manual primavera
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INICIANDO PRIMAVERA2.1.- Nuevo Proyecto 2.2.- Proyecto existente 2.3.- Pantallas de Primavera
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2.1.- Definicin de Nuevo Proyecto
1.-Haga Clic para crear un nuevo proyecto 3.- Ubicar la carpeta Donde se guardar El proyecto
2.- Elegir la unidad a guardar
4.- Completar las caractersticas del proyecto
5.- Haga Clic para crear un nuevo proyecto
NotaEs recomendable trabajar con la fecha de inicio del proyecto (Project Start)
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2.2 .- Proyecto existente1.- Haga Clic para abrir el proyecto existente 2.- Ingresa a la ruta donde se Ubica el proyecto
6.-Hacer clic aqu para Ingresar a P3 3.- Seleccionar el proyecto 4.- Para revisar detalles del proyecto existente haga clic en Overview
Nota
5.- Tambin puede verificar y visualizar si tiene Targets (Programa original o Meta).La opcin exclusive es necesario activarla si desea editar los tems del proyecto.
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2.3 .- Pantalla Primavera
Nota
La Barra de detalles de actividades, se puede activar/desactivar con doble clic sobre cualquier Item de la barra de actividades F7
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CALENDARIOS3.1.- Nuevo Calendario 3.2.- Periodos no laborables 3.3.- Asignacin de calendarios
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3.1 .- Calendario NuevoEs Importante definir primero el calendario para iniciar la programacin en P3. Cada proyecto tiene por lo menos: Un calendario global. Un calendario base. Calendario Global: Permite especificar, Periodos de no trabajo, excepciones, das festivos, que afectan a todos los dems calendarios. 1.- Hacer clic para ingresar 2.- Hacer clic Global Calendar
Calendario 1 por defecto
Pantalla principal de calendario
3.- Hacer clic Standard. Se utiliza cuando un da no laborable coincide con un fin de semana. P3 permite desplazar ese da, al da laborable ms prximo. Por ejemplo, si 28 de Julio es domingo, P3 pasa el feriado a lunes.
Tiene efecto sobre los dems calendarios
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3.1 .- Calendario Nuevo (continuacin)Calendario Base: P3 incluye un calendario 1 automticamente cuando se crea un proyecto. P3 permite crear hasta un mximo 31 calendarios por proyecto.
5.- Haga Clic en :Add
6.- Asigne un nombre y OK
7.- Ingrese en Standard Daily Information Y personalice los das de trabajo.
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3.1 .- Calendario Nuevo (continuacin).Es Importante definir primero el calendario para iniciar la programacin en P3. Cada proyecto tiene por lo menos: Un calendario global. Un calendario base. Calendario Global: Permite especificar, Periodos no laborables, excepciones, das festivos, que afectan a todos los dems calendarios. 1.- Hacer clic para ingresar 2.- Hacer clic Global Calendar
Calendario 1 por defecto
Pantalla principal de calendario
3.- Hacer clic Standard. Se utiliza cuando un da no laborable coincide con un fin de semana. P3 permite desplazar ese da, al da laborable ms prximo. Por ejemplo, si 28 de Julio es domingo, P3 pasa el feriado a lunes.
Tiene efecto sobre los dems calendarios
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3.2 .- Periodos no Laborables
2.-Haga Clic aqu para visualizar Holiday List.
1.- Haga Clic aqu para visualizar Calendars.
3.- Los das laborables y no laborables se definen: a.- Con las opciones Work y Nonwork. b.- Con el listado de Feriados (Holiday List)
4.- Definir los das no laborables (Holiday list). 29 de junio, 28 y 29 de julio. 5.- Para hacer excepciones personalizar en esta ventana
6.- Finalmente acepte todo y cierre Las ventanas, se crearon con xito los calendarios.
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3.2 .- Periodos no Laborables (continuacin)Repeating Holiday Son aquellos das no laborables que se repetirn todos los aos.
Se debe activar estas casillas al momento de definir los das no laborables. En los diferentes calendarios, los tipos de das no laborables se visualizan como sigue:
Es un da no laborable que se ha definido dentro del Calendario Global. As se visualizar en todos los calendarios.
Da no laborable que se repetir todo los aos (Repeating Holiday).
Indica que ese da fue declarado inicialmente como no laborable, pero luego se defini como una excepcin.
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3.3 .- Asignacin de calendariosPara la asignacin de calendarios, visualizar toda la pantalla de actividades P3. Primavera agrega por defecto el calendario Nro 01 a todas las actividades del proyecto. Se puede asignar un calendario diferente a cada actividad. En P3 se puede crear hasta un mximo de 96 calendarios. Pantalla Primavera P3
1.- Hacer Clic en esta actividad
2.- hacer clic y Seleccionar en la pestaa el calendario (Base1, Base 2, Etc).
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ESTRUCTURA DEL PROYECTO 4.1.- Empleando WBS 4.2.- Empleando por Activity Codes
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4.1 .- Creando WBS (Work Breakdown Structure)Organizacin de Datos: El WBS es conocido tambin como EDT (Estructura de Descomposicin de Trabajo). En P3 una forma de organizacin es precisamente utilizando WBS. El Proyecto ejemplo, es una Vivienda unifamiliar y est compuesto por: Estructuras, Arquitectura, Instalaciones Sanitarias, Instalaciones Elctricas, a cada parte se la definir una Codificacin que luego ser utilizada en P3.
Titulo
VIVIENDA UNIFAMILIAR (A001)
Codificacin WBS
ESTRUCTURAS (A001.EST)
ARQUITECTURA (A001.ARQ)
INST. SANITARIAS (A001.SAN)
INST. ELECTRICAS (A001.ELE)
Para el ejemplo, trabajaremos solo con Estructuras y se divide en las siguiente EDT, cada parte tiene su codificacion simplificada.ESTRUCTURAS (A001.EST)
OBRAS PRELIMINARES (A001.EST.0OP)
MOVIMIENTO DE TIERRAS (A001.EST.1MV)
CONCRETO SIMPLE (A001.EST.2CS) ZAPATAS Y VIGAS DE CIMENTACION (A001.EST.3CA.0ZC) COLUMNAS (A001.EST.3CA.1C0)
CONCRETO ARMADO (A001.EST.3CA)
VIGAS (A001.EST.3CA.2VI) LOSAS ALIGERADAS (A001.EST.3CA.3LA)
ESCALERAS (A001.EST.3CA.4ES)
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1.- Haga Clic para visualizar la ventana de WBS 2.- Haga Clic para visualizar Work Breakdown Structure 4.- Haga Clic en + y/o - Para agregar / quitar un Entregable
Se puede aumentar mas niveles de acuerdo a la necesidad del proyecto
3.- Definir aqu los niveles de la Estructura WBS (Codificacin)
A001.EST.3CA.0ZC
Notas
Visualizacin despus de organizar WBS. Para mayor detalle, ver la seccin 5.3 C del captulo V
El WBS, es como crear una carpeta con subdirectorios en donde en cada carpeta se guarda los archivos en forma ordenada. Transfer: es la opcin de importar datos de otro proyecto. Copy: copia el rbol completo. Puede ser para Ttulos con partidas similares.
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4.2 .- Activity CodesEste mtodo es complementario al WBS. Se pueden definir cdigos que singularmente identifican cada actividad del proyecto y actividades de grupos en actividades similares. Clasifica las actividades en grupos especficos como; Responsable, rea de Trabajo, Sistema, o Situacin. P3 permite producir reportes y grficos basados en reportes definidos.
1.- Haga Clic aqu
2.- Codificar por Responsable: ING1: Elmer Chavez ING2: Rafael Duran
Cantidad mxima de caracteres que tendr el cdigo.
3.- Codificar por especialidad: EST: Estructuras ARQ: Arquitectura IS: Instalaciones Sanitarias IE: Instalaciones Electricas
Organizacin de Datos:
NotaSe puede incrementar ms niveles de acuerdo a la necesidad del proyecto.
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LAYOUTS.5.1.- Generar Layouts. 5.2.- Organizar. 5.3.- Formato de Barras. 5.4.- Formato de Columnas. 5.5.- Filtros. 5.6.- Impresin de LayoutsDEFINICION DE LAYOUT Son la combinacin de elementos visuales que aparecen en el diagrama de barras (Gantt) o diagrama de red (PERT). Es decir la organizacin, presentacin, formatos, configuracin de los campos, las barras y toda la pantalla.(Diseos de Presentacin).
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5.1.-Generar Layouts (Generar diseos de Presentacin)1.- Haga clic aqu e ingrese al men (Layouts ).
2.- Haga clic en open para abrir Layouts existentes El men Layouts tiene las siguientes opciones. Open: para abrir diseos dentro del mismo proyecto. Save/Save As: Para guardar diseos que se ud. crea. Layout no se guarda automticamente. Transfer: Para importar presentaciones de otros proyectos. Make Default: Para poner un layout Por defecto. Guardar con un nombre Para importar Layouts desde otro proyecto, busque la ruta del proyecto y seleccione el Layouts.
Haga clic en transfer y aceptar
Nota El Icono de la barra principal P3 solo guarda Layout y no los cambios que se realizan en la base de datos del proyecto. P3 Automticamente guarda los cambios en la base de proyecto como son los comandos (adding, deleting, editing, copying).
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5.2.-Organizar 5.2.1.-Dividir pantalla.Arrastrando se puede personalizar la visualizacin y divisin de la pantalla.
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5.2.2.-Escala de tiempo.P3 tiene 2 opciones para visualizar la personalizacin de tiempos:
1.- Haga clic en Timescale Para ingresar a la ventana. Muestra das de la semana Para mostrar las unidades de tiempo en nmeros ordinales Arrastre o deslice con el mouse para la modificacin. Esto se puede hacer de manera recurrente para conseguir mayor acercamiento.
2.- Doble clic. Para Ingresar a la Ventana.
Estado 1:
Estado 2:
Modificado despus de la ejecucin del arrastre
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5.2.3.-Organizar WBS.P3 permite organizar de la siguiente manera: 1.- Haga clic aqu para ingresar al men Organize. Seleccione yes para visualizar el nivel
Ventana 1
La personalizacin realizada aqu se visualizar en la pantalla de P3. (Ventana 2). 1.- Para visualizar Ttulos de Grupos y Subgrupos de WBS active aqu. Realizar la comparacin entre la (ventana 1) y (ventana 2) mientras personalice
Para visualizar el orden de las actividades de la (Ventana 2), personalice aqu.
Ventana 2
Resultado de personalizacin de men Organize
Asignar aqu WBS.
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5.2.3.-Organizar WBS (continuacin).P3 permite organizar de manera rpida si ya realiz la personalizacin. Para reorganizar rapidamente Ingreso por el men Format/ Reorganize Now Presionando la tecla F7
En Options se personaliza la visualizacin de actividades requeridas
Presionar Aceptar aqu para que P3 organice.
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5.3.- Formato de Barras de ActividadEl formato de barras en P3 es mucho ms que embellecer la pantalla de programacin. Muestra herramientas muy poderosas que ayudan a mostrar los distintos escenarios de la programacin como: barras tempranas, barras tardas, barras de recursos o barras del Programa Maestro target. Seleccione en el Men: Format / Bars... (Ctrl+F11)
Haga Clic aqu para personalizar la barra seleccionada en este caso el Early Bar.
