manual usuario 19052014

8/9/2019 Manual Usuario 19052014

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Dirigido a: Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local

Versión del Aplicativo 02.14.01.00

De fecha 31 de Marzo de 2014

Manual de Usuario

Módulo de Patrimonio

Sistema Integrado de Gestión Administrativa SIGA



Manual de Usuario - Módulo de Patrimonio

Fecha de la versión 31/03/2014 -2-

INDICE

I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 5

II. OBJETIVO ............................................................................................................. 5

III. ACCESO AL SISTEMA ......................................................................................... 6

3.1. Acceso al Sistema ................................................................................. 6

IV. DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO DE PATRIMONIO ................................................ 8

4.1. Barra de Menú ....................................................................................... 8

4.2. Barra de Herramientas.......................................................................... 8

V. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA ...................................................................... 10

5.1. Tablas ................................................................................................... 10

5.1.1. Patrimonio ............................................................................................ 10

5.1.1.1. Parámetros Ejecutora...................................................................... 11

5.1.1.2. Familia según SBN........................................................................... 13

5.1.1.3. Ítems .................................................................................................. 18

5.1.1.4. Ubicación Física............................................................................... 23

5.1.1.5. Causales de Baja.............................................................................. 26

5.1.1.6. Tipos de Patrimonio......................................................................... 28

5.1.1.7. Colores .............................................................................................. 30

5.1.2. Generales.............................................................................................. 32

5.1.2.1. Sedes ................................................................................................. 32

5.1.2.2. Almacenes ........................................................................................ 34

5.1.2.3. Centro de Costo ............................................................................... 35

5.1.2.4. Personal ............................................................................................ 36

5.1.3. Personalización de Claves del Sistema ............................................ 39

5.1.4. Cambio de Clave de Usuario .............................................................. 40

5.1.5. Salir del Sistema .................................................................................. 41

5.2. Mantenimiento..................................................................................... 42

5.2.1. Inventario Inicial................................................................................... 42





5.2.1.1. Institucional ...................................................................................... 43

5.2.1.2. No Institucional (Novedad) ............................................................. 52

5.2.1.3. Actualización .................................................................................... 59

5.2.2. Inventario Físico .................................................................................. 62

5.2.2.1. Registro ............................................................................................. 63

5.2.2.2. Sobrantes.......................................................................................... 68

5.2.2.3. Faltantes............................................................................................ 72

5.2.3. Movimiento ........................................................................................... 76

5.2.3.1. Altas Institucionales (Novedad) ..................................................... 76

5.2.3.2. Altas No Institucionales (Novedad) ............................................... 87

5.2.3.3. Bajas (Novedad) ............................................................................... 93

5.2.3.4. Bienes en Custodia........................................................................ 101

5.2.3.5. Mejoras ............................................................................................ 104

5.2.3.6. Concesiones (Novedad) ................................................................ 109

5.3. Seguimiento y Control ...................................................................... 119

5.3.1. Asignación ............................................................................................ 120

5.3.2. Mantenimiento de Activos (Novedad) ................................................. 137

5.3.3. Salidas (Novedad)................................................................................. 141

5.4. Consultas/Reportes .......................................................................... 159

5.4.1. Órdenes de Compra ............................................................................. 160

5.4.2. Entradas al Almacén ............................................................................ 162

5.4.3. Consulta de Bienes Patrimoniales ...................................................... 165

5.4.4. Patrimonio según Plan Contable ........................................................ 174

5.4.5. Reportes Varios (Novedad) .................................................................. 184

5.4.6. Patrimonio por Centro de Costo ......................................................... 201

5.4.7. Patrimonio por Empleado .................................................................... 205

5.4.8. Relación de Activos – Seguimiento .................................................... 209

5.5. Procesos ............................................................................................ 213

5.5.1. Proceso de Cierre Contable (Novedad) .............................................. 213





5.5.2. Proceso SBN ......................................................................................... 217

5.5.3. Proceso de carga del Inv. Inicial por Año .......................................... 222

5.6. Utilitario ............................................................................................. 226

5.6.1. Exportar Información ........................................................................... 226

5.6.2. Exportar/Importar Inventario Inicial Institucional .............................. 228

5.6.3. Impresión de Etiquetas ........................................................................ 236

5.6.4. Exportar/Importar Inventario Físico .................................................... 238

5.6.5. Auditoría de Transacciones del SIGA ................................................. 242

5.6.6. Auditoria de Transacciones Eliminadas ............................................. 247

5.7. Inmuebles .......................................................................................... 252

5.7.1. Registro de Inmuebles (Novedad) ....................................................... 252

5.7.2. Inventario Físico (Novedad)................................................................. 273





I. INTRODUCCIÓN

El Registro, Administración, Control, Cautela y Supervisión de los Bienes Patrimonialesdel Estado, debe garantizarse con un Sistema que permita realizar el seguimiento de lasoperaciones efectuadas por las Unidades Ejecutoras del Sector, con los fondos asignadosen el Presupuesto Anual.

De acuerdo a las necesidades planteadas, con la finalidad de contribuir con la Gestión decontrol de los Procesos del Patrimonio, se optó por la creación de un Sistema Integraldenominado SIGA-Módulo Patrimonio (SIGA-MP), que permita el Registro y Seguimientode los Bienes del Estado.

Se estableció que los Bienes Muebles, Inmuebles, Intangibles y otros Activos son parteimportante del Patrimonio de cada Unidad Ejecutora del Estado, que a su vez están

sujetos a un conjunto de normas, que les permiten, administrarlos de una maneraeficiente y ordenada.

El SIGA-MP, es una herramienta para la gestión del Control Patrimonial, la misma quepermite registrar, controlar, revisar y emitir información sobre la administración de losBienes de Propiedad Estatal, de acuerdo a las disposiciones y normas emitidas por laSuperintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN), con la finalidad de lograr unaadecuada y eficiente administración de la propiedad Estatal.

El SIGA-MP se encuentra integrado al Módulo Logística del SIGA, permitiendo que la

información se mantenga actualizada, basándose en los registros de entradas y salidasde Almacén, bajo el concepto de integridad y de no duplicidad de esfuerzos.

II. OBJETIVO

El presente Manual, tiene como objetivo guiar a los usuarios responsables del registro,administración, control, cautela y supervisión de los Bienes Patrimoniales de lasUnidades Ejecutoras, en el uso y operatividad del SIGA - Módulo Patrimonio (MP),logrando que la Administración de los Bienes Patrimoniales sea eficaz, eficiente ytransparente, en cada una de las etapas del proceso.





III. ACCESO AL SISTEMA

Esta sección detalla el procedimiento para el acceso al Módulo de Patrimonio.

3.1. Acceso al Sistema

Para acceder al Sistema, el Usuario debe dar doble clic al ícono .

El Sistema solicita se ingrese el Usuario y Clave de Acceso, los cuales deben estarregistrados previamente en el Módulo Administrador del SIGA.

Una vez ingresado el usuario y clave, presionar el botón para ingresar al Sistema.

Nota:

La clave diferencia entre mayúsculas y minúsculas. La clave de Acceso al Sistema es de uso personal e intransferible, es

responsabilidad del Usuario, la confidencialidad de la misma.





Se muestra una ventana con los iconos de los diferentes módulos del Sistema. Para

acceder al Módulo de Patrimonio, el Usuario debe dar doble clic al ícono .

Nota: El acceso a este módulo y a sus opciones, depende de los permisos deacceso que tenga el Usuario.

El Sistema muestra la ventana principal del Módulo de Patrimonio.





IV. DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO DE PATRIMONIO

La presente sección describe la Barra de Menú, Barra de Herramientas y funcionalidadde los Sub Módulos que contiene el Módulo Patrimonio.

4.1. Barra de Menú

La Barra de Menú ubicada en la parte superior de la ventana principal del Módulo dePatrimonio incluye un conjunto de Sub Módulos utilizados para operar el Sistema. Sudescripción y funcionalidad se detallan a continuación:

Nombre Descripción

Tablas Permite realizar la configuración de Parámetros, registro de lastablas Ubicación Física, Colores, y la consulta de tablas delsistema, relacionadas con el módulo.

Mantenimiento Permite realizar el registro del Inventario Inicial, InventarioFísico y los movimientos de los Bienes Patrimoniales

Institucionales y No institucionales (Altas, Bajas, Bienes enCustodia, Mejoras de Bienes Muebles y Concesiones).

Seguimiento yControl

Permite realizar el registro de las asignaciones,Mantenimientos y Salida de los Bienes Muebles.

Consultas yReportes

Comprende Reportes varios de consultas de los BienesPatrimoniales.

Procesos Permite realizar el Proceso de Cierre Contable Mensual,

carga del Inventario Inicial y la Transmisión de datos alSoftware Inventario Mobiliario Institucional - SIMI.

Utilitario Permite realizar la exportación e importación de datos delMódulo Patrimonio, así como consultar los registros deauditoría de las transacciones realizadas en el MóduloPatrimonio.

Inmuebles Permite realizar el registro del Inventario Inicial, Altas eInventario Físico de los Bienes Inmuebles de la UnidadEjecutora.





4.2. Barra de Herramientas

La Barra de Herramientas contiene una serie de iconos que ayudan al Usuario en elmanejo del Sistema. Su funcionalidad de cada uno de ellos se describe a continuación:

Guarda los datos ingresados.

Actualiza los datos registrados o modificados en la ventana.

Imprime los datos mostrados en la ventana, emite la generación deReportes.

Salir de la ventana donde se encuentra.

Ampliar/disminuir la escala para visualizar los Reportes.

Exportar el Reporte a otros formatos: Excel, DBF o Texto.

Volver a la primera página.

Retroceder una página.

Avanzar una página.

Adelantar a la última página.

Abre la ventana Búsqueda de Datos

Abre la ventana Búsqueda de Datos.





V. FUNCIONALIDAD DEL SISTEMA

En esta sección se describe las funcionalidades de las opciones existentes.

5.1. Tablas

El Sub Módulo Tablas contiene información relacionada a los Items, Ubicaciones Físicas,consulta sobre Causales de Baja, Colores, e información en modo consulta de las Tablasde las Sedes, Centros de Costo, Almacenes y Personal con el que cuenta la UnidadEjecutora. Así mismo, incluye la opción de Configuración de Parámetros para laoperatividad de las funciones del Sistema y los procesos que realiza.

Al ingresar a esta opción, el sistema muestra las opciones siguientes: Patrimonio,Generales, Personalización de Claves del Sistema, Cambio de Clave de Usuario y Salirdel Sistema.

5.1.1. Patrimonio

Esta opción permite realizar el registro y consulta de las tablas que el Modulo Patrimonionecesita para operar el Sistema.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Tablas – Patrimonio”. Al ingresar a estaopción, el sistema muestra las sub opciones siguientes: Parámetros Ejecutora, Familiasegún SBN, Ítems, Ubicación Física, Causales de Baja, Tipos de Patrimonio y Colores.





5.1.1.1. Parámetros Ejecutora

Esta opción permite realizar la configuración de los Parámetros del Módulo Patrimonio,como el inicio del Periodo Contable y el Periodo del Inventario Inicial.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Tablas-Patrimonio-ParámetrosEjecutora”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el Sistema muestra la ventana Parámetros por Ejecutora.

Conteniendo los siguientes campos:

Año del Sistema: Indica el Año Actual de ejecución del Sistema, registrado en losParámetros del Módulo Logística.

Control para regularizar las Altas: Permite seleccionar el Tipo de Control para

regularizar las altas en el Módulo Patrimonio, activando la barra de despliegue .





o Opción 0 Sin Control en Altas: Al seleccionar esta opción el Sistema permiterealizar las altas automáticas con información proveniente del MóduloLogística; así como también permite registrar las altas en forma manualdirectamente en el Módulo de Patrimonio.

o Opción 1 Con Control en Altas: Al seleccionar esta opción el Sistema sólopermite realizar las altas automáticas provenientes del Módulo de Logística.

Responsable del Control Patrimonial: Muestra el código y nombre delResponsable del área de Control Patrimonial de la Unidad Ejecutora.

Para seleccionar y/o actualizar el nombre del Responsable, presionar el botón ,

abriéndose la ventana Búsqueda de Datos, donde el usuario debe buscar yseleccionar el nombre del Responsable.

Período del Módulo:

o Inventario Inicial de Patrimonio: Se registra el año del inicio del InventarioInicial Patrimonial de la Unidad Ejecutora.

o Proceso Contable de Patrimonio: Se registra el año y mes en que seencuentra el Periodo Contable. Durante el proceso mensual el Sistemaactualiza automáticamente este campo.

Esta opción cuenta además con el botón que sirve para

realizar el extorno del proceso contable para el mes indicado en el campo.





Datos SBN:

o Ruta para almacenar archivos generados: Es la ruta donde se encuentraubicada la Base de Datos del SIMI. Es utilizado para poder realizar la migraciónde datos del Módulo de Patrimonio hacia el SIMI.

o Ejecutora que corresponde a la SBN: Es el código de identificación que tienela Unidad Ejecutora en la SBN, es utilizado para poder realizar la migración alSIMI.

Impresión de Etiquetas:

o Tamaño de la etiqueta: Es el tamaño de la etiqueta que se encuentra predefinido actualmente en el Sistema y que tiene por tamaño 50mm de ancho x25mm de alto.

5.1.1.2. Familia según SBN

Esta opción permite consultar el Catálogo Institucional las Familias de Bienespatrimoniales.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Tablas-Patrimonio-Familia según SBN”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el Sistema muestra la ventana Catálogo de Familias, sin datos.





Teniendo en la parte superior de la ventana los siguientes filtros de selección: Grupo,

Clase, Estado y el campo Digitar descripción de la Familia.

Grupo: Permite seleccionar el Grupo a través de la barra de despliegue .

Al presionar el botón , se abre la ventana Filtro para Búsqueda de Datos, buscar yseleccionar el grupo correspondiente.

Para seleccionar Todos los Grupos marcar con check , como se muestra en laimagen:





Clase: Permite seleccionar una Clase perteneciente al Grupo seleccionado, a travésde la barra de despliegue .

Al presionar el botón , se abre la ventana Filtro para Búsqueda de Datos, buscar yseleccionar la Clase correspondiente.

Estado: Permite seleccionar la condición de las familias que se quiere visualizar

(Activo, Inactivo o Todos)

Descripción de la Familia: Permite al usuario realizar una búsqueda por ladescripción de la familia, digitando el texto en el campo. Presionar Enter para ejecutarla búsqueda.

En la matriz de la ventana se lista la relación de las Familias pertenecientes a la clase ygrupo seleccionado en los filtros.





Si se requiere consultar el detalle de la Familia, ingresar a la carpeta amarilla ,

mostrándose la ventana Mantenimiento de Familia que contiene los siguientes campos:

Código: Número compuesto por ocho dígitos que corresponde a la Familia delBien.

Estado: Muestra la situación de la Familia en el Catalogo del MEF. Se encuentra Activo cuando pueda ser utilizado, caso contrario se muestra Inactivo.

Descripción: Nombre de la Familia del Bien.

Tipo: Para los Bienes Patrimoniales siempre se tiene seleccionada la opción de Activo Fijo.

Tipo Activo Fijo: Muestra el Tipo del Activo Fijo: Activo Fijo Depreciable, ActivoFijo No Depreciable, Bienes Culturales o Inversiones Intangibles (Licencias).





Tipo Patrimonio: Indica el rubro al que corresponde el activo: Bienes Inmuebles,Bienes Muebles, Intangibles, etc.

Flag de SBN: Se muestra marcado con check , para indicar que la Familia seencuentra catalogada por la SBN.

Alcance: Muestra la descripción de la Familia.

Especificaciones por Tipo de Patrimonio: Muestra las especificaciones del Tipode Patrimonio.

Al presionar el botón , se muestra la ventana Especificaciones por Tipo de

Patrimonio.

REPORTE

Para visualizar el Reporte de las Familias de Bienes Patrimoniales, presionar el botón

Imprimir ubicado en la barra de herramientas, mostrándose la ventana Reporte deFamilias.





Seleccionar el grupo y clase de las familias que se desea visualizar o marcar con check

para seleccionar Todos; seguidamente presionar el botón Imprimir . El Sistemamuestra el Reporte Familia de Bienes.

Este Reporte muestra la relación de las familias de los Bienes Patrimoniales del grupo yclase seleccionado en los filtros, así como el Tipo de la familia e Indicador SBN (Sicorresponde a una familia Catalogada por la SBN).

5.1.1.3. Ítems

Esta opción permite consultar la relación de Bienes Patrimoniales del CatálogoInstitucional.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Tablas-Patrimonio-Ítems”, como semuestra en la siguiente ventana:





Al ingresar a esta opción el Sistema muestra la ventana Catálogo de Ítems, sin datos.

En la parte Superior se tiene los siguientes filtros de selección: Grupo, Clase, Familia,Estado, el campo Descripción de Ítem y la barra de despliegue Estado.

Grupo: Permite seleccionar el Grupo, activando la barra de despliegue

Al presionar el botón , se abre la ventana Filtro para Búsqueda de Datos, buscar yseleccionar el grupo.





Clase: Permite seleccionar una Clase perteneciente al Grupo seleccionado, activando

la barra de despliegue .

Al presionar el botón , se abre la ventana Filtro para Búsqueda de Datos, buscar yseleccionar la Clase.

Familia: Permite seleccionar una Familia perteneciente al Grupo y Clase

seleccionado, activando la barra de despliegue .

Al presionar el botón , se abre la ventana Filtro para Búsqueda de Datos, buscar yseleccionar la Familia.

Digitar Descripción del Ítem: Permite al usuario realizar una búsqueda por ladescripción de ítem, digitando el texto en el campo. Presionar Enter para ejecutar labúsqueda.

Estado: Permite seleccionar la condición del Ítem (Activo, Inactivo o Todos)





Al seleccionar los filtros, se muestra la relación de los Ítems pertenecientes al grupo,clase y familia seleccionados.

Para consultar todos los ítems patrimoniales del Catálogo, marcar con check Todo,como se muestra en la siguiente pantalla:

Para consultar detalles del Ítem, entrar en la carpeta amarilla , visualizándose laventana Mantenimiento Catálogo de Ítems.





REPORTE

Para visualizar el Reporte de los Ítems patrimoniales del Catálogo Institucional, presionar

el ícono Imprimir ubicado en la barra de herramientas, mostrándose la ventanaReporte de Ítems, conteniendo los siguientes filtros y opciones:

Seleccionar el Grupo, Clase y Familia de los Bienes Patrimoniales que desea mostrar omarcar el check para mostrar todos.

Se tiene dos opciones de Reporte: Listado de Ítems y Listado de Precio de Ítems.

- Listado de Ítems.- Este Reporte Catálogo de Bienes muestra la relación de losBienes Patrimoniales agrupados por Grupo, Clase, Familia.





- Listado de Precio de Ítems.- Este Reporte muestra la relación de los BienesPatrimoniales agrupados por Grupo, Clase, Familia, indicando el precio referencial.

5.1.1.4. Ubicación Física

Mediante esta opción el Usuario puede registrar las Ubicaciones Físicas de los Centrosde Costo de la Unidad Ejecutora, para tener un control del lugar exacto donde seencuentran los Bienes Patrimoniales, facilitando el proceso de Inventario Físico.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Tablas-Patrimonio-Ubicación Física”,como se muestra en la siguiente ventana:

El Sistema muestra la ventana Ubicación Física, con la siguiente información:





Tipo: Indica el correlativo de las Ubicaciones principales, por ejemplo el Tipo 1corresponde a las Ubicaciones pertenecientes al Área de Calidad de Salud. El tipodebe ser registrado por el Usuario.

Sub Tipo: Indica el correlativo de las Ubicaciones secundarias dentro de laUbicación Principal, por ejemplo dentro de la Ubicación Principal Área de Calidad deSalud se tiene dos Ubicaciones Físicas Secundarias: 1. Secretaria y 2. Jefatura;donde 1 y 2 son los Sub Tipos.

Estado: Indica el Estado de la Ubicación (Activo, Inactivo).

Fecha Reg: Muestra la fecha de registro de la Ubicación Física.

PROCEDIMIENTO PARA INSERCIÓN DE UBICACIONES FÍSICAS

1. El Usuario debe activar el menú contextual y seleccionar la opción Insertar UbicaciónFísica.

2. El Sistema agrega una fila debajo del registro seleccionado.





3. Registrar el Tipo, Sub Tipo, Nombre de la Ubicación Física, y presionar el ícono

Grabar de la barra de herramientas.

PROCEDIMIENTO PARA ELIMINACIÓN DE UBICACIONES FÍSICAS

1. De la misma manera puede eliminar una Ubicación Física con la opción EliminarUbicación Física.

2. El Sistema muestra la siguiente ventana:

3. Presionar Sí, el Sistema elimina el registro seleccionado.

Si el Usuario trata de eliminar una Ubicación Física que se encuentra en uso, el Sistemamuestra el siguiente mensaje:

REPORTE

Para visualizar el Reporte del listado de las Ubicaciones Físicas de la Unidad Ejecutora,

presionar el icono Imprimir ubicado en la barra de herramientas; mostrando elReporte Ubicación Física, conteniendo la siguiente información: Código de Tipo, Códigode Sub Tipo, Descripción de la Ubicación Física y Estado.





5.1.1.5. Causales de Baja

Esta opción permite consultar la relación de Causales de Baja establecidas por la SBN.

El ingreso a la opción Causales de Baja es siguiendo la ruta: “Tablas-Patrimonio-Causales de Baja”, como se muestra en la siguiente ventana:

El Sistema muestra la ventana Causales de Baja





REPORTE

Para visualizar el Reporte de las Causales de Baja, presionar el icono Imprimir ubicado en la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente información:

Código de Tipo, Código de Clase y Descripción de las Causales de Baja.





5.1.1.6. Tipos de Patrimonio

Esta opción permite consultar los Tipos de Patrimonio. El ingreso a la opción es siguiendola ruta: “Tablas-Patrimonio-Tipos de Patrimonio”, como se muestra en la siguienteventana:

Al ingresar a esta opción se muestra la ventana Tipos de Patrimonio, donde se puedevisualizar los Tipos de Patrimonios, tales como: Bienes Inmuebles, Bienes Muebles,Bienes Intangibles, etc. Además se muestra la Tasa de Depreciación, la CuentaContable Depreciación y su Estado; así como el Sub Tipo de Patrimonio en la secciónSub Tipo Patrimonio.

Para visualizar el detalle de las especificaciones técnicas de cada Sub Tipo dePatrimonio, ingresar a la carpeta amarilla , mostrándose la ventanaEspecificaciones por Tipo de Patrimonio.





REPORTE

Para visualizar el Reporte Tipo de Patrimonio, el Usuario debe presionar el icono

Imprimir ubicado en la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguienteinformación: Código de Tipo, Código de Clase, Descripción del Tipo de Patrimonio, Tasade Depreciación, Cuenta Contable de Depreciación y Estado.





5.1.1.7. Colores

Mediante esta opción el Usuario puede registrar los Colores de acuerdo a la necesidadde la Unidad Ejecutora, para determinar las características cromáticas de los bienespatrimoniales. Se debe evitar duplicidad por el uso de sinónimos, como por ejemplo:

naranja, anaranjado, plomo, gris, etc.

