Acquisti di materiale librario:

manuale procedurale Data: 09.10.2009 Versione: 1.2

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IndiceAcquisti di materiale librario: ......................................................................................... - 1 - manuale procedurale ................................................................................................................ - 1 - 1. SCOPO ................................................................................................................................ - 3 - 2. RESPONSABILITA’ DEI SOGGETTI COINVOLTI ................................................................. - 3 - 3. FUNZIONI E OBIETTIVI DELL’UFFICIO ACQUISTI CENTRALIZZATO DEL CASB ............. - 3 - 4. ITER DI UN ORDINE STANDARD (TITOLO IN COMMERCIO) ............................................. - 4 -

4.1 Suggerimenti di acquisto .................................................................................................. - 4 - 4.1.1 Problemi nell’invio dei suggerimenti ............................................................................ - 5 -

4.2 Controllo dei suggerimenti di acquisto pervenuti ................................................................ - 5 - 4.3 Controllo del titolo suggerito .............................................................................................. - 5 - 4.4 Inserimento dell’ordine in Sebina ....................................................................................... - 5 - 4.5 Trasmissione dell’ordine Sebina al personale amministrativo del CASB ............................ - 7 - 4.6 Inserimento del b/o CIA ed evasione ordine al fornitore ..................................................... - 7 - 4.7 Arrivo del documento, controllo, inventariazione ................................................................ - 7 - 4.8 Trasmissione del documento all’ufficio catalogazione ....................................................... - 7 - 4.9 Chiusura ordine e comunicazione al docente .................................................................... - 8 - 4.10 Invio dei volumi alle singole strutture ............................................................................... - 8 - 4.11 Annullamento dell’ordine ed eventuale riordino ............................................................... - 8 - 4.12 Aggiornamento sullo stato dell’ordine .............................................................................. - 8 -

5. ITER DI ORDINI PARTICOLARI (di seguito vengono elencate le sole fasi che differiscono dalla procedura standard) ........................................................................................................ - 9 -

5.1 Opere in più volumi ............................................................................................................ - 9 - 5.2 Libri in visione .................................................................................................................... - 9 - 5.3 Ordini urgenti ..................................................................................................................... - 9 - 5.4 Ordini che si rivelano urgenti quando sono in corso di evasione ...................................... - 10 - 5.5 Ordini a Maremagnum ..................................................................................................... - 11 - 5.6 Ordini a Internet Bookshop (IBS) ..................................................................................... - 11 - 5.7 Ordini per titoli fuori commercio – antiquariato (cfr. anche paragrafo 8) ......................... - 12 - 5.8 Ordini per acquisti di singoli e-book ................................................................................. - 12 - 5.9 Ordini a fornitori nuovi ..................................................................................................... - 12 - 5.10 Ordini con modalità di pagamento particolari (contrassegno e pagamento anticipato) ... - 13 - 5.11 Acquisti effettuati direttamente dai docenti in occasione di convegni, congressi, ecc. .... - 14 -

6. OPERE NON DISPONIBILI IN MAGAZZINO (OUT OF STOCK) ......................................... - 14 - 7. OPERE IN RISTAMPA ......................................................................................................... - 14 - 8. RICERCA DEI LIBRI FUORI COMMERCIO - ANTIQUARIATO .......................................... - 15 - 9. RICERCA IN ANTIQUARIATO A LUNGO TERMINE (DESIDERATA)................................. - 16 - 10. STATO DEGLI ORDINI ...................................................................................................... - 16 - 11. SOLLECITI ......................................................................................................................... - 17 - 12. SOSTITUZIONE DEL PERSONALE .................................................................................. - 17 -

12.1 Assenza del personale bibliotecario............................................................................... - 17 - 12.2 Assenza del personale amministrativo ........................................................................... - 17 - 12.3 Assenza del referente per gli acquisti librari ................................................................... - 18 - 12.4 Assenza del responsabile dell’ufficio acquisti librari ....................................................... - 18 -

13. PERIODO DI SOSPENSIONE ORDINI ............................................................................... - 18 - 14. GESTIONE DEI CAPITOLI E DEGLI IMPEGNI IN SEBINA ............................................... - 18 - 15. FORNITORI LIBRARI ......................................................................................................... - 19 - 16. COMUNICAZIONE ............................................................................................................. - 20 - 17. RIUNIONI PERIODICHE ..................................................................................................... - 21 - 18. MONITORAGGIO DEL SERVIZIO ACQUISTI LIBRARI .................................................... - 21 -

18.1 Monitoraggio dei fornitori ............................................................................................... - 21 - 18.2 Monitoraggio delle procedure interne............................................................................. - 21 - 18.3 Monitoraggio della soddisfazione dell’utenza ................................................................. - 21 -

19. AGGIORNAMENTO DEL MANUALE PROCEDURALE E RELATIVA DIFFUSIONE ........ - 22 - APPENDICE A ......................................................................................................................... - 23 -

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1. SCOPO

Scopo del presente manuale procedurale è definire l’iter di tutte le attività connesse all’acquisizione del materiale librario destinato alle biblioteche di Ateneo.

2. RESPONSABILITA’ DEI SOGGETTI COINVOLTI

Personale bibliotecario

Bibliotecari di dipartimenti e istituti

Controllo dei suggerimenti di acquisto

Inserimento dell’ordine in Sebina

Invio dell’ordine Sebina all’ufficio acquisti librari centralizzato del CASB Referente per gli acquisti librari (su incarico della direzione tecnica del SBA)

Rapporti con i fornitori

Solleciti degli ordini in sospeso

Riordini dei titoli fuori commercio

Monitoraggio servizio acquisizioni Personale amministrativo appartenente all’ufficio acquisti librari centralizzato del CASB

Responsabile ufficio acquisti librari del CASB Personale amministrativo

Inserimento ordini in CIA

Trasmissione b/o ai fornitori

Inventariazione titoli in CIA

Predisposizione dei mandati di pagamento

3. FUNZIONI E OBIETTIVI DELL’UFFICIO ACQUISTI CENTRALIZZATO

DEL CASB

L’ufficio acquisti centralizzato del CASB ha il compito di svolgere tutte le attività amministrative connesse all’acquisizione del materiale librario destinato alle biblioteche d’Ateneo. Per materiale librario si intende libri, ma anche DVD, VHS, CD-Rom, singoli e-book, singoli numeri monografici di riviste. L’ufficio acquisti centralizzato del CASB non provvede a: - richiedere ed inventariare il materiale librario fornito gratuitamente da enti, associazioni, privati. - inventariare ed effettuare i rimborsi per gli acquisti effettuati direttamente dai docenti in occasione di congressi, mostre, convegni ecc. (cfr. paragrafo 5.11) - gestire i cambi librari Per queste esigenze provvederà il personale amministrativo delle strutture di riferimento delle singole biblioteche.

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Obiettivo ultimo dell’ufficio acquisti, come di ogni altro settore del Sistema bibliotecario, è la soddisfazione dell’utente. Al fine di svolgere questo servizio raggiungendo livelli di eccellenza, tutte le relative attività devono essere finalizzate a: - fare in modo che il materiale giunga alla biblioteca nel minor tempo possibile - fare in modo che il materiale sia acquistato alle migliori condizioni economiche possibili - fare in modo che il materiale acquistato sia effettivamente quello desiderato dal docente - monitorare e controllare in modo costante le forniture e le performance dei fornitori - monitorare il fondo finanziario a disposizione della biblioteca - informare tempestivamente bibliotecari e docenti interessati circa la disponibilità/non disponibilità del materiale ordinato Strategie di massima per raggiungere questi obiettivi sono:

Tendere a semplificare ed automatizzare le procedure (anche questa è riduzione dei costi).

Dare sempre la priorità alle richieste che provengono dalla comunità accademica (aumenta il grado di soddisfazione dell’utente e della qualità percepita).

