judicial Virtual, salvo casos excepcionales contemplados en
mismo texto legal y actas respectivas de la Excma. Corte Suprema.
Para la presentación de demandas, recursos y escritos por Oficina Judicial Virtual, el
usuario deberá acceder con Clave Única del Estado, la que servirá además como
herramienta de suscripción de sus presentaciones, es decir, Firma Electrónica Simple
(FES) cuando no posea Firma Electrónica Avanzada (FEA).
El presente manual tiene por objeto instruir en el ingreso de demandas, recursos y
escritos cualquiera sea la competencia, mediante explicaciones ilustrativas que
permitirán operar las distintas opciones de este módulo de Oficina Judicial Virtual y
conocer el proceso en su totalidad, desde que se adjunta el documento hasta su
recepción por el tribunal, quedando registrado automáticamente su remisión al sistema
de tramitación con fecha y hora.
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2. Ingreso Oficina Judicial Virtual
Para acceder a Oficina Judicial Virtual, puede hacerlo directamente en
www.oficinajudicialvirtual.cl o a través del portal del Poder Judicial www.pjud.cl y
seleccionar opción “Oficina Judicial Virtual”:
3. Acceso con Clave Única
Para ingresar a Oficina Judicial Virtual debe utilizar su Clave Única del Estado,
entregada y administrada por el Servicio de Registro Civil e Identificación.
Sin perjuicio de lo anterior, el sistema contempla un segundo mecanismo de acceso a
Oficina Judicial Virtual, habilitado especialmente para que el usuario pueda ingresar a
la plataforma cuando el servicio de Clave Única no se encuentre disponible. Para
ingresar de esta forma, es necesario crear esta segunda clave, en la sección “Mis Datos”
de la misma Oficina Judicial Virtual, ya que no se hace entrega presencial de ella.
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Para ingresar con Clave Única, haga clic sobre botón con mismo nombre y digite su
RUN y clave, para luego presionar botón “Autenticar”.
Es importante señalar que la sesión, cualquiera sea la forma de ingreso, es decir Clave
Única o Segunda Clave, tiene una duración máxima de 3 horas y media. Pasado este
tiempo, la sesión expirará debiendo ingresar nuevamente su RUN y clave, autenticando
los datos.
Importante:
Se recomienda no instalar extensiones y/o complementos en su navegador, ya que se
han detectado algunos que ocasionan problemas en la visualización de la Oficina
Judicial Virtual, como por ejemplo Adblock, diseñado para eliminar publicidad. En
caso de no querer eliminarlas, se deben desactivar para hacer uso de la OJV.
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4. Ingreso Demandas y Escritos
Ingresada la Clave Única, se abrirá la sesión encontrándose disponible además de las
opciones generales de Oficina Judicial Virtual, el menú de “Ingreso Demandas y
Escritos” y opción “Mis Datos” donde podrá crear su “Segunda Clave” para ingresar al
sistema cuando el servicio de Clave Única no se encuentre disponible.
En sección “Mis Datos”, el sistema solicitará ingresar algunos datos y en campo
“Contraseña Alternativa”, podrá generar su “Segunda Clave”, seleccionando además
una pregunta secreta que le permitirá restablecer su clave en caso de olvido. Luego,
presione “Actualizar” para que los datos ingresados queden grabados en el sistema.
Nombre Usuario
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Al volver al menú principal, en sección “Ingreso Demandas y Escritos” , accederá a una
pantalla con seis opciones: Mantenedor Usuarios, Ingresar Demanda/Recurso, Ingresar
Escrito, Ingresar Contesta Oficio, Bandeja Demandas/Recursos y Bandeja Escrito.
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5.555.555-5
Perfil Usuario
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5. Mantenedor Usuarios:
La Oficina Judicial Virtual funciona con distintos perfiles de usuario. Estos son:
Administrador, Persona natural, Abogado y Funcionario.
En virtud de lo anterior, cuando el usuario presione la opción “Ingreso Demandas y
Escritos” deberá seleccionar el perfil con que desea trabajar cuando se encuentre
registrado en más de una calidad.