El ingreso a la opción es siguiendo a la ruta: “Tablas-Patrimonio-Colores”, como semuestra en la siguiente ventana:

PROCEDIMIENTO PARA INSERCIÓN DE COLORES

1. El Usuario debe activar el menú contextual y seleccionar la opción Insertar Colores.

2. Seguidamente registrar la descripción del color y presionar el ícono Grabar .





PROCEDIMIENTO PARA ELIMINACIÓN DE COLORES

1. De la misma manera puede eliminar un color activando el menú contextual yseleccionar la opción Eliminar Colores.

2. El Sistema muestra la siguiente ventana:


Si el Usuario trata de eliminar un color que se encuentra en uso, el Sistema muestra elsiguiente mensaje:





REPORTE

Para visualizar el Reporte Colores, el Usuario debe presionar el icono Imprimir ubicado en la barra de herramintas. Este Reporte contiene la siguiente información:Código y Descripción del Color.

5.1.2. Generales

Esta opción permite consultar las siguientes Tablas procedentes del Módulo de Logística:Sedes, Almacenes, Centros de Costo y Personal.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Tablas – Generales”.

5.1.2.1. Sedes

Esta opción permite consultar las Sedes de la Unidad Ejecutora registradas en el Módulode Logística.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Tablas-Generales-Sedes”, como semuestra en la siguiente ventana.





El Sistema muestra la ventana Sedes.

REPORTE

Para visualizar el Reporte Sedes, el Usuario debe presionar el icono Imprimir ubicado en la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente información:Código, Descripción, Dirección. Teléfono, País, Departamento, Provincia y Distrito decada Sede.





5.1.2.2. Almacenes

Esta opción permite consultar los distintos Almacenes registrados en el Módulo deLogística.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Tablas-Generales-Almacenes”, como semuestra en la siguiente ventana:

La ventana muestra dos secciones, a la izquierda se muestra el Código, Secuencia yDescripción del Almacén y a la derecha se muestra el Tipo, Estado, Almacén Principal,Descripción, Sede, Dirección, Referencia, Responsable, Teléfono, Departamento, País,Provincia, Distrito y Fecha de Registro.





REPORTE

Para visualizar el Reporte Almacenes, el Usuario debe presionar el ícono Imprimir ubicado en la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguiente información:Código, Secuencia, Descripción, Dirección, Sede, Departamento, Provincia, Distrito yResponsable por Almacén.

5.1.2.3. Centro de Costo

Esta opción permite consultar los Centros de Costo registrados en el Módulo deLogística.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Tablas-Generales-Centros de Costo”, como se muestra en la siguiente ventana:

El Sistema muestra la ventana Centros de Costo.





En la parte Superior se puede filtrar los datos por: Año, Sede, Estado (Activo, Inactivo) ypor Centro de Costo.

Para visualizar los datos generales del Centro de Costo, ingresar a la carpeta amarilla, mostrando la siguiente ventana.

5.1.2.4. Personal

Esta opción permite consultar los datos del Personal que labora en la Unidad Ejecutora.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Tablas-Generales-Personal“, como semuestra en la siguiente ventana:





Al ingresar a esta opción el Sistema muestra la ventana Lista de Personal, con lasiguiente información: Código, Documento de Identidad, Apellido Paterno, ApellidoMaterno, Nombres y Estado (Activo, Inactivo).

El Usuario puede visualizar los datos del personal, ingresando a la carpeta amarilla .El Sistema muestra la siguiente ventana:

REPORTES

Para visualizar los reportes del personal registrado de la Unidad Ejecutora, presionar el

ícono Imprimir ubicado en la barra de herramientas, mostrándose la ventanaReportes por Personal Registrado, conteniendo los siguientes Tipos de Reporte yFiltros de selección:





Año: Permite seleccionar el año del cual se desea obtener la información.

Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de

despliegue o realizando una bùsqueda presionando el botòn . Paraseleccionar Todos los Centros de Costos marcar con Todos.

Estado: Permite seleccionar el estado del personal (Activo, Inactivo). Paraseleccionar Todos los estados marcar con Todos.

Tipos de Reporte:

- Reporte de año de asignación por Centro de Costo:Esta opción muestra todo elpersonal de la Unidad Ejecutora por Centro de Costo, según los filtros de selección;

para ello presionar el ícono Imprimir , mostrando en pantalla el ReporteRelación del Personal.

- Reporte Personas con Datos Observados: Esta opción muestra el personal de laUnidad Ejecutora o Centro de Costo que tienen datos observados, por ejemplo,aquellos trabajadores que tengan profesión registrada pero no tienen número decolegiatura.

Para visualizar el Reporte se debe presionar el ícono Imprimir , mostrando enpantalla el Reporte Relación del Personal con Datos Observados, el mismo quecontiene la siguiente información: Código, Nombre, Fecha de Ingreso, Estado Civil,Tipo de Empleado, Ubicación, Grado de Instrucción, Centro de Costo, Sexo yEstado, y la descripción de la Observación que muestran dichos registros.





5.1.3. Personalización de Claves del Sistema

En esta opción el Usuario puede cambiar las claves que son solicitadas para realizaralgunos procesos que por defecto ya vienen definidas por el Sistema.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Tablas- Personalización de Claves delSistema”, como se muestra en la siguiente ventana:

El Sistema muestra la ventana Personalización de Claves del Sistema con lossiguientes campos:





Módulo: Muestra el nombre del Módulo SIGA en el que nos encontramos.

Proceso SIGA: Permite seleccionar el proceso al cual se le va a cambiar de clave,para su ejecución en el Sistema.

Clave Actual: Permite registrar la clave actual del proceso seleccionado.

Clave Nueva: Permite registrar la nueva clave al proceso seleccionado.

Confirma Nueva Clave: Permite registrar y confirmar la nueva clave del procesoseleccionado.

Presionar Grabar , para guardar los cambios.

5.1.4. Cambio de Clave de Usuario

Mediante esta opción el Usuario que ingresa al Sistema puede cambiar su clave deacceso actual.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Tablas- Cambio de Clave de Usuario”,

como se muestra en la siguiente ventana:

El Sistema muestra la ventana Cambio de Clave de Usuario con los siguientes campos:





Código: Muestra el Código del Usuario que accede al Sistema.

Nombre: Muestra el nombre del Usuario que accede al Sistema.

Clave Actual: Permite registrar la clave actual del Usuario que accede al Sistema.

Nueva Clave: Permite registrar la nueva clave de Usuario.

Confirmar Clave: Permite registrar y confirmar la nueva clave de Usuario.

5.1.5. Salir del Sistema

Esta opción permite salir del Sistema, regresando al escritorio de Windows.





5.2. Mantenimiento

El Sub Módulo Mantenimiento está conformado por las opciones que permiten el registroinicial de los Bienes Muebles por Sede y Centros de Costo, que serán asignados a losUsuarios de la Unidad Ejecutora para su uso. Así mismo, el Registro del Inventario Físico

y los procedimientos a seguir para el registro y control de los procesos de Altas, Bajas yMejoras.

Al ingresar a esta opción, el sistema muestra las opciones siguientes: Inventario Inicial,Inventario Físico y Movimiento.

5.2.1. Inventario Inicial

Mediante esta opción la Unidad Ejecutora que recién comienzan con el uso del Módulo

Patrimonio del SIGA, puede registrar por única vez la operación de registro del InventarioInicial de los Bienes Patrimoniales Institucionales y No Institucionales ingresados, luego sise producen cambios el usuario actualiza la información.

Nota: Para aquellas Unidades Ejecutoras que ya cuentan con Inventario Inicial en elMódulo Patrimonio del SIGA, solamente se procede con la Copia del Inventario para el añosiguiente.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Tablas – Inventario Inicial”. Al ingresar aesta opción, el sistema muestra las sub opciones siguientes: Institucional, No Institucionaly Actualización.





5.2.1.1. Institucional

En esta opción el Sistema permite a la Unidad Ejecutora registrar por única vez todos losBienes Patrimoniales adquiridos para su uso, ubicados dentro y fuera de la Entidad.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Mantenimiento-Inventario Inicial-Institucional”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el sistema muestra la ventana Inventario Inicial de BienesPatrimoniales.

En la parte superior de la ventana se tiene las siguientes pestañas: Registro delInventario Inicial y Activos.

- La pestaña Registro de Inventario Inicial muestra los filtros: Periodo, Sede, Centro

de Costo y el botón

Periodo: Permite seleccionar el año de la Información Patrimonial activando la

barra de despliegue . Por defecto muestra el año actual.

Sede: Permite seleccionar una Sede activando la barra de despliegue .





Centro de Costo: Permite seleccionar un Centro de Costo activando la barra de

despliegue .

: Este botón permite realizar el cierre del Inventario Inicial, inhabilitandolas opciones de inserción y eliminación de activos fijos.

- La pestaña Activos muestra el filtro: Búsqueda y el Listado de Bienes Patrimonialesde la Unidad Ejecutora.

Búsqueda: Permite realizar la búsqueda de Bienes Patrimoniales por Margesí,Descripción, Sede, Centro de Costo, Usuario, Contratista, Valor Compra, ValorInicial del Ejercicio y Ubicación Física; seleccionando el tipo de búsqueda ydigitando el texto en el campo. Presionar Enter para ejecutar la búsqueda.

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL INVENTARIO INICIAL

1. Primero se debe ingresar todos los Centros de Costo que cuentan con BienesPatrimoniales, para ello activar el menú contextual y seleccionar la opción INSERTARINVENTARIO INICIAL.





2. Seguidamente en la parte derecha de la ventana se tienen los siguientes campos parasu registro:

Fecha de Movimiento: Fecha en la que se realiza el registro.

Sede: Se muestra automáticamente luego de seleccionar el Centro de Costo.

Centro de Costo: Presionar el botón , buscar y seleccionar el Centro de Costoa registrar el Inventario en la ventana Búsqueda de Datos.

Empleado Responsable: Persona responsable de la administración de los

Bienes Patrimoniales en el Centro de Costo seleccionado. Presionar el botón yseleccionar o buscar el empleado en la ventana Búsqueda de Datos.

Tipo de Institución: Por defecto el Sistema muestra el tipo de institución.

Entidad: Muestra el Nombre de la Unidad Ejecutora.

N° de Resolución: Número de resolución que autoriza el Inventario Inicial.

Fecha de la Resolución: Fecha de la Resolución que autoriza el InventarioInicial.

Observaciones: Comentario o detalle.

3. Registrar los campos y presionar el icono Grabar , para guadar los datosregistrados.

4. Para realizar el registro del Inventario Inicial de un Centro de Costo, el Usuario debeseleccionar el Centro de Costo, y dirigirse a la pestaña Activos.

5. Activar el menú contextual y seleccionar la opción INSERTAR INVENTARIOINICIAL.





6. Se muestra la ventana Datos del Activo Fijo, donde se debe registrar los siguientescampos obligatorios: ítem, Margesí, Ubicación Física, Empleado Responsable de

administrar el bien, Usuario final que usa el bien, Número y Fecha de la OC/NEA;Tipo, Número y Fecha del documento de Alta; Almacén, Cuenta Contable; asimismoopcionalmente se pueden registrar los siguientes campos: País, Nro. de serie, Marca,Estado de Conservación, Estado Uso, Modelo, Medidas, Características,Observaciones, Flag si es un activo depreciable, Flag si cuenta con verificaciónfísica, Flag si está etiquetado, Proveedor, Valor Compra, Flag si cuenta con garantía,Fecha de la garantía y Número del Contrato.

7. Una vez registrado los campos presionar el ícono Grabar . El Sistema muestra elsiguiente mensaje.





8. Al presionar Aceptar , en la parte inferior izquierda se activan los botones

y .

- Ingresando al botón , se muestra la ventana del mismo nombre,donde se puede registrar otras especificaciones técnicas del activo, ingresando al

botón ubicado a la derecha, el cual despliega la relación de colores registradas enlas Tablas de Patrimonio.





Así mismo, esta ventana cuenta con los botones y quepermite adjuntar archivos (texto y fotografías) del Bien Patrimonial registrado.

- Ingresando al botón , se muestra la ventana del mismo nombre,

donde el Usuario debe registrar en el campo el Valor y laDepreciación Acumulada del activo, de acuerdo con los montos reflejados en losEstados Financieros del Cierre del Ejercicio Anterior. El Sistema muestraautomáticamente el dato del campo Valor Neto.

PROCEDIMIENTO PARA ADJUNTAR ARCHIVOS

1. Para poder adjuntar archivos, se debe verificar si en el conex_siga.ini existen datosen la ruta donde se va a guardar los archivos de Patrimonio; de no exisitir proceder a

registrarla en la siguiente sección:

[file]Patrimonio = C:\





2. Ingresar al botón , activar el menú contextual y seleccionar

, se muestran los archivos (con extensión DOC, XLS, PDF y/o JPG) detodas las unidades existentes (como la unidad del disco duro C:\ y/o las unidades

conectadas a red). Seleccionar el archivo y Aceptar.

Automáticamente el Sistema crea en ruta especificada en el archivo conex_siga.ini,

la carpeta Docpat, guardando el archivo adjunto en la última carpeta.

3. Si se han adjuntado imágenes, al presionar el botón , se muestra pordefecto, la primera fotografía adjunta.





4. Para visualizar el detalle del activo, se debe ingresar a la carpeta amarilla delactivo.

PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIÓN DE BIENES INSTITUCIONALES

Para eliminar un Bien Patrimonial del Inventario Inicial, seguir el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar el activo, activar el menú contextual y seleccionar la opción ELIMINARINVENTARIO INICIAL.





2. El Sistema muestra el siguiente mensaje:

3. Presionar Sí, el Sistema elimina el Bien seleccionado.

REPORTE

Para visualizar e imprimir el Inventario Inicial por Centro de Costo, se debe seleccionar lapestaña Registro del Inventario Inicial para activar el icono Imprimir de la barra deherramientas.

Se muestra la ventana Reportes, con dos opciones de Tipo de Reporte: Inventario InicialGeneral por Centro de Costo e Inventario Inicial por Centro de Costo pendientes devalores contables.

- Inventario Inicial General por Centro de Costo.- Muestra la relación de los Bienespatrimoniales registrados en el Inventario Inicial del Centro de Costo seleccionado.





- Inventario Inicial por Centro de Costo pendientes de Valores Contables.- Muestra larelación de los Bienes Patrimoniales pendientes de valores contables (Valor Inicial oValor Depreciación o Ambos Valores; de acuerdo a lo seleccionado por el Usuario en labarra de despliegue), en el Inventario Inicial del Centro de Costo seleccionado.

Seleccionado el Tipo de Valor, el Sistema muestra el siguiente Reporte:

5.2.1.2. No Institucional (Novedad)

En esta opción el Usuario puede realizar el registro de los Bienes Patrimoniales que noson propiedad de la Unidad Ejecutora, sino que fueron Cedidos en Uso o Prestados porotra Entidad o Institución particular.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Mantenimiento-Inventario Inicial-NoInstitucional”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el Sistema muestra la ventana Inventario Inicial de Bienes NoInstitucionales, conteniendo tres secciones:





Sección 1: Permite registrar el Inventario Inicial de Bienes No Institucionales ingresados

a la unidad Ejecutora.

Sección 2: Permite registrar y visualizar los campos de los datos generales de inventarioregistrado en la sección 1.

Sección 3: Permite registrar los Bienes Patrimoniales del Inventario seleccionado en lasección 1.

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL INVENTARIO INICIAL NOINSTITUCIONAL

1. Para realizar el registro de los Bienes no Institucionales, el Usuario debe activar el

menú contextual en la sección Lista de Ingresos y seleccionar la opción INSERTAR

BIENES NO INSTITUCIONALES.

2. Al lado derecho de la ventana se muestran los siguientes campos a registrar:





Fecha Movimiento: Es la fecha del Registro del Inventario No Institucional; por

defecto muestra la fecha actual.

Fecha Recepción del Activo: Es la fecha de recepción del activo registrado.

Tipo de Registro: Permite seleccionar dos Tipos (Bienes cedidos en Uso y

Bienes cedidos en Comodato).

Entidad Pública: Marcar con check si el Bien Patrimonial proviene de una

Entidad Pública.

Entidad: En este campo se presentan dos casos:

- Si la Entidad que ha cedido el Bien Patrimonial es Pública, el campo Entidad

Pública se debe marcar con check para habilitar el botón delCampo Entidad, que al presionarlo muestra la ventana Búsqueda de Datos,listando la relación de Todas las Entidades Públicas del Estado, para suselección.





- Si la Entidad que ha cedido el Bien Patrimonial es una Entidad No Pública, sedebe registrar manualmente su descripción en el campo Entidad.

V.B. (Novedad): Con el fin de incorporar pistas de Auditoria a partir del registro,

modificación y eliminación de los movimientos relacionados al Control Patrimonial, se

ha incorporado los Estados Pendiente y Aprobado en la ventana de Inventario Inicial

de Bienes No Institucionales.

Nro. Resolución / Fecha: Número y fecha del documento de aprobación del

Inventario No Institucional.

Nro. Acta / Fecha: Número y fecha del acta de aprobación del Inventario No

Institucional.

Glosa: Permite registrar un comentario respecto al Inventario No Institucional.

Sede: Permite seleccionar la Sede a realizar el Inventario No Institucional,

activando la barra de despliegue .

Centro de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo a realizar el Inventario

No Institucional, entrando al botón .

Responsable: Permite seleccionar el Responsable de la toma de Inventario,

entrando al botón .

3. Al finalizar el registro, presionar el ícono Grabar .

4. Seguidamente, realizar el registro de los Bienes Patrimoniales, activando el menúcontextual en la sección Detalle de Activos, y seleccionar la opción INSERTARDETALLE DE ACTIVOS.





El Sistema muestra la ventana Datos del Activo Fijo, donde el Usuario debe ingresarlos datos correspondientes del Bien Patrimonial.

Nota: La información que se ingresa en esta ventana es la misma información que seregistra en el Inventario Inicial Institucional, con la diferencia que por ser Bienes que nopertenecen a la Unidad Ejecutora no cuentan con Margesí, por lo que se debe registrar elcódigo de Barras.






6. Para registrar las Especificaciones Técnicas, ingresar al botón .

Siguiendo el mismo procedimiento indicado en el Inventario Inicial Institucional, elSistema permite adjuntar archivos o imágenes referentes al Bien Patrimonial, para sumejor identificación.

7. Finalizado el registro, para visualizar el detalle del Bien Patrimonial, ingresar a la

carpeta amarilla .





PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIÓN DE BIENES NO INSTITUCIONALES

1. Seleccionar el registro, activar el menú contextual y seleccionar la opción EliminarDetalle de Activos.



REPORTE

Este Reporte muestra la relación de los Bienes Patrimoniales No Institucionalesregistrados en el Inventario Inicial No Institucional.

Para visualizar el Reporte, seleccionar el Inventario en la sección Lista de Movimiento

ubicado al lado izquierdo de la ventana y presionar el icono Imprimir de la barra deherramientas.

El Sistema muestra la siguiente información de cada Bien Patrimonial: Código de Barras,Descripción, Marca, Modelo, Nro. Serie, Entidad que cedió el bien, Nro. Resolución,





Centro de Costo donde se encuentra el Bien, Ubicación Física del Bien y el usuarioResponsable del Bien.

5.2.1.3. Actualización

Esta opción permite al Usuario realizar actualizaciones a los Bienes Patrimoniales quefueron registrados en el Inventario Inicial Institucional y No Institucional.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Mantenimiento-Inventario Inicial-Actualización”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción se muestra la ventana Actualización del Inventario Inicial, sindatos.

En la parte superior de la ventana se tienen los siguientes filtros de selección:





Año: Permite seleccionar el año activando la barra de despliegue , por defecto

muestra el año del Sistema.

Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro que se desea actualizar,

activando la barra de despliegue , por defecto muestra el Tipo de Registro

Institucional.

Activos ESNI: Al marcar la opción Activos ESNI con check , en la

matriz de la ventana se filtran aquellos activos fijos correspondientes a la cadena de

frío de la Estrategia Sanitaria Nacional de Inmunizaciones – ESNI, estos activos son

reconocidos automáticamente por el Sistema.

Familia: Permite seleccionar una familia de Bienes Patrimoniales ingresando al botón

, a través de la ventana Filtro para Búsqueda de Datos o seleccionar todas

marcando el check .

Búsqueda: Permite realizar búsquedas por el tipo de criterio seleccionado en la barra

de despliegue y el texto ingresado en el campo. Para ejecutar la búsqueda se debe

presionar el botón Aceptar o presionar Enter.





PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO INICIAL

Para realizar la actualización del Inventario Inicial Institucional y No institucional, seguir elsiguiente procedimiento:

1. Seleccionar el Tipo de Registro.

2. Seleccionar la Familia o marcar check para seleccionar Todas las Familias.

3. Seleccionado los Filtros, el Sistema muestra la relación de los Bienes Patrimonialesen la matriz de la ventana.

4. Ingresar a la carpeta amarilla del Bien Patrimonial que se quiere modificar,mostrándose la ventana Datos del Activo Fijo





En la ventana Datos del Activo Fijo, se puede actualizar los siguientes campos:Margesí, Nº Serie, Estado de Conservación, Estado de Uso, Modelo, Medidas,Características, Observaciones, País de procedencia, Etiquetado, Nº O/C – NEA,Fecha O/C – NEA, Proveedor, Valor de Compra, Garantía / Fecha, Nº de Contrato Alta – Tipo / Nº /Fecha documento.

Nota:- Si los datos Garantía, Fecha y Contrato provienen del Módulo de Logística no pueden

ser modificados en la actualización.- Para realizar estas actualizaciones, el Inventario Inicial debe estar Abierto.

5. Una vez realizada las modificaciones, presionar el ícono Grabar . El Sistemamuestra el siguiente mensaje:

5.2.2. Inventario Físico

Mediante esta opción el Usuario puede registrar el resultado de la toma de inventariofísico de los Bienes Muebles Institucionales y No Institucionales a una fecha determinada,así como los Bienes Muebles sobrantes y faltantes provenientes de este Inventario.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Mantenimiento – Inventario Físico”. Alingresar a esta opción el Sistema muestra las sub opciones siguientes: Registro,Sobrantes y Faltantes.





5.2.2.1. Registro

En esta opción el Usuario puede realizar el registro de la verificación física de los BienesMuebles de la Unidad Ejecutora.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Mantenimiento- Inventario Físico-Registro”, como se muestra en la siguiente ventana:

Ingresando a esta opción el Sistema muestra la ventana Listado del Inventario Físico,indicando el Año del Sistema y el Tipo de Registro: Institucional.

En la parte superior de la ventana se tienen los siguientes filtros de selección:

Año: Permite seleccionar el año activando la barra de despliegue , por defecto

muestra el año del Sistema.

Nro. Inventario: Permite seleccionar el Inventario Físico a consultar o actualizar.





Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro, activando la barra de

despliegue , por defecto muestra el Tipo de Registro Institucional.

Fecha: Muestra la fecha del Inventario seleccionado.


matriz de la ventana se filtran aquellos ítems correspondientes a la cadena de frio de

la Estrategia Sanitaria Nacional de Inmunizaciones – ESNI, estos ítems son

reconocidos automáticamente por el Sistema.

