manual usuário h.o.s
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Painel da Agência O sistema Hotel Operator System, foi desenvolvido
para interagir a Schultz Turismo com os parceiros
Hoteleiros. Oferecendo o Painel do Fornecedor com
recursos simples e objetivos, para o hoteleiro
cadastrar suas unidades habitacionais, e fazer com
que seu hotel esteja apto para divulgação no site.
A ferramenta Painel do Fornecedor é uma extranet
onde encontram-se os recursos necessários para o gestor realizar o gerenciamento da
política tarifaria, a gestão de disponibilidades e o acompanhamento de reservas e vendas.
Neste manual, apresentamos todos os recursos para você gerenciar seu Painel do
Fornecedor com o objetivo de maximizar os resultados positivos que o sistema pode
agregar ao seu negócio.
Todos os campos possuem aqui um explicativo de “como fazer”.
O que o sistema H.O.S oferece para você?
Divulgação do Hotel no Site
Administrando corretamente o cadastro no H.O.S, o cliente terá acesso a todas as
informações necessárias, proporcionando maior possibilidade de venda e de visibilidade
através do site oficial da Schultz Turismo e através dos sites P.O.T.A., lembrando que a
operadora possui mais de 13mil agências cadastradas pelo Brasil, crescendo pelo mundo.
Quadro de disponibilidade de vagas
Com o quadro de disponibilidade de vagas é possível gerenciar as acomodações, tendo
uma visualização rápida e prática dos dias com quartos reservados, e ainda dos pedidos
gerados que aguardam aprovação quando não tiver disponibilidade on line (on request).
Através dele mantenha um controle de hospedagem das unidades habitacionais.
Relatório de Reservas e Vendas
Um relatório é de grande
importância para qualquer
empresa, pois é através dele que
podemos ter acesso a todas
informações necessárias e
através destas, direcionar as
tomadas de decisões.
Índice
Cadastrar Fornecedor __________________________________________________________ 4
Formulário de Cadastro ______________________________________________________ 5
O Painel do Fornecedor_________________________________________________________ 7
Dados Cadastrais e Bancários ___________________________________________________ 9
Cadastrar Níveis de Usuários __________________________________________________ 10
Cadastrar Hotel ______________________________________________________________ 11
Cadastrar os dados do hotel ___________________________________________________ 12
Política do Hotel ______________________________________________________________ 13
Cadastrar as fotos do hotel ____________________________________________________ 13
Cadastrar os tipos de quarto ___________________________________________________ 14
Definir a política tarifária _____________________________________________________ 16
Duplicar Politica Tarifária _____________________________________________________ 18
Gestão de Allotment __________________________________________________________ 19
Gestão de Disponibilidade: ____________________________________________________ 19
Gestão de Disponibilidade Mensal _____________________________________________ 19
Relatórios ____________________________________________________________________ 20
Reservas de Quartos __________________________________________________________ 20
Relatório de Vendas __________________________________________________________ 21
Cadastre-se
Para iniciar sua parceria com a Schultz Turismo, é necessário que o forncedor ou o agente
de viagem, cadastre-se em nosso sistema, tornando-se um parceiro da Operador Schultz
Turismo. O cadastro em nosso site se faz necessário para o registro de seus dados em
nosso banco de dados. Assim também, o hoteleiro receberá acesso à extranet exclusiva,
o Painel do Fornecedor.
Como fazer?
Acesse a página oficial da Schultz Turismo: www.schultz.com.br
Siga os passos para acessar o formulário de cadastro:
1 - Clique em: “Cadastre-se”, no topo do site;
2 – Escolha seu tipo de parceria”;
3 – Acesse o formulario e preencha todas as informações.
Cadastrar Fornecedor
Formulário de Cadastro
ATENÇÃO para o preenchimento correto do formulario:
Como fazer?
1 - Selecione a nacionalidade;
2 - Insira o Nome Fantasia, Razão Social e CNPJ;
3 - Insira o CEP, o campo reconhece o endereço e traz a localização, facilitando o
preenchimento dos demais campos;
4 - Insira o telefone, digite o DDD e depois os números sem pontuação;
5 - Insira o e-mail principal do hoteleiro, é através dele que o sistema encaminhará todas as
notificações referentes ao H.O.S.;
6 - Aceite o termo de responsabilidade.
Confirmação de Cadastro
Ao término do cadastro, o sistema exibe mensagem de confirmação do cadastro.