Esta opción de múltiples perfiles permitirá al usuario utilizar su perfil u otro, que haya
creado para trabajar como colaborador, procurador o funcionario de la empresa o
institución en que desarrolla sus funciones. Por tanto, esta opción figurará sólo en el
menú cuando el usuario es abogado o se le haya asignado perfil de administrador.
Una vez seleccionado el perfil, se visualizarán sus características en la parte superior
derecha de su pantalla, por ejemplo:
A. Nombres y apellidos Usuario
Perfil: Persona Natural
B. Nombres y apellidos Usuario
Perfil: Abogado
C. Nombres y apellidos Usuario
Perfil: Nombre Organismo Público (por ejemplo Consejo de Defensa del Estado)
D. Nombres y apellidos Usuario
Perfil: Nombre Organismo Privado (por ejemplo J y M Asociados)
Los perfiles ejemplificados en los puntos C y D, corresponden al de un funcionario
perteneciente a una determinada institución u organismo.
Asimismo, en la parte superior derecha de la pantalla, presionando “Cambiar Perfil”,
podrá volver a la ventana para seleccionar el perfil con el que desea trabajar.
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Institución NNN
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En la parte inferior de la pantalla, encontrará distintas opciones que permitirán agregar,
editar o eliminar a los usuarios incorporados en su mantenedor.
Para “Agregar usuarios”, se desplegará una ventana en la que deberá ingresar los datos
de la persona que desea registrar y podrá otorgarle la facultad de “Administrar perfiles”,
“Enviar presentaciones directamente al tribunal” y/o “Consultar causas de otras
personas del perfil”, debiendo presionar botón “Guardar” para finalizar.
La facultad de “Administrador de perfil”, permite a ese usuario incorporar, editar o
eliminar a las personas registradas en ese mantenedor.
Respecto a la facultad de enviar directamente al tribunal, solo procederá en aquellos
casos en que el usuario sea parte de la causa o el abogado cuente con firma electrónica
avanzada ya que, al no efectuar directamente el envío el abogado, en ninguna parte
consta su firma electrónica, especialmente tratándose de presentaciones que deben
suscribirse por él.
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Tratándose del perfil “Abogado”, además de su propio mantenedor de usuario, se
encuentra habilitada la opción para crear un Organismo Privado, como por ejemplo un
estudio jurídico, en el cual podrá asociar a sus procuradores y otros abogados.
Para asignarse un perfil, deberá en sección “Organismos Privados” presionar botón
“Agregar”, desplegándose luego una ventana en la que deberá indicar el nombre y rut
del Organismo Privado que está creando.
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Una vez creado el registro en el Organismo, se podrán editar los datos de la entidad
presionando botón “Editar Organismo Privado” y cuando corresponda, deshabilitarse
como parte del Organismo, haciendo clic en campo “Habilitar” para eliminar el símbolo
de check.
Es importante señalar, que si el usuario desea trabajar con su perfil dentro del
organismo, cuando acceda a su sesión de Oficina Judicial Virtual, deberá seleccionar
dicho perfil, encontrándose identificado con el nombre del Organismo al que pertenece.
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Tratándose de Organismos Públicos, la creación de perfiles como parte de estas
instituciones se realizará enviando un solicitud escrita a través de la opción LTE
Responde de la Oficina Judicial Virtual, adjuntando copia del nombramiento de la
persona que realiza la solicitud y quedará como administrador de dicho perfil.
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6. Ingresar Demanda/Recurso
Para ingresar una causa, cualquiera sea la competencia, se deben incorporar o
seleccionar, según corresponda, los datos solicitados por el sistema: competencia,
Corte, tribunal, y cuando el usuario es procurador o funcionario, dirigir la causa al
abogado para el que trabaja.
Tratándose de ingresos en segunda instancia, seleccione en “Competencia” si es Corte
Suprema o Corte de Apelaciones y en el campo siguiente, la Corte respectiva.