4. ITER DI UN ORDINE STANDARD (TITOLO IN COMMERCIO)

4.1 Suggerimenti di acquisto

Tutti i suggerimenti di acquisto devono essere inviati dai docenti alla propria biblioteca di appartenenza, utilizzando l’apposito servizio messo a disposizione dall’OPAC secondo la seguente procedura: - collegarsi a http://opac.unimc.it ed effettuare la ricerca bibliografica. In caso di esito negativo, cliccare su “suggerimento di acquisto” ed inserire il codice lettore e password personali del docente (entrambi creati dal bibliotecario al momento della prima registrazione dell’utente in Sebina). Si ricorda che al momento del primo accesso ai servizi dell’Opac, verrà richiesto all’utente di modificare la password. La nuova password che si sceglierà dovrà essere costituta da 8 caratteri alfanumerici (non sono ammessi i caratteri speciali, ad esempio il carattere *). Si ricorda inoltre che la password è valida per sei mesi e che pertanto alla scadenza l’utente dovrà rinnovarla seguendo la procedura proposta dal sistema. Per ovvie questioni di privacy, tale rinnovo va fatto direttamente dall’utente e non dall’amministratore del sistema. Si ribadisce pertanto che esclusivamente l’utente è tenuto a conoscere la propria password. - selezionare alla voce “biblioteche in cui sei abilitato”, la biblioteca della struttura di appartenenza del docente - compilare il form che si presenterà con i dati relativi al testo da acquistare. Si raccomanda di inserire i seguenti dati: autore, titolo, formato (se diverso dal libro, es. CD, DVD, VHS), editore, data di pubblicazione, ISBN. In caso di mancanza di uno di questi elementi l’acquisizione potrebbe subire dei ritardi o potrebbe essere errata: in particolare si raccomanda l’inclusione dell’ISBN, utilissimo in caso di presenza di più edizioni e/o formati. - alla fine dell’operazione cliccare su “conferma” E’ necessaria una costante attività di sensibilizzazione ed eventualmente di istruzione dei docenti all’uso di tale funzionalità, che dovrà essere svolta o dal personale delle biblioteche oppure con modalità più strutturate, dal CASB.

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4.1.1 Problemi nell’invio dei suggerimenti

Nel caso in cui un docente avesse problemi relativi all’invio dei suggerimenti di acquisto on line, lo stesso dovrà contattare il bibliotecario della propria struttura, il quale gli fornirà l’assistenza tecnica necessaria. Nel caso in cui l’utente si dimentichi la password, egli stesso potrà resettarla conoscendo la domanda segreta. In caso di ulteriori problemi, il bibliotecario inoltrerà la segnalazione all’amministratore di sistema utilizzando l’apposito modulo di assistenza informatica on line http://www.unimc.it/ateneo/servizi/sistema-bibliotecario-di-ateneo/supporto-informatico/assistenza Nel tempo massimo di due giorni l’amministratore di sistema risolverà il problema contattando direttamente il docente e dandone comunicazione al bibliotecario interessato.

4.2 Controllo dei suggerimenti di acquisto pervenuti

Il bibliotecario controllerà quotidianamente i suggerimenti di acquisto utilizzando l’apposita funzione di Sebina (Gessug). E’ facoltà della singola biblioteca stabilire se cancellare o meno in Sebina i suggerimenti di acquisto evasi. Si ricorda a proposito che se si cancellano i suggerimenti di acquisto pervenuti, questi verranno automaticamente cancellati dallo spazio lettore dell’OPAC del singolo utente, il quale, se non avrà preventivamente effettuato una stampa, non potrà avere memoria dei suggerimenti inviati. Una copia del file pdf (ottenuto tramite il software pdf creator) contenente i suggerimenti di acquisto pervenuti, deve essere archiviata e conservata.

4.3 Controllo del titolo suggerito

Il bibliotecario effettuerà due tipi di controllo:

1. l’eventuale presenza del titolo suggerito in OPAC. E’ necessario controllare se l’opera è già stata ordinata o è già presente nella biblioteca di riferimento dell’utente o di un'altra struttura appartenente allo stesso plesso. Qualora l’esito di questo riscontro fosse positivo, il bibliotecario comunicherà all’utente la disponibilità del titolo desiderato.

2. la disponibilità in commercio del titolo richiesto ed il prezzo di copertina (è importante verificare il prezzo effettivo del libro onde evitare squilibri tra le somme impegnate e quelle da liquidare). Le risorse dove consultare questi dati sono segnalati nella appendice A. In caso di dubbio è possibile richiedere al fornitore una richiesta di preventivo tramite il referente per gli acquisti librari.

Qualora il titolo risultasse fuori commercio, il suggerimento andrà inviato al referente acquisti librari per una richiesta di preventivo e disponibilità (cfr. paragrafo 8 punto A).

4.4 Inserimento dell’ordine in Sebina

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Il bibliotecario inserirà l’ordine in Sebina nello stesso giorno di ricevimento del suggerimento. Gli ordini andranno inseriti in Sebina all’interno della propria biblioteca, completi dei seguenti dati: - il fornitore, quest’ultimo in base alle indicazioni fornite dal CASB e visibili sul sito http://casb.unimc.it/casb/acquisti-centralizzati (per ulteriori informazioni circa la scelta dei fornitori cfr. paragrafo 15) - il prezzo indicativo (cioè il prezzo di copertina non scontato ed espresso in Euro) (cfr. appendice A) - l’impegno di spesa, (per la creazione e gestione dell’impegno cfr. paragrafo 14) - il nominativo del docente che ha inviato il suggerimento di acquisto

Nota bene: - è sempre obbligatorio inserire il nome del docente che ha effettuato il suggerimento. - assicurarsi che tra i dati inseriti nel modulo di Sebina relativo alla gestione lettori, sia sempre indicato l’indirizzo e-mail del docente con dominio “unimc.it” altrimenti non sarà possibile inviare comunicazioni al docente utilizzando la funzionalità di Sebina - se un docente non vuole ricevere le comunicazioni relative all’arrivo dei documenti da lui ordinati, dovrà comunicarlo all’ufficio catalogazione centralizzato del CASB e-mail servizibibliotecnici@unimc.it

- note: in questo campo si dovranno inserire, secondo le necessità del caso, le seguenti diciture:

- libro in visione - n° dei volumi di cui consta l’opera (se trattasi di titolo non significativo) ad es. “opera in 20

tomi” - percentuale di sconto. Se il fornitore non pratica lo sconto si dovrà scrivere “no sconto”. Se

viceversa il fornitore pratica sconti particolari e/o promozioni scrivere la percentuale di sconto. Questi dati servono al personale amministrativo per effettuare il controllo delle fatture dei fornitori

- anche antiquariato (nel caso in cui il docente dichiari sin da subito l’interesse a reperire il libro sul mercato dell’antiquariato, qualora il titolo risultasse in corso d’ordine fuori commercio o non disponibile)

- numerazione dei volumi che si intende acquistare (se trattasi di titolo non significativo) ad es. “acquistare volume n. 1 e n. 5”

- tempo di consegna indicato dal fornitore (nota facoltativa)

NOTA BENE: prestare attenzione all’ISBN! Se si ordinano titoli per i quali esistono in commercio sia l’edizione rilegata che quella economica, si prega di fare particolare attenzione all’ISBN, che dovrà sempre corrispondere all’edizione che si intende acquistare. Ad esempio, se si intende acquistare l’edizione economica di un’opera, è inutile scrivere nell’ordine il prezzo dell’edizione economica, se poi si manda al fornitore l’ISBN dell’edizione rilegata. Per il fornitore fa fede il codice ISBN e pertanto ci invierà l’edizione rilegata, la quale ovviamente avrà un prezzo maggiore. Inoltre, questo tipo di disguidi rischia di “falsare” l’ammontare dei fondi effettivamente disponibili! Edizioni sostitutive: in caso di non disponibilità di una determinata edizione i nostri fornitori provvederanno ad ordinare una edizione sostitutiva, senza richiedere una nostra autorizzazione, secondo le seguenti modalità:

se si tratta di una sostituzione del paese di distribuzione

se si tratta della sostituzione con il formato paperback (a meno che in nota all’ordine Sebina sia scritto “solo edizione rilegata”)

se si tratta della sostituzione con l’edizione piu’ recente (a meno che in nota all’ordine Sebina sia scritto “si richiede solo questa edizione”)

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In caso di sostituzioni siamo disposti a pagare la percentuale del 20% al di sopra del prezzo stimato dell’ordine originale. Nel caso di un sovrapprezzo maggiore di questa percentuale verremo avvisati e si dovrà dare l’ok al fornitore per poter effettuare l’ordine.