Lo personalizado en la ventana Bar se Ver de la siguiente manera.
EL label servir para configurar lo que queremos mostrar como texto, fecha, descripccin, etc.
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5.3.- Formato de Barras de Actividad (Continuacin)Empezaremos resumiendo el uso de cada una de las descripciones de la Ventana Bar. Para visualizar, ocultar, modificar, agregar, borrar segn la necesidad. Posicin (Pos): Especifique la posicin de la barra en relacin a las dems barras definidas. Descripcin de la barra (Bar Description): Escriba una descripcin corta para identificar la barra. Marque una barra, seleccione Modify (Modificar) para cambiar sus elementos Barras visibles (Visible): Indica si la barra aparece o no en el Layout Haga doble click en el cuadro para mostrar o esconder la barra. Barra maestra (Key): Es la barra que prioritariamente se desea mostrar. * Debe permanecer en el proyecto actual. * Solo puede existir una barra maestra. * Indica que barra usar cuando: * Ms de una barra ocupa la misma posicin * Se crean relaciones entre actividades * Se alargan o mueven las barras * Se asignan restricciones o datos reales * Se sumarizan barras Barra de progreso (Progress): *Decida si quiere mostrar avance (show progress). Modify Bar Definitin: *Defina las fechas que representan el inicio y el final de la barra (Start point y End point). *Seleccione el tipo de barra: Barra (Bar), Lnea slida (Solid line), Guines (Dashed line) o punteada (Dotted line). *Seleccione si desea enmarcar la barra y si desea mostrar los indicadores (show endpoints). *Ajuste el tamao de los hitos (milestones sizes). Haga click en Bar color (Color de barra) para seleccionar su color.
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5.4.- Formato de ColumnasPara la personalizacin de datos de las columnas se sigue el siguiente procedimiento. Haga Clic aqu o presione la tecla F11.
Para modificar una columna especfica haga doble click en el encabezado de la columna que desea modificar:
Cambie el elemento (column data), el ttulo (column title), el ancho (width), la alineacin (alignment) y el tipo de letra (font). Cuando modifique el ttulo o la letra, reajuste el ancho de la columna para presentar la informacin completa. Use el ratn para ajustar el ancho de la columna. Apunte la lnea de separacin, la flecha del ratn cambia a Arrastre la lnea al nuevo ancho.
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5.5.- FiltrosSe presentar algunos de los usos ms comunes para filtros: Filtrar las actividades que se encuentran dentro de un rango de tiempo: Se utiliza normalmente cuando se quiere hacer la programacin del las tres o cuatro semanas (look ahead planning).
1.- Hacer clic ac.
2.- Adicionar un nuevo filtro.
3.- Aceptar la creacin del filtro
4.- En la ventana Filter Specification,Colocar el nombre del filtro.
5.- En la columna Select if buscar Early Dates (comienzos tempranos).
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5.5.- Filtros (Continuacin)
6.- En Is especificar el rango que se definir un rango de tiempo.
7.- En esta columna declarar que Data Date.
8.- Por ltimo colocar como lmite superior el Data Date ms 20 das.
9.- Luego se har clic en OK y posteriormente en el botn Run, para ejecutar el filtro.
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5.5.- Filtros (Continuacin)Seleccionar actividades que an no han sido terminadas: Se utiliza para hacer un anlisis de lo que falta por ejecutar del proyecto.
Se repetirn los pasos del 1 al 4 anteriormente sealados, pero el criterio de seleccin ser: actividades que tengan un % completado diferente al 100%.
Seleccionar actividades por especialidades: Se usa para filtrar las actividades que corresponden a una determinada especialidad, anteriormente creada (en activity codes), como Arquitectura, Estructuras, Instalaciones Sanitarias e Instalaciones Elctricas.
En le columna Select if, escoger el parmetro que se defini para clasificar las especialidades
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5.5.- Filtros (Continuacin)
Luego se especificar la especialidad, de la que se quiere filtrar las actividades asociadas (en este caso Estructuras).
Seleccionar actividades de la Ruta Crtica: Las actividades crticas, por definicin, son aquellas que tienen holgura total igual a cero, ste ser el criterio de seleccin.
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5.6.- Impresin de Layout.Ingrese al men de Page Setup: Configure aqu: Lo mas importante son las fechas de inicio y final o el rango que ud desee mostrar en la impresin. Para ingresar a los ttulos de la configuracin ingrese aqu
Visualizacin de la Impresin de Layout
Presentacin de Pie de Pgina
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CRONOGRAMAS6.1.- Aadir actividades . 6.2.- Modificacin de Activity ID 6.3.- Detalle de actividades. 6.4.- Relaciones lgicas. 6.5.- Holguras. 6.6.- Restricciones. 6.7.- Clculo del cronograma. 6.8.- Reporte del clculo del cronograma.
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DEFINICION DE ACTIVIDAD O TAREA Es la unidad bsica de programacin y control de un proyecto. Sobre la cual se realiza la planeacin de recursos, costos y tiempos, es decir, sobre la que se asignan los elementos primarios del proyecto. Identifica una labor especfica a ejecutar en el contexto de un trabajo. Contiene la informacin a detalle sobre el trabajo que hay que realizar . Contiene la informacin necesaria para organizar, controlar y calcular el proyecto. En P3, es cada uno de los registros que componen el proyecto (la base de datos).
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6.1.- Aadir actividadesNumeracin Automtica Para la numeracin automtica de las actividades nuevas necesitamos ir a la ventana de Activity Inserting Options
1.- Aadir la actividad estableciendo el Primer ID. 2.- El incremento preestablecido es 10 que puede ser modificado a 5 , 20 o cualquier mltiplo. 3.- Sirve para la correlacin Automt. de los IDs.
1.- Escriba el primer ID del proyecto y luego la descripcin de la actividad.
P3 automticamente coloca la barra gantt a la fecha.
2.- Al aadir una ID, P3 automticamente detecta la secuencia y aade de acuerdo a la proporcin especificadaPara cambiar una ID se debe se activar la opcin Exclusive al momento de abrir un proyecto.
Nota
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6.1.- Aadir actividades (continuacin).Seleccionar una actividad, la nueva actividad ser insertada debajo de esta. Si no hay actividades seleccionadas, la actividad se agrega al final de la lista. 1.- Haga clic aqu para agregar la actividad.
Actividad previamente creada
2.- Haga clic aqu - para Eliminar la actividad la tecla del.
3.- Siga el mismo procedimiento para aadir todas las actividades del proyecto. 4.- Para realizar rpidamente la creacin en P3 de actividades siga los procedimientos descritos en el capitulo Utilitarios Exportar e Importar
Nota
Primavera (P3) graba automticamente todos los cambios.
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Barra de Actividades:Para Visualizar la Barra de detalle de Actividades utilice la tecla F7. Se visualiza siempre en la zona inferior del pantalla de primavera.
Tipos de actividad:
1.- Haga clic aqu y seleccione el tipo de actividad
P3, proporciona nueve tipos de actividades.
Los ms utilizados son: Hito Inicio. Solamente fechas de inicio. Hito Termino: Solamente fechas de termino. Task: Tarea, P3 asigna a la actividad Automticamente.Nota
Tarea. Independiente. Reunin. Hito Inicio. Hito Termino. Seal de Inicio. Seal de Final Hamaca. WBS.
Milestone: Es el punto que presenta el inicio final de actividades. Es una actividad de duracin cero.
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6.2.- Modificacin de ActividadesMtodos para modificar actividades: 1.- Para la modificacin de descripciones se puede utilizar las mismas opciones de Windows (copiar, pegar). ojo solo se puede hacer dentro del entorno de P3. Pero no desde otros programas. 2.- Hacer uso de la ventana Barra de detalle de actividades. 1.- Utilizar: cut, copy, paste Delete Activity,dissolve activity, Extract Activity.
2.- Editar en barra de detalle de actividades: se puede editar directamente las descripciones con un solo clic y luego aceptar OK.
Ejemplo de aplicacin 1.- Copiar ING1, luego seleccionar las celdas. 2.- Hacer clic en Fill Cell,para llenar con las mismas caractersticas las filas seleccionadas.
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6.3.- Detalle de ActividadesLa barra detalle de actividades, contiene las caractersticas de cada actividad
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14 20
15 21
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29Opciones personalizables
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6.3.- Detalle de Actividades (continuacin).
1.
Butget Sumary (Presupuesto): Para revisar cada recurso mientras se revisa la utilizacin de todos los recursos asignados a las actividades, en trminos de unidades de recurso y costos (Ctrl+B).
2.
Activity Codes (Cdigos de actividad): Permite clasificar la actividad en grupos para propsitos de organizacin, sumarizacin y reportes. (Ctrl+M).
3.
Constraints (Restricciones) (*): Se usa para imponer una fecha de inicio o fin especfica a una actividad.(Ctrl+I).
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4.
Cost (Costos): Para revisar y registrar costo presupuestado, costo ejecutado a la fecha, etc por cada actividad en un proyecto. (Ctrl+T).
5.
Custom Data Items (tem de datos personalizados): Se usa para ingresar o editar tems de datos personalizados a nivel de actividad o a nivel de recurso y costo (Ctrl+U).
6.
Dates (fechas): Se usa para revisar fechas del programa original (Target) y actual (Current) junto con el numero de periodo de tiempo de trabajo para cada actividad. Este formulario tambin se usa para definir fechas de suspensin y reinicio de la actividad. (Ctrl+D).
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7.
Log (Anotacin de actividad): Proporciona un mtodo para adicionar notas sobre una actividad. Las notas podran incluir renglones tales como instrucciones de seguridad, aclaraciones u otra informacin pertinente a la actividad. Permite hasta 99 renglones por cada actividad. (Ctrl+K).
8.
Predecessors (predecesoras): Se usa para ver o editar las predecesoras de una actividad. (Ctrl+E).En P3 una actividad puede tener ms de una predecesora
9.
Resourses (Recursos): Se usa para asignar y controlar los recursos de una actividad y sus cantidades, presupuesto y costos asociados. (Ctrl+R).
10. Successors (Sucesoras): Se usa para ver o editar las sucesoras de una actividad. (Ctrl+J).En P3 una actividad puede tener ms de una sucesora.
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11. WBS (Estructura de Divisin de Trabajo): Se usa para mostrar los cdigos del WBS asignados a una actividad, los cuales se pueden reasignar si es necesario. (Ctrl+Q).
12. Help : Activar la opcion de ayuda de P3. 13. ID: Es la identificacin Item de la actividad. 14. Description: Es la descripcin de la actividad. 15. Previus: Para ir atrs a la actividad anterior segn el ID. 16. Next: Para ir hacia a la actividad siguiente segn el ID. 17. More/Less: para visualizar/ocultar las opciones 29,30, 31.
18. OD Original Duratin : Es la duracin original de la actividad en das. 19. PCT Percent Complete : Es la % completado de la actividad. Las actividades que no iniciaron tienen una valor de cero. 20. Cal Calendar ID: Es el calendario asignado a la actividad actual. El nmero (1) es el calendario asignado por defecto por P3, pero puede haber mltiples calendarios los cuales tienen una identificacin numrica (ejem. calendario 2,3,4,etc. 21. ES Early Start: Es el inicio temprano de la actividad, 22. EF Early Finish: Es el final temprado de la actividad.
