MANUALE GENERALE Indice argomenti:

INTRODUZIONE

IMPOSTAZIONI

FATTURAZIONE ELETTRONICA ATTIVA

COMUNICAZIONI DATI LIQUIDAZIONI IVA

COMUNICAZIONI DATI FATTURA

FATTURAZIONE ELETTRONICA PASSIVA

IMPORT MANUALE DOCUMENTI

ESPORTAZIONE MASSIVA DOCUMENTI

CONSUMI

MANUALE GENERALE

INTRODUZIONE

Digital Hub Zucchetti nasce al fine di erogare tramite

un unico portale e un’interfaccia intuitiva una serie di

servizi ad alta complessità tecnica ed infrastrutturale.

All’attivazione del servizio Digital Hub Zucchetti

vengono rilasciati, all’azienda intestataria del

contratto, due distinti utenti:

un “utente Master” con visibilità completa

riguardo i documenti di tutte le aziende (aspetto

non modificabile) e la possibilità esclusiva di

accedere al menu “Impostazioni”;

un “utente di servizio” le cui credenziali dovranno

essere inserite nei parametri di eventuali

software gestionali ai fini dell’integrazione di

questi ultimi con Digital Hub.

Accedendo tramite browser all’interfaccia web di

Digital Hub con l’”utente Master” viene presentata la

home page del sistema che mostra i servizi attivi

come da contratto e, nella parte inferiore, le varie

utilità aggiuntive disponibili.

Premendo il bottone di un servizio si accede alla

relativa area di lavoro.

IMPOSTAZIONI

Al fine rendere la parametrizzazione dei servizi più

semplice possibile, Digital Hub Zucchetti prevede un

unico menù di “Impostazioni”, accessibile all’”utente

Master”, che racchiude le varie informazioni e le

funzioni di parametrizzazione disponibili:

Aziende: elenco delle aziende di lavoro abilitate ai vari

servizi di Digital Hub sottoscritti.

Utenti: elenco degli utenti abilitati ad accedere ai

servizi. Consente di creare ulteriori utenti operativi

qualora previsti nel contratto.

Dati azienda: riepiloga i dati dell’azienda intestataria

del contratto (Master), i servizi attivi e consente di

effettuare alcune configurazioni generali, in

particolare quelle riguardanti le firme digitali

(censimento credenziali).

Abilitazione applicazioni: scelta che consente di

generare le credenziali destinate all’utilizzo

dell’applicazione mobile DHApp.

Conservazione digitale: scelta che consente di censire

le credenziali del proprio ambiente di conservazione

digitale e accedervi poi direttamente tramite

l’apposito bottone della Home page.

Gruppi aziende: permette la creazione di un

determinato insieme di aziende, tra quelle gestite, il

quale potrà poi essere utilizzato dall’utente come

ulteriore filtro di ricerca nelle aree di lavoro dei vari

servizi (o Dashboard).

MANUALE GENERALE

OPERAZIONI PRELIMINARI

Dati azienda - servizi di firma

La sezione in questione deve essere valorizzata qualora sia stato sottoscritto il servizio di firma digitale automatica (HSM)

tramite certificati rilasciati da Zucchetti Spa in qualità di Certification Authority.

Non è invece necessaria alcuna operazione qualora sia stata delegata Zucchetti Spa all’emissione delle fatture emesse e/o

l’utente abbia scelto di eseguire le operazioni di firma digitale, delle varie tipologie di documenti, esternamente a Digital Hub.

N.B. La sezione “Firma HSM” prevede l’obbligatorietà dei soli campi “Utente/Alias” da compilarsi, generalmente, con il codice

fiscale del soggetto firmatario Persona Fisica e il campo “Password/PIN” con il codice ottenuto a fronte del processo di

attivazione del certificato.

Premendo sul tasto “+”, mostrato a fianco, è possibile aggiungere altre sezioni relative agli eventuali ulteriori certificati

di firma sottoscritti, ad esempio, per i diversi legali rappresentanti delle aziende gestite e contrattualizzate.

Esclusivamente per quanto concerne la firma delle Fatture elettroniche attive, i campi “Partita IVA” e “Codice Fiscale, qualora

compilati, vengono incrociati con i tag relativi al Cedente Prestatore/Terzo Soggetto emittente presenti nel file della fattura.

In caso di mancata corrispondenza il documento non viene firmato.

Questa opzione è volta ad evitare che un determinato certificato possa essere utilizzato per firmare fatture di aziende per le

quali il soggetto intestatario non ha alcuna carica (pur essendo incluse nel medesimo contratto.

Se il firmatario deve firmare per più aziende a contratto, i campi P.IVA e Cod. Fiscale devono restare vuoti.

MANUALE GENERALE

CONFIGURAZIONI OPZIONALI

Utenti aggiuntivi

Qualora contrattualmente sia prevista la possibilità di

usufruire di un certo numero di utenti aggiuntivi

l’utente “Master”, tramite il menu “Utenti”, potrà

provvedere a crearli (non sono quindi generati

automaticamente dal sistema) esclusivamente con

tipologia “Utente base”.

Sono richiesti alcuni dati obbligatori necessari

all’abbinamento dell’utente ad una specifica persona

e il nome utente desiderato. Al salvataggio le

credenziali verranno trasmesse, tramite mail,

all’indirizzo indicato a Digital Hub.

