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ACTUALIZACION

MANUAL

DE

INTERVENTORIA

JAVIER FRANCISCO ROMERO HERNANDEZ

Abogado Especializado en Derecho Publico

MUNICIPIO DE BARRANCA DE UPIA

META 2011

Actualizacin Manual De Interventora Municipio De Barranca De Upia Meta

Profesional Especializado en Derecho Pblico: JAVIER FRANCISCO ROMERO HERNANDEZ

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El presente documento actualiza EL MANUAL DE INTERVENTORIA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE BARRANCA DE UPIA META, conscientes importancia que representa el control y supervisin para el manejo eficiente, eficaz y econmico de los recursos financieros destinados al sector funcional que le corresponde al presente Ente Territorial.

A continuacin se describe el Sentido del Proceso de Interventora, responsabilidades, mecanismos de control a los contratos y convenios que celebre el Ente Territorial, a efecto de garantizar el desarrollo de su misin institucional, de conformidad con la Ley Anticorrupcin y dems normatividad vigente que rige la materia.

LA INTERVENTORIA, OBLIGACION FIJADA EN LA LEY 80 DE 1993, ES UNA RESPONSABILIDAD DE LAS ENTIDADES PBLICAS QUE BUSCA EL CUMPLIMIENTO DE LOS FINES ESTATALES CUANDO ESTOS SE DESARROLLAN MEDIANTE UNA RELACIN CONTRACTUAL.



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CONTENIDO

CAPITULO PRIMERO GENERALIDADES

CAPITULO SEGUNDO PRINCIPIOS Y POSTULADOS

CAPITULO TERCERO CALIDADES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR

CAPITULO CUARTO FUNCIONES

CAPITULO CINCO PROHIBICIONES

CAPITULO SEXTO ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO Y DOCUMENTO

CAPITULO SEPTIMO COORDINACION DE LAS ACTIVIDADES

CAPITULO OCTAVO EL DEBIDO PROCESO EN LA CONTRATACION

CAPITULO NOVENO GLOSARIO



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CAPITULO PRIMERO

GENERALIDADES



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ARTICULO PRIMERO: QUE ES INTERVENTORIA?

Es el proceso de supervisin, coordinacin y control que deben hacer las entidades estatales sobre aquellas funciones y competencias que les asigna la normatividad vigente cuando las realizan mediante una relacin contractual ya sea a travs de interventores internos (Servidores pblicos) o interventores externos (Contratados). Dicho proceso tiene el propsito de verificar, a partir de la firma y perfeccionamiento del respectivo contrato y durante su ejecucin, el avance y cumplimiento de las obligaciones contradas en trminos de oportunidad, utilizacin de los recursos y la calidad de los bienes o servicios contratados, hasta su liquidacin.

De acuerdo con el Diccionario de la Lengua Espaola, el vocablo interventor tiene las siguientes acepciones:

Que interviene Comit interventor Capacidad interventora Persona que autoriza y fiscaliza ciertas

operaciones para asegurar su correccin.

El contexto en que se utiliza la definicin de interventora en el presente documento es el siguiente:

Se entiende por interventora el seguimiento tcnico que sobre el cumplimiento del contrato realiza la persona natural o jurdica contratada por el Municipio. Se utilizar la figura de la interventora en subsidio de la supervisin y cuando el seguimiento al contrato requiera de conocimientos especializados en una materia determinada.

Cuando de contrate la interventora, por regla general las labores de seguimiento administrativo, financiero, contable y jurdico sobre el cumplimiento del objeto y las obligaciones del contrato sern adelantadas por el Municipio mediante la supervisin ejercida por un servidor pblico designado para el efecto. No obstante lo anterior, cuando la complejidad del asunto lo requiera, estas labores tambin podrn ser objeto de contratacin dentro de la interventora.

La Interventora es la labor que cumple una persona natural o jurdica, para controlar, exigir y verificar la ejecucin y cumplimiento del objeto, condiciones y trminos de la invitacin y las especificaciones del contrato, convenio, concertaciones celebradas por las entidades pblicas dentro de los parmetros de costo, tiempo, calidad y legalidad, conforme a la normatividad vigente.



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ARTICULO SEGUNDO: CUAL ES LA FUNCION DE INTERVENTORIA EN EL CAMPO DE LA CONTRATACION ESTATAL?

Es aquella que se realiza por expreso mandato legal (ley 80 de 1.993) y Ley 1474 de 2011, como mecanismo de control y La interventora es una herramienta de mejoramiento continuo para los tres actores que participan en la relacin contractual:

El contratista a la que se le ejerce el proceso. El Interventor, aun cuando sea interno La Entidad Contratante, cuyo propsito es velar por el cumplimiento del objeto

contractual, en trminos de eficiencia, eficacia y calidad.

Por lo anterior se requiere del compromiso de los tres, depende que este proceso no se vea simplemente como un requisito formal al seguimiento de las obligaciones contractuales para imponer una sancin o multa.

La interventora debe cumplir las siguientes actividades para lograr su fin:

La interventora implica una posicin imparcial, por lo tanto, en la interpretacin del contrato y en la toma de decisiones la interventora debe ser consecuente en sus objetivos principales:

Controlar: Este objetivo se lograr por medio de una labor de inspeccin, asesora, supervisin, comprobacin y evaluacin, con el fin de establecer si la evaluacin se ajusta a lo pactado. El control se orienta bsicamente a verificar que el contratista cumpla con el objetivo del contrato de acuerdo con las especificaciones tcnicas, las actividades administrativas, legales y presupuestales o financieras establecidas en los contratos celebrados y dentro del plazo de ejecucin.

RAZON DE SER

CONTROLAR

EXIGIR

RESOLVER

PREVENIR

VERIFICAR

SOLICITAR

COLABORAR



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Solicitar: Esta facultad se materializa cuando el interventor pide al contratista oportunamente y por escrito, que subsane de manera inmediata, incorrecciones, que no afecten la validez del contrato o la ejecucin del mismo. Esta facultad la ejerce cuando solicita la imposicin de una sancin por motivos contractuales, o emite su concepto fundamentado sobre la viabilidad de prrroga, modificacin o adicin contractual, entre otros temas.

Exigir: En la medida que la funcin de la Interventora o Supervisin encuentre que en el desarrollo de la relacin contractual no se est cumpliendo estrictamente con las clusulas establecidas en el contrato y en los trminos de la oferta del contratista, adquiere la obligacin de informar y exigir a las partes el debido cumplimiento de los trminos y condiciones contractuales y las garantas constituidas para dicho fin.

Colaborar: La Interventora y el Contratista conforman un grupo de trabajo de profesionales idneos en cuya labor de conjunto se presentan dificultades que se resuelven con razones de orden tcnico y lgico. El interventor, en consecuencia desarrollar mejor su funcin integrndose a dicho equipo, sin que ello signifique renuncia al ejercicio de sus atribuciones y responsabilidades especficas o prdida de su autonoma e independencia frente al Contratista.

Resolver: En cuanto a este objetivo, la Interventora es la partcipe que en virtud del principio de inmediacin, acta como instrumento de consulta, encargada de resolver las dudas que se presentan en el desarrollo de los contratos, ya que en las relaciones contractuales es fundamental la comunicacin entre las partes, el contratista no puede ser totalmente autnomo y el Municipio no se puede desentender en el desarrollo de la obra o del servicio.

Prevenir: El mayor aporte de este objetivo consiste en establecer que el control no est exclusivamente a sancionar el incumplimiento de las obligaciones, sino a corregir los conceptos errneos, impidiendo que se desve el objeto del contrato. Para que la interventora o supervisin logre este objetivo se hace necesario que la designacin del interventor o supervisor y su actuacin sea previa a la ejecucin del contrato.

Verificar: Cada uno de los objetivos enunciados se cumplen mediante el control de la ejecucin del contrato para poder establecer su situacin y nivel de cumplimiento; esta realidad se concreta mediante la aplicacin de correctivos, la exigencia del cumplimiento de lo contratado, la solucin de los problemas y la absolucin de dudas, teniendo en cuenta las buenas relaciones en el trabajo. Para ello, la interventora o supervisin no deber desconocer los lmites de sus atribuciones, incursionando en campos donde los contratistas sean autnomos y adems se apersonar con diligencia de las solicitudes que deba atender.



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CAPITULO SEGUNDO PRINCIPIOS Y POSTULADOS



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ARTICULO TERCERO: PRINCIPIOS QUE RIGEN LA SUPERVISIN Y LA INTERVENTORA. La Interventora sirve de herramienta de gestin, en cumplimiento del principio de responsabilidad sealado por el artculo 26 de la Ley 80 de 1993, que dote de la informacin bsica sobre el quehacer de la misma, a los servidores pblicos que les corresponda desarrollar dicha labor y a los interventores externos que para tal fin se contraten, en procura de que este proceso se ejecute de una manera eficiente y acorde con las circunstancias y necesidades propias de la Alcalda Municipal de Barranca de Upia Meta.

