Microsoft®OfficeProject 2007 - A Bíblia

Elaine Marmel

R

Microsoft Office Project 2007 - A BíbliaDo original Microsoft Office Project 2007 - Bible Copyright © 2008 da Editora Alta Books Ltda.

Authorized translation from English language edition, entitled Microsoft Office Project 2007 Bible, by ElaineMarmel, published by Wiley Publishing, Inc. Copyright © 2007 by Wiley Publishing, Inc. PORTUGUESE languageedition published by Editora Alta Books, Copyright © 2008 by Editora Alta Books.

Todos os direitos reservados e protegidos pela Lei 5988 de 14/12/73. Nenhuma parte deste livro, semautorização prévia por escrito da editora, poderá ser reproduzida ou transmitida sejam quais forem os meiosempregados: eletrônico, mecânico, fotográfico, gravação ou quaisquer outros. Todo o esforço foi feito parafornecer a mais completa e adequada informação, contudo a editora e o(s) autor(es) não assumemresponsabilidade pelos resultados e usos da informação fornecida. Recomendamos aos leitores testar ainformação, bem como tomar todos os cuidados necessários (como o backup), antes da efetiva utilização.

Erratas e atualizações: Sempre nos esforçamos para entregar a você, leitor, um livro livre de erros técnicosou de conteúdo; porém, nem sempre isso é conseguido, seja por motivo de alteração de software, interpretaçãoou mesmo quando alguns deslizes constam na versão original de alguns livros que traduzimos. Sendo assim,criamos em nosso site, www.altabooks.com.br, a seção Erratas, onde relataremos, com a devida correção,qualquer erro encontrado em nossos livros.

Avisos e Renúncia de Direitos: Este livro é vendido como está, sem garantia de qualquer tipo, seja expressaou implícita.

Marcas Registradas: Todos os termos mencionados e reconhecidos como Marca Registrada e/ou comercialsão de responsabilidade de seus proprietários. A Editora informa não estar associada a nenhum produto e/oufornecedor apresentado no livro. No decorrer da obra, imagens, nomes de produtos e fabricantes podem tersido utilizados, e desde já a Editora informa que o uso é apenas ilustrativo e/ou educativo, não visando ao lucro,favorecimento ou desmerecimento do produto/fabricante.

Produção Editorial: Editora Alta BooksCoordenação Editorial: Fernanda Silveira

Tradução: Felipe Zuccoli e Nilson DiasRevisão: Monica Mourão

Diagramação: Leandro ZuhlkeRevisão Técnica: Eduardo Velasco

Impresso no Brasil

O código de propriedade intelectual de 1º de Julho de 1992 proíbe expressamente o uso coletivo sem autorização dos detentores dodireito autoral da obra, bem como a cópia ilegal do original. Esta prática generalizada nos estabelecimentos de ensino, provocauma brutal baixa nas vendas dos livros a ponto de impossibilitar os autores de criarem novas obras.

Rua Viúva Cláudio, 291 – JacaréRio de Janeiro – RJ. CEP: 20970-031

Tel: 21 3278-8069/ Fax: 3277-1253www.altabooks.com.br

e-mail: altabooks@altabooks.com.br

Prefácio

Gerenciar projetos pode ser tão excitante como programar a próxima viagem espacial ou tão mundanocomo planejar a rotina de manutenção da linha de produção. Um projeto pode ser tão compensadorquanto encontrar petróleo ou tão desastroso como a viagem inaugural do Titanic. Projetos podem terum orçamento de R$ 5,00 ou R$ 5.000.000,00. Uma coisa que todos os projetos têm em comum,todavia, é seu potencial para sucesso ou fracasso – a promessa de que se você desenvolver as coisas deforma correta, você alcançará seu objetivo.

Porque você precisa deste livro

Microsoft Project é uma ferramenta para implementar princípios e práticas de gerenciamento de projetosque podem lhe ajudar a ter sucesso. É por isto que este livro fornece não somente informação sobre quaisbotões apertar e onde digitar as datas do projeto, mas também a estrutura conceitual para fazer ogerenciamento de projetos informatizado trabalhar para você.

Como ele foi desenvolvido

Este livro esforça-se para oferecer exemplos da vida real de projetos de vários segmentos e disciplinas.Você se visualizará e também aos seus próprios projetos em algum lugar deste livro. Uma riqueza de dicase conselhos mostra como endereçar, controlar e superar restrições da vida real. Este livro foi desenvolvidopara trabalhar para você de duas formas:

Como um Tutorial. Você pode usar o Microsoft Project 2007 – A Bíblia como umaferramenta linear para aprender Project, das fundações até o final.

Como Referência. Você pode colocá-lo em sua prateleira e usá-lo como seu livro de referência doProject conforme a necessidade – para conselhos, informações e procedimentos passo-a-passo.

De qualquer forma, este livro enriquecerá sua experiência com Microsoft Project e você será um melhorgerente de projetos.

Para quem ele é

Diferente de softwares processadores de texto ou de planilhas, muitos de vocês devem ter se deparadocom softwares de gerenciamento de projetos sem nunca ter usado nada parecido antes. Você tambémpode ter utilizado versões anteriores de Project e outros softwares de gerenciamento de projetos.

Se gerenciamento de projetos for uma novidade, este livro é para você. Os capítulosiniciais explicam os conceitos básicos de gerenciamento de projetos computadorizado e oque ele pode fazer para que você tenha um contexto no qual possa aprender Project.

Se você for experiente no gerenciamento de projetos, este livro também é para você.Ele explica as novidades da última versão do Project e mostra técnicas para usar o softwareque talvez você não tenha considerado antes.

DICA

NO CD ROM

REFERÊNCIA CRUZADA

NOTA

NOVA FUNCIONALIDADE

Você receberá um maior benefício deste livro caso tenha, pelo menos, o conhecimento básico doambiente Windows, domínio das convenções padrão de software Windows e sinta-se confortável emutilizar um mouse. Mas, além disto, você precisa querer obter sucesso como um gerente de projetos –meta à qual este livro lhe ajudará alcançar.

Aspectos especiais deste livro

Para ajudá-lo a maximizar o uso deste livro, incluí muitos aspectos especiais em seu desenvolvimentoe concepção. As seguintes seções mostram como eles funcionam.

Convenções de formatação

Para acelerar sua experiência de aprendizado, utilizei as seguintes convenções de formatação:

Texto que você deve digitar: Quando for necessário digitar texto em um cronograma noProject, por exemplo, aparecerá em negrito.

Quando o uso do mouse for necessário: Um clique indica um clique com o botão esquerdodo mouse e um clique com o botão direito indica um clique com o botão direito do mouse.Clique duplo indica dois cliques rápidos e sucessivos com o botão esquerdo do mouse.

