manual pengguna pendaftaran bil invois bayaran...

0

MANUAL PENGGUNA

PENDAFTARAN BIL/INVOIS BAYARAN

PTJ

(Pindaan 1 – Berkuatkuasa 16 Mei 2012)

JABATAN BENDAHARI

UNIVERSITI PENDIDIKAN SULTAN IDRIS

1

ISI KANDUNGAN

Butiran Muka Surat

A. PENDAHULUAN 1

B. PROSES PENDAFTARAN BIL/INVOIS BAYARAN PTJ

1. PROSES PENDAFTARAN BIL BAYARAN DI DALAM

SISTEM UIMS-FIS DI PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

2. PROSES PENGESAHAN TERIMAAN BIL BAYARAN DI

JABATAN BENDAHARI

2

3-6

7-8

C. PROSES POSTING BIL/INVOIS BAYARAN 9-10

D. PROSES MEMBATAL BIL/INVOIS BAYARAN 11 - 14

E. PROSES MEYEMAK STATUS BIL/INVOIS PTJ 15-16

F. PROSES MEYEMAK STATUS BAYARAN BIL/INVOIS PTJ 17

G. PROSES MENCETAK LAPORAN-LAPORAN BIL/INVOIS PTJ 18-20

2

A. PENDAHULUAN

1. Tujuan pendaftaran bil/invois di dalam Sistem UIMS-FIS adalah untuk :-

1.1 mewujud dan menyeragamkan rekod pendaftaran bil/invois bayaran di PTj

dan ;

1.2 memudahkan proses pemantauan terhadap bil/invois bayaran.

2. Semua bil/invois bayaran perlu didaftar/direkodkan ke dalam Sistem UIMS-FIS

kecuali bayaran yang melibatkan :-

2.1 tuntutan pendahuluan perjalanan dan pelbagai secara online.

2.2 tuntutan bayaran perjalanan secara online.

2.3 tuntutan perubatan klinik bukan panel.

2.4 tuntutan rekupan panjar wang runcit.

2.5 Bayaran utiliti

3. Pihak PTj perlu memastikan bil/invois bayaran yang lengkap didaftar/direkodkan di

dalam Sistem UIMS-FIS sebelum diserahkan ke Jabatan Bendahari untuk proses

bayaran.

4. Proses pendaftaran, pembatalan dan semakan bil/invois bayaran PTj adalah seperti

langkah-langkah yang dinyatakan di bawah.

B. PROSES PENDAFTARAN BIL/INVOIS BAYARAN PTJ

1. Proses pendaftaran bil/invois bayaran di dalam Sistem UIMS-FIS (Cost Center)

bermula di Pusat Tanggungjawab (PTj) setelah bil/invois bayaran diterima daripada

pelanggan.

2. Bil/invois bayaran yang telah didaftarkan perlu diserahkan ke Jabatan Bendahari

untuk proses bayaran. Pengesahan terimaan bil bayaran akan dilakukan di dalam

Sistem UIMS-FIS (Finance) oleh Jabatan Bendahari.

3. Tatacara pendaftaran bil/invois bayaran di dalam Sistem UIMS-FIS adalah seperti

berikut:-

3

1. Proses Pendaftaran Bil/Invois Bayaran Di Dalam Sistem UIMS-FIS Di Pusat

Tanggungjawab (PTj)

1.1 Log in Sistem Kewangan UIMS-FIS > Cost Center dan masukkan username

dan password.