Sin perjuicio de los principios generales de la Contratacin Estatal, la supervisin y la interventora desarrollarn su funcin en especial con arreglo a los principios de eficiencia, economa, transparencia y objetividad.

En ese sentido La Interventora:

Cooperar con el Municipio y con el contratista en el logro de los objetivos contractuales pactados.

Velar por la debida ejecucin contractual, cumpliendo con los cronogramas establecidos, mantenindolos debidamente actualizados.

Velar por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada. Responder por los resultados de su gestin. Verificar el cumplimiento de las condiciones tcnicas, econmicas y

financieras del contrato. Mantendr permanente comunicacin con el contratista y las autoridades del

Municipio. Propender por que no se generen conflictos entre las partes y adoptar

medidas tendientes a solucionar eventuales controversias. Velar por que la ejecucin del contrato no se interrumpa injustificadamente.

Adems de lo anterior se tendr en cuenta los siguientes postulados como elementos bsicos del proceso de Interventora:

Autorregulacin y Autocontrol: Los agentes participantes en la Contratacin debern establecer mecanismos de autorregulacin y autocontrol, mediante el monitoreo, cuyo propsito es facilitar el cumplimiento de las funciones pblicas de inspeccin, vigilancia y control.

La Interventora es una Herramienta de gestin: permite medir los resultados y el impacto de las acciones realizadas en la ejecucin de los contratos y retroalimenta a la Entidad contratante para la toma de decisiones.



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CAPITULO TERCERO CALIDADES DEL SUPERVISOR E

INTERVENTOR



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ARTICULO CUARTO. CALIDADES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR. El Alcalde del Municipio de Barranca de Upia, Jefe de la oficina Jurdica o delegado establecer para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil que debe satisfacer el servidor pblico que desempear las funciones de supervisor. Igualmente establecer las condiciones que debern tener el contratista y/o el personal propuesto para el cumplimiento de las labores de interventora. Podrn ser supervisores los servidores pblicos que ocupen cargos del nivel profesional o de superior jerarqua de la planta de personal del Municipio, cuyas funciones tengan relacin directa con la ejecucin del objeto del contrato o convenio.

Como regla general, la funcin de la supervisin y la interventora deber ser desempeada por un solo supervisor e interventor. No obstante, cuando ello no sea posible o recomendable, el Municipio designar o contratar varios interventores, para lo cual sealar con precisin las obligaciones y responsabilidades de cada uno ellos.

Una vez se designe el interventor para los contratos, ya sea interno o externo, su deber, en cumplimiento de los numerales 2 y 10 del artculo 34 de la Ley 734 de 2002, Cdigo nico Disciplinario, es el de realizar personalmente las tareas que se le confen y responder por el uso de la autoridad que se le delegue. De no cumplir dicha obligacin el servidor pblico responder disciplinaria, civil y penalmente por sus acciones y omisiones en la actuacin contractual en los trminos de la Constitucin y la Ley.

ARTICULO QUINTO. LA INTERVENTORA INTERNA es realizada por personas que estn vinculadas a la administracin mediante una relacin legal o reglamentaria, se trata entonces de los respectivos servidores pblicos de la Alcalda del Municipio de Barranca de Upia.

ARTICULO SEXTO. LA INTERVENTORA EXTERNA la realiza un agente externo - persona natural o jurdica-previo proceso de seleccin adelantado por la entidad. En todo caso, el interventor, representa a la Alcalda Municipal de Barranca de Upia Meta, y como tal acta en su nombre, debe ser un controlador imparcial de la correcta aplicacin de los recursos pblicos.

En consecuencia bajo este postulado la Alcalda Municipal de Barranca de Upia, independientemente de que el interventor sea interno o externo, debe:

Nombrar o seleccionar al interventor con el perfil requerido. Desarrollar los instrumentos de control interno necesarios para la adecuada

gestin del proceso. Suministrar la informacin que requiera el interventor y que tenga relacin directa

con la ejecucin del contrato objeto de interventora. Controlar la calidad del trabajo y el cumplimiento de las obligaciones del

interventor.



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ARTICULO SEPTIMO. VALORES ETICOS DE LOS INTERVENTORES Y DE LOS SUPERVISORES. El interventor y el supervisor, deben desempear sus labores con el orgullo de cumplir, en verdad una misin muy importante para el Estado y ante todo para la comunidad.

Controlar y vigilar, son dos verbos que denotan las funciones macro que deben realizar. Pero las labores de interventora y supervisin van ms all: su conducta y el desarrollo de sus actividades deben estar enmarcados dentro de un conjunto de valores bsicos, los cuales debe reconocer, aprehender y vivenciar y entre los que estn:

La tica: Como moral pensada, aquella que nos permite forjar un bien carcter para enfrentar y actuar en la vida con responsabilidad.

La Conducta Moral: Como forma de actuar enmarcada dentro de los principios que las personas reconocen como justos.

La Responsabilidad: Que seala el actuar en forma diligente, dando cuenta de los actos propios y asumiendo las consecuencias que de ellos se deriven.

La Solidaridad: Superando el individualismo para actuar de manera colectiva, compartiendo y ayudando a que se cumplan mis objetivos y los de los dems.

El compromiso: Que como valor establece ir ms all del simple deber, trascender la norma, lograr el deber ser y llegar al querer hacer.

El inters General y la voluntad de Servicio: Los cuales estn ntimamente relacionados con las decisiones administrativas, dando a stas direccin y significado, superando los viejos esquemas del solo inters privado y-o particular. Y,

La Buena Fe: Que incorpora el valor tico de la confianza, del respeto por el otro y de credibilidad, para que las libertades de ambos se den a sentido de lo humano buscando restaurar lo publico como el espacio de interaccin social y no de conflicto.



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CAPITULO CUARTO FUNCIONES DEL SUPERVISOR E

INTERVENTOR



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ARTICULO OCTAVO. OPORTUNIDAD PARA DESIGNAR EL SUPERVISOR O INTERVENTOR. La supervisin o interventora podr constituirse o designarse desde la fase precontractual, de manera que asegure su participacin y conocimiento del proyecto, en la medida en que la complejidad de las labores a realizar en la ejecucin del contrato as lo requiera.

La participacin del interventor en la fase precontractual, cuando a ello hubiere lugar, tendr carcter eminentemente consultivo. En todo caso la designacin o contratacin se har a ms tardar, dentro de los tres (3) das siguientes a la firma del contrato materia de la interventora.

ARTICULO NOVENO: FUNCIONES DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR. El supervisor e interventor ejercern las funciones que se sealan a continuacin. Para el caso del interventor, en el correspondiente contrato se indicarn cules de las siguientes funciones sern ejercidas en desarrollo del contrato, en todo casos sern funciones de los niveles:

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ARTICULO DECIMO. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS: Son funciones administrativas las siguientes:

Acopiar la documentacin producida en la etapa precontractual que se requiera a fin de contar con el mximo de informacin sobre el origen del contrato.

Establecer mecanismos giles y eficientes para el desarrollo de la supervisin o interventora a su cargo.

Evitar que sus decisiones interfieran injustificadamente en las acciones del contratista.

Verificar que existan los permisos y licencias necesarios para la ejecucin del objeto contractual.

ADMINISTRATIVO

TECNICO

FINANCIERO

JURIDICO



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Llevar estricto control sobre la correspondencia que se produzca con el contratista durante la ejecucin del contrato, de tal forma que el Municipio intervenga oportunamente frente a las solicitudes presentadas.

Organizar la informacin y documentos que se generen durante la ejecucin del contrato, mantenindola a disposicin de los interesados y enviar, una vez se produzca, copia de la misma a la dependencia correspondiente.

Coordinar con las dependencias del Municipio que tengan relacin con la ejecucin del contrato, para que stas cumplan con sus obligaciones. Dentro de esta funcin se entiende incorporada la de efectuar seguimiento a las actuaciones contractuales.

Definir los cronogramas que se seguirn durante el trmite de las etapas contractual y post-contractual.

Integrar los comits a que haya lugar y participar de manera activa y responsable en su funcionamiento, dejando constancia de las diferentes reuniones que se celebren y decisiones que se adopten.

Atender, tramitar o resolver toda consulta que eleve el contratista, de forma tal que se imprima agilidad al proceso de la solucin de los problemas que se deriven del desarrollo de la actividad contractual.

Tramitar las solicitudes de ingreso del personal y equipos del contratista o de personas externas a las reas de influencia del contrato.

Procurar que por causas atribuibles al Municipio no sobrevenga mayor onerosidad, es decir, no se rompa el equilibrio financiero del contrato.

Programar y coordinar con quien sea necesario reuniones peridicas para analizar el estado de ejecucin y avance del contrato.

