manuale di gestione del protocollo informatico · protocollo, e allegato a protocollo...

MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

Cenni organizzativi e normativi

Il manuale: cos’è e a cosa serve

Il manuale di gestione è uno strumento operativo che descrive e disciplina il sistema di produzione e di gestione di documenti (analogici e digitali), come previsto dall’art. 3 e dall’art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013.

Serve a indicare le procedure e a fornire le istruzioni per la corretta trattazione, tenuta e conservazione della documentazione prodotta, ricevuta, inviata o acquisita dall’ente nello svolgimento delle proprie funzioni istituzionali.

Il manuale di gestione costituisce una guida per l’operatore di protocollo e per l’utente: al primo, per porre in essere le corrette operazioni di gestione documentale, al secondo per comprendere e collaborare nella gestione documentale stessa.

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Elenco degli allegati al manuale

Allegato 1 – Appendice normativa

Allegato 2 – Tabella procedimenti

Allegato 3 – Tabella AOO e UOR

Allegato 4 – Nomina Coordinatore e Responsabili della gestione documentale

Allegato 5 – Linee guida posta elettronica

Allegato 6 – Elenco indirizzi PEC

Allegato 7 – Nomina Responsabile della conservazione

Allegato 8 – Sigillo

Allegato 9 – Titolario

Allegato 10 – Repertori

Allegato 11 – Firme digitali

Allegato 12 – Regolamento Albo on-line

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Dematerializzazione (abituiamoci all’idea)

L’articolo 40 del Decreto Legislativo 07/03/2005 n. 82 (Codice dell’amministrazione digitale) prevede l’obbligo per tutte le Pubbliche Amministrazioni di formare l’originale dei propri documenti con mezzi informatici. Questa norma è rimasta sostanzialmente inapplicabile sino alla pubblicazione delle regole tecniche, avvenuta con il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13/11/2014 pubblicato sulla G.U. n. 8 del 12/01/2015, il quale ha fissato il termine ultimo per adeguare i sistemi di gestione informatica dei documenti delle pubbliche amministrazioni al 12 agosto 2016 (termine ora sospeso per effetto del D. Lgs. 26/08/2016 n. 179, fino all’emanazione, entro quattro mesi, di nuove regole tecniche).

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Piano integrato della performance 2016/2018 Progetto strategico PS3 – Archivi e protocollo

DESCRIZIONE: Implementazione di un nuovo Modello di Gestione dei Flussi documentali e degli archivi.

PS3.1 Trasformazione del Servizio protocollo in Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi;

PS3.2 Adozione del Manuale di Gestione documentale;

PS3.3 Adozione dell’albo ufficiale di Ateneo (ON LINE);

PS3.4 Adozione dei massimari di conservazione e scarto documentale;

PS3.5 Archivio;

PS3.6 Formazione.

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Tavolo «Archivi di Ateneo»

Al fine di avviare un percorso di adeguamento organizzativo alle norme di legge vigenti in materia di protocollo e archivi, con lettera del Direttore Generale prot. n. 3914 del 1.04.2015 è stato costituito il tavolo di lavoro «Archivi di Ateneo», composto da:

Marisa Arcisto;

Massimiliano Boggio;

Luca Brancato;

Antonella Mazzucchi;

Marina Merlo;

Katia Milanese.

Con i seguenti compiti:

1. Analisi del volume dei documenti registrati in Ateneo e valutazione della necessità di personale per la copertura del servizio archivio.

2. Definizione dell’organigramma e del funzionigramma di Ateneo e conseguente definizione delle ACL (Acces control list).

3. Adozione della tabella dei procedimenti amministrativi, tenuto conto delle specificità legate al nostro Ateneo.

4. Ricorso ad archivisti esterni che si occupino specificamente dello scarto documentale delle segreterie studenti.

5. Predisposizione di un piano di formazione rivolto ai diversi settori che riguardi la formazione specifica su fascicolazione e archiviazione (a seguito dell’adozione del Manuale di Gestione del protocollo informatico).

6. Predisposizione di un piano di formazione specifico per gli operatori del servizio Archivio (Linea PA-Procedamus).

7. Verifica dell’idoneità degli spazi destinati al deposito documentale (Archivi cartacei).

8. Necessari ed opportuni interventi di carattere tecnico (PEC, Corrispondenza tra A.O.O., fascicolo studente).

9. Partecipazione attiva del personale del servizio Archivio a forum e mailing list tra gli archivisti delle Università.

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Tavolo «Archivi di Ateneo» Procedamus

Il Tavolo si è avvalso del supporto di «Linea PA» e del gruppo «Procedamus», di cui fanno parte numerose Università.

In particolare è stato supportato da:

Dott. Gianni Penzo Doria (Direttore Generale dell’ Università degli Studi dell’Insubria);

Dott.ssa Donatella Mazzetto (Università degli Studi di Padova);

Sig.ra Lucia Colombo (Università degli Studi di Pavia).

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Concetti di base

AOO (Area Organizzativa Omogenea)

Art. 50 comma 4 DPR n. 445/2000:

«Ciascuna amministrazione individua, nell’ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee»

L’UPO conta 9 AOO: Rettorato, Scuola di Medicina e i sette Dipartimenti (vedasi allegato 3 al Manuale di Gestione).

UOR (Unità Organizzativa Responsabile del procedimento)

Art. 4 L. 241/1990

«1. Ove non sia già direttamente stabilito per legge o per regolamento, le pubbliche amministrazioni sono tenute a determinare per ciascun tipo di procedimento relativo ad atti di loro competenza l'unità organizzativa responsabile della istruttoria e di ogni altro adempimento procedimentale, nonché dell'adozione del provvedimento finale.

2. Le disposizioni adottate ai sensi del comma 1 sono rese pubbliche secondo quanto previsto dai singoli ordinamenti».

L’elenco delle UOR dell’UPO, costruito sulla base dei decreti organizzativi e dell’organigramma, è contenuto nell’allegato 3 al Manuale di Gestione; nei Dipartimenti e nella Scuola le UOR coincidono con le AOO.

RPA (Responsabile del Procedimento Amministrativo)

Art. 5 L. 241/1990

«1. Il dirigente di ciascuna unità organizzativa provvede ad assegnare a sé o ad altro dipendente addetto all'unità la responsabilità della istruttoria e di ogni altro adempimento inerente il singolo procedimento nonché, eventualmente, dell'adozione del provvedimento finale».

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Organizzazione

DPCM 3/12/2013 - Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi del CAD.

Art. 3 - Adeguamento organizzativo e funzionale

1. Le pubbliche amministrazioni di cui all'art. 2, comma 2, del Codice, nell'ambito del proprio ordinamento, provvedono a:

a) individuare le aree organizzative omogenee e i relativi uffici di riferimento ai sensi dell'art. 50 del testo unico;

b) nominare, in ciascuna delle aree organizzative omogenee individuate ai sensi dell'art. 50 del Testo unico, il responsabile della gestione documentale, e un suo vicario, per casi di vacanza, assenza o impedimento del primo;

c) nominare eventualmente, nell'ambito delle amministrazioni con più aree organizzative omogenee, il coordinatore della gestione documentale e un suo vicario per i casi di vacanza, assenza o impedimento del primo;

d) adottare il manuale di gestione di cui all'art. 5, su proposta del responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, del coordinatore della gestione documentale;

e) definire, su indicazione del responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, del coordinatore della gestione documentale, i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche finalizzate all'eliminazione dei protocolli di settore e di reparto, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax, e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico previsto dal testo unico.

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Coordinatore e responsabili della gestione documentale

DPCM 3/12/2013 - Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi del CAD.

Art. 4 – Compiti del responsabile della gestione documentale

1. In attuazione dell'art. 61 del testo unico (CAD), le pubbliche amministrazioni di cui all'art. 2, comma 2, del Codice definiscono le attribuzioni del responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, del coordinatore della gestione documentale. In particolare, al responsabile della gestione è assegnato il compito di:

a) predisporre lo schema del manuale di gestione di cui all'art. 5;

b) proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche di cui all'art. 3, comma 1, lettera e);

c) predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all'interscambio, all'accesso, alla conservazione dei documenti informatici nel rispetto delle misure minime di sicurezza previste nel disciplinare tecnico pubblicato in allegato B del decreto legislativo del 30 giugno 2003, n. 196 e successive modificazioni, d'intesa con il responsabile della conservazione, il responsabile dei sistemi informativi o, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, il responsabile dell'ufficio di cui all'art. 17 del Codice e con il responsabile del trattamento dei dati personali di cui al suddetto decreto.

2. Il coordinatore della gestione documentale definisce e assicura criteri uniformi di trattamento del documento informatico e, in particolare, di classificazione ed archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree organizzative omogenee, ai sensi dell'art. 50 , comma 4, del testo unico.

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Responsabile della conservazione

DPCM 3/12/2013 – Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi del CAD.

Art. 6 comma 5: «Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato ai sensi dell'art. 5» (Conservazione interna o esternalizzata).