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23. TF Total Float: Holgura Total, es el tiempo mximo en que se puede incrementar la duracin de una actividad sin afectar el termino del proyecto. Las actividades con holgura cero son criticas. 24. RD Remaining Duratin: Es la cantidad de das que falta para concluir la actividad. 25. Type: Es la designacin del tipo de actividad que puede ser, Task, Star milestone, etc.
En la figura se observa los tipos de actividad que P3 te permite elegir.
26. LS Late Start: Es el Inicio Tardo. 27. LF Late Finish: Es el Final Tardo
28. FF Free Float : Holgura libre, es el tiempo mximo en que se puede incrementar la duracin de una actividad y/o demorar su inicio sin modificar los tiempos de inicio temprano de las actividades sucesoras.
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29. Claves de Actividad: Son las personalizaciones que se realizan en el men Activity codes, (Se pude personalizar para cada actividad por; Responsables (ING1,ING) Areas (Area 1, Area2, etc.).
Ejemplo:
Ventana 1
El Ventana 2 es el resultado de la Ventana 1 (realizado en el Menu Activity Codes).
Ventana 2
30. WBS Work Breakdown Structure: Es lo mismo que el Item 11.
31. Layout Name: Es el nombre del Layout Actual (Personalizacin de presentacin actual).
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6.4.- Relaciones LgicasPARMETROS DE REDES Conceptos bsicos para programacin en P3. Ruta crtica. Es la cadena ms larga (en tiempo) de actividades dependientes. La ruta crtica determina la duracin del proyecto. Cualquier demora en la ruta crtica implica una demora en terminar el proyecto. Early Start - Inicio Temprano (ES) en P3 (ES). Es el mnimo de los posibles momentos de inicio de una actividad. Early Finish - Final Temprano (EF) en P3 (EF). Es el mnimo de los posibles momentos de trmino de una actividad. Late Start - Inicio Tardo (LS) en P3 (LS). Es el mximo de los posibles momentos de termino de una actividad, con el que la duracin de ruta crtica no vara. Late Finish - Final Tardo (LF) en P3 (LF). Es el mximo de los posibles momentos de trmino de una actividad, con el que la duracin de ruta crtica no vara. Holgura Libre (HL) en P3 (FF). Es el tiempo mximo en que se puede incrementar la duracin de una actividad y/o demorar su inicio sin modificar los tiempos de inicio temprano de las actividades sucesoras. Holgura Total (HT) en P3 (TF). Es el tiempo mximo en que se puede incrementar la duracin de una actividad y/o demorar su inicio sin incrementar la duracin de la ruta crtica. Es igual a: LS ES LF EF. Si se incrementa la duracin de una actividad en la magnitud de su holgura total, entonces aparecer una nueva ruta crtica. RELACIONES LOGICAS ENTRE ACTIVIDADES (RELATIONSHIPS)
Finish-to-Start (Fin a inicio): Finish-to-Finish (Fin a fin): Start-to-Start (Inicio a inicio): Start-to-Finish (Inicio a fin):
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RELACIONES ENTRE ACTIVIDADES (Relationships) Lag (retardo): Es una demora o un tiempo de espera desde una actividad y su sucesora. El retardo puede ser positivo o negativo. Este es medido en las mismas unidades de planeacin definidas para el proyecto (das,horas, semanas, etc.) y utiliza el calendario de la actividad predecesora. El retardo no puede exceder los 32,000 periodos de tiempo o ser inferior a -9,999 periodos de tiempo.
FS+5
Relacin crtica (Critical Relationship): Es la relacin que conecta dos actividades crticas. Se muestra en color rojo o segn se configure. Relaciones que rigen (Driving Relationships): Relacin que existe ente dos actividades cuando el comienzo o final de la actividad predecesora determina el inicio temprano de la sucesora. Se muestra con lneas continuas y con un asterisco en la actividad relacionada en el cuadro de dilogo de predecesoras y en el de sucesoras. Relaciones que no rigen (Nondriving Relationships): Relacin que existe ente dos actividades cuando el comienzo o final de la actividad predecesora no determina el inicio temprano de la sucesora. Se muestra con lneas discontinuas.
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RELACIONES ENTRE ACTIVIDADES (Relationships). Para asignar relaciones entre actividades: 1.- Seleccione en Men: View / Relationship (F3) o seleccione el icono (Relationshiplines). 2.- Apunte con el ratn a la actividad predecesora y arrastre el ratn hacia la actividad sucesora cuando el cursor del ratn cambia a modo de relacin , teniendo en cuenta el tipo de actividad; o arrastre el ratn desde la actividad predecesora y sultelo en un espacio en blanco para aadir la actividad sucesora manualmente. Aparece el siguiente cuadro de dilogo: 3.- Arrastrar el smbolo con el mouse desde el inicio/final de la actividad predecesora. 4.- Soltar al final/inicio de la actividad sucesora. Para edicin de Lag Retardo. 1.- Para editar (SS, SF, FS, FF) haga clic aqu derecho del mouse y en la pantalla Edit Relationship modificar el Lag
2.- en las pestaas subir o bajar la cantidad de dias de retardo + o -. Para edicin de Actividades vinculadas con varias actividades 1.- Seleccione aqu la relacin a editar y presione OK.
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RELACIONES ENTRE ACTIVIDADES (Relationships) Otro Mtodo de edicin de predecesoras y sucesoras. En esta barra de herramientas de actividad visualizar , haciendo clic.
Otro Mtodo de edicin de predecesoras y sucesoras.
46 En esta barra de herramientas de actividad visualizar , haciendo clic.
RELACIONES ENTRE ACTIVIDADES (Relationships) Otro Mtodo para relaciones lgicas
Para relacionar actividades por grupos ingrese al menu. 1.- Link Activities. Relacionar todas las actividades seleccionadas. 2.- Unlink Activities. Eliminar las relaciones entre las actividades seleccionadas. Estado 1:
Hacer cli en Link Activities
Actividades Seleccionadas
Estado 2:
Actividades Seleccionadas
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6.5 .- Holguras.
Holgura Libre (HL) Es el tiempo mximo en que se puede incrementar la duracin de una actividad y/o demorar su inicio sin modificar los tiempos de inicio temprano de las actividades sucesoras. Holgura Total (HT) Es el tiempo mximo en que se puede incrementar la duracin de una actividad y/o demorar su inicio sin incrementar la duracin de la ruta crtica. Es igual a: LS ES LF EF. Si se incrementa la duracin de una actividad en la magnitud de su holgura total, entonces aparecer una nueva ruta crtica.
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6.5.- Holguras (Continuacin)
HOLGURA POSITIVA
Holgura HOLGURA CERO (CRITICA) Holgura HOLGURA NEGATIVA
Holgura Negativa
Inicio Temprano
Final Temprano
Inicio Tardo
Final Tardo
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6.6 .- Restricciones.Las restricciones impuestas se usan para reflejar requerimientos del proyecto que no se pueden establecer en la lgica. Se usan para tener en cuenta las condiciones externas existentes para la ejecucin o terminacin de una actividad. Ayudan a que el proyecto se asemeje ms a la realidad Ofrecen un control adicional de programacin. 1.- Haga Clic aqu para ingresar:
2.- Seleccione aqu las pestaas para personalizar. Limitaciones de las restricciones: Una actividad puede tener mximo una restriccin de fecha temprana una restriccin de fecha tarda y una restriccin de duracin u holgura. Para hitos (milestones) solo puede asignarse ciertos tipos de restricciones. Ej.: Solo puede asignar una restriccin de inicio a un hito de inicio y solo puede aplicar una restriccin de final a un hito de final; O solo puede asignar restriccin de holgura libre cero (Zero free float) y holgura total cero (Zero total float). No se puede asignar restricciones a actividades bandera
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Caracteristicas de Restricciones (Constraints)Restriccin de inicio temprano (Early Start Constraint): Iniciar No Antes de... Determina la fecha de inicio ms temprana Empuja el inicio temprano hacia la fecha de restriccin Solo afecta fechas tempranas (se usa durante el clculo hacia adelante) Afecta las fechas tempranas de las fechas sucesoras. Tambin se usa para crear diferentes puntos de inicio de un proyecto,retrasar actividades hasta que haya recursos disponibles o para prevenir que varias actividades inicien simultneamente. Restriccin de final temprano (Early Finish Constraint): Finalice No Antes de... Empuja el final temprano a la fecha de restriccin Utilizada para prevenir que una actividad termine demasiado antes de lo esperado Restriccin de inicio tardo (Late Start Constraint): Iniciar No Despus de... Empuja el inicio tardo a la fecha de restriccin Utilizada para colocar un lmite al inicio de una actividad Iniciar en (Start-On): Restricciones de inicio temprano y tardo simultneamente (Early Start and Late Start Constraints) Iniciar No Antes de... y No Despus de... simultneamente. Utilizada para especificar fechas comprometidas por el contratista Inicio y Final Obligatorios (Mandatory Start / Finish): Obliga a que las fechas tempranas y tardas sean iguales a la restriccin Viola la lgica de la red. Final esperado (Expected Finish): La duracin es calculada por P3 basada en el inicio temprano y la fecha esperada de terminacin indicada Duracin remanente = Final esperado Inicio temprano. Utilizado para programar fechas de entrega Ayuda a programar por fecha de lugar de duracin Utilizado para mostrar avance automtico en actividades Elimina la necesidad de actualizar actividades de las que no es responsable Holgura libre cero (Zero Free Float): Retrasa una actividad lo ms posible sin retrasar a sus sucesoras Utilizada para programar una entrega lo ms tarde posible sin afectar el proyecto. Holgura total cero (Zero Total Float): Si la holgura es positiva, las fechas tardas se asignan a las fechas tempranas
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6.7 .- Clculo del Programa.A. Programacin:
Despus de conocer las herramientas principales de P3. Ingresamos en esta fase para describir cuales son las relaciones y dependencias en las tareas que forman el proyecto, es decir, que tareas se deben comenzar antes, cuales deben esperar a que otras finalicen, que tareas deben comenzar al mismo tiempo, etc. Para definir mejor el concepto de programacin se utiliza el diagrama de RED.
B.
Nomenclatura:NOMENCLATURA GENERAL NOMENCLATURA PRIMAVERA ACT: Activity ID OD: Original duration DES: Activity description ES: Early start EF: Early finish LS: Late start LF: Late finish FFL: Free float TF: Total float Lag
ID : t: DD : ES : EF : LS : LF : HL : Ht : Tt :
Identificador o Cdigo de la tarea Tiempo de Programacin Descripcin de la Actividad Early Start (Inicio Temprano) Early Finish (Final Temprano) Late Start (Inicio Tardo) Late Finish (Final Tardo) Holgura Libre Holgura Total Tiempo tecnolgico
C.
Formato de Actividad de RED:
Nota
ID DD ES LS
t HL Ht EF LF
Lag: Es un desfase de tiempo entre una actividad y su sucesora.
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D.
Frmulas:
EF = ES + t -1 ES = EF S = F - t +1 F= S = ES t = F - EF
En l
i + t +1
En l i - t -1 - EF - t -1
Si se desea entender mejor el concepto de programacin, memorizar y/o practicar las siguientes formulas.