Búsqueda: Permite realizar una búsqueda de ítems según el Tipo de Búsqueda

seleccionado en la barra de despliegue y el texto ingresado en el campo, como el

ejemplo de la siguiente imagen. Para ejecutar la búsqueda se debe presionar el botón

Aceptar o presionar Enter.

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL INVENTARIO FÍSICO

1. Seleccionar el Tipo de Registro (Institucional, No Institucional Bienes cedidos enUso, No Institucional Bienes en Comodato).

2. Ingresar al botón .

3. Se muestra la ventana Registro del Inventario Físico, conteniendo la relación total

de bienes muebles registrados en el Sistema por el Tipo de Registro seleccionado.





4. En la columna marcar con check todos los activos que se han verificadofísicamente.

5. Al finalizar de marcar todos los activos verificados físicamente, proceder a grabar

presionando el ícono Grabar .


7. Presionar SI, se muestra la ventana Genera Inventario Físico para registrar los

datos del Inventario; Fecha: muestra la fecha del día en que se realiza el registro, lacual puede editarse. En el campo Nombre se debe registrar la denominación delInventario.

Si el Usuario desea continuar registrando ítems en este Inventario, ingresarnuevamente al botón en la ventana Registro del Inventario Físico

y marcar check los activos que desee agregar. Al grabar el Sistema muestra elsiguiente mensaje:





Para visualizar los datos del Activo Fijo ingresar a la carpeta amarilla .

Al ingresar a la carpeta amarilla, se muestra la ventana Datos del Activo Fijo, conlos datos del activo fijo seleccionado, permitiendo actualizar algunos de sus datos,tales como: Código de barras, Estado de verificación física, Estado de etiquetado,Nro. de serie, Estado de conservación, Marca, Estado Uso, Modelo, Medidas,

Características, Observaciones así mismo se pueden registrar las especificacionestécnicas y adjuntar archivos.

PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO

1. Para eliminar un Inventario Físico seleccionar el Inventario a eliminar e ingresar a la

ventana Registro del Inventario Físico presionando el botón .





El Sistema muestra la ventana Registro del Inventario Físico

2. Seleccionar el inventario a eliminar, activando la barra de despliegue del filtro Nro.

Inventario .

3. Pulsar la función F5 del teclado, el sistema muestra el siguiente mensaje:

4. Presionar Si, el sistema muestra el siguiente mensaje.

REPORTE

Este Reporte muestra la relación de Bienes Muebles registrados en el Inventario Físico.Para visualizar e imprimir el Reporte Inventario Físico de Activos Fijos, presionar el

ícono Imprimir de la barra de herramientas, mostrándose la siguiente ventana:





Seleccionar el Nro. de Inventario y los filtros de selección: Año, Nro. Inventario, Margesí,Sede, Centros de Costo, Responsable, Usuario; o visualizar Todos marcando los checks

.; presionar el icono Imprimir ubicado en la parte inferior derecha de la ventana.

Este Reporte contiene la siguiente información: Margesí, Código de Barra, Descripción,Marca, Modelo, N” Serie, Centro de Costo, Responsable, Usuario Final, Ubicación Física,Fecha de O/C o NEA y Estado de Conservación.

5.2.2.2. Sobrantes

Los activos fijos sobrantes son aquellos bienes omitidos o no incluidos en el RegistroPatrimonial ni en el Registro Contable de la Unidad Ejecutora, los mismos que sedeterminan como resultado de la verificación física.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Mantenimiento- Inventario Físico-Sobrantes”, como se muestra en la siguiente ventana:





Al ingresar a esta opción el Sistema muestra la ventana Regularizaciones de BienesSobrantes

En la parte superior de la ventana se tiene los siguientes filtros de selección:

Año: Permite seleccionar el año activando la barra de despliegue , por defectomuestra el año del Sistema.

Nro. Inventario: Permite seleccionar el Inventario Físico al que pertenecen los bienes

sobrantes.

Tipo de Registro: Muestra el Tipo de Registro del Inventario seleccionado.


Búsqueda: Permite realizar una búsqueda de activos fijos según el Tipo de Búsqueda








PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE SOBRANTES

1. El Usuario debe activar el menú contextual y seleccionar la opción INSERTARDETALLE DE ACTIVOS.

2. El Sistema muestra la ventana Datos del Activo Fijo, debiendo registrar los datoscorrespondientes.

3. Registrado los datos presionar el ícono Grabar , mostrándose los BienesSobrantes registrados en la ventana Regularizaciones de Bienes Sobrantes.





Se puede consultar o modificar los datos de un activo fijo, ingresando a la carpetaamarilla .

REPORTE

Este Reporte muestra la relación de los activos fijos Sobrantes de la Unidad Ejecutora,para su evaluación por parte de la Comisión de Inventarios y posterior Informe al Comitéde Altas y Bajas de la Unidad Ejecutora, para su correspondiente emisión de laResolución que permita incorporarlos al Inventario Patrimonial y a los EstadosFinancieros de la Entidad.

Para mostrar el Reporte, presionar el ícono Imprimir de la barra de herramientas,mostrándose la ventana Reporte, conteniendo los siguientes filtros y opciones:

En el filtro, seleccionar el Año y el Inventario y si se desea obtener un reporte másespecífico se puede seleccionar el Bien, Código de barras, Sede, Centro de Costo,Responsable, Usuario o caso contrario marcar el check para visualizar todos.

Se debe seleccionar el Tipo de Reporte:

- Reporte Sobrante de Inventario.- Esta opción muestra la relación de todos losBienes sobrantes registrados; contiene la siguiente información: Código de Barra,Descripción, Marca, Modelo, Número de Serie, Centro de Costo, Ubicación,Empleado Responsable, Usuario Final y Estado de Conservación.





- Reporte de Bienes Sobrantes por Usuario Final.- Esta opción muestra la relaciónde los Bienes sobrantes por Usuario Final, contiene la siguiente información: Códigode Barra, Descripción, Fecha de Asignación, Marca, Modelo, Número de Serie y

Medidas.

Seleccionado los Filtros, presionar el botón Imprimir , ubicado en la parte inferiorderecha de la ventana Reportes.

5.2.2.3. Faltantes

En esta opción el Sistema muestra la relación de activos fijos que no fueron ubicadosfísicamente en el inventario físico.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Mantenimiento- Inventario Físico-Faltantes”, como se muestra en la siguiente ventana:





Al ingresar a la opción se muestra la ventana Regularizaciones de Bienes Faltantes:

En la parte superior de la ventana se muestran los siguientes filtros de selección:


Nro Inventario: Permite seleccionar el Inventario Físico a consultar o registrar losBienes faltantes.


Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro que se desea actualizaractivando la barra de despliegue , por defecto muestra el Tipo de Registro

Institucional.

Búsqueda: Permite realizar una búsqueda de ítems según el Tipo de Búsqueda









matriz de la ventana se filtran aquellos ítems correspondientes a la cadena de frio de

la Estrategia Sanitaria Nacional de Inmunizaciones – ESNI, estos ítems son

reconocidos automáticamente por el Sistema

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE FALTANTES

1. Seleccionar los filtros de Selección, el Sistema muestra la relación de activosfaltantes.

2. En la columna Ubicado, por defecto todos los Ítems están pre marcados con check, Desmarcar aquellos activos que NO fueron ubicados.

También se puede consultar o modificar los datos de un ítem, ingresando a lacarpeta amarilla del ítem.

3. Terminado el registro de los Bienes Faltantes, presionar el ícono Grabar , elSistema muestra la siguiente ventana de confirmación:





4. Presionar SI, estos activos se actualizan simultáneamente en las ventanas Listadodel Inventario Físico y Registro del Inventario Físico de la opción InventarioFísico/Registro.

REPORTE

Este Reporte muestra la relación de Todos los Bienes Muebles faltantes, para ellopresionar el ícono Imprimir de la barra de herramientas.

El sistema muestra la siguiente la ventana Reporte.

Seleccionar el Inventario Físico, el Tipo de Registro y los filtros que considere necesarios

y presionar el icono Imprimir

El Reporte muestra el listado de los Bienes Muebles faltantes con su código Margesí,Código de Barra, Descripción, Marca, Modelo, Número de Serie, Centro de Costo quetenía a cargo el bien patrimonial , la Ubicación Física donde se encontraba, el empleadoResponsable, el Usuario final, Estado de Conservación del Bien y el indicador deUbicado.





5.2.3. Movimiento

En este Sub Módulo, el Usuario puede Registrar las Altas y Bajas de BienesInstitucionales y No Institucionales, Bienes en Custodia y Mejoras de los Bienes.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Mantenimiento-Movimiento”, como semuestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a la opción de Movimiento, se tienen las siguientes Sub opciones:

5.2.3.1. Altas Institucionales (Novedad)

En esta opción el Sistema permite llevar el registro de las Altas de los BienesPatrimoniales de la Unidad Ejecutora, para su incorporación física y contable alPatrimonio de la Unidad Ejecutora.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Mantenimiento-Movimiento-AltasInstitucionales”, como se muestra en la siguiente ventana:





Existen dos formas para registrar las Altas Institucionales:

Ingreso Manual por el Módulo de Patrimonio.

Ingreso Automático por el Sub Módulo de Almacén del Módulo de Logística.

PRIMERA FORMA – INGRESO MANUAL EN EL MÓDULO DE PATRIMONIO

1. Para realizar el registro de las Altas manualmente en el Módulo Patrimonio del SIGA,se debe tener seleccionada la opción 0 – Sin Control de Altas, en la ventanaParámetros por Ejecutora, siguiendo la siguiente ruta Tablas- Patrimonio-Parámetros Ejecutora.

2. Ingresar al menú Movimiento, opción Altas Institucionales. El Sistema muestra laventana Registro de Altas Institucionales, la misma que muestra los siguientesfiltros de selección: Año, Mes y Tipo de Movimiento.





En la parte superior de la ventana se tiene los siguientes filtros de selección:


Mes: Permite seleccionar el mes activando la barra de despliegue , por defectomuestra el mes actual. Para seleccionar Todos los meses marcar .

Tipo de Movimiento: Permite seleccionar el Tipo de Movimiento activando la barra

de despliegue , para seleccionar Todos los Tipos de Movimiento marcar .

3. En la sección Lista de Ingresos, activar el menú contextual y seleccionar la opciónINSERTAR.





4. Al lado derecho de la ventana se activa los campos a registrar. Por defecto, elSistema muestra información en los campos Fecha Movimiento, la cual puedeeditarse y Tipo Doc. mostrando el Tipo de Movimiento seleccionado en el filtro.

V.B. (Novedad): Con el fin de incorporar pistas de Auditoria a partir del registro,modificación y eliminación de los movimientos relacionados al Control Patrimonial,se ha incorporado los Estados Pendiente y Aprobado en la ventana Registro deAltas Institucionales.

5. Ingresar el número del Documento, siendo opcional registrar el campo

Observaciones, luego grabar los datos con el ícono Grabar .

6. En la sección Detalle de Activos, registrar los ítems correspondientes, activando elmenú contextual y seleccionando la opción INSERTAR DATOS DEL ACTIVO.





7. El Sistema muestra la ventana Datos del Activo Fijo, donde debe registrar todos loscampos requeridos.

Nota: El Sistema genera automáticamente el código margesí y para los últimos cuatrodígitos toma como referencia el máximo margesí anterior por tipo de Ítem seleccionado. Elnúmero de margesí autogenerado es único independientemente del año del sistema o delproceso contable y puede ser editado por el Usuario.

Una vez que el Código Margesí llegue al correlativo 9999 el Sistema genera loscorrelativos de la siguiente manera.

ALFANUMÉRICOS:

A000,A001,A002,………….,A999 = 1000

B000,B001,B002,………….,B999 = 1000





…..

Z000, Z001, Z002,…….…., Z999 = 1000 => 26x1000 = 26,000 números

AA00, AA01, AA02,…….,AA99 = 100

AB00, AB01, AB02,…….,AB99 = 100

AC00, AC01, AC02,……., AC99 = 100 => 26x100 = 2,600 números

…..

Ejemplo: CARPETA DE METAL UNIPERSONAL

Margesí anterior : 766424239999

Margesíes siguientes : 76642423A000, 76642423A001, 76642423A002….

8. Registrado los datos, presionar el ícono Grabar . El Sistema activa los botonesy , para registrar otras especificaciones técnicas

y adjuntar archivos, de acuerdo al procedimiento indicado en el punto 5.1.1.1 delInventario Inicial Institucional.

9. Al salir de estas ventanas, el Bien se muestra registrado en el campo Detalle deActivos.

Para eliminar un registro, activar el menú contextual y seleccionar la opción Eliminar .





En Altas Institucionales correspondientes a Donaciones, Transferencia Externa yDiferencia de Inventario, al insertar la NEA el Sistema muestra además los siguientescampos:

- Con Tasación: Marcando con un check se activa el campo Nº Tasación.

- Nº Acta y Fecha: Número y fecha del documento del Alta.- Nº Resolución y Fecha: Número y fecha de la Resolución que autoriza el Alta del

activo- Nº Tasación y Fecha: Número y fecha del documento de tasación del activo.

Después de grabar estos datos, el Sistema activa el botón .

Luego de registrar los activos de la NEA, el Usuario puede ingresar al botónpara visualizar la siguiente ventana Datos de Tasación, donde puede registrar lossiguientes datos: Perito o Tasador, Nº de Colegiatura, Valor Tasado, Fecha de Tasación,Nº CTTP, Nº CONATA y Observaciones.





Luego presionar el ícono Grabar para guardar los datos.

SEGUNDA FORMA – INGRESO AUTOMÁTICO POR MÓDULO DE LOGÍSTICA

Las Altas provenientes del Módulo de Logística se originan al registrar un Bien Mueble en

la ventana Entradas al Almacén, y al presionar el botón , se realiza elproceso automático del Alta en la ventana Altas Institucionales del Módulo dePatrimonio.

1. Al ejecutar el botón , el Sistema muestra el siguiente mensaje:

2. Presionar Si, el Sistema muestra el siguiente mensaje:





3. Precionar Aceptar para finalizar el proceso.

4. Automaticamente, en la ventana Registro de Altas Institucionales del Módulo dePatrimonio se muestran los activos con su respectivo código Margesí, generadoautomaticamente a partir del último número registrado.

5. Asimismo, cuando en la ventana Atención del Pedido del Módulo Logística se

genera la PECOSA de estos Bienes, se activa el botón .





6. Ingresando al botón , se muestra la ventana Asignación de losActivos Fijos, donde el Usuario debe marcar con un check cada activo que deseeasignar en la PECOSA.

Esta asignación se muestra automáticamente en la ventana Datos del Activo Fijo del Módulo de Patrimonio.

7. Completar el registro de la siguiente información: Ubicación Física, Usuario Final,

Nro. de Serie, Modelo, Medidas, Características, Observaciones

8. Terminado el registro de los datos, presionar el icono Grabar , de la ventana.





REPORTE

Este Reporte muestra la relación de los Bienes Patrimoniales del movimiento de Alta

seleccionado en la sección Lista de Ingresos, para ello presionar el botón Imprimir de

la barra de herramienta; el Sistema muestra la ventana Reportes con dos opciones dereporte:

Control de Ingreso Seleccionado.- Muestra el listado de los Bienes Institucionalesdados de Alta del movimiento seleccionado. El Reporte muestra la siguienteinformación: Sede, Tipo de Ingreso, Almacén, Responsable, Fecha del documento,Margesí, Código de Barra, Descripción, Marca, Ubicación Física, Usuario, Valor.

Control de Ingreso Mensualizado.- muestra el listado de Todos los BienesInstitucionales dados de Alta en el mes seleccionado, agrupándolos por número demovimiento; el Reporte muestra la siguiente información: Cuenta Contable, Almacén,Responsable, Fecha del documento, Margesí, Código de Barra, Descripción, Marca,Ubicación Física, Usuario, Valor.





5.2.3.2. Altas No Institucionales (Novedad)

En esta opción el Sistema permite llevar el registro de las Altas de los BienesPatrimoniales No Institucionales que han sido Cedidos en Uso o en Comodato por otraEntidad Pública o Privada.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Mantenimiento-Movimiento-Altas NoInstitucionales”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción se muestra la ventana Registro de Altas No Institucionales, lamisma que muestra en la parte superior de la ventana los filtros Año y Mes, así como elTipo de Movimiento Transferencia Externa.





PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ALTAS NO INSTITUCIONALES

1. Para registrar una Alta No Institucional, el Usuario debe activar el menú contextual yseleccionar la opción INSERTAR BIENES NO INSTITUCIONALES

2. En la sección derecha de la ventana se muestran los siguientes campos para sullenado:





Nº Movimiento: Es un número interno asignado al registro. Este número esgenerado por el Sistema.

Fecha Movimiento: Es la Fecha de registro del Alta. Por defecto muestra la fechaactual pudiendo ser editada por el Usuario.

Fecha Recepción del Activo: Fecha de recepción del activo, puede ser editada porel Usuario.

Tipo Registro: Permite seleccionar si el Bien fue Cedido en Uso o en Comodato.

Entidad Pública: Marcar con check si el activo proviene de una Entidad Pública.

Entidad: En este campo se presentan dos casos:

1. Si el campo Entidad Pública está marcado con check ; se

habilita el botón , que al presionarlo se muestra la ventana Búsqueda deDatos, listando la relación de Todas las Entidades Públicas del Estado, para suselección.

2. De ser una Entidad No Publica, se debe registrar manualmente sudescripción en el campo Entidad.

V.B. (Novedad): Con el fin de incorporar pistas de Auditoria a partir delregistro, modificación y eliminación de los movimientos relacionados al ControlPatrimonial, se ha incorporado los Estados Pendiente y Aprobado en laventana Registro de Altas No Institucionales.





Nº Resolución y Fecha: Permite Registrar el Número y fecha de la Resolución queautoriza el Alta.

Nº Acta y Fecha: Permite Registrar el Número y Fecha del documento que registra el Alta.

Glosa: Permite registrar un comentario.

Sede: Permite seleccionar el local donde se ubica el activo, activando la barra de

despliegue .

Centro de Costo: Permite seleccionar en la ventana Búsqueda de Datos el Centro

de Costo donde se ubica el activo, presionando el botón .

Responsable: Permite seleccionar en la ventana Búsqueda de Datos el Empleado

Responsable del activo, presionando el botón .

3. Al terminar de registrar los datos, grabar el registro presionando el ícono Grabarubicado en la barra de herramientas.

4. Seguidamente, en la sección Detalle de Activos registrar los ítemscorrespondientes, para lo cual debe seleccionar la opción INSERTAR DETALLE DE

ACTIVOS del menú contextual.

5. El Sistema muestra la ventana Datos del Activo Fijo, donde debe registrar todos loscampos requeridos.





6. Para Grabar los Datos del Activo Fijo presionar el ícono Grabar . El Sistemamuestra el siguiente mensaje:

PROCEDIMIENTO PARA LA ELIMINACIÓN DE ALTAS NO INSTITUCIONALES

1. De la misma manera se puede eliminar un Alta No Institucional con la opciónELIMINAR BIENES NO INSTITUCIONALES, del menú contextual.

El Sistema muestra la siguiente ventana:





2. Presionar Sí, el Sistema elimina el registro seleccionado y su detalle asociado.

REPORTE

Este Reporte muestra la relación de los Bienes Patrimoniales del Movimiento de Alta No

Institucional seleccionado en la sección Lista de Ingresos, para ello presionar el botón

Imprimir de la barra de herramientas; el Sistema muestra la ventana Reportes condos opciones de reporte:

Control de Ingreso Seleccionado.- Muestra el listado de los Bienes NoInstitucionales dados de Alta del Movimiento seleccionado. El Reporte muestra lasiguiente información: Sede, Tipo de Ingreso, Almacén, Responsable, Fecha deldocumento, Margesí, Código de Barra, Descripción, Marca, Ubicación Física,Usuario, Valor, del Activo seleccionado en la sección Detalle de Activos:

Control de Ingreso Mensualizado.- Muestra el listado de todos los Bienes NoInstitucionales dados de Alta del mes seleccionado, agrupándolos por número demovimiento; el Reporte muestra la siguiente información: Almacén, Responsable,Fecha del documento, Margesí, Código de Barra, Descripción, Marca, UbicaciónFísica, Usuario, Valor.





PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE BAJAS

1. El Usuario debe activar el menú contextual y seleccionar la opción INSERTAR BAJADE ACTIVOS.

2. En la sección derecha de la ventana se muestran los siguientes campos para sullenado:





Nº Movimiento: Este campo está inactivo debido a que el Sistema generaautomáticamente el número de movimiento, siguiendo un orden correlativo.

Fecha Movimiento: Es la Fecha de registro del Alta. Por defecto muestra la fechaactual pudiendo ser editada por el Usuario.

V.B. (Novedad): Con el fin de incorporar pistas de Auditoria a partir del registro,

modificación y eliminación de los movimientos relacionados al Control Patrimonial,se ha incorporado los Estados Pendiente y Aprobado en la ventana Baja deActivos Fijos.

Nº Resolución y Fecha: Permite Registrar el Número y fecha de la Resoluciónque autoriza la Baja.

Responsable: Muestra el Responsable del Control Patrimonial.

Causal de Baja: Permite seleccionar el Tipo y Clase de causal de Bajaestablecidos por la SBN que origina la Baja de los activos.

Observaciones: Permite registrar algún comentario o detalle adicional.

3. Al finalizar el registro de datos, grabar presionando el ícono Grabar , ubicado enla Barra de Herramientas.





4. Para proceder a registrar los bienes a dar de baja se debe presionar el botón

, mostrándose la ventana Baja de Activos.

5. En la parte superior de la ventana se puede visualizar el filtro Familia, marcar con

check si se quiere visualizar todos los activos o ingresar al botón paraseleccionar una familia en la ventana Búsqueda de Datos.

En el campo Búsqueda se puede realizar búsqueda de ítems: Por secuencia,Margesí o Código de Barras o Descripción o Marca o Modelo o Nro. de Serie. Paraejecutar la Búsqueda se debe presionar ENTER.

6. Seleccionar de la relación de activos mostrados en la matriz de la ventana, los bienes

que se van a dar de Baja y trasladarlos a la sección inferior con el ícono Enviar . Asimismo, el Usuario puede extornar los activos trasladados, seleccionándolos en la

sección inferior y presionando el ícono Borrar .





7. Concluida la selección de activos, grabar presionando el ícono Grabar ,mostrandose el siguiente mensaje:

8. Presionar el ìcono Salir para salir de la ventana. Los items grabados semuestran en la ventana Baja de Activos Fijos.





9. Asimismo, el Usuario puede registrar el número de expediente de Baja de los bienes,

ingresando al botón , el cual muestra la ventana Asignación deNro. de Expediente. Puede ingresar el número individualmente para cada activodigitando en la columna Nro. Expediente o realizar un registro masivo digitando en

el campo Nro. Expediente y luego Presionar el botón .

Para guardar los datos, presionar el icono Grabar de la ventana Asignación deNro. de Expediente

REPORTE

Para obtener los Reportes del listado de los Bienes dados de Baja, presionar el icono

Imprimir , ubicado en la barra de herramientas, mostrándose la ventana Reportes deBienes Dados de Baja.