4.5 Trasmissione dell’ordine Sebina al personale amministrativo del CASB

Gli ordini inseriti in Sebina andranno inviati per posta elettronica al personale amministrativo del CASB (all’indirizzo e-mail della persona che cura l’inserimento degli ordini relativi alla propria struttura). Gli ordini andranno inviati in un allegato in formato pdf (utilizzando il software pdf creator). Essi non vanno trasmessi in un unico blocco, ma suddivisi per fornitore. Nell’oggetto della mail si metterà : ORDINI “nome del fornitore” “estremi degli ordini”, ad es. ORDINI DEA GL 4-9 GL è la sigla del dipartimento o istituto: in questo caso GL sta per dipartimento di ricerca linguistica.

L’allegato in pdf della mail sarà nominato nella stessa maniera dell’oggetto della mail. Nella mail di invio degli ordini dovrà essere impostata la richiesta di conferma lettura.

4.6 Inserimento del b/o CIA ed evasione ordine al fornitore

Il personale amministrativo del CASB provvederà ad inserire in tempo utile gli ordini nel software di gestione contabile CIA e ad evaderli via e-mail ai fornitori. Nella mail di invio degli ordini dovrà essere impostata la richiesta di conferma lettura.

4.7 Arrivo del documento, controllo, inventariazione

Il materiale verrà consegnato e fatturato al CASB, il quale provvederà ad inventariarlo in tempo utile. Il personale amministrativo effettuerà il controllo della merce ricevuta con quanto effettivamente ordinato e fatturato. Effettuerà inoltre il controllo delle condizioni economiche praticate dal fornitore, in base agli accordi in vigore e/o preventivi ad hoc. Il personale amministrativo segnalerà tempestivamente al fornitore eventuali discordanze, così come eventuali richieste di note di accredito e/o resi. In questi casi il personale amministrativo deve adoperarsi affinchè tali pratiche si risolvano nel più breve tempo possibile e il libro venga consegnato alla biblioteca al più presto. Il personale amministrativo porrà l’ordine in Sebina in stato D (ordine con documenti arrivati), inserendo il prezzo effettivo del libro (ovvero quello scontato).

4.8 Trasmissione del documento all’ufficio catalogazione

I libri andranno inviati all’ufficio catalogazione del CASB, suddivisi per struttura e, relativamente ad una struttura, per fattura (ovvero, i libri elencati in una determinata fattura saranno legati insieme e corredati dalla relativa fattura cartacea, con un elastico).

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4.9 Chiusura ordine e comunicazione al docente

I catalogatori provvederanno a porre l’ordine J (ordine completamente ricevuto) e ad effettuare la comunicazione al docente di arrivo del documento, utilizzando l’apposita funzione in Sebina.

4.10 Invio dei volumi alle singole strutture

I volumi inventariati, catalogati e collocati verranno fatti pervenire alle singole strutture decentrate tramite posta interna, unitamente ad un elenco dei volumi inviati (tale elenco verrà inviato al bibliotecario anche via mail). Il bibliotecario provvederà a verificare la corrispondenza tra il materiale consegnato con l’elenco anzi specificato, a firmare l’elenco per ricevuta e a rispedirlo all’ufficio catalogazione del CASB tempestivamente e comunque non oltre una settimana dal ricevimento della merce (è preferibile utilizzare il fax interno 3951) Il bibliotecario segnalerà altrettanto rapidamente eventuali mancanze e/o anomalie.

4.11 Annullamento dell’ordine ed eventuale riordino

Le comunicazioni dei fornitori relative a opere non procurabili perché fuori catalogo o non disponibili perverrano al referente per gli acquisti librari, il quale provvederà ad annullare l’ordine in Sebina (entrando nella gestione ordini della singola biblioteca), a comunicarne l’annullamento al personale amministrativo, docente e bibliotecario di riferimento. L’eventuale riordino su altro canale avverrà nelle modalità specificate nel paragrafo 8, punto B. In quest’ultimo caso, il bibliotecario provvederà a cancellare la eventuale notizia di tipo 01 relativa all’ordine annullato. Qualora le sopra menzionate comunicazioni dei fornitori pervenissero erroneamente ai bibliotecari e/o al personale amministrativo, questi inoltreranno tempestivamente la segnalazione al referente per gli acquisti librari.

4.12 Aggiornamento sullo stato dell’ordine

Le comunicazioni dei fornitori relative ai libri in prenotazione perchè out of stock, oppure perché non ancora pubblicati oppure perchè in ristampa, perverrano al referente per gli acquisti librari, il quale provvederà ad annotare quanto comunicato nel campo note dell’ordine in Sebina, unitamente all’indicazione della data della comunicazione. Per la gestione dei titoli out of stock e dei libri in ristampa cfr.paragrafi 6 e 7. Le comunicazioni sopra indicate verranno inoltrate anche ai bibliotecari ed ai docenti, in modo da informare loro circa i motivi del ritardo di consegna dell’ordine. Qualora le sopra menzionate comunicazioni dei fornitori pervenissero erroneamente ai bibliotecari e/o al personale amministrativo, questi inoltreranno la segnalazione al referente per gli acquisti librari.

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5. ITER DI ORDINI PARTICOLARI (DI SEGUITO VENGONO ELENCATE LE SOLE FASI

CHE DIFFERISCONO DALLA PROCEDURA STANDARD)

5.1 Opere in più volumi

Per quanto riguarda gli ordini di opere in più volumi, se i volumi hanno titoli significativi, si inserirà un ordine per ogni volume. Se invece i volumi hanno titoli non significativi (notizie di tipo W) si aggancerà l’ordine alla monografia superiore e in nota all’ordine si indicherà la numerazione dei volumi che si vuole acquistare. Non seguono questa regola le pubblicazioni in più volumi non vendibili separatamente. In questo caso anche se i titoli dei singoli volumi hanno titoli significativi, l’ordine verrà comunque agganciato alla monografia superiore.

5.2 Libri in visione

Per quanto riguarda i libri portati in visione dal fornitore presso le biblioteche, il bibliotecario inserirà nel campo note dell’ordine in Sebina la dicitura “libro in visione”. Inoltre il bibliotecario scriverà nell’oggetto della mail di invio al personale amministrativo la dicitura: LIBRO IN VISIONE. Successivamente il bibliotecario curerà l’invio di tale materiale presso gli uffici amministrativi del CASB, dove avverrà l’inventariazione.

5.3 Ordini urgenti

Se il volume da acquistare serve entro una determinata data si seguirà la apposita procedura di urgenza. Il CASB riuscirà a garantire i tempi di consegna richiesti, solo ed esclusivamente se si seguirà la seguente procedura:

1. Il bibliotecario, ricevuta una richiesta urgente, effettua i controlli bibliografici del caso (presenza del titolo in opac, disponibilità in commercio o meno)

2. il bibliotecario invia all’indirizzo acquisti.casb@unimc.it una mail con oggetto “ordine

urgente”, contenente:

la descrizione completa del documento (in particolare l’ISBN),

il riferimento del docente a cui il documento serve

la data entro cui il libro serve (si prega di non scrivere genericamente “urgente”!)