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E.
Clculo hacia delante (Forward pass)
Es ejecutar un clculo hacia adelante para determinar fechas tempranas y duracin del proyecto. Cuando concurren ms de una predecesora se toma el mayor valor ES
F.
clculo hacia Atras (Backward pass)
Ejecutar un clculo hacia atrs para determinar fechas tardas. En la ltima tarea LF = EF Cuando una actividad tiene ms de una sucesora se toma el menor valor LF y HL
G.
Aplicacin
Aplicacin con las formulas:
1 AAAAA 1 0 1 0
55 5
2 BBBBB 6 0 6 0
38 8
4 DDDDD 9 0 9 0
513 13
Tt = 5d
7 GGGGG 19 0 19 0
422 22
3 CCCCC 6 0 8 2
49 11 0 15 Tt = 3d
5 EEEEE 10 0 16 6
413 19
8 HHHHH 14 6 20 6
316 22
10 JJJJJ 23 0 23 0
325 25
6 FFFFF 13 0 15 2
315 17
9 IIIII 16 21
25 5 17 22
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H.
CLCULO DEL PROGRAMA (Schedule)
Una vez asignadas las actividades con sus relaciones, recursos, calendarios y restricciones, calcule el programa. Seleccionando en el Men Tools / Schedule... tambin (F9). 1.- Haga Clic aqu para ingresar a la ventana Schedule
Indique la fecha a partir de la cual se va a calcular el programa. Si se est planeando el proyecto es la fecha de Iniciacin.
2.- Si presiona F9 la barra shedule sale mas simplificada. Seleccione la fecha de corte
Clic aqu y acepte, el programa fue ejecutado.
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H.
CAMBIAR LA FECHA DE INICIO DEL PROYECTO
Si se tiene un proyecto ya definido y se desea cambiar la fecha de inicio. 1.- Haga Clic aqu para ingresar a la ventana Project Overview.
2.- Indique nueva fecha de inicio. 3.- Ingrese aqu.
4.- Cambie la fecha de inicio del programa
5.- -Ingresar a Output Options
Clic aqu para completar el cambio.
NotaEste procedimiento no es vlido cuando se han registrado % de Avance en P3.
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DIAGRAMAS DE RED7.1.-Plantillas para la caja de Actividades. 7.2.-Organizar.
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7.1.- Plantillas para Caja de Actividades1.- Para ingresar al men de PERT ingresar aqu: 2.- La ventana ahora tiene nuevo men personalizado para diagramas PERT.
3.- Para ingresar a configurar el cuadro o caja de las actividades. Ingrese aqu 4.- Tambin haciendo Clic Derecho con el mouse.
5.- Haga Clic en Modify Template
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7.1.-Plantillas para Caja de Actividades (Continuacin)1.-Cambio de plantilla: Utilice esta caja de dialogo para modificar las plantillas de actividad existentes o crear las nuevas plantillas. Puede agregar o anular las filas de una plantilla y `pueda escoger los artculos de los datos que aparecen en cada una de las celdas. 2.- Se debe de seguir los siguientes pasos: Hacemos doble clic en modify template en el cuadro de dialogo Activity Box Configuratin, el cual nos muestra el siguiente cuadro. Coloque el nombre de la nueva plantilla 3.- Agregar o modificar las plantillas de las cajas de actividad. Inserte, borre o agregue filas. Seleccione una celda para dividir o borrar. Establezca e contenido de la celda, su alineacin y el tipo de celda.
Utilice estos botones para agregar/borrar filas y columnas
4.-Configurar colores y extremos de la caja de actividades: Ir a Men: Format / Activity Box Ends and Colors... o seleccione esta opcin dando click derecho al ratn en cualquier parte de la pantalla desde PERT o seleccione el cono.
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7.1.- Plantillas para Caja de Actividades (Continuacin)Para nuestro ejemplo seguiremos una nomenclatura tpica de acuerdo a lo siguiente.NOMENCLATURA GENERAL ID : t: DD : ES : EF : LS : LF : HL : Ht : Tt :
NOMENCLATURA PRIMAVERA ACT: OD: DES ES) % & "
C
!
#
L L
H H
& ( & ( ) ( ) ( ) 0 ' 0 $ 1 0 '
$
% $
$
EF
LS: L LF: L FFL: TF: Lag2
%
&
$
1
L
$ 1 0
2
$ 1
$
#
#
3
0
L
HL H
Modelo Templante o Plantilla
L
Modificando en P3 finalmente tenemos:
1.- Cambie el nombre y Presione Add Template.
2.- Modifique, agregue/borre, ajuste columnas y filas, como si lo hiciera en Excel
3.-Al finalizar la configuracin del Tmplate Haga clic en OK.
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7.2.- Organizar PERTConfigurar el Trace Logic: Men Format / Trace Logic... o click derecho en cualquier espacio en blanco del Trace Logic y escoja Trace Logic Options...
Mostrar el Trace Logic como ventana movible (Dock Trace Logic): Click derecho Undock/Dock Trace Logic.
Vista panormica (Cosmic View): Seleccione Men View / Cosmic View o click derecho Cosmic View o para navegar a travs del PERT mientras visualiza la ubicacin de las actividades mostradas en la pantalla con relacin al proyecto completo.
Mostrar el Cosmic View como ventana movible (Dock Comic View): Click derecho Undock/Dock Cosmic View.
Ver escala de tiempo para PERT: Seleccione Men Format / Organize o / Arrangement: PERT layout with timescale Zoom: Men View / Zoom... o Zoom In o Zoom Out Organize o click derecho o en cualquiera de las vistas: PERT, Trace Logic o Cosmic View
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RECURSOS. 8.1.- Definicin de recursos. 8.2.- Definicin de cuentas de costos. 8.3.- Asignacin de recursos. 8.4.- Grficos de recursos.
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8.1 Definicin de recursos.Para poder asignar recursos a cada una de las actividades de nuestro Plan Maestro, es muy importante la unidad con la que trabajaremos y las especialidades que intervienen. Podemos trabajar con HH (horas-hombre) como general, por HH de cada una de las especialidades o por HH para cada trabajador, definiendo su actividad en particular y su grado de participacin en cada una de ellas. 1.- Ingrese aqu para visualizar la ventana de Recursos Identificador nico para cada recurso. Hasta 8 Caracteres Calendario
Se puede crear un nmero ilimitado de recursos por proyecto (Mano de Obra, Materiales, equipos)
Unidad de Medida, Hasta 4 caracteres
HH por da Normal: 8 10 HH Maximo 10HH Vista en XLS de la actividad Cimientos Corridos. Esta Afectado por el Metrado.
Precio de HH Capataz
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8.2 Definicin de Cuentas de costosLa cuentas de costo se usan: Para manejar recursos y costos de actividades Entregan una base para hacer informes de costos Pueden basarse en sistemas contables internos Permite informes detallados y resumidos. Proporciona una estructura jerarquizada de costos para el proyecto. Ejemplo: Cdigo L M E S Categora Mano de Obra. Materiales. Equipos. Subcontratos. Cuenta 0001 0001 0001 0002 Titulo de Cuenta Gastos Ejec. Obra Gastos Ejec. Obra Gastos Ejec. Obra Gastos Instalacin
Definiendo en P3:
En el men Cost Accounts: Especifique hasta 36 categoras para subtotales. Ingrese un cdigo de 1 Carcter. Ingrese una descripcin con un mximo de 8 caracteres. Ingrese un numero de cuenta de costo y una descripcin. El nmero de caracteres para la cuenta de costo es un mximo de 12. La posicin 12 de la cuenta costo esta reservada para la categora.
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8.3 Asignacin de recursos:La asignacin de recursos es a nivel de actividad y se puede realizar utilizando las siguientes opciones: 1.- Seleccionando primero la actividad: (Metodo 1) 1.- Ingrese aqu 2.- Asigne aqu datos de los recursos.
3.- Cantidad (Quantity): Cantidad requerida para completar la actividad si el recurso es driving. Si no es driving este campo es opcional.
Si el recurso no es driving: a) Al dar la cantidad, P3 calcula las unidades por periodo de tiempo dividiendo la cantidad por la duracin remanente. b) Al dar unidades por periodo de tiempo, P3 calcula la cantidad presupuestada multiplicando las unidades por periodo de tiempo por la duracin remanente. c) Al dar las dos: cantidad y unidades por periodo de tiempo, P3 da prelacin a unidades por periodo de tiempo e ignora la cantidad. d) Un recurso marcado con Driving significa que la duracin de la tarea depende de los recursos asignados a ella. Es decir, si cambiamos la cantidad de recursos, varia tambin la duracin de la actividad. Se recomienda no activar este recurso
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Desde el men barra de herramientas: (Metodo 2) Para este mtodo primero se debe de ingresar al men Resources y cargar a la actividad los recursos que ya fueron creados anteriormente (Capataz,Operario,etc) Revise y compare: con esta partida extrada del S10 y que ha sido afectado por el metrado.
1.- Haga clic en la actividad 2.- Seleccione el recurso (Capataz, Operario) 3.-Seleccione la cuenta 0001 4.- Seleccione el cdigo de cuenta L
Haga clic en + y agregar
Cargar solo la fila Budget Quantity, P3 calcular automaticamente el resto de datos
Haga clic aqu para ingresar al men Resources.
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8.4 Grafico de Recursos:
Haga clic aqu para visualizar la pantalla.
Elija View, Resourse Profile Seleccione un recursos de la lista disponible Apunte a Previus o Next para moverse entre recursos. Muestra el uso de recursos de actividades que estn en el layout solamente Focaliza reas o sobrecarga de recursos/costos en el perfil La escala de tiempo de los recursos/costos en el perfil La escala de tiempo de los recursos coincide con el diagrama de barras. Se ajusta a medida de Ud. Cambia la escala de tiempo. El perfil se puede guardar como parte del Layout. Ventana de Grafico de recursos
Seleccione aqu el recurso que desee visualizar Puede visualizar (Operario,Capataz,Oficial,Peon) cada uno independientemente. Tambin visualizar Todo como un Total.
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UTILITARIOS 9.1.- Exportar. 9.2.- Importar.
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9.1 Exportacion de Datos P3Una gran desventaja del P3 es que no se puede copiar datos de una hoja de clculo y pegar directamente. Pero P3 puede importar archivos WKS y WKT . Crearemos formatos con orden lgico para que se pueda importar de archivos Creados en XLS o de otra hoja de clculo. La mejor forma de entender este formato es exportando datos para revisar el orden con que han sido exportados, de tal manera que para importar finalmente reemplazaremos estos datos. 1.- Antes de Iniciar crear la siguientes carpetas en: Aqu se guardaran los archivos exportados e importados
2.- Ingrese en men
3.- Ingrese en men Export
4.- Seleccione Add para crear uno nuevo
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9.1 Exportacion de Datos P3 (continuacin)5.- Ingrese en el men content y seleccione los datos que desea exportar
6.- Clic en + y agregue mas datos requeridos por ejemplo, recursos.
7.- Una vez terminado la personalizacin Ingrese en Format:
8.- especifique la ruta del archivo: A004 sin extensin.
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9.1 Exportacion de Datos P3 (continuacin)9.- Terminado la personalizacin presione Run
10.- P3 reporta que la exportacin ha sido bien realizada.
