manual proced i mentos dat

MANUAL

DE PROCEDIMENTOS

DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO

E

TESOURARIA

M a n u a l d e P r o c e d i m e n t o s

Pgina 1

NDICE

I. Introduo ............................................................................................................. pag.2

II. Procedimentos da Correspondncia Recebida na Sede da Fundao AMI ............. pag.3

A. Correspondncia recebida via CTT e Apartado .................................................. pag.3 B. Correspondncia entregue em mo na Receo ............................................... pag.4 C. Correspondncia Interna DAT ........................................................................... pag.4

III. Procedimentos de Tesouraria da Sede da Fundao AMI ...................................... pag.5

A. Caixa ................................................................................................................. pag.5 a. Horrio da Tesouraria ............................................................................. pag.5 b. Despesas pagas por Caixa ....................................................................... pag.5 c. Pedido de Divisas efetuado pelos Departamentos .................................. pag.6 d. Pagamentos e pedidos de reembolso efetuados por Caixa ..................... pag.6 e. Pagamento de Subsdio de Alimentao dos voluntrios dentro ............ Pag.6

e fora de Portugal Continental ................................................................ pag.6 f. Pagamento Deslocaes em Servio em Portugal Continental ................ pag.6 g. Receitas incorporadas em Caixa .............................................................. pag.6 h. Contagem fsica de Numerrio ................................................................ pag.7

B. Bancos .............................................................................................................. pag.7 a. Principais Pagamentos efetuados por Bancos ......................................... pag.7 b. Tratamento de cheques recebidos .......................................................... pag.8

C. Mailings ............................................................................................................ pag.8

IV. Procedimentos da Receo da Sede da Fundao AMI .......................................... pag.8

A. Descrio das Tarefas da Receo ..................................................................... pag.8 B. Placard Interno da Receo .............................................................................. pag.9 C. Documentao Institucional disponvel na Receo ......................................... pag.9 D. Material de Escritrio disponvel na Receo .................................................... pag.10 E. Venda de Artigos AMI ....................................................................................... pag.10 F. Substituio Colaboradores Receo ................................................................ pag.10

V. Anexos ............................................................................................................. pag.11 a 28


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I. INTRODUO

Este manual de procedimentos tem como objectivo principal informar todos os

colaboradores da Fundao AMI a respeito dos procedimentos internos e externos do

Departamento Administrativo e Tesouraria.

De referir que sempre que necessrio, estas orientaes, que servem de apoio a todos os

elementos desta Instituio, podero sofrer actualizaes nomeadamente ajustes e

alteraes no sentido de uma maior eficincia, conformidade e profissionalismo.


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II. PROCEDIMENTOS CORRESPONDNCIA RECEBIDA NA SEDE DA FUNDAO AMI

Toda e qualquer correspondncia entregue ao Departamento para se proceder ao

seu registo dirio (consultar anexo n 1) sendo que s depois ser reencaminhada

para os diversos Departamentos.

A. Correspondncia recebida via CTT e Apartado

No que diz respeito a esta correspondncia, a mais urgente de imediato

encaminhada para os respectivos destinatrios/Departamentos nomeadamente:

1. Todos os cheques e numerrio recebidos relativos a qualquer tipo de assunto so

imediatamente retirados dos envelopes para posterior tratamento e depsito no BES

e os Departamentos destinatrios so de imediato informados sobre a sua chegada;

2. Todos os cheques e vales de correio recebidos indevidamente preenchidos so

devolvidos ao destinatrio com uma carta de acompanhamento a explicar o motivo e

sugerir soluo adequada conforme o caso;

3. Os documentos provenientes dos diversos Bancos so entregues aos Departamentos

de Gesto Financeira e Contabilidade;

4. Toda a informao relativa a donativos espordicos, donativos Amigos AMI,

donativos Mailing imediatamente entregue ao DIC (Filomena Esteves) para

posterior emisso de recibo. Excepto os cheques, todos os outros tipos de

comprovativos dos mesmos (talo multibanco e de transferncia bancria) so do

mesmo modo encaminhados para o DIC;

5. Toda a informao relativa a encomendas de venda de artigos igualmente

transmitida ao DIC;

6. A restante correspondncia diariamente entregue Dr. Leonor Nobre, Diretora

Geral Adjunta que tutela o Departamento.


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B. Correspondncia entregue em mo na Receo

1. Trata-se essencialmente de encomendas, vendas de artigos, donativos e pagamento

de multas judiciais.

Tambm nestes casos tudo rececionado pelo Departamento e s depois

encaminhado aos respectivos Departamentos.

