manuel sage ligne 100
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Mars 2001
Ligne 100 et Ligne 30Version 10.00 et Version 8.00
Manuel de la gamme Windows
2© Sage France
COMPOSITION DU PROGICIEL
Votre progiciel est composé d'un boîtier de rangement comprenant :
• le CD-ROM (ou les disquettes) sur lequel est enregistré le programme,• la documentation correspondante
PROPRIETE & USAGE
Tout usage, représentation ou reproduction intégral ou partiel, fait sans le consentement de Sage France est illicite (Loi du 11 Mars1957 - Loi du 3 Juillet 1985). Ils constitueraient une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code Pénal.
Tous droits réservés dans tous pays.
Logiciel original développé par Sage France.Documentation Sage France.
Toute utilisation, à quelque titre que ce soit, non autorisée dans le cadre de la convention de licence, est strictement interdite sous peinede sanctions pénales (Loi du 3 Juillet 1985, Art. 46).
CONFORMITE & MISE EN GARDE
Compte tenu des contraintes inhérentes à la présentation sous forme papier, les spécifications visées dans la présente documentationconstituent une illustration aussi proche que possible des spécifications.
Il appartient au client, parallèlement à la documentation, de mettre en œuvre le progiciel pour permettre de mesurer exactementl'adéquation de ses besoins aux fonctionnalités.
Il est important, pour une utilisation sûre et opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la documentation.
EVOLUTION
La documentation correspond à la version référencée. Entre deux versions, des mises à jour du logiciel peuvent être opérées sansmodification de la documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la documentation existante pour présenter les modifications etaméliorations apportées à ces mises à jour.
FICHE DE SUGGESTION
Sage France recherche une constante amélioration du progiciel et de sa documentation. Nous invitons notre clientèle à nous faireparvenir ses suggestions et les éventuels défauts ou erreurs qu'elle pourrait relever sur la fiche suggestion figurant en dernière page dumanuel.
MARQUES
Ligne 30 est une marque déposée appartenant à Sage France.Ligne 100 est une marque déposée appartenant à Sage France.Ligne 500 est une marque déposée appartenant à Sage France.Windows 98, Windows 95, Windows, MS-DOS sont des marques déposées de Microsoft Corporation.Macintosh, MAC/OS est une marque déposée de Apple Computer Inc.© SageSageSageSage FranceFranceFranceFrance
Sommaire général
3© Sage France
Sommaire
Introduction et généralités____________________ 7
Introduction ___________________________________ 9
Compatibilité ..............................................................10
Documentation fournie ..............................................10Contenu du Manuel de la gamme ................................ 10
Conventions d’écriture ................................................. 12
Installation des programmes_________________ 15
Première installation du programmesur un disque dur_____________________________ 17
Installation du programme par la fonctionExécuter ......................................................................17Installation a partir d’un CD-ROM ................................ 18
Installation à partir des disquettes................................ 18
Démarrage de l’installation........................................... 19
Installation du programme par l’utilitaired’installation ...............................................................31
Mise à jour d’une installation existante....................33Formats de sélection.................................................... 35
Installation individuelle de chacunedes applications .........................................................35
Installation du manuel électronique ___________ 36
Avant-propos..............................................................36Vous n’avez pas installé le manuel électronique.......... 36
Particularités ________________________________ 39
Utilisation en client/serveur __________________ 41
Réaffichage des listes en réseau ______________42
Gestion de l’Euro______________________________43
Fonctions Internet_____________________________43
Manuel électronique __________________________44
Avant-propos ..............................................................44Vous n’avez pas installé le manuel électronique ..........44
Utilisation du manuel électronique ...........................45
Comment consulter le manuel électronique ............45Consultation sur CD-ROM ............................................45
Fonctions principales de consultation...........................46
Particularités diverses ________________________48
Lancement et arrêt des programmes ________ 51
Lancement d’un programme ___________________53
Premiers lancements d’un programme/Code d’accès ..53
Référencement du logiciel Sage...................................55
Arrêt du programme___________________________57
Extensions des fichiers de la gamme __________57
Clé de mise à jour du programme______________59
Généralités sur les programmes_____________ 61
Généralités ___________________________________65
Particularités du fonctionnement sous Windows ....65
Sommaire général
4© Sage France
Souris ou clavier ? ..................................................... 65
Les fenêtres du programme ..................................... 66Fenêtre de l’application................................................ 66
Programme réduit à un bouton .................................... 69
Basculer vers… ........................................................... 70
Fenêtres de documents ............................................... 70
Fonctions générales concernant les fenêtres .............. 71
Fenêtres des programmes Sage .............................. 74Fonctions diverses des fenêtres .................................. 80
Menus ......................................................................... 91Menu Système............................................................. 93
Menus hiérarchiques ................................................... 94
Menus contextuels....................................................... 95
Barres d’outils .......................................................... 100Barre d’outils Navigation............................................ 100
Barres d’outils ............................................................ 104
Personnalisation des fonctions .............................. 111
Gestion des liens inter-applications....................... 115Enregistrer un chemin d’accès................................... 116
Lancement de l’application ........................................ 116
Préférences ............................................................... 117
Pointeurs de la souris.............................................. 118
Boutons .................................................................... 119Bulles d’aide .............................................................. 119
Transferts par glissement ou Glisser/Déposer ..... 119
Impressions.............................................................. 120Impressions propres à certaines fonctions ................ 120
Impressions différées................................................. 121
Menu Etat .................................................................. 122
Fenêtres de sélection simplifiée................................. 122
Formats de sélection ................................................. 124
Critères de sélection .................................................. 129
Groupes..................................................................... 130
Opérateurs................................................................. 131
Impression de l’état ....................................................133
Etats personnalisés ....................................................142
Impression des paramètres société .......................145
Gestion des graphiques...........................................146Sélection de la série du graphique .............................146
Les différentes représentations graphiques ...............147
La Calculette Sage ...................................................149Description de la calculette ........................................150
Conversion des devises .............................................156
Formules de calcul .....................................................157
Télécommunication et contacts .............................159Champ télécommunication.........................................159
Gestion des contacts..................................................160
Intégration de fichiers photo et multimédia...........162Gestion de la photo ....................................................162
Gestion des objets multimédia ...................................164
Format import/export paramétrable.......................167Importer un fichier au format paramétrable ................168
Exporter un fichier au format paramétrable ................172
Définition format paramétrable ...................................175
Journal d'import..........................................................186
Rechercher / Remplacer____________________ 187
Introduction_________________________________ 189
Barre de recherche ..................................................191
Barre d’outils ............................................................191
Onglets Rechercher et Rechercher / Remplacer ..193
Rechercher _________________________________ 194
Comment effectuer votre recherche ......................194
Recherche simplifiée ...............................................194Utilisation des caractères joker...................................196
Sommaire général
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Ajouter un critère........................................................ 197
Boîte à liste déroulante .............................................. 197
Boîte à cocher............................................................ 198
Fenêtre de visualisation ............................................. 198
Recherche multi-critères.........................................199Supprimer un critères................................................. 201
Bouton Revenir à un seul critère ................................ 201
Boutons de la barre d’outils........................................ 201
Rechercher / Remplacer_____________________ 203
Comment effectuer votre remplacement ?............204
Recherche / Remplace simplifié .............................204Rechercher dans le fichier ......................................... 205
Remplacer.................................................................. 205
Boutons de la barre d’outils........................................ 206
Lancement du traitement Recherche / Remplace 207
Recherche / Remplace multi-critères ....................209
Contrôle de cohérence ............................................211
Les fonctions Internet ______________________213
Les fonctions Internet _______________________ 215
Se connecter au site ................................................215
Utilisation de la messagerie Internet......................217Paramétrage .............................................................. 217
Envoyer un E-mail...................................................... 217
Générer l’impression sur la messagerie..................... 218
Gestion des confirmations / retours Internet .............. 219
Recherche d’adresse ...............................................222Utilisation de la fonction ............................................. 222
Surveillance financière ............................................226Utilisation de la fonction ............................................. 226
Modifications apportées aux fiches tiers .................... 227
Mise en page _______________________________ 229
Mise en page…______________________________ 231
Coordonnées.............................................................232
Menu Système ..........................................................233A propos de Mise en page..........................................233
Menu Fichier .............................................................234Nouveau .....................................................................234
Ouvrir… ......................................................................235
Fermer ........................................................................237
Enregistrer ..................................................................237
Enregistrer sous…......................................................237
Revenir à la version enregistrée .................................238
Dimension de la page… .............................................238
Format d’impression…................................................243
Imprimer…..................................................................244
Test impression….......................................................245
Quitter.........................................................................247
Menu Edition .............................................................248Couper........................................................................248
Copier .........................................................................249
Coller ..........................................................................249
Effacer ........................................................................249
Dupliquer ....................................................................249
Sélectionner tout.........................................................249
Afficher le Presse-papiers...........................................250
Menu Vue...................................................................251Activer/Annuler la grille ...............................................252
Afficher/Masquer les règles ........................................252
Afficher/Masquer les outils..........................................256
Afficher/Masquer les motifs ........................................257
Ajouter une zone... .....................................................257
Préférences….............................................................258
Premier/Second plan ..................................................259
Associer/Dissocier ......................................................259
Sommaire général
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Aligner…/Centrer… ................................................... 260
Liste des fenêtres ouvertes........................................ 260
Menu Caractères ..................................................... 261Style des caractères .................................................. 261
Cadrage du texte ....................................................... 262
Polices… ................................................................... 262
Menu Outils .............................................................. 263Principes de mise en page ........................................ 263
Outils de mise en page .............................................. 264
Gestion des objets calculés ....................................... 270
Gestion de la couleur................................................. 283
Maintenance ________________________________285
Programme Sage Maintenance_______________ 287
Lancement du programme ..................................... 287
Quitter le programme .............................................. 287
Menu Système ......................................................... 287
Menu Fichier............................................................. 288Ouvrir ......................................................................... 288
Fermer ....................................................................... 312
Information................................................................. 312
Quitter........................................................................ 312
Menu Edition ............................................................ 314Afficher le journal maintenance.................................. 314
Menu Maintenance .................................................. 315Recopier les données ................................................ 315
Agrandir ..................................................................... 319
Occupation................................................................. 320
Vérification................................................................. 321
EuroPass’port ............................................................ 321
Menu Aide (?) ........................................................... 322A propos de Maintenance.......................................... 322
Les sauvegardes____________________________ 323
Les sauvegardes ____________________________ 325
Annexe 1 - Les raccourcis clavier ____________ 326
Raccourcis clavier communs à la gamme Sage ...326Gestion de la fenêtre d’application .............................326
Gestion des fenêtres du programme..........................327
Gestion de la barre d’outils Navigation.......................327
Gestion des menus ....................................................328
Raccourcis clavier des fonctions ................................328
Raccourcis clavier ou souris pour des fonctionssans bouton................................................................329
Annexe 2. Fonctionnement en réseau ________ 331
Annexe 3. Les ruptures de mise en page _____ 332
Comptabilité ...............................................................332
Immobilisations...........................................................335
Moyens de paiement ..................................................336
Gestion commerciale..................................................337
Saisie de caisse décentralisée ...................................340
Index _______________________________________ 343
Introduction et généralités
7© Sage France
Introduction et généralitésIntroduction et généralitésIntroduction et généralitésIntroduction et généralités
Introduction _________________________________________________________ 9
Compatibilité...................................................................................................... 10
Documentation fournie ..................................................................................... 10Contenu du Manuel de la gamme ....................................................................... 10
Conventions d’écriture......................................................................................... 12
Introduction et généralités
8© Sage France
Introduction et généralités
9© Sage France
Introduction
Les programmes de gestion Sage fonctionnent sur les micro-ordinateurs équipés du systèmed’exploitation Windows 95, Windows 98, Windows 2000 ou Windows NT.
! Certaines versions de ces mêmes programmes fonctionnent également sur Apple Macintosh mais elles fontl’objet d’une documentation distincte.
Ils ont été conçus de façon à simplifier au maximum le travail de l’utilisateur en standardisant lesopérations similaires d’un programme à un autre.
Exemple
La fermeture des fenêtres et l’enregistrement des saisies et modifications s’effectuent toujours de la mêmemanière.
Plutôt que de réaliser une documentation imposante, répétant toujours les mêmes informations, il nous aparu plus simple de concevoir ce manuel donnant les généralités sur le fonctionnement des programmesSage.
Il est donc indispensable d’étudier soigneusement ce manuel avant de vous lancer dansl’utilisation du programme qui l’accompagne.
Le manuel de référence du programme ne comportera donc pas, par souci de simplification,toutes les manipulations concernant :
• la mise à jour d’anciennes versions,
• la création, la consultation, la modification ou la suppression d’éléments,
• les zones de saisie et de sélection et leurs particularités,
• l’utilisation des menus,
• la fermeture des fenêtres,
• l’abandon des fonctions,
• les barres d’outils,
• les menus contextuels,
• et tous les outils communs à toutes les versions des programmes.
Tous ces points sont développés dans les chapitres qui suivent. Dans le cas où ces fonctionnalitésrevêtiraient une particularité propre à un programme, cette particularité sera néanmoins décritedans le manuel de référence propre au programme.
Introduction et généralités
10© Sage France
Compatibilité
Les programmes Sage sont disponibles sous deux versions :
• une version pour micro-ordinateur Apple Macintosh, "
• une version pour micro-ordinateur équipé de Windows.
Le format des données est le même pour la version Macintosh et pour la version MicrosoftWindows. Vous pourrez donc échanger, sans aucun problème, après une simple reconnaissancedu système ayant servi à formater le support magnétique, les données saisies sous l’un ou l’autredes systèmes d’exploitation. En particulier, les programmes Sage s’accommodent tout à fait desréseaux hétérogènes combinant Macintosh et PC fonctionnant sous Windows, dans lesquels il estpossible d’interroger et de travailler sur un même fichier à partir des deux types de micro-ordinateurs. Vous devez néanmoins acquérir la version Macintosh du programme, le programmeSage Serveur et d’éventuelles versions Poste supplémentaire pour avoir accès au fichier à partir dece type de micro-ordinateur.
Documentation fournie
La documentation fournie avec un programme peut, suivant les cas, se composer de :
• un manuel « Installation sous Windows », qui vous donne toutes explications surl’installation du programme sur votre micro-ordinateur ;
• un « Manuel de la gamme », celui que vous consultez actuellement, qui vous donne toutesexplications sur les procédures de sauvegarde à mettre en œuvre, sur l’utilisation des fenêtres,des menus, de la barre d’outils Navigation, etc. ; voir plus loin le contenu de ce manuel ;
• un manuel « Référence » qui vous décrit, menu par menu, toutes les fonctions duprogramme ;
• un « Découvrez » qui vous fait découvrir par vous-même les possibilités du programme aumoyen d’exemples commentés ;
• un « Manuel de l’Euro » qui vous donnera toutes les informations sur le passage à cettenouvelle monnaie dans les pays appartenant à cette zone.
Contenu du Manuel de la gammeContenu du Manuel de la gammeContenu du Manuel de la gammeContenu du Manuel de la gamme
Le « Manuel de la gamme » précise la mise en œuvre des fonctions et des éléments suivants :
• les zones de saisie : comment passer de l’une à l’autre et enregistrer des informations,
• les zones à liste déroulante éditables ou non éditables,
• les zones de dates et le calendrier auquel elles donnent accès,
Introduction et généralités
11© Sage France
• les fenêtres : comment les manipuler, les refermer, enregistrer leur contenu,
• les menus : comment sélectionner une commande,
• les barres d’outils et en particulier la barre d’outils Navigation : leur rôle, leur maniement,comment utiliser leurs boutons, les équivalents clavier ou raccourcis clavier,
• les listes déroulantes ou menus locaux,
• la Calculette Sage,
• la commande Rechercher,
• la commande Atteindre,
• la personnalisation des fenêtres de liste,
• les impressions et ses options notamment l’Aperçu avant impression,
• les formats de sélection,
• la Mise en page, commande permettant de concevoir et de modifier la plupart desdocuments d’impression du programme,
• le programme Sage Maintenance, programme utilitaire fourni systématiquement etpermettant des opérations de maintenance sur les fichiers.
• les procédures de sauvegarde à mettre en œuvre,
• le fonctionnement en réseau (principes de base),
les raccourcis clavier disponibles dans les logiciels de la gamme Sage pour Microsoft Windows.
! L’Inverseur qui est une nouvelle fonctionnalité de la barre d’outils Navigation et du menu Edition utilepour la période de passage à l’euro, est traité dans le Manuel de l’Euro.
En ce qui concerne le maniement des fenêtres sous Windows, nous vous renvoyons à ladocumentation fournie avec ce système d’exploitation. Tous les programmes de la gamme Sagerespectent l’environnement Windows et en particulier la norme MOC (Microsoft OfficeCompatible). Vous retrouverez donc dans les programmes Sage les mêmes principes d’utilisationque ceux préconisés par Microsoft.
Le système d’exploitation Windows n’est pas fourni avec les programmes Sage. Vous devez enfaire l’acquisition séparément et l’installer sur votre disque dur auparavant.
L’usage d’une souris est indispensable. Cette souris peut comporter deux ou trois boutons. Lesprogrammes Sage utilisent les boutons de gauche et de droite. Les descriptions faites dans cemanuel supposeront que vous disposez de cet accessoire. Comme tout programme fonctionnantsous Windows, il est possible de réaliser la presque totalité des manœuvres à partir du clavier.Vous trouverez en Annexes de ce manuel l’ensemble des raccourcis clavier des logiciels de lagamme Sage.
Introduction et généralités
12© Sage France
Conventions d’écritureConventions d’écritureConventions d’écritureConventions d’écriture
Les conventions d’écriture de ce manuel sont les suivantes :
Les mots et caractères que vous devez taper sur le clavier sont indiqués en caractères de machine àécrire Courier.
! Dans les anciens manuels, ils sont indiqués en caractères gras et italiques.
• Les touches à utiliser sont mentionnées en majuscules : ECHAP.
• Lorsqu’il faut presser simultanément deux touches, elles sont indiquées de la façon suivante :MAJ + TAB.
• Veuillez noter que la touche MAJ dont il est question ici n’est pas la touche Ver. maj., maisl’une des touches permettant d’obtenir des majuscules temporairement (elles sont gravéesd’une large flèche vers le haut).
• Lorsqu’il faut presser successivement des touches, elles seront mentionnées comme cela :ALT, F, N.
• “Valider” signifie presser la touche ENTREE car cette dernière sert à valider une fonction,c’est-à-dire à la lancer.
• La touche effacement ou retour arrière est représentée par Ret. Arr. sur Windows.
• La touche ECHAP sert essentiellement à refermer les fenêtres sans valider les éventuellesmodifications apportées et correspond au bouton Annuler.
• Dans le texte, les noms des menus, des menus hiérarchiques, des commandes, des fenêtres,des onglets, des volets et des boutons sont inscrits en caractères gras, exemple : Ficheprincipale.
• Les désignations des zones des fenêtres sont précisées en caractères gras et italiques.Exemple : la zone à liste déroulante Périodicité.
• Les choix que l’on peut faire dans les listes sont mentionnés en caractères gras. Exemple :sélectionnez Tous.
• La hiérarchie des menus, commandes, volets, sous volets, encadrés et zones sera marquée pardes séparateurs ayant la forme de barres obliques. Ainsi, quand le texte du manuel feraréférence à une fonction particulière ou à une de ses subdivisions, nous la mentionnerons enindiquant le chemin pour y parvenir.
Exemple
Il nous paraît plus concis de dire « le code journal sélectionné ici sera reporté dans la zone Traitement /Mise à jour de la comptabilité / Code journal » au lieu de « le code journal sélectionné ici sera reportédans la zone Code Journal de la commande Mise à jour de la comptabilité du menu Traitement ».
Introduction et généralités
13© Sage France
• Chaque titre concernant la description d’une commande est suivi du chemin pour parvenir àcette commande : Menu / Menu hiérarchique (s’il y a lieu) / Commande.
• Les dates doivent toujours être saisies (sauf instruction contraire spécifique à un programme)sous la forme numérique JJMMAA sans séparateur. Les zones de dates s’accompagnent d’uncalendrier dont le fonctionnement vous est montré plus loin dans ce manuel.
• Les fichiers et les dossiers (ou répertoires) sont mentionnés en lettres majuscules. Exemple : lefichier C_Bijou.MAE.
Si vous recherchez des explications sur une fonction particulière, nous vous conseillons deconsulter le sommaire au début du manuel.
Exemple
Chaque fois que cela nous semble nécessaire à la compréhension du rôle ou du maniement d’unecommande, nous avons complété sa description avec des exemples.
Ces exemples sont précédés du titre Exemple
! Les remarques sont indiquées avec, dans la marge, une petite main pointant du doigt. Ce sont desinformations annexes à la fonction actuellement décrite. Ces remarques sont souvent de grandeimportance, ne les négligez pas.
Les points importants sur lesquels nous attirons tout spécialement votre attention sontprésentés comme ceci.
Voir Cette mention dans la marge indique à quelle fonction, quelle autre partie du programme ou dumanuel de référence vous devez vous référer pour un complément d’information.
Version Dans le cas où des disparités existeraient entre les versions du programme, cette mentiondans la marge le rappelle. Le titre Version est remplacé par : EX "Version"
• Windows : quand il s’agit d’une particularité propre à ce système,
• Macintosh : quand il s’agit du système Mac OS,
• le numéro de la ligne de produit s’il existe des fonctionnalités qui ne sont pas disponibles.
Introduction et généralités
14© Sage France
Installation des programmes
15© Sage France
Installation des programmesInstallation des programmesInstallation des programmesInstallation des programmes
Première installation du programme sur un disque dur_______________17
Installation du programme par la fonction Exécuter...................................... 17Installation a partir d’un CD-ROM........................................................................ 18
Installation à partir des disquettes ....................................................................... 18
Démarrage de l’installation.................................................................................. 19◊ Bienvenue ...................................................................................................................19◊ Liste des applications...................................................................................................20◊ Installation individuelle des programmes......................................................................21◊ Conditions générales d’utilisation du programme.........................................................21◊ Sélection du dossier d’installation ................................................................................22◊ Identification ................................................................................................................23◊ Type d’installation ........................................................................................................24◊ Fichiers de communication bancaire............................................................................25◊ Echanges de données .................................................................................................26◊ Information sur l’installation..........................................................................................27◊ Informations sur votre société ......................................................................................28◊ Déroulement de l’installation ........................................................................................30◊ Installations multiples...................................................................................................30
Installation du programme par l’utilitaire d’installation ................................. 31◊ Installation à partir du cd-rom.......................................................................................32◊ Installation à partir de disquettes..................................................................................32
Mise à jour d’une installation existante........................................................... 33Formats de sélection ........................................................................................... 35
Installation individuelle de chacune des applications.................................... 35
Installation du manuel électronique _________________________________36
Avant-propos ..................................................................................................... 36Vous n’avez pas installé le manuel électronique ................................................. 36◊ Lancement de l’installation...........................................................................................36◊ Installation d’Adobe® Acrobat Reader .........................................................................37◊ Installation des manuels électroniques.........................................................................38
Installation des programmes
16© Sage France
Installation des programmes
17© Sage France
Première installation du programme sur un disque dur
Il convient de différencier une première installation du programme sur un disque dur et la mise àjour d’une installation existante. Le processus n’est pas tout à fait identique entre les deux. Demême l’installation peut être réalisée soit à partir de disquettes, soit à partir d’un CD-Rom. Deplus l’installation peut être faite sur un poste unique, c’est le cas de ce chapitre, ou sur un réseau,ce qui fait l’objet des chapitres qui suivent..
Pour une première installation du programme et des fichiers exemples, vous devez disposer, survotre disque dur, d’un espace libre minimal de :
Programme Ligne 100 Ligne 30
Sage Comptabilité 20 Mo 14 Mo
Sage Gestion Commerciale 25 Mo 19 Mo
Sage Saisie de caisse décentralisée 17 Mo -
Sage Moyens de paiement 10 Mo -
Sage Immobilisations 10 Mo -
Sage Manager 12 Mo -
Lors de la première installation, vous devez remplir et nous retourner le bon de garantie dulogiciel que vous venez d’acquérir en prenant soin auparavant de reporter exactement cesrenseignements dans la fenêtre de personnalisation de votre logiciel (voir la description del’installation dans les pages suivantes). Dès réception de ce bon, nous vous ferons parvenir, parretour de courrier, votre code d’accès produit. Ce code devra être inscrit, au lancement du logiciel,dans la zone prévue à cet effet. Plusieurs lancements du logiciel sont cependant possibles sansrenseigner le code d’accès, mais nous vous conseillons de nous renvoyer le bon de garantie le plustôt possible.
Microsoft Windows met à votre disposition deux méthodes pour installer un programme. Nousles décrivons toutes deux ci-dessous.
Installation du programme par la fonction Exécuter
Pour réaliser l’installation du programme sur le disque dur, effectuez les manœuvres suivantes.
Les premières fenêtres de l’utilitaire d’installation sont différentes selon le support cd-rom oudisquettes.
Installation des programmes
18© Sage France
Installation a partir d’un CD-ROMInstallation a partir d’un CD-ROMInstallation a partir d’un CD-ROMInstallation a partir d’un CD-ROM
• Allumez le micro-ordinateur et attendez que les opérations d’initialisation s’exécutent.
• Introduisez le CD-Rom.
• Cliquez sur le bouton Démarrer et attendez que la liste s’ouvre.
• Sélectionnez la fonction Exécuter.
• Tapez D:\setup puis cliquez sur OK ou validez (tapez la touche ENTREE) ; vous pouvez aussiutiliser le bouton Parcourir pour sélectionner le fichier SETUP.EXE qui se trouve sur le CD-rom.
Une succession d’écrans va alors apparaître pour vous aider lors de l’installation du logiciel. Ellecommence par celui intitulé Bienvenue.
Suivez très exactement les consignes qui y sont portées et répondez aux questions posées. Nousdétaillons ci-après les points les plus importants de l’installation. Cet écran et ceux qui luisuccèdent sont décrits plus loin.
Installation à partir des disquettesInstallation à partir des disquettesInstallation à partir des disquettesInstallation à partir des disquettes
• Introduisez la première disquette dans le lecteur A: ou B:.
• Cliquez sur le bouton Démarrer et attendez que la liste s’ouvre.
• Sélectionnez la commande Exécuter.
• Tapez A:\setup (ou B:\setup si vous avez inséré la disquette dans le lecteur B).
Installation des programmes
19© Sage France
• Cliquez sur le bouton OK ou validez (tapez la touche ENTREE) ; vous pouvez aussi utiliser lebouton Parcourir pour sélectionner le fichier SETUP.EXE qui se trouve sur la disquette.
• Le programme vous demandera d’insérer les disquettes au fur et à mesure de leur installation.Respectez soigneusement l’ordre d’insertion.
Démarrage de l’installationDémarrage de l’installationDémarrage de l’installationDémarrage de l’installation
Les procédures qui suivent concernent à la fois l’installation à partir d’un CD-Rom et celle à partirdes disquettes.
BienvenueBienvenueBienvenueBienvenue
Le premier écran qui s’affiche lors de l’installation d’un programme Sage comporte le titreBienvenue.
Il vous rappelle de quitter les applications qui pourraient être en fonctionnement afin quel’installation s’effectue dans les meilleures conditions.
Les écrans qui vont se succéder sont détaillées ci-après. Pour passer d’un écran au suivant tout envalidant les saisies que vous auriez pu faire, il suffit en général de cliquer sur le bouton Suivant.
Pour revenir au paramétrage précédent , cliquez sur le bouton Précédent. Pour annuler leprocessus d'installation, cliquez sur le bouton Annuler.
Un message vous demandera alors de confirmer cette annulation.
Cet écran n’apparaît que lorsque l’installation est faite à partir d’un CD-Rom. Pour uneinstallation à partir de disquettes voir le titre Installation individuelle des programmes plusloin.
Installation des programmes
20© Sage France
Liste des applicationsListe des applicationsListe des applicationsListe des applications
Cette fenêtre vous permet de sélectionner le ou les logiciels dont vous avez fait l’acquisition. Pourcela, cliquez dans la case correspondant au produit voulu (✔ ).
Bouton Tout sélectionner
Utilisez ce bouton au cas où vous auriez fait l’acquisition de tous les programmes disponibles surle CD-Rom.
Bouton Dé-sélectionner tout
Ce bouton désélectionne tous les programmes cochés et vous permet de recommencer lasélection.
! Ne sélectionnez pas des programmes dont vous n’auriez pas fait l’acquisition ! Comme vous le verrez plusloin, le programme demande par la suite d’enregistrer une clé d’authenticité qui vous a été remise lors del’achat de chaque programme et sans laquelle le programme ne s’installe pas. Chaque clé est différented’un programme à un autre. Il ne servirait donc à rien de tenter une installation qui ne pourrait aboutir.
Acrobat reader
Le programme Adobe® Acrobat reader peut être installé par tout acheteur. Il est libre de droits etest fourni gratuitement par Sage France afin de vous permettre de consulter les manuelsélectroniques.
Manuels électroniques
Cette option permet d’installer la documentation électronique sur votre disque dur. Cettedocumentation consiste en des fichiers qui reprennent le contenu des manuels imprimés etpermettent de consulter la documentation sur votre ordinateur.
! Si l’espace disponible sur votre disque dur est limité, vous pouvez n’installer que le programme Acrobatreader et consulter les manuels électroniques sur le CD-Rom.
Installation des programmes
21© Sage France
Installation individuelle des programmesInstallation individuelle des programmesInstallation individuelle des programmesInstallation individuelle des programmes
Si vous installez un programme unique à partir de disquettes ou d’un CD-Rom, un nouvel écranBienvenue apparaît et vous précise le programme qui sera installé.
Si vous installez plusieurs programmes à partir d’un CD-Rom, chaque programme donnera lieu àune installation individuelle avec tous les écrans de paramétrages qui lui correspondent.
La fenêtre Bienvenue vous rappelle de quitter les applications qui pourraient être enfonctionnement afin que l’installation s’effectue dans les meilleures conditions. Les écrans quivont se succéder sont détaillés ci-après.
Nous détaillons ci-après les points les plus importants de l’installation. Pour passer d’un écran ausuivant tout en validant les saisies que vous auriez pu faire, il suffit en général de cliquer sur lebouton Suivant. Pour revenir au paramétrage précédent, cliquez sur le bouton Précédent. Pourannuler le processus d’installation, cliquez sur le bouton Annuler.
Un message vous demandera alors de confirmer cette annulation.
Les illustrations qui émaillent ce chapitre sont extraites de l’installation du programme SageComptabilité 100. Le contenu des fenêtres que vous pouvez voir apparaître peut être différent enfonction du programme installé.
Conditions générales d’utilisation du programmeConditions générales d’utilisation du programmeConditions générales d’utilisation du programmeConditions générales d’utilisation du programme
Le nouvel écran qui apparaît à la validation du précédent rappelle les conditions généralesd’emploi des programmes Sage.
Installation des programmes
22© Sage France
Cliquez sur le bouton Oui après avoir pris connaissance des conditions générales et si vous êtesen accord avec elles sinon cliquez sur le bouton Non ce qui vous fait quitter l’installation.
Sélection du dossier d’installationSélection du dossier d’installationSélection du dossier d’installationSélection du dossier d’installation
L’écran suivant vous demande de confirmer le dossier (ou répertoire) dans lequel le programmed’installation propose d’installer le programme.
Lorsque la fenêtre d'indication du répertoire d'installation s'affiche, cliquez sur le bouton Suivantpour installer le programme dans le répertoire proposé par défaut.
Si la proposition faite ne vous convient pas, utilisez le bouton Parcourir pour indiquer le cheminque vous souhaitez.
Installation des programmes
23© Sage France
Utilisez les zones de cette fenêtre pour sélectionner un autre dossier, un autre disque dur ou undes serveurs du réseau si votre ordinateur est connecté à d’autres.
Un message s’affichera dans le cas où vous demandez la création d’un dossier qui n’existe pas àl’emplacement indiqué.
IdentificationIdentificationIdentificationIdentification
L’écran suivant vous demande de saisir la clé d’identification qui vous a été livrée avec leprogramme dont vous réalisez l’installation. Cette clé est composée de trois groupes de cinqcaractères alphanumériques majuscules qu’il faut taper exactement comme mentionnés sur lecertificat d’authenticité.
! Afin de distinguer la lettre O du 0 (zéro), ce dernier est barré (∅ ) sur le certificat d'authenticité.
Installation des programmes
24© Sage France
Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, et dans l’éventualité où la clé a été correctementenregistrée, la désignation du programme ainsi que son numéro de série vont apparaître endessous des zones de saisie.
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l’écran de saisie suivant. Si vous ne le faites pas, leprogramme l’affichera automatiquement au bout de quelques instants.
Si vous avez fait une erreur, un message d’erreur apparaîtra.
Type d’installationType d’installationType d’installationType d’installation
L’écran suivant vous demande de sélectionner le type d’installation que vous souhaitez réaliser.
Trois choix sont proposés :
• Cliquez sur le bouton Par défaut pour installer tous les fichiers du programme.
• Cliquez sur le bouton Compacte pour installer le programme avec le minimum d’optionsnécessaires.
• Cliquez sur le bouton Personnalisée si vous ne voulez pas installer certaines options qui voussont inutiles. Le programme d’installation vous permet alors de sélectionner quelquesoptions.
Installation des programmes
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Fichiers de communication bancaireFichiers de communication bancaireFichiers de communication bancaireFichiers de communication bancaire
L’écran suivant n’apparaît que lors de l’installation des programmes Sage Comptabilité et SageMoyens de paiement. Si tel n’est pas votre cas, passez ces paragraphes.
Il vous est demandé si vous disposez d’un logiciel de communication bancaire pour transférer parmodem à votre banquier les fichiers de remises d’ordre, les extraits bancaires et les relevés de LCRà payer.
Si tel est le cas, laissez cochée la case Oui et cliquez sur le bouton Suivant. Une fenêtre va s’ouvrirpour vous proposer de créer les dossiers (ou répertoires) qui permettront le stockage des fichiersreçus ou traités ou vous demander où le programme doit les créer.
Installation des programmes
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Cette fenêtre s’utilise exactement comme celle permettant de sélectionner l’emplacement duprogramme. Voir les explications données plus haut.
Echanges de donnéesEchanges de donnéesEchanges de donnéesEchanges de données
L’écran suivant n’apparaît que lors de l’installation des programmes Sage Comptabilité, SageGestion commerciale, Sage Saisie de caisse décentralisée et Sage Manager. Si tel n’est pas votrecas, sautez ces paragraphes.
Il vous offre la possibilité d’échanger des données entre postes distants (expert-comptable etclient dans le cas de la comptabilité par exemple) soit par le biais de messages Internet, soit par lebiais de fichiers à condition que vous disposiez des équipements de communication nécessaires(modem et programme de communication ou de mail).
Si tel est le cas, laissez cochée la case Oui et cliquez sur le bouton Suivant. Une fenêtre va s’ouvrirpour vous proposer de créer les dossiers (ou répertoires) qui permettront le stockage des fichiersreçus ou traités ou vous demander où le programme doit les créer.
Installation des programmes
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Cette fenêtre s’utilise exactement comme celle permettant de sélectionner l’emplacement duprogramme. Voir les explications données plus haut. Par défaut, le programme propose le dossier(ou répertoire suivant) : C:\PROGRAM FILES\FICHIERS COMMUNS\SAGE\COMMUNICATION.
Information sur l’installationInformation sur l’installationInformation sur l’installationInformation sur l’installation
La fenêtre qui suit vous donne des précisions sur l’utilité qu’il y a à remplir avec soin les fenêtresqui suivront celle-ci.
Installation des programmes
28© Sage France
Informations sur votre sociétéInformations sur votre sociétéInformations sur votre sociétéInformations sur votre société
Les informations sur la société se composent de quatre pages qu’il est nécessaire de compléter leplus exactement possible. Les informations demandées dans la première sont d’ailleursobligatoires afin que l’enregistrement du programme puisse s’effectuer.
Cette première page doit être remplie complètement et exactement avec les informationsconcernant votre société et en particulier ses numéros de téléphone. Ces mêmes informationsseront reportées sur la fiche de garantie que vous renverrez à Sage France pour recevoir votrecode d’accès qui débridera définitivement le programme ou transmises à Sage en cas deréférencement en ligne par Internet.
Le bouton Suivant ne deviendra disponible que lorsque toutes les zones marquées d’une étoileauront été remplies.
Installation des programmes
29© Sage France
Cette deuxième page concerne plus spécialement le responsable de l’entreprise ainsi quel’utilisateur principal du programme.
La troisième page concerne l’expert-comptable dont vous pourriez utiliser les services. Si tel est lecas, cochez la case Oui et remplissez les informations demandées.
Code expert comptable Sage
Cette zone sert à la saisie du code d’identification de l’expert comptable chez Sage France.
Le quatrième écran demande la saisie des coordonnées de l’établissement bancaire qui aurait puvous conseiller dans l’acquisition du présent programme. Si tel est le cas, cochez la case Oui avantde compléter les zones de saisie.
Installation des programmes
30© Sage France
La validation de ce dernier écran est suivie de l’installation du programme.
Déroulement de l’installationDéroulement de l’installationDéroulement de l’installationDéroulement de l’installation
Après enregistrement des renseignements saisis dans les fenêtres précédentes, le programmed’installation va créer des raccourcis pour le programme Sage en cours d’installation (cf. lemanuel d’utilisation de Microsoft Windows). Ces raccourcis seront stockés dans un dossier crééau nom Sage Saari ou Sage Sybel dans le menu Programmes du Gestionnaire de programmesde Windows.
Installations multiplesInstallations multiplesInstallations multiplesInstallations multiples
Si vous faites l’installation à partir d’un CD-Rom et que vous avez demandé l’installation deplusieurs programmes, une fenêtre va s’afficher à la fin du cycle d’installation du précédentprogramme pour vous demander d’accepter l’installation du suivant.
Cliquez sur le bouton Suivant pour installer le programme qui suit. Dans ce cas, vous allez voirapparaître la fenêtre Bienvenue du programme suivant et l’installation va se poursuivre commedécrit précédemment.
Cliquez sur le bouton Annuler pour arrêter le processus. Le ou les programmes déjà installés nesont pas concernés par cette annulation.
A la fin de l’installation un message vous prévient de son bon accomplissement. Conservezsoigneusement le CD-Rom ou les disquettes en vue des mises à jour ultérieures.
Il est impératif de redémarrer votre ordinateur avant de lancer une application Sage.
Installation des programmes
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Installation du programme par l’utilitaire d’installation
Windows propose une deuxième solution, complètement automatique, pour installer leprogramme. Cette seconde méthode se déroule comme suit.
