MANUAL CONCEITUAL E

OPERACIONAL

DO SISTEMA

DE GESTÃO

DE

SERVIÇOS E MANUTENÇÃO

Versão SQL 2.02.06 de 14/05/2013

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Índice

Introdução e Características básicas

Acessando o Sistema

Cadastro de Usuário

Importação de OS em Excel

Rastro de Auditoria

Etapas de Implementação de Dados no Sistema

Tabelas de Códigos Utilizados no Sistema

Cadastro de Empresas

Cadastro de Equipamentos

Cadastro de OS´S

Término de OS´s

Instrução de Trabalho (IT´s)

Planejamento de Serviços

Recursos – Mão-de-Obra

PDM – Padronização de Materiais

Sobressalentes

Solicitação de Compras (SC´s)

Movimentação de Materiais do Almoxarifado

Contratos com Fornecedores - Despesas

Contratos com Clientes - Receitas

Despesas Diversas

Indicadores e Relatórios Gerenciais

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MANUAL OPERACIONAL E CONCEITUAL DE UTILIZAÇÃO DO USUÁRIO DO

SISTEMA DE GESTÃO DE SERVIÇOS E MANUTENÇÃO (SGServ)

I. Introdução: O Sistema de Gestão de Serviços e Manutenção foi desenvolvido para auxiliar os empresários, gerentes, supervisores e profissionais na administração de todas as atividades de Serviços em geral, produção, Manutenção, Assistência Técnica, projetos, Montagens e Obras. Também é aplicado para prestadores de serviço que realizam serviços para vários clientes. II. Características básicas: a)O Sistema de Gestão de Serviços (SGServ) foi desenvolvido em Delphi 7, com Banco de Dados SQL Server 2005 ou superior. Requisitos de hardware para Software SGSERV na Versão SQL Server: Os requisitos mínimos são:

• Processador Dual-Core, 2 GHz ou mais potente; • 2 GB de RAM; • Windows Server 2003 ou mais recente; • Servidor MS SQL 2005 Express Edition ou mais recente; • Rede 100 Kbps; • Para acesso remoto requer Internet com o mínimo de

10 Mbps; b) Auxílio ao usuário: O Sistema é uma ferramenta de auxílio nas atividades de Serviços, que opera em rede local de micro computadores ou através de acesso remoto em rede remota, com fácil utilização por parte dos usuários. Para auxílio ao usuário existe a opção Ajuda no Menu Principal. Lá este Manual Conceitual e Operacional estará disponível.

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O SGServ – Sistema de Gestão de Serviços e Manutenção é uma marca registrada

A SGServ aproveita a oportunidade e agradece aos seus muitos clientes colaboradores que ao longo desses anos de trabalho, contribuíram sobremaneira para o aperfeiçoamento técnico do SGServ.

A SGServ se sente orgulhosa de compartilhar com a comunidade de usuários os frutos desse importante trabalho técnico de engenharia e de informática.

Antes de começar: Esse manual explica como se utiliza operacionalmente e conceitualmente a versão mais nova do Sistema de Gestão de Serviços e Manutenção – SGServ.

Por favor, leia atentamente este manual antes de começar a utilizar o sistema, para que você possa se familiarizar com a forma o qual o sistema está estruturado e como podem aproveitar o máximo suas características.

Convém ressaltar que a simples leitura desse manual não qualifica um usuário para utilizar o sistema na sua melhor forma possível. Recomendamos que seja realizado treinamento com nossa equipe de técnicos altamente especializados no sistema e em manutenção e suprimentos.

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Os componentes de janela no ambiente Windows O SGServ segue as especificações de Interface de usuário do padrão GUI (Graphical User Interface) que determina com uma aplicação deve interagir com o usuário.

Se você está habituado com qualquer aplicação Windows (Excel, Word etc), estará já habituado com o padrão GUI, porém caso você ainda não tenha ainda contato com as aplicações Windows recomenda-se a participação em um curso específico de como operar o ambiente gráfico do MS – Windows.

Para efeito de referência, vamos apresentar os componentes de uma janela Windows, cujo entendimento é fundamental para a operacionalização do SGServ. Os componentes estão apresentados abaixo, como se segue:

Adicionalmente lembramos que uma janela no Windows pode estar nas seguintes situações básicas:

• Ativa: Quando o foco das ações está sobre a janela (barras de títulos em azul)

• Desativada: Quando o foco das ações está sobre outra janela

• Minimizada: Quando a janela está reduzida a um ícone dentro da área de trabalho

• Maximizada: Quando a janela está ocupando toda a área de trabalho disponível

Padrão ideal de Vídeo: As janelas do SGServ foram desenhadas considerando a utilização de um monitor colorido SVGA com resolução de 800 X 600 pontos em 256 cores. Dessa forma recomenda-se que o micro computador suporte a referida resolução.

Nota: Caso o Windows do seu computador não esteja com a configuração recomendada você poderá realizar a alteração através da pasta Painel de Controle no Menu iniciar – configurações, ícone vídeo. Cabe lembrar que poderão ser solicitados discos de instalação do Windows durante o processo.

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Recomendamos que os computadores possuam softwares legalizados da Microsoft Windows e Office.

Acessando o Sistema: Nesse capítulo encontram-se as orientações de como acessar o sistema assumindo-se que o sistema já esteja instalado no servidor e estações (no caso de rede) ou no microcomputador. Para tal recomendamos que a instalação seja feita com orientação da SGServ.

O primeiro passo para carregar o SGServ deve ser a partir do atalho criado, com ícone na área de trabalho do computador.

A Janela de entrada: A janela de entrada é a porta de entrada do Sistema. Através dela o usuário, a partir da especificação de sua matrícula e nome que devem estar previamente cadastrados no módulo de mão-de-obra e também nos cadastros de usuários do sistema. Opcionalmente poderá alterar a sua senha e confirmar a alteração.

No capítulo de Definição de usuários do sistema é apresentado como podem ser definidos os usuários do sistema e duas respectivas possibilidades de acesso aos diversos módulos.

Recomendamos que observem se a senha foi digitada com “capslock” ativado, pois a senha será diferente para ativado ou desativado. Recomendamos o uso de senha numérica, para evitar confusão.

Como o Sistema está Estruturado: Nesse capítulo é apresentada a estruturação básica do sistema, ou seja, como o mesmo apresenta seus Módulos e Submódulos, e possibilita o acesso aos dados nele armazenados.

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Janela de Trabalho

Após a identificação na Janela de entrada o usuário terá acesso a Janela de Trabalho.

A Janela de Trabalho é a principal janela do sistema, configurando-se a área de trabalho.

Barra de Menu Principal

A barra de Menu Principal estará sempre ativa quando se estiver operando o sistema, podendo entrar em módulos distintos.

Matrícula Botão de consulta dos usuários

Senha com numéricos ou alfanuméricos

Nome que vem após preenchimento da matrícula

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Botão de confirmar

Menu Principal

Nome do Usuário

Data/hora atual Funções ativas ou não

Botões de Acesso rápido

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Tela inicial

Entrando nas Opções do Menu Principal:

Empresas

Nessa opção existe um Módulo que indica

Cadastro de Empresas: É propriamente o cadastro das empresas. Podem ser Empresas Clientes, Empresas Fornecedoras e até Empresas Clientes e Fornecedoras.

Recomenda-se que a empresa que opera o Sistema seja Cliente Interno dela mesmo, assim como Fornecedora Interna dela mesma.

Possibilidade de Adquirir uma Sala Virtual com nosso parceiro Net Sala

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Equipamentos ou Ativos:

Tabelas de códigos utilizados nos cadastros de equipamentos. Veja no Módulo Tabelas do Menu Principal.

Cadastro de Equipamentos propriamente dito.

Cabe aqui demonstrar como são utilizados os campos previamente cadastrados em Tabelas, que são apresentadas em todos os Módulos do Sistema.

Tela exemplo de Tabelas de Centro de Custos na Opção de Equipamentos

No Menu de opções da maioria das Telas existem os seguintes botões:

Menu de Opções da Tela

Código

Descrição do Código

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Primeiro: Vai para o primeiro registro do cadastro que está na tela

Recuar: Recua um registro

Avançar: Avança um registro a frente

Último: Vai para o último registro cadastrado

Incluir: Inclui um novo registro. Ë importante observar que para incluir um novo item de cadastro deve-se antes clicar no botão “Incluir”. É muito comum o usuário modificar um registro pensando que está incluindo. Quando se entra em qualquer cadastro é mostrado um registro na tela. Se clicar em algum campo estará modificando esse campo. Somente clicando em incluir é que realmente se inclui um novo registro. Ao final da inclusão é necessário que se clique no botão Confirmar. Se não for clicar nesse botão não estará incluso o novo registro.

Excluir: Clique para excluir o registro que está na tela. É preciso clicar em confirmar para realmente excluir o registro. Se desejar não excluir é só clicar em cancelar ou sair.

Filtrar: Botão para filtrar o que se deseja. Será mais detalhado a seguir.

Listar: Clicando sem filtrar listará todo o cadastro. Se após a filtragem mostrará a listagem dos itens filtrados, sempre sobre a forma de apresentação tipo “browser”.

Confirmar: Confirma a inclusão, modificação ou exclusão.

Cancelar: Cancela qualquer inclusão, modificação ou exclusão.

Sair: Sai da tela.

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Como exemplo citamos alguns Módulos:

No cadastro de Empresas vamos ver algumas observações da tela:

No Menu adicional de sub-telas mostra informações daquele registro posicionado na tela.

Os botões adicionais em vermelho são para funções específicas da tela ou sub-tela.

Botões adicionais: Pesquisa, últimas atualizações, Mala direta.

Menu adicional de sub-telas

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Opção de Inclusão, consulta e exclusão de arquivos nos Cadastros – Opção Documentos:

Nos principais cadastros existe a opção de associar documentos ou arquivos associados ao registro na tela. Também pode incluir o caminho de acesso a pastas contendo arquivos. Na barra de menu adicional na parte inferior da tela consta a opção Documentos. Ao clicar terá a seguinte tela.

Botões de Opções de Confirmar pasta ou Arquivo

Identificação do caminho

Local (servidor) onde está a Pasta ou Arquivo a Incluir caminho

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Para consultar e apresentar um documento basta clicar no documento relacionado na lista e clicar em abrir. Se o arquivo for do Word, por exemplo, iniciará a execução do Word e apresentará o arquivo selecionado.

Como Filtrar: Para listar é necessário primeiro filtrar e depois listar.

No diversos cadastros poderá ser necessário filtrar os registros que se enquadram as nossas procuras, por determinadas informações de campos ou outras opções.

As opções “E” e “OU” são utilizadas quando se quer ter os registros que atendam as diversas filtragens.

Lembrar que quando se quer que atenda as 2 situações simultaneamente deve se usar o “E”, pois se usar “OU” encontrará os registros que apresentam o campo escolhido com um ou outro dado procurado.

Opções já pré-determinadas. Basta marcar ou desmarcar o que se deseja

Lista de opções ou filtros já definidos

Parte do texto do campo que se procura

Operador lógico: =, <> diferente, >= maior ou igual etc.

Botão de iniciar a filtragem

Consulta

Operação E ou OU

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Após filtragem aparecerá no canto superior esquerdo a palavra Filtrado, indicando “E” estaremos dentro dos registros que atenderam ao filtro.

Opções de Listagem: Ao clicar no botão de listagem do cadastro ou após a filtragem teremos a seguinte tela:

Após a visualização, clicando no botão visualizar:

O sistema vai gerar um relatório no aplicativo “Quick Report” pertencente ao Delphi.

Por isso os termos são apresentados em inglês.

Opção de visualizar o que aparecerá na impressora

Para imprimir direto

Barras de rolagem da tela

Exportar o arquivo para Excel

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Configuração da impressora Botões para tamanho Da apresentação

Avanço e recuo de página

Primeira e última páginas

Iniciar a impressão

Gravar o relatório

Sair

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A Definição de Usuários do Sistema: Nesse capítulo será apresentado o sistema de segurança de acessos aos dados do SGServ, utilizado no Sistema de Gestão de Serviços e Manutenção.

Isso é feito através do módulo de Utilitários – Cadastro de Usuários

• Para cadastrar um usuário é preciso que ele esteja cadastrado na Opção Recursos do Menu Principal e sub-módulo Cadastro de Mão-de-Obra. Portanto restringe o acesso ao sistema à usuários que estejam previamente cadastrados.

• Para cada módulo, opção do Menu principal, submenus e algumas opções adicionais existe a possibilidade de escolha:

• Incluir, excluir, modificar, consultar, aprovar etc.

• Podem-se consultar os usuários que tem acesso

• Para um usuário ter acesso total é preciso que tenha acesso total ao módulo de cadastro de usuários (inclusão, modificação etc)

• O usuário que tem acesso total ao cadastro de usuários estará credenciado a dar acesso a outros usuários

Após o usuário estar cadastrado, na primeira entrada do sistema será exigida a senha que deverá ser repetida para confirmação.

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Usuários/Senhas de Acesso: Visando garantir sigilo de informações e evitar as indesejáveis perdas de dados, o sistema possui senhas codificadas/criptografadas, partindo da matrícula/login do usuário, cadastrado no Módulo de Recursos – mão-de-obra, Pessoal com escolha livre do código de senha, na primeira vez que entra no sistema. Recomendamos que os usuários sejam sempre cadastrados primeiramente no Módulo de Recursos – Mão-de-obra – Pessoal. Características das senhas: Para garantir privacidade de acesso ao Perfil de Usuário desejado as senhas devem possuir as seguintes características:

• De 6 (mínimo) à 8 (Máximo)caracteres; • Possuir caracteres letras (lembrar que letras maiúsculas

são diferentes de minúsculas); • Conter números; • Conter caracteres especiais, como (!, @, #, $,%, * etc);

Na Opção de Utilitários Configuração de Proteção:

A primeira opção é Obrigar Senha: Significa que mesmo operando o sistema e digitando, filtrando etc. exigirá senha nas seguintes opções:

• Após 15 minutos ou • Após 30 minutos ou • Após 1 hora ou • Após 2 horas ou

Configuração de Proteção do Software, senhas de acesso de usuários

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• Nunca – Nesse caso se estiver operando nunca exigirá a digitação da senha do usuário que estiver operando o sistema.

Veja abaixo: A segunda Opção é Sair do SGServ sem operação: Significa que não estando operando o sistema pelo tempo de escolha abaixo fará o “logout” do sistema:

• Após 15 minutos ou • Após 30 minutos ou • Após 1 hora ou • Nunca – Nesse caso se NÃO estiver operando nunca fará o

“logout” do sistema.

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Veja abaixo: A terceira opção é Trocar a Senha após:

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Opção de Guardar o Histórico de Senhas para que não deixe colocar nova senha dentro das senhas gravadas no intervalo de (zero) até as últimas 12 senhas por usuário:

Opção de definir o número de Tentativas de Senhas erradas de senha por usuário que após esse número bloqueará o usuário. Somente o usuário “Máster” poderá desbloquear o usuário com Acesso Bloqueado (na faixa de 3 a 8 tentativas de acesso pelo usuário). Observação: Após “n” tentativas erradas de senha o sistema fica bloqueado para aquele login de acesso. Haverá necessidade do Usuário “Master” (com acesso global ao sistema) desbloqueie o acesso daquele usuário através da opção Desbloquear em Utilitários, Perfil de acesso do usuário com acesso bloqueado do Menu Principal. Por isso é conveniente que exista mais de um usuário “Master”. Também é conveniente que o usuário Máster e o usuário “Máster” reserva tenha o máximo possível de tentativas na Configuração de Proteção (8 tentativas). Assim não correm o risco de atingirem os 2 “Masters” ao limite e bloquearem a si mesmos.

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Sobre um novo usuário: O usuário também poderá ser cadastrado diretamente no Módulo de Utilitários – Usuários x Acesso ao Sistema, sem estar cadastrado no módulo de pessoal – mão-de-obra. Essa opção é normal quando o usuário não pertence ao grupo de execução de serviços. A definição de usuários com acesso aos módulos é feita no Módulo Utilitário – Usuários x Acesso ao Sistema, no Menu Principal. Importante: Existe na linha principal de acesso de definição do usuário “Máster”, aquele que possui todos os acessos de inclusão, modificação, exclusão etc. de usuários novos ou modificações de usuários a definição que tem acesso a todas as Unidades de localização Operacional e Setores executantes de serviços. Estando marcada essa opção desaparecem as abas em Utilitários – Acesso Usuários, de Unidades de Localizações Operacionais e Setores Executantes de Serviços. Pois nesse caso não é necessário definir a que Setores e Unidades ele tem acesso, pois já está definido que tem acesso a todas as Unidades de Localização Operacionais e Setores Executantes de Serviços. Através do Módulo Utilitário - Usuários x Acesso ao sistema, o usuário que tem acesso a esse módulo e opção de atualizar podendo definirem os módulos que determinado usuário (matrícula) pode ter acesso à inclusão, listagem, modificação, exclusão, aprovação etc. Deve-se clicar na opção para cada módulo. O sistema já vem com todos os módulos e opções marcado. O usuário mestre do sistema deverá desmarcar aqueles em que o novo usuário não terá acesso. Tem possibilidade de marcar todos e desmarcar todos ou escolher qual marcar ou desmarcar. As senhas são criptografadas não permitindo acesso através do arquivo banco de dados.

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Na inclusão de um novo usuário é obrigatório colocar o email do novo usuário para que o sistema gere um senha provisória que possa ser usada para entrar no sistema

E-mail para envio da senha provisória

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Anote para adotar na primeira vez que entrar no sistema ou envie por e-mail

Senha provisória. Depois mude para sua senha de uso

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Você deve também marcar em Utilitários e acessos de usuários todas as permissões de acesso dos usuários a cada setor executante cadastrado

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Importação de Listagem de OS´s em Excel: Permite importar Planilha Padrão de dados de OS´s, incluindo dentro do Cadastro de OS´s. Peça a SGServ a Planilha Padrão para realizar essa operação.

Clique em Abrir Planilha e chame no servidor a Planilha Padrão definida pela SGServ.

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Tecle em consistências e vejam quais deve ser ajustadas ou corrigidas pode clica na linha de inconsistências e irá direto para a célula a ser corrigida. Ou saia, corrija diretamente a Planilha Padrão a importar e reinicie o procedimento novamente. Isso deve ser feito até que todas as consistências sejam sanadas, quando o sistema indicará que o processo de verificação de inconsistência foi realizado com sucesso. Depois é só clicar em Confirmar a Importação e serão criadas novas OS´s no sistema. No final estará informado que o processo de importação foi realizado com sucesso.