Combinações de teclas do teclado: Vão se parecer com Alt+Tab. Segure a primeira tecla e,sem soltá-la, pressione a segunda tecla.

Comandos de Menu: São exibidos com a seta de comando – por exemplo, escolhaArquivo Abrir.

Novos termos: Quando um novo termo ou conceito é introduzido aparece em itálico.

Ícones de margem

Através do livro, incluí ícones especiais nas margens para chamar sua atenção para informações adicionais,atalhos, conselhos, avisos sobre cursos de ação desastrosos, novas funcionalidades do Project 2007,referências para sabedoria adicional e como acessar o software no CD-ROM que acompanha este livro.Esta é a forma como elas aparecem:

O ícone de nota indica informação adicional sobre um ponto emdiscussão ou informação histórica que possa lhe interessar.

Uma dica é uma pequena recomendação para poupar tempo e indicar-lhe o melhor modo de fazer as coisas.

Este ícone chama a atenção para uma novafuncionalidade do Project 2007.

Este ícone útil dá uma pista de fontes de informaçõesadicionais sobre um tópico em discussão. Ele aponta para

outro capítulo ou tópico específico no livro.

O ícone do CD-ROM indica softwares úteis ou modelos que vocêencontrará no CD-ROM que acompanha este livro.

*Barras laterais sagazes*Barras laterais, como esta, são saídas para detalhes históricos ou informações interessantes.Seu propósito é que você leia a informação nela contida caso esteja com pressa para concluiruma tarefa específica.

Quando você tiver tempo para aprofundar-se no assunto os conceitos contidos nas barras lateraispodem ser de valor incalculável – eles fornecerão o contexto e profundidade necessários para alcançar umacompreensão mais completa das funções do Project.

Como este livro é organizado

Este livro é organizado do mesmo modo como você usa o Microsoft Project. Ele começa com algunsconceitos básicos e progride através de funcionalidades de que você precisa para desenvolver um típico cronogramae, então, monitorar seu progresso. Os capítulos finais fornecem informações mais avançadas para customizaro Project, utilizando as configurações de grupo de trabalho e trabalhando com o Project online.

Parte I - O Básico sobre gerenciamento de projetos

A Parte I deste livro explica os conceitos básicos e terminologia sobre gerenciamento de projetosnecessários para aprender Project. No capítulo 1, você conhecerá a natureza de projetos, como o MicrosoftProject pode ajudar a controlá-los e o ciclo de vida de um projeto típico. No capítulo 2, você verá numprimeiro relance o ambiente do software Project.

Parte II: Fazendo seu projeto andar

É aqui que você aprenderá o tipo de informação de que o Project precisa para fazer seu trabalho. No capítulo3, você começa a construir seu primeiro cronograma e adicionar tarefas em uma estrutura de tópicos. Nocapítulo 4, você atribui tempo e constrói relações de tempo entre as tarefas. No capítulo 5, você começa a atribuirpessoas e recursos ao seu projeto. É também nele que você aprende a determinar como estes recursos adicionamcustos a um projeto e como lidar com situações de hora extra e troca de turnos.

Parte III: Refinando seu projeto

Antes que seu projeto esteja pronto para estréia, você precisa ajustar algumas coisas, da mesma formaque faz uma revisão ortográfica em um documento gerado em um processador de textos. O capítulo 6explica como visualizar esta informação para ganhar perspectiva sobre seu projeto. O capítulo 7 ajuda-oa manipular e customizar modos de visualização para fazê-los trabalhar para você. O capítulo 8 mostracomo fazer o cronograma do seu projeto parecer mais profissional através da formatação do texto emudanças na aparência dos elementos gráficos. Os dois capítulos seguintes sondam as ferramentas queo Project oferece para solucionar conflitos em seu cronograma. O capítulo 9 explora a resolução deconflitos de tempo em seu cronograma para que possa alcançar seus prazos finais. O capítulo 10 consideraa resolução de conflitos de recursos, como pessoas superalocadas e equipamentos subutilizados.

Parte IV: Monitore seu progresso

É aqui que você recebe a recompensa por todos os dados que você digitou e pelas pacientes resoluçõesdos conflitos em seu cronograma. Depois de montar seu cronograma básico e de começar o projeto, você

pode monitorar seu progresso e verificar dados em seu status sob várias perspectivas. O capítulo 11oferece uma visão geral do processo de monitoramento. O capítulo 12 mostra como monitorar progressoem suas tarefas individuais e como visualizar este progresso em vários modos. No capítulo 13, vocêexplora o poder de gerar relatórios em seus projetos para todos, dos gerentes aos membros individuaisdo projeto. O capítulo 14 fornece recomendações e métodos para analisar seu progresso e fazer ajustesconforme necessário para permanecer dentro do prazo e do seu orçamento.

Parte V: Trabalhando em grupos

A maioria dos projetos que valem o esforço de monitoramento no Project não são executados por umaúnica pessoa; grupos de trabalho, times e comitês, geralmente, formam um time de projeto no dia-a-dia.O capítulo 15 mostra como montar projetos múltiplos para rodarem concorrentemente ou comoconsolidar pequenos projetos em cronogramas maiores. E do capítulo 16 até o 21, você aprende comoplanejar, implementar e gerenciar projetos usando Project, Project Web Access e Project Server, a soluçãoMicrosoft para gerenciamento de projetos através da web.

Parte VI: Microsoft Project avançado

A Parte IV fornece recomendações e informações sobre como facilitar o uso do Microsoft Project.Aprenda a customizar o ambiente do Project no capítulo 22. O capítulo 23 fornece informações sobremacros, que são programas simples capazes de gravar e automaticamente rodar uma série de passosusados com freqüência, poupando esforço e tempo. O capítulo 24 mostra como usar VBA e VBScriptpara customizar o Project para que ele trabalhe da mesma forma como você. O capítulo 25 lida cominformações sobre importação e exportação para dentro e fora do Project. Importar informações deoutros softwares pode poupar tempo e despesas de redigitação de dados já existentes. E no capítulo 26,você encontrará alguns estudos de caso que demonstram maneiras como o Project foi utilizado pordiversas empresas.

Apêndices

Apêndices B-D fornecem recursos e outros materiais adicionais para facilitar seu trabalho. O apêndice Acobre o conteúdo e a instalação do CD-ROM que acompanha este livro, que contém softwares versãotrial, modelos que poupam tempo e uma página web com links para páginas de interesse no mundo dogerenciamento de projetos – incluindo páginas de parceiros do Microsoft Project.

Glossário de gerenciamento de projetos

O glossário no final do livro contém muitos termos específicos relacionados ao gerenciamento deprojetos, assim como os conceitos que se desenvolveram com o passar dos tempos. Estes termos sãodefinidos quando são usados pela primeira vez no livro, mas você pode desejar consultá-los depois. Paraisto, use esta conveniente lista em ordem alfabética.