• Allumez l’ordinateur et attendez que les opérations de démarrage s’effectuent.
• Introduisez le CD-ROM ou la première disquette dans le lecteur correspondant.
• Cliquez sur le bouton Démarrer puis sélectionnez Paramètres. Attendez que la deuxièmeliste s’ouvre.
• Cliquez sur Panneau de configuration.
• Repérez l’icône intitulée Ajout/Suppression de programmes et faites undouble-clic dessus. Une fenêtre s’ouvre.
Installation des programmes
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• Cliquez sur le bouton Installer et suivez les consignes données dans les différentes fenêtresqui vont se succéder.
Installation à partir du cd-romInstallation à partir du cd-romInstallation à partir du cd-romInstallation à partir du cd-rom
Le programme d’installation automatique va vous demander si le fichier d’installation est bienD:\setup.exe (ou E:\setup.exe pour une installation par CD-ROM). Validez ensuite en cliquantsur le bouton Terminer.
Vous vous retrouvez alors dans la fenêtre intitulée Bienvenue et l’installation se poursuit tellequ’elle est décrite sous le titre précédent.
Installation à partir de disquettesInstallation à partir de disquettesInstallation à partir de disquettesInstallation à partir de disquettes
• Le programme d’installation automatique va vous demander si le fichier d’installation estbien A:\setup.exe (ou B:\setup.exe pour une installation par CD-ROM). Validez ensuite encliquant sur le bouton Terminer.
• Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer.
Vous vous retrouvez alors dans la fenêtre intitulée Bienvenue et l’installation se poursuit tellequ’elle est décrite sous le titre précédent.
Installation des programmes
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Mise à jour d’une installation existante
Dans le cas d’une mise à jour d’une installation existante, nous vous conseillons d’utiliser cettedernière méthode qui évitera d’écraser des fichiers que vous auriez personnalisés. Certains fichierspeuvent avoir en effet été modifiés (le fichier paramètres par exemple) et une installation sansdiscernement entraînerait leur perte irrémédiablement.
Ces fichiers sont les suivants :
• pour Sage Comptabilité :
◊ fichier comptable (extension .MAE),
◊ fichier paramètres (PARAM.BCR),
◊ modèles de mise en page des extraits et autres documents (ils comportent l'extension.BRZ ou .BMA),
◊ fichier des cycles de révision (extension .EXP).
◊ modèles d'export (extensions .MOD ou .MMA),
◊ formats de sélection (extensions .FMT ou .FMA).
• pour Sage Gestion commerciale :
◊ fichiers comptables (extension .MAE),
◊ fichiers commerciaux (extension .GCM),
◊ fichiers de mise en page (extension .BRZ ou .BGC) s'ils ont été modifiés,
◊ modèles d'export (extensions .MOD ou .MGC),
◊ formats de sélection (extensions .FMT ou .FGC).
• pour Sage Saisie de caisse décentralisée :
◊ fichiers comptables (extension .MAE),
◊ fichiers commerciaux (extension .GCM),
◊ fichiers de mise en page (extension .BGC) s'ils ont été modifiés,
◊ modèles d'export (extensions .MOD ou .MGC),
◊ formats de sélection (extensions .FMT ou .FGC).
• pour Sage Immobilisations :
◊ fichiers comptables (extension .MAE),
◊ fichiers d'immobilisations (extension .IMO),
◊ modèles d'export (extension .MOD ou .MIM),
◊ formats de sélection (extensions .FMT ou .FIM),
◊ fichiers de transfert vers liasse (.LIA).
Installation des programmes
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• pour Sage Moyens de paiement :
◊ fichiers comptables (extension .MAE),
◊ fichiers de trésorerie (extension .MDP),
◊ fichiers de mise en page (extension .BRZ ou BMD) s'il y en a de créés.
• pour Sage Manager :
◊ fichiers manager (extension .CHL ou .CHP),
◊ fichiers comptables, immobilisations et états financiers rattachés au dossier (extensions.MAE, .IMO et .EFG),
◊ fichiers de mise en page (extension .BRZ ou BMD) s'il y en a de créés.
Les autres fichiers tels les formats de sélection ou les modèles d’exportation ne sont en généralpas réutilisables d’une version à une autre et doivent être recréés. Consultez la documentationspécifique fournie avec chaque programme.
A l’attention des utilisateurs de versions antérieures à la 8.11, les formats de sélection ne sontpas réutilisables comme cela vous sera décrit un peu plus oin. Nous invitons les utilisateurs quivoudraient conserver leurs paramétrages d’imprimer ces formats de sélection afin de garder unetrace écrite leur permettant de les recréer sur la nouvelle version.
Pour éviter que ces fichiers soient détruits lors de la mise à jour, nous vous conseillons de lescopier dans un autre dossier (au moyen de l’Explorateur de Windows) puis, une fois l’installationterminée, de les replacer dans le dossier contenant les fichiers du programme. L’Explorateur vousdemandera alors si vous voulez remplacer les fichiers résultant de l’installation par ceux que vousavez sauvegardés et vous accepterez cette proposition.
Cliquez sur la case d’option en face du type choisi puis cliquez sur le bouton Suivant.
Type de fichier Ancienne Nouvelle extension
extension Comptabilité Gestioncommerciale
Immobilisations Moyens depaiement
Modèle de mise en page BRZ BMA BGC BMD
Modèle d'exportation MOD MMA MGC MIM
Format de sélection FMT FMA FGC FIM
Pensez à renommer vos propres fichiers en conséquence pour permettre aux programmes de vousles proposer par défaut lors de leur prochaine utilisation.
Le programme d’installation va créer des Raccourcis pour le programme Sage considéré (cf. lemanuel d’utilisation de Microsoft Windows), le programme Sage Maintenance, le fichier deparamétrage Paramètres (dans le cas de la paie) et le ou les fichiers exemples Bijou. Cesraccourcis seront stockés dans un dossier créé au nom du programme dans le menu Programmesdu Gestionnaire de programmes de Windows.
Installation des programmes
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Formats de sélectionFormats de sélectionFormats de sélectionFormats de sélection
A partir des versions 8.11 des programmes, les formats de sélection comportent le nom de lafonction à partir de laquelle ils ont été enregistrés. Par conséquent, les formats de sélection nepeuvent être ouverts que par la fonction concernée. Dans le cas contraire un message d’alertes’affiche.
En conséquence, les formats de sélection des versions antérieures ne peuvent être utilisés etdoivent être paramétrés à nouveau. Un message d’alerte vous le rappellera.
Installation individuelle de chacune des applications
Cette méthode permet de lancer l'installation d'une application précise à partir du CD-ROM sanspasser par l'écran de sélection.
Que cette dernière soit réalisée à partir de la commande Exécuter ou par l'utilitaire d'installationautomatique de Windows, il est nécessaire de cliquer sur le bouton Parcourir et de sélectionner lefichier SETUP.EXE qui se trouve dans chacun des répertoires des applications :
• MAESTRIA pour la Comptabilité,
• GECOMAES pour la Gestion commerciale,
• SCDMAES pour la Saisie de caisse décentralisée,
• IMMOMAES pour les Immobilisations,
• MOPAMAES pour les Moyens de paiement,
• MANAMAES pour Manager.
Vous vous retrouvez alors dans la fenêtre intitulée Bienvenue et l’installation se poursuit tellequ’elle est décrite sous le titre précédent.
Installation des programmes
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Installation du manuel électronique
La fonction Aide / Consulter le manuel vous permet de consulter le manuel électronique del’application.
Outre l’intérêt de présenter les fonctionnalités de la dernière version, le manuel électroniqueprésente les avantages suivants :
• chaque utilisateur peut disposer sur son poste de travail de l’intégralité du manuel - fini lesmanuels introuvables, déjà empruntés ou entreposés dans une autre pièce - ;
• la recherche est simplifiée :
◊ à partir du sommaire : un clic sur le titre et le paragraphe concerné s’affiche ;
◊ à partir de la fonction Rechercher : indiquez le mot ou le groupe de mots que vousrecherchez dans le texte ;
• vous utilisez une documentation non détériorée par les nombreuses manipulations ;
• vous conservez la possibilité d’imprimer l’intégralité du manuel de référence, ou mieuxencore, d’imprimer uniquement les parties qui vous intéressent.
Avant-propos
Adobe® Acrobat Reader est le logiciel vous permettant de lire le contenu d’un fichier au format.PDF (format d’enregistrement du manuel électronique).
Les pages suivantes présentent brièvement le moyen d’ouvrir et d’exploiter un fichier PDF. Cesexplications ne doivent en aucun cas être considérées comme exhaustives.
Vous découvrirez ensuite par vous-même toutes les possibilités offertes par la consultation d’unfichier .PDF.
Voir Si vous avez déjà procédé à l’installation du manuel électronique, ne tenez pas compte duparagraphe suivant et reportez-vous directement au titre suivant.
Vous n’avez pas installé le manuel électroniqueVous n’avez pas installé le manuel électroniqueVous n’avez pas installé le manuel électroniqueVous n’avez pas installé le manuel électronique
Lancement de l’installationLancement de l’installationLancement de l’installationLancement de l’installation
Pour installer le manuel électronique de votre application, procédez comme suit :
• Insérez le CD-ROM de l’application dans votre lecteur puis suivez les indications suivantes.
• Cliquez sur le bouton Démarrer et sélectionnez la fonction Exécuter.
Installation des programmes
37© Sage France
• Tapez l’instruction : D:\Setup (ou E:\Setup selon le nom du votre lecteur CD-ROM) puiscliquez sur le bouton OK. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Parcourir poursélectionner le fichier Setup.exe qui se trouve sur le CD-ROM.
• La fenêtre Bienvenue… apparaît à l’écran.
• Après avoir pris connaissance de son contenu, cliquez sur le bouton Suivant.
• La fenêtre Liste des applications apparaît alors, vous permettant de sélectionnerl’application à installer. Cliquez sur la case à cocher de votre choix :
◊ Adobe® Acrobat Reader : l’outil vous permettant de lire le contenu de votre manuelélectronique au format .PDF.
L’installation du programme Adobe® Acrobat Reader nécessite de redémarrer l’ordinateuraprès installation. Nous vous invitons donc à procéder à l’installation de cet utilitaireséparément.
◊ Manuels électroniques
• Cliquez sur le bouton Suivant.
Installation d’Adobe® Acrobat ReaderInstallation d’Adobe® Acrobat ReaderInstallation d’Adobe® Acrobat ReaderInstallation d’Adobe® Acrobat Reader
Si vous avez demandé l’installation de Adobe® Acrobat Reader, le programme lance la procédureautomatiquement et affiche successivement :
• Une fenêtre de Bienvenue ; lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, le programmeaffiche une fenêtre vous invitant à prendre connaissance du contenu du contrat de licence.
• Lorsque vous cliquez sur le bouton Oui, le choix du répertoire d’installation vous est proposé.
• Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, l’installation est lancée.
! Si vous possédez une version antérieure du programme Adobe® Acrobat Reader, il vous est conseillé deprocéder au préalable à la désinstallation de ce programme (au moyen de l’utilitaire Ajout/Suppressionde programme du Panneau de configuration de Windows) et de redémarrer l’ordinateur avant deprocéder à l’installation de la nouvelle version.
Installation des programmes
38© Sage France
Installation des manuels électroniquesInstallation des manuels électroniquesInstallation des manuels électroniquesInstallation des manuels électroniques
Si vous avez demandé l’installation des manuels électroniques, la procédure se déroule commesuit :
• La fenêtre Bienvenue apparaît à l’écran. Prenez connaissance de son contenu puis cliquez surle bouton Suivant.
• La fenêtre Sélection du dossier d’installation apparaît.
Elle vous propose par défaut le dossier (ou répertoire) de stockage des fichiers C:\PROGRAMFILES\SAGE. Si la proposition vous convient, cliquez sur le bouton Suivant.
Si la proposition ne vous convient pas, tapez le chemin pour parvenir au dossierd’installation ou utilisez le bouton Parcourir. Sélectionnez alors le dossier (ou répertoire) quiconvient. Cliquez ensuite sur le bouton OK pour revenir à la fenêtre précédente que vousvalidez par le bouton Suivant.
• La fenêtre Sélection des composants apparaît ensuite. Choisissez les manuels électroniquesque vous souhaitez installer en fonction des logiciels installés au sein de votre entreprise.Cliquez ensuite sur le bouton Suivant.
• L’installation est ensuite déclenchée automatiquement.
A la fin de la procédure, un message vous prévient de son bon accomplissement.
Particularités
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ParticularitésParticularitésParticularitésParticularités
Utilisation en client/serveur _________________________________________41
Réaffichage des listes en réseau ____________________________________42
Gestion de l’Euro ___________________________________________________43
Fonctions Internet __________________________________________________43
Manuel électronique ________________________________________________44
Avant-propos ..................................................................................................... 44Vous n’avez pas installé le manuel électronique ................................................. 44
Utilisation du manuel électronique .................................................................. 45
Comment consulter le manuel électronique................................................... 45Consultation sur CD-ROM................................................................................... 45
Fonctions principales de consultation.................................................................. 46◊ Mode de consultation...................................................................................................46◊ Défilement du fichier ....................................................................................................46◊ Affichage de la page ....................................................................................................46◊ Recherche de texte......................................................................................................47◊ Impression d’un fichier .................................................................................................47
Particularités diverses ______________________________________________48
Particularités
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Particularités
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Utilisation en client/serveur
Pour utiliser les programmes Sage en réseau Client/Serveur, une mise à jour du Serveur (pourNetware, pour Windows NT ou pour MAC/OS) en version 10.00 est indispensable.
Désormais les nouvelles versions des logiciels pour Windows, sont compatibles MicrosoftBackOffice Small Business Server.
A propos de Microsoft BackOffice Small Business Server ...
Microsoft BackOffice Small Business Server (SBS) est une solution complète de produitsd'administration d'un Serveur NT proposée à un coût très avantageux qui contient Windows NTServer, SQL Server, Internet Information Server, Microsoft Exchange, Outlook, Serveur Fax, Proxyserver, Front Page, Crystal report... Le nombre maximum de licences est de 25.
En plus de ces solutions complètes clés en mains, Small Business Server permet l'administrationdu Serveur NT et de ses différents composants en toute simplicité et sur une seule console.
Cette console d’administration SBS est personnalisable et peut accueillir un assistantd'administration des logiciels qui permet de procéder à l'installation automatique sur les postesclients des applications compatibles SBS lors du démarrage.
Exemple
La Gestion Commerciale a été installée sur le Serveur SBS et celle-ci a été ajoutée parmi la liste descomposants des postes clients sur la console du poste serveur. Lorsque les postes clients se connectent auposte serveur SBS, un message s'affiche proposant l'installation de la gestion commerciale sur le posteclient.
Pour plus d'information sur la gestion du Serveur SBS, veuillez vous référer à la documentationfournie par Microsoft.
L'installation des serveurs est décrite dans les manuels des serveurs.
Particularités
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Réaffichage des listes en réseau
Pour limiter le trafic réseau et fluidifier l’utilisation des applications, une option permet deparamétrer pour chaque poste de travail le temps de réaffichage des listes en réseau.
Ouvrez la fonction Fenêtre / Préférences. Sur la fenêtre qui s’ouvre, repérez l’encadréRéaffichage des listes en réseau :
Cette zone vous permet de définir le délai, en secondes, de rafraîchissement des listes en réseau (3caractères numériques maximum).
Toutefois, la touche F5 permet le rafraîchissement manuel. Elle correspond à la fonction Fenêtre /Actualiser.
Exemple :
Si le délai de réaffichage est de 5 secondes : la liste est rafraîchi toutes les 5 secondes pour prendreen compte les créations, modifications et suppressions réalisées sur les autres postes clientsconnectés aux fichiers.
Si l’enregistrement n’existe plus, le message suivant apparaît :
Particularités
43© Sage France
Gestion de l’Euro
Tous les programmes Sage sont aptes à la gestion de la nouvelle monnaie européenne Euro.
Un manuel particulier, destiné à vous fournir toutes les consignes pour effectuer ce passage dansles meilleures conditions possibles et à vous renseigner sur les points qui pourraient encore voussembler obscurs est fourni avec toutes les versions 8.00 et 5.00 et ultérieures des programmes desLignes 100 et 30 Sage. Il se nomme le « Manuel de l’Euro ».
Veuillez vous y reporter pour toutes les explications sur ce point.
Fonctions Internet
L'utilisation des fonctions Internet telles que la Recherche d'adresse et la Surveillance financièredisponibles sur les fiches clients et fournisseurs nécessite l'installation de Microsoft InternetExplorer version 5.00 minimum.
Particularités
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Manuel électronique
Cette fonction du menu Aide (?) vous permet de consulter le manuel électronique del’application.
Outre l’intérêt de présenter les fonctionnalités de la dernière version, le manuel électroniqueprésente les avantages suivants :
• chaque utilisateur dispose sur son poste de travail de l’intégralité du manuel - fini lesmanuels introuvables, déjà empruntés ou entreposés dans une autre pièce - ;
• la recherche est simplifiée :
◊ à partir du sommaire, un clic sur le titre et le paragraphe concerné s’affiche ;
◊ à partir de la fonction Rechercher, indiquez le mot ou le groupe de mots que vousrecherchez dans le texte ;
• vous utilisez une documentation non détériorée par les nombreuses manipulations ;
• vous conservez la possibilité d’imprimer l’intégralité du manuel de référence, ou mieuxencore, d’imprimer uniquement les parties qui vous intéressent.
Avant-propos
Adobe® Acrobat Reader est le logiciel vous permettant de lire le contenu d’un fichier au format.PDF (format d’enregistrement du manuel électronique).
Les pages suivantes présentent brièvement le moyen d’ouvrir et d’exploiter un fichier PDF. Cesexplications ne doivent en aucun cas être considérées comme exhaustives.
Vous découvrirez ensuite par vous-même toutes les possibilités offertes par la consultation d’unfichier .PDF.
Vous n’avez pas installé le manuel électroniqueVous n’avez pas installé le manuel électroniqueVous n’avez pas installé le manuel électroniqueVous n’avez pas installé le manuel électronique
Voir Si vous n’avez pas installé le manuel électronique et/ou d’Adobe® Acrobat Reader, se référer aumanuel « Ligne 100 & Ligne 30 – Installation sous Windows ».
Particularités
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Utilisation du manuel électronique
Lorsque vous activez la fonction Consulter le manuel du menu Aide (?), le manuel s’ouvre àl’écran.
Si vous avez préféré ne pas installer le manuel électronique sur votre disque dur, ou sil’installation du manuel a été faite dans un répertoire différent de celui proposé par défaut, unefenêtre de sélection apparaît à l’écran.
Insérez votre CD-Rom ou sélectionnez le dossier d’installation du manuel puis sélectionnez lefichier .PDF du manuel à consulter. Il est contenu dans le répertoire SAGE.
Cliquez sur le bouton Ouvrir.
Comment consulter le manuel électronique
Lorsque vous activez la fonction Consulter le manuel du menu Aide (?), le manuel s’ouvre àl’écran généralement sur sa page de garde.
Consultation sur CD-ROMConsultation sur CD-ROMConsultation sur CD-ROMConsultation sur CD-ROM
Si vous avez préféré ne pas installer le manuel électronique sur votre disque dur, une fenêtre dedialogue apparaît à l’écran.
Insérez votre CD-Rom puis sélectionnez le fichier .PDF du manuel à consulter. Il est contenu dansle répertoire SAGE.
Particularités
46© Sage France
Cliquez sur le bouton Ouvrir.
Fonctions principales de consultationFonctions principales de consultationFonctions principales de consultationFonctions principales de consultation
Mode de consultationMode de consultationMode de consultationMode de consultation
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Cliquez sur l’onglet Signets pour obtenir l’affichage conjoint du plan et de la page : dans ce cas,les titres du fichier consulté apparaissent à gauche de l'écran ; un clic sur un titre affiche la pagecorrespondante ; un clic sur le triangle devant un titre permet d'afficher l'arborescence des autrestitres qu'il contient.
Cliquez sur l’onglet Vues miniatures pour obtenir l’affichage conjoint des vues miniatures et de lapage : dans ce cas, les pages du fichier consulté apparaissent sous forme réduite à gauche del'écran ; il suffit de cliquer sur l’une d’elles pour l’afficher.
Défilement du fichierDéfilement du fichierDéfilement du fichierDéfilement du fichier
Ces boutons de la barre d’outils permettent respectivement d’afficher :
la première page du fichier consulté ;
la page précédant celle affichée ;
la page suivant celle affichée ;
la dernière page du fichier.
Affichage de la pageAffichage de la pageAffichage de la pageAffichage de la page
La liste déroulante de la barre d'état (en bas de l'écran) permet d'agrandir ou de diminuer la tailled'affichage des pages.
Ce bouton vous permet de zoomer sur une partie de la page.
Lorsque la taille d’affichage est agrandie, la main permet de déplacer la page à l’écran.
La main vous permet aussi de vous déplacer dans le document en utilisant les différents liens :lorsque la main survole une zone liée, elle se modifie, un simple clic permet d'afficher la pageconcernée.
Particularités
47© Sage France
Les trois boutons suivants permettent respectivement :
d’afficher la page à 100%,
d’adapter la taille d’affichage de la page à la taille de la fenêtre,
d’afficher la page sur toute la largeur de la fenêtre.
Recherche de texteRecherche de texteRecherche de texteRecherche de texte
Ce bouton permet de rechercher un mot ou un groupe de mots dans l’ensemble du fichierconsulté.
Impression d’un fichierImpression d’un fichierImpression d’un fichierImpression d’un fichier
Indiquez les options d’impression de votre choix en utilisant la fonction Configuration del’impression du menu Fichier.
Utilisez ensuite la fonction Imprimer du menu Fichier.
Particularités
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Particularités diverses
Outre les améliorations ponctuelles et les nouvelles fonctionnalités que vous découvrirez danschaque programme Sage, un certain nombre d’améliorations propres à toutes les versions desprogrammes sont décrites dans ce manuel.
Nous les listons ci-après de manière non exhaustive et vous trouverez plus loin dans ce manueldes explications complètes sur leur fonctionnement.
! Certaines de ces améliorations sont apparues dans des versions intermédiaires des programmes et ont faitl’objet d’additifs ponctuels. Nous les réunissons ici dans un seul volume et les rappelons à ceux auxquelselles auraient pu échapper.
• Consultation des éléments : la barre d’outils Navigation dispose d’une fonctionConsultation qui interdit toute modification de l’élément ainsi ouvert à l’écran. Elle serautile dans le cas d’un fonctionnement en réseau où deux utilisateurs pourront dorénavantconsulter le même élément.
• Gestion du double-clic : en liaison avec la nouvelle fonctionnalité présentée ci-dessus, il estmaintenant possible de paramétrer, poste par poste, les effets d’un double-clic sur une ligned’une liste d’éléments. Chaque utilisateur pourra définir que ce double-clic ouvre la fenêtrede visualisation/modification ou bien celle de consultation.
• Menu Edition : toutes les fonctions de la barre d’outils Navigation sont égalementdisponibles par une fonction de ce menu. Si cette barre est masquée, vous avez ainsi un accèsimmédiat aux fonctions qu’elle permet de lancer.
• Saisie des dates : chaque zone de saisie de date dispose maintenant d’un calendrierautomatique qui vous permet de sélectionner facilement la date à inscrire dans la zone ; bienentendu la méthode manuelle reste toujours possible.
• Calculette Sage : une calculette programmable est disponible dans la barre d’outilsNavigation. Elle vous permettra non seulement de faire des calculs “ à la volée ” mais aussid’en insérer le résultat dans les zones de montants ou de valeurs si le pointeur se trouvaitdans une telle zone au moment de son activation. Elle sera très pratique dans de nombreuxcas et en particulier pour les conversions monétaires.
• Inverseur : cette fonctionnalité, disponible dans la barre d’outils Navigation est liée àl’apparition de l’euro. Vous ne la trouverez pas décrite ici mais dans le « Manuel de l’Euro ».
• Barre d’état : cette barre, qui, rappelons-le, se trouve en bas de l’écran, affiche de nombreusesinformations telles que la devise en cours d’utilisation (grâce à l’Inverseur) et des icônesreprésentant le degré de protection attribué aux utilisateurs en fonction de la fenêtre activeainsi que le statut de la pièce en cas d’utilisation de la fonction de suivi des pièces (sur SageGestion commerciale).
Particularités
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• Mise en page : de nombreux objets nouveaux de mise en page sont apparus avec l’euro et lesnouvelles fonctionnalités des programmes individuels. Une amélioration commune à tous lesprogrammes consiste dans l’apparition d’une nouvelle règle, la règle Début de pagessuivantes, qui permet de modifier l’en-tête quand un document doit s’imprimer sur plusieurspages. De plus les couleurs sont maintenant gérées dans les impressions ainsi que divers stylesd’impression (souligné, barré, etc.).
• Impression des graphiques : de nombreuses fonctions des programmes Sage permettentl’impression des valeurs statistiques sous forme de graphes (histogrammes, courbes, secteursou “ camemberts ”). Leur fonctionnement étant identique d’un programme à l’autre, nousavons réuni dans le présent manuel toutes les instructions pour en obtenir les meilleursrésultats.
• Impressions : cette particularité est présente dans tous les programmes ; elle mérite doncd’être mentionnée ici : il s’agit de l’impression de tous les états dans la devise de son choix.Dès qu’un état présente un format de sélection pour le paramétrage de son impression, uneligne de critère permet de choisir une des devises enregistrées dans le programme. Les états nedisposant pas de cette option sont édités dans la devise correspondant à la position del’inverseur.
• Télécopies : il est possible, en cas d’envoi d’états imprimés par fax, de consulter le contenude ces télécopies dans la liste des télécopies à expédier ou expédiées.
• Exportations : deux nouveaux formats d’exportation des données sont apparus dans lesdernières versions des programmes : le format HTML et le format Classeur Microsoft Excel©.Le premier de ces formats permet la réutilisation immédiate des données exportées dans unepage Web d’Internet. Vous pourrez ainsi agrémenter vos sites de données tirées de vosprogrammes Sage sans avoir à en refaire une saisie fastidieuse sur un programme adapté. Leformat Classeur Microsoft Excel, qui ne remplace pas le format Sylk toujours d’actualité,permet de générer un classeur tel que ceux utilisés dans Microsoft Excel® version 7 ouultérieure. De plus, si ce programme se trouve sur votre poste, il sera automatiquement lancéafin de vous permettre de consulter et de travailler sur les données exportées.
• Importations : les importations de données au format Texte ne sont plus tributaires de lacohérence de la totalité des données importées. Si certaines informations sont erronées, ellessont reportées dans une copie du fichier d’importation, portant le nom du fichier avec uneoccurrence incrémentée de 1. Le fichier d’origine est quant à lui renommé avec l’extensionOLD.
• Touche de fonction F4 : l’utilisation de la touche de fonction F4 lorsque le curseur se trouvedans une zone à liste déroulante fait s’ouvrir cette liste sans qu’il soit besoin d’utiliser lasouris. Les adeptes du « tout clavier » n’auront pas à abandonner ce dernier pour réaliser cetteopération.
• Impression sur la messagerie : l’utilisation de la fonction permet de générer une impressionsur la messagerie.
Particularités
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Lancement et arrêt des programmes
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Lancement et arrêt des programmesLancement et arrêt des programmesLancement et arrêt des programmesLancement et arrêt des programmes
Lancement d’un programme ________________________________________53
Premiers lancements d’un programme/Code d’accès ......................................... 53
Référencement du logiciel Sage.......................................................................... 55◊ Référencement via Internet..........................................................................................56◊ Référencement par courrier .........................................................................................56
Arrêt du programme ________________________________________________57
Extensions des fichiers de la gamme ________________________________57
Clé de mise à jour du programme ___________________________________59
Lancement et arrêt des programmes
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Lancement et arrêt des programmes
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Lancement d’un programme
Les informations qui suivent concernent essentiellement le démarrage des programmes Sage surles postes individuels.
Pour lancer un programme, cliquez sur le bouton Démarrer du bureau Windows puis ouvrez lemenu des Programmes. Repérez le groupe correspondant au programme Sage que vous voulezutiliser et ouvrez le menu auquel il donne accès. Dans cette liste, cliquez sur le raccourci duprogramme Sage.
Vous pouvez aussi faire un double-clic sur l'icône du Poste de travail, ouvrir successivement lesfenêtres des dossiers donnant accès aux fichiers du programme puis faire un double-clic surl'icône du programme.
En utilisation courante du programme, nous vous conseillons, afin de retrouver votre programmetel que vous l’avez quitté à la fin de la session précédente, de le relancer au moyen du boutonReprendre… qui y est créé ou bien de la ligne Reprendre... dans le menu Programmes.
! Consultez la documentation Windows pour savoir comment insérer un raccourci dans le menu Démarrer.
Lors des premiers lancements du logiciel, une fenêtre vous permet de saisir votre code d’accès produit. Cecode, de 16 caractères, vous est fourni après envoi de votre bon de garantie et ne sera utilisé au pour leprocuit en question. Si vous cliquez sur le bouton Annuler, vous retournez sur le Bureau de Windows. Sivous cliquez sur le bouton OK sans renseigner votre code d’accès produit, le programme se lancera mais lenombre de possibilités d’ouvrir l’application sans ce code diminuera d’une unité.
Premiers lancements d’un programme/Code d’accèsPremiers lancements d’un programme/Code d’accèsPremiers lancements d’un programme/Code d’accèsPremiers lancements d’un programme/Code d’accès
Dans le cas où le programme viendrait d’être installé sur votre poste, le lancement du programmefera apparaître une fenêtre Bienvenue chez Sage.
Lancement et arrêt des programmes
54© Sage France
Cette fenêtre vous prévient que le nombre d’accès au programme est limité tant que vous n’avezpas enregistré le code d’accès qui libérera complètement le programme.
! Ne confondez pas Code d’accès et Clé d’authenticité qui sont deux informations différentes maisnécessaires à l’utilisation du programme. La clé d’authenticité est une information qui correspond à laversion du programme et permet au programme d’installation de copier les fichiers qui correspondent à laversion acquise. Le Code d’accès est une information fournie par Sage France, après référencement del’utilisateur, qui permet de personnaliser le programme et d’éviter les copies illicites.
Le message en bas de cette fenêtre est important et vous rappelle le nombre d’accès qui vousrestent avant blocage du programme.
Bouton Continuer
Utilisez ce bouton si vous ne connaissez pas encore votre code d’accès et si vous désirezpoursuivre vos travaux.
A chaque lancement du programme sans enregistrement du code, le nombre d’accès diminue deun.
Bouton Annuler
Referme la fenêtre et le programme sans le lancer.
Bouton Référencement
Ce bouton permet les opérations de référencement du programme auprès de Sage France.
Voir Ci-dessous les explications données sur cette fonction.
Bouton Code d’accès
Lorsque SAGE France vous a fait parvenir le code d’accès correspondant à votre programme,cliquez sur ce bouton pour ouvrir une fenêtre permettant sa saisie.
Le code, unique pour chaque programme et chaque utilisateur référencé, doit être saisiexactement comme il vous a été remis.
Lancement et arrêt des programmes
55© Sage France
Cliquez ensuite sur le bouton OK. Si le code est valable, le programme sera alors en accès libre etillimité.
Si vous avez fait une erreur dans sa saisie, un message vous en préviendra.
Référencement du logiciel SageRéférencement du logiciel SageRéférencement du logiciel SageRéférencement du logiciel Sage
Afin que Sage France connaisse exactement les utilisateurs de ces produits et protègent cesderniers contre toute utilisation illicite, il est nécessaire que ceux-ci soient référencés. C’est laraison pour laquelle il vous est demandé :
• de répondre à des questionnaires concernant votre entreprise lors de l’installation duprogramme (voir plus haut),
• de faire parvenir à SAGE France ces mêmes informations qui lui permettront de vousenregistrer comme utilisateur de certains de ses produits et, en retour, de vous faire parvenirle code d’accès permettant de débrider le programme.
Ce référencement peut s’effectuer de deux façons différentes :
• soit via Internet si vous disposez de l’équipement matériel et logiciel correspondant,
• soit par courrier ou télécopie en renvoyant les informations que Sage attend pour votreréférencement.
Ces deux opérations peuvent être réalisées à partir de la fenêtre qui s’ouvre en cliquant sur lebouton Référencement de la fenêtre Bienvenue chez sage décrite plus haut. L’utilisation de cebouton ouvre une nouvelle fenêtre Référencement de votre logiciel Sage.
Lancement et arrêt des programmes
56© Sage France
Référencement via Internet
La sélection de cette commande va lancer le programme de navigation disponible sur votre posteet, après connexion au site de SAGE France, afficher une page permettant de vous identifier entant qu’utilisateur.
Remplissez cette page le plus exactement possible et transmettez-la au site SAGE France qui vousfera parvenir en retour votre code d’accès.
Référencement par courrier
Pour cela, cliquez sur le bouton Imprimer… de la fenêtre Référencement de votre logiciel Sage.
Après apparition de la fenêtre de paramétrage des impressions, le programme va imprimer uneFiche de référencement (au format A4) qui comportera les informations que vous avez saisiesdans les fenêtres Information sur votre société lors de l’installation du programme.
Cette feuille comportera également les références de votre programme ainsi que l’adresse àlaquelle vous devez envoyer ou faxer cette fiche.
Par retour de courrier vous recevrez le code d’accès que vous pourrez enregistrer comme indiquéci-dessus pour libérer complètement le programme.
Lancement et arrêt des programmes
57© Sage France
Arrêt du programme
Pour refermer le programme vous pouvez :
• sélectionner la commande Fichier / Quitter,
• taper ALT + F4,
• taper CTRL + Q
• cliquer sur la case de fermeture de la fenêtre de l’application.
Extensions des fichiers de la gamme
Chaque logiciel Sage crée ou utilise des fichiers avec une extension particulière. Nous lesdécrivons ci-après.
En termes informatiques et pour les systèmes d’exploitation DOS ou Windows, une extension estun suffixe de 3 caractères alphanumériques maximum séparé du nom du fichier par un point.
! Les extensions de certains fichiers ont été modifiées. Pour cela voir le titre Modification des extensionsdes fichiers un peu plus haut dans ce manuel.
Pour Sage Comptabilité :
• .MAE : fichier comptable,
• .EXP : fichier expert,
• .BMA : fichier créé par la commande Mise en page,
• .MMA : fichier de données de paramétrage des modèles d’exportation,
• .FMA : fichier de données de paramétrage des formats de sélection,
• .BCR : fichier qui contient les données de paramétrage des états Bilan, Compte de résultat,Soldes intermédiaires de gestion, Déclaration de taxes et Rapport d'activité,
• .RMA : fichier qui contient l’environnement de travail,
• .EMA : ficher de données de paramétrage des formats d’import/export paramétrable.
Pour Sage Gestion commerciale :
• .GCM : fichier commercial,
• .BGC : fichier créé par la commande Mise en page,
• .MGC : fichier de données de paramétrage des modèles d’exportation,
Lancement et arrêt des programmes
58© Sage France
• .FGC : fichier de données de paramétrage des formats de sélection,
• .RGC : fichier qui contient l’environnement de travail,
• .EGC : fichier de données de paramétrage des formats d’import/export paramétrable.
Pour Sage Saisie de caisse décentralisée :
• .GCM : fichier commercial,
• .BGC : fichier créé par la commande Mise en page,
• .MGC : fichier de données de paramétrage des modèles d’exportation,
• .FGC : fichier de données de paramétrage des formats de sélection,
• .RGC : fichier qui contient l’environnement de travail,
• .EGC : fichier de données de paramétrage des formats d’import/export paramétrable.
Pour Sage Immobilisations :
• .IMO : fichier d'immobilisation,
• .LIA : fichier de paramétrage du transfert de données vers les Etats Financiers,
• .MIM : fichier de données de paramétrage des modèles d’exportation,
• .FIM : fichier de données de paramétrage des formats de sélection,
• .RIM : fichier qui contient l'environnement de travail,
• .EIM : fichier de données de paramétrage des formats d’import/export paramétrable.
Pour Sage Moyens de paiement :
• .MDP : fichier de trésorerie,
• .BMD : fichier créé par la commande Mise en page,
• .RMP : fichier qui contient l’environnement de travail,
• .EMD : fichier de données de paramétrage des formats d’import/export paramétrable
Pour Sage Manager :
• .CHP : fichier manager,
• .CHL : fichier annexe manager en organisation de type bibliothèque,
• .RMG : fichier contenant l’environnement de travail.
Lancement et arrêt des programmes
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Clé de mise à jour du programme
La commande A propos de… disposée dans le menu Aide (?) propose une fonctionnalitéparticulière sous la forme d’un bouton intitulé Clé.
Ce bouton ouvre une fenêtre permettant la mise à jour du programme.
Elle est destinée à saisir la clé d’authenticité donnant accès aux fonctionnalités d’une version pluscomplète du programme que celle que vous utilisez actuellement.
Après avoir réalisé les démarches auprès de Sage France pour pouvoir disposer d’une versionsupérieure du programme que vous utilisez actuellement, vous recevrez une nouvelle clé
Lancement et arrêt des programmes
60© Sage France
d’authentification que vous taperez dans les trois zones prévues à cet effet en haut de l’écran enrespectant strictement les caractères à frapper.
! La saisie de cette clé d’authenticité fera apparaître le numéro de série du programme.
Vous remplirez ensuite soigneusement les zones d’identification de votre société afin que leprogramme puisse les enregistrer.
Il est alors nécessaire de quitter le programme pour bénéficier des nouvelles fonctions.
Cette procédure ne peut être effectuée que s’il s’agit du même numéro de version. Lors d’unchangement de numéro de version, il faut procéder à une installation complète de la nouvelleversion.
Exemple
Vous possédez une version 8.11 Pack d’un programme et désirez passer à la version 8.11 Pack Plus.Saisissez dans cette fenêtre la clé d’authenticité qui vous a été fournie lors de l’acquisition des droitsd’utilisation de cette nouvelle version.
Vous possédez une version Ligne 30 d’un programme et désirez passer à la Ligne 100. Il vous faut alorsréaliser l’installation complète de la version Ligne 100.
Vous possédez une version 8.01 d’un programme et désirez passer à la version 8.11. Il faut procéder à uneinstallation complète.