Esta ventana permite elegir tres tipos de Reportes:





Listado de los Bienes: Este reporte muestra el listado de todos los bienes dados debaja del año y mes seleccionado, mostrando el Margesí, Código de Barras,Descripción, Marca, Modelo, Nro. Serie, Fecha Adquisición, Centro de Costo, Nro. deResolución de Baja, Fecha de Resolución, Causal de Baja, Nro. De expediente, Valor

Inicial, Depreciación Acumulada, Valor Neto. Al presionar el icono Imprimir elSistema muestra la ventana Reporte para la selección de los filtros.

Seleccionado los filtros presionar el icono Imprimir ubicado en la parte inferiorderecha de la ventana.

Listado Detallado de los Bienes: Este Reporte muestra el listado de los Bienesdados de Baja con información más detallada que el reporte anterior para el año ymes seleccionado, mostrando Margesí, Código de Barras, Código del Ítem, Nro.

de Resolución, Causal de Baja, Sede, Responsable, Cuenta Contable, Forma de Adquisición, Marca, Medidas, Fecha de Resolución, Centro de Costo, Usuario





Final, Valor Neto, Numero de Documento, Modelo, Observaciones, Estado deconservación, Fecha de Adquisición, Nro. De Serie y Características del bien. Al

presionar el icono Imprimir el Sistema muestra la ventana Reporte para laselección de los filtros.

Teniendo seleccionado los filtros presionar el icono Imprimir ubicado en laparte inferior derecha de la ventana. Visualizándose el siguiente reporte:

Listado de Bienes por Resolución: Este Reporte muestra el listado de los

Bienes dados de Baja agrupándolos por Número de Resolución. Al seleccionaresta opción el Sistema muestra la ventana Reporte, donde el Usuario debeseleccionar los filtros de visualización del Reporte.

Seleccionado los filtros presionar el icono Imprimir ubicado en la parte inferiorderecha de la ventana, mostrándose el siguiente Reporte:





5.2.3.4. Bienes en Custodia

Esta opción permite llevar el control de los Bienes Patrimoniales en Custodia; se entiendepor Bienes en Custodia a aquellos Bienes Patrimoniales que han sido dados de Baja por

la Unidad Ejecutora, quedando en Administración de la SBN pero que aún permanecenen la Unidad Ejecutora hasta que se determine su destino final.

La Custodia implica una guarda y responsabilidad del Bien por parte de la Entidad que lodio de baja quedando obligada ésta a llevar un registro especial de conformidad a lasespecificaciones que se encuentran contenidas en el Software Inventario MobiliarioInstitucional (SIMI).

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Mantenimiento-Movimiento-Bienes enCustodia”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción se muestra la ventana Lista de Bienes en Custodia, la mismaque inicialmente se muestra sin datos.





En la parte superior de la ventana se puede visualizar los siguientes filtros:

Año: Por defecto muestra el año del Sistema.

Familia: Entrando al botón , se muestra la ventana Búsqueda de Datos paralistar los Bienes dados de Baja de la familia seleccionada o marcando con un check

se puede listar todos los Bienes dados de baja de todas las familias. Búsqueda: Permite realizar una búsqueda de Bienes Patrimoniales dados de Baja;

la búsqueda se puede realizar por Descripción, Margesí, Estado o Código de Barra;

ingresando el texto y presionando el botón .

Activos ESNI: Al marcar con check , se listan sólo aquellos Bienes Patrimonialesdados de baja que corresponden a la Estrategia Sanitaria Nacional deInmunizaciones ESNI.

Seleccionado los filtros se muestra en la matriz de la ventana todos los BienesPatrimoniales dados de Baja según el filtro seleccionado.

Novedad): Sólo se muestran los Bienes Muebles Patrimoniales provenientes de Bajascon estado Aprobado.

Para visualizar el detalle de los ítems, ingresar a la carpeta amarilla , la cual muestra

la ventana Datos del Activo Fijo, con los datos del Bien Patrimonial seleccionado, asícomo sus especificaciones técnicas y valores contables.





Realizada la verificación de Bienes Patrimoniales dados de Baja por parte de la SBN y laemisión respectiva de la Resolución de aprobación de la Baja, la Unidad Ejecutora puedeproceder a darles Salida por diversas causales de Baja, tales como Transferencia,Subasta Pública, Incineración y/o Destrucción o por Donación. Una vez realizado alguno

de estos procedimientos, cuando se da la Salida al Bien, este se muestra de color verde.

REPORTES

Se puede imprimir el Reporte del listado de todos los Bienes Patrimoniales dados de Bajacon estado Aprobado, que han salido de la Unidad Ejecutoria y los que aún faltan porSalir.

Para visualizar los Reportes, presionar el ícono Imprimir ubicado en la barra deherramientas, mostrándose la ventana Reporte de Bienes en Custodia:

Esta ventana permite obtener tres tipos de Reporte:

- Que no han salido de la Institución.- Este Reporte muestra los Bienes Patrimoniales

que han sido dados de Baja pero que aún no han sido retirados de la UnidadEjecutora.





- Que han salido de la Institución.- Este Reporte muestra los Bienes Patrimonialesque han sido dados de Baja y que ya fueron retirados de la Unidad Ejecutora por unaTransferencia, Subasta Pública, Incineración y/o Destrucción o por Donación.

-

Todos.- Este reporte muestra la relación de todos los Bienes Patrimoniales de lospuntos anteriores.

5.2.3.5. Mejoras

En esta opción el Usuario puede llevar el registro de las Mejoras realizadas a los BienesPatrimoniales, con el fin de prolongar su vida útil.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Mantenimiento-Movimiento-Mejoras”,

como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a la opción el Sistema muestra la ventana Listado de Mejoras de ActivosFijos.





En la parte superior de la ventana el Sistema muestra por defecto, el año actual delSistema y el Tipo de Registro Institucional, así como el campo Búsqueda de Datos.

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE MEJORAS

1. El Usuario debe activar el menú contextual en la sección Activos Fijos y seleccionarla opción INSERTAR ACTIVO FIJO.

2. El Sistema muestra la ventana Selección de Activos Fijo a Mejorar , la misma que

inicialmente se muestra sin datos. En la parte superior de la ventana se puederealizar una búsqueda específica de activos por Descripción, Código de Barra o





Margesí, o ingresar al botón , seleccionar el activo y presionar el ícono Grabar

.

3. Luego de seleccionar el activo, debe activar el menú contextual en la secciónMejoras y seleccionar la opción INSERTAR MEJORA.

4. El Sistema muestra la ventana Datos de la Mejora. El Usuario debe activar el menúcontextual y seleccionar la opción INSERTAR.

5. Seguidamente registrar los datos: Motivo y Descripción de la Mejora, Documento y

Fecha de Referencia y el Valor. Al concluir presionar en el ícono Grabar .





6. En la sección Valores Iníciales registrar los datos: Fecha de la Mejora y

Prolongación de Vida Útil y presionar el botón Procesar Mejora .

7. Al presionar el botón , el Sistema realiza los cálculos de la Mejora.





En el caso que se desee Revertir el proceso, se debe presionar el botón RevertirProceso, el Sistema limpia los campos.

8. Proceder a Aprobar la Mejora, presionando el botón .

En el caso que se desee Revertir la Aprobación se debe presionar el botón

.

9. Aprobada la Mejora, salir de la ventana presionando el icono ; el registro demejora se muestra en la sección Mejoras de la ventana

REPORTE

Este reporte permite obtener la relación de los Activos Fijos sobre los cuales se realizado

una Mejora. Para visualizar el reporte presionar el icono Imprimir , ubicado en labarra de herramientas.

El Sistema muestra la ventana Filtro Reporte de Mejoras.





Año: El Sistema muestra el año actual del Sistema.

Margesí Por defecto indica TODOS o marcando el check

, muestra la información de mejora del activoseleccionado en la ventana principal.

Estado: Permite seleccionar si se quiere mostrar en el Reporte los activos conmejoras en estado Aprobados, los No Aprobados, o TODOS.

Teniendo seleccionado los filtros, presionar el botón Imprimir de la ventana,mostrando el Reporte Activos Fijos con Mejoras con la información según el filtroseleccionado:

5.2.3.6. Concesiones (Novedad)

Se ha incorporado esta opción en el Módulo de Patrimonio con el fin de permitir elRegistro y Seguimiento de las Concesiones de los Bienes Muebles e Inmuebles delEstado otorgados por la Unidad Ejecutora a través a una determinada Empresageneralmente Privada para la ejecución y explotación de los Bienes, por un periododeterminado, formalizándose con la suscripción de un contrato de naturaleza Administrativa.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Mantenimiento-Movimiento-Concesiones”, como se muestra en la siguiente ventana:





Ingresando a esta opción se muestra la ventana Mantenimiento de Concesiones

Mostrando en la parte superior de la ventana el filtro Año y Mes.

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE CONCESIONES

1. El Usuario debe activar el menú contextual y seleccionar la opción Insertar .





2. El sistema muestra la ventana Concesión, para el registro de los siguientes campos:

Número: Es el número correlativo no editable, generado por el Sistema.

Fecha: Es la Fecha del Registro de la Concesión. Por defecto muestra la fechaactual, pudiendo ser editada por el Usuario.

Fecha Inicio: Es la Fecha en que inicia la Concesión, su registro es obligatorio.

Fecha Fin: Es la Fecha en que culmina la Concesión su registro es obligatorio.

Nro. Contrato: Es el número del Contrato firmado entre la Unidad Ejecutora(concesionante) y la Empresa (concesionario) que recibe los Muebles y/oInmuebles. El registro de este campo es obligatorio.

Concesionaria: Corresponde al Nombre de la Empresa que recibe losMuebles y/o Inmuebles en Concesión. El registro de este campo es obligatorio.

Observación: Permite registrar datos u observación al proceso de Concesión.

El registro de este campo es opcional. Estado: Permite seleccionar el estado Pendiente o Aprobado, activando la

barra de despliegue . Las Modificaciones o Eliminación del registro de laConcesión sólo puede darse en el estado Pendiente.

3. Terminado de registrar los campos, presionar el botón Grabar ubicado en la parteinferior derecha de la ventana Concesión, el Sistema muestra el siguiente mensaje deconfirmación.





Notas:

Si el año de la Fecha de Inicio de la Concesión es menor al año delSistema, Se debe reiniciar los valores contables y retornar al mes INICIAL, casocontrario el Sistema envía un mensaje restrictivo.

Para el Registro en la ventana Mantenimiento de Concesiones se debeseleccionar los filtros el Año y Mes de la concesión y registrar los datoscorrespondientes, como el siguiente ejemplo:





Si el Usuario trata de registrar una Concesión con año menor que el Sistema sinreiniciar los valores contables y retornar al mes INICIAL, el Sistema muestra elsiguiente mensaje restrictivo.

Si el año de la Fecha de Inicio de la Concesión es igual al año del

Sistema, pero el mes es inferior al mes que se encuentra procesadocontablemente en el Sistema.

Se debe reiniciar el proceso contable, caso contrario el Sistema muestra unmensaje restrictivo, como en el siguiente ejemplo:





4. Al terminar de registrar los Datos Generales de la Concesión, se debe proceder aregistrar su Detalle; para ello se debe ingresar al botón Concesión de Activos.

Se muestra la ventana Detalle de Activos

5. Para visualizar los Bienes se debe seleccionar el Tipo de Bien: Mueble, Inmueble oTodos los Tipos.





También se puede realizar una Búsqueda de ítems según el texto ingresado en elcampo Búsqueda:

6. Listado los ítems, proceder a seleccionarlos y trasladarlos a la sección Bienes

Seleccionados con el botón , si se desea retirar el ítem trasladado se selecciona

y se presiona el botón .

Nota: Pueden estar incluidos Bienes Muebles e Inmuebles en un sólo registro deConcesión.

Los detalles de los ítems de la matriz de la ventana es el siguiente:

Tipo: Indica si el ítem es un Bien Mueble o Inmueble.

Secuencia: Es el número de Secuencia del Bien Mueble o Inmueble.

Margesí/ SINABIP: Indica el código Margesí que identifica al Bien Mueble o elCódigo SINABIP para el caso de un Bien Inmueble.

Descripción: Es la denominación del Bien Mueble o Inmueble.





Nro. Serie/S. Und. Act: Es el Número de Serie que identifica al Bien Mueble o elnúmero de secuencia que identifica la Unidad de Activo en caso de los BienesInmuebles.

Marca/Componente: Es la Marca de los Bienes Muebles o el número desecuencia que identifica el Componente que forma parte de una Unidad de Activo.

Modelo: Es el modelo del Bien Mueble.

Fecha Alta: Es la fecha que se dio de Alta al Bien.

7. Para Grabar presionar el botón y para Salir de la ventana presionar .

Para consultar los Datos de los activos registrados se debe ingresar a la carpeta

amarilla del ítem .

Si es un Bien Mueble se presenta la siguiente ventana:





Si es un Bien Inmueble se presenta la siguiente ventana:

8. Terminado el registro de la Concesión, se debe cambiar al estado Aprobado.

Para pasar de un estado Aprobado a Pendiente el Sistema valida que elregistro de Concesión no se encuentre contenido en un periodo que ha sidoprocesado contablemente, caso contrario el sistema muestra un mensajerestrictivo.

PROCESO CONTABLE- Al realizar el proceso de Cierre Contable mensual se realiza el

trasladado de los Bienes Concesionados de su Cuenta Contable de

origen a la Cuenta Contable de Concesión que corresponda,dependiendo del tipo de Activo. Este cambio se puede visualizar en la





opción Patrimonio según Plan Contable del Sub MóduloConsultas/Reportes según el mes procesado contablemente. Losmeses anteriores a la Concesión deben mostrar la Cuenta Contableanterior del Bien Mueble o Inmueble; Asimismo para los Bienes que hanconcluido el plazo de Concesión se retornan a la Cuenta Contable del

Activo y Cuenta de Depreciación originaria.

- El cálculo de depreciación mensual de los Activos Concesionados, es elmismo que se realiza sobre cualquier Activo.

INVENTARIO INICIAL

- Si en el Inventario Inicial se registran Bienes que fueron Concesionadosen años anteriores a su registro en el Módulo de Patrimonio, estos se

registran con su Cuenta Contable originaria. El cambio de CuentaContable se da cuando se realice el Registro y Aprobación de laConcesión.

MANTENIMIENTO DE BIENES MUEBLES

- El Sistema no permite realizar el proceso de Baja Contable sobre BienesMuebles contenidos en un Concesión aprobada.

- El Sistema no permite realizar el proceso de Mejoras sobre BienesMuebles contenidos en un Concesión aprobada.

SEGUIMIENTO Y CONTROL DE BIENES MUEBLES

- No se permite realizar Desplazamientos sobre los Bienes Mueblescontenidos en un Concesión aprobada.

- No se permite realizar Mantenimiento de Activos sobre Bienes Muebles

contenidos en un Concesión aprobada.

- No se permite realizar Salidas por Bajas o para Mantenimiento sobreBienes Muebles contenidos en un Concesión aprobada.

PROCESO SBN

- Al realizar el proceso de Copia del Inventario Institucional paraEnviar a la SBN, los Bienes Concesionados no se migran al SIMI, elUsuario tiene que ingresarlos manualmente en el SIMI.





REPORTE

- Al generar el Reporte “Listado de Bienes Patrimoniales Valorizados” de la opción Consulta/Reportes/Reportes Varios se activa el flag Sólo

Bienes considerados por la SBN, los Bienes Concesionados seexcluyen del Reporte.

REPORTE

Para visualizar el listado de los Bienes Muebles e Inmuebles Concesionados, se debe

presionar el botón Imprimir , ubicado en la barra de herramientas.

5.3. Seguimiento y Control

El Sub Módulo Seguimiento y Control, permite llevar el control de los activos asignados alos trabajadores de la Unidad Ejecutora para su uso, así como realizar la actualización de

datos, producidos por cambios de Ubicación física, Personal responsable o Usuario final.





En la parte superior de la ventana se tiene los siguientes filtros: Periodo, TipoMovimiento, Tipo de Registro, Búsqueda y los botones: Asignar Ubicación Física, Actualización, Desplazamiento Interno, Asignar PECOSA y el campo Activos ESNI.

Periodo: Permite seleccionar el año de consulta; por defecto muestra el año del

Sistema.

Tipo de Movimiento: Permite seleccionar el tipo de movimiento que tienen los activos

a mostrar, activando la barra de despliegue

Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro (Institucional, NoInstitucional – Bienes cedidos en uso, No Institucional Bienes en comodato), activando


Búsqueda: Permite realizar la búsqueda de los activos por Margesí. Descripción,Código de Barras o Usuario.

: Permite asignar la Ubicación Fisica a un activo, cuando este no sehaya registrado en su momento.

: Permite realizar la actualización de los siguientes datos: Ubicación físicay empleado responsable del activo y el empleado que autoriza el cambio de ubicacióndel activo. El proceso de actualización requiere que el Activo haya sido asignadopreviamente.

: Permite registrar el traslado de los activos a otros Centros de Costo

y Ubicaciones, asignar otro empleado responsable y Usuario final, así como el motivodel desplazamiento.





: Permite asignar a los activos las PECOSAS emitidas en el Sub Módulo Almacenes del Módulo de Logística.

Activos ESNI: Permite filtrar los activos pertenecientes a la Estrategia Sanitaria

Nacional de Inmunizaciones – ESNI del Ministerio de Salud. Al marcar con checken este campo.

Así mismo, en la parte inferior izquierda de la ventana, se encuentra la Leyenda paraidentificar los activos Asignados en color azul, los activos No Asignados en color negro y los Activo dados de Baja en color rojo.

Para visualizar el detalle de las Asignaciones de los Activos Fijos, debe ingresar a lacarpeta amarilla , la cual muestra la ventana Histórico de la Asignación de losActivos Fijos.

Para visualizar el Reporte Asignación Histórica, presionar el ícono Imprimir . EsteReporte contiene la siguiente información: Número de Asignación, Centro de Costo,Responsable, Usuario, Autorizado Por, Fecha de Asignación, Documento de Referencia yEstado.





PROCEDIMIENTO PARA ASIGNAR UBICACIÓN FÍSICA

1. El Usuario debe seleccionar el activo y luego presionar el botón .

El Sistema muestra la ventana Asignación de Ubicación Física. El Usuario debe

ingresar al botón , para seleccionar la Ubicación Física mediante la ventanaBúsqueda de Datos.

2. Presionar Aceptar y finalmente presionar el ícono Grabar . El Sistema muestra elsiguiente mensaje de de confirmación:





3. Presionar Si, el Sistema graba la asignación de la Ubicación Física realizada.

PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZACIÓN

El Sistema permite realizar la actualización de los siguientes datos del activo: Ubicaciónfísica, empleado responsable y empleado que autoriza el cambio de ubicación. Elproceso de actualización requiere que el Activo haya sido asignado previamente.1. El Usuario debe seleccionar un activo que tenga fecha de asignación y presionar el

botón .

El Sistema muestra la ventana Actualización por cambio de Ubicación y/oEncargados.





2. El Usuario debe ingresar al botón , para actualizar los campos: Ubicación Física,

Empleado Responsable y Empleado que Autoriza mediante la ventana Búsqueda deDatos.

3. Finalmente presionar el ícono Grabar . El Sistema muestra el siguiente mensaje deconfirmación:

4. Presionar Si, el Sistema confirma que la actualización fue realizada.





PROCEDIMIENTO PARA DESPLAZAMIENTO INTERNO

Permite registrar el traslado de los activos a otros Centros de Costo y Ubicaciones,asignar otro Empleado Responsable y Usuario Final, así como el motivo deldesplazamiento.

1. Para realizar el desplazamiento de un Activo, debe seleccionar el activo y luego

ejecutar el botón

El Sistema muestra la venta Desplazamiento Interno de Bienes Patrimoniales.





En la parte superior izquierda de la ventana, el Sistema muestra información de laasignación actual que tiene el activo, en los siguientes campos:

Sede: Muestra la Sede donde está asignado el activo.

Centro de Costo: Muestra el Centro de Costo donde está asignado el activo

Ubic. Física: Muestra la Ubicación física dentro del Centro de Costo donde seencuentra asignado el activo.

Responsable: Muestra el Responsable actual del activo fijo.

Usuario: Muestra el Usuario actual que tiene en uso el activo.

Autorizado por: nombre de la persona responsable del área de Control Patrimonial

Fecha asignación: Muestra el último día del mes de Movimiento, el cual puede sereditado por el Usuario.

En la parte superior derecha de la ventana, el Usuario debe registrar los siguientes datos,

ingresando al botón .ubicado al lado derecho de cada campo y seleccionando el datoen la ventana Búsqueda de Datos:

Centro de Costo: Seleccionar el Centro de Costo donde se va a desplazar el activo.

Ubicación Física: Seleccionar la Ubicación fija dentro del Centro de Costo, donde seva a desplazar el activo; al seleccionar la Ubicación Física se muestraautomáticamente en el campo Responsable el responsable del Centro de Costoseleccionado.

: Marcar el check en el caso que el activo seaun Bien compartido por varios usuarios.

Usuario: Seleccionar el empleado a quien se le va a entregar el activo.

Adicionalmente, se puede registrar en el campo Motivo y Referencia el motivo yreferencia por el cual se está realizando el desplazamiento interno.





Así mismo, en la parte inferior de la ventana se detalla todos los bienes que tieneasignado el Centro de Costo, el Usuario debe seleccionar el o los activos a desplazar.

2. Luego de registrar los datos, presionar el ícono Grabar . El Sistema muestra lasiguiente ventana de confirmación:

3. Presionar Si, se muestra la ventana Genera Número de Desplazamiento, elSistema genera automáticamente el Nro. de desplazamiento que puede ser editadopor el Usuario.





4. Presionar Aceptar , el Sistema muestra el siguiente mensaje:

5. Presionar Si, el Sistema confirma la realización del desplazamiento, presionar

Aceptar y para salir de la ventana presionar el icono Salir

6. El usuario puede Imprimir la Orden de Desplazamiento Interno del activo, para

ellos presionar el icono imprimir de la ventana Desplazamiento Interno de

Bienes Patrimoniales, mostrándose la ventana Consulta de DesplazamientoInterno de Bienes Patrimoniales, que contiene filtros de selección para realizar laBúsqueda de desplazamientos por Usuario, Responsable o por un rango de fechas.Esta ventana tiene dos tipos de Reportes:





- Orden de desplazamiento interno: Al seleccionar este tipo de Reporte marcando

con check el campo y presionando el icono Imprimir ;se obtiene el reporte de la Orden de Desplazamiento Interno del desplazamiento

registrado.-

- Cargo personal por asignación de bienes: Al seleccionar este tipo de Reporte

marcando con check el campo y presionando el

icono Imprimir ; se obtiene el formato para imprimir como cargo de entrega yrecepción de los activos que deben firmar los participantes en el desplazamiento del

activo.





2. Ingresar al botón del campo Ubicación Física, para mostrar la ventana Filtropara Búsqueda de Datos; seleccionar la Ubicación Física donde se encuentra elactivo y presionar Aceptar .

3. Ingresar al botón del campo Usuario, para mostrar la ventana Búsqueda deDatos; seleccionar el Usuario que tiene asignado el activo y presionar Aceptar .

Automáticamente el Sistema muestra el Centro de Costo y Responsable del Centrode Costo, donde el Usuario labora.