Art. 7 comma 1: «Il responsabile della conservazione opera d'intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi che, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, coincide con il responsabile dell'ufficio di cui all'art. 17 del Codice, oltre che con il responsabile della gestione documentale ovvero con il coordinatore della gestione documentale ove nominato, per quanto attiene alle pubbliche amministrazioni. In particolare il responsabile della conservazione:

(Omissis) … Vi risparmiamo l’elenco…

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Il registro di protocollo Nozione giuridica

«Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede fino a querela di falso circa la data e l’effettivo ricevimento o spedizione di un documento, di qualsiasi forma e contenuto, ed è idoneo a produrre effetti giuridici tra le parti» (Manuale di Gestione del protocollo informatico, cap. VI).

«I registri di protocollo della pubblica amministrazione costituiscono una fonte di prova privilegiata che fa fede fino a querela di falso per la posizione e la responsabilità di cui sono investiti gli addetti alla relativa tenuta» (Consiglio di Stato sez. VI, 26 maggio 1999, n. 693).

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Segnatura di protocollo

«La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso» .

«L’operazione di segnatura di protocollo va effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo» .

(Art. 55 DPR n. 445/2000).

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Segnatura di protocollo

L’operazione di segnatura deve avvenire contemporaneamente a quella di registrazione per garantire che ogni registrazione venga eseguita effettivamente a fronte di un documento pervenuto all’AOO o inviato dall’AOO.

In altre parole non deve essere consentito, nel modo più assoluto, che si effettuino registrazioni di protocollo senza disporre del documento a cui la registrazione si riferisce.

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Responsabilità del protocollista

L’operatore che registra a protocollo un documento in arrivo o in partenza o un atto soggetto a repertoriazione (es. decreto) inesistente (o non ancora esistente) attesta falsamente l’esistenza dell’atto (o la sua data) e rischia pertanto di incorrere nei reati di falso disciplinati dagli artt. 476 e ss. del codice penale.

«Il Coordinatore o il suo vicario possono procedere d’ufficio all’annullamento di una registrazione ove risulti che il documento registrato era inesistente alla data della registrazione». (Manuale di Gestione, par. 8.12)

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Responsabilità del protocollista Perciò:

«Se il documento è analogico, esso deve essere scansionato, completo di segnatura di protocollo, e allegato a protocollo immediatamente dopo la registrazione.

Se il documento è informatico, esso deve essere allegato a protocollo prima della registrazione o, solo nel caso in cui ciò non sia possibile, immediatamente dopo di essa». (Manuale di Gestione cap. 6.1)

«Il documento analogico in partenza deve essere scansionato, completo di numero, data di protocollo, e allegato a protocollo immediatamente dopo la registrazione.

Il documento informatico in partenza deve essere allegato a protocollo prima della registrazione o, solo nel caso in cui ciò non sia possibile, immediatamente dopo di essa». (Manuale di Gestione cap. 8.17)

«Se il documento da repertoriare è analogico, esso deve essere scansionato, completo di numero e anno di repertorio, numero e data di protocollo, e allegato a protocollo immediatamente dopo la registrazione.

Se il documento da repertoriare è informatico, esso deve essere allegato a protocollo prima della registrazione o, solo nel caso in cui ciò non sia possibile, immediatamente dopo di essa». (Manuale di Gestione cap. 7.1)

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Vantaggi L’utilizzo di un sistema di gestione informatica dei documenti permette di: Adempiere agli obblighi normativi. Reperire agevolmente la documentazione e le informazioni riguardanti i

documenti registrati. Ricostruire e riconoscere lo svolgimento e la consequenzialità delle attività del

procedimento/affare. Garantire la sicurezza e l'integrità della documentazione. Fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto

dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei provvedimenti finali.

Consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali.

Garantire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema di classificazione adottato e creare un archivio sulla base di strumenti e criteri condivisi e uniformi.

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Le circolari UPO

Circolari UPO

Circolare prot. n. 5453 del 30.04.2015 (indirizzata a tutto il personale tecnico-amministrativo). Corrispondenza tra AOO su Titulus.

Circolare prot. n. 15200 del 15.10.2015 (indirizzata ai responsabili dei settori e degli uffici). Disposizioni in merito al servizio di protocollo.

Circolare prot. n. 17576 del 19.11.2015 (indirizzata a tutto il personale tecnico-amministrativo). Approvazione delle Raccomandazioni di Aurora.

Circolare prot. n. 18402 del 2.12.2015 (indirizzata a tutto il personale tecnico amministrativo dell’Amministrazione centrale). Repertori attivi dal 1.01.2016.

Circolare prot. n. 18403 del 2.12.2015 (indirizzata a tutto il personale tecnico-amministrativo dei Dipartimenti). Nuovo repertorio attivo dal 1.01.2016.

Circolare repertorio n. 11 del 11/11/2016 (indirizzata a tutto il personale tecnico-amministrativo) Manuale di gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi. Indicazioni operative.

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Circolare corrispondenza tra AOO (prot. n. 5453 del 30.04.2015)

Si dà notizia dell’attivazione della funzione «corrispondenza

tra AOO» su Titulus, fornendo il link al relativo video tutorial;

Si informa che la sopra citata procedura è obbligatoria e sostituisce l’invio del documento cartaceo;

Si informa che l’avvenuta ricezione di un documento tramite «corrispondenza tra AOO» viene segnalata tramite la cartella «bozze» nella schermata principale di Titulus;

Si informa che i documenti così pervenuti devono essere protocollati in arrivo dalla AOO ricevente;

Si informa dell’obbligo di inserire come primo destinatario l’ufficio protocollo. 21

Circolare funzionamento servizio protocollo (prot. n. 15200 del 15.10.2015)

Si stabilisce l’orario di apertura del servizio protocollo

dell’Amministrazione centrale; Si dispone che gli uffici che bandiscono gare, cottimi, concorsi,

ecc. devono indicare nei bandi orari di consegna al protocollo delle istanze di partecipazione coerenti con gli orari di apertura del servizio e dare tempestiva comunicazione delle scadenze al servizio protocollo;

Si ribadisce l’obbligatorietà del ricorso alla funzione «Corrispondenza tra AOO» laddove non sia ritenuta sufficiente la trasmissione via e-mail;

Si vieta espressamente di far seguire trasmissione del documento cartaceo.

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Circolare su «le raccomandazioni di Aurora» (prot. n. 17576 del 19.11.2015)

Si chiarisce l’importanza di precise regole per la

redazione degli oggetti e delle anagrafiche del protocollo informatico (reperibilità dei documenti);

Si allega il DDG rep. n. 674 del 15.10.2015, con il quale sono state adottate, a partire dal 1.12.2015, «le raccomandazioni di Aurora»;

Si stabilisce l’obbligo del rispetto delle regole di redazione di oggetti e anagrafiche ivi contenute;

Si forniscono i link a «le raccomandazioni di Aurora» e alle indicazioni sintetiche descritte nelle «pillole di Aurora».

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Circolare sui repertori dell’AOO Rettorato (prot. n. 18402 del 2.12.2015)

Si informa dell’attivazione, a partire dal 01.01.2016, dei repertori unici «decreti»,

«circolari», «contratti e convenzioni». «Decreti»: si informa della necessità, in caso di repertoriazione di un decreto del

Rettore, di selezionare nel menu a tendina «tipologia» la voce «decreto d’urgenza», in quanto adempimento indispensabile per consentire che il decreto venga trasmesso agli Organi per la ratifica;

«Circolari» (note indirizzate a una pluralità di uffici, strutture o persone): si stabilisce l’obbligo di repertoriarle e trasmetterle unicamente in formato elettronico ai destinatari e di selezionare nel menu a tendina «tipologia» la voce «trasparenza», in modo da consentire la pubblicazione nella sezione apposita del sito WEB «amministrazione trasparente»;

«Contratti e convenzioni»: si stabilisce che ogni contratto o accordo comunque denominato stipulato dall’Università o dai Centri la cui gestione amministrativa è affidata agli uffici dell’Amministrazione centrale con altri soggetti pubblici o privati deve essere repertoriato, con la sola esclusione dei contratti in forma pubblica amministrativa redatti dall’ufficiale rogante.

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Circolare sui repertori delle altre AOO (prot. n. 18403 del 2.12.2015)

Si informa dell’attivazione, a partire dal 01.01.2016, del repertorio unico «contratti e convenzioni».

Si stabilisce che ogni contratto o accordo comunque denominato stipulato dai Dipartimenti o dalla Scuola di Medicina con altri soggetti pubblici o privati deve essere repertoriato.

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Circolare contenente le prime indicazioni operative per l’attuazione del MdG

(repertorio n. 11 del 11.11.2016)

Si informa dei repertori attivi dal 01.01.2017.

Si informa che circolari e decreti saranno sottoscritti esclusivamente con firma digitale a partire dal 01.01.2017.

Si informa che gli archivi di deposito presso tutte le AOO passano sotto la responsabilità del Servizio protocollo di Ateneo.