1.2 Pilih Modul Account Payable > Bill Registration > Bill Registration Entry

1.3 Skrin WPF177 seperti paparan di bawah dipamerkan.

4

1.4 Masukkan maklumat berikut:-

1.4.1 Klik pada butang Creditor Type untuk mendapatkan

senarai Creditor Type. Pilih Creditor Type yang terlibat sama ada:-

i. Staf Penerima bayaran didaftarkan bawah kategori staf

dan mempunyai ID staf UPSI

ii. Vendor Penerima bayaran didaftarkan bawah kategori

pembekal dan mempunyai ID pembekal

iii. Student Penerima bayaran didaftarkan bawah kategori

pelajar dan mempunyai ID Pelajar

iv. Others Penerima bayaran didaftarkan bawah kategori

selain dari kategori staf, pembekal dan pelajar

1.4.2 Klik pada butang Bill Type untuk mendapatkan

senarai Bill Type. Pilih Bill Type yang terlibat sama ada :-

i. PO : bayaran yang dibuat terhadap PO

ii. Kerja

Penyelenggaraan

: bayaran yang melibatkan kerja

penyelenggaraan

iii. Pembelian Ad-

Hoc

: bayaran yang dibuat tanpa PO

iv. Perkhidmatan : Bayaran yang melibatkan kerja

perkhidmatan

v. Tuntutan Dalaman : bayaran yang melibatkan tuntutan

perjalanan, pelbagai dan

pendahuluan

vi Utiliti : bayaran yang melibatkan utiliti

1.4.3 Klik butang F9 @ klik Butang Detail pada bahagian GRN No. bagi

bayaran melibatkan PO dan pilih nombor GRN. Nombor DO dan PO

akan dijana secara automatik. Jika selain PO, terus ke langkah

seterusnya.

5

1.4.4 Masukkan nombor dan tarikh invois di bahagian Invoice No.,

Invoice Date dan Invoice Date Received.

1.4.5 Masukkan jumlah yang perlu dibayar di bahagian Amount.

1.4.6 Pilih nama penama yang hendak dibayar di bahagian Pay To. Jika

tiada nama yang disenaraikan, tindakan pendaftaran penama

pembayar perlu dibuat dengan mengemukakan butiran yang

lengkap kepada Jabatan Bendahari seperti berikut:-

1.4.6.1 Nama pembayar (syarikat atau individu)

1.4.6.2 Alamat pembayar

1.4.6.3 Individu yang boleh dihubungi (Contact Person)

1.4.6.4 Nombor Kad Pengenalan Individu

1.4.6.5 Nombor Telefon dan Faks

1.4.6.6 Nombor akaun bank (salinan penyata atau buku akaun

bank)

1.4.6.7 Salinan Sijil Kementerian Kewangan (KKM) @ Suruhanjaya

Syarikat Malaysia (SSM)- Bagi pendaftaran syarikat sahaja.

1.4.7 Klik F9 dan pilih nama Universiti Pendidikan Sultan Idris di bahagian

Company Code.

1.4.8 Masukkan butiran bayaran di bahagian Description.

1.4.9 Klik F9 di bahagian Cost Center dan pilih cost center yang perlu

dibayar mengikut arahan bayaran yang diterima.

1.4.10 Klik butang Verify dan nombor bil (IPyy/mm/xxxxx) akan dijana

secara automatik dan paparan skrin WGF027 seperti di bawah akan

dipamerkan.

6

1.4.11 Maklumat pada bahagian Accrual Transaction akan dipamerkan

secara automatik seperti berikut:-

a. Bayaran dengan PO

Debit: Kod akaun seperti di pesanan belian (13xxxx/5xxxxx)

Kredit: Kod akaun pemiutang mengikut bulan (213xxx)

b. Bayaran tanpa PO

Debit: Kod akaun belanja AKB PTj (5xxxxx)

Kredit: Kod akaun pemiutang mengikut bulan (213xxx)

1.4.12 Jika kod Cost Center terdiri daripada kod 02, 03 atau 05, masukkan

kod projek pada bahagian Project Code dengan klik F9 dan pilih

kod projek yang terlibat.

1.4.13 Klik butang Check Dt Cr bagi memastikan transaksi debit dan kredit

adalah seimbang.

1.4.14 Klik butang Post.

1.4.15 Klik butang Print untuk mencetak transaksi bil.

1.4.16 Serah cetakan transaksi bil dan dokumen bayaran yang telah

didaftarkan ke Jabatan Bendahari untuk proses bayaran. PTj perlu

memastikan bil/invois yang telah didaftarkan berstatus POSTED

sebelum diserahkan ke Jabatan Bendahari. Jika masih berstatus

ENTRY@VERIFY, PTj diminta untuk melaksanakan proses ‘posting’

seperti di Bahagian C.