4. Luego se debe marcar con check en la columna Estado, el activo que se le va aasignar la PECOSA.

5. Finalmente presionar el ícono Grabar . El Sistema muestra el siguiente mensajede confirmación:

6. Presionar Si, el Sistema confirma la asignación de la PECOSA.

7. En la ventana principal, el registro asignado cambia a color azul indicando que elactivo ya está asignado a una PECOSA.

REPORTES

El Sistema permite obtener los Reportes de asignación de activos, presionando el botón

Imprimir , ubicado en la barra de herramientas; el Sistema muestra la ventana

Reporte de Asignación de Activos.





El usuario puede obtener varios filtros de reporte; puede filtrarlo por Familia, por Periodoen un rango determinado, por Usuario Final, por Listado general de Asignación deactivos, Por Sede y Centro de Costo.

- Por Familia: Permite obtener un reporte de las asignaciones de los activos de una

Familia específica; para ello se debe seleccionar la familia en la ventana Búsquedade Datos, ingresando al botón .

Al presionar el botón Imprimir de la ventana se muestra el siguiente reporte:

- Por Periodo: Permite obtener un reporte de las asignaciones de los activos de rangode periodo determinado; para ello se debe ingresar las fechas en los campos Desdey Hasta.

Al presionar el botón de la ventana se muestra el siguiente reporte:





- Por Usuario Final: Permite obtener un reporte de las asignaciones de los activos por

Usuario Final; para ello se debe seleccionar el usuario en la ventana Búsqueda deDatos, ingresando al botón . Si se quiere visualizar los activos asignados al usuario

y que son compartidos, se debe marcar el check .


- Listado General de Asignación de Activos: Permite obtener un reporte del listadogeneral de las asignaciones de los activos fijos; adicionalmente se puede marcar el

check para mostrar sólo los activos que están pendientede ubicación física.






Si se marca con check , al presionar el botón de laventana se muestra el reporte con la relación de activos que están pendientes deubicación física:

- Por Sede y Centro de Costo: Permite obtener un reporte de las asignaciones de losactivos por Sede y Centro de Costo, para ello se debe seleccionar la Sede y Centro

de Costo activando la barra de desplazamiento ; adicionalmente se puedeseleccionar si se quiere mostrar los activos con asignación de personal o los activos





que no tienen asignación de personal. Si se quiere mostrar la información de Todos

los Centros de Costo de la Sede seleccionada se debe marcar el check .


5.3.2. Mantenimiento de Activos (Novedad)

Esta opción permite al Usuario llevar el registro de aquellos Bienes Patrimoniales que hansido retirados (salida) de la Entidad para mantenimiento o reparación por diversosmotivos. Estos movimientos pueden ser internos o fuera de la Entidad.

El Ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Seguimiento y Control- Mantenimientode Activos”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el Sistema muestra la ventana Mantenimiento de Activos





Teniendo en la cabecera los siguientes filtros: Año, Mes y Tipo de Registro.

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DEL MANTENIMIENTO DE ACTIVOS

1. Para Registrar un mantenimiento, el Usuario debe activar el menú contextual y

seleccionar la opción INSERTAR REPARACIÓN DE BIENES, mostrándose en laparte derecha de la ventana los siguientes campos para su respectivo llenado:

Nro. de Movimiento: Es un número interno asignado al registro. Este número esgenerado por el Sistema.





Orden de Salida: Este dato muestra el número de la Orden de Salida registradaen la opción “Seguimiento y Control – Salidas”.

Fecha Mov: Registra la fecha del movimiento. Por defecto muestra la fecha

actual, puede ser editada por el usuario.

Tipo Mantenimiento: Permite seleccionar cuatro tipos de mantenimiento,

activando la barra de despliegue .

Si se selecciona la opción Correctivo (O/S) o Preventivo (O/S) se activa elcampo Nº O/S, pero cuando el mantenimiento que se va a realizar al Activo esparte de la Garantía del Producto por Parte del Proveedor, se debe seleccionar laopción Correctivo (Garantía) o Preventivo (Garantía), activándose el campo Nºde O/C, para seleccionar la Orden de Compra correspondiente registradapreviamente en el Módulo Logística.

Modalidad: Permite seleccionar la Modalidad de Mantenimiento del Activo, setiene dos modalidades:

o Totalidad de los Bienes, cuando se trata de la salida total del activo.o Parcial de los Bienes, cuando se trata de la salida de una parte del activo.

Nro. O/S – O/C: Al ingresar a este campo, el Sistema muestra la ventanaBúsqueda de Datos para seleccionar la Orden que corresponda. Presionar Aceptar se muestra el Nº de la Orden.

Proveedor: Muestra el nombre del Proveedor de acuerdo a la ordenseleccionada.

Nro. Contrato: Si la adquisición del activo estuviera asociada a un Contrato, serealizar el mismo procedimiento que la O/C u O/S.

V.B. (Novedad): Con el fin de incorporar pistas de Auditoria a partir del registro,modificación y eliminación de los movimientos relacionados al ControlPatrimonial, se ha incorporado los Estados Pendiente y Aprobado en laventana Mantenimiento de Activos.





Moneda: Por defecto muestra S/. Tipo de Cambio: Por defecto indica S/.1.00 Sub Total – IGV – Total: Muestra los Montos de la O/C - O/S. Glosa: Permite registrar un comentario u observación.

2. Al finalizar el registro, presionar en el ícono Grabar , ubicado en la barra deherramientas.

3. Seguidamente, ingresar al botón , ubicado en la parte inferior de laventana.

4. Al ingresar al botón Inserta Activos se muestra la ventana Activos para Reparación,la misma que inicialmente se muestra sin datos. En la cabecera puede visualizar las

Familias marcando con un check para mostrar todos los ítems o ingresar al botón

para seleccionar una familia en la ventana Búsqueda de Datos.





Seleccionar en la mitad superior de la ventana los activos correspondientes y

trasladarlos a la parte inferior de la ventana Presionando el ícono Enviar .

Asimismo, si el Usuario desea extornar los activos trasladados, seleccionar de la

parte inferior de la ventana y presionar el ícono Borrar . Luego presionar elícono Grabar de la ventana, para guardar los cambios.

Los ítems registrados se visualizan en la ventana Mantenimiento de Activos. Paravisualizar los Datos del activo ingresar a la carpeta amarilla .

5.3.3. Salidas (Novedad)

Mediante esta opción el Sistema permite al Usuario registrar tanto la salida de los BienesPatrimoniales para Baja, mantenimiento o por otros motivos., así como el retorno de losmismos, pudiendo obtener información precisa de la ubicación de los activos que seencuentren fuera de la Entidad.

El Ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Seguimiento y Control-Salidas”, como semuestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a la opción el Sistema muestra la ventana Salida de Activos





Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro del activo; si es unactivo Institucional, No Institucional cedido en Uso o en Comodato.

V.B. (Novedad): Con el fin de incorporar pistas de Auditoria a partir del registro,modificación y eliminación de los movimientos relacionados al Control Patrimonial, seha incorporado los Estados Pendiente y Aprobado en cada una de las ventanas delTipo de Movimiento seleccionado.

A continuación se describe los procedimientos para cada uno de los Tipos de Salida quepuede tener un activo:

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE SALIDA POR BAJAS

Cuando la Salida del activo es por Baja, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. En la parte superior de la ventana, en el filtro Tipo de Salida seleccionar Salida xBajas y en el filtro Tipo de Registro seleccionar si el activo es Institucional, No

Institucional cedido en Uso o en Comodato

2. En la sección Órdenes de Salida activar el menú contextual y seleccionar la opciónINSERTAR SALIDA X BAJAS.





3. Al lado derecho de la ventana se muestra los siguientes campos para su respectivollenado:

Nro. de Movimiento: Permite registrar el número de movimiento de Salida. Elusuario registra este número de acuerdo a su control.

Fecha Salida: Registrar la Fecha de la Salida del Bien Patrimonial. Por defectomuestra la fecha actual, puede ser editada por el Usuario.

V.B. (Novedad): Por defecto muestra el estado Pendiente. Cuando se concluyacon todo el registro de la Orden de Salida, se debe pasar a estado Aprobado.

Tipo de Salida: Permite seleccionar el Tipo de Salida del Bien Patrimonial.

Muestra las siguientes opciones:- Por Donación.

- Por Incineración o Destrucción.- Por Subasta Pública.

- Por Transferencia.

Sede: Permite seleccionar la Sede donde se ubica el activo, activando la barra de

despliegue .

Centro de Costo Solicitante: Permite seleccionar el Centro de Costo al que

pertenece el activo, mediante la ventana Búsqueda de Datos, ingresando al botón.

Responsable: Permite seleccionar el nombre del Responsable del Centro deCosto que tiene asignado el activo, mediante la ventana Búsqueda de Datos,

ingresando al botón .

Nº de Acta y Fecha: Este campo cambia según el Tipo de Salida seleccionado.Registrar el número y fecha de los documentos solicitados.

Motivo: Al ingresar al botón el Sistema muestra la ventana Glosa, para

registrar mayor detalle del motivo de la Salida.

Destino Salida: Registrar el lugar a donde se va a enviar el activo.





Dirección: Permite Registrar el Domicilio del destino de salida.

Responsable del Control Patrimonial: Por defecto muestra el nombre delempleado Responsable de los Bienes Patrimoniales.

Responsable del Traslado: Permite Registrar el Nombre de la persona querealizar el traslado.

Documento de Identidad: Permite Registrar el Número de documento de lapersona que va a trasladar el activo.

4. Luego de terminar con el Registro de los datos, presionar el ícono Grabar .

5. Para Ingresar los activos, ingresar al botón , mostrándose la ventanaSalida de Activos, la misma que inicialmente se muestra sin datos. En la cabecera

marcar con un check para visualizar todas los ítems de las Familias o ingresar al

botón para seleccionar la familia en la ventana Búsqueda de Datos .





6. Seleccionar el o los activos correspondiente y presionar el ícono Enviar . Paratrasladarlo a la parte inferior de la ventana; asimismo, si el Usuario desea extornarlos ítems trasladados, seleccionar el ítem en la parte inferior de la ventana y

presionar el ícono Borrar . Al Terminar presionar el icono Grabar y luego

presionar Salir .

Los activos se muestran en la sección Bienes de la ventana Salida de Activos.

7. Terminado de Registrar la Orden de Salida, se debe pasar el V.B. a estadoAprobado

PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE “SALIDA PARA MANTENIMIENTO”

Para registrar las Salidas de los Bienes por Mantenimiento, se debe realizar el siguienteprocedimiento:

1. Seleccionar en el filtro Tipo Movimiento la opción Salida para Mantenimiento y enel filtro Tipo de Registro seleccionar si el activo es Institucional, No Institucionalcedido en Uso o en Comodato

2. Activar el menú contextual y seleccionar la opción INSERTAR SALIDA PARA

MANTENIMIENTO.





3. En el lado derecho de la ventana se muestran los campos para su registro:

4. Registrar los datos. Se presenta dos casos en el registro de los datos :

Registro de “Salida Para Mantenimiento” con Orden de Mantenimiento

Si el Usuario registró el mantenimiento del activo en la opción “Seguimiento yControl - Mantenimiento de Activos”, sólo se debe ingresar al botón

para relacionar los datos del mantenimiento con la Orden deSalida. Al ingresar al botón se muestra la ventana Activos Pendientes mostrando larelación de los movimientos.





Marcar con un check el movimiento que corresponda, luego presionar el íconoSalir , el Sistema carga automáticamente los siguientes datos registrados en laopción “Seguimiento y Control - Mantenimiento de Activos”:

En la sección Bienes, se cargan los ítems de la Orden de Mantenimientoseleccionada.

En los campos se carga la siguiente información:

Tipo Salida: Muestra el Tipo de Mantenimiento registrado (Correctivo (O/S),Preventivo (O/S), Correctivo (Garantía), Preventivo (Garantía).

Modalidad.- Muestra la Modalidad registrada (Salida total del bien, Salidaparcial).

Nº O/S – O/C: Muestra el Nº de la Orden de Compra o Servicio registrada,puede ser editada por el Usuario Ingresando al botón .

Proveedor: Muestra el Nombre del proveedor registrado.

Destino de Salida: Muestra el nombre del proveedor, este dato puede ser

editado por el Usuario. Dirección: Muestra el domicilio del Proveedor.





Teléfono: Muestra el Número telefónico del Proveedor.

Resp control Patrim: Muestra el Responsable de la Oficina de ControlPatrimonial.

Seguidamente el Usuario debe registrar los siguientes campos:

Partes/Componentes: Marcar con un check si está saliendo solamenteuna parte o componente del activo. Cuando se marca este campo, el Sistema

activa el botón en la parte inferior de la ventana.

Sede: Seleccionar la Sede donde se ubica el activo, activando la barra dedespliegue .

Centro del Costo Solicitante: Permite seleccionar el Centro de Costo al quepertenece el activo, mediante la ventana Búsqueda de Datos mostrada alpresionar el botón .

Responsable: Permite seleccionar el Responsable de Centro de CostoSolicitante, mediante la ventana Búsqueda de Datos mostrada al presionarel botón .

Nº Documento Interno: Registrar el nº de documento que solicita elmantenimiento.

Motivo: Al presionar el botón , el Sistema muestra la ventana Glosa, pararegistrar un comentario.

Responsable del Traslado: Registrar el Nombre de la persona que realiza eltraslado.

Documento de Identidad. Registrar el número de documento de la personaque va a trasladar el activo.

Registro de “Salida Para Mantenimiento” Sin Orden de Mantenimiento

Para el caso que el Usuario NO haya registrado la Orden de mantenimiento del Activo en la opción “Seguimiento y Control - Mantenimiento de Activos”, se deberegistrar manualmente todos los campos mostrados al lado derecho de la ventana y

proceder a agregar los activos ingresando al botón , ubicado en laparte inferior de la ventana.





Para registrar los activos ingresar al botón donde se muestra laventana Salida de Activos, la misma que inicialmente se muestra sin datos. En la

cabecera Marcar con un check si se quiere visualizar todos los ítems o ingresar al

botón para seleccionar una familia. Luego, seleccionar el o los activoscorrespondiente y trasladarlo a la parte inferior de la ventana presionando el ícono

Enviar .

Asimismo, si el Usuario desea extornar los ítems trasladados, seleccionar el ítem en

la parte inferior de la ventana y presionar el ícono Borrar .

Para grabar los datos presionar el botón Grabar , los Ítems se agregan a lasección Bienes.





5. Registrar el estado, fecha de Salida del Bien y el estado y fecha de Retorno. Si la Salida del Bien es Total, en la sección Bienes se debe registrar por cadaítem el estado de conservación en que sale el Bien de la Unidad Ejecutora y elestado y fecha en que Retorna.

Si la Salida del Bien es por Partes o Componentes, se debe registrar el estado,fecha de Salida y el estado, fecha de Retorno por cada parte o componente, para ello

se debe marcar con check el campo ; para que se habilite el

botón .

Nota: La fecha de Retorno puede ser registrada aun cuando la Salida haya sidoregistrada en un mes que ya fue procesado contablemente.





Ingresando al botón se muestra la ventana Lista dePartes/Componentes, en la cual se debe registrar las partes o componentes a salirdel activo, activando el menú contextual y seleccionando la opción InsertarPartes/Componente, registrando la Descripción, Marca, Nro. De Serie, Modelo,Estado en que sale el Bien , Estado en el que Retorna y Observaciones.

6. Grabar los cambios presionando el botón Grabar , de la barra de herramientas.

7. Terminado el registro de la Orden de Salida, pasar al estado Aprobado.





PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE SALIDA DIVERSA

Esta opción se utiliza para registrar las Salidas de Bienes Patrimoniales que salieron porotros motivos diferentes a mantenimiento o baja, como es el caso de Salidas por

préstamo, cedidos en uso a terceros, mudanza u otros motivos; para ello se debeseguir el siguiente procedimiento:

1. Seleccionar en la cabecera en el filtro Tipo de Movimiento la opción Salida Diversa yel Tipo de Registro, activar el menú contextual y seleccionar la opción INSERTARSALIDA DIVERSA.

En la parte derecha de la ventana se visualizan los siguientes campos para suregistro :

Nro. de Movimiento: Número interno asignado al registro.

Fecha de Salida: Fecha de la Salida del activo.

V.B.: Por defecto muestra el estado Pendiente. Cuando se concluya con todoel registro de la Orden de Salida, se debe pasar a estado Pendiente.

Tipo de Salida: Muestra las siguientes opciones:

Bienes prestados y/o cedidos en uso a terceros

Capacitación Mudanza

Otros.

Sede: Seleccionar la Sede donde se ubica el activo, activando la barra de

despliegue .





Centro del Costo Solicitante: Permite seleccionar el Centro de Costo al quepertenece el activo, mediante la ventana Búsqueda de Datos mostrada alpresionar el botón .

Responsable: Permite seleccionar el Responsable del Centro de Costosolicitante, mediante la ventana Búsqueda de Datos mostrada al presionar elbotón .

Nº Documento Interno: Nº Documento que solicita el mantenimiento.

Motivo: El Sistema muestra la ventana Glosa, para registrar un comentario.

Destino de Salida: Lugar de destino de los activos que serán trasladados.

Dirección: Dirección exacta del Local de destino.

Teléfono: Número telefónico

Responsable del Control Patrimonial: Por defecto muestra el nombre del

Responsable de los Bienes Patrimoniales

Responsable del Traslado: Nombre de la persona a cargo de trasladar losactivos

Documento de Identidad. Número de documento de la persona que trasladarlos activos.

Luego, presionar el ícono Grabar , para visualizar el registro.





2. Seguidamente, ingresar al botón , ubicado en la parte inferior de laventana, para visualizar la ventana Salida de Activos, la misma que inicialmente se

muestra sin datos. En la cabecera Marcar con un check para visualizar las

Familias o ingresar al botón para visualizar la relación de los activos.

3. Luego, seleccionar el activo correspondiente y trasladarlo a la parte inferior de la

ventana. Presionar el ícono Enviar . Asimismo, si el Usuario desea extornar elproceso, seleccionar el ítem en la parte inferior de la ventana y presionar el ícono

Borrar .

4. Finalmente presionar Grabar y luego Salir , mostrándose el registro en lasección Bienes de la ventana Salida de Activos.





- Orden de Reingreso: Con esta opción se puede imprimir la Orden de Salida y/oReingreso de los Bienes Patrimoniales que salieron por Mantenimiento o Salidasdiversas, indicando la fecha de retorno y los rubros para que sea firmado por elProveedor dando la conformidad de la entrega, Responsable del Control Patrimonialy la Conformidad del Usuario Final (el que solicitó la salida) y el Control de Portería.





- Bienes Sin Retorno: Con esta opción se puede imprimir la relación de BienesPatrimoniales del mes seleccionado o de todo el año que han salido de la Entidad yque están pendientes de retorno, mostrando el Margesí, Descripción, Marca, Modelo,Nº de Serie, Nº de Salida, Fecha de Salida, Tipo de Salida, Motivo y Destino.





- Bienes Con Salida.- Este Reporte es similar al anterior. Muestra los BienesPatrimoniales que han salido de la Entidad con retorno o sin retorno, indicando lafecha en el caso que hayan retornado.

5.4. Consultas/Reportes

El Sub Módulo Consultas/Reportes contiene diversas Consultas a nivel de Centro de

Costo, Empleado, Cuenta Contables así como Reportes Contables, entre otros.

A continuación se muestran las opciones que están contenidas en este Sub Módulo:





5.4.1. Órdenes de Compra

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Consultas/Reportes-Órdenes deCompra”, como se muestra en la siguiente ventana:

Ingresando a esta opción el Sistema muestra la ventana Órdenes de Compra, quemuestra las órdenes de compra registradas en el Módulo de Logística, del Año, Mes yTipo de Presupuesto (Presupuesto Institucional, encargos y Entidades externas)seleccionado en los filtros:

En la matriz de la ventana se muestra los números de las Ordenes, la fecha de la Orden,el proveedor, el tipo de moneda , el valor total de la orden y la columna Ing. Alm.

La columna ING. ALM. (Ingreso al Almacén) muestra los siguientes estados:

o Estado T:, Indica que la orden de compra ingresó al almacén totalmente.





o Estado P: Indica que la orden de compra ingresó al almacén parcialmente.

o Se muestra en blanco: Indica que la orden de compra aun no ingresa al almacén.

Nota: Los registros de color rojo, indican que la orden de Compra está anulada.

Asimismo, ingresando a la carpeta amarilla , se muestra la ventana Órdenes deCompra, visualizándose datos los ítems que conforman la Orden, tales como: código,descripción, presentación, marca, cantidad, unidad de medida, precio unitario y preciototal.

REPORTE

Para visualizar el Reporte Listado de Órdenes de Compra, el Usuario debe presionar el

icono Imprimir de la barra de herramientas. Este Reporte contiene la siguienteinformación: N° Orden, Fecha, Proveedor, Moneda y Valor,





5.4.2. Entradas al Almacén

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Consulta - Reportes-Entrada alAlmacén”, como se muestra en la siguiente ventana:

Ingresando a esta opción el Sistema muestra la ventana Entrada a Almacén, la cualmuestra información de las entradas a almacén registradas en el Módulo de Logísticarelacionadas con ítems de Activos Fijos.

En la parte superior de la ventana el Sistema muestra los filtros de búsqueda: Almacén, Año, Mes, Tipo de Presupuesto y Tipo de Movimiento, permitiéndole al Usuario filtrar lainformación de acuerdo al siguiente detalle:

Almacén: Permite mostrar las Órdenes de Compra del almacén seleccionado,activando la barra de despliegue .





Año: Permite mostrar las Órdenes de Compra del año, activando la barra de

despliegue .

Mes: Permite mostrar las Órdenes de Compra del mes seleccionado, activando la

barra de despliegue .

Tipo de Presupuesto: Permite mostrar las Órdenes de Compra del tipo de

presupuesto seleccionado, activando la barra de despliegue

Tipo de Movimiento: Permite mostrar las Órdenes de Compra del tipo de

movimiento seleccionado, activando la barra de despliegue . Para filtrar todos lostipos marcar con un check en Todos.

Asimismo, ingresando a la carpeta amarilla , se muestra la ventana Ítems, donde elUsuario puede visualizar la información de los ítems que conforman la Entrada al Almacén, tales como: Código, descripción, marca, clasificador, cuenta, indicador debienes patrimoniales, destino de uso, cantidad de uso, unidad de medida de uso, preciounitario y el valor total.





REPORTES

Para visualizar los Reportes, presionar el ícono Imprimir de la barra deherramientas, mostrándose la ventana Reportes, conteniendo las siguientes opciones:

- Activos Fijos pendientes en Almacén.- Este reporte muestra la relación de losbienes patrimoniales que están pendientes de generar activo en la Entrada a

Almacén (se genera activo presionando el botón Generar Activo en la ventanaEntrada a Almacén de la opción Almacén – Entradas al Almacén del ModuloLogística).

El Reporte contiene la siguiente información: Tipo de Ingreso, Descripción, Almacén,Nombre/Razón Social, Número de Documento y Fecha de Ingreso.

- Activos Fijos con PECOSAS pendientes.- Este reporte muestra la relación de losbienes patrimoniales pendientes de generar PECOSA; contiene la siguienteinformación: Tipo de Ingreso, Descripción, Almacén, Usuario, Nota de Entrada,Fecha de Ingreso, Estado de Kardex.