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Rastro de Auditoria (Trilha de Auditoria)

Faça a filtragem desejada

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Permitem identificar todas as operações realizadas no software, por tipo de operação, por matrícula, por data de realização da operação, com descrição e com o detalhamento da operação selecionada mostrando todos os campos, inclusive as modificações “de” -> “Para”.

Aparecerão todos os registro de rastros de acordo com a filtragem desejada

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Sistema Modular – Etapas de Implementação: O Sistema foi desenvolvido em Módulos que podem até ser adquiridos separadamente para implantação, de acordo como cronograma de implementação da filosofia de administração de Serviços. Por exemplo: 1a.etapa: Cadastramento de Equipamentos/ativos/Instalações/Processos: Normalmente a empresa já possui determinados códigos para identificação de Localizações Operacionais como Fábricas/Unidades/Processos, Centro de custos, seções/setores, departamentos/subunidades, seções/sistemas, subsistemas, códigos de endereçamento de equipamento etc. Ou vai a partir da implantação desse sistema identificar determinados códigos necessários para os diversos controles, tais como: prioridade, criticidade de equipamentos etc. O primeiro passo será então a definição de todos esses códigos em Tabelas sempre procurando identificar as necessidades futuras. Depois, serão então cadastrados os equipamentos e entrada de dados de outros módulos. No Menu Principal existe a opção de Tabelas que são os códigos que serão usados em diversos Módulos do Sistema. As Tabelas estão separadas por Módulo do Sistema.

O backup em Base de dados usuário mesmo realizar o backup. Enviar solicitação para suporte@sgserv.com.br Peça sempre fazer backup em mídias diferentes em dias alternados e também em mídias diferentes em semanas

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alternadas. Certifique-se que as mídias estão perfeitas, sem nenhum setor corrompido. Se o backup for efetuado em mídia com alguns setores corrompidos poderá não ficar bom o backup. Recomendamos que o backup seja realizado em Fita, ou CD´s regraváveis e também não regraváveis. Além do uso de “Pen drivers” e outras mídias no SQL é recomendado ser feito pela equipe do TI (Tecnologia de Informação) ou se a empresa desejar podemos colocar uma rotina de backup para o sistema. 2a.etapa: Utilização do sistema de controle de Serviços de Correção e Mão-de-obra – Opção Serviços – Planejamento e Cadastro de OS’s: Estando os Equipamentos ou ativos cadastrados poderão ser emitidas Ordens de Serviço (OS's) para os ativos ou equipamentos, ou mesmo sem o cadastro de equipamentos (OS’s genéricas), através do Módulo Serviços - Cadastramento de Ordens de Serviço. Para auxiliar o planejamento de todas as Ordens de Serviço a executar o Sistema possui dentro do Módulo de Serviços no Menu Principal um Módulo de Planejamento/OS´s Pendentes que orienta ao usuário na seqüência de Ordens de Serviço que devem ser executadas, ordenadas pela semana/ano programada, prioridade solicitada e data de emissão. Desta forma o usuário pode em conjunto com a seção/setor cliente (operação ou outra) definir a melhor seqüência de execução dos serviços, dentro da disponibilidade de recursos e outras condições. Para o controle de mão-de-obra existe o Módulo de Recursos/Despesas, cadastro de mão-de-obra, com o cadastro de todo o pessoal que realiza trabalhos de Serviços (pessoal próprio e contratado) e o submódulo de apropriação de homens-horas desse pessoal. A partir desses cadastros acima poderão ser emitidos os Relatórios Gerenciais: "back-log", MTBF, MTTR, MTTF, movimento de OS’s (Ordens de Serviço) por seção/oficina executante, distribuição de homens-horas por empresa, por tipo de Serviço etc, custos por centro de custos etc. 3a. etapa: Definição dos Serviços Sistemáticos/Preventivos: De acordo com as necessidades da empresa pode ser implantado o Plano de Serviços Sistemáticos/Preventivos/preditivos, com o cadastro das manutenções, equipamentos que compõem o plano, periodicidade de execução das intervenções, "check lists" – No Menu Principal em Serviços o Submódulo Instruções de Trabalho (IT) para os diversos ativos e equipamentos, com descritivo genérico da IT, setor executante de serviços, tipo de serviço, com periodicidade de execução, tarefas,

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procedimentos/complemento de procedimentos de informações para as tarefas e recursos a serem utilizados. Todo esse cadastramento é auxiliado pelo sistema, através da procura com filtragem no cadastro de equipamentos daqueles que se enquadram no plano de Serviços Sistemáticos/Preventivo. Finalmente o SubMódulo de Planejamento de Serviços/OS´s Pendentes pode ser planejado para as semanas do ano (semana/ano) todas as intervenções sistemáticas previstas. Depois vem a tarefa de emitir os documentos: Ordens de Serviço, descrição genérica, complemento/procedimentos e recursos (se desejar), na opção (pasta) Emissão/Planejamento - Emissão. Nesse caso na opção Periodicidade deve estar marcada esses campos para permitir a impressão junto com a OS. Numa outra etapa, próxima a realização das manutenções (com condições de realização: disponibilidade de recursos, programação com a produção etc), podem ser emitidas as Ordens de Serviço (OS’s) sistemáticas para determinado período de semanas/ano quando serão realmente realizadas os serviços 4a.etapa: Administração de Materiais e Serviços contratados através de Contratos com Fornecedores (Despesas) e Contratos com Clientes (Receitas): O Sistema possui um Módulo de Cadastro de Empresas (Fornecedores/Clientes) com os todos dados necessários para consulta, tendo inclusive a definição da área de atuação do fornecedor/cliente, com filtragem e listagem específica por área, permitindo identificar quais os fornecedores, por exemplo, que executam/fornecem determinados serviços/ materiais. Os Componentes/sobressalentes/insumos podem ser cadastrados por família/grupo de ativos e equipamentos e por ativo ou equipamento. Permitindo o controle de movimentação de estoque com indicação de saldos. Existe a possibilidade de controle de estoque com a emissão de Pedidos de Cotação, Solicitação de Compra (SC), Mapa Comparativo de Propostas (MC), Ordem de Compra (OC) automaticamente de acordo com o saldo em estoque, comparado ao ponto de pedido. Existem os parâmetros para emissão automática de Solicitações de Compra de itens com ressuprimento automático. Os parâmetros podem ser recalculados, de acordo com o Consumo Médio Mensal real (CMM).

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Poderá então ser emitido o Pedido de Cotação (PC) para as Solicitações abertas para os diversos fornecedores cadastrados na SC. As Solicitações de Compras (SC) diretas de materiais e serviços também podem ser cadastradas para controle, identificadas por Ordem de Serviço (OS) e/ou ativo e equipamento do cadastro de ativos e equipamentos. Além de compra para estoque, com itens de estoque de materiais. Poderá ser lançado o orçamento estimado por mês e ano para as contas orçamentárias e centro de custos, com acompanhamento e controle desse orçamento durante a aprovação e elaboração do mapa comparativo de propostas/preços. As Ordens de Compra (OC´s) serão emitidas para os fornecedores escolhidos no mapa comparativo. Os recebimentos de serviços e materiais poderão ser cadastrados para controle de pendências de compras e anotação de recebimentos (Notas fiscais). Com a filosofia de terceirização por preços unitários, as Planilhas/Contratos de Fornecedores (Despesas) de itens com valores unitários ou globais. Também podem ser cadastrados os Contratos com Clientes para vendas relativas as OS´s do tipo venda por preços unitários, as Planilhas/Contratos de Clientes (Clientes) de itens com valores vendidos/contratados de unitários ou globais. As Medições ou Apropriações por determinados períodos desejados são introduzidas por Contrato/Planilha, tanto de contrato com Fornecedores e Clientes, data de medição e período de apropriação, Ordem de Serviço e item da planilha do contrato. São possíveis relatórios de medição por contrato, período, por seção a ser debitado o custo (Centro de Custos), podendo ser detalhado em nível de Ordem de Serviço e item da planilha. Ou então por item de planilha do contrato de fornecedores ou clientes. Também pode ser detalhado em nível de Ordem de Serviço e item de planilha. No final do relatório é apresentado o valor total medido para o contrato no período de medição. Também é possível acompanhar o custo por conta orçamentário e por seção executante e tipo de serviço (Serviços Corretivos, Preventivos, Preditivos etc.).

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III. Detalhamento dos Módulos do Sistema de Gestão de Serviços: Tabelas – No Menu Principal: Nestes submódulos por tipo de tabela são cadastrados todos os códigos utilizados no sistema, que veremos a seguir: As tabelas estão separadas por Módulo do Sistema: Tabelas – Módulo Empresas

Tabela de Código de Área de atuação de empresas: Depois vem o cadastro dos códigos de Áreas de Atuação daquela empresa, como explicado em item anterior, no cadastro de código. O código pode estar previamente cadastrado na opção tabelas - cadastro de áreas de atuação. Podem ser definidos os segmentos de negócio das empresas clientes e fornecedoras ou mesmo outras informações que julgar necessárias para filtrar como se fosse uma chave de seleção de filtragens e listagens. Por exemplo, área de atuação = Provável de Venda, Vendido etc. Posteriormente podem ser filtradas e listadas todas as empresas que atenda a uma determinada ou outras áreas de atuação. Se a área de atuação não estiver cadastrada poderá ser cadastradas na opção Tabelas, abrindo o módulo mesmo sem sair do cadastro de empresa que se está realizando.

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Podendo ser filtradas/listadas ou pesquisadas empresas que atendem determinada área de atuação. Por exemplo:

• Fornecedor - Elétrica - fornecedores que executam serviços de manutenção elétrica.

• Fornecedor - Informatica - fornecedores de serviços de informática.

Tabelas de Códigos para Ativos/Equipamentos: Tabela de Códigos de Localização Operacional: Definição de Fábricas/Unidades/Processos, Subunidades, Sistemas e Subsistemas: Estabelecidos de forma hierárquica. Cada Fábrica/Unidade possui várias Subunidades, que possuem vários Sistemas e que possuem vários Subsistemas, e por último o TAG, que estará ocupado por um ativo ou equipamento (BP - bem patrimonial ou CE - Código do Ativo ou equipamento), dependendo da definição da empresa. É importante que essa localização Operacional ou de Processo identifique claramente os processos da empresa e unidades definidas. Em decorrência existirão os subprocessos e demais braços/ramos da árvore hierárquica de Processos ou Localizações operacionais. A inclusão dos códigos e descrições só e permitida à partir da Unidade, hierarquicamente, até o Subsistema, ou seja, não é aceito o cadastramento de um Sistema se a Subunidade e Unidade desse sistema não estejam cadastrados. Importante: O sistema requer que pelo menos a Unidade seja definida. Sempre crie uma Unidade sozinha, sem no mesmo registro colocar a subunidade, sistema ou subsistema.

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Isso porque se colocar mais informações não será visto no perfil de usuários de acesso na aba UNIDADE. Assim que cadastrar uma nova UNIDADE vá logo à Opção Utilitários, Usuários x Acesso e defina os usuários que vão ter aceso a essa recém unidade criada. Importante: Para cadastrar uma nova Ordem de Serviço (OS) é obrigatório o cadastramento de pelo menos o código da Unidade da hierarquia da Localização Operacional ou de Matriz de Processo. Tabela de Códigos de TAG's: os TAG's são a identificação/endereço da posição operacional no processo, dentro do subsistema, sistema, unidade e empresa. Esse código completo é formado pelo código inicial do TAG (definido nesse módulo), área (definido a seguir) e seqüencial alfanumérico, dentro da área para aquele respectivo código de TAG. O TAG composto de 3 campos distintos é como se fosse o Código de Endereçamento Postal completo(CEP) de identificação do local de instalação do ativo, equipamento, instalação etc. É o código resumido que identifica todo o processo, subprocesso etc. A composição do TAG é a seguinte: XXXX - XXXX - XXXXXXXXX Seqüencial alfanumérico (livre)

Código da área de localização física da posição operacional (códigos previamente definidos em Tabelas)

Tabela Código de TAG identificando o tipo de Posição operacional. (códigos previamente definidos em Tabelas) Exemplos de códigos de TAG’s para Posição operacional: TQ - tanque BCV - bomba centrífuga vertical PI - manômetro ou indicador de pressão O seqüencial de TAG tem um tamanho suficiente para colocar uma identificação completa de um equipamento, se não quiser utilizar os códigos de TAG´s e área de localização física, por exemplo:

B-210—01 A

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Esse cadastro no módulo de equipamentos não requer um cadastramento prévio, mas também pode ocorrer uma falha no cadastro de nomes padrões do equipamento. No cadastro de equipamento o TAG pode ser preenchido com apenas um dos campos do TAG. Pode ser só o código de TAG, só a área, ou só o seqüencial. Mas para cadastrar um equipamento deve ter pelo menos um dos campos preenchidos. Exemplo de um código completo de Posição operacional (TAG): BCV - 200 - 001A Bomba centrífuga vertical número 001A, da área 200. Esta bomba estará ligada hierarquicamente a um subsistema, sistema, subunidade e Unidade, através do cadastro de equipamentos, como verão mais tarde. Tabela de Código de Áreas de Localização Física: é uma delimitação física da fábrica ou unidade, ou mesmo local que está relacionada normalmente ao processo de produção e também aos órgãos de apoio. Por exemplo: Área 200 - área de estocagem Área 210 - área de reação Área 1.2 - área de acabamento A área é parte integrante do TAG. Por exemplo:

Bomba 01 C da área 230 - TAG: B - 230 - 001C No Ativo ou Equipamento propriamente dito que ocupa o TAG (endereço) temos: Código de Grupo de Equipamento: da mesma forma que um equipamento é identificado pelo seu local de operação (Posição operacional), o equipamento também deve ser identificado pelas suas próprias características. É o Código do equipamento, que chamamos de BP (Bem Patrimonial) ou CE (Código de Ativo, instalação ou Equipamento), dependendo da definição da empresa. Observações: O código de equipamento é como se fosse o CPF de identificação do ativo, equipamento ou instalação. É o item que ocupa o local de instalação (TAG). Lembrar que um local pode ser ocupado por vários ativos, equipamentos ou instalações (BP/CE´S). Nesse caso chamamos o local de TAG amplo. No caso do BP/CE ser único para um local (TAG), chamamos o TAG de TAG restrito.

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Recomendamos o máximo de cuidado nessa codificação para obter a melhor identificação de similaridade de tipos de equipamentos. O Código sugerido é formado pelos seguintes caracteres:

XXXX – XXXXXXX

Os primeiros caracteres denominam Código de Grupo ou classe de Ativo, instalação ou Equipamento, definido e existente em Tabelas relativas a Ativos/Equipamentos. Os caracteres restantes se destinam a numeração seqüencial do BP ou CE. Essa numeração poderá ser automática (definida pelo computador) ou não (definida pelo usuário). Esse código definirá tipos de equipamento similares para o cadastramento e posterior programação de manutenções, cadastro de sobressalentes e listagens em geral. Esses grupos poderão definir, por exemplo:

• BCV - XXXXX - Bomba centrífuga vertical ou • 0101- XXXXX - equipamentos de mecânicas (01) e bombas

centrífugas (01) Tabela de Código de criticidade: A criticidade de um equipamento é o grau de importância do equipamento dentro do processo. A falha ou defeito no equipamento muito crítico causa perda de produção e, portanto perda de lucro e risco de problema de segurança, risco de contaminação ambiental, perda de reputação da empresa etc. Os códigos que constam no Sistema são baseados no efeito da falha ou defeito na produção, segurança, meio ambiente, reputação etc., considerando a existência de equipamento reserva no almoxarifado ou instalado etc. Tabela de Códigos de Centro de Custos: são cadastrados todos os códigos e descrição de centro de custos e/ou seções existentes na empresa. Nesse caso cada empresa possui uma determinada padronização que poderá ser adotada. Para empresas usuárias com Prestação de Serviços, os Centros de Custos por tipo de atividade e/ou negócio da empresa.

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Tabelas relativas ao Módulo de Serviços

Tabela de Código de Setor Executante: Normalmente os Serviços possuem um organograma composto de seções/oficinas ou supervisões para a execução dos serviços, de acordo com a especialidade. Por exemplo:

• ELÉTRICA - Serviços elétrica • INSTRUM - Serviços de instrumentação

Tabela de Código de Prioridade: é definida para uma determinada Ordem de Serviço (OS) ou Solicitação de Compra (SC) de material ou serviço. Não significa que um equipamento muito crítico tenha máxima prioridade. Por exemplo: um transformador principal de alimentação elétrica de uma fábrica (único) é muito crítico para a produção e pode ser solicitado um serviço de pintura, com prioridade normal, que só será executado com disponibilidade de produção. As prioridades que podem ser cadastradas no Sistema são:

• N - Normal • U - Urgente • I – Imediato

Podem ser alterados ou incluídos outros códigos e descrições de prioridades. Convém ressaltar as seguintes definições:

• Falha – Quando existe a perda parcial ou total da função do ativo/Equipamento;

• Defeito – Quando existe uma ocorrência, mas a função do ativo/Equipamento não é afetada.

