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“Manual Sap Business Planning and Consolidation” (Sap BPC Consolidación)

Gerencia de Informática de la ACHS

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“Manual Sap Business Planning and Consolidation” (SAP BPC Consolidación)

Enero 2015



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En proceso Enero, 05 2015 1.0 05.01.2015

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Creación del documento 05.01.2015 Patricio Salgado Martinez



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INDICE 1. Habilitación del proceso de consolidación ..................................................................... 5

2. Carga de datos maestros ............................................................................................ 14

3. Ajuste manual de datos maestros ............................................................................... 18

4. Verificación de malla societaria .................................................................................. 22

5. Cálculo de participación neta ...................................................................................... 25

6. Ingreso de tipo de cambio. ......................................................................................... 29

7. Cierre de actividades de consolidación. ....................................................................... 31

8. Carga de datos transaccionales ................................................................................... 33

9. Verificación de cuadratura. ......................................................................................... 40

10. Ajustes a balances ...................................................................................................... 42

11. Verificación de cuadratura luego de ajuste. ................................................................. 48

12. Arrastre de saldos. ..................................................................................................... 50

13. Ingreso de prorrateo de gastos directos. ..................................................................... 53

14. Ejecutar ajuste FUPEF. ................................................................................................ 56

15. Verifica Ajuste FUPEF. ................................................................................................ 59

16. Detalle de cuentas afectadas por prorrateo. ............................................................... 60

17. Estado de situación financiera clasificado individual. ................................................... 61

18. Estado de resultados individual. ................................................................................. 63

19. Verificación de cuadratura de datos. ........................................................................... 64

20. Bloqueo de datos. ...................................................................................................... 66

21. Administrador de consolidación ................................................................................. 68

22. Estado de situación financiera consolidado. ................................................................ 72

23. Estado de resultados por función consolidado............................................................. 73

24. Reporte de eliminaciones con empresas relacionadas. ................................................ 74

25. Reporte Sábana. ......................................................................................................... 78

26. Estado de situación financiera consolidado ................................................................. 82



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27. Estado de resultado consolidado ................................................................................ 85



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“Manual Sap Business Planning and Consolidation”

1. Habilitación del proceso de consolidación. Pasos a seguir:

i) En la página de inicio, perteneciente a SAP BPC, se debe ingresar al menú

“Planning and consolidation administration”, tal como se muestra en la imagen.



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ii) Luego Ingresar al submenú flujo de proceso de negocio.

iii) Posteriormente hacer click en el título instancias de proceso.



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iv) Se debe generar un nuevo proceso de consolidación.

v) Seleccionar el proceso, de manera que aparezcan las tres actividades de la

consolidación y clickear en siguiente.



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vi) Seleccionar nombre de usuario que podrá finalizar la instancia.



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vii) Seleccionar el periodo que se va a consolidar.



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viii) Comprobar datos pertenecientes al proceso de consolidación



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2. Carga de datos maestros.

Pasos a seguir:

i) En la pestaña de inicio del sistema se debe ingresar al menú actividades.



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ii) Ingresar al proceso de consolidación generado en el punto 1.

iii) Ingresar a la actividad “Preparación para la consolidación” en el detalle del

proceso de consolidación.



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iv) Luego se debe ingresar en el submenú “Carga de maestros de cuentas contables”

v) Posteriormente se dará apertura a un libro Excel con la siguiente pantalla, en la

cual se debe presionar “siguiente”.



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vi) Luego marcar flag ejecutar y presionar finalizar.

vii) Realizado todo lo anterior se dará apertura definitiva a un libro Excel en blanco,

el cual servirá para corroborar si el proceso se llevó a cabo correctamente como se muestra en la figura siguiente.



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3. Ajuste manual de datos maestros. Pasos a seguir:

i) Se debe ingresar a la página de inicio, luego clickear en el menú “Planning and Consolidation Administration”

ii) Luego se debe ingresar al submenú dimensiones.



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iii) En este paso se debe seleccionar el atributo que se quiere modificar. En este ejemplo se modificará el nombre de una cuenta.

iv) Se desplegará un listado con las cuentas de los estados financieros, se deberá seleccionar la cuenta que se quiere modificar. En este ejemplo se modificará el rubro efectivo y equivalente al efectivo, agregándose la palabra “prueba”.