Généralités sur les programmes
61© Sage France
Généralités sur les programmesGénéralités sur les programmesGénéralités sur les programmesGénéralités sur les programmes
Généralités _________________________________________________________65
Particularités du fonctionnement sous Windows........................................... 65
Souris ou clavier ? ............................................................................................. 65
Les fenêtres du programme ............................................................................. 66Fenêtre de l’application ....................................................................................... 66◊ Les boutons des fenêtres.............................................................................................67◊ Barre d’état ..................................................................................................................68
Programme réduit à un bouton............................................................................ 69
Basculer vers…................................................................................................... 70
Fenêtres de documents....................................................................................... 70
Fonctions générales concernant les fenêtres...................................................... 71◊ Modifier la taille d’une fenêtre ......................................................................................71◊ Agrandir une fenêtre au maximum...............................................................................72◊ Ramener une fenêtre à sa taille précédente.................................................................72◊ Réduire une fenêtre de document................................................................................72◊ Déplacer une fenêtre ...................................................................................................73◊ Fermer une fenêtre de document.................................................................................73◊ Fermer une liste...........................................................................................................74
Fenêtres des programmes Sage...................................................................... 74◊ Fenêtres de listes ........................................................................................................75
Fonctions diverses des fenêtres.......................................................................... 80◊ Déplacer la sélection ...................................................................................................80◊ Réactivation d’une fenêtre ...........................................................................................80◊ Les zones d’une fenêtre...............................................................................................81◊ Déplacements et les saisies dans les zones d’une fenêtre...........................................82◊ Zones de saisie ...........................................................................................................86◊ Zones de dates............................................................................................................87◊ Listes déroulantes........................................................................................................88◊ Onglets ........................................................................................................................90
Menus ................................................................................................................. 91Menu Système .................................................................................................... 93◊ Menu système de la fenêtre d’application ....................................................................93◊ Menu système des fenêtres de document....................................................................94
Menus hiérarchiques ........................................................................................... 94
Menus contextuels .............................................................................................. 95◊ Menu contextuel des barres d’outils.............................................................................95
Généralités sur les programmes
62© Sage France
◊ Menu contextuel des zones de saisie...........................................................................96◊ Menu contextuel des fenêtres “modales”......................................................................97◊ Menu contextuel des listes ...........................................................................................98◊ Menu contextuel des listes d’outils ...............................................................................99
Barres d’outils ..................................................................................................100Barre d’outils Navigation ....................................................................................100◊ Rôle de la barre d’outils Navigation............................................................................100◊ Fonction Rechercher / Remplacer..............................................................................102◊ Fonction Atteindre......................................................................................................103
Barres d’outils ....................................................................................................104◊ Disponibilité des boutons des barres d’outils..............................................................105◊ Barre d’outils Standard...............................................................................................105◊ Positionnement des barres d’outils.............................................................................108◊ Formes et dimensions des barres d’outils ..................................................................109◊ Personnalisation des barres d’outils ...........................................................................109
Personnalisation des fonctions ......................................................................111
Gestion des liens inter-applications...............................................................115Enregistrer un chemin d’accès...........................................................................116
Lancement de l’application.................................................................................116
Préférences........................................................................................................117
Pointeurs de la souris ......................................................................................118
Boutons.............................................................................................................119Bulles d’aide.......................................................................................................119
Transferts par glissement ou Glisser/Déposer .............................................119
Impressions ......................................................................................................120Impressions propres à certaines fonctions.........................................................120
Impressions différées.........................................................................................121
Menu Etat...........................................................................................................122
Fenêtres de sélection simplifiée.........................................................................122
Formats de sélection..........................................................................................124◊ Menus contextuels des formats de sélection ..............................................................124◊ Enregistrer un format de sélection personnalisé.........................................................125◊ Appeler un format de sélection personnalisé..............................................................126◊ Paramétrage d’un format de sélection........................................................................127
Critères de sélection ..........................................................................................129◊ Critères de sélection de dates variables.....................................................................130◊ Critères de sélection standard et personnalisé ...........................................................130
Groupes .............................................................................................................130
Opérateurs .........................................................................................................131
Généralités sur les programmes
63© Sage France
Impression de l’état ........................................................................................... 133◊ Options d’impression .................................................................................................134◊ Aperçu avant impression ...........................................................................................136◊ Imprimer dans un fichier ............................................................................................138◊ Formats des fichiers d’exportation d’états ..................................................................139
Etats personnalisés ........................................................................................... 142◊ Contenu du menu…...................................................................................................142◊ Lancement de l’impression ........................................................................................144
Impression des paramètres société .............................................................. 145
Gestion des graphiques .................................................................................. 146Sélection de la série du graphique .................................................................... 146
Les différentes représentations graphiques ...................................................... 147
La Calculette Sage .......................................................................................... 149Description de la calculette................................................................................ 150◊ Menu Edition..............................................................................................................150◊ Menu Préférence .......................................................................................................151◊ Menu Aide (?) ............................................................................................................151◊ Boutons de la calculette.............................................................................................152
Conversion des devises .................................................................................... 156
Formules de calcul ............................................................................................ 157◊ Syntaxe des formules de calcul .................................................................................158
Télécommunication et contacts .................................................................... 159Champ télécommunication................................................................................ 159
Gestion des contacts......................................................................................... 160
Intégration de fichiers photo et multimédia.................................................. 162Gestion de la photo ........................................................................................... 162◊ Enregistrement du fichier lié.......................................................................................163
Gestion des objets multimédia .......................................................................... 164◊ Modification de l’objet attaché....................................................................................166◊ Suppression de l’objet attaché ...................................................................................166◊ Enregistrement du fichier lié.......................................................................................166
Format import/export paramétrable.............................................................. 167Importer un fichier au format paramétrable ....................................................... 168◊ Ouverture du format de fichier paramétrable..............................................................169◊ Sélection du fichier à importer....................................................................................169◊ Procédures d’importation ...........................................................................................170
Exporter un fichier au format paramétrable ....................................................... 172◊ Sélection du format de fichier.....................................................................................173◊ Nom du fichier d'exportation ......................................................................................173◊ Critères de sélection ..................................................................................................174◊ Procédure d’exportation.............................................................................................174
Généralités sur les programmes
64© Sage France
Définition format paramétrable...........................................................................175◊ Fenêtre d'ouverture / création d'un format de fichier...................................................175◊ Nouveau format de fichier paramétrable ....................................................................175◊ Définition de la structure du fichier .............................................................................176◊ Onglet Description .....................................................................................................176◊ Onglet Particularités...................................................................................................179◊ Vérification de la structure du fichier...........................................................................182
Journal d'import..................................................................................................186
Généralités sur les programmes
65© Sage France
Généralités
Particularités du fonctionnement sous Windows
Tout au long de ce manuel, nous nous efforcerons d’utiliser le vocabulaire et la description desmanœuvres propres à ce programme. Comme nous l’avons évoqué plus haut, nous supposeronsque vous utilisez une souris et la description des commandes sera faite en fonction de cetaccessoire.
Nous résumons ci-après les principales caractéristiques du fonctionnement des programmes sousMicrosoft Windows. Nous vous conseillons cependant d’étudier avec attention le manueld’utilisation qui vous a été remis avec Windows.
Si la manipulation des fenêtres et écrans n’a pas de secret pour vous, vous pouvez passer cettepartie.
! Les descriptions qui suivent correspondent à Microsoft Windows français.
Souris ou clavier ?
Les programmes de la gamme Sage pour Microsoft Windows, fonctionnent tous de façonsimilaire. Ils nécessitent l'utilisation d'une souris bien que la plupart des opérations puisse se faireà partir du clavier.
La souris ne permet pas de se dispenser de l’usage du clavier, qui reste obligatoire pour les saisiesde textes et de valeurs, mais facilite beaucoup l’exécution des commandes. Elle est d’ailleursindispensable pour effectuer certaines des manœuvres permises par les programmes de la gammeSage et qui ne sont pas réalisables au clavier.
Le programme possède des raccourcis clavier qui sont des séquences de touches (très souvent parappui simultané sur plusieurs touches) qui permettent d’exécuter une commande courante sansquitter le clavier. Ces raccourcis doublent toujours une commande au moyen de la souris. Ils voussont présentés dans les Annexes de ce manuel mais sont détaillés dans les manuels de référencerespectifs de chaque application Sage.
Les boutons de gauche et de droite de la souris sont utilisés.
Les programmes Sage étant conformes à la norme MOC (Microsoft Office Compatible), les sourismunies d’une mollette de défilement sont également utilisables pour faire défiler le contenu deslistes des fenêtres de ce type.
Généralités sur les programmes
66© Sage France
Les fenêtres du programme
Après son lancement, le programme s’exécute dans une fenêtre dite fenêtre d’application dont letitre est celui du programme de la gamme Sage en cours de fonctionnement. Ce nom est suivi decelui du fichier de données éventuellement en cours d’utilisation.
Au cours de son fonctionnement, le programme de gestion va, à son tour, ouvrir et utiliser desfenêtres de document dans lesquelles s’exécuteront les commandes. Nous les décrirons plus loin.
Fenêtre de l’applicationFenêtre de l’applicationFenêtre de l’applicationFenêtre de l’application
Les programmes fonctionnant sous le système d’exploitation Windows s’exécutent dans unefenêtre identique pour tous les programmes.
Elle se compose, de haut en bas :
• d’une barre de titre comportant le nom du programme en cours de fonctionnement et lenom du fichier de travail ouvert ainsi que quatre boutons que nous préciserons plus loin ;
• d’une barre de menus,
Généralités sur les programmes
67© Sage France
• d’un espace de travail dans lequel s’ouvrent les barres d’outils Navigation et Standard (voirplus loin) et sur lequel apparaîtront les différentes fenêtres des fonctions que vous lancerez ;
• d’une barre d’état en bas de la fenêtre de l’application. Cette barre vous renseigne sur lescommandes en train de s’exécuter ou sur celles sélectionnées par le pointeur en vousdonnant quelques mots d’explication sur leur rôle. Elle affiche de nombreuses autresinformations qui vous seront précisées plus loin ;
• d’une barre des tâches tout en bas de la fenêtre. Cette barre appartient au systèmed’exploitation Windows. Veuillez vous reporter à la documentation concernant ceprogramme pour plus d’explications.
Vous pouvez modifier les trames (ou les couleurs) de tous les éléments de l’environnement detravail au moyen de l’accessoire Affichage du Panneau de configuration accessible à partir dubouton Démarrer.
Bien entendu, tous les utilitaires disponibles sous Windows sont utilisables (horloge, agenda,bloc-notes, etc.).
Les boutons des fenêtresLes boutons des fenêtresLes boutons des fenêtresLes boutons des fenêtres
La barre de titre de la fenêtre d’application ainsi que celles de la plupart des fenêtres de travailcomportent divers boutons dont nous donnons ci-dessous le rôle.
Le bouton Système apparaît à l’extrémité gauche de la barre de titre. Son dessin est propre auprogramme en cours d’utilisation. Si on clique dessus, il ouvre le menu Système dont lescommandes permettent de modifier la taille de la fenêtre ou sa position sur l’écran ainsi que derefermer la présente fenêtre. Un double-clic sur ce bouton referme la fenêtre correspondante. S’ils’agît de la fenêtre de l’application, c’est le programme qui se referme.
Le bouton Réduire met le programme en sommeil, par exemple pour faire un travail avec unautre programme, s’il s’agit de la fenêtre de l’application ou ramène la fenêtre sous la forme d’unbouton s’il s’agit d’une fenêtre de document (voir plus loin). Le programme est toujoursaccessible sous forme d’un bouton sur la Barre des tâches. Il vous suffira de faire un clic sur cebouton pour reprendre vos travaux où vous les aviez laissés.
Le bouton Agrandir amène la fenêtre à sa taille la plus grande (en fonction du contexte).Rappelez-vous que vous pouvez aussi modifier les dimensions de certaines fenêtres en plaçant lepointeur sur leur bord (il se transforme en une double flèche) et en faisant glisser dans le sensvoulu.
Ce même bouton Agrandir peut prendre une autre forme lorsque la fenêtre est à sesdimensions maximales. Cliquer dessus fait l’opération inverse du bouton précédent. Il ramène lafenêtre à sa taille initiale.
Le bouton Fermer referme l’application ou la fenêtre en enregistrant les saisies etmodifications que vous auriez pu y faire. Vous pouvez également utiliser la touche ECHAP maiscelle-ci referme la fenêtre sans enregistrer les modifications éventuelles.
Généralités sur les programmes
68© Sage France
! Les boutons cités précédemment réaliseront l’opération décrite quand vous utiliserez une souris. Si vous levoulez, des commandes équivalentes seront obtenues à partir du menu Système (voir plus loin).
Barre d’étatBarre d’étatBarre d’étatBarre d’état
La Barre d’état se trouve tout en bas de la fenêtre de l’application.
Elle se compose de plusieurs cadres qui affichent, de gauche à droite, les informations suivantes :
• des informations d’ordre général sur les éléments de l’écran ou les fenêtres ouvertes,
• la monnaie en cours d’utilisation : pour cela, voir les explications sur l’Inverseur dans le« Manuel de l’Euro »,
• une zone de rappel des autorisations d’accès,
• une zone de rappel de l’existence d’impressions différées (pour la Ligne 100),
• un bouton de modification de la taille de la fenêtre.
Zone d’information
Cette zone affiche différents types d’informations :
• Des informations sur le bouton, le titre de menu ou la commande sur lequel se trouveactuellement le pointeur de la souris. Lorsque vous placez, sans cliquer, le pointeur de lasouris sur un bouton, vous savez qu’une bulle d’aide apparaît pour vous renseigner surl’utilité de ce bouton. La barre d’état vous donne également un complément d’information laconcernant. Il en est de même pour les menus ouverts et les commandes des menus.
! Cette information est temporisée. Au bout de quelques secondes, l’affichage normal réapparaît.
• Lorsqu’une liste est active à l’écran, cette zone affiche un certain nombre d’informationstelles :
◊ le nombre d’éléments dans la liste,
◊ le nombre d’éléments sélectionnés dans la liste.
Information sur la monnaie active
La zone à droite de la précédente affiche la mention Montant en... suivi du sigle de la monnaieen cours d’utilisation. Cette monnaie est enregistrée dans le volet Initialisation de la commandeA propos de... du menu Fichier de chaque application Sage :
• soit comme monnaie de tenue de compte (en général monnaie du pays de l’utilisateur),
• soit comme devise d’équivalence (en général une devise de référence comme par exemplel’euro pour les pays de la zone Euro pendant la période transitoire de passage à l’euro).
Généralités sur les programmes
69© Sage France
Le passage de l’une à l’autre de ces monnaies s’effectue en cliquant sur le bouton Inverseur de labarre d’outils Navigation ou bien en sélectionnant cette même commande dans le menuEdition.
Voir Le Manuel de l’Euro pour toutes explications sur l’Inverseur.
Information sur la protection
La troisième zone de la Barre d’état affiche une icône si la fonction actuellement utilisée estprotégée et si l’utilisateur n’a pas les autorisations nécessaires pour y réaliser toutes les opérationspossibles :
Rien ne s’affiche si l’utilisateur peut réaliser toutes les opérations possibles ;
Une icône représentant un crayon barré apparaît si l’utilisateur peut consulter l’élément maisnon le modifier ;
une icône représentant une poubelle barrée apparaît si l’utilisateur ne peut supprimerl’élément en cours de consultation.
Une icône représentant une loupe apparaît si l'utilisation ouvre un élément en consultation.
Voir La commande Autorisations d’accès du menu Fichier de chaque application Sage.
! Ces mêmes icônes apparaissent en regard des noms des commandes protégées dans les menus. Par ailleursaucune icône spécifique n’existe pour les commandes totalement interdites à un utilisateur puisqu’il nepeut simplement pas y accéder, le nom de la commande ou l’éventuel bouton de la barre d’outils qui ydonnent accès étant estompés.
Information sur les impressions différées
Une icône apparaît dans la dernière zone à droite de cette barre dans le cas où desimpressions différées ont été enregistrées afin que vous pensiez à les lancer.
Zone de modification de taille
Les rayures obliques disposées complètement à droite de cette barre sont un boutonpermettant le redimensionnement de la fenêtre à l’aide de la souris.
Programme réduit à un boutonProgramme réduit à un boutonProgramme réduit à un boutonProgramme réduit à un bouton
Lorsque vous avez réduit temporairement le programme sous forme d’un bouton dans la barredes tâches en bas du bureau de Microsoft Windows, vous pouvez l’ouvrir à nouveau en faisant unclic sur ce bouton.
Rappelons que cette réduction temporaire s’obtient de la façon suivante :
• en ouvrant le menu Système de la fenêtre d’application (ALT + Espace) et en choisissantRéduction.
Généralités sur les programmes
70© Sage France
• en cliquant sur le bouton Réduire à la droite de la barre de titre de la fenêtre duprogramme.
Pour relancer l’exécution du programme mis sous forme de bouton, opérez de la façon suivante.
Pressez les touches ALT + ECHAP jusqu’à ce que le bouton du programme soit sélectionné.
Vous pouvez alors ouvrir son menu Système en tapant ALT + Espace et ramener le programme àsa taille précédente en lançant la commande Restauration.
Vous pouvez aussi, tout simplement, valider lorsque le bouton de l’application est sélectionné.
Vous pouvez également sélectionner le bouton du programme en utilisant ALT + TAB qui ouvreune fenêtre dans laquelle vous faites défiler, en tapant TAB tout en laissant le doigt appuyé sur latouche ALT, les commandes disponibles.
Lorsque l’intitulé de celle que vous voulez réactiver est affiché, relâchez les touches etl’application s’activera automatiquement.
Basculer vers…Basculer vers…Basculer vers…Basculer vers…
Cette commande n’apparaît que dans le menu Système de la fenêtre de l’application.
Elle a pour équivalent clavier ALT + ECHAP (ou CTRL + ECHAP qui ouvre le menu Démarrer) etpermet de passer à une autre application ouverte sous Microsoft Windows en sélectionnant sonbouton dans la barre des tâches.
Fenêtres de documentsFenêtres de documentsFenêtres de documentsFenêtres de documents
A ne pas confondre avec la fenêtre du programme ou fenêtre de l’application décrite plus haut.
Les fenêtres de document peuvent se composer de :
• un cadre ;
• en haut de la fenêtre, une barre de titre comportant le titre de la fenêtre, c’est-à-dire de lafonction, et, éventuellement, le titre de l’élément concerné ainsi que certaines autresinformations en fonction du programme et de la fonction en cours d’utilisation ;
• à l’extrémité gauche, un bouton représentant l’icône du programme en cours defonctionnement ; ce bouton ouvre le menu Système ;
• à son extrémité droite, deux ou trois boutons :
celui de gauche représente une petite barre en bas du cadre, c’est le bouton Réduction ; ilpermet de réduire la fenêtre sous la forme d’un bouton au bas de la zone de travail de la fenêtrede l’application ;
celui du centre représente un petite fenêtre ; c’est le bouton Agrandissement ; il permet
Généralités sur les programmes
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d’agrandir la fenêtre ou de la ramener à ses dimensions minimales ;
ce même bouton Agrandissement peut prendre une autre forme lorsque la fenêtre est à sesdimensions maximales ; cliquer dessus fait l’opération inverse du bouton précédent ; il ramène lafenêtre à sa taille initiale ;
celui de droite comporte une croix ; c’est le bouton Fermer ; il permet de refermer la fenêtre ;
• lorsqu’il s’agit d’une fenêtre de liste, une ou deux barres de défilement permettent deconsulter la totalité de la liste ;
• en bas à droite, dans certains cas, une case avec des rayures obliques sur laquelle vouspouvez cliquer et faire glisser pour modifier les dimensions de la fenêtre.
! Toutes les caractéristiques listées précédemment ne sont pas toujours présentes simultanément dans lesfenêtres. Une distinction doit être faite entre les fenêtres de liste qui comportent en général toutes cesparticularités et les fenêtres de détail qui en comportent moins. Les fenêtres de détail donnent desinformations sur les éléments tirés des listes.
Fonctions générales concernant les fenêtresFonctions générales concernant les fenêtresFonctions générales concernant les fenêtresFonctions générales concernant les fenêtres
Ces fonctions concernent aussi bien la fenêtre d’application que les fenêtres de documents.
Modifier la taille d’une fenêtreModifier la taille d’une fenêtreModifier la taille d’une fenêtreModifier la taille d’une fenêtre
Deux méthodes, avec la souris ou par les menus (avec le clavier).
SourisSourisSourisSouris
Pointez le bord du cadre de la fenêtre à redimensionner, cliquez (bouton de gauche) et faitesglisser dans le sens voulu. Le pointeur de la souris se change alors en une double flèche. Relâchezle bouton lorsque la fenêtre a atteint la dimension voulue.
Si vous placez le pointeur dans un coin de la fenêtre, vous pourrez modifier sa taille dans deuxdirections simultanément.
Il est également possible de redimensionner certaines fenêtres à la souris en pointant la casesituée en bas et à droite de la fenêtre à redimensionner (à l’intersection des barres de défilementverticale et horizontale), en cliquant et en faisant glisser.
! Il n’est pas possible de diminuer les fenêtres en dessous d’une certaine valeur fixée par le programme. Demême, il n’est pas possible d’en agrandir certaines au delà d’une limite donnée.
ClavierClavierClavierClavier
Ouvrez le menu Système de la fenêtre à redimensionner et sélectionnez la commandeDimension. Pressez la touche flèche correspondant au côté à déplacer. Une double flècheapparaît sur le bord du cadre correspondant. Tapez sur la touche flèche correspondant au
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déplacement voulu. Validez lorsque la fenêtre a atteint la taille désirée.
Si vous vous êtes trompé, pressez ECHAP pour arrêter la commande.
Agrandir une fenêtre au maximumAgrandir une fenêtre au maximumAgrandir une fenêtre au maximumAgrandir une fenêtre au maximum
SourisSourisSourisSouris
Cliquez sur le bouton Agrandir à l’extrême droite de la barre de titre si elle existe.
Pour ramener la fenêtre à ses dimensions précédentes, cliquez sur le bouton Agrandir qui,dans ce cas, prend un autre aspect.
ClavierClavierClavierClavier
Ouvrez le menu Système de la fenêtre à agrandir et sélectionnez la commande Agrandissement.
Il n’y a pas de commande du menu Système ramenant une fenêtre à sa taille précédente.
Pour le faire, il faut utiliser les méthodes permettant de modifier la taille.
Ramener une fenêtre à sa taille précédenteRamener une fenêtre à sa taille précédenteRamener une fenêtre à sa taille précédenteRamener une fenêtre à sa taille précédente
Cliquez sur le bouton Agrandir à droite de la barre de titre.
Il n’y a pas de commande clavier ramenant une fenêtre à sa taille précédente.
Pour le faire, il faut utiliser les méthodes permettant de modifier la taille.
Réduire une fenêtre de documentRéduire une fenêtre de documentRéduire une fenêtre de documentRéduire une fenêtre de document
SourisSourisSourisSouris
Cliquez sur le bouton Réduire à droite de la barre de titre.
Cette commande n’est disponible que sur certaines fenêtres (les listes notamment).
La fenêtre se trouve alors réduite à l’état d’un bouton disposé sur le bord inférieur de la zone detravail de la fenêtre de l’application.
On peut déplacer ce bouton dans l’écran et utiliser les boutons qu’il comporte pour ramener lafenêtre à ses dimensions d’origine ou la fermer définitivement.
ClavierClavierClavierClavier
Ouvrez le menu Système de la fenêtre à redimensionner et sélectionnez la commande Réduction.
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Déplacer une fenêtreDéplacer une fenêtreDéplacer une fenêtreDéplacer une fenêtre
SourisSourisSourisSouris
Pointez la barre de titre de la fenêtre en question, maintenez le bouton de la souris enfoncé(bouton de gauche) puis faites glisser la fenêtre dont la silhouette se déplace avec le pointeur.Relâchez le bouton lorsque la position voulue est atteinte.
ClavierClavierClavierClavier
Ouvrez le menu Système de la fenêtre et sélectionnez la commande Déplacement. Déplacez lafenêtre au moyen de la touche flèche qui convient.
Validez pour fixer la fenêtre à la position voulue.
Fermer une fenêtre de documentFermer une fenêtre de documentFermer une fenêtre de documentFermer une fenêtre de document
SourisSourisSourisSouris
Cliquez sur le bouton du menu Système à l’extrême gauche de la barre de titre et sélectionnezFermeture dans le menu qui s’ouvre.
Vous pouvez également faire un double-clic (cliquer deux fois rapidement) sur le boutonSystème.
Vous pouvez encore cliquer sur le bouton Fermer à droite de la barre de titre de la fenêtre àrefermer.
ClavierClavierClavierClavier
Ouvrez le menu Système de la fenêtre à fermer et sélectionnez la commande Fermeture ou bienpressez CTRL + F4.
Toutes ces méthodes enregistrent toutes les saisies et modifications opérées dans la fenêtre.
! Pour refermer la fenêtre de l’application il faut utiliser la combinaison de touches ALT + F4. Dans ce cas,cette fonction est équivalente à la commande Quitter du menu Fichier, c’est-à-dire qu’elle entraîne lafermeture du programme tout entier. Il en sera de même si vous cliquez sur le bouton Fermer de la fenêtrede l’application.
Vous pouvez également refermer la fenêtre active en pressant la touche ECHAP.
Dans ce cas, les saisies qui auraient pu y être faites ne sont pas enregistrées.
Généralités sur les programmes
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Fermer une listeFermer une listeFermer une listeFermer une liste
Lorsque la fenêtre à refermer présente une liste ou bien qu’elle affiche le détail d’un élémentd’une liste, une commande supplémentaire du menu Système permet de fermer toutes lesfenêtres de la même fonction en une seule fois.
Ouvrez le menu Système de la fenêtre de liste ou d’une des fenêtres de détail appartenant à laliste et sélectionnez la commande Fermer la liste ou bien pressez CTRL + F5.
Cette méthode enregistre toutes les saisies et modifications opérées dans la fenêtre.
Il en est de même pour les fenêtres d’éléments ouvertes à partir d’une liste, cliquez sur le boutondu menu Système à l’extrême gauche de la barre de titre et sélectionnez Fermer la liste, toutes lesfenêtres dépendant de cette liste se refermeront automatiquement ainsi que la liste elle-même.
Fenêtres des programmes Sage
Les fenêtres sont des cadres contenant des informations particulières à la commande qui a étélancée. Le nom de la commande à laquelle elles correspondent est indiqué dans la barre de titre.Ce nom est souvent complété par celui de l’élément dont elles montrent le détail.
Elles comportent dans tous les cas un menu Système à gauche de la barre de titre. Le menuSystème est décrit plus loin dans ce manuel.
! Fermer une fenêtre en utilisant le bouton Système sauvegarde les informations enregistrées ou modifiées.Presser la touche ECHAP n’enregistre pas les saisies.
Pour refermer automatiquement toutes les fenêtres dépendant d’une même liste, il suffit dechoisir la commande Fermer la liste du menu Système d’une des fenêtres d’un élémentappartenant à cette liste ou bien de presser la combinaison de touches CTRL + F5.
Dans bien des cas les fenêtres possèdent une case de contrôle de taille.
Elles possèdent également des cases de dimensionnement pour ajuster leur taille au minimum ouau maximum. Certaines de ces fenêtres ne peuvent dépasser une taille maximale fixée par leprogramme. Ne vous étonnez donc pas si leur agrandissement semble bloqué.
Dans le même esprit, il est impossible de diminuer la taille d’une fenêtre en dessous d’unminimum fixé par le programme.
! Il n’est pas possible d’agrandir une fenêtre si les colonnes qu’elle contient ont la largeur maximale qui leura été assignée (par vous ou par le programme). Il suffit, dans ce cas, d’élargir une ou plusieurs colonnespour pouvoir agrandir la fenêtre.
On désigne par “fenêtre active” celle dont la barre de titre est colorée ou comporte des stries. Ellese trouve par dessus toutes les autres fenêtres ouvertes à l’écran.
Généralités sur les programmes
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Fenêtres de listesFenêtres de listesFenêtres de listesFenêtres de listes
Certaines fenêtres contiennent des listes d’éléments. Nous donnons ci-après les principalesfonctions s’attachant aux fenêtres de listes. Si certaines d’entre elles ne peuvent s’appliquer dansun cas précis, le manuel de référence le précisera.
Pour ajouter un élément, il faut cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d’outils Navigationou encore taper CTRL + J.
Pour consulter un élément sans y apporter de modification, cliquer sur le bouton Consulter dela barre d’outils Navigation ou taper CTRL + L. Vous pouvez également, si vous l’avez paramétréainsi, faire un double-clic sur la ligne de l’élément (voir la remarque plus bas). Cette consultationpermet d’ouvrir un élément déjà ouvert sur un autre poste en cas de travail en réseau..
Pour consulter et/ou modifier un élément de la liste, cliquez sur sa ligne pour la sélectionnerpuis sur le bouton Voir/Modifier de la barre d’outils Navigation ou tapez CTRL + M. Vouspouvez également effectuer un double-clic sur la ligne.
! Certaines zones de liste dont les zones de saisies sont disposées immédiatement au-dessus ou en dessousne nécessitent pas un double-clic pour la sélection d’un élément. Un simple clic suffit.
! Il est possible, poste par poste, de paramétrer l’utilisation du double-clic sur les lignes d’éléments. Ceparamétrage s’effectue dans la commande Préférences du menu Fenêtre. Il est ainsi possible d’affecter ledouble-clic soit à la simple consultation d’un élément (sans modification possible) soit à laconsultation / modification.
Pour supprimer un élément, sélectionnez sa ligne puis cliquez sur le bouton Supprimer de labarre d’outils Navigation ou tapez CTRL + U. Il n’est pas toujours possible de supprimer unélément s’il est utilisé par ailleurs. Le manuel de référence vous le précisera.
La classification des lignes obéit à la liste déroulante Tri de la barre d’outils Navigation. Cetteclassification est décrite plus loin sous le titre barre d’outils Navigation. Le manuel de référenceprécisera sur quelles caractéristiques exactes le classement s’effectue et quels types de classementsont disponibles.
Pour refermer automatiquement toutes les fenêtres dépendant d’une même liste, il suffit dechoisir la commande Fermer la liste du menu Système d’une de ces fenêtres ou bien de presser lacombinaison de touches CTRL + F5.
! Rappelons que l’on peut faire défiler le contenu de ces fenêtres de liste au moyen de souris munies d’unemollette prévue à cet effet.
Sélection des éléments d’une listeSélection des éléments d’une listeSélection des éléments d’une listeSélection des éléments d’une liste
La sélection d’éléments dans une liste revêt deux aspects différents suivant que vous utilisez unesouris ou le clavier.
Généralités sur les programmes
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SourisSourisSourisSouris
Pour sélectionner plusieurs éléments, deux méthodes sont possibles :
• si les éléments à sélectionner sont contigus, cliquez (bouton de gauche) sur le premier pour lesélectionner, pressez une touche MAJ tandis que vous cliquez sur la ligne du dernier àsélectionner. Tous les éléments compris entre les deux sont alors contrastés.
• si les éléments ne sont pas contigus, cliquez (bouton de gauche) sur le premier puis appuyezsur une touche CTRL pendant que vous cliquez sur les autres.
Pour désélectionner un élément, pressez CTRL tandis que vous cliquez sur sa ligne.
ClavierClavierClavierClavier
Pour sélectionner un élément dans une liste, vous pouvez utiliser les touches
• Bas,
• Haut,
• Page précédente,
• Page suivante,
• Origine,
• Fin
pour déplacer la zone de sélection et vous placer sur l’élément de votre choix.
Si les éléments à sélectionner sont contigus, maintenez une touche MAJ enfoncée tout endéplaçant la zone de sélection sur les autres éléments. Ils se sélectionnent.
Si les éléments à sélectionner ne sont pas contigus, appuyez sur une touche CTRL et déplacez lasélection au moyen des touches flèches. Vous constatez que les pointillés de sélection passent surles éléments sans les sélectionner. Lorsqu’ils sont arrivés sur un élément à retenir, tapez la barreEspace pour le sélectionner. Ne relâchez pas la pression sur la touche CTRL tant que les sélectionsne sont pas terminées.
Toujours dans une liste, il est facile de positionner la sélection rapidement sur une ligne entapant au clavier les premiers caractères de l’élément à atteindre. La sélection s’effectuera enfonction du mode de classement défini par la zone Tri de la barre d’outils Navigation.
Exemple
Dans la liste des salariés du programme de paie, taper PH positionnera la sélection sur le salarié PHIRE ettaper CA positionnera la sélection sur le salarié CAMET, à condition que le mode de classement de labarre d’outils Navigation soit sur Nom. Pour que cette sélection fonctionne, il faut taper le ou les premierscaractères de l’élément à atteindre exactement comme ils apparaissent dans la liste.
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Désélection d’un élément d’une listeDésélection d’un élément d’une listeDésélection d’un élément d’une listeDésélection d’un élément d’une liste
Si vous avez sélectionné une ligne dans une liste et que vous vouliez saisir un nouvel élément decette liste, prenez garde à bien désélectionner la ligne avant de saisir toute nouvelle valeur carcelle-ci s’appliquerait à la ligne sélectionnée et en modifierait le contenu.
Pour éviter un tel phénomène, il est nécessaire de désélectionner toute ligne au préalable (ellespeuvent se trouver cachées mais leur contenu apparaît dans les zones de saisie).
Pour désélectionner une ligne, le principe est le même dans tous les programmes Sage :
• pressez une touche CTRL et tout en la laissant enfoncée
• cliquez sur la ligne à désélectionner.
! Cette manœuvre ne peut se faire au clavier.
Si vous aviez apporté des modifications (sciemment ou par inadvertance) à la ligne sélectionnée,ces modifications ne seront pas prises en compte (à moins que vous ne les ayez validées) et laligne retrouvera les valeurs qu’elle avait à l’origine.
Ajustement des colonnes des listesAjustement des colonnes des listesAjustement des colonnes des listesAjustement des colonnes des listes
Toutes les colonnes des fenêtres de listes peuvent être ajustées et disposées selon votre bon plaisir.
Pour ajuster la largeur d’une colonne, placez le pointeur sur le trait qui sépare son titre decelui de la colonne suivante, il change alors de forme, et faites glisser dans le sens voulu.
Pour disposer les colonnes dans un ordre différent, placez le pointeur sur le titre de lacolonne à déplacer, il change alors de forme, et faites glisser à l’emplacement souhaité.
! Pour ajuster la largeur de la dernière colonne à droite, il est nécessaire que l’ascenseur de la barre dedéfilement horizontale soit complètement à droite.
Défilement horizontal du contenu des listesDéfilement horizontal du contenu des listesDéfilement horizontal du contenu des listesDéfilement horizontal du contenu des listes
Lorsqu’une fenêtre présente une liste d’éléments et qu’elle possède une barre de défilementhorizontale, il est possible de se servir de cette dernière pour voir les informations cachées dechaque ligne.
Il est également possible de faire défiler horizontalement le contenu d’une ligne en cliquantdessus, en maintenant le bouton de la souris enfoncé et en déplaçant le pointeur de la souris versla droite ou la gauche, en dehors de la fenêtre s’il le faut.
On peut aussi presser les touches Droite ou Gauche.
! Il faut, bien entendu, que les dimensions de la fenêtre ne soient pas à leur maximum (barre de défilementhorizontal non estompée).
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! Cette possibilité ne fonctionne pas avec les listes de recherche de la barre d’outils Navigation.
Partage des fenêtres de listePartage des fenêtres de listePartage des fenêtres de listePartage des fenêtres de liste
Certaines fenêtres comportent à leur coin inférieur gauche, ou d’autres au-dessus de la barre dedéfilement vertical, un trait épais.
Lorsque vous placez le pointeur de la souris dessus, son aspect se transforme et il devient undouble trait avec deux flèches. Lorsque vous cliquez et que vous déplacez le pointeur dans le senshorizontal ou dans le sens vertical suivant le cas, vous voyez un double trait partager la fenêtre etse déplacer en même temps que le pointeur. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, le traitse fige à l’endroit où il est. La fenêtre est alors partagée en deux parties.
Vous pouvez ainsi visualiser simultanément deux parties de la même fenêtre.
Lorsque le partage est vertical, les deux parties présentent chacune une barre de défilementhorizontal indépendante. Par contre, le défilement vertical des éléments reste lié. Il en est demême pour le partage horizontal.
Pour supprimer ce partage il suffit de ramener le trait noir de partage à sa position initiale.
! Cette fonction ne peut être exécutée sans souris.
Personnalisation des listesPersonnalisation des listesPersonnalisation des listesPersonnalisation des listes
Il est possible de personnaliser certaines fenêtres de liste des fonctions des programmes Sage.
Pour cela, il faut que la fenêtre de liste soit active, puis sélectionner la commande Personnaliserla liste du menu Fenêtre ou bien ouvrir le menu contextuel de la liste et sélectionner cette mêmecommande.
Une fenêtre s’ouvre alors. Son contenu dépend de la liste dont on veut paramétrer les colonnes.
La personnalisation, quand elle est possible, s’effectue de la façon suivante.
• Ajouter une colonne à la liste : sélectionnez dans la liste des colonnes disponibles celle quevous voulez ajouter à la liste puis cliquez sur le bouton Ajouter.
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• Supprimer une colonne de la liste : sélectionnez dans la liste de droite la colonne à supprimeret cliquez sur le bouton Supprimer.
• Réinitialiser la liste : cette commande fait reprendre à la liste son aspect par défaut. Cliquezsur le bouton Réinitialiser.
Les zones disponibles de cette fenêtre ont les rôles suivants.
Colonnes disponibles
Cette liste affiche toutes les colonnes que l’on peut ajouter à la liste.
Pour en ajouter une, cliquez sur son nom puis sur le bouton Ajouter.
Colonnes sélectionnées
Cette liste affiche toutes les colonnes présentes dans la liste.
Pour en enlever une, cliquez sur son nom puis sur le bouton Supprimer.
Bouton Ajouter
Cliquez sur ce bouton pour ajouter une nouvelle colonne dans la liste.
Ce bouton n’est actif que si une colonne est sélectionnée dans la liste de gauche (liste descolonnes disponibles).
Bouton Supprimer
Ce bouton ramène une colonne optionnelle dans la liste des colonnes disponibles.
Bouton OK
Enregistre les modifications que vous avez pu apporter aux colonnes affichées.
Bouton Annuler
Referme la commande sans rien faire.
Bouton Réinitialiser
Ce bouton redonne à la liste toutes ses colonnes par défaut.
La fermeture du programme n’annule pas cette nouvelle présentation qui sera conservée jusqu’àce que vous la modifiez à nouveau.
! La commande Tri de la barre d’outils Navigation ne se complète pas des colonnes que vous avez puajouter dans une liste car les colonnes optionnelles ne sont pas indexées et ne peuvent donc servir aux tris.
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Gestion des trisGestion des trisGestion des trisGestion des tris
La gestion des tris dans les listes peut s’effectuer en cliquant sur l’intitulé de la colonnecorrepondant au tri souhaité. Il existe plusieurs actions possibles sur le colonnage.