Asimismo, podrá agregar una o más materias dependiendo de la competencia
presionando botón “Agregar”. Para eliminar la materia agregada, haga clic sobre
símbolo X.
En materia civil, sólo puede ingresar una materia a diferencia de las demás
competencias.
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Para ingresos en Corte, se debe seleccionar en opción Competencia el “libro” en
que desea ingresar el recurso, para que posteriormente se despliegue un listado con
los tipos de recursos correspondientes al seleccionado.
A continuación, en sección “Litigantes”, el sistema mostrará los tipos de litigantes
dependiendo del procedimiento y materia(s) seleccionados anteriormente, por ejemplo:
demandante, demandado, solicitante, denunciante, querellante, querellado, entre otros.
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El ítem “Datos Litigante”, tiene dos características particulares en relación con el
llenado de datos. El primero es una interconexión con el Registro Civil que al momento
de ingresar un rut, muestra inmediatamente el nombre y apellidos de la persona; y el
segundo, un mecanismo que llena automáticamente los últimos datos registrados del
litigante respecto de su domicilio, correo electrónico y teléfono, pudiendo estos
modificarse en caso de requerirse. Luego de agregados o revisados los datos, se debe
pulsar el botón “Agregar Litigante”.
Además, el sistema permite realizar el ingreso cuando no se tiene el dato de Rut de
ciertos litigantes, en cuyo caso deberá seleccionar el tipo de sujeto y presionar botón
“Sin Rut”.
Luego, se abrirá una ventana con dos opciones: “Persona chilena con cédula
desconocida” y “Extranjero sin número de cédula chilena”.
La primera opción, “Persona chilena con cédula desconocida”, se deberá seleccionar
tratándose de litigantes distintos a demandante, abogado demandante o apoderado del
mismo. Una vez seleccionada la opción, el sistema automáticamente asignará un rut 0-0
y deberá digitar manualmente sus nombres y apellidos.
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Tratándose de la segunda opción, “Extranjero sin número de cédula chilena”, el sistema
solicitará ingresar su número de identificación, país de procedencia y digitar
manualmente sus nombres y apellidos.
Asimismo, en todas las competencias al seleccionar como tipo de litigante a un
Abogado, el rut ingresado se validará en la base de datos de títulos de la Corte Suprema,
por lo que si no figura registrado en esa calidad, al presionar botón “Agregar Litigante”,
el sistema no permitirá su ingreso y se desplegará un mensaje de advertencia.
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Tratándose de causas laborales, es importante indicar que al momento de ingresar a los
litigantes, se podrá marcar con un check, si éste posee privilegio de pobreza y si el
abogado es de la Defensoría Laboral.
Luego, debe ingresar según corresponda los datos de dirección particular, comercial o
representante legal. Una vez completada la información, se debe seleccionar “Guardar”.
Posteriormente, el sistema regresará a la pantalla “Litigantes” y deberá presionar
“Agregar Litigante” para registrar a la persona que incorporó en esa calidad. En caso de
resultar necesario modificar algún dato relativo a dirección, teléfono, correo electrónico
o representante legal de los litigantes ingresados, presione el ícono para editar.
Asimismo, si desea eliminar a una de las personas del listado, presione el ícono con
forma de basurero.
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Si se desea continuar agregando litigantes, se deben repetir los pasos indicados
anteriormente.
Al presionar botón “Ingresar”, se desplegará una ventana que indicará en la esquina
superior derecha que la “Causa fue grabada correctamente. Para realizar envío al
tribunal debe dirigirse a Bandeja Demandas/Recursos”. Luego, seleccione opción
“Adjuntar” para agregar el documento de demanda en formato PDF, con un tamaño que
no exceda de 10 megabytes por cada archivo, con un peso máximo de 30 megabytes en
el total de archivos adjuntados. Una vez cargado el documento, seleccione la opción
“Grabar”.