Dados de Acesso
Confira no e-mail cadastrado o recebimento dos dados de acesso, com este login e senha que o
sistema lhe fornece que o administrador do Painel, terá acesso as funcionalidades do H.O.S.
O Painel do Fornecedor
Acessando
1 – Realize o login, inserindo os dados que receu por e-mail, nos campos no topo do site.
Atenção!
Gestor realize uma correta administração do painel, na inserção correta de todos as informações
inseridas, para que o sistema valide a efetivação da apresentação do Hotel no site. A maximização
dos resultados positivos que o sistema pode agregar ao seu negócio, depende desta administração
de cadastro.
Os recursos disponíveis dentro do Painel são:
Estátisticas e Atalhos
Ao acessar a extranet o
sistema exibe logo na
primeira página um painel
com relatório de estáticas e
opções rápidas de atalho para
gerenciar a disponibilidade e
acompanhar oque está
acontecendo agora.
Efetive o cadastro
Siga os passos conforme a ordem de menus e abas e realize o cadastro completo das
informações do fornecedor e do hotel.
Lembre-se:
Quando mais atualizado e completo seu cadastro, mais informações o cliente terá para
efetivar sua reserva.
Dados Cadastrais e Bancários
Cadastrar Níveis de Usuários
Ao se cadastrar o fornecedor recebe login de gestor master, no menu de usuários é possível
criar níveis de operador e supervisor, que deve conter algumas restrições diferenciando-os do
master.
Acesso Supervisor:
O supervisor tem acesso pleno igual ao máster, porém o login do supervisor pode ser excluído
e editado quanto o login de máster não pode ser excluído.
Acesso Operador:
Telas que o OPERADOR deve ter pleno acesso:
Hotel - Gestão de Disponibilidade
Hotel - Gestão de Disponibilidade Mensal
Telas que o OPERADOR tem apenas acesso de consultar:
Hotel - Dados do Hotel
Serviços
Relatórios - Reservas Quartos- Relatórios - Relatórios de Vendas
Cadastrar Hotel
O preenchimento das abas que compõem os dados do hotel se faz necessário para que o nosso
sistema valide e realize a apresentação dos pacotes de hospedagem no site.
Como fazer?
Acesse dentro do Painel do Fornecedor o caminho: Hotel > Dados do Hotel
Busca de hotéis via site:
Ao realizar uma pesquisa de Hotéis e
Pousadas no site da Schultz, o fator
determinante para a apresentação dos
resultados, é a combinação dos campos
solicitados no momento da pesquisa, com
os dados informados pelo hoteleiro ao
cadastrar e gerenciar seu Painel do
fornecedor. Esses itens combinados é o
que define a aptidão das unidades
hoteleiras estarem disponíveis para a
realização de rereservas.
Cadastrar os dados do hotel
Dados Gerais do hotel: Informações aos
clientes de localização e descrições,
vantagens que o hotel possa oferecer aos
hóspedes.
“Descrição do Hotel” são as primeiras
informações apresentadas aos agentes de
viagens responsáveis pelas buscas de
hotéis. Use este campo para chamar
atenção dos clientes aos benefícios da
hospedagem.
O campo “Classificação” é
reconhecidamente um instrumento de
divulgação de informações claras e
objetivas sobre meios de hospedagem,
sendo um importante mecanismo de
comunicação com o mercado. A
metodologia utilizada é a classificação do
hotel por estrelas.
Política do Hotel
Cadastrar as fotos do hotel
Inserir fotos de toda estrutura oferecida aos hóspedes, estas imagens serão apresentadas no
site. Aproveite este campo para divulgar toda infra estrutura que o hóspede terá a sua
disposição.
Informações de normas adotados pelo hotel
para o ato de chegada e saída dos hóspedes,
utilize este espaço para esclarecer possíveis
dúvidas e informar os procedimentos
necessários que devem ser realizados.
Cadastrar os tipos de quarto
Os Tipos de quarto são definidos de acordo com a quantidade de hospedes e pela sua
classificação de categoria. Os cadastros dos tipos de quartos são necessários para
posteriormente realizar a inclusão de valores tarifários por quarto conforme sua capacidade
de hóspedes. Para cada tipo de quarto também será definida o período de check-in da
temporada.
Como fazer?
Selecione a Aba Tipo de Quarto;
Clique sobre o link Incluir tipo de quarto;
Preencha todos campos
.