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4. Verificación de malla societaria. Pasos a seguir:

i) En el menú “preparación para la consolidación”, se debe ingresar al submenú “Verificación de Malla Societaria”.



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ii) Luego se desplegará un Excel, en el cual es necesario corroborar la fecha e ingresar los porcentajes de participación.

iii) Se debe completar con 100% debido a que representa el porcentaje de participación, directa e indirectamente, de ACHS sobre las controladas.

Nota: “El porcentaje de control” siempre será 100%, en el caso de que se modifique la participación en una sociedad, se debe reflejar en el “porcentaje de propiedad”



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iv) Para guardar los cambios se debe ingresar en la pestaña “EPM” y pinchar el icono guardar datos.



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5. Cálculo de participación neta. Pasos a seguir:

i) En el menú “Preparación para la consolidación”, se debe entrar al submenú “Calculo de Participación Neta”



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ii) Se debe proceder a cambiar la fecha por una que contenga datos.



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iii) Una vez cambiado el periodo se debe proceder a copiar la estructura de participación, para eso es necesario seleccionar el botón modificar.

iv) Posteriormente se debe clickear en el comando copiar a y seleccionar el

periodo al cual se desea traspasar.



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6. Ingreso de tipo de cambio. Pasos a seguir:

i) Se debe entrar al submenú “ingreso de tipo de cambio”

ii) Posteriormente se dará apertura a un libro Excel, el cual es necesario verificar

la fecha que se encuentra escogida para luego ingresar los datos.



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iii) Debido a que en el momento de confección de este manual, la organización no cuenta con estados financieros en moneda extranjera, es necesario ingresar el dígito 1 para que el sistema automáticamente multiplique, conservando el importe establecido anteriormente.

iv) Finalmente se procede a guardar los datos ingresados.



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7. Cierre de actividades de consolidación. Pasos a seguir:

i) Es necesario situarse dentro de la actividad que deseamos cerrar.

ii) Luego se debe hacer click sobre el botón “completado”



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8. Carga de datos transaccionales. Pasos a seguir:

i) Para continuar con la carga de datos transaccionales es necesario situarse en

la segunda actividad de consolidación que corresponde a “Carga de datos transaccionales y ajuste de información”

ii) Posteriormente se debe ingresar en el submenú “Carga de Datos

Transaccionales”



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iii) Luego se debe seleccionar el proceso y presionar el botón “Set prompt” como se muestra en la figura siguiente.



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iv) Se debe seleccionar el periodo que se quiere cargar del sistema SAP ERP y aceptar.



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v) Se debe comprobar en el Excel si el proceso se ejecutó con éxito.



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9. Verificación de cuadratura. Pasos a seguir:

i) Se debe seleccionar el submenú “Verificación de Cuadratura”

ii) Clickear en el botón ejecutar controles.



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10. Ajustes a balances. Pasos a seguir:

Para demostrar la correcta aplicación del ajuste, se presentan los siguientes antecedentes:

Estado de resultado por función CEM.

Detalle de la cuenta que se procederá a ajustar.



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El ajuste tiene como objeto reclasificar las ventas de servicio tercero de CEM a otros ingresos ordinarios.

i) Para realizar el ajuste es necesario ingresar al submenú “ajustes a balances”.



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ii) La siguiente pantalla corresponde al lugar donde se debe ingresar el respectivo asiento contable.

INPUT 11: Corresponde a la categoría de ajuste que se está desarrollando. ACTUAL: Corresponde a le versión del sistema. G_NONE: Corresponde a lo que no se encuentra consolidado. LC: Corresponde a la moneda local. 2012.MAY: Corresponde al año y al mes que se quiere realizar el ajuste. C200: Corresponde a la sociedad donde se quiere realizar el ajuste.

iii) Se requiere en esta celda ingresar una pequeña glosa acerca de lo que se está ajustando.



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iv) Las columnas del asiento se deben llenar de la siguiente forma.