Si definiscono le regole per il trasferimento dei fascicoli cartacei all’archivio di deposito.

Si ribadisce l’obbligo in capo a tutti i RPA di creare e gestire il fascicolo informatico su Titulus.

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Documento informatico

Formazione del documento informatico

Il documento informatico è formato mediante una delle seguenti modalità:

Redazione tramite software;

Acquisizione per via telematica o su supporto informatico;

Acquisizione della copia informatica di un documento analogico;

Registrazione di informazioni risultanti da transazioni informatiche o dalla presentazione telematica di dati mediante moduli o formulari;

Memorizzazione in forma statica, anche automatica, di un insieme di dati o registrazioni provenienti da una o più basi dati.

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Documento amministrativo informatico

Il documento amministrativo informatico deve, di norma, contenere la denominazione dell’Ateneo e l’indicazione di:

AOO/ UOR;

Data;

Classificazione;

Indicazioni atte a individuare il fascicolo di competenza;

Numero di allegati, se presenti;

Oggetto;

Destinatario;

Testo;

Sottoscrizione;

Sigla eventuali istruttori;

Elementi identificativi del RPA.

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Tipologie documentarie

I documenti, siano essi analogici o informatici, in base allo stato di trasmissione si distinguono in:

Documenti in arrivo;

Documenti in partenza;

Documenti interni (scambiati tra UOR);

Documenti scambiati tra AOO dello stesso ente.

Nel sistema di gestione documentale, i documenti scambiati tra le AOO dell’Ateneo vengono automaticamente raccolti nella cartella Bozze e devono essere gestiti.

n.b. La descrizione dei flussi documentali è esposta in apposite diapositive.

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Il documento amministrativo informatico costituito dal corpo della PEC istituzionale

Di norma, si usa la PEC per trasmettere e/o ricevere un documento informatico, ma a volte accade che la comunicazione/istanza sia costituita dal solo corpo della e-mail.

In questo caso si procede alla registrazione del messaggio nel sistema di gestione documentale solo se il contenuto è rilevante al fine giuridico probatorio, in alternativa il documento andrà trattato come documento non protocollato.

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Il documento amministrativo informatico costituito dal corpo della e-mail istituzionale

L’e-mail costituisce documento informatico sottoscritto con firma elettronica semplice, in quanto il mittente viene identificato inserendo il proprio username e la propria password.

Le e-mail inviate dalla casella istituzionale sono considerate sottoscritte con firma elettronica semplice e sono soggette a protocollazione solo se il contenuto è rilevante al fine giuridico probatorio.

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Formati

Testo: doc, docx, odt, pdf, pdf/a, rtf.

Calcolo: xls, xlsx, ods, csv.

Immagini: jpg, tiff.

Suoni: mp3.

Video: avi.

Eseguibili: exe, COM.

XML

Archiviazione e compressione: zip.

Formati e-mail compatibili: RFC 2822/MIME.

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Validazione temporale

Costituiscono validazione temporale:

I riferimenti temporali realizzati dai certificatori accreditati mediante marche temporali;

I riferimenti temporali apposti sul giornale di controllo da un certificatore accreditato;

Il riferimento temporale contenuto nella segnatura di protocollo;

Il riferimento temporale ottenuto attraverso la procedura di conservazione dei documenti in conformità alle norme vigenti;

Il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo di posta elettronica certificata (PEC);

Il riferimento temporale ottenuto attraverso l’utilizzo della marcatura postale elettronica.

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Firme elettroniche (CAD e Regolamento UE eIDAS - electronic

IDentification Authentication and Signature) Firma elettronica: dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri

dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare (Regolamento UE n. 910-2014 - eIDAS art. 3).

Firma elettronica avanzata: una firma elettronica che soddisfi i requisiti di cui all’articolo 26 (Regolamento UE n. 910-2014 - eIDAS art. 3):

• È connessa unicamente al firmatario;

• È idonea a identificare il firmatario;

• È creata mediante dati per la creazione di una firma elettronica che il firmatario può, con un elevato livello di sicurezza, utilizzare sotto il proprio esclusivo controllo;

• È collegata ai dati sottoscritti in modo da consentire l’identificazione di ogni successiva modifica di tali dati.

Firma elettronica qualificata: una firma elettronica avanzata creata da un dispositivo per la creazione di una firma elettronica qualificata e basata su un certificato qualificato per firme elettroniche (Regolamento UE n. 910-2014 - eIDAS art. 3).

Firma digitale: un particolare tipo di firma (qualificata) basata su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici (CAD art. 1 c. 1 lett. S).

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Firme elettroniche – Efficacia giuridica (Agenzia per l’Italia Digitale - AgID)

Firma elettronica Firma elettronica avanzata,

qualificata o digitale

CAD

Il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità (art.21).

Garantisce l’identità dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento, ha l’efficacia prevista dall’art. 2702 del codice civile. L’utilizzo del dispositivo di firma qualificata o digitale si presume riconducibile al titolare, salvo che questi dia prova contraria. (art.21).

eIDAS

Non sono negati effetti giuridici per via della sua forma elettronica. Spetta al diritto nazionale dei singoli Paesi europei definire gli effetti giuridici delle firme elettroniche (art. 25).

Ha un effetto giuridico equivalente a quello di una firma autografa. Una firma elettronica qualificata basata su un certificato qualificato rilasciato in uno Stato membro è riconosciuta quale firma elettronica qualificata in tutti gli altri Stati membri (mutuo riconoscimento).

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Fascicolo

Il fascicolo

Il fascicolo è l’unità di base dell’archivio. Ogni fascicolo contiene documenti che concorrono a uno

stesso affare, attività o procedimento e sono classificati in maniera omogenea (salvo alcune eccezioni, come il fascicolo di persona o il fascicolo di fabbricato).

All’interno di ciascun fascicolo i documenti sono inseriti secondo l’ordine cronologico di registrazione e la loro sedimentazione avviene in modo tale che si individui subito il documento più recente. L’ordine cronologico di sedimentazione va rispettato anche all’interno dei sottofascicoli, se istruiti.

La corretta tenuta del fascicolo garantisce sia la sedimentazione che l’esercizio del diritto di accesso.

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Tipologie di fascicolo

Si possono distinguere cinque tipologie di fascicolo: Affare: conserva i documenti relativi a una competenza non proceduralizzata né

procedimentalizzata. Per gli affari non esiste un termine per la conclusione previsto da norme;

Attività: conserva i documenti relativi a una competenza proceduralizzata, per la quale esistono documenti vincolati o attività di aggiornamento procedurale e per la quale non è comunque prevista l’adozione di un provvedimento finale;

Procedimento amministrativo: conserva una pluralità di documenti che rappresentano azioni amministrative omogenee e destinate a concludersi con un atto finale;

Persona fisica: conserva i documenti relativi a diversi procedimenti amministrativi, distinti per affari o per attività, ma legati da un vincolo archivistico interno, relativo a una persona fisica determinata. La chiusura del fascicolo dipende dalla conclusione del rapporto giuridico con l’ente;

Persona giuridica: conserva i documenti relativi a una persona giuridica con modalità simili a quelle del fascicolo di persona fisica.

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Gestione del fascicolo: archivio corrente

Il RPA è responsabile della corretta tenuta dei fascicoli di propria competenza, sia analogici che digitali, i quali costituiscono l’archivio corrente della UOR stessa.

Per i fascicoli analogici, nel caso in cui una UOR dovesse spostare la documentazione corrente, dovrà darne informazione tempestiva al Responsabile della gestione documentale e da questi al Coordinatore della gestione documentale, o suo vicario.

I fascicoli analogici devono essere creati e conservati all’interno di appositi faldoni o cartelle presso gli uffici di ciascuna UOR. Il faldone deve riportare sul dorso le seguenti informazioni: • UOR; • Oggetto; • Estremi cronologici; • Estremi identificativi dei fascicoli contenuti.

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Gestione del fascicolo: archivio di deposito

Il fascicolo raccoglie i documenti, creati e ricevuti, fino al termine della pratica. La chiusura della pratica comporta la chiusura del fascicolo.

Almeno una volta all’anno, il RPA trasferisce per la conservazione nell’archivio di deposito i fascicoli analogici chiusi e ne predispone un elenco da trasmettere al Coordinatore della gestione documentale. I fascicoli informatici saranno invece trasferiti in conservazione mediante pacchetto di versamento, a cura del Coordinatore medesimo, o suo vicario, dopo la loro chiusura, nelle modalità previste dalla legge.

Al momento della chiusura del fascicolo la documentazione di carattere transitorio e strumentale (ad es. appunti, promemoria, copie di normativa) deve essere selezionata ed estratta dal fascicolo da parte del RPA. Tale attività deve essere svolta nel rispetto delle regole in materia di protezione dei dati, evitando cioè indebite dispersioni.

