MANUAL PER A

DINAMITZAR,

ORGANITZAR I

ADMINISTRAR

AGRUPACIONS

LOCALS

Bones pràctiques per

executives locals

2

EDITA: ELABORA:

Comissió Executiva dels Joves Socialistes de Mallorca 2009

Secretaria d’Organització, Secretaria de Comunicació i Formació i Secretaria de Política Institucional

Índex:

1. La nostra organització i el seu paper

2. Bona organització. La clau

3. L'etern problema. El finançament

4. Com dinamitzar una agrupació? Accions

5. Arribar a la gent. El Pla de Comunicació

3

LA NOSTRA ORGANITZACIÓ I EL SEU PAPER

La primera pregunta que es planteja és Què és? JS és l’organització política del PSOE. És a dir, és una organització; està formada per joves de 14 a 30 anys; analitza, debat i

desenvolupa propostes polítiques; i s’emmarca legal i a mode de registre dins

del Partido Socialista Obrero Español, sent la seva única organització juvenil, dotada de

autonomia plena per a la seva autoorganització

“

”4

Reglaments Federals de Juventudes Socialistas de España

La següent pregunta lògica podria ser Per a què serveix? O Què paper juga de cara als i les joves?

A) Fer del PSOE el referent especialment a l’àmbit local, dels i les joves de la nostra localitat.

B) Promoció de la participació juvenil afavorint el creixement de moviments juvenils actius i la seva coordinació a través de Consells Locals de la Joventut. Si no hi ha teixit associatiu, s’haurà d’impulsar-lo i si no hi ha Consell de la Joventut, es tindrà que crear.

C) Generar un discurs polític actual i responsable. Després de realitzar un anàlisi de la realitat i problemes dels i les joves de la teva localitat, s’han de generar iniciatives encaminades a millorar els serveis i la qualitat de vida d’aquest joves.

5

D) Assistir al Grup Municipal i/o equip de Govern. L’Agrupació Local ha d’assumir el repte de dissenyar una política de joventut integral i traslladar les demandes i inquietuds dels i les joves al Grup Municipal i al Regidor que actuï com el nostre referent

E) Promoure el moviment estudiantil. És important comptar amb un referent a l'institut o al Campus més proper de la teva localitat.

F) Informar sobre l’acció del Govern Socialista o al seu cas denunciar des de l’oposició les accions negatives dels Governs Locals. Al cas d’estar a l’oposició, JS pot adoptar una actitud menys institucional que el Partit, amb accions que cridin l’atenció i es posicionin amb l’esperit rebel dels i les joves del nostre partit.

G) Dinamisme intern i extern. És preferible ser un més d’un grup actiu, que el líder d’una Agrupació morta. Posteriorment, a la vegada hi ha que generar accions externes que facin sentir-se útils als militants i a la pròpia organització.

6

7

Els i les militants. Els vertaders protagonistes

La força de JS no recau al seu pressupost o als seus mitjans, sinó que el més important és el seu capital humà

Hem de ser capaços d’aglutinar als i les joves que tinguin les mateixes inquietuds que defensa JS, i si aquestes són variades, també ho són els militants.

Hem d’aprofitar aquest aspecte diferenciador entre els diferents militants, propiciant que tot tingui un espai, i trobant la forma de donar resposta a aquestes inquietuds.

8

Els i les militants deuen ser els protagonistes i, per tant, quan s’hagi de definir una idea, activitat o projecte, haurem de tenir en compte el següent:

1- TENIR CLAR EL QUE EL GRUP VOL FERAquestes tres “regles” poden ajudar a evitar dificultats:

• Al començar no hi ha que tenir un pla detallat sinó una idea clara del problema.

Si intenteu atreure a un grup o convèncer a una comissió per a que atengui un problema en particular, tindreu més èxit si entenen el motiu del vostre interès.• Heu de conèixer les possibilitat que té el grup.Quan insteu a algú a formar part d’un grup, teniu que explicar-li el “status” que té el grup: independent (pot prendre decisions sense consultar a altre gent o a altres associacions), consultiu (ha d’informar a altre persona o entitat que pot admetre o desestimar les seves opinions i aparença (que no té cap poder o influència).• Feu un pensament en referència al compromís dels i de les

membres.Els i les membres volen saber quant de temps tindran que dedicar. Intentar ser realistes, no oblideu el temps que es necessita per a fer coses fora de les reunions.