ACCOUNT: Se debe ingresar el número de cuenta que corresponde a Sap. FLOW: F99 para cuentas que pertenezcan al estado de situación financiera; PL99 para cuentas que pertenecen al estado de resultado. INTERCO: Este campo se debe completar cuando las cuentas que se modifican pertenecen a un ajuste por consolidación, cuando no son de esta naturaleza se debe colocar I_NONE. Débito/Crédito: Se ingresa el importe del asiento.



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v) Una vez finalizado el asiento, es necesario Guardar el asiento.

vi) Finalmente el ajuste se debe publicar para que quede contabilizado.



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vii) Comprobación de la correcta aplicación del ajuste.



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11. Verificación de cuadratura luego de ajuste. Pasos a seguir:

i) Para verificar la cuadratura el necesario entrar al subnivel que se muestra a

continuación.

ii) Luego es necesario clickear en el botón ejecutar controles.



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12. Arrastre de saldos. Pasos a seguir:

i) Es necesario ingresar al submenú, “arrastre de saldos”.

ii) Posteriormente se procederá a expandirse un libro Excel con la siguiente

pantalla.



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CATEGORY: Siempre actual CURRENCY: Corresponde al tipo de moneda LC si pertenecen a estados financieros individuales y/o CLP si corresponden a estados financieros consolidados. ENTITY: Corresponde a las sociedad que deseo arrastrar el saldo del periodo anterior. TIME: Corresponde al periodo en que me encuentro consolidando.

iii) Luego se revisan los datos y se hace click en finalizar.



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Nota: Este proceso genera un saldo de inicio de manera interna.



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13. Ingreso de prorrateo de gastos directos. Pasos a seguir:

i) Para proseguir es necesario abrir el submenú “Ingreso Coeficientes Ajuste

FUPEF”.

ii) Posteriormente se dará inicio a la apertura de un libro Excel el cual es

necesario completarlos con los datos solicitados.



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iii) Los porcentajes ingresados varían según el prorrateo informado en el estado financiero individual de ACHS.

iv) Para que los datos se almacenen de manera correcta, es necesario abrir la

pestaña “EPM” y pinchar en guardar datos.



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14. Ejecutar ajuste FUPEF.

i) Ingresar al submenú “Ejecutar Ajuste FUPEF”. Pasos a seguir:

ii) Posteriormente se abrirá un Excel con la siguiente ventana.



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iii) En este punto se debe confirmar los datos y ejecutar el proceso.



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iv) El siguiente punto se adopta para confirmar que el proceso se desarrolló correctamente.



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15. Verifica Ajuste FUPEF. Pasos a seguir:

i) Ingresar al submenú “Verifica Ajusta FUPEF”

ii) Posteriormente una pantalla Excel desplegará los importes en pesos del

prorrateo de los gastos directos.

Nota: La organización en la cual se genera el prorrateo es la Asociación chilena de seguridad (ACHS).



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16. Detalle de cuentas afectadas por prorrateo. Pasos a seguir:

i) Se debe ingresar al submenú “Detalle de Cuentas Afectadas por FUPEF”.

ii) El siguiente informe muestra el detalle de las cuentas a nivel base afectadas

por el prorrateo.



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17. Estado de situación financiera clasificado individual. Pasos a seguir:

i) Ingresar al submenú “Verificar Estado Financiero Clasificado”

ii) El siguiente reporte sirve para poder visualizar los estados de situación

financiera individual por sociedad.



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Corresponde a la sociedad que se quiere visualizar A000 Asociación Chilena de Seguridad

Siempre es Actual ACTUAL Actual

Corresponde a estados financieros individuales G_NONE Sin Grupo de Consolidación

Tipo de moneda LC Moneda local

Periodo 2012.MAY Mayo 2012



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18. Estado de resultados individual. Pasos a seguir:

i) Ingresar al submenú “Verificar Estado de Resultados por Función”

ii) El siguiente reporte sirve para poder visualizar los estados de resultado

individual por sociedad.



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Nota: Los estados financieros extraídos de los puntos 17 y 18 son reportes de análisis que permiten llegar al nivel base de las cuentas.

19. Verificación de cuadratura de datos. Pasos a seguir:

i) Este punto corresponde al último control de cuadratura antes del proceso de

consolidación. Con todo, es necesario ingresar al submenú “Verificar Cuadratura de datos”



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ii) Luego se procede a seleccionar G_ACHS y presionar la pestaña “ejecutar controles”

iii) En la siguiente pantalla es para confirmar los datos que se está comprobando

la cuadratura.