Gli utenti “Base” hanno la possibilità di accedere a

Digital Hub esclusivamente mediante browser.

Tramite la valorizzazione della sezione “Abilitazione

Aziende” (punto 3 dell’immagine seguente -

Opzionale), è possibile attribuire all’utente “Base”

permessi che limitino la sua visibilità e l’operatività a

determinate aziende

Conservazione digitale

Accedendo al menù in questione l’utente potrà

censire le credenziali del proprio ambiente di lavoro

di Conservazione Digitale Zucchetti cui potrà

eccedere in modo agevole tramite click sul bottone

omonimo presente nella home page di Digital Hub.

Gruppi aziende

Per definire gruppi di aziende da utilizzare come filtri

nelle aree di lavoro, in primis, dovrà essere definito il

nome del gruppo più eventuali note e data conferma

tramite il tasto “Crea”.

A questo punto potranno essere aggiunte le aziende

che dovranno fare parte del gruppo tramite click

sull’icona “+” presente nella sezione “Gruppi”.

MANUALE GENERALE

Per definire gruppi di aziende da utilizzare come filtri

nelle aree di lavoro, in primis, dovrà essere definito il

nome del gruppo più eventuali note e data conferma

tramite il tasto “Crea”.

A questo punto potranno essere aggiunte le aziende

che dovranno fare parte del gruppo tramite click

sull’icona “+” presente nella sezione “Gruppi”.

Abilitazione applicazioni

Al fine di utilizzare l’applicazione “DHapp”, la quale

consente, in mobilità, di emettere fatture

elettroniche e di monitorare quelle ricevute, è

necessario preventivamente generare specifiche

credenziali dal menu Impostazioni > Abilitazione

applicazioni.

A tal riguardo è necessario premere sull’icona ,

indicare una descrizione a piacimento, un periodo di

validità delle credenziali e la singola azienda

cedente cui queste avranno accesso.

Al salvataggio, verrà generato un record nella griglia

delle abilitazioni e, tramite l’icona potranno essere

inviate le credenziali all’indirizzo mail desiderato.

Le credenziali così generate dovranno essere

indicate nei parametri di configurazione di DHApp al

primo accesso o, in un secondo momento,

nell’anagrafica del cedente/prestatore.

MANUALE GENERALE

FATTURAZIONE ELETTRONICA ATTIVA

Digital Hub prevede un servizio di fatturazione elettronica attiva che consente di gestire l’intero

processo di trasmissione delle fatture elettroniche ai clienti, attraverso il Sistema di Interscambio

dell’Agenzia delle Entrate (SdI), e i relativi flussi di ritorno.

AREA DI LAVORO E STATI DOCUMENTI

L’area di lavoro (o Dashboard) fornisce all’utente una visione d’insieme delle attività da porre in essere e dello stato dei

documenti relativi alle proprie aziende gestite.

Questa è suddivisa innanzitutto tra la gestione delle fatture “Verso Privati” e quella delle fatture “Verso PA” in quanto le due

tipologie di documenti, ad oggi, prevedono differenze relative agli “stati” e alle relative notifiche di ritorno.

Ognuna delle due dashboard si articola quindi nelle sezioni descritte di seguito:

DA LAVORARE (visualizzata di default all’accesso al servizio): i documenti in questa sezione dovranno subire

un’azione da parte dell’utente finale, da interfaccia o tramite software gestionale integrato (anche massiva), affinché

possano essere inviati al Sistema d’Interscambio (SdI) e procedere nell’apposito iter.

IN ATTESA: i documenti in questa sezione sono in attesa di azioni da parte di attori del processo diversi dall’utente

finale (Zucchetti, SdI o cliente); quest’ultimo, quindi, non può operare direttamente sulle fatture evidenziate in questa

sezione;

ITER COMPLETATO: per le fatture in questa sezione l’iter con il SdI si è concluso; i documenti, quindi, saranno trasferiti

all’ambiente di Conservazione Digitale Zucchetti, qualora sia stato sottoscritto anche l’apposito servizio;

NON RECAPITABILI (solo per fatture verso PA): i documenti di questa sezione hanno la particolarità di aver concluso

il loro iter con una notifica di tipo “AT” (Attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito); per tale

motivo sono stati distinti in un’apposita sezione in quanto dovranno essere inviati al committente tramite canale

diverso rispetto al SdI (ad es., direttamente alla sua PEC).

Ogni sezione presenta una serie di possibili “stati” che le fatture possono assumere. Premendo sul bottone relativo ad uno

“stato” verranno mostrati nella griglia i relativi documenti.

N.B. Il passaggio manuale da uno stato ad un altro è possibile selezionando i documenti di interesse e utilizzando il tasto di

esecuzione massiva dell’azione corrispondente (che compare automaticamente in calce all’elenco dei file quando ne sono

selezionati più di uno o tramite l’icona “Chiave inglese”).

N.B. Tutte le fatture precedenti l’01/07/2018, anche se emesse verso soggetti Privati, si troveranno nella dashboard “Verso

PA” in quanto la gestione degli stati e delle relative notifiche era assimilata a quella delle fatture P.A.