Tipo de serviço: são códigos que identificam o tipo de execução de serviço de Serviços. Por exemplo:

• R - Serviços de Rotina (periódicos de uma forma geral); • C - Serviços Corretivos e manutenção Corretiva, de

correção de falhas;

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• P - Serviços Preventivos ou manutenção Preventiva, que visa prevenir a ocorrência de falhas eliminando defeitos;

• M - Melhoria operacional ou Modificações de projeto; • D - Serviços Preditivos e manutenção preditiva, que

visam predizer a época da falha. Nota: Os serviços de rotina, preditivos, preventivos, sensitivos são considerados como sistemáticos, pois são executados seguindo uma periodicidade, de forma sistemática. Tabela de Código de Situação: São cadastradas as possíveis situações que podem ser encontradas em Ordens de Serviços e Solicitações de Compra. Representam o “status” da situação que se encontram os serviços com a execução de serviços e compras. Tabela de Tipos de Situação: Para Ordens de Serviço: Em execução, programado, a programar (podem estar planejados ou não planejados), depende de material, depende de outro Setor executante/oficina, depende de serviços de terceiros, depende de estudo de engenharia etc. Sugerimos:

Para solicitações de Compra de materiais: aguardando disponibilidade, colocado documento de compra (AF), recebido material/serviço etc. Os códigos definidos em serviços, ou seja, a tabela definida possui os mesmo dados na tabela de situações em materiais. As 2 tabelas são o mesmo arquivo. Podendo ser alterados e incluídos Códigos. Códigos de Chave de seleção: é um campo que pode ser cadastrado em Ordens de serviço de serviços corretivos e

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preventivos, Solicitações de Compra de materiais e serviços, Planos de Serviços Sistemáticos (IT’s), visando a possibilidade de listagens de acompanhamento por esses campos. Por exemplo, podem ser códigos de chave de seleção:

• Serviços que envolvem segurança - CIPA ou SEGU • Serviços que envolvem meio ambiente - CIMA • Serviços que só podem ser realizados em Parada Geral -

PG • Serviços que só podem ser realizados no Fim de Semana -

FS • Serviços que só podem ser realizados à noite – NOIT

Observação: Recomenda-se que sejam padronizadas nos 3 grupos de seleção utilizados nos documentos. Por exemplo:

• Colocar na Chave (1) só elementos necessários para programação, tais como situações que devem ser observadas na programação.

Exemplo: o P.G. = Depende de Parada Geral da Unidade. o NOIT = Serviço que só pode ser feito a noite;

• Na Chave (2): Itens como, por exemplo:

o ISO = Crítico para ISO 9001, o ANVI = Auditoria AVISA,

ou seja: Itens que vamos querer tirar Relatórios, Indicadores e Listagens;

• Na chave (3) Seria o caso, itens genéricos. Pode ser

usado esse último dos 3 campos para colocar a chave do solicitante ou executante.

Mas isso não é regra. Pode usar indistintamente qualquer um dos 3 campos para o que quiser. O SGServ vai filtrar. É só para uma questão de organização, visualização nas listagens de OS´s e melhor aparência. Tabela de Códigos de Tipos de Falhas/Defeitos, Causas e Ações/Providências: o Sistema já possui alguns códigos e descrições, podendo ser alterados e incluídos pelo usuário. Esses códigos têm como finalidade analisar o tipo de Falha/Defeito principal, a Causa da Falha/Defeito e a Ação/Providencia que deve ser tomada ou foi tomada para evitar a repetibilidade do serviço/problema. Tabela de Falhas/defeitos: São codificados as possíveis falhas ou defeitos observados nos serviços. Em uma determinada Ordem de Serviço será identificado o código que mais expressa a falha/defeito que foi observada.

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Nota: Os códigos podem ser os mesmos para falhas e defeitos. Será identificado se é uma falha ou defeito pelo tipo de serviço da OS.

• Falha está associada a um serviço Corretivo • Defeito está associado a um serviço Preventivo

No cadastro de Tipo de Falha/Defeito existe também a possibilidade de associar a Falha/Defeito a um dos Setores Executantes de Serviços, clicando no livro amarelo com “?” e levará o código. Mas se necessitar pode associar a um texto livre genérico desejado. Tabela de Código de Família/Subfamília do componente que falhou: Aqui será cadastrado o código da família e subfamília do material cadastrado que falhou. Observar que não deve ser o código de material detalhado, bastando ser a família e subfamília para identificar o tipo ou classe de material, de forma genérica. O material que falhou ou apresentou defeito poderá ser identificado com a apropriação de material de estoque ou compra direta com todos os detalhes, na Ordem de Serviço (OS). Tabela de Código de Causa: São os Códigos de Causa da necessidade de realizar os serviços. Esses códigos determinam o que causou o serviço ou que causou a Falha ou Defeito. No cadastro de Tipo de Falha/Defeito existe também a possibilidade de associar a Falha/Defeito a um dos Setores Executantes de Serviços, clicando no livro amarelo com “?” e levará o código. Mas se necessitar pode associar a um texto livre genérico desejado. Tabela de Código de Ação Tomada ou Ação à tomar/Providências: são os códigos de providências tomadas ou a serem tomadas para que não ocorram as causas que originaram as falhas/defeitos nos serviço. Também podem ser cadastrados os tipos de providências já tomadas ou ações realizadas. O detalhamento dos serviços estará na descrição de serviços executados na OS. Através desses códigos podem-se determinar quais os equipamentos, ativos, locais ou Ordens de Serviço que possuem determinadas Ações/Providências a serem tomadas, com término/baixa/Conclusão da Ordem de Serviço. Também podem ser usadas providencias já tomadas ou ações realizadas e implementadas para correção etc. É só mudar a conjugação dos verbos. Por exemplo, ação: a ajustar – providencia a ser tomada, ou Ajustada – Providencia já tomada. Fica a critério da empresa e usuários. Tabela de Serviço Solicitado Padrão: É possível cadastrar em Tabelas relativa a Serviços, códigos, títulos e

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principalmente textos padrões de serviços solicitados para serem usados nas OS’s e também serem previamente cadastrados em IT’s para na emissão da OS vir o texto no serviço solicitado da OS. Ele pode ser editado como convier. Inclusive com adição de vários serviços solicitados padrões em seqüência e depois editados para uma nova configuração. Na OS ou cadastro de IT´s pode-se acessar a tabela/lista de Serviços executados padrões através de clique no ícone com “?” e “livro” amarelo. Tabela de Serviço executado padrão: É possível cadastrar em Tabelas relativa a Serviços, códigos, títulos e principalmente textos padrões de serviços executados (idem aos padrões de serviços solicitados) para serem usados nas OS’s e também serem previamente cadastrados em IT’s para na emissão da OS vir o texto no Serviço Solicitado e/ou no Serviço Executado. Ele pode ser editado como convier. Aqui podem ser preparadas listas de tarefas nas IT’s que necessariamente não precisem constar das tarefas normais da IT. Na OS pode-se acessar a tabela/lista de Serviços executados padrões através de clique no ícone com o “?” e “livro” amarelo. Tabela de Código de apropriação de mão-de-obra: São cadastrados os códigos utilizados para a não apropriação de mão-de-obra, tais como: falta, treinamento e outros desejados. Lembre-se das suas necessidades para definir esses códigos. Também pode ser usada para determinar improdutividades do pessoal, nos homens-horas dependendo de liberação de execução, material, ferramental, emissão de Permissão de Trabalho – PT, etc. Tabela de Código de Unidade de Fornecimento/Unidade de Medição: O código de unidade é utilizado para a identificação da forma de fornecimento, estocagem e unidade de serviço para materiais e serviços de terceiros e também para a unidade de parâmetros para limite máximo e mínimo nas tarefas de serviços sistemáticos. Por exemplo: KG – Quilo MM - milímetro M3 - metro cúbico POL - Polegada ML - metro linear HH - homem-hora Na opção PDM = Padronização de Descrição de Material, em Tabelas relativas a Materiais/Compras pode cadastrar toda a hierarquia de padronização de materiais incluindo o padrão de determinada unidade de fornecimento para materiais específicos. Por exemplo, com o nome básico PARAFUSO do material, já poderá estar definido no PDM a unidade de fornecimento UN = Unidade.

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Tabela de Código de Almoxarifado: É utilizado para a identificação do tipo de almoxarifado que será guardado o material. Poderá ser uma identificação de separação física ou mesmo só para controle. Seriam então almoxarifados virtuais, para efeito de reserva de materiais etc. Tabela de Código de Famílias e Subfamílias de materiais: Os materiais sobressalentes podem ser divididos em famílias de mesmas características para efeito de procura, análise, identificação etc. Por exemplo:

• Família: 3100 – Mancais e Rolamentos • Família: 1100 – Elementos de Vedação • Família: 1000 - material de uso geral na manutenção

(estopas, eletrodos etc) • Família: 9999 – Material ainda a classificar a família e

subfamília. Pendente de definição de cadastro de família e subfamília.

Podem ser cadastradas famílias e subfamílias dos materiais, podendo-se filtrar por parte. Por exemplo:

• 3100 – família de Mancais e Rolamentos • 3110 – Família de Rolamentos e Subfamília Esfera

(rolamentos de esfera) A discriminação de famílias será de acordo com o sistema de suprimento ou interesse por parte da manutenção, podendo utilizar códigos alfanuméricos. Ao digitar uma classe da Família (2 primeiros dígitos) poderá consultar no “livrinho” de consulta e verificar as Subfamílias que compõem aquela Família. Na opção PDM = Padronização de Descrição de Material, em Recursos, Materiais/Compra pode cadastrar toda a hierarquia de padronização de materiais incluindo o padrão de determinada Família e Subfamília para materiais específicos. Por exemplo, com o nome básico PARAFUSO do material, já poderá estar definido no PDM os códigos de Família 02 e Subfamília 01 -> 0201 = Parafusos. Tabelas - Orçamentos

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Tabela de Códigos de Plano de contas orçamentárias Principais: Devem ser cadastradas as contas de nível hierárquico superior (Contas Principais), identificadas como contas principais. Essa identificação permitirá controle de orçamento e custos, por conta e centro de custo.

Tabela de Códigos de Plano de contas orçamentárias detalhadas: Serão cadastrados os códigos e descrição das contas Gerenciais relativas a Serviços da empresa, como por exemplo: Código Descrição

• Matelet = conta materiais de Serviços de elétrica, • Matmec = conta materiais de Serviços de mecânica, • Termec = conta serviço de terceiros de mecânica, etc.

As contas Orçamentárias detalhadas Devem ser associadas as contas principais e também correlacionadas as de mais alto nível chamadas de Principal (2):

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Tem também a mesma Tabela de Cadastro de Centros de Custos que existe também nas Tabelas de Ativos/Equipamentos e as Tabelas – Serviços. Tabelas de Mão-de-obra

Terceiro nível, mais detalhado da Conta Orçamentária

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Cadastro de Empresas (Clientes/Fornecedores): Neste módulo são efetivamente cadastrados os Clientes e Fornecedores de sua empresa. Para o cadastramento de um empregado da própria empresa ou empresa contratada é necessário que esteja cadastrada a empresa desse empregado nesse módulo. A própria empresa que usa o sistema deve ser cadastrada como cliente e também como fornecedora. Quando se inclui uma nova empresa o código daquela empresa poderá ser numerado automaticamente e seqüencialmente. Também poderá ser digitado e estabelecido um código alfanumérico de sua preferência para a empresa. Depois aparecerão os seguintes campos: Marca-se com a click, no campo respectivo se a empresa é compradora (cliente) da sua empresa (de materiais, serviços etc.) e/ou se a empresa é fornecedora para a sua empresa. Marcando-se com click nos dois campos significa que a empresa é cliente e também fornecedor ao mesmo tempo para sua empresa. Depois será cadastrado o nome da empresa, preferencialmente completo – razão social. Depois o cadastro do número do CNPJ/CPF e inscrição estadual/municipal ou número da carteira de identidade, se for uma pessoa física. Para diferenciar a inscrição estadual de municipal recomenda-se colocar antes dos números da inscrição as iniciais IE para inscrição estadual e IM para municipal. Depois o endereço, código do CEP, bairro, município e estado. No campo de responsável será cadastrado o usuário do sistema, ou empregado da sua empresa, responsável pelo contato e acompanhamento daquela empresa que está na tela. Esse campo requer o cadastro prévio do usuário. As empresas podem ser cadastradas com suas filiais. Para isso deve ser identificada se a empresa que se está cadastrando é Matriz ou Filial, anotando no campo com X. Se for uma filiar deve-se indicar qual o código da empresa matriz daquela empresa. Tem-se a opção de depois verificar em qualquer empresa, através da pastinha na parte inferior da tela a lista de filiais. Ao clicar numa delas será aberto o registro correspondente. Posteriormente são cadastradas as pessoas de contato da empresa. Existe a possibilidade de cadastro de contatos da

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empresa, com nome, dia/mês de aniversário, telefone/fax e um campo MD (à esquerda) que se marcado com “click”, permitirá que seja preparada etiqueta ou envelope de mala direta para aquela pessoa de contato, da empresa ou empresas selecionadas/filtradas, quando se entra na opção de mala direta. Depois pode ser preenchido o campo observação, com qualquer informação desejada. O campo providência preenchido permitirá que depois possam ser relacionados os clientes/fornecedores que tenham algum caractere/informação digitado nesse campo. Funciona como uma agenda de compromissos. Se desejar ser lembrado de alguma providência ou ação com relação àquela empresa na tela, poderá escrever a informação e depois através da opção de Providência visualizar todos os clientes/fornecedores que tem alguma informação/ação/providência cadastrada nesse campo. Cabe ainda ressaltar que o sistema, quando se digita de Providencia, perguntará qual o responsável da sua empresa (usuário) que se deseja encontrar os clientes/fornecedores com providência. Última atualização: Por último a opção última atualização de informações das empresas. O sistema perguntará o intervalo (início e fim) de datas que se querem visualizar as modificações/atualizações das informações das empresas. Quando é realizada alguma modificação, confirmada ao final, ou mesmo a inclusão de uma nova empresa, o sistema guarda num campo daquela empresa esta data de atualização. Quando se pede as empresas que tiveram alguma atualização/modificação/inclusão, o sistema mostrará na tela aquelas que têm a data de última atualização dentro do intervalo solicitado. Dados confidenciais: Existe a possibilidade de descrever textos confidenciais para uma determinada empresa com a opção de dados confidenciais. A permissão de acesso a essa pasta é dada na opção Utilitários – acessos de usuários, através de senha.

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Dados ultra confidenciais ou Confidenciais (1): Através de perfil de usuários podem ser definidos textos mais confidenciais ainda com acesso para determinadas pessoas ou usuários especiais. Sócios e diretores da empresa etc. Documentos: Existe a opção de cadastrar a lista e possibilidade de acesso de Documentos cadastrados no Word, Excel ou qualquer tipo de arquivo (*.*). Ao optar por esse modo poderão ser visualizados os documentos do “drive” escolhido. Poderá ser incluído um arquivo, excluído ou aberto. Automaticamente será iniciado o Word, Excel ou outro aplicativo e aparecerá o documento escolhido. Deve-se observar com cuidado quando o sistema estiver em rede a colocação exata na localização do documento, em um drive da rede, enxergado por todos. Deve-se evitar utilizar o drive c: de alguma máquina, pois só poderá ser visto naquela máquina. O ideal é salvar o documento num diretório do servidor de rede. Assim todos os usuários poderão ver o arquivo. A SGServ recomenda que seja utilizado um drive único, por exemplo, W: para instalar o sistema e guarda de documentos. IMPORTANTE: Em todo o cadastramento e filtragem poderão ser consultadas as tabelas de cadastro, através da opção de consulta (“livrinho”). Ao aparecer a listagem após o filtro poderá ordenar a Tabela pela Ordem Alfabética do Código ou da Descrição do Código. Módulo de Ativos/Equipamentos: Nesse módulo serão cadastrados todos os equipamentos e Ativos das diversas Empresas, Filiais, Unidades/Fábricas e Processos.

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O módulo possui uma tela genérica com campos para serem preenchidos com as principais características dos equipamentos. Podem ser distinguidas duas áreas na tela de cadastramento de Ativos/Equipamentos: A primeira, até o meio da tela aproximadamente, que informa os dados inerentes a posição operacional do equipamento, ou seja, o processo, subprocesso, ou do endereço do equipamento.

O cadastramento começa pela identificação da Empresa ou Filial, devendo cadastrá-lo primeiramente no Módulo de Empresa. Pode-se nesse caso adotar a filosofia de cliente/fornecedor interno. Se todo o sistema vai se basear em uma única empresa para o qual são prestados os serviços deve-se cadastrar a empresa como empresa padrão no cadastro de empresas e em Utilitários, configuração de empresa.

