PENSA IN GRANDEMANUALE PER IL BUSINESS PARTNER, DALLA QUOTAZIONEALL’INVIO DELL’ORDINE AL FORNITORE.

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MANUALE PER ILPER ILBUSINESS PARTNER

INDICE

PREMESSA 41. LINEE GUIDA

1.1 Procedura Gestione del Territorio 1.2 Procedura Gestione delle Anagrafiche

2. FLUSSO OPERATIVO2.1 La Quotazione: Manuale di Utilizzo

Internet Quotation

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6Internet Quotation2.1.1 Descrizione2.1.2 Modalità di accesso a IQ

e sviluppo della quotazione2.1.3 Inserimento dell’anagrafica nuovo Cliente2.1.4 Configurazione del veicolo

contratto di fornitura

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92.1.5 Configurazione optional costruttore2.1.6 Guida all’utilizzo dei servizi da includere

nell’offerta2.1.7 Calcolo dell’offerta

2.2 La raccolta dei documenti e del Contratto Quadro

2.3 Valutazione affidabilità del cliente

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13132.3 Valutazione affidabilità del cliente

2.4 Caricamento del Contratto e creazione del modulo d’ordine

2.5 La ricezione dell’ordine e l’invio al Fornitore

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PREMESSA

Business Partner è l'area di LeasePlan Italia specializzata nella soddisfazione delle esigenze di mobilità specifiche del segmento delle piccole e medie imprese, dei professionisti e di chiunque sia in possesso di una partita IVA attraverso la propria rete di Partner commerciali.

La nostra Mission è quella di avere il cliente al centro dell’attenzione offrendo un servizio efficiente e professionale con la collaborazione dei nostri Partner, mantenendo costante l’orientamento all'offerta dei più elevati standard di servizio.

Con la creazione di questo Manuale ci prefiggiamo lo scopo di guidare i nostri Partner attraverso il processo che va dalla quotazione all’ordine al fornitore. Abbiamo cercato di rendere più facile e intuitivo il processo, agevolando l’applicazione delle procedure necessarie allo svolgimento dell’attività commercialedell attività commerciale.

Nel 2011 LeasePlan ha introdotto un nuovo claim, che introduce e supporta la nostra Brand PromiseIt's easier to leaseplan: “Drive the future together”.Tutte le strategie si possono realizzare solo guidando "insieme" il futuro. Il concetto di team-working costituisce il cuore della nostra filosofia perché le nostre vittorie sono il risultato di uno sforzo comune: ecco la filosofia con la quale abbiamo creato questo manuale.

LeasePlan Italia S.p.A.

PENSA IN GRANDE

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1 LINEE GUIDA

1.1 GESTIONE DEL TERRITORIO (Aree di Competenza)

Le aziende che formano il gruppo LeasePlan sono:LeasePlan Italia S.p.A.nolauto genova system ngs S.r.l.

LeasePlan, brand con valenza e visibilità internazionale, opera su tutto il territorio italiano. Nel nordovest (Liguria, Piemonte e Val D’Aosta) per ragioni di presenza storica e conoscenza del territorio,opera con il marchio ngs.

Nel caso in cui nascano occasioni di contatto in un’area diversa da quella contrattualizzata (ad es.accordo LeasePlan e trattativa in Piemonte) dovrà essere preventivamente richiesta una verifica alproprio Funzionario commerciale di riferimento circa la possibilità o meno di proseguire lanegoziazione;

Ottenuto il via libera, si potrà proseguire nella trattativa presentando al Cliente potenziale lequotazioni richieste;

In caso di buon esito, le quotazioni saranno riformulate riproducendo quelle fatte in precedenza con ilprofilo dell’azienda operante nella zona;

Il sistema di calcolo delle commissioni rimarrà invariato; si dovrà provvedere solo all’emissione dellafattura intestata all’azienda del Gruppo LeasePlan di competenza come segue:

LeasePlan Italia S.p.A.Viale Alessandro Marchetti 10500148 Roma Italia00148 Roma, ItaliaP.IVA 02615080963

nolauto genova system ngs s.r.l.Via Bombrini, 1116149 Genova, ItaliaP.IVA 03286850106