MANUALE GENERALE

Da integrare: le fatture in questo stato devono essere completate attraverso l'ausilio di una

specifica funzione che permette di modificare/completare esclusivamente i dati che non

incidono sui totali o sui controlli di quadratura (dati pagamento, dati IVA, quantità/prezzi riga,

totali, sconti, ecc.);

Da validare: le fatture in questo stato sono complete e, per procedere nel loro iter, devono

passare un controllo formale (coerenza rispetto allo schema previsto dalle specifiche tecniche

dell’Agenzia delle Entrate);

Da firmare: le fatture assumono questo stato solo nel caso in cui la firma debba essere apposta

dal soggetto cedente. Qualora siano state richieste più firme digitali da poter differenziare a

seconda del cedente, è possibile operare dalla griglia di dettaglio dei documenti selezionando

l’opzione “FIRMA UTENTE” che consente, successivamente, di selezionare la specifica firma

desiderata.

Se l’emissione dovesse essere delegata a Zucchetti in qualità di terzo soggetto emittente

(perché appositamente delegato), lo stato successivo alla validazione sarebbe “Da confermare”;

Da confermare: si tratta dell’ultimo stadio di lavorazione delle fatture prima del loro passaggio

definitivo nell’area di competenza di Zucchetti per i passaggi di stato successivi. Con la

procedura di conferma, il documento non risulterà più modificabile a meno che non venga

scartato dal SdI o rifiutato dal committente;

Scartati: i file sono stati scartati a seguito del riscontro da parte del SdI di errori formali, come

l'assenza, oppure la non correttezza, del codice destinatario, dell'Id fiscale di uno dei soggetti,

etc. Se la fattura viene scartata dal SdI non si può considerare “emessa”; per tale ragione l'utente

dovrà correggere gli errori ed aggiornare il documento. Gli errori segnalati dal SdI tramite la

notifica di scarto sono rappresentati, con apposito dettaglio, nel log del documento (accessibile

tramite l’icona “Lente d’ingrandimento”).

Rifiutati (solo per fatture verso PA): i documenti sono stati rifiutati dal destinatario (messaggio

“notifica di esito” “EC02”). In caso di rifiuto da parte del destinatario, l'utente dovrà verificare il

motivo e potrà procedere secondo diverse modalità, tenendo presente che il documento

“rifiutato” è comunque da ritenersi “emesso”:

o Il file rifiutato potrà essere ri-generato in base alle indicazioni del cessionario dal

gestionale di origine. Il file modificato e firmato sarà trasmesso con un nuovo nome al

SdI. In questo caso lo stato “Rifiutato” non sarà considerato definitivo perché al SdI sarà

inviato esattamente lo stesso documento (anno e numero coincideranno, infatti, con

quelli del documento inizialmente rifiutato dal cessionario).

o Emissione di nota di credito a storno del documento inviato in precedenza ed emissione

di una nuova fattura. In questo caso, l’utente dovrà dichiarare lo stato del documento

come “Rifiutato e completato”.

Da lavorare

Gli stati che possono assumere i documenti in questa sezione sono definiti “Iniziali” o, per quanto riguarda “Scartato” e

“Rifiutato”: “Intermedi”.

MANUALE GENERALE

0000

In attesa

Gli stati che possono assumere i documenti di questa sezione sono “Intermedi” e rientrano nell’ambito di competenza del

Digital Hub; riguardo i documenti di questa sezione l’utente non deve effettuare alcuna operazione.

In elaborazione: le fatture resteranno in questo stato fintanto che non verrà eseguita la firma

digitale da parte di Zucchetti (qualora prevista contrattualmente una delega in questo senso) e/o

il processo schedulato di trasmissione al SdI.

Inviati a SdI: i file sono stati inviati al SdI e Digital Hub è in attesa di ricevere le notifiche da parte di

quest’ultimo per il passaggio delle fatture ad uno dei due stati elencati di seguito.

Mancata consegna (solo per fatture verso PA): Digital Hub ha trasmesso correttamente i documenti

al SdI ma quest’ultimo non ha potuto consegnare le fatture ai destinatari. I documenti, per i quali

è stata ricevuta la notifica di “Mancata consegna” si ritengono comunque “emessi”. Per il

completamento dell’iter delle fatture si dovrà quindi aspettare un'ulteriore notifica da parte del

SdI.

Consegnati (solo per fatture verso PA): la trasmissione delle fatture è andata a buon fine e i

documenti sono stati “messi a disposizione” del destinatario da parte del SdI. Quando i documenti

assumono questo stato si ritengono “emessi” (la “Ricevuta di consegna” è una comprova di

emissione).

Iter completato

Gli stati che possono assumere i documenti di questa sezione sono definiti “Finali” e il passaggio successivo è, ove

previsto contrattualmente, il loro invio al sistema di Conservazione Digitale Zucchetti:

Accettati (solo per fatture verso PA): le fatture in questo “stato” sono state accettate dal

destinatario e il SdI ha conseguentemente prodotto e inviato al cedente un’apposita “Notifica di

esito”.

Rifiutato e completato (solo per fattu re verso PA): lo stato in questione è assunto dalle fatture che

sono state rifiutate dal cessionario e il cui iter con il SdI è stato successivamente definito

“Completato” tramite apposita azione dell’utente (Icona “Chiave inglese”).

