manualul preşedintelui clubului

Parte a Ghidului ofiţerilor clubului

Pentru cluburile din districtele pilot Future Vision este disponibil un supliment pe www.rotary.org.

222-EN—(91 0)

Manualul Preşedintelui Clubului

Aceasta este ediţia din anul 2010 a Manualului Preşedintelui Clubului (222-EN). Este destinat preşedinţilor clubului cu mandate în perioadele 2010-11, 2011-12, şi 2012-13. Informaţiile conţinute în această publicaţie se bazează pe Constituţia standard a Clubului Rotary, pe Regulamentul intern recomandat al Rotary International, pe Constituţia şi Regulamentul intern al Rotary International, pe Codul de politici Rotary şi pe Codul de politici de fundaţie al Rotary. Vă rugăm să consultaţi aceste resurse pentru îndrumări exacte. Modificările aduse acestor documente de către Consiliul legislativ, de către Consiliul de administraţie al RI sau de către membrii Consiliului de administraţie al Fundaţiei Rotary prevalează faţă de politică aşa cum este prezentată în această publicaţie.

Fotografiile din acest manual au fost realizate de către fotografii RI Alyce Henson şi Monika Lozinska-Lee.

Suplimentul pe anul 2010 la Manualul Preşedintelui Clubului (222) Următoarele modificări aduse Manualului Preşedintelui Clubului reflectă deciziile luate de către Consiliul Legislativ pentru anul 2010, de către Consiliul de administraţie al RI sau de către Membrii Consiliului de administraţie al Fundaţiei de la publicarea sa. Cea mai recentă Constituţie a clubului şi cel mai recent Regulament intern sunt incluse în Anexele J şi K.

Informaţii generale

Serviciul pentru noile generaţii este a cincea nouă Linie de servicii, care recunoaşte schimbarea pozitivă implementată de către tineret şi adulţi tineri prin activităţi de dezvoltare a abilităţii de conducere, proiecte de servicii şi programe de schimb.

Este posibil un nou tip de club Rotary: e-clubul. Districtele pot avea până la două e-cluburi, iar apartenenţa la acestea poate fi la nivel mondial sau limitată – fie la un district sau la o zonă geografică, fie prin limbă. Toate e-cluburile, similar tuturor cluburilor Rotary noi, trebuie să fie întâi aprobate de către Consiliul RI. Vă rugăm să consultaţi secţiunile separate pentru fiecare tip de club din Constituţia standard a clubului Rotary*.

Fostul preşedinte imediat este ofiţer al clubului şi membru al consiliului.

Rotary World s-a înlocuit cu Rotary Leader. Abonaţi-vă la această publicaţie electronică bilunară pentru clubul Rotary şi pentru ofiţerii de district.

Programul pentru coordonatorii regionali pentru apartenenţa internaţională la Rotary a fost întrerupt.

A fost demarat Programul pentru coordonatorii Rotary. Preşedintele RI a numit 41 de Coordonatori Rotary pentru a deservi aceleaşi regiuni geografice ca şi coordonatorii regionali ai Fundaţiei Rotary pe perioada 2010-11. Coordonatorii Rotary vor furniza informaţii şi asistenţă din partea RI cluburilor şi districtelor pentru a sprijini consolidarea cluburilor şi districtelor. Întrebări: contactaţi prin e-mail personalul RI la adresa rotary.coordinators@rotary. org.

Seminarele de instruire a preşedinţilor aleşi (PETS) por fi ţinute în lunile februarie sau martie.

Adunarile districtuale pot fi ţinute în lunile martie, aprilie sau mai.

Capitolul 2: Lucrul cu liderii clubului şi districtului dvs.

Pagina 27 La Premiile Rotariene Individuale adăugaţi următoarele premii:

Premiu Persoane premiate Nominalizat de catre Premiat de catre Premii individuale Rotariene

Premiul ReachOne Keep One Sponsori membrii noi Presedinti club Club Rotary Premiul Club Builder Rotarienii care au avut un

impact semnificativ prin sprijinirea şi consolidarea clubului lor Rotary

Guvernatorul Districtului

Presedinte RI

Change Four Avenues of Service Citation to Avenues of Service Citation.

Premiul pentru cel mai bun proiect de cooperare în relaţii externe (External Relations Best Cooperative

Projects Award) a fost suspendat.

* Întrebări: Contactaţi-vă reprezentantul petru sprijinirea clubului şi districtului.

Capitolul 3: Administrarea clubului

Pagina 32 Conform standardelor minime, Consiliul RI a adoptat aceste standarde minime suplimentare pentru cluburi:

• Acţionează într-o manieră conformă cu Constituţia şi Regulamentul intern al RI şi cu Codul de politici Rotary

• Să plătească taxele de membru al RI şi cele districtuale fără ajutor exterm

• Să furnizeze RI la timp liste clare cu membrii

• Să solu ţ ioneze disputele legate de club în mod amiabil

• Să menţină relaţii de cooperare cu districtul

• Să coopereze cu RI prin neiniţierea sau neîntreţinerea litigiilor împotriva Rotary International, Fundaţiei Rotary, fundaţiilor asociate şi birourilor internaţionale ale Secretariatului.

Pagina 35 A se adăuga: Noile taxe RI per persoană pentru jumătate de an sunt următoarele:

• 2010-11: 25.00 USD

• 2011-12: 25.50 USD

• 2012-13: 26.00 USD

A se adăuga: Cluburile care acceptă un Rotarian care se transferă sau un fost Rotarian trebuie întâi să obţină un certificat de la clubul anterior prin care să se confirme calitatea de membru a respectivei persoane. Clubul anterior are obligaţia să verifice dacă membrul nu are vreo datorie faţă de club. Un posibil membru nu se poate alătura clubului înainte ca toate datoriile să fie plătite.

Pagina 36 A se adăuga: Calitatea de membru al clubului poate fi suspendată sau anulată dacă oricare dintre membrii clubului respectiv a folosit necorespunzător fonduri provenite de la Fundaţia Rotary.

Capitolul 5: Proiecte de serviciu

Pagina 81 Foia de lucru 14: Un program de serviciu echilibrat. A se adăuga a cincia nouă linie de serviciu: Serviciu pentru generaţiile noi

Capitolul 6: Fundaţia Rotary

Pagina 91 Pentru întrebări cu privire la Planul viziunii viitoare, puteţi trimite un e-mail la [email protected].

Cuprins

Introducere 1

1 Rolul şi responsabilităţile 3

Responsabilităţile Preşedintelui ales al clubului 4 Responsabilităţile Preşedintelui clubului 5 Planul pentru conducerea clubului 7 Resurse 9

Chestiuni de discutat 10

Foi de lucru

1: PETS: Rezumat 12 2: PETS: Studiu de caz privind planul pentru conducerea clubului 13 3: PETS: Implementarea Planului pentru conducerea clubului 14

2 Lucrul cu liderii clubului şi districtului dvs. 15

Lucrul cu clubul dvs. 16 Comitetele clubului 18 Motivarea voluntarilor 20 Premii 20 Lucrul cu districtul dvs. 21 Resurse 22


Anexe

A: Exemplu de structură a comitetelor clubului 25 B: Premiile RI şi ale Fundaţiei Rotary 27

Foi de lucru

4: PETS: Rezumat 28 5: PETS: Structura comitetelor clubului 29

6: PETS: Studii de caz: Gestionarea relaţiilor 30

3 Administrarea clubului 31

Comitetul de administraţie al clubului 33

Constituţia şi Regulamentul intern al clubului dvs. 33 Gestiunea financiară 35 Gestionarea riscurilor 37 Accesul membrilor 38

Mărci Rotary 39 Şedinţe 41 Şedinţa săptămânală a clubului 42

Adunările clubului 44

Vizita oficială 45

Alegeri 46 Resurse 46


Anexe

C: Mărci Rotary 49 D: Şedinţele districtuale şi internaţionale 50 E: Învestirea ofiţerilor clubului 51

Foi de lucru

7: PETS: Rezumat 52 8 : PETS: Lista de verificare a Celor mai bune practici de gestiune financiară şi gestionare a riscurilor 53 9 : PETS: Responsabilităţile instructorului de club 54

4 Calitatea de membru 57

Comitetul pentru membri 58 Recrutare 59 Păstrare 60 Sponsorizarea cluburilor noi 60 Educaţie 61 Resurse 61


Anexe

F: Planul de acţiune pentru creşterea numărului de membri 65

Foi de lucru

10: PETS: Rezumat 68 11: PETS: Strategii pentru recrutarea membrilor 69 12: PETS: Strategii pentru păstrarea membrilor 70

5 Proiecte de serviciu 71

Comitetul pentru proiecte de serviciu 72 Evaluarea necesităţilor 72

Un program de serviciu echilibrat 73 Proiecte de serviciu internaţional 74 Planificarea şi implementarea proiectelor 75 Evaluare 75

Resurse 76


Anexă

G: Gestionarea riscurilor pentru programele pentru tineret 79

Foi de lucru

13: PETS: Rezumat 80 14: PETS: Un program de serviciu echilibrat 81 15: PETS: Programe ale RI şi ale Fundaţiei Rotary 82

6 Fundaţia Rotary 83

Comitetul Fundaţiei Rotary 84 Sprijinul districtului pentru Fundaţia Rotary 85 Programele Fundaţiei Rotary 85

Sprijinul financiar pentru programele fundaţiei 87 Planul viziunii viitoare 90

Resurse 91


Foi de lucru

16: PETS: Rezumat 95 17: PETS: Programele Fundaţ iei Rotary 96

7 Relaţii publice 99

Comitetul de relaţii publice al Clubului 100

Componentele relaţiilor publice 101 Răspunsuri la întrebări despre Rotary 103 Rotary 103


Anexă

H: Mesaje cheie Rotary 106

Foi de lucru

18: PETS: Rezumat 107 19: PETS: Studiu de caz privind rela ţ i i le publ ice 108

8 Stabilirea obiectivelor 109

Planificarea strategică 110 Obiectivele anuale 111

Resurse 111


Foi de lucru

20: PETS: Rezumat 114 21: PETS: Ghid de planificare strategică 115

9 Documente importante 119

Anexe

I: Ghidul pentru planificarea Cluburilor Rotary Eficiente 120 J: Constituţia standard a Clubului Rotary 128 K: Regulamente recomandate ale Clubului Rotary 134

Foi de lucru

Chestiuni de discutat în Adunarea districtului 137 Foi de lucru pentru Adunarea districtului 139

MANUALUL PREŞEDINTELUI DE CLUB 1

Introducere

În calitate de Preşedinte de club, rolul Dvs. este acela de a conduce un club Rotary eficient. Ca preşedinte ales, veţi fi instruit pentru a vă pregăti pentru responsabilităţile dvs. Această instruire include acest Manual al Preşedintelui Clubului, seminarul dvs. de preşedinte ales (PETS) şi adunarea districtului.

Înainte de PETS, consultaţi acest manual pentru a vă înţelege rolul şi responsabilităţile. Fiecare capitol corespunde unei sesiuni la care veţi lua parte în cadrul seminarului şi vă furnizează detalii specifice despre anul dvs. în funcţie şi despre resursele disponibile pentru a vă sprijini pe dvs. şi clubul dvs. În întregul manual sunt oferite ponturi în chenarele Memento Rotary. La sfârşitul fiecărui capitol sunt întrebări care vă ajută să vă pregătiţi pentru seminar şi să participaţi la mai multe discuţii. Deoarece fiecare capitol include foi de lucru ce urmează să fie completate în timpul PETS, este indicat să aveţi acest manual la dvs.

Odată ce aţi consultat acest manual, lucraţi împreună cu clubul dvs. pentru a vă stabili obiectivele înainte de a participa la PETS. Capitolul 8 se concentrează pe planificarea strategică, pe obiective pe termen lung şi pe obiective anuale. Stabilirea obiectivelor pe termen lung şi a celor anuale din timp va asigura o sesiune mai eficientă de fixae a obiectivelor în cadrul întâlnirii dvs. cu guvernatorul asistent de la seminar. Capitolul 9 conţine documente importante, cum ar fi Ghidul de planificare pentru Cluburi Rotary eficiente, pe care veţi lucra împreună cu guvernatorul asistent în cadrul PETS.

Adunarea districtului se va elabora pe baza a ceea ce învăţaţi din acest manual, iar PETS vă va permite să va finalizaţi planurile pentru anul respectiv. Deoarece capitolul 9 conţine o scurtă listă de chestiuni de discutat pentru a vă pregăti pentru adunarea districtului şi foi de lucru ce urmează a fi completate în cadrul adunării, este indicat să aveţi manualul la dvs. la adunarea districtului, ca referinţă. După terminarea instruirii, acest manual va servi ca resursă pe parcursul anului în care veţi avea funcţia de preşedinte de club.

Manualul Preşedintelui Clubului oferă o prezentare generală a informaţiilor din fiecare dintre cele cinci Manuale ale Comitetelor Clubului, Manualului Secretarului Clubului şi Manualului Trezorierului Clubului. Împreună, aceste 8 manuale formează Ghidul Ofiţerului Clubului. Oferiţi viitorilor lideri ai clubului fiecare dintre aceste manuale pentru a-i ajuta cu privire la responsabilităţile din anul ce urmează.

Memento Rotary

Pentru cluburile din districtele pilot Viziunea Viitoare, folosiţi Supl imentul Viz iunea Viitoare pentru per ioada 2010-11 la Manualul Preşedintelui Clubului disponibil pe www.rotary.org.

3 MANUALUL PREŞEDINTELUI DE CLUB

Când vă pregătiţi să ajutaţi la conducerea clubului dvs., nu uitaţi că acest club Rotary este membru al Rotary International. Prin această apartenenţă este interconectat cu peste 33000 de cluburi Rotary din întreaga lume şi i se permite accesul la serviciile şi resursele organizaţiei, inclusiv la publicaţii în nouă limbi, la informaţii pe www.rotary.org, la ajutoare din partea Fundaţiei Rotary şi sprijin prin intermediul personalului de la

sediul mondial şi de la cele şapte sedii

internaţionale.

Toate foile de lucru PETS urmează a fi completate în cadrul seminarului dvs. de instruire ca preşedinte ales.

Comentarii?

Dacă aveţi întrebări sau comentarii despre acest manual sau despre orice resurse de instruire ale RI, vă rugăm să le adresaţi către:

Leadership Education and Training Division (Departamentul de educaţie şi instruire a liderilor) Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698 USA E-mail: [email protected] Telefon: 847-866-3000 Fax: 847-866-9446

12 Manua lu l Pr eşe d in te lu i de C lub

Foaia de lucru 1: Rezumat Note

Am aflat . . .

Voi . . .

Rol şi Responsabilităţi Contact

Pentru PETS

ROL ŞI RESPONSABILITĂŢI 3

Rolul şi responsabilităţile

Rolul dvs. în calitate de preşedinte este să vă conduceţi clubul, asigurându-i o funcţionare eficientă. Un club Rotary eficient este capabil

• Să îşi menţină sau să îşi sporească baza de membri • Să implementeze proiecte de succes care să se adreseze nevoilor

comunităţii şi comunităţilor din alte ţări

• Să sprijine Fundaţia Rotary atât prin participarea la programe, cât şi prin contribuţii financiare

• Să dezvolte lideri capabili să servească în cadrul Rotary dincolo de nivelul clubului

Elementele unui club eficient pot ajuta cluburile să îşi îmbunătăţească abilitatea de a-şi atinge obiectivele pe fiecare Direcţie de Serviciu. Implementarea de proiecte de servicii de succes afectează Serviciile Vocaţionale, Comunitare şi Internaţionale. Un număr mai mare de membri oferă unui club o plajă mai mare de Rotarieni care să lucreze în fiecare direcţie. Sprijinirea Fundaţiei Rotary afectează atât Serviciile Comunitare, cât şi pe cele Internaţionale. Procesele fluidizate, comunicarea îmbunătăţită, planificarea strategică şi o mai mare implicare a membrilor vor optimiza Serviciul Clubului. Având operaţiuni eficiente, clubul dvs. poate deveni eficient în atingerea Obiectivului Rotary.

C A P I T O L U L 1


Responsabilităţile Preşedintelui ales al Clubului

Responsabilităţile dvs. în calitate de preşedinte ales sunt rezumate mai jos şi explicate pe parcursul acestui manual (a se vedea referinţele de capitole dintre paranteze):

Notă: Asteriscul (*) indică o responsabilitate evidenţiată în Regulamentele Rotary

recomandate sau în Constituţia standard a Clubului Rotary.

• Să consultaţi acest Manual al Preşedintelui Clubului şi să vă pregătiţi pentru seminarul de instruire a preşedintelui ales

• Să serviţi în calitate de director al consiliului clubului dvs., îndeplinind responsabilităţile atribuite de către preşedinte sau de către consiliu*

• Să treceţi în revistă obiectivele pe termen lung ale clubului dvs., folosind elementele unui club eficient ca ghid (capitolul 8)

• Să stabiliţi obiectivele anuale ale clubului dvs., care sprijină obiectivele pe termen lung, folosind Ghidul pentru planificarea Cluburilor Rotary eficiente (capitolele 8 şi 9) − Evaluarea situaţiei membrilor clubului dvs.

− Discutarea şi organizarea proiectelor de serviciu

− Identificarea modalităţilor de sprijinire a Fundaţiei Rotary

− Dezvoltarea de viitori lideri

− Elaborarea unui plan de relaţii publice

− Planificarea etapelor acţiunii pentru îndeplinirea responsabilităţilor administrative ale clubului dvs.

Obiectivul Rotary este să încurajeze şi să stimuleze idealul de serviciu ca bază a unei întreprinderi meritorii şi, în particular, să încurajeze şi să stimuleze:

ÎN AL DOILEA RÂND. Standarde etice înalte în afaceri şi profesii; recunoaşterea caracterului meritoriu al tuturor ocupaţiilor utile; şi onorarea ocupaţiei fiecărui rotarian ca oportunitate de a servi societatea; ÎN AL TREILEA RÂND. Aplicarea idealului de a servi în viaţa personală, de afaceri de cumunitate a fiecărui rotarian;

ÎN AL PATRULEA RÂND. Consolidarea înţelegerii, bunăvoinţei şi păcii internaţionale prin camaraderia mondială a oamenilor de afacerilor şi a profesioniştilor uniţi de idealul serviciului.

ÎN PRIMUL RÂND. Dezvoltarea cunoştinţelor ca oportunitate pentru serviciu;

OBIECTIVUL ROTARY DIRECŢII DE SERVICII

Direcţiile de servicii au fost elaborate în anii 1920 pentru a clarifica obiectivul Rotary.

Serviciul vocaţional încurajează rotarienii să îi servească pe alţii prin intermediul vocaţiilor lor şi să practice standarde etice înalte.

Serviciul internaţional cuprinde acţiunile întreprinse pentru a extinde spectrul umanitar al Rotary în întreaga lume şi pentru a promova înţelegerea şi pacea internaţionalăl.

Serviciul comunităţii acoperă proiectele şi activităţile pe care clubul le întreprinde pentru a îmbunătăţi viaţa din comunitatea sa.

Serviciul clubului se concentrează pe consolidarea colegialităţii şi pe asigurarea unei funcţionări eficiente a clubului.


• Să lucraţi cu liderii clubului şi districtului dvs. (capitolele 2 şi 3) − Organizarea uneia sau mai multor şedinţe cu consiliul dvs. de administraţie; trecerea în revistă a prevederilor constituţiei şi regulamentului intern al clubului dvs. (capitolul 3)

− Serviciul în calitate de membru ex oficio al tuturor comitetelor clubului* (capitolul 2)

− Supervizarea pregătirii bugetului clubului* (capitolul 3)

− Întâlnirea cu guvernatorul dvs. asistent la PETS şi cu adunarea districtului dvs. (capitolul 2) • Să asiguraţi continuitatea în conducere şi în ceea ce priveşte proiectele de serviciu*

(capitolul 2)

− Numirea preşedinţilor comitetelor*

− Numirea membrilor comitetului în acelaşi comitet timp de trei ani pentru a asigura continuitatea, când acest lucru este posibil* − Consultarea cu predecesorul dvs.*

− Planificarea unei întâlniri comune a viitorului consiliu de administraţie şi a consiliul de administraţie care se retrage

• Să asiguraţi o instruire regulată şi consecventă (capitolul 3)

− Participarea la seminarul dvs. de instruire ca preşedinte ales şi la adunarea districtului *

− Încurajarea tuturor liderilor de club să ia parte la adunarea districtului

− Organizarea unei adunări a clubului imediat după adunarea districtului

− Participarea la conferinţa districtului

Responsabilităţile Preşedintelui Clubului

Responsabilităţile dvs. în calitate de preşedinte al clubului sunt rezumate mai jos şi explicate pe parcursul acestui manual (a se vedea referinţele de capitole dintre paranteze):

Notă: Asteriscul (*) indică o responsabilitate subliniată în Regulamentul intern recomandat al Clubului Rotary şi în Constituţia standard a Clubului Rotary.

• Să vă înregistraţi pentru Acces Membru pe www.rotary.org pentru a obţine datele administrative ale clubului dvs. de la RI

• Să vă asiguraţi că secretarul şi trezorierul s-au înregistrat pentru Acces Membru pentru a menţine actuale apartenenţa şi datele despre club

• Să implementaţi şi să evaluaţi continuu obiectivele clubului dvs. pentru anul pe care îl petreceţi în funcţie, asigurându-vă că toţi membrii clubului sunt implicaţi şi informaţi (capitolul 8)

• Să vă asiguraţi că fiecare comitet şi-a definit obiectivele* (capitolul 2)

− Încurajarea comunicării între preşedinţii de club si cei ai comitetelor districtuale

− Realizarea de revizuiri periodice ale tuturor activităţilor, obiectivelor şi cheltuielile comitetelor*

• Prezidarea tuturor şedinţelor clubului* (capitolul 3)

− Asigurarea unei planificări atente a tuturor şedinţelor

− Comunicarea informaţiilor importante membrilor clubului

− Oferirea de oportunităţi colegiale regulate membrilor


• Să vă pregătiţi pentru şi să încurajaţi participarea la şedinţele de club şi la cele districtuale (capitolul 3) − Planificarea pentru toate şedinţele lunare ale consiliului *

− Asigurarea reprezentării clubului la conferinţa districtuală şi la alte şedinţe districtuale

− Promovarea prezenţei la Convenţia anuală a RI

• Să lucraţi cu liderii clubului dvs. şi cu cei ai districtului (capitolul 2)

− Elaborarea, aprobarea şi monitorizarea bugetului clubului, lucrând în strânsă colaborare cu trezorierul clubului* (capitolul 4)

− Lucrul cu conducerea districtuală pentru atingerea obiectivelor clubului şi districtului (capitolul 3)

− Utilizarea informaţiilor şi resurselor de la district, Secretariatul RI şi de pe www.rotary.org (toate capitolele)

− Pregătirea pentru vizita oficială a guvernatorului • Să asiguraţi continuitatea în conducere şi în ceea ce priveşte proiectele de servicii*

− Depunerea unui raport annual la clubul dvs. cu privire la starea clubului înainte de a părăsi funcţia (capitolul 3)

− Consultarea cu succesorul dvs. înainte de a părăsi funcţia (capitolul 2)

− Planificarea unei întâlniri comune a viitorului consiliu de administraţie şi a consiliul de administraţie care se retrage (capitolul 2)

− Asigurarea implementării de către club a unui program comprehensiv de instruire şi numirea unui instructor/unor instructori care să realizeze instruirea, dacă acest lucru este necesar (capitolul 2)

• Să vă asiguraţi că sunt urmate politicile RI pentru protecţia tineretului (capitolul 5) (anexa G)

− Asigurarea familiarizării Rotarienilor din clubul dvs. cu Regulile de comportament pentru Lucrul cu tineretul

− Suspendarea calităţii de membru sau respingerea oricărei persoane care recunoaşte, care este condamnat pentru sau despre care se descoperă altfel că a comis abuz sexual sau hărţuire sexuală

− Interzicerea lucrului cu tineretul în context Rotarian în cazul non-Rotarienilor care recunosc, care sunt condamnaţi pentru sau despre care se descoperă altfel că au comis abuz sexual sau hărţuire sexuală

− Sprijinirea selecţiei de voluntari, sortarea şi cerinţele de instruire subliniate pentru Programul Rotary de Schimb de Tineri (Youth Exchange program)

− Planificarea pentru protejarea tinerilor în toate activităţile de serviciu ale clubului care implică persoane tinere

Utilizaţi Lista lunară de verificare a Preşedintelui de Club (trimisă de către reprezentantul clubului dvs. şi al districtului de la Rotary International şi care poate fi găsită pe www.rotary.org) atunci când vă planificaţi anul în funcţia de preşedinte şi atunci când vă recapitulaţi responsabilităţile pe care le aveţi în calitate de preşedinte ales şi de preşedinte.


Secretariatul este reprezentat de secretarulgeneral al Rotary International, personalul RI şi al Fundaţiei de la Sediul mondial al RI din Evanston, Illinois, SUA, şi de la cele şapte sedii internaţionale (locaţiile acestora sunt enumerate pe partea interioară a coperţii anterioare a Directorului oficial şi pe www.rotary.org).

Planul pentru conducerea clubului

Planul pentru conducerea clubului se bazează pe cele mai bune practici ale cluburilor eficiente, având scopul de a crea cluburi care urmăresc Obiectivul Rotary prin activităţile legate de fiecare Direcţie de serviciu. Deoarece fiecare club Rotary este unic, Planul pentru conducerea clubului este flexibil şi realizat pentru ca fiecare club să îşi dezvolte propriul plan de conducere.

Planul pentru conducere clubului, care oferă clubului dvs. oportunitatea de a-şi evalua operaţiunile curente, are numeroase beneficii:

• Toţi membrii au ocazia de a-şi face auzite opiniile cu privire la viitorul clubului lor.

• Operaţiunile standard ale clubului oferă membrilor mai mult timp pentru a se concentra pe serviciu şi colegialitate.

• O mai mare implicare a membrilor clublui duce la dezvoltarea de cluburi viitoare şi de lideri de district şi la creşterea numărului de membri păstraţi.

• Toţi membrii lucrează pentru atingerea obiectivelor clubului.

• Continuitatea între lideri şi obiectivele clubului facilitează tranziţia de la un an Rotary la următorul.

Implementarea Planului pentru conducerea clubului

Ofiţerii anteriori, actuali şi viitori trebuie să lucreze împreună pentru a adapta planul de conducere care include punctele forte actuale şi cele mai bune practici ale clubului, utilizând cei nouă paşi pentru immplementare enumeraţi mai jos (consultaţi foaia de lucru 3 pentru strategii, pentru a implementa un plan adaptat pentru conducerea clubului).

1. Elaboraţi obiective pe termen lung care să se adreseze elementelor unui club eficient. Obiectivele pe termen lung ale unui club ar trebui să îi susţină planul strategic, să acopere următorii trei până la cinci ani Rotarieni şi să se adreseze elementelor unui club eficient: membri, proiecte de serviciu, Fundaţia Rotary şi dezvoltarea conducerii. Obiectivele pe termen lung ar trebui, de asemenea, să includă strategii pentru promovarea succeselor legate de fiecare element.

2. Stabiliţi obiectivele anuale care sunt în armonie cu obiectivele pe termen lung ale clubului utilizând Ghidul pentru planificarea Cluburilor Rotary

eficiente.

Obiectivele anuale ar trebui să se adreseze Direcţiilor de serviciu şi să ajute clubul dvs. în urmărirea Obiectivului Rotary. Ghidul de planificare prezintă strategiile comune pe care le poate utiliza pentru atingerea obiectivelor anuale, permiţându-vă să adăugaţi noi strategii. Utilizaţi-l ca document de lucru, actualizându-l, dacă este cazul.

OPTIMIZAŢI-VĂ CLUBUL

Implementaţi Planul pentru conducerea

clubului


3. Conduceţi adunările clubului pentru a implica membrii în procesul de planificare şi a-i ţine la curent cu activităţile Rotary.

Adunările clubului permit membrilor clubului să fie la curent, să discute deciziile care afectează clubul şi să audă rapoartele comitetelor privind activităţile lor.

4. Planificaţi comunicarea între liderii de club, membrii cluburilor şi liderii de district.

Lucraţi cu liderii de club pentru a elabora un plan de comunicare unii cu ceilalţi, cu membrii clubului şi liderii de district. Planul trebuie să specifice cine cu cine va comunica, ce metodă va fi utilizată şi când va avea loc comunicarea.

5. Sprijiniţi continuitatea în conducerea clubului şi în proiectele de serviciu.

Deoarece conducerea Clubului Rotary se schimbă în fiecare an, fiecare club are nevoie de o sursă continuă de lideri. Continuitatea se poate obţine făcând numiri pentru mai mulţi ani sau prin existenţa unei colaborări strânse între preşedintele actual şi preşedintele ales, preşedintele nominalizat şi preşedintele imediat anterior. Continuitatea în proiectele de conducere este importantă pentru că proiectele de serviciu pot dura mai mult de 1 an.

6. Modificaţi regulamentul intern al clubului pentru a reflecta practicile clubului, inclusiv structura comitetelor şi rolurile şi responsabilităţile liderilor de club. Lucraţi cu ofiţerii clubului dvs. pentru a modifica Regulamentul intern al Clubului Rotary recomandat de către RI pentru a reflecta operaţiunile clubului dvs. Asiguraţi-vă că orice modificări ale regulamentului intern sunt conforme cu Regulamentul intern recomandat pentru Cluburile Rotary şi cu Constituţia standard a Clubului Rotary, precum şi cu legile locale aplicabile.

7. Oferiţi oportunităţi de sporire a camaraderiei între membri. Membrii cărora le face plăcere să facă parte din Rotary vor fi mai implicaţi. Un sentiment puternic de camaraderie va sprijini, de asemenea, eforturile legate de serviciu ale clubului dvs. Implicaţi familiile membrilor dvs. pentru a vă asigura că şi acestea sprijină clubul.

8. Asiguraţi-vă că fiecare membru este activ într-un proiect sau funcţie de club. Implicarea în club învaţă membrii despre Rotary şi ajută la menţinerea loc ca membrii ai clubului.

9. Elaboraţi un plan de instruire cuprinzător. Instruirea este esenţială pentru dezvoltarea liderilor viitori şi pentru asigurarea unei bune informări a ofiţerilor clubului cu privire la Rotary, capabili de a conduce clubul şi de a furniza servicii Rotary mai bune. Un plan de instruire asigură

− Prezenţa liderilor clubului la şedinţele de instruire

− Informarea orientativă constantă şi regulată a noilor membri

− Disponibilitatea oportunităţilor educaţionale pentru membrii curenţi

− Disponibilitatea unui program de dezvoltare a aptitudinilor de

conducere pentru toţi membrii.


Planul pentru conducerea clubului încurajează cluburile să îşi revizuiască structura comitetelor lor pentru a se asigura că aceasta este conformă necesităţilor lor curente. Planul recomandă următoarele comitete:

• Administ raţ ia clubului

• Membrii • Rela ţ i i le publice

• Proiectele de serviciu

• Fundaţ ia Rotary

Clubul ar trebui să numească comitete şi subcomitete suplimentare, conform necesităţilor lor, cum ar fi pentru proiecte speciale sau pentru a reflecta activităţile tradiţionale ale clubului. Fiecare comitet ar trebui să stabilească obiective pentru a sprijini obiectivele anuale şi pe termen lung ale clubului.

Responsabilităţile preşedintelui clubului pentru fiecare domeniu al Planului pentru conducerea clubului sunt integrate în tot acest manual. Împreună cu ceilalţi lideri de club ar trebui să revizuiţi planul anual pentru a vă asigura că acesta corespunde în continuare obiectivelor clubului dvs. şi că reflectă identitatea clubului dvs. Pentru implementarea şi revizuirea planului dvs. cereţi ajutor liderilor de district, în particular guvernatorului asistent al dvs.

Resurse

Informaţiile de contact pentru personalul secretariatului şi pentru ofiţerii RI şi ai Fundaţiei şi persoanelor desemnate sunt prezentate în Directorul oficial şi pe www.rotary.org. Puteţi descărca publicaţiile de pe www.rotary.org/downloadlibrary, sau le puteţi comanda prin shop.rotary.org, [email protected], sau prin biroul dvs. internaţional.

Pentru a vă ajuta să vă îndepliniţi responsabilităţile vă sunt disponibile următoarele resurse:

Resurse umane

• Preşedinţi anteriori de club — Rotarieni cu cunoştinţe, care înţeleg clubul dvs. şi necesităţile acestuia. Vă pot fi consilieri atunci când vă planificaţi anul şi pot fi desemnaţi pentru a conduce activităţi de club.

• Reprezentantul sprijinului clubului şi districtului – membrii personalului de la birourile internaţionale şi de la Sediul mondial RI care pot răspunde la întrebări administrative şi pot redirecţiona alte întrebări personalului adecvat al RI şi al Fundaţiei.

• Resurse informative

• Planul pentru conducerea clubului (245-EN) — Ghid pentru implementarea Planului pentru conducerea clubului pentru consolidarea clubului dvs. Rotary.

• Lista lunară de verificare a Preşedintelui clubului — lista lunară de activităţi şi termene limită care se aplică tuturor cluburilor Rotary. Revizuită anual. (Cea mai recentă versiune este disponibilă pe www.rotary.org)


• Manualul de procedură (035-EN) — politicile şi procedurile RI şi ale Fundaţiei, inclusiv documentele constituţionale ale RI, stabilite prin acţiune legislativă, de Consiliul de administraţie al RI şi împuterniciţii Fundaţiei Rotary. Emis o dată la trei ani, după fiecare Consiliu legislativ.

• Directorul oficial (007-EN) — Informaţii de contact pentru funcţionarii RI şi ai Fundaţiei, pentru comitete, grupuri de resurse şi personalul Secretariatului; lista districtelor şi guvernatorilor din întreaga lume; lista în ordine alfabetică a cluburilor din cadrul districtelor, inclusiv informaţii de contact. Emis anual (disponibil în Acces Membri pe www.rotary.org).

• Catalogul RI (019-EN) — Lista de publicaţii RI, programe audiovizuale, forme şi furnizori. Actualizat anual.

• Codul de politici Rotary şi Codul de politici al Fundaţiei Rotary — Politicile şi procedurile stabilite de către Consiliul de administraţie al RI şi de către Împuterniciţii Fundaţiei Rotary pentru a sprijini Cosntituţia şi Regulamentul intern al Fundaţiei Rotary, revizuite după fiecare şedinţă a Consiliului sau Împuterniciţilor (cele mai recente versiuni sunt disponibile pe www.rotary.org).

• Rotary Mondial (050-EN) — Publicaţie semestrială pentru liderii Rotary care poate fi utilizată pentru buletinele clubului şi alte newsletter-uri.

• RVM: The Rotarian Video Magazine – Revista Video Rotariană (5 10-DVD) — Povestiri de tip documentar pe DVD care prezintă istoricul realizărilor şi proiectelor Rotarienilor din întreaga lume; ideal pentru prezentări în cadrul întâlnirilor clubului, pentru recrutarea membrilor şi eforturile de relaţii publice ale comunităţii.

• The Rotarian - Rotarianul — revista oficială a RI, publicată lunar. Oferă informaţii despre proiectele de club şi de district, deciziile Consiliului RI şi întâlnirile RI. Pe lângă Rotarianul, membrii din întreaga lume mai au la dispoziţie 31 de reviste regionale în peste 20 de limbi.

• www.rotary.org — Resursă cumprinzătoare pentru informaţii Rotariene, cuprinde secţiuni pentru conducerea unui club, Planul pentru conducerea clubului, documente constituţionale şi Accesul Membrilor, un instrument administrativ online pentru rapoarte către RI.

Chestiuni de discutat

Gândiţi-vă la aceste chestiuni în cadrul pregătirii pentru seminarul dvs. de pregătire ca preşedinte ales.

Ce responsabilităţi suplimentare atribuie clubul dvs. preşedintelui?


Cum veţi asigura continuitatea cu preşedintele actual şi cu succesorul dvs.?

Cum a beneficiat (cum ar putea beneficia) clubul dvs. de pe urma Planului pentru conducerea clubului?

Dacă nu aţi implementat încă Planul pentru conducerea clubului, cum veţi începe implementarea lui?

Pentru PETS



Am învăţat . . .

Voi . . .

Rol şi responsabilităţi Contacte

For PETS


Foaia de lucru 2: Studiu de caz asupra Planului pentru conducerea clubului Elaboraţi un plan pentru a consilia un club Rotary care implementează Planul pentru conducerea clubului. Răspundeţi la întrebările de mai jos.

Un club Rotary are 40 de membri. A pierdut cel puţin trei membri în fiecare an în ultimii cinci ani şi nu a recrutat decât o medie de doi membri noi pe an, pe parcursul aceleiaşi perioade. În cei 10 ani de existenţă, clubul a ţinut un mic dejun anual pentru strângere de fonduri pentru unitatea de pompieri, un maraton de 5 kilometri pentru strângere de fonduri pentru districtul de şcoală şi o masă de sărbători pentru o comunitate de pensionare. Clubul nu a sponsorizat nici un proiect de serviciu al Fundaţiei Rotary sau al Comunităţii Internaţionale. Clubul nu cunoaşte conţinutul regulamentului său intern şi nu ştie cu certitudine când a fost revizuit ultima dată. Clubul nu a dezvoltat niciodată relaţii publice.

Preşedintele ales a luat la cunoştinţă despre Planul de Conducere a Clubului în cadrul seminarului de pregătire a preşedinţilor aleşi şi crede că se poate îmbunătăţi clubul. Aceasta s-a adresat dumneavoastră cu scopul de a vă solicita asistenţa pentru rezolvarea unui orar de 15 săptămâni până când începe anul Rotary pentru implementarea planului.

Care sunt problemele cu care se confruntă acest club Rotary?

Cum poate fiecare etapă de implementare a Planului de Conducere a Clubului rezolva aceste probleme?

Ce scopuri aţi sfătui clubul să îşi fixeze pentru primul an al planului?

Ce sugestii aţi face pentru a sprijini clubul să respecte Planul de Conducere a Clubului de-a lungul anului?

Pentru PETS


Foaie de lucru 3: Implementarea Planului de Conducere a Clubului A se recapitula fiecare etapă de implementare de mai jos. Verificaţi etapele curente întreprinse de clubul dumneavoastră şi încercuiţi etapele care crează dificultăţi clubului.

Etape de implementare

Pentru implementarea planului de conducere a clubului, conducerea actuală, viitoare şi anterioară ar trebui să:

� Dezvolte un plan pe termen lung care să vizeze elementele unui club eficient pentru următorii trei-cinci ani.

� Să fixeze scopuri anuale, utilizând Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary eficiente în armonie cu planul pe termen lung al clubului.

� Să conducă întrunirile clubului_____ (#) care implică membrii în procesul de planificare şi să îi informeze pe aceştia cu privire la activităţile clubului Rotary.

� Să elaboreze un plan de comunicare transparentă între preşedintele clubului, comisie, membrii comitetului şi ai clubului, guvernatorul districtului, guvernatorii adjuncţi şi comitetele districtuale.

� Să asigure continuitatea conducerii, inclusiv conceptul planificării succesiunii, pentru a asigura dezvoltarea viitorilor conducători. Să se asigure că preşedintele ales şi preşedintele nominalizat sunt implicaţi în procesul de adoptare a deciziei şi să conlucreze cu membrii comitetului pentru a numi un preşedinte pentru fiecare comitet.

� Să amendeze Regulamentul intern pentru a reflecta structura comitetului clubului şi rolurile şi responsabilităţile conducătorilor acestuia. Să ia în considerare adoptarea Regulamentului intern recomandat al Clubului Rotary, ce poate fi consultat la adresa www.rotary.org.

� Să asigure oportunităţi pentru creşterea gradului de camaraderie între membrii clubului.

� Să realizeze demersurile necesare pentru a se asigura că fiecare membru este activ în cadrul unui/unei proiect/funcţii al/a clubului, precum convocarea tuturor membrilor în cadrul unui comitet şi atribuirea de responsabilităţi noilor membri.

� Să elaboreze un plan de instruire comprehensiv care asigură

� Participarea conducătorilor de club la sesiuni de instruire

� Orientarea semnificativă şi regulată a noilor membri

� Valabilitatea oportunităţilor educaţionale curente pentru membrii actuali A

� Punerea la dispoziţia tuturor membrilor a programului de dezvoltare a abilităţilor conducătorilor Conducătorii clubului ar trebui să implementeze Planul de Conducere a Clubului consultându-se cu liderii districtuali, după metoda descrisă în Planul de Conducere a Clubului. Planul ar trebui actualizat anual.

În timpul mandatului meu de un an, voi viza următoarele:

CONLUCRAREA CU LIDERII DE CLUB ŞI CEI DISTRICTUALI 15

Conlucrarea cu liderii clubului şi cei districtuali

Succesul dumneavoastră în calitate de preşedinte al clubului depinde de relaţiile de colaborare cu liderii clubului şi cu cei districtuali. Este important să fiţi atât lider, asigurând o viziune clubului dumneavoastră şi motivând pe ceilalţi să acţioneze, cât şi manager, atribuind responsabilităţi, fixând termene limită şi asigurând cadrul de comunicare deschisă şi directă.