1.2 GESTIONE DELLE ANAGRAFICHE GIÀ PRESENTI NEL DATABASELEASEPLAN

Qualora in fase di inserimento dell’anagrafica il sistema segnalasse la presenza di un codice fiscalegià censito sul database aziendale il Business Partner dovrà segnalarlo al proprio funzionariocommerciale di riferimento (mettendo in cc il back office assegnato) riportando: Ragione Sociale,sede Legale Codice Fiscale e P IVA del cliente potenzialesede Legale, Codice Fiscale e P. IVA del cliente potenziale.In questo modo il funzionario commerciale potrà fare una verifica dell’anagrafica cliente sul database interno e verificare se il cliente risulta essere effettivo (cliente già contrattualizzato daLeasePlan) oppure un semplice prospetto.Nel caso il cliente fosse già “effettivo”, il Business Partner non potrà in nessun modo procedere conla trattativa, salvo diversa indicazione del funzionario commerciale di riferimento.Nel caso l’anagrafica cliente risultasse semplicemente censita nel database aziendale, questa potràessergli abbinata solo se l'ultima quotazione esistente sul quotatore LeasePlan (Internet Quotation -g q q (IQ) risale ad almeno 2 mesi dal momento di tale richiesta.

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2 FLUSSO OPERATIVO2 FLUSSO OPERATIVO

L’attività di acquisizione di un nuovo cliente, da parte del Business Partner sisviluppa a partire dalla formalizzazione della quotazione e si conclude con ilcaricamento dell’ordine a sistema.

2.1 LA QUOTAZIONE: MANUALE DI UTILIZZO INTERNET QUOTATION

2.1.1 DESCRIZIONE

Internet Quotation (d’ora in poi definito IQ) è l’applicativo commerciale che LeasePlan mette adisposizione dei propri Business Partner per sviluppare quotazioni di noleggio.

IQ permette di quotare la maggior parte dei veicoli e mezzi commerciali, che non risultino essereancora immatricolati, presenti nel panorama automobilistico italiano, in base ai listini ufficialiattualmente in vigore

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2.1.2 MODALITÀ DI ACCESSO A IQ E SVILUPPO DELLA QUOTAZIONE

Si accede a IQ tramite l’home page aziendale www.leaseplan.it, come da figura di seguito,inserendo la password relativa al proprio profilo Partner.

La prima pagina di IQ si apre su Lista Quotazioni e permette di richiamare quotazioni fatte inprecedenza per numero di quotazione, codice cliente, ragione sociale e per tutti i campi presenti.

Se si deve sviluppare un nuovo preventivo sia su un cliente censito in precedenza che su un nuovocliente è necessario cliccare sulla parte destra della schermata (NUOVA QUOTAZIONE).

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Una volta eseguita questa operazione si aprirà la seconda pagina, denominata Cliente in cui si potrà:sviluppare un nuovo preventivo su un cliente già censito inserendone la RAGIONESOCIALE/CODICE CLIENTE;sviluppare un preventivo su un nuovo cliente su cui si andrà a censire l’anagraficasviluppare un preventivo su un nuovo cliente su cui si andrà a censire l anagraficacliccando la parte destra della schermata (NUOVO CLIENTE)

2.1.3 INSERIMENTO DELL’ANAGRAFICA NUOVO CLIENTE

E’ necessario censire l’anagrafica cliente inserendo obbligatoriamente tutti i campi evidenziati dallaschermata di seguito con i dati che siano riconducibili all’azienda clienteschermata di seguito con i dati che siano riconducibili all’azienda cliente.

Il sistema verificherà che il codice fiscale del cliente non sia già presente nelle anagrafiche clienti,per cui è necessario non confondere questo dato con la partita iva, con cui spesso non coincide.

Se il sistema non fa procedere al campo successivo, significa che il codice fiscale dell’azienda è giàcensito nel data base di LeasePlan.

In questo caso è necessario verificare con il proprio referente commerciale che l’azienda non siacliente LeasePlan o sia già in trattativa con altro commerciale.

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2.1.4 CONFIGURAZIONE DEL VEICOLO E CONTRATTO DI FORNITURA

Sul quotatore si possono quotare, salvo eccezioni, i veicoli ordinabili con i listini attualmente inSul quotatore si possono quotare, salvo eccezioni, i veicoli ordinabili con i listini attualmente invigore.

Ogni scheda modello il cui numero è visibile sulla parte destra dello schermo (nell’esempio è la 80910003) corrisponde a un determinato modello, allestimento, cilindrata del listino in attualmente invigore e accettato dai fornitori.

Eccezioni: Nella Tendina denominata TIPO capita che siano presenti schede modello relative aveicoli denominati FP (fuori produzione). Tali schede modello possono essere quotate solo su nostraindicazione e previo reperimento di un veicolo in pronta consegna.

Veicoli in Pronta Consegna

Nel caso si volesse quotare un veicolo in pronta consegna presente sul file, che periodicamente viene inoltrato, il partner dovrà inviare una mail al back

office di riferimento per chiedere la disponibilità del veicolo riportando il numero di telaio e la tipologia di veicolo individuato.