5.4.3. Consulta de Bienes Patrimoniales

Esta opción permite al Usuario consultar la información de los movimientos de Compras,otras Altas y Bajas, de los activos fijos de la Unidad Ejecutora.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Consultas/Reportes-Consulta de BienesPatrimoniales”, como se muestra en la siguiente ventana:

Ingresando a esta opción el Sistema muestra la ventana Consulta de BienesPatrimoniales.





En la parte Superior se tiene cuatro pestañas, que muestran la información señalada, deacuerdo a los filtros de selección:

- Resumen de Activos por Grupo/Clase/Familia.- Activos por Grupo/Clase/Familia.

- Activos por Centro de Costo.- Activos por Empleado.

- Pestaña : Resumen de Activos por Grupo/Clase/Familia

Muestra el resumen de los bienes patrimoniales a nivel familia agrupado por Grupo yClase; mostrando la cantidad total de activos por familia, total de activos dados deBaja, el valor total del inventario inicial del ejercicio, el valor total de compras, valortotal de otras altas (NEAS), y el valor total de Bajas.

Esta pestaña cuanta con dos filtros de selección: Tipo de Registro y Período.





Tipo de Registro: Permite consultar los activos propios de la Entidad o loscedidos por otras Entidades.

Periodo: Permite seleccionar el mes a visualizar, activando la barra de despliegue .

Seleccionado los filtros se muestra la información en la matriz de la ventana:

- Pestaña: Activos por Grupo/Clase/Familia

Muestra la información de los bienes patrimoniales, agrupado por Grupo, Clase yFamilia; mostrando los datos del activo.

Esta pestaña cuenta con dos filtros de selección Grupo y Clase.

Grupo: Permite seleccionar el grupo, activando la barra de despliegue . Asimismo, al marcar con un check se puede seleccionar todos los grupos.





Clase: Permite seleccionar la clase, activando la barra de despliegue . Asimismo, al marcar con un check se puede seleccionar todas las clases.


Al ingresar a la carpeta amarilla , muestra la ventana Datos del Activo Fijo,como consulta.

- Pestaña: Activos por Centro de Costo

Muestra la información de los movimientos de los bienes patrimoniales, agrupadospor Centro de Costo.

Esta pestaña cuenta con dos filtros de Selección; Sedes y Centros de Costo.

Sedes: Permite seleccionar la Sede a la cual pertenecen los bienes patrimoniales,

activando la barra de despliegue . Asimismo, al marcar con un check sepuede seleccionar todas las Sedes.





Centros de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo al cual pertenecen los

bienes patrimoniales, activando la barra de despliegue . Asimismo, al marcarcon un check se puede seleccionar todos los Centros de Costo.


Ingresando a la carpeta amarilla , se muestra la ventana Datos del Activo Fijo,donde el Usuario puede consultar el detalle del Activo

- Pestaña: Activos por Empleado

Muestra la información de los movimientos de los bienes patrimoniales, agrupado por

Empleado.

Esta pestaña cuenta con los siguientes filtros de selección: Sedes, Centros deCosto, Empleado Responsable y Usuario Final.





Sedes: Permite seleccionar la Sede activando la barra de despliegue . Asimismo, al marcar con un check se puede visualizar información de todas lasSedes.

Centros de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo al cual pertenecen los

bienes patrimoniales, activando la barra de despliegue . Asimismo, al marcarcon un check se puede visualizar información de todos los Centros de Costo.

Empleado Responsable: Permite seleccionar el responsable de los bienespatrimoniales del Centro de Costo. Marcar con un check para seleccionartodos.

Para seleccionar un empleado específico, presionar el botón , el Sistemamuestra la ventana Búsqueda de Datos. Seleccionar el responsable y presionar

.

Usuario Final: Permite filtrar la información por Usuario Final. Marcar con uncheck para seleccionar todos.

Presionar el botón , el Sistema muestra la ventana Búsqueda de Datos. Seleccionar el responsable y presionar .






Ingresando a la carpeta amarilla , se muestra la ventana Datos del Activo Fijo,donde el Usuario puede visualizar el detalle del Activo.

REPORTES

Para visualizar los Reportes, presionar el ícono Imprimir de la barra deherramientas, mostrándose la ventana Reporte Patrimonio, conteniendo las siguientesopciones:





Los reportes pueden emitirse de acuerdo a los siguientes filtros: Período, Sede, Centrode Costo y Usuario Final.

Periodo: Permite seleccionar el año a visualizar, activando la barra de despliegue .

Sedes: Permite seleccionar la Sede activando la barra de despliegue , Marcar conun check para seleccionar todas.

Centros de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo al cual pertenecen losbienes patrimoniales, activando la barra de despliegue . Asimismo, marcar con uncheck puede visualizar todos los Centros de Costo.

Usuario Final: Permite seleccionar al Usuario Final. Marcar con un check paraseleccionar Todos. El filtro Usuario Final, se activa solamente cuando se selecciona

los tipos de reporte: Resumen de Activos fijos por Centros de Costo y Personal; yDetalle de Activos fijos por Centros de Costo y Personal.

Para seleccionar un usuario específico, presionar el botón , el Sistema muestra la

ventana Búsqueda de Datos. Seleccionar el responsable y presionar .

Seleccionado los filtros, seleccionar cualquiera de las siguientes opciones de Reporte:

- Reporte Resumen de Activos Fijos por Centros de Costo.- Este reporte muestrala cantidad total de activos por Centro de Costo, así como el total de activos conpersonal asignado y sin personal asignado.





Asimismo, muestra la cantidad de Personas por Centro de Costo provenientes detres fuentes del SIGA:

o Patrimonio – Módulo de Patrimonioo Centro de Costo - Módulo de Configuracióno Personal – Módulo de Configuración

- Reporte Resumen de Activos Fijos por Centros de Costo y Personal.- Estereporte muestra la cantidad total de activos asignados a cada empleado por Centro

de Costo, así como el total de activos que no tienen personal asignado. Asimismo, enla columna derecha del reporte indica si el personal asignado pertenece a otroCentro de Costo diferente al del Activo.





- Reporte Detalle de Activos Fijos por Centros de Costo y Personal.- Este reportemuestra el detalle de los activos por Ítem y Margesí asignados a cada empleado porCentro de Costo, así como los activos que no tienen personal asignado.

5.4.4. Patrimonio según Plan Contable

Esta opción permite al Usuario, consultar los bienes patrimoniales por Cuenta Contablepara su presentación al área de Contabilidad y posterior conciliación con los datosregistrados en los Estados Financieros.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Consulta/Reportes-Patrimonio segúnPlan Contable”, como se muestra en la siguiente ventana:





Al ingresar a esta opción el Sistema muestra la ventana Patrimonio por CuentasContables, la cual se muestra sin datos.

Teniendo en la parte superior de la ventana cuatro filtros de selección: Año Proceso,Mes Proceso, Mayor y Sub Cuenta.

Año Proceso: Permite seleccionar el año del proceso, activando la barra de

despliegue .

Mes Proceso: Permite seleccionar el mes requerido, activando la barra de

despliegue .

Mayor: Permite seleccionar la Cuenta Contable Mayor a la que pertenecen los

activos a consultar; seleccionando la barra de despliegue ; marcar con un checkpara seleccionar todas las cuentas mayor.

Sub Cta: Permite seleccionar la Sub Cuenta Contable a la que pertenecen los

activos a consultar, esto se realiza seleccionando la barra de despliegue ; marcarcon un check para seleccionar todas las Sub cuentas.






Ingresando a la carpeta amarilla se muestra la ventana Patrimonio por CuentaContable, la misma que muestra los activos comprendidos en la cuenta contable

seleccionada, con los siguientes datos: Margesí, Código Barras, Descripción, Nro. Serie,Modelo, Fecha Compra, Valor Compra, Nro. Orden, Fecha Alta, Sede, Centro Costo, TipoIngreso, Fecha Etiquetado y Marca.





Asimismo, al ingresar a la carpeta amarilla de cada activo, se muestra la ventanaDatos del Activo Fijo, como consulta.

REPORTES

El Sistema permite obtener los reportes contables para su presentación al área deContabilidad y posterior conciliación con los datos registrados en los Estados Financieros.

Para ellos presionar el ícono Imprimir , de la barra de herramientas; el Sistemamuestra la ventana Reportes de Bienes Patrimoniales, la misma que contiene lassiguientes opciones:





El Usuario debe seleccionar el Reporte y presionar el ícono Imprimir de la ventana.

- Reporte de Bienes con Cuentas de Orden.- Permite obtener la información de losbienes patrimoniales con su precio y valor inicial. Muestra el detalle de los BienesMuebles No Depreciables.

- Reporte de Inmueble, Maquinaria y Equipo.- Muestra el detalle de los Inmuebles,Maquinarias y Equipos adquiridos por la Unidad Ejecutora.

- Reporte de Inversiones Intangibles.- Muestra el detalle de los Bienes Intangibles

adquiridos por la Unidad Ejecutora.





- Reporte Resumen Mensual del Valor Actualizado y Depreciación.- Muestrainformación consolidada mensual del Valor de los activos fijos de la Unidad Ejecutoray su Depreciación por Cuenta Contable.

- Reporte Resumen del Patrimonio por Cuenta Contable.-Muestra dos opciones dereporte: Resumen Mensual y Resumen Inicial.

o Resumen Mensual.- Muestra información consolidada por Cuenta Contable, delos valores mensuales del Patrimonio.





o Resumen Inicial.- Muestra información consolidada por Cuenta Contable conValores al primero de enero del año seleccionado. Contiene la siguienteinformación: Valores Inicial, Depreciación Inicial, Depreciación Ajustada,Depreciación de Periodo, Depreciación Acumulada y Valor Neto.

- Reporte Resumen de Saldos por Cuenta Contable.- Muestra dos opciones dereporte: Resumen Mensual y Resumen Inicial.

o Resumen Mensual.- Muestra información consolidada por Cuenta Contable, de

los Saldos mensuales del Patrimonio.





o Resumen Inicial.- Muestra información consolidada por Cuenta Contable, conSaldos al primero de enero del año seleccionado.

- Reporte de Bienes por Cuenta Contable y Porcentaje de Depreciación.-Muestrainformación mensual del Valor y Depreciación de los bienes patrimoniales Muebles o





Inmuebles de la Unidad Ejecutora, según la opción seleccionada en la barra de

despliegue . El reporte muestra la siguiente información por Margesí y CuentaContable, agrupados por porcentaje de depreciación.

- Reporte de Saldos y Movimientos por Cuenta Contable.- Muestra información porCuenta Contable, de los Saldos al último día del año anterior, los movimientos de Adquisiciones y Bajas del año vigente y los Saldos en Libros al mes seleccionado.

- Reporte de Cuentas Contables Patrimoniales.- Muestra información por Cuenta

Contable, de los Valores Patrimoniales al primer día del mes seleccionado, losMovimientos del Mes seleccionado y los Saldos al último día de este mismo mes.





- Reporte de Bienes en Préstamo, Custodia y No Depreciables.- Si la CuentaMayor seleccionada es 9105 – Bines en Préstamo, Custodia y no Depreciables, se muestra un tipo de Reporte Adicional BIENES EN PRESTAMO, CUSTOD y sedeshabilitan otros.

Al seleccionar esta opción, se muestra el reporte con la relación de todos los bienes

patrimoniales de la Unidad Ejecutora en Préstamo, Custodia y No Depreciables,





En la parte superior de la ventana el Sistema muestra filtros de búsqueda, permitiéndoleal Usuario filtrar la información de acuerdo al siguiente detalle:

Familia: permite filtrar los bienes patrimoniales por familia.

Ingresar al botón , para abrir la ventana Filtro para Búsqueda de Datos, elUsuario debe seleccionar la familia correspondiente, y presionar el botón

o marcar con un check para seleccionar todas las Familias.

Ítem: Permite filtrar los bienes patrimoniales por ítem.

Ingresar al botón , se muestra la ventana Filtro para Búsqueda de Datos,

seleccionar el ítem correspondiente, luego presionar o Marcar con checkpara seleccionar todos los Ítems.





Ingresar al botón , se abre la ventana Búsqueda de Datos. Seleccionar el Centro

de Costo y presionar o marcar con check para seleccionar todos losCentros de Costo.

Ubicación: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Ubicación Física.

Ingresar al botón , para abrir la ventana Filtro para Búsqueda de Datos,

seleccionar la ubicación física correspondiente, y presionar o marcar concheck para seleccionar todas las Ubicaciones.

Empleado Responsable: Permite filtrar los bienes patrimoniales por empleadoresponsable seleccionar.

Ingresar al botón , para abrir la ventana Búsqueda de Datos, el Usuario debe

seleccionar el empleado correspondiente y presionar o marcar con uncheck para seleccionar todos los empleados.





Margesí: Permite filtrar los bienes patrimoniales por código Margesí.

Ingresar al botón , para abrir la ventana Filtro para Búsqueda de Datos.Seleccionar el margesí correspondiente, y presionar o marcar con uncheck para seleccionar todos.

Tipo Docum.: Permite filtrar los activos por tipo de documento de acuerdo a suprocedencia: O/C, NEA, TODOS: La información se muestra automáticamente alseleccionar el tipo de documento:

Al seleccionar el Tipo de Documento, en la barra de desplazamiento de la derecha, selista la relación de los documentos; el usuario puede seleccionar un documento o marcarcon check para seleccionar todos.

:Marcar con check, si se quiere filtrar los bienes patrimoniales que tienenla condición de Compartido (usado por varios usuarios).

: Marcar con check si se quiere filtrar los bienes patrimonialespertenecientes a la Estrategia Sanitaria Nacional de Inmunizaciones – ESNI delMinisterio de Salud. Al marcar el check , se activa el filtro Modelo para seleccionarel modelo de activo ESNI a consultar.





Código de Barra: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Código de Barra.

Presionar el botón , para abrir la ventana Filtro para Búsqueda de Datos.

Seleccionar el código de barras correspondiente y presionar o marcarcon check para seleccionar todos.

Nro Serie: Permite filtrar los bienes patrimoniales por número de serie; marcar concheck para seleccionar todos los numeros de series o retirar el check para digitar elnúmero y presionar Enter .

Marca: Permite filtrar los bienes patrimoniales por marca.

Ingresar al botón para abrir la ventana Búsqueda de Datos, seleccionar la marca

correspondiente y presionar o marcar con check , para seleccionar todas

las marcas.





Modelo: Permite filtrar los bienes patrimoniales por modelo.

Ingresar al botón para abrir la ventana Búsqueda de Datos, seleccionar la marca

correspondiente y presionar o marcar check para seleccionar todos losmodelos.

Cuenta Contable: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Cuenta Contable.

Ingresar al botón para abrir la ventana Búsqueda de Datos, seleccionar la cuenta

contable correspondientes y presionar o marca con check paraseleccionar todas las Cuentas Contables.

Estado del Bien: Permite filtrar los bienes patrimoniales por estado, seleccionar el

estado activando la barra de despliegue , o marcar con check , para seleccionartodos.





Almacén: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Almacén, seleccionar el almacén

activando la barra de despliegue , o marcar con check , para seleccionar todos.

Proveedor: Permite filtrar los bienes patrimoniales seleccionar por proveedor.

Presionar el botón , para abrir la ventana Búsqueda de Datos, seleccionar el

Proveedor correspondiente, y presionar o marcar con check paraseleccionar todos los proveedores registrados por la Unidad Ejecutora.

Año: Permite filtrar los bienes patrimoniales por año, activando la barra de despliegue

.

Estado: Permite filtrar los bienes patrimoniales por estado, activando la barra dedespliegue .

Fecha de PECOSA: Permite filtrar los bienes patrimoniales según por rango de fechade emisión de PECOSAS. Desmarcar el check , para registrar las fechas.

Tipo de Bien: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Tipo de Bien( ActivosDepreciables y no Depreciables), activando la barra de despliegue o marcar con check

, para seleccionar ambos.

Tipo de Patrimonio: Permite filtrar los bienes patrimoniales por Tipo de patrimonio,activando la barra de despliegue o marcar con check para seleccionar todos.





Seleccionado los filtros se muestran los bienes patrimoniales en la matriz de la ventana

principal

Al ingresar a la carpeta amarilla de cada activo, se muestra la ventana Datos delActivo Fijo, donde puede consultar los datos y también actualizar los siguientes campos:

-

Código de Barra- Ubicación Física.

- Nº de Serie.- Estado de Conservación.

- Estado de Uso.- Marca.- Modelo.

- Características.- Observaciones.

- Especificaciones Técnicas.

- País de Procedencia.





REPORTES

Para visualizar los Reportes, presionar el ícono Imprimir de la barra deherramientas, se muestra la venta Reportes contenido las siguientes opciones:





- Listado de Bienes Patrimoniales.- Muestra información detallada de los BienesPatrimoniales pertenecientes a la Unidad Ejecutora. Seleccionar el estado de losbienes a filtrar (Activos Fijos, Bajas o Todos).

El reporte contiene la siguiente información: Código de Barra, Número de Serie,Marca, Modelo, Fecha de Alta, Fecha de Compra, Número Orden de Compa,Número NEA, Tipo de Ingreso, Centro de Costo, Ubicación Física, Responsable yEstado.

- Listado de Bienes Patrimoniales por Área/Ubicación.- Muestra informacióndetallada de los Bienes Patrimoniales por Centro de Costo y Ubicación Física.





- Listado de Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable.- Muestra informacióndetallada de los Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable. Se puede seleccionar si elreporte se quiere valorizado o no valorizado, marcando con check el campo

o Listado de Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable - No Valorizado: Paraello el campo Valorizado debe estar sin check.

o Listado de Bienes Patrimoniales por Cuenta Contable - Valorizado: Para elloel campo Valorizado debe estar marcado con check.





- Listado de Bienes Patrimoniales por Almacén.- Muestra información detallada delos Bienes Patrimoniales por Almacén.

- Listado de Bienes Patrimoniales Valorizados.- Muestra información detallada de losBienes Patrimoniales agrupada por Sede, Centro de Costo y Cuenta Contable.





- Listado de Bienes de Patrimoniales Valorizados – Sólo Bienes considerados por la SBN.-Muestra información detallada de los Bienes Patrimoniales que deben ser informados a la SBN,marcando con check la opción Sólo Bienes Considerados por la SBN.

- Listado de Bienes Patrimoniales por Grupo/Clase/Familia Valorizados.- Muestrainformación detallada de los Bienes Patrimoniales a nivel de Familia.





- Inventario Inicial Valorizado.- Muestra información detallada de los BienesPatrimoniales correspondientes al Inventario Inicial, por Sede, Centro de Costo yCuenta Contable. Puede ordenarse por Código Margesí o Fecha de Compra.

- Activos sin Cuenta Contable/Fecha de Alta/Fecha Adquisición/Valor InicialContable.- Muestra información detallada de los Bienes Patrimoniales que no tienenasignada una Cuenta Contable, Fecha de Alta, Fecha de Adquisición o Valor InicialContable, para su regularización.





- Datos del Activo Fijo.- Muestra los datos de Identificación del Activo,Especificaciones Técnicas, Documentos de Ingreso, Valor de Compra, Valor en Libros,Depreciación Acumulada, Valor Neto y Datos de la Baja

(Novedad) : Se ha incorporado los campos del Bien Mueble que se registran en laopción “Especificaciones Técnicas, de Datos del Activo”.

Los datos se muestran en la sección Especificaciones Tecnicas del Reporte:





- Kardex de Bienes Patrimoniales.- Muestra información detallada de los movimientosde los Bienes Patrimoniales: Fecha, Movimiento, Sede, Centro deCosto, Ubicación Física, Responsable y Estado del Activo.

- Activos Sin Ubicación Física.- Muestra información detallada de los BienesPatrimoniales que no tienen asignada una Ubicación Física.

- Listado de Bienes Patrimoniales Dados de Baja.- Esta opción se activa al filtrar porel Estado: Bajas.





5.4.6. Patrimonio por Centro de Costo

En esta opción el Usuario puede obtener Reportes de los Bienes Patrimoniales porCentro de Costo.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Consulta/Reportes-Patrimonio porCentros de Costo”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el Sistema muestra la ventana Patrimonio por Centro deCosto, sin datos.





En la parte superior de la ventana, el Sistema muestra los siguientes filtros: Año, Tipo deRegistro, Sede y Centro de Costo.

Año: Permite seleccionar el año activando la barra de despliegue .

Tipo de Registro: Permite filtrar los Centros de Costo que tienen asignado bienespatrimoniales según el Tipo de Registro seleccionado. Para seleccionar todos marcarcon un check en Todos.

Sedes: Permite filtrar los Centros de Costo de la Sede seleccionada, que tienen

bienes patrimoniales asignados, activando la barra de despliegue .

Centros de Costo: Permite filtrar un Centros de Costo, activando la barra de

despliegue o marcar con un check para seleccionar todos los Centros deCosto.

Al seleccionar los filtros el Sistema muestra el o los Centros de Costos de la Sedeseleccionada.

Al ingresar a la carpeta amarilla , se muestra la ventana Detalle de Patrimonio porCentro de Costo, con la relación de los bienes patrimoniales del Centro de costo

seleccionado.





Asimismo, al ingresar a la carpeta amarilla del activo fijo, se puede visualizar losdatos del activo.

REPORTES

Para visualizar los Reportes, presionar el ícono Imprimir de la barra de herramientas,

mostrándose la ventana Reporte Patrimonio por Sede/Centro de Costo, conteniendolas siguientes opciones: Actual Sede, Todas las Sedes, Actual Centro de Costo, Todoslos Centros de Costo y los botones de selección: Inventariado (Si, No , Ambos).

Inventariado – Si: Muestra los bienes patrimoniales inventariados de la opciónseleccionada.

Inventariado – No: Muestra los bienes patrimoniales No inventariados de la opciónseleccionada.

Inventariado – Ambos: Muestra los bienes patrimoniales tanto Inventariados como Noinventariados de la opción seleccionada.





- Actual Sede.- Muestra información de los Bienes Patrimoniales agrupados por laSede seleccionada y por los Centro de Costo de dicha Sede.

- Todas las Sedes.- Muestra información de los Bienes Patrimoniales agrupados porCentro de Costo, de todas las Sedes de la Unidad Ejecutora.





- Actual Centro de Costo.- Muestra información de los Bienes Patrimoniales delCentro de Costo seleccionado indicando la Sede a la cual pertenece.

- Todos los Centros de Costo.- Muestra información de los Bienes Patrimoniales

agrupados por Sedes y Centros de Costo de la Unidad Ejecutora.

5.4.7. Patrimonio por Empleado





Al ingresar a esta opción el Usuario puede obtener Reportes de los Bienes asignados alPersonal o Usuario Final.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Consulta/Reportes-Patrimonio por

Empleado”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción se muestra la ventana se muestra la ventana Patrimonio porEmpleado, sin datos.

En la parte superior de la ventana, se tiene los siguientes filtros: Año, Tipo de Registro,

Sede, Centro de Costo y Usuario Final.

Año: Permite filtrar la información por año activando la barra de despliegue . Pordefecto el Sistema muestra el año actual del Sistema.

Tipo de Registro: Permite filtrar la información por el tipo de Registro seleccionado.Para filtrar todos los tipos marcar con un check en Todos.





Sedes: Permite filtrar la información por la Sede seleccionada activando la barra de

despliegue .