Responsabilităţi

În calitate de preşedinte ales, aveţi următoarele responsabilităţi în conlucrarea cu liderii clubului şi cu cei districtuali:

• Repartizarea membrilor comitetului de club în baza abilităţilor acestora şi a potenţialului de dezvoltare

• Pregătirea echipei de conducere a clubului pentru anul următor

• Înţelegerea rolului districtului în sprijinul clubului dumneavoastră

În calitate de preşedinte, aveţi următoarele responsabilităţi:

• Asigurarea comunicării clare între liderii de club şi cei districtuali

• Asigurarea continuităţii în conducerea clubului şi a comitetelor

• Recunoaşterea meritelor liderilor de club şi ale membrilor, prin premiere

C A P I T O L U L 2


Conlucrarea cu propriul club

Rotarienii următoarei echipe de conducere a clubului vor satisface ţelurile clubului dumneavoastră, prin urmare implicaţi-i în elaborarea scopurilor clubului. Conveniţi obiectivele pe care trebuie să le atingă clubul dumneavoastră şi, ulterior, delegaţi sarcinile necesare pentru satisfacerea acestor obiective. Cu responsabilitatea delegată conducerii echipei de club, veţi dispune de mai mult timp pentru motivarea membrilor să participe la proiectele sau funcţiile clubului. Asiguraţi-vă că liderii de club frecventează sesiunile districtuale de instruire, astfel încât aceştia să fie pregătiţi pentru responsabilităţile lor şi conlucraţi cu liderii echipei de club pentru a pregăti viitorii lideri de club pentru o tranziţie lentă în noul an Rotary.

Consiliul Directorilor Clubului

Consiliul directorilor clubului dumneavoastră este organismul său de conducere. Membrii săi sunt preşedintele, vice-preşedintele (preşedinţii), preşedintele ales (sau preşedintele numit, dacă nu a fost ales niciun succesor), secretarul, trezorierul, cel mai recent ex-preşedinte şi numărul adiţional de directori specificat în Regulamentul intern al clubului dumneavoastră.

Consiliul este ales pentru a gestiona interesele clubului în ansambu. Membrii consiliului vor conlucra îndeaproape cu dumneavoastră pentru a elabora planuri pentru atingerea scopurilor clubului. În baza Regulamentului intern recomandat al Clubului Rotary (anexa K), consiliul directorilor clubului dumneavoastră ar trebui să îndeplinească următoarele responsabilităţi:

• Supravegherea tuturor ofiţerilor clubului şi a membrilor de comitet

• Alegerea unui membru al clubului pentru a îndeplini rolul de ofiţer de protocol

• Supravegherea bugetului clubului − Asigurarea bugetului include sume realiste pentru operaţiunile clubului şi

ale proiectelor de serviciu

− Aprobarea tuturor cheltuielilor neprevăzute în bugetul clubului

• Informarea celor care propun membri în legătură cu decizia consiliului, prin intermediul secretarului clubului, în termen de 30 de zile

• Recapitularea politicilor clubului pentru a se asigura că sunt implementate aşa cum s-a intenţionat

• Luarea în calcul de noi metode creative pentru a satisface Obiectivul Rotary

• Examinarea necesităţilor comunităţii şi ale societăţii şi stabilirea scopurilor clubului pentru a le aborda

Secretarul clubului

În calitate de preşedinte, scopul dumneavoatră este de a conduce clubul. Secretarul dumneavoastră deţine o mare parte a responsabilităţilor administrative pentru operaţiunile zilnice ale clubului.

În baza Regulamentului intern recomandat al Clubului Rotary, secretarul ar trebui să îndeplinească următoarele responsabilităţi:

• Păstrarea documentelor ce atestă calitatea de membru

• Consemnarea frecvenţei la întruniri şi raportarea situaţiei frecvenţei lunare către guvernatorul districtual, în termen de 15 zile de la ultima întrunire a fiecărei luni

Memento Rotary

Echipa de conducere a clubului

• Consiliul directorilor clubului –Vice preşedinte –P reşed in te le -a les

–Secretar u l C lubu lu i

–Trezor ierul clubului –Ult imul preşedinte

–Alţ i directori

• Instructorul clubului

• Ofiţerul de protocol

• Preşedinţi i de comitet

Memento Rotary

Pentru detalii referitoare la rolul consil iului directorilor clubului a se consulta capitolul 3 „Administraţ ia c lubului.”


• Emiterea de notificări ale întrunirilor clubului, comisiei şi comitetelor • Înregistrarea şi păstrarea proceselor verbale ale întrunirilor, comisiei şi comitetului

• Elaborarea rapoartelor solicitate către RI şi districtul dumneavoastră, inclusiv raportul semi-anual referitor la calitatea de membru şi plata cotizaţiilor către Rotary International la datele de 1 iulie şi 1 ianuarie

• Conlucrarea cu ofiţerii clubului

• Îndeplinirea oricăror alte atribuţii care, de regulă, aparţin biroului de secretariat

Conlucraţi cu secretarul clubului pentru a înţelege statutul şi tendinţele clubului în timpul anului. La sfârşit de an, conlucraţi cu secretarul dumneavoastră pentru a actualiza arhiva clubului, încluzând un rezumat al activităţilor desfăşurate în timpul anului, fotografii ale ofiţerilor sau ale evenimentelor speciale, numele noilor membri şi o listă de realizări extraordinare.

Fiţi precaut în legătură cu e-mail-urile care utilizează terminologia Rotary şi solicitaţi paşaportul sau alte informaţii de identificare personală. Acestea sunt adesea frauduloase şi nu ar trebui luate în considerare. Înainte de a furniza informaţii personale ca răspuns la un e-mail, confirmaţi identitatea expeditorului şi motivul solicitării printr-un e-mail separat sau apel telefonic.

Trezorierul clubului

Rolul dumneavoastră, în calitate de preşedinte, este de a asigura supraveghere competentă a fondurilor, tranzacţiilor şi rapoartelor clubului. Ar trebui să fiţi precaut întotdeauna cu situaţia financiară a clubului prin întâlniri regulate cu trezorierul clubului.

Trezorierul clubului ar trebui să gestioneze tranzacţiile de ordin financiar ale clubului, să păstreze registrele financiare ale clubului şi să vă sprijine în planificarea bugetului clubului. Regulamentul intern recomandat al Clubului Rotary menţionează următoarele responsabilităţi ale trezorierului:

• Păstrarea custodiei tuturor fondurilor clubului

• Justificarea tuturor fondurilor clubului, registrelor contabile sau oricărei alte proprietăţi către consiliul directorilor, următorul trezorier sau preşedinte la sfârşitul anului

• Conlucrarea cu succesorul pentru a asigura o tranziţie uşoară între anii Rotary

• Îndeplinirea altor responsabilităţi în legătură cu biroul

Ofiţerul de protocol

Pentru a organiza întruniri săptămânale eficiente, ofiţerul de protocol trebuie să deruleze întrunirea într-o manieră plăcută, fără prea multe întreruperi. Ofiţerul de protocol are următoarele responsabilităţi:

• Sprijinirea derulării în ordine şi cu eficienţă a întrunirilor clubului Rotary

• Conlucrarea cu scopul prevenirii producerii oricărui eveniment care ar putea leza demnitatea sau prestigiul clubului

Memento Rotary

Pentru a obţinte acces la datele administrative ale clubului RI dumneavoastră, secretara clubului dumneavoastră şi trezorierul ar trebui să vă înregistraţi cu Acces de Membru la adresa www.rotary.org/en /selfservice.

Memento Rotary

Dacă în clubul dumneavoastră nu există trezorier, această funcţie ar trebui îndeplinită de secretar.


Instructorul clubului

Pentru a vă asigura că există un plan de instruire în clubul dumneavoastră, ar trebui să numiţi un instructor de club. Acesta ar trebui să conlucreze cu comisia şi comitetele clubului, cu guvernatorul adjunct, comitetul de instruire districtuală şi guvernatorul pentru sprijin şi idei.

Planul de instruire al clubului ar trebui să asigure că

• Liderii de club frecventează sesiunile de instruire districtuală

• Noii membri sunt orientaţi semnificativ şi regulat

• Sunt oferite membrilor actuali oportunităţi de educaţie

• Tuturor membrilor le este pus la dispoziţie un program de dezvoltare a abilităţilor de conducere

Succesorul dumneavoastră

Pentru a crea continuitate sporită cu echipa de conducere a clubului, amintiţi-vă să conlucraţi cu succesorul dumneavoastră, preponderent în activităţi care durează mai mult de un an Rotary, precum planificarea strategică, întrunirile comitetului şi proiectele de serviciu ale clubului.

Comitetele clubului

Comitetele clubului dumneavoastră ar trebui să planifice, să promoveze şi să implementeze activităţi şi proiecte pentru a satisface scopurile anuale şi pe termen lung ale clubului.

În calitate de preşedinte ales, aveţi următoarele responsabilităţi în cadrul comitetului clubului:

• Determinarea măsurii în care comitetul actual al clubului sprijină scopurile pentru anul următor

• Convocarea comitetelor nu mai târziu de 31 martie

• Pregătirea preşedinţilor comitetului de club

• Asigurarea continuităţii în comitetele de club şi completarea oricăror deschideri • Amendarea Regulamentului intern al clubului pentru reflectarea adecvată a necesităţilor organizaţionale ale clubului, dacă este necesar. În calitate de preşedinte al clubului, veţi supraveghea activitatea fiecărui comitet pentru a vă asigura că toate vor atinge scopurile anului.

Structura comitetului de club

Structura comitetului de club ar trebui să sprijine scopurile şi obiectivele clubului fixate pentru an. Structura comitetului de club recomandată include următoarele cinci comitete de club, explicate în acest manual:

• Administraţia clubului (capitolul 3)

• Calitatea de membru (capitolul 4)

• Proiectele de serviciu (capitolul 5)

• Fundaţia Rotary (capitolul 6)

• Relaţiile publice (capitolul 7)

Memento Rotary

Consultaţi foaia de lucru 9 pentru a vedea cum poate clubul dumneavoastră utiliza un instructor.

Memento Rotary

Pentru exemple de structuri de comitet de club consultaţi anexa A.


Clubul dumneavoastră ar trebui să convoace comitete adiţionale, conform necesităţilor, precum pentru proiecte speciale sau pentru a reflecta activităţile curente ale clubului. Clubul poate, de asemenea, convoca subcomitete, conform necesităţilor. De exemplu, comitetul pentru proiecte de serviciu poate avea subcomitete pentru servicii comunitare, servicii internaţionale sau programe destinate tinerilor (precum Rotary Youth Exchange sau Interact).

În cazul în care clubul dumneavoastră este foarte activ în cadrul unui anume program al Fundaţiei Rotary, e posibil să doriţi să aveţi un subcomitet dedicat respectivului program.

Comitete eficace

Fiecare comitet funcţional ar trebui să fixeze scopuri care să sprijine obiectivele anuale ale clubului pe termen lung. Luaţi în calcul aceste sugestii pentru a eficientiza comitetul clubului dumneavoastră:

• Limitaţi dimensiunea comitetului la numărul de persoane necesare pentru îndeplinirea scopului comitetului.

• Încurajaţi comitetele să păstreze procese verbale ale întrunirilor, planurilor, deciziilor şi rezultatelor şi să înainteze consiliului clubului rapoarte referitoare la activităţile lor.

• Încurajaţi comitetele să comunice regulat între ele, cu guvernatorul adjunct al clubului şi cu comitetele districtuale adecvate.

• Paticipaţi la întrunirile comitetelor, în funcţie de necesităţi.

• Solicitaţi feedback din partea comitetelor.

Selectarea preşedinţilor comitetului

Numiţi preşedinţii de comitet în baza abilităţilor lor profesionale, interesului personal şi talentelor. Întrucât activităţile de comitet se pot reporta de la an la an, renumiţi anumiţi membri ai comitetului pentru a asigura continuitatea. Fiecare preşedinte de comitet ar trebui să deţină experienţă în acel comitet.

Pregătirea Preşedinţilor de Comitet

Încurajaţi insistent toţi preşedinţii de comitet să frecventeze adunarea districtuală, unde pot asimila abilităţile necesare şi cunoştinţele pentru a conduce eficient un comitet.

Puteţi, de asemenea, pregăti preşedinţii de comitet în următoarele moduri:

• Înmânaţi fiecărui preşedinte o copie a Manualul Comitetului de Club aferent.

• Asiguraţi-vă că registrele din anii anteriori au fost prezentate noilor preşedinţi.

• Încurajaţi noii preşedinţi ai comitetului să discute rezultatele proiectelor şi evaluărilor cu predecesorii acestora.

• Organizaţi întruniri de planificare cu comitetele viitoare, înainte de începerea noului an Rotary.

Conlucrarea cu comitetele dumneavoastră

Pentru a sprijini comitetele clubului, maximizaţi-le potenţialul şi încurajaţi-le eficacitatea continuă:

• Revizuiţi statusul fiecărui plan de acţiune a comitetului.

• Coordonaţi colaborarea între comitete.

• Motivaţi comitetele să-şi asume noi provocări.

Memento Rotary

Consultaţi capitolul 3 pentru detalii referitoare la amendarea Regulamentului intern al clubului pentru modificare structurii comitetului clubului.


• Respectaţi direcţia comitetului când aceasta diferă de opţiunile dumneavoastră.

• Felicitaţi, recunoaşteţi şi mulţumiţi preşedinţilor de comitet şi membrilor, după finalizarea sarcinilor.

Motivarea voluntarilor

Odată ce aţi fixat scopurile şi aţi elaborat un plan pentru a le satisface, trebuie să lucraţi pentru a motiva liderii clubului şi preşedinţii de comitete pentru a respecta planul de acţiune. Întrucât Rotarienii sunt voluntari, ceea ce îi motivează în profesia lor ar putea să nu îi motiveze în cadrul Rotary. Trebuie să priviţi fiecare lider de club şi membru ca persoană distinctă şi să rezolvaţi necesităţile motivaţionale individuale ale acestuia.

Următoarele elemente reprezintă motivaţii comune pentru voluntari:

• Credinţa că scopul va aduce beneficii comunităţii şi clubului Rotary

• Oportunităţi de camaraderie

• Oportunităţ i de lucru în echipă

• Credinţa că scopul poate fi atins

• Sarcini care se aplică expertizei lor

• Date scadente cu sprijinul semnificativ al preşedintelui sau al altor membri ai echipei de conducere a clubului

• Recunoaşterea eforturilor acestora

Utilizaţi aceşti factori motivanţi sau alţii pentru a sprijini încurajarea angajamentului membrilor în cadrul Rotary şi participarea la activităţile de club. Activităţile de club care combină aceşti factori motivanţi sunt eficiente, în mod specific.

Recompensele

Adesea, recompensele motivează voluntarii. Rotary International şi Fundaţia Rotary oferă recompense care recunosc serviciile extraordinare ale Rotarienilor şi ale cluburilor Rotary. Pentru o imagine de ansamblu a recompenselor valabile prin RI şi Fundaţia Rotary, a se vedea anexa B. Criteriile de acordare a recompenselor sunt revizuite regulat. Pentru informaţii suplimentare referitoare la cerinţele de eligibilitate şi termenele limită, precum şi la o gamă largă de alte recompense, a se vedea www.rotary.org sau contactaţi Programele RI sau personalul Fundaţiei Rotary. Districtele, adesea, elaborează propriile recompense pentru recunoaşterea meritelor deosebite. Contactaţi guvernatorul sau guvernatorul adjunct pentru a identifica recompensele valabile pentru persoane sau cluburi. Cluburile individuale sunt, de asemenea, încurajate să elaboreze propriile recompense pentru recunoaşterea excelenţei în cadrul clubului şi a comunităţii. În calitate de preşedinte, ar trebui să comunicaţi cu conducerea districtului despre posibilii nominalizaţi din club, pe cât de curând posibil. Este rolul dumneavoastră de a prezenta recompense membrilor clubului sau ai comunităţii. Pentru a maximiza potenţialul motivaţional al recompenselor şi recunoaştere contribuţiei:

Memento Rotary

Elaboraţi scopuri anuale de club şi pe termen lung care vor satisface condiţiile programului de acordare a recompensei, precum Nota prezidenţială a RI.


• Realizaţi prezentarea memorabil. − Invitaţi guvernatorul sau conducătorul Rotary adecvat pentru a prezenta

recompensa.

− Invitaţi, la prezentare, membrii de familie.

− Fotografiaţi prezentarea şi publicaţi poza în buletinul informativ al clubului.

• Invitaţi membrii potenţiali. Acest fapt le va permite să cunoască Rotary şi contribuţiile extraordinare ale membrilor de club. De asemenea, demonstrează aprecierea membrilor de către club.

• Creaţi atmosferă adecvată prezentării.

– Utilizaţi o tribună sau o platformă demontabilă

− Utilizaţi decoraţii sau flori, în funcţie de situaţie.

Conlucrarea cu districtul dumneavoastră

Responsabilitatea primară a liderilor districtuali este de a susţine cluburile eficiente. Echipa de conducere a districtului constă în guvernatorul de district, guvernatorii adjuncţi, comitetele districtuale, instructorul districtual, secretarul districtual şi ex-guvernatorii districtuali. Districtul susţine clubul dumneavoastră Rotary prin

• Asigurarea îndrumării cu privire la probleme precum calitatea de membru sau proiectele de servicii

• Conectarea cluburilor care împărtăşesc probleme sau proiecte similare

• Asigurarea unei oportunităţi pentru Rotarieni pentru a-şi dezvolta abilităţile de conducere şi pentru a creşte eforturile lor de servicii, prin participarea ca membru la comitetele districtuale

• Punerea la dispoziţia comitetelor şi membrilor clubului a informaţiilor despre Rotary

• Coordonarea programelor RI şi ale Fundaţiei Rotary

Guvernatorul districtual

Administrarea cluburilor într-un district se află sub directa supraveghere a guvernatorului districtual care

• Asigură sfaturi, inspiraţie şi motivare pentru a sprijini cluburile să devină mai eficiente

• Informează cluburile şi ofiţerii acestuia în legătură cu activităţile districtuale şi a oportunităţilor de serviciu.

Guvernatorii adjuncţi

Guvernatorii adjuncţi sunt numiţi de guvernatorul districtual pentru a sprijini cluburile să opereze eficient şi să-ţi atingă scopurile. Fiecare guvernator asistent este reponsabil de lucrul cu patru până la opt cluburi. Următoarele reponsabilităţi sunt recomandate pentru un guvernator asistent:

• Asistarea implementării şi revizuirii Planului de Conducere a Clubului

• Sprijinirea identificării şi revizuirii scopurilor clubului prin utilizarea Ghidului de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente

• Frecventarea întrunirilor de club şi adunărilor la care este invitat, în special întrunirea clubului asociată cu vizita oficială a guvernatorului.


• Vizitarea regulată a fiecărui club (preferabil lunar cu minim o vizită la fiecare trimestru de an Rotary) şi înâlnirea cu liderii de club pentru a discuta treburile clubului, resursele şi gestionarea fondurilor clubului.

• Asistarea liderilor de club în programarea şi planificarea vizitei oficiale a guvernatorului

• Îndeplinirea rolului de legătură între guvernator şi cluburi

• Încurajarea cluburilor să aplice sugestiile guvernatorului

• Sprijinirea cluburilor cu proiecte de serviciu şi monitorizarea progresului

• Identificarea şi încurajarea dezvoltării viitorilor lideri districtuali

Comitetele districtuale

Comitetele districtuale sprijină activităţile clubului legate de aria lor de expertiză. Următoarele sunt comitete districtuale care îndeplinesc funcţii administrative curente:

• Conferinţa districtuală

• Programele districtuale (de exemplu, Premiile Rotary Youth Leadership, World Community Service)

• Extindere • Finanţe

• Dezvoltarea comunităţ i i

• Nominalizarea

• Relaţ i i le cu publicul

• Promovarea Conven ţ iei RI

• Fundaţ ia Rotary

• Instruirea

Încurajaţi-vă comitetele de club să-şi contacteze omologii districtuali ori de câte ori au nevoie de îndrumare sau informaţii.

Resurse

Informaţii de contact pentru personalul Secretariatului şi pentru ofiţerii RI şi ai Fundaţiei şi pentru nou numiţi sunt evidenţiate în Official Directory şi la www.rotary.org. Publicaţiile pot fi descărcate de pe adresa www.rotary.org/downloadlibrary, sau pot fi comandate prin shop.rotary.org, [email protected], sau prin intermedul biroului internaţional.

Următoarele resurse sunt disponibile pentru a vă sprijini în conlucrarea cu liderii clubului şi cei districtuali:

Regulamentul intern recomandat al Clubului Rotary şi constituţia standard a Clubului Rotary— Versiunea curentă este disponibilă la adresa www.rotary.org.


Resurse informaţionale

• Ghidul Ofiţerilor Clubului (225-EN) — Set de manuale care evidenţiază responsabilităţile şi instrucţiunile ofiţerilor clubului. Sunt puse la dispoziţie întrebări de instruire . Ghidul include:

− Manualul preşedintelui clubului (222-EN)

− Manualul secretarului clubului (229-EN)

− Manualul trezorierului clubului (220-EN)

− Manualul comitetului de administare a clubului

(226A-EN)

− Manualul Calităţii de membru în comitetul clubului (226B-EN)

− Manualul comitetului de relaţii cu publicul ale clubului (226C-EN)

− Manualul comitetului proiectelor de serviciu ale clubului (226D-EN)

− Manualul Comitetului Fundaţiei Rotary a Clubului (226E-EN)

• Directorul districtual – listă a liderilor districtuali şi a activităţilor (dacă districtul dumneavoastră produce un director);

• Dezvoltarea conducerii: Ghidul dumneavoastră pentru a Începe un Program (250-EN) —

Îndrumar de program şi idei de sesiune pentru dezvoltarea abilităţilor de conducere.

• Broşură pentru citaţie prezidenţială (900A-EN) — Broşură care evidenţiază necesităţile unui club de a primi citaţie prezidenţială pentru anul Rotary în curs.

• Codul Rotary de Politici şi Codul de Politici ale Fundaţie Rotary – Politici şi proceduri stabilite de Consiliul Directorilor RI şi de Administratorii Fundaţiei Rotary în sprijinul Constituţiei RI şi al Regulamentului intern, actualizate după fiecare întrunire a Consiliului Administratorilor (cea mai recentă versiune este postată la www.rotary.org);

• www.rotary.org — Resursă amplă pentru informaţia Rotary, include secţiuni pentru conducerea unui club, Planul de Conducere a Clubului, documente constitutive şi Accesul de membru, un instrument administrativ online pentru raportările către RI.


Luaţi în considerare aceste întrebări pentru pregătirea seminarului de instruire a preşedintelui ales.

Cum veţi pregăti echipa de conducere a clubului?

Cum veţi conlucra cu consiliul directorilor clubului?


Cum satisface structura comitetului de club curentă necesităţile şi scopurile clubului dumneavoastră? Ce schimbări sunt necesare?

Ce anume motivează Rotarienii din clubul dumneavoastră?

Ce recunoaştere a serviciului şi a contribuţiei recompensează clubul dumneavoastră?

Cum poate districtul dumneavoastră să sprijine clubul?

CONLUCRAREA CU LIDERII DE CLUB ŞI CEI DISTRICTUALI25

Anexa A: Exemple de Structură a Comitetului de Club

În baza Planului de Conducere a Clubului, există cinci comitete permanente recomandate. Fiecare club poate adăuga comitete sau subcomitete pentru a satisface interesele speciale ale clubului sau ale proiectelor de viitor. Comitetele şi subcomitele pot fi, de asemenea, eliminate dacă clubul nu participă la respectiva activitate.

Mai jos, sunt evidenţiate exemple de subcomitete pentru fiecare dintre comitetele permanente, în funcţie de dimensiunea comunităţii clubului. Selectaţi structura care întruneşte necesităţile şi scopurile clubului

dumneavoastră şi, ulterior, adăugaţi, deplasaţi şi ştergeţi subcomitetele după necesitate sau dezvoltaţi propria dumneavoastră structură de comitet şi subcomitet împreună cu partenerii dumneavoastră lideri de club. Dacă aveţi nevoie de asistenţă pentru determinarea subcomitetelor adecvate, contactaţi guvernatorul adjunct sau guvernatorul de district.

OPŢIUNEA 1: Clubul Rotary StandardClub

board

Comitetul de planificare strategică (opţional)

Memento Rotary

Fiecare structură a comitetului de club Rotary este unică întrucât se bazează pe scopurile şi necesităţile operaţionale ale clubului.

Administraţia clubului

Membrii

Relaţii publice

Proiecte de serviciu

Fundaţia Rotary

• � � �01 tare • Relaţii cu media • Vocaţional • Participare la

Program săptămânal • Reţinere • Educaţional Program • Buletin de club• Orientare • Publicitate • Comunitate • Colectare

şi Website şi şi • Internaţional de fonduri • Frecventare educare marketing • Programe RI pentru fundaţie

• Camaraderie • Clasificare (precum RYLA, WCS,

sau Rotaract)

• Colectare de fonduri pentru proiecte de club

Pos

ibile

com

itet

e

S

ubco

mit

ete

Consiliul directorilor


OPŢIUNEA 2: Club Rotary Extins

Comitetul de planificare strategică (opţional)

Administraţia clubului

Membrii

Relaţii publice

Proiecte de serviciu

Fundaţia Rotary

• Program • Recrutare • Relaţii • Vocaţional • Absolvent

săptămânal • Reţinere media • Educaţional • Donaţii anuale • Buletin de club • Educaţie • Publicitate • Umanitar • Website • Mentorat şi • Subvenţii • Etică • Evaluarea marketing • Comunitate • Schimb al • Frecventare comunităţii şi • Evenimente • Internaţional Grupului de stu • Arhivă planificare speciale • Programe RI • Fond • Camaraderie • Clasificare • Relaţii (precum Permanent

• Familie Rotary •

Externe Web şi

RYLA, WCS, sau Rotaract)

••

PolioPlus Pace Rotary

• Ofiţer de protocol

edia socială • Colectare de fonduri pentru proiecte de club

• Camaraderii Burse

• Proiecte curente

OPŢIUNE 3:Club Rotary restrâns

c Consiliul Directorilor

lubConCC Comitet de planificare strategică

(opţional)

Administraţia clubului Comunitate

Relaţii publice Proiecte de

serviciu

Fundaţia Rotary

Consiliul Directorilor

CONLUCRAREA CU LIDERII DE CLUB ŞI CEI DISTRICTUAli27

Anexa B:Recompense ale RI şi ale Fundaţiei Rotary Recunoaşterea eforturilor semnificative ale Rotarienilor este o parte importantă a Rotary. Recompensele vă pot sprijini în motivarea Rotarienilor şi vă pot da posibilitatea mulţumirii acestora pentru serviciul lor. Următoarele recompense RI şi ale Fundaţiei sunt valabile pentru Rotarieni sau cluburi.

Premiu Beneficiari Nominalizat de Recompensat de Recompense Rotariene individuale

Patru Modalităţi de Citare în Serviciu

Un Rotarian per club per an

Preşedintele clubului Preşedintele RI

Serviciu RI peste Recompensa proprie

Maxim 150 de Rotarieni per an

Guvernatori districtuali actuali şi imediat anteriori, directori RI actuali şi anteriori

Preşedintele RI

Recompensă de Serviciu pentru o lume fără Poliomielită

Rotarienii eligibili Orice Rotarian Administratorii Fundaţiei Rotary

Citaţia Fundaţiei Rotary pentru Serviciu Meritoriu

Un rotarian per district per an

Directori RI şi guvernatori districtuali

Administratorii Fundaţiei Rotary

Recompensa Fundaţiei Rotary pentru Distincţie în Serviciu

Nu mai mult de 50 de Rotarieni în întreaga lume per an

Orice Rotarian (este necesară aprobare din exteriorul districtului celui nominalizat)


Recompensa Fundaţiei Rotary pentru Serviciu Districtual

Până la 20 de Rotarieni per district

Guvernatorul districtual Guvernatorul districtual

Recompensa Serviciul pentru Umanitate al absolvenţilor Fundaţiei Rotary Global

Un absolvent al Fundaţiei

Administratorii Fundaţiei, coordonatorii regionali ai Fundaţiei Rotary, guvernatorii districtuali sau preşedinţii subcomitetelor de absolvenţi districtuali


Recompense de club districtual Recompensa pentru cel mai bun proiect de cooperare pe relaţia externă

Până la cinci cluburi per district

Guvernatorul districtual Preşedintele RI

Citaţie prezidenţială Cluburi Rotary Guvernatorul districtual Preşedintele RI Recompensa pentru Dezvoltarea şi Extinderea Comunităţii

Cluburi Rotary Guvernatorul districtual Preşedintele RI

Recunoaşterea RI pentru Iniţiativele de dezvoltare a comunităţii


Recunoaşterea RI pentru Extinderea Comunităţii Cluburilor Restrânse


Recompensa pentru realizări semnificative

Un club din fiecare district Rotary

Guvernatorul districtual Preşedintele RI

Pentru PETS


Foaie de lucru 4: Rezumat Note

Am învăţat . . .

Voi . . .

Conlucrarea cu liderii de club şi cei districtuali Contacte

Pentru PETS

CONLUCRAREA CU LIDERII DE CLUB ŞI CU CEI DISTRICTUALI 29

Foaie de lucru 5: Structura Comitetului de Club Gândiţi-vă la structura actuală a comitetului de club. Evidenţiaţi această structură mai jos. În timpul anului dumneavoastră, ce comitete veţi adăuga, elimina sau consolida? Ce comitete vor avea subcomitete? Evidenţiaţi ideile dumneavoastră pentru anul în care conduceţi.

Structura actuală a comitetului

Structura comitetului în timpul anului dumneavoastră

Pentru PETS


Foaie de lucru 6: Studii de caz: Gestionarea relaţiilor În calitate de preşedinte al clubului, veţi avea nevoie să gestionaţi Rotarienii cu stiluri de lucru diferite care sunt motivaţi de lucruri diferite. Recapitulaţi fiecare scenariu de mai jos şi răspundeţi la întrebările care urmează.

Scenariul 1:Preşedintele Comitetului de Prestaţii sub aşteptări

Daniel este preşedintele comitetului de proiecte de serviciu, iar acesta este primul său an în birou. Suntem în luna a şasea a anului şi acesta nu acţionează conform aşteptărilor dumneavoastră. Nu comunică cu membrii comitetului şi nu a realizat progrese în legătură cu nici un obiectiv al comitetului. Membrii comitetului sunt frustraţi şi ameninţă să se retragă dacă nu se adoptă nicio măsură.

Cum veţi rezolva problema cu acest preşedinte de comitet?

Cum veţi răspunde temerilor membrilor de comitet?

Scenariul 2: Guvernator asistent

Maria este guvernator asistent de un an. Preşedintele anterior al clubului a avut unele dificultăţi cu ea, însă dumneavoastră sunteţi hotărât să treceţi peste acestea şi să aveţi un an deosebit. La jumătatea anului, realizaţi că fostul preşedinte al clubului avea dreptate. Maria nu este organizată şi nu aţi reuşit să o contactaţi telefonic sau prin email. Totodată a omis să programeze vizita lunară a guvernatorului.

Ce puteţi face pentru a îmbunătăţi comunicarea cu guvernatorul asistent?

Ce veţi face pentru a transforma cea de-a doua jumătate a anului în succes?

ADMINISTRAREA CLUBULUI 31

Administrarea clubului

Administrarea clubului dumneavoastră Rotary se află, în cele din urmă, sub supravegherea consiliului de directori, pe care îl conduceţi. Echipa de conducere a clubului, în special comitetul de administrare a clubului, ar trebui să vă asiste în responsabilităţile dumneavoastră administrative pentru a spori eficacitatea operaţiunilor clubului.

Planul de Conducere a Clubului este structura administrativă recomandată pentru cluburile Rotary. În baza acestui plan, administrarea eficientă a clubului este cheia satisfacerii scopurilor anuale pe termen lung ale clubului. Pentru implementarea Planului de Conducere a Clubului, cluburile Rotary elaborează proceduri standard pentru asigurarea continuităţii, comunicării şi a implicării Rotariene. Structura de comitet simplu a planului vizează funcţiile centrale ale unui club şi poate fi extinsă pentru a rezolva obiectivele de serviciu şi de camaraderie.

Responsabilităţi

În calitate de preşedinte ales, aveţi următoarele responsabilităţi de administrare a clubului:

• Convocarea şi întâlnirea cu comitetul de administrare a clubului

• Cunoaşterea politicilor şi procedurilor administrative ale clubului, prin revizuirea celor mai recente versiuni ale Constituţiei Standard a Clubului Rotary şi ale Regulamentului intern recomandat al Clubului Rotary (anexele J şi K)

• Înţelegerea procesului de amendare a Regulamentului intern al clubului şi conlucrarea cu liderii de club pentru actualizarea constituţiei clubului şi a Regulamentului intern.

C A P I T O L U L 3

MANUALUL PREŞEDINTELUI DE CLUB 32

• Determinarea aspectelor din Planul de Conducere a Clubului care pot consolida clubul

În calitate de preşedinte, aveţi următoarele responsabilităţi de administrare a clubului:

• Complinirea cerinţelor districtuale şi administrative RI

− Supravegherea necesităţilor de raportare ale clubului

− Conlucrarea strânsă cu secretarul clubului pentru a vă asigura că rapoartele necesare şi formularele sunt trimise către RI şi district în termen oportun

− Înţelegerea modului de utilizare a Accesului de Membru pentru actualizarea înregistrărilor de club şi pentru a face plăţile obligatorii semi-anuale

− Supravegherea administrării finanţelor clubului

− Minimalizarea riscului în timpul activităţilor clubului

• Asigurarea că Emblemele Rotary sunt utilizate adecvat

• Organizarea de întruniri săptămânale de club şi adunări care vor suscita interesul membrilor clubului

• Încurajarea frecventării adunărilor districtuale şi a sesiunilor de instruire adiţională, în funcţie de necesităţi

• Pregătirea pentru vizita oficială a guvernatorului districtului şi pentru vizita trimestrială (sau mai mult) a guvernatorului asistent.

Standarde Minimale

Pentru a se asigura că clubul funcţionează eficient, Consiliul RI a adoptat aceste standarde minime:

• Plata obligaţiilor pentru fiecare persoană către Rotary International

• Întâlnirile regulate

• Abonarea la o publicaţ ie Rotary World Magazine Press certificată (The Rotarian sau revista regională Rotary)

• Implementarea proiectelor de serviciu care rezolvă necesităţile comunităţii locale şi ale comunităţilor din alte ţări

• Primirea guvernatorului în vizită, a guvernatorului asistent sau a oricărui alt ofiţer al Rotary International

• Menţinerea obligativităţii asigurării adecvate regiunii geografice în care clubul este localizat (numai Statele Unite: plata asigurării obligatorie cu raportare semestrială)

Conlucraţi cu guvernatorul asistent pentru a vă asigura că clubul dumneavoastră depăşeşte standardele minime.

Memento Rotary

Luaţi în calcul planificarea unei întruniri săptămânale sau a unei activităţi concordante cu Luna Revistei (aprilie).


Comitetul de Administrare a Clubului

Asigurarea administrării eficiente a clubului reprezintă un efort colaborativ. În calitate de preşedinte de club, dirijaţi acest efort în timp ce comitetul de administrare a clubului îndeplineşte responsabilităţile specifice. Includeţi comitetul de administrare a clubului printre primele cinci comitete de durată ale clubului. Clubul dumneavoastră poate amenda Regulamentul intern pentru a reflecta responsabilităţile specifice ale acestui comitet, adăugând subcomitete după necesităţi.

Comitetul de administrare a clubului ar trebui să vă sprijine în atingerea scopurilor anuale ale clubului. Secretarul de club şi trezorierul ar trebui să fie membri ai acestui comitet. Preşedintele acestui comitet, numit de dumneavoastră, ar trebui să fie parte a echipei de conducere a clubului.

Comitetul de administrare a clubului are următoarele responsabilităţi:

• Sprijinirea secretarului de club în identificarea ratei de frecventare a clubului

• Menţinerea listelor cu membrii de club şi raportarea către Rotary International

• Sprijinirea trezorierului de club pentru a colecta taxele

• Organizarea de programe săptămânale şi speciale

• Promovarea camaraderiei între membrii de club

• Producerea buletinului de club şi a website-ului

Constituţia şi Regulamentul intern ale clubului

Constituţia Clubului Rotary Standard trebuie să fie adoptată de către toate cluburile admise în Rotary International. Aceasta asigură un cadru model pentru operaţiunile clubului Rotary. Urmărind Consiliul Legislativ, care se va desfăşura în 2010 şi în 2011, Constituţia Clubului Rotary Standard va fi actualizată pentru a include decretele Consiliului. Asiguraţi-vă că clubul dumneavoastră utilizează versiunea corectă a Constituţiei Standard a Clubului Rotary (anexa J). Regulamentul intern al clubului dumneavoastră asigură îndrumare suplimentară, neinclusă în constituţia clubului, pentru a vă administra clubul. Regulamentul intern recomandat al Clubului Rotary Standard (anexa K) este elaborat în armonie cu Constituţia Clubului Rotary Standard şi reflectă politica actuală Rotary. Îl puteţi adapta pentru a satisface nevoile clubului dumneavoastră, obiectivele şi activităţile şi pentru a reflecta identitatea sa unică. Pentru a vă pregăti pentru anul dumneavoastră ca preşedinte de club, ar trebui să recapitulaţi Regulamentul intern al clubului şi să conlucraţi cu echipa de conducere a clubului pentru a-l amenda cu scopul de a reflecta orice practică de noutate şi procedură, precum şi structura de comitet de club şi rolurile şi responsabilităţile liderilor de club.

Propunerea şi Votarea Amendamentelor

Dacă clubul dumneavoastră necesită amendarea Regulamentului intern pentru a reflecta practicile sale curente:

• Notificaţi toţi membrii în legătură cu amendamentul propus cu cel puţin 10 zile înainte de întrunire

• Asiguraţi-vă că aveţi cel puţin o treime dintre membrii activi (un cvorum) prezentă la întrunirea regulată pentru a vota.

Memento Rotary

Detalii suplimentare referitoare la comitetul de administrare a clubului se regăsesc în Manualul Comitetului de Administrare a Clubului, Manualul Secretarului Clubului şi Manualul Trezorierului Clubului.

Memento Rotary

2010-11 Preşedinţii de Club: asiguraţi-vă că identificaţi modificările aduse Constituţiei Clubului Rotary standard şi Regulamentului intern al Clubului urmărind Consiliul Legislativ din 2010.


• Aprobaţi amendamentul dacă este susţinut de două treimi dintre membrii prezenţi.

• Asiguraţi-vă că amendamentul este în armonie cu Constituţia Clubului Rotary Standard şi a RI şi cu Regulamentul intern.

Necesităţile de raportare ale RI şi ale Fundaţiei Rotary t S |

Pentru a vă asigura că corespondenţa şi comunicaţiile RI, inclusiv rapoartele semestriale, ajung la membrii potriviţi ai clubului, actualizaţi regulat toate înregistrările clubului. Informaţia de mai jos poate fi, de asemenea, actualizată prin Accesul de Membru la adresa www.rotary.org.

Fiecărui club Rotary i se solicită remiterea următoarelor rapoarte şi informaţii:

• Către RI

− Rapoarte semestriale (scadente la 1 iulie şi 1 ianuarie), care includ RI obligaţiile RI pentru fiecare persoană

− Modificarea statutului de membru

− Modificări ale informaţiei ofiţerului sau ale întrunirii − Informaţie pentru Directorul Oficial (până la 31 decembrie)

− Abonare individuală şi de club la The Rotarian sau la revista regională Rotary

− Impozitele consiliului legislativ (numai în iulie)

− Numai SUA şi teritoriile sale: asigurare (numai în iulie)

• Către Fundaţia Rotary

− Utilizarea fondurilor Fundaţiei Rotary

• Căt re district

− Scopurile clubului (utilizarea Ghidului de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente şi a Formularului de Raportare a Obiectivului Clubului de a Dezvolta Fondul Fundaţiei Rotary)

− Scheme de frecventare lunară

Memento Rotary

Majoritatea rapoartelor RI şi ale Fundaţiei pot fi remise prin Accesul de Membru.

Amendarea Regulamentului intern Recomandat al Clubului Rotary

Cvorum = 1/3 din membri Aprobare ≤ 2/3 din cvorum

Exemplu: 63 membri într-un club 21 membri sunt prezenţi 14 sau mai mulţi membri trebuie să voteze da pentru amendarea Regulamentului intern

PREZENT

no

yes

Memento Rotary

Veţi identifica informaţii suplimentare despre necesităţile de raportare ale clubului în Manualul

Secretarului de Club


Managementul Financiar

În calitate de preşedinte al clubului, aveţi responsabilităţi fiscale, precum monitorizarea fondurilor clubului, practicarea bunei gestiuni şi asigurarea că clubul funcţionează în conformitate cu întreaga legislaţie locală, incluzând taxe şi nonprofit (după cum se aplică). A se consulta foaia de lucru 8 pentru lista celor mai bune practici de management financiar.

Impozite şi onorarii

Conlucraţi cu trezorierul clubului pentru a revizui sau stabili un sistem de colectare şi plată a impozitelor şi onorariilor.

Impozitele de club. Impozitele de club pot fi colectate săptămânal, lunar sau trimestrial, după cum a fost stabilit de club, iar sumele datorate sun fixate anual. Aceste sume, care variază de la club la club, sunt cheltuieli de operare a fondului, precum întruniri, mese, daruri pentru oratori şi provizii.

Taxele de admitere. Numeroase cluburi percep noilor membri o taxă de admitere, fixată de Regulamentul intern al clubului. Această taxă nu se aplică cazurilor de transfer al foştilor membri ai altor cluburi sau Rotaractorilor*.

Impozitele districtuale. Numeroase districte deţin fonduri pentru finanţarea proiectelor sponsorizate de district şi sprijinul administrării districtuale. În aceste districte, fiecare club contribuie cu taxe pentru fiecare persoană. Suma este aprobată în fiecare an în cadrul adunărilor districtuale, conferinţei districtuale sau seminariilor de instruire a preşedinţilor aleşi.