Decorsi termini (solo per fatture verso PA): il committente che ha ricevuto una fattura ha la facoltà,

nei successivi 15 giorni (dalla data di inoltro al trasmittente della “Ricevuta di consegna”), di

notificare al SdI l'accettazione o il rifiuto della stessa. Se ciò non avviene entro i termini, il SdI invia

una “Notifica di decorrenza dei termini” sia al trasmittente che al destinatario. Per lo stesso

documento, non perverranno ulteriori notifiche.

Consegnati (solo per fatture verso Privati): la trasmissione delle fatture è andata a buon fine e i

documenti sono stati “messi a disposizione” del destinatario da parte del SdI. Quando i documenti

assumono questo stato si ritengono “emessi” (la “Ricevuta di consegna” è una comprova di

emissione).

Mancata consegna (solo per fatture verso Privati): Digital Hub ha trasmesso correttamente i

documenti al SdI ma quest’ultimo non ha potuto consegnare le fatture ai destinatari. I documenti,

per i quali è stata ricevuta la notifica di “Mancata consegna” si ritengono comunque “emessi”.

MANUALE GENERALE

Non recapitabile (solo per fatture verso PA)

Lo stato che possono assumere i documenti di questa sezione è definito “finale”:

Non recapitabili (solo per fatture verso PA): se trascorsi 10 giorni dalla data di trasmissione della

notifica di “Mancata consegna” il SdI non è riuscito a recapitare la fattura elettronica al

destinatario, il file assume lo stato “Non recapitabile” a fronte della notifica di “Attestazione di

avvenuta trasmissione per impossibilità di recapito”. In questo caso, il soggetto cedente dovrà

inviare la notifica “Attestazione di avvenuta trasmissione” (uno zip contenente la notifica vera e

propria ed il file firmato inviato al SdI) al cessionario tramite canali differenti da quello del SdI (es.

tramite PEC).

CORREZIONE TRASMITTENTE E/O TERZO SOGGETTO EMITTENTE (solo per file XML)

Qualora vengano caricati file XML (quindi non file già firmati con estenzione p7m), Digital Hub corregge il campo relativo

al soggetto Trasmittente forzando il valore corretto, ossia, la P.IVA di Zucchetti Spa.

Qualora il cliente abbia optato per delegare a Zucchetti Spa anche il ruolo di emittente, il sistema forza il valore del

relativo campo “Terzo Soggetto Emittente” con i dati di quest’ultima.

In corrispondenza delle fatture emesse i cui campi in questione sono stati corretti da Digital Hub, viene mostrata

un’apposita icona identificativa:

GESTIONE FIRMA FATTURE B2B

Qualora per si sia optato per tutte le aziende di non

firmare le fatture elettroniche destinate a privati, è

possibile configurare l’ambiente Digital Hub in questo

senso accedendo al menu Impostazioni > Dati azienda

e, togliere la spunta alla voce “Firma B2B”” presente

nella sezione “Abilitazioni.

Nel caso in cui si voglia invece effettuare la scelta a

livello di singola azienda, è necessario agire dal menu

Impostazioni > Dati azienda e, accedendo in modifica

delle anagrafiche delle aziende d’interesse, modificare

la voce “Firma fatture B2B”” presente nella sezione

“Firma B2B” con l’opzione desiderata, quindi salvare.

MANUALE GENERALE

VISUALIZZATORE FATTURE

Tramite l’icona “Chiave inglese” presente in

corrispondenza di ogni fattura elettronica,

nell’apposita area di lavoro sarà ora possibile

scegliere di visualizzare quest’ultima sia nel formato

standard previsto dall’Agenzia delle Entrate, tramite

la scelta: “VISUALIZZA (COMPLETO)”, sia in un

formato semplificato, tramite la scelta “VISUALIZZA

(SEMPLIFICATO)”, che sfrutta un modello più

sintetico e di immediato leggibilità.

Esempio visualizzazione semplificata

MANUALE GENERALE

COMUNICAZIONI DATI LIQUIDAZIONI IVA

Digital Hub prevede un servizio tecnologico, di trasmissione all’Agenzia delle Entrate, dei file

relativi alle Comunicazioni dei Dati di Liquidazione dell’IVA periodica secondo quanto stabilito

dal decreto legge 22 ottobre 2016, n. 193.

AREA DI LAVORO E STATI DOCUMENTI

L’area di lavoro (o Dashboard) fornisce all’utente una visione d’insieme delle attività da porre in essere e dello stato dei

documenti relativi alle proprie aziende gestite.

La Dashboard è suddivisa nelle quattro sezioni descritte di seguito:

DA LAVORARE (visualizzata di default all’accesso al servizio): i documenti in questa sezione dovranno subire

un’azione da parte dell’utente finale, da interfaccia o tramite software gestionale integrato (anche massiva), affinché

possano essere inviati all’Agenzia delle Entrate e procedere nell’apposito iter.

IN ATTESA: i documenti in questa sezione sono in attesa di azioni da parte di attori del processo diversi dall’utente

finale (Zucchetti o Agenzia delle Entrate); quest’ultimo, quindi, non può operare direttamente sui documenti

evidenziati in questa sezione;

ITER COMPLETATO: per i documenti in questa sezione l’iter con l’Agenzia delle Entrate si è concluso;

INSERIMENTO MANUALE: è la sezione che consente l’imputazione manuale di dati e la creazione del file relativo

alla Comunicazione Dati Liquidazioni IVA.