3. Lo stesso giorno di ricevimento della richiesta, il referente per gli acquisti librari contatterà il fornitore per conoscere la data di consegna che riesce a garantirci ed il costo (che potrà essere maggiorato delle spese di spedizione). Queste informazioni verranno comunicate prontamente al bibliotecario.

4. Il bibliotecario, una volta consultatosi con il docente, comunicherà l’eventuale ok al

referente per gli acquisti librari 5. Non appena ricevuto il nulla osta, il referente per gli acquisti librari inserirà l’ordine in

Sebina, mettendo in nota la seguente segnalazione per il fornitore “urgente come da Vs preventivo del ….”

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6. Il referente per gli acquisti librari invierà il preventivo del fornitore e l’ordine in Sebina al

personale amministrativo con la dicitura nell’oggetto della mail “URGENTE” – nome della struttura – titolo del libro. Ad es. “URGENTE – dip. di Lingue – Nueva poesia espanola

7. Il personale amministrativo evaderà l’ordine al fornitore dandogli la precedenza assoluta

sulle sue attività (comunque in giornata) e terrà tale ordine in evidenza, in modo tale da riservargli la stessa precedenza in fase di inventariazione. Nel caso di assenza del personale amministrativo che cura una determinata struttura provvederà il responsabile dell’ufficio acquisti librari.

8. Il referente per gli acquisti librari monitorerà la consegna, tenendo informati bibliotecario e

personale amministrativo sulla effettiva data di arrivo del documento e su eventuali disguidi. Nel caso in cui il libro non arrivasse per la data prevista comunicata dal referente per gli acquisti librari, il personale amministrativo lo segnalerà allo stesso.

9. All’arrivo del documento e della relativa fattura, il personale amministrativo provvederà ad

inventariare immediatamente il libro. Nel caso di assenza del personale amministrativo che cura la struttura interessata provvederà il responsabile dell’ufficio acquisti librari.

Nel caso non fosse pervenuta la fattura insieme al libro, il personale amministrativo si consulterà con il bibliotecario per valutare la possibilità di inventariare il libro in un secondo momento. Qualora si opti per questa ipotesi, il bibliotecario ricevente dovrà firmare un modulo di avvenuta consegna da restituire agli uffici amministrativi del CASB. Successivamente quando sarà pervenuta al CASB la fattura del fornitore, il personale amministrativo comunicherà il numero di inventario al bibliotecario, il quale dovrà apporlo sul volume. E’ compito del personale amministrativo assicurarsi dell’arrivo della fattura ed eventualmente sollecitare il fornitore.

10. Il personale amministrativo invierà immediatamente il materiale all’ufficio catalogazione,

segnalando l’urgenza. Il catalogatore catalogherà il documento dandogli la precedenza assoluta.

11. Il catalogatore invierà immediatamente il documento alla struttura decentrata,

contrassegnando il pacco di spedizione con la dicitura urgente e avvisando contestualmente il bibliotecario. Sarà cura della posta interna di Ateneo di consegnarlo in giornata.

12. All’arrivo del documento il bibliotecario avviserà immediatamente il docente.

5.4 Ordini che si rivelano urgenti quando sono in corso di evasione

Qualora un libro ordinato senza la procedura di urgenza sopra indicata, si rivelasse urgente solo quando l’ordine è in corso di evasione, si seguirà la seguente procedura:

il bibliotecario segnalerà l’urgenza al referente per gli acquisti librari via e-mail (non al personale amministrativo!)

il referente per gli acquisti librari solleciterà il fornitore e monitorerà la spedizione

contestualmente il referente per gli acquisti librari informerà il personale amministrativo della sopravvenuta urgenza, con una mail avente come oggetto “DA INVENTARIARE CON URGENZA” – nome della struttura – titolo del libro

il personale amministrativo terrà tale ordine in evidenza e seguirà la procedura di urgenza relativamente alle sole fasi di inventariazione e trasmissione del libro dal CASB alle strutture (dalla fase 8 alla fase 10 della procedura di urgenza).

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5.5 Ordini a Maremagnum

La Maremagnum ha un particolare sistema amministrativo, in base al quale la fattura viene emessa nel momento in cui l’ordine viene confermato sul loro sito, e non al momento della spedizione dell’ordine. Per tale motivo la procedura da seguire è la seguente 1. Quando arriva al bibliotecario del CASB (al momento Barbara, Cettina o Marina) la mail “Il libraio risponde”, il bibliotecario del CASB inserirà tempestivamente (in giornata) l’ordine in Sebina e lo invierà al personale amministrativo mettendo nell’oggetto della mail “Maremagnum”. A seguito di appositi accordi con la Maremagnum, il libro sarà tenuto prenotato per noi per una settimana (e non per due giorni, come è scritto sul sito). Tale termine potrà essere prolungato dal bibliotecario del CASB nel caso di esigenze particolari, inviando all’indirizzo e-mail biblioteche@maremagnum.com una specifica richiesta. In questo modo la Maremagnum prolungherà l’ordine, che scadra’ nei termini da noi richiesti. 2. Il personale amministrativo emette il buono d’ordine e ne dà comunicazione al bibliotecario del CASB che gli ha spedito l’ordine Sebina (non c’e’ bisogno di scrivere numero e data del buono). Non occorre che il personale amministrativo invii il b/o alla Maremagnum. 3. Una volta accertato che e’ stato emesso il buono d’ordine il bibliotecario del CASB confermerà l’ordine sul sito di Maremagnum

4. Una volta confermato l’ordine, Maremagnum invierà all’indirizzo e-mail del bibliotecario del CASB la fattura in pdf. Tale fattura va inoltrata al personale amministrativo, che la stamperà e la terrà da una parte in attesa che arrivi il libro e la utilizzerà per l’inventariazione del libro (Maremagnum infatti non spedisce più fatture per posta tradizionale). Nel caso in cui trascorrano più di 15 giorni dalla data di emissione della fattura senza che il relativo libro sia arrivato, il personale amministrativo lo segnalerà al referente per gli acquisti librari, in modo da consentirle di verificare ed effettuare eventualmente un reclamo alle Poste italiane.

5.6 Ordini a Internet Bookshop (IBS)

Internet Bookshop viene utilizzato fondamentalmente per la fornitura di DVD, titoli di difficile reperibilità, ordini urgenti (le consegne sono infatti molto puntuali). Questo fornitore ha due particolarità: 1. l’ordine va fatto sul sito ma va confermato via fax. La IBS non evade subito l’ordine fatto sul sito, ma attende un fax di conferma, stampabile sul sito stesso. 2. IBS consegna la merce senza fattura accompagnatoria. L’azienda emette fatture sempre in data dell’ultimo giorno del mese in cui è stato inviato il libro Tali fatture inoltre non sono spedite per posta tradizionale ma vengano pubblicate sul sito di IBS. E’ pertanto necessario che il personale amministrativo abbia cura di scaricare la fattura dal sito non appena questa si renda disponibile (ad es. un libro spedito a noi il 10 aprile sarà fatturato il 30 aprile e la fattura sarà disponibile on line in formato pdf dal 1° maggio). Questa modalità di fatturazione è un grosso svantaggio perché anche se un libro ci viene consegnato in tre giorni, potremo inventariarlo solo dopo la fatturazione, quindi anche dopo 4 settimane! La procedura è pertanto la seguente: - L’ordine viene effettuato direttamente nel sito internet da un bibliotecario del CASB.

- il bibliotecario del CASB invia l’ordine al personale amministrativo con una mail con oggetto ORDINE IBS – N° ORDINE

- Il personale amministrativo emette il buono d’ordine e comunica di avere emesso emesso il b/o al bibliotecario del CASB che gli ha spedito l’ordine in Sebina (non c’e’ bisogno di scrivere numero e data del buono). Questo significa che il personale amministrativo non deve inviare il b/o alla IBS. - Il bibliotecario del CASB invia il fax di conferma timbrato e firmato ad IBS e lo allega al relativo b/o CIA: a questo punto inizierà per IBS il processo di evasione dell’ordine.