9

2- ACONSEGUIR LA GENT ADEQUADAAconseguir les persones adequades i el número adequat, és vital per l’èxit del grup.

Quan es decideix la mida del grup, es té que ser flexible.

Per a un grup que té a tots els membres molt implicats, el millor número pot ser de 5 a 7 persones. En canvi, si necessiteu punts de vista diferents, o una plena representació dels vostres membres, haureu de disposar d’un nombre major.

Recordeu que els grans grups necessiten posseir grans dots de diplomàcia per a que tots i totes aportin.

Per a treballs molt especialitzats, com la redacció d’un informe o l’organització d’un servei de “càtering”, la mida del grup pot ser de dos a tres persones.

10

Però, a qui cercar?Les persones han de reunir les següents característiques:

• Els seus objectius deuen concordar amb els vostres.

• Tenir bona disposició per a treballar.

• Posseir els coneixements i les habilitats que necessites.

• Saber treballar en grup.

I teniu cura amb:

- Els “experts”.- Els obsessos per les comissions i les

reunions.- Els egoistes.- La gent que no sap dir “no”.

11

3- POC A POC I AMB BONA LLETRALa majoria de les persones han de passar per unes quantes fases abans de que el seu treball sigui bo i efectiu:

FASE 1 Inici

FASE 2Obtenir

algun èxit

FASE 3Marcar

directrius de treball

FASE 4Començar a treballar

FASE 5Els

obstacles

12

FASE 1. IniciEl primordial és intentar formar un grup. Una primera trobada ha de contenir aquests elements:

I. Benvinguda. La gent que ha realitzat la convocatòria es presenta i explica la finalitat de la reunió (15 minuts).

II. Presentació. Cada membre xerra un poc de si mateix; com es diu, com veu el problema, etc. (20 minuts).

III. Establir la finalitat del grup. Per això és necessari arribar a un acord sobre quin és el problema, proposar alguns objectius o conclusions que tothom aprovi i, sempre, heu d’intentar que tots participin.

IV. Planificar futures reunions. Fixar dates, elaborar un programa dels temes que es tractaran, els treball que deurien realitzar i la classe de compromisos que espereu dels membres del grup (20 minuts).

13

FASE 2. Obtenir algun èxit

Tracteu de fer alguna cosa pràctica prest, encara que sigui poc important.

Un triomf al principi és important per altres raons.

Després d’un període de placidesa inicial, molts grups passen per un moment turmentós al que es qüestiona algun dels acords inicials. Comunament, s’està d’acord amb quin és el problema, però es discrepa respecte al que es té que fer.

Si el grup està implicat en alguna cosa pràctica, és més fàcil posar-se d’acord.

No us desanimeu si hi ha que discutir un poc, ja que, al final, el resultat serà un conjunt d’objectius i de relacions més estables.

14

FASE 3. Marcar directrius de treball

Un vegada que els membres del grup han aconseguit conèixer-se i establir un clima de confiança, així com un bon enteniment en les seves línies bàsiques, el grup pot escollir de comú acord, la manera de fer les coses.

Heu de posar en clar:

• Com s’han de prendre les decisions.

• Com s’han d’arreglar els problemes.

• Com estar segurs de què el treball es farà

Molts de grups cauen a l’error d’intentar començar per aquest fase i acaben amb mots problemes

15

FASE 4. Començar a treballar

Un pic finalitzades les tres fases anteriors, el grup hauria de treballar bé.

Sabreu que és així perquè els membres del grup:

• es coneixen i s’accepten els uns als altres.

• senten que poden aconseguir alguna cosa.

• accepten els objectius principals.

• segueixen unes normes per a fer el treball.

16

FASE 5. Els obstacles

Molts de grups continuen el seu treball més enllà del que en realitat necessiten i acaben per no tenir cap tipus d’utilitat. Això passa perquè a la gent li repugna trencar amb un grup al qual ha gaudit o amb el aconseguit alguna cosa. El procés es pot fer molt més fàcil si el grup:

• repassa els seus problemes regularment.