Inerenteao TAG (Posição Operacional)

Inerente ao BP/CE (Bem)

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Depois a localização do equipamento (posição operacional completa): O ativo pertencerá a uma empresa ou uma filial. Unidades - composta de: Subunidades - composta de: Sistemas - composto de: Subsistemas - que finalmente são compostos de endereços (TAG's) que serão ocupados por ativos ou equipamentos (BP's ou CE’s) Descrição do TAG: São todas as informações que o equipamento requer para aquela posição operacional. Além da identificação, por exemplo: bomba de transferência de ácido residual a 50%, também podem ser incluídas as informações técnicas de necessidade daquela posição operacional dentro do processo. Pressão de projeto, pressão de operação, temperatura de projeto, vazão necessária etc. É um campo bastante amplo com 256 linhas de texto. Nota: Importante concentrar na primeira da Descrição do TAG as informações mais importantes de identificação e características do local de instalação ou endereço do equipamento. Essa linha é que sai na OS (Ordem de Serviço - OS). Código de Centro de Custo: O Código de centro de custo (previamente cadastrado na opção Tabelas, define o centro de custo da localização do equipamento. Havendo necessidade de recorrer ao cadastro de códigos para se determinar um determinado Código, poderá ser digitado na opção livro com? e os códigos cadastrados com a respectiva descrição aparecerão na tela. Escolhendo o código basta clicar duas vezes sobre o desejado para ser transferido para o campo respectivo no cadastrado de equipamento. Esta é uma característica do programa que se repete em todos os campos que possuem códigos previamente cadastrados no cadastro de códigos. Operosidade: Esse campo é preenchido com o valor percentual médio de operação do equipamento que ocupa aquela posição operacional. Por exemplo, se o equipamento opera um dia e fica outro dia parado, a operosidade media será de 50%. Deve-se ainda descontar o percentual médio de parada dos equipamentos devido a manutenção, parada de produção etc. Esse é um campo livre de preenchimento, podendo ser alterado a medida que o usuário observa a alteração das condições operacionais do equipamento. Esse campo poderá interferir (se assim se desejar) no intervalo real de realização de serviços sistemáticos

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(intervalo de intervenção de realização de serviços sistemático/preventivos) a ser visto mais adiante. Criticidade: é um campo a ser preenchido com um dos códigos previamente cadastrados no cadastro de códigos. Identifica o quanto àquela posição operacional é crítica no processo de produção e obtenção de lucro para a empresa. Deve ser cadastrado a criticidade padrão máximo no Módulo de Tabelas. Executante Pode-se cadastrar a que Setor Executante pertence a administração daquele ativo ou equipamento. Chave de seleção: É possível cadastrar códigos de chave de seleção (até 3 códigos) por ativo/equipamento visando planejar, listar os equipamentos e outras atividades que podem ser facilitadas com o uso desse instrumento. Por exemplo, podem ser cadastrados os equipamentos críticos para a qualidade, com a identificação da chave de seleção ISO - Crítico para a Qualidade. Para equipamentos com chave de seleção ISO, ao terminar uma Ordem de Serviço será possível imprimir uma etiqueta com a intervenção realizada e quando vencerá a próxima intervenção. Nota importante: É possível cadastrar um equipamento padrão ou "folha de dados padrão" com identificação seqüencial 0000 no TAG e BP ou CE, preenchendo a descrição básica dos campos de dados que será preenchido para aqueles tipos de equipamentos similares, e depois acessar em uma inclusão. O sistema repetirá todas as descrições dos campos, permitindo copiar as informações. Assim como se podem copiar os dados de equipamentos já cadastrados para um novo equipamento. Seguir os seguintes passos para “clonar” um ativo/equipamento:

1. Pesquise pelo TAG ou BP um registro que quer criar um novo ativo/equipamento com dados similares (que deseja “clonar”);

2. Depois copia com botão direito do mouse um dado qualquer do TAG ou BP. Melhor usar o seqüencial de BP, pois é único;

3. Clica em Incluir um equipamento novo no cadastro de ativo/equipamento;

4. Cola no campo BP/CE o seqüencial do ativo/equipamento copiado no local de seqüencial do novo ativo/equipamento a incluir;

5. Depois clica no “livro amarelo” ao lado do seqüencial de BP;

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6. Visualiza com listagem ordenada por TAG ou BP. Só aparecerá o registro que quer “clonar”;

7. Depois clica 2 vezes no registro encontrado que será “clonado”;

8. Acrescentar e modificar normalmente os dados novos;

9. Cuidado para não repetir o que não é repetido e deve mudar o que deve ser mudado;

10. Clica em numeração automática para criar o novo seqüencial do novo registro (ativo/equipamento) “clonado”;

11. Confirme a inclusão do novo registro e terá o novo ativo/equipamento cadastrado.

Data de criação do TAG (operação): Nesse campo será cadastrada a data de início de cadastro da posição operacional. Depois começam a ser cadastrados os códigos e informações (dados/descrição técnicas) inerentes ao equipamento que ocupa aquela posição operacional. Código de BP (Bem Patrimonial) ou CE (Código de Equipamento): é o Código que identificará o equipamento propriamente dito. Pertencerá aquele equipamento e será nele afixado até a sua alienação. Nunca deverá ser retirada a plaqueta que identifica o Código de Bem Patrimonial do equipamento. Como sugestão poderá ser usada uma fita de aço inox, cortada no tamanho padrão para identificação e os dígitos colocadas por punção em baixo relevo. Desta forma evitará a perda de identificação no caso de pintura etc. A chapa poderá ser fixada através de parafusos rebite ou mesmo colada, tendo-se o cuidado para evitar que não saia com facilidade. Pode também fabricar uma plaqueta com o Título BP/CE e numeração seqüencial em baixo relevo. A plaqueta pode ter 5 cm de comprimento x 2 cm de largura e 0,5 cm de espessura, em alumínio, com 2 furos de 2,5 mm de diâmetro para fixar com parafuso ou rebite “pop”. O Código completo de BP ou CE é formado pelo Código de Grupo de Equipamento, definido no cadastro de códigos, seguido da numeração seqüencial daquele tipo de equipamento existente na empresa. Pode-se optar pela numeração seqüencial ou numeração determinada pelo usuário. Recomendamos utilizar a numeração seqüencial automática e adotar a identificação no equipamento (plaqueta) só com a numeração seqüencial. Assim evita a colocação do código do grupo de equipamento na plaqueta, diminuindo o seu custo e facilitando a procura somente pela numeração seqüencial do BP ou CE. XXXX-XXXXXXX

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Numeração seqüencial Código de Grupo, Classe ou Tipo de Equipamento Descrição Técnica do Equipamento (Bem Patrimonial – BP ou CE): Nesse campo serão descritas todas as características do equipamento, tais como: fabricante, modelo, número de série, vazão, temperatura de projeto, capacidade, pressão de projeto, pressão de teste, peso, materiais de fabricação etc. É importante que todas as informações possíveis possam ser colocadas nesse campo, pois poderão ser obtidas filtragens/listagens de equipamentos com informações desejadas por parte de caracteres desse campo. Caso seja necessário poderá continuar com a descrição técnica do equipamento com abertura de tela com linhas limitadas a 256 linhas de texto para cadastro de informações. Posteriormente pode-se visualizar a descrição técnica completa através da opção de mais descrição técnica. Sugerimos que sejam criadas telas padronizadas com informações dos dados padrões por tipo de equipamento e depois podem ser inseridos equipamentos copiando essas telas padrões, editadas de acordo com o equipamento. Nota importante: Descrever as principais características técnicas do ativo/equipamento na descrição do BP/CE na Primeira Linha de cadastro. Assim deve-se identificar o tipo de Ativo/Equipamento, fabricante, Modelo, número de série e outras informações importantes que couberem nessa primeira linha de descrição técnica. Essa linha é que sairá na Ordem de Serviço (OS). Data de início de operação do BP/CE: É a data em que aquele Bem Patrimonial (Ativo/Equipamento) começou a operar naquele TAG. Após uma troca de equipamento, através do cadastro de novo BP (Bem Patrimonial) ou CE (Código de Equipamento) numa Ordem de Serviço (OS), esta data será automaticamente trocada para a data de término da Ordem de Serviço, indicando o início de operação daquele equipamento naquela posição operacional (TAG). Campo para colocar o código de bem patrimonial contábil da empresa. Existem os campos de data do serviço para garantia, dias de garantia e data de vencimento da garantia. Pode-se determinar a data em que determinado equipamento passou a contar prazo de garantia. Definir esse prazo em dias de garantia e será obtida a data de vencimento da garantia. O mesmo processo pode ser utilizado para garantia de serviços. Pode-se posteriormente listar os equipamentos com vencimento de garantia entre datas etc.

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Também no cadastro do equipamento existem as seguintes opções: Aba de Troca de equipamento: Nessa opção podem ser trocados 2 equipamentos (BP's ou CE’s ) entre seus endereços (TAG's). Aparecerá uma tela com a situação atual, que será a antiga após a troca, o campo do TAG preenchido e do BP/CE a preencher com o código do equipamento que vai ocupar aquela posição operacional (TAG). Essa será a situação futura, após a troca. Na linha de baixo desse quadro aparecerá o TAG onde aquele BP/CE está localizado e após a entrada do BP na linha acima será vista a situação antiga e a nova situação após a troca. Essa troca implica na atualização da data de operação dos 2 equipamentos envolvidos. Ou seja, a data em que aqueles 2 BP's ou CE’s passaram a ocupar os novos respectivos TAG's. Importante: Recomendamos que a troca de equipamentos seja realizada na OS para o histórico ficar registrado e obter rastreabilidade das trocas, com datas, motivo da troca etc. Observações e sugestões:

Troca de equipamento para um local (TAG) sem eqpto esclarecemos e sugerimos os seguintes procedimentos (passo a passo) a serem adotados:

1. Deve cadastrar em Ativos/Equipamentos no Menu Principal um local reserva com indicação do código do TAG do tipo de equipamento que define reserva para o tipo. Por Exemplo: TAG: [BOMBA] - [Área do local reserva] - [RESERVA], significando local reserva para guardar equipamento. No seqüencial do TAG colocar RESERVA. Nesse cadastro colocar centro de custo do local reserva e operosidade = 0% (pois nesse local o equipamento não opera). Pode indicar a Localização Operacional do Depósito e Manutenção em sistema ou outros locais reservas nas obras, se for o caso;

2. Nesse cadastro colocar o Grupo/Classe do equipamento no sub campo do BP/CE com o mesmo código do tipo de equipamento e do código de TAG;

3. Ainda nesse cadastro colocar na numeração do BP/CE e não o número seqüencial de BP e sim S/EQPTO, assim como na descrição técnica colocar S/EQPTO. Dessa forma estamos indicando que aquele local (TAG), por enquanto está sem equipamento. Isso é necessário porque esses campos não podem ficar em branco porque não campos chaves do cadastro;

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4. Colocar o setor executante de manutenção com o código da Manutenção, pois é o setor de manutenção que vai realizar a manutenção;

5. Repita essa identificação de ativo/equipamento (sem equipamento = S/EQPTO no BP/CE) e respectivos grupos/classe para todos os outros cadastros de locais que estejam sem equipamentos;

6. Para permitir isso é preciso que o usuário que faça esse cadastro tenha a permissão de repetir mesmo sequencial de BP/CE em Usuários, Perfil de Usuários, no usuário desejado, linha Ativos/Equipamentos, marcando (X) Duplicar Sequencial do BP. Assim permitir repetir S/EQPTO em vários itens de cadastros que não tenham ainda equipamentos;

7. Sempre realizar a Troca de Equipamentos na Aba (Troca Eqpto) do OS em Planejamento/OS´s Pendentes, seguindo o explicado em aula e no manual. Evitar realizar a troca no Cadastro de Ativos/Equipamentos, pois nesse não existirá histórico com informações de data de troca, quem solicitou a troca, detalhes da troca, custos etc.

8. Fazer essa troca antes de terminar a OS (dar baixa na OS na Opção/Botão <Terminar> no Menu superior da respectiva OS onde será trocado o eqpto.

As definições e configurações do Software SGServ permitem atendimento aos requisitos de segurança com base na Normas, Procedimentos e Regulamentos constantes da ANVISA e outras normais legais.

Aba de Documentos: Existe a opção de cadastrar a lista e possibilidade de acesso de Documentos cadastrados no Word, Excel ou qualquer tipo de arquivo (*.*). Ao optar por esse modo poderão ser visualizados os documentos do drive escolhido. Poderá ser incluído um arquivo, excluído ou aberto. Automaticamente será iniciado o Word, Excel ou outro aplicativo e aparecerá o documento escolhido. Poderá ser colocada aqui uma foto do equipamento, detalhes etc. Recomenda-se que o arquivo fique salvo no drive do servidor da rede e não no HD da máquina que está em uso pelo usuário. Assim todos poderão visualizar o documento. Recomenda-se também usar só uma identificação de drive do servidor para todas as estações/usuários. Como sugestão poderá ser usado o drive W:. Veja passo a passo para Inclusão de caminho de documentos nos cadastros do SGServ. Em todos os módulos de cadastro que contiverem a aba “documentos”.

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Na tela de Cadastro de Equipamento, por exemplo:

Clicando na aba inferior “Documentos”:

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Aparecerá a tela de cadastro: Pode incluir vários caminhos e depois pode abrir o caminho desejado. Aba de Hierarquia do Equipamento: É possível visualizar a hierarquia do TAG pai do equipamento, ou seja, a hierarquia entre equipamentos que se referem. A hierarquia do equipamento em questão que está na tela e a hierarquia dos filhos do equipamento que está posicionado na tela. Aqui podem ser vistos naquele TAG todos os BP’s/CE’s que ocupam aquele TAG e clicando no sinal de +, poderão ser vistos todos os componentes/sobressalente que compõem aquele BP.

Clicar em Confirmar Arquivo para incluir um arquivo escolhido

Clicar em Confirmar Pasta para incluir uma Pasta escolhida

Selecionar Local onde está a Pasta ou Arquivo

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Aba de Histórico de Serviços do Equipamento ou ativo: cadastro de Ordens de Serviços (OS´s)terminadas ou pendentes, OS's resumidas, para efeito de histórico do equipamento. Normalmente utiliza-se essa opção para cadastrar aqueles serviços que já foram realizados e se quer preservar o histórico. Também para registro de histórico do passado, anotado em livros, Ordens de Serviço manuscritas etc., através do cadastro de OS’s nessa opção. Existe uma tela de filtragem onde se pode determinar o histórico somente dos equipamentos daquele TAG escolhido, ou daquele BP/CE ou onde ambos aparecem juntos. Também o intervalo da data de término, se quer visualizar OS’s terminadas, pendentes ou pendentes + terminadas.

Após determinar a filtragem vem a última OS pela data de término. Se quiser inserir uma OS naquele equipamento (TAG/BP) basta clicar em Incluir. Se não tiver nenhuma OS para histórico virá uma tela de nova OS com a data do sistema para incluir. Na opção de Histórico pode ser visualizado o histórico dos serviços (Ordens de Serviço concluídas) no equipamento. Serão apresentados pela seqüência de data de término do serviço mais antiga até a mais recente, por seção/especialidade executante ou todas, por OS daquele TAG e BP's ou CE’s que ocuparam aquele TAG, por BP ou CE e os TAG's onde esteve ou somente aquele para (TAG/BP-CE) e ainda por período (entre datas) desejado.

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A opção de Histórico marcada (sim) apresentará todas as Tarefas de OS’s Sistemáticos terminadas. Se marcada (não) só apresentará as Tarefas das OS’s Sistemáticos terminadas com as tarefas que foram marcadas para Histórico. Na opção listagem podem ser vistas todas as OS’s daquele equipamento e com “click” na OS selecionada ver a OS com detalhes. Aba de Sobressalente/componente/insumos: Podem-se visualizar os sobressalente/componente/insumos cadastrados no cadastro de materiais/serviços, para aquele equipamento. É importante frisar que os componentes/sobressalentes são associados aos equipamentos (BP’s/CE’s) e não aos TAG’s (posição operacional dos equipamentos) ou locais de instalação. Visualiza-se o saldo e quantidade usada em cada equipamento.

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Consulta de IT´s (Planos e Procedimentos de Serviços Sistemáticos) do equipamento ou ativo(TAG): Nessa opção (pasta) é possível ver as IT´s do TAG do equipamento posicionado na tela. Muito importante: Para qualquer listagem com filtragem é preciso antes de tudo utilizar a opção filtrar e depois listar. Depois então se pode visualizar na tela e imprimir ou então imprimir direto. Na opção filtrar e listar pode-se ter a listagem em vídeo (visualizar) o apresentado em tela os equipamentos filtrados por determinada informação. Em a opção de filtragem pode ser para aqueles equipamentos que possuem serviço sistemático ou não. Ou seja, que possuem Instruções de Trabalho para serviços sistemáticos. Na listagem e depois a visualização poderá ser ordenada por TG + BP/CE, ou BP/CE + TAG ou por seqüencial do BP/CE. Depois poderá ser resumida, só com o TAG, BP e descrição do TAG, com opção de mostrar também a descrição técnica do equipamento. Aba de Horímetro É possível cadastrar se o ativo ou equipamento possui horímetro e quais os valores do horímetro ao longo do tempo. Inclui-se a data e valor do horímetro. O cálculo da média operacional de acordo com os valores médios das anotações do horímetro e com isso redefinir a cada momento dessa atualização na operosidade média no cadastro do ativo. Se a Instrução de Trabalho (IT) para aquele ativo estiver configurada para considerar a operosidade, então será replanejada a semana/ano de acordo com a periodicidade e operosidade calculada.

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Módulo de Serviços: Esse é o módulo mais importante do Sistema de Gerenciamento de Serviços (SGSERV). É através dele que são cadastradas as Ordens de Serviço (OS's), cadastrados os Planos/Serviços Sistemáticos/manutenções sistemáticas, efetuado todo o planejamento de todas as Ordens de Serviço corretivas e sistemáticas (serviços preventivos, preditivos, rotinas etc.). E principalmente obtidos os históricos completos dos serviços executados e pendentes, através das OS's com todas as suas informações. O Módulo de Serviços é dividido nos seguintes submódulos: Tabelas: São cadastrados os códigos utilizados nesse Módulo de Serviços. Veja em Tabelas no Menu Principal. Na consulta (livrinho) de qualquer campo nos cadastros de equipamentos, OS´s etc poderá visualizar as tabelas por ordem alfabética de código ou descrição do código. Inclusão de OS´s Nessa opção só podem ser incluídas OS´s não sistemáticas, como por exemplos OS´s de correção e manutenção corretivas, abrindo uma tela totalmente com campos em branco para cadastro de informações de uma nova OS. Nota: Aparece a informação na tela de “Filtrado”, pois nessa opção só aparecem OS´s não sistemáticas e pendentes. A opção Pesquisar só vai encontrar OS´s dessa natureza. Cadastro de Ordens de Serviço (OS's): Nesse módulo são cadastradas/incluídas as Ordens de Serviço Não Sistemáticas (serviços em geral, manutenção corretiva, melhorias etc.) através da entrada de dados - campos disponíveis na tela. Podem ser incluídas OS's, excluídas, modificados os campos, avanço de registro, recuo de registros, listagens etc. Nessa opção podemos ver históricos completos de todas as OS´s (pendentes e/ou terminadas) de um determinado equipamento (TAG e/ou BP/CE), assim como outras filtragens por todos os campos da OS.

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Os serviços sistemáticos (preventivos, preditivos, rotinas etc.) não são cadastrados inicialmente aqui. É necessário que sejam cadastradas as Instruções de Trabalho (IT’s) no Módulo de Serviços, para depois serem planejados, emitidas OS´s e então ficarem cadastradas nesse submódulo.

Veja no computador experimentando Incluir, clicando no botão de Incluir, uma OS ou no Menu de Acesso rápido de Incluir OS. Na inclusão de OS's a numeração da OS pode ser inserida de duas maneiras para cada OS a sua escolha: através da entrada do número do documento recebido (formulário de OS) ou através da numeração automática seqüencial que fica gravada no sistema, bastando clicar no campo “check box” para numeração automática. Se a Empresa não estiver cadastrada pode-se cadastrá-la clicando no Menu Principal, no Módulo de Cadastro de Empresas, bastando colocar os dados após a solicitação. Normalmente para uma única empresa usuária, o sistema já traz o código da empresa. Se a empresa presta serviço para vários clientes, pode ser configurado pela equipe de suporte da SGServ, de forma a não trazer nenhum código de empresa. Nesse caso pode-se escrever parte do nome e clicar no “livro?” de consulta e vir a empresa procurada. Se vier uma determinada empresa também se pode apagar e procurar a desejada. Dependendo das definições no Módulo Utilitários – Configuração de empresas poderá já vir uma empresa determinada (quando A empresa é a única cliente), não vir empresa nenhuma e ficar livre o cadastro, no caso de empresa fornecedora sem contrato, e por último virem só as empresas que possuam contrato/planilha cadastro no Módulo Recursos – Planilha/Contrato. Para maiores detalhes veja explicações no Módulo de Utilitários. Passa-se então a cadastrar o código de TAG, através do código inicial do TAG. Havendo dúvida quanto ao TAG correto poderá ser digitada a parte inicial desse código e passar ao campo seguinte do TAG (área). Clicando-se então poderão ser vistos todos os TAG's e demais dados dos equipamentos que começam com aquela parte de código de TAG. Idem para a área e até o campo final do TAG, seqüencial. Escolhido o TAG basta clicar duas vezes em um dos campos do cadastro de equipamentos que confirmará o cadastro de TAG e BP ou CE para a OS. Lembre-se que uma OS pode ser cadastrada sem TAG, BP ou outro qualquer código referente a equipamento. Como por exemplo, o conserto da iluminação geral, que não se refere a um determinado equipamento.