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- Al ricevimento della merce spetta al personale amministrativo prendere nota della prima data utile in cui potrà andare a scaricare la fattura dal sito di IBS, al fine di non ritardare ulteriormente l’inventariazione del materiale

5.7 Ordini per titoli fuori commercio – antiquariato (cfr. anche paragrafo 8)

Per l’acquisto delle opere fuori commercio, effettuato non tramite Maremagnum o IBS, si seguirà la seguente procedura: - Il referente per gli acquisti librari effettuerà una ricerca di mercato volta a determinare la disponibilità ed il prezzo di un titolo sul mercato antiquario. - Ottenuto il preventivo e il nulla osta da parte del docente, il referente per gli acquisti librari inserirà in giornata l’ordine in Sebina (scrivendo in nota all’ordine “antiquariato”) e lo invierà al personale amministrativo, mettendo nell’oggetto della mail la dicitura: ANTIQUARIATO. - Il personale amministrativo evaderà l’ordine al fornitore dandogli la precedenza su tutti gli altri ordini (eccetto quelli con dicitura URGENTE) e comunque entro un giorno lavorativo. - Le altre fasi sono identiche a quelle dell’ordine standard.

5.8 Ordini per acquisti di singoli e-book

Un e-book (letteralmente “libro elettronico”) è un’opera che si può leggere su un computer. Acquistare un e-book, pur nell’ampia casistica offerta dal mercato editoriale, significa acquistare una password che consente di visualizzare, scaricare e/o stampare un testo sotto forma di file digitale presente in Internet. Qualche volta il fornitore vende insieme sia la copia cartacea che quella elettronica di un’opera. Sul costo degli e-book, a differenza dei libri cartacei, viene applicata l’IVA al 20%. Per quanto riguarda i fornitori, in linea di massima possiamo usare la DEA dietro richiesta di un preventivo ad hoc. Pertanto la procedura sarà la seguente:

1. il bibliotecario invia i dettagli bibliografici dell’e-book ad acquisti.casb@unimc.it 2. il referente per gli acquisti librari chiederà un preventivo alla DEA e lo inoltrerà al

bibliotecario. Il referente segnalerà l’acquisto in corso al responsabile della Biblioteca digitale.

3. il bibliotecario inserirà l’ordine in Sebina, mettendo in nota “e-book”. 4. Quando il personale amministrativo riceverà la password, la inoltrerà al bibliotecario

5.9 Ordini a fornitori nuovi

Relativamente agli ordini da inoltrare a fornitori non già inseriti in Cia, si seguirà la seguente procedura:

1) Una volta verificato il rispetto di quanto indicato nel paragrafo relativo alla gestione dei fornitori (cfr. paragrafo 15), il bibliotecario inoltrerà ad acquisti.casb@unimc.it l’indicazione del materiale da acquistare e il riferimento del nuovo fornitore.

2) Il referente per gli acquisti librari chiederà al nuovo fornitore i seguenti dati anagrafici e bancari:

Ragione sociale

Sede legale

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Recapiti telefonici, FAX, e-mail

Partita iva o codice fiscale

Coordinate bancarie (incluso IBAN)

3. inserirà nell’apposito modulo Sebina di gestione del fornitore (FORNIT) il nominativo del nuovo fornitore, avendo cura di creare un nuovo codice fornitore costruito come segue: Prime due lettere della nazione di appartenenza del fornitore + prime due lettere della città + codice tipologia fornitore (es. L per libreria, F per fornitore commerciale…) + prime 4 lettere del fornitore Ad es. ITFIFLICO (IT per Italia, FI per Firenze, F per fornitore commerciale, LICO per Licosa)

4.il referente per gli acquisti librari invierà l’ordine al responsabile dell’ufficio acquisti librari e nella mail di invio dichiarerà sotto la propria responsabilità che si tratta di un nuovo fornitore, i dati anagrafici e bancari del fornitore, le condizioni di vendita, se è iscritto all’albo e, ove necessario, la dichiarazione “opera reperibile solo presso il seguente fornitore non iscritto all’albo”.

Nota bene Senza anche uno dei dati sopra riportati relativi al fornitore, l’ordine non potrà essere evaso.

5.10 Ordini con modalità di pagamento particolari (contrassegno e pagamento anticipato)

In base alla normativa di Ateneo, il Casb non può ordinare libri a fornitori che richiedono come modalità di pagamento il contrassegno. Il pagamento anticipato (tramite bonifico o bollettino di conto corrente postale) è una modalità di pagamento che va evitata il più possibile (è una procedura lunga e laboriosa oltre che rischiosa). Pertanto qualora si individui del materiale particolare presso un fornitore che richiede il pagamento anticipato, si manderà una mail al referente per gli acquisti librari il quale verificherà se uno dei nostri fornitori abituali potrà acquistare l’opera per noi. Se l’opera è acquistabile tramite uno dei nostri fornitori abituali, il referente lo segnalerà al bibliotecario che provvederà ad evadere l’ordine nelle modalità standard. Se invece l’opera non è acquistabile tramite uno dei nostri fornitori abituali il referente per gli acquisti librari effettuerà l’ordine presso il fornitore che richiede il pagamento anticipato. Il referente inserirà l’ordine in Sebina con il prezzo di copertina (non inserendo quindi eventuali spese di spedizione) e lo invierà al personale amministrativo. Il personale amministrativo avrà il compito di tenere i contatti con il fornitore, pertanto ogni eventuale comunicazione di quest’ultimo dovrà essere reindirizzata al personale amministrativo. Il bonifico anticipato verrà disposto dal responsabile dell’ufficio acquisti librari, il quale utilizzerà un elenco di trasmissione ad hoc al fine di poter evadere l’ordine entro 2 giorni lavorativi dall’arrivo dell’ordine Sebina.

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5.11 Acquisti effettuati direttamente dai docenti in occasione di convegni, congressi, ecc.

Le spese per gli acquisti librari effettuati direttamente dai docenti in occasione di convegni, mostre, eccetera, verranno gestite dai dipartimenti o dagli istituti di appartenenza del docente, utilizzando il fondo economale o i fondi per la ricerca. I docenti dovranno pertanto rivolgersi al personale amministrativo della propria struttura di appartenenza.

6. OPERE NON DISPONIBILI IN MAGAZZINO (OUT OF STOCK)

Quando il fornitore comunica che un titolo è out of stock, ciò significa che il libro è al momento non disponibile presso il magazzino del distributore o editore di riferimento del nostro fornitore. Questo vuol dire che il libro si renderà di nuovo disponibile nell’arco di un periodo di tempo non prevedibile (una settimana, un mese, più mesi). Qualche volta succede anche che il libro, indicato in un primo momento dall’editore/distributore come out of stock, risulti in seguito esaurito. Pertanto, onde evitare tempi di attesa molto lunghi e comunicare i motivi del ritardo, si seguirà la seguente procedura:

1. Il fornitore comunica che un libro è out of stock al referente per gli acquisti librari. 2. Il referente per gli acquisti librari inoltra tale comunicazione al bibliotecario di riferimento e

annota tale informazione unitamente alla data di invio della stessa, in nota all’ordine Sebina 3. Utilizzando l’apposita funzionalità di Sebina, il referente invia al docente la comunicazione

di out of stock unitamente alla frase standard “Il nostro tempo massimo di attesa è di due mesi, dopodichè chiuderemo l’ordine. Qualora avesse

bisogno del libro con particolare urgenza o al contrario non fosse più interessato al relativo acquisto, La invitiamo a segnalarlo al bibliotecario del Suo dipartimento o istituto in modo da vagliare eventuali canali alternativi di reperimento oppure, al contrario, chiudere l’ordine.