• té uns objectius clars.

• s’assegura de que els seus membres s’impliquen a altre temes.

17

4- PLANIFICAR LES REUNIONS

Tota reunió deuria tenir algun tipus d’ordre del dia. A algunes ocasions, l’ordre del dia deurà pensar-se i fer-se, cuidadosament, amb antelació; en altres, no fa falta tenir-lo fins el començament de la reunió. En qualsevol cas, si no es disposa d’un ordre del dia, és fàcil que la reunió, després de llargues discussions, acabi amb molts temes sense resoldre.

Elaborar l’odre del

dia

Decidir que és

important

18

DECIDIR QUE ÉS IMPORTANT

És convenient elaborar una llista amb les principals idees a una fulla de paper gran, de forma que la gent pugui veure el que està passant.

A continuació intenteu escriure cada idea a un d’aquests cinc apartats:

FÀCIL Aquí apuntarem els assumptes que són clars, sobre els que es poden prendre decisions ràpides.

DELICAT Precisen ser debatuts durant una llarga estona abans de que el grup es formi una opinió.

NECESSITAT DE MÉS INFORMACIÓ

Temes dels que no es disposa de suficient informació. Assegureu-vos de que després es cerca la informació.

NO ÉS EL NOSTRE PROBLEMA

On el grup no pot fer res. Assigneu l’assumpte a alguna persona que tingui que fer aquest treball.

PER A INFORMACIÓ No s’ha de decidir res, però la gent ha d’estar informada.

19

ELABORAR L’ORDRE DEL DIA

A l’elaborar l’ordre del dia, heu d’atendre les següents pautes:

• Pensar detingudament l’ordre en què es tractaran els punts. Els curts primers, després els senzills i finalment els més llargs i delicats.

• Cada tema ha de tenir fixat un temps per a la discussió, segons la seva importància.

• A alguns punts es pot recordar la situació anterior. Informació, per a prendre una decisió al respecte, etc.

• Deixar un marge a la dreta per a escriure les decisions que es prenen. Així amb una simple mirada es pot saber qui fa cada cosa.

• Els punts sobre els que es necessiten més informació han d’estar senyalats amb les inicials de les persones encarregades. Així, com que l’ordre del dia s’envia abans de la reunió, cada afiliat recordarà el que ha de fer.

20

Exemple de l’ordre del dia

Ordre del dia

1. Disculpes dels absents (2 min.) 2. Repàs de l’ordre del dia (5 min.)3. Aprovació de l’acta de la última reunió (5 min.)4. Qüestions pendents de l’acta anterior (10 min.) Es

xerrarà dels temes pendents de l’acta anterior.5. Concurs de cartells (5 min.) Punt fàcil que serà

tractat ràpidament.6. Retalls pressupostaris a l’Ajuntament (30 min.) El punt principal de

l’ordre del dia. Per a que el debat sigui més àgil, una persona s’ha compromès a recollir la informació i presentar-la al principi, mitjançant un breu informe.

7. Precs i preguntes (10 min.)8. Data de la pròxima reunió (2 min.)9. Avaluació de la reunió (10 min.) Alguns grups deixen el final de les

reunions per avaluar-les. Això ajuda al grup a treballar millor la pròxima ocasió.

21

1 •Reservar la sala de reunions.

2 •Preguntar als membres del grup què volem discutir i llavors preparar l’ordre del dia.

3 •Enviar l’ordre del dia i qualsevol document necessari amb antelació i temps suficient.

4 •Comprovar que els membres hagin fet el que es comprometeren a fer.

ABANS D’UNA REUNIÓ NO T’OBLIDIS DE:

22

BONA ORGANITZACIÓ. LA CLAU

La Secretaria d’Organització juga un paper prioritari a la gestió dels recursos humans.

Al moment de realitzar les seves funcions relacionades amb els recursos humans, el/la secretari/a local d’organització haurà de tenir en compte els següents aspectes:

Divisió del

treball

L'Assembl

ea

Comissió

Executiva Local

Grups de

treball

Formació

23

La divisió del treball

Cada Agrupació Local deurà impulsar un model propi de divisió del treball. Evidentment, hi ha un esquema mínim a seguir i és una Assemblea Local, com màxim òrgan decisori, i una Comissió Executiva o Comitè Local composat, com mínim, per un/a Secretari/a General, un/a Secretari/a d’Organització i un/a Secretari/a de Política Municipal.