Presentar informes sobre el estado de ejecucin y avance de los contratos, con la periodicidad que se requiera, atendiendo el objeto y naturaleza de los mismos y un informe final de su ejecucin.

Exigir el cumplimiento de las normas de seguridad, higiene, salud ocupacional y ambiental que sean aplicables. Adelantar cualquier otra actuacin administrativa necesaria para la correcta administracin del contrato.



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ARTICULO DECIMO PRIMERO. FUNCIONES TECNICAS: Dentro del proceso de control y seguimiento el supervisor e interventor podrn y debern adelantar las siguientes acciones tcnicas:

Verificar y aprobar la localizacin de los trabajos y de sus condiciones tcnicas para iniciar y desarrollar el contrato, igualmente constatar - segn el caso - la existencia de planos, diseos, licencias, autorizaciones, estudios, clculos, especificaciones y dems consideraciones tcnicas que estime necesarias para suscribir el acta de iniciacin y la ejecucin del objeto pactado.

Verificar que el contratista suministre y mantenga el personal o equipo ofrecido, con las condiciones e idoneidad pactadas inicialmente y exigir su reemplazo cuando fuere necesario.

Estudiar y decidir los requerimientos de carcter tcnico que no impliquen modificaciones al contrato. En caso de requerir modificaciones Justificar y solicitar los ajustes a los contratos, aportando la documentacin requerida para el efecto.

Controlar el avance del contrato con base en el cronograma previsto y recomendar los ajustes a que haya lugar.

Controlar e inspeccionar permanentemente la calidad de la obra, equipos, materiales, bienes, insumos y productos; ordenar y supervisar los ensayos o pruebas necesarias para el control de los mismos.

Efectuar las justificaciones tcnicas o econmicas a que haya lugar y que se requieran durante las etapas contractuales y poscontractual o en los requerimientos que para el efecto formule la dependencia interesada.

Velar por el cumplimiento de las normas, especificaciones tcnicas y procedimientos previstos para la ejecucin de las actividades contractuales y post-contractuales.

Verificar las entregas de los bienes o la prestacin de los servicios, de conformidad con lo establecido en los contratos correspondientes, dejando la constancia y justificacin escrita respectiva.

Proyectar las respuestas a los informes presentados o a las preguntas formuladas por los organismos de control del Estado o por cualquier autoridad o particular facultado para ello, y someterlos a la revisin de la Oficina Jurdica.



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Verificar, cuando a ello hubiere lugar, el reintegro al Municipio de los equipos, elementos y documentos suministrados por la entidad territorial; y constatar su estado y cantidad.

Abrir y llevar el libro o bitcora para registrar en l las novedades, rdenes e instrucciones impartidas durante el plazo del contrato.

Llevar a cabo las dems actividades conducentes al desarrollo del objeto contractual, conforme con los requerimientos tcnicos pertinentes.

Certificar el cumplimiento del contrato en sus diferentes etapas de ejecucin

ARTICULO DECIMO SEGUNDO. FUNCIONES FINANICERAS: Son funciones financieras las siguientes:

Verificar que el contratista cumpla con los requisitos para la entrega del anticipo pactado, y constatar su correcta inversin. Para este efecto deber exigir, segn corresponda, la presentacin del programa de utilizacin de personal y equipos durante la ejecucin del contrato, el programa de flujos de fondos del contrato y el programa de inversin del anticipo.

Revisar y tramitar ante la oficina o dependencia del Municipio que corresponda, las solicitudes de pago formuladas por el contratista, y llevar un registro cronolgico de los pagos, ajustes y deducciones efectuados.

Verificar que el contrato est debidamente soportado con los recursos presupuestales requeridos y en ese sentido, informar o solicitar a quien corresponda, a fin de obtener los certificados de disponibilidad, reserva y registro cuando se requiera.

Revisar y visar las facturas y/o cuentas de cobro presentadas por el contratista.

Tramitar los desembolsos o pagos a que haya lugar, previa verificacin del cumplimiento de los requisitos legales y contractuales previstos para ello.

Velar por la correcta ejecucin presupuestal del contrato.

Velar por la amortizacin total del anticipo, de acuerdo a lo estipulado contractualmente, si aquel fue pactado.



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Verificar que los trabajos o actividades adicionales que impliquen aumento del valor del contrato cuenten con la debida justificacin tcnica y el respaldo presupuestal y jurdico correspondiente.

Verificar, de conformidad con los medios legalmente permitidos para el efecto, el cumplimiento de las obligaciones parafiscales y frente al Sistema de Seguridad Social Integral a cargo del contratista.

Verificar el adecuado pago de los tributos a que hubiere lugar y que resulten de la actividad contractual y poscontractual.

ARTICULO DECIMO TERCERO. Las siguientes son funciones de Carcter Legal:

Una vez suscrito el contrato, verificar y exigir que se otorguen las garantas exigidas y velar por que estas permanezcan vigentes hasta su liquidacin.

Promover el oportuno ejercicio de las facultades de direccin y reorientacin de la accin contractual que competen al Municipio, en especial el ejercicio de las prerrogativas extraordinarias y mecanismos de apremio previstas en la ley.

Segn el caso, verificar que los subcontratos estn debidamente aprobados.

Emitir concepto sobre la viabilidad de suscribir adiciones o modificaciones a los contratos.

Velar por el cumplimiento de las obligaciones laborales que se generen con relacin al contrato suscrito.

Estudiar y analizar las reclamaciones que presente el contratista y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

Suscribir todas las actas que se produzcan con ocasin de la ejecucin del contrato.

Preparar en conjunto con el contratista el acta de liquidacin del contrato o proyectar dicha liquidacin unilateral cuando las condiciones as lo ameriten.

Velar por el oportuno trmite de las solicitudes y peticiones que hagan los particulares o las autoridades en relacin con el desarrollo del contrato.

Verificar que la ejecucin contractual se desarrolle dentro del plazo o vigencia del contrato, y de acuerdo con los valores establecidos.



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Informar oportunamente los atrasos o situaciones o, en general, cualquier hecho que pueda dar origen a la toma de acciones de tipo contractual y/o aplicacin de sanciones y, en general, al inicio y desarrollo de las actividades judiciales o extrajudiciales respectivas.

Verificar que en los contratos llave en mano, de concesin o similares se agote en primera instancia la etapa de preinversin como requisito, para iniciar la de inversin.

Informar al Alcalde las circunstancias y hechos que considere afectan la conducta transparente y tica de los servidores pblicos y contratistas.

Las dems que de conformidad con la normatividad vigente y con su naturaleza correspondan a la funcin de interventora.



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CAPITULO QUINTO PROHIBICIONES DE LOS

SUPERVISORES E INTERVENTORES



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ARTICULO DECIMO CUERTO. PROHIBICIONES DE LOS SUPERVISORES E INTERVENTORES. Sin perjuicio de las normas que regulan las inhabilidades e incompatibilidades, las prohibiciones y deberes, el Municipio se abstendr de designar interventor a quien se encuentre en situacin de conflicto de intereses que pueda afectar el ejercicio imparcial y objetivo de la interventora, o est incurso en alguna conducta contemplada en la Ley 734 de 2002. A los supervisores e interventores les est prohibido:

Adoptar decisiones que impliquen modificacin del contrato sin el lleno de los requisitos legales pertinentes.

Solicitar y/o recibir, directa o indirectamente, para s o para un tercero, ddivas, favores o cualquier otra clase de beneficios o prebendas de la entidad contratante o del contratista.

Omitir, denegar o retardar el despacho de los asuntos a su cargo.

Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relacin con el contrato.

Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona interesada directa o indirectamente en el contrato.

Permitir indebidamente el acceso de terceros a la informacin del contrato.

Gestionar indebidamente a ttulo personal asuntos relativos con el contrato.

Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o adiciones al contrato.

Exonerar al contratista de cualquiera de sus obligaciones.

Celebrar acuerdos o suscribir documentos que tengan por finalidad o como efecto establecer obligaciones a cargo del Instituto, salvo aquellas relacionadas directamente con la actividad de interventora y que no modifiquen, adicionen o prorroguen las obligaciones a cargo del Instituto.



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CAPITULO SEXTO ACTIVIDADES, PROCEDIMIENTOS Y

DOCUMENTOS



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ARTICULO DECIMO QUINTO. ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS A CARGO DEL SUPERVISOR E INTERVENTOR. Sin perjuicio de las actividades a su cargo, segn lo dispuesto en los numerales anteriores, los supervisores e interventores debern ajustarse a los procedimientos que a continuacin se mencionan:

ETAPA CONTRACTUAL. Una vez perfeccionado el contrato correspondiente y durante la ejecucin contractual, el interventor deber adelantar las siguientes gestiones especficas:

El supervisor o interventor del contrato no autorizar el inicio de la ejecucin contractual antes de que se encuentren satisfechos los requisitos legal o contractualmente previstos para el efecto.