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Convém observar que poderá existir mais de um BP ou CE (Bem Patrimonial ou Código de Equipamento) para aquele TAG, devendo isto ser confirmado e se for o caso entrar pelo código de BP ou CE. Da mesma forma poderá ser cadastrada parte do código de BP ou CE e obtido o código BP ou CE completo, bem como o TAG. Ou seja, a entrada dos campos TAG e BP ou CE pode ser efetuada através de um dos dois campos. O sistema irá verificar no cadastro de equipamentos qual o equipamento (BP) ou posição operacional (TAG), dependendo do campo inicialmente cadastrado. Preenchendo qualquer parte dos campos de TAG ou BP, poderá clicar no ”?” “Livro” que virão todos os equipamentos com aquele código (isso em código de TAG, área, seqüencial, código de BP, seqüencial). Estando definido o conjunto TAG e BP ou CE, se houver no cadastro de equipamentos, os campos: Unidade, subunidade, sistema e subsistema serão automaticamente preenchidos com os dados do cadastro daquele equipamento. Por sua vez se os campos de TAG e BP ou CE forem preenchidos em branco, poderá ser cadastrado o sistema e o restante da árvore hierárquica será preenchido, assim por diante, de acordo com o cadastro de Unidade, Subunidade, Sistema e Subsistema existente no módulo de cadastro de códigos. Se o ativo ou equipamento não estiver cadastrado poderá ser cadastrado no módulo de cadastro de equipamentos, que pode ser aberto estando outro módulo em aberto. Passa-se então a descrever o Serviço Solicitado ou Problema de Manutenção que se deseja corrigir, devendo-se ser o mais explícito possível identificando o problema e o local para identificação, mesmo tendo o TAG e BP ou CE preenchidos. Se for necessário descrever com mais informações do serviço solicitado, “click” em mais descrição e o sistema abrirá uma tela adicional (mais descrição de forma ilimitada). Se houver interesse podem-se consultar os serviços solicitados padrões previamente cadastrados em Tabelas, para constar de complemento do serviço solicitado. Existe um botão de consulta que poderá ser usado. Também existe a possibilidade de trazer um serviço executado já previamente cadastrado em tabelas para a OS, e pode-se inclusive colocar situações na OS, antes de emitir e imprimir que possam ser completadas depois ou durante a execução do serviço. Poderá existir uma tabela de tarefas a serem respondidas. Demais campos: Prioridade: Campo a ser preenchido com código previamente cadastrado no Cadastro de Tabelas, que define a prioridade que o serviço deve ser executado.

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Recomendamos/sugerimos a utilização de 3 códigos de prioridade:

• I- Imediato, • U- Urgente, • N- Normal.

Mas podem ser alterados no Módulo Tabelas. Código de Centro de Custo: Definido o TAG/BP ou CE o centro de custo virá do cadastro de equipamentos. Se não, pode-se digitar normalmente o código, ou com seleção o código desejado. Código da Executante (oficina que executará o serviço): Sempre lembrando que na dúvida pode ser consultada a lista do cadastro de códigos, através do click no livro com o “?” e clicando-se 2 vezes na opção desejada levará o código para o campo da OS. Semana/ano de planejamento: sabendo a previsão de início de execução do Serviço poderá ser cadastrada a semana e ano. Havendo dúvida, com “click” no livro com o “?” Poderá ser visto o calendário com as datas início e fim da semana/ano. Da mesma forma clicando-se duas vezes sobre a opção desejada a semana/ano será automaticamente levada para o campo da OS. Data/hora programada para execução: Nesse campo pode ser determinada a data programada prevista para início da execução. Deveria ser alterada a cada data para se ter sempre a data de início dos serviços. Pode-se depois listar todos os serviços pendentes ou programados para uma determinada data. Colocando-se a data vem automaticamente a semana/ano. Existe um livro com “?” onde podem ser consultadas datas oriundas de um calendário relativo ao mês da data do computador. Código de Situação (“status”): De acordo com o cadastramento dos códigos de situações no Módulo de Tabelas – códigos de situação. Identifique o código que melhor representa a situação atual da OS. Existe a possibilidade de consultar o “log de situações” com as informações das situações que aquela OS passou, com código de situação, data, hora e matrícula de quem atualizou a situação. Complemento da Situação da OS: no caso da OS depender de material, Serviço de terceiro ou outra qualquer informação referente a planejamento e programação dos serviços poderá ser cadastrada a respectiva Solicitação de Compra (SC) de

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material ou Serviço, ou o código de estoque de material no almoxarifado, ou mesmo outra qualquer informação importante para planejamento e programação daquela OS. Sugerimos que escreva nesse campo sempre uma nova informação na primeira linha do campo e acima das últimas atualizações. Assim essa informação importante atual estará sempre visível na primeira linha. Recomendamos que nos outros campos, tais como Serviço Solicitado e Serviço Executado o preenchimento de novas informações seja sempre feito na linha abaixo da última informação. Assim fica mais claro acompanhar o texto na sua seqüência de informações. Esses campos poderão ser preenchidos com qualquer informação importante para consulta posterior, através de listagem etc. Data/hora de Ocorrência: Momento em que ocorreu o problema descrito na OS. Pode ser inferior a data de emissão da OS. Essa data/hora normalmente é preenchida quando não existe uma falha/defeito. Porque nesse caso coloca-se a data/hora de falha ou defeito. Data/hora início de Falha ou Defeito do Ativo/Equipamento: Momento em que o equipamento apresentou a falha funcional ou defeito funcional. Não necessariamente uma parada efetiva do equipamento ou ativo. Lembrando que:

• Falha -> Perda Parcial ou Total da função do Ativo/Equipamento – As OS´s de Falha tem que ter o Tipo de Serviço Correção ou Manutenção Corretiva;

• Defeito -> Não causa perda nem parcial e nem total da função do Ativo/Equipamento, mas apresenta algum sintoma anormal que se não tratado poderá progredir para uma falha.

Data/hora de comunicado e nome de quem comunicou: Momento e por quem foi comunicada a necessidade do serviço. Data/hora de liberação e nome de quem liberou para executar o serviço: Momento de liberação e quem vai liberar ou liberou a execução do serviço. Data/hora de Previsão de Término: Esta data/hora é informada quando a OS está pendente e se deseja informar a previsão de sua conclusão. Data/hora de Término e Aceite do serviço: Ver após o término.

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Chaves de Seleção para Planejamento, Programação, Emissão, listagens e relatórios: Estão disponíveis 3 campos para cadastramento das chaves de seleção para obtenção de listagens posteriormente. Se estiver cadastrando OS de um equipamento cadastrado as chaves de seleção virão do cadastro do equipamento, podendo modificá-las se assim desejar. Conforme descrito no Módulo Tabelas, a Chave de seleção, previamente cadastrada no cadastro de Códigos, pode identificar uma determinada OS que se refere a Segurança (código de chave CIPA, por exemplo), como também outro qualquer código para facilitar o usuário na identificação de OS's. Por exemplo, podem ser usados:

• PG - código para identificar uma OS que só pode ser executada com a Parada Geral da Fábrica. Isto facilitará bastante o planejamento das OS's que devem ser planejadas e acompanhadas para a Parada Geral da Fábrica/Unidade.

• RELA - código para identificar uma OS que possuem

informações importantes para emissão de um relatório posteriormente.

• PU01- OS's que só podem ser executadas com parada da

unidade 01

• ISO ou NR-13 - Crítico para a qualidade ou relativo a NR-13. Se o equipamento no cadastro de código estiver com a chave de seleção padrão referente a equipamento crítico para a qualidade ou referente a NR-13, será automaticamente preenchida essas chaves de seleção na Ordem de Serviço.

• É importante frisar que é livre a escolha dos códigos de chave de seleção pelo usuário, bastando para tal cadastrá-los na Opção Tabela.

Homens-horas estimados: É cadastrado o total de homens-horas estimados para realizar todo o serviço previsto na OS. É obtido pelo produto do número de homens pelo número de horas estimadas para realizar o serviço. Este valor deve ser estimado pelo supervisor executante ou conjuntamente com o Programador de Serviços. Campo preenchido em horas e minutos. Ele é importante para obter o relatório gerencial de "backlog", no módulo de Relatórios Gerenciais. Solicitante: Nome ou matrícula de quem está solicitando o serviço. É um campo livre e não requer cadastro preliminar dos nomes etc. Se houver necessidade de indicar uma aprovação da OS poderá ser colocada uma barra e depois o nome do aprovador. Exemplo:

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José/Armando. O José solicitou e o Armando aprovou a OS. Encarregado do Serviço: Matrícula do principal responsável pela execução do serviço. Deve estar previamente cadastrado no Módulo de cadastro de Recursos/Despesas – mão-de-obra - pessoal. Após o preenchimento desses campos está cadastrada uma Ordem de Serviço (OS) e estará pendente. Por exemplo, pode ser obtida a listagem de todas as OS's pendentes de determinado executante, com prioridade urgente, com parte da descrição "BOMBA" e que possua a chave de seleção "CIPA" - Segurança. O sistema fará uma pesquisa no cadastro de OS's para obter todas as OS's que atendem essa condição descrita. Muito importante: Para qualquer listagem com filtragem é preciso antes de tudo utilizar a opção filtrar e depois listar. Depois então se pode visualizar na tela e imprimir ou então imprimir direto. Observar que a filtragem tem um campo a ser definido, um operador lógico, que pode ser escolhido da lista: igual (=), diferente (<>), maior que, menor que etc, e a descrição do conteúdo escolhido para o campo. Pode-se utilizar diversas vezes a opção “E” ou “OU”, para a pesquisa sobre um mesmo campo. As filtragens aparecerão na lista. É possível visualizar em vídeo as OS's como são cadastradas (tela inteira) dentro dessa opção de listagem. Será visto na linha acima do rodapé da tela que se trata de uma listagem de OS's. Opções na parte inferior da OS: Recursos/Despesas: Mão-de-Obra: Incluir ou Consultar as apropriações de pessoal para aquela determinada OS. Para incluir primeiro sempre confirme depois inclua. Materiais de Almoxarifado: Incluir ou consultar os materiais movimentados do almoxarifado para aquela OS. Apropriação de Planilhas/Contratos com Fornecedores: Aqui podem ser consultadas e apropriadas/incluídas as medições de itens de preço unitário de planilhas/contratos de fornecedores previamente cadastrados. Outras despesas: Aqui podem ser cadastradas/incluídas ou consultadas as despesas diversas para aquela OS, que não sejam oriundas de retirada de materiais do almoxarifado e compras (SC’s).

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Solicitações de Compra (SC’s) Consulta as SC’s emitidas daquela OS. Troca de Equipamento: Se naquela OS foi colocado um novo BP/CE naquele TAG indique aqui a troca. É possível realizar a troca antes do término da OS. Nesse caso todas as OS’s pendentes daquele BP/CE terão seus TAG’s trocados para o TAG onde foi aquele BP. Inclusive a própria OS em que foi feita a troca. Quando existem Instruções de Trabalho (IT´s) para o(s) equipamentos(s) envolvidos em troca de ativos/bens patrimoniais o sistema realiza a troca obedecendo a semana/ano planejada ou programada acompanhamento o BP/CE para o TAG aonde vai. Seja o novo BP/CE ou antigo BP/CE sempre acompanha a semana/ano quando pertence a mesma IT e mesmo Grupo de Tarefas. Isso ocorre também com a troca em uma Manutenção Não-Sistemática alterando as semanas/anos nos TAG envolvidos. Só não muda as semanas/ano das manutenções não-sistemáticas que continuarão as mesmas de seus respectivos TAG´s. Serviço executado: Aqui podem ser cadastrados os serviços realizados mesmo sem a OS estar concluída. O ideal é descrever o serviço que estiver sendo executado durante a sua execução. Assim não são perdidas as informações com esquecimentos do que foi feito nos dias anteriores etc. Podem ser incluídos Serviços Executados Padrões pré-cadastrados em tabelas de serviços. Com a OS concluída aparecerá em primeiro plano a descrição dos serviços executados. Para visualizar outras informações da OS veja nas opções (pastas). Documentos: Da mesma forma que em outros cadastros é possível definir o caminho para associar a uma OS um arquivo gravado em um diretório. Confidencial: Textos podem ser cadastrados com acesso restrito de acordo com perfil de usuário definido em Utilitários e acesso de usuários. OS´s associadas: Pode ser definida a “mãe” da OS e dessa forma quando visualizar uma OS mãe verificar todas as OS´s filhas. As OS´s filhas mantém algum relacionamento com a OS mãe. Podem ser programadas juntas, executadas juntas ou outro qualquer relacionamento.

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Ao pesquisar uma OS mãe e visualizar as OS´s filhas, clicando duas vezes em uma OS filha o software será direcionado para a OS filha correspondente. Receitas: Nessa opção podem ser cadastradas as apropriações de receitas vindas de contratos com clientes cadastrados no módulo de contrato com clientes. Permite também verificar a receita total da OS além dos valores de receita total menos despesa total da OS. Dessa forma poderá ser obtido o lucro ou prejuízo daquela OS. Nessa opção também podem ser cadastradas as apropriações de mão-de-obra de pessoal que realizou os trabalhos na respectiva apropriação ou medição de receita. Ficando associadas essas duas informações para consultas e relatórios gerenciais, relativos a receitas. Basta após cadastrar a apropriação de receita, cancelar e clicar no botão “Apropr. de mão-de-obra” e abrirá a tela de apropriação de pessoal. Essas opções existem também fora da OS, na opção Receitas no Menu Principal. Término/Conclusão da OS A melhor forma de terminar uma OS e pesquisar o número depois de filtrar todas as OS´s pendentes em Planejamento. É feito a partir do click na opção Terminar no topo da tela. Isso quando o serviço é concluído e retorna a via da OS com a descrição dos serviços executados. Se a OS é oriunda de uma IT (Instrução de Trabalho de Serviço Sistemático) virá a primeira tarefa para informar a situação observada etc. Data de Término: A data real de término do serviço. É ideal que seja a data da última apropriação de mão-de-obra para aquela OS. Se a OS não é de Serviço Sistemático (preventivo, preditivo etc.) o sistema abre na tela o campo para descrição dos serviços executados, que corresponderá o histórico de serviços executados. Se há necessidade de entrar com um volume maior de informações pode ser aberta a tela, com mais descrição, para complementar a descrição dos serviços executados. Se a OS é de serviço sistemático/preventivo o sistema abrirá a tela com a primeira tarefa de serviço que foi executado. Isto será mais bem detalhado mais tarde no Módulo de Serviços Sistemáticos/Manutenção Preventiva/preditiva.

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Para indicar a situação observada pode-se teclar duas vezes nas opções que passará para outra tarefa. Situações: (N) Normal ou Executada a tarefa (A) Anormal (D) Não Aplicável (I) Não realizada a tarefa Se a tarefa possui parâmetros mínimo e máximo, deve ser preenchido o parâmetro real encontrado. Se o parâmetro real estiver fora do intervalo definido entre o mínimo e máximo, exclusive. Observar que se em uma determinada tarefa for encontrada uma anormalidade e depois o serviço é executado corrigindo aquela anormalidade na própria OS, a tarefa deve ser indicada como anormal, com indicação dos serviços realizados nas observações realizadas ao lado da tarefa ou no campo de serviços executados da OS. Existe também o campo de Tarefa com histórico, que se marcado indica que a tarefa poderá ser vista na opção de histórico no cadastro de equipamento, se lá optar por ver só tarefas com histórico. Se for clicado em situação anormal, duvidosa ou não realizada esse campo fica automaticamente marcado, podendo alterar. Se a observação realizada for normal/executado o campo não fica marcado, mas também podendo marcar. Depois de preenchidos os campos de histórico de serviços executados o sistema solicita o preenchimento de 3 campos relativos ao códigos de serviço de manutenção (falha/defeito, causa e providencia). Código de Falha/Defeito: Código previamente cadastrado no Módulo de Tabelas que indica o tipo básico de falha/defeito que foi observado naquela OS. Cadastrando o tipo de falha/defeito é obrigatório o preenchimento da data de início de falha/defeito na OS. Sugerimos que seja criada uma hierarquia de falhas ou defeitos. Separar os tipos de falhas e defeitos, por tipo de equipamento. Depois os componentes que podem falhar ou apresentar defeito para cada tipo de falha ou defeito. Depois as causas que podem causar aquelas falhas ou defeitos. Sugerimos que os códigos tenham um padrão de 4 caracteres e sejam definidos através de caracteres mnemônicos, que facilitem a identificação da falha/defeito, causa ou ação.