Un cop complits els mínims, l’Agrupació Local ha de marcar-se els seus propis màxims.

Una de les fórmules possibles és la creació de Grups de Treball que, o bé són permanents, o bé es constitueixen a l’efecte per a la realització d’una activitat.

24

L’Assemblea

És el màxim òrgan de l’agrupació, estan presents tots i totes els militants de l’Agrupació Local, les seves principals competències:

Aprovar el programa d’actuació política. Elegir a la Comissió Executiva Local.

Examinar la gestió de la Comissió Executiva Local. Elegir als delegats.

Estudiar les propostes de resolució. Aprovar els pressuposts.

Pot haver assemblees ordinàries (cada 6 mesos) i extraordinàries

La convocatòria de l’assemblea indicarà el lloc, el dia i l’hora, 10 dies abans de que es celebri. A continuació es mostra un exemple d’un Ordre del Dia:

25

- Constitució de l’assemblea i elecció de la Mesa.- Aprovació de l’Ordre del Dia.- Lectura de les actes d’assemblees anteriors i

aprovació si procedeix.- Gestió política i administrativa del Comitè.- Altes i baixes de militants.- Lectura de circulars, convocatòries i comunicats.- Resolucions del Comitè Federal i altres òrgans

federals.- Seguiment del programa de treball.- Precs i preguntes.- Així mateix, es podran incloure quants altres punts

s’estimin.

S’elegirà una mesa per a presidir i dirigir els debats a l’assemblea, composada per un president, un vicepresident i un secretari d’actes.

L’acta degudament diligenciada, deurà ser entregada al Comitè respectiu en un termini no superior als 5 dies posteriors.

26

Comissió Executiva Local

Són molts els aspectes que podem comentar sobre aquest òrgan de direcció política de l’Agrupació Local i, encara que els reglaments ens serveixen de marc, aquests atorguen un ampli ventall de formes segons la composició quantitativa i qualitativa de l’Agrupació Local.

Quan s’ha de configurar una Comissió Executiva Local és important tenir en compte les inquietuds de cada un per assignar funcions i ajustar la mida a les necessitats i disponibilitat dels membres de l’Agrupació Local. En cap cas es deu copiar per copiar esquemes i tampoc omplir secretaries per a que tothom estigui. En ocasions, resulten més operatives Comissions Executives reduïdes que compten amb un ampli ventall de participació com poden ser els grup de treball.

27

Grups de treball

Els grups de treball no tenen perquè ser rígids, ni continus en el temps, ni tancats. Tot depèn dels objectius del grup de treball que, en qualsevol cas, l’Assemblea deurà definir prèviament a la seva constitució.

Si no s’impulsen fòrums de debat, aquests Grups de Treball poden ser útils, no només per a canalitzar la participació de tots i totes els militants a àrees de la Comissió Executiva Local o no assignades, sinó també per a debatre aspectes d’interès i que, per la seva naturalesa, convé separar-lo del debat de l’Assemblea Local.

28

Formació

Per a la coordinació dels recursos humans, no només és necessari saber les seves inquietuds i preferències, sinó també que aquells que assumeixen responsabilitats reben formació sobre la mateixa.

Les prioritats formatives són, les que segueixen:

Conèixer Joventuts Socialistes

Conèixer les institucions i el seu funcionament

Coneixement del món associatiu

Anàlisi i desenvolupament del moviment estudiantil

29

L’ETERN PROBLEMA. EL FINANÇAMENT

L’Administració d’una Agrupació Local

Joventuts Socialistes, com qualsevol organització, ha d’acollir-se a la normativa actual vigent amb respecte al finançament d’associacions prestadores de serveis a la joventut i, endemés, a la llei de finançament dels partits polítics.

Un Secretari/a d’Administració ha, entre d’altres funcions:

30

A) Establir una planificació de les despeses a curt i llarg termini

Ha d’existir planificació, és a dir, s’ha d’elaborar un pla d’activitats Ordinàries i Extraordinàries, ja sigui a 6 mesos vista, o anual.