Agradecimentos

Nenhum homem (ou mulher) é uma ilha e este livro é produto dos esforços de muitas pessoas.Obrigado, Kyle Looper, pelo seu suporte, por tornar as coisas suaves e fáceis e por ter fé em mim.Obrigado, Robin Drake, por iniciar este projeto comigo e manter-me por dentro enquanto você pôde.Sinto por não podermos ter finalizado juntos, mas eu espero que haja projetos em nosso futuro.Obrigado, Susan Christophersen, pelo ótimo trabalho a partir de onde Robin parou, por manter-me sãe o manuscrito legível. Meu obrigado também para o time do CD na Wiley por produzir a página web noCD e por lidar com os detalhes da compilação do CD.

Obrigado Jim Peters por Cpelos maravilhosos insights que me ajudaram. Como sempre, foi um prazertrabalhar com você e estou esperando por nossa próxima aventura juntos. Jim é um PMP e presidente daSoftwareMatters.com, Inc, uma parceira do Microsoft Project focada em integrar gerenciamento de projetose métodos de desenvolvimento de software com as soluções e ferramentas do Microsoft EnterpriseProject Management. Jim possui vasta experiência no desenvolvimento e implementação de soluções desoftwares enterprise project management, treinamento sobre gerenciamento de projetos, desenvolvendosistemas de relatórios para gerenciamento de projetos. Ele pode ser contatado no telefone (877) 257-1982ou pelo e-mail jmpeters@softwarematters.com. Para mais informações sobre SoftwareMatters.com, Inc,veja seu website www.softwarematters.com. Muito obrigado também aos revisores técnicos adicionaisque ajudaram numa corrida contra o tempo e contribuíram com sua expertise para este projeto: BrianKennemer, Thuy Le e T.R. Sloan.

Obrigado à Ira Brown e Roger Butler da Project Assistants, co-autores do capítulo 24. Ira é o Vice-presidente Executiva, CTO e co-fundadora da Project Assistants, Inc, uma parceira Premiere MicrosoftProject e Solution Provider especializada em implementar serviços, integração, treinamento edesenvolvimento de software customizado para Microsoft Project. Ela possui vasta experiência emgerenciamento de projetos e desenvolvimento de aplicações e é reconhecida como uma autoridade líderem desenvolvimento de soluções customizadas para Microsoft Project e Project Server. Roger é umArquiteto de Soluções Sênior na Project Assitants especializado em desenvolvimento de softwarecustomizado para Microsoft Project e Microsoft Project Web Access e é um expert em integração comuma variedade de aplicações de terceiros relacionadas a gerenciamento de projetos. Ira pode ser contatadaatravés do telefone (800) 642-9259 ou pelo e-mail ibrown@projectassistants.com. Para mais informaçãosobre a Project Assistants, visite a página web deles em www.projectassitants.com .

Todos vocês me ajudaram a fazer o Project 2007 – A Bíblia um livro melhor do que eu poderia terproduzido sozinha.

SumárioAgradecimentos X

Parte I: O Básico sobre gerenciamento de projetos

Capítulo 1: A Natureza de Projetos 3Entendendo Projetos 3

Explorando o gerenciamento de projetos 4Caminho crítico e folgas 4Durações e etapasCronogramas dirigidos por recursos etarefas de duração fixa 7Diagramas que ajudam o gerenciamentode projetos 7Dependências 10

Gerenciando projetos com software de gerenciamentode projetos 10

O que é requerido de você 11O que Microsoft Project pode fazerpara ajudar 12

O Ciclo de Vida de um Projeto 13Identificando seu objetivo e o escopo do projeto 13Planejando 14Revisando 15Monitorando 16

Resumo 18

Capítulo 2: Explorando o ambiente do Microsoft Project 19Observando o Projeto pela primeira vez 19

Iniciando o Projeto 20Trabalhando com a Guia do Projeto 21Examinando o modo de exibição doGráfico Gantt 25Utilizando menus do Project 28Examinando as barras de ferramentas 31

Inserindo informações 32Modificando modos de Exibição 34

O que há de novo no Project 2007 35Resumo 36

Parte II: Fazendo seu projeto andar

Capítulo 3: Criando um novo projeto 39Reunindo informações 39

Determinando o detalhe das tarefas 40Estabelecendo limites de tempo 41Alinhando seus recursos 41Analisando as dependências 41

Abrindo um arquivo de projeto 42Abrindo um arquivo de projeto – o modo usual 42Outros modos de abrir ou iniciar projetos 42

Estabelecendo a informação básica do projeto 44XI

Analisando calendários de projetos 47Ajustando opções de calendário 48Ajustando opções de cronograma 49Criando um novo calendário 49Ajustando o calendário 52

Inserindo tarefas 56Adicionando subtarefas 58Salvando arquivos de projeto 62

Salvando arquivos 62Salvando arquivos como modelos 64Protegendo arquivos 64Fechando o Project 65

Trabalhando com estrutura de tópicos no Project 65Ajustando tarefas em uma estrutura de tópicos 65Copiando tarefas 68Exibindo e ocultando tarefas 70

Obtendo Ajuda 73Utilizando o sistema de Ajuda 73Buscando Ajuda on-line 75

Resumo 76

Capítulo 4: Construindo tarefas 77Estabelecendo duração para tarefas

77Tarefas de unidades fixas 78Tarefas de duração fixa 78Tarefas de trabalho fixo 79Tarefas controladas pelo empenho 80

Designando a duração de tarefas 80Utilizando a tabela Gantt 80Utilizando a caixa de diálogo Informações sobre a tarefa 82Utilizando seu mouse e barra de tarefas 84Configurando opções de cronograma 85Designando um calendário para uma tarefa 86Criando etapas 87Duração para tarefas de resumo 88

Utilizando tarefas recorrentes 88Estabelecendo restrições e datas de prazo final 92

Entendendo restrições 92Utilizando datas de prazo final 93Configurando restrições e datas de prazo final 94

Manipulando o Gráfico de Gantt para visualizar tempo 95Inserindo anotações de tarefas 98Estabelecendo dependências entre tarefas 101

Entendendo dependências 101Entendendo as interações entre restrições e dependências 101Permitindo latências e sobreposições 103Tipos de dependência 104

Término-a-início (TI) 105Início-a-término (IT) 106Início-a-início (II) 107Término-a-término (TT) 108

Estabelecendo dependências 109Estabelecendo dependências término-a-início 109Estabelecendo outros tipos de dependências 110

Visualizando dependências 112Excluindo dependências 113Resumo 114

XII

Capítulo 5: Criando recursos e inserindo custos 115Entendendo recursos 115

Como recursos funcionam 116Como Project usa informações de recurso paraafetar o cronograma 117Como Project reúne informações de custo 117