Cuando no se pueda grabar el archivo porque excede el peso permitido, aparecerá el
siguiente mensaje:
4.444.444-4
3.333.333-3
5.555.555-5
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Si desea incorporar más demandas, debe repetir el procedimiento señalado con
anterioridad.
Por el momento el sistema sólo permite adjuntar múltiples documentos en competencia
civil y de familia, en cuyo caso, deberá indicar una referencia del documento de que se
trata y si el documento adjunto es una copia de un documento cuyo formato de origen
es en papel, debe seleccionar opción “Original Papel” e incorporar la información
solicitada por el sistema, esto es, especie del documento, cantidad y observación
respectiva.
Una vez cargados los documentos, deberá seleccionar cual de todos los archivos
adjuntados es el que tiene el carácter de “Documento Principal” y luego, presionar
botón “Grabar Doc. Principal”, considerándose todos los demás como documentos
anexos. El documento principal debe ser la demanda.
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Importante:
Para verificar el tamaño en megabytes de sus documentos, en Windows lo puede
hacer ingresando a la opción “Propiedades” con el botón derecho del mouse o en el
caso de Mac, con la opción “Obtener información”.
Existen diversos formatos de archivo que pueden ser transformados a PDF, por
ejemplo: origen Microsoft Word y Pages de Apple.
En Microsoft Word, para poder guardar uno de estos documentos en formato PDF,
se debe seleccionar la opción “Archivo”, luego “Guardar como” y escoger la
opcion “PDF”.
En Pages de Apple, para poder guardar uno de estos documentos en formato PDF,
se debe ingresar a la opción “Exportar a”, seleccionar PDF, luego “Siguiente” y
finalmente “Exportar”.
Para mayor información, consulte manual sobre este tema que se encuentra
publicado en Oficina Judicial Virtual.
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7. Bandeja Demandas/Recursos
Una vez adjuntada y grabada la demanda, se debe ingresar a “Bandeja Demandas” e
incorporar un rango de fecha (desde - hasta), competencia y tribunal específico o
“Todos”.
Al presionar “Consultar demandas” en pestaña “Demandas No Enviadas” debe
seleccionar el o los archivos de demanda que desea enviar o incluso, todas las
presentaciones que se encuentran en bandeja para remitirlas de forma simultánea al
hacer clic en “Sel. Todos”.
Es importante señalar, que este ítem tiene funciones que permiten modificar algunos
aspectos de sus presentaciones si lo desea, antes de efectuar el envío:
- Cargar un nuevo documento y reemplazar el archivo que se había adjuntado con
anterioridad, debiendo seleccionar la opción “Adjuntar” (ícono color azul). El
documento ya incorporado se puede consultar en la opción “Doc”.
Tratándose de múltiples documentos adjuntos, deberá revisarlos en opción “Adjuntar”
ya que, el ícono “Doc.” de color rojo, sólo permite visualizar el documento principal.
- En sección “Acciones”, podrá modificar datos de la causa con icono “Editar” o
eliminar la demanda con el icono en forma de basurero. Son modificables los datos
Corte, tribunal, litigantes y sus direcciones. Una vez editados los datos, presionar botón
“Guardar”.
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Posteriormente, para enviar los archivos seleccionados deberá presionar “Enviar Poder
Judicial”.
Para asegurar que la demanda fue enviada, aparecerá un mensaje en la esquina superior
derecha de su pantalla indicando que “Los registros se enviaron con éxito y los
certificados correspondientes están disponibles en la pestaña de demandas enviadas”.
Además, se indicará la fecha y hora de la remisión.
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4.444.444-4
3.333.333-3
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Cuando la demanda, recurso o escrito no se puedan enviar, el sistema a tráves de un
mensaje indicará que el envío ha fallado con la fecha y hora del suceso.
Adicionalmente, existe una pestaña de “Demandas Pendientes”, que será utilizada en
aquellos casos en que existan demasiados ingresos en forma simultánea, no debiendo el
usuario realizar ninguna acción y solo esperar que la causa sea visualizada en la pestaña de
demandas enviadas. Efectuada la remisión, en pestaña “Demandas Enviadas” se podrá
visualizar el tribunal, rit, caratulado y materia asignados automáticamente por sistema;
fecha y hora de envío; usuario que efectuó el ingreso y el documento de demanda que se
adjuntó.