B) Obertura d’un compte bancari

Per evitar problemes i dubtes, és convenient obrir un compte bancari. Més, si tenim en compte que l’Administració Pública fa efectives les subvencions a través d’un compte de banc.

C) Cobrament de les Quotes

La quota solidària és abonada per cada militant anualment a través del compte bancari que va incloure a la fitxa d’afiliació, una part es destina a activitats a les que participin militants de JSE i al Fons de Solidaritat Territorial, l’altre fixada per la Comissió Executiva Nacional, Regional o Autonòmica, es destina a activitats a l’àmbit territorial.

31

D) Sol·licitud d’Ajudes

Les ajudes es poden sol·licitar a l’Administració Local del PSOE; als àmbits superiors de Joventuts; a l’Administració Pública; a entitats privades; o al Consell de la Joventut Local.

El treball previ de configuració d’un Pressupost General i el de cada activitat ens serà molt útil ara, ja que en tots els casos ens ho requeriran, total o parcialment.

E) Balanç

Al finalitzar l’any o el període que abordava el Pla de Treball i el Pressupost es convenient presentar un balanç a l’Assemblea, on s’informarà de la situació econòmica, i es detalla que ingressa i despeses s’han realitzat, fent una relació dels mateixos en termes absoluts i percentuals, amb respecte al previst inicialment.

32

Vies de finançament

Endemés de tot això, que no és poc, el Secretari/a

d’Administració deurà innovar en la recerca de recursos.

No ens podem resignar a la petita ajuda que pugui donar el PSOE; hi ha que prendre iniciatives com la venta de loteria, material de Joventuts, participació a berbenes, venta de publicacions, etc.

33

COM DINAMITZAR UNA AGRUPACIÓ? ACCIONS

El primer consell per a dinamitzar una agrupació local és

que es fer un estudi i anàlisi del fet fins ara a la pròpia agrupació, en primera instància, i a la resta d’agrupacions veïnes o d’altres àmbits territorials, en segona.

Però anem per parts, en primer lloc

veurem què necessitem per a poder dinamitzar

una agrupació

34

a) Militants

b) Fer partícip al militant al disseny de les accions. Sempre serà millor ajudar-li a desenvolupar la seva pròpia idea que obligar-li a fer alguna cosa que no li agrada.

c) Planificar reunions. Fer reunions, però tampoc limitar a això les nostres tasques i, molt menys, convertir al militant en un simple votant.

d) Les conclusions han de ser fruit d’un debat compartit.

e) Realitzar un estudi de les demandes dels joves i de les ofertes dels afiliats.

f) Realitzar un estudi d’accions iniciades.

g) Dissenyar un Pla de Dinamització anual o bianual.

35

En relació al Pla de Dinamització, ha d’agrupar a totes les secretaries que conformen la Comissió Executiva i on es reculli:

Anàlisi realitzat per a la seva configuració.

Objectius generals i per cada activitat.

Metodologia a seguir per arribar als objectius.

Calendari d’aplicació.

Pressupost on es reflexa una previsió de despeses i ingressos.

Persones o persones encarregades de coordinar execució.

Capital humà necessari pel seu desenvolupament.

Mètodes de control d’acompliment d’objectius.

36

Exemples d’accions concretes:

Orgàniques- Participació als

òrgans superiors de Joventuts i PSIB.

- Campanya d’informació sobre Joventuts.

- Campanya d’afiliació.- Actualització del

Cens.- Obtenció de medis

econòmics.

Internes- Cursos de formació.- Edició d’un butlletí.- Activitats d’oci per

assentar vincles entre militants.

Socials- Creació del Consell

Local de Joventut.- Reunions amb

associacions.- Realització de fòrums

oberts i debats.

Campanyes sectorials- Campanyes relacionades

amb els dies internacionals.

- Campanyes d’informació sobre accions en matèria de joventut del govern.

- Potenciació de la participació en la política.

Institucional- Elaboració d’un Pla de

Joventut.- Participació a les

reunions del Grup Socialista i assistència als plens.

- Reunions periòdiques amb els portaveus o batle.

Comunicació- Elaboració de notes de

premsa pròpia.- Elaborar un dossier de

premsa.- Tenir un telèfon, fax, PC

amb accés a Internet.