4. Il bibliotecario invierà l’eventuale comunicazione del docente al referente per gli acquisti librari.

5. Il referente per gli acquisti librari si attiene alle eventuali indicazioni del docente annullando definitivamente l’ordine o riordinandoLo altrove, oppure, in assenza di indicazioni dal docente, annulla l’ordine trascorsi due mesi dalla data di comunicazione di out of stock. Eventuali eccezioni relativamente al tempo massimo di attesa (due mesi) devono

essere tempestivamente comunicate dai bibliotecari al referente per gli acquisti librari.

7. OPERE IN RISTAMPA

Quando il fornitore comunica che un titolo è in ristampa, si seguirà la seguente procedura:

6. Il fornitore comunica che un libro è in ristampa al referente per gli acquisti librari. 7. Il referente per gli acquisti librari inoltra tale comunicazione al bibliotecario di riferimento e

annota tale informazione unitamente alla data di invio della stessa, in nota all’ordine Sebina 8. Utilizzando l’apposita funzionalità di Sebina, il referente invia al docente la comunicazione

di titolo in ristampa unitamente alla frase standard “Il titolo da Lei richiesto è in ristampa. Qualora avesse bisogno del libro con particolare urgenza o al

contrario non fosse più interessato al relativo acquisto, La invitiamo a segnalarlo al bibliotecario del Suo dipartimento o istituto in modo da vagliare eventuali canali alternativi di reperimento oppure, al contrario, chiudere l’ordine.

9. Il bibliotecario invierà l’eventuale comunicazione del docente al referente per gli acquisti librari.

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10. Il referente per gli acquisti librari si attiene alle eventuali indicazioni del docente annullando definitivamente l’ordine o riordinandoLo altrove.

8. RICERCA DEI LIBRI FUORI COMMERCIO - ANTIQUARIATO

La ricerca di titoli sul mercato antiquario può scaturire da due situazioni di origine: A) l’ordine viene subito indirizzato sul mercato antiquario Qualora il bibliotecario accerti che un titolo è fuori commercio, si seguirà la seguente procedura:

1. il bibliotecario invia ad acquisti.casb@unimc.it la lista dei titoli da acquistare sul mercato antiquario eventualmente corredata di indicazioni dove reperirli (link a siti on line o librerie fisiche)

2. il referente per gli acquisti librari effettua una ricerca di mercato ed inoltra il preventivo al bibliotecario

3. Il bibliotecario comunica il preventivo al docente e successivamente informa il referente per gli acquisti librari circa l’interesse o meno ad effettuare l’ordine. Nel caso di titoli italiani di difficile reperibilità e quindi con tempi di reperimento che potrebbero essere lunghi, spetta al bibliotecario il compito di avvisare il docente.

4. Il referente per gli acquisti librari effettua l’ordine in Sebina e lo trasmette al personale amministrativo come da procedura apposita (cfr paragrafo 5.7).

B) l’ordine viene incanalato sul mercato antiquario solo dopo che l’opera viene indicata dal fornitore abituale come fuori commercio o non disponibile (titolo di difficile reperibilità che sta andando fuori commercio)

1) il fornitore comunica al referente per gli acquisti librari che l’opera è esaurita o comunque non disponibile

2) Il referente annulla l’ordine in Sebina e segnala al personale amministrativo di annullare l’ordine in CIA

3) Se l’opera è disponibile nella stessa edizione su Maremagnum o IBS (per cui il prezzo sarà quello di copertina maggiorato delle spese di spedizione) 3.1 Il referente per gli acquisti librari effettua il riordino

3.2 Informa bibliotecario e docente circa il riordino e circa l’ulteriore slittamento dei tempi di consegna con la frase standard:

Il titolo da Lei ordinato non è disponibile in commercio, stiamo provvedendo a reperirlo tramite canali alternativi. Ci scusiamo per l’inconveniente.

4) Se l’opera non è disponibile nella stessa edizione su Maremagnum, IBS o altri canali, si

potranno verificare due possibilità:

4.1 Se l’ordine in Sebina riporta in nota la dicitura ANCHE ANTIQUARIATO, il referente per gli acquisti librari effettuerà direttamente la ricerca di mercato (cfr. fase seguente 5) segnalando comunque a docente e bibliotecario che la consegna del libro subirà ritardi con la seguente frase standard:

Il titolo da Lei ordinato è fuori commercio. Come da Lei indicato stiamo provvedendo al riordino sul mercato antiquario o dei remainder. Ci scusiamo per l’inconveniente

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4.2. Se l’ordine in Sebina non riporta in nota la dicitura “ANCHE ANTIQUARIATO” il referente per gli acquisti librari non effettua alcuna altra ricerca di mercato ma comunica a bibliotecario e docente la chiusura dell’ordinecon la seguente frase standard Il titolo da Lei ordinato è fuori commercio. Qualora fosse interessato all’acquisto dell’opera sul mercato antiquario o dei remainder, La invitiamo a contattare il bibliotecario del Suo dipartimento o

istituto. In caso di Suo assenso alla ricerca in antiquariato, l’ordine verrà effettuato immediatamente qualora si rendesse disponibile un esemplare con un costo inferiore al doppio di quello di copertina (purchè non si superi i 50 Euro). In caso di costi più alti verrà richiesta la Sua autorizzazione.

5) Il bibliotecario invierà l’eventuale comunicazione del docente al referente per gli acquisti librari.

6) Come indicato dal docente, il referente per gli acquisti librari provvederà ad effettuare una ricerca. 6.1 Il referente effettuerà direttamente (cioè senza contattare nuovamente il docente) il riordino in antiquariato qualora l’opera abbia un costo inferiore al doppio del prezzo di copertina, purchè comunque non si superi la spesa di 50 Euro.

6.2 Se l’opera in antiquariato ha un prezzo superiore a quanto stabilito al precedente punto, la referente acquisti chiederà al docente l’autorizzazione ad acquistare l’opera mettendo per conoscenza il bibliotecario.

7) Il referente per gli acquisti librari inserisce l’ordine in Sebina ed invia l’ordine al personale amministrativo, come da procedura descritta al paragrafo 5.7

8 ) qualora la ricerca in antiquariato dia esito negativo, il referente per gli acquisti librari ne darà comunicazione a docente e bibliotecario.

9. RICERCA IN ANTIQUARIATO A LUNGO TERMINE (DESIDERATA)

Qualora la ricerca in antiquariato abbia dato esito negativo e il docente ritenga che l’opera debba comunque entrare a far parte della collezione della propria biblioteca di riferimento, si potrà utilizzare il cosiddetto servizio dei desiderata. E’ possibile cioè essere avvisati da dei fornitori specializzati quando un titolo si renderà disponibile sul mercato antiquario, senza peraltro obbligo di acquisto. I tempi di consegna del titolo non sono ovviamente prevedibili e possono essere anche di molti mesi. In questo caso la procedura sarà la seguente:

1. Il docente segnala al bibliotecario i titoli che si vuole reperire sul mercato antiquario 2. Il bibliotecario invia la lista via e-mail al referente per gli acquisti librari 3. Il referente per gli acquisti librari invia la lista a fornitori e/o siti specializzati. 4. Qualora giunga l’avviso di disponibilità di uno o più titoli, si procederà secondo il

paragrafo 8.