Criando uma lista de recursos 118Modificando informações de recursos 121

Atribuindo um método de comunicação 122Especificando disponibilidade de recursos 122Especificando um tipo de reserva 122Criando um recurso genérico e atribuindocampos personalizados 125Criando recurso de orçamento 126Adicionando notas a um recurso 127Calendários e recursos 129

Modificando o período útil de um recurso 129Bloqueando o período de férias 130

Utilizando recursos e tarefas 133Atribuindo recursos a tarefas 133Atribuindo um recurso de orçamento 135Obtendo ajuda enquanto seleciona recursos para atribuição 137Algumas dicas sobre atribuição de recursos 140Removendo ou substituindo uma atribuição de recurso 141

Lidando com situações de custo incomuns 143Atribuindo custos fixos 143

Atribuindo um custo fixo a uma tarefa 143Atribuindo um custo de recurso fixoa uma tarefa 145

Contabilizando mudanças de taxa de recursos 146

Resumo 149

Parte III: Refinando seu projeto

Capítulo 6: Entendendo o básico sobre modos de exibição 153O que é um modo de exibição 153

Alterando uma tabela 154Alterando detalhes de uma seção 155

Examinando indicadores 156Admirando os modos de exibição 157

Calendário 158Gantt Detalhado 159Gráfico de Gantt 160Gantt de Redistribuição 161Gantt de Controle 162Gantt com várias linhas de base 164Diagrama de Rede 165Diagrama de Rede descritivo 170Diagrama de Relações 171Modo de exibição Análise de PERT 172

Planilha de Entrada PERT 173Gantt Otimista 174Gantt Esperado 174Gantt Pessimista 175Pesos do PERT 175

Alocação de Recursos 176Formulário de Recursos 178Gráfico de Recursos 178

XIII

Formulário Nome da Tarefa 180Planilha de Recurso 180Uso do Recurso 181Modos de Exibição Acumulados 182

Utilizando a barra de tarefa de resumo 183Utilizando o macro Acumular_Formatação 185Alterando modos de exibição acumulados 188

Formulário Detalhes da Tarefa 189Entrada de Tarefa 190Formulário de tarefas 191Formulário Nome da Tarefa 191Planilha de Tarefas 192Uso da Tarefa 193

Imprimindo seu projeto 194Resumo 198

Capítulo 7: Usando os modos de exibição para ganhar perspectivas 199Personalizando modos de exibição 199

Alterando tabelas 199Alterando a altura da linha e largura da coluna 199Ocultando e inserindo colunas 201Adicionando campos em um modo deexibição de uso 202Alterando tabelas 204Criando novas tabelas ou editandotabelas existentes 205

Trabalhando com modos de exibição 208Adicionando modos de exibição 209Criando um modo de exibição combinado 211

Classificando tarefas em um modo de exibição 214Classificando tarefas 214Criando códigos de EDT 216Renumerando códigos de EDT 220Definindo números de estrutura de tópicos 222

Filtrando modos de exibição para ganhar perspectiva 226Filtros de tarefa padrão 228Aplicando um filtro a um modo de exibição 230Criando filtros personalizados 231Utilizando AutoFiltro 232Utilizando Grupos 233

Resumo 237

Capítulo 8: Alterando a aparência do seu projeto 239Modificando a aparência do projeto 239Utilizando o assistente de Gráfico de Gantt 240Formatando elementos um a um 245

Trabalhando com texto 245Formatando o texto selecionado 245Aplicando formatação a categoriasde texto 247

Alterando barras de tarefas 249Formatando barras de tarefas 249Alterando o layout do Gráfico de Gantt 254Alterando linhas de grade 255

Alterando o diagrama de rede 257Formatando os nós do diagrama de rede 257Modificando estilos das caixas 257Formatando campos que aparecem nas caixas 259Alterando o layout do diagrama de rede 262

XIV

Formatando o modo de exibição Calendário 264Formatando as entradas de Calendário 264Alterando o layout do Calendário 265

Inserindo Desenhos e Objetos 267Copiando figuras 268Usando imagens em cronogramas 274Inserindo objetos visuais 275Usando a barra de ferramenta Desenho 277Modificando gráficos e desenhos 280

Resumo 281

Capítulo 9: Solucionando problemas de cronograma 283Solucionando conflitos de cronograma 283

Adicionando recursos a tarefas 284Usando horas extras 284Adicionando tempo às tarefas 286Ajustando margem de atraso 286Alterando restrições de tarefas 287Ajustando dependências 290Dividindo uma tarefa 292

Usando o caminho crítico para encurtar um projeto 293Identificando o caminho crítico 293Encurtando o caminho crítico 297

Usando múltiplos caminhos críticos 298Resumo 301

Capítulo 10: Solucionando problemas de recursos 303Entendendo como conflitos de recursos ocorrem 303Identificando conflitos de recursos 304

Usando modos de exibição para identificar conflitos de recursos 304Usando filtros para identificar conflitos de recursos 306

Solucionando conflitos 308Alterando alocações de recurso 308

Trocando recursos 308Adicionando ou excluindo uma atribuiçãode recurso 311

Agendando horas extras 312Redefinindo o calendário de um recurso 313Atribuindo trabalho em meio período 315Controlando quando recursos começam a trabalharem uma tarefa 317Atrasando tarefas ao nivelar cargas de trabalho de recursos 317

Permitindo que o Project nivele as cargasdos recursos 317Fazendo ajustes na redistribuição 320

Contornando recursos 322Definindo um padrão de contorno 323Contornando a disponibilidade de um recurso 325

Pool de recursos 325Resumo 326

Parte IV: Controlando seu progresso

Capítulo 11: Compreendendo o controle 329Compreendendo os princípios do controle 329

Estimativas versus trabalho realizado 330Fazendo ajustes conforme você trabalha 330

Usando linhas de base 332XV

O que é uma linha de base? 332Definindo uma linha de base 333

Alterando a linha de base 335Adicionando uma tarefa à linha de base 335Usando planos provisórios 336Limpando a linha de base ou plano provisório 338

Exibindo o progresso no modo de exibição Gantt de Controle 339Interpretando o modo de exibição Gantt de Controle 339A tabela variação de tarefa 341A Tabela Custo da Tarefa 342

Compreendendo Estratégias de Controle 344Preparativos para o trabalho de controlar 344Mantendo o controle sob controle 345

Resumo 345

Capítulo 12: Gravando o realizado 347Organizando o processo de atualização 347Compreendendo opções de cálculo 348Atualizando tarefas para refletir informações realizadas 351

Definindo as datas de início e término reais 352Gravando durações reais 353Configurando o valor de porcentagem completa 354Definindo trabalho concluído 356Definindo as durações restantes 357

Usando dados reais e custos 358Usando a Tabela Custo para tarefas 359Usando a tabela Custo para recursos 360Sobrescrevendo avaliações de custo dos recursos 360