Conforme

Não Conforme

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Família e Subfamília do componente que apresentou defeito ou falha. Previamente cadastrada em tabelas de recursos materiais. Código de Causa: Código previamente cadastrado no Módulo de Tabelas, que indica a causa básica que originou a realização daquele serviço. Deve também exprimir a principal causa, que se sanada evitará a repetibilidade daquele. Idem anterior para os códigos já existentes no sistema. Código de Ação/Providência: código previamente cadastrado no Módulo de Cadastramento de Códigos, que indica a principal Ação/Providência a ser tomada para evitar a causa que originou o serviço e, portanto evitar a repetibilidade de serviços daquele tipo. Idem anterior para os códigos já existentes no sistema. Alguns preferem colocar o tipo de ação realizada ou serviço executado para sanar aquela falha ou defeito. Recomendamos que seja adotada a ação a ser tomada, pois assim pode-se efetivamente efetuar um controle sobre ações pendentes, que é o mais importante e não o que foi feito, até de modo preliminar para sanar as falhas ou defeitos. Homens-horas (reais): É o produto do número de horas x o número de homens que serão necessários para realizar o serviço da OS. Campo na listagem de OS´s onde é acumulado o total de homens-horas apropriados, no cadastro de pessoal - apropriação de mão-de-obra. Pode também ser introduzido o valor total de homens-horas reais gastos no serviço sem necessariamente vir do módulo de apropriação de material. Nesse caso o custo da OS ficará comprometido em razão da falta de determinação do custo do homem-hora (hh). A filtragem poderá ser feita por quantidade de hh’s real, podendo ser verificadas OS’s com valor acima de um determinado número de hh’s, indicando serviços de grande porte. Percentual da relação entre os homens-horas reais e previstos: Esse campo será preenchido automaticamente com o valor calculado entre o hh real dividido pelo hh previsto, em percentual. Custo total da OS: Nesse campo será totalizado o custo total da OS, na moeda indicada, somando-se o custo relativo a apropriação de mão-de-obra (pessoal), o custo de materiais (através de movimentação de materiais no almoxarifado), outras despesas e compra de materiais através de Solicitação de Compras recebidas. Data e hora do aceite: data em que foi aceito o serviço pelo solicitante, estando realmente concluído o serviço. Essa data é considerada no cálculo do tempo de indisponibilidade

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do equipamento por determinada falha/defeito no relatório gerencial. Bem como o relatório de tempo médio de realização do serviço, entre a data/hora de aceite e a data da primeira apropriação. A diferença entre data de término e data de aceite é a seguinte: Data de término: Data em que foi realizada a última intervenção naquela OS, e que ocorreu o término de serviços para aquela OS. Data de aceite: Data em que o emitente reconhece que o serviço foi concluído efetivamente, após realizar testes, verificar condições do serviço executado, limpeza do local etc. Vale frisar que essa data é importante para os relatórios de MTBF (tempo médio entre falhas) e MTTR (tempo médio de reparo). Executor: Matrícula do principal responsável pela execução ou principal executor do serviço. Esse campo possui crítica com dados previamente cadastrados no módulo de pessoal – mão-de-obra, em recursos. Com o término da OS são cadastrados os serviços executados e os códigos dos serviços (falha/defeito, causa e providencia/ação a ser tomada) e se necessário a continuação do texto em novas linhas. Para visualização de toda a descrição dos serviços executados é só clicar em mais descrição. Para os equipamentos com TAG/BP ou CE e classificados com a chave de seleção Crítico para a Qualidade - ISO 9001 pode ser emitida a etiqueta para rastreamento de serviços de manutenção sistemático (última e próximo serviço/manutenção sistemática/preventiva) respondendo a pergunta se quer emitir a etiqueta. Ou com a opção Etiqueta no topo da tela de OS. Será emitida uma etiqueta, mesmo que já tenha sido emitida. Tem a opção Ver OS’s pendentes do equipamento (TAG e BP) que está na OS da tela. Na Emissão de OS’s tem a opção de emissão com anexos de espaços para apropriação de pessoal e para apropriação de materiais. Existe um botão “ANEXOS” na OS, que a qualquer momento podem ser emitidas folhas anexas para apropriação de pessoal e apropriação de materiais retirados do almoxarifado. Pode-se realizar a troca de equipamento. Nessa opção será colocada a identificação do BP ou CE colocado naquele TAG da OS. O BP ou CE colocado virá de um outro TAG e no restante da tela aparecerá a situação anterior com TAG's e BP's ou CE’s , antes da troca, e a situação posterior a troca. Caso não seja colocado nenhum BP naquele TAG, digita-se no campo de BP ou

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CE após a troca e não ficará nenhum equipamento naquele TAG. O equipamento, com seus dados técnicos e BP ou CE ficará num registro sem identificação de TAG. Experimente para verificar. Com a opção Tarefas se a OS for de serviço sistemático/manutenção preventivo. Se a OS estiver terminada/concluída serão visualizadas as informações da situação encontrada (normal, anormal etc.) e a descrição dos parâmetros e observações realizadas. Importante: No Módulo Serviços, em cadastro de OS´s se pode obter a Listagem de OS´s terminadas, através desse filtro, em que houve atraso de término em relação ao término previsto da OS. Basta clicar marcando a opção de filtragem Dt. Término > Dt. Previsão de Término. Ao visualizar a listagem terá todas as OS´s terminadas em que houve atraso na execução prevista Muito importante: Para qualquer listagem com filtragem é preciso antes de tudo utilizar a opção filtrar e depois listar. Depois então se pode visualizar na tela e imprimir ou então imprimir direto. Importante notar que o sistema não deixa modificar informações na OS depois de terminada. Existe no cadastro de acesso de usuários a opção de o usuário poder cancelar um término da OS, podendo então alterar os dados e depois terminar a OS. Deve-se observar com cuidado quem tem direito a essa opção. Existem as listagens, após a visualização, após a filtragem, resumidas ou detalhadas. Experimente no computador. No caso da listagem de OS's existirá a possibilidade de filtragem de todos os campos de cadastro da OS. Na visualização é possível a resumida ou detalhada. Depois pode ser editado o título da Listagem. Poderá ser impressa teclando no ícone com o desenho de impressora. Lembrando que sempre pode ser editado o título das listagens e relatórios.

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Cadastro Instruções de Trabalho (IT's): Nesse módulo são cadastrados os planos básicos de Serviços Sistemáticos/Manutenção Preventiva. A matrícula do usuário e senha de entrada do sistema deve estar cadastrada com a possibilidade de elaborar/Incluir IT's no cadastro de acesso dos usuários. Depois de elaborada deve estar cadastrado para aprovação de IT. A numeração das IT's pode ser automático ou não e o número da revisão é automático. Depois se passa ao título do Serviço Sistemático/Manutenção Preventivo, a seção executante responsável pela realização do Serviço Sistemático/Serviço Preventivo (cadastrada no Cadastro de Códigos), o tipo de serviço (Tabelas - podendo ser Preventivo - P, rotina - R etc). Como definição geral: O descritivo da IT serve para identificar todas as definições gerais de toda a IT, tais como procedimentos padrões para toda a IT, objetivo, abrangência, metodologia, distribuição de cópias, citação de anexos etc. Os vários Grupos de Tarefas servem para separar os grupos de equipamentos que possuem as mesmas tarefas, independente da periodicidade que pode variar para cada equipamento. As tarefas são usadas para determinar o que deve ser verificado, inspecionado ou feito, para se checar se foi feito, o que foi visto o que foi medido, etc. Normalmente não se define o procedimento a ser realizado com tarefa, ou seja, a descrição dos passos a serem realizados. A menos quando. Se quiser ter certeza que o executor deve seguir fielmente as tarefas, marcando o que fez ou viu. Os procedimentos a serem seguidos por tarefas ou para aquele grupo de tarefas devem ser colocados no Complemento de tarefas, que é específico daquele grupo de tarefas. É possível cadastrar Instruções de Trabalho como somente um procedimento escrito, sem equipamentos definidos e sem tarefas a serem realizadas (não gerando Ordens de Serviço - OS's). Somente ficará cadastrado no sistema o texto descritivo da Instrução. Pode ser utilizado para procedimentos genéricos de trabalho e comportamento. Para tal basta clicar em sem equipamentos e depois se deseja gerar OS’s. Nesse caso “click”: sem equipamento e sem gerar OS’s. Para as rotinas que devem ser emitidas OS’s mas não se tem equipamentos específicos, pode-se cadastrar a IT sem

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equipamentos e gerando OS’s. Serve para as rotinas que possuem tarefas, recursos etc., mas não são especificamente para equipamentos. Por exemplo: rotina de limpeza de canaletas, telhados, ruas, prédio etc., que não são equipamentos, mas são emitidas OS’s com as tarefas a serem realizadas. Revisando a IT e mudando o número da revisão, automaticamente é alterada a matrícula do elaborador da IT para o que estiver utilizando o sistema e a data para a data do relógio. Vai requerer uma nova aprovação. Poderá ser cadastrado um complemento do título oriundo do cadastro de serviços solicitados padrões. Isso sairá na OS no campo serviço solicitado. Os serviços solicitados padrões são cadastrados em Tabelas de serviços. Em cada grupo de tarefa poderão ser cadastrados os serviços executados padrões, previamente cadastrados em serviços – tabelas. O que for cadastrado aqui sairá na OS sistemática. Poderá ser cadastrado até uma lista de tarefas ou mesmo um procedimento nesse local. A periodicidade é o intervalo (operação contínua) para as intervenções de Serviço Sistemático-Preventivo para os equipamentos. A periodicidade pode ser determinada para os seguintes períodos: anual, mensal, quinzenal, semanal, diária ou em horas. Lembrando que o sistema possui o intervalo mínimo de emissão de OS's semanal, pois todo o planejamento, emissão de OS's sistemáticas se dá através das semanas/ano. Se for definida a prioridade diária, no mínimo a OS será emitida semanalmente. Pode ser citado no escopo de tarefas que podem ser realizadas diariamente, informando o dia ou não. Depois será então cadastrado o tempo, em homens-horas de execução de cada Serviço Sistemático/Preventivo, por equipamento a ser verificado. Podem-se cadastrar as chaves de seleção para a Instrução de Trabalho. Se o equipamento estiver com chave de seleção cadastrada no cadastro de equipamento ela será automaticamente na IT. Podendo ser alterada no cadastro da IT. O sistema traz a Chave de Seleção definida no cadastro de equipamento, mas pode ser alterada, acrescentando-se outra ou mesmo eliminando para aquela determinada IT. Deve verificar isso em cada equipamento selecionado da IT. A OS sistemática/serviço preventivo será emitida com a Chave de Seleção definida na IT e não as definidas no cadastro de equipamentos. Portanto é importante definir corretamente no cadastro de IT. O cadastramento dos equipamentos que vão compor o plano de Serviços Sistemáticos/Preventivo é facilitado pela tela de

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inclusão de equipamentos com filtragem. Podem-se determinar equipamentos de uma determinada parte de TAG ou BP/CE, ou ainda unidade, subunidade, sistema ou subsistema. O Sistema auxilia na procura dos equipamentos para o Plano Sistemático/Preventivo. Selecionando a apresentação dos equipamentos, um a um, com a opção é possível ver cada equipamento que foi selecionado, através dos filtros determinados anteriormente, e confirmar sua inclusão no Plano Sistemático/Preventivo. Poderá também alterar a periodicidade específica daquele determinado equipamento. Por exemplo, a periodicidade padrão de uma determinado Serviço Sistemático/Preventivo é de 3 meses, para a maior parte dos equipamentos cadastrados para essa serviço. Mas determinado equipamento requer uma serviço mais rigorosa, ou seja, intervenções em menor espaço de tempo. Determina-se então uma periodicidade específica de, por exemplo, 3 semanas, para aquele equipamento. Também se podem modificar as chaves de seleção para cada equipamento. Para a indicação do procedimento a ser seguido é cadastrado o texto chamado Descritivo da IT que indica o procedimento a ser seguido para realização da Instrução, de uma forma genérica. O procedimento mais detalhado pode ser cadastrado no texto complemento do descritivo, para cada grupo de tarefas específicas dos equipamentos. Essa informações poderão ou não ser impressas junto com a OS de serviço sistemático/serviço preventivo, na época de emissão dos documentos (OS's) sistemático/serviço preventivo. Basta clicar e marcar na tela de periodicidade. Confirmados todos os equipamentos daquela IT, passa-se então ao cadastro das Tarefas que vão compor aquela IT. Existem 3 tipos de tarefas: a) Aquela que é de inspeção: Verificar e anotar. Nesse caso normalmente o serviço de correção não será executado. Na resposta da tarefa na execução da OS deve ser indicado o número da OS de correção aberta, para fechar o "cerco" O sistema possui uma opção na fase de término para marcar a emissão automática de uma OS de correção. Nesse caso na OS que se está terminando aparecerá a OS de correção emitida e o serviço solicitado da OS de correção terá a reprodução do serviço executado da OS que gera a correção. É só editar o serviço solicitado e confirmar a inclusão. b) Aquela tarefa que deve ser verificado, mas dever ser executado o serviço de reparo ou correção, caso exista. Exemplo: Verificar e corrigir.

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c) Por último a tarefa imperativa: Trocar, Substituir etc., que deve ser feita independente da verificação ou inspeção. Em todas elas poderão ser cadastrados os limites de parâmetros mínimo e máximo de verificação. Nesse caso é obrigatório o preenchimento do parâmetro real encontrado. Não se esqueça de cadastrar a unidade de medição do parâmetro. Esse tipo de tarefa com parâmetros é ideal quando se quer Ter certeza que a pessoa que vai realizar a tarefa deve colocar o parâmetro, e lógico quando o parâmetro é possível de ser medido. Digita-se então cada tarefa, que deve ser composta pela descrição da tarefa a ser executada, seguida do parâmetro que deve ser encontrado para comparação, para determinação da conformidade (Normalidade/execução) ou não conformidade (Anormalidade, Não Aplicável ou Não Inspeção/Não realização da tarefa). Deve-se procurar sempre descrever com detalhes o que o profissional deverá executar. Por exemplo: Verificar a pressão na descarga da bomba. Estará normal se a pressão for superior a 4 kg/cm2. Neste caso a tarefa está descrita e o parâmetro a ser verificado também. Também se pode determinar o que deve ser feito se for encontrada uma anormalidade. Após cadastrar todas as tarefas, passa-se ao cadastramento do complemento de informações das tarefas de execução do Serviço Sistemático/Preventivo. Da mesma forma pode-se aproveitar um procedimento já elaborado para outra IT e efetuar as devidas modificações. O complemento do descritivo/procedimento determina como devem ser realizadas as tarefas, com a descrição de todos os passos, documentos que devem ser seguidos etc. Ele é especifico de um grupo de tarefas para aqueles equipamentos. Poderá ser impresso ou não junto com OS na época da emissão da OS. Para a certificação na norma ISO 9001 é importante esse passo, pois poderão ser determinados os procedimentos padrões para as aferições de equipamentos que compõem o Plano de Serviços ou Serviço e Aferição de equipamentos críticos pertencentes às unidades controladas para a ISO 9001 ou outra qualquer norma ISO. Da mesma forma que o complemento das tarefas poderá ser cadastrado os Recursos a serem utilizados nos serviços ou serviço, tais como: recursos humanos - mão-de-obra, materiais, equipamentos, ferramentas etc. Idem para a impressão ou não junto com a OS.

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Para Grupos de Tarefas de equipamentos similares podem-se cadastrar diversos grupos de tarefas comuns a determinados equipamentos. Inclusive outro grupo de tarefas para um mesmo equipamento cadastrado na IT. Isso é muito comum em planos de lubrificação, onde existem diversos grupos de tarefas para um mesmo grupo de equipamentos. Por isso ao final do cadastro da IT é perguntado se deseja mais algum grupo de tarefas para aqueles equipamentos cadastrados. Podem-se cadastrar mais vários grupos alterando a periodicidade, chave de seleção, tarefas etc. Depois que responde que não deseja mais nenhum novo grupo de tarefas é perguntado se deseja mais algum grupo de novos equipamentos com outros grupos de tarefas para aquela mesma IT, e tudo se repete. Planejamento/Programação de Serviços Sistemáticos: O Sistema se baseia na filosofia de Planejamento/Programação de Serviços Sistemáticos/Preventivos, tendo como definição: Planejamento: determinação estimada da semana/ano de realização do próximo Serviço Sistemático/Preventivo a ser realizada no equipamento, ainda em caráter primário. Ou seja, não é a semana/ano ainda exata para realizar o serviço Sistemático/Preventivo. Pode-se, por exemplo, estipular todas as semanas/anos que todos os ativos iniciarão os Serviços Sistemáticos-Preventivos. Mas não quer dizer que serão executadas exatamente naqueles períodos. Seria apenas uma

Número da IT, Título, revisão, Elaborador e data de elaboração, Aprovador e data de aprovação, Setor Executante de Serviço, Tipo de Serviço e Descritivo da IT

Grupo de Tarefas 1 Equipamentos Periodicidade Chave de seleção Hh estimado Tarefas 1 Complemento Recursos Documentos

Grupo de Tarefas 2 Equipamentos Periodicidade Chave de seleção Hh estimado Tarefas 2 Complemento Recursos Documentos

Grupo de Tarefas 3 Equipamentos Periodicidade Chave de seleção Hh estimado Tarefas 3 Complemento Recursos Documentos

..........................