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Il fascicolo informatico: elementi

Per ogni procedimento, affare e attività, l’Ateneo ha l’obbligo di conservare in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati da chiunque formati. Il fascicolo informatico reca le seguenti indicazioni: Amministrazione titolare del procedimento; Altre amministrazioni partecipanti; Nominativo del RPA; Oggetto del procedimento; Elenco dei documenti contenuti; Indice di classificazione (titolo, classe, sottoclasse, etc.); Numero del fascicolo, identificativo di una catena numerica

relativamente alla classe e al titolo di riferimento dell’anno di creazione;

Data di apertura e di chiusura del fascicolo. 42

Il fascicolo analogico: elementi

Per ogni procedimento, affare e attività, l’Ateneo ha l’obbligo di conservare in un fascicolo analogico gli atti, i documenti e i dati da chiunque formati su supporto analogico. Ogni fascicolo deve essere contraddistinto dai seguenti elementi: Anno di apertura; Numero di fascicolo, cioè un numero sequenziale

all’interno dell’ultimo grado divisionale del titolario, da 1 a n. con cadenza annuale (repertorio dei fascicoli);

L’oggetto del fascicolo, cioè una stringa di testo per descrivere compiutamente un affare, una pratica, un dossier, un procedimento amministrativo o più di questi insieme.

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Il fascicolo ibrido: elementi

Il fascicolo ibrido si riferisce a un procedimento amministrativo composto sia da documenti analogici sia da documenti informatici, siano essi originali o derivati (da stampa, scansione, web, on line, etc.).

Di fatto, il fascicolo ibrido è rappresentato dal fascicolo informatico corredato di tutti i documenti originali informatici e della scansione dei documenti analogici.

Al fine di rendere omogeneo il fascicolo informatico ibrido con quello corrispondente analogico, si riportano in questo ultimo gli estremi dei documenti digitali, evitando la stampa cartacea degli stessi.

n.b. Il fascicolo informatico è sempre completo di tutti i documenti, indipendentemente dal loro formato originale.

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Protocollo informatico

Cosa registrare

Per registrazione di protocollo si intende l’apposizione o l’associazione al documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.

I documenti dai quali possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi devono essere registrati a protocollo o a repertorio.

Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti dall’Ateneo da e verso l’esterno o scambiati tra AOO dello stesso ente e tutti i documenti informatici, a eccezione di quelli espressamente esclusi dalla legge (DPR 445/2000, art. 53, comma 5).

I documenti esclusi dalla registrazione di protocollo sono indicati nel manuale di gestione al par. 6.7.

n.b. In caso di dubbi relativi alla protocollazione, è possibile rivolgersi al Coordinatore della gestione documentale o suo vicario.

46

Documenti esclusi dalla registrazione per legge

Le gazzette ufficiali; I bollettini ufficiali p.a.; I notiziari p.a.; Le note di ricezione delle circolari; Le note di ricezione di altre disposizioni; I materiali statistici; Gli atti preparatori interni; I giornali; Le riviste; I libri; I materiali pubblicitari; Gli inviti a manifestazioni. Sono parimenti esclusi dalla registrazione di protocollo: I certificati medici dei dipendenti. Se pervenuti via PEC, essi sono registrati ma non

protocollati.

47

Documenti esclusi dalla registrazione su disposizione dell’Ateneo

Le richieste di ferie; Le richieste di permessi retribuiti; Le comunicazioni da parte di enti diversi di bandi di concorso; I DURC; I messaggi automatici rilasciati dall’INPS relativi ai DURC; Gli avvisi di scadenza di pagamenti; Le richieste e gli attestati di partecipazione ai corsi e le relative dichiarazioni

sostitutive del personale; La documentazione relativa a orientamento, stage e Job placement (richieste

partecipazione Career day, inviti agli Open day, attività Italia Lavoro, etc.); I registri lezioni dei docenti; I riepiloghi ore esubero/straordinario. n.b. I documenti non soggetti a registrazione di protocollo possono essere trattati come documenti non protocollati su Titulus e fascicolati a cura dell’RPA.

48

Maschera Titulus - Documento non protocollato

49

Quando e come registrare

La registrazione si effettua di norma entro la giornata di arrivo o comunque entro 24 ore lavorative dal ricevimento; nel primo giorno lavorativo utile se intercorrono giorni festivi o di chiusura programmata dell’Ateneo.

Ogni numero di protocollo individua un unico documento e gli eventuali allegati allo stesso e, di conseguenza, ogni documento con i relativi allegati reca un solo numero di protocollo immodificabile.

Gli elementi obbligatori del protocollo sono inalterabili e immodificabili. La registrazione degli elementi obbligatori del protocollo informatico non può essere modificata, integrata, cancellata ma soltanto annullata mediante un’apposita procedura in capo al Coordinatore della gestione documentale, o suo vicario.

50

Annullamento della registrazione La richiesta di annullamento, sia per il documento analogico che per il documento digitale, sarà inoltrata alla e-mail istituzionale del Servizio Protocollo di Ateneo, specificando dettagliatamente la motivazione. È consentito l’annullamento di una registrazione di protocollo per motivate e verificate ragioni. I motivi per i quali è richiesto l’annullamento possono essere: Errore di inserimento delle informazioni registrate in forma immodificabile nel caso che

dette informazioni non siano generate o assegnate automaticamente dal sistema; Il documento registrato deve essere sostituito per rettifica del destinatario e/o

dell’oggetto (solo ed esclusivamente qualora il documento stesso non sia già stato diffuso);

La motivazione per cui il documento è stato prodotto è venuta meno, purché il documento non sia già stato diffuso.

Inoltre «Il Coordinatore o il suo vicario possono procedere d’ufficio all’annullamento di una registrazione ove risulti che il documento registrato era inesistente alla data della registrazione». (Manuale di Gestione, par. 8.12)

La registrazione annullata resta visibile all’interno del sistema di gestione documentale e della sequenza numerica con la dicitura ANNULLATO. Il documento analogico o informatico annullato riporta gli estremi dell’annullamento e viene conservato nel rispettivo fascicolo.

51

Elementi della registrazione I seguenti elementi sono necessari per attribuire al documento data e provenienza certi, nonché per permetterne il corretto inserimento nel sistema di gestione documentale e la relativa trattazione. Essi sono: Numero di protocollo progressivo costituito da almeno sette cifre numeriche (attribuito in

automatico dal sistema); Data di registrazione (attribuita in automatico dal sistema); Data del documento; Mezzo di trasmissione; Corrispondente, ovvero mittente per il documento in arrivo, destinatario per il documento in

partenza; Firmatario (per il protocollo in arrivo); Oggetto; Numero e descrizione degli allegati; RPA; Classificazione. n.b. A ogni registrazione deve essere allegata, immediatamente dopo la registrazione (o prima nel caso di documenti informatici) la scansione del documento analogico riportante il timbro di protocollo, ovvero il file nel caso di documento informatico, salvo casi particolari precedentemente concordati con il Responsabile della gestione documentale e il Coordinatore della gestione documentale, o rispettivi vicari.

52

Maschera Titulus - Elementi della registrazione Comandi disponibili

dopo la registrazione per

inserire annotazioni immodificabili o

modificare l’assegnazione del

documento.

53

Maschera Titulus – Ricerca

Per effettuare

una ricerca per numero di protocollo

Per effettuare una ricerca

per oggetto, parola chiave,

anagrafica o altri

elementi

Non utilizzare

54

Maschera Titulus – Ricerca

55

Norme per la redazione dell’oggetto

L’oggetto si redige in carattere MINUSCOLO, riducendo al minimo l’utilizzo della maiuscola;

L’oggetto si redige SENZA PUNTEGGIATURA, utilizzando il TRATTINO ove fosse necessario dividere i periodi;

L’oggetto si redige utilizzando FORME VERBALI NELLA FORMA DIRETTA E ATTIVA e individuando le PAROLE CHIAVE che esprimono l’azione descritta nel documento;

L’oggetto si redige facendo attenzione alla FORMA GRAFICA DEI NOMI COMPOSTI, riportando DATE, SCADENZE, LUOGHI E ORARI;

I moduli istituzionali si descrivono per esteso, ad es. Documento unico di regolarità contributiva – DURC.

ESEMPI:

Protocollo in arrivo: Invia istanza per passaggio tardivo al corso di laurea in scienze biologiche senza il pagamento della mora

Protocollo in partenza: Affida incarico seminariale corso di formazione base e retraining per l’utilizzo dei defibrillatori semi-automatici esterni in ambito extra-ospedaliero del 26 e 30 novembre 2016 – Cognome Nome

Corrispondenza tra AOO: Invia verbale del consiglio di dipartimento del 21 novembre 2016 - Proposta chiamata ricercatore a tempo determinato SSD BIO-13 – Cognome Nome

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Norme per la redazione dell’anagrafica

NOMI PROPRI DI PERSONA: si redigono sempre e soltanto nella forma Cognome Nome, senza l’indicazione di titoli, ad. es. Rossi Mario, non PROF. MARIO ROSSI);

NOMI DI DITTA E NOMI DI ENTI: si redigono limitando l’uso della maiuscola e senza punteggiatura nel caso di acronimi, ad esempio Azienda sanitaria locale - ASL - Vercelli, oppure Ordine dei dottori commercialisti e degli esperti contabili – ODCEC – Vercelli, oppure Università degli Studi di Milano – Dipartimento di xxx;

n.b. Eventuali informazioni aggiuntive sul mittente possono essere inserite nel campo Firmatario, ad es. Rossi Mario – Responsabile settore risorse umane – Firma illeggibile.