7

2. Proses Pengesahan Terimaan Bil/Invois Bayaran Di Jabatan Bendahari

2.1 Log in Sistem Kewangan UIMS-FIS > Finance dan masukkan username dan

password.

2.2 Pilih Modul Account Payable > Bill Registration > Bill Approval PTj

2.3 Skrin WPF179 seperti paparan di bawah dipamerkan.

8

2.3.1 Klik butang Execute Query dan bil/invois yang berstatus POSTED

akan disenaraikan atau masukkan nombor bil (IP) pada bahagian

Bill PTj atau (AP) di bahagian No. AP dan query transaksi tersebut.

2.3.2 Pilih transaksi dengan menandakan √ dihujung transaksi dan klik

butang Detail untuk memastikan maklumat yang dimasukkan

adalah betul seperti yang dipamerkan di skrin WGF027di bawah:-

2.3.3 Exit skrin WGF027 tersebut untuk kembali ke skrin WPF179. Kemudian,

masukkan nama kakitangan yang perlu memproses bil tersebut

pada bahagian Assign To dan klik butang Approve Bill. Nombor bil

(IRyy/mm/xxxxx) akan dijana.

2.3.4 Serah bil/invois bayaran tersebut kepada kakitangan (Unit

Pembayaran, Jabatan Bendahari) untuk proses penyediaan baucer

– Rujuk Proses Penyediaan Baucer.

9

C. PROSES ‘POSTING’ BIL/INVOIS BAYARAN OLEH PTJ

1. Sekiranya terdapat bil/invois bayaran yang telah didaftarkan di dalam sistem

tetapi masih lagi berstatus ENTRY@VERIFY (butang post tidak diklik lagi), proses

‘posting’ perlu dilakukan seperti berikut:-

1.1 Log in Sistem Kewangan UIMS-FIS > Cost Center dan masukkan username dan

password.

1.2 Pilih Modul Account Payable > Bill Registration > Bill Posting/ Cancel

1.3 Paparan skrin WGF027 akan dipamerkan seperti di bawah :-

10

1.4 Klik enter query @ execute query untuk mendapat transaksi yang perlu

di’post’.

1.5 Klik butang Detail dan paparan skrin WGF027akan dipamerkan seperti di

bawah:-

1.6 Klik butang Check Dt Cr bagi memastikan transaksi debit dan kredit adalah

seimbang.

1.7 Klik butang Post.

1.8 Klik butang Print untuk mencetak transaksi bil.

1.9 Serah cetakan transaksi bil dan dokumen bayaran yang telah didaftarkan ke

Jabatan Bendahari untuk proses bayaran.

11

D. PROSES MEMBATAL BIL/INVOIS BAYARAN

1. Terdapat dua (2) cara untuk membatalkan bil/invois bayaran iaitu:-

i. Sekiranya terdapat bil/invois bayaran yang telah didaftarkan di dalam sistem

tetapi masih lagi berstatus ENTRY@VERIFY (butang post tidak diklik lagi), proses

pembatalan (CANCEL) perlu dilakukan oleh Jabatan Bendahari melalui Sistem

UIMS-FIS seperti di Para 2.5.1 di bawah.

ii. Sekiranya terdapat bil/invois bayaran yang telah didaftarkan di dalam sistem

dan telah berstatus POSTED (butang post telah diklik), proses pembatalan

(REVERSE) perlu dilakukan oleh pihak Jabatan Bendahari melalui Sistem UIMS-FIS

seperti di Para 2.5.2 di bawah.

2. Tatacara membatal bil/invois bayaran di dalam Sistem UIMS-FIS adalah seperti

berikut:-

2.1 Log in Sistem Kewangan UIMS-FIS > Finance dan masukkan username dan

password.

2.2 Pilih Modul Account Payable > Bill Registration > Bill Posting/ Cancel

12

2.3 Skrin WGF029 seperti paparan di bawah dipamerkan.

2.4 Klik enter query @ execute query untuk mendapat transaksi yang perlu

dibatalkan.