Impozitele RI per persoană. De două ori pe an, cluburile sunt impozitate pentru fiecare persoană apartenentă. ** Toate impozitele, inclusiv impozitele repartizate proporţional, sunt plătibile la 1 ianuarie şi 1 iulie. Pentru fiecare membru nou admis pe perioadă semianuală, clubul trebuie să achite impozite repartizate proporţional către Rotary International; suma plătibilă pentru fiecare lună integrală de apartenenţă reprezintă o doisprezecime din impozitele anuale per persoană.

Impozitele per persoană sunt plătite pentru cheltuielile de operare generale ale organizaţiei, inclusiv producerea de publicaţii în numeroase limbi; asigurarea sprijinului de club, districtual şi de proiect; oferirea de instruire, îndrumare şi resurse pentru liderii de club actuali; şi menţinerea www.rotary.org.

Taxele RI. Adiţional impozitelor, Rotarienii sunt taxaţi pentru abonamentele solicitate pentru revistă, impozitele pentru Consiliile Legislative şi alte cheltuieli. Plăţile pentru The Rotarian sau pentru revista regională Revista Rotaria ar trebui repartizate în tranşe semestriale. Toate celelalte abonări la reviste regionale ar trebui să fie trimise direct editorului de revistă adecvat.

Factura pentru impozitele semestriale (SAR) RI emite o factură semestrială de impozite, ca parte a pachetului SAR, fiecărui secretar de club Rotary la sfârşitul lunii iunie pentru taxarea aferentă lunii iulie, la sfârşitul lunii decembrie pentru cea aferentă lunii ianuarie.

Pachetul include o listă cu membrii actuali, care * A se consulta Constituţia Clubului Rotary Standard, articolul 11, pentru

detalii suplimentare

** Impozitele sunt determinate de Consiliul de Legislaţie trimestrial


serveşte ca bază pentru facturarea estimată; o foaie de lucru pentru a calcula orice revizie necesară; şi instrucţiuni pentru a completa formularele şi a trimite informaţia şi plata către RI sau către agenţii fiscali. Factura încarcă cluburile RI per impozitul şi taxele aferente fiecărei persoane în baza celei mai recente liste de membri. (Cluburilor cu mai puţin de 10 membri li se solicită plata pentru 10 membri). Sprijiniţi secretarul de club să păstreze lista actualizată prin Accesul de Membru la adresa www.rotary.org astfel încât facturarea per persoană a clubului dumneavoastră să fie adecvată. Asiguraţi-vă că numărul clubului este inclus în toate plăţile. Bilanţul clubului poate fi, de asemenea, plătit prin credit card, prin intermediul Accesului de Membru, de către dumneavoastră, secretar sau trezorier. Dacă secretarul nu recepţionează pachetul SAR până la sfârşitul lunii iulie sau ianuarie, se poate tipări o copie din Accesul de Membru sau se poate solicita prin adresa [email protected] sau prin biroul dumneavoastră internaţional.

Remiterea impozitelor către district şi RI garantează calitatea de membru şi stabilitate financiară bună în cadrul Rotary International, precum şi accesul la resursele organizaţiei.

Excludere şi repunere în drepturi

Orice club care nu achită impozitele şi taxele datorate RI va fi exclus şi nu va primi servicii din partea RI sau a districtului.

La şase luni după termenul limită de 1 ianuarie sau 1 iulie, cluburile cu obligaţii de 250 USD sau mai mari vor fi excluse din cadrul Rotary International. Când un club doreşte reintegrarea în termen de 90 de zile de la excludere, trebuie să achite toate obligaţiile financiare datorate la momentul excluderii, toate plăţile datorate semestriale care s-au acumulat în perioada dintre excludere şi reintegrare şi o taxă de reintegrare de 10 USD pentru fiecare membru. Dacă un club are sub 10 membri, va face obiectul plăţii pentru minim 10 persoane.

Un club care intenţionează reintegrarea după 90 de zile, dar nu mai mult de 365 de zile după excludere, trebuie să completeze un formular pentru reintegrare şi să achite a taxă de formular de 15USD per membru, adiţional îndeplinirii cerinţei menţionate anterior. Taxa de formular face, de asemenea, obiectul plăţii minime pentru 10 membri. Cluburile excluse care nu şi-au îndeplinit în totalitate obligaţiile financiare către RI, în termen de 365 de zile de la excludere vor pierde constituţia originală şi nu vor fi eligibile pentru reintegrare. Similar, orice club care nu reuşeşte să achite impozitele districtuale este pasibil de suspendare a calităţii de membru în RI sau de excludere de către Consiliul RI.

Orice membru care nu reuşeşte să achite impozitele în termen de 30 de zile de la termenul limită ar trebui să fie notificat în scris prin intermediul secretarului de club. Dacă impozitele nu sunt achitate în termen de 10 zile de la data notificării, calitatea de membru ar putea înceta, după cum va decide consiliul clubului. Consiliul poate reacorda calitatea de membru în baza unei solicitări scrise a membrilor şi a plăţii tuturor datoriilor către club.


Taxele

Verificaţi codurile de taxe locale şi naţionale pentru a determina ce formulare, dacă există, trebuie să arhiveze districtul şi clubul său. Dacă un club este încorporat, de exemplu, ar putea necesita să arhiveze formulare de taxă adiţionale. Conlucraţi cu comitetul financiar al districtului dumneavoastră şi cu guvernatorul asistent pentru mai multe informaţii în legătură cu aceste cerinţe.

Toate cluburile din Statele Unite sunt obligate prin lege să remită un schimb informaţional către Serviciul de Venituri Interne (IRS), în fiecare an. Contactaţi Clubul dumneavoastră RI şi reprezentantul Sprijinului Districtual sau IRS pentru informaţii suplimentare.

Colectarea de fonduri

Majoritatea cluburilor Rotary şi a districtelor se angrenează în colectarea de fonduri. Asiguraţi-vă că urmaţi aceste îndrumări şi educaţi membrii în legătură cu acestea:

• Raportaţi fondurile câştigate prin colectare către guvernul local, dacă se impune.

• Când promovaţi iniţiative de colectare de fonduri, fiţi exacţi în legătură cu destinaţia banilor – către un club local, către fundaţia proprie a districtului, Fundaţia Rotary sau altă entitate. Banii strânşi prin activităţi de colectare publică de fonduri ar trebui să fie utilizaţi pentru activităţi de serviciu, mai mult decât pentru susţinerea clubului propriu-zis.

• Dacă o colectare de fonduri se constituie într-un eveniment deductibil de taxă, emiteţi chitanţe donatorilor în conformitate.

• Remiteţi toate contribuţiile către Fundaţia Rotary separat de plăţile către Rotary International.

Pentru informaţii suplimentare în legătură cu planificarea unei colectări de fonduri, a se consulta Manualul Comitetului de Proiecte de Serviciu al Clubului.

Fundaţiile de club. Dacă clubul dumneavoastră deţine sau va constitui o fundaţie sau un trust caritabil, asiguraţi-vă că respectă legile locale. Unele ţări solicită fundaţiilor să se înregistreze la guvern sau să respecte reguli specifice. De exemplu, este posibil ca acele cluburi care acceptă contribuţii la propriile fundaţii să emită chitanţe de taxe de la fundaţiile de club. Consultaţi-vă cu autoritatea de taxare locală în legătură cu necesităţile de raportare. Pentru informaţii suplimentare despre fundaţiile de club, contactaţi reprezentantul de Sprijin pentru Club sau District.

Managementul riscului

Managementul riscului reprezintă procesul de planificare, organizare, conducere şi control al activităţilor unei organizaţii pentru a minimaliza efectele adverse cauzate de pierderile accidentale. În calitate de preşedinte de club, vă aflaţi în poziţia de a minimaliza riscul şi de a proteja membrii şi bunurile clubului. Problemele referitoare obligaţiile şi penalizările potenţiale sunt specifice în funcţie de zona geografică şi este responsabilitatea dumneavoastră de a cunoaşte legile referitoare la practicile financiare şi de a vă asigura că clubul le respectă. A se consulta foaia de lucru 8 pentru lista celor

Memento Rotary

Veţi identifica informaţii suplimentare despre fundaţiile clubului în Manualul Trezorierului de Club.

38 MANUALUL PREŞDINTELUI DE CLUB

mai bune practici de management. Limitaţi-vă obligaţiile personale şi pe cele ale clubului răspunzând întrebărilor de bază, când planificaţi activităţile şi evenimentele pentru anul dumneavoastră în calitate de preşedinte: • Ce poate merge prost?

• Dacă ceva nu merge cum trebuie, cum voi răspunde eu sau clubul?

• Cum vor fi achitate pierderile?

Dacă există posibilitatea semnificativă ca ceva să nu meargă cum trebuie, puteţi reduce riscul prin

• A opta să nu conduceţi activitatea sau evenimentul

• A modifica activitatea sau evenimentul, astfel încât să prezinte risc într-o măsură redusă

• Pregătirea unui plan pentru a rezolva problemele potenţiale

• Identificarea unei alte organizaţii care va fi de acord să participe şi să-şi asume în comun riscul

Deşi ar putea fi uzual să faceţi afaceri printr-o strângere de mână sau acorduri verbale, RI vă recomandă insistent ca clubul dumneavoastră să utilizeze contracte scrise şi semnate. Un contract vizează definirea clară a rolurilor şi a responsabilităţilor fiecărei părţi şi poate include prevederi pentru limitarea riscului. Când negociaţi un contract, citiţi-l în întregime pentru a înţelege ce anume conveniţi şi solicitaţi consiliere juridică, dacă se impune. Reţineţi documentele legale după eveniment în cazul în care se face o plângere.

Cluburile sunt sfătuite să obţină sfatul consilierului juridic şi de asigurare în legătură cu protecţia răspunderii, care ar putea surveni prin încorporarea clubului sau a activităţilor sale sau prin achiziţionarea asigurării răspunderii. Asigurarea răspunderii generale pentru cluburile din Statele Unite şi din teritoriile sale este obligatorie şi este administrată prin RI. Cluburile externe Statelor Unite ar trebui să ia în calcul achiziţionarea asigurării, dacă nu o au deja. Pentru informaţii suplimentare, a se consulta Manualul Procedurii.

Acesul de membru

Zona Accesului de Membru a www.rotary.org sprijină Rotarienii să deruleze afacerile Rotary mai rapid şi mai facil, asigură mai multă continuitate între anii de conducere şi asigură că RI deţine registre adecvate.

Numai dumneavoastră şi secretarul clubului puteţi activa privilegiile de Acces de Membru ale altor ofiţeri. Activarea necesită logarea la Accesul de Membru la adresa www.rotary.org/en/selfservice şi indicarea poziţiei ofiţerului.


Privilegiile Rotariene în Accesul de Membru

Caracteristici MAP Preşedinte Secretar Trezorier Rotarieni Formularul de raportare a scopului clubului de dezvoltare a fondului Fundaţiei Rotary

X

Actualizarea datelor clubului X X Actualizarea datelor calităţii de membru X X A se consulta rezumatul recunoaşterii clubului (numai pentru clubul propriu)

X X

Achitaţi Impozite Semestriale sau Tipăriţi Raportul Semestrial (SAR)

X X X

Consultaţi raportul Bilanţului zilnic al Clubului X X X Consultaţi Raportul de Eligibilitate EREY X X X Consultaţi Contribuţia Lunară, CONTRIBUŢIE, şi Rapoartele Polio

� X X

Contribuiţi la Fundaţia Rotary X X X X

Consultaţi istoricul contribuţiilor dumneavoastră X X X X

Căutaţi Directorul Oficial online X X X X

Gestionaţi Preferinţele E-mail X X X X

Înregistraţi-vă pentru întruniri X X X X

Consultaţi Beneficiile Membrilor X X X X

În prezent, preşedinţii comitetului Fundaţiei clubului Rotary pot, de asemenea, consulta rapoartele Fundaţiei Rotary. Rotary International continuă să-şi extindă serviciile la Rotarieni, în efortul de a asigura sprijin online mai consistent.

Emblemele Rotary

Emblema Rotary identifică cluburile Rotary şi membrii acestora din orice parte a lumii. Toţi Rotarienii ar trebui să fie preocupaţi de protejarea integrităţii emblemei Rotary şi să se asigure că este valabilă pentru cluburile şi districtele Rotary pentru utilizare viitoare.

Rotary International este proprietarul mărcilor de fabrică şi de serviciu (denumite Emblemele Rotary) pentru beneficiul Rotarienilor din întreaga lume. RI a înregistrat Emblemele Rotary în peste 50 de ţări pentru a asigura utilizarea lor exclusivă prin asociere şi pentru a consolida abilitatea Rotary de a preveni utilizarea eronată de către alţii.

Emblemele Rotary includ emblema Rotary, numele Rotary şi numele Rotary International şi numele Fundaţia Rotary. A se consulta anexa C pentru o listă detaliată.


În calitate de preşedinte al clubului, RI depinde de dumneavoastră să înţelegeţi cum să utilizaţi Emblemele Rotary şi să sprijiniţi corectarea utilizărilor inadecvate ale Emblemelor Rotary cu sprijinul reprezentantului Clubului RI şi al Suportului Districtual, dacă se impune. Raportaţi reprezentantului Clubului RI şi al Suportului Districtual orice utilizare eronată a Emblemelor Rotary de către o Entitate Rotary* sau de către non-Rotarieni.

Politica RI referitoare la Emblemele Rotary este inclusă în Manualul Procedurii şi în Codul Politicilor Rotary.

Reproducerea Emblemei Rotary

La reproducerea emblemei Rotary, urmăriţi instrucţiunile aprobate de Consiliul Directorilor RI:

• Emblema Rotary nu poate fi schimbată, modificată sau blocată în niciun mod. Trebuie reprodusă în forma sa completă.

• Cea mai frecventă problemă la reproducerea emblemei Rotary este neutilizarea

sa în totalitate. Evitaţi următoarea utilizare inadecvată a emblemei Rotary:

Din centru lipseşte gaura cheii.

Centrul emblemei este umplut.

Emblema este parţial acoperită sau modificată.

• Emblema Rotary poate fi imprimată în orice culoare sau în două culori.

Când este imprimată în două culori, trebuie reprodusă în culorile sale oficiale de albastru regal (PANTONE® 286 Blue) şi, fie în auriu metalizat (PANTONE® 871 Metallic Gold) sau auriu (PANTONE® 123 C or 115 U Gold [galben]).** Emblema Rotary nu ar trebui niciodată să fie imprimată în două culori.

Emblemele Rotary nu ar trebui niciodată să fie utilizată în scopuri comerciale sau pentru campaniile politice. De asemenea, numele şi emblema Rotary pot să apară pe

* O entitate Rotary este definită ca Rotary International, Fundaţia Rotary, club sau grupuri de cluburi Rotary, district sau grupuri de districte Rotary (incluzând activitatea multidistrictuală sau grupul administrativ multidistrictual), Grup Rotarian de Acţiune, Camaraderie Rotary,Comitet RI de menţinere a Convenţiei şi unităţi teritoriale administrative de Rotary International. Programele Individuale RI nu sunt Entităţi Rotary.

** Culorile aurii sunt specificate întrucât ele se reproduc diferit, în funcţie de tipul de hârtie ales. A se vedea Ghidul Identităţii Vizuale a RI.


articolele de papetărie ale clubului sau ale districtului şi pe cardurile personale, însă niciodată pe articolele de papetărie sau pe cardurile pentru afaceri. Toate reproducerile incorecte sau incomplete ale emblemei Rotary de către un club sau un district ar trebui corectate, cât de curând posibil, pentru publicaţiile electronice şi la următoarea re-tipărire pentru materialele tipărite.

Instrucţiuni referitoare la denumire: Utilizarea Numelui şi a Emblemei Rotary

Când denumirea, emblema Rotary sau alte Embleme Rotary apar odată cu numele unui proiect, program de club, Web site sau publicaţie, asiguraţi-vă că aceasta este amplasată în proximitatea emblemei şi că sunt reliefate în egală măsură şi sunt utilizate imediat după sau înaintea denumirii Rotary. Prin includerea denumirii de club, vă asiguraţi că acesta este recunoscut în cadrul comunităţii pentru proiectele şi activităţile sale. Aceste instrucţiuni sprijină, de asemenea, să protejaţi RI împotriva răspunderii.

În calitate de preşedinte, revizuiţi denumirile proiectelor de club planificate existente şi programele pentru a vă asigura că sunt clar identificate prin denumirea clubului dumneavoastră. De exemplu:

Proiect de Curăţare al Rotary Club Valley

• Parcul Centenar al Clubului Rotary al Oraşului Mountain

• www.anycityrotaryclub.org

Pentru asistenţă referitoare la instrucţiunile de denumire, contactaţi reprezentantul Clubului RI şi al Suportului Districtual.

Comercializarea şi licenţierea

Consiliul Directorilor RI a dezvoltat un sistem de licenţiere pentru a asigura Rotarienilor produse de calitate ridicată, iar RI solicită Rotarienilor să achiziţioneze marfă ce conţine Emblemele Rotary numai de la licenţiaţii oficiali ai RI. Pentru lista licenţiaţilor oficiali, a se consulta www.rotary.org sau Directorul Oficial. În cazul în care clubul dumneavoastră intenţionează să colecteze fonduri pentru un proiect prin vânzarea de marfă care poartă denumirea, emblema Rotary sau alte Embleme Rotary, clubul dumneavoastră poate face acest lucru fără licenţă din partea Rotary International, cu condiţia ca marfa să poarte denumirea clubului Rotary, denumirea evenimentului de colectare de fonduri sau denumirea şi data (datele) proiectului. Asiguraţi-vă că clubul dumneavoastră achiziţionează marfă de la un licenţiat oficial al RI. În cazul în care clubul dumneavoastră intenţionează să vândă marfă pentru un proiect de colectare fonduri pe termen lung, veţi avea nevoie să aplicaţi pentru o licenţă de la Rotary International.

Întrunirile Întrunir i le de club, distr ictuale ş i internaţ ionale permit Rotar ienilor să af le mai multe aspecte despre Rotary, să dezvolte l ider i vi i tor i ş i să asigure o oportunitate de camaraderie. Pe parcursul anului, în cal i tate de preşedinte al clubului , dumneavoastră ş i instructorul clubului , dacă este desemnat unul , vă ve ţ i pregă t i pentru urmă toarele întrunir i:

• Întrunirile de club săptămânale • Adunăr i le de club


• Întrunir i le Consil iului

• Vizitele guvernatorului asistent

• Vizita oficială a guvernatorului districtual

• Program de dezvoltare a conducerii

Totodată, ar trebui să promovaţi întrunirile districtuale şi internaţionale în timpul celor săptămânale, la adunările de club şi în buletinul informativ al clubului. Încurajaţi frecventarea următoarelor întruniri:

• Convenţia RI

• Întruniri la nivel districtual

− Adunare districtuală − Conferinţă districtuală

− Seminarul districtual al Fundaţiei Rotary

− Seminarul districtual al comunităţii

− Seminarul districtual al conducerii

Aceste întruniri oferă o oportunitate unică pentru Rotarieni la nivel de club de a afla scopul mai larg al activităţilor Rotariene şi creşte camaraderia. Întrunirile districtuale asigură un forum de discuţie a proiectelor de club şi districtuale şi de a dezvolta parteneriat de proiect cu alte cluburi din district şi

Lumea Rotary. Pentru rezumatul detaliat referitor la aceste întruniri districtuale şi internaţionale, a se consulta anexa D.

Întrunirea săptămânală de Club

Organizaţi o întrunire de club săptămânală care furnizează membrilor de club informaţia şi motivaţia necesară pentru a intensifica participarea lor la activităţile care servesc clubul, comunitatea şi lumea. Pentru a vă asigura că întrunirile săptămânale sunt eficiente şi bine planificate:

• Determinaţi programele şi creaţi o agendă a întrunirii în avans.

• Conexaţi programele cu proiectele, activităţile actuale ale clubului, utilizând calendarul Rotary

• Delegaţi responsabilităţi de aranjare a programelor pentru comitetul de administrare a clubului.

• Includeţi programele care pun la curent membrii cu informaţiile referitoare la Rotary

• Începeţi şi finalizaţi întrunirea la timp.

• Aplicaţi un plan de contingenţă în caz că programul planificat este anulat.

Întrunirile organizate care prezintă programe interesante, relevante vor spori cunoaşterea personală a membrilor Rotary, vor consolida valoarea apartenenţei continue şi informarea membrilor în legătură cu comunitatea locală şi internaţională.


Exemplu de agendă a unei întruniri săptămânale

Adaptaţi acest model de agendă necesităţilor clubului dumneavoastră.

Start Final Durata sugerată Activitatea

5 min. Întrunire deschisă formal Conform practicii locale

30 min. Perioada de masa şi socializare

20 min. Timpul preşedintelui Introducere de a vizita Rotarienii şi oaspeţii Corespondenţă şi anunţuri Rapoartele comitetului Afacerile clubului

30 min. Program Introducerea oratorului Prezentarea oratorului Remarci de închidere ale preşedintelui

5 min. Suspendare

Calendarul Rotary

Calendarul Rotary asigură un cadru natural pentru planificarea întrunirilor săptămânale. La începutul anului, introduceţi noua temă RI. Discutaţi evenimente precum adunarea districtuală, conferinţa districtuală şi Convenţia RI pe măsură ce se produc. Puteţi, de asemenea, planifica ca programele să se producă în acelaşi timp cu aceste obiceiuri anuale speciale ale Rotary:

Iulie Fara tema Rotary August Luna Membrilor si a Extinderii Septembrie Luna Noii Generatii Octombrie Luna Serviciului Vocational Noiembrie Luna Fundatiei Rotary

Saptamana Mondiala Interact (saptamana care include 5 noiembrie) Decembrie Luna Familiei Ianuarie Luna Constientizarii despre Rotary Februarie Luna Intelegerii Mondiale

23 Februarie: Ziua Intelegerii si Pacii Mondiale/Aniversarea Rotary Martie Luna Alfabetizarii

Saptamana Mondiala Rotaract (saptamana care include 13 martie) Aprilie Luna Revistei Mai Fara tema Rotary Iunie Luna Camaraderiei Rotariene

Memento Rotary

Mentiuni speciale asupra calendarului Rotary sunt incluse in l is ta de ver if icar i lunare a Presedintelui disponibi la la reprezentantul Suportului pentru Club s i Distr ic t (Zur ich)


Adunările de club

A adunare de club reprezintă o întrunire a tuturor membrilor de club, inclusiv a ofiţerilor, directorilor şi preşedinţilor de comitete. Adunările de club reprezintă o oportunitate pentru a discuta programul clubului şi activităţile şi pentru a educa membrii. Noii membri ar trebui încurajaţi, în mod special, să frecventeze adunările de club pentru a afla mai multe despre lucrările clubului. Adunările de club regulate ce includ toţi membrii şi guvernatorii asistenţi asigură o comunicare clară între liderii de club, membrii de club şi liderii districtuali.

În calitate de preşedinte, sunteţi responsabil pentru planificarea şi organizarea adunărilor de club. Dumneavoastră şi alţi ofiţeri desemnaţi prezidaţi adunările de club. Adunările de club permit membrilor să • Fixeze scopuri şi să elaboreze planuri de acţiune • Coordoneze activităţile comitetului • Înţeleagă modul de implementare a planurilor de acţiune • Participe la discuţiile informale care stimulează soluţii creative • Cunoască Rotary şi programele sale • Revizuiască punctele tari şi slabe ale clubului dumneavoastră Subiectele relevante pentru discuţii includ: • Obiective anuale şi pe termen lung • Proiecte de serviciu şi activităţi de club • Extinderea comunităţ ii de membrii şi strategii de păstrare a acestora • Conferinţa districtuală sau alt district şi întruniri RI • Programe Rotary • Orice subiect propus în forum deschis

Programarea

Cel mai eficient număr de adunări poate fi de la patru la şase, într-un an. Numeroase cluburi organizează adunări lunare. Este sugerat următorul program.

Cadrul temporal Scop

Imediat după adunarea districtuală (înainte de 1 iulie)

De a descrie, recapitula şi discuta planurile elaborate şi sugerate în cadrul adunării districtuale şi de a discuta modul în care clubul va integra tema şi accentuările RI (prezidează preşedintele-ales) După 1 iulie De a discuta şi a adopta un plan pentru an

Cu două săptămâni înainte de vizita oficială

De a se pregăti pentru vizita oficială

În timpul vizitei oficiale De a discuta statutul clubului cu guvernatorul districtului

La jumătatea anului Rotary(ianuarie/februarie)

De a revizui progresul clubului către obiective şi a de a fixa planul clubului până la sfârşitul anului

Aprilie sau mai De a asigura o oportunitate pentru discuţii deschise (Pot fi implementate idei şi sugestii pentru a asigura aplicarea completă a planurilor clubului).

Memento Rotary

Guvernator i i asistenţ i ar trebui să v iz i teze c lubur i le cel puţ in de patru or i pe an.Unele c lubur i folosesc aceste v iz i te ca oportunităţi pentru adunările de club.


Vizita oficială

Guvernatorului districtual i se solicită de către RI să viziteze fiecare club din district. Vizita se poate realiza la cluburi individuale şi multiple. Scopul acestei vizite personale este de a centra atenţia asupra problemelor importante ale Rotary şi de a motiva Rotarienii din club să participe în activităţi de serviciu. Vizita oficială reprezintă, de asemenea, o oportunitate pentru echipa de conducere a clubului dumneavoastră de a solicita guvernatorului îndrumare în privinţa provocărilor cu care se confruntă clubul dumneavoastră.

Maximizaţi impactul prezenţei guvernatorului dumneavoastră prin programarea vizitei oficiale în acelaşi timp cu derularea unui eveniment de club cu ecou (dacă este posibil), precum:

• Noaptea constituţiei • Ceremonia de introducere

• Programul de orientare a noilor membri

• Programul de citare sau de premiere

• Evenimentul Fundaţia Rotary

• Întrunire inter-orăşenească

Pregătirea pentru Vizita Oficială Vizita oficială poate fi o perioadă interesantă pentru clubul dumneavoastră, asigurând oportunităţi de a afla problemele importante cu care se confruntă Rotary şi de a discuta soluţiile posibile pentru rezolvarea problemelor stringente ale clubului. Pentru a vă asigura de participarea membrilor de club:

• Anunţaţi vizita în cadrul întrunirilor săptămânale de club.

• Publicaţi anunţuri în legătură cu vizita în buletinul de informare al clubului.

• Solicitaţi membrilor clubului să facă un efort special de a frecventa vizita oficială.

• Aranjaţi ca guvernatorul să prezinte recunoaşterea sau premierea (de exemplu, Recunoaşterea Camaradul Paul Harris).

Liderii de club ar trebui să conlucreze pentru a se pregăti pentru o discuţie serioasă despre subiecte de club importante şi probleme care vor beneficia de expertiza şi experienţa guvernatorului. Aranjaţi ca programul dumneavoastră să permită petrecerea timpului necesar cu guvernatorul. Pentru a pregăti vizita:

• Evaluaţi progresul înregistra de club spre atingerea scopurilor fixate în Ghidul de planificare pentru cluburile Rotary eficiente şi fiţi pregăti să îl puneţi în discuţie în timpul vizitei. • Alcătuiţi o listă de întrebări, probleme şi aspecte care pot fi supuse dezbaterii în timpul vizitei. • Elaboraţi rapoarte referitoare la planurile, activităţile şi succesele comitetului. • Faceţi demersurile necesare pentru soţul/soţia guvernatorului, dacă se impune.

Scopul unei vizite a guvernatorului districtual sau a guvernatorului asistent este de a asigura sprijin clubului dumneavoastră. Cluburilor Rotary li se solicită să permită aceste vizite.


Alegerile

În primele şase luni în funcţie, va fi necesar să supravegheaţi alegerea ofiţerilor.

Când alegeţi ofiţeri şi directori noi, este important să organizaţi alegeri corecte pentru toţi membrii implicaţi. Procesul de selecţie pentru consiliul directorilor de club şi al ofiţerilor ar trebui să fie fixat în Regulamentul intern al clubului.

Clubul ar trebui să organizeze o întrunire de instalare a unui ofiţer la începutul fiecărui an Rotary, pentru a oferi ofiţerilor şi membrilor clubului o oportunitate de a reînnoi şi reafirma angajamentul faţă de obiectivele RI. A se consulta anexa E pentru exemplu de agendă la instalarea ofiţerului de club.

Resurse

Informaţiile de contact pentru personalul de Secretariat şi RI şi pentru ofiţerii şi persoanele nou numite sunt prezentate în Directorul Oficial şi pe adresa www.rotary.org. Descărcaţi publicaţii de pe adresa www.rotary.org/downloadlibrary, sau comandaţi-le prin intermediul shop.rotary.org, [email protected] sau al biroului internaţional.

Următoarele resurse sunt valabile pentru sprijinul administrării eficiente a clubului:

Resurse umane

• Guvernatorul asistent – numit de guvernatorul districtual pentru a sprijini cluburile să opereze eficient şi să-şi atingă scopurile.

• Reprezentantul Clubului RI şi al Suportului Districtual – membrii Personalului din cadrul birourilor internaţionale şi Sediile Internaţionale RI care pot oferi răspunsuri la întrebări administrative şi pot directa alte investigaţii către personalul adecvat al RI şi al Fundaţiei.

Resurse Informaţionale

• Manualul Comitetului de Administrare a Clubului (226A-EN) – asigură o imagine de ansamblu a comitetului de administrare a clubului şi a responsabilităţilor, precum şi a resurselor disponibile şi a îndatoririlor specifice ale comitetului.

• Manualul Secretarului de Club (229-EN) – Component al Ghidului Ofiţerilor Clubului (225-EN) care explică responsabilităţile secretarului de club.

• Manualul Trezorierului de Club (220-EN) – Component al Ghidului Ofiţerului de Club (225-EN) care explică responsabilităţile trezorierului de club.

• Scrisoarea lunară a guvernatorului – scrisoare trimisă de guvernatorul districtual pentru a informa şi a motiva liderii de club şi pentru a recunoaşte excelenţa la nivel de club.

www.rotary.org – Resursă comprehensivă pentru informaţie Rotary, include secţiuni pentru administrarea clubului, documente constitutive şi Acces Membru, un instrument de administrare online.


• Manualul de Procedură (035-EN) — politicile şi procedurile RI şi ale Fundaţiei, incluzând documentele de constituire ale RI, stabilite de acţiuni legislative, Consiliul Directorilor RI şi Mandatarii Fundaţiei Rotary. Emis la fiecare trei ani după fiecare Consiliu Legislativ.

• Director oficial (007-EN) — Informaţia de contact pentru RI şi ofiţerii Fundaţiei, comitetele, grupurile de resurse şi personalul de Secretariat; enumerare internaţională a districtelor şi a guvernatorilor; enumerare alfabetică a cluburilor în cadrul districtelor, inclusiv informaţia de contact. Emis anual.

• Administrarea Clubului secţiunea Ghidului de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente (anexa I) – Evaluare de club şi instrument de fixare a scopului utilizat pentru a planifica obiectivele comitetului de administrare a clubului.

• Regulament intern recomandat al Clubului Rotary şi Constituţia Clubului Rotary Standard – Versiuni actuale sunt disponibile la adresa www.rotary.org.

• Catalog RI (019-EN) — Lista publicaţiilor RI, programelor audio-vizuale, formularelor şi rezervelor. Disponibil în formă tipărită şi online. Actualizat anual.

• Rotary World (050-EN) — Ziar publicat trimestrial pentru clubul Rotary şi liderii districtuali.

• The Rotarian sau revista regională Rotary – revista oficială a RI, publicată lunar; furnizează informaţii referitoare la club şi la proiectele districtuale, deciziile Consiliului Administrativ al RI şi întrunirile RI. Adiţional revistei The Rotarian, 31 de reviste regionale în peste 20 de limbi servesc membri de club din întreaga lume.

• Ghidul de Identitate Vizuală a RI (547-EN) — Furnizează informaţii pentru publicaţiile de toate nivelele Rotary, inclusiv utilizarea adecvată a emblemei Rotary, culorile Rotary, elemente de publicaţie bună, tipografie, grafice şi fotografii.

• Logo-urile Rotary pe suport CD (234-MU) – Includ logo-urile RI, ale Fundaţiei Rotary şi numeroase programe Rotary pe CD-ROM pentru utilizarea cu setări de culoare specifice şi hârtie cretată şi necretată.

• www.rotary.org — Secţiunea de administrare a clubului care include informaţii referitoare la comitetele de club, impozitele şi documentele constituţionale.


Luaţi în calcul aceste întrebări în procesul de pregătire pentru seminarul de instruire ca preşedinte ales.

Cum utilizează clubul dumneavoastră constituţia sa şi Regulamentul intern?


Cum vă veţi asigura că finanţele clubului sunt gestionate responsabil?

Ce veţi lua în considerare când planificaţi întrunirile săptămânale?

Ce subiecte veţi aborda în cadrul adunărilor de club?


Anexa C: Emblemele Rotary Emblemele Rotary includ cuvântul Rotary, emblema Rotary, numele şi logo-urile RI şi ale programelor Fundaţiei Rotary, temele RI, logo-urile Convenţiei RI şi numeroase alte termene şi imagini, dintre care câteva sunt evidenţiate mai jos.

Rotary Friendship Exchange


Anexa D: Întrunirile Districtuale şi Internaţionale

Seminarul de Instruire a preşedintelui ales

Scopul seminarului de instruire a preşedintelui ales (PETS) este de a vă pregăti pentru anul în care veţi fi preşedinte. Vi se solicită să frecventaţi PETS pentru a servi ca preşedinte al clubului dumneavoastră. Seminarul vizează îmbunătăţirea eficienţei clubului în următoarele zone cheie: conlucrarea cu liderii de club şi cei districtuali, administrarea clubului, comunitatea de membri, proiectele de serviciu, Fundaţia Rotary, relaţiile publice şi fixarea de scop. PETS asigură, de asemenea, oportunitatea de a vă întâlni guvernatorul asistent şi de a elabora scopurile pentru anul cât veţi fi preşedinte.

Adunarea districtuală

Scopul adunării districtuale este de a transmite preşedinţilor comitetului de club, secretarilor, trezorierilor şi preşedinţilor aleşi abilităţile şi cunoştinţele necesare pentru a sprijini cluburile să satisfacă scopurile de club pentru anul de preşedinţie. Această întrunire vizează arii similare celor urmărite în cadrul seminarului de instruire a preşedintelui ales, însă la un nivel de club mai mare. Adunarea districtuală dă oportunitatea liderilor de club să construiască propria echipă prin exerciţii de fixare a scopului şi de rezolvare a problemei şi să întâlnească guvernatorul districtual ales, guvernatorii asistenţi viitori şi comitetele districtuale.

Seminarul districtual de Membrii

Scopul seminarului districtual de membrii, organizat după adunarea districtuală, este de a pregăti liderii de grup pentru a sprijini activităţile de membru în cadrul clubului lor. Dumneavoastră şi toţi membrii comitetului Membrii ar trebui să urmăriţi să cunoaşteţi noi strategii de recrutare şi de păstrare a membrilor. Alţi Rotarieni interesaţi pot, de asemenea, face acest lucru.

Conferinţa Districtuală

Scopul conferinţei districtuale este de a atinge Obiectivul Rotary prin camaraderie şi prin discuţia problemelor de importanţă în cadrul cluburilor Rotary şi Rotary International. Conferinţa se organizează împreună cu programele Rotary şi cu activităţi de succes districtuale şi de club. Clubul dumneavoastră ar trebui să se străduiască pentru a avea reprezentare largă la conferinţă.

Seminarul Conducerii Districtuale

Scopul seminarului de conducere districtuală, organizat în joncţiune cu conferinţa districtuală, este de a afla mai multe despre deservirea Rotary la nivel districtual. Foştii preşedinţi ai clubului şi liderii de club sunt încurajaţi să frecventeze.

Seminarul Fundaţiei Rotary Districtuale

Scopul seminarului Fundaţiei Rotary Districtuale este de a asigura informaţiile cheie despre Fundaţia Rotary şi de a încuraja participarea crescută la nivel de club. Seminarul sprijină al patrulea obiect al Rotary, transmiţând fiecărui Rotarian mesajul Fundaţiei Rotary de obţinere a înţelegerii şi păcii internaţionale. Seminarul se adresează preşedinţilor comitetului Fundaţiei Rotary de club, membrilor şi altor Rotarieni interesaţi.

Convenţia RI

Scopul Convenţiei anuale RI este de a sărbători rezultatele obţinute de Rotary International, de a promova sentimentul de camaraderie între Rotarienii de pretutindeni şi de a împărtăşi idei de serviciu şi strategii de consolidare a clubului şi a programelor districtuale. Convenţia este organizată în luna mai sau iunie.


Anexa E: Instalarea în funcţie a Ofiţerilor Clubului Dacă nu există nicio ceremonie obligatorie la instalarea în funcţie a ofiţerilor, clubul ar putea dori să stabilească o ceremonie care să onoreze noii ofiţeri şi să recunoască eforturile şi rezultatele ofiţerilor care părăsesc clubul. Următoarea reprezintă un proiect pentru instalarea noilor ofiţeri şi poate fi adaptat, după necesităţi:

1. Comentarii de bun rămas din partea preşedintelui în retragere (conducătorul)

2. Mulţumire din partea ofiţerilor şi directorilor în retragere

3. Directorii şi ofiţerii care continuă şi sunt confirmaţi

4. Noul preşedinte instalat

Model:

Jurământul preşedintelui:

Eu, _______________________________________________________________________________ ,

în calitate de preşedinte al Clubului Rotary

,

voi administra, la capacitate maximă, responsabilităţile funcţiei de preşedinte în manieră profesională şi în concordanţă cu constituţia şi Regulamentul intern ale clubului.

5. Prezentarea preşedintelui în retragere a succeselor preşedintelui anterior

6. Instalarea ofiţerilor şi directorilor care sosesc

Model:

Jurământul ofiţerilor şi directorilor:

Eu, __________________________________________________________________________ ,

accept şi înţeleg responsabilităţile funcţiei pentru care sunt ales şi voi lucra cu diligenţă pentru îmbunătăţirea clubului.

7. Introducerea preşedinţilor de comitet

8. Predarea ciocănaşului de lemn al preşedintelui

Model:

Preşedintele în retragere:

Prin prezenta declar instalaţi noii ofiţeri şi directori şi înmânez Preşedintelui

ciocănaşul de lemn, ca simbol al transferului administrării clubului.

9. Adresa noului preşedinte

Pentru PETS



Am învăţat . . .

Voi . . .

Administrarea clubului Contacte

Pentru PETS

53 ADMINISTRAREA CLUBULUI

Foaie de lucru 8: Managementul Financiar şi al Riscului Catalogul Celor mai Bune Practici

Revizuiţi articolele din prezentul catalog.. Verificaţi articolele pe care clubul dumneavoastră deja le face şi încercuiţi articolele pe care le-aţi dori să fie implementate de club. Adăugaţi orice practici bune în legătură cu clubul dumneavoastră.

Managementul Financiar

Înregistraţi clubul la guvern, dacă este necesar.

Depuneţi documentaţia de impozitare a clubului, dacă este solicitată de codul de taxă locală sau naţională.

Deschideţi conturi bancare de club separate pentru a opera şi pentru cheltuielile de caritate şi numiţi doi semnatari pentru fiecare cont.

Elaboraţi un buget şi respectaţi-l. (Asiguraţi-vă monitorizarea cheltuielilor suplimentare bugetului.)

Asiguraţi-vă că clubul are o procedură de a trimite contribuţii Fundaţiei Rotary şi impozite către Rotary International

Luaţi în calcul legile locale referitoare la fondurile donate şi asiguraţi-vă că acele legi sunt respectate.

Revizuiţi raportul financiar anual printr-un expert contabil care nu este implicat în gestionarea regulată a fondurilor clubului şi înaintaţi un raport financiar tuturor membrilor de club.

Asiguraţi-vă că clubul are o metodă eficientă să asimileze bunele practici financiare şi să transmită aceste practici ofiţerilor viitori.

Asiguraţi-vă că, dacă clubul are o fundaţie, este manageriată în conformitate cu cadrul legal în vigoare.

Întâlniţi-vă regulat cu trezorierul clubului şi asiguraţi-vă că treburile financiare ale clubului se derulează adecvat.

Asiguraţi-vă că Regulamentul intern evidenţiază procesul de achitare a fondurilor.

Managementul Riscului

Limitaţi răspunderea individuală a preşedintelui de club prin anticiparea situaţiilor cu finalizare negativă, gândindu-vă cum ar răspunde preşedintele de club sau clubul şi cum vor fi achitate pierderile produse.

Utilizaţi contracte scrise şi semnate şi păstraţi documentaţia câţiva ani, după eveniment. Implicaţi consilierul juridic local atunci când negociaţi contracte.

Asiguraţi-vă că clubul are asigurare de răspundere pentru activităţile şi operaţiunile sale, adecvate la specificul geografic al acestuia. Contactaţi un agent local de asigurare sau un broker pentru asistenţă în problemele de asigurare adecvată pentru club.*

* Cluburile din Statele Unite şi din teritoriile şi posesiile sale beneficiază de asigurare de răspundere generală printr-un program elaborat de RI şi achitat de cluburile participante prin rapoarte semianuale de impozite emise în luna iulie. Pentru detalii suplimentare a se consulta www.rotary.org şi daţi căutare după termenul „asigurare.”