Técnicas e Dicas para Atualizações 363Controlando trabalho ou custos regularmente 364Acelerando o processo de atualização 367Permitindo que o Project reagende trabalho incompleto 368

Analisando progresso 370Usando o modo de exibição Gantt de Controle 370Usando a tabela Trabalho para tarefas 371Usando a tabela Trabalho para recursos 371Exibindo linhas de progresso 372

Resumo 374

Capítulo 13: Relatórios de progresso 375Criar relatórios de texto 375

Observando o todo 378Resumo do Projeto 378Tarefas de nível superior 378Tarefas críticas 379Etapas 380Dias úteis 380

Gerando relatórios de custos 381Fluxo de caixa 381Valor Acumulado 383Cabeçalhos do Relatório Valor Acumulado 384Orçamento 384Relatórios de Orçamento estourado 384

Produzindo relatórios de tempo 385Tarefas não iniciadas 386Tarefas com início breve 386Tarefas em andamento 387Tarefas Concluídas 387Tarefas que já deveriam ter iniciado 388

XVI

Tarefas adiadas 388Fazendo relatórios de atribuições de trabalho 389

Quem faz o que 389Quem faz o que e quando 389Lista de Tarefas pendentes 390Recursos superalocados 391

Apresentando relatórios sobre cargas de trabalho 391Uso da Tarefa 392Uso do Recurso 392

Personalizando relatórios 394Relatórios personalizados 394Personalizando um relatório existente 396

Relatórios Visuais 399Relatórios de Uso de Tarefas 400

O Relatório Fluxo de Caixa 400O Relatório Valor Acumulado sobre o Tempo 400

Relatórios de uso dos recursos 402Relatório Fluxo de Caixa 402Relatório Disponibilidade de Recurso 402Relatório Resumo de Custo do Recurso 403Relatório Disponibilidade de Trabalho de Recurso 404Relatório Resumo de Trabalho de Recursos 404

Relatórios Uso de Recursos 405Relatório Custo de Linha de Base 405Relatório Linha de Base 406Relatório Trabalho de Linha de Base 407Relatório Custo de Orçamento 408Relatório Trabalho de Orçamento 409

Relatórios de Resumo 410Relatório Status de Tarefas Críticas 410Relatório Status de Tarefas 411Relatório de Trabalho Restante de Recursos 412O Relatório Status de Recurso 413

Personalizando modelos de relatórios visuais 414Resumo 416

Capítulo 14: Analisando o progresso financeiro 417Compreendendo o valor acumulado 417

Compreendendo os campos de valor acumulado 417Usando o método % trabalho concluído paracalcular valor acumulado 420Definindo a data para cálculos de valor acumulado 421

Usando tabelas de valor acumulado 422Usando a tabela Valor acumulado para tarefas 423Usando a tabela Valor acumulado para recursos 424Usando as tabelas Indicadores de custo de valoracumulado e Indicadores de cronogramade valor acumulado 424

Avaliando informações de custo 426Gerando gráficos de valor acumulado 426Utilizando tabelas dinâmicas para análises 432

Fazendo ajustes durante o projeto 436Alterando o cronograma 436Modificando atribuições de recursos 436

Resumo 437

XVII

Parte V: Trabalhando em grupos

Capítulo 15: Coordenando múltiplos projetos fora do Project Server 441Consolidando projetos 441

Preparando para utilizar consolidação 442Inserindo um projeto 444Usando projetos inseridos e seus arquivos fonte 448Consolidando todos os projetos abertos: um atalho 449Movendo subprojetos dentro de um projeto consolidado 450

Compreendendo Projetos Consolidados e Dependências 451Criando links entre tarefas dentro dos projetos 451Mudando links entre projetos 453Projetos Consolidados – salvar ou não salvar 453

Visualizando múltiplos projetos 454Visualizando o caminho crítico entre projetos 455Compartilhando recursos entre projetos 457

Criando um compartilhamento de recursos (pool de recursos) ecompartilhando os recursos 457Abrindo um projeto que utilize um compartilhamentode recursos (pool de recursos) 459Atualizando informações no compartilhamento de recursos. 459Pare de compartilhar recursos 460

Resumo 462

Capítulo 16: Preparando para usar Project Server 463Compreendendo o Project Server e o Project Web Access 463Quais as novidades no Project Server 2007? 466

Novas funcionalidades no Project Server 2007 466Planejando o projeto 468

Acessando os requisitos 468Identificar as pessoas que aprovarão o desenhodo Project Server 469Identificar membros do staff para entrevista 469Criar um questionário de definição de requisitos. 469Conduzir entrevistas 470Calculando o ROI 470

Desenhando o sistema 470Acessando o ambiente tecnológico 470Endereçando necessidades especiais 470Estabelecendo e reforçando os padrões da organização 471Treinamento 473

Desenvolvendo uma estratégia para implantação e configuração 473Evitando brechas 474Resumo 475

Capítulo 17: Instalando e configurando Project Server 477Revendo requisitos 477

Atendendo aos requisitos do software 478Requisitos do software para os servidores 478Requisitos do Software para computadores client 478

Atendendo os requisitos de hardware 478Requisitos de hardware para os servidores 478Requisitos de hardware para computadores client 479

Acessando o ambiente de rede 479Considerando cenários de software/hardware 479

O pequeno servidor farm 480O servidor farm médio 480

XVIII

O servidor farm grande 481Instalando Software Periférico 481

SQL Server e Analysis Services 481Verificando a versão do SQL 481Internet Information Services (IIS) 482

Ativando o IIS 483Checando o modo IIS 484

Instalando o .NET Framework 3.0 486Estabelecendo a conta do Windows Security 486

Conta de Serviço do Windows SharePoint Services 486A conta de segurança do Pool de Aplicações 486Conta do proprietário do conjunto de sites 487Conta de administrador do provedor de serviço compartilhado 487Conta de administrador de instância do Project Server 487Criando uma conta 487

Instalando o Project Server e o Windows SharePoint Services 489Conectando o Project Server a partir do Project Web Access 494Resolvendo problemas de instalação 495Resumo 496

Capítulo 18: Project Server e o administrador 497Checando novamente as configurações 498

Especifique as funcionalidades do Project Server parasua organização 500Gerenciando o Windows SharePoint Services 501Gerenciando Configurações de Segurança 503

Gerenciando modelos de segurança 503Gerenciando grupos 504Trabalhando com categorias 506

Gerenciando usuários 509Trabalhando com visualizações 510Trabalhando com o template global da empresa 513

Trabalhando com o global da empresa 513Definindo campos personalizados de empresas 514Criando calendários de empresas 516

Configurando e editando os recursos da empresa 518Criando o pool de recursos da empresa 518Editando recursos no pool de recursos da empresa 519