Centros de Costo: Permite filtrar la información por el Centro de Costo seleccionado

activando la barra de despliegue . Marcar con un check para seleccionar todoslos Centros de Costo.

Usuario Final: Permite filtrar la información por el Usuario Final seleccionado. Marcarcon un check para seleccionar todos.

Presionar el botón Buscar , el Sistema muestra la ventana Búsqueda de Datos.

Seleccionar el Usuario y presionar .

Al seleccionar los filtros, se muestra la relación de los empleados que tienen bienespatrimoniales asignados, según los filtros seleccionados:





Ingresar a la carpeta amarilla de cada empleado para visualizar el detalle de losbienes patrimoniales asignados al empleado seleccionado.

Así mismo, al ingresar a la carpeta amarilla del activo fijo, se puede visualizar losdatos del activo.

REPORTE

Para visualizar el Reporte Asignación de Bienes Patrimoniales por Persona, se debeseleccionar en la ventana principal el Usuario a imprimir su reporte, y luego presionar el

ícono Imprimir de la barra de herramientas, mostrándose la ventana Reporte,conteniendo las siguientes opciones:





- Si selecciona SI.- El reporte muestra los Bienes Patrimoniales asignados a losUsuarios Finales y los cuales han sido inventariados.

- Si selecciona NO.- El reporte muestra los Bienes Patrimoniales asignados a losUsuarios Finales y los cuales no han sido inventariados.

- Ambos.- El reporte muestra los Bienes Patrimoniales inventariados como noinventariados asignados a los Usuarios Finales.

5.4.8. Relación de Activos – Seguimiento

Esta opción permite al Usuario realizar filtros, con la finalidad de proporcionar informaciónde todos los activos, así como información específica de los activos ESNI.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Consulta/Reportes-Relación de Activos- Seguimiento”, como se muestra en la siguiente ventana:





Al ingresar a la opción el Sistema muestra la ventana Reporte de Bienes Patrimoniales

La ventana tiene los siguientes filtros se selección: Año, Tipo de Registro, Centro deCosto, Tipo de Ítem y Tipo de Reporte.

Año: Permite seleccionar el año activando la barra de despliegue . Por defecto semuestra el año actual del Sistema.

Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro Institucional y NoInstitucional. Para seleccionar todos los tipos marcar con un check en Todos.

Centros de Costo: Permite seleccionar el Centro de Costo, activando la barra de

despliegue . Para seleccionar todos los Centros de Costo marcar con un checken Todos.





Tipo Ítem: El Usuario puede filtrar por Ítems ESNI o Todos.

Tipo de Reporte: Permite seleccionar el tipo de Reporte a generar .

REPORTES

- Relación de Activos - Detalle por Margesí.- Seleccionar los filtros y presionar el

botón de la ventana.

El Reporte muestra información detallada de los Bienes Patrimoniales que seencuentran registrados en la Unidad Ejecutora, en este ejemplo se ha filtrado losbienes patrimoniales Institucionales pertenecientes a la Estrategia Sanitaria Nacionalde Inmunizaciones – ESNI del Centro de Costo Aguas Verdes.





- Relación de Activos - Resumen Consolidado por Ítem.- Seleccionar los filtros y

presionar el botón de la ventana.

El Reporte muestra información consolidada de los Bienes Patrimoniales de laUnidad ejecutora por ítem y cantidad total; en este ejemplo se ha filtrado los bienespatrimoniales Institucionales pertenecientes a la Estrategia Sanitaria Nacional deInmunizaciones – ESNI del Centro de Costo Aguas Verdes.





5.5. Procesos

El Sub Módulo Procesos, permite realizar el proceso contable mediante el cual se calculala depreciación mensual de los Activos Fijos, el proceso de migración de la información

patrimonial del Módulo Patrimonio al SIMI, así como el proceso de carga del InventarioInicial con los Bienes y Valores al 31 de Diciembre del año anterior.

A continuación se muestran las opciones que están contenidas en este Sub Módulo:

5.5.1. Proceso de Cierre Contable (Novedad)

Esta opción permite al Usuario realizar los Cierres Contables mensuales, para el cálculode la Depreciación del Período, Depreciación del Ejercicio, Depreciación Acumulada yValor Neto de los activos depreciables. Asimismo, actualiza el valor inicial de los activosDepreciables y No Depreciables. Estos valores se muestran en la ventana ValoresContables de cada activo





El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Procesos/Proceso de Cierre Contable”,como se muestra en la siguiente ventana:

Ingresando a esta opción el Sistema la ventana Proceso Mensual Contable:

Haciendo clic en el botón Mensual , en el campo Periodo Actual se muestrael mes actual del Proceso Contable de Patrimonio que se va a cerrar y en el campoNuevo Periodo, se muestra el nuevo periodo. Seguidamente, presionando el ícono

Grabar , el Sistema muestra el siguiente mensaje:

Presionar Sí, el Sistema realiza el proceso de cálculo respectivo. Al finalizar muestra el

siguiente mensaje de confirmación.





PROCEDIMIENTO PARA EXTORNAR UN PERIODO CONTABLE

Para extornar un período contable, se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Ingresar a Parámetros por Ejecutora, en el campo Proceso Contable Patrimonio,seleccionar el mes al cual se desea extornar. Seguidamente, presionar el botón

.

El Sistema muestra la siguiente pregunta:

2. Presionar Sí, se muestra la siguiente ventana para registrar la clave del proceso:





3. Presionar Aceptar , el Sistema realiza el proceso y muestra el siguiente mensaje:

Para verificar si el proceso se realizó correctamente y se actualizaron los valorescontables, ir a la opción: “Consultas y Reportes - Patrimonio según Plan Contable”.

5.5.2. Proceso SBN

Esta opción permite por año migrar todos los registros del Inventario Inicial Institucional, Altas Institucionales y Bajas de los Bienes Muebles de la Unidad Ejecutora registradosen el Módulo Patrimonio del SIGA, al SIMI de la SBN, con excepción de los BienesMuebles correspondientes al Grupo de Catalogo 14- Activos Fijos no Catalogados por laSBN y de los Bienes Muebles Concesionados, que tienen que ser ingresadosmanualmente en el SIMI.





El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Procesos/Proceso SBN”, como semuestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción si en el Sistema no se tiene registrada la ruta donde seencuentra instalado el SIMI, el Sistema muestra el siguiente mensaje:

Presionar Aceptar , el Sistema muestra la ventana Proceso SBN, con el año del Sistema Actual y el campo Ruta, donde se indica la ruta donde se encuentra instalado el SIMI.

En la ejecución de este proceso pueden mostrarse dos casos:

Caso 1 – Unidades Ejecutoras que no tienen código de la SBN

Para las Unidades Ejecutoras que no cuentan con código de SBN o no lo han registradoen la ventana de Parámetros Ejecutora.





1. En la ventana Proceso SBN seleccionar el año del cual se va a migrar la Informaciòn

al SIMI, luego presionar el botón Grabar .

2. Al ejecutar el proceso el Sistema muestra el siguiente mensaje:

3. Presionar Sí, para que el Sistema asigne el código OTROS en Parámetros Ejecutoray se pueda ejecutar el proceso. El Sistema muestra el siguiente mensaje:

4. Presionar Aceptar el Sistema muestra el siguiente mensaje:





5. Presionar Sí, el Sistema indica el avance del procesamiento de la información:

6. Al finalizar el proceso, el Sistema muestra el siguiente mensaje:

7. Para confirmar el resultado de la migración, el Usuario debe ingresar al SIMI, yverificar los registros en la opción Reportes-Bienes Activos-General.





Caso 2 – Unidades Ejecutoras que tienen código de la SBN

Para las Unidades Ejecutoras que tiene registrado el código de la SBN en ParámetroEjecutoras.

1. En la ventana Proceso SBN se muestra la ruta donde se encuentra instalado elSIMI, registrada en Parametros Ejecutora; seleccionar el año del cual se va a

migrar la Informaciòn al SIMI, luego presionar el botón Grabar .

2. Haciendo clic en el ícono Grabar , el Sistema muestra el siguiente mensaje:

3. Presionar Sí, el Sistema indica el avance del procesamiento de la información





4. Al finalizar el proceso se muestra el siguiente mensaje:

5. Para confirmar el resultado de la transmisión, el Usuario debe ingresar al SIMI, yverificar los registros en la opción Reportes-Bienes Activos-General.

Asimismo, si no ha realizado el proceso de cierre contable, el Sistema muestra elsiguiente mensaje NO permitiendo realizar el proceso de migración de datos al SIMI.

5.5.3. Proceso de carga del Inv. Inicial por Año

Esta opción permite realizar la carga del Inventario Inicial con la información de los saldosdel año anterior.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Procesos - Proceso de carga del Inv.Inicial por Año”, como se muestra en la siguiente ventana:





Antes de iniciar el proceso de carga, el proceso contable debe haberse realizado hasta elperíodo Diciembre-Cierre, caso contrario el Sistema muestra el siguiente mensaje:

Al ingresar, se muestra la ventana Procedo de Carga del Inventario Inicial por Año, elSistema muestra por defecto, el Año de Origen y el Año Destino.

Antes de realizar el proceso de Carga del Inventario Inicial, el Usuario debe realizar laEquivalencias de los Centros de Costo, ingresando al botón ,al ingresar a esta opción el Sistema muestra la ventana Equivalencia de Centros deCosto, sin datos.

Para cargar los Centros de Costo, ingresar al botón , el Sistemamuestra el siguiente mensaje:





Presionar Aceptar , el Sistema muestra la relación de Centros de Costo de ambos años(el año origen y el año destino) y simultáneamente el siguiente mensaje: Carga serealizó con éxito.

Si hubiera algún Centro de Costo del año origen que no estuviera en el año destino, en lacolumna Centro de Costo vigente se debe seleccionar su equivalente, activando la barrade despliegue. Si al Centro de Costo antiguo no se le asigna un Centro de Costoequivalente, el Sistema envía el siguiente mensaje para regularizar el registro yposteriormente ejecutar el proceso.





Al ingresar a esta opción el Sistema muestra la ventana Exportar Información dePatrimonio, con la relación de datos que permite exportar. Cabe señalar, que parte deesta información proviene del Módulo de Logística.

El Usuario debe marcar con un check los datos que desee exportar, luego presionar el

botón .

El Sistema muestra la ventana Seleccione.., para que el Usuario seleccione la carpeta

de destino donde se van a guardar los archivos Excel con la información generada.

Presionar Aceptar para proceder con la exportación; terminado el proceso, el Sistemamuestra el siguiente mensaje:





Proceder a verificar en la ruta indicada, los archivos generados

5.6.2. Exportar/Importar Inventario Inicial Institucional

Esta opción permite a la Unidad Ejecutora opcionalmente importar los datoscorrespondientes de su Inventario Inicial Institucional en el año que corresponda, a travésde un archivo TXT, con una estructura definida para dar inicio con sus operaciones en elMódulo de Patrimonio del SIGA. Con esta opción se evita el Registro manual delInventario Inicial Institucional de la Unidad Ejecutora en la opción “Mantenimiento-Inventario Inicial-Institucional”. Asimismo le permite exportar el Inventario Inicialcargado y/o actualizado.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Utilitario-Exportar-Importar InventarioInicial Institucional”, como se muestra en la siguiente ventana:





Al ingresar a esta opción se muestra la ventana Exportar/Importar Información delInventario Inicial Institucional, la misma que cuenta con el filtro Año, y los botones

, y , así como la relación de cuarenta y seis

(46) errores que se validan durante el proceso de importación de datos.

PROCEDIMIENTO PARA LA IMPORTACIÓN DE DATOS

Para el procedimiento de la Importación de Datos se necesita de un archivo TXT con unaestructura definida con los datos del Inventario Institucional obtenido de otra fuente, porejemplo el SIMI.

La Estructura del archivo se puede observar al presionar el botón

, mostrando la siguiente ventana:





Para Imprimir la estructura completa, presionar el botón Imprimir .

Para realizar la importación de datos, el Usuario realizar los siguientes pasos:

1. Presionar el botón , con el cual el Sistema muestra la ventana de búsquedadel explorador de Windows. En ella el Usuario debe seleccionar el archivo TXT

correspondiente y presionar el botón .

El Sistema muestra el siguiente mensaje:





2. Seleccionar la opción Sí, para que el Sistema realice el proceso de importación dedatos, verificando la validación del Archivo TXT. Si no cumpliera con los requisitos,el Sistema valida mostrando el siguiente mensaje:

3. Si el archivo TXT, cumple con los requisitos requeridos, el Sistema valida los casosde error, los que se muestran activos, según se muestra en la siguiente ventana:

Simultáneamente se muestra el siguiente mensaje:





4. Luego de Aceptar presionar los errores activados y presionar el ícono Imprimir para visualizar los reportes respectivos. En ellos se muestra la relación de activosque contienen datos errados.

5. Después de realizar las correcciones respectivas, ejecutar nuevamente el proceso deimportación. Si el archivo TXT ya no muestra errores, el Sistema muestra elsiguiente mensaje:

6. Seguidamente, el Usuario puede verificar la carga del Inventario Inicial en el añocorrespondiente en la opción “Mantenimiento-Inventario Inicial-Institucional”

El Inventario Inicial importado se muestra abierto y permite al Usuario realizar lasmodificaciones que considere necesarias.





Para realizar nuevamente la importación, debe Abrir el Inventario Inicial.

Existe un total de cuarenta y seis (46) reportes de errores. Como ejemplo,mostraremos los siguientes:

1. NO EXISTE EJECUTORA: Al presionar este error, el Sistema muestra unmensaje con el código correcto de la Unidad Ejecutora. Seguidamente muestra elsiguiente reporte indicando el código incorrecto.

2. NO EXISTEN CUENTAS CONTABLES PARA EL AÑO ACTUAL: En este reportese indica el activo y la cuenta contable incorrecta.

3. FORMACIÓN DEL CÓDIGO DE ACTIVO NO CONCUERDA CON LA FAMILIADEL CATÁLOGO: En este reporte el Sistema muestra los activos con los códigoserrados y en la columna ‘Familia’ los códigos correctos.





4. CLASIFICADOR INCORRECTO O ESTRUCTURA NO CORRESPONDE: En estereporte, el Sistema muestra como incorrecto, los activos con Clasificador que nohan sido registrados de acuerdo a la estructura del código, sin tomar en cuenta losespacios que debe haber entre los dígitos. En la columna Correcto se indica el

registro válido.

Asimismo, muestra los activos registrados con Clasificador incorrectos. En estecaso la columna Correcto se muestra en blanco.

5. ERROR EN LAS FECHAS DE O/C o NEA: Este reporte muestra los activoscon documentos de adquisición que muestran error en el registro de las fechas.

PROCEDIMIENTO PARA LA EXPORTACIÓN DE DATOS

Para exportar los datos del inventario Inicial Institucional a un archivo Excel, se debeseguir el siguiente procedimiento:

1. El Usuario debe presionar el botón





2. El Sistema muestra la ventana Ingrese nombre de Archivo a exportar . El Usuariodebe seleccionar la ruta donde se va a almacenar el archivo Excel y ponerle unnombre al archivo.

3. Seguidamente presionar el botón Guardar. El Sistema muestra el siguiente mensaje:





4. presionar SI, el Sistema muestra un mensaje indicando la ruta donde fuealmacenado el archivo.

5.6.3. Impresión de Etiquetas

Esta opción permite al Usuario la impresión de las Etiquetas que se les coloca a losBienes Muebles para su identificación.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Utilitario-Impresión de Etiquetas”, comose muestra en la siguiente ventana:

Ingresando a esta opción el Sistema muestra la ventana Impresión de Etiquetas, lamisma que inicialmente se muestra sin datos.

En la parte superior de la ventana se muestra los siguientes filtros: Año, Tipo Registro,

Familia, Rango de Impresión y el campo Búsqueda.





Año: Indica el año actual del Sistema.

Tipo de Registro: Permite seleccionar el Tipo de Registro activando la barra de

despliegue

Familia: Permite listar todos los activos de la Unidad Ejecutora por Familia.

marcando con un check se seleccionan todas las Familias o ingresando al

botón se puede seleccionar una Familia en la ventana Filtro para Búsquedade Datos.

Búsqueda: Permite realizar la búsqueda de las familias por Secuencia, Margesí,Código de Barras, Descripción y Número de Serie.

Rango de Impresión: Permite filtrar los activos por Margesí o Secuencia, segúnel rango indicado en los campos Desde y Hasta.

Ejemplo:





IMPRESIÓN DE ETIQUETAS

Para Imprimir las Etiquetas de los activos filtrados, el Usuario debe presionar el icono

Imprimir . El Sistema muestra las la Denominación de la Unidad Ejecutora, el códigoMargesí, la denominación el activo y el año.

5.6.4. Exportar/Importar Inventario Físico

Esta opción permite a la Unidad Ejecutora importar los datos correspondientes delInventario Físico Institucional y No Institucional en el año que corresponda, a través de unarchivo TXT, con una estructura definida para dar inicio con sus operaciones en elMódulo de Patrimonio del SIGA. Con esta opción se evita el Registro manual delInventario Físico Institucional y No Institucional en la opción “Mantenimiento-InventarioFísico”. Asimismo le permite exportar el Inventario Físico Inicial cargado y/oactualizado.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Utilitario/Exportar/Importar InventarioFísico”, como se muestra en la siguiente ventana:





Al ingresar a esta opción el Sistema muestra la ventana Exportación e Importación deInventarios

La Estructura del archivo se puede visualizar ingresando al botón ,mostrando la siguiente ventana:





PROCEDIMIENTO PARA LA EXPORTACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO

1. Seleccionar el año del cual se va a exportar la información, el nro. de inventario y elTipo de Registro (institucional, No Institucional-Bienes cedidos en uso, No

Institucional –Bienes en comodato), presionar el botón .2. El Sistema muestra la ventana Ingrese nombre de Archivo a exportar, El Usuario

debe registrar un nombre para el archivo Excel y seleccionar la ruta donde se va aalmacenar.

3. Seguidamente presionar el botón Guardar. El Sistema muestra el siguiente mensaje:

4. Presionar SI, el Sistema muestra un mensaje de que el archivo fue generado en la

ruta seleccionada.





PROCEDIMIENTO PARA LA IMPORTACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO

1. El Usuario debe seleccionar los filtros de acuerdo a su necesidad y presionar el

botón .

2. El Sistema muestra la ventana búsqueda del explorador de Windows. En ella el

Usuario debe seleccionar el archivo TXT correspondiente y presionar el botón .


4. Presionar Aceptar, el Sistema muestra el siguiente mensaje:

5. Presionar Aceptar , el Sistema confirmará la Importación del Inventario Físico.





5.6.5. Auditoría de Transacciones del SIGA

Esta opción permite incorporar pistas de auditoría a partir del registro y de los procesosrelacionados al Control Patrimonial (Alta Institucional, Alta No Institucional, Baja,Mantenimiento de Activo, Orden de Salida)

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Utilitario - Auditoria de Transaccionesdel SIGA”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el Sistema muestra la ventana Auditoría de Transacciones delSIGA.





Se tiene en la parte superior de la ventana los filtros: Año, Mes, Tipo de Presupuesto,Tipo Proceso, Centro de Costo, Usuario y el campo Número de Documento.

Año: Permite seleccionar el año del proceso activando la barra de despliegue .

Mes: Permite mostrar las transacciones realizadas del mes seleccionado activando la

barra de despliegue . Asimismo, al marcar con un check se puede visualizarinformación de todos los meses.

Tipo de Presupuesto: Permite mostrar las transacciones realizadas por el Tipo de

Presupuesto seleccionado, activando la barra de despliegue . Asimismo, al marcarcon un check se puede visualizar información de todos los Tipos de Presupuesto.

Tipo de Proceso: Permite mostrar las transacciones realizadas del tipo de proceso

seleccionado activando la barra de despliegue . Asimismo, al marcar con uncheck se puede visualizar las transacciones realizadas de todos los Tipos deProceso.

N° Doc: Permite mostrar las transacciones realizadas del Documento asociado almovimiento patrimonial realizado (Alta Institucional, Alta No Institucional, Baja,Mantenimiento de Activo, Orden de Salida). Para realizar la búsqueda el Usuariodebe ingresar el número del documento y presionar Enter .





Centro de Costo: Permite mostrar las transacciones realizadas por el Centro deCosto al cual pertenecen los activos. Asimismo, al marcar con un check se puedevisualizar todos los Centros de Costo.

Usuario: Permite mostrar las transacciones realizadas por el Usuario seleccionadoen la barra de despliegue .

Seleccionado los filtros, en la matriz de la ventana se tienen las columnas: Tipo Proceso,Nro Movimiento, Tipo Doc. , Nro Documento, Fecha, Fecha – Hora del proceso, Usuario yEquipo quien realizo el proceso.

Asimismo por cada Movimiento, en la Sección Secuencias, se presenta las accionesrealizadas sobre la transacción desde el momento que inició como estado Pendientehasta pasar al estado Aprobado.

TRANSACCIONES REALIZADAS:

1. Para las transacciones registradas del Alta Institucional , el Sistema hacedistinción del Tipo de Documento el que puede corresponder a un Ingreso medianteOrden de Compra o NEA (Ingreso-Producción, NEA-Donación, NEA - Transferencia

Externa, NEA-Devolución de Almacén, NEA-Diferencia Inventario).





2. Para las transacciones registradas con Alta No Institucional y de Bajas en lacolumna Tipo Doc. se muestra el Número de la Resolución que fue registrado por elUsuario en el Registro del movimiento.

3. Para las transacciones registradas de la Orden de Salida, en la columna Tipo

Doc. se muestra el Número de Documento Interno que fue registrado por el Usuarioen el Registro del movimiento.





4. Para las transacciones registradas en Mantenimiento de Activo, en la columnaTipo Doc. se muestra el Número de la Orden de Servicio u Orden de Compra quefue registrado por el Usuario en el Registro del movimiento.





REPORTE

El Reporte Listado de Auditoria de Transacciones SIGA, muestra las transacciones delos movimientos patrimoniales de acuerdo a los filtros seleccionados. Para visualizar el

Reporte el Usuario debe presionar el ícono Imprimir ubicado en la barra de

herramientas. Este Reporte contiene la siguiente información: Tipo de Proceso, Númerode Movimiento, Tipo y Número de Documento, Fecha, así como los datos de Fecha,Hora, Usuario y Equipo en que se realizó el proceso.

5.6.6. Auditoria de Transacciones Eliminadas

Esta opción permite incorporar pistas de auditoría a partir, de la eliminación de losprocesos relacionados al Control Patrimonial (Alta Institucional, Alta No Institucional,Baja, Mantenimiento de Activo, Orden de Salida)

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Utilitario-Auditoria de TransaccionesEliminadas”, como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el Sistema muestra la ventana Auditoría de TransaccionesEliminadas.





En la parte superior de la ventana se tiene los siguientes filtros de selección: Año, Mes,Tipo de Proceso, Usuario y el campo Número de Documento.

Año: Permite seleccionar el año del proceso activando la barra de despliegue .

Mes: Permite seleccionar el mes del proceso activando la barra de despliegue . Asimismo, al marcar con un check puede visualizar información de todos losmeses.

Tipo de Proceso: Permite mostrar las transacciones eliminadas del tipo de proceso

seleccionado activando la barra de despliegue . Asimismo, al marcar con uncheck se puede visualizar las transacciones eliminadas de todos los Tipos deProceso.