Pentru PETS

Foaie de lucru 9: Responsabilităţile instructorului de club

Pentru a vă asigura că clubul dumneavoastră are un plan de instruire cuprinzator, va trebui să numiţi un instructor de club. Instructorul de club ar trebui să conlucreze cu consiliul directorilor şi cu comitetele, guvernatorul asistent, comitetul de instruire districtuală şi guvernatorul districtual pentru sprijin şi idei. Completaţi următoarea evaluare a clubului pentru a vă fi utilă şi planul de instruire al clubului pentru anul de

preşedinţie.

Ce va face instructorul de club?

Planifică un program lunar pentru toţi membrii.

Se întâlneşte cu membrii noi şi cu cei potenţiali unul câte unul sau în grupuri restrânse

Gestionează un program de mentorat.

Administrează un program de dezvoltare a conducerii.

Sprijină planificarea strategică.

Cine va realiza instruirea?

Instructorul de club

Membrii comitetului

Membrii de club

Când va fi realizată instruirea în cadrul clubului?

În cadrul întrunirilor săptămânale

La adunările clubului

În timpul disponibil al membrilor

Pentru PETS


Responsabilităţi posibile ale instructorului de club

Conduce o evaluare a necesităţilor membrilor.

Analizează obiectivele clubului pentru a determina ceea ce trebuie să facă membrii de club.

Elaborează instructajul pentru a sprijini primele două responsabilităţi de mai sus.

Conlucrează cu comitetul comunităţii pentru a elabora strategii de orientare a noilor membri.

Conlucrează cu comitetul comunităţii pentru a educa membrii în devenire.

Conlucrează cu comitetul de administrare a clubului pentru a planifica un program săptămânal care să asigure educaţie continuă pentru toţi membrii.

Colaborează cu comitetul Fundaţiei Rotary pentru a educa membrii cu privire la colectarea de fonduri şi contribuţia la Fundaţie.

Conlucrează cu comitetul de relaţii publice al clubului pentru a se asigura că membrii se simt confortabil când descriu ceea ce este Rotary. Conlucrează cu viitorii lideri pentru a-i pregăti pentru instruirea districtuală.

57 MEMBRII

C A P I T O L U L 4 Membrii

Abilitatea clubului de a servi comunitatea, de a sprijini Fundaţia Rotary şi de a dezvolta lideri capabili să servească dincolo de nivelul clubului este direct legată de puterea şi dimensiunea bazei de membrii.

Responsabilităţi

În calitate de preşedinte ales, aveţi următoarele responsabilităţi pe linia extinderii comunităţii de membri:

• Convocarea şi întrunirea cu comitetul de membrii

• Evaluarea situaţiei actuale a comunităţii, utilizând Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente (anexa I) ca şi îndrumar şi revizuirea obiectivelor clubului pe termen lung

• Stabilirea obiectivelor anuale ale comunităţii clubului, care sprijină obiectivele pe termen lung, utilizând Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente şi prezentând conducerii districtuale obiective anuale de creştere şi păstrare a membrilor.

• Identificarea şi implementarea strategiilor de recrutare şi instruire pentru toate etapele calitatii de membru, incluzând:

− Educaţie pentru membrii potenţiali

− Orientarea şi educarea noilor membri

− Educaţie continuă pentru membri

• Utilizarea resurselor disponibile ale RI şi ale districtului pentru a sprijini eforturile de dezvoltare ale comunităţii.

Memento Rotary

Planificaţi întruniri anuale şi activităţi pentru obiceiurile aferente Lunii Comunităţii şi Extinderii (August) şi Lunii Noii Generaţii (Septembrie).


• Căutarea de oportunităţi pentru organizarea unui nou club în zonă

În calitate de preşedinte al clubului, este important să fixaţi comunitatea ca prioritate, astfel încât clubul dumneavoastră să deţină o bază activă şi implicată a comunităţii pentru a atinge Obiectivul Rotary.

Comitetul comunităţii

Numeroase comitete de club diferite trebuie să interacţioneze şi să conlucreze îndeaproape cu liderii de club pentru a recruta, păstra şi educa cu succes membrii de club. Includeţi comitetul comunităţii în cele cinci comitete de bază ale clubului. Clubul dumneavoastră poate amenda Regulamentul intern pentru a reflecta responsabilităţile specifice ale acestui comitet, adăugând subcomitete în funcţie de necesităţi.

Numiţi în comitetul clubului acei Rotarieni care au legături puternice în cadrul comunităţii. Membrilor acestui comitet trebuie să le facă plăcere să lucreze cu oamenii şi trebuie să cunoască amănunţit clubul Rotary.

Comitetul comunităţii clubului elaborează şi implementează un plan de acţiune pentru recrutarea, păstrarea şi educarea membrilor de club. Conlucraţi cu comitetul comunităţii în mod regulat pentru a determina dacă este nevoie de elaborarea de noi strategii pentru a atinge scopurile comunităţii.

Comitetul comunităţii are următoarele responsabilităţi:

• Să satisfacă obiectivele comunităţii pentru anul următor utilizând Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente

• Educarea şi instruirea membrilor de club în legătură cu importanţa recrutării şi păstrării diferiţilor membri calificaţi

• Conducerea examinării clasificării pentru a se asigura că clasificările clubului sunt relevante pentru orientările actuale în afaceri

• Conducerea evaluărilor de club pentru a se asigura că eforturile de dezvoltarea a comunităţii sunt eficiente

• Dezvoltarea unui plan de acţiune pentru club pentru a acţiona ca un club sponsor pentru un nou club organizat în district, dacă este cazul

Evaluarea clubului

În calitate de preşedinte ales, veţi conlucra îndeaproape cu comitetul comunităţii pentru a evalua starea actuală a clubului şi pentru a planifica obiectivele comunităţii utilizând Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente (anexa I) şi alte instrumente de evaluare a comunităţii disponibile în Instrumentele de Evaluare a Clubului la adresa www.rotary.org. Pentru a înţelege direcţiile comunităţii clubului:

• Revizuiţi obiectivele clubului pe termen lung.

• Revizuiţi profilul comunităţii clubului din ultimii cinci ani.

• Finalizaţi examinarea clasificării, pe cât de curând posibil, în anul de preşedinţie pentru a identifica profesii necompletate reprezentate în comunitate. • Consultaţi-vă cu guvernatorul districtual, guvernatorul asistent sau

coordonatorul regional al comunităţii Rotary International, după caz.

Memento Rotary

Veţi identifica informaţii suplimentare referitoare la comitetul comunităţii în Manualul Comitetului

Comunităţii Clubului

Memento Rotary

Istoria comunităţii clubului de cinci ani este disponibilă la guvernatorul sau la guvernatorul ales al districtului.

Memento Rotary

Ghidul pentru Resursele de Dezvoltare a Comunităţ i i rel iefează etapele elaborări i unui plan de dezvoltare a comunităţ i i

MEMBRII 59

Odată ce aţi elaborat un proiect al obiectivelor comunităţii, ar trebui să elaboraţi un plan de dezvoltare a comunităţii (a se vedea anexa F).

Recrutarea Toţi Rotarienii sunt responsabili pentru propunerea de noi membri, întrucât aceştia aduc beneficii importante clublui, incluzând:

• Capacitate crescută de a sluji comunitatea

• Lideri de viitor

• Diversitate

• Noi idei, interese şi energii

• Continuitate pe termen lung a cluburilor şi a organizaţiei

Determinaţi cu ce probleme de recrutare se confruntă clubul dumneavoastră, completând evaluarea din Instrumentele de Evaluare a Clubului pentru a identifica punctele tari şi slabe ale segmentului de recrutare şi, ulterior, conlucraţi cu comitetul comunităţii pentru a implementa strategii de rezolvare a acestora. A se vedea foaia de lucru 11 pentru strategiile de recrutare a membrilor.

Responsabilităţi

În calitate de preşedinte al clubului, aveţi următoarele responsabilităţi pentru creşterea gradului de conştientizare a importanţei de a recruta noi membri:

• Conducerea personală, cu titlu exemplificativ, a recrutării unui nou membru şi încurajarea fiecărui membru de club să procedeze similar.

• Numirea de membri activi, cunoscători în comitetul comunităţii.

• Fixarea de scopuri ambiţioase, însă care pot fi atinse, pe segmentul de recrutare.

• Conducerea unei evaluări de club referitoare la importanţa strategiilor de recrutare de succes.

• Încurajarea reprezentării depline a diversităţii comunităţii

• Promovarea participării în cadrul seminarului comunităţii districtuale

• Încurajarea membrilor clubului de a discuta despre Rotary şi obiectivele sale cu prietenii, familia şi colegii şi de a invita candidaţi competenţi să adere la Rotary

• Promovarea cunoaşterii clubului şi a activităţilor sale de către comunitate • Recunoaşterea membrilor de club pentru sponsorizarea noilor membri

Diversitate

Comunitatea clubului ar trebui să reflecte cu acurateţe comunitatea în termeni de profesie, vârstă, gen şi etnie. O modalitate de a asigura diversitatea în cadrul clubului este de a conduce evaluări regulate de clasificare şi ale diversităţii comunităţii pentru a vă asigura că clubul dumneavoastră reprezintă adecvat comunitatea. Având o comunitate diversă în club va determina extinderea sferei de experienţă şi cunoaştere disponibilă pentru eforturile de serviciu.

Politica RI interzice limitarea comunităţii cluburilor Rotary pe criterii de sex, rasă, culoare, credinţă sau origine naţională. Pentru detalii suplimentare consultaţi Regulamentul intern al RI, articolul 4.070.

Memento Rotary

Cercetaţ i www.rotary.org pentru a ident i f ica persoana care coordonează comunitatea d in zona dumneavoastră

Memento

Vizitaţi Schimbul de Cele mai Bune Practici de Dezvoltare la adresa www.rotary.org pentru a vedea iniţiativele comunităţii care au dat rezultatea în alte cluburi.


Păstrarea membrilor Păstrarea membrilor este crucială pentru creşterea şi susţinerea comunităţii clubului. Cifra ridicată de afaceri în cluburile existente este una dintre cele mai presante probleme curente cu care se confruntă Rotary. Membrii actuali care sunt dedicaţi, activi şi motivaţi susţin funcţionarea eficientă a clubului şi sunt mai predispuse să atragă noi membri.

Determinaţi care sunt problemele de păstrare a membrilor cu care se confruntă clubul prin completarea evaluării din Instrumentele de Evaluare a Clubului pentru a identifica punctele tari şi slabe ale capacităţii clubului de a păstra membrii şi, ulterior, implementaţi strategii pentru rezolvarea lor. Strategiile de succes pentru păstrarea membrilor includ educaţia, implicarea şi informarea acestora. Conlucraţi cu comitetul comunităţii pentru a implementa strategiile de păstrare a membrilor pentru rezolvarea acestor probleme. A se consulta foaia de lucru 12 pentru strategiile de păstrare a membrilor.

Responsabilităţi

În calitate de preşedinte al clubului, vă revine responsabilitatea de a creşte gradul de conştientizare a importanţei păstrării membrilor de club:

• Transformaţi educarea şi instruirea continuă a membrilor într-o activitate regulată

• Implicaţi comitetele comunităţii şi relaţiilor cu publicul în eforturile de păstrare a membrilor

• Includeţi informaţii despre Rotary local şi internaţional în cadrul întrunirilor de club săptămânale

• Aduceţi recunoaştere membrilor existenţi pentru contribuţia acestora la proiectele şi activităţile clubului

Sponsorizarea Noilor Cluburi

În calitate de preşedinte al clubului, ar trebui să conştientizaţi posibilităţile de sponsorizare a noului club din zona dumneavoastră, pe care un grup de Rotarieni devotaţi ar dori să îl cunoască în moment diferite.

Dacă sponsorizaţi un nou club Rotary, elaboraţi un plan de acţiune pentru a stabili următoarele responsabilităţi:

• Asistarea reprezentantului special în planificarea şi organizarea procesului administrativ al noului club

• Sprijinirea organizării programelor şi proiectelor noului club

• Raportarea la guvernatorul districtual astfel cum se impune în timpul primului an al clubului

• Comportaţi-vă ca mentor al noului club pentru cel puţin doi ani după administrarea acestuia pentru a deveni membru al RI

Pentru detalii suplimentare, contactaţi guvernatorul districtual, comitetul comunităţii districtuale sau comitetul de extindere districtuală.

MEMBRII 61

Educaţia

Membrii cunoscători sunt mai susceptibili să preia iniţiativa şi să devină mai activi în clubul Rotary şi în district. Împărtăşiţi informaţie despre Rotary cu membrii potenţiali şi cu cei noi, precum şi cu Rotarienii experimentaţi.

Educaţia membrilor potenţiali şi a celor noi Comitetul comunităţii clubului ar trebui să furnizeze membrilor potenţiali informaţii despre Rotary, incluzând istoria şi idealurile acestuia şi informaţii despre clubul şi activităţile sale. Procesul orientării noilor membri ar trebui să se bazeze pe informaţiile furnizate membrilor potenţiali şi ar trebui să demareze imediat după introducere. Fiecare membru al clubului dumneavoastră ar trebui să joace un rol activ în prezentarea noilor membri clubului. Desemnaţi un mentor pentru fiecare nou membru pentru a le facilita tranziţia în club.

Educaţia continuă a membrilor

Educaţia continuă a membrilor îi menţine activi, motivaţi şi entuziaşti. Conlucraţi cu comitetul comunităţii pentru a asigura următoarele componente de educaţie continuă:

• Adunările de club regulate pentru a discuta ce activităţi doresc membrii să continue sau să schimbe

• Patru sau mai multe programe de club anual centrate pe Rotary, istoria, obiectivele, domeniul şi activităţile sale

• Participarea membrilor de club la întrunirile districtuale care vizează educaţia continuă

Utilizaţi web site-urile clubului şi ale districtului dumneavoastră, întrunirile săptămânale, e-mail-urile şi buletinele informative ale clubului pentru a recepţiona informaţii de la guvernatorul districtual sau de la Rotary International. Resurse

Informaţii de contact cu personalul Secretariatului şi ai RI, ofiţerii Fundaţiei şi nou numiţii sunt valabile în Directorul Oficial şi la adresa www.rotary.org.. Descărcaţi publicaţii de pe adresa www.rotary.org sau comandaţi-le prin intermediul shop.rotary.org, [email protected] sau al biroului dumneavoastră internaţional.

Următoarele resurse sunt disponibile pentru a vă sprijini să vă îndepliniţi responsabilităţile pe linia dezvoltării comunităţii:

Ghidul de Resurse pentru Dezvoltarea Comunităţii (417-EN) — Proceduri orientative de bază pentru cluburi pentru a elabora un plan de acţiune al comunităţii şi pentru a furniza sugestii pentru recrutarea şi păstrarea membrilor.

Memento Rotary

Consultaţi Orientarea Noului Membru: Ghid Metodologic pentru Cluburi pentru detalii suplimentare referitoare la educaţia şi implicarea noilor membri de club.


Resurse umane

• Guvernatori asistenţi — Numiţi de guvernatorul districtual pentru a sprijini cluburile să opereze eficient şi să îşi atingă scopurile.

• Reprezentant al Suportului de Club şi Districtual – Membri de personal în cadrul birourilor internaţionale şi al Sediilor Internaţionale ale RI care pot răspunde întrebărilor administrative şi pot direcţiona alte investigaţii către personalul adecvat al RI şi al Fundaţiei.

• Guvernatorul districtual – asigură sfaturi, inspiraţie şi motivare pentru a sprijini cluburile să devină mai eficiente.

• Comitetul de extindere districtuală – Rotarieni desemnaţi să sprijine organizarea sau sponsorizarea cluburilor noi în zonă.

• Comitetul de dezvoltare a comunităţii districtuale – Rotarieni desemnaţi să sprijine cluburile în eforturile de dezvoltare a comunităţii.

• Comitetul pentru relaţii publice districtuale – Rotarieni desemnaţi să asigure resurse cluburilor pentru dezvoltarea unei imagini pozitive în cadrul comunităţii.

• Coordonatori ai comunităţii regionale a Rotary International (RRIMC) – Rotarieni care constituie resursa primară pentru dezvoltarea comunităţii pentru cluburile şi districtele dintr-o anumită regiune sau zonă.

• Divizia de Dezvoltare a comunităţii la Sediile internaţionale ale RI – membri de personal dedicaţi sprijinirii cluburilor şi districtelor în eforturile de dezvoltare a comunităţii.

Resurse informaţionale Resurse de Club

• Instrumente de Evaluare a Clubului – Supliment online la Ghidul Resurselor pentru Dezvoltarea Comunităţii care sprijină cluburile să îşi planifice strategiile de păstrare şi de recrutare a membrilor. Sunt incluse următoarele activităţi de evaluare:

− Secţiunea comunităţii Ghidului de Planificare a Cluburilor Rotary Eficiente. Sprijină cluburile să evalueze comunitatea actuală şi să stabilească scopuri pentru anul viitor.

− Examinarea clasificării – încurajează cluburile să progreseze spre crearea unei comunităţi echilibrate şi diverse dincolo de orice clasificare prin compararea compunerii profesionale a comunităţii locale cu cea a clubului.

− Evaluarea Diversităţii Comunităţii – Promovează dezvoltarea comunităţii de club care reflectă vârsta, sexul, religia şi etnia comunităţii locale.

− Evaluarea Comunităţii de 25 de Minute – Sprijină clubul să creeze o listă a candidaţilor calificaţi pentru comunitate.

− Model de păstrare a membrilor – Permite cluburilor să calculeze câştigul net al comunităţii (sau pierderea) de-a lungul unui timp specificat şi să determine cauza acestuia.

− Profilul de excludere – evidenţiază când se produce excluderea majoritară a unui club, astfel încât să-şi centreze adecvat atenţia asupra activităţii de păstrare a membrilor.

− Chestionarul de Evaluare a Satisfacţiei Comunităţii – solicită membrilor cluburilor actuale să comenteze anonim ceea ce apreciază în legătură cu clubul şi cu ceea ce necesită îmbunătăţire.

MEMBRII 63

− Chestionarul de Retragere a Membrilor – Sprijină cluburile să determine cum să îmbunătăţească eforturile de păstrare a membrilor.

• Manualul Comitetului Comunităţii (226B-EN) — Supravegherea comitetului comunităţii clubului şi a responsabilităţilor, precum şi a resurselor disponibile şi a atribuţiilor specifice ale comitetului.

• Cum să propunem un Membru Nou (254-EN) — Broşură care subliniază procedura de selectare şi alegere a membrilor.

• Minuta comunităţii — Buletin informativ electronic care cuprinde ponturi, instrumente şi cele mai recente cercetări referitoare la dezvoltarea comunităţii; arhive şi abonamente gratuite disponibile la adresa www.rotary.org/newsletters.

• Orientarea Noilor Membri:Ghid metodologic pentru Cluburi (414-EN) — Resursă pentru Rotarienii responsabili cu programele de orientare a membrilor potenţiali şi noi.

Comunicate oficiale referitoare la membrii noi şi potenţiali

• ABC-urile Rotary (363-EN) — Compilaţie de articole scurte despre istoria şi programele Rotary.

• Prezentare Rotary (982-EN) — Videoclip de 3 minute care prezintă noilor membri comunitatea clubului Rotary, în ansamblu.

• Fundamentele Rotary (595-EN) — Publicaţie educaţională care conţine informaţii pe care fiecare Rotarian ar trebui să le cunoască.

• Centrul de Informare Electronică Rotary – Module scurte destinate studiului independent de către noi membri sau ofiţeri de club.

• Acesta este Rotary (001-EN) — Broşură colorată care asigură cunoaşterea de ansamblu a clubului Rotary de către Rotarienii potenţiali şi de către public.

• Ce este Rotary? (419-EN) — Card de dimensiunea unui portofel care răspunde întrebărilor frecvente în legătură cu organizaţia şi domeniul Rotary; popular precum comunicatul oficial distribuit non-Rotarienilor.

• Ghiduri pre-asamblate pentru membrii potenţiali şi noi – Colecţii de publicaţii de interes pentru membrii potenţiali şi cei noi, incluzând unele dintre cele enumerate mai sus; conţinuturi specifice enumerate în Catalogul RI (019-EN).

− Ghid de Informare a Membrilor potenţiali (423-EN)

− Ghid de Informare a Membrilor Noi (426-EN)

− Set Video pentru Comunitate (427-MU) — Clipuri video de prezentare a Rotary către membrii Rotary potenţiali şi noi, deopotrivă.

• www.rotary.org — Secţiunea de dezvoltare a comunităţii pentru administrarea unui club include informaţii despre modalitatea de identificare şi păstrare a membrilor, precum şi despre Schimbul de Bune Practici pentru Dezvoltarea Comunităţii.



Luaţi în calcul aceste întrebări în procesul de pregătire pentru seminarul de instruire ca preşedinte ales.

Cum veţi evalua situaţia actuală a comunităţii clubului dumneavoastră?

Enumeraţi câteva dintre succesele şi provocările pe care le-aţi întâmpinat în procesul de dezvoltare a comunităţii.

Cum acţionează clubul dumneavoastră în prezent pentru a obţine diversitatea comunităţii?

Ce strategii de succes aţi utilizat în cadrul clubului dumneavoastră şi pe care doriţi să le comunicaţi viitorilor preşedinţi (recrutarea, păstrarea şi educarea membrilor)?

COMUNITATEA 65

Anexa F: Planul de Acţiune pentru Dezvoltarea Comunităţii Pentru a recruta şi păstra membrii de club Rotary de calitate superioară, planul de acţiune pentru dezvoltarea comunităţii ar trebui să aibă următoarele etape:

1. Identi f icaţ i

Identificaţi membrii profesionali ai comunităţii dumneavoastră care sunt calificaţi să adere la club. Aceste persoane ar trebui să aibă caracter puternic şi să fie devotaţi serviciului.

2. Prezentaţ i

Prezentaţi clubului Rotary membrii potenţiali, prin informarea acestora în legătură cu programele Rotary International şi cu proiectele de serviciu ale clubului. Elaboraţi un program de informare a membrilor potenţiali formali care pune la dispoziţia acestora o imagine de ansamblu cu privire la:

− Rotary International şi Fundaţia Rotary

− Beneficiile şi responsabilităţile comunităţii din cadrul clubului dumneavoastră – O descriere a

proiectelor şi activităţilor primare ale clubului

Un membru potenţial care a fost prezentat clubului Rotary de către Rotarieni entuziaşti şi care este bine educat în aceste domenii înainte de aderare este posibil să devină un membru implicat şi activ.

3. Inv i ta ţ i

Invitaţi membri potenţiali să devină Rotarieni, printr-o vizită personală a membrului potenţial şi a unui membru al comitetului comunităţii de club. Această vizită personală facilitează membrului potenţial un al doilea contact în club, care aduce cunoaştere şi experienţă adiţională Rotary. Rotarienii care extind invitaţia ar trebui să cunoască interesele şi expertiza membrilor potenţiali pentru a reliefa activităţile şi proiectele de club relevante.

4. Atrage ţ i

Atrageţi noi membri în club în manieră demnă şi comprehensivă. Invitaţii soţii/soţiile, partenerii şi membrii familiilor acestora. În timpul ceremoniei, oferiţi noilor membri oportunitatea de a se prezenta, printr-o cuvântare scurtă de cinci minute. De asemenea, asiguraţi-vă că toţi membrii de club se prezintă personal fiecărui membru. Clubul dumneavoastră Rotary ar putea pune la dispoziţia unui membru nou următoarele:

− Insignă de rever Rotary

− Card de identificare a calităţii de membru

− Buletinul informativ al clubului

− Director districtual

− Scrisoare lunară a guvernatorului districtual

− Revista regională The Rotarian sau Rotary

− Lista cluburilor locale pentru întruniri de recuperare

− Insignă cu numele clubului

− Bandieră de Club

Recunoaşteţi noul membru şi sponsor în buletinul informativ al clubului dumneavoastră în cadrul întrunirii săptămânale.


5. Informaţi şi Orientaţi Informaţi noii membri în legătură cu clubul dumneavoastră şi RI, vizând următoarele zone:

− Politicile şi procedurile Rotary

− Oportunităţi pentru serviciu − Istoria şi succesele Rotary

Luaţi în calcul planificarea unui program de orientare a noului membru formal prezentat pe mai multe sesiuni. Consultaţi Orientarea Noului Membru: Ghid metodologic pentru Club pentru idei. În timpul primelor şase luni, noii membri îşi pot extinde înţelegerea cluburilor Rotary, în

următoarele modalităţi:

− frecventarea întrunirilor de orientare a noilor membri

− Lecturarea publicaţiilor RI pentru noii membri

− Vizitarea Centrului Rotary E-Learning la adresa www.rotary.org − Frecventarea unuia sau mai multor evenimente de club:

• Adunarea Clubului • Întrunirea Consiliului Directorilor • Întrunirea Comitetelor

− Completarea uneia sau mai multora dintre următoarele sarcini: • Prezentaţi o discuţie referitoare la sistemul de clasificare în cadrul unei întruniri a clubului. • Recuperaţi o întrunire în cadrul altui club. • Invitaţi un oaspete la o întrunire de club sau propuneţi un nou membru.

− Frecventarea uneia sau mai multor întruniri districtuale (listate în ordinea priorităţii): • Conferinţa districtuală

• Adunarea districtuală

• Seminar districtual al Fundaţiei Rotary

− Alegerea unui comitet de club în care trebuie să serviţi

6. Implicaţi

Implicaţi noi membri în comitete de club, activităţi, acţiuni de colectare de fonduri, întruniri ale Consiliului, întruniri săptămânale de club şi activităţi sociale. Numeroase cluburi consideră că este adecvată implicarea sponsorului noilor membri în perioada de prezentare a comunităţii şi/sau numirea unui mentor Rotarian pentru fiecare nou membru. Aceste persoane menţin o legătură apropiată cu noii Rotarieni, în primele şase luni sau până când noul membru este pe deplin implicat în club. Toţi iau în calcul următoarele metode de a implica noi membri în activităţile clubului:

− Desemnarea de noi membri în cadrul unui comitet sau atribuirea unei sarcini pentru întrunirea săptămânală.

− Crearea de insigne speciale pentru noii membri pentru a le purta pentru un an. Încurajaţi alţi membri să procure insignele şi să facă eforturi speciale de a discuta cu noii membri.

− Desemnaţi un nou membru în calitate de delegat în cadrul conferinţei districtuale pentru a afla despre lumea Rotary şi despre proiectele realizate în exteriorul clubului. Unele cluburi sprijină noii membri, plătind o parte sau toate taxele de înregistrare şi costurile conferinţei. După conferinţă, solicitaţi noului membru să înainteze conducerii clubului un raport.

− Cereţi tuturor membrilor de club, care aderă în acelaşi an Rotarian, să conlucreze pentru un proiect.

− Încurajaţi noii membri să experimenteze internaţionalitatea Rotary prin frecventarea convenţiei RI sau prin găzduirea Rotarienilor aflaţi în vizită pentru a lua masa sau pentru altă activitate.

− Solicitaţi noilor membri să identifice doi sau trei alţi noi membri din cadrul grupului omolog. Când noii membri promovează Rotary prietenilor lor, aceştia devin mai entuziaşti în legătură cu Rotary.

COMUNITATEA 67

7. Educaţi

Educaţi toţi membrii de club pentru a dobândi toate cunoştinţele necesare pentru a lua iniţiativa şi a deveni membri activi. Cluburile ar trebui să dezvolte o arie curriculară pentru educaţie continuă, în efortul de a păstra membrii actuali în programe de club, proiecte şi iniţiative. Cluburile ar trebui, de asemenea, să comunice ştiri de la Rotary International şi Fundaţia Rotary către membrii lor. Un astfel de program ar include:

− Patru sau mai multe programe de club săptămânale centrate pe educaţia continuă

− Participarea membrilor clubului la întrunirile multidistrictuale care vizează educaţia continuă

− Cel puţin două adunări de club anuale centrate pe educaţie

− Seminare districtuale pe probleme de educaţie continuă

− Împărtăşirea de idei şi informaţii despre programele Rotary, proiecte şi activităţi în cadrul întrunirilor comitetului.

− Frecventarea de către membrii de club a altor cluburi

A se consulta Ghidul Resurselor de Dezvoltare a Comunităţii (417-EN) pentru detalii suplimentare referitoare la elaborarea planului de acţiune pentru dezvoltarea comunităţii

Pentru PETS



Am învăţat . . .

Voi . . .

Comunitate Contacte

Pentru PETS

COMUNITATEA 69

Foaie de lucru 11: Strategii de Recrutare a Membrilor

Revizuiţi lista strategiilor de recrutare şi verificaţi elementele pe care doriţi să le implementaţi. Adăugaţi, mai jos, orice strategie nouă.

Menţineţi un Web site al clubului. Un web-site promovează clubul în cadrul comunităţii şi îi imprimă credibilitate în faţa membrilor potenţiali şi al celor tineri. Evidenţiaţi responsabilitatea fiecărui membru de a identifica, invita şi propune noi membri. Recunoaşteţi membrii de club care sponsorizează noii membri.

Conduceţi o Evaluare a Comunităţii de 25 minute împreună cu comunitatea clubului pentru a elabora lista membrilor potenţiali. (Evaluarea este inclusă în Instrumentele de Evaluare a Clubului la adresa www.rotary.org)

Definiţi un obiectiv al comunităţii în mod clar şi un plan pentru obţinerea sa care poate fi comunicat fiecărui membru de club.

Convocaţi o adunare a clubului pentru a discuta sursele noilor membri.

Încurajaţi comitetul comunităţii de club să organizeze sesiuni de informare în care membrii clubului să explice potenţialilor membri beneficiile şi responsabilităţile calităţii de membru.

Aduceţi Rotarieni care reprezintă diversitatea comunităţii dumneavoastră (ex. profesii, vârste, sexe, etnii diferite). Stabiliţi un grup omolog pentru aceşti noi membri, invitându-i să adere la club în grupuri de câte trei.

Accesaţi Membrii la adresa www.rotary.org pentru a identifica strategii de succes utilizate de alte grupuri.

Utilizaţi proiectele de serviciu ale comunităţii pentru a identifica şi a implica membrii potenţiali (Aceste proiecte sunt, de asemenea, în dezvoltarea relaţiilor publice eficiente şi în consolidarea imaginii clubului Rotary în cadrul comunităţii dumneavoastră).

Familiarizaţi-vă cu noii lideri de afaceri şi comunitari.

Organizaţi ceremonii de introducere pentru noii membri. Recunoaşteţi noii membri şi sponsorii lor în cadrul buletinului informativ al clubului sau pe web-site.

Conduceţi prin exemplul personal. Încurajaţi liderii de club, în special pe cei responsabili cu comunitatea, să atragă noi membri în primele luni ale anului Rotary.

Eliminaţi unele sau toate taxele de membru pentru noii membri cu vârsta de sub 40 de ani pentru primii doi ani de apartenenţă.

Modificaţi timpul de întrunire a clubului pentru a caza profesioniştii care fac naveta la serviciu. Dacă există suficient interes, contactaţi guvernatorul districtual pentru a-i sugera să organizeze un nou club.

� Invitaţi soţii/soţiile, partenerii şi membrii de familie ai Rotarienilor să adere la club.

Strategii Suplimentare de Recrutare

Pentru PETS


Foaie de lucru 12: Strategii de Păstrare a membrilor

Revizuiţi lista strategiilor de păstrare a membrilor şi verificaţi elementele ăe care sunteţi interesaţi să le implementaţi. Adăugaţi mai jos orice strategie adiţională.

Invitaţi orice Rotarian să se implice personal în proiectele şi activităţile clubului.

Încurajaţi participarea la nivel de club la serviciul comunitar şi la programele Fundaţiei Rotary.

Conduceţi programe săptămânale relevante şi comprehensive pentru membri.

Explicaţi membrilor cum sunt proiectele relevante şi eficiente.

Utilizaţi Chestionarul de Satisfacţie a membrilor şi cel de demisie pentru a sprijini cluburile să-şi identifice punctele tari şi slabe. (Chestionarele sunt incluse în Instrumentele de Evaluare a Clubului la adresa www.rotary.org.)

Conduceţi un număr minim de patru programe de club anual care vizează probleme referitoare la educaţia continuă.

Luaţi parte la întruniri multiclub cu scopul de a aborda probleme referitoare la educaţia continuă.

Participaţi la întruniri şi evenimente districtuale.

Conduceţi un program de dezvoltare a conducerii în clubul dumneavoastră.

Încurajaţi Rotarienii să citească produse precum scrisoarea lunară a guvernatorului şi revistele Rotary.

Oferiţi-vă să eliminaţi temporar obligativitatea plăţii taxelor de către membrii care întâmpină

dificultăţi financiare.

� Includeţi elemente referitoare la calitatea de membru în buletinul informativ al clubului.

Strategii adiţionale de păstrare a personalului

PORIECTE DE SERVICIU 75

C A P I T O L U L 5 Proiecte de Serviciu

A Servi mai Presus de Sine este principalul motto al Rotary. Fiecare Rotarian este responsabil pentru identificarea modalităţilor de îmbunătăţire a vieţii în comunitatea sa şi în comunităţile din întreaga lume, prin proiectele de serviciu. Prin selectarea, planificarea şi evaluarea unui proiect, un club Rotary poate derula cu succes proiecte de serviciu care abordează astfel de nevoi ale comunităţii.

Responsabilităţi

În calitate de preşedinte ales, aveţi următoarele responsabilităţi pe linia proiectelor de serviciu:

• Desemnarea şi întâlnirea cu comitetul de proiecte de serviciu

• Evaluarea stării actuale a proiectelor de serviciu din cadrul clubului dumneavoastră, utilizând Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente (anexa I).

• Fixarea scopurilor de serviciu, utilizând Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary

• Asigurarea de faptul că clubul şi membrii săi aderă la politicile de protecţie a tinerilor (a se consulta capitolul I şi anexa G).

• Asigurarea de faptul că comitetul proiectelor de serviciu urmează etapele de bază pentru a conduce cu succes proiectele de serviciu: − Evaluarea necesităţilor

− Planificare şi implementare

− Evaluare

Memento Rotary

Planif icaţ i în trun ir i săptămânale ş i act iv ită ţ i cu respectarea ob ice iur i lor aferente Luni i Servic iu lui Vocaţ ional (octombr ie) , Lun i i gradulu i de instruc ţ ie (Mart ie) ş i a le Luni i Camarader ie i Rotary (iunie).


Comitetul pentru Proiecte de Serviciu

Comitetul pentru Proiecte de Serviciu ar trebui să deruleze proiecte care abordează necesităţile comunităţii clubului dumneavoastră şi ale altor comunităţi. Includeţi comitetul pentru Proiecte de Serviciu printre cele cinci comitete de bază ale clubului dumneavoastră. Clubul dumneavoastră ar putea amenda Regulamentul intern pentru a reflecta responsabilităţile specifice ale acestui comitet, adăugând subcomitete, la nevoie.

Numiţi în comitetul pentru proiecte de serviciu Rotarieni care cunosc foarte bine comunitatea, precum şi voluntari comunitari cu experienţă.

În calitate de preşedinte ales, conlucraţi cu comitetul de proiecte de serviciu pentru a determina dacă proiectele actuale de club vor continua şi la anul. Includeţi orice proiecte de serviciu continue pe măsură ce fixaţi scopurile.

Comitetul pentru proiecte de serviciu are următoarele responsabilităţi:

• Satisfacerea obiectivelor proiectelor de serviciu ale clubului pentru anul următor

• Conducerea unei evaluări a necesităţilor comunităţii şi ale clubului

• Planificarea proiectelor de serviciu, atât locale, cât şi internaţionale, utilizând resursele clubului, ale districtului şi ale RI şi asigurând planificarea promoţiei

• Planificarea proiectelor de serviciu

• Implementarea proiectelor de serviciu şi implicarea tuturor membrilor

• Evaluarea tuturor proiectelor de serviciu şi utilizarea descoperirilor pentru a consolida proiecte de serviciu viitoare

Următoarele persoane pot asigura sprijin în implementarea proiectelor de serviciu ale clubului:

• Rotarienii şi familiile şi prietenii lor

• Organizaţiile comunităţii

• Absolvenţii Fundaţiei Rotary

• Studenţii Youth Exchange şi participanţii RYLA

• Corpurile Comunităţii Rotary

• Membrii de club Interact şi Rotaract • Membrii altor cluburi Rotary

Serviciul asigură o oportunitate pentru socializare şi camaraderie între membrii clubului. Implicarea tuturor membrilor în proiecte de serviciu va sprijini eforturile de retenţie/păstrare a membrilor.

Evaluarea necesităţilor

Proiectele de serviciu de succes trebuie să fie relevante şi să abordeze interesele reale şi actuale ale comunităţii. În calitate de preşedinte de club, veţi avea nevoie să vă asiguraţi că proiectele de serviciu asumate de clubul dumneavoastră reflectă necesităţile de club, precum şi capacităţile şi interesele clubului. Ar trebui să încurajaţi comitetul de proiecte de serviciu al clubului pentru a conduce o evaluare a necesităţilor, pentru a determina resursele şi interesele în cadrul clubului şi cele mai stringente necesităţi şi interese ale comunităţii.

Memento Rotary Veţi identifica informaţii suplimentare referitoare la comitetul de proiecte de serviciu în Manualul Comitetului de Proiecte de Serviciu.

Memento Rotary

Când conduceţ i un pro iec t de serv ic iu cu In terac tor i , par t ic ipan ţ i RYLS, s t udenţ i You th Exchange sau a l ţ i cop i i sau un pro iec t în care volun tar i i vor con lucra d irec t cu benef ic iar i i cop i lu lu i , recapi tu la ţ i Manua lu l de Ins t ru ire în Preveni rea Abuzu lu i ş i Hăr ţu ie l i i ş i Gh idu l L ider i lo r pent ru prote jarea ş i ins t ru i rea resurse lor . Reponsab i l i tă ţ i le dumneavoast ră le veţ i ident i f ica în cap ito lu l 1 a l prezentu lu i manual .

PROIECTE DE SERVICIU 77

Evaluarea internă

Este important să luaţi în calcul dacă un anume proiect se pliază pe diversitatea deprinderilor, intereselor şi abilităţilor membrilor de club. O evaluare internă ar trebui să vizeze următoarele aspecte:

• Experienţele anterioare de proiect şi lecţiile învăţate din acestea

• Compunerea clubului, incluzând: − Numărul de membri dispuşi să participe la proiectele de

serviciu;

− Diversitatea îndemânărilor;

− Nivelul interesului membrilor pentru proiecte potenţiale

− Nivelul de satisfacţie pentru proiectele anterioare

Evaluarea acestor factori va contribui la definirea tipurilor de proiecte de serviciu care se potrivesc cel mai bine clubului dumneavoastră. Pentru a creşte posibilitatea succesului, identificaţi un proiect care utilizează cea mai largă gamă de îndemânări şi interese ale membrilor.

Evaluarea externă

O evaluare externă sau o evaluare a comunităţii va sprijini clubul să înţeleagă necesităţile comunităţii. Pentru a determina domeniile cheie de interes ale unei comunităţi, examinaţi aceste aspecte:

• Situa ţ ia economică • Aşezarea geografică • Nivelurile de educa ţ ie

• Profilul demografic • Condi ţ i i le politice

Pentru a conduce adecvat o evaluare externă, comitetul pentru proiecte de serviciu din clubul dumneavoastră ar trebui să se consulte cu o gamă variată de membri ai comunităţii. Aceste grupuri pot asigura clubului o bază de resurse de experţi pe probleme de comunitate, strategii de proiecte şi proiecte de serviciu viitoare ale clubului.

Adiţional, conlucrarea cu membrii comunităţii pentru a elabora şi aplica proiecte de serviciu sprijină identificarea potenţialilor noi Rotarieni.

Un program echilibrat de serviciu

Având proiecte de serviciu care abordează fiecare Posibilitate de Serviciu va garanta că clubul dumneavoastră urmează Obiectul Rotary. Când planificaţi proiecte, comitetul de proiecte de serviciu ar trebui să ia în calcul idei din programul de Citare Prezidenţială şi accentuările, cele patru Posibilităţi de Serviciu, Planul Strategi al RI şi orice alte priorităţi de serviciu identificare de Consiliul Director al RI şi misiunea Fundaţiei Rotary şi zonele sale de interes. Acestea din urmă pot fi identificare la adresa www.rotary.org.

Memento Rotary

Pentru a afla detalii suplimentare despre conlucrarea cu clubul şi comitetul dumneavoastră pentru a elabora un proiect de serviciu, consultaţi Comunităţi în acţiune: Ghid pentru Proiecte Eficiente.

Căutaţi Instrumentele de Evaluare pe adresa www.rotary.org pentru metode de a conduce o evaluare externă.

Memento Rotary

Creaţi o strategie detaliată pentru relaţiile cu publicul pentru a obţine sprijin pentru proiectul de serviciu, atragerea potenţialilor membri în club şi consolidarea imaginii Rotary în cadrul comunităţii. Pentru detalii suplimentare, consultaţi capitolul 7, “Relaţiile cu publicul”.


Programele RI şi ale Fundaţiei Rotary

Pentru a asigura eficienţa unui proiect de serviciu, clubul dumneavoastră necesită resurse financiare, umane şi informaţionale. Rotary International şi Fundaţia sa oferă o gamă largă de programe şi activităţi umanitare, interculturale şi educaţionale, destinate îmbunătăţirii condiţiei umane şi promovării obiectivului principal al organizaţiei de înţelegere şi pace internaţională. Aceste cluburi sprijină cluburile şi districtele să atingă scopurile de serviciu în cadrul propriilor comunităţi şi în cele din străinătate, susţinând camaraderia şi bună voinţa în proces. Pentru o descriere detaliată a programului, a se consulta foaia de lucru 15.