10. STATO DEGLI ORDINI

Per conoscere lo stato degli ordini, i docenti dovranno relazionarsi con il personale bibliotecario della propria struttura di appartenenza, il quale potrà verificare lo stato dell’ordine in due modi:

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1. controllando se ci sono note all’ordine in Sebina (ad es. se il libro è in ristampa o out of stock) 2. controllando lo stato dell’ordine sul sito del fornitore (qualora quest’ultimo lo consenta). Nel sito si potrà verificare se il libro sta per essere spedito, è in spedizione o se è stato consegnato al CASB. Per avere ulteriori delucidazioni o per far sollecitare uno o più determinati ordini il bibliotecario invierà una mail ad acquisti.casb@unimc.it, mettendo i dati completi dell’ordine (descrizione bibliografica e numero ordine Sebina). Si prega di non contattare gli uffici amministrativi. Il referente per gli acquisti librari, una volta effettuati i riscontri del caso, risponderà tempestivamente al bibliotecario, il quale informerà il docente. I docenti dovranno relazionarsi con il personale bibliotecario anche per avere l’elenco dei titoli da loro suggeriti.

11. SOLLECITI

Il referente per gli acquisti librari solleciterà la consegna degli ordini in sospeso per tutte le strutture di Ateneo. L’attività di sollecito avrà cadenza almeno bimestrale e riguarderà i titoli italiani ordinati da almeno 30 giorni e i libri stranieri ordinati da almeno 45 giorni. Il sollecito verrà effettuato struttura per struttura, producendo in Sebina una lista di tutti gli ordini in stato E, confrontando tale lista con gli ordini che risultano in sospeso nei b/o CIA e prendendo nota di eventuali libri pervenuti al CASB e non ancora inventariati. Per consentire tale attività è necessario che i b/o CIA ancora aperti e i libri in attesa di inventariazione siano conservati in un luogo accessibile anche al referente per gli acquisti librari (non tenerli sotto chiave!) Il referente effettuerà inoltre i solleciti su richiesta del bibliotecario, il quale, in base alle esigenze della comunità accademica, terrà sotto controllo l’avanzamento degli ordini segnalando eventuali disguidi o ritardi o esigenze particolari.

12. SOSTITUZIONE DEL PERSONALE

12.1 Assenza del personale bibliotecario

Qualora si operi in una biblioteca con più unità di personale, è necessario che venga individuata la persona incaricata a controllare i suggerimenti di acquisto e ad inserire gli ordini in caso di assenza prolungata dal lavoro del bibliotecario deputato a tali attività. Nel caso di assenze prolungate di personale che lavora presso biblioteche monoposto, la sostituzione potrà avvenire a cura del CASB secondo modalità che saranno concordate in base alla durata della assenza e alle necessità del caso.

12.2 Assenza del personale amministrativo

In caso di assenze prolungate del personale amministrativo (maggiori di una settimana), il responsabile dell’ufficio acquisti librari ne curerà la sostituzione, compatibilmente con i carichi di

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lavoro di ciascuna unità di personale e dandone tempestiva comunicazione al bibliotecario e al referente per gli acquisti librari.

12.3 Assenza del referente per gli acquisti librari

Nel caso di assenza prolungata del referente per gli acquisti librari, effettuerà la relativa sostituzione il personale individuato dal direttore tecnico del SBA.

12.4 Assenza del responsabile dell’ufficio acquisti librari

Nel caso di assenza prolungata del responsabile dell’ufficio acquisti librari, effettuerà la relativa sostituzione il personale individuato dal direttore tecnico del SBA.

13. PERIODO DI SOSPENSIONE ORDINI

Il CASB non evade ordini durante il periodo di chiusura dell’esercizio finanziario, ovvero approssimativamente da inizi dicembre a metà febbraio. Il responsabile dell’ufficio acquisti librari comunicherà con congruo anticipo al referente per gli acquisti librari le date sia di fine che di inizio di evasione degli ordini. Comunicherà inoltre qualsiasi altra eventuale prolungata sospensione di tale attività che potrebbe verificarsi durante l’esercizio finanziario per causa di forza maggiore. Il referente per gli acquisti librari informerà il personale bibliotecario di tali date. Relativamente al periodo di chiusura degli ordini per la fine dell’esercizio finanziario, i bibliotecari ne daranno comunicazione ai docenti e solleciteranno l’invio dei suggerimenti di acquisto entro il tempo utile per la loro corretta evasione. Il bibliotecario si raccorderà con il personale docente al fine di concordare una programmazione nell’arco dell’anno sì da evitare che gli ordini si concentrino solo in alcune fasi dell’anno.

14. GESTIONE DEI CAPITOLI E DEGLI IMPEGNI IN SEBINA

All’inizio di ogni esercizio finanziario, prima di iniziare ad inserire gli ordini in Sebina, il bibliotecario creerà in Sebina uno o più impegni di spesa. La creazione di più impegni consente di tenere sotto controllo la spesa libraria per settore disciplinare o per docente o per qualsiasi altra tipologia di suddivisione. Il bibliotecario creerà i sopra menzionati impegni sulla base delle indicazioni date via e-mail dal responsabile dell’ufficio acquisti librari in relazione alla disponibilità finanziaria di ciascuna struttura per l’esercizio corrente. Il bibliotecario creerà tali impegni tempestivamente, al fine di consentire al referente per gli acquisti librari di effettuare gli eventuali riacquisti sul mercato antiquario. Per creare gli impegni si seguirà la seguente procedura: 1) Creazione del capitolo che si chiamerà CASBM (dove M sta per monografie)1.

In fase di creazione del capitolo scrivere nel campo Descrizione la dicitura “acquisti monografie tramite CASB”

1 Per distinguerlo dal capitolo CASBP (dove P sta per periodici), che dovrà essere creato per la gestione

degli abbonamenti ai periodici, in base alle indicazioni date via e-mail dal responsabile dell’ufficio acquisti librari.

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2) Creazione di uno o più impegni Si prega di scrivere nel campo Descrizione una sintetica descrizione dell’impegno stesso, in modo tale che le finalità di utilizzo dell’impegno siano chiare anche a terzi. Ad esempio evitare di creare impegni del tipo: 2010/CASBM/1 2010/CASBM/2 ma creare (a titolo di esempio): 2010/CASBM/1 acquisti monografie italiane 2010/CASBM/2 acquisti monografie straniere Nel corso dell’esercizio finanziario il personale amministrativo comunicherà al bibliotecario e al referente per gli acquisti librari quanto segue:

eventuali variazioni della disponibilità finanziaria del CDR di una struttura in CIA

il momento in cui rimane nel CDR di una struttura la cifra di circa Euro 1.000,00 (al fine di programmare gli ultimi ordini)

l’esaurimento del fondo relativo ad una struttura Il responsabile dell’ufficio servizi amministrativi CASB-SBA comunicherà al personale amministrativo le variazioni in aumento o diminuzione dei singoli CDR.

15. FORNITORI LIBRARI

I fornitori abituali di materiale librario sono selezionati dal CASB in base alle condizioni economiche ed ai servizi offerti (la lista è consultabile on line sul sito del CASB) Referente commerciale per i fornitori è il referente per gli acquisti librari del CASB. Ci si potrà rivolgere ad altri fornitori (librerie, editori) solo in casi eccezionali e cioè nei casi di non reperibilità da parte dei fornitori usuali o di estrema urgenza. L’utilizzo del fornitore in questione dovrà comunque sempre essere concordato con il referente per gli acquisti librari. Quest’ultimo a sua volta si consulterà con il direttore tecnico del SBA, il quale autorizza l’utilizzo del fornitore in questione. Si precisa inoltre che l’utilizzo di fornitori non abituali del CASB ha come conditio sine qua non il rispetto del d.r. 875 del 12.06.07. Tale decreto prevede che per l’acquisto dei libri in commercio che sono distribuiti da più soggetti commerciali, ci si potrà rivolgere esclusivamente alle ditte iscritte all’albo dei fornitori dell’Ateneo di Macerata. Potranno essere utilizzati fornitori non iscritti all’albo solo nel caso in cui questi siano gli unici in grado di procurare determinati titoli. Nel nostro caso trattasi per lo più di libri di antiquariato o opere in commercio distribuite solo da un’agenzia di rappresentanza o che comunque i nostri fornitori abituali non sono in grado di procurare. In questo caso, il bibliotecario dovrà scrivere sotto la propria responsabilità, nella mail di invio dell’ordine, la dichiarazione “opera reperibile solo presso il seguente fornitore non iscritto all’albo”. In caso contrario il personale amministrativo non evaderà l’ordine. Il referente per gli acquisti librari cura l’aggiorrnamento di un elenco dei fornitori di materiale bibliografico iscritti all’albo, stilato in base all’albo ufficiale. Il referente invia tale lista al personale bibliotecario e al responsabile dell’ufficio acquisti librari. Bibliotecari e personale amministrativo sono tenuti a conoscerlo ed a rispettarlo.