Ogni sezione presenta una serie di possibili “stati” che i documenti possono assumere. Premendo sul bottone relativo ad uno

“stato” verranno mostrati nella griglia i relativi documenti.

N.B. Il passaggio manuale da uno stato ad un altro è possibile selezionando i documenti di interesse e utilizzando il tasto di

esecuzione massiva dell’azione corrispondente (che compare automaticamente in calce all’elenco dei file quando ne sono

selezionati più di uno o utilizzando l’icona “Chiave inglese”).

MANUALE GENERALE

Da lavorare

Nella sezione “DA LAVORARE” i documenti possono assumere i seguenti “stati”:

Da integrare: Lo stato “Da integrare” prevede la possibilità di intervenire in variazione dei dati

contenuti nella comunicazione, sia che questa sia frutto di una compilazione manuale (da

“Inserimento manuale”) sia che provenga dall’integrazione con un software gestionale o

dall’operazione di upload diretto.

L’interfaccia di integrazione consente, tramite le apposite icone, di modificare o eliminare

determinate sezioni del file della comunicazione. Utilizzando il tasto “Salva” le modifiche vengono

confermate ma il file resta nello stato “Da integrare”, quindi disponibile per successivi interventi di

integrazione.

L’opzione “Valida” disponibile nell’interfaccia di modifica, esegue un controllo formale sulla

struttura del file ma non fa avanzare di stato il documento.

Da validare: I documenti in stato “Da validare”, per poter avanzare di stato, richiedono l’esecuzione

di una funzione di controllo formale della struttura del file xml della comunicazione.

Da firmare: Tutte le comunicazioni dei dati delle liquidazioni IVA devono essere firmate

digitalmente. Qualora unitamente al servizio di gestione della comunicazione dei dati IVA sia stato

richiesto il rilascio da parte di Zucchetti di una firma digitale automatica (HSM), sarà possibile

procedere massivamente selezionando i file di interesse. Una volta firmati i file passeranno in stato

“Da confermare”.

Qualora siano state richieste più firme digitali da poter differenziare a seconda del contribuente, è

necessario operare dalla griglia di dettaglio dei documenti selezionando l’opzione “FIRMA

UTENTE” che consente, successivamente, di selezionare la firma desiderata.

MANUALE GENERALE

Da confermare: Affinché le comunicazioni dei dati delle liquidazioni vengano trasmesse all’Agenzia

delle Entrate è necessaria, da parte dell’utente, un’ultima operazione di conferma definitiva. Una

volta confermati i file entreranno nell’area di gestione automatizzata del sistema che li predisporrà

affinché il SdI li possa prelevare. I documenti passeranno quindi nella sezione “IN ATTESA”.

In attesa

Questa sezione tiene traccia dello stato di avanzamento dei documenti che hanno terminato il loro iter di gestione e

conferma da parte dell’utente nella sezione “DA LAVORARE”.

In elaborazione: i documenti sono stati presi in carico da Digital Hub e messi a disposizione del

Sistema D’Interscambio. Una volta che SdI preleva i documenti, questi passeranno allo stato

successivo.

Inviati a SdI: i documenti in questo stato sono stati prelevati dal SdI e Digital Hub è in attesa di

ricevere le relative notifiche di “Accettazione” o “Scarto” che determinano la conclusione del

processo documentale e il passaggio dei documenti nella sezione “ITER COMPLETATO”

I documenti nella sezione in questione non possono essere oggetto di modifica o eliminazione ed

eventuali correzioni dovranno essere apportate mediante l’invio successivo di una nuova

comunicazione, a parità di Contribuente, Anno e Periodo ma codice esterno differente.

Iter completato

I documenti nella sezione “ITER COMPLETATO” hanno ricevuto, da parte dell’Agenzia delle Entrate, le relative notifiche di

Accettazione o Scarto.

Lo “Scarto” richiede il rifacimento della comunicazione e, a tal

riguardo, non è consentito l’aggiornamento del file

precedentemente trasmesso.

MANUALE GENERALE

Inserimento manuale

La sezione in questione è deputata alle operazioni di imputazione manuale dei dati relativi alla comunicazione e alla

generazione del relativo file in formato XML.

Da inviare: Tramite il tasto “Crea” si accede all’interfaccia dedicata alla compilazione dei dati che, al

fine di agevolare l’utente, il sistema propone con il medesimo layout del modello previsto

dall’Agenzia delle Entrate.

La prima sezione del modello che l’utente deve compilare è quella relativa al “FRONTESPIZIO”.

Premendo sul tasto “AVANTI” si procederà alla compilazione delle sezioni di dettaglio (“Moduli”).

Eventuali ulteriori moduli (fino ad un massimo di 5) potranno essere aggiunti tramite l’apposita icona

Una volta completato l’inserimento dei dati, premendo “Chiudi”, il documento viene inserito nello stato

“Da inviare” della sezione “INSERIMENTO MANUALE”. Successivamente, premendo sul nome del file

dalla griglia, è possibile procedere con modifiche ed integrazioni ai dati precedentemente inseriti.

Eliminando tutti i “Moduli” e il frontespizio di una bozza della comunicazione presente nella sezione

“Da inviare”, questa viene automaticamente eliminata.

Quando si ritiene completa la comunicazione la si può trasmetterla alla sezione “DA LAVORARE”

mediante l’apposito tasto “Invia a Da lavorare”.