A opzione avvenuta verrà inviata mail di conferma al partner con l’indicazione della scheda modello su cui elaborare la quotazione.

La durata dell’opzione è di 48 h.

Contratto di fornitura: in questo campo deve essere scelto esclusivamente, salvo diversacomunicazione da parte del funzionario commerciale di riferimento, la marca del veicolo quotato e ilmodello (es: VW Golf).

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2.1.5 CONFIGURAZIONE OPTIONAL COSTRUTTORE

Quando si è scelto il veicolo lo si può personalizzare con tutti gli accessori messi a disposizione dalcostruttore e montati direttamente in fabbrica.

Una volta caricato un determinato accessorio, andando a selezionare i campi a destra della voce dicosto, si può scegliere di imputare tale costo:

mensilmente nel canone: colonna L;in un’unica soluzione al cliente: colonna C;in un’unica soluzione al Driver: colonna D.

Optional After market:Tra gli allestimenti After market trovate le seguenti voci di costo:

acquisto spot: da caricare nell’ipotesi di acquisto del veicolo presso una concessionariadiversa dai dealer tradizionali LeasePlan e solo previo caricamento delle condizioni difornitura dedicate (MODULO ACQUISTO SPOT);consegna a domicilio: prevede la consegna direttamente presso il luogo di consegnaespresso dal cliente anziché presso i delivery point normalmente utilizzati da LeasePlan;gli allestimenti Autocarro per veicoli N1gli allestimenti Autocarro per veicoli N1.

L’offerta si può arricchire anche con eventuali optional montabili successivamente alla produzione diFabbrica e che monta direttamente la concessionaria in base a un proprio prezzo di listino. E’ quindinecessario, per quotare optional in after market, già caricati a sistema, informare il funzionariocommerciale di riferimento e chiederne l’autorizzazione.

ServiziServiziLa schermata relativa ai servizi permette di personalizzare l’offerta inserendo o modificando iseguenti servizi:

Pneumatici (illimitati o plafond);Veicolo sostitutivo;Carte Carburante;Assicurazione.

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2.1.6 GUIDA ALL’UTILIZZO DEI SERVIZI DA INCLUDERE NELL’OFFERTA

Nel caso si scegliesse il master free incluso delle carte carburanti sarà necessario scegliere tra tre g gopzioni:

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2.1.7 CALCOLO DELL’OFFERTA

Nella schermata n°6 denominata Quotazione, si compilano i campi relativi alla durata e alchilometraggio annuochilometraggio annuo.La durata minima dell’offerta è di 24 mesi e di un massimo di 60Il chilometraggio massimo non è superiore ai 160.000 kmEventuali eccezioni saranno vagliate di volta in volta.

Cliccando su Calcola, si ottiene il canone di noleggio mensile che è possibile scontare (in base agliaccordi stipulati) posizionandosi nella stringa “Final Discount” e inserendo l’importo mensile dascontare sul canone di noleggio.DOWNPAYMENT: esprime la quota a titolo di anticipo da inserire in proposta.

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Una volta stampato il Preventivo lo si può inviare al cliente.

Tale preventivo non ha valenza di ordine del veicolo da parte del cliente, neanche se viene accettatoe trasmesso da quest’ultimo.

Il preventivo ha validità per un massimo di 30 giorni purché il listino prezzi, le opzioni, le tariffe diassicurazione, i tassi di interesse, gli sconti e le tasse o spese non varino ed è subordinatoall'approvazione del merito creditizio da parte di LeasePlan Italia S.p.A..

Gli importi sono al netto di IVA.

2.2 LA RACCOLTA DEI DOCUMENTI E DEL CONTRATTO QUADRO

Una volta ricevuta l’accettazione del preventivo da parte del cliente il partner avrà il compito diraccogliere i documenti richiesti da LeasePlan per lo studio finanziario unitamente al ContrattoQuadro e al RID.

2.3 VALUTAZIONE AFFIDABILITÀ DEL CLIENTE

L’invio dei documenti necessari alla valutazione di un nuovo cliente da parte del CAD dovrà esserefatto via mail al back office di riferimento con in copia il funzionario commerciale.

La mail dovrà necessariamente essere completa di tutti i documenti richiesti e accompagnata dal filedati cliente compilato in ogni sua parte.

Se il cliente avrà necessità di fare più ordini nei successivi 6 mesi, il partner dovrà indicarlo.

Ai fini del processo di approvazione del credito, i clienti vengono considerati “small” o “corporate” inbase ai seguenti parametri:

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Clienti Small flotta fino a 20 veicoli con investimento totale massimo di € 600.000,00. Sono escluseda questa tipologia di valutazioni gli Enti Pubblici, le Banche, gli Istituti Finanziari e Assicurativi ingenere.