57

Il registro giornaliero Il registro giornaliero di protocollo è prodotto, per ciascuna AOO, in maniera non presidiata dal software di gestione documentale entro il giorno lavorativo seguente Gli elementi memorizzati del registro giornaliero sono i seguenti: Identificativo univoco e persistente espresso in Codice IPA, trattino, AOO, trattino, anno,

mese e giorno in 8 cifre, trattino, numero progressivo annuale del registro espresso in tre cifre (ad esempio, UNI_PORCLE_AAAAMMGG_000.xml);

Data di chiusura (data di creazione del registro); Operatore che ha prodotto il registro (nome, cognome, codice fiscale); Impronta del documento informatico; Responsabile della gestione documentale (nome, cognome, codice fiscale); Oggetto (descrizione della tipologia di registro; ad es. “Registro giornaliero di protocollo”); Codice identificativo del registro; Numero progressivo del registro; Numero della prima registrazione effettuata sul registro; Numero dell’ultima registrazione effettuata sul registro. n.b. Il registro giornaliero è trasmesso al sistema di conservazione entro la giornata lavorativa successiva alla produzione.

58

Repertori

Elenco dei repertori attivi: Circolari [solo digitali dal 1 gennaio 2017] Decreti (Rettore, Direttore Generale, Dirigenti, Direttori di

Dipartimento) [solo digitali dal 1 gennaio 2017] Libri contabili [digitali e analogici] Protocollo particolare [partenza, tra uffici e arrivo] Contratti di lavoro (dal 1 gennaio 2017) [solo analogici] Contratti e convenzioni (soggetti a registrazione in caso

d’uso) [digitali e analogici] n.b. A partire dal 1 gennaio 2017 i decreti e le circolari saranno prodotti esclusivamente in formato elettronico e sottoscritti con firma digitale.

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Raccomandazioni

Tutti i documenti inviati tramite Corrispondenza tra AOO (ad es. decreti, estratti etc.) devono essere accompagnati da una lettera di trasmissione.

Ad ogni registrazione deve essere allegata la scansione del documento analogico o il documento informatico.

La corrispondenza tra AOO raccolta nella cartella Bozze deve essere gestita quotidianamente. Tali documenti vanno fascicolati successivamente all’arrivo della ricevuta di avvenuta protocollazione.

60


Flussi documentali

Flusso del documento informatico in arrivo

I documenti amministrativi informatici in arrivo possono pervenire con diverse modalità: Tramite posta elettronica convenzionale (e-mail); Tramite posta elettronica certificata (PEC); Su supporto rimovibile (Cd ROM, DVD, ecc.) con consegna

diretta o trasmesso a mezzo servizio postale o corriere; Da altre banche dati. n.b. Per motivi organizzativi, le UOR sono tenute a informare preventivamente il Servizio Protocollo di Ateneo di scadenze massive (gare, bandi, valutazioni comparative, dottorati di ricerca, etc.).

62

Ricezione di documenti informatici nella casella di posta elettronica istituzionale

Si possono presentare i seguenti casi: Documento che arriva alla casella di posta elettronica istituzionale del Servizio Protocollo di

Ateneo o dai Servizi per la gestione dei flussi documentali e degli archivi di AOO diverse dall’Amministrazione centrale;

Documento che arriva alla casella di posta elettronica istituzionale di una UOR diversa dal Servizio Protocollo di Ateneo o dai Servizi per la gestione dei flussi documentali e degli archivi di AOO diverse dall’Amministrazione centrale: la UOR ricevente inoltra l’e-mail corredata degli eventuali allegati alla casella di posta elettronica istituzionale del Servizio Protocollo di Ateneo o dei Servizi per la gestione dei flussi documentali e degli archivi delle AOO diverse dall’Amministrazione centrale che converte il file in pdf/a, registra nel protocollo informatico e associa il file con estensione pdf/a alla registrazione.

Il documento da protocollare può presentarsi nelle seguenti modalità: Documento allegato alla e-mail istituzionale: con PDF creator si crea il pdf/a dell’allegato e lo si

associa al sistema di gestione documentale procedendo alla registratura in arrivo con le consuete modalità. Sarà cura del RPA della UOR competente verificarne la provenienza e valutare se accettare o meno la firma elettronica leggera;

Documento costituito dal corpo della mail: con PDF creator si crea il pdf/a del corpo della mail e lo si associa al sistema di gestione documentale procedendo alla registratura in arrivo con le consuete modalità. Sarà cura del RPA della UOR competente verificarne la provenienza e valutare se accettare o meno la firma elettronica leggera.

63

Ricezione dei documenti informatici tramite la casella PEC istituzionale

La PEC è un vettore attraverso il quale si riceve un documento informatico che può essere allegato o incorporato nel corpo stesso della PEC: Dalla cartella Bozze si apre il file, si clicca sul tasto modifica e si identifica il

mittente, si descrive l’oggetto, si classifica e si assegna al RPA; Se il documento informatico è privo di firma va evidenziato nel campo

firmatario con la seguente dicitura: firma mancante. La verifica della validità della firma digitale è a cura del RPA del

documento. Qualora il documento ricevuto non sia pdf o pdf/a (con o senza firma

digitale) viene comunque registrato al protocollo. Spetta al RPA valutare se accettare il documento informatico assegnato non sottoscritto o non conforme agli standard e richiedere il documento al mittente.

64

Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili

Il Servizio Protocollo di Ateneo o il Servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi di AOO diversa dall’Amministrazione centrale acquisisce nel sistema di gestione documentale i documenti informatici contenuti nel supporto informatico e solo se sono tutti leggibili provvede alla protocollazione.

Sarà cura della UOR responsabile verificarne le caratteristiche tecnologiche e la provenienza certa.

La segnatura di protocollo viene apposta tramite il timbro meccanico su etichetta applicata direttamente sul supporto o, ove non sia possibile, sulla busta contenente il supporto.

65

Documenti informatici prodotti da banche dati in house o presso terzi

Dovrà essere creato un flusso che consentirà il transito dei documenti inseriti e convalidati dalla banca dati al sistema di gestione documentale, con possibilità di intervento da parte del Servizio Protocollo di Ateneo.

I documenti inseriti e convalidati nella banca dati presso terzi arriveranno nel sistema di gestione documentale e saranno direttamente protocollati con classificazione, fascicolatura e assegnazione alla UOR competente e al RPA.

66

Flusso del documento informatico in partenza

Il documento informatico prodotto deve essere redatto preferibilmente nel formato pdf/a e avere i seguenti requisiti minimi di forma e contenuto per poter essere registrato al protocollo: Sigillo; Data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso; Indicazione dell’indirizzo PEC o e-mail del destinatario; Nominativo del RPA; Numero di protocollo; Numero degli allegati; Firma digitale (eventuale).

67

Flusso del documento informatico tra UOR della stessa AOO

Il documento tra uffici (o interno) è quello che una UOR invia a un’altra UOR della stessa AOO.

Trattandosi di documenti endoprocedimentali, devono essere prodotti in pdf/a e la registrazione a protocollo costituisce firma elettronica avanzata.

68

Flusso del documento informatico tra AOO dello stesso ente

Il flusso dei documenti informatici tra AOO dello stesso ente prevede la registrazione del protocollo in partenza per la AOO mittente e la protocollazione in arrivo per la AOO destinataria.

L’interoperabilità è garantita mediante l’uso della PEC. Il documento informatico perviene al Servizio Protocollo di Ateneo o al

Servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi di AOO diversa dall’Amministrazione centrale nella casella Bozze e viene redatto l’oggetto, classificato e assegnato alla UOR competente che provvederà alla fascicolatura.

Il documento scambiato tramite corrispondenza tra AOO deve sempre essere accompagnato da lettera di trasmissione.

n.b. Dopo aver inviato la corrispondenza tra AOO, non è più necessario inviare mail tradizionale, anzi, sarebbe opportuno non utilizzarla affatto.

69

Documenti scambiati tra AOO non soggetti a registrazione

Giustificativi del personale; Registri didattici; Le richieste e gli attestati di partecipazione ai corsi e le

relative dichiarazioni sostitutive del personale; I riepiloghi straordinari/recupero ore; Certificati medici. n.b. I documenti scambiati tra AOO non soggetti a registrazione di protocollo devono essere trasmessi via e-mail direttamente alla UOR competente. Possono essere registrati come documenti non protocollati e fascicolati.