Fondurile Fundaţiei Rotary sau cele ale altor fundaţii sunt disponibile pentru a asigura finanţarea proiectelor de serviciu. Alte resurse financiare includ fonduri colectate de la donatori independenţi şi din alte afaceri locale, prin intermediul bazei de date ProjectLINK sau prin colectori de fonduri ai clubului.

Proiectele Internaţionale de Serviciu

În Rotary, ideea de comunitate se extinde dincolo de locul în care se află un singur club Rotary; cuprinde toţi oamenii din lume. Acest fapt este valabil, îndeosebi în zilele noastre, deoarece comunicaţiile şi transportul de mare viteză unesc oamenii din toate părţile globului.

Strategiile de bază pentru a derula proiecte locale de serviciu pot fi aplicate la proiectele internaţionale de serviciu. Cu toate acestea, deoarece cel puţin două cluburi din ţări diferite trebuie să conlucreze, comunicarea devine şi mai importantă pentru succesul unui proiect.

Serviciu Comunităţii Internaţionale (WCS) reprezintă o modalitate excelentă pentru cluburi de a participa în proiecte la nivel internaţional. WCS se derulează ori de câte ori un club Rotary dintr-o ţară asistă un club din altă ţară la un proiect de serviciu. Baza de date ProjectLINK de la adresa www.rotary.org sprijină cluburile Rotary să identifice parteneri internaţionali care să sprijine proiectele de serviciu.

Pe măsură ce dezvoltaţi proiectul WCS, amintiţi-vă că mulţi se califică pentru finanţare din partea Fundaţiei Rotary. Luaţi în calcul să aplicaţi pentru fonduri ale Fundaţiei pentru a îmbunătăţi şi creşte impactul unui proiect WCS.

Pentru a participa la un proiect internaţional, clubul necesită să identifice un partener internaţional. Puteţi aborda acest aspect în multiple modalităţi:

Exploraţi baza de date ProjectLINK la adresa www.rotary.org.

• Discutaţi cu preşedintele comitetului Serviciului Comunităţii Internaţionale.

• Contactaţi preşedintele comitetului Fundaţiei Rotary.

• Socializaţi cu omologi Rotarieni în cadrul întrunirilor districtuale şi internaţionale.

• Frecventaţi prezentarea unui model de proiect sponsorizat de Rotary.

• Utilizaţi clubul Rotaract pentru socializare.

• Comunicaţi pe Internet cu omologi Rotarieni.

Memento Rotary Pentru detalii suplimentare referitoare la modul de utilizare a fondurilor Fundaţţiei pentru a sprijini finanţarea proiectelor de serviciu internaţional, a se consulta capitolul 6, „Fundaţia Rotary”.

Memento Rotary Detalii suplimentare referitoare la WCS puteţi identifica în Serviciul Comunitar Internaţional: Ghid de acţiune


Planificarea proiectelor şi implementarea

Planificarea poate minimaliza tergiversările şi eşecurile proiectelor de serviciu. Conlucraţi cu comitetul de proiecte de serviciu pentru a fixa obiectivele de proiect, elaboraţi un buget şi o oportunitate şi demaraţi implementarea.

Înainte de a iniţia un proiect de serviciu, discutaţi cu comitetul de proiecte de serviciu pentru a vă asigura că aceştia au răspuns următoarelor întrebări. Răspunsurile acestor întrebări vor genera un plan de acţiune al proiectului:

• În ce proiecte curente sunt implicaţi membrii clubului?

• Care va fi scopul proiectului?

• De ce derulează clubul dumneavoastră proiectul?

• Ce persoane din club şi din comunitate vor fi implicate?

• Cum va conlucra clubul cu membrii comunităţii care beneficiază de acest proiect?

• Când se va derula proiectul?

• Unde se va derula proiectul şi cum vor ajunge voluntarii acolo?

• Ce resurse sunt necesare pentru a finaliza proiectul?

• Cum va asigura clubul utilizarea adecvată a resurselor? • Cum va promova clubul proiectul?

Pe timpul derulării implementării proiectului, implicaţi toţi membrii clubului şi monitorizaţi continuu activităţile pentru a asigura că planul de acţiune este aplicat.

Evaluare

Evaluarea eficienţei unui proiect ar trebui să constituie o parte a tuturor etapelor, de la planificare la implementare. În calitate de preşedinte, asiguraţi-vă că comitetul proiectelor de serviciu evaluează toate activităţile proiectului de serviciu.

Când evaluaţi un proiect complet de serviciu, luaţi în considerare următoarele întrebări cheie:

• A satisfăcut proiectul necesităţile comunităţii? Dacă nu, de ce?

• Au avut toţi membrii clubului şi ai comunităţii oportunitatea de a participa?

• A fost proiectul suficient prezentat în mass media?

• A fost clubul capabil să satisfacă necesităţile financiare ale proiectului?

Luaţi în calcul împărtăşirea cu RI a proiectului de succes utilizând formularul de aplicare la baza de date a proiectului, inclus la finalul materialului Comunităţi în Acţiune: Ghid pentru Proiectele Eficiente. În această manieră, cluburile din întreaga lume pot accesa exemple de proiecte de succes din baza de date ProjectLINK.

Memento Rotary

Un ghid complet pentru evaluarea proiectelor este inclus în Comunităţile în Acţiune: Ghid pentru Proiecte

Eficiente.


Resurse

Informaţii de contact cu personalul Secretariatului şi cu ofiţerii Fundaţiei şi nou numiţii sunt valabile în Directorul Oficial şi la adresa www.rotary.org.. Descărcaţi publicaţii de pe adresa www.rotary.org sau comandaţi-le prin intermediul shop.rotary.org, [email protected] sau al biroului dumneavoastră internaţional.

Următoarele resurse sunt disponibile pentru a vă sprijini în conducerea cu succes a proiectelor de serviciu:

Resurse umane

• Reprezentanţi ai Clubului şi ai Suportului Districtual – membrii de personal din birouri internaţionale şi din Sediile Internaţionale ale RI care pot răspunde întrebărilor administrative şi pot direcţiona alte investigaţii către personalul adecvat al RI şi al Fundaţiei.

• Grupurile de resurse pentru programe RO – Grupuri de Rotarieni numiţi de preşedintele RI să asiste cluburile Rotary şi districtele în proiectele de serviciu şi eforturile de abordare a problemelor prezidenţiale.

• Personalul programelor RI şi al Sediilor Internaţionale ale RI – membrii de personal desemnaţi să asiste cluburile şi districtele cu programele, proiectele de serviciu şi recompensele.

• Grupurile Rotariene de Acţiune – Grupuri internaţionale de Rotarieni, soţi/soţii Rotarieni şi Rotaractori care conlucrează pentru a conduce proiecte internaţionale de serviciu referitoare la o anumită sferă.

• Voluntari Rotary – Persoane interesate de voluntariat sau de acordarea de expertiză în cadrul proiectelor sponsorizate de Rotary. Identificaţi o listă completă de voluntari în baza de data ProjectLINK la adresa www.rotary.org.


• Manualul Comitetului pentru Proiectele de Serviciu (226D-EN) — Prezentare de ansamblu a comitetului pentru proiectele de serviciu şi a responsabilităţilor, precum şi a resurselor disponibile şi a îndatoririlor specifice ale comitetului.

• Instrumentele de Evaluare a Comunităţii (605C-EN) (numai pe Web) — Instrucţiuni detaliate pentru a conduce evaluări eficiente ale comunităţii.

• Buletine informative referitoare la programele RI - buletine informative electronice despre programele specifice ale RI. Înscrieţi-vă la adresa www.rotary.org

• Manualul Corporaţiilor Comunităţii (770-EN) — Etape de bază pentru organizarea corporaţiilor, incluzând modul de identificare a potenţialilor lideri; include, de asemenea, studii de caz şi idei de proiect.

• Secţiunea Proiecte de Serviciu din Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente (anexa I) – instrument de evaluare a clubului şi de fixare a scopului utilizat pentru a planifica obiectivele proiectelor de serviciu.

• Ghidul de referinţă rapidă al Fundaţiei Rotary (219-EN) — O prezentare detaliată a programelor şi serviciilor Fundaţiei Rotary.

Comunităţi în Acţiune (605-EN) — Instrucţiuni comprehensive pentru planificarea, conducerea şi evaluarea unui proiect de serviciu.


• Serviciul Comunităţii Internaţionale: Ghid de Acţiune (742-EN) — Informaţii referitoare la programele WCS, incluzând prezentări de proiecte cu donaţii în natură şi programe ale Voluntarilor Rotary, precum şi fonduri ale Fundaţiei Rotary care pot sprijini proiecte WCS.

• Manualul de instruire a prevenirii abuzului şi a hărţuirii şi Ghidul Liderilor (775-EN) — Ghid pentru protecţia tinerilor care poate fi modificat pentru a respecta legile şi circumstanţele locale pentru a crea şi a menţine cel mai sigur posibil mediu pentru toţi participanţii.

• www.rotary.org — Secţiunea pentru proiectele de serviciu pentru administrarea clubului include informaţii în legătură cu modul de a iniţia şi proiecta un proiect de serviciu şi de a descărca resurse pentru un proiect de serviciu.

Resurse financiare

• Fonduri provenite de la donatori individuali sau afaceri locale

• Fonduri provenite de la alte fundaţii

• Fonduri de la Fundaţia Rotary

• Fonduri solicitate prin intermediul bazei de date ProjectLINK


Luaţi în calcul aceste întrebări pentru a vă pregăti pentru seminarul de instruire ca preşedinte ales.

Gândiţi-vă la un proiect de serviciu care a funcţionat bine în cadrul clubului. Ce i-a asigurat succesul?

Cum veţi evalua proiectele de serviciu actuale ale clubului?


Cum puteţi planifica proiectele de serviciu care susţin Obiectul Rotary?

Ce etape trebuie parcurse pentru a implementa un proiect de serviciu de succes?


Anexa G:Managementul Riscului pentru Programele derulate cu participarea Tinerilor Managementul riscului poate asigura o bază pentru înţelegerea riscurilor posibile implicate în activităţile derulate cu tineri, precum vătămarea, boala şi abuzul, astfel încât participanţii să facă alegeri bune. Managementul riscului nu va elimina toate evenimentele negative, însă poate reduce numărul şi efectele acestora. Clubul dumneavoastră ar trebui să ia în considerare următoarele puncte, când elaborează un program de management al riscului în lucrul cu tinerii:

• Dezvoltarea şi implementarea unei politici de protecţie a tinerilor care abordează abuzul sau hărţuirea psihică, sexuală şi emoţională. Contactaţi districtul dumneavoastră pentru a vedea politica practicată.

• Stabiliţi un cod de conduită pentru participanţii adulţi şi adolescenţi. Aceste reguli ar trebui să reflecte standardele locale culturale şi pe cele ale districtului sau clubului, precum şi cele mai bune practici pentru protecţia tinerilor.

• Revizuiţi politicile clubului dumneavoastră pentru a vă asigura că acestea sunt în armonie cu politicile districtului şi cu instrucţiunile RI specifice elaborate de Consiliu pentru fiecare program ce implică tinerii.

• Luaţi în calcul aceste întrebări când sponsorizaţi un program sau un eveniment cu tineri:

− Ce se întâmplă dacă o persoană este rănită?

− Ce se întâmplă dacă un participant acuză pe altul de comportament sexual inadecvat?

− Ce se întâmplă dacă un dezastru natural se produce în timpul programului sau al evenimentului?

• Pentru a minimaliza pierderile potenţiale lucraţi pentru realizarea următoarelor:

− Instruirea participanţilor în legătură cu modul de comportare sigur pe timpul derulării programului

− Elaborarea şi aplicarea unui plan pentru situaţii de urgenţă cauzate de dezastre − Achiziţionarea de acoperire pentru asigurarea de răspundere pentru regiunea dumneavoastră

Cluburile şi districtele sunt sfătuite să contacteze un profesionist local în asigurări pentru a determina dacă poliţele de asigurare acoperă adecvat programele în care sunt implicaţi tineri. Toţi participanţii sunt sfătuiţi să verifice dacă asigurarea de sănătate şi de viaţă are acoperire adecvată, întrucât numeroase poliţe de asigurare de sănătate asigură acoperire limitată pentru călătorii şi şederi departe de casă. În aceste cazuri, participanţii trebuie să ia în considerare obţinerea asigurării de călătorie care include acoperire pentru rambursarea cheltuielilor medicale, repatrierea rămăşiţelor, evacuare de urgenţă şi deces accidental şi mutilare.

De asemenea, se recomandă ca clubul să obţină expertiza unui consilier juridic local înainte de a semna orice acord sau contract cu altă organizaţie. Aceste documente pot conţine acorduri de renunţare la unele drepturi, despăgubiri sau compensări, care pot viza degrevarea unei părţi de răspundere şi transferul riscului asupra clubului sau a districtului. Luaţi în calcul că Rotary International nu este răspunzător pentru nicio boală sau vătămare a persoanei, incluzând a participanţilor sau a organizatorilor sau pentru pagubele cauzate oricărei proprietăţi.

Pentru PETS



Am învăţat . . .

Voi . . .

Proiecte de serviciu Contacte

Pentru PETS

Foaie de lucru 14: Un program echilibrat de serviciu Un club eficient urmăreşte atingerea Obiectului Rotary, derulând activităţi de-a lungul fiecărui Program de Serviciu. Schema de mai jos enumeră trei exemple de activităţi de club. Verificaţi căsuţele de mai jos pentru a arăta ce Programe de Serviciu sunt reprezentate în fiecare activitate de club.

Obiectivul Rotary este de a încuraja şi susţine idealul de serviciu ca bază de întreprindere demnă şi, în special, de a încuraja şi susţine:

Direcţiile de Serviciu au fost dezvoltate în anii 1920 pentru a clarifica Obiectul Rotary.

PRIMUL. Dezvoltarea relaţiilor ca oportunitate pentru serviciu;

Serviciu de Club vizează consolidarea camaraderiei şi asigurarea funcţionării eficiente a clubului.

AL DOILEA. Standarde etice superioare în afacere şi profesii; recunoaşterea valorii tuturor ocupaţiilor utile;şi evidenţierea fiecărei ocupaţii Rotariene ca oportunitate de a servi societatea;

AL TREILEA. Aplicarea idealului de serviciu în viaţa personală, de afaceri şi socială a fiecărui Rotarian;

Serviciul comunitar acoperă proiectele şi activităţile pe care clubul le întreprinde pentru îmbunătăţirea vieţii în comunitate.

AL PATRULEA. Progresul înţelegerii internaţionale, bunăvoinţei şi păcii prin camaraderie internaţională de oameni de afaceri şi profesionişti uniţi în idealul de serviciu.

Ce proiecte suplimentare de serviciu aţi adăuga pentru a echilibra acest program de serviciu al clubului?


Participaţi la ziua carierei organizată la universitatea locală.

OBIECTUL ROTARY DIRECŢII DE SERVICIU ACTIVITĂŢI DE CLUB

Zugrăviţi exteriorul bibliotecii locale cu participarea elevilor de liceu.

Organizaţi o colectare de fonduri pentru un proiect de refacere a unui dezastru maritim.

Serviciul vocaţional încurajează Rotarienii să servească pe alţii prin vocaţia şi practica de standarde etice superioare.

Serviciul Internaţional Cuprinde acţiunile întreprinse pentru a extinde accesul umanitar al Rotary pe tot globul şi pentru a promova înţelegerea şi pacea mondiale.

Pentru PETS


Foaie de lucru 15: Programe RI şi ale Fundaţiei Rotary

Revizuiţi programele enumerate ale RI şi ale Fundaţiei Rotary şi specificaţi dacă clubul dumneavoastră participă în fiecare program sau dacă sunteţi interesat să participaţi în program pe viitor.

PROGRAM

CLUBUL PARTICIPĂ ÎN PREZENT

CLUBUL ESTE INTERESAT SĂ PARTICIPE

Serviciu comunitar– Programe pentru a răspunde necesităţii comunităţilor locale

Interact – Serviciu de club pentru tineri cu vârste între 14-18

Rotaract – Serviciu de club pentru tineri bărbaţi şi femei cu vârstele cuprinse între 18-30 sponsorizat de clubul local Rotary

Grupuri de Acţiune Rotariene – Grupuri internaţionale de Rotarieni, soţi/soţii ale Rotarienilor şi Rotaractori care conlucrează pentru conducerea proiectelor internaţionale de serviciu referitoare la o anumită problemă

Rotary Community Corps (RCC) – Grup de serviciu de adulţi non- Rotarieni sponsorizaţi de clubul localr Rotary

Camaraderii Rotary – Grupuri internaţionale de Rotarieni, soţi/soţii

Rotariene şi Rotaractori care conlucrează pentru a urmări un interes comun recreaţional sau vocaţional

Schimb de prietenii Rotary – Program de schimb internaţional pentru Rotarieni şi familiile lor care promovează consolidarea relaţiilor care pot evolua în parteneriate internaţionale pentru proiecte de serviciu

Voluntari Rotary – Program care asigură oportunităţi pentru Rotarieni şi alţi profesionişti îndemânaţi de a-şi oferi serviciile şi expertiza în cadrul proiectelor ce necesită asistenţă

Youth Exchange Rotary – Program care promovează înţelegerea şi pacea internaţională între studenţi cu vârstele între 15-19 ani

Premiile Rotary pentru Conducerea Tânără (RYLA) – Program de instruire pentru tineri care vizează conducerea, cetăţenia şi dezvoltarea personală

Serviciul Vocaţional – Program care încurajează Rotarienii să modeleze standarde etice superioare şi să aplice cunoştinţele şi priceperea în afaceri pentru a beneficia ceilalţi

Serviciul comunitar internaţional (WCS) – Proiect de serviciu comunitar comun al cluburilor Rotary din două sau mai multe ţări

Programe de fonduri umanitare – Program al Fundaţiei Rotary care susţine cluburile şi districtele în derularea proiectelor de serviciu şi umanitare

Programe educaţional – Programe ale Fundaţiei Rotary care încurajează pacea prin construirea înţelegerii prin contact persoană-persoană, prietenie, studiu şi schimb inter-cultural

PolioPlus – Program al Fundaţiei Rotary care susţine eforturile globale de eradicare a poliomielitei

FUNDAŢIA ROTARY 87

C A P I T O L U L 6 Fundaţia Rotary

Misiunea Fundaţiei Rotary a Rotary International este de a permite Rotarienilor să promoveze înţelegerea, bunăvoinţa şi pacea internaţională prin îmbunătăţirea sănătăţii, susţinerea educaţiei şi ameliorarea sărăciei. Fundaţia Rotary conferă clubului dumneavoastră oportunitatea de a participa şi contribui la programe care îmbunătăţesc viaţa oamenilor de pe glob. Participarea la activităţile Fundaţiei Rotary poate contribui la atragerea şi păstrarea membrilor. Când Rotarienii experimentează direct programele Fundaţiei, aceştia pot fi inspiraţi să contribuie la Fundaţia Rotary. Programele Fundaţiei sunt susţinute exclusiv prin contribuţiile voluntare ale Rotarienilor şi ale prietenilor Fundaţiei care au aceeaşi viziune ca şi Fundaţia de o lume mai bună.

Responsabilităţi

În calitate de preşedinte ales, aveţi următoarele responsabilităţi referitoare la Fundaţia Rotary:

• Numirea şi convocarea comitetului Fundaţiei Rotary

• Revizuirea implicării actuale a clubului în programele Fundaţiei utilizând Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente (anexa I)

• Revizuirea contribuţiilor financiare ale clubului la Fundaţia Rotary, utilizând Accesul de Membru la adresa www.rotary.org

Memento Rotary

Pentru cluburile incluse în districtele pilot Future Vision utlizaţi Anexa 2010-11 Future Vision la Manualul preşedintelui de club disponibil al adresa www.rotary.org.

Memento Rotary

Preşedinţi i, secretarii, trezorierii de club şi preşedinţi i comitetului Fundaţiei Rotary pot revizui contribuţi ile la Fundaţia Clubului în Accesul de Membru la adresa www.rotary.org.

FUNDAŢIA ROTARY 88

• Fixarea contribuţiilor financiare ale clubului şi a obiectivelor de participare la program, utilizând Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente şi Formularul de Raportare a Obiectivului clubului de dezvoltare a fondului Fundaţiei Rotary (distribuit la PETS şi la adresa www.rotary.org) • Cunoaşterea resurselor disponibile pentru a ajuta clubul dumneavoastră să sprijine Fundaţia Rotary

În calitate de preşedinte al clubului, conducerea dumneavoastră va fi în mod deosebit importantă pentru a asigura progresul sigur către obiectivele Fundaţiei. Utilizaţi următoarele strategii pentru a încuraja membrii de club să susţină obiectivele clubului:

• Conduceţi programe inspiraţionale de club săptămânale axate pe Fundaţia Rotary, cel puţin de patru ori pe an.

• Contactaţi preşedintele de comitet al Fundaţiei Rotary pentru a identifica absolvenţi sau voluntari care să contribuie cu experienţa lor la Fundaţia Rotary.

• Încurajaţi membrii de club să se implice în fondurile umanitare şi programele educaţionale ale Fundaţiei Rotary.

• Solicitaţi membrilor de club să contribuie la Fundaţie, acordând atenţie suplimentară membrilor care nu au primit niciodată.

• Recunoaşteţi contribuţiile şi implicarea în programele Fundaţiei.

• Asiguraţi administrarea adecvată a fondurilor Fundaţiei. Comitetul Fundaţiei Rotary

Structura comitetului la nivel de club pentru Fundaţia Rotary ar trebui să fie determinată de obiectivele Fundaţiei stabilite de club. De exemplu, dacă planurile dumneavoastră includ aplicarea pentru obţinerea unor fonduri umanitare, clubul dumneavoastră ar trebui să aibă un subcomitet pentru fonduri.

Când desemnaţi comitetul Fundaţiei Rotary, selectaţi Rotarieni cu abilităţi de comunicare excelente, experienţă internaţională şi experienţă în voluntariatul comunitar sau internaţional. Participanţii anteriori la program sunt, de asemenea, candidaţi buni.

Comitetul Fundaţiei Rotary ar trebui să elaboreze şi să aplice planuri de susţinere a Fundaţiei prin contribuţii financiare şi de participare a clubului în programe ale Fundaţiei. Includeţi comitetul Fundaţiei în unul dintre cele cinci comitete de bază ale clubului. Clubul dumneavoastră ar putea amenda Regulamentul intern pentru a reflecta responsabilităţile acestui comitet şi poate adăuga subcomitete, dacă este necesar.

Comitetul Fundaţiei Rotary are următoarele responsabilităţi:

• Satisfacerea obiectivelor Fundaţiei clubului pentru anul următor

• Instruirea membrilor de club în legătură cu Fundaţia

• Încurajarea membrilor de club să participe la programele Fundaţiei şi să o sprijine financiar

• Comunicarea membrilor de club a obiectivelor Fundaţiei din district şi a identităţii mandatarilor Fundaţiei Rotary

• Asigurarea unei administrări adecvare a fondurilor Fundaţiei

Memento Rotary

Planif icaţ i în t run ir i ş i act iv i tă ţ i săptămânale cu respectarea ob ice iur i lor a ferente Luni i Fundaţie i Rotary (no iembr ie) , ale Luni i Înţe leger i i Internaţ iona le( februarie) şi ale Lunii Ştiinţei de Carte (martie).

Memento Rotary

Veţi identifica informaţii suplimentare referitoare la comitetul Fundaţiei Rotary în Manualul Comitetului

Fundaţiei de Club Rotary

FUNDAŢIA ROTARY 89

Suport districtual pentru Fundaţia Rotary

Membrii comitetului Fundaţiei Rotary districtuale pot asigura îndrumare despre Fundaţia Rotary şi pot pune clubul în contact cu alte cluburi Rotary care lucrează în proiecte similare. Contactaţi preşedintele comitetului Fundaţiei Rotary în legătură cu anumite întrebări pe care le aveţi referitoare la Fundaţia Rotary.

Informaţii referitoare la modalităţile multiple prin care clubul dumneavoastră poate participa la programele Fundaţiei Rotary pot fi identificate în Ghidul de referinţă rapidă a Fundaţiei Rotary.

Seminarul districtual al Fundaţiei Rotary

Scopul seminarului districtual al Fundaţiei Rotary este de a transmite tuturor Rotarienilor mesajul Fundaţiei Rotary de a obţine înţelegerea şi pacea mondială. Preşedinţii de Club, membrii comitetului Fundaţiei Clubului şi alţi Rotarieni interesaţi sunt încurajaţi să frecventeze să afle mai multe despre Fundaţie.

Programe ale Fundaţiei Rotary

Fundaţia Rotary are trei arii de programe principale:

• PolioPlus

• Programe educaţ ionale

• Fonduri umanitare

PolioPlus

Scopul programului PolioPlus este certificarea globală a eradicării poliomielitei. Este important ca Rotarienii din clubul dumneavoastră să fie informaţi permanent şi implicaţi până la obţinerea certificării.

Peste un milion de Rotarieni din întreaga lume au contribuit cu peste 800 de milioane dolari americani pentru PolioPlus. Suplimentar, Rotarienii constituie o reţea puternică de voluntari la nivel local, care asigură sprijin în cadrul clinicilor şi care mobilizează comunităţile lor în activităţi de imunizare sau alte activităţi de eradicare a poliomielitei. Programul PolioPlus permite cluburilor Rotary, districtelor şi Rotarienilor să asiste voluntar la atingerea obiectivului Rotary de o lume fără poliomielită.

Pentru recunoaşterea eforturilor Rotary de a eradica poliomielita şi a reţelei de voluntari extinse, Fundaţia Bill & Melinda Gates au acordat Fundaţiei Rotary fonduri în valoare totală de 355 de milioane USD. În schimb, Rotary şi-a asumat angajamentul de a colecta 200 milioane USD până la data de 30 iunie 2012. Împreună, Rotary International şi Fundaţia Gates vor asigura peste o jumătate de miliard USD pentru satisfacerea scopului nostru de a avea o lume fără poliomielită.


Clubul dumneavoastră poate contribui la satisfacerea obiectivului global de eradicare a poliomielitei prin derularea următoarelor activităţi:

• Conlucrarea cu oficiali locali din sistemul de sănătate pentru a menţine o cotă ridicată a imunizării împotriva poliomielitei şi a altor boli

• Contribuţie la PoliPlus, care va sprijini Rotary să colecteze cele 200 de milioane USD

• Organizarea unei acţiuni de colectare fonduri în cadrul clubului pentru a sprijini atingerea pragului de 200 de milioane USD vizat de Rotary

• Organizarea unui program săptămânal pe tema eradicării poliomielitei

• Informarea permanentă a membrilor de club şi implicarea acestora până când se obţine certificarea lumii fără poliomielită Programe educaţionale

Prin intermediul programelor sale educaţionale, Fundaţia Rotary contribuie la creşterea gradului de înţelegere internaţională prin crearea de oportunităţi pentru studenţi, educatori şi oameni de afaceri şi profesionişti să experimenteze altă cultură şi să dezvolte relaţii de lungă durată cu omologi din alte ţări. Programele educaţionale sprijină participanţii să afle necesităţile comunităţilor locale şi internaţionale şi oportunităţile disponibile prin intermediul Rotary prin care le pot rezolva. Programele educaţionale includ:

• Burse ambasadoriale

• Schimb de Studiu în grup (GSE)

• Camaraderii Rotary de Pace Internaţională

Pentru descrierea acestor programe, a se consulta foaia de lucru 17.

Rotarienii sunt implicaţi în selecţia, orientarea şi găzduirea participanţilor la programul educaţional. Clubul dumneavoastră se poate implica în programe educaţionale în multiple modalităţi:

• Invitaţi bursierii actuali şi pe cei anterior, Camarazii Păcii Internaţionale Rotary şi membrii echipei Schimbului de Studiu în Grup pentru a împărtăşi experienţa lor în clubul dumneavoastră.

• Nominalizaţi Bursieri Ambasadoriali, Camarazi ai Păcii Internaţionale Rotary sau membri ai echipei Schimbului de Studiu în Grup

• Publicaţi oportunitatea schimbului

• Găzduiţi şi fiţi consilieri de sponsorizare pentru participanţii la program.

Fonduri umanitare

Programul de fonduri umanitare distribuie fonduri cluburilor Rotary şi districtelor pentru a implementa proiectele umanitare. Următoarele fonduri sunt disponibile pentru satisfacerea diferitelor necesităţi de serviciu şi opţiuni de finanţare:

• Fonduri de contrapart idă

• Fonduri simplificate districtuale

Pentru descrierea Programului de Fonduri Umanitare a se consulta anexa 17.

Memento Rotary

Criteriile specifice de eligibilitate şi formularele de aplicare pentru fiecare fond umanitar şi program educaţional sunt disponibile prin intermediul Catalogului Ri la adresa www.rotary .org, sau pr in Comi te tu l d is t r ic tua l a l Fundaţ ie i Rotary .

FUNDAŢIA ROTARY 91

Administratorii Fundaţiei Rotary au stabilit următoarele standarde pentru orientarea programului:

• Fondurile ar trebui să satisfacă necesităţi umanitare cu scopul de a asigura dezvoltare sustenabilă

• Toate fondurile Fundaţiei Rotary necesită participare activă a Rotarienilor

• Fondurile ar trebui să sprijine dezvoltarea unor reţele Rotary mai puternice.

• Toate fondurile trebuie să fie secondate de un angajament de administrare a acestora.

În calitate de preşedinte de club, sunteţi responsabil pentru activităţile clubului finanţate prin Fundaţie. Conlucraţi cu comitetul Fundaţiei Rotary, comitetul districtual al Fundaţiei Rotary şi cu subcomitetul districtual pentru fonduri, pentru a vă asigura că clubul dumneavoastră raportează regulat cum sunt utilizate fondurile Fundaţiei pentru proiecte.

Absolvenţii Fundaţiei

Peste 110,000 persoane au primit recompense de program din partea Fundaţiei Rotary din 1947. Este important să menţineţi legătura cu foşti participanţi la programul Fundaţiei din zona dumneavoastră, întrucât aceştia sunt susţinători puternici ai Fundaţiei Rotary şi sunt potenţiali donatori. Absolvenţii pot, de asemenea, sprijini clubul dumneavoastră prin:

• Conectarea cluburilor Rotary din diferite ţări pentru proiecte de serviciu şi camaraderie

• Transmiterea în cadrul clubului şi pe canale media a modului în care experienţa lor în programul Fundaţiei Rotary le-a schimbat viaţa

• Promovarea oportunităţilor de program către omologii lor

• Consilierea cu privire la selecţia, orientarea şi găzduirea programelor

Contactaţi coordonatorul absolvenţilor Fundaţiei Rotary pentru regiunea dumneavoastră pentru a identifica modul de integrare a absolvenţilor Fundaţiei în activităţile de club.

Sprijin Financiar pentru Programele Fundaţiei

Programele Fundaţiei Rotary sunt constituite prin contribuţiile voluntare din partea Rotarienilor din întreaga lume. Când Rotarienii văd rezultatele extraordinare ale educaţiei, schimburilor culturale şi ale proiectelor umanitare, aceştia înţeleg de ce sprijinul financiar acordat Fundaţiei Rotary este vital pentru a transforma lumea într-un loc mai bun. Contribuţiile trimise Fundaţiei pot fi direcţionate către Fondul de Programe anuale, Fondului Permanent sau Fondului PolioPlus.

În calitate de preşedinte ales, veţi depune Formularul de Raportare a Scopului de Dezvoltare a Clubului Fundaţiei Rotary, pe care îl veţi primi la PETS.


Fondul Programelor Anuale — Pentru sprijinul zilei de astăzi

Fondul Programelor Anuale reprezintă principala sursă de sprijin a programelor Fundaţiei Rotary. Banii proveniţi din Fondul de Programe Anuale sun cheltuiţi anual pe programele Fundaţiei,

precum Schimbul de Studiu în Grup, Bursieri Ambasadoriali, Fonduri districtuale simplificate şi Fonduri de Contrapartidă. Rotarienii sunt încurajaţi să contribuie financiar anual la Fundaţia Rotary. Iniţiativa Fiecare Rotarian, Fiecare An, destinată să încurajeze contribuţia financiară anuală per individ de 100 USD sau mai mult, sprijină programele vitale ale Fundaţiei. Pentru a sprijini efortul Fiecare Rotarian, Fiecare An, dumneavoastră ar trebui să: • Donaţi contribuţia dumneavoastră către Fundaţie la începutul anului Rotary. • Încurajaţi şi solicitaţi fiecărui membru de club să dăruiască ceva în fiecare an. • Informaţi membrii despre cum sprijină contribuţiile lor la Fondul de Programe Anuale programele Fundaţiei care fac bine în lume.

• Recunoaşteţi Rotarienii care sprijină Fundaţia Rotary.

Fondul Permanent — Pentru a asigura ziua de mâine

Fondul permanent este înzestrarea Rotary. Suma de bază nu este niciodată cheltuită, iar o parte a câştigurilor este direcţionată către programele Fundaţiei. Donaţiile la Fondul Permanent pot consta în cadouri directe, documente de valoare, moşteniri sau contracte de venit pe viaţă. Numeroşi Rotarieni direcţionează cadouri substanţiale către

Fondul permanent. În cazul în care cunoaşteţi un membru de club care are capacitatea de a face cadouri mari Fundaţiei Rotary, vă rugăm contactaţi coordonatorul regional al Fundaţiei Rotary care deserveşte zona dumneavoastră.

Fondul PolioPlus

Fondul PolioPlus sprijină eforturile Rotary de a eradica poliomielita, incluzând Zilele de Imunizare Naţională şi activităţile de supraveghere. Donaţiile la Fondul PolioPlus sprijină colectarea celor 200 de milioane USD asumate de Rotary. Cluburile sunt încurajate să organizeze evenimente speciale comunitare de colectare de fonduri pentru a alimenta partea care le revine. Districtele Rotary pot, de

asemenea, directa alocaţii districtuale destinate Fondului pentru a contribui la colectarea sumei de 200 de milioane USD.

Fondul SHARE şi cel destinat districtului

Prin sistemul SHARE, contribuţiile la Fundaţia Rotary sunt transformate în Burse Ambasadoriale, Fonduri de Contrapartidă, Schimburi de Studiu în Grup şi alte programe ale Fundaţiei, premii şi activităţi. Prin SHARE, Mandatarii Fundaţiei implică Rotarienii din întreaga lume în procesul de adoptare a deciziei pentru programele Fundaţiei de finanţare. Nicio altă fundaţie nu acordă donatorilor săi libertatea de a decide cum vor fi cheltuite contribuţiile.

La finalul fiecărui an Rotary, contribuţiile la Fondul de Programe Anuale provenite din toate cluburile Rotary dintr-un district sunt împărţite în două fonduri:

• 50 de procente sunt creditate Fondului Internaţional

• 50 de procente sunt creditate Fondului Destinat Districtului (DDF)

Memento Rotary

Căutaţi pe adresa www.rotary.org pentru a identif ica coordonatorul regional al Fundaţiei Rotary care deserveşte zona dumneavoastră.

FUNDAŢIA ROTARY 93

Fundaţia utilizează partea Fondului Internaţional pentru a achita programele din întreaga lume disponibile pentru toate districtele Rotary, precum Schimbul de Studiu în Grup, Fondurile de Contrapartidă şi Fondurile 3-H. Districtul dumneavoastră utilizează partea DDF pentru a finanţa programele Fundaţiei la alegerea sa.

Ciclul unic de finanţare a Fundaţiei Rotary utilizează contribuţii pentru programe la trei ani după ce sunt recepţionate. Ciclul de trei ani acordă timp districtelor pentru a planifica programe şi a selecta participanţi şi permite Fundaţiei să investească aceste contribuţii. Câştigurile provenite din aceste investiţii sunt utilizate pentru plata administrării generale şi pentru cheltuielile de extindere a fondului.

Comitetul Fundaţiei Rotary districtuale este responsabil pentru a decide cum să fie utilizat Fondul Destinat Districtului disponibil la nivel districtual, în consultare cu cluburile din district. Contactaţi preşedintele comitetului districtual al Fundaţiei Rotary pentru a afla cum planifică districtul să utilizeze Fondul Destinat Districtului.

Gestionarea corectă

Toate fondurile trebuie să fie însoţite de un angajament de gestionare adecvată, care reflectă Testul celor Patru-Posibilităţi şi supraveghere fiscală responsabilă. Gestiunea include:

• Planificarea detaliată a proiectului

• Accesarea aplicaţ iilor complete şi adecvate cu documentaţie

• Orientarea implicării Rotariene în implementarea proiectului

• Transparenţă în toate tranzacţiile financiare

• Raportarea în manieră eficientă şi efectivă

Pentru informaţii suplimentare despre cele mai bune practici de management financiar, a se consulta foaia de lucru 8.

Recunoaşterea contribuţiei

Recunoaşterea sinceră a cadoului unui donator este primul pas spre sprijin financiar suplimentar. Fundaţia Rotary prezintă recunoaştere donatorilor ca semn de apreciere a contribuţiilor financiare sau a angajamentelor pentru contribuţii viitoare.

Recunoaşterea Indivizilor

• Membru de susţinere al Fundaţiei Rotary

• Recunoaşterea Camaradul Paul Harris

• Camaradul Paul Harris Multiplu

• Memorial Camaradul Paul Harris

• Certificat Memorial Paul Harris

• Donator major

• Societatea Arch C. Klumph • Binefăcător

• Drapelul recunoaşterii Fondului de Programe Anuale


• Societatea Moştenirii Fundaţiei Rotary Certificat de Apreciere (disponibil, de asemenea, pentru corporaţii)

Recunoaştere pentru Cluburi

• Drapelul de club al Membrului Susţinător al Fundaţiei Rotary 100% (conferit anual)

• Drapelul Fiecare Rotarian, Fiecare an (conferit anual)

• Drapelul de club pentru Fondul Programelor Anuale situat în clasamentul Top Three (per district; conferit anual)

• Drapelul de Club Camaradul Paul Harris 100% (la solicitare)

Planul viziunii viitoare

Mandatarii Fundaţiei Rotary au adoptat Planul viziunii viitoare, o abordare de perspectivă, strategică pentru a complini misiunea Fundaţiei care va continua transformarea şi progresul său. În baza feedback-ului oferit de o gamă variată de Rotarieni, Mandatarii Fundaţiei au elaborat Planul viziunii viitoare, destinat să:

• Simplifice programele şi procesele Fundaţiei în concordanţă cu misiunea

• Conveargă eforturile de serviciu Rotarian spre ţinta în care vor avea cel mai mare impact prin rezolvarea necesităţilor majore ale lumii relevante pentru Rotarieni

• Ofere opţiuni de program pentru atingerea scopurilor globale şi locale

• Crească simţul proprietăţii la nivel districtual şi de club prin transferarea mai multor decizii districtelor

Structura Fondurilor

Conform structurii fondurilor noi, Fundaţia va asigura două tipuri de fonduri:

•••• Fondurile Districtuale ale Fundaţiei Rotary — fonduri bloc destinate districtelor pentru a sprijini proiectele de anvergură redusă, local şi internaţional. Districtele pot utiliza până la 50 de procente din Fondul Destinat Districtului (DDF) pentru aceste fonduri întru-un anume an Rotary şi administra fondul fără implicarea Fundaţiei.

•••• Fondurile Globale ale Fundaţiei Rotary – fonduri care sprijină proiecte de anvergură ridicată cu rezultate sustenabile, de impact major într-una dintre cele şase zone de interes:

•••• Pace şi prevenire/dizolvare a conflictului

•••• Prevenirea şi tratamentul Maladiilor

•••• Apă şi salubrizare − Sănătatea maternală şi infantilă

− Educaţia de bază şi ştiinţa de carte

− Dezvoltarea economică şi a comunităţii

Cluburile şi districtele fie îşi pot crea propriul proiect global de fonduri în zone de interes, fie pot alege să conlucreze în fonduri oferite de Fundaţia Rotary împreună cu partenerii săi strategici.

Memento Rotary

Pentru detalii referitoare la recunoaşterea Fundaţiei Rotary, a se vedea Broşura Recunoaşterii Donatorului.

FUNDAŢIA ROTARY 95

Proiectele de fonduri globale elaborate de club şi district sunt fondate de sponsori şi de un premiu de contrapartidă al Fondului Internaţional. Fondurile globale comune sunt dezvoltate de Fundaţie şi partenerii săi strategici. Fondul Internaţional şi partenerul strategic asigură 100% din finanţare, iar Rotarienii implementează proiectul de fond.

Implementare

Planul viziunii viitoare va fi implementat în etape până la implementarea sa finală în 2013-14. Districtele reprezentative selectate vor participa la Pilotul Viziunii Viitoare care va rula în 2010-13. Pilotul va avea următoarele termene:

•••• 2010-11: iniţierea acordării de fonduri districtelor pilot. Aproximativ 100 de districte vor participa în pilotul de trei ani.

•••• 2011-12: Continuarea acordării de fonduri districtelor pilot. Iniţierea sistării succesive a programelor curente ale Fundaţiei.

•••• 2012-13: Continuarea acordării de fonduri districtelor pilot. Iniţierea ajustării modelului de fond în baza feedback-ului districtului pilot. Calificarea şi instruirea tuturor districtelor.

•••• 2013-14: Iniţierea acordării de noi fonduri la nivel internaţional şi sistarea succesivă a programelor Fundaţiei care au mai rămas.

Resurse


Următoarele resurse sunt disponibile pentru a sprijini clubul să atingă scopurile Fundaţiei:

Resurse umane

• Comitetul districtual al Fundaţiei Rotary – responsabil de supravegherea tuturor activităţilor Fundaţiei Rotary din districtul dumneavoastră.