En caso de que el supervisor o interventor constate el incumplimiento de las obligaciones a cargo del Contratista y no sea posible obtener su cumplimiento a travs de las actividades ordinarias de interventora, deber dar aviso inmediato a la Oficina Jurdica, a fin de que se evale la situacin. En la comunicacin respectiva, el interventor describir con detalle los hechos que han motivado tal aviso, sealando, si es del caso, el tipo de daos sufridos por el Municipio, as como su cuanta. En caso de que el tipo de daos y su cuanta no pueda definirse con exactitud al momento de la comunicacin, el interventor deber presentar un estimativo aproximado.

Al supervisor o interventor del contrato le corresponde tramitar y autorizar los pagos a favor del contratista cumpliendo para ello las disposiciones contractuales y las dems condiciones previstas legalmente.

El supervisor o interventor deber verificar la correcta inversin del anticipo en los casos en los que este se hubiese previsto.

ETAPA POSTCONTRACTUAL. Una vez terminado el contrato por cualquiera de las causas legal o contractualmente establecidas, el supervisor o interventor deber adelantar el siguiente procedimiento:

En el momento en que se termine o deba terminarse el contrato, deber dar aviso de tal circunstancia al rea competente para que se proceda a elaborar el acta de terminacin. Dicho aviso deber estar acompaado del informe de interventora correspondiente.

En caso de que el acta de terminacin no pueda ser suscrita por la totalidad de las partes, deber elaborarse, a solicitud del interventor del contrato, un documento en el que se deje constancia de las causas de la terminacin y la fecha de la misma.

El supervisor o interventor del contrato elaborar la liquidacin financiera y el balance de la ejecucin contractual con fundamento en los informes y certificaciones requeridas para el efecto, incluyendo la constancia de pagos expedida por la Secretara de Hacienda. Tal liquidacin, acompaada de los soportes documentales correspondientes, ser remitida por el interventor al



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rea correspondiente, segn el caso, para su revisin a fin del aprobar el acta de liquidacin. Los soportes documentales remitidos por el supervisor o interventor del contrato debern dar cuenta del nivel de cumplimiento del objeto y las obligaciones adquiridas por el contratista, incluyendo un informe que indique claramente como fue desarrollado el respectivo contrato.

Una vez elaborada el acta de liquidacin por el rea competente, el supervisor o interventor proceder a suscribirla. As mismo, el interventor del contrato deber adelantar todas las gestiones posibles a fin de que el acta de liquidacin sea suscrita por el contratista.

El supervisor o interventor del contrato remitir al rea competente, segn el caso, el acta de liquidacin debidamente suscrita por l y por el contratista a fin de que el rea adelante los tramites siguientes.

En el caso de que la liquidacin deba llevarse a cabo unilateralmente el supervisor o interventor deber seguir el mismo procedimiento previsto en este numeral con excepcin del trmite de suscripcin por parte del Contratista.

Si el contrato no fue ejecutado a satisfaccin y de conformidad con lo previsto contractualmente, el supervisor o interventor deber solicitar a la Oficina Jurdica la adopcin de las medidas a que haya lugar y la declaratoria de siniestro ante la aseguradora, si fuere del caso.

ARTICULO DECIMO SEXTO. DOCUMENTOS DE SUPERVISION E INTERNVENTORIA. En desarrollo de la supervisin o la interventora de los contratos, el supervisor e interventor podrn elaborar comunicaciones, informes y debern suscribir las actas que requiera de acuerdo con la naturaleza y objeto del contrato o convenio.

Para que surtan sus efectos, las siguientes actas requerirn de la suscripcin del delegatario y/o del Alcalde, segn el caso:

Actas en las cuales se reconozcan crditos y obligaciones patrimoniales que deba asumir el Municipio.

Actas que reconozcan obligaciones generadoras de pago a favor del contratista.

Actas de modificacin, adicin, ampliacin, aclaracin de las prestaciones contratadas, suspensin y reiniciacin del plazo.

Actas de terminacin.

Actas de liquidacin.



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CAPITULO SEPTIMO COORDINACION DE LAS LABORES DE

INTERVENTORIA



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ARTICULO DECIMO SEPTIMO. COORDINACIN DE LAS LABORES DE INTERVENTORA.

Para todos aquellos casos en los que el Municipio haya contratado interventora, se designar en la respectiva dependencia un Coordinador que verificar el cumplimiento del contrato de interventora y el desarrollo general del proyecto.

Definicin. Se entender por coordinacin de las labores de interventora el conjunto de funciones desempeadas por servidores pblicos para efectuar seguimiento del proyecto con la finalidad de mantener permanentemente informado al ordenador del gasto de sus avances y las dificultades que se puedan presentar. Las funciones del coordinador se ejercern exclusivamente sobre la base de la informacin documental remitida por el interventor.

Calidades del Coordinador. El Alcalde o delegatario establecer para cada caso y atendiendo a las particularidades del objeto contractual, el perfil que debe satisfacer el servidor pblico que desempear las funciones de coordinador. En todo caso, debe tener formacin en el rea respectiva y acreditar experiencia necesaria para cumplir adecuadamente con sus funciones.

Funciones: Son funciones del coordinador:

Ejercer las funciones de supervisor sobre los contratos de interventora. En este caso el supervisor ejercer las funciones previstas para el interventor en el presente

Efectuar control general sobre la debida ejecucin de los contratos. Para este efecto deber establecer mecanismos de coordinacin con la interventora y el contratista que le permitan mantener perfectamente enterado de la ejecucin del proyecto al Alcalde o al delegatario. En desarrollo de esta funcin, el coordinador, impartir las instrucciones y efectuar las recomendaciones necesarias para el desarrollo exitoso del proyecto.

Comunicar al Alcalde o a la persona que ste delegue las circunstancias que pudieren poner en riesgo la ejecucin del contrato de interventora o la ejecucin del contrato sometido a ella.

Las funciones del coordinador sern ejercidas mediante la verificacin documental y no la verificacin en campo de las actividades del contratista e interventor.



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CAPITULO OCTAVO EL DEBIDO PROCESO EN LA

CONTRATACION



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ARTICULO DECIMO OCTAVO. EL DEBIDO PROCESO EN LA CONTRATACIN. Sin perjuicio de la aplicacin del procedimiento dispuesto en el Estatuto Anticorrupcin, para efecto de garantizar el debido proceso y en especial el derecho de defensa en la imposicin de sanciones y el ejercicio de facultades excepcionales se observarn las siguientes reglas internas de procedimiento:

El interventor, supervisor o el funcionario delegatario, informarn a la Oficina Jurdica, informar mediante escrito sobre los incumplimientos del contratista y en general sobre las circunstancias que puedan generar el ejercicio de prerrogativas o facultades excepcionales por parte del Municipio.

La Oficina Jurdica recomendar al Acalde o al delegatario el inicio de la actuacin administrativa correspondiente y, previa garanta del debido proceso al contratista y su garante, igualmente recomendar la imposicin de la sancin o el ejercicio de las facultades excepcionales previstas en la normativa vigente.

Las actuaciones administrativas se sometern a las reglas previstas en el Estatuto Anticorrupcin y en lo que no se oponga a estas reglas por las normas contenidas en Cdigo Contencioso Administrativo.

ARTICULO DECIMO NOVENO. LIQUIDACIN DE LOS CONTRATOS. En cumplimiento de lo establecido en el artculo 60 de la ley 80 de 1993 y el Artculo 11 de la Ley 1150 de 2007, sern objeto de liquidacin los contratos de ejecucin sucesiva y aquellos que lo requieran por reportar a su terminacin obligaciones pendientes de determinar. Para la liquidacin el delegatario tendr en cuenta los siguientes parmetros:

Liquidacin de mutuo acuerdo. Se realizar la liquidacin de mutuo acuerdo dentro del plazo fijado en los pliegos de condiciones, o dentro del que se hubiere convenido con el contratista. En caso que no se haya previsto o acordado trmino, la liquidacin se realizar dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiracin del trmino previsto para la ejecucin del contrato o a la firmeza del acto administrativo que ordene la terminacin.

Liquidacin unilateral. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidacin previa notificacin o convocatoria que le realice el Interventor, o no se llegue a un acuerdo sobre su contenido, el Municipio ordenar la liquidacin del contrato mediante acto administrativo motivado dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 136 del C.C.A.

Oportunidad adicional para liquidar. De conformidad con lo establecido en el artculo 11 de la Ley 1150 de 2007, vencidos los plazos previstos en los numerales anteriores, podr el Municipio acordar la liquidacin con el contratista o realizarla en forma unilateral dentro de los dos aos siguientes.



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Alcance. Se efectuar un balance de la ejecucin de las prestaciones del contrato o convenio y se suscribirn los acuerdos con el fin de declararse en paz y a salvo. En caso de no lograrse un acuerdo pleno entre las partes, cada una las partes podr dejar las constancias que considere pertinentes.