70

Flusso del documento analogico

La corrispondenza analogica in arrivo perviene al Servizio Protocollo di Ateneo o al Servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi di AOO diversa dall’Amministrazione centrale secondo le seguenti modalità: Posta pervenuta per il tramite di Poste italiane SpA e di altri gestori

autorizzati; Posta pervenuta direttamente alle UOR e da questa recapitata alla

registratura all’interno di una cartella nominativa intestata a ciascuna UOR;

Posta recapita personalmente, brevi manu; Posta ricevuta via telefax. La posta perviene durante l’orario di apertura dell’ufficio. Nel caso di documenti analogici in partenza, dopo la protocollazione è necessario assicurarsi che il documento sia spedito almeno il giorno lavorativo successivo a quello di registrazione.

71

Apertura delle buste

Tutte le buste vanno aperte a cura del Servizio Protocollo di Ateneo o del Servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi di AOO diversa dall’Amministrazione centrale. Fanno eccezione e pertanto non vanno aperte, le buste: Riportanti le seguenti diciture: riservato, personale, confidenziale,

spm/sgm (sue proprie mani/sue gentilissime mani), etc. o dalla cui confezione si evinca il carattere di corrispondenza privata (ad. es. busta particolare);

Riportanti le seguenti diciture: “offerta”, “gara d’appalto” o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione a una gara ( ad esempio il CIG);

Le altre buste indirizzate nominativamente al personale vanno aperte nella convinzione che nessun dipendente utilizza l’Amministrazione come fermoposta o casella postale privata (ad es., un atto giudiziario indirizzato/notificato a Rossi Mario presso l’ente di appartenenza).

72

Conservazione delle buste

Le buste pervenute tramite posta raccomandata, corriere o altra modalità per la quale si renda rilevante evidenziare il mezzo di trasmissione (es: una fattura passiva del fornitore estero arrivata in prossimità del termine di scadenza per il pagamento), sono spillate assieme al documento e trasmesse alla UOR.

Le altre buste sono eliminate senza formalità.

73

Priorità nella registrazione dei documenti analogici e informatici in arrivo

Indipendentemente dal mezzo telematico di arrivo, è data priorità nella registrazione a protocollo a: Documenti del Ministero; Documenti di rilevanza finanziario-contabile (MEF – Corte dei Conti, etc.); Atti giudiziari notificati; Documenti ricevuti direttamente dalla Segreteria del Rettore; Documenti ricevuti direttamente dalla Segreteria del Direttore generale; Documenti ricevuti direttamente dall’Ufficio Affari Generali e Servizi

Legali; Fatture di acquisto pervenute al di fuori del Sistema di interscambio (es. le

fatture di fornitori esteri). n.b. Tale casistica è suscettibile di variazione in concomitanza con altre priorità che si dovessero presentare (scadenze bandi di concorso, gare etc.).

74

Documenti in partenza non soggetti a registrazione ma da fascicolare

Cedolini stipendio;

Rilascio modello CU (Certificazione Unica);

Certificati di servizio;

Report delle presenze;

Attestati di formazione.

75

Scambio tra UOR della stessa AOO di documenti soggetti a registrazione di protocollo

La consegna di fotocopie di documenti repertoriati o comunque protocollati da un ufficio all’altro della stessa AOO deve essere sostituita dall’inserimento dell’ufficio destinatario in copia conoscenza su Titulus. Resta inteso che tale procedura è valida solo se alla registrazione è associata la scansione del documento completo di sottoscrizione e segnatura di protocollo.

76

Documenti scambiati tra uffici non soggetti a registrazione di protocollo Richieste di servizio di pulizie; Richieste di facchinaggio; Richieste di fornitura di cancelleria; Richiesta di piccole manutenzioni; Richiesta di sopralluoghi ai servizi tecnici; Richieste di sopralluoghi archivistici; Richiesta di fascicoli conservati nell’archivio di deposito per

attività istituzionale; Richieste di accesso ai locali destinati all’archivio analogico; Trasmissione al Servizio Protocollo di Ateneo dei repertori

analogici per la conservazione illimitata.

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Casistica

Gestione delle gare in modalità analogica

Le buste sigillate riportanti le seguenti diciture: «offerta», «gara d’appalto» o simili, o comunque dalla cui confezione si evinca la partecipazione a una gara d’appalto non vanno aperte e si registrano a protocollo per garantire la data certa di acquisizione.

La segnatura va apposta sulla busta, indicando anche l’ora di consegna.

Se la registrazione avviene dopo l’ora fissata per la consegna o se la consegna avviene dopo la scadenza fissata dal bando di gara, a protocollo viene inserita anche una annotazione immodificabile del tipo: “documento pervenuto/consegnato alle ore hh.mm del giorno gg/mm/aaaa come risulta dall’indicazione riportata sulla busta che si digitalizza”.

Nell’oggetto si riporta la descrizione della gara/offerta così come riportata nel bando e si inserisce la dicitura “busta chiusa” nel campo firmatario.

Gli uffici che bandiscono gare, cottimi, ecc., dovranno indicare nei relativi bandi orari di consegna delle istanze di partecipazione al Servizio protocollo di Ateneo coerenti con gli orari di apertura del servizio e dare tempestiva comunicazione delle scadenze stabilite all’indirizzo e-mail [email protected].

79

Gestione delle gare in modalità digitale

I documenti inerenti alle gare svolte mediante portale telematico o pervenuti in modalità elettronica sono soggetti a registrazione di protocollo.

Qualora il portale non abbia possibilità di riversare i file della documentazione di gara nel sistema di gestione documentale, la UOR provvede a inserirli nelle rispettive registrazioni di protocollo, eventualmente mediante un'unica cartella compressa.

80

Gestione di concorsi e selezioni

Se le istanze di partecipazione a concorsi e procedure di selezione sono inviate in formato analogico, tenuto conto che sono spesso corredate di allegati numerosi e, in alcuni casi, anche voluminosi, alla registrazione di protocollo può essere associata la sola scansione dell’istanza e non quella degli allegati.

Se il bando di concorso prevede la consegna della domanda in busta sigillata si procede analogamente a quanto descritto per la gestione delle gare. Nel caso in cui il plico non riporti alcuna dicitura riferita alla procedura concorsuale, il Servizio Protocollo di Ateneo provvederà ad aprire il plico e a registrarne il contenuto.

Per concorsi e selezioni gestiti esclusivamente in formato digitale su portale interno o esterno all’Ateneo dovrà essere costruito un flusso informatico che consentirà la registrazione automatica nel sistema di gestione documentale. Nel bando dovrà essere riportato, in maniera chiara, le modalità per la presentazione della domanda.

81

Atti giudiziari

Se l’atto è notificato a mano si considera come data di notifica quella indicata nella relata di notifica del documento; se è notificato con raccomandata si considera il giorno in cui si ritira la raccomandata.

Per mittente si intende la parte istante, cioè il legale/avvocato delegato mediante procura alle liti, che agisce in nome e per conto del soggetto interessato e che ha richiesto la notifica dell’atto.

Quando l’atto è notificato presso l’Avvocatura Distrettuale o Generale dello Stato, in quanto soggetto che assicura la difesa in giudizio dell’Amministrazione, l’Avvocatura stessa generalmente procede alla trasmissione dell’atto all’Amministrazione, dandone informativa. In tal caso si tratta di una comunicazione, non di una notifica, il cui mittente da indicare nella registrazione di protocollo è appunto l’Avvocatura, come per tutte le comunicazioni dalla stessa provenienti.

82

Documenti con oggetto multiplo

Nel caso di documenti in arrivo che trattano più argomenti di competenza di UOR diverse tra loro, il documento viene registrato redigendo l’oggetto in maniera esaustiva con tutte le informazioni necessarie a comprendere i vari argomenti.

La classificazione del documento riguarderà l’argomento prevalente o comunque individuato come tale e smistato alla UOR competente sullo stesso.

Se si ha la corresponsabilità tra due o più UOR, la prima UOR indicata crea il fascicolo, l’altra crea il record con la funzione “replica doc.”, riclassifica adeguatamente e assegna al proprio fascicolo. Se l’oggetto multiplo riguarda procedimenti della stessa UOR, si procede analogamente.

Ciascuna UOR corresponsabile crea la propria copia informatica al fine di proseguire con la gestione e la fascicolatura.

Nel caso di documento in partenza è compito della UOR responsabile verificare che il documento prodotto tratti un solo argomento, chiaramente espresso nel campo “oggetto”.

83

Fatture elettroniche

È obbligatorio emettere fatture elettroniche nei confronti di tutte le amministrazioni pubbliche, sia per il ciclo attivo che per quello passivo.

Le fatture cartacee vengono comunque registrate a protocollo e la UOR competente informa il fornitore di riemettere la fattura in formato elettronico. L’RPA terrà in considerazione solo la fattura elettronica ai fini del pagamento. Le fatture cartacee pervenute a mezzo PEC emesse a far data dal 31 marzo 2015 in poi devono essere annullate. Il mittente riceverà la notifica di annullamento, comprensiva di motivazione, a mezzo PEC.

Per inoltrare e ricevere le fatture elettroniche il sistema documentale è integrato con il sistema di contabilità. Nel sistema di protocollo sono stati inseriti diversi codici IPA.