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aproximação de datas. A execução, certamente, dependerá da disponibilidade operacional, disponibilidade de recursos etc. Programação: Determinação efetiva da época de executar. Pode ser uma semana/ano, uma data e uma hora de início de execução. Para programar deve verificar a existências de recursos e programação com o cliente. Para planejar, programar e emitir OS etc. a IT deve estar aprovada, no cadastro de IT's, através da opção Aprovação, sendo colocada automaticamente a data do relógio para a aprovação e click na Opção “Confirmar”. O Sistema gera serviços Sistemáticos/Preventivos a partir de um serviço Sistemático/Preventivo realizado, de acordo com a periodicidade específica de cada equipamento e operosidade se assim for definido na IT. Importante: Para isto é necessário inicialmente efetuar o primeiro planejamento dos Serviços Sistemático-Preventivos, rotinas etc. A primeira tela que aparece após entrar no Planejamento de Serviços é uma tela de filtragem. Poderá ser filtrada pelos diversos campos da OS e além:

• Planejadas e/ou Não-Planejadas (com semana/ano); • Com OS’s já emitidas e/ou Sem OS’s emitidas, ou seja só

planejadas ou não planejadas; • Sistemáticas – vindas de IT’s e/ou não sistemáticas –

OS’s corretivas, modificações etc. O Sistema auxilia nessa tarefa através da Opção Planejamento/Programação com as opções de determinar os equipamentos ou ativos que serão planejados. Para tal é possível determinar os ativos através da Unidade, Subunidade, Sistema e Subsistema, TAG, parte do TAG, BP/CE, parte do BP/CE, número da IT etc. Não é difícil obter o resultado esperado para a procura dos equipamentos que serão planejados para determinado Plano Sistemático. Com a definição dos equipamentos poderão ainda ser confirmados os serviços e equipamentos a serem planejados através da opção serviço a serviço. Cada Serviço, com descrição do equipamento/ativo será apresentada na tela para confirmação. Se tiver certeza das manutenções a serem planejadas pode optar pela opção sem mostrar um a um, permitindo o sistema confirmar todos os Serviços Sistemáticos/Preventivos e equipamentos que foram selecionados através das informações na tela de planejamento. É possível efetuar o replanejamento dos Serviços sistemáticos/Manutenções Preventivas através da opção de modificar. A modificação pode ser individualizada, ou seja,

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aquela que está aparecendo na tela, ou não. Ou seja, o replanejamento de vários equipamentos. Através da opção Cancelar planejamento, o planejamento do Serviço Sistemático/Preventivo é cancelado, voltando o "status" para não planejado e ___/____ na semana/ano do próximo Serviço Sistemático/Preventivo. O acompanhamento das diversas etapas de planejamento e emissão de OS's Sistemáticas/Preventivo é realizado através da opção de listagem, que poderá ser por determinada seção/oficina executante, não planejadas ("status" não planejado e próxima __/____), planejadas ("status") e próxima com a semana/ano), com OS's emitidas "status" e próxima semana/ano), além da possibilidade de filtragem por todos os campos previstos na tela de planejamento/programação. É através dessas listagens que poderão ser acompanhadas diariamente ou semanalmente o planejamento/programação e emissão de OS's para Sistemático/Preventivo. Os Serviços Sistemáticos/Preventivos pendentes podem ser listadas através dessa opção, com listagem específica, por seção executante e somente deixando marcado com clicar opção de emitidas. Depois se escolhe ainda os campos da tela de planejamento/programação que se quer ainda filtrar. A opção de emissão dentro de emissão/planejamento/programação de OS's: Este módulo permite a emissão daquelas OS's referentes as Sistemáticas/Preventivos, para as seções executantes escolhidas e as semanas/ano início e fim. Serão filtradas do elenco de manutenções Sistemáticas/Preventivos planejadas (somente as planejadas) e que estejam no intervalo definido de semana/ano de próxima para emissão das respectivas OS's, direto na impressora. A OS sairá com número pré-determinado, começando pelo dígito P, de Serviço Sistemático/Serviço Preventivo e numeração seqüencial. A seqüência de emissão das OS’s é a seguinte: Semana/ano Executante Empresa Área do TAG Código do TAG Seqüencial do TAG Emissão de OS´s resumidas:

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Se a emissão for resumida serão emitidas OS’s com um mesmo número para cada executante, ou seja vários equipamentos para uma OS. A seqüência de emissão das OS’s é a seguinte: Semana/ano, Executante, IT, TAG, BP, GrupoTarefa Se a emissão for resumida serão emitidas OS’s com um mesmo número para cada executante e área do TAG, ou seja vários equipamentos para uma OS. A OS apresentará primeiramente os dados do equipamento que sofrerá serviço, com as informações constantes no cadastro de equipamentos para aquele equipamento em questão. Após emissão na impressora a OS fica automaticamente cadastrada no Cadastro de OS's como pendente, sendo tratada igualmente como uma Ordem de Serviço, para alterações de informações, listagens etc. Ë possível visualizar todas as informações cadastradas na IT, com as diversas opções de descritivo da IT, tarefas, complemento, recursos etc. Também é possível visualizar as OS's pendentes, terminadas e todas daquele equipamento que estiver na tela. Nesse caso pode-se além de visualizar as OS’s também as tarefas e descrição de serviços executados para as OS’s concluídas. Uma nova OS de sistemática poderá ser reemitida (cópia) através da opção emissão de documentos. Na opção pode-se visualizar um Quadro dos Serviços daquele plano inicialmente filtrado. Aparecem os TAG’s e BP’s/CE’s, número das IT’s, periodicidade e as 52 semanas dos anos selecionados. De acordo com a filtragem na tela inicial poderão ser visualizadas os serviços sistemáticos planejados, emitidos e também as OS’s não sistemáticas (corretiva, melhorias etc., não definidas através de IT’s). Existe uma codificação para interpretação da situação de cada caso.

• E – com OS emitida e pendente • J – Planejado para determinada semana/ano sem emissão de

OS • T – OS terminada, pode ser sistemática ou não

sistemática. A diferença entre as duas e que aparecem em linhas diferentes do relatório.

• P – Existe OS emitida ou planejada para uma determinada semana, mostrando com código P as possíveis realizações em outras semana/ano, se a OS for concluída naquela semana/ano.

Instruções de Trabalho – Planejamento e Emissão Tela da Instrução de Trabalho – IT Quando a IT é elaborada deve ser aprovada para aparecer na opção Serviços do Menu Principal e Planejamento/OS´s Pendentes

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Veja tela abaixo da IT (Instrução de Trabalho) na Opção Serviços

Terá de planejar para a primeira semana/ano de execução.

Aprovação da IT

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Vá na Opção Planejamento – OS´s Pendentes e filtra pelo número da IT Poderá planejar cada registro através da indicação do campo semana/ano e avançando:

Ou então fazer o Planejamento de todo o filtro para uma mesma semana/ano desejada, se for o caso.

Preenche prioridade, encarregado, situação e semana/ano

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Na tela de Planejamento – OS´s Pendentes após o filtro acima, clicar na Aba inferior Planejto/Emissão OS.

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Siga a seqüência de: Planejamento -> Replanejamento -> Cancelamento de Planejamento -> Emissão de OS´s -> Cancelamento de Emissão de OS´s Importantíssimo: Tudo valerá para a filtragem estabelecida inicialmente. Portanto liste sempre após filtrar o Planejamento para certificar do que vai planejar, cancelar, emitir OS´s etc.

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Deseja-se emitir de forma resumida com menos folhas e uma OS para cada IT com vários eqptos etc. Click em Emissão resumida.

Módulo de Recursos/Despesas: Mão–de-obra:

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Em Tabelas, no Menu Principal, opção Tabelas – Mão-de-obra São cadastrados todos os códigos necessários para o cadastro de pessoal/mão-de-obra na Opção Tabelas de Menu Principal. Importante: No Cadastro de Tabelas de Tipo de Apropriação tem que existir o Tipo de Hora NORMAL com multiplicado 1,00. Cadastro de pessoal: Aqui é cadastrada toda a mão-de-obra que efetivamente está a disposição do serviço para realizar serviços dentro da Fábrica ou Unidade em que são realizados os serviços de serviço. Deve ser cadastrado apenas o pessoal que presta serviços. Na inclusão deve ser cadastrada a empresa em que o empregado está lotado. Tanto pode ser a empresa própria, quanto as empresas contratadas. Outros campos são a seções executante/oficina/especialidade a que o empregado pertence, matrícula, nome (observando a separação de linhas indicada no campo), função (não requer cadastro prévio), grupo de trabalho (HA-horário de turno, ou TA - turno A etc., HA-horário administrativo) etc. Existem 2 campos bastante importantes: Apropria Mão-de-obra: Se Sim o empregado apropria horas diretas, ou seja, executa efetivamente trabalhos no campo. Nesse caso é considerado para efeito do cálculo do Relatório Gerencial de Backlog, como mão-de-obra disponível para execução de serviços. Se Não o empregado que não executa efetivamente trabalhos no campo, por exemplo, administrativos do serviço e supervisores. Esse não é considerado no cálculo de mão-de-obra disponível semanal para o Relatório Gerencial de Backlog ou empenho de mão-de-obra. Apropria para custo: se Sim o empregado trabalha considerando o custo para apropriação de custo por homem-hora trabalhado. Se Não os valores de homens-horas trabalhados não são computados para o custo de serviços por essa apropriação, e sim por contrato de preços unitários. Em resumo é possível acompanhar os HH's de pessoal trabalhando em contratos de preço global ou preço unitário e não considerar essas apropriações para os custos dos serviços, porque é através do módulo de medição de planilhas a verdadeira apropriação de custo para serviços. Outros campos disponíveis são: data de admissão, data de demissão, data de aniversário, período de ferias (início e fim), endereço, CEP, telefone próprio, telefone de contato,

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observações e custo e moeda por homem-hora para efeito de determinação de custo dos serviços. Se o empregado estiver no período de férias não é considerado no relatório gerencial de backlog ou empenho de mão-de-obra. Existe a opção de cadastro de um Texto Complementar para anotações específicas de determinado empregado. Por exemplo, promoções, cursos realizados, currículo vitae, advertências etc. No cadastro de empresas (no cadastro básico) são cadastrados os códigos de identificação do tipo de hora-extra, a descrição do tipo de hora extra (por exemplo, 50%, 100%) e o fator multiplicador sobre o custo da hora normal cadastrado no cadastro de pessoal. Uma vez determinados esses tipos no cadastro de fornecedor ficam automaticamente todos os empregados daquela empresa com os códigos etc. cadastrados. Apropriação de Pessoal: Serão apropriadas todas as atividades, através da opção Incluir. Não esquecer que também pode ser feita a apropriação dentro da OS, na opção apropriação de recursos, apropriação de mão-de-obra. O sistema prevê que sejam distribuídos Cartões de Apropriação de horas, diariamente a todo o pessoal que realiza serviços. Cada empregado, próprio ou de empreiteira deve preencher o cartão de apropriação e devolvê-lo no final da jornada de trabalho, ou no máximo, na primeira hora do dia seguinte, para cadastro no sistema.

CARTÃO DE APROPRIAÇÃO DE MÃO-DE-OBRA MATRÍCULA: __________ DATA: _____/______/_______ Número OS Hora Início Hora Fim Tipos Apropr. Tipo Hora Serviço Executado : : : :

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: : : : : : : : : : : : : : : : : : : : VISTO DO EXECUTOR: _________VISTO DA SUPERVISÃO:___________ São campos do cartão de apropriação:

• Data em que foi apropriado o serviço; • Número da OS – serviço; • Matrícula do empregado; • Código de Tipo de Apropriação cadastrado no cadastro de

códigos (ex.: Em serviço, falta, treinamento etc.); • Código do tipo de hora extra, apresentando a descrição

do código e fator multiplicador do custo para aquela empresa/fornecedor – empregado;

• Período de execução do serviço: hora/minutos do início e horas/minutos do fim, para aquela OS; • Descrição do serviço executado no período indicado de

apropriação.

E possibilidade de cadastrar serviços executados naquela OS que ficará escrito no campo serviço executado da OS. As apropriações devem ser preenchidas com os diversos horários em que foram realizados serviços (início e fim). De acordo com o cadastro de datas de feriado no cadastro de códigos e tipos de horas no cadastro de empresas poderá ser informado o horário de início e fim de determinada OS que o sistema se encarregará de mostrar cada intervalo de trabalho com cada tipo de hora, normal, extra, almoço etc. Bastará o usuário confirmar ou alterar as informações. Os horários de descanso: almoço, lanche, janta etc., deve estar indicados com multiplicador zero no cadastro de tipo de hora, no cadastro de empresas. Desta forma o custo e hh desses intervalos não serão considerados nas apropriações. Para efeito de obtenção de medições de improdutividade pode ser criado uma OS para paralisações por diversos motivos,

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inclusive treinamento etc. Mas aconselhamos só apropriar as horas gastas para realização de serviços. Observando que os tempos de espera de material, supervisão, necessidades pessoais, ferramentas etc, devem estar incluídos naquele serviço em andamento e que está sendo apropriado. Para controle de não apropriações existe a opção não apropriou. Podem ser controladas as faltas, afastamentos etc. Existe nesse caso o campo motivo da não apropriação deve ser preenchido. A ordenação da apropriação de mão-de-obra é a seguinte: data + matrícula + h.início + núm. OS + tipo de apropriação; Módulo de Materiais/Compras: Neste módulo são administrados os materiais componentes/sobressalentes e insumos que compõem as planilhas, solicitação de compra de materiais e serviços. Pode-se cadastrar um componente que não seja de estoque, como por exemplo, ressuprimento automático, através da indicação de numeração automática de cód. de estoque e almoxarifado diferenciado, indicado como componente. Se desejar indicar que o componente também é sobressalente e está no sistema de ressuprimento automático indica-se o código de estoque do almoxarifado e o código de almoxarifado específico de ressuprimento automático.

Tabelas de códigos São cadastrados os códigos de tabelas usadas no módulo no Módulo Tabelas.

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PDM = Padronização de Descrição de Materiais Nesse submódulo são definidas as árvores hierárquicas de definição de especificações dos diversos materiais. Partindo das definições padronizadas e nomes de títulos padrões de Nome básico do material, modificador do nome básico, família/subfamília, especificação, características, aplicação e unidade de fornecimento. Na opção Utilitários dentro da Opção Materiais do Menu principal existe a opção Definição de Títulos de PDM. Os indicados acima já são padrões e já virão na definição das árvores hierárquicas. Outros títulos de elementos das árvores de especificação dos materiais podem ser definidos na opção de utilitários em Títulos de PDM. Podem ser alguns dos seguintes títulos: TIPO, MODELO, TIPO DE CONEXÃO, TIPO DE ROSCA, COR, FLUIDO, EMBALAGEM COM, ÁREA EM M2, VOLUME EM M3, CAPACIDADE EM..., DIMENSÕES, VAZÃO EM M3/H, AMT = ALTURA MA, VAZÃO EM PCM, ROTAÇÃO, TENSÃO, CORRENTE, POTÊNCIA, NUM. FASES/POLO, CLASSE ISOLAMENTO, ESPECIFICAÇÃO DE SERVIÇO, etc. Na opção PDM então são cadastrados os diversos níveis hierárquicos da especificação de materiais. Ao marcar o campo tipo “botão de rádio” ao lado direito ficam fixadas as especificações dos títulos da marca para cima. Assim são montados os diversos níveis seguintes. Por exemplo: Nome básico 1 Modificador 1 Modificador 2 Família/Subfamília Especificação Característica Etc. Etc.

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PPaaddrroonniizzaaççããoo ddee DDeessccrriiççããoo ddee MMaatteerriiaaiiss -- PPDDMM

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PPDDMM –– PPaaddrroonniizzaaççããoo ddee DDeessccrriiççããoo ddee MMaatteerriiaaiiss

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Tela de cadastramento dos títulos que vão compor a tela de elaboração da Padronização de Materiais

CCaaddaassttrraammeennttoo ddee TTííttuullooss ddee CCoommppoossiiççããoo ddoo PPDDMM

TTeellaa ddee ccaaddaassttrroo ddaa ppaaddrroonniizzaaççããoo ddee mmaatteerriiaaiiss.. OOss ““bboottõõeess ddee rrááddiioo”” àà ddiirreeiittaa ddee ccaaddaa ccaammppoo sseerrvveemm ppaarraa ccrriiaarr oo pprreeeenncchhiimmeennttoo ddaa áárrvvoorree hhiieerráárrqquuiiccaa aabbaaiixxoo ddoo bboottããoo mmaarrccaaddoo,, rreeppeettiinnddoo oo qquuee eessttiivveerr aacciimmaa ddoo bboottããoo mmaarrccaaddoo

CCaaddaassttrroo ee ffoorrmmaattaaççããoo ddee PPDDMM

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UUttiilliizzaaççããoo ddoo PPDDMM ppaarraa ccaaddaassttrraarr uumm iitteemm ccoommppoonneennttee//ssoobbrreessssaalleennttee oouu iinnssuummoo:: Tela de Materiais na opção cadastro de componentes/sobressalentes e insumos

22ºº.. MMoommeennttoo:: UUttiilliizzaaççããoo ddoo PPDDMM ppaarraa ccaaddaassttrraarr uumm iitteemm

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Clicando no botão PDM

UUttiilliizzaannddoo oo PPDDMM nnoo CCaaddaassttrroo ddee uumm IItteemm CCoommppoonneennttee//SSoobbrreessssaalleennttee

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Depois de clicar no botão PDM

AApprroovveeiittaannddoo oo PPDDMM ppaarraa CCaaddaassttrroo ddee IItteemm ssoobbrreessssaalleennttee

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Clicando na opção filtrar o material desejado por qualquer campo do PDM

FFiillttrraaggeemm ppaarraa BBuussccaa ddoo PPDDMM ddeesseejjaaddoo

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Após filtragem e clicando no botão selecionar leva a especificação do PDM para o cadastro do item

SSeelleecciioonnaannddoo uumm IItteemm PPaaddrroonniizzaaddoo

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Cadastro de item após selecionar e levar dados

CCaaddaassttrraannddoo uumm IItteemm SSoobbrreessssaalleennttee ccoomm BBaassee nnoo PPDDMM

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Cadastro de Componentes/Sobressalentes/insumos:

Depois é só completar com demais campos necessários ao cadastro do item

CCoommpplleettaannddoo oo CCaaddaassttrroo ddee uumm IItteemm

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Neste módulo são cadastrados os materiais sobressalentes que podem ser utilizados em serviços. Os materiais podem ser cadastrados indicando a sua localização física nos diversos almoxarifados, por exemplo:

• A1 - almoxarifado de ressuprimento automático • A2 – componentes de Equipamentos • A3 - materiais reservados para melhorias operacionais • A4 - materiais reservados para manutenções de grande

porte, como por exemplo, Paradas de serviço etc. • A5 - materiais disponíveis. • A6 - materiais a alienar.

Pode usar identificação de vários almoxarifados por filiais, unidades etc. E também a sua localização dentro de cada almoxarifado: galpão, estante, prateleira, escaninho, gaveta para facilitar a localização. Os materiais são cadastrados pelo Código de Bem Patrimonial (BP) ou Código de Equipamento (CE) de aplicação, permitindo identificar todos os equipamentos que utilizam um determinado material, ou todos os materiais que são utilizados em um determinado equipamento Com acesso ao cadastro de equipamentos na listagem é possível determinar os TAG's atuais dos equipamentos BP's ou CE's em que os materiais são utilizados. Na listagem, visualização pode ser ordenada por código do item ou por ordem alfabética da descrição do item. E depois em visualizar pode ter as opções de ver dados gerais, e/ou equipamentos e/ou fornecedores daquele item. Na tela de cadastro de materiais existem as opções de emissão de etiqueta para emissão de etiquetas de identificação do item, com descrição e códigos de localização. Existe também a opção de gerar um Formulário de cotação e posição de estoque. Experimente no computador. Ao digitar a família e ela não estiver cadastrada pode ser cadastrada nesse momento, na opção Tabelas. Depois se existir algum material com aquela família é apresentado o primeiro na tela. Podem ser vistos os materiais com aquela família. A classificação A de materiais com grande custo e pouca movimentação de estoque, B de médio custo e média movimentação de estoque e C de baixo custo e muita movimentação no estoque.