Ainsi en effectuant un clic sur un intitulé de colonne, et si celui-ci correspond à une clé de tri, letri s’effectuera sur la liste selon l’index concerné. Cette manipulation, engendrera également lamise à jour du menu local Tri de la barre d’outils de Navigation.
Si l’intitulé de la colonne ne correspond à aucune clé de tri, cette manipulation n’aura aucuneconséquence.
! L’activation du tri sous Windows est repéré par menu local Tri de la barre d’outils Navigation.
En maintenant le clic enfoncé sur un intitulé de colonne, il est possible de déplacer la colonne etde modifier l’ordre des colonnes.
Enfin, en plaçant le pointeur de la souris à l’endroit de séparation de deux colonnes, celui-ci setransforme en curseur de redimensionnement et il est possible d’élargir ou de rétrécirmanuellement la largeur des colonnes. En double-cliquant à ce même endroit, la largeur de lacolonne s’adapte automatiquement au contenu des colonnes concernées.
Fonctions diverses des fenêtresFonctions diverses des fenêtresFonctions diverses des fenêtresFonctions diverses des fenêtres
Déplacer la sélectionDéplacer la sélectionDéplacer la sélectionDéplacer la sélection
Cette commande n’est disponible que dans le menu Système des fenêtres de listes. Elle permet derecopier certains des éléments de la liste dans une autre fenêtre.
L'apparition de bulles d'aide sur les boutons des barres d'outils peut être paramétrée dans lacommande Barre d'outils du menu Fenêtre des programmes Sage.
Réactivation d’une fenêtreRéactivation d’une fenêtreRéactivation d’une fenêtreRéactivation d’une fenêtre
Pour exécuter une fonction appartenant à une fenêtre, il est nécessaire que cette dernière soitactive. Une fenêtre est active quand sa barre de titre est tramée (ou colorée sur un écran couleur).
Si vous savez que la fenêtre sur laquelle vous désirez travailler est déjà ouverte à l’écran deuxméthodes pour la réactiver :
• soit cliquer avec la souris (bouton de gauche) sur une partie de sa fenêtre visible à l’écran,
• soit ouvrir le menu Fenêtre qui donne la liste de toutes les fenêtres ouvertes actuellement àl’écran. Il suffit alors de la sélectionner dans la liste pour qu’elle redevienne active.
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Les zones d’une fenêtreLes zones d’une fenêtreLes zones d’une fenêtreLes zones d’une fenêtre
Les fenêtres des programmes de gestion de la gamme Sage se composent d’un certain nombred’éléments : des zones de texte ou de montant, des menus locaux (appelés aussi boîtes à listedéroulante), des cases, etc., servant à la saisie d’informations et de valeurs, à des sélections dansdes listes, au choix d’options et autres usages.
Les différentes parties sont détaillées ci-dessous. Celles présentant des particularités serontdétaillées plus loin.
• Zone de texte : sert à la saisie d’informations (textes alphanumériques) ou de valeursnumériques.
• Zones de dates : ces zones comportent un bouton permettant d’ouvrir un calendrier et desélectionner une date. Ces zones sont décrites plus loin.
• Boutons ou icônes : déclenchent soit un événement, soit l’ouverture d’une autre fenêtre,d’une liste ou d’une fenêtre de dialogue lorsque vous les sélectionnez.
• Onglets : servent à passer d’un volet à l’autre d’une même fonction. Un volet d’une fenêtrepeut lui-même comporter des sous-volets. Voir une complète description des onglets plusloin dans ce manuel.
• Zone de liste : affiche une liste d’informations ; elle est le plus souvent munie sur sa droite(parfois à sa partie inférieure) d’une barre de défilement horizontale (ou verticale) contenantun curseur et terminée par deux flèches.
• Case à cocher : permet de sélectionner ou de désélectionner une instruction non exclusive.
• Bouton de commande : permet de valider ou d’invalider les informations enregistrées dansune fenêtre.
Généralités sur les programmes
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• Liste déroulante ou boîte à liste déroulante ou menu local : une telle zone se compose dedeux éléments : une zone d'affichage (servant à la saisie dans certains cas) et un bouton. Cebouton ouvre une liste d’éléments dans laquelle on peut sélectionner celui de son choix ; cetélément s’affiche ensuite dans la zone d'affichage. Il existe deux genres de listes déroulantes :les éditables et les non éditables. Les listes non éditables ne permettent que de sélectionner, àl'aide du bouton, un élément pré-paramétré. Les listes éditables permettent soit desélectionner un élément dans une liste soit de sélectionner ce même élément par saisie auclavier. Il est parfois possible de réduire la recherche à certains éléments de la liste en tapantles caractères par lesquels commence l’élément recherché avant de cliquer sur le bouton.Lorsque le curseur se positionne sur une zone de ce type, presser la touche F4 permetégalement d’ouvrir la liste déroulante afin d’y sélectionner l’item désiré.
• Barre de défilement : permet de consulter l’ensemble des informations affichées dans uneliste en utilisant soit le curseur de défilement, soit les flèches droite, gauche, haut ou bas.
Lorsque certaines zones d’une fenêtre ne sont pas accessibles, temporairement ou définitivement,leur contour ou leur contenu apparaissent estompés (grisés).
Déplacements et les saisies dans les zones d’une fenêtreDéplacements et les saisies dans les zones d’une fenêtreDéplacements et les saisies dans les zones d’une fenêtreDéplacements et les saisies dans les zones d’une fenêtre
! Afin d’alléger le contenu des manuels, nous ne détaillerons pas systématiquement, pour chaque fenêtre,toutes les manipulations possibles. Nous mentionnerons tout simplement “utiliser” ou “cliquer sur” unbouton, “ouvrir” une liste déroulante, “saisir” une information, étant entendu que l’utilisateur pourra,selon ses habitudes et l’équipement dont il dispose, utiliser l’une et/ou l’autre des méthodes décrites ci-après pour réaliser l’opération en question. Nous ne détaillerons toutes les manipulations possibles que sielles revêtent un aspect particulier pour la fonction considérée.
ClavierClavierClavierClavier
Utilisez la touche TAB pour déplacer la sélection d’une zone à la suivante.
La combinaison de touches MAJ + TAB fait revenir à la zone précédente.
Le déplacement de cette sélection se fait en “ circuit fermé ”. Lorsqu’elle est arrivé en fin de zone,elle repart du début.
Cette sélection est marquée de diverses manières selon la zone sélectionnée :
• par la sélection du contenu d’une zone de saisie (zone éditable) si celle-ci contient déjà desinformations,
• par l’apparition du curseur clignotant dans une zone de saisie vide,
• par l’apparition d’un cadre pointillé autour du titre d’un bouton ou d’une case à cocher,
• par la sélection en pointillés de la première ligne d’une liste.
Généralités sur les programmes
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OngletsOngletsOngletsOnglets
Les onglets permettent d’accéder à un volet particulier d’une fenêtre de saisie.
Pour en ouvrir un pressez la touche TAB ou la combinaison de touches MAJ + TAB jusqu’à ce quele nom du volet actuellement ouvert soit sélectionné (encadré d’un pointillé) puis tapez la toucheDROITE ou GAUCHE pour ouvrir le volet suivant ou précédent.
Lorsque vous refermez une fenêtre comportant des volets et que vous ouvrez par la suite unefenêtre de la même fonction, le volet qui se trouvait alors sélectionné vous sera présenté ànouveau. Seul l’abandon du programme fait revenir à la sélection par défaut qui se trouve sur lepremier volet.
Zone de texte
Lorsque vous la sélectionnez et qu’elle est vide, un curseur clignotant y apparaît. Il indiquel’endroit où le texte ou les valeurs que vous allez taper vont apparaître. Si la zone contient déjà dutexte, celui-ci est sélectionné et la moindre saisie le remplacera complètement. Si vous voulezseulement compléter l’information déjà saisie, utilisez les touches Droite ou Gauche pourdéplacer le curseur à l’endroit que vous voulez modifier. La touche RET. ARR. permet desupprimer le caractère à la gauche du curseur. La touche SUPPR permet d’effacer la totalité dutexte sélectionné.
! Il est possible d’afficher un menu contextuel sur toutes les zones de saisie des programmes Sage. Voir plusloin la description des menus contextuels.
Bouton (comportant un graphisme significatif)
Lorsqu’ils sont sélectionnés, leur titre ou le graphisme qu'ils contiennent s’entourentgénéralement d’un trait pointillé. Presser la touche ENTREE ou bien la barre Espace permet delancer la commande à laquelle ils donnent accès.
Liste déroulante, Boîte à liste déroulante ou Menu local
une telle zone se présente sous la forme d'un bouton accompagné d’une zone de saisie/affichagedans laquelle va s’inscrire l’élément sélectionné dans la liste qui s’ouvre lorsque vous agissez sur lebouton. Ces zones sont décrites plus complètement dans des paragraphes particuliers. Voir plusloin la description des menus contextuels.
Zone de liste
lorsque le curseur arrive dans une telle zone, il sélectionne le premier élément de la liste. Utilisezles touches Bas ou Haut pour déplacer la zone contrastée. Vous pouvez également déplacer cettezone avec les touches Page suivante et Page précédente.
Dans ce cas, le contenu de l’écran se déplace chaque fois du nombre d’éléments montrés par lafenêtre. Vous pouvez aussi utiliser les touches Origine ou Fin pour aller directement au premierou au dernier élément de la liste.
Généralités sur les programmes
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Lorsque le contenu d’une liste se déplace, le curseur de la barre de défilement se déplacesimultanément.
! Si le premier élément de la liste ne se sélectionne pas lorsque vous déplacez le curseur dessus, pressez latouche Haut pour l’obtenir.
Case ou boîte à cocher
Lorsque le curseur se déplace sur une telle zone, son intitulé s’entoure d’un cadre en pointillés.Pressez alors la barre Espace pour mettre ou enlever la coche de sélection.
Bouton de commande
La sélection de ce bouton est marquée par l’apparition d’un cadre pointillé autour du nom decelui-ci. Pour agir sur cette case, pressez ENTREE ou la barre Espace.
Vous pouvez aussi, quand tel est le cas, taper ALT + la lettre soulignée.
Barre de défilement
Vous pourrez trouver deux barres de défilement distinctes dans certaines fenêtres. Une barreverticale qui défile en même temps que vous déplacez la zone de sélection sur le contenu (voirplus haut). Une barre horizontale qui permet d’accéder à des informations que la taille de lafenêtre ne permet pas de consulter dans leur ensemble. Dans ce cas, les touches Droite et Gauchedéplacent le contenu de la liste latéralement.
SourisSourisSourisSouris
Avec la souris, les manipulations sont immédiates et beaucoup plus simples qu’avec le clavier.
Rappelons les différents termes utilisés pour le maniement de la souris :
• pointer : c’est amener le pointeur de la souris au-dessus d’un endroit précis de la fenêtre ; lesdifférentes formes prises par le pointeur sont décrites plus loin ;
• cliquer : c’est appuyer une fois sur un des boutons de la souris lorsque le pointeur “pointe”un endroit précis ;
• faire glisser : c’est déplacer le pointeur de la souris tout en maintenant enfoncé le bouton (degauche) de celle-ci ;
• faire un double-clic : c’est cliquer deux fois rapidement à un endroit précis d’une fenêtre.
Rappelons qu’il est conseillé, même lorsque vous disposez d’une souris, de vous déplacer d’unezone de saisie à une autre d’une même fenêtre, au moyen de la touche TAB ou de la combinaisonMAJ + TAB.
Réservez la souris au maniement des onglets, des cases, des boutons, des listes déroulantes et desfenêtres.
Onglets
Les onglets permettent d’accéder à un volet particulier d’une fenêtre de saisie. Pour l’ouvrircliquez simplement (bouton de gauche) sur l’onglet.
Généralités sur les programmes
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Lorsque vous refermez une fenêtre comportant des volets et que vous ouvrez par la suite unefenêtre de la même fonction, le volet qui se trouvait sélectionné lors de la fermeture vous seraprésenté à nouveau. Seul l’abandon du programme fait revenir à la sélection par défaut qui setrouve sur le premier volet.
Zone de texte
Pointez la zone de texte et cliquez. Le curseur d’insertion de texte se met à clignoter à l’endroitvoulu. Si vous voulez remplacer le texte par ce que vous allez taper, faites glisser le pointeur sur letexte pour le sélectionner. Ce que vous taperez remplacera la sélection.
! Il est possible d’afficher un menu contextuel sur toutes les zones de saisie des programmes Sage. Voir plusloin la description de cette possibilité.
Bouton ou icône
Pointez le bouton et cliquez pour obtenir la fonction ou pour ouvrir la fenêtre ou la liste qu’ilappelle. Lorsqu’il s’agit d’une liste, il est souvent nécessaire de maintenir le doigt appuyé sur lebouton de la souris pour conserver la liste ouverte et pouvoir choisir comme dans un menu.
Zone de liste
Deux cas peuvent se présenter. La liste est ouverte en permanence à l’écran. Il suffit de pointer etde cliquer sur l’élément voulu pour le sélectionner (sa ligne devient contrastée). Pour faire défilerle contenu de la liste, utilisez la barre de défilement comme indiqué plus bas.
La liste ne s’ouvre que lorsque vous cliquez sur un bouton (par exemple) : laissez le doigt appuyésur le bouton de la souris pour maintenir la liste ouverte et déplacez le pointeur sur la liste. Unezone contrastée indique le déplacement du pointeur. Lorsqu’il a atteint l’élément voulu, relâchezle bouton.
L’élément se trouve alors sélectionné.
! Dans certains cas, lorsqu’une information est déjà enregistrée dans la zone correspondant à une liste, cettedernière ne mentionne plus que l’information en question. Pour pouvoir à nouveau accéder à la totalité dela liste, il faut effacer l’information (en la sélectionnant puis en pressant la touche Suppr) et ouvrir ànouveau la liste.
Case ou boîte à cocher
Cliquez sur la case ou sur son nom pour la sélectionner ou la désélectionner.
Bouton de commande
Cliquez sur le bouton de commande souhaité.
Liste déroulante, boîte à liste déroulante ou menu local
Une telle zone permet de choisir un élément dans une liste.
Lorsqu’il passe au dessus d’une telle zone, le pointeur prend l’aspect d’une main pointant dudoigt.
Généralités sur les programmes
86© Sage France
Pour ne rien changer à la sélection primitive, amenez le pointeur en dehors de la liste avant derelâcher le bouton de la souris.
Barre de défilement
Qu’elle soit verticale ou horizontale, une barre de défilement s’utilise de la même façon. Pourfaire défiler les éléments de la liste un à un, cliquez sur une des flèches aux extrémités de la barre.Si vous cliquez sur la bande grise, la liste se déplacera d’un nombre égal à celui des élémentsvisibles dans la fenêtre. Vous pouvez enfin faire glisser le curseur (la case blanche qui se déplacesur la barre) au niveau correspondant aux éléments recherchés.
Case de redimensionnement
Maintenez le bouton de la souris enfoncé (bouton de gauche) et faites glisser pourredimensionner la fenêtre. Cette case se trouve à l’intersection des barres de défilementhorizontale et verticale des fenêtres qui en comportent une.
Zones de saisieZones de saisieZones de saisieZones de saisie
Les fenêtres apparaissant tout au long de l’utilisation du programme sont émaillées de zones danslesquelles vous devez enregistrer des informations.
Lorsque la fenêtre comporte plusieurs de ces zones, vous pouvez utiliser la touche TAB pourpasser d’une zone à la suivante ou presser simultanément sur MAJ + TAB pour revenir à laprécédente.
! N’essayez pas de taper ces deux touches en même temps, le micro-ordinateur ne comprendra en général pasce que vous attendez de lui mais pressez la touche MAJ et laissez-la enfoncée pendant que vous tapez latouche TAB.
Il est préférable d’utiliser cette méthode pour se déplacer d’une zone à une autre, l’utilisation de lasouris risquant, dans certains cas, de ne pas prendre en compte les valeurs déjà saisies ou desautomatismes préprogrammés.
Lorsqu’une zone est sélectionnée, son contenu est contrasté. Si vous tapez un caractère, ilremplacera totalement la sélection.
Pour éviter cette mauvaise manipulation, utilisez une des méthodes ci-après :
• cliquez avec le pointeur de la souris à l’endroit où vous voulez insérer du texte ;
• utilisez les touches Droite ou Gauche ou ORIGINE ou FIN pour déplacer le curseur.
! Il est possible d’afficher un menu contextuel sur toutes les zones de saisie des programmes Sage. Voir plusloin la description de ces menus.
Enregistrement des donnéesEnregistrement des donnéesEnregistrement des donnéesEnregistrement des données
Comme vous pouvez le constater, aucun programme de la gamme Sage ne possède de fonctiond’enregistrement des fichiers de données.
Généralités sur les programmes
87© Sage France
! Par exception, la commande Mise en page possède des commandes d’enregistrement des modèles de miseen page. Cela tient au fait que toutes les valeurs saisies dans une fenêtre quelconque sont immédiatementenregistrées dans les fichiers de travail lorsque la fenêtre dans laquelle vous avez fait des saisies estrefermée ou bien qu’une autre fenêtre d’une commande quelconque est ouverte, se superposant à laprécédente. Il n’est donc pas nécessaire de procéder à un enregistrement périodique des donnéesenregistrées.
! Cela a pour conséquence que si vous vous apercevez d’une erreur dans vos saisies, il faut revenir sur lazone qui contient l’information erronée et la modifier. Il faut, dans certains cas qui vous seront expliquésdans les manuels de référence, supprimer complètement la fiche de l’élément comportant une erreur et laressaisir complètement. Rappelons que l'utilisation de la touche ECHAP permet d'annuler une saisie.
Zones de datesZones de datesZones de datesZones de dates
Les zones de saisie de date comportent un bouton comme dans le cas des zones à liste déroulante.Si vous cliquez sur ce bouton, un calendrier s’ouvre.
! Les zones de date affichent par défaut, dans la majeure partie des cas, la date du jour.
Ce calendrier affiche par défaut le mois en cours et la date du jour (date du micro-ordinateur) estentourée. Cette date du jour est rappelée en bas du calendrier.
Pour sélectionner une date :
• avec la souris :
◊ cliquez sur la date retenue, celle-ci s’inscrit automatiquement dans la zone de date enmême temps que le calendrier se ferme ;
◊ si vous cliquez sur un jour du mois précédent ou suivant, celui-ci s’afficheautomatiquement ;
◊ pour changer de mois : cliquez sur les flèches de part et d’autre du titre de la fenêtre : laflèche de gauche fait passer au mois précédent, celle de droite au mois suivant ;
◊ pour changer d'année : cliquez sur la zone mentionnant l'année en cours et sélectionnezcelle souhaitée ;
◊ pour insérer la date du jour : cliquez sur la ligne Aujourd’hui au bas du calendrier ;
Généralités sur les programmes
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• avec le clavier :
◊ utilisez les touches Droite, Gauche, Haut, Bas, Origine (premier jour du mois) ou Fin (dernierjour du mois) pour sélectionner une date puis validez (pressez la touche ENTREE) ; un curseurovale marque vos déplacements ;
◊ si le curseur arrive sur une date appartenant au mois précédent ou suivant, le calendrierbascule automatiquement sur ce mois ;
◊ pour passer rapidement de mois en mois utilisez les touches Page précédente (moisprécédent) ou Page suivante (mois suivant).
Pour refermer le calendrier en conservant la date d’origine, pressez la touche ECHAP. Il esttoujours possible d’enregistrer une date en la tapant au clavier (sous la forme JJMMAA sansséparateur sauf dans les programmes qui demandent la saisie des dates sous une autre forme).
! Dans le programme Sage Immobilisations, les dates doivent être tapées sous la forme JJMMAAAA sansséparateur, l’année étant exprimée millésime compris.
! Il est possible d’afficher un menu contextuel sur les zones de saisie de dates. Voir la description des menuscontextuels.
Listes déroulantesListes déroulantesListes déroulantesListes déroulantes
Certaines zones de saisie présentent une particularité que l’on désigne sous le nom de listedéroulante ou de menu local ou encore de boîte à liste déroulante.
Ces listes déroulantes sont repérées par la présence d’un triangle pointe en bas sur un boutondisposé à la droite de la zone de saisie/affichage.
Il existe deux types de listes déroulantes :
• les éditables et
• les non-éditables.
Listes déroulantes éditablesListes déroulantes éditablesListes déroulantes éditablesListes déroulantes éditables
Les listes déroulantes éditables offrent généralement une liste d’informations saisies dans uneautre commande du programme.
Elles se composent d’une zone de saisie/affichage accompagnée d’un bouton.
Le pointeur prend la forme d’une main pointant du doigt quand il passe au-dessus du bouton.
Quand il se trouve au-dessus de la zone de saisie, il a la forme du pointeur d’insertion de texte.
Pour sélectionner une information, quatre méthodes sont possibles :
Généralités sur les programmes
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• soit taper directement le libellé de l’information dans la zone de saisie ; ce libellé doit êtrestrictement le même que celui de l’information que l’on désire voir sélectionnée ;
• soit cliquer sur le bouton de liste déroulante et sélectionner l’article dans la liste qui s’ouvrealors ;
• soit combiner les deux méthodes en tapant tout d’abord les premiers caractères del’information recherchée dans la zone de saisie puis en cliquant sur le bouton de listedéroulante ; la liste qui s’ouvre alors est réduite aux éléments correspondant au radical tapé ;la recherche est alors beaucoup plus rapide ;
• soit taper la touche F4 lorsque le curseur est positionné dans une telle zone.
Une liste déroulante s’utilise exactement comme un menu :
• en cliquant sur le bouton, ce qui fait s’ouvrir une liste ;
• en déplaçant le pointeur tout au long de la liste ;
• en cliquant sur le bouton de la souris lorsque l’élément désiré est sélectionné. Il va alors resteraffiché.
Pour changer la sélection, si cela est possible, il faut au préalable effacer la sélection primitivedans la zone de saisie/affichage puis recommencer les opérations de sélection. Cet effacement n’aaucune incidence sur la liste d’origine.
! Les listes déroulantes éditables ne sont pas utilisables sans souris.
Listes déroulantes non éditablesListes déroulantes non éditablesListes déroulantes non éditablesListes déroulantes non éditables
Les listes déroulantes non éditables offrent des choix prédéterminés par le programme. Ellespeuvent aussi proposer des valeurs enregistrées dans d’autres commandes du programme mais nepermettent qu’un seul type de sélection.
! Elles proposent bien souvent par défaut le premier élément de la liste.
Elles s’accompagnent, sur leur droite, d’un bouton comportant un triangle pointe en bas.
Le pointeur prend la forme d’une main pointant du doigt quand il passe au-dessus d’une tellezone.
La sélection ne peut se faire qu’en cliquant sur la zone et en choisissant dans la liste (voir plushaut comment opérer à l’aide de la souris). Aucune présélection n’est possible.
Pour refermer une liste déroulante sans rien modifier, cliquez en dehors de la liste.
Vous pouvez également sélectionner à nouveau l'élément déjà choisi. Pour sélectionner unélément à l’aide du clavier :
• amenez la sélection dans la zone,
Généralités sur les programmes
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• pressez la barre Espace et la relâcher (vous pouvez également presser la touche F4),
• utilisez les touches Bas ou Haut pour sélectionner l’item désiré,
• pressez la barre Espace pour valider la sélection,
• ou tapez ECHAP pour ne rien changer.
! Quand une zone est désignée sous le nom de liste déroulante, sans autre précision, il s’agit d’une listedéroulante non éditable.
OngletsOngletsOngletsOnglets
L’accession aux différents volets des fiches d’une fonction (s’il y a lieu) s’effectue parl’intermédiaire d’onglets.
Pour atteindre le volet qui vous concerne, cliquez simplement sur l’onglet qui lui correspond avecle bouton de gauche de la souris et la page correspondante s’affichera. Au clavier, il faut amener lasélection (cadre pointillé) sur le nom de l’onglet actif puis presser la touche Droite ou Gauchepour accéder aux onglets suivants ou précédents.
! Si la configuration d’écran le nécessite, il est possible qu’une barre de défilement apparaisse dans la fenêtrepour vous donner accès aux derniers (ou aux premiers) onglets.
Le volet par défaut est celui qui est actuellement sélectionné. Si vous passez à d’autres fiches de lamême liste, notamment en utilisant les boutons Précédent ou Suivant de la barre d’outilsNavigation, elles s’ouvriront toutes sur le volet précédemment choisi.
Il en sera de même si vous refermez les fiches et leur liste. Leur réouverture se fera sur le dernieronglet sélectionné. Seule la fermeture du programme ramène à la sélection par défaut, c’est-à-diresur le premier volet.
Généralités sur les programmes
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Menus
Les menus n’apparaissent que dans la fenêtre d’application et non dans les fenêtres de document.
Les menus servent à lancer les différentes commandes du programme.
Ils sont organisés par centres d’intérêt et sont complètement décrits dans le manuel de référence àl’exception du menu Système qui est détaillé plus loin. Nous ne décrivons ici que leurmaniement.
L’ouverture d’un menu s’effectue soit en cliquant sur son nom avec le pointeur de la souris(bouton de gauche), soit en maintenant enfoncée la touche ALT et en pressant la touchecorrespondant à la lettre soulignée dans le titre du menu.
ClavierClavierClavierClavier
Vous pouvez également presser la touche ALT seule. Ceci a pour effet de sélectionner le premiermenu à gauche. Vous pouvez alors ouvrir cette liste en validant. Vous pouvez ouvrir le menu dedroite ou de gauche en déplaçant la sélection avec les touches Droite ou Gauche. Vous pouvezégalement ouvrir un menu en tapant la lettre soulignée lui correspondant.
! Pour refermer un menu sans sélectionner de commande, pressez la touche ALT.
Chaque fenêtre comporte un menu Système. Cette liste est décrit plus loin. Pour ouvrir le menuSystème de la fenêtre du programme (fenêtre d’application), pressez ALT + Espace.
Lorsqu’il s’agit du menu Système d’une fenêtre de document, pressez ALT + tiret.
La sélection d’une commande d’un menu s’effectue, lorsque le menu est ouvert, en tapant lalettre soulignée dans le nom de la commande ou bien en déplaçant la zone contrastée desélection au moyen des touches Bas ou Haut et en validant lorsque celle-ci se trouve sur lacommande souhaitée.
Pour refermer un menu sans lancer de commande, pressez la touche ECHAP. Pour quitter la barrede menu, pressez la touche ALT.
! Vous pouvez combiner clavier et souris pour la sélection des menus et des commandes.
SourisSourisSourisSouris
Pour sélectionner une commande à lancer, cliquez sur sa ligne ou tapez, au clavier, la lettresoulignée dans le nom de la commande.
Lorsque vous ouvrez un menu et que vous faites glisser le pointeur de la souris sur les commandesqui la composent (même sans appuyer sur le bouton), le déplacement du pointeur estaccompagné de celui de la plage de sélection. Pour lancer la commande ainsi sélectionnée, cliquezalors sur son nom (bouton de gauche).
Pour refermer un menu sans rien lancer, cliquez avec le pointeur de la souris sur un endroit
Généralités sur les programmes
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“neutre”. La barre de titre est toute indiquée. Vous pouvez également cliquer une deuxième foissur le nom du menu ouvert.
Si vous laissez le doigt appuyé sur le bouton (de gauche) de la souris à l’ouverture d’un menu puisen parcourant la liste ainsi ouverte, c’est lorsque vous relâchez le bouton sur une commande quecelle-ci est lancée.
Dans ce cas, si vous voulez refermer un menu alors que vous aviez laissé le doigt appuyé sur lebouton de la souris, amenez le pointeur de cette dernière en dehors du menu et relâchez lebouton.
! Une commande estompée n’est pas disponible en l’état actuel des choses.
! Si les paramétrages réalisés dans la commande Fichier / Autorisations d’accès interdisent complètementl’accès à une fonction pour un utilisateur donné, cette fonction disparaîtra du menu.
CommandesCommandesCommandesCommandes
Les menus comportent des commandes qui lancent les différentes fonctions du programme.
Certaines de ces commandes peuvent apparaître en caractères normaux ce qui signifie qu’il estpossible de les lancer en l’état actuel des choses. D’autres peuvent apparaître estompées et sontinutilisables. Ceci peut être dû à différentes causes :
• soit la version que vous possédez ne dispose pas de cette fonctionnalité,
• soit la fonctionnalité ne peut être lancée actuellement pour diverses raisons (paramétragenon réalisé, autre commande active, etc.),
• soit l’utilisateur n’est pas habilité à utiliser la commande.
Voir La commande Autorisations d’accès du menu Fichier de toutes les applications Sage.
Certaines commandes actives peuvent afficher une icône sur leur ligne :
• le crayon barré apparaît si l’utilisateur peut consulter les éléments de la fonction maisnon les modifier ;
• la poubelle barrée apparaît si l’utilisateur ne peut supprimer les éléments auxquels lacommande donne accès.
Une commande non estompée et ne comportant aucune de ces icônes sur sa ligne peut êtreutilisée sans limitation.
Ces mêmes icônes apparaissent sur la Barre d’état lorsqu’un des éléments de la commandecorrespondante est ouvert à l’écran et constitue la fenêtre active.
Certaines de ces commandes comportent sur leur ligne, à la partie droite, le raccourci clavier quipermet de les lancer directement sans la souris.
Généralités sur les programmes
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Menu SystèmeMenu SystèmeMenu SystèmeMenu Système
Toutes les fenêtres du programme, sauf les messages et les fenêtres “ modales ”, comportent à lagauche de la barre de titre une icône représentative du programme en cours d'utilisation.
Cette case donne accès au menu Système. Chaque fenêtre a donc son menu Système.
Menu système de la fenêtre d’applicationMenu système de la fenêtre d’applicationMenu système de la fenêtre d’applicationMenu système de la fenêtre d’application
Le menu Système contient toutes les commandes permettant de fermer, déplacer, agrandir oudiminuer la taille de la fenêtre à laquelle il appartient. En face du nom des commandes sontmentionnés les raccourcis que l’on peut taper directement au clavier pour aboutir au mêmerésultat.
Les commandes disponibles sont les suivantes :
• Restauration : rend l’application à nouveau active quant elle était réduite à l’état de bouton ;
• Déplacement : permet de déplacer la fenêtre de l’application sur l’écran ;
• Dimension : permet de modifier les dimensions de la fenêtre de l’application ;
• Réduction : permet de réduire la fenêtre de l’application à l’état de bouton ;
• Agrandissement : permet de donner à la fenêtre de l’application sa plus grande dimensioncompte tenu des dimensions de l’écran ;
• Fermeture : permet de quitter le programme. Equivalent clavier : ALT + F4.
! Les raccourcis que vous tapez au clavier ne s’appliqueront qu’à la fenêtre active, c’est-à-dire à celle dont labarre de titre est tramée ou colorée.
! Remarquez la différence existant entre les raccourcis de commande des menus Système des fenêtresd’application et ceux des fenêtres de document. Dans le premier cas, il faut utiliser la touche ALT +…,dans le second la touche CTRL +…
Généralités sur les programmes
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Menu système des fenêtres de documentMenu système des fenêtres de documentMenu système des fenêtres de documentMenu système des fenêtres de document
Les commandes disponibles sont les suivantes :
• Restauration : redonne à la fenêtre de document ses dimensions primitives quant elle étaitréduite à l’état de bouton ;
• Déplacement : permet de déplacer la fenêtre de document sur l’écran ;
• Dimension : permet de modifier les dimensions de la fenêtre de document ;
• Réduction : permet de réduire la fenêtre de document à l’état de bouton ;
• Agrandissement : permet de donner à la fenêtre de document sa plus grande dimensioncompte tenu des dimensions de l’écran ;
• Fermeture : permet de refermer la fenêtre active. Equivalent clavier : CTRL + F4 ;
• Fermer la liste : permet de refermer la présente fenêtre et toutes celles issues de la mêmecommande. Equivalent clavier : CTRL + F5 ;
• Déplacer la sélection : permet de recopier les lignes sélectionnées d’une liste dans une autrequand on ne veut pas se servir du transfert par glissement. Equivalent clavier : CTRL + F3.
Certaines fenêtres ne disposent pas de toutes les commandes énumérées ci-dessus.
Menus hiérarchiquesMenus hiérarchiquesMenus hiérarchiquesMenus hiérarchiques
Un menu hiérarchique (ou menu en cascade) est un menu qui s’ouvre à partir d’une commanded’un autre menu. Ces commandes présentent un triangle noir pointe à droite sur leur ligne.
Généralités sur les programmes
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Lorsque la sélection arrive sur cette ligne, un nouveau menu s’ouvre à côté du premier. Déplacezle pointeur sur cette nouvelle liste, en maintenant ou non le bouton (de gauche) de la sourisenfoncé, pour sélectionner une commande dans cet autre menu.
Menus contextuelsMenus contextuelsMenus contextuelsMenus contextuels
Il est d’autres menus, dits contextuels, qui s’affichent en cliquant avec le bouton droit de la sourislorsque le pointeur se trouve sur des zones bien particulières.
On peut également les ouvrir en pressant MAJ + F10 lorsqu’une fenêtre de liste est active à l’écranou bien lorsque le curseur ou la sélection se trouve dans une zone permettant l’ouverture d’un telmenu.
Pour refermer un menu contextuel, il suffit de cliquer en dehors de ce menu, sur une zone neutreou de taper la touche ECHAP.
Menu contextuel des barres d’outilsMenu contextuel des barres d’outilsMenu contextuel des barres d’outilsMenu contextuel des barres d’outils
Lorsque vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur une partie neutre d’une barre d’outils(c’est-à-dire en dehors d’un bouton), le menu ci-dessous apparaît. Il permet :
• d’afficher une autre barre d’outils en la sélectionnant dans la liste et en cliquant sur son nom,
• de la faire disparaître en cliquant sur une barre déjà cochée (c’est-à-dire ouverte à l’écran),
• de lancer certaines commandes.
Généralités sur les programmes
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Liste des barres d’outils
Le haut de cette liste affiche les noms des barres d’outils disponibles dans le programme Sage encours d’utilisation.
Pour afficher une barre, sélectionnez-la dans la liste.
Les barres précédées d’une “ coche ” (✔ ) sont actuellement affichées à l’écran. Il est possible de lesmasquer en les sélectionnant à nouveau.
Barres d’outils
cette commande lance directement la commande Barres d’outils du menu Fenêtre.
Personnaliser
Cette commande permet de personnaliser la barre d’outils à partir de laquelle on a affiché lemenu contextuel. Voir la commande Barres d’outils.
Menu contextuel des zones de saisieMenu contextuel des zones de saisieMenu contextuel des zones de saisieMenu contextuel des zones de saisie
Une zone éditable ou zone de saisie est une zone dans laquelle on peut saisir une information ouune valeur au clavier. Elle est caractérisée par la forme du pointeur qui devient le pointeurd’insertion de texte quand il passe dessus. Si vous cliquez du bouton droit de la souris alors que lepointeur est positionné sur une telle zone, un menu contextuel apparaît.
Généralités sur les programmes
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Les propositions faites par cette liste sont les suivantes (les commandes ne se rapportent qu’à lazone à partir de laquelle le menu a été ouvert) :
• Annuler : annule ce qui vient d’être saisi dans la zone. N’est disponible que si une saisievient d’être faite dans la zone d’édition.
• Couper : coupe l’information sélectionnée et la place dans le presse-papiers. N’est active quesi le contenu ou une partie du contenu de la zone est sélectionné.
• Copier : copie l’information sélectionnée et la place dans le presse-papiers. N’est active que sile contenu ou une partie du contenu de la zone est sélectionné.
• Coller : colle le contenu du presse-papiers dans la zone. N’est active que si le presse-papierscontient quelque chose.
• Supprimer : supprime le texte ou la valeur sélectionnée dans la zone.
• Sélectionner tout : sélectionne tout le contenu de la zone.
Menu contextuel des fenêtres “modales”Menu contextuel des fenêtres “modales”Menu contextuel des fenêtres “modales”Menu contextuel des fenêtres “modales”
Une fenêtre “modale” est une fenêtre gérée par le programme d’une façon un peu particulière.Elle ne possède en général pas de bouton Système mais par contre possède souvent un boutonOK et un bouton Annuler. Quand une telle fenêtre est ouverte, il n’est pas possible de lancer uneautre commande.
L’illustration ci-dessous montre un menu contextuel particulier, celui de la fenêtre del’application. Il est identique au menu Système.
Le menu contextuel qui s’ouvre en cliquant du bouton droit de la souris sur la barre de titre d’unefenêtre “ modale ” permet de déplacer la fenêtre ou de la refermer.
Il est possible d’ouvrir un tel menu à partir du clavier en tapant ALT + ESPACE.
Rappelons que les menus Système classiques des fenêtres possédant une case Système s’ouvrentau clavier en tapant ALT + TIRET.
Pressez la touche ECHAP pour refermer un tel menu sans l’utiliser. Les commandes proposéessont les suivantes :
• Restauration : rend l’application à nouveau active quant elle était réduite à l’état de bouton ;
Généralités sur les programmes
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• Déplacement : permet de déplacer la fenêtre de l’application sur l’écran ;
• Dimension : permet de modifier les dimensions de la fenêtre de l’application ;
• Réduction : permet de réduire la fenêtre de l’application à l’état de bouton ;
• Agrandissement : permet de donner à la fenêtre de l’application sa plus grande dimensioncompte tenu des dimensions de l’écran ;
• Fermeture : permet de quitter le programme. Equivalent clavier : ALT + F4.
Les menus contextuels des fenêtres modales ne proposent que :
• Déplacement : permet de déplacer la fenêtre sur l’écran ;
• Fermeture : permet de refermer la fenêtre. Equivalent clavier : ALT + F4.
Menu contextuel des listesMenu contextuel des listesMenu contextuel des listesMenu contextuel des listes
Toutes les commandes des programmes de la gamme Sage qui présentent des listes permettentl’affichage de menus contextuels particuliers.
Pressez la touche ECHAP pour refermer un tel menu sans l’utiliser. Les commandes proposéessont les suivantes :
• Voir/Modifier l’élément sélectionné : affiche la fenêtre correspondant à l’élémentsélectionné ; si plusieurs éléments sont sélectionnés, seul le premier est ouvert. Cettecommande est identique à la commande Voir/Modifier de la barre d’outils Navigation.
• Consulter l’élément sélectionné : permet de consulter, sans pouvoir le modifier, l’élémentsélectionné dans la liste. Cette commande est identique à la commande Consulter de la barred’outils Navigation.
• Supprimer les éléments sélectionnés : supprime, si cela est possible, les élémentssélectionnés dans la liste. Cette commande est identique à la commande Supprimer de labarre d’outils Navigation.
Généralités sur les programmes
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• Sélectionner tout : sélectionne tous les éléments de la liste. Equivalent clavier : CTRL + A.