Campo 1: Categoria do Tipo de Quarto
Selecione a categoria do quarto
Campo 2: Tipo
Defina os tipos de quartos
Busca de hotéis via site: Tipos de Quarto
Quantidade de hóspedes;
Ao informar a quantidade de adultos e
crianças para aquela reserva, o sistema
apresentará resultados conforme o
hoteleiro estipulou no cadastro de Tipo
de quarto, onde foi definido a categoria
do quarto e o limite máximo de pessoas
para aquela unidade habitacional.
Campo 3: Descrição Categoria utilizada
pelo hotel
Insira neste campo a descrição do quarto,
caso o hotel possua particularmente uma
outra definição para as acomodações.
Campo 4: Número de Pessoas
Insira a capacidade de hospedes, definindo
a quantidade de adultos e crianças
suportada.
Exemplo:
Para esta pesquisa foi definido:
Quantidade de adultos: 2
Como resultado o sistema apresentou os
hotéis que possuíam disponibilidade de
vagas para o Tipo de Quarto Duplo.
Definir a política tarifária
As tarifas são cotadas seguindo algumas definições, é preciso selecionar o Tipo de Quarto e
definir o tipo de pensão, logo após inserir os valores e a política de cancelamento.
Como fazer?
Campo 1: Tipo de Quarto:
Selecione o tipo que foi previamente
cadastrado, para definir as tarifas para
aquela acomodação.
Campo 2: Pensão
Dentro da tarifa, está incluso a pensão
servida aos hospedes;
Campo 3: Politica de Check-in
Para a Política tarifária também é definido seu período de sua vigência, no qual a tarifa vai
estar disponível para reservas no site. Após este período o tarifário é retirado do site
automaticamente.
Exemplo:
No quadro abaixo, temos como exemplo o “Tarifário Teste”, cujo período está vencido. Neste
caso, as tarifas que foram cadastradas neste período serão extintas automaticamente do site
por não estar mais em vigência.
Politica semanal
Defina a quantidade mínima de diárias;
Deina os dias da semana de cobertura desta tarifa
Campo 6: Valor Tarifário
Definir a diária da hospedagem por apartamento.
Como fazer ?
Selecione a quantidade de Adultos;
Insira o valor da tarifa diária da acomodação para aquela quantidade de adultos; Clique no
check;
Definir o acréscimo de valores na diária por quantidade de Crianças.
Campo 7: Política de Cancelamento
Politica Irrevogável de No Show: Utilizada para temporadas em que o hoteleiro deseje não
estabelecer data para o cancelamento da hospedagem, em casos de cancelamento
independente do prazo antecedente será gerada multa estipulada. Definir a diária da
hospedagem por apartamento.
Política de Cancelamento:
Como fazer ?
Selecione o período de horas antecedente ao check-in;
Selecione a forma de cobrança da multa(quantidade de diárias ou porcentagem sobre o
valor total) Clique no check.
Duplicar Politica Tarifária
A funcionalidade de Duplicar Tarifás, surge para facilitar o cadastramento em casos de
muitos fluxos de trabalho repetitivos.
Como Fazer ?
Selecione a tarifa;
Clique em Duplicar Selecionados.
Gestão de Allotment
Existe duas formas de administrar a disponibilidade de allotment dentro do portal, sendo:
1 - Gestão de disponibilidade anual;
2 - Gestão de disponibilidade mensal;
Acessar:
Hotel > Gestão de disponiblidade
Gestão de Quantidade disponível de quartos: Com a correta a administração do quadro de
disponibilidade de vagas é possível através dele visualizar os dias com quartos reservados, e
ainda, as reservas pendentes de sua aprovação, tornando a visualização das unidades
habitacionais reservadas mais rápido e prático.
Gestão de Disponibilidade:
É possivel inserir a quantidade de vagas disponivel para todos os dias do ano de uma única vez, basta selecionar
apenas o Tipo de Quarto
Como fazer
Clique em Gestão de disponibilidade;
Digite o ano;
Selecione o tipo de quarto;
Clique no botão Inserir:
Disponibilidade para todos os meses;
Gestão de Disponibilidade Mensal
No quadro de disponibilidade mensal, é possível
visualizar todos os tipos de quarto e inserir a
quantidade de vagas mês a mês.