Clienti Corporate tutti quei clienti che hanno un flotta superiore ai 20 veicoli o che appartengono allacategoria Enti Pubblici, Banche, Istituti Finanziari e Assicurativi in genere.

2.4 CARICAMENTO DEL CONTRATTO E CREAZIONE DEL MODULOD’ORDINE

In caso di estensione/rinnovo del fido di un cliente già esistente, il Partner dovrà inviare il filedenominato SmallBiz (solo per clienti con flotta potenziale fino a 20 veicoli) unitamente all’ultimobilancio e relativa ricevuta di presentazione.

Dopo l’approvazione creditizia, il Business Partner chiederà al back office di riferimento di renderereale il cliente.

A conferma avvenuta il Business Partner dovrà rifare la quotazione, trasformarla in reale cliccandol’apposito tasto che comparirà nell’ultima schermata e stampare il modulo d’ordine.

Compilazione del Modulo d’Ordine

Il Modulo d’Ordine che riceverà LeasePlan dovrà necessariamente riportare i seguenti campicompilati a cura del cliente:compilati a cura del cliente:

colore interno/esterno;dati utilizzatore;luogo di consegna;data, timbro e firma.

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Data Minima di Consegna: sul modulo d’ordine è presente un campo dove poter indicare una dataminima di consegna se il cliente avesse l’esigenza di ricevere il veicolo non prima di una certa data.

Richiesta Auto in Preassegnazione: sul modulo d’ordine è presente il campo in cui è possibileinserire la richiesta di un’eventuale veicolo in preassegnazione in attesa che venga consegnato ilveicolo ordinato, previa accettazione da parte del cliente delle tariffe di prelease concordate.

2.5 LA RICEZIONE DELL’ORDINE E L’INVIO AL FORNITORE

Una volta ricevuto l’ordine debitamente sottoscritto dal cliente, e verificato l’accredito delle eventualigaranzie richieste al cliente, LeasePlan procederà a processare l’ordine, caricandolo a sistema einviandolo al fornitore (Concessionaria / Casa Costruttrice).Versamento della GaranziaIl versamento della garanzia richiesta dall’ufficio credito deve essere fatto solo ed esclusivamentedal cliente tramite bonifico bancario sulle coordinate bancarie di LeasePlan.

E’ compito del Business Partner verificare la coerenza tra l’importo richiesto da LeasePlan e quelloversato dal cliente, e dell’invio della ricevuta bancaria di effettuazione dell’operazione a LeasePlan.

Caricamento ordine a sistema: una volta caricato l’ordine a sistema (se l’offerta è corretta e non(deve essere nuovamente rielaborata) verrà abbinato un numero di ordine commerciale al numerodi ordine sottoscritto dal cliente.Invio dell’ordine al fornitore: una volta caricato l’ordine a sistema, se la pratica del cliente risultaessere completa, l’ufficio flotta provvederà ad inviare l’ordine al fornitore. In questo caso, sulquotatore verrà abbinato anche un numero di ordine fornitore al numero di ordine sottoscritto dalcliente.

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Il Business Partner sarà quindi in grado di verificare su IQ l’avvenuto caricamento dell’ordine inviatoin precedenza e il relativo invio al fornitore.

Il fornitore verificherà la coerenza dell’ordine ricevuto con i listini aggiornati e darà conferma aLeasePlan.

Nel caso il fornitore riscontrasse eventuali difformità respingerà l’ordine dando comunicazione a LPNel caso il fornitore riscontrasse eventuali difformità respingerà l ordine dando comunicazione a LP.Il back office provvederà ad avvisare il Business Partner che provvederà a generare un nuovoordine.

Ottenuta la conferma da parte del fornitore, LeasePlan, provvederà a inviare direttamente al clientetramite e-mail (se correttamente inserita in anagrafica cliente) comunicazione ed eventualeaggiornamento sulle tempistiche di consegna del veicolo.

Monitoraggio dello stato di avanzamento dell’ordine: Il Business Partner potrà in qualsiasimomento chiedere a LeasePlan un aggiornamento sullo stato di avanzamento dell’ordine.

Terminata la produzione in fabbrica, il veicolo viene trasportato in concessionaria e iniziano leprocedure di immatricolazione, assicurazione e consegna.

A partire da questo momento, il Business Partner potrà visualizzare autonomamente su IQl’avanzamento dell’ordine e stimare la consegna finale al cliente..

Consegna del veicolo: non appena il veicolo risulterà essere disponibile al ritiro presso il punto diconsegna LeasePlan, il cliente riceverà via fax/mail (se correttamente inseriti in anagrafica cliente) lamessa a disposizione (MAD).

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