37

ARRIBAR A LA GENT. EL PLA DE COMUNICACIÓ

Per a organitzar els processos de Comunicació d’una organització juvenil com Joventuts Socialistes,

necessitarem la creació d’un Pla Local de Comunicació Integral que agrupi la cultura associativa de l’organització, la seva identitat corporativa i les seves relacions internes i externes.

Per això abans fa falta:

• Anàlisi de la situació de partida.• Definició d’objectius.• Definició d'estratègies.• Elecció dels missatges.• Desenvolupament del Pla mitjançant els canals corresponents.

38

Identitat corporativa i imatge corporativa

La Comissió Executiva Federal i Juventudes Socialistas de España han elaborat una Manual Bàsic d’Identitat Corporativa, que descriu i explica gràficament els signes bàsics que composen la nova identitat Corporativa, així com el seu ús i aplicació als diferents suports de comunicació.

Manual Bàsic d’Identitat Corporativa

39

Comunicació externaTé com objectiu mantenir i millorar les relacions de l’Organització amb els públics, projecta una imatge favorable i promoure activitats, projectes i serveis.

PER A QUE LA COMUNICACIÓ EXTERNA SIGUI EFICAÇ

PRINCIPIS A LES RELACIONS AMB ELS MITJANS DE

COMUNICACIÓ

1. Informar sempre per a que els missatges no semblin interessats i arribin regularment a l’opinió pública.

2. No acudir als mitjans si no tens res a dir interessant.

3. Oferir missatges i continguts vertaders i reals.

4. Dir sempre la veritat o, si no, estar callats.

1. Tots els missatges han de sortir d’un/a portaveu i un departament de comunicació que cohesioni la sortida d’informació.

2. Conèixer el funcionament dels mitjans de comunicació (horari de tancament, estructura.

3. Prendre la iniciativa de ser generar informació.

4. Sempre respondre i atendre les demandes dels periodistes.

5. Planificar l’estratègia i el desenvolupament de la identitat corporativa.

40

Com fer una nota de premsa i/o comunicació El titular de la notícia ha de ser curt, precís i amb atractiu.

Hi ha que plantejar un únic missatge que pugui ser captat a un cop de vista. Es convenient ressaltar amb negreta.

Posar a les deu primeres línies l’essencial.

Numerar els fulls (no ha de passar de dos).

Posar la data.

Imprimir la nota de premsa amb la capçalera i el logotip de l’organització.

Posar, al final, els telèfons de contacte, per si els periodistes volem més informació.

Mantenir sempre la mateixa estructura, és important que ens identifiquin.

Assegurar-se de que arriba al seu destí.

41

Rodes de premsa

Abans de convocar-la hi ha que preguntar-se:

• és necessari?• tenim alguna cosa nova a dir?• sabem qui la donarà?

Si la resposta és afirmativa, tenim que preparar-la de forma acurada:

El local. Si es possible habilitar un espai a l’agrupació. La convocatòria. Té forma de carta i va signada pel responsable de

comunicació. Dirigida al cap de secció corresponent. A la carta, ha de quedar clar l’objectiu de la roda o comunicat, quins l’oferiran i el càrrec que ocupen dins l’organització, el dia, el lloc i l’hora.

Definir l’exposició que es farà. Elaborar un guió, per mantenir la coherència en tot moment.

Preparar la documentació a aportar i oferir una bona carpeta de premsa.

42

La Xarxa

Hem d’estar presents als diferents espais que ens ofereix:

WEB. Contar amb una pàgina senzilla i pràctica, on es pujaran les diferents activitats, informacions, campanyes, fotos, etc. Per això hem d’especificar un grup de persones que s’encarreguin de la gestió dels continguts.

BLOGESFERA PROGRESSISTA. És un espai dinàmic i bàsic al seu funcionament, més fresc i desenfadat.

FACEBOOK, TUENTI, MYSPACE, YOUTUBE, són espais molts usats pels joves, hem d’estar presents a través d’actes, fotos, vídeos, comentaris...

ESTRATÈGIES VIRALS, utilitzar la xarxa i estructures per a difondre campanyes, vídeos.

MAILS MASSIUS, és important tenir llistats de mails, quan més complets millor.