MANUALE GENERALE

Inviati a Da inviare: Al fine di tenere traccia di quali comunicazioni sono state predisposte

manualmente, il documento passa nello stato “Inviati a Da lavorare” della sezione

“INSERIMENTO MANUALE” e, contemporaneamente, viene messo a disposizione nello stato “Da

validare” della sezione “DA LAVORARE”.

Eventuali variazioni a comunicazioni già “Inviate a dal lavorare” sono possibili dalla sezione

“INSERIMENTO MANUALE” (stato “Inviati a Da lavorare”) a patto che queste si trovino ancora

nello stato “Da validare”. La modifica richiederà che venga eseguita di nuovo l’operazione: “Invia

a Da lavorare” che contestualmente sovrascriverà il file.

STAMPA DI CONTROLLO

Per le comunicazioni inserite tramite la sezione “INSERIMENTO MANUALE” è disponibile una stampa di controllo che

graficamente simula il modello dell’Agenzia delle Entrate.

La stampa è richiamabile accedendo in modifica ad una delle bozze di comunicazione presenti nella sezione “Da inviare” e

utilizzando il tasto “Stampa” presente in testa alla pagina.

MANUALE GENERALE

COMUNICAZIONE DATI FATTURA

Digital Hub prevede un servizio tecnologico di trasmissione all’Agenzia delle Entrate dei file

relativi alle Comunicazioni Dati Fattura emesse e ricevute (“Nuovo Spesometro”) secondo

quanto stabilito dal decreto legge 22 ottobre 2016, n. 193.

N.B. Il servizio relativo alla Comunicazione Dati Fattura è pressoché identico a quello del capitolo precedente relativo alle

Comunicazioni dei Dati di Liquidazione dell’IVA periodica.

Le uniche differenze sono relative al fatto che, per via della complessità dei documenti relativi a questo adempimento, non

è prevista la possibilità di effettuare un “INSERIMENTO MANUALE” e, per la stessa ragione, nella sezione “DA LAVORARE”

non è presente lo stato “Da integrare”.

Infine, questa tipologia di comunicazione prevede anche la possibilità di un’”Accettazione con segnalazioni” da parte

dell’Agenzia delle Entrate che richiederà un nuovo invio correttivo/integrativo. Questa particolare tipologia di accettazione

viene evidenziata nella griglia dei documenti dall’apposito campo “Stato” valorizzato con la dicitura “Accettato con

segnalazioni” e dalla seguente icona gialla:

MANUALE GENERALE

FATTURAZIONE ELETTRONICA PASSIVA

Digital Hub include il servizio di gestione delle fatture elettroniche passive consentendo di

accentrare l’acquisizione dei file xml inviati dai fornitori utilizzando il codice destinatario

Zucchetti: SUBM70N, quindi di visualizzarli in modo immediato e di recepirli nel proprio

gestionale, scaricarli e inviarli al servizio di conservazione digitale Zucchetti.

AREA DI LAVORO

L’area di lavoro elenca tutte le fatture ricevute riportando diverse informazioni di sintesi quali:

Cedente/prestatore

Cod.Fisc/P.IVA del cedente

Cessionario/committente

Numero

Data

Totale

Identificativo SdI

Etc.

Tramite le icone nella sezione destra della griglia è possibile accedere alle opzioni disponibili per le singole fatture.

N.B.: l’Agenzia delle Entrate prevede la possibilità di gestire “Lotti di fatture”, ossia singoli XML che contengono più fatture a

parità di cessionario. A tal riguardo l’area di lavoro di Digital Hub consente due diverse modalità di visualizzazione:

“Visuale Fatture” dove viene riportata una riga per ogni fattura, indipendentemente dal fatto che questa fosse inclusa

in un lotto;

Visuale Lotti” che invece accorpa in un'unica riga i file indipendentemente dall’eventuale contenuto di più fatture.

VISUALIZZATORE FATTURE e PDF

Tramite l’icona “Chiave inglese” presente in

corrispondenza di ogni fattura elettronica,

nell’apposita area di lavoro sarà ora possibile

scegliere di visualizzare quest’ultima sia nel formato

standard previsto dall’Agenzia delle Entrate, tramite

la scelta: “VISUALIZZA (COMPLETO)”, sia in un

formato semplificato, tramite la scelta “VISUALIZZA

(SEMPLIFICATO)”, che sfrutta un modello più

sintetico e di immediato leggibilità.

MANUALE GENERALE

VISUALIZZATORE ALLEGATI

L’icona “graffetta”, visualizzata solo qualora il documento xml contenga al suo interno degli allegati, consente, se

premuta, di accedere all’interfaccia l’interfaccia che riepiloga tutti gli allegati disponibili; all’interno di questa,

cliccando sul link attivo in relazione del nome file dell’allegato sarà possibile visualizzare ed eventualmente

scaricare il documento.

DISABILITARE RICEZIONE FATTURE PASSIVE

Qualora per alcune delle aziende presenti nell’ambiente di lavoro si voglia disabilitare la ricezione delle fatture elettroniche

passive, è necessario accedere al menu Impostazioni > Aziende e, accedendo in modifica delle anagrafiche delle aziende

d’interesse, applicare la spunta alla voce “Blocca importazione fatturazione passiva” presente nella sezione “Dati servizio”,

quindi salvare.