Saliento que no caso dos donativos e multas judiciais aps receo de numerrio ou

cheque, a informao dada aos Departamentos de Informao e Comunicao e

Contabilidade para imediata emisso de recibo. A Fernanda Helena emite

posteriormente a declarao do respetivo pagamento. Na sua ausncia, as

declaraes so passadas pela Carla Jorge.

C. Correspondncia Interna DAT

Toda a correspondncia enviada pelo Departamento registada diariamente

(consultar anexo n 2).


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III. PROCEDIMENTOS DE TESOURARIA DA SEDE DA FUNDAO AMI

A. Caixa

a. Horrio da Tesouraria

O horrio de atendimento estipulado das 9h00 s 13h00. Contudo abre-se exceo em

situaes de extrema urgncia que possam ser necessrias ao longo do dia.

Agradeo que este procedimento seja, o mais possvel, cumprido.

Diariamente todos os documentos de caixa so registados (consultar anexo n 3 e n 4),

bem como efetuada a contagem da mesma ao final da tarde.

b. Despesas pagas por Caixa

Todo e qualquer pedido de pagamento tem que ser entregue por escrito e com a

autorizao superior do respetivo Diretor e/ou Administrador, conforme o estipulado

anteriormente.

So pagas por caixa as despesas correntes e dirias da Sede a destacar:

Fundos de maneio (consultar anexo n 5) para misses de avaliao,

desenvolvimento, de emergncia e Aventura Solidria;

Subsdios de Alimentao/Deslocao para o estrangeiro (consultar anexo n 6);

Despesas de deslocao em servio em Portugal (consultar anexo n 7 e n 8);

Despesas dos colaboradores da sede que vo em misso: vacinas, profilaxias,

passaporte e fotos tipo-passe;

Aquisio de bilhetes TAP milhas;

Combustvel;

CTT;

Portagens;

Passes;

Despesas logsticas e artigos de higiene e limpeza;

Material de escritrio;

Material informtico;

Penhoras de Vencimento.


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c. Pedido de Divisas efectuados pelos Departamentos

Os pedidos de numerrio podem ser feitos em Euros ou Dlares e obrigatoriamente por

escrito e sempre com a autorizao do respetivo Diretor do Departamento e/ou

Administrador, no caso de somas elevadas.

Euros O pedido tem que ser efectuado com uma antecedncia mnima de 3 dias.

USD Para esta moeda pede-se o pedido com uma antecedncia mnima de 5 dias na

medida em que os procedimentos bancrios de levantamento tambm so mais

demorados.

d. Pagamentos e pedidos de reembolso efetuados por Caixa

Para todo e qualquer pedido de pagamento por numerrio obrigatrio por escrito, a

autorizao superior do Diretor do respetivo Departamento e/ou do administrador, caso

sejam valores ou ocasies no estabelecidas previamente.

e. Pagamento de Subsdio de Alimentao dos voluntrios dentro e fora de

Portugal Continental

Mensalmente enviada para o DRH uma listagem com os Subsdios de Alimentao pagos

por caixa.

f. Pagamento Deslocaes em Servio (quilmetros/combustvel) em Portugal

Continental

Neste item, o documento dever ser preenchido e apresentado ao DAT. Este documento

exclusivo para deslocaes em servio efetuadas em viatura prpria e dever ter o nmero

de quilmetros efetuado.

Outros documentos podero ser apresentados nomeadamente recibo de txi e/ou de

combustvel.

g. Receitas incorporadas em caixa

No Geral as principais receitas da caixa provm:

Receitas dos Centros Portas Amiga da zona de Lisboa (Olaias, Apoio Domicilirio,

Chelas, Almada, Cascais, Equipa de Rua e Abrigo da Graa);


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Donativos (consultar anexo n 9);

Vendas de artigos.

h. Contagem fsica de Numerrio

O DAT com o apoio do Departamento Logstico, procede contagem fsica de verbas (notas

e moedas) de cofres e mealheiros provenientes de algumas das diversificadas iniciativas da

Fundao.

B. Bancos

Todo e qualquer pedido de pagamento seja por cheque ou por transferncia bancria tem

que ser entregue por escrito e com a autorizao superior do respetivo Diretor e/ou

Administrador, conforme o estipulado anteriormente.

a. Principais pagamentos efetuados por bancos:

Emisso de cheques relativos a:

i. Pagamento de Fornecedores;

ii. Pagamento da Segurana Social;

iii. Pagamento s Finanas.

Transferncias relativas a:

i. Pagamento de Fornecedores;

ii. Fundos de Maneio dos seguintes Equipamentos Sociais;

a) Centro Porta Amiga de Coimbra

b) Abrigo do Porto

c) Delegao Norte

d) Centro Porta Amiga de Vila Nova de Gaia

e) Delegao S. Miguel

f) Residncia Social S. Miguel

g) Centro Porta Amiga de Angra do Herosmo

h) Centro Porta Amiga do Funchal

iii. Diversos pedidos de Devolues de verba dos Cursos de Socorrismo e

Aventura Solidria;


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iv. Pagamentos de Formaes dos colaboradores

b. Tratamento de cheques recebidos:

So todos registados informaticamente e posteriormente todos depositados no BES

(consultar anexo n 10).