11.- Ingrese al Excel ingrese a la ruta donde se guard y seleccione en tipo de archivo (Lotus 1,2,3).
12.- Al abrir aparece la siguiente pantalla
13.- Guarde el archivo EXCEL en la ruta Import con extensin WK1.
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9.2 Importacin1.- Terminado la exportacin se visualizara la siguiente pantalla:
2.- La importacin es simple, lo que se tiene que hacer es reemplazar en este formato las actividades y o recursos que desea agregar. 3.- Para agregar varios recursos en una actividad se debe de duplicar la fila como se muestra en las celdas de arriba. 4.- modifique de acuerdo a sus preferencias y guarde el archivo EXCEL en la ruta con extensin WK1. 5.- Iniciando la importacin 7.-Presionar Add
6.-Ingrese aqu:
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9.2 Importacin (continuacin)1.- especifique la ruta del archivo y acepte.C:\P3WIN\IMPORT\A004.WK1
2.- Presione Aceptar y Visualizar
3.- Presione Run para aceptar la importacin. 4.- P3 procesa la informacin. 5.- Cierre todas las ventanas y acepte Rerun Currente Filter.
6.- la importacin se realiz exitosamente.
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FUNDAMENTOS DE CONTROL 10.1.- Control de proyectos. 10.2- Proyecto, Proceso, Fases, Elementos y Flujo del Control de Proyectos. 10.3.- Tcnicas de control de proyectos. 10.4.- Valor Ganado:
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10.1.- Control de proyectos.Segn el PMI, la Direccin de proyectos se logra mediante los procesos de inicio, planificacin, ejecucin, seguimiento y control y cierre. El control en general mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestin de proyectos de tal forma que se tome las medidas correctivas para cumplir con los objetivos del proyecto. El control entra a tallar dentro de la mayora de las diferentes gestiones que son necesarias para llevar a cabo un proyecto. Con esto nos referimos a: Gestin de la Integracin del proyecto. Gestin del alcance del proyecto. Gestin del tiempo del proyecto Gestin de costes del proyecto. Gestin de la calidad del proyecto. Gestin de riesgos del proyecto. En este manual nos hemos querido centrar en el control de la gestin del tiempo del proyecto y en el control de los costes del proyecto. El primero es el proceso necesario para controlar los cambios del cronograma y el segundo es el proceso de ejercer influencia sobre los factores que crean variaciones y controlar los cambios en el presupuesto del proyecto. Control del Cronograma El control del cronograma implica: Determinar el estado actual del cronograma del proyecto Influir sobre los factores que crean cambios en el cronograma Determinar que el cronograma del proyecto ha cambiado Gestionar los cambios reales a medida que suceden. Control de Costes El control de costes del proyecto incluye: Influir sobre los factores que producen cambios en la lnea base de coste Asegurarse de que los cambios solicitados sean acordados Gestionar los cambios reales cuando y a medida que se produzcan Asegurar que los posibles sobrecostes no excedan la financiacin autorizada peridica y total para el proyecto Realizar el seguimiento del rendimiento del coste para detectar y entender las variaciones con respecto a la lnea base de coste Registrar todos los cambios pertinentes con precisin en la lnea base de coste Evitar que se incluyan cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados en el coste o en el uso de recursos informados Informar los cambios aprobados a los interesados pertinentes Actuar para mantener los sobrecostes esperados dentro de lmites aceptables.
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10.2 .- Proyecto, Proceso, Fases, Elementos y Flujo del Control de Proyectos.Proyecto: Conjunto de actividades destinadas a alcanzar una meta especifica; necesariamente deben tener un inicio y un trmino, y debe involucrar la utilizacin de recursos y tiempo. Cuando nos referimos a un Proyecto debe entenderse, principalmente, como un Proyecto externo dentro del giro del negocio de Cosapi S.A. Proceso: Conjunto de procedimientos sucesivos que conforman una actividad u operacin determinada, identificable y mensurable; con responsables y recursos especficos.
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10.2 .- Proyecto, Proceso, Fases, Elementos y Flujo del Control de Proyectos (Continuacin).Fases: La conclusin y la aprobacin de uno o ms productos entregables caracteriza a una fase del proyecto. Un producto entregable es un producto de trabajo que se puede medir y verificar. En el caso de control de proyectos se tiene las siguientes fases y sub fases: Planeacin: Establecer los objetivos del proyecto y la carga de trabajo Delinear la organizacin del proyecto/equipo Definir el trabajo Determinar el tiempo Establecer los requerimientos de recursos y su disponibilidad Evaluar, optimizar y congelar el programa meta Control de Costos: Establecer el presupuesto base Seguimiento de avances y costos reales Comparar avances y costos reales contra el programa meta Usar el programa meta para guiar las decisiones Actualizar y modificar el programa meta con datos realistas Analizar y evaluar el rendimiento Pronosticar, analizar y recomendar acciones Comunicar los objetivos del proyecto Elementos del control de proyectos. Los datos del programa, los recursos y los costos son los elementos fundamentales del control de proyectos. Estos elementos estn ntimamente relacionados; un cambio en uno de ellos tiene un impacto directo en los otros.
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10.2.- Proyecto, Proceso, Fases, Elementos y Flujo del Control de Proyectos (Continuacin).Flujo del control de proyectos.
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10.3.- Tcnicas de control de proyectos.Planeacin: Un efectivo gerente de proyectos debe planear, prever, evaluar, pronosticar y controlar todos los aspectos del proyecto en cuanto a calidad y cantidad de trabajo, costo y tiempo. Tambin se coment anteriormente que un proyecto est compuesto de un plan, un presupuesto y un periodo de tiempo. Una parte muy importante en todo esto, es el control que se debe llevar a cabo para el buen funcionamiento de lo inicialmente planeado. Una vez que se detectaron los errores, retrasos de actividades, mala coordinacin, etc., el gerente del proyecto debe tomar acciones para encaminar el proyecto a su plan inicial. Si no se ha incurrido en tales errores, el gerente puede llevar a cabo un buen control para evitar caer en ellos. Es importante saber que no se necesita caer en retrasos o errores para hacer un nuevo anlisis de actividades, as como reprogramacin de actividades. Si termina antes el proyecto, esto traer mayores beneficios a la empresa as como tambin ms satisfaccin al cliente, etc. Por esto, es necesario tener un buen control de los recursos, que ayude al gerente del proyectos a tener un mejor seguimiento de la obra. Las tcnicas de control de avance de actividades se pueden dividir en tres principalmente: Control reactivo. Control proactivo. Control fsico y financiero. El control reactivo: Consiste en la implementacin de metas, realizacin de actividades, recoleccin de informacin de avance o progreso, comparacin del progreso con lo planeado y por ltimo, la implementacin de acciones para llevar a cabo el trabajo lo ms cercano a lo inicialmente planeado. Este sistema requiere principalmente de toda la recoleccin de informacin de lo que se ha hecho y se est haciendo actualmente. La informacin es el principal recurso de esta tcnica, ya que los resultados obtenidos se compara con las metas propuestas inicialmente y con esto, se tomar las acciones requeridas. Una mala informacin, puede llevar a tomar malas decisiones y empeorar an ms el retraso o incurrir en otras fallas, que al fin de cuentas puedan traer malos resultados.
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10.3.- Tcnicas de control de proyectos.El control proactivo: Consiste en controlar las metas establecidas independientemente con cierto grado de aceptacin y que puedan ser cambiadas anticipadamente para evitar problemas futuros. Cuando se detecten problemas, se van haciendo ajustes, estos ajustes se van realizando de manera tal que no puedan crear problemas adicionales. Por consiguiente, el control proactivo se aplica antes de que cualquier actividad sea realizada y va en relacin al trabajo y la productividad. Por ltimo, el control de las actividades es muy importante, pero no debemos dejar de mencionar la combinacin del avance de las actividades con el avance financiero, se tiene que controlar indiscutiblemente ya que se cuenta con un presupuesto que no se debe rebasar. Es por todo lo anteriormente explicado que el gerente de proyectos se puede valer de algunas de las siguientes tcnicas: Una relacin por cantidades o generadores de cada uno de los materiales que se utilizarn en el proyecto por ejemplo: cantidad en metros cbicos de concreto, toneladas de acero, metros cuadrados de cierto elemento, etc.; y cuanto est destinado para ellos. Un corte cada determinado tiempo donde se muestre la cantidad determinada de trabajo para ese periodo de tiempo y cuanto dinero se necesitar para la adquisicin del mismo, esto ayuda al gerente a saber cunto dinero se va a requerir para el avance de las actividades programadas en tiempo. Una relacin o explosin de insumos como comnmente se le llama, determinando la cantidad exacta y el precio al que ser adquirido el material as como el personal requerido para la elaboracin del proyecto. Las recomendaciones anteriores son las ms bsicas que el gerente de proyectos puede tomar para el control del avance de actividades junto con los recursos financieros, pero no debemos dejar de mencionar que son nicas y exclusivamente para el control fsico y financiero en donde cada actividad tiene asignada recursos los cuales no se debe rebasar, las dems cuestiones financieras tales como estimaciones, flujo de efectivo, pagos, financiamientos, etc. Las tcnicas anteriores ayudarn al correcto control de los recursos que en ocasiones son muy limitados y por lo tanto, requieren ser revisados para evitar caer en gastos innecesarios que traer como consecuencia una mala administracin de recursos destinados para cada actividad. Recordemos que el correcto control de todos y cada uno de los recursos, traer como beneficios el alcance de las metas establecidas inicialmente en costo, calidad y tiempo.
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10.3.- Tcnicas de control de proyectos.Control de Planeamiento El esfuerzo que se realiza para lograr la planificacin general es grande, ya que se plantea toda la obra, lo que nos obliga a analizar y programar un gran nmero de actividades, ver su correlacin, determinar la compatibilidad en el uso de recursos y equipos, etc. De acuerdo con nuestra experiencia, sin embargo, dicha planificacin suele desviarse del planteamiento original el primer da de trabajo. Por consiguiente, no queda otro camino que volver a planificar la obra completa regularmente, o abandonar el esfuerzo de planificacin y usar la planificacin original solo como un marco de referencia. Adems, por lo general, siempre est atrasada, por lo que no cumple su funcin de planificacin (previa al trabajo) y en el mejor de los casos sirve para presentarla a la supervisin o al propietario, lo cual desafortunadamente suele ser lo ms frecuente. La confiabilidad que podemos obtener de una planificacin general muy detallada es muy baja. Se recomendamos iniciar la obra, con una planificacin general por hitos. El logro de objetivos parciales se obtendr a travs de planificaciones detalladas por procesos, de corto plazo. Las planificaciones de corto plazo comprenden planes de trabajo para un horizonte mximo de cinco semanas y, por lo general, replanificadas con el responsable de procesos entre cada 1-3 semanas. Dichas planificaciones van de acuerdo con la planificacin general por hitos. La planificacin por procesos de un horizonte corto nos permite lograr un porcentaje de cumplimiento del orden del 100%, es decir, cumplimos efectivamente todas las actividades que planificamos para dicho periodo, lo cual nos lleva a cumplir tanto los plazos parciales de la obra como los plazos totales. Tal afirmacin, que podra sonar a utopa, es una realidad cuando se aplica el sistema propuesto. De esta forma, la obra se planifica con el detalle necesario, pero asegurando la confiabilidad que necesitamos de un sistema de planificacin. Cuadro de control de planeamiento por actividades.