• Comitele PolioPlus – Servesc ca şi consilieri internaţionali, regionali, naţionali şi locali pentru participarea Rotary la efortul de eradicare a poliomielitei.

• Coordonatorii regionali ai Fundaţiei Rotary (RRFC) – Rotarieni numiţi să sprijine districtele şi cluburile sub toate aspectele Fundaţiei Rotary.

− Coordonatorii asistenţi regionali ai Fundaţiei Rotary – asistă coordonatorii regionali ai Fundaţiei Rotary, ai districtelor şi cluburilor în donaţiile anuale, cadourile majore şi participarea la program.

Memento Rotary

Pentru întrebări referitoare la Planul viziunii viitoare, tr imiteţi un e-mail la adresa newgrantspilot@rotary .org sau accesaţi www.rotary .org/futurevision.

Ghidul de Referinţă Rapidă al Fundaţiei Rotary (219-EN) —Prezentare detaliată a programelor şi serviciilor Fundaţiei Rotary.


Coordonatorii absolvenţilor Fundaţiei Rotary (RFAC) – Asistă RRFC, clubul şi districtele să reconecteze absolvenţii cu programul Fundaţiei şi să îi implice în activităţile Fundaţie Rotary.

− Coordonatori zonali pentru colectarea de fonduri – asistă RRFC, districtele şi clubul în colectarea de fonduri pentru Fondul PolioPlus şi contribuie la dezideratul Rotary de a colecta 200 de milioane USD.

• Personalul Fundaţiei Rotary de la sediile internaţionale ale RI sau de la biroul dumneavoastră internaţional – membrii de personal dedicaţi sprijinirii Rotarienilor, cluburilor şi districtelor implicate în programele Fundaţiei Rotary şi de dezvoltare a fondului.

• Centrul de contact al Fundaţiei Rotary - personalul Fundaţiei disponibil pentru a răspunde întrebărilor referitoare la Fundaţia Rotary la e-mail [email protected] sau numai în America de Nord, la 1-866-976-8279 (fără taxă).

Resurse informaţionale

• Manualul Comitetului Fundaţiei Clubului Rotary (226E-EN) — Prezentarea rolului şi a responsabilităţilor comitetului, precum şi a resurselor disponibile.

• Broşura de Recunoaştere a Donatorului (189-MU) — Broşură în multiple limbi în care sunt detaliate toate formularele disponibile ale Fundaţiei pentru recunoaşterea donatorului.

• Eradicaţi Poliomielita acum – buletin informativ bilunar care furnizează informaţii actualizate despre statutul eradicării globale a poliomielitei şi despre colectarea celor 200 de milioane USD.

• Ghidul de Succes al Clubului Fiecare Rotarian, Fiecare An (958-EN) — Broşuri, abţibilduri şi instrucţiuni pentru a sprijini cluburile Rotary în promovarea participării la program şi a contribuţiilor la Fondul Anual de Programe.

• Manualul Politicii de Acceptare a Darului (numai în variantă electronică, pe Web) – Prezentare a tipurilor de daruri acceptate de Fundaţia Rotary, incluzând daruri pentru Fondul Permanent.

• Secţiunea Fundaţiei Rotary a Ghidului de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente (anexa I) – Instrument de evaluare a Clubului şi de fixare a scopurilor utilizate pentru planificarea obiectivelor Fundaţiei clubului Rotary.

• Broşura PolioPLus (323-EN) – Actualizare a efortului de eradicare globală a poliomielitei, incluzând evoluţii şi statistici recente şi o descriere a contribuţiilor Rotary şi a partenerilor săi majori, precum şi a sarcinilor de colectare de fonduri necesare pentru a eradica în totalitate poliomielita.

• Broşura Provocării de 200 milioane USD a Rotary (986-EN) – informează rotarienii şi susţinătorii non-rotarieni despre angajamentul asumat de Rotary pentru a eradica poliomielita şi încurajează sprijinul obiectivului Rotary de a colecta fonduri.

• Fapte ale Fundaţiei Rotary (159-EN) — Broşură de buzunar cu statistici recente referitoare la Fundaţie.

• Raportul Rotary International şi Raportul Anual al Fundaţiei Rotary (187-EN) – Rezultatele cifrelor financiare la sfârşit de an şi ale programelor semnificative

• www.rotary.org — Secţiunea Fundaţiei Rotary de administrare a clubului ce include informaţii precum raportul anual al Fundaţiei Rotary, obiectivele Fundaţiei şi informaţii despre program.

FUNDAŢIA ROTARY 97

Resurse financiare

• Fonduri provenite de la donatori individuali sau oameni de afaceri locali

• Fonduri ale Fundaţiei Rotary


Luaţi în considerare aceste întrebări în pregătirea pentru seminarul de instruire ca preşedinte ales.

În ce program al Fundaţiei Rotary este clubul dumneavoastră implicat în prezent?

De ce ar trebui clubul dumneavoastră să sprijine financiar Fondul Anual de Programe şi Fondul Permanent?

Cum se implică districtul dumneavoastră cu Fundaţia Rotary?


Cum puteţi determina comunitatea să sprijine Rotary în acţiunea de colectare a 200 de milioane USD?

Ce strategii de promovare a Fundaţiei Rotary (în participarea la program şi în finanţare) au dat rezultate pentru clubul dumneavoastră?

FUNDAŢIA ROTARY 99

Pentru PETS


Am învăţat . . .

Voi . . .

Fundaţia Rotary Contacte

Districtele Nonpilot Pentru PETS


Foaie de lucru 17: Programele Fundaţiei Rotary Revizuiţi informaţiile despre fiecare program al Fundaţiei Rotary. Discutaţi întrebările de sub fiecare arie de progam în cadrul grupului dumneavoastră. POLIOPLUS

Fonduri PolioPlus Sprijină activităţile de imunizare ale Rotary International şi ale altor parteneri majori ai Iniţiativei de Eradicare Globală a Poliomielitei (Organizaţia Mondială a Sănătăţii, UNICEF şi Centrele SUA pentru Controlul şi Prevenirea Maladiilor) prin informarea permanentă a Rotarienilor în legătură cu progresul, publicitatea adecvată în mass-media, sprijinul voluntarilor pe durata Zilelor de Imunizare Naţională şi prin asigurarea resurselor necesare pentru regiunile polio-endemice sau aflate în risc.

1. În cazul în care clubul dumneavoastră nu a sprijinit niciodată PolioPlus, ce puteţi face pentru a afla despre program?

2. Cum veţi ridica gradul de conştientizare a necesităţii de eradicare a poliomielitei în cadrul clubului dumneavoastră şi al comunităţii?

3. Care va fi scopul dumneavoastră pentru PolioPlus în acest an?

Districtele Nonpilot Pentru PETS

FUNDAŢIA ROTARY 101

PROGRAME EDUCAŢIONALE

Oferă burse şcolare pentru studenţi şi absolvenţi precum şi pentru profesioniştii calificaţi care urmează studii vocaţionale, pentru a servi peste hotare ca ambasadori de bunăvoinţă pentru a îmbunătăţi înţelegerea internaţională

Asigură oportunităţi de schimb cultural şi vocaţional pentru tinerii profesionişti cu vârsta între 25-40 de ani, la început de carieră. Programul asigură fonduri de călătorie pentru schimbul de vizite în zone similare din diferite ţări.

Camaraderia Păcii Internaţionale Rotary

Permite camarazilor să studieze la unul dintre Centrele Rotary pentru Studii Internaţionale de pace şi dizolvarea conflictului pentru a obţine grade academice în dizolvarea conflictului, studii de pace, relaţii internaţionale şi domenii conexe. Camarazii pot opta pentru a obţine un certificat de dezvoltare profesională printr-un program de trei luni în cadrul Universităţii Chulalongkorn din Bangkok, Tailanda.

1. Cum veţi recruta aplicanţi calificaţi din comunitatea dumneavoastră?

2. Care este procesul din clubul dumneavoastră pentru evaluarea aplicanţilor pentru un program?

3. Cum veţi implica foşti şi actuali participanţi, odată ce se întorc? Cum ţine clubul dumneavoastră evidenţa absolvenţilor programului educaţional?

4. Ce scopuri veţi avea pentru anul următor pentru programele educaţionale?

Burse ambasadoriale

Schimb de Studiu în Grup (GSE)

Districte Nonpilot Pentru PETS


Fonduri în contrapartidă

PROGRAME DE FONDURI UMANITARE

Asigură contrapartida contribuţiilor adunate de cluburile Rotary şi districtele pentru proiectele de serviciu umanitar internaţional, prin implicarea cluburilor şi a districtelor din două sau mai multe ţări. Permite districtelor Rotary să sprijine proiectele pe termen scurt umanitare care aduc beneficii comunităţii. Districtele pot solicita până la 20% din Fondul Destinat Districtului pentru un fond per an Rotary pentru a sprijini proiectele locale şi internaţionale.

1. Cum veţi obţine acordul general când veţi lua decizia referitoare la un proiect de club?

2. Cum veţi colecta fonduri pentru a participa la programul de fonduri umanitare?

3. Cum veţi promova proiectul în cadrul comunităţii (internaţional şi local)?

4. Cum veţi evalua proiectul?

Fondurile simplificate districtuale

RELAŢII PUBLICE 103

Relaţii Publice

Relaţiile publice sunt esenţiale pentru viitorul Rotary. Informează comunităţile din întreaga lume că Rotary este o organizaţie credibilă care satisface necesităţi reale. De asemenea, motivează Rotarienii să fie membri activi în clubul lor şi în district. Fiecare club Rotary ar trebui să elaboreze şi să pună în aplicare un plan de succes pentru relaţiile publice pentru a fi eficiente în cadrul comunităţii. Planul poate lua multiple forme, de la promovarea unui student Youth Exchange aflat în vizită în buletinul informativ al clubului la publicitatea în mass-media a unui proiect de club interesant.

Responsabilităţi În calitate de preşedinte ales, aveţi următoarele responsabilităţi pe linie de relaţii publice: • Desemnarea şi întâlnirea cu comitetul de relaţii publice • Revizuirea iniţiativelor actuale ale clubului pe linie de relaţii publice, utilizând Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente (anexa I) • Fixarea scopurilor pe linia relaţiilor publice, utilizând Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente

• Să vă asiguraţi de faptul că clubul dumneavoastră planifică proiecte şi activităţi care vor atrage, în mod pozitiv, atenţia media

În calitate de preşedinte, aveţi următoarele responsabilităţi pe linie de relaţii publice:

• Să îndepliniţi calitatea de purtător de cuvânt, când lucraţi cu mass-media sau să identificaţi un camarad din cadrul clubului pentru a fi purtător de cuvânt.

C A P I T O L U L 7


• Actualizarea regulată a informaţiilor transmise către lideri în afaceri şi civici, tineri şi alte organizaţii referitoare la misiunea Rotary şi la eforturile comunităţii clubului

• Asigurarea de faptul că fiecare membru de club este pe deplin informat despre istoria Rotary, Obiectul Rotary şi programul şi activităţile Rotary

• Cultivarea relaţiilor cu reprezentanţii media locali

• Încurajarea membrilor de club de a căuta oportunităţi pentru a spori scopurile şi rezultatele clubului Rotary prin contacte personale, de afaceri şi profesionale

• Mediatizarea proiectelor de serviciu de succes şi a altor activităţi care ilustrează misiunea şi rezultatele Rotary

Beneficiind de relaţii eficiente cu publicul, clubul dumneavoastră va fi capabil să:

• Obţină sprijin şi resurse pentru proiecte

• Construiască legături cu alte organizaţii ale comunităţii

• Atragă membri calificaţi

• Recunoască membri Rotary pentru contribuţia adusă comunităţii

• Corecteze concepţiile eronate ale comunităţii în legătură cu clubul dumneavoastră şi cu Rotary

Comitetul clubului pentru Relaţiile cu Publicul

Comitetul de relaţii cu publicul ar trebui să dezvolte şi să execute un plan pentru a informa publicul în legătură cu Rotary şi pentru a promova proiectele de serviciu şi activităţile clubului. În calitate de principal purtător de cuvânt pentru club, veţi sprijini implementarea şi evaluarea continuă a planului de relaţii cu publicul.

Includeţi comitetul de relaţii cu publicul într-unul dintre cele cinci comitete de bază ale clubului. Clubul dumneavoastră poate amenda Regulamentul intern pentru a reflecta responsabilităţile specifice ale acestui comitet, adăugând subcomitete dacă este necesar.

Când numiţi comitetul de relaţii cu publicul, selectaţi Rotarienii care se exprimă clar şi în cunoştinţă de cauză în legătură cu Rotary International şi clubul dumneavoastră. Selectaţi un preşedinte de comitet care are relaţii profesionale cu publicul sau experienţă cu mass-media şi este familiarizat să lucreze cu mass-media locale.

Comitetul de relaţii publice al clubului are următoarele responsabilităţi:

• Satisfacerea obiectivelor pe linia relaţiilor cu publicul pentru următorul an (a se consulta secţiunea Relaţii cu Publicul a Ghidului de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente)

• Familiarizarea cu resursele RI

• Creşterea conştientizării activităţilor de club între membri de club, mass-media şi publicul general

• Îmbunătăţirea proiectelor şi activităţilor pentru a le creşte atractivitatea în faţa mass-media

• Sprijinirea creării unei imagini publice care să conducă la dezvoltarea comunităţii

Memento Rotary

Planif icaţ i întrunir i ş i act iv i tăţ i săptămânale cu respectarea Lunii Conşt ientizăr i i Rotary (ianuarie).

MementoRotary

Veţi identifica informaţii suplimentare referitoare la comitetul pentru relaţii publice în Manualul Comitetului Clubului pentru Relaţii

Publice.


Componente ale Relaţiilor Publice

Relaţiile publice eficiente necesită timp, efort şi planificare. Înainte de începerea anului Rotary, solicitaţi comitetului pentru relaţii publice să dezvolte proiectele şi activităţile ce vor fi promovate.

Audienţa

Asigurarea unei imagini pozitive a clubului Rotary în cadrul comunităţii necesită constituirea de relaţii publice pentru categorii de public diferite. Aceste categorii de public pot include:

• Televiziune, radio, tipografie şi jurnalişti şi reporteri Internet

• Oficiali guvernamentali locali

• Lideri ai lumii de afaceri

• Lideri civici

• Organizaţii comunitare

• Persoane direct afectate de proiectele de serviciu Rotary • Studenţi şi educatori • Jurnalişt i specializaţ i sau reporteri care acoperă o temă specifică , precum educaţ ie şi sănătate

Mass-Media

Mass-media este un termen larg care poate include staţii de televiziune, cotidiene, servicii de telegrafie internaţională, Internet şi publicaţiile altor organizaţii şi instituţii. Tipuri adiţionale de mass-media includ:

• Reviste locale şi staţii radio

• Aviziere şi alte spaţii publice mass-media, incluzând afişe la staţiile de autobuz şi tren

• Publicaţii comerciale

• Staţ i i de cablu cu acces public • Emisiuni radio referitoare la aspecte publice şi talk-show-uri radio

• Buletine informative corporative sau ale organizaţiei comunităţii

• Mass-media online, incluzând bloguri, video, podcasturi şi site-uri pentru reţele de socializare

Există o competiţie imensă pentru timpul şi spaţiu media, prin urmare este important ca clubul dumneavoastră să fie creativ şi să ia în calcul toate tipurile de mass-media.

Difuzarea de ştiri

O difuzare de ştiri reprezintă cea mai răspândită metodă de a transmite informaţii către mass-media. Poate alerta mass-media în legătură cu un eveniment şi poate constitui baza unei poveşti de ştire. O difuzare de ştiri bună răspunde la întrebările cine, ce, când, unde, de ce şi cum. Asiguraţi-vă că difuzarea este obiectivă şi concisă.

Când lansaţi o difuzare de ştiri, luaţi în calcul următoarele sfaturi:

• Trimiteţi difuzarea respectivă mai degrabă în corpul unui mesaj e-mail, decât în ataşament. Filtrele spam marchează frecvent e-mail-urile cu ataşamente, astfel încât mesajul dumneavoastră riscă să nu fie trimis.


• Decât să scrieţi în câmpul subiect „Difuzare de Ştiri”, mai bine comunicaţi despre ce este vorba în ştire.

• Luaţi-vă timpul necesar pentru a identifica persoana de contact adecvată şi trimiteţi difuzarea dumneavoastră imediat pe mail unui reporter, decât unei adrese de e-mail generale.

Foile volante

O foaie volantă furnizează informaţii de bază despre Rotary, istoria sa, obiectivele şi natura proiectelor. Printre Rotarieni, foile volante sunt utilizate pentru a educa membrii noi şi potenţiali; în exteriorul Rotary, acestea furnizează mass-media informaţiile contextuale, sporesc gradul de conştientizare publică şi informează publicul general în legătură cu activităţile Rotary. Căutaţi foaia volantă PR la adresa www.rotary.org.

Activităţi şi Evenimente de Club pretabile pentru difuzare în mass-media

Următoarele activităţi de club şi evenimente ar putea interesa mass-media:

• Proiecte de serviciu care satisfac o necesitate a comunităţii sau ilustrează o tendinţă mai amplă a ştirilor

• Proiecte de serviciu internaţionale sprijinite de către clubul dumneavoastră sau de către un voluntar local al clubului

• Proiecte care implică un tânăr local sau un membru proeminent al comunităţii

• Un vorbitor notabil sau proeminent în cadru unei întruniri a clubului

• Prezentarea de către participanţii la programul RI sau al Fundaţiei Rotary despre experienţele în alte culturi

• Activităţi Interact sau Rotaract

• Aniversări ale programelor cluburilor locale

• Povestiri cu un element vizual puternic

Modalităţi suplimentare pentru a creşte gradul de conştientizare al comunităţii în legătură cu clubul dumneavoastră includ:

• Sponsorizarea evenimentelor speciale, precum maratoanele, eforturile de reciclare sau acţiunile de colectare de fonduri

• Crearea de expoziţii şi prezentări care pot fi postate prin intermediul comunităţii

• Publicitatea în cotidiene şi reviste, pe aviziere sau autobuze sau în centre de transport aerian şi feroviar

• Construirea unui raport cu personalul de relaţii cu publicul sau alte organizaţii

• Încurajarea rotarienilor să poarte insignele de rever Rotary

• Postarea de informaţii despre Rotary pe un forum online, calendar al comunităţii sau pe un alt Web site al altei organizaţii

Memento Rotary

Informaţii suplimentare cu privire la iniţierea unui program de relaţ ii cu publicul pot fi identif icate în Relaţii cu publicul eficiente: Ghid pentru Cluburile Rotary la adresa www.rotary.org.


Răspunzând la întrebările referitoare la Rotary

În calitate de purtător de cuvânt pentru clubul dumneavoastră Rotary vă veţi adresa şi veţi discuta cu public non-Rotary, incluzând mass-media, în cadrul evenimentelor de proiect şi dedicaţiilor, vizitelor de club şi altor ocazii. Conlucraţi îndeaproape cu comitetul de relaţii publice pentru a elabora declaraţii concise prin care să prezentaţi Rotary şi clubul dumneavoastră în mass-media.

Fiţi pregătit să răspundeţi fiecărei întrebări în nu mai mult de 25 de cuvinte:

• Ce este Rotary? • Cine sunt Rotarienii?

• Cu ce se ocupă Rotary?

Răspunsurile efective la aceste întrebări ar trebui să fie pozitive, factuale, specifice şi scurte. Pentru o listă a mesajelor cheie Rotary, a se consulta anexa H.

Resurse


Următoarele resurse sunt disponibile pentru a sprijini eforturile pe linia relaţiilor publice:

Resurse umane

• Guvernatorul asistent — Desemnat de guvernatorul districtual pentru a sprijini cluburile să opereze eficient şi să îşi atingă scopurile

• Comitetul pentru relaţii publice districtuale - responsabil pentru supravegherea tuturor activităţilor pe linia relaţiilor publice din districtul dumneavoastră.

• Divizia de Relaţii cu Publicul de la Sediile Internaţionale ale RI – membrii personalului dedicaţi asistării cluburilor, districtelor şi ale RI în eforturile acestora pe linia de relaţii cu publicul.

• Reprezentantul clubului şi al Suportului districtual – membru al personalului de la Sediile şi Birourile Internaţionale ale RI care pot răspunde la întrebări administrative şi directa alte investigaţii către personalul adecvat al RI şi al Fundaţiei.

Resursele informaţionale

• Manualul Comitetului de Club pentru Relaţiile cu Publicul - asigură o prezentare a comitetului pentru relaţiile cu publicul şi a responsabilităţilor, precum şi a resurselor disponibile, îndatoririlor de comitet specifice şi a altor informaţii relevante.

Memento Rotary

Guvernatorul dumneavoastră, guvernatorul asistent sau preşedintele districtual pe linie de relaţii cu publicul sunt disponibili pentru acordarea de sfaturi şi asistenţă pentru cluburi, cu scopul prevenirii sau rezolvării problemelor pe linie de relaţii locale cu publicul. Consultaţi Ghidul pentru Criza Media pentru consiliere despre cum să gestionaţi publicitatea negativă.

Relaţii publice eficiente: Ghid pentru Cluburile Rotary (257-EN) —Instrumente şi sfaturi pentru promovarea activităţilor pentru atragerea atenţiei pozitive din partea comunităţii şi a noilor membri.


• Materiale referitoare la campania Umanitatea în Mişcare – Instrumente de relaţii publice care includ televiziunea, radioul, tipografia, Internetul şi anunţurile serviciului public pe aviziere care vizează eforturile Rotariene de abordare a problemelor critice ale comunităţii, incluzând eradicarea poliomielitei, pacea şi comunitatea.

• Manual pentru Criza Media (515-EN) — Sprijină cluburile Rotary şi districtele să gestioneze eficient ştirile media, când evenimente neaşteptate determină întrebări din partea reporterilor.

• Ghid de Planificare a Cluburilor Rotary Eficiente (anexa I) – instrumente de evaluare a clubului şi de fixare a obiectivelor utilizat pentru a planifica obiectivele pe linie de relaţii cu publicul.

• Ghidul Identităţii Vizuale a RI (547-EN) — referinţă pentru proiectul de publicaţie la toate nivelurile Rotary; include informaţii despre utilizarea adecvată a emblemei şi a culorilor Rotary, elemente de publicaţie bună, tipografie, grafice şi fotografii.

• Pachetul Faptelor Rotary (numai în format electronic pe Web) – Foi volante Rotary pentru a sprijini eforturile clubului pe linia de relaţii cu publicul.

• Imagini Rotary (disponibil numai în format electronic pe Web) – Baza de date a proiectului Rotary şi a fotografiilor de eveniment realizate de fotografii RI.

• Sfaturi PR Rotary (disponibil numai în format electronic pe Web) – buletin informativ bilunar în limba engleză, numai în format electronic care oferă idei inovatoare pentru cluburi şi districte pentru a promova Rotary în cadrul comunităţii. Înscrieri gratuite disponibile la adresa www.rotary.org /buletine informative.

• RVM: Revista Video Rotariană – Cuprinde o colecţie de poveşti care consemnează rezultatele şi proiectele internaţionale Rotariene.

• Acesta este Rotary (001-EN) —Broşură ilustrată colorată care asigură o prezentare scurtă a Rotary pentru Rotarienii potenţiali şi pentru public.

• Ce este Rotary? (419-EN) — Card de dimensiunea unui portofel care răspunde frecvent la întrebările în legătură cu Rotary.

• www.rotary.org — Secţiunea de relaţii cu publicul de administrare a clubului ce include informaţii despre modalitatea de lucru cu media, promovarea Rotary şi materiale ale campaniei Umanitatea în Mişcare.


Luaţi în calcul aceste întrebări în procesul de pregătire pentru seminarul de instruire ca preşedinte ales..

Care este rolul dumneavoastră în relaţiile publice ale clubului?


Ce tipuri de media sunt în zona dumneavoastră?

Ce activităţi pot atrage atenţia pozitivă a mass-media pentru clubul dumneavoastră?

Cum vă puteţi pregăti pentru a acţiona în calitate de purtător de cuvânt al clubului?


Anexa H: Mesaje Rotary esenţiale Aceste mesaje Rotary esenţiale pot fi incluse în materialele pentru relaţiile publice sau în cuvântările publice.

Rotary este una dintre cele mai mari şi mai influente organizaţii de serviciu umanitar internaţional din lume.

• Cele 1.2 milioane de membri din lumea întreagă fac parte din peste 33,000 cluburi Rotary din peste 200 de ţări şi zone geografice.

• În calitate de voluntari, membrii Rotary deservesc necesităţile comunităţilor din întreaga lume din 1905.

Rotary reprezintă o reţea globală de lideri în afaceri, profesionişti şi ai comunităţii.

• Prin serviciul de voluntariat, bărbaţii şi femeile clubului Rotary clădesc prietenii şi extind cercul de cunoştinţe de afaceri, profesionale şi comunitare.

• Participarea la proiectele de serviciu internaţional permite membrilor Rotary să ia contact cu persoane din întreaga lume şi să promoveze înţelegerea inter-culturală.

Rotary promovează pacea şi înţelegerea internaţională prin programele sale educaţionale şi umanitare.

• Rotary sponsorizează cel mai mare program de burse internaţionale de provenienţă privată. Din anul 1947, Rotary a contribuit cu aproximativ 500 milioane de USD pentru a finanţa 38.000 de studenţi din 100 de ţări. Aceşti ambasadori culturali şi-au utilizat deprinderile pe care le-au dobândit prin studiile externe pentru a sprijini comunitatea de provenienţă.

• Cluburile Rotary promovează pacea prin iniţierea a mii de proiecte umanitare în fiecare an care abordează cauze esenţiale ale instabilităţii sociale şi ale conflictului – precum foametea, sărăcia, boala şi analfabetismul.

• Scopul esenţial filantropic al Rotary este de a eradica poliomielita din întreaga lume.

• Din anul 1985, membrii Rotary şi-au donat timpul şi banii pentru a sprijini imunizarea a peste două miliarde de copii din 122 de ţări.

• Până astăzi, Rotary a contribuit cu 800 de milioane USD şi nenumărate ore de voluntariat pentru a lupta împotriva bolii.

• În 2007 şi 2009, Fundaţia Bill & Melinda Gates a acordat Fundaţiei Rotary fonduri în valoare totală de 355 milioane USD. În schimb, Rotary şi-a asumat angajamentul de a colecta 200 milioane USD până la data de 30 iunie 2012.

Acesta este un timp interesant, deşi provocator. Rotary şi partenerii săi au redus cazurile de poliomielită cu 99% în întreaga lume

• În 2007, au fost raportate 1.315 de cazuri de poliomielită, în comparaţie cu 350.000 de cazuri în 1988.

• Poliomielita încă ameninţă copiii din părţile Africii sau ale Asiei de Sud.

• Poliomielita rămâne endemică în numai patru ţări: Afganistan, India, Nigeria şi Pakistan.

Pentru PETS



Am învăţat . . .

Voi . . .

Relaţii publice Contacte

Pentru PETS


Foaie de lucru 19: Studiu de caz pe linia Relaţiilor Publice

Lecturaţi următorul studiu de caz şi creaţi un plan pentru relaţiile publice pentru clubul Rotary de Royal Gardens. Insistaţi pe trei sau patru modalităţi prin care clubul poate comunica direct cu mass-media sau comunitatea pentru a-şi împărtăşi proiectele. Luaţi în calcul întrebările de mai jos pentru a vă elabora planul.

Clubul Rotary de Royal Gardens este situat într-un oraş prosper de 35.000 de locuitori. Cei 40 de membru ai clubului reprezintă o secţiune încrucişată a comunităţii profesionale Royal Gardens. Proiectul clubului cel mai vechi şi cel mai de succes asigură sprijin pentru populaţia bătrână a comunităţii, aflată în creştere. Prin acest proiect aflat în derulare, membrii clubului pregătesc şi livrează gustări, repară locuinţe şi vizitează spitale.

Clubul conlucrează, de asemenea, cu şcolile locale pentru a identifica un candidat care este selectat de district pentru a primi Bursa Şcolară Ambasadorială a Fundaţiei Rotary. Un bursier studiază efectul încălzirii globale asupra nivelurilor de apă din ocean şi corespondează regulat cu clubul pentru a informa membrii în legătură cu experienţele sale.

Programul săptămânal al clubului atrage vorbitori locali proeminenţi care discută despre problemele importante cu care se confruntă comunitatea. Gradul de frecventare este ridicat, iar membrii sunt entuziaşti.

Clubul a realizat o examinare care a relevat că puţine persoane din comunitate sunt conştiente de eforturile clubului. Unii respondenţi au raportat că percep Rotary ca şi club social pentru persoane vârstnice.

Câţiva membri s-au plâns în legătură cu dificultatea de a atrage noi membri, precum şi de lipsa de recunoaştere cu care clubul se confruntă în ceea ce priveşte serviciul său pentru comunitate. Activităţile clubului nu au fost făcute publice în ultimii cinci ani.

Cum poate clubul asigura informaţii de bază despre Rotary International şi despre club în mass-media?

Ce aspecte referitoare la activităţile curente ale clubului ar putea interesa mass-media? Ce tip de mass-media este cel mai adecvat pentru fiecare aspect? De ce?

Cum ar putea programele de club interesa mass-media locale?

Cum se poate adresa clubul direct membrilor potenţiali pentru a-i informa în legătură cu proiectele sale şi cu oportunităţile calităţii de membru?

FIXAREA SCOPULUI 113

Fixarea Obiectivului

În calitate de preşedinte ales al clubului, veţi conduce clubul în stabilirea obiectivelor anuale pentru a satisface planul strategic al clubului. Pentru a iniţia fixarea de obiective, trebuie să evaluaţi punctele tari şi punctele slabe ale clubului şi să determinaţi cum poate îmbunătăţi clubul ceea ce face bine şi aborda arii de interes. Încurajaţi participarea în masă a membrilor de club în procesul de fixare a obiectivului.

Responsabilităţi

În calitate de preşedinte ales, aveţi următoarele responsabilităţi pe linia fixării obiectivului:

• Înţelegerea caracteristicilor unui obiectiv eficient

• Elaborarea şi evaluarea obiectivelor pe termen îndelungat ale clubului pentru a sprijini viziunea dumneavoastră referitoare la planul strategic.

• Stabilirea de obiective anuale care sunt în armonie cu obiectivele pe termen lung ale clubului

• Asigurarea unu plan de acţiune pentru fiecare obiectiv

În calitate de preşedinte ales, aveţi următoarele responsabilităţi:

• Implementarea şi evaluarea continuă a obiectivelor clubului

• Motivarea membrilor de club pentru satisfacerea obiectivelor

C A P I T O L U L 8


Planificare strategică

Pentru a asigura un an eficient, în calitate de preşedinte de club, trebuie să fixaţi scopuri care reflectă viziunea şi planul strategic al clubului. Un plan strategic, estimat să dureze de la trei la cinci ani, sprijină orientarea clubului spre viziunea sa şi satisfacerea Obiectului Rotary. Odată ce aţi evaluat starea clubului, puteţi începe să conturaţi obiective care abordează punctele sale slabe şi evidenţiază punctele tari în zone care sprijină planul strategic al clubului.

Dacă clubul dumneavoastră nu are un plan strategic, echipa de conducere a clubului (incluzând preşedintele actual, preşedintele nominalizat şi fostul preşedinte) ar trebui să ia în calcul să elaboreze unul (a se vedea foaia de lucru 21: Ghid de Planificare Strategică). Planificarea strategică

• Conferă tuturor membrilor de club oportunitatea de a fi implicaţi în planificarea viitorului clubului

• Asigură consistenţă şi continuitate printre aceia care continuă obiectivele

• Abordează problemele semnificative şi provocările care vizează clubul

• Promovează munca în echipă şi angajamentul pentru problemele strategice

Odată ce clubul decide să iniţieze procesul de planificare strategică, acesta ar trebui să elaboreze o viziune pentru a se asigura de faptul că obiectivele sprijină această viziune.

Obiectivele eficiente sunt

•••• Împărtăşite. Persoanele care participă la fixarea unui obiectiv şi la elaborarea strategiilor pentru a satisface respectivul obiectiv sunt dedicate implementării sale.

•••• Cuantificabile. Un obiectiv ar trebui să asigure un punct tangibil de urmărit.

•••• Provocatoare. Un club ar trebui să fie suficient de ambiţios pentru a transcende dincolo de realizările anterioare ale clubului.

•••• Realizabile. Rotarienii ar trebui să fie capabil să satisfacă obiectivul cu resursele disponibile.

•••• Încadrabile în timp. Un obiectiv ar trebui să aibă un termen limită sau o dată de raportare.

Când fixaţi obiective, luaţi în calcul aceste activităţi de club:

• Comunitatea

• Proiecte de serviciu

• Fundaţia Rotary (participare şi contribuţii)

• Rela ţ i i publice

• Administrarea clubului

O întrunire sau o adunare de club reprezintă o oportunitate pentru membri de a colabora ş i a elabora o viziune pentru vi i torul clubului. Conlucraţ i cu l ider i i omologi de club pentru a schi ţa obiect ive pe termen lung care vor sat isface viziunea ş i pentru a determina ce comitet ar t rebui să abordeze fiecare obiectiv. Lua ţ i în calcul etapele necesare pentru a ob ţ ine acele obiective, incluzând obiect ivele anuale.

Memento Rotary

Aflaţi despre Planul Strategic al RI şi despre Planul viziunii viitoare al Fundaţiei la adresa www.rotary.org.

FIXAREA OBIECTIVULUI 111

Obiective anuale

Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente (anexa I) reprezintă un instrument de fixare a obiectivului care vă va sprijini să conlucraţi cu echipa de conducere a clubului pentru a fixa obiectivele pentru an. Ghidul vă sprijină în evaluarea situaţiei actuale a clubului şi asigură, de asemenea, strategii pe care le puteţi selecta pentru a obţine obiectivele de club.

Veţi lucra la ghidul de planificare în timpul seminarul de instruire ca preşedinte ales şi la adunarea districtului cu liderii de club omologi. O copie completă a Ghidului de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente ar trebui să fie înaintată guvernatorului districtual până la data de 1 iulie.

Elaborarea unui Plan de Acţiune

Fixarea obiectivelor reprezintă un prim pas către asigurarea unui an de succes. Următorul pas este de a dezvolta un plan de acţiune pentru a le atinge. În calitate de preşedinte, veţi delega mare parte din responsabilitatea de implementare a obiectivelor de club către preşedinţii de comitet şi membrii. Rolul dumneavoastră este de a vă asigura că a fost creat un plan de acţiune pentru toate obiectivele şi de a monitoriza progresul în atingerea lor.

Un plan de acţiune poate fi elaborat prin • Stabilirea unui orizont temporal • Evidenţierea etapelor specifice necesare pentru satisfacerea obiectivului

• Luarea în calcul a resurselor şi a instrumentelor disponibile pentru a susţine obiectivul

• Determinarea persoanei responsabile pentru implementarea fiecărei etape

• Identificarea criteriilor de comensurare a progresului clubului

• Monitorizarea procesului de satisfacere a obiectivului

• Evaluarea succesului obiectivelor anterioare şi a planurilor de acţiune actuale, procesând modificări, dacă se impune

Evaluare

Odată ce au fost atinse obiectivele, conlucraţi cu persoanele care le-au implementat pentru a determina care strategii au dat rezultate şi care nu. Aplicaţi noi abordări altor obiective şi împărtăşiţi-le cu preşedintele ales şi cu cel nominalizat, în funcţie de caz, pe măsură ce aceştia încep să elaboreze obiective.

Utilizaţi ghidul de planificare în timpul anului cât sunteţi preşedinte pentru a vă sprijini să măsuraţi progresul clubului spre obiectivul stabilit sau să încercaţi o nouă strategie. Este un document util şi poate fi actualizat la nevoie. Revizuiţi ghidul de planificare cu guvernatorul asistent şi cu cel districtual în timpul vizitelor de-a lungul anului.

Resurse



Următoarele resurse sunt disponibile pentru a sprijini eforturile pe linia fixării de obiective pentru un an de succes:

Resurse Umane

• Reprezentant al Clubului şi al Suportului Districtual – membrii de personal din cadrul birourilor internaţionale şi al sediilor mondiale ale RI care pot răspunde la întrebări administrative şi pot directa alte investigaţii către personalul RI şi al Fundaţiei Rotary.


• Broşura de Citaţie Prezidenţială (900A-EN) — Broşură care evidenţiază Programul de Citaţie Prezidenţială pentru anul Rotary în curs.

• Ghid de Planificare Strategică (numai în format electronic) – un instrument pentru a sprijini cluburile să creeze un plan strategic; include foi de lucru şi informaţii pentru a sprijini cluburile să fixeze obiective şi să dezvolte un plan de implementare a acestora.


Luaţi în calcul aceste întrebări în pregătirea pentru seminarul de instruire ca şi preşedinte ales.

În cazul în care clubul dumneavoastră are un plan strategic, cum veţi construi pe cel pe care îl aveţi?

Ghid de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente (anexa I) —Un instrument de evaluare a clubului şi de fixare a scopului pe care liderii de club îl utilizează pentru a înregistra obiectivele în zonele comunităţii, ale proiectelor de serviciu, ale Fundaţiei Rotary, de relaţii publice, de dezvoltare a conducerii şi de administrare a clubului.


În cazul în care clubul dumneavoastră nu are un plan strategic, cum veţi obţine sprijinul clubului în elaborarea unuia?

Care este viziunea dumneavoastră pentru club?

Ce obiective din anul curent veţi prelua în anul dumneavoastră în calitate de preşedinte?

Cum vă veţi asigura că obiectivele clubului sunt atinse?



Am învăţat . . .

Voi . . .

Fixarea scopului Contacte

Planificarea strategică sprijină persoanele, cluburile şi districtele să elaboreze o viziune pe termen lung şi serveşte ca şi cadru pentru stabilirea scopurilor. Prezentul ghid şi foaia de lucru însoţitoare/anexată asigură cluburilor un punct de plecare pentru planificarea strategică. Aceste resurse pot fi, de asemenea, facil adaptate pentru persoane sau districte, iar foaia de lucru poate fi completată independent sau ca grup. Moderatorii ar trebui să se familiarizeze cu această resursă şi să pregătească o agendă înainte de a conduce o întrunire de planificare strategică. Agenda ar trebui să aloce majoritatea timpului celei de-a doua şi de-a treia etapă a procesului, cu accent pe viitor şi mai puţin timp stării actuale a clubului.

Când conduceţi procesul de planificare strategică, să aveţi în vedere următoarele ponturi: • Includeţi o varietate largă de perspective şi luaţi în calcul toate ideile.

• Implicaţi liderii de club anteriori, actuali şi viitori

• Solicitaţi unui moderator imparţial sau unui grup restrâns de

moderatori să organizeze întruniri de planificare strategică.

• Reflectaţi la cum se aliniază obiectivele clubului cu cele ale districtului şi cu Planul Strategic RI.

Foaie de lucru 21

Ghid de planificare strategică

Pentru PETS



Modelul de Planificare Strategică

Planificarea strategică implică crearea unei viziuni, cu obiective de susţinere care pot fi regulat evaluate şi ajustate la nevoie

Proces

Un plan strategic poate fi elaborat prin completarea procesului de mai jos. Utilizaţi foaia

de lucru însoţitoare pentru a vă înregistra ideile.

1. Unde ne situăm în prezent?

• Descrieţi starea actuală a clubului.

• Punctaţi aspectele tari şi slabe ale clubului.

2. Unde dorim să ajungem?

• Creaţi o listă de 5-10 caracteristici pe care aţi dori să le vedeţi asociate clubului

dumneavoastră peste trei ani.

• Schiţaţi o expunere de viziune într-o singură propoziţie descriind clubul

dumneavoastră peste trei ani.

• Finalizaţi expunerea viziunii, asigurându-vă că toţi participanţii o susţin.

3.Cum ajungem acolo?

• Punctaţi obiective pe trei ani care vor sprijini clubul să materializeze viziunea, luând în

calcul:

- Punctele tari şi slabe ale clubului

- Programe şi misiuni ale RI şi ale Fundaţiei sale

- Implicarea tuturor membrilor

- Realizare în trei ani

• Prioritizaţi obiectivul de trei ani în baza consensului participanţilor. Ca grup, decideţi cu privire la

cele mai bune obiective de doi sau trei ani care vor avea cel mai mare impact pe măsură ce clubul

lucrează spre materializarea viziunii.

• Identificaţi obiectivele anuale care sprijină fiecare obiectiv de top pe trei ani.

• Determinaţi termenele limită, resursele şi persoanele necesare pentru a satisface primul obiectiv anual pentru fiecare dintre obiectivele pe trei ani.

4. Cum procedăm?

• Creaţi o echipă de planificare strategică pentru a monitoriza regulat progresul şi a recomanda revizuiri ale planului.

• Alocaţi suficiente resurse pentru implementarea planurilor.

• Evaluaţi toate deciziile pentru a vă asigura că acestea susţin planul, asigurând feedback pentru echipa de planificare strategică la implementarea acestora.

• Revizuiţi anual planul strategic, incluzând declaraţie de viziune, obiectivele pe trei ani şi obiectivele anuale şi revizuiţi-le în funcţie de necesităţi.

• Repetaţi întregul proces de planificare strategică la fiecare trei ani pentru a crea un plan nou sau pentru a-l confirma pe cel actual.