• Désélectionner l’élément courant : désélectionne l’élément qui se trouve sélectionné. Siplusieurs sont sélectionnés, seul le dernier sera désélectionné.
• Désélectionner tout : désélectionne tous les éléments qui pouvaient être sélectionnés.
• Ajouter un nouvel élément : fonctionne comme le bouton Ajouter de la barre d’outilsNavigation.
• Atteindre : fonctionne comme le bouton Atteindre de la barre d’outils Navigation.
• Rechercher : fonctionne comme le bouton Rechercher de la barre d’outils Navigation. Voirles fonctions de la barre d’outils Navigation.
• Personnaliser la liste lance la commande Personnaliser la liste du menu Fenêtre. Voir plushaut les explications sur cette fonction.
! Certaines des fenêtres sur lesquelles apparaissent de tels menus contextuels peuvent posséder des fonctionsen plus ou bien certaines fonctions de base peuvent ne pas être disponibles. Le manuel de référence vousprécisera ces possibilités ou ces impossibilités suivant le cas.
Menu contextuel des listes d’outilsMenu contextuel des listes d’outilsMenu contextuel des listes d’outilsMenu contextuel des listes d’outils
Les fonctions “ outils ” sont les suivantes. Elles sont communes à tous les programmes Sage.
• Impression différée (fonction de la Ligne 100),
• Autorisations d’accès,
• Rechercher,
• formats de sélection des impressions,
• formats de sélection export.
Pressez la touche ECHAP pour refermer un tel menu sans l’utiliser.
Les commandes proposées sont les suivantes :
• Ouvrir l’élément sélectionné : affiche la fenêtre correspondant à l’élément sélectionné ; siplusieurs éléments sont sélectionnés, seul le premier est ouvert.
• Supprimer les éléments sélectionnés : supprime, si cela est possible, les élémentssélectionnés dans la liste. Cette commande est identique à la commande Supprimer de labarre d’outils Navigation.
• Sélectionner tout : sélectionne tous les éléments de la liste.
Généralités sur les programmes
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• Ajouter un nouvel élément : fonctionne comme le bouton Ajouter de la barre d’outilsNavigation.
Barres d’outils
Les barres d’outils regroupent des boutons qui permettent de lancer plus commodément laplupart des commandes des programmes de la gamme Sage.
Nous détaillerons ci-dessous la principale barre d’outils, la barre d’outils Navigation présentedans tous les programmes puis nous citerons, programme par programme les barres d’outils qu’ilest possible d’utiliser ainsi que celles que l’on peut paramétrer à la demande.
! Des bulles d’aide sont disponibles sur tous les boutons des barres d’outils.
Pour les afficher, il suffit de placer le pointeur de la souris (sans cliquer) sur le bouton et un petitmessage explicatif s’affiche une seconde plus tard. Ce message est temporisé et s’efface au bout dequelques instants.
Barre d’outils NavigationBarre d’outils NavigationBarre d’outils NavigationBarre d’outils Navigation
Cette barre apparaît dès le lancement du programme.
Vous pouvez la faire disparaître ou réapparaître, la déplacer, la déformer ou la coller contre lesbords comme toutes les barres d’outils (voir leur description plus loin).
! Du fait de la présence de la liste déroulante Tri, il n’est pas possible de coller la barre d’outils Navigationcontre les bords verticaux de la fenêtre comme vous pouvez le faire avec les autres barres d’outils (voir plusloin).
La barre d’outils Navigation peut disparaître de l’écran lors de l’exécution de certainescommandes.
Rôle de la barre d’outils NavigationRôle de la barre d’outils NavigationRôle de la barre d’outils NavigationRôle de la barre d’outils Navigation
Les fonctions qu’elle offre sont identiques à celles de la Palette des précédentes versions desprogrammes aux exceptions suivantes près :
• les boutons de classement des listes (boutons A, 1 et Types) sont remplacés par une zone àliste déroulante Tri qui offre plus de possibilités de tris dans les listes qui le permettent ;
• le bouton Formats de sélection est remplacé par la commande Atteindre.
Les boutons peuvent ne pas être tous disponibles en fonction de la tâche que vous exécutez.
Généralités sur les programmes
101© Sage France
Les boutons de la barre d’outils Navigation se rapportent toujours à la fenêtre active à l’écran(rappelons que la fenêtre active est celle dont la barre de titre a une couleur franche et nonestompée).
! Toutes les commandes que l’on peut lancer par les boutons de la barre d’outils Navigation (sauf les tris)sont également disponibles dans le menu Edition.
Bouton Ajouter
Permet d’ajouter un élément à la liste active.
Equivalent clavier : CTRL + J.
Bouton Consulter
Permet de consulter l’élément sélectionné dans la liste active. Cette commande ne permetaucune modification.
Equivalent clavier : CTRL + L ou double-clic sur la ligne de l’élément.
! Le double-clic peut être affecté soit à la seule consultation des éléments, soit à leurconsultation/modification. Ce paramétrage s’effectue par poste de travail au moyen de la commandePréférences du menu Fenêtre.
Bouton Voir/Modifier
Permet de consulter et / ou modifier l’élément sélectionné dans la liste active.
Equivalent clavier : CTRL + M ou double-clic sur la ligne de l’élément.
! Voir la remarque ci-dessus.
Bouton Supprimer
Permet de supprimer, si cela est possible, l’élément sélectionné dans la liste active.
Equivalent clavier : CTRL + U.
Bouton Précédent
Permet d’accéder à la fiche de l’élément qui précède celui dont la fiche est active à l’écran, enfonction du mode de tri paramétré sur cette même barre d’outils Navigation.
Equivalent clavier : CTRL + Gauche.
Bouton Suivant
Permet d’accéder à la fiche de l’élément qui suit celui dont la fiche est active à l’écran, enfonction du mode de tri paramétré sur cette même barre d’outils Navigation.
Equivalent clavier : CTRL + Droit.
Généralités sur les programmes
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Bouton Rechercher
Lance la commande Rechercher. Cette commande est décrite plus loin.
Equivalent clavier : CTRL + F.
Bouton Atteindre
Donne accès à une fonction de recherche qui est expliquée plus loin sous ce titre.
Equivalent clavier : CTRL + T.
Bouton Inverseur
Donne accès à la commande Inverseur du menu Edition. Cette commande est détaillée dansle « Manuel de l’Euro ».
Bouton Calculette Sage
Donne accès à la Calculette Sage. Ce bouton est équivalent à la commande du même nom dumenu Edition. La Calculette Sage est expliquée plus loin sous ce titre.
Tri
Le contenu de cette liste déroulante non éditable varie en fonction de la fenêtre de liste active.Les possibilités de tri offertes sont précisées dans les manuels de référence des programmes de lagamme Sage. Si cette zone est estompée, la liste active, ou la liste correspondant à la fenêtreactive (s’il y en a), ne propose pas de tri particulier.Un autre moyen permet d’effectuer le tri sur une colonne : Ainsi, en effectuant un clic surl’intitulé d’une colonne correspondant à une clé de tri, le tri s’effectue sur la liste selon l’indexconcerné.
! La Palette des anciennes versions des programmes comportait un bouton que la barre d’outilsNavigation ne reprend pas, il s’agit du bouton Formats de sélection. Ces formats de sélectionpersonnalisés peuvent maintenant être créés et paramétrés directement à partir des fonctions qui lesemploient.
Fonction Rechercher / RemplacerFonction Rechercher / RemplacerFonction Rechercher / RemplacerFonction Rechercher / Remplacer
Cette fonction de la barre d’outils Navigation vous permet de :
• rechercher un élément dans n’importe lequel des fichiers de base du programme de la gammeSage,
• remplacer certains éléments de la structure du fichier de données.
Voir Plus loin dans ce manuel dans chapitre Particularités diverses, la description de cette fonction.
Généralités sur les programmes
103© Sage France
Fonction AtteindreFonction AtteindreFonction AtteindreFonction Atteindre
La commande Atteindre est lancée par un des boutons de la barre d’outils Navigationcomme cela a été précisé plus haut.
! On peut aussi la lancer directement à partir de certains boutons des barres d’outils comme cela vous seramontré plus loin.
Elle permet de consulter directement un élément soit en le sélectionnant dans la listecorrespondante, soit en ouvrant directement sa fiche.
Les manuels de référence des différents programmes Sage vous donneront le détail desinformations que l’on peut rechercher au moyen de cette fonction.
Critère
Deux critères sont systématiquement proposés :
• Commence par : la recherche portera sur tous les éléments commençant par les caractèressaisis dans la zone suivante ;
• Egal à : la recherche portera sur les éléments qui contiennent exactement la valeur saisie dansla zone suivante.
Elément
Tapez dans cette zone le texte ou la valeur qui doit servir comme base de recherche en fonctiondes paramétrages faits dans les autres zones.
Atteindre la fiche
Si le programme trouve un ou plusieurs éléments répondant à vos critères, il ouvre la fiche dupremier.
Atteindre dans la liste
Si le programme trouve un ou plusieurs éléments répondant à vos critères, il en ouvre la liste ensélectionnant le premier élément trouvé.
Une fois les critères enregistrés, vous lancerez la recherche en cliquant sur le bouton OK ou enpressant la touche ENTREE. Cliquez sur Annuler ou tapez la touche ECHAP pour ne rien faire.
Si le programme ne trouve rien il affiche le message
Aucun élément n’a été trouvé. OK
Généralités sur les programmes
104© Sage France
Barres d’outilsBarres d’outilsBarres d’outilsBarres d’outils
Les barres d’outils sont des listes de boutons qui vous permettent de lancer directement descommandes sans avoir à passer par les menus et les commandes. Leur accès sera donc plus rapideet plus aisé. Ces barres d’outils étant paramétrables, vous pourrez les personnaliser exactement enfonction de vos besoins. Elles ne tiendront pas beaucoup de place à l’écran, d’autant que vouspouvez les coller contre les bords de la fenêtre d’application. On peut les faire apparaître oudisparaître à tout moment.
Toutes ces barres d’outils sont paramétrables, c’est-à-dire que vous pouvez y ajouter ou supprimercertaines commandes qui vous semblent utiles ou inutiles. Vous pouvez également modifier leurtitre. De plus, il vous est proposé cinq barres d’outils personnalisables que vous pourrezparamétrer selon vos besoins.
! Il n’est pas possible d’ajouter à une barre d’outil non personnalisée des boutons qui n’y sont pas prévues.Vous ne pouvez qu’ajouter des boutons que vous auriez précédemment supprimées d’une telle barre.
Pour afficher une barre d’outils, lancez la commande Barre d’outils du menu Fenêtre ou utilisezla commande correspondante du menu contextuel des barres d’outils.
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Barres d’outils de la barre d’outils Standard.
Le premier volet de cette fenêtre présente la liste des barres d’outils disponibles. Celles qui sontprécédées d’une coche (✔ ) sont actuellement visibles à l’écran.
Pour afficher une ou plusieurs barres d’outils à l’écran, cliquez sur leur désignation puis sur lebouton Afficher. Lorsque toutes les barres que vous souhaitez utiliser sont cochées, cliquez sur lebouton OK.
Pour masquer une ou plusieurs barres d’outils à l’écran, lancez la commande Barres d’outils,cliquez sur leur désignation puis sur le bouton Masquer. La coche qui accompagnait leur nom
Généralités sur les programmes
105© Sage France
disparaît.
Lorsque toutes les barres que vous souhaitez masquer ne sont plus cochées, cliquez sur le boutonOK.
Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton Fermer des barres d’outils dont vous n’avez plusbesoin.
Vous pouvez également utiliser le menu contextuel des barres d’outils pour faire apparaître oudisparaître les barres. Voir plus haut comment utiliser un tel menu.
Les barres d’outils ouvertes à l’écran lorsque vous quittez le programme vous seront proposées àleur même place lors de la prochaine session de travail.
La personnalisation des barres d'outils sera vue plus loin.
Boutons agrandis
Si cette case est cochée les boutons auront une taille plus importante pour mieux les discerner.
Afficher les Infos Bulles
Si cette case est cochée, le positionnement du pointeur (sans cliquer) sur un bouton ouvrira unepetite “bulle” (ou phylactère) qui vous expliquera succinctement le rôle du bouton.
! Rappelons que la Barre d’état affiche également quelques mots d’explication sur le rôle du bouton, quecette case soit cochée ou non.
Disponibilité des boutons des barres d’outilsDisponibilité des boutons des barres d’outilsDisponibilité des boutons des barres d’outilsDisponibilité des boutons des barres d’outils
Certains boutons de la barre d’outils Navigation et des barres d’outils peuvent apparaîtreestompés et inutilisables. Ceci est dû à plusieurs causes :
• soit la version du programme que vous possédez ne dispose pas de la fonctionnalitécorrespondante,
• soit la commande qu’ils permettent de lancer n’est pas disponible en l’état actuel des choses,
Exemple
Le bouton Nouveau fichier n’est pas accessible lorsqu’un fichier est déjà ouvert.
• soit l’utilisateur n’a pas l’autorisation d’accès à la commande (voir la commande Fichier /Autorisations d’accès).
Voir La commande Autorisation d’accès du menu Fichier des applications Sage.
Barre d’outils StandardBarre d’outils StandardBarre d’outils StandardBarre d’outils Standard
En plus de la barre d’outils Navigation, une barre d’outil est présente dans tous les programmesde la gamme Sage, il s’agit de la barre d’outils Standard.
Généralités sur les programmes
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Cette barre est disponible dans tous les programmes Sage pour Windows. Elle comporte desboutons de fonctions générales communes à toutes les applications.
Les commandes lancées par ces boutons sont décrites dans le manuel de référence.
! Rappelons que pour qu’un clic sur un bouton remplisse l’effet désiré, il est nécessaire que lorsque l’onappuie sur le bouton de la souris et, surtout, lorsqu’on relâche le doigt, le pointeur soit bien positionné surle bouton en question.
Bouton Nouveau fichier
Permet de créer un nouveau fichier avec ou sans le mode assistant. N’est accessible que siaucun fichier n’est ouvert. A le même rôle que la commande Nouveau du menu Fichier.
Equivalent clavier : CTRL + N.
Bouton Ouvrir un fichier
Permet d’ouvrir un fichier du type attendu par le programme à ce stade. A le même rôle quela commande Ouvrir du menu Fichier.
Equivalent clavier : CTRL + O.
Bouton Couper
Efface le texte ou les éléments sélectionnés et les place dans le Presse-papiers. A le même rôleque la commande Couper du menu Edition.
Equivalent clavier : CTRL + X.
Bouton Copier
Fait une copie du texte ou des éléments sélectionnés et la place dans le Presse-papiers. A lemême rôle que la commande Copier du menu Edition.
Equivalent clavier : CTRL + C.
Bouton Coller
Copie le contenu du Presse-papiers à l’endroit du curseur. A le même rôle que la commandeColler du menu Edition.
Equivalent clavier : CTRL + V.
Bouton Annuler
Annule, si cela est possible, la dernière opération réalisée. A le même rôle que la commandeAnnuler du menu Edition.
Généralités sur les programmes
107© Sage France
Equivalent clavier : CTRL + Z.
Bouton Effacer
Efface le texte sélectionné sans le placer dans le Presse-papiers. A le même rôle que lacommande Effacer du menu Edition.
Equivalent clavier : SUPP.
Bouton Dupliquer
Fait une copie de l’élément sélectionné ou ouvert à l’écran. A le même rôle que la commandeDupliquer du menu Edition.
Equivalent clavier : CTRL + D.
Bouton Fermer le fichier
Permet de fermer le fichier actuellement ouvert pour en créer ou en ouvrir un autre. A lemême rôle que la commande Fermer du menu Fichier.
Equivalent clavier : CTRL + W.
Bouton A propos du fichier
Donne accès à la fiche de l’entreprise. A le même rôle que la commande A propos de... dumenu Fichier.
Bouton Lire les informations
Permet de consulter les informations générales concernant le dossier ouvert. A le même rôleque la commande Lire les informations du menu Fichier.
Bouton Configuration système et partage
Permet d'obtenir des informations techniques sur le programme en cours d'utilisation et lesutilisateurs connectés si vous travaillez en réseau. A le même rôle que la commandeConfiguration système et partage du menu Fichier.
Bouton Autorisation d’accès
Permet d’accéder à la fonction de protection des fichiers. A le même rôle que la commandeAutorisations d’accès du menu Fichier.
Bouton Mise en page
Donne accès à la fonction de mise en page des documents paramétrables. A le même rôle quela commande Mise en page du menu Fichier.
Généralités sur les programmes
108© Sage France
Bouton Format d’impression
Donne accès à la fenêtre de configuration des impressions. A le même rôle que la commandeFormat d’impression du menu Fichier.
Bouton Impression différée
Permet de lancer les impressions dont on a demandé une impression différée (fonction de laLigne 100). A le même rôle que la commande Impression différée du menu Fichier.
! Rappelons que l’existence d’impressions différées est repérée par la présence d’une petite icône sur la Barred'état.
Bouton Réorganiser l’écran
Répartit les fenêtres ouvertes à l’écran suivant les réglages faits. A le même rôle que lacommande Réorganiser du menu Fenêtre.
Bouton Préférences
Donne accès à la fenêtre permettant d’enregistrer les préférences. A le même rôle que lacommande Préférences du menu Fenêtre.
Bouton Barres d’outils
Ouvre la fenêtre de la fonction permettant la sélection et le paramétrage des barres d’outils.A le même rôle que la commande Barres d’outils du menu Fenêtre.
Bouton Aide
Lance la fonction d’aide. A le même rôle que la commande Rechercher l’aide sur... du menuAide (?).
Equivalent clavier : F1 pour une aide ponctuelle sur la commande active à l’écran.
Positionnement des barres d’outilsPositionnement des barres d’outilsPositionnement des barres d’outilsPositionnement des barres d’outils
Toutes les barres d’outils que nous venons de décrire peuvent rester libres à l’écran (et même endehors de l’écran si nécessaire) et être déplacées en les faisant glisser par leur barre de titre.
On peut aussi les coller le long des bords de la fenêtre de l’application où elles resteront figéesjusqu’à ce qu’on les masque ou qu’on les déplace à nouveau dans l’écran.
Pour coller une barre le long des bords horizontaux ou verticaux de la fenêtre de l’application, ilsuffit de la faire glisser par sa barre de titre et d’amener le pointeur à la limite de la zone de travailet du cadre de la fenêtre.
Aussitôt, la barre d’outils se colle automatiquement.
Généralités sur les programmes
109© Sage France
Pour ramener une barre d’outils automatiquement à l'endroit où elle se trouvait avant d'êtredéplacée, il suffit de faire un double-clic sur sa barre de titre.
On peut la faire glisser le long de ce bord pour ajuster sa position (par exemple pour disposerdeux barres d’outils dans le prolongement l’une de l’autre).
On peut aussi disposer deux ou plusieurs barres d’outils côte à côte le long d’un bord.
On peut également ramener une barre au centre de l’écran.
Pour cela, la faire glisser en cliquant dessus en dehors d’un bouton.
! Il est impossible de coller la barre d’outils Navigation contre les bords verticaux de la fenêtre du fait de laprésence de la zone Tri.
Formes et dimensions des barres d’outilsFormes et dimensions des barres d’outilsFormes et dimensions des barres d’outilsFormes et dimensions des barres d’outils
Vous pouvez modifier la forme d’une barre d’outils. Pour cela, affichez-la au centre de l’écran puisdéplacez le pointeur le long d’un de ses bords verticaux ou horizontaux.
Quand le pointeur prend la forme d’une double flèche (horizontale ou verticale), cliquez et faitesglisser dans le sens voulu.
Personnalisation des barres d’outilsPersonnalisation des barres d’outilsPersonnalisation des barres d’outilsPersonnalisation des barres d’outils
On peut modifier le titre des barres d’outils et leur composition. De plus, un nombre variable debarres d’outils personnalisables sont disponibles pour vos besoins propres.
Les premières barres d’outils proposées peuvent être personnalisées en supprimant ou en re-disposant les boutons qu’elles comportent. Il n’est pas possible d’y ajouter des boutons nonprévus à l’origine. Sur les programmes de la Ligne 100 uniquement, les barres d’outils restantes(intitulées Barre d’outils 1, Barre d’outils 2, Barre d’outils 3, Barre d’outils 4 ou Barre d’outils
Généralités sur les programmes
110© Sage France
5) peuvent être paramétrées avec l’ensemble des boutons disponibles.
Pour modifier le titre d’une barre d’outils, lancez la commande Barres d’outils du menu Fenêtre.
Cliquez sur le nom de la barre à modifier et tapez sa nouvelle désignation en remplacement de laprécédente dans la zone Nom de la barre d’outils. Cliquez ensuite sur le bouton Modifier.
Boutons agrandis
Cette case à cocher (non cochée par défaut) fait apparaître les boutons avec une taille un peu plusgrande que celle par défaut. Pour personnaliser une barre d’outils, lancez la commande Barresd’outils, cliquez sur le nom de la barre à personnaliser puis sur le bouton Personnaliser.
Aussitôt, une nouvelle fenêtre s’ouvre.
La liste de gauche présente toutes les commandes qui peuvent être ajoutées. La liste de droiteprésente toutes celles qui composent l’actuelle barre d’outils.
Pour séparer clairement deux boutons ou deux groupes de boutons, vous pouvez insérer autant deséparateurs que vous voulez dans la limite d’un séparateur entre deux boutons. Un séparateurintroduit un espace entre deux boutons.
! Une barre d’outils ne peut commencer ni se terminer par un séparateur.
Pour ajouter un bouton à une barre :
• cliquez sur la commande et son bouton dans la liste de gauche,
• cliquez sur le bouton Ajouter,
• vous pouvez aussi faire glisser le bouton de la liste de gauche vers la liste de droite.
Faites de même pour insérer un séparateur.
Pour supprimer un bouton d’une barre :
• cliquez sur la commande et son bouton dans la liste de droite,
• cliquez sur le bouton Supprimer,
Généralités sur les programmes
111© Sage France
• vous pouvez aussi faire glisser le bouton de la liste de droite vers la liste de gauche.
! Il est possible, sans utiliser la commande Barre d’outils, de supprimer un bouton d’une barre enmaintenant la touche ALT enfoncée tandis que vous cliquez sur le bouton indésirable et que vous le faitesglisser en dehors de la barre.
Pour disposer les boutons et les séparateurs dans une barre :
• cliquez sur le bouton à déplacer dans la liste de droite,
• cliquez sur le bouton Monter ou le bouton Descendre suivant que vous souhaitez déplacer lebouton vers le haut ou vers le bas ;
• vous pouvez aussi cliquer sur le bouton dans la liste de droite et la faire glisser ; une petiteflèche indique où le bouton se positionnera si vous relâchez le bouton (de gauche) de lasouris.
Une fois les modifications faites, cliquez sur le bouton Fermer.
Pour ramener une barre d’outils à sa configuration initiale, cliquez sur le bouton Réinitialiser.
Personnalisation des fonctions
Il est possible de personnaliser les fonctions des programmes Sage que vous utilisez le plusfréquemment. Cette personnalisation s’effectue dans le volet Raccourcis de la fonction Fenêtre /Barres d’outils.
Cette commande permet de personnaliser l’utilisation du programme en affectant des touches oudes combinaisons de touches servant de raccourci pour le lancement des commandes les plussouvent utilisées.
Généralités sur les programmes
112© Sage France
Ces raccourcis peuvent être affectés :
• aux commandes des menus,
• aux boutons des barres d’outils.
Pour limiter vos efforts de mémorisation, nous vous recommandons de ne pas affecter deraccourcis à la fois aux boutons des barres d'outils et aux fonctions des menus qui sontéquivalentes.
Exemple
Le bouton Plan comptable de la barre d’outils Comptabilité correspond à la commande Structure /Comptabilité / Plan comptable. Il n’est donc pas nécessaire d’enregistrer à la fois un raccourci pour lebouton et un pour la commande.
Par contre le bouton Créer un compte général de la barre d’outils Comptabilité ne correspond àaucune commande d’un menu. Un raccourci pourra lui être utilement affecté.
Affecter un raccourci à une commandeAffecter un raccourci à une commandeAffecter un raccourci à une commandeAffecter un raccourci à une commande
Pour affecter un raccourci à une commande, opérez comme suit :
• Sélectionnez cette commande dans la liste.
• Tapez la touche ou la combinaison de touches qui apparaît dans la zone Nouvelles touchesde raccourci.
• Cliquez sur le bouton Attribuer.
• Continuez les affectations.
• Validez le tout en cliquant sur le bouton OK. Vous pouvez utiliser commeraccourci :
• une simple touche sous les réserves évoquées ci-après,
• une combinaison de deux touches sous les réserves évoquées ci-après,
• une combinaison de trois touches dans certains cas.
N’utilisez pas, seules, les touches du clavier alphabétique ou du clavier numérique, vous nepourriez plus les utiliser pour la simple saisie de données ou de montants.
Exemple
Si vous affectez la touche P à la fonction Structure / Comptabilité / Plan comptable, vous ne pourrezplus taper d’intitulé contenant la lettre p sans que la fonction s’active.
Par contre, les combinaisons CTRL + P ou ALT + P pourront être employées.
! Les combinaisons utilisant la touche ALT remplacent celles qui sont propres à l’ouverture des menus.
Généralités sur les programmes
113© Sage France
Exemple
La combinaison de touches ALT + T ouvre le menu Traitement. Si vous affectez cette combinaison à lacommande Structure / Taux de taxe par exemple, vous ne pourrez plus ouvrir le menu Traitement decette manière.
Par contre, vous pourrez encore l’ouvrir en tapant successivement les touches ALT et T.
N’utilisez pas les combinaisons de touches utilisées par Windows ou par Macintosh. Leprogramme refusera leur saisie.
Exemple
La combinaison CTRL + C est réservée à la fonction Copier de Windows.
N’utilisez pas non plus les raccourcis propres aux programmes Sage, ils seront refusés :
• sur Windows, rappelez-vous que le raccourci qui permet d’activer un bouton dans unefenêtre s’obtient en tapant MAJ + F1 s’il s’agit du premier bouton, MAJ + F2 s’il s’agit dudeuxième, etc.
Les combinaisons de plusieurs touches tapées successivement ne sont pas admises.
Par contre vous pouvez enregistrer des raccourcis tels CTRL + MAJ + une lettre ou une touche defonction ou ALT + CTRL + une lettre ou une touche de fonction.
Modifier un raccourciModifier un raccourciModifier un raccourciModifier un raccourci
Pour modifier un raccourci :
• Sélectionnez la commande dans la liste.
• Amenez le pointeur dans la zone Nouvelle touche de raccourci.
• Tapez le nouveau raccourci.
• Cliquez sur le bouton Attribuer.
• Validez en cliquant sur le bouton OK.
Supprimer un raccourciSupprimer un raccourciSupprimer un raccourciSupprimer un raccourci
Pour supprimer un raccourci :
• Sélectionnez la commande dans la liste.
• Cliquez sur le bouton Supprimer.
• Validez en cliquant sur le bouton OK.
• Pour supprimer tous les raccourcis simultanément :
• Cliquez sur le bouton Supprimer tout.
Généralités sur les programmes
114© Sage France
• Validez en cliquant sur le bouton OK.
Description de la fenêtreDescription de la fenêtreDescription de la fenêtreDescription de la fenêtre
Les zones composant cette fenêtre sont les suivantes. Voir son illustration plus haut.
Liste des commandes et des raccourcis
Cette liste affiche toutes les commandes et toutes les fonctions auxquelles des raccourcis peuventêtre affectés.
Pour en sélectionner une, cliquez sur sa ligne.
Cette liste présente dans l’ordre :
• tous les boutons des barres d'outils accompagnés d’une représentation de leur image,
• toutes les commandes dans l’ordre où elles apparaissent dans les menus.
Nouvelle touche de raccourci
Zone servant à la saisie du raccourci à affecter à la fonction sélectionnée dans la liste.
Tapez ce raccourci avec les touches qui doivent servir à le lancer.
Si rien ne s’affiche, c’est que le programme n’accepte pas ce raccourci certainement utilisé pard’autres fonctions du système.
Si le raccourci tapé est déjà affecté, un message d’erreur s’affichera lors de son attribution.
Description
Zone affichant une courte description de la commande sélectionnée dans la liste.
Bouton Attribuer
Attribue le raccourci tapé dans la zone Nouvelle touche de raccourci à la commandesélectionnée dans la liste.
Bouton Supprimer
Supprime le raccourci affecté à la commande sélectionnée dans la liste. Aucun messagede confirmation ne s'affiche.
Généralités sur les programmes
115© Sage France
Bouton Supprimer tout
Supprime tous les raccourcis. Aucun message de confirmation ne s’affiche.
Bouton OK
Valide les modifications faites dans le volet et referme la fonction.
Bouton Annuler
Annule les modifications éventuellement faites.
Gestion des liens inter-applications
Il est possible de définir dans chacune des applications le chemin d’accès au fichier de donnéesgéré par d’autres applications de la Ligne 100. Cette liaison s’effectue dans le volet Options de lafonction Fichier / A propos de…
Dans la liste des options, sélectionnez Fichiers liés par un double clic.
Contenu de la liste fixe selon les applications :
• Fichier comptable : permet de rattacher le fichier comptable utilisé,
• Fichier commercial : permet de définir le fichier commercial utilisé ,
• Fichier immobilisations : permet de définir le fichier immobilisations utilisé,
• Fichier moyens de paiement : permet de définir le fichier Moyens de paiement utilisé,
Généralités sur les programmes
116© Sage France
• Fichier paramètres BCR : permet de définir le fichier de paramètres BCR utilisé,
• Fichier expert : permet de définir le fichier Cycles de révision utilisé,
• Fichier paramètres états financiers : permet de définir le fichier de transfert desinformations d’immobilisations vers les états financiers.
Enregistrer un chemin d’accèsEnregistrer un chemin d’accèsEnregistrer un chemin d’accèsEnregistrer un chemin d’accès
Sélectionner dans la liste le fichier à attacher.
Cliquez ensuite sur le bouton Attacher pour afficher la fenêtre de sélection.
La liste des fichiers de données de l’application apparaît, sélectionner celui souhaité puiscliquez sur le bouton Ouvrir.
Lancement de l’applicationLancement de l’applicationLancement de l’applicationLancement de l’application
Le menu Fichier reprend les applications installées sur le poste de travail.
Généralités sur les programmes
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PréférencesPréférencesPréférencesPréférences
La fenêtre de la fonction Fenêtre / Préférences contient une zone relative à la gestion des liensentre applications :
La boîte à liste Liens entre applications propose deux choix :
• Quitter application origine (par défaut) : lors de l’utilisation du lien vers un autre logiciel, leprogramme applique la procédure suivante :
◊ fermeture de l’application d'origine (celle ayant permis de lancer le lien),
◊ lancement de l’application de destination paramétrée dans Fichier / A propos de… /Options / Fichiers - liés.
Cette option ne nécessite pas l'installation du Serveur Sage ou du Gestionnaired’application.
Généralités sur les programmes
118© Sage France
• Conserver application origine : lors de l’utilisation du lien vers une autre application, leprogramme applique la procédure suivante :
◊ l’application d’origine (celle ayant permis de lancer le lien) reste ouverte,
◊ lancement de l’application destination paramétrée dans Fichier / A propos de… /Options / Fichiers liés.
Cette option nécessite l'installation préalable du Serveur Sage ou du Gestionnaired’applications si les mêmes fichiers sont ouverts simultanément.
Pointeurs de la souris
Le pointeur, symbole qui se déplace à l’écran en fonction des mouvements de la souris, prenddifférentes formes selon l’emplacement sur lequel il se trouve ou selon l’opération en coursd’exécution :
• un sablier lors des opérations de chargement du programme ou de traitements sur lesfichiers,
• une flèche dans la plupart des cas,
• un pointeur d’insertion sur les zones de saisie de texte et de valeurs,
• une main pointant un doigt sur les listes et menus déroulants,
• une main ouverte pour les transferts d’éléments par glissement d’une fenêtre à une autre,
• un double trait avec des flèches pour partager certaines fenêtres ; voir plus loin lesexplications complémentaires sur cette possibilité,
• un trait vertical avec des flèches pour l’élargissement des colonnes de toutes les fenêtresprésentant des informations en colonnes,
• deux flèches en croix pour déplacer les colonnes,
• une loupe pour consulter une partie d’un document visualisé par l’option Aperçu avantimpression,
• un réticule pour tracer une illustration ou une zone de report dans les documentsdessinés dans la commande Mise en page….
Généralités sur les programmes
119© Sage France
Boutons
Les boutons comportent une représentation symbolique de la fonction qu'ils permettent delancer. Le manuel de référence vous en donnera le rôle.
Pour les utiliser, il suffit de cliquer dessus avec le pointeur de la souris. Un bouton inutilisable àun moment donné est estompé.
Il existe des équivalents clavier qui ont le même rôle que cliquer avec la souris. On les obtient enpressant la touche MAJ et en tapant la touche de fonction dont le numéro correspond au boutonvisé.
Dans une fenêtre, les boutons sont numérotés de gauche à droite et de haut en bas. Le premiercorrespond à la combinaison de touches MAJ + F1, le second à MAJ + F2 et ainsi de suite.
Bulles d’aideBulles d’aideBulles d’aideBulles d’aide
Il est possible de connaître facilement le rôle d’un bouton. Il suffit de faire apparaître sa “ bulled’aide ”.
Pour cela :
• amenez le pointeur de la souris sur le bouton ;
• ne cliquez pas,
• laissez le pointeur tout le temps nécessaire à l’apparition du message.
Au bout d’une seconde, un petit message va apparaître et vous donner le titre du bouton.
Ce message s'accompagne de quelques mots d'explication sur la Barre d’état en bas de la fenêtrede l'application.
! L’apparition de ce message est temporisée. Il se referme de lui-même au bout de quelques secondes.
! L’apparition de bulles d’aide sur les boutons des barres d’outils peut être paramétrée dans la commandeBarre d’outils du menu Fenêtre des programmes Sage.
Transferts par glissement ou Glisser/Déposer
Le système d’exploitation Windows s’agrémente d’une fonctionnalité que les anglo-saxonsappellent le “Drag and Drop” et que nous décrirons comme une copie ou un transfert parglissement.
Elle permet de transférer des éléments d’une liste dans une autre.
Généralités sur les programmes
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Elle consiste en :
• la disposition côte à côte des deux fenêtres à l’écran, la fenêtre d’origine et celle dedestination (la fenêtre d’origine peut recouvrir en partie celle de destination),
• la sélection d’un ou plusieurs éléments dans la liste d’origine,
• l’appui sur la touche ALT pendant la durée du déplacement,
• le glissement de la sélection (bouton de gauche de la souris) vers une zone de destinationhabilitée à recevoir les éléments sélectionnés.
! Signalons qu’une zone habilitée à recevoir des éléments copiés par glissement s’entoure d’un trait plusfoncé lorsque le pointeur y pénètre lors d’un glissement.
Il est possible d’utiliser cette possibilité à partir du clavier. Les fonctions qui le permettentproposent dans leur menu Système la commande Déplacer la sélection.
Equivalent clavier : CTRL + F3.
La procédure à employer est la suivante :
• affichez les fenêtres côte à côte (ou avec un recouvrement partiel),
• sélectionnez dans la liste d’origine les éléments à transférer (tous les procédés sont possibles),
• sélectionnez la commande Déplacer la sélection ou taper son raccourci (le pointeur setransforme alors en une main à plat),
• déplacez cette main à l’aide des touches de direction et l’amener sur la zone destinataire (quidoit être visible, tout au moins en partie),
• validez. Les éléments se recopient alors.
La copie par glissement est précisée dans les manuels de référence des programmes Sage pourchacune des fonctions qui le permettent.
Cette manœuvre ne supprime pas les éléments de la liste initiale (sauf exceptions précisées dansles manuels de référence).
Impressions
Les programmes Sage offrent un grand nombre de fonctions d’impression.
Impressions propres à certaines fonctionsImpressions propres à certaines fonctionsImpressions propres à certaines fonctionsImpressions propres à certaines fonctions
Certaines fonctionnalités peuvent comporter leur propre fonction d’impression.
Ces fonctions d’impression sont lancées par l’intermédiaire d’un bouton, le bouton
Généralités sur les programmes
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Imprimer, et s’exécutent suivant un format propre à la fonction considérée. Elles sont détailléesavec la fonction dans laquelle elles sont disponibles.
Impressions différéesImpressions différéesImpressions différéesImpressions différées
Il est possible de ne pas imprimer tout de suite certains états mais de les regrouper afin de lesexécuter tous ensemble (gain de temps, occupation réduite de l’imprimante, libération del’ordinateur qui peut être ainsi utilisé à d’autres tâches).
Pour cela, vous pouvez paramétrer les impressions que vous souhaitez obtenir puis cliquersur le bouton Impression différée. L’état est alors mis en réserve dans une fonction particulièredu menu Fichier, la commande Impression différée.
! Pour certains états standards, si l’option Modèle de l’état est paramétrée sur Personnalisé, alors lafenêtre de sélection du modèle s’affiche.
Une icône apparaît à la droite de la Barre des tâches lorsque des impressions différées ont étéenregistrées.
Il est alors possible de lancer l’impression simultanée de toutes les impressions différées ou encorede les supprimer ou de les modifier. Pour cela il faut lancer la commande Impression différée dumenu Fichier.
La fenêtre qui s’ouvre présente la liste de tous les états que vous avez enregistrés pour lesimprimer au moment de votre choix. Si aucune impression différée n’a été paramétrée, lacommande est estompée.
Les opérations qu’il est possible de mener sont les suivantes :
• Pour lancer l’impression d’un ou de plusieurs états, sélectionnez-les dans la liste puis cliquezsur le bouton OK. Tous les documents sont dirigés vers la même imprimante et disparaissentde la liste dès leur impression achevée.
• Pour supprimer certains états, sélectionnez-les dans la liste puis cliquez sur le boutonSupprimer.
Généralités sur les programmes
122© Sage France
• Pour modifier les paramètres d’impression d’un état, cliquez sur son nom dans la liste puissur le bouton Modifier. Dans ce cas, l’impression différée est supprimée de la liste (unmessage “ L’impression différée devra être enregistrée à nouveau. ” vous en avertit ; il estencore possible de revenir sur votre décision en cliquant sur le bouton Annuler). Si vousconfirmez la modification, vous voyez apparaître le format de sélection (et non la fenêtre desélection simplifiée) correspondant à la commande qui avait servi à paramétrer l’impression.Modifiez le paramétrage et lancez une impression directe ou une nouvelle impressiondifférée.
Le bouton Annuler referme la fonction sans lancer d’impression. Les documents restentinchangés dans la liste.