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El envío de la presentación al tribunal se podrá comprobar mediante un “Certificado de
envío” en formato PDF, disponible en la misma pantalla, conteniendo los datos de la
causa remitida, del usuario que realizó el envío al tribunal y de los litigantes registrados
en la causa, marcando en rojo el que coincida con el remisor:
Asimismo, el usuario podrá generar un archivo Excel con el listado de causas no
enviadas y las remitidas a Poder Judicial que se encuentren registradas en sistema,
presionando botón “Exportar a Excel”.
5.555.555-5
3.333.333-3
4.444.444-4
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8. Ingresar Escrito
En este ítem se deben seleccionar los datos específicos de la causa en que desea
ingresar el escrito, indicando: competencia, tribunal, tipo de causa, rol, año y tipo de
participante que está realizando el ingreso. Incorporados todos los datos, se debe
seleccionar la opción “Consultar Rol”.
Luego, aparecerán otros campos en que debe seleccionar: cuaderno del escrito si
corresponde, parte que presenta, grupo de escritos en aquellos sistemas que los tienen
agrupados, tipo de escrito y completar la suma.
Para continuar, presione botón “Grabar Escrito”.
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En competencia de familia, para proteger la reserva de los litigantes, se ocultarán sus
nombres a excepción de la información de los abogados en los siguientes casos:
a) Cuando el escrito a crear o modificar pertenece a una demanda de Procedimiento de
“Adopción” o “Susceptibilidad de Adopción”.
b) El usuario activo no pertenezca a la demanda.
Asimismo, se habilitó un campo adicional en “Parte que presenta” para digitar el RUT
que permitirá filtrar la restricción de la información de los litigantes de acuerdo al RUT
asociado.
En cualquier otro caso, el escrito mostrará la información de los litigantes con
normalidad.
Una vez, ingresados los datos y presionado el botón grabar, se desplegará una ventana
en la que deberá presionar botón “Aceptar” para continuar con el proceso.
El escrito deberá adjuntarse en formato PDF con un tamaño que no exceda de 10
megabytes por cada archivo, con un peso máximo de 30 megabytes en el total de
archivos adjuntados. Una vez cargado el documento, seleccione la opción “Grabar”.
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En caso contrario, cuando se adjunta un archivo que excede el peso permitido, al
presionar botón “Grabar”, se visualizará el siguiente mensaje:
Para informar que el escrito se grabó, aparecerá un mensaje en la esquina superior
derecha de su pantalla indicando “Documento guardado correctamente. Para realizar
envío al tribunal dede dirigirse a bandeja escrito”.
Por el momento el sistema sólo permite adjuntar múltiples documentos en competencia
civil y de familia, en cuyo caso, deberá indicar una referencia del documento de que se
trata y si el documento adjuntado es una copia de un documento cuyo formato de origen
es en papel, debiendo seleccionar opción “Original Papel” e incorporar la información
solicitada por el sistema, esto es, especie del documento, cantidad y observación
respectiva.
Una vez cargados los documentos, deberá seleccionar cual de todos los archivos
adjuntados es el que tiene el carácter de “Documento Principal” y luego, presionar
botón “Grabar Doc. Principal”, considerándose todos los demás como documentos
anexos. El documento principal debe ser el escrito.
Asimismo, los documentos adjuntados podrá eliminarlos presionando el icono con
forma de basurero.
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Incorporados los archivos respectivos ingrese a opción “Bandeja Escritos” para realizar
el envío al tribunal.
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9. Bandeja Escrito
En esta bandeja se podrán consultar todos los escritos grabados, seleccionando uno o
más para remitir al tribunal.