GESTIONE NOTIFICA RICEZIONE FATTURE PASSIVE

Qualora si desideri disabilitare la funzione di invio mail che notifica la ricezione di una fattura elettronica passiva o

modificare l’indirizzo mail destinatario, è necessario operare dal menu Impostazioni > Dati azienda - sezione “GESTIONE

NOTIFICHE” togliendo il flag o variando l’indirizzo proposto nel campo “Invio segnalazione all'import della fattura o del

lotto” e premendo poi “Conferma”. Questa impostazione e il relativo recapito sono validi per tutte le eventuali aziende

aggiuntive presenti.

Sia per il formato completo che per quello

semplificato di consultazione delle fatture passive è

possibile procedere alla generazione del PDF

corrispondente. A tal riguardo è sufficiente premere

sull’apposito tasto presente nella sezione in alto a

destra della schermata di visualizzazione.

MANUALE GENERALE

Nell’area di lavoro delle Fatture Elettroniche Passive è ora possibile, tramite l’icona “Chiave inglese” e la scelta “PRESA

VISIONE”, marcare i documenti già consultati.

Il risultato dell’operazione di “PRESA VISIONE” è data dal fatto che il codice “IDENTIICATIVO SDI” non viene più visualizzato

in “Grassetto”

PRESA VISIONE

Qualora si intenda invece diversificare la notifica ad indirizzi mail differenti a seconda dell’azienda cessionaria è necessario:

1. disabilitare il flag di notifica delle fatture passive nel menu "Impostazioni > Dati azienda";

2. dal menu "Impostazioni > Aziende" accedere in modifica dell’anagrafica desiderata;

3. applicare il flag "Invio segnalazione all'import della fattura o del lotto" e, una volta spuntato, compilare il campo "indirizzo

mail" (sezione "RECAPITI" del cedente) divenuto obbligatorio e salvare.

N.B. I gestionali integrati con Digital Hub, hanno la facoltà, di interrogare e scaricare i soli documenti nuovi rispetto alla precedente

operazione. La marcatura dei documenti già trattati dal gestionale è slegata da quella operata dall’area di lavoro dell’interfaccia

browser dell’applicativo e può quindi essere utilizzata per finalità differenti.

MANUALE GENERALE

IMPORT MANUALE DOCUMENTI

In ogni sezione “DA LAVORARE” delle aree di lavoro dei vari servizi è presente il tasto “Nuovo”

che consente di effettuare l’upload di documenti provenienti da una fonte esterna, sia in formato

XML che in formato XML.P7M (ossia già firmati digitalmente) o ZIP (contenente più file omogenei

per tipo e formato).

Nella nuova finestra che si apre premendo “Nuovo” è necessario utilizzare il tasto “Aggiungi file”, quindi

individuare tra le cartelle del pc i documenti desiderati e, successivamente alla loro selezione, premere

il tasto “Start upload”.

In alternativa è possibile trascinare il documento nella sezione “Drag files here”. Fatto questo è necessario compilare il campo “Codice esterno” con un valore univoco, ad esempio

coincidente con il nome del file oggetto di caricamento, e selezionare lo “Stato iniziale documento” che

si desidera far assumere al documento. In alternativa è possibile trascinare il documento nella sezione

“Drag files here”.

Utilizzando quindi il tasto “IMPORTA DOCUMENTO” viene confermata l’acquisizione del file.

N.B. Per le fatture attive: qualora vengano caricati file già firmati con estensione p7m, lo “stato” di destinazione potrà

essere solo “Da confermare”.

Le fatture passive possono essere caricate esclusivamente se accompagnate dalle proprie notifiche di metadati (file

XML di tipo “MT”).

E’ inoltre consentito il caricamento di file ZIP contenenti più documenti omogenei per tipologia (Fatture attive,

Comunicazioni Dati Fatture, etc.) e formato (non potranno essere caricati nel medesimo ZIP sia file XML e P7M).

Potranno essere caricati con questa modalità solo file intestati ad aziende già censite nell’applicativo.

MANUALE GENERALE

ESPORTAZIONE MASSIVA DOCUMENTI

Direttamente dalle griglie dei documenti delle aree di

lavoro abilitate, per i soli file che hanno completato il

loro iter, è disponibile la funzionalità denominata

“ESEGUI ESPORTA” che ne permette il download

massivo contestualmente alle rispettive ricevute (ad

esempio: Fatture Elettroniche Attive e relative

Ricevute di consegna ed eventuali Notifiche di Esito)

N.B. Il tasto “ESEGUI ESPORTA” compare solo nel

momento in cui vengono selezionati due o più

documenti dalla griglia di dettaglio.

Una volta avviato il comando viene inserita una

richiesta di download e generato un archivio zip, con

tempistiche regolate da processi automatici,

schedulati durante l’arco della giornata.

Nel momento in cui l’archivio zip è disponibile viene

inviata un’apposita comunicazione di avviso al

referente principale e il file sarà quindi scaricabile

dalla funzione “Esporta” della home page di Digital

Hub nella quale è consultabile anche l’elenco di tutte

le richieste di download inserite nel tempo.