Importando projetos 521Gerenciando configurações de planilha de horas e tarefas 523

Períodos financeiros 523Períodos da planilha de horas 524Classificações de planilha de horas 525Configurações e padrões de planilha de horas 525Configurações e exibições de tarefas 527Feche tarefas para atualizar 528Estabelecendo Tempo Administrativo 529

Customizando o Project Web Access 530Controlar a aparência do painel Iniciação Rápida 530Selecionando estilos e escalas de tempo da barra detarefas do Gantt 531Selecionando formatação de agrupamento 532

Tarefas de manutenção 533Ativando os projetos e recursos da empresa 533Gerenciando informações nos databases do Project Server 534Fazendo e restaurando o Backup 535

Agendamento de backups 535Faça um backup 536Restaure um backup 536

Gerenciando a fila 538XIX

Gerenciando cubo OLAP 539Migrando os repositórios de serviços de análise 539Configurando o cubo 542Estabeleça configurações de construção de cubos 543Checando o status da construção do cubo 543Permitindo que os usuários exibam o cubo. 544

Gerenciando operações 547Alertas e lembretes 547Configurando o manipulador de eventos do server-side 548Sincronizando o pool de recursos da empresa com um grupo ativo de diretório 550Trabalhando com espaços de trabalho de projeto 550

Resumo 552

Capítulo 19: Project Server e o gerente de projeto/recursos 553Criando uma conta de logon do Project Server 553

Para criar uma conta do Project Server, siga os seguintes passos: 554Conectando-se ao Project Server 555

Criando um projeto baseado em web 556Compreendendo a estrutura do database do Project Server 556Revendo as opções de um projeto baseado em web 556Armazenando um esboço de projeto no database doProject Server. 557Publicando as informações do projeto 558

Trabalhando com projetos baseados em web 559Abrindo um projeto armazenado no database do Project Server 559

Compreendendo a caixa de diálogo Abrir 560Abrindo um projeto de esboço ou um projeto publicado 560Fechando um projeto armazenado no databasedo Project Server 561

Gerenciando o cache local 561Exibindo páginas do Project Server no Project Professional 563Utilizando planos de atividades e propostas 564

Atribuindo recursos aos projetos 567Adicionando recursos da empresa ao seu projeto 568Substituindo recursos genéricos por recursos reais 568Notificando os recursos das tarefas 570Utilizando o assistente de substituição de recursos 570Atribuindo recursos utilizando o Project web Access 573

Monitorando o progresso 577Estabelecendo um método de monitoramento 577Configurando um relatório de status 578Recebendo atualizações dos membros das equipes 580Trabalhando com problemas e riscos 582

Monitorando os problemas 582Monitorando Riscos 586

Gerenciando Produtos 586Resumo

589Capítulo 20: Project Server e o usuário do dia-a-dia 591

Conectando-se ao Project Web Access 591Revendo a página inicial 592Personalizando a página inicial 593Exibindo Informações 595

Trabalhando com suas tarefas 596Inserindo tempo nas tarefas 596Submetendo atualizações de Tarefas 597Adicionando Tarefas 599

XX

Reatribuindo uma tarefa 600Trabalhando com sua planilha de tarefas 601

Inserindo Horas 602Salvando entradas de planilha de horas 603Reportando horas administrativas 603

O Project Web Access e o Microsoft Outlook 604Integrando o calendário do Outlook com o Project Web Access 604

Configurando a integração 605Configurando opções de integração 606Importando Atribuições do Project Web Accesspara o Outlook 607Atualizando o Project Web Access com as informaçõesdo Outlook 608

Trabalhando com documentos 609Reportando status 612Resumo 614

Capítulo 21: Project Server e o executivo 615Revendo seu portifólio 615Identificando ameaças e problemas em potencial 620Resumo 622

Parte VI: Microsoft Project Avançado

Capítulo 22: Personalizando o Microsoft Project 623Utilizando campos Personalizados 625

Personalizando entrada de informações 626Criando um campo personalizado 626Utilizando um campo personalizado para entradade um dado 628

Utilizando fórmulas em campos personalizados 629Modificando a interface 634

Configurando níveis de Desfazer 634Ícone da barra de tarefas do Windows 635Salvando arquivos de projetos 636Utilizando o Organizador 638Fazendo mudanças na barra de ferramentas 639

Combinando ou separando a barra de ferramentas 639Adicionando e deletando ferramentas da barrade ferramentas 642Criando barra de ferramentas personalizadas 644Alterando e editando imagens de botões 646

Personalizando menus de projeto 648Adicionando menus 648Atribuindo novos comandos 650Removendo comandos e menus 651

Resumo 652

Capítulo 23: Utilizando macros para acelerar seu trabalho 669Utilizando macros 653Gravando macros 653Executando macros 657Utilizando atalhos para executar macros 658

Atribuindo uma macro a um botão na barra de ferramentas 658Atribuindo uma macro a um comando de menu 662Atribuindo uma tecla de atalho a uma macro 666

Resumo 668

XXI

Capítulo 24: Personalizando Microsoft Project utilizando VBA e ActiveScripting 669Exemplo um: Criando um filtro para exibir tarefas críticas eatribuições de recursos 670

Gravando uma macro para criar um filtro para tarefas críticas 670Editando a macro para exibir apenas recursos especificados 673Testando o código 674

Exemplo dois: Criando um objeto de UserForm para ajustar o trabalho 677Desenhando a UserForm 678

Criando uma UserForm 678Ajustando o tamanho do UserForm 680Adicionando controles ao UserForm 681

Adicionando um código ao UserForm 686Adicionando código para exibir nomes de recursos 686Adicionando um código ao botão OK paramudar o trabalho 688Adicionando um código ao botão Cancelar 690

Adicionando um subprocedimento para mostrar a UserForm 691Exemplo Três: Personalizando a Guia do Projeto 692

Conteúdo do documento XML da Guia do Projeto 694Os elementos do documento XML da Guia do Projeto 695Definindo a Guia do Projeto para um projeto 697

Customizando a Guia do Projeto para criarum novo projeto 698Adicionando uma nova tarefa à área objetivo Tarefas 699Criando uma página HTML customizada 700Implantando a Guia do Projeto personalizada. 704

Resumo 704

Capitulo 25: Importando e exportando informações do projeto 705Entendendo conceitos gerais de importação e exportação 705Exportando informações 706

Salvando informações de relatório em um cubo OLAPou em um database Access 706Exportando para arquivos do Office 708

Enviando dados do projeto para o Excel 708Enviando dados do Project para o Microsoft Word 713

Exportando informações do projeto para uma imagem gráfica 714Exportando para arquivos de texto 716

Importando informações 717Inserir outro projeto 718Importando arquivos do Office 718

Levando informações da pasta de trabalho doExcel ao Project 718Levando informações do banco de dadosAccess ao Project 720Levando lista de tarefas do Outlook para o Project 722Levando informações do Word ao Project 722