Como fazer
Clique em Gestão de disponibilidade;
Digite o mês e o ano;
Clique no botão ao lado do tipo de quarto;
Relatórios
Reservas de Quartos
Dentre as funcionalidades do Painel do Fornecedor, está o acompanhamento de reservas
realizadas on-line. As reservas seguem uma política para o prazo de cancelamento, conforme
estipulado pelo hoteleiro e incorporado às regras da Schultz.
Após o cliente ter efetivado sua escolha no site, o sistema emite na extranet um relatório de
acompanhamento.
Voucher de Reservas
Reservas de Quartos
Além de acompanhar as reservas pelo
relatório, é enviado ao e-mail do forncedor o
Vaucher de Reservas. Para cada reserva
realizada on-line, o voucher informa Status e
demias informações pertinentes a reserva do
quarto.
Nota:
Para status Pendentes é necessário analisar a
possibilidade de liberação da vaga e realizar a
confirmação.
Veja mais em Pedidos Pendentes...
Relatório de Vendas
O acompanhamento de vendas também é possível através do relatório, sendo possível ainda
gerar um arquivo no formato Excel.
Solicitação de Pedidos Pendentes
As reservas efetuadas em período de não
disponibilidade, é gerado uma solicitação
com o Status:
Pendente de Confirmação.
Constará também no quadro de
disponibilidade, onde é apresentado com
destaque em amarelo a quantidade
solicitada de vagas.
O hoteleiro deve analisar está possibilidade e realizar o seguinte procedimento:
Como fazer ?
Acessar o menu Relatório > Reservas de Quartos;
Filtrar por Data de hospedagem ou Pedidos;
Clicar em aprovar Reserva ou Cancelar Reserva.
O sistema enviará aos operadores admin Schultz um e-mail com as informações para seguir
com o procedimento conforme a opção do hoteleiro para este caso.
Grupo Schultz
O Grupo Schultz está há 28 anos no trade turístico, conta com um quadro de profissionais de
diversas áreas. Além da Schultz Operadora, o Grupo é composto atualmente por mais seis
empresas: Schultz Vistos, Vital Card, TZ Seguros, TZ Systems, TZ Comunicação e TZ Viagens.
Preza pelo bom relacionamento interpessoal e crescimento profissional de todos os integrantes
de sua equipe.
A Schultz Operadora comercializa destinos nacionais e internacionais e opera hotéis, circuitos,
pacotes e diversos serviços para todos os continentes. A matriz está localizada em Curitiba. A
Schutz conta com mais de 13 mil agências de viagem cadastradas em seu sistema on-line com
login e senha, 115 executivos de conta que visitam essas agências em todo o território nacional,
além de 39 bases comerciais e 36 mil agentes de viagem em todo o Brasil. Agora, também está
com uma filial aberta em Lisboa, Portugal.
A Schultz Operadora de Turismo, oferece produtos e serviços turísticos com toda a bagagem e
segurança necessárias para atender os mais de 36 mil agentes de viagens, parceiros da
operadora, sendo uma das empresas de turismo mais edificadas e que mais cresce no Brasil. O
nosso setor precisa de empresas que tenham raízes sólidas, para dar garantias ao mercado e
principalmente aos futuros viajantes.
Ficha Tecnica
Este manual foi elaborado com a finalidade de auxiliar os fornecedores do tipo hoteleiros, a
utilizar o Painel do fornecedor, ferramenta on-line que disponibiliza recursos para
cadastramento dos hotéis, que serão disponibilizados para venda no site da Schultz e nos sites
P.O.T.A das agências de viagens, onde clientes realizaram compras on-line dos produtos de
Turismo. Este manual demonstra um passo a passo como utilizar os recursos que estão
inseridos, possibilitando ao usuário da ferramenta gerenciar a disponibilidade e o
acompanhamento de reservas.
Atendimento de Suporte
Contato: 41 3303-6565
e-mail: [email protected]
Responsável pelo desenvolvimento de toda plataforma tecnológica da operadora Schultz Turismo.
Fabiano Simm Diretor de T.I Schultz - TZ Systems
Elaboração e Criação
Controles de Versão
Autor: ANA CAROLINE XAVIER Data Criação: JANEIRO 2015
Revisado por: FABIANO SIMM Data da revisão: JANEIRO 2015
Ver. No. Ver. Data Descrição Autor
1.0 Jan/2015 Criação de documento Ana Caroline Xavier
1.1 Mar/2015 Inserir novas funcionalidades: Duplicação de Pacotes Ana Caroline Xavier