84

DURC

Trattandosi di documento necessario alla corretta documentazione in caso di acquisizione di beni/servizi, il DURC è acquisito come documento non protocollato e inserito nel fascicolo corrispondente a cura della UOR.

Le notifiche di disponibilità dell’esito della verifica della regolarità contributiva generate attualmente dal sistema di INPS/INAIL/CASSA EDILE non sono soggette a protocollazione; sarà possibile registrare nel sistema di gestione documentale le stesse notifiche come documento non protocollato. Si registra a protocollo, invece, la notifica di scadenza dei 30 giorni dalla data di richiesta del DURC che annulla il silenzio-assenso o l’annullamento della richiesta in quanto difforme dai casi previsti.

Per le verifiche immediatamente disponibili on-line, si procede acquisendo l’immagine in formato pdf/a come documento non protocollato all’interno del sistema di gestione documentale.

Per i DURC richiesti, ma non immediatamente disponibili, occorre attendere la ricezione dell’avviso di disponibilità del documento che perviene a mezzo PEC. Anche questo avviso è acquisito come documento non protocollato.

85

Denunce di infortuni

Per non incorrere nelle sanzioni previste, è necessario provvedere tempestivamente alla registrazione nel sistema di gestione documentale della documentazione di infortunio pervenuta all’AOO e all’invio all’INAIL a cura della stessa AOO nei termini prescritti, esclusivamente in modalità telematica, accedendo al relativo portale con le apposite credenziali.

L’RPA formerà il pdf/a della denuncia di infortunio e della relativa ricevuta, che invierà dalla propria e-mail istituzionale al Servizio Protocollo di Ateneo per l’acquisizione nel sistema di gestione documentale secondo le modalità concordate e per conoscenza al Settore Prevenzione e Protezione e all’Ufficio Contratti. Qualora la sopra citata documentazione dovesse rivestire carattere di riservatezza, la registrazione a protocollo dovrà essere resa riservata.

Questa procedura sostituisce il protocollo in arrivo del documento, quindi le denunce di infortunio sono una tipologia di documenti esclusa dalla registrazione di protocollo.

Sono invece soggette a registrazione le comunicazioni delle varie AOO agli uffici dell’Amministrazione centrale competenti per ruolo le quali vanno trasmesse per conoscenza al Settore Prevenzione e Protezione e all’Ufficio Contratti.

86

Certificato di malattia

I certificati di malattia sono acquisiti consultando la banca dati dell’INPS con apposite credenziali rilasciate ai dipendenti incaricati. Dopo averli visualizzati sono salvati come file e inseriti nel fascicolo personale. I certificati di malattia sono una tipologia di documenti esclusa dalla registrazione di protocollo.

Gli elenchi degli attestati di malattia inviati dall’INPS tramite PEC vengono registrati come documenti non protocollati.

87

Documenti MePA Ordini diretti - Piattaforma

Il processo può essere così brevemente schematizzato:

Il punto istruttore effettua una bozza dell’ordine attraverso la piattaforma e la invia al punto ordinante;

Il punto ordinante, cioè la persona che dispone di potere di spesa e del dispositivo di firma digitale, controlla la bozza, genera attraverso la piattaforma il file .pdf che costituisce il documento d’ordine, lo scarica sul proprio PC, lo firma digitalmente, lo registra nel sistema di protocollo e lo ricarica a sistema;

Il file dell’ordine firmato digitalmente viene caricato nel software di contabilità, ai fini della corretta gestione amministrativa e contabile dell’intero ciclo passivo.

88

Documenti MePA Ordini diretti - Convenzioni

Il processo può essere così brevemente schematizzato:

Il punto istruttore seleziona la convenzione, effettua una bozza dell’ordine attraverso la piattaforma e la invia al punto ordinante;

Il Punto Ordinante controlla la bozza, genera attraverso la piattaforma il file pdf che costituisce il documento d’ordine, lo scarica sul proprio pc, lo firma digitalmente lo registra nel sistema di protocollo e lo ricarica a sistema;

Il file dell’ordine firmato digitalmente viene caricato nel software di contabilità, ai fini della corretta gestione amministrativa e contabile dell’intero ciclo passivo.

89

Documenti MePA Negoziazioni (Rdo)

Nell’esecuzione dell’iter che conduce alla creazione della RdO, è possibile allegare dei documenti prodotti dall’amministrazione, sia di carattere amministrativo che tecnico economico, al fine di supportare i fornitori nella predisposizione dell’offerta. Esempi di tali documenti sono il disciplinare di gara, il capitolato tecnico, ecc.

Al momento della stipula del contratto con il fornitore aggiudicatario, occorre generare tramite la piattaforma il file pdf che costituisce il documento di stipula. Il punto ordinante salva il documento di stipula localmente (sul proprio pc), lo firma digitalmente lo registra nel sistema di protocollo e lo ricarica a sistema.

90

Documenti pervenuti via PEC

In virtù del contenuto possono essere soggetti a registrazione di protocollo:

• Il messaggio;

• Uno o più dei file allegati.

Il mittente è colui che sottoscrive il documento allegato o, nel caso di testo nel corpo del messaggio, colui che lo trasmette.

Nel caso in cui con uno stesso messaggio PEC pervengano documenti di firmatari diversi, senza lettera di trasmissione, è prodotta una registrazione distinta per documento, corredata di annotazioni esplicative. In alternativa è lasciato l’indirizzo così come pervenuto e nell’oggetto è scritto: “Trasmissione di documenti con firmatari diversi”.

Qualora il messaggio di posta elettronica pervenga a una casella PEC di una AOO diversa da quella competente il messaggio viene registrato come documento non protocollato e inserito nel fascicolo informatico “PEC non di competenza” e successivamente inoltrato alla e-mail istituzionale dell’AOO competente.

Se il documento pervenuto via PEC è destinato ad altra pubblica amministrazione si invia un’e-mail al mittente segnalando l’errato invio. Il messaggio PEC è trattato come documento non protocollato indicando nell’oggetto, o in un campo “Annotazioni” in modo immodificabile, il giorno e il mezzo con cui è stata data notizia al mittente dell’errato invio.

91

Documenti pervenuti a mezzo e-mail

Se richiesto dal RPA, o da suo delegato, si registrano a protocollo anche le e-mail semplici, limitatamente ai casi in cui il loro contenuto sia rilevante nell’ambito di un procedimento; per richiesta si intende l’inoltro alla casella di posta elettronica del Servizio Protocollo di Ateneo o dei Servizi per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi presso le AOO diverse dall’Amministrazione centrale.

Le richieste di informazioni su orari di apertura e sul funzionamento di procedure non sono soggette a registrazione di protocollo e a esse si può rispondere a mezzo e-mail non protocollata. Invece lamentele, doglianze, comunicazioni di disservizi devono essere valutate caso per caso. Nei casi di particolare gravità e rilevanza, si procede alla registrazione a protocollo.

92

Gestione del secondo esemplare

Per essere certi che si tratti di un secondo originale di un documento già protocollato, è necessario verificare l’esatta corrispondenza tra i due esemplari, inclusi gli allegati, in tutte le loro parti (firme, date, segnature di protocollo, ecc.). Per i documenti sottoscritti con firma elettronica è necessario verificare anche che la data e l’ora di firma coincidano.

Se il secondo esemplare perviene in formato analogico, si appone su di esso la segnatura di protocollo e l’indicazione “Secondo esemplare”. Nella registrazione di protocollo si inserisce la relativa “Annotazione” in modo immodificabile.

Nel caso di arrivo mediante PEC o altro sistema informatico (e-mail semplice, ecc.) si effettua una registrazione come “Documento non protocollato”, riportandovi tutti i dati già inseriti nella registrazione di protocollo del primo esemplare (oggetto, mittente, RPA, classificazione, fascicolo, etc.). Si inserisce, inoltre, una “Annotazione” in modo immodificabile per entrambi gli esemplari.

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Documenti anonimi

La ratio che deve governare il comportamento di un operatore durante la fase di registrazione di un documento in arrivo deve essere improntata all’avalutatività.

L’operatore di protocollo deve attestare che un determinato documento, così come si è registrato, è pervenuto. Si tratta di una delicata competenza di tipo certificativo, attestante la certezza giuridica di data, forma e provenienza per ogni documento.

Le lettere anonime, pertanto, sono soggette a registrazione di protocollo.

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Documenti scambiati tra UOR della stessa AOO

Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra le diverse UOR della medesima AOO.

I documenti informatici prodotti a seguito della protocollazione e scansione di documenti originali cartacei trasmessi tra le UOR di ciascuna AOO sono inoltrati in formato digitale tramite il sistema di protocollo informatico senza procedere all’inoltro dell’originale analogico, che resta nella disponibilità della UOR mittente, che procederà alla sua gestione e fascicolatura.

Le comunicazioni informali tra uffici non sono soggette a registrazione di protocollo in base al principio di non aggravio del procedimento, ma a cura delle UOR interessate possono essere acquisite nel sistema di protocollo come documento non protocollato.