Tous les états enregistrés en impression différée et non imprimés sont supprimés quand vousquittez l’application. Un message vous en avertira.
Si vous cliquez sur le bouton Annuler de ce message, il vous est encore possible de lancer cesimpressions comme cela vient d’être décrit. Si vous cliquez sur le bouton OK pour réellementabandonner le programme, ces impressions en attente seront supprimées.
! Si vous mettez l’application Sage en sommeil, ou bien si vous fermez le fichier de travail que vousutilisiez, la liste des impressions en attente est conservée. Il vous suffira de réactiver l’application oud’ouvrir à nouveau le fichier concerné pour lancer ces impressions différées.
Menu EtatMenu EtatMenu EtatMenu Etat
Chaque programme possède un menu Etat qui permet d’éditer la plupart des états classiques.Leur liste vous en sera donnée dans le manuel de référence correspondant.
En Ligne 100, ces commandes utilisent deux niveaux de sélection : le premier correspond à unefenêtre de sélection simplifiée ; le second, accessible à partir de cette première fenêtre, affiche unformat de sélection autorisant des critères de sélection plus élaborés.
Certaines commandes peuvent présenter quelques différences. Elles sont expliquées en détaildans la partie du manuel de référence qui traite de ce menu.
Fenêtres de sélection simplifiéeFenêtres de sélection simplifiéeFenêtres de sélection simplifiéeFenêtres de sélection simplifiée
Ce type de fenêtre s’ouvre au lancement d’une commande d’un menu Etat ou dans certainesfonctions d’impression qui proposent un format de sélection simplifié et un format de sélectionparamétrable.
Généralités sur les programmes
123© Sage France
C’est une fenêtre où les choix de sélection des informations à imprimer sont volontairementrestreints. Les informations accessibles dans cette fenêtre intéressent les critères les pluscouramment utilisés. L’impression une fois lancée en direct ou en différé fait apparaître la fenêtredu format d’impression lié à l’imprimante utilisée. Si vous annulez l’impression à ce niveau, ilfaudra à nouveau sélectionner la commande d’impression souhaitée.
Cliquez sur le bouton OK pour lancer l’impression de l’état qui résulte des choix effectués.
Le bouton Annuler referme la fonction sans lancer d’impression.
Les deux boutons de chaque fenêtre de sélection simplifiée permettent les actions suivantes :
Bouton Plus de critères
Ce bouton permet d'accéder au format de sélection afin de compléter les sélectionsproposées (fonction de la Ligne 100). Voir plus loin les explications données sur les formats desélection.
Bouton Impression différée
Ce bouton permet de différer l’impression qui résulte des critères de sélection que vousavez paramétrés proposées (fonction disponible dans la Ligne 100).
Certaines fenêtres offrent un bouton supplémentaire.
Bouton Personnaliser les états
Ce bouton permet de paramétrer le contenu des états qu’il est possible d’imprimer à partirde la commande qui présente un tel bouton.
! Pour certains états, si la boîte à liste Modèle de l’état est paramétrée sur Personnalisé, la fenêtre desélection d’un modèle de mise en page s’affiche.
Voir Les manuels de référence des programmes qui disposent de telles fonctions vous donneront lesinformations sur ce que ces boutons permettent de réaliser.
Généralités sur les programmes
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Formats de sélectionFormats de sélectionFormats de sélectionFormats de sélection
Cette fonction est disponible uniquement dans la Ligne 100.
Les états du menu Etat peuvent être lancés à partir de formats de sélection pré-paramétrés quevous pouvez modifier si besoin est.
Les Formats de sélection vont permettre d’enrichir les sélections afin d’obtenir des étatscorrespondant plus précisément à vos besoins.
Les paramétrages proposés sont en rapport avec l’état concerné.
On accède à ces formats depuis la fenêtre de sélection simplifiée en cliquant sur le boutonPlus de critères.
Les formats de sélection d’impression se présentent tous suivant le même modèle que celuiillustré ici. Les critères proposés dans la fenêtre de sélection simplifiée sont repris et enrichis.
! Certaines fonctions peuvent, toutefois, utiliser des formats qui leur sont propres.
Les formats de sélection sont propres à la fonction qui a servi à les créer. Ils ne peuvent êtreutilisés que par la fonction concernée.
Le titre du format est indiqué en haut de la fenêtre ; il n’est pas modifiable.
Menus contextuels des formats de sélectionMenus contextuels des formats de sélectionMenus contextuels des formats de sélectionMenus contextuels des formats de sélection
Comme dans toute liste des menus contextuels sont disponibles sur les listes des formats desélection.
Généralités sur les programmes
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Ces menus sont adaptés aux fonctions sur lesquelles ils s’ouvrent. Ils sont identiques pour toutesles commandes du menu Etat de l’application considérée.
Si un des menus présentait une particularité différente des autres, elle serait expliquée dans lacommande correspondante.Nous ne détaillerons donc pas ces menus commande par commandemais globalement dans ces paragraphes.Les commandes disponibles dans les menus contextuelsdes formats de sélection sont les suivantes.
Ouvrir l’élément
Cette commande n’est pas disponible
Supprimer les éléments sélectionnés
Supprime la ou les lignes de critères sélectionnées. Un message de confirmation s’affiche.
Sélectionner tout
Sélectionne toutes les lignes du format.
Ajouter un nouvel élément
Permet de valider la ligne de critère qui vient d’être saisie.
Enregistrer un format de sélection personnaliséEnregistrer un format de sélection personnaliséEnregistrer un format de sélection personnaliséEnregistrer un format de sélection personnalisé
Vous pouvez créer des formats de sélection personnalisés, correspondant à vos besoins etparamétrés par vos soins, que vous pouvez conserver et réutiliser lorsque le besoin s’en fait sentir.
Pour cela :
• ouvrez le format de sélection de la commande considérée,
• enregistrez les modifications désirées,
• cliquez sur le bouton Enregistrer le format.
Une fenêtre s’ouvre alors pour vous permettre d’enregistrer ce dernier.
Généralités sur les programmes
126© Sage France
Tapez le nom du format puis cliquez sur le bouton Enregistrer ou validez. Il n’est pas nécessairede taper l’extension du fichier car le programme l’ajoute automatiquement.
Suppression d’un format personnalisé
Elle ne peut s’effectuer qu’à partir de l’Explorateur de Windows en supprimant le fichiercorrespondant.
Appeler un format de sélection personnaliséAppeler un format de sélection personnaliséAppeler un format de sélection personnaliséAppeler un format de sélection personnalisé
Pour utiliser un format de sélection personnalisé vous devez :
• lancer la commande qui permet l’impression de l’état souhaité,
• afficher la fenêtre des formats de sélection en cliquant sur le bouton Plus de critères(fonction disponible dans la Ligne 100),
• cliquer sur le bouton Ouvrir un format.
! Il faut ouvrir un format personnalisé à partir de la commande qui a servi à son enregistrement.
Une fenêtre s’affiche alors pour vous permettre de sélectionner le format que vous avez enregistréprécédemment.
Ces fichiers comportent une extension qui est différente en fonction du programme utilisé.Choisissez-le dans la liste et ouvrez-le (ou faites un double-clic sur sa ligne).
Les extensions sont les suivantes :
• Sage Comptabilité : .FMA,
• Sage Gestion commerciale et Sage Saisie de caisse décentralisée : .FGC,
• Sage Immobilisations : .FIM.
Le programme Sage Moyens de paiement ne possède pas de formats d’impression.
Généralités sur les programmes
127© Sage France
Lorsque le format de sélection ouvert est incompatible avec la fonction en cours, deux types demessages peuvent être affichés :
• dans le cas où le format est issu d’une version antérieure :
• dans le cas où le format est issu de la même version du programme mais d’une fonctiondifférente (exemple : ouverture d’un format de sélection du grand-livre dans la fonctionBalance) :
Paramétrage d’un format de sélectionParamétrage d’un format de sélectionParamétrage d’un format de sélectionParamétrage d’un format de sélection
Un format de sélection se compose des zones suivantes.
Le bouton Imprimer dans un fichier permet de générer dans différents formats certainesinformations extraites en fonction des paramétrages réalisés. Nous donnons pour chaque état laliste des informations exportées par cette commande. Les formats des données ainsi extraites sontdétaillés plus bas.
Le bouton Enregistrer le format permet de conserver les critères de sélection paramétrésdans les colonnes de la présente fenêtre afin de pouvoir les appliquer ultérieurement à une autreédition ; ils seront alors rappelés par le bouton Ouvrir un format.
Le bouton Ouvrir un format de sélection est destiné à appeler un format autre que celuiactuellement à l’écran. Il ne peut s’agir ici que d’un format personnalisé que vous auriez créépréalablement.
Le bouton Impression différée permet de différer l’impression tout en conservant enmémoire les critères de sélection demandés proposées (fonction disponible dans la Ligne 100).L’impression sera déclenchée, à la demande de l’utilisateur, par la commande Impression différéedu menu Fichier.
Le bouton Générer l’impression sur la messagerie, disponible pour certaines fonctions du
Généralités sur les programmes
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menu Traitement et pour certaines fonctions Etats libres permet d’envoyer les documents via lamessagerie en destination de l’adresse E-mail définie pour le tiers.
Le bouton Imprimer lance l’impression du document considéré en fonction des critères desélection enregistrés dans la fenêtre.
Les colonnes qui constituent le reste de cette fenêtre présentent un aspect identique à celuid’autres commandes des programmes.
Elles sont surmontées des zones dans lesquelles s’effectue le paramétrage du critère sélectionné.
Ces zones de saisie présentent soit des listes déroulantes non éditables, soit des zones de saisie,soit des zones mixtes (listes déroulantes éditables). Elles sont détaillées dans chacune descommandes qui utilisent de tels formats.
Les colonnes en dessous donnent la liste de tous les critères de sélection déjà enregistrés.
Les critères de sélection qui vous sont proposés sont modifiables. Vous pouvez changer lesfourchettes de sélection et même supprimer certaines lignes, mais ces modifications ne vaudrontque pour l’impression que vous lancerez immédiatement après.
Si vous quittez la commande, ces modifications ne seront pas enregistrées et le prochainlancement de la commande verra à nouveau les critères de base proposés. Vous pouveznéanmoins enregistrer les critères que vous avez paramétrés comme cela a été dit pour le boutonEnregistrer le format.
Le programme sélectionne par défaut tous les éléments correspondant à un critère nonmentionné.
• Ajouter un critère : il suffit d’enregistrer ses valeurs dans les zones de saisie puis d’utiliser lebouton Ajouter de la barre d’outils Navigation. Prenez garde, avant d’effectuer cet ajout, devérifier qu’aucune ligne de critère ne soit sélectionnée. Dans ce cas, c’est la ligne sélectionnéequi serait modifiée. Rappelons que pour désélectionner une ligne il faut presser une toucheCTRL en même temps qu’on clique à nouveau sur la ligne.
• Supprimer un critère : il faut cliquer sur sa ligne pour la sélectionner puis sur le boutonSupprimer. Cette suppression n’est que temporaire et ne sera pas enregistrée (sauf si vousconservez le format).
• Modifier un critère : il faut cliquer sur sa ligne pour le sélectionner. Les informationsapparaissent alors dans les zones de saisie et vous pouvez les modifier. Lorsque cesmodifications sont terminées, utilisez le bouton Ajouter pour les enregistrer. Rappelons quecet enregistrement n’est que temporaire et que les critères reviennent à leur valeur d’originedès que vous fermez la fenêtre.
Lorsque les critères ont été saisis, cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer l’édition del’état. Le dialogue de l’imprimante vous est alors proposé.
Généralités sur les programmes
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Critères de sélectionCritères de sélectionCritères de sélectionCritères de sélection
Les colonnes dans lesquelles sont enregistrés les critères de sélection se présentent toujours dansle même ordre. On ne peut pas les déplacer mais on peut en modifier la largeur. On peutégalement modifier la dimension de la fenêtre.
Les colonnes proposées sont de gauche à droite :
• la colonne Fichier qui permet de sélectionner le fichier sur lequel va porter la sélection ; laliste des fichiers concernés dépend du programme utilisé : une annexe du manuel deréférence du dit programme donne en général tous les critères qu’il est possible d’utiliser ; lazone de saisie est une liste déroulante ;
• la colonne Champ qui, bien entendu, dépend de la valeur saisie dans la précédente et afficheles champs du fichier sélectionné. La zone de saisie est une liste déroulante ;
• la colonne Groupe qui permet de regrouper sur un même état des critères de sélectiondifférents ; les explications sur les groupes sont données plus bas ;
• les colonnes De et à qui permettent l’enregistrement des fourchettes de sélection. Là aussi, lespossibilités de sélection dépendent du fichier et du champ choisis dans les deux premièrescolonnes ;
• la colonne Opérateur permet d’établir un lien logique entre les divers critères de sélection,c’est-à-dire entre les lignes. Les opérateurs et leur rôle sont présentés plus loin.
La zone de saisie de la colonne De est mixte puisqu’elle offre une liste déroulante ou une zone desaisie. Dans le cas où le critère de sélection ne porte pas sur une fourchette de valeurs, seule cettecolonne doit être saisie.
La liste déroulante ne fonctionne que si les critères champ et fichier s’y prêtent. Si la valeur desélection doit être tapée en toutes lettres, aucune liste ne s’ouvrira si vous cliquez dessus.
Le programme permet des recherches par défaut. Si votre sélection porte du début d’une liste à uncertain élément de la liste, vous pouvez laisser vide la colonne De et ne remplir que la colonne à.Dans le même esprit, si la sélection porte d’un élément d’une liste jusqu’au dernier, vous saisissezl’élément dans la colonne De et laissez vide la colonne à.
! Si vous n’avez pas enregistré d’opérateur, un Et logique est automatiquement ajouté à la ligne de critèreprécédente. S’il ne convient pas, il est nécessaire de modifier la ligne précédente pour y inclure l’opérateursatisfaisant.
! Si un critère était sélectionné au moment de cette saisie, c’est ce dernier qui sera modifié. Pour être sûrqu’aucun critère ne soit sélectionné, tapez CTRL + CLIC ou Entrée.
Dans le cas où vous enregistrez une nouvelle ligne de critère avec un groupe différent duprécédent, le programme insère automatiquement un Ou logique à la fin de la ligne précédente.
Généralités sur les programmes
130© Sage France
Critères de sélection de dates variablesCritères de sélection de dates variablesCritères de sélection de dates variablesCritères de sélection de dates variables
Les critères de sélection relatifs aux dates donnent d’autres possibilités de saisie.
Pour les champs De/à de type date, il est possible d’utiliser les critères JJMMAA :
• JJ : jour correspondant à la date système,
• MM : mois correspondant à la date système,
• AA : année correspondant à la date système.
Exemples :
De JJMMAA à JJMMAA : permet de ne prendre en compte que le jour correspondant à la date système àlaquelle le traitement est lancé.
De 01MM00 à 31MM00 : permet de lancer le traitement pour le mois en cours correspondant à la datesystème.
De 010100 à 01MM00 : permet de lancer le traitement depuis le 1er janvier 00 jusqu’au mois en courscorrespondant à la date système.
Critères de sélection standard et personnaliséCritères de sélection standard et personnaliséCritères de sélection standard et personnaliséCritères de sélection standard et personnalisé
Nous avons vu plus haut que la colonne Fichier permet de choisir le fichier sur lequel va porter lasélection.
Nous souhaitons attirer votre attention sur le premier choix de la liste déroulante : Sélectionstandard.
Ce fichier permet des sélections rapides qui optimisent le temps d’impression des documents.
Vous pouvez constater que les Champs de sélection proposés pour ce fichier sont égalementproposés pour d’autres fichiers.
Si le même champ est sélectionné dans le fichier Sélection standard et dans un autre fichier,priorité sera donnée au fichier Sélection standard.
De la même manière, dans certains états, la liste déroulante propose Modèle de l’état quicorrespond au format personnalisé de l’état.
Voir Le manuel de référence de chaque application précise les états concernés.
GroupesGroupesGroupesGroupes
Il est possible de regrouper des critères de sélection d’un état pour réaliser plusieurs sélectionssimultanées et indépendantes.
Pour réaliser ce regroupement, il est nécessaire que chaque ligne de critère appartenant à un
Généralités sur les programmes
131© Sage France
groupe mentionne la même référence de groupe.
Cette référence, qui doit être tapée dans la colonne Groupe, se compose d’un maximum de 6caractères alphanumériques.
Lorsque vous enregistrez un premier critère de groupe, le programme le relie aux autres critèresdéjà saisis par un opérateur Ou.
Les groupes permettent de créer des formats de sélection que les seuls opérateurs ne permettentpas de réaliser.
Exemple
Tous les exemples que nous donnerons sont tirés du programme Sage Paie.
Supposons que vous vouliez imprimer, sur un même état, les clients se situant dans les département duRhône et de Paris avec un classement sur le code postal.
Fichier Champ Groupe De à Opérateur
Liste des tiers Domaine A Client Et
Liste des tiers Classement A Code postal Et
Clients Code postal A 69 69 Ou
Liste des tiers Domaine B Client Et
Liste des tiers Classement B Code postal Et
Clients Code postal B 75 75
OpérateursOpérateursOpérateursOpérateurs
Les opérateurs logiques proposés sont :
• Et : les critères reliés par cet opérateur doivent être simultanément respectés par leprogramme ;
• Ou : relie des conditions dont l’exécution n’est pas nécessairement simultanée ;
• Soit : relie des conditions exclusives l’une de l’autre ;
• Sans : le critère suivant un tel opérateur est exclu de la sélection.
Opérateur ET
Nous vous le présentons par un exemple.
Exemple
Vous voulez imprimer la liste des clients localisés dans l’Est (Champ statistiques tiers) qui sont rattachésau représentant GENDRON.
Généralités sur les programmes
132© Sage France
Les critères se présenteront de la façon suivante :
Fichier Champ Groupe De à Opérateur
Liste des tiers Domaine Client Et
Clients Représentant GENDRON GENDRON Et
Clients Localisation Est Est
Le champ localisation correspond à l’intitulé d’un champ statistique tiers.
Opérateur OU
L'exemple suivant vous précisera son fonctionnement.
Exemple
Vous voulez la liste des documents de ventes ne prenant en compte que les factures et les facturescomptabilisées Le paramétrage sera le suivant :
Fichier Champ Groupe De à Opérateur
Liste de documents Domaine Client Et
Document vente entête Type Facture Ou
Document vente entête Type Facturecomptabilisée
Un Ou logique ne s’applique qu’à la condition qui le suit immédiatement.
Exemple
Supposons que A, B, C et D sont quatre lignes de critères de sélection. Le format de sélection A et B ou Cet D doit se lire comme ((A et B ) ou C) et D et non pas comme (A et B) ou (C et D).
Si vous voulez réaliser une sélection comme cette dernière, il vous faudra utiliser les groupes etaffecter les critères A et B à un premier groupe et les critères C et D à un deuxième groupe.
Opérateur SOIT
L'exemple suivant vous en précise le rôle.
Exemple
Vous voulez imprimer une liste d’articles ayant soit l’option Vente au débit, soit l’option Facturation /poids net.
Fichier Champ Groupe De à Opérateur
Liste d’articles Classement Référence article Et
Généralités sur les programmes
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Fichier Champ Groupe De à Opérateur
Articles/Nomenclatures Vente au débit Oui Soit
Articles/Nomenclatures Facturation / Poids net Oui
Un Soit logique ne s’applique qu’à la condition qui le suit immédiatement.
Opérateur SANS
Nous le présentons dans l'exemple suivant.
Exemple
Vous voulez imprimer un liste de tous les documents de vente sans les devis.
Fichier Champ Groupe De à Opérateur
Liste de documents Domaine Client Et
Document vente entête Type Tous Sans
Document vente entête Type Devis 922L Y2
L’ordre avec lequel vous enregistrez les critères présente une très grande importance. Suivant ladisposition des lignes, c’est-à-dire des critères, et des opérateurs, les résultats obtenus peuvent êtrecomplètement différents.
Impression de l’étatImpression de l’étatImpression de l’étatImpression de l’état
Lorsque les critères ont été saisis, cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer l’édition del’état. Le dialogue de l’imprimante vous est alors proposé.
Le lancement d’une impression fait apparaître la fenêtre de dialogue sur la qualité d’impression.
Généralités sur les programmes
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Vous remplissez cette fenêtre avec les options qui vous intéressent et vous validez ou cliquez dansle bouton OK ce qui a pour effet de lancer réellement l’impression.
Vous pouvez aussi lancer une impression différée en cliquant sur le bouton Impressiondifférée proposées (fonction de la Ligne 100). Ce type d’impression est détaillé plus loin.
Vous pouvez également générer un fichier au format texte, Sylk, HTML ou ClasseurMicrosoft Excel® contenant les informations en cliquant sur le bouton Imprimer dans unfichier. Voir ci-dessous cette possibilité.
Options d’impressionOptions d’impressionOptions d’impressionOptions d’impression
Certaines commandes des programmes de la gamme Sage ouvrent des fenêtres de dialogued’impression comportant des options particulières dépendant de l'imprimante utilisée.
Les différentes options donnent les résultats suivants.
! Toutes les zones décrites ci-dessous peuvent ne pas être disponibles en fonction de l’imprimante utilisée.Certaines peuvent proposer également des instructions supplémentaires. Dans ce cas, consultez ladocumentation fournie avec l’imprimante.
Nom imprimante
Liste déroulante affichant le nom de l’imprimante sélectionnée et permettant, si plusieurs sont enligne de choisir celle sur laquelle se fera l’impression. Pour l’installation des imprimantes,consultez la documentation de Windows.
Généralités sur les programmes
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Propriétés
Bouton donnant accès à des commandes modifiant la présentation de l’état et permettant,notamment, de choisir le format du papier. Consultez la documentation de Windows ou del’imprimante au besoin.
Informations sur imprimante
Informations techniques concernant l’imprimante sélectionnée.
Impression dans fichier
Cette option appartient à l’imprimante sélectionnée. Elle n’est pas disponible avec toutes lesimprimantes et permet la génération des données dans un fichier plutôt qu’imprimées sur papier.Lorsque vous cliquez sur le bouton OK pour fermer la fenêtre Impression, un message apparaît,vous demandant de préciser un nom de fichier.
Rappelons que les formats de sélection possèdent une commande particulière permettant degénérer des fichiers au format Sylk, texte, données Microsoft Excel ou HTML sans passer par laprésente commande.
Etendue impression
Cette zone permet de préciser les pages à imprimer :
• Tout : toutes les pages de l’état seront imprimées ;
• Pages : seules les pages dont vous préciserez les numéros dans les zones suivantes serontimprimées (les sélections jusqu’à ou à partir de sont permises) ;
• Sélection : cette option n’est pas disponible dans les programmes SAGE.
Nombre de copies
Préciser dans cette zone le nombre d’exemplaires voulus.
Copies triées
Cette option permet, en cas de pages et de copies multiples, de préciser l’ordre dans lequell’imprimante doit les sortir.
Qualité brouillon
Cocher cette option permet l’impression en qualité brouillon (impression rapide du document).
Compressé
L’impression s’effectue en caractères compressés. Il est préférable d’activer cette option pour laplupart des impressions sur une imprimante matricielle 80 colonnes. Cette option n’estdisponible que si l’on a sélectionné l’option Qualité brouillon.
Impression page de garde
L’option cochée entraîne l’impression de la page de présentation de l’état.
Généralités sur les programmes
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Pré-imprimé
L’impression s’effectue sans que les traits ni les objets graphiques apparaissent. Seuls les textes etles champs s’impriment aux endroits où vous les avez placés dans votre modèle de document.
Aperçu avant impression
Voir ci-dessous.
N° 1ère page
Saisissez ici le numéro de la première page si vous souhaitez qu’il soit différent de 1.
Les options précédentes sont toutes simultanément utilisables.
Bouton OK
Lance l’impression avec les paramétrages effectués.
Bouton Annuler
L’impression est arrêtée.
Aperçu avant impressionAperçu avant impressionAperçu avant impressionAperçu avant impression
L’impression, au lieu d’être envoyée à l’imprimante, s’exécute à l’écran.
Généralités sur les programmes
137© Sage France
Le bas de cette fenêtre indique le type d’état et le numéro de page actuellement visible. Si votredocument en comporte plusieurs, vous pouvez faire afficher les suivantes (ou les précédentes) enagissant sur la barre de défilement verticale. L’indication au bas de la fenêtre vous donnera lenuméro de page atteint.
La première page, intitulée Présentation de l’état, affiche les critères de sélection ou le grand titredu document si vous avez demandé son impression (option Impression page de garde ci-dessus).
Si vous déplacez le pointeur au-dessus de cette page réduite, vous le voyez se transformer enloupe.
Si vous cliquez alors à un endroit donné de la page en réduction, vous voyez cette parties’agrandir jusqu’à atteindre le format d’impression normal.
Vous pouvez vous déplacer dans cette nouvelle fenêtre en utilisant les barres de défilement
Généralités sur les programmes
138© Sage France
verticales et horizontales. Pour revenir à la vue réduite, cliquez à nouveau sur la page.
Un bouton Imprimer est disposé sur le bord inférieur de la fenêtre et permet d’imprimer la pageen cours de consultation. Pour refermer cette fenêtre, il faut utiliser le bouton du menu Système àgauche de la barre de titre ou cliquer sur le bouton Fermer ou bien presser la touche ECHAP.
! Le choix de cette option restreint le déroulement des commandes standard qui nécessitent une impressiondéfinitive (sur papier). Par exemple, la mise à jour des bulletins de paie en historique d’un fichier de paiene se fera pas ainsi que la génération automatique des écritures de règlement tiers dans un fichiercomptable.
Imprimer dans un fichierImprimer dans un fichierImprimer dans un fichierImprimer dans un fichier
Le bouton Imprimer dans un fichier est disponible dans chaque format de sélection standard. Ilpermet d’extraire certaines informations de la commande concernée sous la forme d’un fichier :
• au format Sylk pour récupération des données dans les programmes capables de lire de telsfichiers (les tableurs notamment),
• au format Texte ou ASCII,
• au format HTML qui est celui utilisé dans les pages Web d’Internet,
• au format Classeur Microsoft Excel®.
Ces formats sont décrits ci-dessous.
Les informations extraites dépendent de l’état à partir duquel cette commande est lancée. Lesvaleurs extraites sont mentionnées dans chacun des états concernés. Nous ne précisons ici que lemode opératoire.
Après paramétrage des critères de sélection, cliquez sur le bouton Imprimer dans un fichier.
Une fenêtre d’enregistrement s’ouvre alors.
Procédez comme suit.
• Sélectionnez le dossier de stockage.
Généralités sur les programmes
139© Sage France
• Sélectionnez le type de fichier à générer dans la zone Type.
• Tapez le nom du fichier dans la zone Nom. L’extension des fichiers est :
◊ .TXT pour un fichier texte,
◊ .SLK pour un fichier au format Sylk,
◊ .HTML pour un fichier HTML,
◊ .XLS pour un fichier au format Classeur Microsoft Excel.
◊ Le programme l’ajoutera si vous ne la mentionnez pas.
• Cliquez sur le bouton Enregistrer pour lancer la génération.
• Cliquez sur le bouton Annuler pour ne rien faire.
Formats des fichiers d’exportation d’étatsFormats des fichiers d’exportation d’étatsFormats des fichiers d’exportation d’étatsFormats des fichiers d’exportation d’états
Les états que l’on peut exporter à partir des programmes Sage peuvent être générés sous lesmêmes formats que les exportations de données.
Seules les données sont exportées. Les titres et autres informations accessoires de l’état ne le sontpas.
! Pour les exportations de données autrement qu’à partir des formats de sélection, nous renvoyons le lecteuraux commandes Importer et Exporter des menus Fichier des programmes Sage.
Il s’agit des formats suivants :
Format texteFormat texteFormat texteFormat texte
Le format texte dans lequel les états sont exportés sous forme de fichiers diffère quelque peu decelui utilisé par les exportations.
Les fichiers générés par les fonctions d’exportation sont des fichiers “ séquentiels ” à la structureparticulière reconnue par les programmes Sage du même type.
Les exportations d’états se font sous la forme de données séparées par des tabulations.
Ces valeurs pourront être exploitées dans un traitement de texte ou dans tout programme quireconnaît les fichiers de type TXT.
L’export au format texte donne le résultat suivant quand il est relu par un programme telWordPad© :
Généralités sur les programmes
140© Sage France
Format SylkFormat SylkFormat SylkFormat Sylk
Sylk est un format reconnu par la plupart des programmes permettant d’effectuer des calculs dits“ tableurs ”.
Un état exporté sous ce format sera réutilisable dans une feuille de calcul d’un tel programme etses données pourront servir à réaliser des calculs ou à confectionner des graphes.
L’export au format SYLK donne le résultat suivant quand il est relu par un programme telMicrosoft Excel© :
Format HTMLFormat HTMLFormat HTMLFormat HTML
Le format HTML (Hyper Text Markup Language) permet la génération d’un fichier qui pourradirectement être exploité par des Navigateurs Internet.
Généralités sur les programmes
141© Sage France
Ce nouveau format vous permettra, par exemple, de créer un catalogue d’articles que vouscopierez sur un site Internet et qui pourra être consulté par vos clients.
Le paramétrage du modèle d’export s’effectue comme pour le format SYLK. Par contre l’adresse decellule indiquée pour chaque ligne du format d’export n’est utilisée que pour définir l’ordre del’export.
L’export au format HTML donne le résultat ci après :
L’ordre du format est respecté mais les adresses de cellules ne sont pas prises en compte. Le prixde vente est enregistré sur la troisième colonne alors que c’était la sixième qui était indiquée dansle format d’export.
Format Classeur Microsoft Excel®Format Classeur Microsoft Excel®Format Classeur Microsoft Excel®Format Classeur Microsoft Excel®
L'exportation au format Classeur Microsoft Excel permet le lancement en automatique deMicrosoft Excel et l'ouverture du fichier exporté.
Cette exportation fonctionne à identique de l'exportation au format Sylk.
Le fonctionnement de l'application dans le cadre d'une exportation au format Classeur MicrosoftExcel est le suivant :
• création d'un fichier doté de l'extension .XLS,
• ouverture du fichier XLS sous Microsoft Excel,
• extraction des informations du fichier de gestion,
• affichage des informations sous Microsoft Excel.
L'exportation n'est réalisable que si Microsoft Excel (version 7.00 au minimum) est installé sur leposte de travail.
L’export au format Classeur Microsoft Excel donne le résultat suivant :
Généralités sur les programmes
142© Sage France
Etats personnalisésEtats personnalisésEtats personnalisésEtats personnalisés
La fonction Etats personnalisés va vous permettre de visualiser et d’accéder très rapidement auxfonctions d’impression spécifiques que vous aurez préalablement paramétrées au niveau dessélections.
Cette fonction est la première du menu Etat car elle peut contenir les états indispensablescouramment utilisés.
Cette fonction n’est active que si un fichier de données a été ouvert dans l’application.
Elle est disponible dans le menu Etat et permet l’accès aux états personnalisés, paramétrés aupréalable, et à la fonction Contenu du menu....
Contenu du menu…Contenu du menu…Contenu du menu…Contenu du menu…
Cette fonction permet de créer, modifier ou supprimer le paramétrage des états personnalisés. Enla sélectionnant, la fenêtre suivante s’ouvre :
Généralités sur les programmes
143© Sage France
La liste proposée est vierge.
Pour ajouter un format de sélection quelconque (ou un formulaire issu de CrystalReport) à la liste des états personnalisés, cliquez sur le bouton Ajouter. La fenêtre Windowsd’ouverture des fichiers s’affiche. Elle permet d’attacher de nouveaux états personnalisés pour leposte de travail. Sélectionnez votre état en fonction de l’enregistrement effectué auparavant puiscliquez sur le bouton Ouvrir.
Nom
Cette zone permet de saisir le nom d’enregistrement du fichier tel qu’il apparaîtra dans la liste desétats disponibles.
Type
Cette zone propose différents types d’extension de fichiers. Voici la liste des formats de fichier pardéfaut :
Application Format
Comptabilité .fma
Gestion Commerciale .fgc
Saisie de Caisse Décentralisée .fgc
Immobilisations .fim
! Par défaut, seuls les fichiers au format Crystal (*.rpt) sont affichés. Ce sont des fichiers de formulairesissus de Crystal Report. L’utilisation de ce type de fichier nécessite l’installation du module Analyse &Décision.
Généralités sur les programmes
144© Sage France
Dans la zone Nom, saisissez le nom de l’état et dans la zone Type, veillez à sélectionner le bonformat d’extension (ici .FGC pour la Gestion Commerciale ou la Saisie de Caisse Décentralisée).
Le fichier ajouté s’affiche dans la fenêtre :
En sélectionnant cet état dans la liste, les boutons Modifier et Supprimer deviennent actifs.
Le bouton Modifier permet d’afficher le format sélectionné pour une consultation ouune modification avant de lancer l’impression (différée ou non).
Le bouton Supprimer permet de supprimer l’attachement d’un état personnalisé pourle poste de travail. En aucun cas le fichier est physiquement supprimé du disque dur.
La case à cocher Affichage de la sélection avant impression permet de rendre systématiquel’affichage des sélections effectuées avant impression.
Lancement de l’impressionLancement de l’impressionLancement de l’impressionLancement de l’impression
L’impression de l’état s’effectue par le menu Etat / Etats personnalisés. Sélectionnez l’état quevous désirez imprimer dans la liste qui s’affiche dans le menu. Le fenêtre d’impression se lancedirectement.
Voir Le manuel Analyse et Décisions pour l’utilisation et la configuration de Crystal Report et dumodule Sage ODBC pour une explication détaillée sur la réalisation des formulaires de CrystalReport.
Si le format du fichier est incorrect, le message suivant est affiché.
Généralités sur les programmes
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Il convient alors de supprimer le fichier dont le format est incorrect à l’aide du bouton Supprimeret d’ajouter un fichier pouvant être exploité par le programme.
Impression des paramètres société
Fichier / Impression des paramètres société
La fonction Rechercher n’intègre pas les fichiers qui ne permettant aucune sélection (comme parexemple le dossier entreprise, les options, l’agenda…).
Cette fonction permet donc l'impression de tous les fichiers n'offrant aucune possibilité desélection et qui étaient disponibles dans la fonction Rechercher des versions précédentes à la10.00.
Voir Les annexes du manuel de référence de chaque application présentent les états éditables à partirde cette fonction.
Lorsqu’un de ces fichiers est activé dans Impression des paramètres dossier, la fenêtre suivantes’ouvre :
Généralités sur les programmes
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! L’impression se lance directement sans sélection d’un modèle de mise en page.
Gestion des graphiques
Un bouton Visualisation d’un graphique est disponible dans les commandes offrant despossibilités de visualisation de cumuls ou de valeurs statistiques. Il permet l’affichage d’ungraphique correspondant aux valeurs affichées dans les volets Cumuls ou Statistiques.
Il donne accès à une première fenêtre permettant la sélection des valeurs à afficher dans legraphique.
Sélection de la série du graphiqueSélection de la série du graphiqueSélection de la série du graphiqueSélection de la série du graphique
Les sélections proposées sont différentes en fonction de la commande qui en bénéficie.
Généralités sur les programmes
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Cet exemple montre les types de graphiques qui peuvent être obtenus en Gestion Commerciale.
Certains graphiques peuvent comporter une double échelle verticale.
Voir Les manuels de référence des programmes.
Les différentes représentations graphiquesLes différentes représentations graphiquesLes différentes représentations graphiquesLes différentes représentations graphiques
Les graphiques peuvent être affichés sous trois formes différentes. L’accès aux différentsgraphiques se fait par l’intermédiaire de trois boutons :
Le bouton Histogramme permet de visualiser un graphique sous la forme de colonnes.
Le bouton Courbe permet de visualiser un graphique sous la forme de courbes.
Généralités sur les programmes
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Le bouton Secteur permet de visualiser un graphique sous la forme d’un graphique àsecteurs (“ camembert ”). Une seule valeur sera représentée sur les différentes périodesrenseignées. Dans le cas ou plusieurs valeurs sont sélectionnées (exemple : C.A. H.T, et Marge),c’est la première qui sera systématiquement proposée.
Les graphiques peuvent être imprimés sous les différents formes citées précédemment en cliquantsur le bouton Imprimer. Cliquez sur le bouton Annuler pour les refermer.
Généralités sur les programmes
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La Calculette Sage
La Calculette Sage peut être lancée soit à partir de la commande du même nom du menuEdition des programmes Sage, soit en cliquant sur le bouton Calculette Sage de la barre d’outilsNavigation.
Cette calculette permet :
• d’effectuer “au vol” les quatre opérations de base : addition, soustraction, multiplication,division,
• d’effectuer des fonctions étendues racine carrée, pourcentage et inversion,
• de changer le signe d’une valeur,
• de conserver une valeur en mémoire et de lui ajouter d’autres valeurs qui peuvent être lerésultat de calculs,
• de paramétrer jusqu’à 50 formules de calcul au gré de l’utilisateur,
• de convertir immédiatement une valeur dans une autre,
• d’extraire une valeur d’une zone de saisie pour la coller dans la calculette,
• à l’inverse, de coller la valeur affichée par la calculette dans une zone de saisie de valeur duprogramme Sage actif.
Exemple
La conversion classique sera du franc vers l'euro pour un utilisateur français, mais ce peut être tout aussibien le dollar canadien en yen japonais.
La Calculette Sage est une application indépendante du programme à partir duquel vous l’avezappelée mais elle ne peut être utilisée seule. Si vous refermez le programme Sage, la calculette sereferme aussi.
Généralités sur les programmes
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Pour fermer la Calculette Sage, cliquez dans sa case de fermeture, utilisez son menu Système oucelui de la Barre de titres ou encore tapez CTRL + q ou ALT + F4.
Description de la calculetteDescription de la calculetteDescription de la calculetteDescription de la calculette
Comme vous pouvez le constater, la Calculette Sage présente deux zones d’affichage ainsi quedeux séries de boutons correspondant chacun à une devise définie par une case à cocher.
Les valeurs que vous enregistrez s’affichent dans la zone d’affichage correspondant à la casecochée. Automatiquement les valeurs sont converties dans la deuxième devise. Voir plus loin,sous le titre Conversion des devises le paramétrage de ces deux devises.
On peut utiliser la calculette soit en cliquant avec le pointeur de la souris sur les boutons, soit enutilisant les touches du clavier numérique ou du clavier principal (en position majuscules) poursaisir les valeurs et les opérateurs. On peut également utiliser les touches de déplacement (Haut,Bas, etc.) pour déplacer la sélection (marquée par un pointillé entourant la légende du bouton) etpresser la barre Espace pour “ cliquer ” sur le bouton.