Importando outros arquivos 727Importando arquivos do Microsoft Project Exchange 728Importando arquivos de texto 728

Resolução de problemas 729Project importa tempos de dados incorretos doMicrosoft Excel 730Objetos vinculados ou anexados não importamou exportam 730O arquivo exportado contém informações a mais oua menos do que o esperado 730

XXII

O Project importa informações inválidas 731Os valores das informações importadas alteram 731O projeto importado está vazio 731O Project exibe informações importadas noscampos errados 731

Resumo 731

Capítulo 26: Estudos de caso de projetos 733Caso 1 733

Descrição do problema 734Solução do problema 734Benefícios do negócio 735Solucionadores do problema 736

Caso 2 736Descrição do problema 736Solução do problema 737Solucionadores do problema 737

Caso 3 737Descrição do problema 737Solução do problema 738Solucionadores do problema 738

Caso 4 739Descrição do problema 739Solução do problema 739Solucionadores do problema 740

Caso 5 740Descrição do problema 740Solução do problema 741Solucionadores do problema 742

Caso 6 742Descrição do problema 742Solução do problema 742Solucionadores do problema 743

Caso 7 743Descrição do projeto 743Solução do projeto 744Solucionadores do problema 744

Resumo 744

Parte VII: Apêndices

Apêndice A: O que tem no CD-ROM 745Apêndice B: Planilha de gerenciamento de projeto 753Apêndice C: Campos e funções disponíveis para fórmulasde campos customizados 763Apêndice D: Recursos de gerenciamento de projetos 781Índice Remissivo 793

XXIII

Capítulo 1A natureza de

projetosTodo mundo executa projetos. Construir uma casa na árvore

é um projeto; da mesma forma que colocar um homem nalua. Da mais simples reforma em sua casa até o mais complexonegócio ou aventura científica, projetos são uma partesignificativa de nossas vidas. Mas o que exatamente é umprojeto e o que você pode fazer para gerenciar todas as suasfacetas?

Alguns projetos são definidos pela sua aleatoriedade. Prazosperdidos, surpresas desagradáveis e problemas inesperadosparecem ser tão inevitáveis como as reuniões semanais deequipe. Outros projetos possuem poucos problemas. Oprojeto que transcorre suavemente do início ao fim é raro.Bom planejamento e comunicação podem ser um longocaminho em direção a evitar desastres. E mesmo que nenhumplanejamento possa antever todos os possíveis problemas, obom gerenciamento de projetos permite-lhe lidar com aquelasviradas e rolos inevitáveis da melhor maneira possível.

Neste capítulo, você começará a explorar ferramentas eadquirirá habilidades que poderão lhe ajudar a se tornar umgerente de projetos mais eficiente e produtivo. O objetivodeste capítulo é fornecer uma base sobre o que é um projeto,o que é gerenciamento de projetos e como Microsoft Project2007 compõe este quadro.

Entendendo projetos

Quando você procura a palavra projeto no dicionário, encontradefinições como “plano” ou “esforço concentrado”. Umprojeto no sentido mais verdadeiro não é um esforço de umaúnica pessoa para executar uma tarefa. Por esta definição vestir-se – por mais difícil que esta tarefa possa parecer numa segunda-feira de manhã – não é um projeto.

Um projeto é uma série de passos tipicamente executadospor mais de uma pessoa. Além disto, um projeto possui asseguintes características:

NESTE CAPÍTULO

Observando o projeto pelaprimeira vez

O básicosobre entrada deinformações no project

Um projeto possui um objetivo específico e mensurável. Você sabe que terminouum projeto quando alcançou com sucesso o objetivo do projeto.

Projetos possuem um período específico no tempo. O sucesso de um projeto é,geralmente, mensurado pelo sucesso com o qual o foi completado dentro de uma quantidadede tempo alocada para ele.

Projetos usam recursos. Recursos não são somente pessoas; recursos podem incluirequipamentos, materiais e mais. A forma como estes recursos são alocados e orquestradosé outro aspecto chave utilizado para mensurar o sucesso ou fracasso de um projeto.

Todos os projetos consistem em passos interdependentes, ainda assim individuais,chamados tarefas. Nenhum pedaço do projeto existe em um vácuo. Se uma tarefa atrasaou excede o orçamento, geralmente, afeta outras tarefas, o cronograma, de um modo geral,e o custo total do projeto.

Projetos podem durar meses ou até anos. Por sua natureza, eles são dinâmicos; tendem a crescer, mudare a comportarem-se de formas que não podemos prever sempre. Conseqüentemente, você, como gerentede projetos, deve permanecer alerta ao progresso e mudanças dos seus projetos, ou nunca alcançará seusobjetivos. Documentação e comunicação são suas duas ferramentas chave para permanecer no topo deum projeto durante toda sua vida.

Explorando gerenciamento de projetos

Gerenciamento de projetos é uma disciplina que examina a natureza de projetos e oferece caminhos paracontrolar seu progresso. Gerenciamento de projetos tenta organizar e sistematizar as tarefas em umprojeto para minimizar o número de surpresas que você pode encontrar.

Gerenciamento de projetos e gerentes de projeto dizem respeito às seguintes áreas chave:

Cronograma;

Orçamento;

Gerenciar recursos;

Monitorar e comunicar progresso.

Para gerenciar estes aspectos dos projetos, certas ferramentas desenvolveram-se ao longo dos anos.Algumas são conceituais, como o caminho crítico, outras envolvem formatos específicos para mapearprogresso, como o Gráfico de Gantt. As seções seguintes introduzem alguns conceitos e ferramentas dogerenciamento de projetos.

Caminho crítico e folga

O caminho crítico marca uma série de tarefas em um projeto que devem ser completadas no prazo paramanter-se o cronograma. Por exemplo, suponha que você esteja planejando uma festa de despedida emseu escritório. Você possui três dias para planejar a festa. A seguinte tabela lista algumas das tarefasenvolvidas e indicam seus prazos.

Tarefa Duração

Assinar o cartão de despedida Três dias

Pedir a comida Um dia

Reservar a sala Uma hora

Comprar um presente de despedida Um dia

A tarefa mais curta, reservar a sala, leva apenas uma hora. Assumindo que muitas salas estão disponíveispara a festa, você pode adiar a reserva da sala até a última hora do terceiro dia. Atrasar esta tarefa não causanenhum atraso na execução da festa - contanto que você conclua esta tarefa de reservar a sala ao final datarefa mais longa, que é conseguir com que todo mundo assine o cartão de despedida. Então, a tarefareservar a sala não está no caminho crítico. Todavia, você não pode atrasar a tarefa de assinar o cartão, queestá projetada para levar três dias para ser concluída, sem atrasar a festa. Então, a tarefa de assinar o cartãoestá no caminho crítico. (É claro que este exemplo é muito simples. Tipicamente, toda uma série detarefas não podem se atrasar, formando um caminho crítico completo).

