manual ovac
DESCRIPTION
ÂTRANSCRIPT
OFICINA VIRTUAL
D’ATENCIÓ CIUTADANA
MANUALD’ÚS.Plataformadetramitació
electrònica
Edició 1a. Setembre 2013
2 / 19
Redacció:
o Antoni Cerdà, Gestor de projectes d’administració electrònica del Consell Comarcal del
Garraf
o Mila Corredor, Cap de l’Oficina de Participació i Informació Ciutadana de l’ajuntament
de Cubelles
Reconeixement ‐ NoComercial ‐ CompartirIgual (by‐nc‐sa): No es permet un ús
comercial de l’obra original ni de les possibles obres derivades, la distribució de les quals
s’haurà de fer amb una llicència igual a la que regula l’obra original
3 / 19
ÍNDEX
ELS CANALS DE TRAMITACIÓ A L’AJUNTAMENT DE CUBELLES ..................................................... 4
ELS DRETS ‘ELECTRÒNICS’ DE LA CIUTADANIA.............................................................................. 5
L’OFICINA VIRTUAL D’ATENCIÓ CIUTADANA (OVAC) .................................................................... 6
RELACIÓ DE L’OVAC AMB LA SEU ELECTRÒNICA .......................................................................... 7
L’ENTORN PÚBLIC DE L’OVAC ....................................................................................................... 8
ELS PRINCIPALS ASPECTES DE LA TRAMITACIÓ CIUTADANA ................................................ 8
LA CARPETA CIUTADANA....................................................................................................... 9
L’ENTORN PRIVAT DE L’OVAC ..................................................................................................... 10
L’ACCÉS ................................................................................................................................ 10
LA CERCA ............................................................................................................................. 11
ELS DIFERENTS ESTATS DELS TRÀMITS ................................................................................ 13
COM ACCEDIR A UN TRÀMIT I VEURE EL CONTINGUT ........................................................ 13
LES ACTUACIONS ................................................................................................................. 15
FAQ. PREGUNTES FREQÜENTS .................................................................................................... 17
‘FAQ’ DE LA CIUTADANIA .................................................................................................... 17
‘FAQ’ DE LA PART DE GESTIÓ .............................................................................................. 18
REFERÈNCIES PER A CONSULTA. ................................................................................................. 19
4 / 19
ELSCANALSDETRAMITACIÓAL’AJUNTAMENTDECUBELLES
L’Oficina de Participació i Informació Ciutadana de l’ajuntament de Cubelles (OPIC) ha
incorporat, a l’octubre del 2013, el canal de tramitació telemàtica anomenat Oficina Virtual
Ciutadana (OVAC) dins de l’apartat de tràmits de la Seu Electrònica (Seu‐e), en compliment de
la normativa vigent en matèria d’Administració Electrònica.
A hores d’ara, els canals d’accés als serveis de l’ajuntament són el presencial, el telefònic, i
l’electrònic a través de la Seu‐e.
Volem destacar que segons l’article 6.2.a) de la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic
dels ciutadanes als serveis públics (LAECSP), es reconeix a la ciutadania el dret: “A escollir,
entre els canals que en cada moment estiguin disponibles, el canal a través del qual es volen
relacionar per mitjans electrònics amb les administracions públiques.”
D’altra banda, l’article 8.1. de la mateixa LAECSP indica: “Les administracions públiques han
d’habilitar diferents canals o mitjans per a la prestació dels serveis electrònics, garantint en tot
cas l’accés a aquests a tots els ciutadans, amb independència de les seves circumstàncies
personals, mitjans o coneixements, de la forma que considerin adequada.”
Per últim, a les definicions recollides a l’Annex de la mateixa llei s’especifica, a l’apartat e):
“Canals: estructures o mitjans de difusió dels continguts i serveis; incloent el canal presencial, el
telefònic i l’electrònic, així com d’altres que existeixin en l’actualitat o puguin existir en el futur
(dispositius mòbils, TDT, etc).”