C. Mailings

No caso dos Mailings so registados todas as receitas que cheguem em numerrio e por

cheque (consultar anexo n 11). O valor sempre atualizado e enviado para o

Departamento de Gesto Financeira.

IV. PROCEDIMENTOS DA RECEPO DA SEDE DA FUNDAO AMI

O DAT responsvel pela Gesto da Receo bem como dos seus colaboradores.

A. Descrio das Tarefas da Receo

1. Efectuar, receber e encaminhar todas as chamadas telefnicas para os respetivos

Departamentos. Todas as chamadas recebidas e efetuadas so diariamente

registadas (consultar anexo n 12);

2. Atendimento ao Pblico;

3. Encomenda refeies ICA;

4. Registo de entradas de encomendas (consultar anexo n 13);

5. Registo de visitas dirias (consultar anexo n 14);

6. Registo de entradas de faxes (consultar anexo n 15);

7. Pedido ao economato de material diverso de escritrio para a receo e uso geral

dos Departamentos;

8. Venda de Artigos AMI ao Pblico e a nvel interno (consultar anexo n 16);

9. Marcaes de reservas de todas as salas de reunio da Sede e que devero ser

reservadas com antecedncia (consultar anexo n 17);

10. Receo de Currculos Vitae e carimbo de documentos de Procura Activa de

Emprego;

11. Receo de encomendas efectuadas pelos colaboradores Farmcia Unio;


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12. Apoio diversificado a todos os Departamentos, sendo que uns so espordicos e

outros o ano todo:

a) Departamento de Ambiente

Apoio Envelopagem e envio de campanhas

Apoio na BD contactos Reciclagem

b) Departamento Contabilidade

Carimbagem e envelopagem dos recibos de donativo

c) Departamento Gesto Financeira

Apoio actualizao BD campanha IRS

Impresso, envelopagem e envio da campanha do IRS

d) Departamento Informao e Comunicao

Apoio organizao peditrio nacional (fotocpias, telefonemas, envio de

faxes)

Apoio Envelopagem de mailings e outras campanhas

Apoio envio revista AMI

e) Departamento Internacional

Envios de Faxes

Fotocpias material necessrio para formaes

Apoio no Arquivo de Voluntrios Internacionais

f) Departamento de Marketing

Carimbagem e envelopagem dos recibos de donativo das empresas

g) Qualquer outro apoio necessrio.

B. Placard Interno da Receo

Toda a Informao que seja necessria ser afixada na Receo ser colocada no

respetivo placard para o efeito e, ter que ter o prvio conhecimento da Diretora do

DAT.

C. Documentao Institucional disponvel na Receo:

Esto disponveis os seguintes documentos:

Ficha Voluntariado Nacional

Ficha Voluntariado Internacional

Folha de Frias


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Requisio de artigos para o economato

Folheto campanha IRS

Folheto Reciclagem

Folheto Carto de Sade

Folheto Amigos AMI

Folheto Aco Social

Revistas AMI

D. Material Escritrio disponvel na Receo:

Envelopes pequenos com e sem janela

Envelopes A4

Folhas A4 AMI 1 Via

Folhas A4 AMI 2 Via

E. Venda de Artigos AMI

Toda a venda de artigos presencial efetuada na Receo e os respectivos artigos

disponibilizados mediante pagamento imediato que entregue Diretora do DAT.

Todas as vendas so registadas em documento apropriado para o efeito.

F. Substituio Colaboradores Receo

Na ausncia de colaboradores da receo, o DAT solicita autorizao ao Diretor do

Departamento Logstico para a colaborao da Maria da Luz.

Na impossibilidade do mesmo se efetuar, existe um sistema de rotatividade para os

restantes colaboradores dos outros Departamentos, do qual todos os Diretores tm

conhecimento, no sentido de colmatar as ausncias verificadas.