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10.3.- Tcnicas de control de proyectos.
Curva de Avance Programado Vs Actual.
Por otro lado, la combinacin de una planificacin maestra por hitos con planificaciones detalladas por procesos de corto plazo nos permite concentrarnos en estas ltimas y, consecuentemente, es mucho ms fcil corregir los recursos necesarios en funcin de los metrados faltantes y de la secuencialidad de los trabajos pendientes. Ajustar la planificacin sin un clculo detallado de metrados faltantes y de los recursos necesarios para culminar en un determinado plazo es un autoengao. En muchos casos el fiel cumplimiento de la planificacin depende en gran medida de factores externos de esta (como el clima) y de otros factores relacionados directamente con nuestra gestin, como es la logstica de materiales, equipos, mano de obra e informacin, as como el flujo de dinero (caja). Sea cual fuere la razn del retraso en el avance de la obra, para no variar el plazo final de entrega se debe replanificar la cantidad de recursos. El siguiente grafico muestra la curva S de avance general de obra, en el se observara el avance programado del proyecto as como el avance actual, del mismo modo muestra el inicio de los procesos en obra distribuidos en el tiempo, al centrar nuestra atencin en el avance por procesos, consecuentemente tendremos el control del avance general del proyecto. Los pasos necesarios para la generacin de una planificacin maestra por hitos son: metrado de partidas, definicin de mtodos constructivos, clculo de velocidades de cada partida en funcin de la tecnologa seleccionada, clculo de hitos intermedios as como la magnitud de los recursos necesarios.
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Curva S Avance Programado Vs Actual.
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10.4 .- Valor Ganado:Es un concepto aplicado en conjunto con los sistemas de Control de Costos y Cronogramas de proyectos para monitorear la performance del costo y de los cronogramas y prever la posibilidad de sobrecostos facilitando la toma de accin correctiva temprano en el ciclo de vida de un proyecto. Es una tcnica simple pero prctica que fue desarrollada por el gobierno de los Estados Unidos para ser utilizada inicialmente en grandes proyectos de tecnologa y sistemas militares donde exista un riesgo de incurrir en sobrecostos y por su eficacia fue luego aplicada en todos los proyectos manejados por el gobierno americano desde 1965. Se basa fundamentalmente en la metodologa del PMI (Project Management Institute) que predica que todo proyecto, no importa el tamao, debe ser Definido, Planeado, Estimado y Controlado durante su ciclo de vida. En su forma mas bsica es una herramienta de administracin que al ser usada en conjunto de otras herramientas conocidas como el Costo y el Cronograma dan una seal de alerta temprana que dice: basndonos en el plan de performance del proyecto actualmente aprobado, y basndonos en la performance real del proyecto medida hasta un momento dado y comparndola contra ese plan, el proyecto probablemente tomar tanto tiempo en ser finalizado y costar tanto dinero dentro de un rango. Esta alerta normalmente se obtiene tan temprano como el 15 al 20% de avance real de un proyecto. A tiempo para tomar accin correctiva para alterar el resultado desfavorable pronosticado.
El concepto de Valor Ganado permite al equipo de Gerencia de Proyecto monitorear su desempeo contra un cronograma y presupuesto detallados y ese monitoreo provee una valiosa informacin principalmente centrada alrededor de los ndices de Performance del Costo (CPI cost performance index) y el ndice de Performance del Cronograma (SPI schedule performance index). Estos dos indicadores se hacen evidentes tan temprano como el 15 20% de avance real de un proyecto y permiten determinar estadsticamente cunto tardar el proyecto en finalizar todo el trabajo, y cunto presupuesto requerir el proyecto para poder finalizar todo el trabajo. Consideremos el siguiente ejemplo en el cual se muestra un plan de gastos de 100,000 para el proyecto que dura 4 trimestres (12 meses) con un ratio de gastos lineal de $25,000 por trimestre.
84
10.4 .- Valor Ganado (continuacin):
Al final del primer trimestre el plan aprobado de gastos programaba $25,000, sin embargo los resultados del periodo muestran solo $22,000 en gastos realmente incurridos. Se pregunta Esta retrasado el proyecto $3,000 del plan aprobado (12% de atraso en el periodo ejecutado / 3% de atraso sobre el total del costo)?, por otro lado el informe de planeamiento nos dice que hemos avanzado un equivalente al 20%. Valor Ganado = % Avance Real x Presupuesto Original Entonces tenemos: Costo Planeado = $ 25K Valor Ganado = $ 20K Costo Actual = $ 22K El ndice de performance del cronograma (SPI) enfrenta la primera interrogante: Cunto tardar el proyecto en terminar todo el trabajo? En nuestro ejemplo se ha establecido un plazo de 4 trimestres para el proyecto de construccin. Sin embargo despus del primer trimestre se puede determinar la eficacia del programa. El plan demandaba $25K de trabajo para el primer trimestre pero slo se avanz el equivalente a $20K de Valor Ganado, es decir el proyecto esta retrasado el equivalente a $-5K de lo planeado. A este ratio de desempeo el proyecto probablemente tomar ms de un ao en terminarse. El proyecto ha conseguido un 85 ndice de performance del programa (SPI) de .8, segn la siguiente formula:
10.4 .- Valor Ganado (continuacin):
ndice de Performance del Programa (SPI) = Valor Ganado / Valor Planeado ndice de Performance del Programa (SPI) = Avance Real / Avance Planeado Este ndice es una herramienta valiosa que usada en conjunto con otras herramientas de planeamiento, en particular con el mtodo de rutas crticas (CPM critical path method), sirve para predecir la probable fecha de trmino del proyecto. Tambin se usa en conjunto con el CPI para predecir el total de fondos para completar el proyecto. El ndice de performance del costo (CPI) enfrenta la segunda interrogante: Cunto costar terminar todo el trabajo? En nuestro ejemplo se ha establecido un plan de gastos fijos de $100K, ser as? Para determinar el mnimo presupuesto que se requerir para completar todo el trabajo debemos de determinar el factor de eficiencia del costo despus del primer trimestre. Relacionando el Valor Ganado contra el costo realmente gastado para ejecutar ese trabajo se determina el ndice de eficiencia o performance del proyecto. Dividiendo el Valor Ganado de $20K entre la cantidad realmente gastada $22K determinamos que el CPI es de .91 para el proyecto, en otras palabras por cada dlar que el proyecto gast solo se realiz $0.91 dlares del Valor Planeado. Este ndice es una poderosa herramienta para predecir los costos finales requeridos para terminar el trabajo. El CPI puede ser usado solo o en conjunto con el SPI para predecir un rango estadstico del costo total estimado para ejecutar el proyecto.
ndice de Performance del Costo (CPI) = Valor Ganado / Valor Gastado ndice de Performance del Costo (CPI) = Costo Estimado / Costo Real Una vez que el proyecto ha establecido su CPI y su SPI basados en el desempeo hasta la fecha se pueden usar estos ndices para predecir la cantidad de fondos que se requerirn
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10.4 .- Valor Ganado (continuacin):para terminar el trabajo. Este tipo de prediccin estadstica sirve de control de sanidad de la direccin del proyecto. Un presupuesto realista detallado del trabajo por completarse es siempre el mtodo de prediccin de costos preferible, pero el chequeo estadstico es un punto de control poderoso y prctico para esas proyecciones detalladas. En nuestro ejemplo, de manera estadstica con los datos de Valor Ganado se puede dividir el presupuesto total de $100K entre el ndice de performance del costo (CPI) de .91 y rpidamente predecir que se requerirn $110K para completar el proyecto. Esta tcnica ha sido demostrada en ser un confiable indicador del mnimo costo total requerido, o en otras palabras el mejor de los casos que podra ocurrir segn las estadsticas actuales, segn la siguiente formula: Valor Planeado Total / CPI = Mnimo Presupuesto Estadstico Requerido Un segundo mtodo propone multiplicar el CPI de .91 por el ndice de performance del cronograma (SPI) de .8 y obtener el producto resultante (.728) para estadsticamente predecir el mximo presupuesto que se podra requerir para completar el proyecto, segn la frmula: Valor Planeado Total / CPI * SPI = Mximo Presupuesto Estadstico Requerido De esta manera se incorpora la condicin de atraso al de sobrecostos incurridos hasta la fecha para obtener una estimacin ms severa de lo que costar el proyecto de $137K. Muchos consideran que este es el extremo superior o ms extremo de los casos probables de lo que podra costar el proyecto segn las estadsticas actuales. Con esta informacin podemos determinar un rango probable de Costo Total de entre $110K - $130K y podemos comparar esto con el presupuesto detallado del trabajo por completarse que se debe hacer y cualquier diferencia entre ellos debe ser discutida.
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10.4 .- Valor Ganado (continuacin):
Trmino BCWS BCWP ACWP FCST BAC EAC FTG Data Date To Date Schedule
Descripcin Costo Presupuestado de Trabajo Programado. Costo Presupuestado de Trabajo Realizado. Costo Real de Trabajo Real. Pronostico del Trabajo Remanente. Presupuesto a la Conclusin. Estimado a la Terminacin. Estimado para Terminar. Da de la actualizacin.
Variacin de la programacin a la fecha.
To - Date Cost Variacin del Costo a la fecha Variance. Projection of Proyeccin de la Variacin del Costo hasta el Trmino. Cost Variance at Completion.
88
10.4 .- Valor Ganado (continuacin):
Ejemplo. Trmino BCWS BCWP ACWP FCST BAC EAC FTG Data Date To Date Schedule Descripcin Costo Presupuestado de Trabajo Programado. Costo Presupuestado de Trabajo Realizado. Costo Real de Trabajo Real. Pronostico del Trabajo Remanente. Presupuesto a la Conclusin. Estimado a la Terminacin. Estimado para Terminar. Da de la actualizacin. Operacin Valor 63.88 38.47 49.11
100.00-49.11
89.00 100.00 50.89
Variacin de la programacin a la fecha.
38.47-63.88
-25.41
To - Date Cost Variacin de la Costo a la fecha Variance. Projection of Proyeccin de la Variacin del Costo hasta el Trmino. Cost Variance at Completion.
38.47-49.11
-10.64
89.00-100.00
-11.00
89
CREACION DEL PROGRAMA META 11.1.- Creacin de Targets 11.2.- Modificacin y actualizacin del target.
90
11.1.- CREACION DEL PROGRAMA META.Como ejemplo, consideraremos tres actividades, cuyos anlisis de costos unitarios y costos totales se detallan a continuacin ( se ha definido que se har el control solamente para h-h y costo total de cada actividad). Es importante compatibilizar el cdigo de la partida en el presupuesto con el cdigo de la actividad del programa.