2.5 Klik butang Detail dan paparan skrin yang berkaitan akan dipamerkan:-

2.5.1 Jika bil bayaran berstatus ENTRY@VERIFY, skrin WGF027 akan

dipemerkan:-

2.5.1.1 Klik butang Cancel jika ingin batalkan bil tersebut.

13

2.5.2 Jika bil bayaran berstatus POSTED, skrin WGF026 akan dipamerkan:-

2.5.2.1 Klik butang Create Reverse Batch dan nombor GPyy/mm/xxxxx

akan dijana secara automatic pada ruangan Reverse No.

2.5.2.2 Klik butang Posting dan skrin WGF026 seperti di bawah:-

2.5.2.3 Transaksi akan terpamer dan klik butang Detail. Skrin WGF027

akan dipamerkan seperti di bawah:-

14

2.5.2.4 Klik butang Check DT CR dan seterusnya klik butang Post.

2.5.2.5 Klik butang Print untuk mencetak transaksi tersebut. Simpan

selamat.

15

E. PROSES MENYEMAK STATUS BIL/INVOIS PTJ

1. PTj boleh membuat semakan status bil/invois yang telah didaftarkan di dalam

sistem MyFIS seperti berikut:-


dan password.

1.2 Pilih Modul Account Payable > Acct Payable Query> Bill Registration Query

1.3 Paparan seperti skrin di bawah akan dipamerkan. Klik Enter Query

16

1.4 Masukkan nombor pendaftaran bil PTj pada ruangan Bill No. dan klik

Execute Query. Butiran transaksi akan dipamerkan. PTj boleh menyemak

sama ada bil yang telah diserahkan kepada Jabatan Bendahari telah

disahkan atau belum dengan melihat ruangan Bill No Bendahari, Bill Date

Bendahari dan Assigned To.

1.5 Klik butang Detail sekiranya ingin membuat semakan terperinci dan skrin

WPF177 akan dipamerkan seperti di bawah:-

17

F. PROSES MENYEMAK STATUS BAYARAN BIL/INVOIS PTJ

1. PTj boleh membuat semakan status bayaran bil/invois seperti berikut:-


dan password.

1.2 Modul Acct Payable > Acct Payable Query > Payment Query.

1.3 Paparan seperti skrin di bawah akan dipamerkan. Klik Enter Query dan

masukkan nama pembayar pada ruangan Pay To Name. Kemudian klik

Execute Query. Paparan transaksi akan dipamerkan sekiranya proses

bayaran telah dibuat.

18

G. PROSES MENCETAK LAPORAN-LAPORAN BIL/INVOIS PTJ

1. PTj perlu mencetak laporan bil/invois PTj seperti berikut dan serahkan bersama-

sama dokumen bayaran ke Jabatan Bendahari :-


dan password.

1.2 Modul Acct Payable >Acct Payable Report > Bill Registration Report.

1.3 Paparan seperti skrin di bawah akan dipamerkan.

1.4 Pilih Tab Bill Listing untuk Laporan Penyediaan Bil PTj.

1.4.1 Masukkan tarikh bil yang diperlukan pada ruangan Date From dan

Date To. Kemudian masukkan nama pendaftar bil tuntutan pada

ruangan Enter By dan klik butang Run Report.

19


Date To. Kemudian masukkan nama pendaftar bil pada ruangan

Enter By dan klik butang Run Report.

1.4.3 Laporan Penyediaan Bil PTj akan dijana mengikut tarikh dan

penyedia yang diperlukan seperti yang dipamerkan di bawah.

1.5 Pilih tab Bil Status untuk Laporan Status Bil.


Date To. Kemudian masukkan Cost Center dan klik butang Run Report.

1.5.2 Laporan Status Bil akan dijana mengikut tarikh dan penyedia yang

diperlukan seperti di bawah:-

20

1.6 Pilih tab Bil PTj Cancel untuk Laporan Bil Cancel.


Date To. Kemudian masukkan Cost Center dan klik butang Run Report

1.6.2 Laporan Bil Cancel akan dijana mengikut tarikh yang diperlukan.

manual pengguna pendaftaran bil invois bayaran...

Documents