Soportes. Los interventores o supervisores del contrato o convenio presentarn la totalidad de los soportes que amparen la liquidacin del mismo y remitirn los proyectos del acta correspondiente al responsable de la dependencia.

Condicionamiento. En todos aquellos contratos que requieran liquidacin, el ltimo desembolso o pago a favor del contratista deber condicionarse a la suscripcin del acta de liquidacin contractual, acompaada de los soportes pertinentes.

ARTICULO VIGESIMO. FACULTADES DE LA INTERVENTORA PARA GARANTIZAR EL DEBIDO PROCESO CONTRACTUAL. En ejercicio de la funcin de interventora, el interventor est facultado para actuar conforme con lo establecido en la ley, lo previsto en el respectivo contrato y lo regulado por el presente Decreto. Compete al interventor:

a. Exigir al contratista el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato.

b. Impartir instrucciones al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones.

c. Exigir la informacin que considere necesaria, recomendar lo que estime y contribuya a la mejor ejecucin del contrato, y en general adoptar las medidas que propendan por la ptima ejecucin del objeto contratado.

d. Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las rdenes e instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estn en concordancia con la ley y lo pactado.

e. Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecucin del objeto pactado.

f. Comunicar a quien lo design como interventor, las observaciones que pudieren poner en riesgo la ejecucin del contrato, y si es el caso, a los organismos de control.



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g. Son de obligatorio cumplimiento recomendar por escrito las acciones necesarias para la mejor ejecucin del contrato apuntando a su optimizacin financiera, tcnica y administrativa.

h. Requerir al contratista los documentos necesarios para la liquidacin del contrato y vigilar permanentemente que las plizas contractuales y post contractuales en valor y vigencia estn debidamente aprobadas.

ARTCULO VIGSIMO PRIMERO: ALCANCE DE LA SUPERVISION: La Supervisin es la vigilancia y control a los contratos de Interventora que celebre la entidad con personas naturales o jurdicas. Su actuacin va desde la firma del acta de iniciacin con el interventor contratado y termina con la presentacin del informe final de Interventora y la suscripcin de las actas de recibo final y liquidacin.

La intervencin de la supervisin no exime de responsabilidad al Interventor en el cumplimiento del contrato al que le ejerce interventora en trminos de objeto, alcance, calidad, tiempo, cantidad y legalidad.

ARTCULO VIGSIMO SEGUNDO: REGLAS DE INTERPRETACIN. La enunciacin de las actividades a cargo de los supervisores sealadas no tiene un carcter taxativo. En consecuencia, tambin se encontrarn a cargo de los supervisores aquellas actividades que posteriormente se establezcan por el representante legal de la entidad, o por las personas autorizadas para ello y que por su naturaleza sean necesarias para ejecutar adecuadamente la supervisin.

a. Las funciones del supervisor son bsicamente de verificacin documental y de verificacin en campo.

b. Por regla general slo podrn ser supervisores los servidores pblicos. En casos excepcionales y mediando la justificacin correspondiente, la supervisin se podr realizar por particulares contratados para el efecto. Los coordinadores de programas podrn cumplir funciones de supervisores.



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CAPITULO NOVENO: GLOSARIO



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ARTICULO VIGESTIMO TERCERO: DEFINICION DE TRMINOS USUALES. Para una mayor claridad del presente documento, a continuacin se definen una serie de conceptos o trminos que son de frecuente utilizacin en el mismo o dentro de los procesos de contratacin, sin embargo aquellas palabras no contenidas en esta relacin debern entenderse en el lenguaje tcnico correspondiente, o en su defecto, en su sentido natural y obvio, segn el uso general de las mismas:

Acta: Documento donde se describe lo sucedido en una reunin, dejando constancia de los compromisos adquiridos y tareas acordadas de los asistentes, indicando el responsable de cada uno de ellos. Para todas las actas normalizadas de acuerdo a los formatos establecidos por el Municipio se firmar por los responsables como all aparece.

Acta de iniciacin del contrato: Es el documento en el cual se deja constancia de la iniciacin de las actividades objeto del contrato y del plazo contractual. Es un documento propio de los contratos de tracto sucesivo.

Acta de liquidacin de contrato: Es el documento de corte de cuentas entre las partes, en el cual se deja constancia de lo ejecutado por el contratista (en forma parcial o total), los pagos efectuados por el Municipio, los ajustes, reconocimientos, revisiones, multas aplicadas, los descuentos realizados, los acuerdos, transacciones a que llegaren las partes, saldo a favor o en contra del contratista y las declaraciones de las partes acerca del cumplimiento de sus obligaciones.

Es obligatoria su suscripcin en los contratos de tracto sucesivo, y opcional en los dems casos segn el criterio del Interventor.

Acta de recibo final: Es el documento en el cual el Municipio deja constancia que ha recibido el objeto del contrato.

Acto Administrativo: Manifestacin unilateral de la voluntad de la administracin pblica que crea, modifica o extingue situaciones jurdicas de carcter general o particular, y cuyos efectos tienen como destinatario las entidades pblicas, los particulares y particulares que cumplen funciones pblicas.

Acto de Adjudicacin: Resolucin motivada a travs de la cual se le adjudica el proceso de contratacin a un proponente.

Adenda: Documento mediante el cual se aclaran o modifican las bases del proceso de contratacin (Pliegos de condiciones) y que forma parte de las mismas.



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Adicional al contrato: La ejecucin y reconocimiento de mayor cantidad de los tems contratados, se presenta cuando en un contrato que se ha pactado a precios unitarios, se requiere de una modificacin a las cantidades inicialmente previstas en el compromiso contractual, sin que implique la ejecucin de tems diferentes.

Anticipo: Son los dineros que entrega el Municipio al contratista para que sean administrados e invertidos por ste, de conformidad con las condiciones que se establezcan en los pliegos de condiciones o en el contrato y en ninguno de los casos podr exceder el 50% del valor del contrato. Dichos dineros slo se irn convirtiendo en parte de pago y, por tanto, ingresarn al patrimonio del contratista, en la medida en que se vayan amortizando.

Apertura de la licitacin, seleccin abreviada o concurso de meritos: Acto administrativo que dispone la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuestas.

Audiencia Pblica: Acto en el cual se lleva a efecto determinada actividad dentro del procedimiento contractual y al cual puede asistir cualquier persona, no importa que sea funcionario, oferente, veedor o simple interesado y manifestar all sus inquietudes al respecto.

Banco de Programas y Proyectos de Inversin Municipal (BPPIM): Instrumento para la planeacin que registra los programas y proyectos, viables tcnica, econmica, social, ambiental e institucionalmente, susceptibles de ser financiados con recursos pblicos en todo el territorio del Municipio.

Caducidad. La caducidad es una estipulacin que le permite al Municipio dar por terminado el contrato como consecuencia del incumplimiento grave de las obligaciones del contratista que afecte su ejecucin y permita suponer que pueda paralizarse. Se trata de una sancin al contratista incumplido que lo inhabilita para

contratar con el Estado por cinco (5) aos. (Artculo 18 Ley 80/93). La caducidad se decretar mediante acto administrativo motivado dentro del trmino de vigencia del contrato. Decretada la caducidad se podrn incorporar en la liquidacin del contrato las sanciones pecuniarias parciales generadas dentro de la ejecucin del contrato y el valor de la penal pecuniaria pactada. La ley 418 de 1997, confiere la facultad al Municipio de declarar la caducidad del contrato cuando se compruebe su colaboracin con grupos delincuenciales, de manera libre y espontnea; la cual deber ejecutarse de acuerdo al procedimiento all establecido.

Calificacin: Acto mediante el cual el Municipio, evala y asigna los puntajes a las diferentes propuestas presentadas dentro de un proceso contractual.



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Capacidad: Aptitud y la posibilidad de intervenir como sujeto activo o pasivo de relaciones jurdicas. Dicha capacidad, comprende tanto el poder para ser titular de derechos y obligaciones e igualmente la facultad de actuacin o ejercicio para hacer reales y efectivos dichos derechos.

Capacidad Mxima de Contratacin: Segn la ley 1150 las cmaras de comercio evalan la Capacidad mxima de Contratacin (K) y la clasificacin segn los documentos soportados por el contratista y las entidades contratantes.

Capacidad Residual de Contratacin: Es la capacidad real de contratacin que resulta de restarle a la capacidad mxima de contratacin la sumatoria de los saldos de los contratos que tenga en ejecucin el contratista, no importa si son con entidades estatales o privadas.

Catlogo nico de Bienes y Servicios (CUBS): Es la enumeracin que existe dentro del SICE de los bienes y servicios clasificados, estandarizados y codificados que corresponden al universo de productos que pueden adquirir las entidades pblicas.

Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP): Es el documento expedido por la Direccin de Presupuesto, en donde se acredita que al momento de iniciarse la contratacin existe una apropiacin suficiente en el presupuesto de la vigencia, para amparar la obligacin proyectada.

Certificado de registro presupuestal (CRP): Es el documento expedido por la Direccin de Presupuesto, que certifica la operacin mediante la cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiacin.

Clusulas excepcionales: Son las clusulas excepcionales al derecho comn de terminacin, modificacin e interpretacin unilaterales, de sometimiento a las leyes nacionales, de reversin y de caducidad.

Concurso de mritos. Corresponde a la modalidad prevista para la seleccin de consultores o proyectos, en la que se podrn utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificacin. En este ltimo caso, la conformacin de la lista de precalificados se har mediante convocatoria pblica, permitindose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios de experiencia, capacidad intelectual y de organizacin de los proponentes, segn sea el caso (Art. 2 Ley 1150/07).

Consorcio: Figura contemplada en el artculo 7 de la ley 80 de 1993 que permite que dos o ms personas en forma conjunta presenten una misma propuesta para la



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celebracin y ejecucin de un contrato con la Administracin Pblica, respondiendo solidariamente por todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato suscrito. Por consiguiente, todas las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato, afectarn a todos los miembros que lo conforman. Los consorcios no constituyen personas diferentes a los miembros que los conforman, por ese razn estos no tienen registro mercantil o RUP propios.

Contratista: Persona natural o jurdica de derecho pblico o privado, nacional o extranjera, que individualmente o en conjunto con otra (consorcio o unin temporal) se obliga a una determinada prestacin, segn las especificaciones del objeto del contrato, a cambio de una contraprestacin.

Contrato: Es todo acto jurdico o acuerdo de voluntades que sea generador de obligaciones, sin importar que est previsto en el derecho pblico o privado, que sea tpico o atpico, o que se derive del ejercicio de la autonoma de la voluntad. Estos acuerdos de voluntad, implican el cumplimiento de obligaciones de dar, hacer o no hacer a cargo de las partes contratantes.

Contrato adicional: La ejecucin y reconocimiento de obras adicionales, se presentan cuando los tems requeridos son diferentes a los inicialmente previstos en el contrato. El contrato inicial puede ser adicionado en tiempo y/o valor. El valor de la adicin no puede superar el cincuenta por ciento (50%) del valor inicial del contrato que se adiciona.

Mnima cuanta; modalidad de seleccin del contratista para la adquisicin de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda el 10% de la menor cuanta de la entidad contratante, establecida por las leyes 1450 y 1474 de 2011 y reglamentado por el decreto 2516 de 2011.

Consultora. Son contratos de consultora los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecucin de proyectos de inversin, estudios de diagnstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos especficos, as como a las asesoras tcnicas de coordinacin, control y supervisin.

Son tambin contratos de consultora los que tienen por objeto la interventora, asesora, gerencia de obra o de proyectos, direccin, programacin y la ejecucin de diseos, planos, anteproyectos y proyectos.



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Por labores de asesora, y de asesora tcnica de coordinacin, control y supervisin, entindase las llevadas a cabo con ocasin de la construccin, el mantenimiento y la administracin de construcciones de edificios y viviendas de toda ndole, de puentes, presas, muelles, canales, puertos, carreteras, vas urbanas y rurales, aeropuertos, ferrocarriles, telefricos, acueductos, alcantarillados, riegos, drenajes y pavimentos; oleoductos, gasoductos, poliductos, lneas de conduccin y transporte de hidrocarburos; lneas de transmisin elctrica, y en general todas aquellas actividades relacionadas con la ingeniera a que se refiere el artculo 2 de la Ley 842 de 2003.

Contrato de Prestacin de Servicios. Son contratos de prestacin de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administracin o funcionamiento de la entidad. Estos contratos slo podrn celebrarse con personas naturales o jurdicas cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados o el personal de planta no sea suficiente para ejecutar la labor. En ningn caso estos contratos generan relacin laboral ni prestaciones sociales y se celebrarn por el trmino estrictamente indispensable.

Consideraciones Previas del Contrato. Son los considerandos que se deben relacionar antes de comenzar a citar las clusulas respectivas del contrato y contienen: Las justificaciones o razones que dan origen al contrato tomados del estudio previo, los fundamentos legales y una breve resea del procedimiento de seleccin del contratista.

Clusulas Excepcionales: Las clusulas excepcionales son aquellas estipulaciones contractuales que le permiten a el Municipio imponer su voluntad al contratista en forma unilateral, mediante el ejercicio de la potestad administrativa asignada por la ley 80 de 1993.

Por mandato legal estas disposiciones se pactaran de la siguiente manera:

a. Obligatoriamente en los contratos de obra, de concesin y de ejercicio de monopolios estatales. En el caso en que estas clusulas no sean incluidas en algn contrato en el cual sean obligatorias, se entendern como escritas y formarn parte del acuerdo.

b. Facultativamente en los contratos de compraventa, suministro, prestacin de servicios y arrendamiento (cuando es arrendador). c. No se emplean en los contratos celebrados con personas pblicas internacionales, de cooperacin, ayuda o asistencia, en los convenios interadministrativos, en los contratos de arrendamiento (cuando es arrendataria) o



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donacin y en los que celebren las empresas comerciales del Estado, en desarrollo de sus actividades comerciales propias.

d. Al momento de ejecutar las mismas se debes respetar los principios que rigen el debido proceso y el Derecho de Defensa.

e. El ejercicio de las mismas no sirve de fundamento para modificar el Objeto del Contrato

Dependencia Interesada: Oficina Asesora o Departamento Administrativo o Secretaria de despacho que para la ejecucin de los proyectos a su cargo requieran la contratacin de bienes y/o servicios.

Delegacin: Figura Jurdica mediante la cual el Alcalde transfiere a un colaborador suyo, del nivel directivo, asesor, ejecutivo o equivalente, o a otra autoridad con fines afines o complementarios la competencia que tiene para un determinado asunto. En materia de contratacin para el Municipio esta competencia se encuentra en cabeza del Alcalde.

Desconcentracin: Figura Jurdica mediante la cual el Alcalde traslada competencias en materia contractual a un funcionario del nivel directivo, ejecutivo o asesor para que realice actos y tramites inherentes a los procesos contractuales, pero sin incluir la adjudicacin o la celebracin de los contratos.

Domicilio y Leyes. Se tendr como domicilio el Municipio de Barranca de upia (Departamento del Meta) y los contratos estarn regulados por la legislacin colombiana, Ley 80 de 1993 y dems normas reglamentarias y por las disposiciones civiles y comerciales en aquellos casos no contemplados por esta Ley.

Da: Cualquier trmino dentro del manual expresado en das, se entender que son hbiles a menos que se indique expresamente lo contrario.

Ejecucin del Contrato. Este comenzar una vez se haya legalizado el contrato, aprobado la Garanta de Cumplimiento, nombrado Interventor, entregado el anticipo o pago anticipado, si as se pact y se haya suscrito el acta de inicio.

Escogencia: La escogencia del contratista se hace por regla general, siempre a travs de licitacin o concurso pblico salvo las excepciones establecidas en el articulo 2 de la ley 1150 de 2007, u otras disposiciones que regulen la materia.



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Estudio y documentos previos: Los estudios y documentos previos estn conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboracin del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valora adecuadamente el alcance de lo requerido para la entidad, as como la distribucin de riesgos que la entidad propone (Art. 3 Decreto 2474/08).

Forma de Pago del Contrato. En los contratos que celebre el Municipio el pago se podr pactar de acuerdo a lo que la entidad estime conveniente.

Fase precontractual. Comprende los trmites hasta la adjudicacin o declaratoria de desierto del proceso.

Fase de celebracin y ejecucin del contrato. Comprende el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, legalizacin del contrato y el control en su ejecucin, y los trmites tendientes a efectuar la liquidacin del contrato de mutuo acuerdo y su liquidacin unilateral.

Fase post contractual. Comprende la vigilancia y seguimiento a las condiciones de estabilidad y calidad del objeto contractual, una vez realizada la liquidacin y la realizacin de reclamaciones al contratista y su garante frente al incumplimiento de las obligaciones pos contractuales.

Garanta: Documento que se exige al oferente o contratista para avalar el cumplimiento de las obligaciones que ste adquiere dentro del proceso contractual. Puede ser Pliza de seguros, fiducia mercantil en garanta, garanta bancaria a primer requerimiento, endoso en garanta de ttulos valores o depsito de dinero en garanta (Decreto 4828 de 2008).

La garanta nica debe pactarse, por regla general, en todos los contratos que celebre el Municipio y ser establecida bajo condiciones mnimas establecidas en el Capitulo de Garantas.