N° Doc: Permite mostrar las transacciones eliminadas del Documento asociado almovimiento patrimonial realizado (Alta Institucional, Alta No Institucional, Baja,Mantenimiento de Activo, Orden de Salida). Para realizar la búsqueda el Usuariodebe ingresar el número del documento y presionar Enter .

Usuario: Permite mostrar las transacciones eliminadas por el Usuario seleccionado

en la barra de despliegue .

Seleccionado los filtros, en la matriz de la ventana se tienen las columnas: Tipo Proceso,Nro Movimiento, Tipo Doc. , Nro Documento, Fecha, Fecha – Hora del proceso, Usuario yEquipo quien realizo el proceso.

TRANSACCIONES REALIZADAS:

1. Para las transacciones eliminadas registradas del Alta Institucional , el Sistema hacedistinción del Tipo de Documento el que puede corresponder a un Ingreso medianteOrden de Compra o NEA (Ingreso-Producción, NEA-Donación, NEA - TransferenciaExterna, NEA-Devolución de Almacén, NEA-Diferencia Inventario).





2. Para las transacciones registradas del Alta No Institucional y de Bajas en lacolumna Tipo Doc. se muestra el Número de la Resolución que fue registrado por elUsuario en el Registro del movimiento.

3. Para las transacciones registradas de la Orden de Salida, en la columna Tipo Doc.

se muestra el Número de Documento Interno que fue registrado por el Usuario en elRegistro del movimiento.





4. Para las transacciones registradas en Mantenimiento de Activo, en la columna TipoDoc. se muestra el Número de la Orden de Servicio u Orden de Compra que fueregistrado por el Usuario en el Registro del movimiento.

REPORTE

El Reporte Listado de Auditoria de Transacciones Eliminadas, muestra los procesosde los movimientos patrimoniales eliminados de acuerdo a los filtros seleccionados. Para

visualizar el Reporte el Usuario debe presionar el ícono Imprimir ubicado en la barrade herramientas. Este Reporte contiene la siguiente información: Tipo de Proceso,Número de Movimiento, Tipo y Número de Documento, Fecha, así como los datos deFecha, Hora, Usuario y Equipo en que se realizó la eliminación.





5.7. Inmuebles

El Sub Módulo Inmuebles permite a la Unidad Ejecutora llevar el registro y control de losBienes Inmuebles Estatales a nivel de Unidad de Activo y Componente y estáconformado por las opciones que permiten el registro inicial de los Bienes Inmuebles

(Edificaciones y Terrenos) a nivel de Unidad de Activo y Componente, Asimismo, permiteel registro del Inventario Físico.

Al ingresar a este Sub Módulo, el sistema muestra las siguientes opciones: Registro deInmuebles e Inventario Físico.

5.7.1. Registro de Inmuebles (Novedad)

Como primer paso en el Sistema con respecto a los Bienes Inmuebles, es realizar el

registro inicial en la opción Registro de Inmuebles.

El ingreso a esta opción es siguiendo la ruta: “Inmuebles-Registro de Inmuebles”,como se muestra en la siguiente ventana:

Al ingresar a esta opción el Sistema muestra la ventana Registro de Inmuebles.





Visualizándose en la parte superior de la ventana el filtro Estado con las opciones Activo o De Baja , para mostrar los Bienes Inmuebles que se encuentran según el estadoseleccionado o marcando el check para mostrar todos los Bienes Inmuebles.

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL REGISTRO INICIAL y/o ALTA

El Usuario debe activar el menú contextual y seleccionar la opción INSERTARINMUEBLE

1. Al ingresar a esta opción el sistema muestra la ventana Inmueble, visualizándose

en la cabecera las pestañas: Datos del Inmueble, Unidad de Activo, DatosGenerales, Datos Registrales y Documentos.





2. Registrar los Datos del Inmueble

En la pestaña Datos del Inmueble registrar los siguientes datos:

Inmueble: Es la descripción o nombre que identifica al Inmueble.

Sede: Sede donde se ubica el Inmueble, se selecciona activando la barra de

despliegue .

Tipo de Inmueble: Permite seleccionar el Tipo de Inmuebles según el tipo deactividad o función que realiza la Unidad Ejecutora sobre este. Comprende lossiguientes tipos: Residenciales, Administrativos, Educativas, Salud, Sociales yCulturales, Reclusión, Otros Edificios No Residenciales, Puertos y Aeropuertos,Infraestructura vial, Infraestructura eléctrica, Infraestructura agricultura, Agua ySaneamiento; Plazuelas, parques y jardines; Monumentos Históricos,Infraestructura de uso comunal. Seleccionar el Tipo de inmueble activando la

barra de desligue .

Datos de Ingreso:

o Tipo de Ingreso: Permite seleccionar el Tipo de Ingreso si es un RegistroInicial o es un Registro de Alta. La primera opción es utilizada por única vez ymientras, no se haya realizado el proceso de Cierre Contable del mes deEnero. La segunda opción permite registrar las nuevas incorporaciones deInmuebles en la Unidad Ejecutora. Seleccionar el Tipo de Ingreso activando la






o Tipo de Alta: Permite seleccionar el Tipo de Alta con el que se incorporó elInmueble al patrimonio de la Unidad Ejecutora; comprende las siguientesopciones: Compra, Permuta, Donación, Transferencia, Liquidación de Obra, Afectación en Uso y Dación en Pago. Seleccionar el Tipo de Alta activando la


o Fecha de Alta: Fecha de incorporación del Inmueble en el patrimonio de laUnidad Ejecutora.

Según el Tipo de Alta seleccionado se muestran algunos campos adicionales,para que sean llenados por el Usuario:

Si el Tipo de Alta seleccionado es: Compra, Permuta, Transferencia,Liquidación de Obra, Dación en Pago; el Sistema solicita se registre elNumero de Resolución y alguna observación adicional:

o Nro. de Resolución: Número de Resolución que autoriza la incorporación delInmueble en el patrimonio de la Unidad Ejecutora.

o Observaciones: Comentario o detalle.





Si el Tipo de Alta seleccionado es Donación, el Sistema muestra adicionalmente seregistren los siguientes datos de la Donación:

o Tipo de Persona: Seleccionar activando la barra de despliegue , si lapersona que hizo la donación es Persona Natural o Jurídica.

o Nombre/Razón Social/Representante Legal: Si el Tipo de persona esNatural, el Sistema muestra se registre el nombre de la persona.

Si el Tipo de persona es Jurídica, el sistema muestra se registre la RazónSocial de quien hizo la donación y el Representante Legal.





o Nro. De Documento: Es el número de documentado que sustenta la donación.

o : Marcar el check de tener la Escritura deConstitución.

o : Marcar el chek de tener el Certificado deVigencia del Poder.

o : Marcar el check de tener el Acta de Donación.

o : Marcar el check de tener la Resolución de Aceptación.

o Nro. Resolución: Número de Resolución que autoriza la incorporación delInmueble en el patrimonio de la Unidad Ejecutora.


Si el Tipo de Alta seleccionado es Afectación en Uso, el Sistema muestraadicionalmente se registren los siguientes datos de la Donación:

o Nro. Resolución/Fecha de Resolución: Número y Fecha de la Resoluciónque autoriza la incorporación del Inmueble en el patrimonio de la Unidad

Ejecutora.





o Nro. de Acta:/Fecha de Acta: Número y Fecha de Acta de la Entrega del Bien.

(Novedad): El Sistema valida si la fecha de Resolución y la fecha de Acta sonsuperiores a la fecha de Alta o inferiores a la fecha del Sistema, mostrando el

siguiente mensaje restrictivo.

o Entidad: Permite seleccionar la Entidad Estatal que me ha dado en Afectación

en Uso el Bien Patrimonial, activando la barra de despliegue .


Terminado de registrar los datos, presionar el botón Grabar , ubicado en la parteinferior derecha de la ventana. Al grabar los datos registrados en la pestaña Datosdel Inmueble, se activan las pestañas Unidad de Activo, Datos Generales, Datos

Registrales y Documentos.

3. Registrar Unidad de Activo y ComponentesEl siguiente paso es Registrar la o las Unidades de Activo que tiene el Inmueble asícomo los Componentes de Cada Unidad de Activo. Para un mejor entendimientodel Usuario se procede a definir los Conceptos de Inmueble, Unidad de Activo yComponente con un ejemplo práctico:

- Inmueble: Es una definición o descripción del Inmueble en su conjunto.

- Unidad de Activo: Describe una unidad mínima indivisible que forma parte delInmueble.

- Componente: Es un activo que pertenece a una unidad mínima Indivisible,perfectamente identificado, con una vida útil claramente definida y distinta delresto de los bienes que conforman dicha unidad. Ejemplo:





Proceder a registrar la información en la pestaña Unidad de Activo. En estapestaña la información se divide en dos partes: Datos de la Unidad de Activos yComponentes:

- Datos de la Unidad de Activo: El Usuario debe activar el menú contextual yseleccionar la opción INSERTAR UNIDAD DE ACTIVO.

Al seleccionar la opción Insertar Unidad de Activo, el Sistema muestra la ventanaDetalle de Unidad de Activo. El Usuario debe registrar los siguientes datos:





Ítem: Es el código del Catálogo de Bienes y Servicios del SIGA. El listado deítems que se muestra, está en función al Tipo de Inmueble previamenteseleccionado.

Denominación: Es el nombre o descripción que identifica a la Unidad de

Activo.

Estado: Muestra el Estado del Bien Inmueble: Activo o De Baja.

Tipo: Muestra el Tipo de Unidad de Activo en función al Inmuebleseleccionado.

Cuenta Contable: Se muestra la cuenta contable en función al tipo deInmueble e Ítem seleccionados. Este campo no es editable.

Ubicación Física: Es la ubicación especifica dentro del Local donde seencuentra el Inmueble.

Valor Inicial: Corresponde a la sumatoria de valores iniciales de sus partescomponentes. Este dato se muestra una vez se hayan registrado losComponentes.

Luego dar clic en el ícono Grabar . Al presionar Aceptar , en la parte inferior se

activa el botón .

Ingresando a este botón y mediante la opción INSERTAR ESPECIFICACIÓN, elUsuario puede registrar las especificaciones técnicas de la Unidad de Activo.





- Datos del Componente: Al grabar la Unidad de Activo, automáticamente se creael primer Componente en base a la información registrada en la Unidad de Activo;el Usuario debe proceder a registrar su Valor Inicial y editar los datos en caso se

requiera, ingresando a la carpeta amarilla del componente.

Ingresando a la carpeta amarilla del Componente, se muestra la ventana

Detalle del Componente, proceder a registrar su Fecha de Alta, Valor Inicial; en el





caso de que el ítem sea un Edificio, además debe registrarse su Depreciación Acumulada y su Vida Útil en años.

(Novedad): Si el tipo de Ingreso es Registro Inicial y el Tipo de Alta seleccionado

es “Afectación en Uso”, la fecha de Alta hereda el mismo dato de la fecha de Altadel Inmueble, por lo que este campo se muestra bloqueado.

Además puede registrar las Especificaciones Técnicas del Componente, datos deInspección y los Valores Contables.

Al ingresar al botón Especificaciones Técnicas , se muestra laventana Especificación Técnica del Componente, el Usuario puede registrardetalles adicionales del Componente.

Al ingresar al botón Valores Contables ; muestra la informacióncontable del Componente.

Para Insertar más Componentes, se debe activar el menú contextual y seleccionarla opción INSETAR NUEVO COMPONENTE.





El Sistema muestra la ventana Detalle del Componente.

El Usuario debe registrar los siguientes datos:

Ítem: Puede seleccionar y/o modificar el Ítem mediante el cual se identifica elComponente.

Denominación: Puede registrar y/o modificar la denominación delComponente.

Ubicación Física: Puede registrar y/o modificar la ubicación especifica delComponente.

Valor Inicial: Es el Valor de adquisición del Inmueble.

Depreciación Acumulada: Es el valor de la depreciación acumulada a la fechadel año de registro del Inmueble, en el caso de Terrenos no se registraDepreciación Acumulada

Valor en Libros: Es la diferencia entre el Valor Inicial y la Depreciación Acumulada.

Vida Útil: Es la cantidad en años de vida útil que estima debe durar elComponente.

Fecha de Alta: Es la fecha de incorporación patrimonial del Componente.

Esta ventana muestra otros datos que no serán editables:

Tasa de Depreciación: Es el porcentaje de depreciación que se obtiene enfunción a la vida útil registrada.

Cuenta Contable: Se muestra la cuenta contable de la en función al tipo deInmueble e Ítem seleccionados.

Estado: Se muestra en estado Activo.

Saldo de Vida Útil: Será calculado por el Sistema en función a la fecha de Altaregistrada.





4. Registrar Datos Generales del Activo

Seguidamente, el Usuario debe proceder a registrar los Datos generales del BienInmueble, ingresando a la pestaña Datos Generales.

El usuario debe proceder a registrar los siguientes datos:

Código SINABIP: Es el código único que identifica al Bien Inmueble en elSistema Nacional de Bienes Estatales – SINABIP.

Saneamiento: Permite seleccionar el estado en que se encuentra el Inmuebleen el SINABIP; si está en Saneamiento o está Conforme.

Información: Permite seleccionar si la Información presentada al SINABIPestá Completo e Incompleto.





Ubicación: Es la ubicación geográfica del Inmueble, y comprende el registrode lo siguiente:

o Departamentoo Provinciao Distritoo Númeroo Interioro Manzanao Loteo Pisoo Habilitación (Urbanización, Pueblo Joven, Centro Poblado,

Asentamiento Humano, Otro)o Sectoro Datos de Referencia

Registrada la información, proceder a grabar presionando el botón Grabar dela ventana.

5. Registrar los Datos Registrales

Seguidamente, el Usuario debe proceder a registrar los Datos Registrales del Titular Actual del Bien Inmueble, ingresando a la pestaña Datos Registrales.





Registrar los siguientes datos:

A favor de: Nombre del Titular del Inmueble.

Inscrito en Oficina Registral: Oficina Registral donde fue inscrito

Fecha de Inscripción: Fecha en que fue inscrito el Inmueble

Área del Terreno: El área total del Terreno.

Área Construida: El área que se tiene construida el Bien Inmueble.

Datos de Partida Electrónica:

o Tomo

o Fojas

o Asiento

o Ficha

o Código de Predio

o Número

Observaciones: Observación o comentario adicional al registro.

Para guardar los datos, presionar el botón Grabar , de la ventana.

6. Adjuntar Documentos

En la pestaña Documentos el Usuario puede adjuntar archivos de documentaciónLegal y Técnica del Inmueble:





El sistema muestra la ventana Seleccionar Archivo; proceder a buscar y seleccionarel archivo, presionar el botón Abrir para adjuntar el archivo.

El archivo se muestra en la ventana:





Presionar el icono Grabar , para guardar los archivos.

Para Eliminar un archivo, se debe seleccionarlo, activar el menú contextual yseleccionar la opción ELIMINAR ARCHIVO.





REPORTES

El Sistema permite obtener cinco Tipos de Reporte, para ello presionar el botón Imprimir

de la barra de herramientas; el Sistema muestra la ventana Selección de Reporte:

El usuario tiene cinco tipos de reporte a imprimir, seleccionar una opción y presionar el

icono Imprimir de la ventana. A continuación se va a describir la informaciónobtenida en cada uno de ellos:

Ficha de Inmueble: Este Reporte permite obtener la Ficha de Inmueble con losdatos del Inmueble, Datos Generales y sus Datos Registrales.





Ficha con Unidad de Activo y Componente:Este Reporte permite obtener la Fichacon los Datos del Inmueble, su Unidades de Activo y sus Componentes.

Listado de Bienes Inmuebles: Este Reporte permite obtener el Listado de todoslos Bienes Inmuebles de la Unidad Ejecutora registrados en el Sistema.

Listado de Bienes Inmuebles por Componente: Este Reporte permite obtener ellistado de los Bienes Inmuebles por Componente. El sistema permite filtrar por

Sede, activando la barra de despliegue .





Listado de Bienes Inmuebles por Unidad de Activo: Este Reporte permiteobtener el listado de los Bienes Inmuebles por Unidad de Activo. El sistema permite

filtrar por Sede, activando la barra de despliegue .





PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO Y VERIFICACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO

1. El Usuario debe ingresar a la carpeta amarilla .

2. Se muestra la ventana Inventario Físico, seguidamente, debe activar el menúcontextual y seleccionar la opción INSERTAR INVENTARIO

3. Se inserta una fila en la matriz de la ventana, donde el Usuario debe registrar lossiguientes datos:

Nombre del Inventario: Nombre o descripción del Inventario Físico

Fecha del Inventario: Fecha en que se realiza el proceso de Inventario Físico.

Número de Resolución: Número de resolución que autoriza el Inventario Inicial.

2. Al finalizar el registro, presionar ícono Grabar y Salir , para salir de la

ventana.





3. Luego ingresar al botón , para cargar los Inmuebles del InventarioInicial a la ventana del Inventario Físico. El Sistema muestra el siguiente mensaje deconsulta.

4. Presionar Si, el Sistema muestra el siguiente mensaje:

5. Una vez registrado el Inventario Físico, en la ventana principal Inventario Físico enel filtro Nro Inventario seleccionar el Inventario creado y se listan los Inmueblesregistrados en el Inventario Inicial; Presionar el botón para visualizar susComponentes.

PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÒN DEL ESTADO DE CONSERVACIÒN

DE LA UNIDAD DE ACTIVO

1. En la ventana Inventario Físico, ingresar a la carpeta amarilla de la Unidad de Activo , Se muestra la ventana Inventario Físico – Unidad de Activo





2. Seleccionar el Estado de Conservación en el que se encuentra la Unidad de Activo,al momento de la toma de Inventario Físico (Bueno, Regular, Malo).

3. Si la Unidad de Activo ha sido verificado físicamente, marcar el check


PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE UNIDAD DE ACTIVO FALTANTE

1. En la ventana Inventario Físico, ingresar a la carpeta amarilla de la Unidad de Activo , Se muestra la ventana Inventario Físico – Unidad de Activo

2. Si la Unidad de Activo no ha sido ubicada en la toma del Inventario Físico, se debe

marcar el check .

3. Para grabar el registro, el Sistema requiere se marque el check ,

presionar el ícono Grabar .





PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE BIENES INMUEBLES SOBRANTES

1. El Usuario debe activar el menú contextual y seleccionar la opción INSERTARINMUEBLE (SOBRANTE)

2. Se muestra la ventana Inventario – Físico Inmueble. El Usuario debe registrar lossiguientes datos:

Denominación: Registrar el nombre o descripción del Inmueble Sobrante.

Sede: Seleccionar la Sede donde se encuentra el Inmueble Sobrante, activando


Tipo de Inmueble: Seleccionar el Tipo de Inmueble Sobrante, activando la barra

de despliegue .

Sobrante: Por defecto se muestra marcado el check , no eseditable.





Observaciones: Comentario o detalle adicional.

Terminado de registrar los datos, presionar el icono Grabar , para guardar losdatos.

El Bien Inmueble Sobrante, se agrega en la ventana principal Inventario Físico, concolor de fuente rojo oscuro y con el check Sobrante marcado .

Para Eliminar un Bien Inmueble Sobrante, en la ventana Inventario Físico,seleccionar el registro, activar el menú contextual y seleccionar la opción ELIMINAR(SOBRANTE).

El Sistema muestra un mensaje de confirmación, de estar conforme presionar Si.





PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE UNIDAD DE ACTIVO SOBRANTE

1. Seleccionar el Bien Inmueble donde se encontró la Unidad de Activo Sobrante,activar el menú contextual y seleccionar la opción INSERTAR INMUEBLE(SOBRANTE).

2. El Sistema muestra la ventana Inventario Físico – unidad de Activo.

En la Denominación se muestra el nombre del Inmueble seleccionado, ingresando ala carpeta amarilla se muestran los Datos del Inmueble.

El usuario debe proceder a Registrar los siguientes datos:

Ítem: Permite seleccionar la Unidad de Activo según el Catalogo del SIGA.





Denominación: Nombre o denominación de la Unidad de Activo.

Estado de Conservación: Seleccionar el estado en que se encuentra la Unidadde Activo Sobrante. Contempla tres opciones: Bueno, Regular y Malo.

Ubicación: Es la ubicación específica de la Unidad de Activo.

Observaciones: Comentario o detalle adicional.


La Unidad de Activo Sobrante, se agrega al final de las Unidades de Activosregistradas para el Inmueble seleccionado; para diferenciarlo del resto se agrega concolor de fuente rojo oscuro y con el check Sobrante marcado .





Para Eliminar una Unidad de Activo Sobrante, en la ventana Inventario Físico,seleccionar el registro, activar el menú contextual y seleccionar la opción ELIMINAR(SOBRANTE).

El Sistema muestra un mensaje de confirmación, de estar conforme presionar Sí.

PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACIÒN DE ESTADO VERIFICADO OFALTANTE DE LA UNIDAD DE ACTIVO

4. En la ventana Inventario Físico, ingresar a la carpeta amarilla de la Unidad de Activo a actualizar el estado de VERIFICADO o FALTANTE.

Se muestra la ventana Inventario Físico – Unidad de Activo





5. Si la Unidad de Activo ha sido verificado físicamente en el Inventario Físico, marcar

el check .

6. Si la Unidad de Activo no ha sido ubicada en la toma del Inventario Físico, se debe

marcar el check .


REPORTES

El Sistema permite obtener cuatro tipos de Reportes del Inventario Físico de Inmuebles,

para ello se debe presionar el icono Imprimir , ubicado en la barra de herramientas.

El Sistema muestra la ventana Selección de Reporte





El Usuario debe seleccionar el Tipo de Reporte y presionar el icono Imprimir de laventana; a continuación se detalla la información que muestra cada reporte:

Inventario Físico de Inmuebles: Este Reporte muestra la relación de los Bienesinmuebles y sus Unidades de Activo de la Unidad Ejecutora, mostrando el estado deVerificado, Faltante Sobrante; según lo registrado en la toma de Inventario Físico.

Inventario Físico de Inmuebles Verificados: Este Reporte muestra la relación de

los Bienes Inmuebles con estado Verificado marcado con check .

Al seleccionar esta opción el Sistema adiciona el campo Observaciones

Si el Usuario NO marca con check el campo Observaciones ; elSistema muestra el siguiente reporte con el listado de los Bienes Inmueblesverificados físicamente con la siguiente información: Código SINABIP, Sede,Inmueble, Unidad de Activo, Ubicación Física, Valor de Adquisición, Estado de

Conservación.





Si el Usuario marca con check el campo Observaciones , semuestra el Reporte, con la misma información que el anterior pero adicionando lasObservaciones registradas por el Usuario.

Faltantes del inventario Físico: Este Tipo de Reporte muestra la relación de los

Bienes Inmuebles faltantes encontrados en la toma de Inventario Físico. Si el usuario





marca el check Observaciones , el Reporte muestra lasobservaciones registradas por el Usuario.

Sobrantes del inventario Físico: Este Tipo de Reporte muestra la relación de losBienes Inmuebles sobrantes encontrados en la toma de Inventario Físico. Si el

usuario marca el check Observaciones , el Reporte muestra lasobservaciones registradas por el Usuario.

manual usuario 19052014

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