Toutes les saisies et opérations s’appliquent sur la zone correspondant à la devise cochée.
Les calculs s’introduisent comme dans une calculette classique en tapant les différentes valeurssuivies des opérateurs. Le résultat s’obtient en cliquant sur le bouton Egal (=) ou en validant.
La virgule peut être saisie à partir de la touche du clavier numérique ou celle du clavier principal.
! Il n’est pas nécessaire de cliquer préalablement dans la zone de saisie / affichage pour enregistrer unnombre. Ce que vous tapez ou les chiffres sur lesquels vous cliquez apparaissent automatiquement.
Il n’est pas nécessaire de valider pour obtenir le résultat des touches Rac, %, 1/x et +/- qui s’afficheimmédiatement.
Menu EditionMenu EditionMenu EditionMenu Edition
L’accès aux menus à partir du clavier s’effectue en tapant la touche F10 pour sélectionner lepremier menu puis par les touches Droite, Gauche, Bas et Haut pour se déplacer dans les menus etleurs commandes et la touche ECHAP pour valider une commande.
Pour quitter un menu sans rien faire, pressez la touche ECHAP.
! Nous désignerons par Devise 1 celle qui correspond à la zone d’affichage et aux boutons de gauche etDevise 2 celle qui correspond à la zone d’affichage et aux boutons de droite.
Copier la valeur en Devise 2
Recopie dans la zone de la Devise 2 la valeur affichée dans la zone où se trouvait le pointeurlorsque la calculette a été activée.
Généralités sur les programmes
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Coller en Devise 2
Colle dans la zone où se trouvait le pointeur lorsque la calculette a été activée le montant affichédans la zone d’affichage de la Devise 2.
Copier la valeur en Devise 1
Recopie dans la zone de la Devise 1 la valeur affichée dans la zone où se trouvait le pointeurlorsque la calculette a été activée.
Coller en Devise 1
Colle dans la zone où se trouvait le pointeur lorsque la calculette a été activée le montant affichédans la zone d’affichage de la Devise 1.
Toujours devant
Si cette commande est cochée, la calculette restera toujours affichée sur le devant de l’écran maisil sera toujours possible de travailler sur la fenêtre du programme Sage à l’arrière plan. Pour cela ilsuffit de cliquer sur cette fenêtre et de continuer les saisies.
Pour désactiver cette possibilité, sélectionner cette commande à nouveau. Dans ce cas, le fait decliquer sur une fenêtre du programme masque la calculette. Vous pouvez la faire réapparaître encliquant sur son bouton de la Barre des titres.
Quitter
Referme définitivement la calculette.
Equivalent clavier : CTRL + q.
Menu PréférenceMenu PréférenceMenu PréférenceMenu Préférence
Préférences
Cette commande donne accès à la fenêtre permettant de paramétrer les deux devises utilisablessimultanément dans cette calculette ainsi que leur parité.
Voir Ci-dessous, sous le titre Conversion des devises les explications sur cette fonction.
Formules de calcul
Cette commande donne accès à la fenêtre permettant le paramétrage des formules de calcul.
Voir Les explications sur cette fenêtre.
Menu Aide (?)Menu Aide (?)Menu Aide (?)Menu Aide (?)
A propos de Calculette Sage Euro
Cette commande affiche une fenêtre donnant le numéro de version de la calculette.
Généralités sur les programmes
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Refermez la fenêtre en validant.
Boutons de la calculetteBoutons de la calculetteBoutons de la calculetteBoutons de la calculette
Bouton Imprimer le résultat
Ces deux boutons ne deviennent actifs que si le premier membre d’une opération estenregistré. Le rôle de ces boutons est différent en fonction de la devise active et du bouton surlequel on clique :
• Si vous cliquez sur le bouton de la devise active, l’état imprimé n’affiche que l’opérationréalisée dans cette devise. Cette opération est imprimée en son entier.
• Si vous cliquez sur le bouton Imprimer de la devise non active, l’état qui s’imprime affichecôte à côte les opérations dans les deux devises.
L’impression s’effectue avec le nombre de décimales paramétrées dans la fenêtre Préférences.
Bouton Augmenter le nombre de décimales
Ce bouton permet d’augmenter le nombre de décimales (de 1 à 4) affichées par les nombres.
Le programme arrondit automatiquement, suivant les règles classiques, les valeurs affichées enfonction des décimales cachées. Voir l’exemple ci-dessous. Les calculs s’effectuent toujours sur unmaximum de 4 décimales. Le paramétrage fait ici se répercute dans la zone correspondante de lafenêtre Préférences.
Lorsque le maximum (4) de décimales est atteint, ce bouton s’estompe.
Bouton Diminuer le nombre de décimales
Ce bouton permet de diminuer le nombre de décimales (de 4 à 0) affichées par les nombres.
Le programme arrondit automatiquement, suivant les règles classiques, les valeurs affichées enfonction des décimales cachées.
Exemple
Soit la valeur 23,5817.
Avec 0 décimales elle s’affichera 24
Avec 1 décimales elle s’affichera 23,6
Avec 2 décimales elle s’affichera 23,58
Avec 3 décimales elle s’affichera 23,582
Généralités sur les programmes
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Avec 4 décimales elle s’affichera 23,5817
Le paramétrage fait ici se répercute dans la zone correspondante de la fenêtre Préférences.
Lorsque le minimum (0) de décimales est atteint, ce bouton s’estompe.
Case d’option Montant en Devise 1
Permet de sélectionner la première devise enregistrée dans la fenêtre Préférences (voir ci-dessous)comme devise active. Toutes les saisies et opérations seront donc faites dans cette devise.
La conversion dans la Devise 2 sera immédiate en fonction du taux et du mode de conversionenregistrés dans cette même fenêtre Préférences.
Case d’option Montant en Devise 2
Permet de sélectionner la deuxième devise enregistrée dans la fenêtre Préférences (voir ci-dessous) comme devise active.
Toutes les saisies et opérations seront donc faites dans cette devise.
La conversion dans la Devise 1 sera immédiate en fonction du taux et du mode de conversionenregistrés dans cette même fenêtre Préférences.
! Toute modification de devise active en cours de saisie efface les opérations enregistrées.
Bouton Formules de calcul
Ce bouton modifie l’apparence de la fenêtre et fait apparaître la liste des formules de calculsenregistrées.
Pour utiliser une formule de calcul :
• Tapez le nombre (ou le résultat d’une précédente opération) sur lequel doit s’appliquer laformule.
• Faites un double-clic sur l’intitulé de la formule de calcul. Le résultat apparaîtimmédiatement.
Généralités sur les programmes
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Les formules de calcul sont enregistrées dans la commande Formules de calcul du menuPréférence.
Pour revenir à l’affichage normal, cliquez à nouveau sur le bouton.
Bouton Ruban
Un clic sur ce bouton modifie l’affichage des résultats et fait apparaître un “ ruban ”, c’est-à-direle détail de toutes les opérations effectuées depuis le dernier effacement des valeurs (touche C).
Si l’opération excède la hauteur de la zone, une barre de défilement apparaît pour remonter dansla série des nombres. Chacun d’eux est précédé du symbole de l’opérateur utilisé. Le total del’opération est séparé des opérandes par un trait. Il peut y avoir plusieurs totaux s’ils ont étéutilisés dans des opérations successives.
Il est possible de supprimer une valeur enregistrée par erreur, en se positionnant sur la ligneconcernée (la valeur est alors entourée d'un cadre en pointillés) en appuyant sur le bouton droitde la souris.
Pour revenir à l’affichage normal, cliquez sur ce même bouton.
! Le changement de devise active efface les dernières opérations réalisées.
Bouton Ret. Arr
Efface le dernier chiffre enregistré.
Equivalent clavier : Ret. Arr.
Bouton CE
Efface la dernière valeur enregistrée.
Généralités sur les programmes
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Equivalent clavier : Suppr.
Ni cette commande ni la suivante n’effacent le contenu de la mémoire.
Bouton C
Efface la totalité des opérations réalisées.
Bouton MC
Ce bouton efface le contenu de la mémoire.
Bouton MR
Ce bouton insère le contenu de la mémoire dans la zone de saisie.
Bouton MS
Ce bouton insère la valeur affichée de la devise active dans la mémoire en remplaçant ce quipouvait s’y trouver. Cette mémorisation s’effectue avec le signe de la valeur.
Bouton M+
Ajoute le montant affiché au contenu de la mémoire.
Cet ajout tient compte du signe de la valeur ajoutée. Si le contenu de la mémoire est un nombrepositif et que vous lui ajoutiez un nombre négatif, ce dernier est retranché du contenu de lamémoire.
Bouton Rac
Extrait la racine carrée du nombre affiché.
Bouton %
Divise par 100 le montant affiché.
Bouton 1 / x
Calcule la valeur inverse de celle affichée dans la zone de saisie / affichage.
Bouton + / -
Inverse le signe de la valeur affichée.
Les nombres négatifs sont précédés du signe moins (-).
Bouton =
Affiche le résultat de l’opération.
Equivalent clavier : ENTREE.
Il n’est pas nécessaire d’utiliser cette touche pour les fonction Rac, % et 1 / x.
Généralités sur les programmes
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Conversion des devisesConversion des devisesConversion des devisesConversion des devises
L’enregistrement des devises et de leurs valeurs respectives s’effectue dans la commandePréférence du menu Préférence.
Les zones de cette fenêtre ont les rôles suivants.
Montant en (Devise 1)
Cette zone permet d’enregistrer la désignation de la Devise 1.
Montant en (Devise 2)
Cette zone permet d’enregistrer la désignation de la Devise 2.
Parité
Cette zone permet d’enregistrer la parité entre les deux monnaies. 14 caractères numériques.
Mode
Zone à liste déroulante offrant les choix suivants :
• Certain : les montants en Devise 2 sont déterminés par la formule
Devise 2 = Devise 1 x Parité
et inversement.
• Incertain : les montants en Devise 2 sont déterminés par la formule
Devise 2 = EQ \F(Devise 1;Parité)
et inversement.
Nombre de décimales (Devise 1)
Détermine le nombre de décimales avec lesquelles s’afficheront les montants en devise 1. Valeur :0 à 4.
! Les valeurs enregistrées dans cette zone et la suivante peuvent être modifiées par l’utilisation des boutonsAugmenter le nombre de décimales et Diminuer le nombre de décimales de la fenêtre de lacalculette
Généralités sur les programmes
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Nombre de décimales (Devise 2)
Détermine le nombre de décimales avec lesquelles s’afficheront les montants en devise 1. Valeur :0 à 4.
Bouton OK
Valide les valeurs saisies.
Bouton Annuler
N’enregistre pas les modifications faites.
Bouton Couleur
Ouvre une fenêtre permettant de paramétrer la couleur de fond de la fenêtre de la calculette.
La couleur utilisée actuellement est entourée d’un cadre en pointillés. Pour en sélectionner uneautre cliquez sur sa case puis sur le bouton OK.
Formules de calculFormules de calculFormules de calculFormules de calcul
L’enregistrement des formules de calcul s’effectue dans la fenêtre ouverte par la commandeFormules de calcul du menu Préférence.
Généralités sur les programmes
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Il est possible d’enregistrer un maximum de 50 formules de calcul.
Pour enregistrer une formule :
• Cliquez sur une ligne vide dans la liste.
• Tapez le titre de la formule dans la zone en bas à gauche.
• Tapez la formule de calcul dans la zone en bas à droite.
• Validez.
Pour modifier une formule :
• Cliquez sur sa ligne dans la liste.
• Enregistrez les modifications voulues.
• Validez.
Pour supprimer une formule :
• Cliquez sur sa ligne dans la liste.
• Effacez le titre de la formule ainsi que la formule elle-même.
• Validez.
La suppression d’une formule au milieu d’autres ne modifie pas la position des suivantes. Uneligne ainsi libérée peut être réutilisée pour une autre formule.
La zone de saisie du titre de la formule accepte 35 caractères alphanumériques. Celle de saisie dela formule accepte 255 caractères alphanumériques.
Syntaxe des formules de calculSyntaxe des formules de calculSyntaxe des formules de calculSyntaxe des formules de calcul
La formule de calcul s’applique toujours à la valeur affichée dans la zone de saisie/affichage de ladevise active.
Cette valeur est appelée par la fonction Resultat().
Nous attirons votre attention sur la syntaxe de cette fonction. Elle s’écrit sans lettre accentuée etles parenthèses doivent toujours rester vide.
Généralités sur les programmes
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On peut utiliser les opérateurs suivants :
• +
• -
• *
• /
Les parenthèses peuvent être utilisées en nombre illimité mais à chaque parenthèse ouvrante doitcorrespondre une fermante.
Exemple
Nous voulons calculer le montant de la TVA à 20,6 % sur la valeur affichée. La formule sera :
Resultat() * 0,206
ou encore
Resultat() * 20,6 / 100
On peut utiliser une formule de calcul dans une autre. Il suffit de l’appeler par la fonctionFonction(n) où n est le numéro de la ligne sur laquelle est enregistrée la fonction (de 1 à 50).
Exemple
Reprenons l’exemple ci dessus et supposons que la formule de calcul de la TVA à 20,6 % soit enregistréesur la première ligne.
Nous voulons calculer le montant TTC par application de la TVA à 20,6 %. La formule sera :
Resultat() + Fonction(1)
Nous aurions tout aussi bien pu enregistrer la formule :
Resultat() * 1,206
Télécommunication et contacts
Champ télécommunicationChamp télécommunicationChamp télécommunicationChamp télécommunication
Le volet Identification ou Fiche principale selon la fonction, dispose d’un encadréTélécommunication où peuvent être saisies les principales références.
Les références e-mail et Internet peuvent y être saisies de la même manière que les référencestéléphoniques.
Généralités sur les programmes
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Téléphone / Télécopie
Zone de 21 caractères alphanumériques.
Zone de 69 caractères alphanumériques disponibles pour la saisie de la boîte aux lettresélectronique.
Exemple : [email protected]
Le bouton Envoyer un message permet d’envoyer un message à l’adresse mentionnée dansla zone précédente.
Site
Zone de 69 caractères alphanumériques permettant la saisie de votre site Internet.
Exemple : http://www.ici.com/
Le bouton Se connecter au site permet de se connecter au site Internet mentionné dans lazone précédente.
Gestion des contactsGestion des contactsGestion des contactsGestion des contacts
Grâce à cette option Service Contact, il est possible de définir une liste de type de contactentièrement paramétrée par l’utilisateur, l’adaptant à la structure de sa société. Ainsi, vous pouvezdésigner à l’avance le destinataire des états issus des logiciels Sage. Par exemple, le bon decommande est envoyé au service facturation, la facture est envoyée au comptable de l’entreprise,les mailings sont à l’attention de l’ingénieur commercial.
Les services de l’entreprise sont définis afin d’automatiser les coordonnées du tiers dans lesprincipaux états et afin de récupérer l’adresse e-mail adéquate, pour l’envoi par Internet.
Dans le menu Fichier / A propos de…, vous pouvez visualiser l’ensemble des paramètres del’entreprise. Après avoir cliqué sur l’onglet Options, double-cliquez sur Service contact pour faireapparaître la fenêtre suivante :
Généralités sur les programmes
161© Sage France
Dans la zone abrégé, précisez grâce au code abrégé le contact à éditer.
! Des options d’éditions et de paramétrage permettent de préciser le service destinataire en ce qui concerneles manipulations par Internet.
Le nombre de Service Contact est limité à 30.
Les contacts sont gérés dans le volet Contact et sont illimités.
La saisie s’effectue dans les zones situées au bas de la fenêtre. Pour valider le contenu de chaquezone, il suffit d’activer la fonction Ajouter ou d’appuyer sur ENTREE.
Nom
Zone de 35 caractères alphanumériques.
Prénom
Zone de 35 caractères alphanumériques.
Généralités sur les programmes
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Service
Zone à liste déroulante.
Fonction
Zone de 35 caractères alphanumériques.
Numéros Téléphone / Portable / Télécopie
Zones de 21 caractères alphanumériques.
Zone de 69 caractères alphanumériques disponibles pour la saisie de la boîte aux lettresélectronique.
Exemple : [email protected]
La validation des données saisies affiche les principaux éléments dans la liste.
Le bouton Envoyer un message permet d’envoyer un message à l’adresse mentionnée dansla zone précédente.
Intégration de fichiers photo et multimédia
Gestion de la photoGestion de la photoGestion de la photoGestion de la photo
L’onglet Champs libres de certaines fenêtres des fonctions du menu Structure, intègre un ongletPhoto qui permet d’attacher une image et de la visualiser lors de la consultation.
Cet onglet est disponible en Gestion commerciale dans les fiches des articles.
Dans la gestion commerciale, ouvrez la fonction Structure / Articles nomenclatures. Dans laliste qui s’affiche, double-cliquez sur un article pour ouvrir sa fiche, cliquez sur l’onglet Champslibre puis sur l’onglet Photo.
Généralités sur les programmes
163© Sage France
Le bouton Attacher ouvre une fenêtre de sélection. Ce bouton est inactif dès qu’uneimage est attachée. Pour le réactiver, il est nécessaire d’utiliser le bouton Supprimer pourdétacher l’image.
Il est possible d’attacher de nombreux types de fichier lisible (JPG, BMP, GIF, PCT,…).
Ce bouton permet de supprimer l’image attachée à la fiche, s’il n’y en pas, il resteinactif.
Enregistrement du fichier liéEnregistrement du fichier liéEnregistrement du fichier liéEnregistrement du fichier lié
Le stockage de la photo liée s’effectue comme suit :
• Sélection du fichier lié via le bouton Attacher.
Généralités sur les programmes
164© Sage France
• Duplication de l’image liée.
• L’image liée est renommée avec le nom unique du fichier (référence article).
• Le fichier renommé est placé dans le répertoire « Multimedia » au même niveau que lefichier de gestion de l’application.
! Si le répertoire Multimédia n’existe pas au niveau du fichier de gestion de l’application, il est crééautomatiquement.
Exemple
Dans Bijou SA, j’associe à l’article BAAR01, le fichier suivant :
C:\Images\La photo de la bague argent.JPEG
A l’issue de l’attachement de la photo, le résultat suivant est obtenu :
C:\Images\La photo de la bague argent.JPEG (inchangé)
C:\ProgramFiles\GECOMAES\Multimedia\BAAR01.JPEG
! L’utilisation du bouton Supprimer coupe le lien et supprime le fichier de l’image dans le répertoireMultimedia.
Certaines références articles contiennent des caractères (/ ; - ; % ; + ; $ ; . ; et espace) qui nepeuvent être utilisés pour des intitulés de fichier et lors des transferts sur Internet. Cescaractères seront remplacés par le souligné (_) et en cas de doublon avec une autre référence, leprogramme incrémente un numéro en dernière position.
Exemple
Lors de l’attachement successif d’une photo aux deux articles suivants :
Pour l’article AB?CD.83 l’intitulé du fichier sera AB_CD_83.
Et pour l’article AB$CD.83 l’intitulé du fichier sera AB_CD_831.
Gestion des objets multimédiaGestion des objets multimédiaGestion des objets multimédiaGestion des objets multimédia
L’onglet Documents permet d’attacher un fichier de type « Multimédia » à la fiche.
Dans la gestion commerciale, ouvrez la fonction Structure / Articles nomenclatures. Dans laliste qui s’affiche, double cliquez sur un article pour ouvrir sa fiche, cliquez sur l’onglet Champslibre puis sur l’onglet Documents.
Généralités sur les programmes
165© Sage France
Cet onglet est disponible :
• En Gestion commerciale dans les fiches des articles, des clients et des fournisseurs.
• En Comptabilité dans les fiches Tiers.
• En Immobilisations dans les fiches Immobilisations.
Le bouton Attacher ouvre une fenêtre de sélection.
Il est possible d’attacher tout type de fichier.
Commentaire sur le fichier
Pour chaque fichier il est possible de rédiger un commentaire de 69 caractères. Une fois le fichiersélectionné, saisissez le commentaire puis validez le avec la touche Entrée.
Généralités sur les programmes
166© Sage France
Informations sur le fichier attaché
La liste est trié par ordre d’attachement.
Les informations affichées sur le fichier attaché sont :
• l’intitulé du fichier,
• le commentaire qui lui est affecté,
• le type du fichier et son extension,
Un double clic sur le fichier permet de lancer l’application adéquate pour le consulter.
Modification de l’objet attachéModification de l’objet attachéModification de l’objet attachéModification de l’objet attaché
Le fichier lié peut être modifié via son application de lancement, il est stocké dans le répertoireMultimédia.
Le commentaire associé peut être aussi modifié. Sélectionner la ligne du fichier, modifier la zoneCommentaire sur le fichier, puis valider la modification avec la touche Entrée.
Suppression de l’objet attachéSuppression de l’objet attachéSuppression de l’objet attachéSuppression de l’objet attaché
Sélectionnez la ou les lignes du fichier dans la liste puis activez la fonction Supprimer leséléments sélectionnés disponible sur le menu contextuel (clic droit de la souris).
Une confirmation de la suppression est demandée. Valider par OK.
L’utilisation de cette fonction supprime non seulement le lien avec le fichier de données maiségalement le fichier contenu dans le répertoire Multimedia.
Enregistrement du fichier liéEnregistrement du fichier liéEnregistrement du fichier liéEnregistrement du fichier lié
Le stockage du fichier lié s’effectue comme suit :
• Sélection du fichier lié via le bouton Attacher.
• Duplication du fichier liée.
• Le fichier est placé dans le répertoire « Multimedia » au même niveau que le fichier degestion de l’application.
! Si le répertoire Multimédia n’existe pas au niveau du fichier de gestion de l’application, il est crééautomatiquement.
! En gestion commerciale :
- Les fichiers liés attachés à l’article sont enregistrés dans le fichier commercial et stockés dans le répertoireMultimedia du répertoire de stockage du fichier commercial.
- Les fichiers liés attachés aux clients ou fournisseurs sont enregistrés dans le fichier comptable et stockésdans le répertoire Multimedia du répertoire de stockage du fichier comptable.
Généralités sur les programmes
167© Sage France
Exemple
Dans Bijou SA, j’associe au client CARAT, le fichier suivant :
C:\Contrats\Contrat CARAT.Doc
A l’issue de l’attachement du fichier, nous obtenons le résultat suivant :
C:\Contrats\Contrat CARAT.Doc
C:\ProgramFiles\GECOMAES\Multimedia\Contrat_CARAT.Doc
Certaines références articles contiennent des caractères (/ ; - ; % ; + ; $ ; . ; et espace) qui nepeuvent être utilisés pour des intitulés de fichier et lors des transferts sur Internet. Cescaractères seront remplacés par le souligné (_) et en cas de doublon avec une autre référence, leprogramme incrémente un numéro en dernière position.
Exemple
Attachement successif du fichier Tarif général.doc aux deux articles suivants :
Pour l’article BAAR01 l’intitulé du fichier sera Tarif_général.doc.
Et pour l’article BAOR01 l’intitulé du fichier sera Tarif_général1.doc.
Format import/export paramétrable
Toutes les applications de Sage Ligne 100 intègrent une fonction d’importation et d’exportationvia des formats paramétrables du menu Fichier.
Généralités sur les programmes
168© Sage France
La fonction Format d’import/export paramétrable permet de définir des formats de fichiersparamétrables afin d’importer et d’exporter des données vers les applications capable d'émettre oude recevoir des fichiers au format ASCII.
Cette fonction comporte trois fonctions :
• l’importation de données selon un format de fichier prédéfini,
• l’exportation des données à partir d’un format de fichier prédéfini,
• le paramétrage des formats de fichier qui serviront de base à l’importation ou à l’exportationdes données.
La barre d'outils Fonctions avancées comprend entre autres les boutons :
• Import paramétrable,
• Export paramétrable,
• Définition du format.
Importer un fichier au format paramétrableImporter un fichier au format paramétrableImporter un fichier au format paramétrableImporter un fichier au format paramétrable
La fonction Fichier / Importer / Format paramétrable permet d’importer des données au formatparamétrable.
Pour importer un fichier au format paramétrable vous devez tout d’abord sélectionner un formatde fichier paramétrable que le logiciel mettra en correspondance avec le fichier contenant lesdonnées à importer.
Cliquez sur le bouton Import au format paramétrable de la barre d’outils Fonctions avancéesa le même effet que d’activer la commande Format paramétrable du menu Fichier / Importer.
Elle permet d’importer dans votre fichier de données selon un certain format de fichier.
! Pour pouvoir importer des données, vous devez tout d’abord définir un format de fichier paramétrable dansle menu Fichier / Format Import/Export paramétrable.
Cette commande ne peut être utilisée en mode Multi-utilisateurs. Voir la commande Fichier /Autorisations d’accès.
L’importation se déroule en deux étapes :
• Ouverture du format de fichier paramétrable,
• Sélection du fichier à importer.
Généralités sur les programmes
169© Sage France
Ouverture du format de fichier paramétrableOuverture du format de fichier paramétrableOuverture du format de fichier paramétrableOuverture du format de fichier paramétrable
Le lancement de cette commande fait tout d’abord apparaître une fenêtre vous permettantd’appeler un format de fichier paramétrable déjà créé.
Sélectionnez le format que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur le bouton Ouvrir.
! Le dernier format de fichier utilisé est stocké dans les préférences de votre ordinateur, et vous est proposé àchaque lancement de la fonction d’importation.
Cette fenêtre est cependant systématiquement affichée.
Si le fichier qui définit le format d’import est introuvable vous devrez donc à nouveau parcourirl'arborescence du volume et sélectionner le fichier adéquat,
Sélection du fichier à importerSélection du fichier à importerSélection du fichier à importerSélection du fichier à importer
Sélectionnez ensuite le fichier à importer dans la fenêtre Ouvrir le fichier d’import et cliquezdeux fois dessus ou bien cliquez sur le bouton Ouvrir.
L’importation est alors immédiatement lancée.
Généralités sur les programmes
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Les fichiers sélectionnés doivent être au format texte (*.txt sous Windows).
Procédures d’importationProcédures d’importationProcédures d’importationProcédures d’importation
Après validation du format et sélection du fichier à importer, l’import se déroule en deux temps :
• Vérification de la cohérence du fichier : le programme vérifie dans un premier temps lastructure du fichier et la cohérence des informations.
• Import effectif des données.
Dans les deux cas, un journal d’import est généré précisant le déroulement de l’importation.
Le programme vérifie tout d’abord le respect de la structure du fichier importé par rapport auformat de fichier paramétrable sélectionné.
Voir Le paragraphe Vérification de la structure du fichier.
Un contrôle est ensuite effectué sur les champs de type Texte, Date, Montant et sur les RIB destiers :
Particularités des champs Texte
Une vérification est effectuée entre la longueur du champ contenu dans le fichier et celle géréepar l'application :
Si la longueur du fichier est inférieure à la longueur de l'application :
• pour les champs alphanumériques, la zone est cadrée à gauche et tronquée à gauche,
• pour les champs numériques, la zone est cadrée à droite et tronquée à droite.
Si la longueur du fichier est supérieure à la longueur de l'application, un complément à blanc esteffectué.
Exemple
La zone Libellé de l'écriture est sur 35 caractères alphanumériques dans la Comptabilité 100.
• Si la longueur du champ est sur 25 caractères : aucune incidence,
• Si la longueur du champ est sur 50 caractères : les 15 derniers caractères sont tronqués.
La zone Montant est gérée sur 14 caractères dans la Comptabilité 100, décimales comprises.
• Si la longueur du champ est sur 12 caractères : aucune incidence,
• Si la longueur du champ est sur 15 caractères : les 3 premiers caractères sont tronqués.
Particularités des champs Date
La lecture du format permet d'interpréter les dates à importer.
Vérification deVérification deVérification deVérification dela cohérencela cohérencela cohérencela cohérencedu fichierdu fichierdu fichierdu fichier
Généralités sur les programmes
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Exemple
Dans le fichier, les dates peuvent être au format aaaammjj alors que le format stocké dans lesapplications est jjmmaa.
Particularités des champs Montant
Les montants sont par défaut importés dans la monnaie de tenue de compte sauf si le champCode ISO monnaie de tenue de compte figure à la ligne dans le fichier à importer.
Dans ce cas :
• Si le code ISO n'existe pas dans la table des devises, dans le menu Fichier / A propos de… /Options, un message bloquant s’affiche : « Le code ISO n'est pas défini dans la table desdevises ! ».
• Si le code ISO est identique à celui de la monnaie de tenue de compte, les montants sontimportés en l'état sans conversion,
• Si le code ISO est différent de celui de la monnaie de tenue de compte, une conversion esteffectuée avec respect des règles de conversion croisée.
Le volet Particularités permet d'interpréter le champ Montant en fonction du nombre dedécimales, séparateurs de décimales et de milliers, cadrage et caractère de remplissage.
Voir Plus loin la description de l’onglet Particularités.
Gestion des RIB Tiers
Lorsqu'un tiers possède plusieurs RIB, il doit y avoir autant de lignes que de RIB différents pour cemême tiers.
Cette seconde phase débute après la vérification de la cohérence du fichier.
Lors de l’importation, les contrôles sont effectués sur :
• L’existence des éléments de structure (exemple : code journal, banque, date d’écritureappartenance à un exercice comptable, section analytique…)
• Présence des informations obligatoires (exemple : montant, tiers, dates…)
La procédure d'importation des données ne peut en aucun cas être annulée, c'est-à-dire arrêtée encours d'exécution. En effet, un arrêt intempestif de l'exécution de cette commande peut entraînerdes fichiers déséquilibrés.
Cependant lorsque le programme détecte une erreur (exemple : code journal inexistant dans lefichier Moyens de paiement ), il est possible :
• Soit de continuer l'import en ignorant l'enregistrement concerné,
• Soit de stopper l'import des données : dans ce cas, seuls les enregistrements précédant laligne d'anomalie sont importés. Un fichier des erreurs est créé et comporte lesenregistrements non importés.
Import desImport desImport desImport desdonnéesdonnéesdonnéesdonnées
Généralités sur les programmes
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Exemple
Le code journal XXX n’existe pas dans le fichier dans le fichier Moyens de paiement. Le message suivantapparaît : « Le code journal n’existe pas à la ligne N. Souhaitez-vous poursuivre l’import enignorant cet enregistrement ? » Oui / Non.
Oui : le programme reprend l’import des données en ignorant l’enregistrement erroné. A la fin del'importation :
• Les enregistrements erronés sont reportés dans le fichier Texte Jimport.txt pour les 5 premières lignesdes enregistrements erronés,
• Le fichier initial est renommé avec l'extension .OLD,
• L'enregistrement logique erroné ainsi que les enregistrements erronés détectés par la suite sont reportésdans une copie du fichier d’import, portant le nom du fichier importé avec une occurrence incrémentéede 1.
Voir Le manuel de référence de chaque application décrit les incidences de l’importation.
Exporter un fichier au format paramétrableExporter un fichier au format paramétrableExporter un fichier au format paramétrableExporter un fichier au format paramétrable
La fonction Fichier / Exporter / Format paramétrable permet d’exporter des données au formatparamétrable.
Cliquez sur le bouton Export au format paramétrable de la barre d’outils Fonctionsavancées, ce qui correspond à activer la fonction Format paramétrable du menu Fichier /Exportation. Elle permet d’exporter des comptes tiers selon un certain format de fichier.
Cette commande ne modifie en rien le contenu des fichiers de données. Si elle est annulée encours d’exécution, le fichier n’est pas généré. L’exportation se déroule en 3 étapes :
• Sélection du format de fichier paramétrable,
• Définition du nom et de l’emplacement du fichier exporté,
• Définition des critères de sélection.
Voir Le manuel de référence de chaque application pour connaître les fichiers exportables.
Généralités sur les programmes
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Sélection du format de fichierSélection du format de fichierSélection du format de fichierSélection du format de fichier
Le lancement de cette commande fait tout d'abord apparaître la fenêtre d'ouverture d'un formatparamétrable, il sera utilisé pour la génération du fichier d'export.
Sélectionnez le format puis cliquez sur le bouton Ouvrir.
Nom du fichier d'exportationNom du fichier d'exportationNom du fichier d'exportationNom du fichier d'exportation
Cette fenêtre vous permet d’indiquer au programme le répertoire de stockage et le nom queprendra le fichier d’exportation ainsi généré.
Cliquez sur Enregistrer une fois l’emplacement et le nom définis.
Sous Windows, les fichiers générés acquerront automatiquement l’extension *.txt.
Généralités sur les programmes
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Critères de sélectionCritères de sélectionCritères de sélectionCritères de sélection
En dernier lieu, une fenêtre permettant de limiter la sélection est proposée :
Par exemple pour Moyens de paiement il est possible de limiter la sélection à un type de tiers, unensemble de tiers ou à un tiers en particulier :
La sélection effectuée, cliquez sur le bouton Ok pour lancer la procédure d'exportation.
Procédure d’exportationProcédure d’exportationProcédure d’exportationProcédure d’exportation
Le programme construit le fichier en fonction des éléments définis dans le format de fichierparamétrable et de la sélection effectuée
La génération du fichier d’exportation est soumise au respect de certaines règles relatives auformat de fichier paramétrable sélectionné :
• La position et longueur de chaque zone dans le format défini doivent être respectées si letype de fichier est Largeur ou Longueur fixe sans séparateur de champ :Si la longueur du fichier est inférieure à la longueur de l'application :
◊ Pour les champs alphanumériques, la zone est cadrée à gauche, et tronquée à gauche,
◊ Pour les champs numériques, la zone est cadrée à droite et tronquée à droite.Si la longueur du fichier est supérieure à la longueur de l'application, un complément à blancest effectué.
• Une conversion des champs Date est effectuée si nécessaire selon le format défini.
• Une correspondance doit être effectuée dans le sens inverse pour tous les champs spécifiques(Type d'écritures, Sens, Montant signé, Type de tiers) pour retrouver la valeur attendue dansle fichier.
• Les champs Inutilisés restent à blanc par défaut, sauf si une Valeur export est définie dans leformat.
Voir Le manuel de référence de chaque application pour connaître leurs particularités lors del’exportation.
Contrôle desContrôle desContrôle desContrôle desrèglesrèglesrèglesrèglesd’exportd’exportd’exportd’export
Généralités sur les programmes
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Définition format paramétrableDéfinition format paramétrableDéfinition format paramétrableDéfinition format paramétrable
La fonction Fichier / Format import export paramétrable permet de paramétrer les formats defichiers pour l’importation ou l’exportation de données.
La définition de formats de fichiers paramétrables permet d'importer ou d'exporter des donnéesprincipales vers n'importe quel logiciel capable d'émettre ou de recevoir des fichiers au formatASCII.
Vous pouvez également accéder à cette commande par le bouton Définition du format defichier paramétrable de la barre d’outils Fonctions avancées.
Fenêtre d'ouverture / création d'un format de fichierFenêtre d'ouverture / création d'un format de fichierFenêtre d'ouverture / création d'un format de fichierFenêtre d'ouverture / création d'un format de fichier
Le lancement de cette commande fait tout d’abord apparaître une fenêtre vous permettantd’appeler un format de fichier paramétrable déjà créé ou d’en enregistrer un nouveau.
Sélectionnez le format de fichier paramétrable que vous voulez modifier, puis cliquez sur lebouton Ouvrir ou cliquez sur le bouton Nouveau pour enregistrer un nouveau format de fichierparamétrable.
Si le fichier sélectionné n’est pas de type Format de fichier paramétrable, un message vous eninforme « Le type de fichier est incorrect ! »
Nouveau format de fichier paramétrableNouveau format de fichier paramétrableNouveau format de fichier paramétrableNouveau format de fichier paramétrable
Si vous décidez de créer un nouveau format de fichier paramétrable, le programme vous invite àlui affecter un nom et un emplacement dans la fenêtre suivante :
Généralités sur les programmes
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Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer.
Définition de la structure du fichierDéfinition de la structure du fichierDéfinition de la structure du fichierDéfinition de la structure du fichier
Après avoir défini l’emplacement et le nom du format de fichier paramétrable, la fenêtre suivanteva vous permettre de définir la structure même du fichier à exporter ou à importer.
Cette fenêtre s’ouvre automatiquement si vous choisissez de modifier un format de fichierparamétrable existant déjà.
Onglet DescriptionOnglet DescriptionOnglet DescriptionOnglet Description
Cet onglet vous permet :
• de définir le type de données associées au format,
• d’ajouter des champs qui constitueront la structure du fichier,
• de les modifier,
• de les supprimer,
• ou de les organiser.
La fenêtre de définition de la structure du fichier se présente comme suit :
Généralités sur les programmes
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Intitulé du format
Renseignez dans cette zone de 35 caractères alphanumériques un bref descriptif du format.
Type de données
Sélectionnez le type de donnée que vous souhaitez associer au format.
Voir Le manuel de référence de chaque application pour connaître les types de données qu’il estpossible d’importer et d’exporter.
Bouton Vérifier le format
Ce bouton permet de vérifier le format paramétré grâce à un test réel de structure.
Aucune importation n'est réalisée ; le programme vérifie seulement si le fichier sélectionné estconforme à la structure décrite.
Bouton Générer un fichier test
Ce bouton permet de générer un fichier test.
Voir Le § Générer un fichier de test.
Bouton Editer le format
Ce bouton permet d'éditer le format paramétrable.
Bouton Insérer
Ce bouton permet d'insérer de nouveaux champs dans le format avant le champ sélectionné ou àla fin de la liste si aucune sélection n'est effectuée.
Généralités sur les programmes
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Bouton Supprimer
Ce bouton permet d'annuler une sélection effectuée. Le champ disparaît du format, il peut êtresélectionné à nouveau grâce au bouton Insérer.
Bouton Propriétés
Ce bouton sert à définir les attributs des champs sélectionnés.
Il est accessible quel que soit le type de fichier :
• Longueur de chaque champ, non accessible pour les fichiers de type Délimité,
• Format pour les champs Date et Montant,
• Correspondance des champs Sens, Type d'écriture et Type de tiers,
• Valeur par défaut pour les champs Inutilisé, dans le cadre de l'exportation.
Voir Le manuel de référence de chaque application pour connaître les attributs spécifiques.
Boutons Monter et Descendre
Ces boutons vous permettent de modifier l'ordre de définition des champs.
Les deux zones au bas de la fenêtre permettent de sélectionner les zones du fichier et de préciserleur longueur.
La procédure d'ajout de champs est la suivante :
• Sélectionnez une zone parmi la liste modulée selon le type de données sélectionné (parexemple Ecritures comptables ou tiers dans Moyens de paiement). Les zones affublées d’unastérisque signifient qu’elles ont un caractère obligatoire.
• La zone Longueur devient accessible et vous pouvez alors préciser la longueur du champ.Cette zone n'est pas accessible pour les fichiers Délimités avec séparateur de champ.