Identificacin de las Partes del Contrato. En la minuta del contrato se deber identificar de manera plena el Municipio y su representante legal y al contratista (nombre completo, nmero de identificacin (cedula o Nit), sealando si ste ltimo es persona natural o jurdica. Si es persona jurdica se verificar que su duracin no sea inferior a la del plazo del contrato y un ao ms y que el representante legal que lo suscribe est facultado para celebrar el contrato.

Imputacin Presupuestal. En la minuta del contrato deber sealarse el nmero y fecha del certificado de disponibilidad presupuestal as como la denominacin o



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concepto del rubro, el correspondiente programa, sub - programa, captulo y artculo al cual se esta imputando el valor del contrato.

Incompatibilidades: Prohibiciones para realizar actividades o gestiones de manera simultnea con el ejercicio de un cargo, por ende para participar en procesos de contratacin y celebrar contratos con el Municipio.

Inhabilidades: Falta de capacidad para participar en licitaciones o concursos y para celebrar contratos con la entidad.

Interventor: Interventor es la persona contratada, o vinculada a travs de nomina de la entidad que tiene la obligacin de desarrollar las actividades que implica la vigilancia, inspeccin y seguimiento de la correcta ejecucin de los contratos, de acuerdo a los requerimientos de la entidad.

Intereses: En el texto del contrato podr pactarse la tasa que reconocer el Municipio al Contratista por concepto de intereses, cuando incumpla en el pago de sumas debidas. Esta en ningn momento podr ser superior al lmite de usura.

Interpretacin Unilateral del Contrato. Si durante la ejecucin del contrato surgen discrepancias entre las partes sobre la interpretacin de alguna de sus estipulaciones que puedan conducir a la paralizacin o a la afectacin grave del servicio que se pretenda satisfacer con el objeto contratado, el Municipio sino logra acuerdo interpretar en acto administrativo debidamente motivado las estipulaciones o las clusulas objeto de las diferencias. (Art. 15 Ley 80/93)

Para el ejercicio de esta clusula se debe tener en cuenta los antecedentes del propio contrato.

tems no previstos: Aquellos que no se encuentran incluidos en el contrato, pero que hacen parte inseparable de las actividades objeto del mismo o es necesario para su ejecucin, con el fin de dar cumplimiento a su objeto.

Interventor: Particular contratado o servidor pblico designado por la Administracin, para que verifique, coordine y controle la ejecucin de las obligaciones emanadas de un contrato, de manera que este cumpla su finalidad, dentro del plazo y condiciones previstas y el presupuesto asignado.

Legalizacin. Para la legalizacin del contrato es necesario: Constitucin de la Garanta nica por parte del contratista (de conformidad con

lo dispuesto en el decreto 4828 de 2008), cuando se requiera.



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Pago de la publicacin del contrato por parte del contratista o de la parte comprometida a ello contractualmente, cuando se requiera.

Aprobacin de la Garanta nica de Cumplimiento, cuando se requiera.

Licitacin Pblica: Es el procedimiento mediante el cual se formula invitacin pblica para que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y se seleccione objetivamente entre ellas la ms favorable.

Mayores Cantidades: Son aquellas actividades suplementarias a las inicialmente contratadas, las cuales por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo con las especificaciones y precios del contrato, respecto de las cuales el Municipio podr ordenar su ejecucin y el contratista esta obligado a ejecutarlas, sin que implique la ejecucin de tems diferentes.

Margen de distorsin de Precios: Dentro del SICE se le conoce de esta manera al intervalo en el que puede variar un precio de oferta de determinado bien o servicio, respecto al precio de referencia del mismo.

Menor Cuanta: Modalidad de seleccin del contratista establecida de acuerdo al presupuesto del Municipio y el literal b), numeral 2, del artculo 2 de la ley 1150 de 2007. Es una de las causales de seleccin abreviada.

Modificacin Unilateral. Haciendo uso de esta clusula el Municipio podr modificar unilateralmente un contrato celebrado y en ejecucin, si se presentan alguna de las siguientes circunstancias: Existe riesgo de paralizacin del contrato. Existe riesgo de que se vea gravemente afectado un servicio pblico que se

iba a satisfacer con el contrato De manera previa a la Modificacin Unilateral el Municipio intentar lograr un acuerdo con el contratista proponindole el procedimiento para llevarlo a efecto, la manera de acreditar y reconocer los nuevos costos, o de disminuir los que no vayan a causarse, segn el caso, con sustento en las evaluaciones tcnicas pertinentes y el sealamiento de los nuevos precios, si a ello hubiere lugar.

Si el valor del contrato inicial se ve aumentado en veinte (20%) por ciento o ms el contratista no estar obligado a ejecutarlo, en caso contrario si, por ello no conlleva sanciones a cargo del contratista. Sin embargo en aquellos contratos de obra publica a precios unitarios, el contratista esta en la obligacin de ejecutar las mayores cantidades de obra que surjan durante el mismo, so pena de incumplimiento del contrato y sin necesidad que la Administracin recurra al ejercicio de esta clusula excepcional.



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No es viable modificar el objeto del contrato so pretexto de modificar unilateralmente el mismo, toda vez que esto hara que surgiera un nuevo vnculo contractual. De igual forma se debe tener claro que solo es viable adicionar al contrato actividades que puedan considerarse pertenecer al objeto pactado o que se complementan de manera directa con el mismo.

Municipio: Denominacin de cada una de las divisiones administrativas de primer rango del Estado Colombiano que articulan su estructura geogrfica y poltica en torno a l. En el texto del Manual se utilizara esta expresin para referirse al Municipio de Barranca de upia.

Multas. Las multas corresponden a penas aplicables frente a incumplimientos parciales en las obligaciones del contratista y no constituyen una clusula excepcional. La Administracin Pblica, tendrn la facultad de imponer las multas que hayan sido pactadas con el objeto de conminar al contratista a cumplir con sus obligaciones (artculo 17 de la ley 1150 de 2007).

Nmero de Identificacin del Contrato. Cada contrato deber ser numerado y radicado en orden consecutivo y por anualidad, sin importar la naturaleza del mismo, una vez se encuentre suscrito por las partes. Los convenios sern numerados en el mismo consecutivo de los contratos.

Objeto del Contrato. El objeto del contrato corresponde a la actividad que debe desarrollar o el objeto que debe entregar el contratista y es lo que espera el Municipio al contratar. El objeto del contrato no puede alterarse dentro de su ejecucin, si esto ocurre el nuevo objeto hace que surja un nuevo contrato que deber someterse a los requisitos previos de la contratacin. El objeto del contrato determina la clase de contrato a realizarse: ejemplo: obra, prestacin de servicios, consultora, compraventa, etc.

Obra pblica: Trabajo de construccin, mantenimiento, instalacin y, en general, para la realizacin de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, que ordena ejecutar una entidad del orden estatal, a cualquier nivel de su organizacin administrativa.

Ordenador del Gasto: Servidor Pblico que posee la facultad de comprometer los recursos presupustales del Municipio para despus ordenar su pago, previo cumplimiento de los requisitos de ley. Por norma general el Alcalde Municipal es quien posee esta facultad, salvo que la delegue mediante acto administrativo.

Pago Anticipado: Es el reconocimiento realizado por el Municipio de su obligacin de cancelar parte del valor convenido en el contrato, lo cual realiza antes de que se



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haya iniciado la ejecucin de las obligaciones a cargo del contratista. Dichos dineros son de propiedad del contratista desde el momento en que el Municipio realiza su transferencia, razn por la cual el contratista dispone totalmente de la administracin y manejo de los mismos.

Partes: Extremos dentro de la relacin contractual. En el manual se identifica as al Municipio y al Contratista.

Penal Pecuniaria. La clusula penal es aquella en que una persona, para asegurar el cumplimiento de una obligacin, se sujeta a una pena que consiste en dar o hacer algo en caso de no ejecutar o retardar la obligacin principal. (Cdigo Civil artculo 1.592).

La penal pecuniaria podr cobrarla el Municipio al momento de liquidar el contrato, siempre que se haya declarado previamente el incumplimiento del contratista o la caducidad mediante acto administrativo motivado.

El Municipio podr declarar el incumplimiento del contratista luego de que haya vencido el plazo contractual sin que este haya ejecutado la totalidad de la obra, entregado todos los bienes o prestado el servicio convenido, como medida obligada para hacer efectiva la clusula penal pecuniaria.

El Municipio podr declarar el incumplimiento despus del vencimiento del plazo contractual de ejecucin y antes de la liquidacin o dentro del acto liquidatorio mismo, pero no despus de la expedicin de este.

Perfeccionamiento. El contrato se entender perfeccionado o su existencia se entiende cuando existe acuerdo sobre el objeto, la contraprestacin, este se eleva a escrito y se suscribe por las partes. Cuando en el contrato se comprometen recursos, este se entender perfeccionado con el registro presupuestal del mismo (Art. 71 Dto 111 de 1996)

Plan Operativo Anual de Inversiones: Componente del sistema presupuestal que indica la inversin directa e indirecta de los proyectos a ser ejecutados, clasificados por sectores, programas, subprogramas y proyectos, con indicacin de las vigencias comprometidas y especificando su valor, todo en coordinacin con el Plan de Desarrollo o Programa de Gobierno Vigente.