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20. Bloqueo de datos. Pasos a seguir:

i) Ingresar al submenú “Actualización Workstatus”



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ii) Completar con la información de los datos que requieren ser bloqueados.

Nota: Una vez bloqueado los saldos no se pueden ingresar asientos de

ajustes, para desbloquearlos el nuevo estado debe ser “inicial”



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21. Administrador de consolidación Pasos a seguir:

i) En la actividad proceso de consolidación, se debe ingresar al submenú

“Administrador de consolidación”

ii) La siguiente pantalla corresponde al proceso de consolidación en sí mismo.



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iii) Posteriormente se debe seleccionar el grupo completo, ejecutar el proceso de “traducir divisas” y luego el proceso de “consolidar”



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22. Estado de situación financiera consolidado. Pasos a seguir:


“Balances consolidados”

ii) El siguiente reporte sirve para poder visualizar el estado de situación financiera

consolidado.



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23. Estado de resultados por función consolidado.

Pasos a seguir:

i) En la actividad proceso de consolidación, se debe ingresar al submenú “Estado

de resultados consolidado”

ii) El siguiente reporte sirve para poder visualizar el estado de resultados por

función consolidado.



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24. Reporte de eliminaciones con empresas relacionadas. Pasos a seguir:


“Reporte de Eliminaciones”

ii) Posteriormente se ejecutará un libro Excel compuesto de 6 hojas con

información referente a los tipos de eliminaciones por consolidación.



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iii) La hoja “AR & AP” corresponde al ajuste de las cuentas por pagar y por cobrar de empresas relacionadas y se muestra como una matriz de doble entrada.

iv) La hoja “AR & AP (Detalle)” corresponde al detalle del ajuste de las cuentas

por pagar y por cobrar de empresas relacionadas. Este reporte sirve para visualizar las transacciones económicas que existen entre dos sociedades que consolidan.



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v) La hoja “Resultados” corresponde al ajuste de las ventas y compras intercompañías que afectan al estado de resultados.

vi) La hoja “Resultados (Detalle)” corresponde al detalle de las eliminaciones

correspondiente a las ventas y compras intercompañías que afectan al estado de resultados. Este reporte sirve para visualizar las transacciones económicas que existen entre dos sociedades que consolidan.



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vii) La hoja Patrimonio corresponde a la eliminación de la inversión de la controlante con los patrimonios de las controladas.

viii) La hoja Patrimonio (Detalle) corresponde un análisis más específico de la

eliminación de la inversión de la controlante con los patrimonios de las controladas.



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25. Reporte Sábana. Pasos a seguir:


“Reporte Sábana”



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ii) Posteriormente se ejecutará un libro Excel compuesto de 4 hojas con información detallada de la consolidación de saldos por sociedad.

iii) La hoja “balance” se refiere a la hoja de trabajo perteneciente al estado de

situación financiera, la cual entrega el detalle, por sociedad, de los saldos de las cuentas que componen la consolidación.



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iv) La hoja “Resultados” se refiere a la hoja de trabajo perteneciente al estado de resultados, la cual entrega el detalle, por sociedad, de los saldos de las cuentas que componen la consolidación.

v) La hoja “Sabana Específica Balance” corresponde un análisis más específico

de las eliminaciones del estado de situación financiera, mirando dos entidades de manera paralela.



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vi) La hoja “Sabana Específica Resultados” corresponde un análisis más específico de las eliminaciones del estado de resultados, mirando dos entidades de manera paralela.



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26. Estado de situación financiera consolidado

Pasos a seguir:


“Reporte FINAL Estado de Situación Financiera Consolidado”



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ii) Posteriormente se ejecutará un libro Excel compuesto de 2 hojas con información correspondiente al estado de situación financiera consolidado.



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27. Estado de resultado consolidado

Pasos a seguir:


“Reporte FINAL Estado de Resultados por función”



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ii) Posteriormente se ejecutará un libro Excel con información correspondiente al estado de resultado consolidado.

“manual sap business planning and consolidation” (sap...

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