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Archivio di Ateneo

Archivi di enti pubblici Normativa

Il duplice valore, amministrativo e culturale, della documentazione prodotta, ricevuta e acquisita dall’ente nello svolgimento delle proprie attività istituzionali, impone il riferimento alla normativa relativa a entrambi gli aspetti per l’intero ciclo di vita della documentazione:

Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio;

Decreto Del Presidente Della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa .

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Tenuta della documentazione e obblighi conservativi – Codice BC

Sono ritenuti beni culturali sin dall’origine «Gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed istituto pubblico» (Art. 10 c.2 lett.b);

I soggetti produttori assumono l'impegno di garantire la sicurezza e la conservazione dei beni culturali di appartenenza (Art. 30 c. 1), ovvero: correttamente e in sicurezza (art. 30, c.1), senza danni (art. 20, c. 1), rispettandone l'integrità (art. 20, c. 2) e l'organicità (art. 30, c. 4), con idonea manutenzione (art. 29, c. 3), restaurato se necessario (art. 29, c. 4) e non adibito ad usi incompatibili con il suo carattere (art. 20, c. 1);

La vigilanza è esercitata dal Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo e, nel caso specifico, dalla Soprintendenza archivistica territorialmente competente, la quale può procedere in ogni tempo, con preavviso non inferiore a cinque giorni, fatti salvi i casi di estrema urgenza, ad ispezioni volte ad accertare l'esistenza e lo stato di conservazione o di custodia dei beni culturali (art. 19, c. 1), ivi compresi gli archivi correnti e di deposito.

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Tenuta della documentazione e obblighi conservativi - TUDA

Le norme del testo unico disciplinano la formazione, il rilascio, la tenuta e la conservazione, la gestione, la trasmissione di atti e documenti da parte di organi della pubblica amministrazione (art. 2 c.1);

Il servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi definisce i criteri di organizzazione dell'archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni culturali e successive modificazioni ed integrazioni (art. 68 c.1);

Si applicano in ogni caso, per l'archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali, le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali (art. 68 c. 3).

Ciascuna amministrazione individua, nell'ambito del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse (art. 50 c. 4)

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Fasi di vita dell’archivio

Archivio corrente: documentazione relativa agli affari in corso, in questa fase i documenti sono usati prevalentemente per finalità pratico-amministrative [CARUCCI].

Archivio di deposito: documentazione relativa ad affari esauriti, non più occorrente quindi alla trattazione degli affari in corso, ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione per motivi storici [CARUCCI].

Archivio storico: documentazione relativa ad affari esauriti, destinata - previa selezione – alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione per finalità di studio o non di studio [CARUCCI]. La normativa italiana prevede che appartengano a questa fase i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quaranta anni [D.Lgs. 42/2004 art. 30].

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Archivio corrente - Attività

Produzione, ricezione, acquisizione della documentazione utile allo svolgimento delle proprie funzioni.

Organizzazione della documentazione, protocollata e non, in fascicoli: i documenti creati o ricevuti nel corso dell’attività d’ufficio sono soggetti a fascicolazione obbligatoria ai sensi del DPR 445/2000, art. 64, c. 4, indipendentemente dal supporto su cui sono creati.

Chiusura del fascicolo al termine del procedimento/attività. Trasferimento dei fascicoli chiusi, non più occorrenti e di

sporadica consultazione all’archivio di deposito con cadenza almeno annuale, previo sfoltimento.

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Archivio corrente Sfoltimento dei fascicoli

Lo sfoltimento dei fascicoli è l’operazione propedeutica a una corretta gestione documentale: Alla chiusura del fascicolo, e comunque prima del trasferimento del

medesimo all’archivio di deposito, la documentazione di carattere transitorio e strumentale deve essere selezionata ed estratta dal fascicolo ad opera del RPA. Per la documentazione, anche interna, di carattere amministrativo è invece prevista apposita procedura di scarto previa autorizzazione della Soprintendenza archivistica.

Tale attività deve essere svolta nel rispetto delle regole in materia di protezione dei dati personali, evitando cioè indebite dispersioni.

Esempi di documentazione soggetta a sfoltimento: copie di normativa, appunti, promemoria, post-it, stampe da siti web, bandi pubblicati da altri enti etc.

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Archivio corrente Predisposizione dei fascicoli per il

trasferimento al deposito I fascicoli non più occorrenti da trasferire all’archivio di deposito dovranno essere predisposti, a cura del RPA, nella modalità di seguito descritta, come riportato nella circolare n. 11/2016: In faldoni privi di anelli, con indicazione sul dorso delle informazioni relative al

contenuto: UOR, oggetto, estremi cronologici, estremi identificativi dei fascicoli contenuti (classificazione e numero di repertorio);

In camicie in carta o cartoncino, con indicazione delle informazioni relative al fascicolo: oggetto, estremi cronologici, indice di classificazione, numero di repertorio;

I documenti preferibilmente privi di pinzature metalliche (soggette ad arrugginimento), è ammesso l’utilizzo di fermagli anti ruggine esclusivamente per garantire il vincolo tra documento e relativi allegati.

N.B. Qualora i responsabili delle UOR si trovassero nelle condizioni di dovere trasferire fascicoli o documenti prodotti e chiusi da molto tempo, oppure i cui RPA non siano più in servizio, essi dovranno essere trasferiti nelle condizioni in cui si trovano (Manuale di gestione par. 10.3).

103

Archivio di deposito Attività

Operazioni di trasferimento periodico dall’archivio corrente. Documentazione conservata per ragioni amministrative,

legali o finanziarie, in attesa di essere eliminata o trasferita all’archivio storico per la conservazione permanente.

Selezione dei documenti destinati a: o Conservazione permanente qualora rivestano valore di

testimonianza storica dell’attività del produttore e/o rilevanza giuridico probatoria;

o Scarto, qualora siano ritenuti di valore transitorio e strumentale.

Procedura di scarto a norma, previa autorizzazione della Soprintendenza archivistica ai sensi dell’art. 21 c. 1 lett. D D.lgs. 42/2004 .

104

Archivio di deposito Responsabilità

L’archivio di deposito è gestito e conservato a cura del Servizio Protocollo di Ateneo (artt. 50, 61 e 67 DPR 445/2000, art. 3 DPCM 3/12/2013, Manuale par. 10.2).

Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione (art. 67 DPR 445/2000).

Qualsiasi intervento di spostamento, riorganizzazione, consultazione degli archivi di deposito è da concordare preventivamente con il Coordinatore della gestione documentale o suo vicario, ovvero con i Responsabili della gestione documentale per le sedi decentrate, di concerto con il Coordinatore stesso o suo vicario.

105

Archivi di deposito L’intervento di censimento

Dai sopralluoghi effettuati nel mese di luglio 2016 presso tutte le AOO di Ateneo è emerso quanto segue:

La documentazione non più corrente ammonta a oltre 4 chilometri lineari;

La quasi totalità della documentazione è caratterizzata da criticità di ordine conservativo e/o di carenza di spazi adeguati.

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Archivi di deposito Metri lineari

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DIGSPES DISIT DSF DISEI AREA MEDICA DISUM RETTORATO

671

346

220

659

738

443

1235,5

Archivi di deposito Distribuzione metri lineari

108

DIGSPES 16%

DISIT 8%

DSF 5%

DISEI 15%

AREA MEDICA 17%

DISUM 10%

RETTORATO 29%

Archivi di deposito Criticità

PROBLEMI DI SPAZIO 66% PROBLEMI DI

CONSERVAZIONE 7%

PROBLEMI DI SPAZIO E DI CONSERVAZIONE

22%

IDONEITÀ PER CONSERVAZIONE

5%

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Scarto Lo scarto costituisce un compromesso tra l’esigenza teorica di conservare

gli archivi nella loro integrità e l’impossibilità pratica di soddisfare tale esigenza [LODOLINI]. Si configura pertanto come momento qualificante per l’archivio [CARUCCI].

Lo scarto dei documenti degli archivi pubblici è sottoposto ad autorizzazione del Ministero, ovvero delle Soprintendenze archivistiche competenti per il territorio nel caso degli enti pubblici (art. 21, c.1 D. Lgs. 42/2004).

Nessun documento appartenente al patrimonio documentale dell’ente può essere distrutto senza nulla osta, tale eventualità è punita con l'arresto da sei mesi a un anno e con l'ammenda da euro 775 a euro 38.734,50 (art. 169, c.1-a D. Lgs. 42/2004).

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Scarto - Ateneo

Lo sfoltimento dei fascicoli degli studenti presso le Segreterie, ad opera di Acta Progetti, ha portato alla distruzione di 490 scatoloni.

Attualmente è in corso la predisposizione per lo scarto della documentazione fiscale e dei titoli e pubblicazioni delle procedure di valutazione comparativa presso il Rettorato, contestualmente allo spostamento della documentazione a conservazione illimitata in spazi idonei.

111

Dubbi e domande

…Parola a voi…!

112

manuale di gestione del protocollo informatico · protocollo, e allegato a protocollo...

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