Plazo Contractual. Es el momento en que debe comenzar cesar los efectos de las obligaciones. Si se pacta de manera expresa en un contrato pueden existir dos clases de plazo:



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Trmino de ejecucin: Corresponde al trmino en el cual el contratista debe entregar el objeto del contrato, el bien o el servicio.

Plazo de Vigencia. El contrato permanecer vigente una vez perfeccionado, dentro del plazo para el cumplimiento del contratista y durante el trmino establecido para su liquidacin, que no podr ser superior a cuatro (4) meses.

Precio Global: Es el sistema de precios mediante el cual el contratista a cambio de las obligaciones a las que se compromete, recibe como remuneracin una suma global, con independencia de las cantidades de trabajo o de bienes. Dicho valor global comprende todos los costos directos e indirectos, incluidos los gastos de administracin, imprevistos y utilidades

Precio de Referencia: Es la retribucin monetaria que los proveedores de bienes o servicios esperan recibir como contraprestacin a las ventas u otras operaciones comerciales de sus productos, por venta al detal, pago a 90 das y entrega en el mismo lugar de registro. El precio de referencia es el registrado por el proveedor en la Central de Precios y hace referencia a los precios de los bienes y servicios que los proveedores deben registrar en el RUPR Registro nico de Precios de Referencia-

Precio Indicativo: Es el promedio recortado de los precios de referencia que registran los proveedores en la central de precios de ese bien o servicio. Entindase por un promedio recortado, el clculo de la media aritmtica de todos los valores que resulten despus de eliminar los extremos ya sean superiores o inferiores de los precios de referencia.

Pliego de Condiciones: Documento que resume Conjunto de parmetros de carcter jurdico, tcnico y econmico establecidos por el Municipio, para efectos de contratar mediante el procedimiento de licitacin, seleccin abreviada o concurso de mritos.

Publicacin Los contratos se publicarn por cuenta del contratista o la administracin segn se pacte, en el medio que disponga la entidad.

De conformidad con lo previsto en el decreto 2150 de 1995 y el decreto 327 de 2002, debern publicarse todos los contratos que celebren las entidades estatales sometidas al Estatuto General de la Contratacin Pblica, cuyo valor sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mnimos legales mensuales vigentes.

No se publicarn los contratos cuya cuanta sea inferior al 10% de la menor cuanta an cuando excedan en su valor los cincuenta (50) salarios mnimos legales mensuales vigentes a que se refiere el inciso anterior.



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Registro nico de Proponentes: Inscripcin en la cmara de comercio de las personas naturales o jurdicas que aspiren a celebrar contratos de obra, consultora, suministro y compraventa de bienes muebles con el Municipio.

Reversin: Deber pactarse esta en los casos de explotacin y concesin de bienes del Municipio, con el propsito de que una vez culmine el contrato pasen a ser propiedad de este los bienes y dems elementos directamente afectados a la concesin o explotacin sin que se requiera compensacin por ello.

RUPR - Registro nico de Precios de Referencia. Base de datos que contiene los precios de referencia de los diferentes bienes y servicios que los proveedores estn en capacidad de ofertar al Estado. Es el Registro que cada proveedor debe hacer como requisito indispensable para participar en los procesos contractuales del Estado.

Salarios mnimos legales mensuales o S.M.M.L.V. Es el salario mnimo, mensual, legal, vigente en la Repblica de Colombia en un periodo determinado.

Secretario de despacho o Director de Departamento Administrativo: Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de Direccin General, de formulacin de polticas institucionales y de adopcin de planes, programas y proyectos.

Seleccin abreviada. La Seleccin abreviada corresponde a la modalidad de seleccin objetiva prevista para aquellos casos en que por las caractersticas del objeto a contratar, las circunstancias de la contratacin o la cuanta o destinacin del bien, obra o servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar la eficiencia de la gestin contractual (Art. 2 ley 1150/07 DECRETO 2025 DE 2009).

Silencio Administrativo: Mora de la Administracin en dar respuesta a una solicitud presentada. La ley de manera expresa consagra los casos en que tiene efectos positivos. De conformidad con el articulo 25 numeral 16 de la ley 80 de 1993, las solicitudes que presente el contratista en relacin con aspectos derivados de la ejecucin del contrato se entendern resueltas favorablemente si el Municipio no se pronuncia dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de presentacin de la respectiva solicitud.

SICE. Es un sistema de informacin, ordenacin y control a cargo de la Contralora General de la Repblica, que integra todas las cifras del proceso de contratacin estatal, con el fin de confrontarlas en lnea y en tiempo real con los precios de referencia que posee la central de informacin, garantizando una contratacin sin detrimento de los recursos del Estado.



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Sometimiento a las leyes nacionales: Se pactar esta clusula cuando el Municipio celebre un contrato con una persona (natural o jurdica extranjera) o acepte la cesin de un contrato celebrado con un nacional a una persona extranjera. Mediante esta el contratista extranjero acepta la aplicacin de las leyes colombianas en todo lo que se refiera o relacione con el contrato y previene que el ciudadano extranjero invoque la proteccin diplomtica en caso de conflictos surgidos del acuerdo contractual

Subasta: Tcnica contractual administrativa que consiste en la compra de bienes en pblico, sin limitacin de concurrencia y al mejor postor. La adjudicacin se hace en el mismo acto, en pblico, previa publicidad del llamado, ante una concurrencia indiscriminada, con base estimada o sin ella.

Supervisor: Funcionario designado por el Municipio para encargarse de verificar que los contratos de Interventora celebrados por el mismo, sean ejecutados de conformidad con lo establecido en el presente Manual y en las clusulas contractuales. Tambin se denomina de esta manera a los servidores pblicos designados para ejercer vigilancia y control del cumplimiento de las obligaciones pactadas en los convenios celebrados por el Municipio con entidades pblicas o privadas.

Suspensin: Es la interrupcin por un tiempo determinado o indeterminado del plazo de ejecucin del objeto del contrato.

Terminacin Unilateral del Contrato. Mediante acto administrativo debidamente motivado el Municipio dispondr la terminacin anticipada del contrato en los siguientes eventos: Cuando las exigencias del servicio pblico as lo requieran o la situacin del

orden pblico lo imponga. Por muerte o incapacidad fsica del contratista, si es persona natural o por la

disolucin de la persona jurdica del contratista. Por interdiccin judicial o declaracin de quiebra del contratista. Por cesacin de pagos o embargos judiciales del contratista que afecten de

manera grave el cumplimiento del contrato. Son tambin causales de terminacin unilateral del contrato, las que tienen por

objeto sancionar a los contratistas que colaboran con los grupos delincuenciales. (Ley 418/97).

Cuando el contrato haya sido celebrado con personas incursas en causal de inhabilidad o incompatibilidad prevista en la constitucin o la ley.

Cuando el contrato haya sido celebrado contra expresa prohibicin constitucional o legal.



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Cuando se declaren nulos los actos en los que se funde el contrato.

Es pertinente tener en cuenta que si el contrato es terminado por causales no imputables al contratista, el Municipio estar en la Obligacin de reconocerle los gastos administrativos en que ha incurrido.

Unin temporal: Cuando dos o ms personas presentan, en forma conjunta, una misma propuesta para la celebracin y ejecucin de un contrato, respondiendo solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado, pero las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones se imponen de acuerdo con la participacin, en la ejecucin de cada uno de los miembros. Las Uniones Temporales no constituyen personas diferentes a los miembros que los conforman, por ese razn estos no tienen registro mercantil o RUP propios.

Urgencia Manifiesta: Es la situacin extraordinaria que se genera cuando la continuidad de la operacin exige el suministro de bienes, la prestacin de servicios o la ejecucin de obras en forma inmediata, o cuando se presenten situaciones excepcionales que demanden actuaciones inmediatas, o cuando se precise conjurar una fuerza mayor, calamidad o desastre y, en general cuando se trate de situaciones tales como sabotaje, terrorismo, asonada, inundacin, terremoto, incendios, emergencias operacionales entre otras, que imposibiliten acudir al procedimiento de Licitacin Pblica o de solicitud de ofertas.

Valor del Contrato. Corresponde al contenido patrimonial de las prestaciones. El pago se puede pactar en distintas modalidades, que se acuerdan en virtud del principio de la autonoma de la voluntad.



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Actualizacin realizada el da 30 de noviembre de 2011, en el Municipio de Barranca de Upia Meta.

JAVIER FRANCISCO ROMERO HERNANDEZ T.P. 50774 DEL C.S.J.

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debido proceso

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