Para consultar debe ingresar la competencia y tribunal de origen específico o elegir la
opción “Todos”, filtrando por rango de fecha (desde-hasta) o ingresar los datos de la
causa (tipo de causa, rol y año).
Seleccionados los criterios, presione botón “Consultar Escritos”.
En pestaña “Escritos No Enviados”, encontrará un listado de todos los escritos grabados
anteriormente, debiendo seleccionar el o los archivos que estime pertinentes para
proceder a su envío al tribunal correspondiente. Para ello, debe presionar botón “Enviar
Poder Judicial”.
Previo a realizar el envío del escrito, si lo desea, en sección “Adjuntar” podrá
reemplazar el archivo o los archivos que se habían incorporado con anterioridad, cargar
los nuevos documentos y revisar los archivos cuando se trata de múltiples documentos
adjuntos. En opción “Doc.” de color rojo, sólo podrá visualizar el documento principal
adjunto.
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De igual modo, en módulo “Acciones” podrá “Editar” algunos datos de su presentación
por ejemplo: cuaderno, parte que presenta, grupo del escrito y su tipo; o “Eliminar” el
escrito de la bandeja con el ícono en forma de basurero.
Para la modificación de datos, se desplegará una ventana en la que deberá guardar los
cambios, presionando el botón respectivo.
Posteriormente, un mensaje indicará que el “Escrito fue grabado con éxito”.
Adicionalmente, existe una pestaña de “Escritos Pendientes”, que será utilizada en
aquellos casos en que existan demasiados ingresos en forma simultánea, no debiendo el
usuario realizar ninguna acción y solo esperar que el escrito sea visualizado en la
pestaña de escritos enviados.
En pestaña “Escritos Enviados” quedarán registrados los datos del ingreso (fecha, hora
y usuario) y el documento remitido. Si usted desea visualizar el escrito, presione el
ícono “Documento” (documento PDF).
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El envío del escrito al tribunal, se podrá comprobar mediante un certificado disponible
en formato PDF, señalando los datos del escrito y del usuario que realizó la remisión al
tribunal.
Asimismo, el usuario podrá generar un archivo Excel con el listado de escritos no
enviados, pendientes y los remitidos a Poder Judicial que se encuentren registrados en
sistema, presionando botón “Exportar a Excel”.
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10. Suspensión de abogados:
Si un abogado se encuentra inhabilitado por medida disciplinaria impuesta por un
tribunal correspondiente a suspensión, el sistema notificará de tal circunstancia, al
momento en que el usuario desee efectuar el envío de la demanda, recurso o escrito al
Poder Judicial.
El usuario al ingresar a “Bandeja Escrito” o “Bandeja Demandas/Recursos”, para enviar
la presentación, visualizará un mensaje en rojo que indica: “Abogado inhabilitado por
suspensión”.
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11. Ingresar Contesta Oficio
En este ítem, se podrán diligenciar o contestar los oficios o comunicaciones judiciales que
se dirijan desde las instituciones.
Para contestar oficios, el usuario deberá indicar los datos solicitados por el sistema, estos
son: competencia, tribunal, tipo de causa, rol, año y tipo de participante que está realizando
el ingreso. Incorporados todos los datos, presione botón “Consultar Rol”.
Luego, aparecerán otros campos en que debe seleccionar: cuaderno en que contestará
oficio, si corresponde; parte que presenta y completar la suma, si corresponde.
Para continuar, presione botón “Grabar Contesta Oficio”.
El documento deberá adjuntarse en formato PDF con un tamaño que no exceda de 10
megabytes. Una vez cargado el archivo, seleccione la opción “Grabar”.
En caso de requerir enviar una respuesta en que el total de los documentos tenga un peso
mayor a 10 megabytes, deberá dirigirse a sección “Ingresar Escritos” y ahí seleccionar la
opción Contesta Oficio, la cual permite 30 megabytes.
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Incorporado el respectivo documento, debe ingresar a opción “Bandeja Escritos” para
realizar el envío al tribunal y proceder de la misma forma que para cualquier escrito, como
se señala en el apartado 9.