3CA20
C NCRET6
f'c 210 VI A DE CIMENTACI N7 6
6
M . 25.00004
E . 25.0000 Costo unitario directo por: m35
226,47Precio S/. Parcial 10,98 12,08 10,89 9,86 8,89 7,03 0,77 6,97 3,16 22,76
Descripcin Recurso Mano de bra PERAD R DE E UIP LIVIAN CAPATAZ PERARI FICIAL PE N4 4 4 4 4 4 4 4 4 4 5 4 4
Unidad Cuadrilla hh hh hh hh hh 2,0000 0,2000 2,0000 1,0000 8,0000
Cantidad 0,6400 0,0640 0,6400 0,3200 2,5600 4,22 106,70 450,70
4
hh/m3
Metrado Total h-h Costo afectado por el metrado3CA306
24.164,35 ENC FRAD VI A DE CIMENTACI N7 6
6
M . 8.0000 Descripcin Recurso Mano de CAPATAZ PERARI FICIAL4 4 4
E . 8.00005
Costo unitario directo por: m2 Cantidad 0,1000 1,0000 1,0000 2,10 200,00 420,00
31,57Precio S/. Parcial 12,08 10,89 9,86 1,21 10,89 9,86
Unidad Cuadrilla bra hh hh hh 0,1000 1,0000 1,00004
hh/m2
Metrado Total h-h Costo afectado por el metrado3CA40 ACER6
6.314,00 FY 4200 K /CM2 VI A CIMENTACI N7 7 6
M . 250.0000 Descripcin Recurso Mano de CAPATAZ PERARI FICIAL4
E . 250.0000 Costo unitario directo por: kg5
3,10Precio S/. Parcial 12,08 10,89 9,86 0,04 0,35 0,32
Unidad Cuadrilla bra hh hh hh 0,1000 1,0000 1,00004
Cantidad 0,0032 0,0320 0,0320 0,07 10132,00 680,87
hh/kg
Metrado Total h-h Costo afectado por el metrado31.409,20
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11.1.- CREACION DEL PROGRAMA META (CONTINUACIN)1.- Se ha terminado de hacer la programacin, es decir, se ha definido con claridad los periodos de duracin, los recursos, los costos y las relaciones lgicas entre actividades.
Luego se procede a hacer una copia del proyecto (target) el cual ser el Programa Meta, con la intensin de comparar los avances reales con los programados, y de esta manera proceder a controlar el proyecto.
Nota
Esta parte es muy importante para poder hacer el anlisis del Valor Ganado.
92
11.1.- CREACION DEL PROGRAMA META (CONTINUACIN)1.- Target.- se utiliza para crear el programa Meta, es el contratado y conciliado con el cliente.
CAMPOS
2.- Hacer clic aqu.
Numero de Target. Nombre de Target Numero/Item
3.- Escribir el Nombre del Target Meta, maximo 4 caracteres. 4.- Acepte en y luego en.
5.- Despus de Aceptar la ventana de Targets esta completada.
Nota
Para crear un Target es recomendable tener el cronograma bien definido (Recursos y Costos) para tenerlo como punto de referencia. Utilizar el Target es como hacer una copia del proyecto base. Cuando requiera utilizar un cronograma existente como Meta. acer clic en la pestaa y luego elegir el proyecto. 93
Personalizacin de la visualizacin del Target. Para la presentacin y visualizacin del Target (Meta) se realizar las siguiente configuracin.
1.- Hacer Clic aqu
Para visualizar la barra de Target se debe de agregar esta capa en P3. Agregar con posicin 2 o 3,para diferenciarlo del programa actual. 3.- Configurar de acuerdo a lo que se muestra en este cuadro. 4.- Puede modificar de acuerdo a sus necesidades (agregarle etiquetas en label y/o colores personales).
2.- Hacer Clic aqu para ingresar al men de personalizacin de la barra Gantt, target.
Barra de actual para el control
Barra Target para la comparacin
Nota 94Para mayor detalle, ir al Capitulo V , seccin 5.3 Formato de barras de actividad.
11.2.- MODIFICACIN Y ACTUALIZACIN DE TARGETSA medida que el proyecto se va ejecutando, se puede necesitar hacer modificaciones en el programa target, en base al programa actual. Estas modificaciones pueden ser: aumentar o borrar actividades, hacer una variacin de los costos, etc. Para resolver esto se tienen dos alternativas: a) Modificar directamente el Target ingresando al archivo respectivo. Aplicar el mismo procedimiento de modificacin de un programa cualquiera. b) Actualizando el target desde el programa actual (current program). Para esto, en el programa actual (current program), se debe seguir los siguientes pasos: 2.- En esta ventana, hacer clic en Update.
1.- Hacer clic aqu.
3.- Se debe seleccionar el target project a actualizar.
4.- Se debe marcar estas casillas para remplazar calendarios e informacin de diccionarios.
5.- Se debe marcar estas casillas para actualizar informacin de actividades y recursos en el target.
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ACTUALIZACIN DEL CRONOGRAMA 12.1.- Actualizando el Cronograma. 12.2.- Actualizacin de Recursos y Costos. 12.3.- Actualizacin Automtica. 12.4.- Actualizacin Manual. 12.5.- Interrupcin de Avance de Actividades. 12.6.- Verificacin del Valor Ganado. 12.7.- Guardar el desempeo de un periodo.
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12.1 .- Actualizando el Cronograma.Antes de hacer las actualizaciones se debe definir las reglas de costos, para lo que se seguir los siguientes pasos: 1.- Clic ac. 2.- Deshabilitar esa alternativa para que cuando se coloque el % completado, la duracin remanente (remaining duration )pueda ser introducida manualmente.
3.- Deshabilitar estas dos casillas para poder ingresar los valores de ACWP o el costo real incurrido en las actividades.
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12.1 .- Actualizando el Cronograma.A. Presentacin inicial sin actualizacin de datos:El porcentaje de avance esta al 0.00 %. En el cuadro de Resources: (Actual this period y Actual to date esta en 0.00 HH). En el cuadro Budget Summary: (Planned value y Actual to date estn en 0.00 U$). La Fechas de inicio del Target Meta y las Reales Actual son iguales antes de la Actualizacin. 1.- Revise la variacin de la Actividad 3CA30.
2.- La pestaa
de inicio (ES) y final (EF) no estn activadas
Cantidad presupuestada. Porcentaje completado Monto actual para este periodo. Monto actual hasta la echa. Monto remanente para la conclusin. Monto total hasta la conclusin. ariacin.8 9
Elementos de la ventana Resources.
Cantidad presupuestada. alor Planeado. alor anado. alor Real. Monto remanente para la conclusin. Monto total hasta la conclusin. ariacin.@ @ @ @ A
Elementos de la ventana Budget Summary
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12.1 .- Actualizando el Cronograma (continuacin).Para actualizar un cronograma se debe de tener un programa meta bien definido (Target). Para que se pueda comparar tanto los avances y costos reales con los programados.
1.- Hacer clic para actualizar el proyecto.
2.- Modificar la fecha de actualizacin
4.- Hacer clic aqu 3.-Se actualizar al 15 de julio.
99
12.1 .- Actualizando el Cronograma (continuacin).5.- Actualizar el porcentaje de avance y las fechas de inicio y fin reales de las actividades ejecutadas.
5a.- Activar la casilla ES (Early start) si la actividad fue iniciada.
5b.- Al activar la casilla ES (Early Start) sta cambia a AS (Actual Star) luego se ingresa la fecha real de inicio.
100
12.1 .- Actualizando el Cronograma (continuacin).
5c.- Se activa la casilla EF (Early Finish). Esto se hace slo en el caso de que la actividad haya terminado realmente.
5d.- Al activar la casilla EF, sta se convierte en AF (Actual Finish) luego se ingresa la fecha real de finalizacin. 6.- Luego se ingresa los porcentajes de avance y las fechas reales de inicio y fin para todas las actividades.
101
12.2 .- Actualizacin de recursos y costos.Teniendo como base los recursos cargados en el cronograma original P3 calcula Los recursos y costos para el Valor Ganado cuando se coloca el % de avance en la actividad. Los valores de recurso y costos lo calcula P3 automticamente. Pero estos valores no necesariamente son los realmente utilizados durante la ejecucin de dicha actividad. Estos costos y recursos reales se registran externamente en las planillas de HH y/o costos (Actual to date) Este valor externo es el que se registra en P3 como el ACWP (Costo Presupuestado de Trabajo Real). En este caso se supondr que la actividad Encofrado vigas de cimentacin consumir realmente:189 h-h, 2,841.33$ a la fecha de la actualizacin (3 das transcurridos) y adems se estima que esta tendencia seguir a lo largo de toda la actividad: 630 h-h, 9,471.00$ 1.- Hacer clic para visualizar la barra de detalle de actividades. 2.- Hacer clic en las pestaas respectivas para hacer las actualizaciones. En este caso se variar la cantidad de h-h.
Porcentaje completado.
3.- Cambiar manualmente este valor por las 189 h-h que se ha utilizado a la fecha (actual date) y las 630 h-h que se estima tomar toda la actividad en ser completada (at completion).
Cantidad presupuestada. Porcentaje completado Monto actual para este periodo. Monto actual hasta la fecha. Monto remanente para la conclusin. Monto total hasta la conclusin. Variacin.
102
12.2.- Actualizando de recursos y costos (Continuacin).
4.- Hacer clic para verificar el costo.
BCWS
BCWP
103ACWP
12.3.- Actualizando de recursos y costos (Mtodo Export/Import).Cuando se tienen muchas actividades, es ms cmodo hacer las modificaciones en una hoja de clculo de Excel. Para esto se necesita exportar los datos que se tiene en el Primavera, hacer las modificaciones respectivas y luego importarlos. En nuestro caso se ha colocado precios unitarios para el recurso costo igual a uno, y en el caso del recurso h-h igual a cero, por lo que las variaciones se harn principalmente en los metrados (quantity).
2.- Hacer clic en agregar
1.- Clic ac
3.- Agregar.
4.- Colocar todos estos campos necesarios dentro de la lista a exportar.
104
12.3.- Actualizando de recursos y costos (Continuacin).
5.- Dentro de la opcin Format, especificar el nombre del archivo a exportar.
7.- Clic ac.
6.- Especificar el recurso del que se quiere hacer la actualizacin. Este paso no siempre es necesario.
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12.3.- Actualizacin de recursos y costos (Continuacin).
8.- Aceptar esta opcin.
9.- Abrir el archivo exportado, teniendo en cuenta la ruta y el nombre definido previamente.
En este caso se supondr que la actividad Encofrado vigas de cimentacin consumir realmente:189 h-h, 2,841.33$ a la fecha de la actualizacin (3 das transcurridos) y adems se estima que esta tendencia seguir a lo largo de toda la actividad: 630 h-h, 9,471.00$ 10.- Introducir el porcentaje completado de la actividad (percent complete). 11.- Introducir la fecha real de inicio de la actividad (Actual start)
12.- Introducir el metrado hasta la fecha de actualizacin (Actual quantity), esto se reflejar en el costo ya que el precio unitario para el recurso costo es igual a uno.
13.- Introducir la estimacin del metrado hasta completar la actividad (quantity at completion).
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12.3.- Actualizacin de recursos y costos (Continuacin).14.- Guardar el archivo luego de haber actualizado la informacin. 15.- Hacer clic ac para importar el archivo creado anteriormente y actualizar la informacin.
16.- Agregar la importacin.
18.- Correr la importacin.
17.- Agregar el nombre del archivo y la extensin apropiada WK1.
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12.3.- Actualizacin de recursos y costos (Continuacin).
19.- Hacer clic ac para especificar que el reporte se vea slo en pantalla.