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V

ANEXOS


Pgina 12

Data Remetente Morada Remetente Destina t rio Prioridade Assunto Entregue a

Registo de Correspondncia Externa Recebida

ANEXO N 1


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N de

Saida

Data

CorrespondnciaNome Assunto CTT Fax PMP Banco N Cheque

REGISTO DE SADAS DE CORRESPONDNCIA INTERNA

ANEXO N 2


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N. DATA DESCRIAO SADA ENTRADA SALDO

FOLHA DE CAIXA EUROS - N. 1Ms Ano

ANEXO N 3


Pgina 15

N. DATA DESCRIAO SADA ENTRADA SALDO

FOLHA DE CAIXA USD - N. 1Ms Ano

ANEXO N 4


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No

me

:N

om

e:

Loca

lLo

cal

Tota

lTo

tal

Dat

a:D

ata:

SAD

A D

E C

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ASA

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DE

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Fun

do

de

Man

eio

Fun

do

de

Man

eio

(Ass

inat

ura

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ssin

atu

ra)

ANEXO N 5


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Nome: Nome:

Local Local

N. Dias N. Dias

Total Total

Data: Data:

(Assinatura) (Assinatura)

Subsdio de Alimentao/Deslocao Subsdio de Alimentao/Deslocao

ANEXO N 6


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Ano ___________

Nome Colaborador(a):

Entidade:

Actividade Data Gasleo Bilhete AlimentaoParque

Estac.Portagem TOTAL

* Nota: 1 Km = 0,25

Data: ______ / ______ / _______

Assinatura colaborador(a): ___________________________

Assinatura Director(a): ___________________________

Folha de Despesas - Sadas em Servio

ANEXO N 7


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No

me

co

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leto

:N

om

e c

om

ple

to:

De

par

tam

en

to:

Loca

l:D

ep

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la:

Mat

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Ass

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a:

____

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DES

PES

AS

DE

DES

LOC

A

ES

DES

PES

AS

DE

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LOC

A

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____

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____

ANEXO N 8


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No

me

:N

om

e:

Mo

nta

nte

:M

on

tan

te:

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TUR

A

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a:D

ata:

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o

REC

EP

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AT

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A

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ivo

em

Nu

me

rri

o

ANEXO N 9


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DATA DO

CHEQUENOME DO DOADOR MORADA

VALOR DE

DONATIVO

N DE

CHEQUEBANCO

DATA DE

DEPSITO

BES

DONATIVOVENDA DE

ARTIGO

REGISTO DE SADA DE CHEQUES

ANEXO N 10


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N de chqs Data DepsitoMontante

Cheques

Montante

Numerrio

TOTAL

Contagem Cheques + Numerrio Mailing

ANEXO N 11


Pgina 23

DATA N DE TELEFONE NOME / FIRMA NOME / DEPT DATA N DE TELEFONE NOME / FIRMA NOME / DEPT

REGISTO DE CHAMADAS TELEFNICAS

RECEBIDAS EFECTUADAS

ANEXO N 12


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DATA ARTIGO FIRMA / REPRESENTANTE ASSINATURA RECEBIDO PORDESTINATRIO /

DEPARTAMENTO

REGISTO DE ENTRADA DE ENCOMENDAS

EXTERNAS RECEBIDAS

ANEXO N 13


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NOME / DEPT

SIM NO AMI

HORA DE

SADA

REGISTO DE VISITAS DIRIASMARCAO AGENDADA

DATA NOME / FIRMAHORA DE

CHEGADA

ANEXO N 14


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ANEXO N 15

DEPARTAMENTO ENTREGUE

REGISTO DE ENTRADA DE FAXESPARA DE DATA


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No

me

:N

om

e:

Art

igo

:A

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o:

Mo

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nte

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Dat

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RA

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O -

DA

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TIG

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ASS

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O

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AT

ASS

INA

TUR

A

ANEXO N 16


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MARCAO SALA DE REUNIES

DIA

09.0

0 - 0

9.30

09.3

0 - 1

0.00

10.0

0 - 1

0.30

10.3

0 - 1

1.00

11.0

0 - 1

1.30

11.3

0 - 1

2.00

12.0

0 - 1

2.30

12.3

0 - 1

3.00

13.0

0 - 1

3.30

13.3

0 - 1

4.00

14.0

0 - 1

4.30

14.3

0 - 1

5.00

15.0

0 - 1

5.30

15.3

0 - 1

6.00

16.0

0 - 1

6.30

16.3

0 - 1

7.00

17.0

0 - 1

7.30

17.3

0 - 1

8.00

1

Auditrio

Sala 1

Sala 2

Administrao

Auditrio

Sala 1

Sala 2

Administrao

Auditrio

Sala 1

Sala 2

Administrao

Auditrio

Sala 1

Sala 2

Administrao

Auditrio

Sala 1

Sala 2

Administrao

Auditrio

Sala 1

Sala 2

Administrao

Auditrio

Sala 1

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Administrao

Auditrio

Sala 1

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Administrao

Auditrio

Sala 1

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Administrao

Auditrio

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Administrao

Auditrio

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Administrao

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ANEXO N 17

manual proced i mentos dat

Documents

procedimentos de tesouraria

fundao ami

substituio colaboradores

portugal continental

venda de artigos ami

correspondncia interna

despesas pagas por caixa

receitas incorporadas