OBIECTIVE ANUALE

•

•

OBIECTIV PE 3 ANI OBIECTIV PE 3 ANI OBIECTIV PE 3 ANI

EVALUARE REGULATĂ A TUTUROR COMPONENTELOR

OBIECTIVE ANUALE:

•

•

VIZIUNE

OBIECTIVE ANUALE:

•

•

FIXAREA SCOPULUI 122

Pentru PETS

Foaie de lucru pentru planificarea strategică

Utilizaţi procesul evidenţiat în pagina anterioară pentru a completa prezenta foaie de lucru şi pentru a crea propriul dumneavoastră plan strategic.

1 . U n d e n e s i t u ă m a c u m ?

Data curentă: _____________________________________________

Descrieţi starea actuală:

Puncte tari: Puncte slabe:

2 . Unde dorim să ne situăm? ________________________________________________________________________

Data vizată: __________________

Caracteristici cheie ale stării viitoare:

Expunerea viziunii:

Pentru PETS


3.Cum ajungem acolo ? ______________________________________________________________________________________

Pentru a materializa viziunea, trebuie satisfăcute următoarele obiective:

Obiective pe trei ani:

Pentru a satisface obiectivele pe trei ani, trebuie satisfăcute următoarele obiective anuale.

Notă: Nu există limită a numărului de obiective pe trei ani sau anuale pentru planul

dumneavoastră strategic

Obiectivul 1 pe trei ani: _______________________________________________________________________________________

Obiective anuale: Termene limită: Resurse necesare:

.

.



.

.



. _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

.

4. Cum procedăm?

Enumeraţi acţiunile pe care le veţi întreprinde pentru a urmări implementarea planului:

.

.

.

DOCUMENTE IMPORTANTE 124

C A P I T O L U L 9 Documente Importante


Anexa I: GHID DE PLANIFICARE PENTRU

CLUBURILE ROTARY EFICIENTE August 2009

Ghidul de Planificare pentru Cluburile Rotary Eficiente este un instrument care sprijină clubul să evalueze starea actuală şi să stabilească obiective pentru anul următor. Se bazează pe Planul de Conducere a Clubului. Strategiile enumerate în fiecare secţiune reprezintă modalităţi uzuale pe care cluburile le pot alege pentru a-şi satisface obiectivele. Cluburile sunt încurajate să elaboreze strategii alternative pentru a-şi satisface obiectivele când este cazul. Preşedinţii aleşi ar trebui să completeze acest formular în cooperare cu clubul lor şi să înainteze o copie guvernatorului asistent până la data de 1 iulie.

Descărcaţi o versiune Microsoft Word la www.rotary.org.

Clubul Rotary al ____________________________ Anul Rotary de preşedinţie:

Numele preşedintelui:

Adresa de corespondenţă:

Telefon: Fax: E-mail:

COMUNITATE

Starea actuală

Numărul actual de membri:

Numărul de membri la 30 iunie anul trecut: ____ 30 iunie cu cinci ani în urmă:_____

Numărul membrilor bărbaţi:_____ Numărul membrilor femei:____

Vârsta medie: Numărul membrilor absolvenţi ai Rotary

Numărul de Rotarieni care sunt membri de1-3 ani: 3-5 ani:

5-10 ani:

Numărul membrilor care au propus un nou membru în ultimii doi ani: Verificaţi aspectul diversităţii comunităţii pe care

o reprezintă calitatea de membru:

Profesie Vârstă Sex Etnie

Examinarea clasificării a fost actualizată la (data) şi conţine (număr) clasificări, dintre care (număr) sunt necompletate.

Descrieţi programul actual de orientare a noului membru.

Descrieţi programele educaţionale continue ale clubului pentru membrii noi şi cei stabiliţi.

Clubul nostru a sponsorizat un club în ultimele 24 de luni. Da Nu

Numărul Camaraderiilor Rotary şi al Grupurilor de Acţiune Rotariene la care membrii de club participă:

Care sunt elementele care fac ca acest club să fie atractiv pentru noi membri?


Ce aspecte ale acestui club ar bara atragerea de noi membri?

Starea viitoare

Scopul de extindere a comunităţii pentru următorul an Rotarian: (număr) de membri până la data de 30 iunie (anul)

Clubul nostru a identificat următoarele surse de membrii potenţiali în cadrul comunităţii:

Cum planifică clubul să satisfacă obiectivele de comunitate? (bifaţi tot ce se aplică)

Dezvoltarea unui plan de retenţie care vizează menţinerea de niveluri ridicate de entuziasm prin

participarea la programe interesante, proiecte, educaţie continuă şi activităţi de camaraderie

Asigurarea de faptul că comitetul comunităţii cunoaşte tehnici eficiente de recrutare

Elaborarea unui plan de recrutare prin care clubul să reflecte diversitatea comunităţii

Explicarea expectanţelor comunităţii potenţialilor Rotarieni

Implementarea unui program de orientare pentru noi membri

Elaborarea unei broşuri care asigură informaţii generale despre Rotary, precum şi informaţii specifice

despre club pentru membrii potenţiali

Desemnarea unui Rotarian cu experienţă ca mentor pentru fiecare membru de club

Recunoaşterea acelor Rotarieni care sponsorizează noii membri

Încurajarea membrilor să adere la o Camaraderie Rotary sau la un Grup de Acţiune Rotarian

Participarea la programele de recompensare a dezvoltării comunităţii RI

Sponsorizarea unui nou club Altele (vă rugăm descrieţi):

Etape de acţiune:

PROIECTE DE SERVICIU

Starea actuală

Numărul de studenţi Rotary Youth Exchange: Găzduiţi _____ Sponsorizaţi

Numărul de cluburi Interact sponsorizate: _______ Cluburi Rotaract: ___

Corpuri comunitare Rotary: ____

Numărul evenimentelor Recompensele pentru Conducerea Tânără Rotary (RYLA):

Numărul Schimburilor de Prietenie Rotary: ____

Numărul voluntarilor Rotary înregistraţi: _____

Numărul proiectelor Serviciul Comunitar Internaţional (WCS):_________

Numărul actual al proiectelor de serviciu ale clubului:_______


Starea viitoare

Clubul nostru a stabilit următoarele obiective de serviciu pentru următorul an Rotary:

Pentru comunitatea noastră:

Pentru comunităţile din alte ţări:

Cum planifică clubul atingerea obiectivelor de serviciu? (bifaţi toate variantele care se aplică)

� Asiguraţi-vă că comitetul de proiecte de serviciu este conştient de cum să planifice şi să conducă un

proiect de serviciu

� Conduceţi o evaluare a necesităţilor comunităţii pentru a identifica proiectele posibile

� Revizuiţi proiectele de serviciu actuale pentru a confirma că satisfac o necesitate şi că prezintă

interes pentru membri

� Identificaţi problemele sociale în comunitate pe care clubul intenţionează să le abordeze prin

obiectivele sale de serviciu

� Evaluaţi activităţile de colectare de fonduri pentru a determina dacă satisfac necesităţile proiectului

� Implicaţi toţi membrii în proiectele de serviciu ale clubului

� Recunoaşteţi membrii de club care participă la şi asigură conducerea proiectelor de serviciu ale

clubului

� Identificaţi un club partener care să deruleze un proiect internaţional de serviciu

Participaţi la:

� Interact Schimbul de prietenie Rotary Serviciul Comunitar Internaţional

� Rotaract Voluntarii Rotary Youth Exchange Rotary

� Corpurile comunitare Rotary Recompensele pentru Conducerea Tânără Rotary (RYLA)

� Utilizaţi un fond de la Fundaţia Rotary pentru a susţine un proiect de club.

� Înregistraţi un proiect care necesită fonduri, bunuri sau voluntari în baza de date ProjecLINK

� Altul (vă rugăm descrieţi):

Etape de acţiune:

FUNDAŢIA ROTARY

Starea actuală

Numărul de fonduri acordate:

Fonduri simplificare districtuale: ____ Fonduri de contrapartidă:

Numărul bursierilor ambasadoriali: Nominalizaţi _____ Selectaţi ____ Găzduiţi __

Numărul membrilor echipei Schimbului de Studiu în Grup (GSE): Nominalizaţi____ Selectaţi____

Numărul Camarazilor Păcii Internaţionale Rotary: Nominalizaţi

Selectaţi___ Găzduiţi Contribuţiile anuale curente la activităţile PolioPlus :

Contribuţiile anuale curente la Fondul de Programe Anuale______

Contribuţiile anuale curente la Fondul Permanent______:


Numărul membrilor de club care sunt

Camarazi Paul Harris: ________ Binefăcători: ________ Donatori majori: ___

Membrii de susţinere ai Fundaţie Rotary: ____________Membrii Societăţii de Moştenire:

Numărul absolvenţilor Fundaţiei reperaţi de clubul dumneavoastră:

Starea viitoare

Clubul nostru a stabilit următoarele obiective ale Fundaţiei Rotary (aşa cum s-a raportat în Formularul de Raportare al Obiectivului Clubului de Dezvoltare a Fondului) pentru următorul an Rotary:

Colectare de fonduri Polio: Contribuţii la Fondul de Programe Anuale:

Daruri majore: Binefăcători:

Membrii Societăţii de Moştenire:

Clubul nostru va participa în următoarele programe ale Fundaţiei Rotary:

Cum planifică clubul să atingă obiectivele Fundaţiei Rotary? (bifaţi tot ce se aplică)

Asiguraţi-vă că comitetul Fundaţiei Rotary înţelege programele Fundaţiei Rotary şi este dedicat promovării sprijinului financiar al Fundaţiei

Sprijiniţi membri de club să înţeleagă relaţiile dintre donaţiile şi programele Fundaţiei

Planificaţi un program de club despre Fundaţia Rotary în fiecare trimestru, în special în luna noiembrie, luna Fundaţiei Rotary

Includeţi o poveste scurtă despre Fundaţia Rotary în fiecare prezentare a Planificării programului clubului care informează membrii de club despre Fundaţia Rotary

Asiguraţi-vă că preşedintele comitetului Fundaţiei Rotary de club frecventează seminarul districtual al

Fundaţiei Rotary

Utilizaţi fondurile Fundaţiei Rotary pentru a sprijini proiectele internaţionale ale clubului

Recunoaşteţi contribuţiile financiare ale membrilor de club pentru Fundaţia Rotary şi participarea

lor în programele Fundaţiei

Încurajaţi fiecare membru de club să contribuie la Fundaţie în fiecare an

Participaţi la:

� Schimbul de Studiu în Grup PolioPlus

� Fonduri de contrapartidă Burse ambasadoriale

� Fonduri districtuale simplificate Camaraderii de pace internaţională Rotary

� Invitaţi participanţi la programe ale Fundaţie şi absolvenţi să ia parte la programele şi

activităţile clubului

� Altele (vă rugăm descrieţi)

Etape de acţiune:

DEZVOLTAREA CONDUCERII

Starea actuală

Numărul liderilor de club care au frecventat

Adunarea districtuală: __________________ Seminarul districtual al Fundaţiei Rotary:

124 CLUB PRESIDENT’S MANUAL

Seminare districtuale ale comunităţii: ___ Seminar districtual de conducere:

Conferinţă districtuală: _

Numărul de membri de club implicaţi la nivel districtual:______

Numărul de vizite din partea guvernatorului asistent realizate în acest an Rotary:_____

Starea viitoare

Clubul nostru a stabilit următoarele obiective pentru a dezvolta liderii Rotary pentru următorul an Rotary:

Cum planifică clubul să dezvolte liderii Rotary? (bifaţi tot ce se aplică)

Solicitaţi preşedintelui ales să frecventeze seminarul de instruire a preşedintelui ales (PETS) şi adunarea

districtuală

Solicitaţi tuturor preşedinţilor de comitet să frecventeze adunarea districtuală

Încurajaţi foştii preşedinţi interesaţi să frecventeze seminarul districtual pentru conducere

Desemnaţi un instructor de club să dezvolte cunoaşterea şi îndemânările membrilor de club

Conduceţi un program de dezvoltare a conducerii

Utilizaţi expertiza guvernatorului asistent de club

Încurajaţi noii membri să îşi asume poziţii de conducere prin participarea la comitetele de club.

Solicitaţi membrilor să viziteze alte cluburi pentru a schimba idei şi ulterior împărtăţiţi ce au asimilat cu

clubul Altele (vă rugăm detaliaţi)

Etape de acţiune:

RELAŢII PUBLICE

Starea actuală

Enumeraţi activităţile de club acoperite de mass-media şi tipul de mass-media (televiziune, radio, tipografie, Internet etc.) implicat.

Starea viitoare

Clubul nostru a stabilit următoarele obiective pe linia relaţiilor publice pentru următorul an Rotary

Cum planifică clubul să atingă obiectivele de relaţii cu publicul? (bifaţi tot ce se aplică)

Asiguraţi-vă că comitetul de relaţii publice este instruit să conducă o campanie multimedia Planificaţi eforturile pe linia de relaţii publice în jurul tuturor proiectelor de serviciu Conduceţi un program de conştientizare a publicului orientat către comunitatea de afaceri şi cea profesională care să explice ce este şi ce face Rotary Aranjaţi emiterea unui anunţ de serviciu public pe un canal local de televiziune, de radio sau într-un cotidian Altele (vă rugăm descrieţi):

IMPORTANT DOCUMENTS125

Etape de acţiune:

ADMINISTRAREA CLUBULUI

Starea actuală

Operează clubul dumneavoastră în baza Planului de Conducere a Clubului? Da Nu

Cât de frecvent se întruneşte consiliul clubului?

Când sunt organizate adunările de club?________

Cum este pregătit bugetul de club?________

Este bugetul revizuit independent de un contabil calificat? Da Nu

Are clubul un plan strategic? Da Nu

A elaborat clubul un sistem pentru asigurarea continuităţii conducerii în consiliul său, comitetele sale

etc.? D a N u

A elaborat clubul un sistem pentru a implica toţi membrii? Da Nu

Utilizează clubul Accesul de Membru la www.rotary.org pentru a actualiza lista de membri? Da Nu

Cu ce frecvenţă se publică buletinul informativ al clubului?____

Descrieţi cu ce frecvenţă săptămânală sunt organizate programele._____

Are clubul propriu Web site? Da Nu Dacă da, cât de frecvent este actualizat site-ul?___

Respectă clubul lunile speciale ale calendarului Rotary, precum Luna Fundaţiei Rotary şi Luna Revistei? Da Nu Cât de frecvent conduce clubul dumneavoastră activităţi de camaraderie?_____

Cum implică clubul familiile Rotariene?

Starea viitoare

Cum îşi îndeplineşte clubul sarcinile administrative? (bifaţi tot ce se aplică)

Au fost planificate întruniri regulate ale consiliului.

Clubul va revizui Planul de Conducere a Clubului în următoarele date:_______

Planurile clubului şi de comunicare vor fi actualizate în următoarele date:_____

__________ Adunările de club au fost planificare la următoarele date:________ (număr)

Clubul fie a adoptat cea mai recentă versiune a Regulamentului intern recomandat al Clubului Rotary, fir şi-a revizuit propriul Regulament intern (recomandat după fiecare Consiliul de Legislaţie)

Alegerile clubului se vor organiza la date de______ . (data)

Ce puţin un număr de_________delegaţi vor fi trimişi la conferinţa districtuală. (număr)

Un buletin informativ al clubului va fi elaborat pentru a furniza informaţii membrior de club.


Web site-ul clubului va fi actualizat___________ori pe an. (număr)

A fost elaborat un plan pentru a asigura programe de club săptămânale interesante şi regulate.

Statistici lunare de frecvenţă vor fi raportate liderului districtual de către__________ziua lunii următoare. (număr)

Accesul de Membru va fi utilizat pentru a ţine evidenţele clubului până la data de 1 decembrie pentru a asigura rapoarte semestriale.

Modificările în structura comunităţii vor fi raportate RI în termen de_____________zile. (număr)

Repoarte către RI, incluzând raportul semestrial, vor fi completate pe bază de oportunitate.

Următoarele activităţi de camaraderie pentru toţi membri de club sunt planificate pentru an:

Altele (vă rugăm specificaţi)

Etape de acţiune:

Clubul nostru ar dori asistenţă din partea guvernatorului sau a guvernatorului asistent în următoarele situaţii:

Clubul nostru ar dori să discute următoarele probleme cu guvernatorul sau guvernatorul asistent în

timpul unei vizite la clubul nostru:

Semnătura preşedintelui de club An Rotary Semnătura guvernatorului asistent

Data Data

IMPORTANT DOCUMENTS127

REZUMATUL OBIECTIVELOR PENTRU CLUBUL ROTARY AL _ ANULUI ROTARY _

Pentru fiecare obiectiv pe care clubul dumneavoastră l-a identificat pentru următorul an Rotary, indicaţi ce Direcţie de Serviciu abordează. Pentru a asigura un efort de serviciu echilibrat, ar trebui să aveţi cel puţin un obiectiv care se adresează fiecărei Direcţii de Serviciu. Majoritatea obiectivelor abordează mai mult de o posibilitate.

Serv

iciu

de

club

Serv

iciu

vo

caţi

onal

Serv

iciu

l co

mun

ităţ

ii

Serv

iciu

l In

tern

aţio

nal

Obiectiv al comunităţii

____membri până la 30 iunie (număr) (an)

Obiective de serviciu

Pentru comunitatea noastră:

Pentru comunităţile din alte ţări:

Obiective ale Fundaţiei Rotary

Obiectivul clubului nostru de a contribui la PoliPlus este

Obiectivul clubului nostru de a contribui la Fondul Programelor Anuale este

Obiectivul clubului nostru de a contribui la Fondul Permanent este

Clubul nostru va participa la următoarele programe ale Fundaţiei Rotary:

Obiective de dezvoltare a conducerii

Obiective de relaţii publice

Obiective de administrare a clubului Alt obiectiv:

Alt obiectiv:


Anexa J August 2010

*Constituţia Clubului Rotary din

profesii, recunoscând valoarea tuturor ocupaţiilor demne şi încurajând idealul de serviciu pentru urmărirea tuturor vocaţiilor. Rolul membrilor include să se comporte şi să facă afaceri conform principiilor Rotary. 3 . Serviciul Comunitar, a treia Direcţie de Serviciu, cuprinde

eforturi variate pe care membrii le fac, uneori în conlucrare cu alţii, pentru a îmbunătăţi calitatea vieţii celor care trăiesc în localitatea sau municipiul clubului.

4 . Serviciul Internaţional, a patra Direcţie de Serviciu, cuprinde acele activităţi pe care membrii le fac pentru a promova înţelegerea internaţională, bunăvoinţa şi pacea prin favorizarea cunoaşterii de noi persoane din alte ţări, culturile acestora, obiceiurile, realizările, aspiraţiile şi problemele, prin lectură şi corespondenţă şi prin cooperare în toate activităţile de club şi de proiectele destinate să sprijine persoanele din alte ţinuturi.

5 . Serviciul Noii Generaţii, a cincea Direcţie de Serviciu, recunoaşte schimbarea pozitivă implementată de tineri şi adulţii tineri prin dezvoltarea activităţilor de a conduce, de implicare în comunitate şi proiecte de serviciu internaţional şi programe de schimb care îmbunătăţesc şi favorizează pacea internaţională şi înţelegerea culturală.

(Selectaţi unul Articolul 6) U Art i colu l 6 Întrunir i le Secţiunea 1 — Întrunirile regulate.

(a) Data şi Ora. Acest club va organiza întruniri regulate odată pe săptămână în ziua şi la ora prevăzută în Regulamentul intern.

(b) Reprogramarea Întrunirii. Cu motivaţie bună, consiliul poate reprograma o întrunire regulată pentru orice zi, în timpul perioadei ce începe cu ziua care urmează întrunirea regulată anterioară şi se sfârşeşte cu ziua care precede următoarea întrunire regulată sau pentru o oră diferită a zilei regulate sau într-un loc diferit.

(c) Anularea. Consiliul poate anula o întrunire regulată, dacă este programată într-o zi de sărbătoare legală sau în cazul decesului unui membru de club sau în situaţia producerii unei epidemii sau a unui dezastru ce afectează întreaga comunitate sau a unui conflict armat în comunitate care pune în pericol vieţile membrilor de club. Consiliul poate anula nu mai mult de patru întruniri regulate într-un an pentru cauze care nu sunt altfel specificate aici, cu condiţia că acest club nu eşuează în a se întruni pentru mai mult de trei ori consecutiv.

Secţiunea 2 — Întrunirea anuală. O întrunire anuală pentru alegerea ofiţerilor va fi organizată nu mai târziu de 31 Decembrie astfel cum este prevăzut în Regulamentul intern. sau

U Articolul 6 Întruniri (pentru e-Cluburi) Secţiunea 1 — Întruniri regulate.

(a) Ziua. Acest club va organiza o întrunire regulată odată pe săptămână prin postarea unei activităţi interactive pe Web site-ul clubului în ziua stipulată de Regulamentul intern. Întrunirea va fi considerată ca fiind organizată în ziua în care activitatea interactivă va fi postată pe Website.

(b) Reprogramarea unei Întruniri. Pentru cauze bune, consiliul poate reprograma o întrunire regulată pentru orice zi în timpul perioadei care începe cu ziua ce urmează întrunirea regulată precedentă şi încheindu-se cu ziua care precede următoarea întrunire regulată.

(c) Anularea. Consiliul poate amâna o întrunire regulată, dacă aceasta este programată într-o zi de sărbătoare legală, incluzând o sărbătoare acceptată în unanimitate

* Regulamentul Intern al Rotary International stipulează că fiecare club admis în RI va adopta această constituţie standard recomandată.

Articolul 1 Definiţi i Astfel cum este utilizat în prezenta constituţie, dacă contextul nu solicită altceva în mod clar, cuvintele din acest articol vor avea următoarele semnificaţii:

1. Consiliu: Consiliul Directorilor clubului. 2. Regulament intern: Regulamentul intern ale clubului. 3. Director: Membru al Consiliului Directorilor clubului. 4. Membru: un membru, altul decât un membru de onoare al

acestui club. 5. RI: Rotary International. 6. An: Perioadă de 12 luni care începe la 1 iulie.

Articolul 2 Denumire (selectaţi una) U Denumirea prezentei organizaţii va fi Clubul Rotary Club din

(Membru al Rotary International)

sau

U Numele prezentei organizaţii va fi Rotary E-Club din

(Membru al Rotary International)

Articolul 3 Localitatea Clubului (selectaţi una) U Localitatea acestui club este: ___________________________

sau

U Localitatea acestui e-club este (internaţional)____şi poate fi identificată pe Web Internaţional la: www. ________________

Articolul 4 Obiectul Obiectul Rotary este de a încuraja şi consolida idealul de serviciu ca bază de întreprindere care merită şi, în particular, de a încuraja şi de a consolida: Primul. Dezvoltarea cunoştinţelor ca oportunitate pentru

serviciu; Al doilea. Standarde etice superioare în afacere şi profesii;

recunoaşterea valorii tuturor ocupaţiilor utile; şi demnitatea fiecărei ocupaţii Rotariene ca oportunitate de a servi societatea; Al treilea. Aplicarea idealului de serviciu în viaţa personală, de

afaceri şi de comunitate a fiecărui Rotarian; Al patrulea. Promovarea înţelegerii internaţionale, a bunăvoinţei şi a păcii prin camaraderie internaţională de oameni de afaceri şi profesionişti uniţi în idealul de serviciu.

Articolul 5 Cinci Direcţii de Serviciu Cele Cinci Direcţii de Serviciu ale Rotary reprezintă cadrul filozofic şi practic pentru activitatea acestui club Rotary.

1. Serviciul de Club, prima Direcţie de Serviciu, implică acţiunea pe care ar trebui să o întreprindă un membru de club pentru a sprijini funcţionarea sa cu succes.

2. Serviciu Vocaţional, a doua Posibilitate de Serviciu, are rolul de a promova standarde etice superioare în afaceri şi

DOCUMENTE IMPORTANTE135

sau în cazul decesului unui membru de club sau al unei epidemii sau dezastru care afectează întreaga comunitate sau al unui conflict armat în comunitate care periclitează vieţile membrilor de club. Consiliul nu poate anula mai mult de patru întruniri regulate într-un an pentru cauze nespecificate aici, cu condiţia ca acest club să nu eşueze în a organiza trei întruniri consecutive.

Secţiunea 2 — Întrunirea anuală. O întrunire anuală pentru alegerea ofiţerilor va fi organizată nu mai târziu de 31 Decembrie, după cum este stipulat în Regulamentul intern.

Articolul 7 Comunitatea Secţiunea 1 — Calificări Generale. Prezentul club va fi format

din persoane adulte de caracter şi reputaţie bună de afaceri, profesională sau în cadrul comunităţii

Secţiunea 2 — Tipologii. Acest club va avea două tipologii de membri şi anume: activi şi onorifici.

Secţiunea 3 — Membrul activ. O persoană care posedă calificările stabilite în articolul 5, secţiunea 2 din constituţia RI poate fi ales ca membru activ în cadrul acestui club.

Secţiunea 4 — Transferul fostului Rotarian. (a) Membri potenţiali. Un membru poate propune pentru calitatea

de membru activ un membru trasferabil sau un fost membru al clubului, dacă acesta este pe cale de a încheia sau a încheiat apartenenţa la fostul club, din cauza faptului că nu mai este implicat în clasificarea atribuită anterior afacerii sau profesiei în cadrul localităţii fostului club sau din zonele din proximitate. Membrul care se transferă sau fostul membru al unui club care este propus pentru comunitatea activă, în baza prezentei secţiuni, poate fi, de asemenea, propus de către fostul club. Clasificarea unui membru care se transferă sau a unui fost membru nu va exclude alegerea în comunitatea activă, chiar dacă rezultatele alegerii în comunitatea clubului depăşesc temporar limitele clasificării. Membrii potenţiali ai clubului care sunt activi sau s-au retras din alt club şi au datorii către acesta sunt ineligibili pentru comunitatea acestui grup. Acest club poate solicita ca un membru potenţial să prezinte dovada scrisă că nu datorează bani celuilalt club. Admiterea unui Rotarian care se transformă sau care s-a retras, ca membru activ, în baza prezentei secţiuni, va fi condiţionată de primirea unui certificat emis de Consiliul clubului anterior care confirmă calitatea eventuală de membru în acel club.

(b) Membrii actuali sau anteriori. Prezentul club va furniza o declaraţie care să ateste dacă sunt datoraţi bani acestui club când acest fapt se solicită de către alt club cu referire la un membru actual sau anterior al prezentului club care este luat în considerare pentru admitere în comunitatea celuilalt club.

Secţiunea 5 — Calitatea de membru dual. Nicio persoană nu va deţine calitate de membru dual în prezentul club sau altul. Nicio persoană nu va fi simultan membru sau membru onorific în acest club. Nicio persoană nu va deţine calitate de membru activ în prezentul club şi în clubul Rotaract.

Secţiunea 6 — Calitatea de membru onorific. (a) Eligibilitatea pentru calitatea de membru onorific. Persoanele

care s-au distins prin serviciu merituos în promovarea idealurilor Rotary şi acele persoane considerate prietene ale Rotary pentru sprijinul permanent al cauzei Rotary pot fi alese pentru a fi incluse în comunitatea onorifică a prezentului club. Termenul unei astfel de comunităţi va fi determinat de consiliu. Persoanele pot deţine calitatea de membru onorific în cel puţin un club.

(b) Drepturi şi Privilegii. Membrii onorifici vor fi scutiţi de la plata taxelor şi impozitelor percepute la admitere, nu vor avea drept de vot şi nu vor fi eligibili pentru un post directorial/prezidenţial în acest club. Astfel de membri nu vor deţine clasificări, însă vor fi îndreptăţiţi să frecventeze toate întrunirile şi vor beneficia de toate celelalte privilegii ale acestui club.

Secţiunea 7 — Titularii Funcţiei Publice. Persoanele alese sau numite în funcţie publică pentru o anumită perioadă de timp nu vor fi eligibile pentru a deţine calitatea de membru activ în acest club sub clasificarea unei astfel de funcţii. Această restricţie nu se va aplica persoanelor care deţin poziţii sau funcţii în şcoli, colegii sau alte instituţii de învăţământ sau persoanelor care sunt alese sau numite în magistratură. Membrii care sunt aleşi sau numiţi în funcţie publică pentru o perioadă de timp specifică pot continua în această calitate în clasificarea existentă în timpul perioadei în care deţin o astfel de funcţie.

Secţiunea8 — Angajarea în cadrul Rotary International. Acest

club poate reţine în comunitatea sa orice membru angajat de RI.

Articolul 8 Clasificările Secţiunea 1 — Prevederi Generale . (a) Activitate Principală. Fiecare membru va fi clasificat în

concordanţă cu afacerea sa, a profesiei sau a tipului de serviciu comunitar. Clasificarea va fi cea care descrie principala activitate recunoscută a firmei, companiei sau instituţiei cu care membrul se află în legătură sau cea care descrie natura activităţii serviciului comunitar desfăşurat de membru.

(b) Corecţia sau Ajustarea. Dacă circumstanţele garantează, consiliul poate corecta sau ajusta clasificarea oricărui membru. Notificarea în legătură cu o corecţie propusă sau ajustare va fi asigurată membrului, iar acestuia i se va permite o audiere.

Secţiunea 2 — Limitări. Acest club nu va alege o persoană în comunitatea activă dintr-o clasificare, dacă clubul are deja cinci sau mai mulţi membri din acea clasificare, numai dacă clubul nu are peste 50 de membri, caz în care clubul poate alege o persoană pentru comunitatea activă într-o clasificare atâta timp cât nu va rezulta o clasificare ce alcătuieşte peste 10% din comunitatea activă a clubului. Membrii care s-au retras nu vor fi incluşi în numărul total al membrilor într-o clasificare. Clasificarea unui membru ce se transferă sau a unuia anterior al clubului sau un absolvent al Fundaţiei Rotary, astfel cum este definit de către consiliul directorilor RI, nu va împiedica alegerea în comunitatea activă, chiar dacă alegerea generează în cadrul comunităţii depăşirea temporară a limitărilor de mai sus. Dacă un membru schimbă clasificarea, clubul ar putea continua calitatea de membru sub noua clasificare, în pofida acestor limitări.

Articolul 9 Frecventarea (Selectaţi un paragraf introductiv la Secţiunea 1) U Secţiunea 1 — Prevederi Generale. Fiecare membru ar trebui

să frecventeze întrunirile regulate ale clubului. Un membru va fi considerat ca participant la o întrunire regulată dacă este prezent cel puţin 60 de procente din timpul întrunirii sau este prezent şi este solicitat de urgenţă şi dovedeşte consiliului că această acţiune a fost rezonabilă sau recuperează absenţa prin următoarele modalităţi:

sau

U Secţiunea 1 (pentru e-Cluburi) — Prevederi Generale. Fiecare membru va fi considerat că a participat la întrunirea regulată dacă acesta participă la întrunirea regulată postată pe adresa web a clubului în termen de o săptămână după postare sau recuperează o întrunire ratată în una dintre următoarele modalităţi:

(a) 14 Zile Înainte sau După Întrunire. Dacă, în termen de paisprezece (14) zile înainte sau după perioada regulată pentru acea întrunire, membrul

136MANUALUL PREŞEDINTELUI DE CLUB

(1) frecventează cel puţin 60 de procente din întrunirea regulată a unui alt club sau a unui club provizoriu; sau

(2) frecventează o întrunire regulată a clubului Rotaract sau Interact, Entităţilor Comunităţii Rotary sau Camaraderiei Rotary sau a unui club Rotaract sau Interact, a unor Entităţi ale Comunităţii Rotary sau a Camaraderiei Rotary temporare; sau

(3) frecventează o convenţie a RI, un consiliu legislativ, o adunare internaţională, un institut Rotary pentru ofiţerii anteriori, actuali şi viitori ai RI sau orice altă întrunire convenită cu aprobarea consiliului directorilor RI sau a preşedintelui RI care acţionează în numele consiliului directorilor RI, o conferinţă multizonală Rotary, o întrunire a unui comitet RI, o conferinţă a districtului Rotary, o adunare a districtului Rotary, orice întrunire districtuală organizată de direcţia consiliului de directori ai RI, orice întrunire a comitetului districtual organizată de direcţia guvernatorului districtual sau o întrunire regulată programată inter-oraşe a cluburilor Rotary; sau

(4) este prezent la momentul şi în locul unei întruniri regulate a unui alt club cu scopul de a frecventa o astfel de întrunire, însă respectivul club nu se întruneşte la momentul şi în locul acela; sau

(5) frecventează şi participă în cadrul unui proiect de serviciu al clubului sau în cadrul unui eveniment sponsorizat de comunitatea clubului sau al unei întruniri autorizate de consiliul directorilor; sau

(6) frecventează o întrunire a consiliului directorilor sau, dacă este autorizat de acesta, o întrunire a unui comitet de serviciu în care este desemnat membru; sau

(7) participă, prin intermediul unui web site al clubului, într-o activitate interactivă ce necesită o medie de 30 de minute de participare.

Când un membru se află în exteriorul ţării de reşedinţă a membrului pentru mai mult de paisprezece (14) zile, restricţia de timp nu va fi impusă, astfel încât membrul să poată frecventa întrunirea în altă ţară, în orice moment al perioadei de călătorie, iar fiecare astfel de frecventare va fi considerată ca o recuperare valabilă pentru orice întrunire de la care membrul a absentat pe timpul şederii peste graniţele ţării.

(b) La Momentul Întrunirii. Dacă, la momentul întrunirii, membrul: (1) Călătoreşte cu scop rezonabil către sau de la una dintre întrunirile

specificate în sub-secţiunea (a) (3) a prezentei secţiuni; sau (2) serveşte în calitate de ofiţer sau membru al comitetului RI

sau în calitate de mandatar al Fundaţiei Rotary; sau (3) serveşte ca reprezentant special al guvernatorului districtual

la formarea unui nou club; sau (4) în afacerile Rotary ca angajat al RI; sau (5) este direct şi activ angrenat în cadrul unui proiect de

serviciu sponsorizat de district sau RI sau Fundaţia Rotary, într-o zonă izolată ce face frecventarea imposibilă; sau

(6) este angrenat în afacerea Rotary autorizată oportun de consiliul director care împiedică frecventarea întrunirii.

Secţiunea 2 — Absenţa Extinsă datorată Executării unei Sarcini Externe. Dacă un membru va fi desemnat să execute sarcini externe pe o perioadă extinsă de timp, frecventarea întrunirilor unui club indicat la locul execuţiei sarcinii o va înlocui pe cea la întrunirile regulate ale clubului membrilor, cu condiţia ca între cele două cluburi să existe un acord mutual.

Secţiunea 3 — Absenţe Motivate. Absenţa unui membru va fi motivată dacă (a) absenţa se conformează condiţiilor şi circumstanţelor aprobate

de consiliul director. Consiliul director poate motiva absenţa unui membru pentru motive suficiente şi bine fundamentate. Astfel de absenţe motivate nu vor fi valabile pentru o perioadă mai mare de 12 luni,

(b) vârsta membrului este de 65 de ani, iar totalul anilor de vârstă şi a celor de membru în unul sau mai multe cluburi este de 85 de ani sau mai mult, iar membrul a notificat secretarul clubului în legătură cu doleanţa acestuia de a fi motivat de la frecventare şi consiliul a aprobat.

Secţiunea 4 — Absenţele Ofiţerilor RI. Absenţa unui membru este

motivată dacă acesta este ofiţer actual al RI. Secţiunea 5 — Înregistrările frecventărilor. În cazul în care un membru, ale cărui absenţe sunt motivate în baza prevederilor subsecţiunii 3(b) sau ale secţiunii 4 ale prezentului articol, frecventează o întrunire de club, membrul şi prezenţa sa vor fi incluse în statisticile referitoare la comunitate şi la frecventare utilizate pentru calcului frecventării prezentului club. Articolul 10 Directori şi Ofiţeri

Secţiunea 1 — Organismul de guvernare. Organismul de guvernare a acestui club va fi constituit din consiliul directorilor, conform prevederilor Regulamentului intern.

Secţiunea 2 – Autoritatea. Consiliul va avea control general peste toţi ofiţerii şi comitetele şi, pentru motive rezonabile, poate declara orice funcţie vacantă.

Secţiunea 3 — Decizia finală a Consiliului. Decizia consiliului în ceea ce priveşte toate problemele clubului este finală, numai în baza unei cereri înaintată clubului. Cu toate acestea, în ceea ce priveşte decizia de a întrerupe apartenenţa, un membru, conform articolului 12, secţiunea 6, poate face apel la club, solicita mediere sau arbitraj. Dacă este apelat, o decizie a consiliului va fi anulată numai de votul a două-treimi a membrilor prezenţi, în cadrul unei întruniri regulate specificat de consiliu, cu condiţia ca forumul să fie prezent şi notificarea în legătură cu apelul să fi fost înmânată de către secretar tuturor membrilor cu cel puţin cinci (5) zile anterior întrunirii. Dacă se face vreun apel, acţiunea întreprinsă de clan va fi finală.

Secţiunea 4 — Ofiţerii. Ofiţerii clubului vor fi un preşedinte, un preşedinte anterior, un preşedinte ales şi unul sau mai mulţi vicepreşedinţi, toţi membri ai consiliului director, un secretar, un trezorier şi un ofiţer de protocol, care pot fi sau nu membri ai consiliului director, conform prevederilor Regulamentului intern.

Secţiunea 5 — Alegerea Ofiţerilor. (a) Termenele Ofiţerilor alţii decât Preşedintele. Fiecare ofiţer va fi

ales conform prevederilor Regulamentului intern. Cu excepţia preşedintelui, fiecare ofiţer va ocupa funcţia pe data de 1 iulie, imediat după alegeri şi va servi pentru perioada alocată funcţiei sau până când un succesor va fi ales corect şi competent.

(b) Termenul Preşedintelui. Preşedintele va fi ales conform Regulamentului intern, însă nu mai târziu de doi (2) ani şi nu mai puţin de optsprezece (18) luni anterior zilei ocupării funcţiei şi va servi ca preşedinte nominalizat până la alegeri. Nominalizatul va obţine titlul de preşedinte ales pe data de 1 iulie în anul anterior ocupării funcţiei de preşedinte. Preşedintele va ocupa funcţia în data de 1 iulie şi va servi o perioadă de un (1) an sau până când un succesor va fi corect ales şi calificat.

(c) Calificări. Fiecare ofiţer şi director va fi membru fără taxe restante al acestui club. Preşedintele ales va frecventa seminarul de instruire a preşedintelui ales şi adunarea districtuală, numai dacă nu este motivat de către guvernatorul ales. Dacă este motivat ca atare, preşedintele ales va fi un reprezentant desemnat al clubului care va raporta guvernatorului elect. Dacă preşedintele ales nu frecventează seminarul de instruire al preşedinţilor aleşi şi adunarea districtuală şi nu a fost motivat de guvernatorul ales, sau dacă a fost motivat nu trimite un reprezentant desemnat la astfel de întruniri, preşedintele ales nu va fi capabil să servească în calitate de preşedinte de club. În cazul unui astfel de eveniment, preşedintele actual va continua să servească până când este ales un succesor care a frecventat un seminar de instruire a preşedinţilor aleşi şi o adunare districtuală sau un curs de instruire considerat suficient de către guvernatorul ales.

Articolul 11 Taxe şi Impozite la admitere Fiecare membru va achita o taxă de admitere şi impozite anuale, conform prevederilor Regulamentului intern, cu excepţia faptului că oricărui membru care se transferă sau anterior al altui club care este acceptat în comunitatea acestui club conform articolului 7, secţiunea 4 (a) nu i se va solicita să achite o a doua taxă de admitere. Un Rotaractor care a încetat să mai fie membru al Rotaract în ultimii doi ani şi care este acceptat în comunitatea acestui club, nu va fi nevoit să achite o taxă de


admitere.

Articolul 12 Durata cali tăţii de membru Secţiunea 1 — Perioada. Calitatea de membru va continua pe parcursul existenţei acestui club, numai dacă nu a fost sistată conform prevederilor prezente. Secţiunea 2 — Încetarea automată a calităţii de membru. (a) Competenţa calităţii de membru. Calitatea de membru va

înceta automat când un membru nu mai îndeplineşte cerinţele/calificările/competenţele calităţii de membru, cu excepţia cazului în care (1) consiliul directorilor poate permite unui membru care se

deplasează din localitatea clubului său sau din zona din proximitate o absenţă specială care să nu depăşească un (1) an pentru a permite membrului să viziteze şi să se facă cunoscut unui club Rotary din noua comunitate, dacă membrul continuă să întrunească toate condiţiile calităţii de membru al clubului;

(2) Consiliul directorilor poate permite unui membru care se deplasează din localitatea acestui club sau a zonei din proximitate să păstreze calitatea de membru, dacă membrul continuă să întrunească toate condiţiile calităţii de membru al clubului.

(b) Cum te poţi reînscrie. Când calitatea de membru a unei persoane a fost suspendată, conform prevederilor subsecţiunii (a) a prezentei secţiuni, persoana respectivă, sub condiţia să nu fi înregistrat restanţe la taxe şi impozite la momentul încetării, poate aplica din nou pentru a redeveni membru, sub aceeaşi sau o altă clasificare. Nu va fi solicitată o a doua taxă de admitere.

(c) Încetarea calităţii de membru onorific. Calitatea de membru onorific va înceta automat la finalul termenului unei astfel de calităţi, conform hotărârii consiliului directorilor. Cu toate acestea, consiliul poate extinde calitatea de membru de onoare pentru o perioadă suplimentară. Consiliul poate revoca calitatea de membru onorific oricând.