5 / 19
ELSDRETS‘ELECTRÒNICS’DELACIUTADANIA
Per una acurada relació dels drets ‘electrònics’ de la ciutadania, en vigor des de l’1 de gener
del 2010, us remetem a l’esmentada LAECSP.
Malgrat l’anterior, tot seguit recollim un resum de drets ‘electrònics’ publicat per LOCALRET en
una Guia per al desenvolupament de la Societat del Coneixement anomenada: “Adaptació a la
Llei d’accés electrònic del ciutadà als serveis públics”:
o Formular sol∙licituds i manifestar consentiments.
o Efectuar pagaments i realitzar transaccions.
o Oposar‐se a les resolucions i actes administratius.
o Conèixer en tot moment, també per mitjans telemàtics, l'estat de tramitació dels
procediments en els que hi tingui condició d'interessat i obtenir còpies, també
electròniques, de documents que en formin part.
o Tenir garantit que les AAPP conservin en format electrònic els documents que formen
part del seu expedient.
o Escollir el canal amb el que es volen relacionar amb l'administració.
o Disposar d'igualtat en l'accés electrònic dels serveis de les AAPP.
o Identificar les autoritats i el personal al servei de les AAPP sota la responsabilitat dels
quals es tramiten els procediments i exigir les responsabilitats quan correspongui
legalment.
o Obtenir còpia segellada dels documents que presenta, aportant‐los junt amb els
originals, així com la devolució d'aquests, excepte en el cas que els originals hagin
d'estar a les AAPP.
o No aportar dades ni documents que estiguin en possessió de les AAPP. En el cas que
les dades siguin de caràcter personal caldrà el consentiment del ciutadà. Aquest
consentiment podrà ser també electrònic.
o Obtenir informació i orientació sobre els requisits jurídics o tècnics del procediment
administratiu.
o Accedir als registres i arxius de les AAPP en els termes previstos.
o Obtenir mitjans d'identificació electrònica.
o Utilitzar altres sistemes de signatura electrònica, diferents del DNI electrònic, admesos
en l'àmbit de les AAPP.
o Tenir garantia de seguretat i confidencialitat de les dades que figurin en fitxers,
sistemes i aplicacions de les AAPP.
o Escollir el mitjà i les aplicacions a través del qual es pot relacionar amb les
administracions.
6 / 19
L’OFICINAVIRTUALD’ATENCIÓCIUTADANA(OVAC)
L’Oficina Virtual d’Atenció Ciutadana (OVAC) és el canal de tramitació electrònic de la
ciutadania i les empreses amb l’ajuntament de Cubelles.
Aquest canal funciona sota dos entorns diferenciats.
L’entorn públic correspon a la ciutadania que tramita accedint a l’actual Seu electrònica,
https://www.seu.cat/cubelles , i adreçant‐se a l’apartat de tramitació, o bé directament al
vincle de l’OVAC, https://www.ovaccubelles.cat
Figura 1. Aspecte de la part pública
L’entorn privat correspon a la part de gestió que fa l’ajuntament. L’accés actual a la plataforma
de gestió es fa des dels ordinadors dels treballadors i les treballadores amb autenticació per
usuari i paraula de pas.
Figura 2. Aspecte de la part privada.
7 / 19
RELACIÓDEL’OVACAMBLASEUELECTRÒNICA
La forma regulada d’accés electrònic dels serveis oferts per l’ajuntament és la Seu electrònica
(veure art. 10, LAECSP).
S’entén que l’OVAC és una part integrant de la Seu‐e.
El següent gràfic mostra les relacions existents i els criteris de direccionalment de la persona
que tramita.