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12.3.- Actualizacin de recursos y costos (Continuacin).Luego de hacer la importacin, el Primavera har una interpretacin de la siguiente manera:
109
12.4 .- Actualizacin automtica.Se recurre a este tipo de actualizacin cuando se quiere que P3 calcule los avances del programa actual como si fueran perfectos. Por ejemplo, si se tiene que el da de la actualizacin idealmente se deba tener un 30% de avance, esto es lo que calcula el primavera. Si existe alguna diferencia, se puede hacer de manera manual.
1.- Hacer clic ac o en su defecto en el icono .
2.- Se debe arrastrar la linea vertical, hasta el da en el que se har la actualizacin.
3.- Clic ac.
4.- Se actualizar el programa haciendo clic ac
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12.4 .- Actualizacin automtica (continuacin).
Se puede ver que el % completado para esta actividad es el 30%. Lo cual es perfecto.
5.- Para hacer modificaciones, hacerlo en la Barra de Detalle de Actividades.
NotaLa ventaja de este mtodo es que es ms fcil hacer las actualizaciones en cuanto al % completado y las fechas de inicio y finalizacin de las actividades.
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12.5 .- Actualizacin manual.Esta actualizacin es la que se hace con ms frecuencia.
1.- Hacer clic. 2.- Definir la fecha en la que se har la actualizacin.
3.- Se define que el reporte salga por pantalla.
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12.5 .- Actualizacin manual.
3.- Cerrar el Primavera Look, sin guardar los cambios.
Como se puede apreciar, el programa actual (current project), se ha desplazado de tal manera que no tiene % de avance.
4.- Todas las actualizaciones, se debern hacer en la Barra de Detalle de Actividades.
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12.6 .- Interrupcin de avance de actividades.Puede suceder, que por alguna razn se tenga que detener la ejecucin de una actividad por un periodo de tiempo. 1.- En la Barra de Detalle de Actividades, hacer clic ac.
2.- Definir la Fecha Real de Inicio.
3.- Se especifica las fechas en las que efectuar la suspensin de avance.
4.- Oprimir F9, para actualizar el programa.
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12.7.- Verificacin de Valor Ganado en P3.Antes de analizar el Valor Ganado del proyecto se debe definir que programa de actividades se utilizar para realizar los clculos (El target o el proyecto actual). En este caso se utilizar el Current.
1.- Hacer clic ac.
2.- Seleccionar esta casilla.
3.- Clic en OK.
Como se puede ver en la figura, se espera que el Costo Presupuestado de Trabajo Programado (BCWS) sea el 40% del valor presupuestado total para la actividad 00020 (6,314x0.4=2,525.6). El Costo Real de Trabajo Realizado o Valor Ganado debe ser el 30% del valor presupuestado (6,314x0.3=1,894.2). El Costo Real de Trabajo Realizado ser segn las estimaciones igual a 2,841.3 al da de la actualizacin y al finalizar la actualizacin ser igual a 9,471.0. (Cost at completion).
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12.7 .- Verificacin de Valor Ganado en P3 (continuacin).
Revise aqu la varianza entre el costo planeado y realmente gastado los montos Indicarn si el proyecto esta siendo ejecutado favorablemente o desfavorablemente. Con esto se puede tomar acciones correctivas. En este caso se puede ver que la obra esta atrasada y adems se esta perdiendo dinero.
Cantidad presupuestada. alor laneado. alor anado. alor Real. onto remanente para la conclusi n. onto total asta la conclusi n. ariaci n.B B B C D E E F G F B F
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12.8 .- Guardar el desempeo de un periodo.Una vez que se ha hecho las actualizaciones respectivas en un programa determinado, se podr proceder a guardar el desempeo del periodo. En esta accin se congela todos los elementos anteriores al periodo especificado: Recursos, fechas, calendarios, costos, etc. Es recomendable que antes de hacerlo se cree un back up porque despus no es posible hacer modificaciones anteriores a la actualizacin.
1.- Hacer clic.
Especifica que se guardar el desempeo desde el inicio del proyecto, hasta el da de la actualizacin.
2.- Clic ac para guardar el desempeo.
ste es un procedimiento que se debe hacer de manera peridica para evitar errores y para que el P3 pueda hacer proyecciones basadas en los desempeos pasados del programa. Todo lo hecho hasta antes del da de la actualizacin, no se podr modificar despus.
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REPORTES Y GRFICOS 13.1.- Personalizando el diagrama de barras. 13.2.- Organizando los datos. 13.3.- Filtros. 13.4.- Resumen de datos. 13.5.- Personalizando Pert. 13.6.- Personalizando recursos y costos.
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13.1 .- Personalizando el diagrama de barras.Las barras con las que trabaja P3 pueden ser personalizadas tanto en su contenido como en su apariencia.
13.1.1 .- Adicionar, borrar e insertar columnas.1.- Hacer clic.
2.- Se usa para agregar o borrar columnas. + para agregar campos, - para borrarlos.
Notar que en el cuadro de dialogo correponde a las columnas que aparecen en la tabla de actividades.
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13.1.1 .- Adicionar, borrar e insertar columnas.3.- Clic derecho para escoger la informacin que contendr la columna. En el caso de que se haya definido programa meta (target), se podr acceder a informacin del mismo.
4.- Clic ac cuando se haya terminado de adicionar o borrar todas las columnas.
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13.1.2 .- Cambiar ttulos de columnas y datos.Cuando se quiere que parte del ttulo de una columna este en otra fila, se debe insertar el carcter I para indicar la separacin (shift+I)
Se puede ver como despus del carcter I se genera una separacin en el ttulo de la columna.
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13.1.3 .- Formato de fechas.Normalmente P3 utiliza un formato de fecha: DiaMesAo como 27SEP99. P3 permite cambiar este formato.
2.- Escoger el separador con el que se va a trabajar (ver los ejemplos en la ventana). 1.- Cilc ac.
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13.1.4 .- Formato de nmeros.Para incluir el separador de miles.
1.- Hacer clic ac para incluir el separador, si ya no se quiere repetir la operacin.
13.1.5 .- Formato de columnas.1.- Hacer clic derecho en los ttulos de las columnas.
2.- Cambiar el formato de la columna.
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13.1.6 .- Cambiar el tamao de las columnas y las filas.Se puede hacer manualmente, una por una.
1.- Se coloca el cursor justo en la lnea que divide las columnas y las filas.
2.- Se grada el ancho y la altura de las celdas.
Si se quiere cambiar la altura de todas las celdas: 1.- Deshabilitar esta alternativa.
2.- Definir la altura de las filas. 3.- Especificar que la altura ser asignada a todas las filas.
1.- Hacer clic ac para incluir el separador, si ya no se quiere repetir la operacin.
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13.1.7.- Estableciendo el formato de las barras en el Layout.1.- Activar esta opcin para que la barra sea visible. 2.- Especificar la barra que ser usada para hacer el resumen.
1.- Indicar la posicin de la barra dentro de la fila de la actividad.
3.- Activar esta opcin si se quiere que P3 ponga un color diferente a la ruta crtica.
13.1.8.- Estableciendo atributos para barras individuales.1.- Seleccionar las actividades a cambiar.. 2.- Clic ac. 3.- Especificar la la barra a la que se le asignarn los atributos.
4.- Definir el estilo de la barra. 5.- Definir el patrn de la barra. Cualquier cambio que se hace se pre visualiza en esta regin-
7.- Clic para aceptar los cambios.
6.- Cambiar la visualizacin de la parte final de la 125 barra.
13.1.9.- Pegar el formato de una barra a otras.1.- Colocar el cursor sobre esta barra hasta que se transforme en una cruz grande
2.- Copiar el formato de la barra seleccionada.
3.- Seleccionar la barra a la que se le quiere asignar los formatos de la barra.
4.- Pegar el formato.
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13.1.10.- Agregar datos a las barras .1.- Clic ac. 2.- Clic ac para modificar las caractersticas de la barra
3.- Escoger esta etiqueta.
4.- Definir la posicin de la barra.
5.- Especificar la posicin de los datos
6.- Agregar o quitar la informacin que se desea aparezca.
7.- Clic ac para cambiar la forma de los puntos extremos de la barra.
8.- Clic ac para aceptar los cambios.
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13.1.11.- Mostrar el proceso en las barras.1.- Clic ac. 2.- Definir en que barra se mostrar el proceso.
3.- Especificar si el proceso ser mostrado en base a la duracin remanente o al porcentaje completado.
Parte de la actividad ya procesada.
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13.1.12.- Darle formato a las lneas de divisin de las barras.1.- Clic ac.
1.- Ac se cambia el formato de las lneas verticales.
2.- Ac se cambia el formato de las lneas horizontales.
4.- Ac se cambia el formato de la fecha de actualizacin.
5.- Ac se cambia el formato de la lnea de progreso.
1.1.- Cambiar el tipo y el color de la lnea.
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13.1.13.- Cambiando el formato del las letras en P3.P3 tiene la posibilidad de cambiar el formato del texto a travs de definir los formatos disponibles en el Layout. 1.- Clic ac. 2.- Este es el formato que utiliza P3 para las columnas y los datos de las barras.
3.- Clic derecho para desplegar la ventana fuente.
4.- Es esta ventana se selecciona el estilo de letra y el tamao.
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13.1.14.- Cambiar la configuracin de colores.P3 tiene la posibilidad de cambiar el formato del texto a travs de definir los formatos disponibles en el Layout. 1.- Clic ac. 3.- Una vez efectuados los cambios, se guarda los cambios con otro nombre. 4.- Clic ac para aceptar los cambios.
2.- Se puede cambiar el color tanto del fondo como del texto de las diferentes partes que aparecen en pantalla. Para esto solo se hace clic izquierdo en el texto o en el fondo de los rectngulos.
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13.2.- Agrupar y clasificar Layouts.P3 permite agrupar y clasificar Layouts de una manera muy eficiente. Agrupar supone organizar actividades dentro de categoras que compartan los mismos atributos. La clasificacin las ordena segn el criterio que se defina.
13.2.1- Clasificar Layouts.Se puede clasificar actividades de manera alfabtica, numrica, cronolgica o dependiendo de lo que uno escoja. Si no se escoge una alternativa de clasificacin, P3 lo clasifica en funcin de activity ID.
1.- Clic ac.
En esta casilla se pueden escoger diferentes criterios de clasificacin u ordenamiento. En este caso se ordenar las actividades de manera ascendente con respecto al inicio temprano, si dos actividades tienen el mismo inicio temprano P3 escoger la actividad con menor holgura total (como se defini en el segundo criterio de clasificacin).
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13.2.2.- Agrupar Layouts.Las actividades se agrupan teniendo en cuenta lo que tienen en comn, las actividades se pueden agrupar siguiendo una gran cantidad de criterios: cdigos de actividades, tipo de actividad, calendarios, cuentas de costo, recursos, holgura, WBS, etc.
1.- Clic ac.
2.- Seleccionar la informacin que se utilizar para el agrupamiento.
3.- Seleccionar si el agrupamiento aparecer de manera ascendente o descendente.
En esta casilla se define si se quiere que todos los criterios de categorizacin aparezcan en una sola fila (ejemplo 2 a continuacin). 4.- Definir si aparecern las actividades que no corresponden a ningn agrupamiento.
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13.2.2.- Agrupar Layouts.