Secţiunea 3 — Încetarea calităţii de membru — Fără plată de taxe. (a) Proces. Orice membru care nu reuşeşte să achite taxele în termen

de treizeci (30) de zile după timpul prescris va fi notificat în scris de secretar la cea mai recentă adresă a membrului. Dacă taxele nu sunt achitate în termen de sau înainte de zece (10) zile de la data notificării, calitatea de membru poate înceta, în funcţie de decizia consiliului director.

(b) Reintegrarea. Consiliul directorilor poate reintegra membrul anterior la solicitarea acestuia şi cu plata tuturor sumelor datorate acestui club. Cu toate acestea, nici un membru anterior nu poate fi reintegrat în comunitatea activă dacă clasificarea membrului anterior contravine articolului 8, secţiunea 2.

Secţiunea 4 — Încetarea calităţii de membru — Non-frecventare. (a) Procentajele de frecventare. Un membru trebuie

(1) să frecventeze sau să recupereze cel puţin 50 de procente din întrunirile regulate ale clubului, la fiecare jumătate de an;

(2) să frecventeze cel puţin 30 de procente din întrunirile regulare ale acestui club, în fiecare jumătate de an (guvernatorii asistenţi, conform definiţiei date de către consiliul directorilor RI, vor fi excluşi de la această solicitare).

Dacă un membru nu reuşeşte să frecventeze, conform solicitărilor, calitatea de membru va face obiectul încetării, numai dacă consiliul nu aprobă o astfel de absenţă pentru motive justificate.

(c) Absenţele Consecutive. Dacă nu este motivat de consiliul directorilor în temei justificat şi suficient sau în conformitate cu articolul 9, secţiunile 3 sau 4, fiecare membru care nu reuşeşte să frecventeze sau să recupereze 4 întruniri regulate consecutive va fi informat de către consiliul directorilor că nefrecventarea membrului poate fi considerată o solicitare de încetare a calităţii de membru în cadrul acestui club. În consecinţă, consiliul directorilor, prin vot majoritar, poate suspenda calitatea de membru.

Secţiunea 5 — Încetarea calităţii de membru — Cauze suplimentare. (a) Cauza întemeiată. Consiliul directorilor poate suspenda

calitatea de membru a oricărui membru care încetează să mai posede calificările necesare calităţii de membru în acest club sau pentru orice cauză întemeiată printr-un vot al nu mai puţin de două treimi din consiliul membrilor, în cadrul unei întruniri organizate pentru acest scop. Principiile directoare pentru această întrunire vor fi cuprinse în articolul 7, secţiunea 1; Testul celor Patru Posibilităţi; şi standardele etice înalte pe care ar trebui să le deţină un membru de club Rotary.

(b) Notificarea. Anterior demarării oricărei acţiuni în subsecţiunea (a) din prezenta secţiune, membrului i se va transmite o notificare cu cel puţin zece (10) zile referitoare la o astfel de acţiune în aşteptare şi i se va acorda oportunitatea de a înainta un răspuns scris consiliului directorilor. Membru va avea dreptul să apară în faţa consiliului directorilor pentru a relata cazul membrului. Notificarea se va realiza prin livrare personală sau prin scrisoare recomandată trimisă la ultima adresă cunoscută a membrului.

(c) Completarea Clasificării. Când consiliul directorilor a suspendat calitatea de membru a unui membru conform prevederilor din prezenta secţiune, acest club nu va alege un membru nou în baza clasificării membrului anterior, până când timpul de audiere a oricărui apel a expirat şi decizia acestui club sau a arbitrilor a fost anunţată. Cu toata acestea, această prevedere nu se va alica dacă, prin alegerea unui nou membru, numărul membrilor în conformitate cu clasificarea menţionată ar rămâne în limitele prevăzute, chiar dacă decizia consiliului referitoare la suspendare este revocată.

Secţiunea 6 — Dreptul de a face recurs, media sau arbitra suspendarea.

(a) Notificarea. În termen de şapte (7) zile după data deciziei consiliului directorilor de a suspenda calitatea de membru, secretarul va comunica membrului acest fapt prin notificare scrisă. În termen de paisprezece (14) zile după data notificării, membrul poate înmâna notificare scrisă secretarului cu privire la intenţia de a face recurs la club, solicita mediere sau arbitrare, conform prevederilor articolului 16.

(b) Data audierii recursului. În cazul apariţiei unui eveniment, consiliul va fixa o dată pentru audierea recursului în cadrul unei întruniri de club regulate ce va fi organizată în termen de douăzeci şi una ( 21) zile după receptarea notificării referitoare la recurs. Fiecare membru va primi o notificare cu cel puţin cinci (5) zile înainte despre întrunire şi obiectivul său special. La audierea recursului vor fi prezenţi numai membri.

(c) Medierea sau arbitrajul. Procedura utilizată pentru mediere sau arbitrare va fi stipulată în articolul 16.

(d) Recursul. Dacă se realizează un recurs, acţiunea clublui va fi finală şi obligatorie pentru toate părţile şi nu va face obiectul arbitrării.

(e) Decizia Arbitrilor sau Judecătorilor. Dacă se solicită arbitare, decizia adoptată de arbitri sau, dacă nu sunt de acord, de către judecător va fi finală şi obligatorie pentru toate părţile şi nu va face obiectul recursului.

(f) Medierea nereuşită Dacă se solicită mediere, însă aceasta nu are succes, membrul poate face recurs la club sau poate solicita arbitraj, conform prevederilor subsecţiunii (a) al prezentei secţiuni.

Secţiunea 7 — Decizia finală a Consiliului Directorilor. Decizia Consiliului Directorilor va fi finală şi nu este necesar recursul la acest club sau arbitrare. Secţiunea 8 — Demisia. Demisia oricărui membru din acest club se va realiza în formă scrisă, adresată preşedintelui sau secretarului. Demisia va fi acceptată de către consiliul directorilor, dacă membrul nu înregistrează sume restante către acest club. Secţiunea 9 — Pierderea dreptului de proprietate. Orice persoană a cărei calitate de membru a fost suspendată în orice mod va pierde toate drepturile la orice fonduri sau orice proprietate aparţinând clubului, dacă, conform legilor locale, membrul ar fi putut obţine orice drept la admiterea în club. Secţiunea 10 — Suspendarea Temporară. Fără a ţine seamă de orice prevedere a prezentei constituţii, dacă, în opinia consiliului directorilor

(a) au fost formulate acuzaţii conform cărora un membru a refuzat sau a neglijat să respecte această constituţie sau se face vinovat de comportament incompatibil cu calitatea de membru sau care

136MANUALUL PREŞEDINTELUI DE CLUB

a prejudiciat interesele clubului; şi (b) respectivele acuzaţii, dacă se dovedesc, constituie o cauză

întemeiată pentru suspendarea calităţii de membru; şi (c) este dezirabil să nu se adopte nicio măsură cu referire la

calitatea de membru a unei persoane care aşteaptă rezolvarea unei probleme sau a unui eveniment pe care consiliul îl consideră adecvat să se producă înainte ca o astfel de decizie să fie adoptată; şi

(d) că, în interesul clubului şi fără a se supune votului păstrarea calităţii sale de membru, aceasta ar trebui suspendată temporar, iar membrul ar trebui exclus de la frecventarea întrunirilor şi a altor activităţi ale acestui club şi din orice funcţie sau poziţie pe care o deţine în cadrul clubului. Cu scopul acestei cauze, membrul va fi motivat de la îndeplinirea responsabilităţilor de frecventare;

consiliul directorilor poate vota, cu nu mai puţin două treimi din componenţa sa, să suspende temporar membrul, precum s-a menţionat mai sus, pentru o astfel de perioadă şi pentru astfel de condiţii suplimentare hotărâte de consiliul directorilor, deşi pentru o perioadă nu mai mare decât este rezonabil necesară în toate circumstanţele.

Articolul 13 Comunitatea, Afacerile Naţionale şi Internaţionale Secţiunea 1 — Subiecte adecvate. Meritele oricărei dispute publice

referitoare la ajutorul social al comunităţii, al naţiunii şi al lumii reprezintă preocuparea membrilor acestui club şi vor face adecvat obiectul studiului corect şi informat şi al discuţiilor la o întrunire a clubului pentru instruirea membrilor cu privire la formarea propriei opinii. Cu toate acestea, acest club nu va exprima nicio opinie despre vreo măsură publică controversată.

Secţiunea 2 — Fără susţineri. Acest club nu va susţine sau recomanda niciun candidat pentru ocuparea unei funcţii publice şi nici nu va discuta în cadrul întrunirilor de club meritele sau deficienţele unui candidat. Secţiunea 3 — Apolitic.

(a) Rezoluţii şi Opinii. Acest club nu va adopta şi nici nu va emite rezoluţii sau opinii şi nu va acţiona pentru rezolvarea treburilor de politică internaţională.

(b) Recursuri. Acest club nu va direcţiona recursurile către cluburi, persoane sau guverne, nu va promova circulare, discursuri sau planuri propuse pentru soluţionarea problemelor internaţionale de natură politică.

Secţiunea 4 — Recunoaşterea începutului Rotary. Săptămâna aniversară a constituirii clubului Rotary (23 februarie) va fi cunoscută ca Săptămâna Înţelegerii şi Păcii Internaţionale. În această săptămână, acest club va sărbători serviciul Rotary, va reflecta realizările anterioare şi va viza programele de pace, înţelegere şi bunăvoinţă în comunitate şi în lume.

Articolul 14 Revistele Rotary Secţiunea 1 — Abonare obligatorie. Dacă, în conformitate cu

Regulamentul intern al RI, acest club este motivat de consiliul directorilor RI de la respectarea prevederilor prezentului articol, fiecare membru se va abona, pe durata cât deţine calitatea de membru, la revista oficială sau la revista aprobată şi recomandată pentru acest club de către consiliul directorilor RI. Doi Rotarieni care locuiesc la aceeaşi adresă au posibilitatea de a se abona împreună la revista oficială. Abonamentul va fi plătit în termen de şase (6) luni pe durata deţinerii calităţii de membru în acest club şi la sfârşitul fiecărei perioade de şase (6) luni în timpul cărora calitatea de membru poate expira/poate fi suspendată.

Secţiunea 2 — Colectarea abonamentelor. Abonamentul va fi colectat de către acest club de la fiecare membru smestrial în avans şi remis către Secretariatul RI sau către biroul unor astfel de publicaţii regionale, după cum va decide consiliul directorilor RI.

Articolul 15 Acceptarea Obiectului şi Conformarea cu Constituţia şi cu Regulamentul intern

Prin plata unei taxe de admitere şi a unor impozite, un membru acceptă principiile Rotary astfel cum sunt exprimate în obiectul său şi se supune

şi convine să respecte şi să îşi asume obligaţii impuse de constituţia şi Regulamentul intern al clubului, fapt care îl va îndritui să se bucure de toate privilegiile clubului. Fiecare membru va respecta termenii şi condiţiile constituţiei şi ai Regulamentului intern, indiferent că membrul a primit copii ale acestora.

Articolul 16 Arbitrajul şi Medierea Secţiunea 1 — Litigiile. Dacă apare orice litigiu, altul decât cel cauzat

de o decizie a consiliului directorilor, între oricare membru actual sau anterior şi acest club, între orice ofiţer al clubului sau consiliul directorilor, generat de orice aspect care nu poate fi rezolvat în conformitate cu procedurile în vigoare stabilite pentru o astfel de situaţie, litigiul în cauză va fi, la solicitarea înaintată secretariatului de către oricare dintre părţile aflate în litigiu, rezolvat prin mediere sau prin arbitraj.

Secţiunea 2 — Data pentru Mediere sau Arbitraj. În eventualitatea medierii sau arbitrării, consiliul directorilor va stabili o dată pentru mediere sau arbitrare, în consultare cu părţile aflate în litigiu, în care să fie organizată în termen de douăzeci şi una (21) zile după recepţionarea solicitării de mediere şi arbitraj.

Secţiunea 3 — Medierea. Procedura pentru o astfel de mediere va fi cea recunoscută de o autoritate adecvată cu jurisdicţie naţională sau de stat sau cea recomandată de un organism profesional competent, a cărei expertiză recunoscută acoperă rezoluţii alternative de litigiu sau cea recomandată prin intermediul instrucţiunilor documentate determinate de consiliul RI sau de către administratorii Fundaţiei Rotary. Numai un membru al unui club Rotary poate fi numit mediator. Clubul poate solicita guvernatorului districtual sau reprezentantului guvernatorului să numească un mediator care este membru al clubului Rotary şi care are abilităţi şi experienţă în mediere.

a) Rezultatele medierii. Rezultatele sau deciziile convenite între părţi ca urmare a medierii vor fi înregistrate în exemplare pentru fiecare parte, mediator şi consiliu şi vor fi păstrate la secretariat. Pentru informarea clubului se va elabora o declaraţie care prezintă pe scurt rezultatele acceptabile pentru părţile implicate. Fiecare parte, prin intermediul preşedintelui şi al secretarului, poate solicita mediere suplimentară dacă fiecare parte a retractat semnificativ din poziţia mediată.

b) Medierea nereuşită. Dacă medierea este solicitată, însă nu are succes, fiecare parte implicată în litigiu poate solicita arbitraj, conform secţiunii 1 a prezentului articol.

Secţiunea 4 — Arbitrajul. În eventualitatea unui arbitraj solicitat, fiecare parte va numi un arbitru, iar arbitrii vor desemna un judecător. Numai un membru al clubului Rotary poate fi numit ca judecător sau ca arbitru. Secţiunea 5 — Decizia Arbitrului sau a Judecătorului. Dacă se

solicită arbitrar, decizia adoptată de arbitrii sau, dacă aceştia nu cad de acord, de către judecător va fi finală şi va obliga toate părţile fără a face obiectul recursului.

Articolul 17 Regulamentul intern Prezentul club va adopta Regulamentul intern conform cu constituţia şi dispoziţiile RI, cu respectarea regulilor de procedură pentru o unitate administrativă teritorială stabilită de RI şi a acestei constituţii, care cuprinde prevederi adiţionale pentru guvernarea acestui club. Astfel de Regulament intern pot fi amendat ocazional conform prevederilor.

Articolul 18 Interpretarea Prin această constituţie, terminologia „poştă”, „expediere prin poştă” şi „votare prin poştă” va include utilizarea poştei electronice (e-mail) şi tehnologia internet pentru a reduce costurile şi a creşte timpul de răspuns.

Articolul 19 Amendamente Secţiunea 1 — Modalitatea de Amendare. Cu excepţia prevederilor

din secţiunea 2 a prezentului articol, această constituţie poate fi amendată numai de consiliul juridic în aceeaşi manieră stabilită în Regulamentul intern al RI pentru amendarea regulamentului său intern.


Secţiunea 2 — Amendarea articolului 2 şi Articolului 3. Articolul 2 (Denumire) şi Articolul 3 (Localitatea Clubului) din constituţie vor fi amendate în cadrul oricărei întruniri regulate a acestui club, în prezenţa cvorumului, prin votul pozitiv al nu mai puţin de două treimi din totalul membrilor cu drept de vot care sunt prezenţi şi votează, cu condiţia ca o notificare referitoare la o astfel de amendare propusă să fi fost expediată fiecărui membru şi guvernatorului cu cel puţin zece (10) zile înainte de organizarea unei astfel de întruniri, şi cu condiţia că o astfel de amendare va fi supusă aprobării consiliului directorilor RI şi va intra în vigoare numai după aprobare. Guvernatorul poate oferi o opinie consiliului directorilor RI referitoare la amendarea propusă.

012A-EN— (810)


Anexa K August 2010

Regulamentul intern recomandat al Clubului Rotary

*Regulamentul intern ale Clubului Rotary Club din data __________

Articolul 1 Definiţii 1. Consiliu: Consiliul Directorilor acestui club. 2. Director: Membru al Consiliului Directorilor. 3. Membru: Membru, altul decât onorific, al acestui club. 4. RI: Rotary International. 5. An: Perioadă de 12 luni care începe cu data de 1 iulie.

Articolul 2 Consiliul Organismul guvernator al acestui club va fi clubul, format din___membri şi anume preşedintele, preşedintele imediat anterior, preşedintele ales (sau preşedintele nominalizat, dacă nu a fost ales niciun succesor), vice-preşedinte, secretar, trezorier şi ofiţerul de protocol. La hotărârea consiliului, pot fi adăugaţi____directori aleşi în conformitate cu articolul 3, secţiunea 1 din prezentul Regulament intern.

Articolul 3 Alegerea Directorilor şi ai Ofiţerilor Secţiunea 1 — În cadrul unei întruniri regulate înainte cu o lună de întrunirea pentru alegerea ofiţerilor, ofiţerul preşedinte va solicita nominalizările pentru membrii clubului care vor ocupa funcţia de preşedinte, vice-preşedinte, secretar, trezorier şi directori. Nominalizările pot fi prezentate de către un comitet nominalizator sau de către membri de la un alt nivel, după cum va stabili clubul. Nominalizările realizate corect vor fi introduse într-o bilă de vot în ordine alfabetică pentru fiecare birou şi vor fi votate în cadrul întrunirii anuale. Candidaţii pentru preşedinţie, vice-preşedinţie, secretariat şi trezorerie care primesc o majoritate de voturi vor fi declaraţi directori ai birourilor corespondente. Candidaţii pentru directorat care primesc o majoritate de voturi vor fi declaraţi directori. Candidatul la postul de preşedinte ales într-un astfel de scrutin va fi preşedintele nominalizat. Preşedintele nominalizat va adopta titulatura de preşedinte ales în prima zi a lunii iulie imediat următoare alegerii şi va servi ca ofiţer în timpul acelui an. La data de 1 iulie, imediat după respectivul an, preşedintele ales va deveni preşedinte. Secţiunea 2 — Ofiţerii şi directorii vor constitui consiliul. În termen de o săptămână după alegerea lor, directorii aleşi se vor întruni şi vor alege câţiva membri ai clubului să ocupe poziţia de ofiţeri de protocol. Secţiunea 3 — Un post liber în consiliu sau în orice birou va fi ocupat prin decizia directorilor rămaşi. Secţiunea 4 — Un post liber de ofiţer ales sau director ales va fi ocupat prin decizia directorilor aleşi rămaşi.

Articolul 4 Îndatoriri le Ofiţerilor Secţiunea 1 — Preşedinte. Va fi datoria preşedintelui să prezideze întrunirile clubului şi a consiliului să îndeplinească alte sarcini care revin curent biroului preşedintelui. Secţiunea 2 — Preşedintele imediat anterior. Va fi responsabilitatea preşedintelui imediat anterior să servească în calitate de director şi să

îndeplinească alte îndatoriri ordonate de preşedinte sau de consiliu. Secţiunea 3 — Preşedintele ales. Va fi datoria preşedintelui ales să servească în calitate de director şi să îndeplinească alte îndatoriri ordonate de preşedintele consiliului. Secţiunea 4 — Vice-Preşedinte. Va fi sarcina vice-preşedintelui să prezideze întrunirile clubului şi ale consiliului în absenţa preşedintelui şi să îndeplinească alte sarcini ce revin curent funcţiei de vice-preşedinte.

Secţiunea 5 — Secretarul. Va fi obligaţia secretarului să ţină registrele de membri; de frecventare a întrunirilor; să trimită notificări către club, consiliu şi întrunirilor de comitet; să înregistreze şi să păstreze procesele verbale ale unor astfel de întruniri; să raporteze, RI în conformitate, incluzând rapoartele semianuale referitoare la comunitate pentru intervalul 1 ianuarie şi 1 iulie al fiecărui an, care va include impozitele fiecărei persoane pentru toţi membrii şi taxele distribuite proporţional pentru membrii activi care au fost aleşi în comunitatea clubului de la începerea perioadei de raportare semianuale din iulie sau ianuarie; să raporteze modificările în structura comunităţii; să furnizeze raportul lunar de frecventare, care va fi înaintat guvernatorului districtual în termen de 15 zile de la ultima întrunire a lunii; să colecteze şi să remită abonamentele la revista oficială a RI; şi să îndeplinească alte sarcini ce revin curent biroului de secretariat.

Secţiunea 6 — Trezorierul. Va fi de competenţa trezorierului să ţină în custodie toate fondurile, să le justifice în faţa clubului anual şi în orice moment, la solicitarea clubului, să îndeplinească alte sarcini ce revin în mod curent funcţiei de trezorier. La retragerea din funcţie, trezorierul va restitui următorului trezorier sau preşedintelui toate fondurile, registrele de evidenţă/contabilitate sau orice altă proprietate a clubului.

Secţiunea 7 — Ofiţerul de protocol. Îndatoririle ofiţerului de protocol vor fi cele prescrise de regulă pentru o astfel de funcţie şi ale îndatoriri ce pot fi ordinate de preşedinte şi de consiliu.

Articolul 5 Întrunir i le Secţiunea 1 — Întrunirea anuală. O întrunire anuală a acestui club va fi organizată în fiecare an, moment în care se vor alege ofiţerii şi directorii care vor servi anul următor.

(Notă: Articolul 6, secţiunea 2 a Constituţiei Standard a Clubului Rotary prevede că „întrunirea anuală pentru alegerea ofiţerilor va fi organizată nu mai târziu de 31 decembrie…”) Secţiunea 2 — Întrunirile regulate săptămânale ale acestui club vor fi organizate în zilele programate. Notificările cu privire la orice modificare sau schimbare a datei întrunirii vor fi trimise tuturor membrilor clubului. Toţi membrii, cu excepţia celor onorifici (sau a celor motivaţi conform constituţiei standard a clubului Rotary), care nu au restanţe de plată a impozitelor şi taxelor, în ziua întrunirii regulate, trebuie să fie notaţi ca prezenţi sau absenţi, iar, pentru ca frecventarea să fie evidenţiată, membrul trebuie să participe la şedinţă pentru o perioadă de cel puţin 60% din perioada alocată întrunirii regulate, fie în cadrul acestui club, fie în cadrul oricărui alt club Rotary sau după cum este prevăzut în constituţia standard a clubului Rotary, articolul 9, secţiunile 1 şi 2.

*NOTĂ: Acest Regulament intern este recomandat numai de către şi pot fi modificate de către orice club Rotary pentru a satisface propriile condiţii, cu condiţia ca astfel de modificări să nu contravină Constituţiei Standard a Clubului Rotary şi a RI, cu Regulamentul intern al RI şi cu Codul de Politici Rotary. Dacă există incertitudine, modificările propuse vor fi înaintate secretarului general pentru a fi supuse atenţiei Consiliului Directorilor RI. Pentru e-cluburile Rotary, guvernatorii ar trebui să contacteze Clubul lor şi reprezentantul Suportului Districtual (www.rotary.org/cds) pentru detalii suplimentare despre Regulamentul intern recomandat al E-Cluburilor Rotary şi pentru alte probleme specifice e-cluburilor.


Secţiunea 3 — O treime din numărul membrilor va constitui un cvorum în cadrul întrunirilor anuale şi regulate ale acestui club.

Secţiunea 4 — Întrunirile regulate ale consiliului vor fi organizate pe data de_______a fiecărei luni, ori de câte ori se consideră necesar, sau la solicitarea a doi (2) directori, cu trimiterea notificării aferente.

Secţiunea 5 —O majoritate a directorilor va constitui un cvorum al consiliului.

Articolul 6 Taxe şi Impozite Secţiunea 1 — Taxa de admitere va fi de________$ achitabilă înainte ca solicitantul să se califice ca membru, cu excepţia prevederilor constituţiei standard Rotary, articolul 11. Secţiunea 2 — Impozitele aferente calităţii de membru vor fi

în valoare de ______$ anual, achitabile semestrial în prima zi a lunilor iulie şi ianuarie, cu înţelegerea faptului că fiecare plată semestrială va fi aplicată fiecărui abonament al membrilor la revista oficială a RI.

Articolul 7 Metoda de Votare Activitatea acestui club va fi tranzacţionată prin vot viva voce* cu excepţia alegerii ofiţerilor şi directorilor, care se va realiza prin bilă de vot. Consiliul poate determina ce rezoluţie specifică să fie considerată prin bilă de vot şi nu prin votul viva voce.

(*Notă:votul viva voce se realizează când votarea este condusă prin acord vocal.) Articolul 8 Direcţii le de Serviciu Direcţiile de serviciu reprezintă cadrul filozofic şi practic al activităţii acestui club Rotary. Acestea sunt Serviciul de Club, Serviciul Vocaţional, Serviciul Comunitar, Serviciul internaţional şi Serviciul Noilor Generaţii. Acest club va fi activ în fiecare dintre Direcţiile de Serviciu.

Articolul 9 Comitetele Comitetele de club au îndatorirea de a satisface obiectivele strategice anuale şi pe termen lung ale clubului. Preşedintele ales, preşedintele şi preşedintele imediat anterior ar trebui să conlucreze pentru a asigura continuitatea conducerii şi planificarea succesivă. Când este fezabil, membrii de comitet ar trebui să fie numiţi în acelaşi comitet pentru trei ani pentru a asigura consistenţa/coerenţa/continuitatea. Preşedintele ales este responsabil pentru numirea membrilor de comitet să ocupe locurile libere, să convoace preşedinţii de comitet şi că conducă întruniri planificate anterior începerii anului de preşedinţie. Se recomandă ca preşedintele să deţină experienţă anterioară ca membru de comitet. Comitetele de bază ar trebui numite după cum urmează:

• Comunitate Acest comitet ar trebui să elaboreze şi să implementeze un plan comprehensibil pentru recrutarea şi păstrarea membrilor.

• Imaginea Publică Acest comitet ar trebui să elaboreze şi să implementeze planuri pentru a furniza publicului informaţii despre Rotary şi pentru a promova proiectele de serviciu şi activităţile clubului.

• Administrarea Comitetul a r trebui să deruleze act ivităţ i asocia te cu opera ţ iuni le ef iciente a le c lubului .

• Proiecte de Serviciu Acest comitet ar trebui să elaboreze şi să implementeze proiecte educaţionale, umanitare şi vocaţionale care abordează necesităţile comunităţii sale şi a comunităţilor din alte ţări.

• Funda ţia Rotary Acest comitet ar trebui să elaboreze ş i să

implementeze p lanuri pentru a sprijini Funda ţ ia Rotary prin contribuţ ii f inanciare ş i prin participare la program.

Comitetele adiţionale ad hoc vor fi numite în funcţie de necesităţi. (a) Preşedintele va fi din oficiu membru al tuturor comitetelor

şi, ca atare, va avea toate privilegiile aferente calităţii de membru.

(b) Fiecare comitet va derula activităţile proprii conform prevederilor acestui Regulament intern, şi alte activităţi ordinate de preşedinte sau de club. Cu excepţia cazurilor în care consiliul dă autoritate specială, astfel de comitete nu vor acţiona până când nu va fi fost întocmit un raport ce va fi aprobat de consiliu.

(c) Fiecare preşedinte va fi responsabil pentru întrunirile regulate şi pentru activităţile comitetului, va supraveghea şi coordona activitatea comitetului şi va raporta consiliului aspecte referitoare la activităţile comitetului.

(Notă: Structura de mai sus a comitetului este conformă cu Planul de Conducere a Districtului şi Planul de Conducere a Clubului. Cluburile dispun de posibilitatea de a crea orice comitet necesar pentru a satisface eficient necesităţile serviciului şi ale comunităţii. Modele de astfel de comitete opţionale pot fi identificate în manualele comitetului de club. Un club poate elabora o structură de comitet diferită, în funcţie de necesitate.)

Articolul 10 Îndatoririle Comitetelor Îndatoririle tuturor comitetelor vor fi stabilite şi revizuite de către preşedinte în anul său de preşedinţie. Pentru declararea îndatoririlor fiecărui comitet, preşedintele va face referinţă la materialele adecvate ale RI şi la Direcţiile de Serviciu, când elaborează planuri pentru anul său de conducere.

Fiecare comitet va avea un mandat specific, obiective clar definite şi planuri de acţiuni stabilite până la începutul fiecărui an pentru implementare în timpul anului. Va fi responsabilitatea primară a preşedintelui ales să asigure conducerea necesară pentru a pregăti o recomandare pentru comitetele de club, mandatele, obiectivele şi planurile pentru prezentarea, în faţa consiliului, în avans a începutului de an conform celor de mai sus.

Articolul 11 Absenţa motivată La solicitarea scrisă în cadrul consiliului, prin prezentarea unor cauze justificate şi suficiente, absenţa la întruniri a unui membru se poate motiva pentru o perioadă nu mai îndelungată de douăsprezece (12) luni.

(Notă:O astfel de motivare operează pentru a preveni pierderea calităţii de membru; nu operează pentru a da clubului credit pentru frecvenţa membrului. Dacă membrul nu frecventează o întrunire regulată a altui club, membrul motivat poate fi înregistrat ca absent, cu excepţia cazului în care absenţa respectivă, autorizată în baza prevederilor Constituţiei Standard a Clubului Rotary, nu este calculată în înregistrarea frecventării clubului.)

Articolul 12 Finanţele Secţiunea 1 — Anterior începerii fiecărui an fiscal, consiliul

directorilor va pregăti un buget al venitului estimat şi al cheltuielilor aferente anului, care va constitui limita cheltuielilor pentru aceste scopuri, dacă nu se ordonă altfel prin acţiunea consiliului. Bugetul va fi divizat în două părţi distincte: una cu referire la operaţiunile clubului şi cealaltă referitoare la operaţiunile caritabile/de serviciu.

Secţiunea 2 — Trezorierul va depozita toate fondurile clubului într-o bancă, indicată de club. Fondurile clubului vor fi divizate în două părţi separate: operaţiunile clubului şi proiectele de serviciu.

Secţiunea 3 — Toate facturile vor fi achitate de trezorier sau de alt ofişer autorizat numai când se aprobă de către alţi doi ofiţeri sau directori.

Secţiunea 4 — Revizuirea completă a tuturor tranzacţiilor financiare


va fi realizată odată pe an de către o persoană calificată. Secţiunea 5 — Ofiţerii care sunt responsabili şi controlează

fondurile clubului îşi vor asuma răspunderea, conform solicitării consiliului, pentru custodia securizată a fondurilor clubului, costurile acestei răspunderi fiind asumate de club.

Secţiunea 6 — Anul fiscal al acestui club va fi extins de la 1 iulie până la 30 iunie, iar, pentru colectarea impozitelor datorate de membri, va fi divizat în două (2) perioade semestriale, extinzându-se de la 1 iulie la 31 decembrie şi de la 1 ianuarie la 30 iunie. Plata impozitelor per capita şi a abonamentelor la revista oficială a RI se va efectua la datele de 1 iulie şi 1 ianuarie a fiecărui an, în baza calităţii de membru al clubului la acele date.

Articolul 13 Metodă de Alegere a Membrilor Secţiunea 1 — Numele unui membru potenţial, propus de un membru activ al clubului, va fi prezentat consiliului în formă scrisă, prin intermediul secretarului clubului. Un membru care se transferă sau unul anterior al altui club poate fi propus pentru includere în comunitatea activă de către clubul anterior. Propunerea va fi păstrată confidenţial, dacă nu se prevede altfel în această procedură. Secţiunea 2 — Consiliul se va asigura de faptul că propunerea întruneşte toate cerinţele clasificării şi ale calităţii de membru prevăzute de constituţia standard a clubului Rotary. Secţiunea 3 — Consiliul va aproba sau dezaproba propunerea în termen de 30 de zile de la înaintarea sa şi va notifica propunătorul, prin intermediul secretarului clubului, în legătură cu decizia sa.

Secţiunea 4 — Dacă decizia consiliului este favorabilă, membrul propus va fi informat în legătură cu scopurile Rotary şi cu privilegiile şi responsabilităţile pe care le presupune calitatea de membru, după care membrului propus i se va solicita să semneze formularul de propunere ca membru şi să permită publicarea în cadrul clubului a numelui său şi a clasificării propuse.

Secţiunea 5 — Dacă consiliul directorilor nu primeşte nicio obiecţie în scris, care să prezinte argumentat poziţia, de la orice membru (altul decât cel onorific) în termen de şapte (7) zile de la publicarea informaţiilor referitoare la membrul propus, persoana respectivă, după achitarea taxei de admitere (dacă nu este membru onorific), conform prevederilor Regulamentului intern, va fi considerat ca ales să aparţină comunităţii.

Dacă o astfel de obiecţie a fost înaintată consiliului, se va vota

în această problemă la următoarea întrunire. Dacă se aprobă, în pofida obiecţiilor, membrul propus, după achitarea taxei de admitere (dacă nu este membru onorific) va fi considerat ca ales pentru includerea în comunitate.

Secţiunea 6 — După alegere, preşedintele va demara procedurile de includere a noului membru, de acordare a cardului de membru şi de punere la dispoziţie a documentaţiei referitoare la Rotary. Adiţional, preşedintele sau secretarul va raporta către RI informaţii despre noul membru şi preşedintele va numi un membru cu atribuţii de asistare a noului membru în procesul de integrare în club şi de numire a acestuia într-un proiect sau funcţie a clubului.

Secţiunea 7 — Clubul poate alege, în conformitate cu constituţia standard a clubului Rotary, membru onorifici propuşi de consiliu.

Articolul 14 Rezoluţii Clubul nu va lua în considerare nicio rezoluţie sau iniţiativă care să implice clubul în orice problemă, decât dacă a fost decisă de consiliu. Astfel de rezoluţii sau iniţiative, dacă sunt adoptate în cadrul unei întruniri, vor fi înaintate consiliului fără discuţii.

Articolul 15 Ordinea activităţilor Întruniri convocate la ordin. Introducerea vizitatorilor. Corespondenţa, anunţurile şi informaţiile Rotary.

Rapoarte de comitet, dacă există. Orice activitate nefinalizată. Orice activitate nouă.

Discurs sau alte activităţi programate. Suspendare.

Articolul 16 Amendamente Acest Regulament intern poate fi amendat în cadrul oricărei întruniri regulate, în prezenţa unui cvorum, prin votul a două treimi din totalul membrilor prezenţi, cu condiţia ca membrii să fi primit o notificare referitoare la astfel de amendamente propuse cu cel puţin zece (10) zile înainte de astfel de întrunire. Acest Regulament intern nu poate fi amendat sau adăugit dacă nu se respectă constituţia standard a clubului Rotary şi constituţia şi Regulamentul intern al RI.

012B-EN—(810)


Întrebări pentru discuţii în cadrul adunării districtuale Luaţi în considerare următoarele întrebări de discuţii înainte de adunarea districtuală.

Sesiunea de Discurs Public

Cum vă pregătiţi pentru un discurs?

Ce ponturi aveţi pentru discursul public?

Sesiunea de conducere

De ce abilităţi aveţi nevoie pentru a conduce clubul?

Ce abilităţi de conducere trebuie să îmbunătăţiţi?

Cum veţi proceda pentru a îmbunătăţi aceste abilităţi?


Sesiune de Exerciţiu pe Studiu de Caz

Ce proceduri ar trebui să aibă un club pentru a consolida administrarea sa, comunitatea, proiectele de serviciu, relaţiile publice şi eforturile Fundaţiei Rotary?

Finalizarea Obiectivelor de Club şi Sesiunea de Rezolvare a Problemelor

Care sunt obiectivele dumneavoastră pentru anul următor?

Cu ce provocări se va confrunta clubul pentru a satisface aceste obiective?

Ce strategii veţi utiliza pentru a aborda acele provocări?


Foaie de lucru 1: Discursul public Aţi fost solicitat de către un post de televiziune locală să daţi o scurtă declaraţie (nu mai mult de trei minute) în legătură cu unul dintre următoarele subiecte: a) proiectele de serviciu ale clubului; b) de ce v-aţi înscris în Rotary sau c) activitatea viitoare de colectare de fonduri derulată de către clubul dumneavoastră. Elaboraţi declaraţia dumneavoastră utilizând spaţiul de mai jos. Fiţi pregătit să livraţi declaraţia către grupul dumneavoastră. Gândiţi-vă la abilităţile necesare susţinerii unui discurs public discutate în sesiunea de pregătire a prezentării.

În continuare, membrii grupului ar trebui să livreze declaraţiile lor şi să primească feedback de la alţi membri ai grupului. Utilizaţi întrebările de mai jos ca ghid pentru a furniza feedbacl fiecăruia. Dacă timpul permite, grupurile restrânse pot raporta observaţiile în cadrul grupurilor mari.

Declaraţie:


Feedback

1. V-a pus la dispoziţie declaraţia informaţiile necesare?

2. Descrieţi calitatea vocii preşedintelui. A variat prezentatorul tonul său? A fost declaraţia prezentată clar?

3. Prezentatorul părea să fie în cunoştinţă de cauză în legătură cu subiectul?

4. În ce măsură au fost utilizate notele pentru această declaraţie?

5. Părea relaxat şi încrezător prezentatorul? Ce manifestări prezenta?

6. Ritmul prezentatorului a fost adecvat? A respectat prezentatorul timpul alocat?

7. Ce alte observaţii sau sfaturi puteţi furniza prezentatorului?



Am aflat . . .

Voi . . .

Public Speaking Contacte


Foaie de lucru 3: Conducerea

Enumeraţi caracteristicile liderilor eficienţi.

În căsuţele de mai jos, enumeraţi caracteristicile de lider pe care trebuie să le îmbunătăţiţi, apoi descrieţi cum veţi îmbunătăţi fiecare caracteristică.

Caracteristică: ________________________________

O voi îmbunătăţi prin:

Caracteristică: ________________________________


Caracteristică: ________________________________


Caracteristică: ________________________________



Foaie de lucru 4: Rezumat

Note

Am aflat . . .

Voi . . .

Leadership

Contacte


Foaie de lucru 5:Preşedinţi aleşi, studiu de caz Citiţi studiul de caz de mai jos, ulterior elaboraţi un plan etapizat pentru preşedintele Clubului Rotary din Park City South, utilizând planul de acţiune studiu de caz de pe pagina următoare. Luaţi în considerare întrebările enumerate pe măsură ce elaboraţi planul.

Clubul Rotary din Park City South are 50 de membri. În ultimii trei ani, au fost incluşi cinci membri, iar 12 au părăsit clubul la un an de la înscriere. Orientarea noului membru constă în prezentarea fiecărui membru cu o insignă de rever Rotary şi o copie a ABC-urilor Rotary în timpul ceremoniei de includere.

Ultimii trei preşedinţi au fost membrii clubului pentru mai puţin de cinci ani. Clubul are 18 comitete, dintre care numeroase au câte un membru şi produc foare puţin.

Majoritatea membrilor frecventează fiecare întrunire, însă o treime pleacă imediat după gustare, înainte de discursul oaspetelui. Programele săptămânale implică, de regulă, oficiali guvernamentali locali, care furnizează actualizări ale comunităţii, profesionişti în afaceri care încearcă să promoveze propriile companii sau instituţii filantropice locale care caută sprijin financiar din partea clubului.

Majoritatea membrilor stă la aceeaşi masă în fiecare săptămână pentru gustare. Membri de club adesea afirmă cât de mult se bucură să îi vadă pe camarazii Rotarieni odată pe săptămână.

Clubul de 75 de ani organizează anual o partidă de golf care atrage aproximativ jumătate din numărul membrilor, plus membrii ai 20 de familii. Anual, clubul acordă, de asemenea, o bursă unui eleve de liceu local, organizează o masă festivă de Revelion în cadrul unei comunităţi de persoane aflate în retragere şi donează cărţi pentru biblioteci. Mai puţin de jumătate din numărul membrilor participă la aceste proiecte. Clubul a beneficiat de publicitate în ziarul local numai pentru masa festivă de Revelion.

Clubul este un Club Camarad Paul Harris 100% şi sprijină iniţiativa Fiecare Rotarian, Fiecare An. Clubul nu a aplicat niciodată pentru obţinerea unui fond de la Fundaţia Rotary şi nici nu a nominalizat vreo persoană să participe la programul Fundaţiei.

În ultimii trei ani, clubul a desemnat un membru să servească districtul în calitate de guvernator asistent şi un alt membru în calitate de membru al comitetului districtual de conferinţă. Clubul are întotdeauna 10 membri care frecventează conferinţa districtuală, iar preşedintele ales frecventează seminarul de instruire a preşedintelui ales. De regulă, numai persoanele noi în comitet sau în funcţie frecventează adunarea districtuală.

Clubul a trimis studenţi la seminarul Premiilor districtuale de Conducere Tânără a Rotary (RYLA) în ultimii doi ani. Clubul nu a participat la programul districtual Youth Exchange Rotary şi nici nu a sponsorizat un club Interact sau Rotaract sau un Corp Comunitar Rotary.

Preşedintele nu a câştigat nicio Citaţie Prezidenţială în ultimii cinci ani.

Care sunt punctele tari ale acestui club?


Care sunt punctele slabe ale acestui club?

Cum aţi motiva membrii de club să se implice mai mult?

Ce proceduri ar trebui implementate pentru a creşte gradul de implicare a membrilor?

Care este cea mai importantă problemă cu care se confruntă clubul?

Cum veţi creşte gradul de păstrare a membrilor?


Plan de acţiune Studiu de Caz

Etapă de acţiune Cine răspunde?

Cât va dura această etapă?

Cum se va realiza proiectul? Ce resurse sunt

disponibile? 1.

2.

3.

4.

5.

Ce cunoştinţe aţi asimilat pe care le veţi aplica clubului?

Planificaţi viitorul clubului utilizând aceste ghiduri Planul de Conducere a Clubului Ghidul de Planificare Strategică Ghidul de Planificare a Cluburilor Rotary Eficiente Planurile sunt proiectate să fuzioneze. Le puteţi descărca la adresa www.rotary.org

One Rotary Center

1560 Sherman Avenue

Evanston, IL 60201-3698 USA

www.rotary.org

222-EN—(91 0)

Guides are designed to work together. Download at www.rotary.org.

manualul preşedintelui clubului

Documents