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I fornitori che vorranno iscriversi all’albo dovranno contattare il referente per gli acquisti librari del CASB (acquisti.casb@unimc.it), il quale segnalerà loro le modalità attraverso cui richiedere l’iscrizione all’albo. Successivamente il referente si accerterà presso l’ufficio d’Ateneo competente circa l’esito della richiesta di iscrizione all’albo e ne darà comunicazione ai bibliotecari e al responsabile dell’ufficio acquisti librari. In nessun caso, il CASB evade ordini da fornitori che non abbiano presentato al CASB una offerta di fornitura scritta.

16. COMUNICAZIONE

Sia per le comunicazioni interne all’ufficio acquisti che per quelle rivolte verso la comunità accademica e i fornitori, l’uso della posta elettronica è da preferire alla posta interna, alla posta normale e al fax, i quali possono provocare disguidi e/o ritardi. Si segnala pertanto che l’invio via e-mail di ordini, di solleciti o di richiesta di preventivi garantisce una maggiore velocità di esecuzione. Relativamente alla comunicazione interna all’ufficio acquisti, il personale amministrativo del CASB segnalerà al responsabile dell’ufficio acquisti librari eventuali problematiche di carattere amministrativo, mentre il personale bibliotecario segnalerà qualsiasi problematica e/o disguido relativo alle acquisizioni librarie al referente per gli acquisti librari.

13. Il flusso comunicativo riguardante le informazioni di comune interesse tra il personale amministrativo e quello bibliotecario avviene tra il responsabile dell’ufficio acquisti librari e il referente per gli acquisti librari.

A titolo di esempio si elencano alcune tipologie di comunicazioni di comune interesse: Il responsabile dell’ufficio acquisti librari comunicherà al referente per gli acquisti librari

Eventuali sospensioni dell’evasione degli ordini ai fornitori e dell’inventariazione del materiale documentario per causa di forza maggiore

mancata osservanza del presente manuale procedurale

disguidi con i fornitori Il referente per gli acquisti librari comunicherà al responsabile dell’ufficio acquisti librari

l’elenco aggiornato dei fornitori di materiale librario iscritti all’albo dei fornitori d’Ateneo

variazioni nell’elenco dei fornitori abituali del CASB

offerte economiche dei fornitori

mancata osservanza del presente manuale procedurale NOTA BENE Il responsabile dell’ufficio acquisti librari e il referente per gli acquisti librari provvederanno alla adeguata e tempestiva diffusione di tali informazioni rispettivamente al personale amministrativo e quello bibliotecario. Per la diffusione di informazioni al personale bibliotecario, il referente per gli acquisti librari si consulterà con il direttore tecnico del SBA. Il responsabile dell’ufficio acquisti librari e il referente per gli acquisti librari comunicheranno tempestivamente al direttore tecnico del SBA disguidi e problematiche riscontrate.

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17. RIUNIONI PERIODICHE

Al fine di verificare l’andamento del servizio di acquisizioni librarie, il CASB organizzerà durante l’anno delle riunioni a cui parteciperanno il direttore tecnico del SBA, i responsabili tecnici delle biblioteche, il referente per gli acquisti librari, il responsabile dell’ufficio per i servizi amministrativi del CASB-SBA e il responsabile dell’ufficio acquisti librari del CASB. Quest’ultimo è responsabile della diffusione tra il personale amministrativo di eventuali decisioni prese in queste occasioni.

18. MONITORAGGIO DEL SERVIZIO ACQUISTI LIBRARI

18.1 Monitoraggio dei fornitori

Il referente per gli acquisti librari produce periodicamente o su richiesta report statistici sui fornitori, che mettono in evidenza i servizi offerti, i tempi medi di consegna e la percentuale degli ordini evasi sul totale di quelli emessi. Il responsabile dell’ufficio acquisti librari e i bibliotecari comunicano al referente per gli acquisti librari problematiche relative alle performance dei fornitori. Il referente per gli acquisti librari, una volta informato il direttore tecnico del SBA, si adopererà per la risoluzione di tali problematiche.

18.2 Monitoraggio delle procedure interne

Il referente per gli acquisti librari monitora l’effettiva efficacia del presente manuale procedurale e degli eventuali relativi aggiornamenti, effettuando verifiche a campione o su segnalazione di utenti, bibliotecari o personale amministrativo. Il referente presenta i risultati dell’attività di monitoraggio al direttore tecnico del SBA. Il direttore tecnico del SBA è direttamente responsabile della corretta applicazione da parte del personale bibliotecario del presente manuale procedurale e degli eventuali relativi aggiornamenti. Il responsabile dell’ufficio acquisti librari è responsabile della corretta applicazione da parte del personale amministrativo del presente manuale procedurale e degli eventuali relativi aggiornamenti.

18.3 Monitoraggio della soddisfazione dell’utenza

Spetta al referente per gli acquisti librari il compito di monitorare la soddisfazione dell’utenza.

Strumenti utilizzati per il monitoraggio sono:

comunicazioni della comunità accademica raccolte in fase di erogazione del servizio (è compito dei bibliotecari inoltrare queste comunicazioni al referente per gli acquisti librari)

incontri con rappresentanti dell’utenza; riunioni del Consiglio di Biblioteca.

indagini dirette di soddisfazione realizzate tramite questionari;

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reclami, suggerimenti, osservazioni provenienti da singoli utenti anche in modalità on line (in questo caso gli utenti invieranno le proprie comunicazioni direttamente al referente per gli acquisti librari)

19. AGGIORNAMENTO DEL MANUALE PROCEDURALE E RELATIVA

DIFFUSIONE

Il presente manuale procedurale è elaborato ed aggiornato dal Direttore tecnico del SBA, dal responsabile dell’ufficio acquisti librari e dal referente per gli acquisti librari. Una copia è consultabile sul sito del CASB. Il responsabile dell’ufficio acquisti librari è incaricato alla diffusione del presente manuale procedurale e degli eventuali relativi aggiornamenti al personale amministrativo. Il referente per gli acquisti librari è responsabile della diffusione del presente manuale procedurale e degli eventuali relativi aggiornamenti al personale bibliotecario. Il referente per gli acquisti librari inoltre è responsabile della pubblicazione sul sito del CASB del presente manuale procedurale e degli eventuali relativi aggiornamenti

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APPENDICE A

Risorse gratuite per verificare prezzi e/o disponibilità dei titoli in commercio DEASTORE (www.deastore.com) al momento contiene solo titoli inglesi, italiani) VLB (http://buchhandel.bvdep.com/titelsuche.asp?caller=26653) per i titoli in lingua tedesca BLACKWELL (http://cm.blackwell.com/) per i titoli anglosassoni – accesso tramite password da richiedere al referente per gli acquisti library SITI DEI SINGOLI EDITORI Si prega di prestare attenzione alle indicazioni presenti sui siti delle librerie on line del tipo Amazon, Abebooks: potrebbe trattarsi di prezzi relativi a libri di occasione! Altri link utili Convertitore valute estere http://finanza.economia.virgilio.it/cambiavalute/index.html?qta=20&valFrom=USD.VAL&valTo=EUR.VAL&gg=13&mm=02&aa=2008