Os seguintes pontos definem e clarificam mais este conceito:

O caminho crítico muda conforme o projeto progride. Lembre-se de que o caminho críticoé um meio de identificar tarefas sem folga em seu prazo para garantir que não atrasem e nãoafetem o cronograma geral. Sabendo onde estão as tarefas do seu caminho crítico emqualquer ponto durante o projeto é crucial para permanecer nos trilhos. As figuras 1.1 e 1.2mostram o mesmo cronograma – primeiro com todas as tarefas exibidas e, então, filtradapara exibir apenas as tarefas no caminho crítico.

Veja o capítulo 7 para saber como filtrar apenas tarefasdo caminho crítico e para encontrar mais informações

sobre mudar os modos de exibição do seu projeto.

Folga, também chamada de flutuação, é a quantidade de tempo que você pode atrasar umatarefa antes que se mova para o caminho crítico. No exemplo anterior, a tarefa com duraçãode uma hora - reservar a sala - possui folga. Esta tarefa pode deslizar algumashoras ou atéum par de dias e a festa ainda acontece dentro do prazo. Todavia, se você esperar até a últimameia hora do terceiro dia para reservar a sala, esta tarefa terá usado sua folga e, por isso,move-se para o caminho crítico.

REFERÊNCIA CRUZADA

Tarefas com folga exibidas junto com as que estão no caminho crítico.

Quando você aplica o filtro apropriado, somente as tarefas que não podem atrasar são exibidas em seu cronograma.

Figura 1-1

Figura 1-2

Durações e etapas

A maior parte das tarefas em um projeto levam uma quantidade de tempo para serem finalizadas.Tarefas podem levar de cinco minutos a cinco meses. A quantidade de tempo necessária para completaruma tarefa é conhecida como a duração da tarefa. Você deve sempre tentar quebrar as tarefas grandes deum projeto em tarefas menores de duração mais curta para que você possa acompanhar o progresso demaneira mais precisa. Por exemplo, quebre uma tarefa de duração de cinco meses em tarefas com um mêsde duração cada. Verificando a conclusão de tarefas menores cada mês reduz as chances de surpresas sériascinco meses depois e aumentam a sensação de que você está conseguindo realizar as coisas.

Algumas tarefas, chamadas de etapas, não possuem duração (0). Etapas são meramente pontos notempo que marcam o início ou conclusão de alguma fase do projeto. Por exemplo, se seu projeto envolveo design de um novo panfleto, a aprovação do design inicial pode ser considerada uma etapa. Você podeatribuir uma duração para o processo de mostrar o design para várias pessoas para revisão, mas atribuiruma duração para o momento em que você obtém a aprovação final de todos é provavelmente impossível.Logo, esta tarefa possui uma duração de 0 - isto é, a aprovação do design é uma etapa que simplesmentemarca um momento chave no projeto.

Cronogramas dirigidos por recursos e tarefas de duração fixa

Algumas tarefas levam a mesma quantidade de tempo – não importando o número de pessoas ououtros recursos que você lhes devote. Voar de Nova Iorque para São Francisco leva em média cinco horas,não importando o número que você adicione de pilotos ou comissárias. Você não pode acelerar o teste deuma mistura de dois solventes que devem descansar por seis horas para reagir adicionando mais solventeou contratando mais cientistas para trabalhar no laboratório. Estas tarefas possuem uma duração fixa,significando que a duração é estabelecida pela natureza da ação.

Por outro lado, o número de recursos disponíveis pode afetar a duração de algumas tarefas. Porexemplo, se uma pessoa precisa de duas horas para cavar uma vala, adicionar uma segunda pessoa,provavelmente, reduzirá o tempo pela metade. O projeto ainda requer duas horas de esforço, mas doisrecursos podem executar a tarefa simultaneamente. Tarefas cuja duração é afetada pela adição ou subtraçãode recursos são chamadas tarefas dirigidas por recursos.

Em tarefas do mundo real, este cálculo raramente é tão exato. Porqueas pessoas possuem níveis diferentes de habilidades e executam

trabalhos em diferentes velocidades, duas pessoas, não necessariamente, executam atarefa na metade do tempo. Ainda mais, quanto mais pessoas forem adicionadas auma tarefa, mais comunicação, cooperação e treinamento estarão envolvidos. OMicrosoft Project lida com as atribuições adicionais de recursos estritamente comocálculos matemáticos, mas você ainda pode usar seu julgamento dos recursosenvolvidos para modificar este cálculo (veja capítulo 10).

Diagramas que ajudam o gerenciamento de projetos

Os gráficos de Gantt, os diagramas de rede e a estrutura detalhada de trabalho (EDT) são ferramentasde gerenciamento de projetos que evoluíram ao longo de muitos anos. Elas são simplesmente gráficosque você pode usar para monitorar os diferentes aspectos do seu projeto. A Figura 1.3 mostra o Gráficode Gantt do Microsoft Project e a Figura 1.4 mostra um diagrama de rede do Microsoft Project. A Figura1.5 mostra uma típica EDT, apesar do Microsoft Project não incluir o gráfico EDT como um de seusmodos de exibição padrão.

NOTA

Figura 1-3

NO CD ROM

As barras do Gráfico de Gantt representam a duração das tarefas em um projeto.

Você pode comprar softwares adicionais (como o WBS Chart Pro)para criar uma EDT a partir de um arquivo do Microsoft Project. O

CD-ROM incluso neste livro possui uma versão demonstração deste software.

Antes das pessoas utilizarem computadores para gerenciar seus projetos, os gerentes desenhavam estesgráficos à mão. Qualquer projeto de respeito possuía em sua “War Room” um diagrama de rede, EDTou Gráfico de Gantt de três metros colado na parede. Ao final do projeto, este gráfico estava tão marcadoe desatualizado como o calendário de compromissos do ano passado. Felizmente, os softwares degerenciamento de projetos facilitam o processo de geração, atualização e customização.

Um Gráfico de Gantt representa as tarefas em um projeto utilizando barras que refletem a duração detarefas individuais. As etapas são exibidas como objetos em forma de diamante.

O diagrama de rede assemelha-se a um fluxograma do trabalho em um projeto.

O gráfico da estrutura detalhada de trabalho lembra um típico organograma de uma empresa

O gráfico da estrutura detalhada de trabalho lembra um típico organograma de uma empresa

Você pode descobrir mais sobre os vários elementos doGráfico de Gantt no capítulo 2. Para o propósito deste

capítulo, você só precisa saber que o Gráfico de Gantt permite que você visualize emonitore a duração do projeto.

Figura 1-4

Figura 1-5

REFERÊNCIA CRUZADA