Figura 3. Fluxgrama de les relacions Seu‐e i OVAC
Figura 4. Seu‐e de l’ajuntament de Cubelles
8 / 19
L’ENTORNPÚBLICDEL’OVAC
Tal i com s’esmenta anteriorment, l’entorn públic correspon a la ciutadania que tramita
accedint a l’actual Seu electrònica, https://www.seu.cat/cubelles , i adreçant‐se a l’apartat de
tramitació, o bé directament al vincle de l’OVAC, https://www.ovaccubelles.cat
Figura 5. Fluxgrama de la part pública
ELSPRINCIPALSASPECTESDELATRAMITACIÓCIUTADANA
El sistema de tramitació telemàtica s’ha configurat de forma que l’interessat o la interessada
ha d’identificar‐se amb certificat digital dins del sistema i abans de fer la tramesa del tràmit ha
de signar‐la electrònicament amb el mateix certificat.
Utilitzant aquest sistema de certificats digitals es dóna tota la validesa jurídica a la transacció
electrònica sempre i quan l’altre part de la transacció electrònica disposi de mecanismes
equivalents d’identificació, signatura i certificació digitals, com és el cas del Mòdul de
tramitació municipal de l’ajuntament de Cubelles.
Els principals certificats digitals admesos són el dni‐e i l’idCAT.
9 / 19
LACARPETACIUTADANA
La Carpeta ciutadana és una adreça electrònica que es troba dins de l’OVAC i on s’accedeix
des de la Seu‐e o des de la pròpia OVAC.
Aquest mòdul és un exemple de gestió transparent vers la ciutadania ja que permet, prèvia
identificació amb certificat digital, d’accedir a:
‐ L’històric dels tràmits telemàtics:
o Al seu assentament registral.
o A la informació adjuntada en el seu moment.
‐ L’històric del registre dels tràmits presencials de l’interessat o interessada presentats
des de l’any 2000
o A la informació del tràmit des del 2009, ja que és el moment d’inici de
l’escaneig massiu de les instàncies i formularis de sol∙licituds.
10 / 19
L’ENTORNPRIVATDEL’OVAC
L’ACCÉS
L’entorn privat de l’OVAC es correspon amb la part de gestió administrativa que està lligada als
tràmits iniciats a instància de la ciutadania. L’accés només es permet als treballadors i les
treballadores amb autorització.
Figura 6. Entrada al sistema d’autenticació d’usuaris
Actualment l’accés es fa mitjançant un navegador d’Internet que permet connectar a una
adreça electrònica que correspon al Mòdul de tramitació municipal, amb nom comercial d’e‐
Atiende.
Figura 7. Entrada al Mòdul de tramitació municipal
11 / 19
L’aspecte de la pantalla inicial del Mòdul de tramitació municipal és el mostrat a la següent
figura.
Figura 8. Entrada al Mòdul de tramitació municipal
LACERCA
El primer aspecte a destacar és la Cerca. Inicialment aquesta funciona sota els paràmetres
predefinits segons la figura 8 que és:
‐ Cerca per qualsevol Nom del tràmit.
‐ Mostra només els que tenen l’Estat de Pendents.
‐ Sense límits de Data de sol∙licitud.
‐ No considera restriccions de Termini.
‐ L’Ordre de la informació segons la data de realització (els més recents primer).
12 / 19
Figura 9. La cerca al Mòdul de tramitació municipal
Val a dir que les principals opcions de cerca són:
‐ Nom del tràmit: és un menú desplegable que permet filtrar per un tipus de tràmit
concret.
‐ Estat: són els següents:
o Pendents: aquells sobre els que no s’ha fet cap actuació o que, tot i fent‐ne
actuacions, no s’han tancat.
o Tramitats: són aquells que es donen per finalitzats. Requereixen fer l’actuació
de Tramitada.
o Bloquejats: inhabilitats temporalment.
o Denegats: aquells que no procedeixen i que es fa l’actuació de denegar‐los.
o Eliminats: els que tenen l’estat de no actius malgrat que es visualitzen a les
cerques (no s’esborren).
o Tots.