Consente di visualizzare il dettaglio dei documenti oggetto di richiesta;

Si valorizza non appena l’archivio zip è disponibile e ne consente il download;

Consente di inviare una mail contenente il link tramite il quale scaricare direttamente il file zip;

Permette di accedere allo storico delle attività effettuate sulla specifica richiesta di esportazione e si

valorizza al primo download effettuato o al primo invio della mail con il link per il download.

MANUALE GENERALE

CONSUMI

Digital Hub Zucchetti mette a disposizione una

funzionalità che consente di monitorare, su base annua

e in tempo reale, il numero di Fatture Emesse e

Ricevute movimentate (compresi loro aggiornamenti).

Ciò consente, ad esempio, di verificare che il numero di

documenti preventivati sia coerente con quelli

effettivamente gestiti. La gestione è accessibile tramite

il bottone “Consumi” presente nella home page

dell’applicativo

La videata proposta si distingue in due sezioni “Utilizzo servizio” e Riepilogo movimenti” è differenziata a seconda che l’utente

sia quello principale (o Master; ossia quello fornito all’attivazione dell’ambiente di lavoro al referente dell’azienda che ha

sottoscritto il contratto di servizio) o un utente base/aggiuntivo creato in un secondo momento dall’utente master.

Sezione “Utilizzo servizio” Questa sezione mostra una griglia di riepilogo dei dati relativi alla movimentazione delle fatture elettroniche attive e passive

ed un grafico che, a seconda del filtro applicato (opzione “Anno” o “Mese”), mostra il numero di fatture gestite su base annua

(mese per mese) o mensile (giorno per giorno del mese selezionato).

Utente principale (o Master)

L’utente Master ha sempre la possibilità di visualizzare i dati relativi al numero di fatture movimentate da tutte le aziende

presenti a contratto e la sezione dei totali evidenziata in azzurro. Premendo su “SELEZIONA AZIENDA” potrà filtrare la sezione

sottostante per visualizzare i dati relativi solo ad una di queste.

MANUALE GENERALE

La griglia della sezione “Utilizzo servizio” mostra le seguenti informazioni:

QUANTITÀ ACQUISTATA: evidenzia il n° di documenti previsti per l’anno indicato dalla fascia di appartenenza del contratto

sottoscritto.

QUANTIÀ ASSEGNATA: l’utente principale può assegnare ad ogni eventuale azienda aggiuntiva presente nel proprio

ambiente una certa quantità di documenti; tale quantità non comporta di per sé alcun vincolo e rappresenta un dato

indicativo utile a consuntivo per determinare eventuali ripartizioni di costi tra le varie aziende del gruppo o semplicemente

per verificare lo scostamento tra il numero di documenti preventivati e quelli effettivamente gestiti.

QUANTITÀ UTILIZZATA: corrisponde al numero di fatture elettroniche attive e passive movimentate nell’anno in corso;

QUANTITÀ RESIDUA: o nella sezione “TOTALE” rappresenta la differenza tra le fatture previste da contratto (“QUANTITÀ ACQUISTATA”) e

quella della effettivamente movimentate (“QUANTITÀ UTILIZZATA”); non rappresenta, quindi, la somma delle

quantità residue riportate nella sezione delle singole aziende. o nella sezione delle singole aziende rappresenta la differenza tra la “QUANTIÀ ASSEGNATA” e quella effettivamente

movimentata (“QUANTITÀ UTILIZZATA”). LIMITE UPLOAD: è previsto solo nella sezione delle singole aziende ed è valorizzabile con “Sì” o “No”; indica se l’utente

master ha definito che la “QUANTITÀ ASSEGNATA” rappresenti anche il limite oltre il quale, per quella specifica azienda,

non potranno essere caricati ulteriori documenti.

La griglia in questione si valorizza con le aziende previste dal

contratto nel momento in cui queste emettono o ricevono la

loro prima fattura elettronica nell’anno in corso. Una volta

comparsa l’azienda nella griglia sarà possibile, tramite l’icona

“matita”, effettuare le seguenti operazioni:

Assegnare una quantità

Definire un limite di upload per la quantità

assegnata.

Qualora si intenda assegnare una quantità e un limite di upload, preventivamente alla comparsa dell’azienda aggiuntiva nella

griglia, è possibile procedere utilizzando l’apposito tasto “ASSEGNA QUANTITÀ” presente al di sotto della griglia.

Nel momento in cui viene assegnata una quantità compare nella griglia l’icona “documento” che consente di accedere alla

sezione in cui sono elencate tutte le eventuali variazioni effettuate nel tempo alla quantità in questione.

Utente base/aggiuntivo

L’utente aggiuntivo ha la possibilità di visualizzare esclusivamente la sezione “Utilizzo servizio” pre-filtrata sulla base delle

aziende per le quali l’utente master gli ha assegnato la visibilità. Nella griglia non ha quindi evidenza della sezione “TOTALE” né

delle icone necessarie per assegnare quantità e limite di upload né quella per accedere allo storico delle variazioni effettuate

a tal riguardo.

MANUALE GENERALE

Sezione “Riepilogo movimenti” Questa sezione è dedicata esclusivamente all’utente principale/Master ed evidenzia per mezzo di una grafico, l’andamento su

base mensile della quantità di fatture attive e passive movimentate, sia singolarmente che come totale e di quelle disponibili

secondo quanto previsto contrattualmente (“QUANTITÀ ACQUISTATA “).

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