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Também existe a criticidade do material para sua utilização nos serviços. Depois o cadastro dos demais campos. No código de estoque há a possibilidade de numeração automática no campo e será numerado segundo uma seqüência começando com a letra A. É possível verificar a que família e subfamília poderão pertencer um material. Basta digitar uma parte do nome da família ou subfamília desejada. Dependendo do acesso do usuário, Utilitários, Acesso de usuários, pode-se definir se o usuário terá acesso a alterar o saldo em estoque, não interferindo no consumo médio mensal. Isso pode ser utilizado em inventários. Mas o melhor é usar as opções de entrada e saída de material sem interferir no Consumo Médio Mensal (CMM) em apropriações de material. No cadastro dos equipamentos é colocada a quantidade daquele material que é usado em cada equipamento. Isso facilitará a determinação do estoque mínimo/crítico e quantidade a comprar. SISTEMA DE RESSUPRIMENTO AUTOMÁTICO • EM - Estoque máximo • SE - Saldo em estoque - variável de acordo c/

movimentações e compras • PP - Ponto pedido - variável de acordo com os parâmetros.

É a quantidade em estoque que quando atingida, dá início ao processo de reposição. Ocorre que pode ser ultrapassada no momento da última requisição, dependendo da quantidade requisitada

• QC - Qtde a comprar - quantidade que será adquirida • ES - Estoque mínimo ou segurança - definido e fixo -

normalmente = fator de segurança x CMM Existe no cadastro de sobressalentes o campo item de ressuprimento automático sim/não • CMM = Consumo médio mensal dos 12 últimos meses.

Considerar data de entrada no cadastro Material Se a data >= 12 divide p/12 se data <12 divide por número de meses. (pastinha do item) O consumo médio mensal é baseado nas requisições (+) e devoluções (-). • TDR = Tempo médio de ressuprimento - em meses - definido e

fixo (pastinha da família e item)). É o intervalo de tempo

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médio que se quer comprar aquele item. Por exemplo, a cada 6 meses, ou a cada 3 meses etc. Falta na família

• TDC = Tempo médio de comprar em dias - definido e fixo

p/comprador (pastinha família e item) É o prazo desde o momento de verificada a necessidade de compra (opção de emissão automática)

O Conceito de Ponto de Pedido Rompido é quando o Saldo em Estoque fica menor ou igual ao Ponto de Pedido (PP). Classificação ABC • Opção de recalculo dos parâmetros de suprimento entre as

opções de cadastro de componentes e emissão automática de SC's.

• A opção de recalculo tem uma tela de filtragem c/ todos os campos do cadastro de componentes,

• No recalculo tem opção de visualizar item a item ou sem pausa.

• Quando o item, dentro da opção de recalculo, não se desejar passar os dados reais para o recalculo, clicar em cancela ou sair. Dessa forma os dados reais não serão passados para os adotados.

Quando optar pela opção de recalculo criar alerta na tela c/ informação de que o ponto de pedido foi rompido, ou seja, quando SE (saldo em Estoque) <= PP (Ponto de Pedido). • Existe a listagem dos parâmetros de recalculo. • Lembrar sempre que existem as seguintes regras:

0<=ES<=PP<=EM SE >=0 Nunca existir saldo negativo, assim como qualquer valor não pode ser negativo. Nem consumo médio mensal (CMM) negativo, nem quantidade a comprar. • Consumo = requisição - devolução, ou seja, considera todas

as requisições e devoluções. • Criar no cadastro de sobressalentes o campo criticidade do

material. • Mostra a data do último recalculo. Cálculo dos parâmetros: Ponto de pedido: PP = ES + ((TDC (em dias) /30 * CMM) * fator) Fator de acordo com acima. Estoque máximo: EM = (CMM * TDR * fator) + (CMM/30 * TDC * fator) + ES Quantidade. A comprar: QC = (TDR * CMM * fator) + (CMM/30 * TDC * fator)

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Existe a geração automática de Solicitações de Compra (SC’s), de acordo com a necessidade de ressuprir materiais ao estoque, quando o saldo é menor ou igual ao ponto de pedido. Existe a tela de filtragem pelos campos do cadastro de componentes/sobressalentes/insumos.

Cadastro de Solicitações de Compras e contratação (SC's): Neste módulo são cadastradas todas as Solicitações de Compra de materiais, bem como as solicitações de contratações de serviços. Também ficam cadastradas as Solicitações de Compra emitidas automaticamente pelo computador para os itens com saldo menor ou igual ao ponto de pedido. Na inclusão, a numeração pode ser a existente no documento de origem da solicitação, bem como a numeração automática pelo sistema, bastando clicar para numeração automática, como na numeração de OS's. Pode-se determinar em um campo se é necessário parecer técnico para a SC. É possível cadastrar os itens de todas as SC, com aplicação específica, ou seja, para uma determinada OS ou TAG/BP ou CE, ou várias aplicações (várias OS's ou TAG's/BP's ou CE's).

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O campo código de situação de uma OS deverá ser preenchido com um código previamente cadastrado no Módulo de Cadastro de Códigos (código de situação). Como exemplo pode ser usado:

• AG - Aguardando • OC – Ordem de Compra colocada • RC - Recebido/entregue.

Também é o caso dos campos chave de seleção, que devem ser previamente cadastrados no Módulo de Cadastro de Código. Pode ser facilitada a digitação de materiais de estoque com a descrição de parte do material. Os materiais que possuem aquela parte de descrição serão mostrados na tela. O recebimento do material poderá ser realizado para toda a SC ou determinado(s) item(ns). Aparecerá na tela se a SC estiver "totalmente recebida" ou "parcialmente recebida”, dependendo do caso. Quando é recebida uma SC de um item de estoque é acrescida a quantidade no estoque daquele item. Também o sistema considera o custo real para análise do orçado x real na conta orçamentária definida no cadastro de componente/sobressalente. Através da opção item podem ser visualizados os itens da SC. Na opção de filtrar e listar pode ter a listagem específica por cada campo da Solicitação de Compra, bem como a listagem por aplicação (OS ou TAG, BP ou CE). Desta forma podemos saber as solicitações com determinada situação, ou para todas as situações. Depois de elaborada uma SC deverá ser aprovada por pessoa com competência, para então ser preparado o Pedido de Cotação. Ao receber as propostas será preenchido o Mapa Comparativo, com preços e demais condições comerciais. O fornecedor ganhador deve ser marcado no campo correspondente para então ser emitida a Ordem de Compra (OC). Na SC existe a facilidade de informar as condições padrões dos tipos de impostos e condições de pagamento, através de cadastro prévio no Módulo Tabelas dessa opção.

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Movimentação/Apropriação de Materiais: Para o controle de custo e utilização de materiais nos serviços existe o cadastramento dos documentos de Movimentação de Materiais. O cadastro compõe dos seguintes campos: Número do Documento: ë opcional, mas recomendamos que seja utilizado para melhor controle. Data do documento Tipo do documento requisição de material ou devolução de material ao estoque do almoxarifado. Número da Ordem de Serviço Essa opção existe também no cadastro de material utilizado dentro do cadastro da OS, opção Material Utilizado, podendo-se incluir apropriações de materiais (movimentar materiais) ou simplesmente consultar os materiais utilizados na OS. Código de estoque do material no almoxarifado Quantidade solicitada (na unidade de fornecimento pré-definida no cadastro de estoque) Quantidade atendida/entregue ou devolvida (que será considerada no custo) Conta orçamentária e centro de custo.

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Existe a listagem de movimentações de estoque. Após filtrar e listar na opção de visualizar tem as opções: • Resumida por centro de custo • Resumida por Código do item • Resumida por setor executante + dados da OS Pode ser visualizada em tela ou impressa, sempre com a possibilidade de editar o título da Listagem.

Na opção Recursos/Despesas

Cadastro e apropriação de Contratos com Fornecedores: Cadastro de Contrato de Fornecedores Primeiramente é necessário cadastrar o Contrato com uma empresa que esteja cadastrada no Cadastro de Empresas como Fornecedor. Podem ser cadastradas planilhas de itens para composição de custos nas OS’s através de medições/apropriações desses itens. Vão originar as despesas. Os contratos com fornecedores só aceitam empresas definidas como empresas fornecedoras no cadastro de empresas. Apropriação de Contratos com Fornecedores Nessa opção podem ser apropriados itens de valor unitário definido em OS’s, gerando custos em função das quantidades apropriadas e valor unitário do cadastro. São possíveis filtragens, listagens etc. desse cadastro. As listagens poderão ser: Totalização da planilha Planilha + centro de custo Planilha + c.custo + OS Planilha + c.custo + OS + item

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Na opção Receitas - Cadastro e apropriação de Contratos com Clientes: Cadastro de Contrato de clientes Primeiramente é necessário cadastrar o Contrato com uma empresa que esteja cadastrada no Cadastro de Empresas como Cliente. Podem ser cadastradas planilhas de itens para composição de receitas nas OS’s através de medições/apropriações desses itens. Vão originar as despesas. Os contratos com clientes só aceitam empresas definidas como empresas clientes no cadastro de empresas Apropriação de planilhas/contratos com clientes Nessa opção podem ser apropriados itens de valor unitário definido em OS’s, gerando custos em função das quantidades apropriadas e valor unitário do cadastro. São possíveis filtragens, listagens etc. desse cadastro. As listagens poderão ser: Totalização da planilha Planilha + centro de custo Planilha + c.custo + OS Planilha + c.custo + OS + item

Apropriação de Outras Despesas:

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Permite apropriar outros tipos de despesas realizadas nas OS’s ou não. Após a apropriação o custo é levado para a OS. Relatórios Gerenciais: Nesse módulo são possíveis os seguintes Relatórios, associados a equipamentos, serviços, recursos custos/orçamento. Para cada opção existem os relatórios. Às vezes um mesmo tipo de relatório aparece em outras opções. Por exemplo: o relatório de horas, quantidade de OS’s e custo por período, centro de custo ou setor executante do serviço. Esse relatório tanto aparece na opção de serviços, por causa da quantidade de OS’s mostrada, no relatório de recursos, por causa do hh e no relatório de custos. Está dividido nos seguintes módulos:

• Relatórios referentes a Equipamentos; • Relatório referente a Serviços; • Relatório referente a Recursos; • Referente a Receitas; • Relatório referente a Orçamento e Custos.

Relatórios Relativos a equipamentos/ativos: Tempo Médio entre falhas/defeitos (MTBF) e indisponibilidade de equipamentos ou ativos (Gráficos): Mostrando graficamente as indisponibilidades funcionais dos equipamentos e MTBF por unidade, subunidade, sistema, subsistema, grupos de equipamentos. Tempo Médio entre falhas/defeitos (MTBF) e indisponibilidade de equipamentos (Relatórios e Gráficos): Depois da tela de filtragem será apresentado relatório mostrando por equipamento, o número de falhas/defeitos, o tempo indisponível: nas OS’s concluídas (data/hora de aceite menos a data/hora de início de falha), tempo médias entre falhas/defeitos em horas e em dias. Considera a intervalo entre as datas/horas de aceite de OS’s. Tem as seguintes possibilidades:

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• Gráfico por BP/CE + Falha/defeito • Gráfico por BP/CE + falha/defeito + causa • Gráfico por BP/CE – resumido • Gráfico por TAG + Falha/defeito • Gráfico por TAG + Falha/defeito + causa • Gráfico por Chave de seleção + Falha/defeito • Gráfico por falha/defeito + causa

Incidência de falha e defeitos: Descrição por equipamento no número de ocorrência de falhas/defeitos. Equipamento x falha/defeito x Executante: Pode ser uma tabela ou gráfico, mostrando de forma de gráfico empilhado no gráfico. Para os equipamentos qual a quantidade de falhas/defeitos e por executante. Equipamento x hh apropriado x tipo de serviço: Em tabela ou gráfico empilhado mostra por equipamento a quantidade de hh’s por tipo de serviço. Comparativo de horas indisponíveis por grupo BP/CE: Em período de 3 em 3 meses ou 3 em 3 anos, considerando as horas indisponíveis. Comparativo de horas indisponíveis por grupo BP/CE, falhas. Comparativo de horas indisponíveis por grupo BP/CE, falhas e causas. Paradas de Produção: Totaliza todas Paradas de Equipamentos durante o período de realização de serviços da OS e total por tipo de falha.

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Relatório Relativo a Serviços: Back-log: O Back-log é o número expresso em semanas que a seção executante/oficina tem para executar todas as OS's pendentes, dependendo da seleção que foi feita na tela inicial. Na tela inicial pode-se obter o back-log, por seção executante, centro de custo, por situação (programáveis ou não impedidas por depender de material etc), incluindo ou excluindo chaves de seleção etc. O sistema dependendo da definição acima vai verificar todas as OS's pendentes e calcular os homens-horas pendentes, descontando os homens-horas já apropriados (reais) para as OS's e dividirá pelo número de homens-horas disponíveis por semana, daquela seção executante, considerando os empregados que apropriam horas, de acordo com o cadastro de pessoal. O resultado será em numero de semanas que a seção está empenhada. Se no Cadastro de Pessoal no Módulo Recursos/Despesas o empregado estiver marcado como apropria cartão é considerado para efeito do cálculo do Relatório Gerencial de Backlog, como mão-de-obra disponível para execução de serviços. Se Não o empregado que não executa efetivamente trabalhos no campo, por exemplo, administrativos do serviço e supervisores. Esses não são considerados no cálculo de mão-de-obra disponível semanal para o Relatório Gerencial de Backlog ou empenho de mão-de-obra. É considerado um número normal para a média de todos os serviços pendentes de corretiva um "back-log" de aproximadamente 2 a 3 semanas de pendência. Ou seja, se não for emitida nenhuma OS, no número de semanas indicado no back-log serão concluídas todas as OS's pendentes.Para serviços sistemáticos é conveniente não ter mais de 1 semana de “backlog”, assim todos os serviços planejados, programados e emitidos serão realizados na semana de execução. É possível gerar um relatório gráfico tipo Pizza ou de Barras, com indicação dos setores executantes com percentual de semanas emprenhadas em relação ao total de semanas emprenhadas de toda a equipe. Emitidas, pendentes e terminadas:

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Nesse relatório saem as seguintes informações, por empresa, por seção executante e por período determinado: • Número de OS’s pendentes e hh’s no início do período • Número de OS’s emitidas e hh’s no período com somatório

dos hh’s previstos • Número de OS’s terminadas e hh’s no período com somatório

dos hh’s reais • Número de OS’s pendentes e hh’s no final do período É possível o gráfico do tipo de barras com os dados acima. O gráfico pode ser por executante ou centro de custo Distribuição de homens-horas ou custo por tipo de serviço: O relatório apresenta os HH's, quantidade de OS's concluídas ou custo por período determinado, por seção executante ou centro de custo e por tipo de serviço: serviço corretiva, serviço preventivo, melhoria operacional etc, de acordo com os códigos de tipos de serviço, cadastrados no Cadastro Básico e código cadastrado na OS. Também existe a possibilidade de relatório gráfico tipo pizza. Distribuição de OS´s por tipo de serviço e por subsistema do cadastro do equipamento, cadastrado na OS Distribuição de homens-horas por empresa: Nesse relatório saem todos os HH's, quantidades de OS's emitidas e custo por período determinado e por empresa. Os valores serão distribuídos por seção executante e centro de custo ou por centro e seção executante e centro de custo, de acordo com filtragem na tela inicial. Neste relatório existe uma tela para escolha do relatório que se deseja. As opções são: O relatório poderá ser do custo total, ou de cada elemento individual de custo (pessoal material e terceiros). A escolha poderá ser individual do elemento ou de todos. Período - entre datas (de realização efetiva das despesas)- ver abaixo Empresa - uma ou todas - para o custo de pessoal Matrícula - uma ou todas Em vídeo ou impressora Para obter os custos que vão compor o relatório serão consultados os arquivos de apropriação de mão-de-obra p/

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pessoal, movimentação de materiais e solicitações de compra p/ materiais e medição para terceiros. O período desejado será procurado nas apropriações de pessoal, movimentação de materiais, data de desembolso para solicitações de compra e período de medição para contratos de terceiros a preços unitários. Relatório de % de realização de serviço sistemática: Apresenta (o número de tarefas para um determinado período, por filtragem dos campos de OS) para as tarefas normais, anormais, duvidosas e não realizadas dos serviços sistemáticos/serviço preventivo. Só disponível em impressora. Relatório de Incidência de Solicitações de Serviços: Em tela de filtragem, por empresa, por período e demais filtros, pode-se se obter o número de OS’s com opção de horário do dia de maior incidência de emissão, hora do dia, dia do mês ou dia da semana. Relatório de Tempo Médio de Realização de Serviço (MTTR): Depois da tela de filtragem são apresentados o número de dias, de acordo com a data de comunicado do problema e a data de aceite da OS. Tempo entre a data/hora de aceite e data/hora de comunicado. Relatório de Tempo Médio de Atendimento: Tela de filtragem e o número de horas de todas as OS’s entre a hora de comunicado e a primeira hora/data de apropriação. Relatório de Tempo Médio entre término e emissão: Depois da tela de filtragem são apresentados o número de dias, de acordo com a data de comunicado do problema e a data de aceite da OS. Tempo entre a data/hora do término e data/hora da emissão. Relatório de Intervenção de Serviços: Tela de filtragem pendentes e/ou terminados, gráfico ou relatório, outros campos, e por executante, centro de custo ou TAG. Mostra um gráfico com as maiores incidências de serviços em termos de quantidades de OS’s.

Relatório relativo a Recursos: Todos os relatórios têm opção de visualização e impressão.

• Distribuição de HH’s por tipo de serviço • Distribuição de hh’s por empresa • Centro de Custo x hh apropriado e Executante Pode ser tabela ou gráfico empilhado.

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• Hh por tipo de serviço

Relatório Relativo a Receitas Podem ser visualizadas as empresas, contratos com clientes, OS´s, itens apropriados de contratos, com descrição, valor unitário, unidade medida, valor total por item, total e depois para cada item de contrato medido as apropriações de pessoal que trabalharam no item de apropriação de contratos com clientes.

Relatório Relativo a Orçamentos e Custos: Todos os relatórios têm opção de visualização e impressão.

• Custos por tipo de serviço • HH e Custos por empresa • HH’s e custos dos serviços • Custeios por Localização Operacional • Receita e Custo Total de Serviços • Controle de Verba – Budjet • Controle de Verba - OC

Obrigado pela leitura e esperamos que tenham aproveitado as instruções. Quaisquer dúvidas entrem em contato com nossa empresa. Através dos telefones e e-mails indicados.

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