‐ Data de sol∙licitud: permet cercar entre dues dates.
‐ ID de registre: cerca un assentament d’entrada concret.
‐ Ordre: l’ordenació de la cerca es pot fer segons els criteris:
o ID del tràmit: correspon al número de registre de l’assentament d’entrada
o Tràmit: el nom del tràmit.
o Data de realització: ordenació segons la data de registre del tràmit.
o Responsable: pot ser una persona o un grup (segons s’hagi configurat).
o Dies caducitat: ordenació segons la proximitat a la caducitat del termini legal
(segons configuració).
Com a qüestió pràctica, en qualsevol moment es pot canviar l’ordenació de la taula del Mòdul
de tramitació fent un, o dos, ‘clic’ a l’encapçalament de la columna corresponent.
Figura 10. Exemple d’ordenació ascendent (A Z) de la cerca segons el Tràmit
13 / 19
ELSDIFERENTSESTATSDELSTRÀMITS
Els tràmits poden trobar‐se en diferents estats. Aquests es canvien entre ells fent Actuacions
durant el procés de tramitació segons correspongui al procediment administratiu associat al
tràmit.
La taula 1 recull els diferents estats.
Taula 1. Identificadors i possibles estats del tràmit
COMACCEDIRAUNTRÀMITIVEUREELCONTINGUT
La selecció del tràmit es fa fent ‘clic’ a sobre de la icona identificadora de l’estat del tràmit
(veure taula 1).
Figura 11. Exemple de pantalla resum d’un tràmit
IDENTIFICADOR ESTAT
Pendent
Tramitat
Denegat
Bloquejat
Denegat
Eliminat
14 / 19
Per visualitzar la sol∙licitud escollim: Veure sol∙licitud.
Figura 12. Exemple de pantalla de visualització d’un tràmit
En tot moment es pot imprimir el tràmits incloent‐hi les actuacions realitzades. S’ha d’escollir
Imprimir.
Figura 13. Exemple de pantalla d’impressió d’un tràmit
15 / 19
LESACTUACIONS
Una vegada ha entrat al Mòdul de tramitació un assentament d’entrada corresponent al
registre d’un tràmit telemàtic, aquest és visible al llistat de la plana inicial del citat mòdul i es
destaca amb el símbol recollit al a taula 1.
Podem dir, de forma simplificada, que el tràmit ha entrat al sistema i queda l’espera de fer una
actuació sobre ell.
Al fer les actuacions s’ha de considerar:
1. Fer una actuació és fer un canvi d’estat del tràmit.
2. Una actuació és fer avançar l’estat de la tramitació cap a la seva finalització.
Així doncs, una vegada seleccionat una tràmit, l’accés a realitzar una actuació es fa mitjançant
l’enllaç: Crear nova actuació
Figura 11. Exemple de pantalla d’accés a la creació d’una actuació.
16 / 19
La nova actuació s’escull del menú desplegable superior, sent les opcions definides:
‐ Tramitat, és adir, finalització del procediment dins de la plataforma i abans de la
notificació (que actualment queda fora del sistema electrònic)
‐ Denegar, en cas de ser un tràmit que apliqui els supòsits que us permetin fer la
denegació.
‐ Canvi de responsable, quan és mou el tràmit a un altre responsable segons el
procediment establert o per que l’assignació ha estat errònia.
‐ Acceptada pel gestor, ja que el tràmit és de la seva competència.
Figura 12. Pantalla de selecció del tipus d’actuació.
També existeix la possibilitat d’escollir una plantilla prèviament creada mitjançant: Utilitzar
actuació guardada.
Figura 13. Pantalla d’Utilitzar actuació guardada.
17 / 19
FAQ.PREGUNTESFREQÜENTS
‘FAQ’DELACIUTADANIA
On s’ha d’adreçar la ciutadania per tramitar telemàticament?
A la Seu electrònica (Seu‐e) de l’ajuntament.
L’accés a la Seu‐e es pot fer:
Directament: https://seu.cat/cubelles
Des del web de l’ajuntament: http://www.cubelles.cat, a l’apartat Seu‐e
Fa falta disposar d’un certificat digital per tramitar amb l’ajuntament de Cubelles?
Sí. Actualment tots els tràmits telemàtics tenen aquest requeriment.
On es pot obtenir un certificat digital personal?
Les entitats generadores de certificats digitals són les Agències de Certificació. La
ciutadania pot sol∙licitar, entre d’altres, el certificat digital personal anomenat dni‐e a
les Oficines d’Expedició de la Direcció General de Policia, i el certificat digital idCAT al
Consell Comarcal del Garraf que és entitat col∙laboradora de l’Agència Catalana de
Certificació (CATCERT).
Quins certificats digitals de ciutadania admet el Mòdul de tramitació municipal?
En el moment d’aquesta edició, els principals certificats digitals admesos són l’idCAT i el DNI‐e. A l’OVAC també es recullen d’altres: “Només són vàlids els següents certificats: eDni, FNMT‐CERES (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre), CATCert (Agència Catalana de Certificació), ACCV (Autoritat de Certificació de la Comunitat Valenciana), IZENPE”
18 / 19
‘FAQ’DELAPARTDEGESTIÓ
Com m’assabento de l’entrada d’un tràmit telemàtic al sistema de gestió?
Quan el ciutadà o la ciutadana presenten un tràmit de forma telemàtica i aquest es
registra, immediatament s’envia un correu electrònic d’avís als gestors del tràmit que
prèviament han d’haver estats donats d’alta al sistema.
Què s’ha de fer desprès d’assabentar‐me que tinc un tràmit telemàtic pendent de gestió?
S’ha d’accedir al Mòdul de tramitació, escollir el tràmit relacionat i començar la seva
tramitació de forma convencional però informant al sistema de les gestions ‘clau’
fetes. Opcionalment aquestes actuacions es poden fer visibles a l’interessat o
interessada.
Al final de la tramitació s’ha de canviar l’estat del tràmit a Tramitat fent‐ne una
actuació que porta el mateix nom.
La terminació convencional del tràmit amb resolució i posterior notificació només es
pot fer en format paper. En un futur aquesta podrà ser telemàtica.
Quin format d’arxiu adjunt al tràmit admet el Mòdul de tramitació?
Actualment només arxius amb extensió .pdf i .jpg
19 / 19
REFERÈNCIESPERACONSULTA.
o Consorci AOC. / www.aoc.cat
o CATCERT. Agència Catalana de Certificació / www.catcert.cat
o idCAT. La identitat digital de la ciutadania / www.idcat.cat
o Guia LOCALRET: “Adaptació a la Llei d’accés electrònic del ciutadà als serveis públics” /
http://www.localret.cat/publicacions/guies/g112007.pdf
o LOCALRET / www.localret.cat
o LAECSP Llei d’Accés Electrònic dels Ciutadans al Serveis Públics /
http://www.boe.es/boe_catalan/dias/2007/07/02/pdfs/A02921‐02937.pdf
o Manual del servei e‐TRAM (Consorci AOC) /
http://aoc.cat/content/download/2818/13808/file/Manual%20general%20e‐TRAM.pdf
o Mapa municipal català d’administració electrònica /
http://www.geolocal.cat/geoLocal/visorAOC/visorAOC.jsp
o Participació digital ciutadana. / www.eformacio.cat
o OCSAE. Oficina Comarcal de Suport a l’Administració Electrònica /
http://www.ccgarraf.cat/pl128/ambits/tots‐els‐programes/id15/oficina‐comarcal‐de‐
suport‐a‐l‐administracio‐electronica‐ocsae‐per‐municipis.htm
o Wiki d’administració electrònica / http://administracio‐e.wikispaces.com/