• Par défaut, le programme affiche la longueur gérée par le programme ou la valeur 1 pour lechamp Inutilisé. La longueur doit être obligatoirement différente de 0.
• Si le fichier est de type Largeur ou Longueur fixe, la colonne Position est mise à jourindiquant ainsi la colonne de début de cette zone.
• Lorsqu'un champ existant dans le fichier à importer ou exporter n'est pas géré dansl'application, le champ Inutilisé doit être mentionné.
La validation de l’ajout de ce champ s’effectue par la touche Entrée ou grâce au bouton Insérer.Un message d'alerte est affiché si la longueur de la zone est égale à 0 : « La longueur doit êtredifférente de 0 ! ».
! Aucun test n'est effectué sur la duplication d'un même champ dans le format de fichier, notamment pourl'export. Conséquence : lors de l'import, seule la valeur du premier champ défini est prise en compte.
Voir Le manuel de référence de chaque application pour connaître les champs des fichiers spécifiques.
ProcédureProcédureProcédureProcédured'ajout ded'ajout ded'ajout ded'ajout dechampchampchampchamp
Généralités sur les programmes
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Onglet ParticularitésOnglet ParticularitésOnglet ParticularitésOnglet Particularités
Le second onglet Particularités permet de définir les attributs et caractéristiques du format defichier paramétrable.
Exemple dans moyens de paiement :
Définition des caractéristiques du fichierDéfinition des caractéristiques du fichierDéfinition des caractéristiques du fichierDéfinition des caractéristiques du fichier
Les différentes zones de la partie Caractéristiques du fichier vous permettent de définir lastructure du fichier qui sera associé ou généré à partir du format de fichier paramétrable :
Type de fichier
En fonction du type de fichier sélectionné, les zones délimiteurs de champ ou d’enregistrementréagissent différemment.
Fichier de type Délimité : les champs sont séparés les uns des autres par un caractère spécifique ;le séparateur d'enregistrement est généralement le Retour-chariot.
Délimiteur de champ
Cette liste déroulante vous permet d’indiquer la valeur ou ponctuation qui sépare deux données(Exemple : 4110000;Compte collectif client). Le point virgule représente le délimiteur de champ.
Choisissez le type de délimiteur de champ :
• Tabulation (valeur par défaut),
• Point-virgule,
• Virgule,
• Autre : la zone en regard devient alors accessible pour saisie du caractère de séparation dechamp.
Généralités sur les programmes
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Délimiteur d'enregistrement
Par enregistrement, il faut entendre un ensemble de champs. Cette liste déroulante vous permetdonc d’indiquer l’élément qui sépare deux séries de champs.
Exemple
411000 ;Compte collectif client ;11960 ;0 (Insérer ici le caractère du retour chariot),
4457120 ;Tva / ventes à 19,6% ;0 ;1960 (Insérer ici le caractère du retour chariot),
701020 ;Ventes à 20,6% ;0 ;10000 (Insérer ici le caractère du retour chariot),
Choisissez un délimiteur d’enregistrement :
• Tabulation,
• Point-virgule,
• Virgule,
• Retour-chariot (valeur par défaut),
• Autre : la zone en regard devient alors accessible pour saisie du caractère de séparation dechamp.
! La valeur qui caractérise un délimiteur de champ ne peut être la même que celle qui caractérise undélimiteur d’enregistrement. Si tel est le cas, le message d’alerte « Les délimiteurs de champ etd'enregistrement doivent être distincts ! » vous en informera lorsque vous appuierez sur le boutonSuivant.
• Fichier de type Largeur fixe : valeur par défaut. Les champs sont juxtaposés les uns auxautres, généralement complétés par des blancs ; le séparateur d'enregistrement estgénéralement le Retour-chariot.
• Fichier de type Longueur fixe : il n'existe aucun séparateur de champ ou d'enregistrement,les enregistrements se suivent avec une longueur fixe à définir.
Longueur d’enregistrement
Indiquez dans cette zone la longueur des enregistrements.
Caractéristiques complémentairesCaractéristiques complémentairesCaractéristiques complémentairesCaractéristiques complémentaires
Préciser l’origine du fichier
L'import peut traiter des fichiers provenant de programmes fonctionnant sous les systèmesd’exploitation différents. Indiquez l’origine des fichiers à traiter :
• Windows (caractères de type ANSI seulement),
• MS-DOS,
• Mac OS.
En ce qui concerne les fichiers d’origine Macintosh, il est nécessaire que ceux-ci aient été aupréalable enregistrés sur un support au format MS-DOS ou Windows. Cette opération se fait sur leMacintosh s’il dispose de l’extension Echange PC/Macintosh ou bien par recopie sur un disquedur si Macintosh et PC sont connectés en réseau.
Généralités sur les programmes
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Format montantFormat montantFormat montantFormat montant
Nombre de décimales
Renseignez ici le nombre de décimales.
Zone de 1 caractère numérique, de 0 à 4.
Séparateur de décimales et de milliers
Précisez respectivement les séparateurs de décimales et milliers :
• Virgule (valeur par défaut pour les décimales),
• Point,
• Espace (valeur par défaut pour les milliers),
• Autre : la zone en regard devient alors accessible pour saisie du séparateur.
! La valeur qui caractérise le séparateur de décimales ne doit pas être la même que celle qui caractérise leséparateur de milliers. Si tel est le cas, le message d’alerte « Les séparateurs de décimales et demilliers doivent être distincts ! » vous en informera lorsque vous appuierez sur le bouton Suivant.
Cadrage de la zone Montant
Indiquez dans cette liste déroulante le cadrage à adopter lorsqu’un champ de type Montant neremplit pas entièrement la zone qui lui a été allouée :
• A droite, valeur par défaut,
• A gauche.
Caractère de remplissage
Choisissez dans cette liste déroulante la saisie du caractère à gauche ou à droite du montant selonle mode de cadrage :
• Blanc,
• Autre : la zone en regard devient alors accessible pour saisie du caractère de remplissage.
Informations complémentairesInformations complémentairesInformations complémentairesInformations complémentaires
Ligne début d'enregistrement
Cette zone vous permet de déterminer à partir de quelle ligne commencent les enregistrements,pour notamment éliminer les lignes d’en-tête de fichier ou zones de titre.
Zone de 1 caractère numérique, de 1 à 9 (par défaut à 1).
Entête du fichier
Le fichier généré lors de l’exportation peut comporter dans son entête certaines valeursdéterminées, à renseigner voire aucune valeur.
Choisissez la valeur qui doit apparaître dans l’entête du fichier :
• Aucune, valeur par défaut,
Généralités sur les programmes
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• Raison sociale :
• Autre : à définir. La zone permet de définir l'entête grâce à la combinaison de caractèresalphanumériques et de codes champs :
◊ @D Date du jour
◊ @H Heure
◊ @R Raison sociale
◊ @N Nom du fichier
◊ @T Titre des champs notamment pour les fichiers Délimité
Exemple
Entête "Export Ecritures comptables @D @H du fichier @N"
! La zone entête du fichier n’est accessible que si la ligne de début d’enregistrement est différente de 1.
Vérification de la structure du fichierVérification de la structure du fichierVérification de la structure du fichierVérification de la structure du fichier
Une vérification de la structure du fichier est effectuée :
• Automatiquement à la fermeture du format,
• A la demande lorsque vous cliquez sur le bouton Vérifier le format du fichier,
• Automatiquement lorsque vous cliquez sur le bouton Générer un fichier test.
Vérification du formatVérification du formatVérification du formatVérification du format
Les contrôles effectués sont tantôt communs à tous les types de fichier, tantôt spécifiques à untype de fichier en particulier.
Zones obligatoires
Tous les champs définis comme Obligatoire doivent figurer dans le format. Dans le cas contraire,un message bloquant s’affiche : « Le champ [Intitulé champ] est obligatoire ! ».
Champ de type Montant
Si une combinaison incohérente est définie, le message bloquant suivant est affiché : « Seulel'une des combinaisons Sens + Montant ou Montant ou Montant débit + Montant crédit estautorisée ! ».
Pour tous lesPour tous lesPour tous lesPour tous lestypes detypes detypes detypes defichierfichierfichierfichier
Généralités sur les programmes
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Champ de type Date
Pour les zones Date de pièce et Date d'échéance, les différents éléments Jour, Mois et Annéepouvant être dissociés, vous pouvez reconstituer la Date, soit en Date courte (jjmmaa sur 6caractères) ou Date longue (jjmmaaaa sur 8 caractères). Dans le cas contraire, ou en casd'incohérence, un message bloquant est affiché : « La structure de la [Type de date] estincorrecte ! ».
Il est possible d’utiliser les critères JJMMAA :
• JJ : jour correspondant à la date système,
• MM : mois correspondant à la date système,
• AA : année correspondant à la date système.
Exemples :
De JJMMAA à JJMMAA : permet de ne prendre en compte que le jour correspondant à la date système àlaquelle le traitement est lancé.
De 01MM00 à 31MM00 : permet de lancer le traitement pour le mois en cours correspondant à la datesystème.
De 010100 à 01MM00 : permet de lancer le traitement depuis le 1er janvier 00 jusqu’au mois en courscorrespondant à la date système.
Les séparateurs de champ et d'enregistrement pouvant être modifiés, un second contrôle esteffectué pour vérifier s’ils ne sont pas utilisés.
Si tel est le cas, un message bloquant s’affiche : « Les séparateurs de champ ou d'enregistrementne peuvent pas être utilisés ! ».
La longueur totale des champs doit être égale à la longueur fixe définie dans le voletParticularités. Dans le cas contraire, un message est affiché : « La longueur totale des champs estdifférente de celle du volet Particularités. Cette longueur va être ajustée ! ».
Cliquez sur le bouton OK pour modifier la longueur du volet Particularités et continuer letraitement. Choisissez Annuler pour annuler le traitement.
Vérifier le format de fichierVérifier le format de fichierVérifier le format de fichierVérifier le format de fichier
La vérification du format de fichier s’effectue en cliquant sur le bouton Vérifier le format. Ils’agit de contrôler la conformité de structure d’un fichier sélectionné par rapport au format définiau préalable.
! Les données contenues dans le fichier sélectionné ne seront en aucun cas importées dans le fichier demoyens de paiement. Il s’agit uniquement d’un contrôle de conformité !
Une vérification est préalablement effectuée pour contrôler que toutes les zones obligatoiresfigurent bien dans le format et que les données sont cohérentes. Des messages bloquant sontaffichés en conséquence, par exemple : « Le champ Code journal est obligatoire ! »
Pour lesPour lesPour lesPour lesfichiersfichiersfichiersfichiersDélimité ouDélimité ouDélimité ouDélimité ouLongueur fixeLongueur fixeLongueur fixeLongueur fixe
Pour les typesPour les typesPour les typesPour les typesde fichierde fichierde fichierde fichierLongueur fixeLongueur fixeLongueur fixeLongueur fixe
Généralités sur les programmes
184© Sage France
Indiquez dans cette fenêtre le fichier que vous souhaitez confronter au format de fichierparamétrable :
Sélectionner le fichier à utiliser puis cliquez sur le bouton Ouvrir.
Une vérification du fichier est effectuée et peut donner lieu à trois types de messages :
• Le fichier correspond à la description effectuée : « La structure du fichier semble correcte.Seul l'import par la fonction Format paramétrable / Importer permet de détecter lesincohérences liées aux données du fichier [Type de fichier application] ! »
• Le fichier ne correspond pas à la description effectuée, plusieurs types d'anomalies peuventêtre générés.
Générer un fichier testGénérer un fichier testGénérer un fichier testGénérer un fichier test
Le bouton Générer un fichier de test vous permet de générer un fichier d’exemple à partir duformat de fichier paramétrable défini au préalable.
Une vérification est préalablement effectuée pour contrôler que toutes les zones obligatoiresfigurent bien dans le format et que les données sont cohérentes. Des messages bloquant sontaffichés en conséquence, par exemple : « Le champ Code journal est obligatoire ! ».
Cette fenêtre vous permet d’indiquer le nom et l’emplacement du fichier de test à générer :
Généralités sur les programmes
185© Sage France
Cliquez sur Enregistrer pour lancer le traitement.
Le fichier test comporte 5 lignes au maximum constituées de la manière suivante :
• Pour les zones de type Texte, les caractères A et B s'alternent pour distinguer les champs detype Texte consécutifs.
• Pour les champs de type Date, la date système est restituée selon le format défini.
• Pour les champs de type Montant, la valeur 9999,99 est exportée avec les séparateurs dedécimales et de milliers définis. Le cadrage et les caractères de remplissage sont égalementappliqués. Pour les montants signés, les signes Débit et Crédit sont mentionnés enalternance sur les différents enregistrements.
• Pour les champs comportant des attributs (Type d'écritures, Sens, Type de tiers …), les valeurssont restituées en alternance sur les différentes lignes d'enregistrements.
• Pour les champs Inutilisés, la valeur définie est restituée.
Exemple
Le format du fichier d'écritures suivant est défini :
Intitulé Longueur Type Position Valeur
Code journal 3 Texte
Date de pièce 6 Date Format JJMMAA
Référence de pièce 17 Texte
N° compte 13 Compte
Inutilisé 5 Texte Test
Date d’échéance 6 Texte Format JJMMAA
Sens 1 Texte Débit = D ; Crédit = C
Montant 13 Valeur
Dans l’onglet Particularités, la structure définie est la suivante :
Type de fichier Délimité
Délimiteur de champ Point-virgule
Délimiteur d'enregistrement Retour-chariot
Format montant 2 décimales
Séparateur de décimales Virgule
Séparateur de milliers Espace
Cadré à droite Sans caractère de remplissage
Généralités sur les programmes
186© Sage France
Type de fichier Délimité
Ligne début d'enregistrement 2
Entête @T
Le test d'export le 10/01/2000 génère le fichier suivant :
(Ligne 1) CodeJournal ;DateP ièce ;Référence;N°compte; Inut i l i sé ;Echéance ;Sens ;Montant
(Ligne 2) AAA;100100;AAAAAAAAAAAAAAAAA;999BBBBBBBBBB;Test ;100100;D; 9999,99
(Ligne 3) AAA;100100;AAAAAAAAAAAAAAAAA;999BBBBBBBBBB;Test ;100100;C; 9999,99
(Ligne 4) AAA;100100;AAAAAAAAAAAAAAAAA;999BBBBBBBBBB;Test ;100100;D; 9999,99
(Ligne 5) AAA;100100;AAAAAAAAAAAAAAAAA;999BBBBBBBBBB;Test ;100100;C; 9999,99
Journal d'importJournal d'importJournal d'importJournal d'import
A chaque importation par la fonction Format paramétrable du menu Fichier / Importer, lejournal d’import est créé ou complété par des informations sur le déroulement de l’import :
• La date et l’heure de lancement de l’import,
• Le nombre d’enregistrements écrits
• Le type d’incohérence détectée,
• L’erreur détectée et la ligne,
• Le nombre d’erreurs d’import,
• Recopie du fichier d’origine,
• La date et l’heure de fin d’enregistrement,
• La mention Fin de l’import si l’import s’est correctement déroulé ou Arrêt de l’import s’il ya eu intervention de l’utilisateur.
On peut le consulter par le biais de la commande Edition / Afficher le journal d’import.
Rechercher / Remplacer
187© Sage France
Rechercher / RemplacerRechercher / RemplacerRechercher / RemplacerRechercher / Remplacer
Introduction ______________________________________________________ 189
Barre de recherche ......................................................................................... 191
Barre d’outils ................................................................................................... 191◊ Bouton Enregistrer.....................................................................................................191◊ Bouton Ouvrir ............................................................................................................191◊ Bouton imprimer ........................................................................................................191◊ Bouton Visualiser.......................................................................................................192
Onglets Rechercher et Rechercher / Remplacer ......................................... 193
Rechercher _______________________________________________________ 194
Comment effectuer votre recherche ............................................................. 194
Recherche simplifiée....................................................................................... 194Utilisation des caractères joker.......................................................................... 196
Ajouter un critère ............................................................................................... 197
Boîte à liste déroulante...................................................................................... 197
Boîte à cocher ................................................................................................... 198
Fenêtre de visualisation .................................................................................... 198
Recherche multi-critères ................................................................................ 199Supprimer un critères ........................................................................................ 201
Bouton Revenir à un seul critère ....................................................................... 201
Boutons de la barre d’outils ............................................................................... 201
Rechercher / Remplacer __________________________________________ 203
Comment effectuer votre remplacement ? ................................................... 204
Recherche / Remplace simplifié .................................................................... 204Rechercher dans le fichier................................................................................. 205
Remplacer ......................................................................................................... 205
Boutons de la barre d’outils ............................................................................... 206
Lancement du traitement Recherche / Remplace ....................................... 207
Recherche / Remplace multi-critères ........................................................... 209
Rechercher / Remplacer
188© Sage France
Contrôle de cohérence ....................................................................................211
Rechercher / Remplacer
189© Sage France
Introduction
Edition / Rechercher
Cette fonction vous permet de :
• rechercher un élément dans n’importe lequel des fichiers de données des logiciels de lagamme Sage,
• remplacer certains éléments de la structure des fichiers de données.
Voir En annexe du manuel de référence de chaque application, vous trouverez l’ensemble des fichiersou champs disponibles dans les fonctions Rechercher ou Remplacer.
Pour lancer la fonction Rechercher / Remplacer :
• directement à partir du menu Edition / Rechercher,
• à partir du menu contextuel en fonction de la fenêtre dans laquelle on se situe,
• à partir du bouton Rechercher de la barre d’outil Navigation.
Les fonctions Rechercher ou Rechercher / Remplacer peuvent être lancées directement à partirdu menu contextuel et du menu dans lequel se trouve l'utilisateur :
• S'il s'agit d'un menu contextuel du menu Fichier, Traitement, Etat ou autre que Structure, lelancement de la fonction Rechercher ou Rechercher / Remplacer par le menu contextuelplace respectivement l'utilisateur dans la fenêtre « Comment effectuer votre recherche ? » ou« Comment effectuer votre remplacement ? ».
Rechercher / Remplacer
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• S'il s'agit d'un menu contextuel du menu Structure, le lancement de la fonction Rechercherou Rechercher / Remplacer renvoie l'utilisateur dans le fichier dans lequel il se trouve.
Exemple
Lorsque la fonction Rechercher est appelée à partir du menu contextuel de la fenêtre de liste des comptesgénéraux ou à partir de la fiche d'un compte général, la fonction de Recherche ou de Remplacements'ouvre sur le fichier Compte généraux.
Vous lancez les recherches en cliquant sur le bouton Rechercher de la barre d’outilsNavigation. Equivalent clavier : CTRL + F.
Cette fenêtre se décompose en trois parties :
• La barre de recherche, de type liste, dans la partie gauche. Cette barre est commune à lafonction de recherche et de remplacement.
• La barre d’outils des différents traitements ou actions réalisables. Cette barre est égalementcommune à la fonction de recherche et de remplacement.
• Et la partie principale de la fenêtre, composée de deux onglets : Rechercher etRechercher/Remplacer.
Rechercher / Remplacer
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Barre de recherche
Cette liste permet de préciser l’objet de la recherche sur deux niveaux :
• la liste des fichiers au premier niveau,
• la liste des champs au second niveau.
La barre de recherche présente donc au second niveau les différents champs du fichier sélectionnéqui permettent de préciser l’objet de la recherche.
Voir Le manuel de référence de chaque application contient les listes des fichiers et des champs quisont propres à chaque application.
Double cliquez sur un fichier pour faire apparaître les champs du fichier concerné puissélectionnez un champ.
La boîte à liste au dessus de la liste des champs rappelle le nom du fichier ouvert (utilisez cetteboîte à liste pour revenir au niveau des fichiers).
Dans certains cas, il faut utiliser l’ascenseur de la liste pour visualiser l’ensemble des champs.
Barre d’outils
La barre d’outils située en haut à droite de la barre de recherche, contient un certain nombre deboutons communs à chacune des fonctions.
Bouton EnregistrerBouton EnregistrerBouton EnregistrerBouton Enregistrer
Ce bouton permet d’enregistrer le ou les critères de recherche prédéfinis. Il ouvre unefenêtre d’enregistrement du format de sélection.
Bouton OuvrirBouton OuvrirBouton OuvrirBouton Ouvrir
Ce bouton permet d’ouvrir un fichier contenant un ou plusieurs critères de recherche,enregistrés préalablement.
Voir Son fonctionnement est décrit plus loin dans Comment effectuer votre recherche.
Bouton imprimerBouton imprimerBouton imprimerBouton imprimer
Ce bouton permet l’impression du résultat de la recherche ou du remplacement enfonction de l’onglet Rechercher ou Rechercher / Remplacer dans lequel on se place. Il entraînel’ouverture d’une fenêtre de sélection simplifiée :
Rechercher / Remplacer
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La boîte à liste Type d’impression permet de définir le contenu et la présentation desinformations éditées.
Cette liste propose deux types d'impression :
• Liste : impression du résultat sous forme d'une liste.
• Répertoire : impression du résultat de la recherche sous forme de fiches.
En fonction du fichier sur lequel s'effectue la recherche, l'un ou l'autre élément de la liste peut nepas être sélectionnable.
La boîte à liste Modèle d'impression propose l’option Etat standard : l'état imprimé est unmodèle non modifiable enregistré dans l'application.
L'impression d'un état standard s'effectue directement sans sélection du modèle de document.
En fonction du type d'impression sélectionné, cette option peut être inaccessible.
L'impression d'un état standard s'effectue directement sans sélection du modèle de document.
! Particularités d'impression : si aucun champ n'a été sélectionné dans la barre de recherche, le boutond'impression permet d'éditer l'ensemble des éléments du fichier, soit sous la forme de liste, soit sous laforme de fiche.
Bouton VisualiserBouton VisualiserBouton VisualiserBouton Visualiser
Ce bouton Visualiser permet de visualiser le résultat de la recherche ou du remplacementdans une fenêtre de visualisation avant d'effectuer une exportation, une impression ou unremplacement.
! L’action de ce bouton est différente selon que l’on se place dans l’onglet Rechercher ou Rechercher /Remplacer.
Cas particuliers du traitement :
• Zones de saisie laissées à blanc : lorsque les zones de saisie des critères de recherche sontlaissées à blanc (exemple : recherche de tous les clients compris entre "______" et "______"), lerésultat de la recherche propose l'ensemble des éléments de ce fichier (dans notre exemple,tous les clients). Cette règle s'applique et ce quel que soit l'opérateur sélectionné.
• Caractères alphanumériques : lorsque la recherche s'effectue sur un caractère numérique oualphanumérique dans une zone de saisie alphanumérique, la recherche ne porte que sur cecaractère et non sur ceux qui suivent. Cette règle s'applique et ce quel que soit l'opérateursélectionné.
Rechercher / Remplacer
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• Caractères numériques : lorsque la recherche s'effectue sur un caractère numérique dans unezone de saisie numérique, la recherche porte uniquement sur ce caractère et non sur tousceux qui suivent.
Onglets Rechercher et Rechercher / Remplacer
Voir Le contenu de ces onglets est détaillé respectivement dans les paragraphes Rechercher etRemplacer.
Rechercher / Remplacer
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Rechercher
Edition / Rechercher
La fenêtre de recherche peut avoir trois aspects différents : :
• Au lancement de la fonction : affichage de la fenêtre intitulée Comment effectuer votrerecherche ?
• Recherche simplifiée : affichage d'une fenêtre permettant d'effectuer la recherche sur un seulcritère.
• Recherche multi-critères : affichage d'une fenêtre permettant d'effectuer la recherche enfonction de plusieurs critères.
Comment effectuer votre recherche
Cet onglet présente la fonction et indique la procédure à suivre pour effectuer une recherche.
Seul le bouton Ouvrir est actif pour permettre la sélection de critères déjà enregistrés. Unefois le fichier des critères sélectionné, une fenêtre simplifiée ou multi-critères s’ouvre en fonctiondu paramétrage enregistré :
• la fenêtre simplifiée pour un format ne disposant que d’un seul critère de recherche,
• la fenêtre multi-critères pour un format de deux critères de recherche au minimum.
Si le bouton Ouvrir n’est pas utilisé, un double clic sur un des fichiers de la liste permet de faireapparaître la fenêtre de recherche simplifiée.
Recherche simplifiée
Elle s'affiche lorsque :
• un fichier a été sélectionné dans la barre de recherche,
• un format de fichier de recherche ne proposant qu'un seul critère de recherche a été ouvertdans la fenêtre intitulée « Comment effectuer votre recherche ».
• l'utilisateur clique sur le bouton de recherche dans une fenêtre de liste du menu Structure(Exemple : dans la fenêtre de liste du plan comptable).
Rechercher / Remplacer
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La fenêtre de recherche simplifiée se présente ainsi :
La recherche s'effectue sur un seul critère de recherche.
Exemple
Recherche de tous les clients domiciliés à Paris (Paris constitue alors le seul critère de recherche).
L'onglet Rechercher se décompose en deux parties :
• Rechercher dans le fichier...,
• et un bouton Ajouter un critère,
! Les fichiers ne disposant d’aucun champ, sont accessibles par l'intermédiaire de la fonction Impressionparamètres dossier du menu Fichier (exemple : Dossier entreprise).
Au centre de la fenêtre, une zone de texte indiquant de quelle façon une recherche multi-critèrespeut s'effectuer.
La zone relative à la recherche se présente ainsi :
Le titre de l’encadré reprend le nom du fichier de recherche et la zone le nom du champ.
Rechercher / Remplacer
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La liste des critères de recherche propose les choix suivants :
• Est compris entre (par défaut).
• N’est pas compris entre.
• Contient.
• Ne contient pas.
• Commence par.
• Se termine par.
• Est égal à.
• Est différent de.
• Est supérieur à.
• Est supérieur ou égal à.
• Est inférieur à.
• Est inférieur ou égal à.
! Le critère « est compris entre » et son contraire doivent contenir des valeurs strictes. Par exemple :rechercher les clients dont le code postal est compris entre le 57000 et 57999.
Les zones de saisie ont une structure qui varie en fonction du champ sélectionné. Exemple : lazone Ville du fichier client est limité à 35 caractères alphanumérique.
Utilisation des caractères jokerUtilisation des caractères jokerUtilisation des caractères jokerUtilisation des caractères joker
Les zones de saisie autorisent la saisie des caractères joker suivants :
Caractères Signification Exemple
* Permet d'effectuer une recherche sans tenir compted'un ensemble de caractères placés en début ou en finde chaîne
Recherche de tous les numéros de téléphonecommençant par 0383 : taper "0383*"
? Permet d'effectuer une recherche en faisant abstractiond'un caractère à un emplacement bien précis d'unechaîne de caractères
Recherche de toutes les sections analytiques disposantdes lettres SI en 4ème et 5ème position : taper "???SI*"
\ Permet d'utiliser un caractère défini comme caractèrejoker.
Recherche de tous les clients ayant un "?" dans leurraison sociale : taper "*\?*"
; Permet de renseigner une suite de caractères sansavoir à renseigner autant de critères de recherche
Recherche de tous les intitulés de clients quicommencent par "A;B;C"
! Les fichiers ne disposant pas de champs (Options dossier, Dossier entreprise, …) ne sont pas présents dansla liste des fichiers, mais sont intégrés dans la fonction Fichier / Impression paramètres dossier.
Rechercher / Remplacer
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L’utilisation des caractères jokers en fonction des critères de recherche se présente comme suit :
Critères de recherche Caractères jokersutilisables
Exemple
Est compris entre Aucun
N’est pas compris entre Aucun
Contient ; Recherche dans le fichier Comptes généraux, les comptes dont le numérocontient « 11 ;12 ;14 »
Ne contient pas ; Recherche dans le fichier Clients, les clients dont le numéro ne contient pas« C1;C2 ;C4 »
Commence par * ; ? Rechercher les sections analytiques commençant par 9 et finissant par 1.
Taper : 9*1
Se termine par * ; ?
Est égal à * ? ; Rechercher les clients dont le numéro de téléphone commence par 03 etdont le 5ème caractère est 8.
Taper : 03* ????5
Est différent de * ? ;
Est strictement supérieur à Aucun
Est supérieur ou égal à Aucun
Est strictement inférieur à Aucun
Est inférieur ou égal à Aucun
Ajouter un critèreAjouter un critèreAjouter un critèreAjouter un critère
Ce bouton permet d’une part d’afficher la fenêtre de recherche multi-critères, et d’autre part devalider le critère de recherche défini, de l’enregistrer dans la fenêtre de recherche multi-critères entant que premier critère de recherche.
L’ensemble des boutons de la barre d’outils sont actifs dans la recherche simplifiée.
Boîte à liste déroulanteBoîte à liste déroulanteBoîte à liste déroulanteBoîte à liste déroulante
Les listes déroulantes sont reportées sans modification à droite des critères de recherche.
Rechercher / Remplacer
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Exemple :
Dans le champ Pays, l'utilisateur a la possibilité de sélectionner dans la liste déroulante un pays enparticulier.
Boîte à cocherBoîte à cocherBoîte à cocherBoîte à cocher
Les boîtes à cocher sont reprises à droite des critères de recherche sous la forme d'une boîte à listedéroulante offrant les valeurs Oui / NON. Pour effectuer une recherche avec le critère Oui et Non,il suffit de ne pas sélectionner ce champ.
Fenêtre de visualisationFenêtre de visualisationFenêtre de visualisationFenêtre de visualisation
Une fois votre recherche paramétrée, cliquez sur le bouton Visualiser. La fenêtre devisualisation présente tous les éléments qui correspondent au(x) critère(s) de recherche. Le titre dela fenêtre reprend le nom du fichier.
Ce bouton permet de décocher les éléments issus de la recherche afin de les exclure del’impression ou de l’exportation. Pour pointer ou dépointer, sélectionnez les éléments puiscliquez sur le bouton.
Tous les éléments issus de la recherche sont pointés par défaut. Le fait de dépointer un élémentne le fait pas disparaître du résultat de la recherche.
Ce bouton permet d’imprimer le résultat de la recherche. Il a le même rôle que le boutonImprimer de la fenêtre de recherche simplifiée.
! Seuls les éléments cochés dans la fenêtre de visualisation sont imprimés.
Rechercher / Remplacer
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La partie principale de la fenêtre présente le résultat de la recherche en colonnes.
On y retrouve :
• Une colonne Position permettant de caractériser les éléments à imprimer. Par défaut, tous leséléments issus de la recherche sont pointés.
• Les colonnes paramétrées par défaut dans les fenêtres de liste du menu Structure.
Exemple : liste des comptes tiers dans la Comptabilité pour une recherche sur les clients.
A partir de cette fenêtre, il est possible d’ouvrir les éléments qui composent le résultat de larecherche en effectuant un double clic sur l’un d'eux.
Exemple :
Recherche des clients résidants en Meurthe et Moselle. Dans la fenêtre de visualisation, il est possible devisualiser la fiche des clients résultant de la recherche par un double clic.
Pour effectuer une nouvelle recherche ou modifier les critères de recherche, il suffit de fermer lafenêtre de visualisation.
La barre de navigation permet de trier le résultat de la recherche. Les critères de tri sontidentiques à ceux proposés dans les fenêtres de liste du menu Structure.
Le menu contextuel propose une fonction Personnaliser la liste qui permet d’afficher oud’enlever les colonnes présentes dans cette fenêtre (ces colonnes correspondent par défaut auxfenêtres de liste du menu Structure pour le fichier sélectionné).
Recherche multi-critères
La fenêtre de recherche multi-critères s’affiche lorsque l'utilisateur clique sur le bouton Ajouterun critère dans la fenêtre de recherche simplifiée.
Elle permet d’effectuer une recherche sur un nombre illimité de critères. Chaque critère estconsidéré comme une restriction qui s’applique au résultat.
Exemple :
Rechercher tous les clients domiciliés rue Leclerc à Paris.
Paris et Rue Leclerc constituent deux critères de recherche.
Rechercher / Remplacer
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La zone relative à la recherche est identique à celle de la recherche simplifiée. La validation d’uncritère s’effectue soit :
• Par la touche Entrée.
• Par la fonction Ajout d’un nouvel élément du menu contextuel ou par le bouton Ajouter dela barre de navigation.
• Par le bouton Ajouter un critère de la fenêtre.
Une fois validé, le critère est affiché dans le tableau récapitulatif des critères de recherche.
Voir Le bouton Ajouter un critère est décrit précédemment dans Recherche simplifiée.
A la validation du critère de recherche :
• Les caractéristiques de la recherche sont automatiquement reportées dans le tableaurécapitulatif, ce qui a pour conséquence :
◊ d'initialiser les zones de saisie ou la liste déroulante et d'afficher l'opérateur par défaut,
◊ de conserver le champ sélectionné.
• Un opérateur apparaît dans la zone Rechercher dans le fichier.
Les opérateurs ont pour but de lier le second critère de recherche avec le premier. La liste desopérateurs disponibles comprend :
• Et (par défaut) : les critères reliés doivent être simultanément respectés,
• Ou : les conditions ne sont pas nécessairement reliées,
• Soit : les conditions reliées sont exclusives l’une de l’autre,
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• Sans : le critère suivant un tel opérateur est exclu de la sélection.
Voir Le rôle de chacun des opérateurs est identique à celui de la fonction Plus de critères des états(menu Etats).
! L'opérateur associé à un champ concerne le champ en question et non le suivant.
Supprimer un critèresSupprimer un critèresSupprimer un critèresSupprimer un critères
Pour supprimer un ou des critères, sélectionner les dans le tableau récapitulatif puis activer lafonction Supprimer les éléments sélectionnés du menu contextuel. La suppression peutégalement s’effectuer à partir du bouton Supprimer de la barre de navigation.
Bouton Revenir à un seul critèreBouton Revenir à un seul critèreBouton Revenir à un seul critèreBouton Revenir à un seul critère
Ce bouton permet de passer d’une recherche multi-critères à une recherche simplifiée. La fenêtrereprend alors sa forme d’origine.
Le retour à un seul critère de recherche conserve le premier et supprime tous les autres. Le critèreconservé est repris dans la zone de saisie.
Boutons de la barre d’outilsBoutons de la barre d’outilsBoutons de la barre d’outilsBoutons de la barre d’outils
Voir Les boutons de la barre d’outils dans la fenêtre multi-critères sont identiques en présentation eten fonctionnement à ceux de la fenêtre de recherche simplifiée.
Exemples en Gestion commerciale :
Recherche simplifiée :
• La direction commerciale de la société Bijou SA souhaite contacter les clients résidant à Metz.
• Dans la fonction Rechercher, le fichier Client est sélectionné et le critère suivant est paramétré :
Opérateur Champ Critère de de à
Ville Est égal à Metz
La recherche est lancée : seuls les clients résidant à Metz sont retenus.
Recherche sur plusieurs critères :
La direction commerciale de la société Bijou SA souhaite établir un catalogue de bijoux en or dont le prixde vente ne dépasse pas 500 francs.
Dans la fonction Rechercher, le fichier Article est sélectionné et les critères suivants sont paramétrés :
Rechercher / Remplacer
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Opérateur Champ Critère de de à
Famille Contient OR
Et Prix de vente Est inférieur ou égal à 500
La recherche est lancée : seuls les articles dont le champ famille contient "OR" et dont le prix de vente estinférieur ou égal à 500 sont retenus.
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Rechercher / Remplacer
Edition / Rechercher
Cette fonction permet de remplacer la valeur contenue dans une zone par une autre valeur. Iln’est possible d’agir que sur un seul champ à la fois.
La fonction Rechercher / Remplacer est une procédure se décomposant en deux étapes :
• La première consiste à effectuer une recherche en fonction de critères de sélection. Leprincipe est identique à la fonction Rechercher décrite plus haut.
• La seconde étape consiste à substituer un champ par un autre dans les éléments issus de larecherche.
La partie gauche de l’écran de la fonction, la « Liste des fichiers » permet de sélectionner unfichier sur lequel portera l’action.
La fonction Rechercher / Remplacer peut se présenter sous trois formes différentes :
• Une première fenêtre intitulée « Comment effectuer votre remplacement ? ».
• La fenêtre de recherche simplifiée et de remplacement.
• La fenêtre de recherche multi-critères et de remplacement.
Rechercher / Remplacer
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La fonction Rechercher étant présente, on distingue deux niveaux d’action pour la fonctionRechercher / Remplacer :
• La recherche s'effectue en fonction d'un seul critère (recherche simplifiée);
• La recherche s'effectue en fonction de plusieurs critères (recherche multi-critères).
Comment effectuer votre remplacement ?
La fenêtre se décompose en trois parties :
• La barre de recherche présente la liste des fichier. Aucun fichier n’est sélectionné par défaut.
• La barre d’outils propose les mêmes boutons que pour la fonction Rechercher. Aucun boutonn’est actif tant qu’un fichier n’est pas sélectionné dans la liste.
• L’onglet Rechercher / Remplacer dans la partie centrale de la fenêtre explique l’utilisationde la fonction.
Recherche / Remplace simplifié
Cette fonction peut être lancée par le menu contextuel disponible à partir d’une fenêtre de listedu menu Structure ou par la fonction Edition / Rechercher puis un clic sur l’onglet du mêmenom.
Lorsqu’un fichier est sélectionné, la liste des champs s’affiche dans la partie gauche de la fenêtremais ils ne peuvent être utilisés par la fonction Remplacer.
Rechercher / Remplacer
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Rechercher dans le fichierRechercher dans le fichierRechercher dans le fichierRechercher dans le fichier
Cet encadré fonctionne de la même façon qu’en recherche simplifiée. D’ailleurs, un critère derecherche défini dans l’onglet Rechercher est automatiquement repris dans l’onglet Rechercher /Remplacer.
RemplacerRemplacerRemplacerRemplacer
Cette encadré permet de paramétrer les champs de remplacement.
Le champ / Une partie du champ
Cette boîte à liste propose deux choix :
• Le champ : permet le remplacement complet du contenu du champ par la nouvelle valeur desaisie.
Rechercher / Remplacer
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• Une partie du champ : permet le remplacement d’une partie du contenu du champ. Elleouvre une zone de saisie supplémentaire en fonction du champ sélectionné. Cette optionn’est active que pour les zones de saisie (sont exclues les boîtes à liste et à cocher). Letraitement de remplacement peut être lancé lorsque les deux zones Remplacer et Par sontrenseignées.
Par
Par est soit une zone de saisie, soit une liste déroulante modulable en fonction du champsélectionné dans la liste des champs. S’il s’agit d’un champ avec une boîte à cocher, cette zonepropose les choix Oui ou Non.
Si rien n’est renseigné dans cette zone, il n’est pas possible de lancer le traitement. Poursupprimer le contenu d’un champ, utiliser le caractère ~ (Alt Gr + é).
Exemple
Dans le fichier Client, sélectionnez Intitulé dans la zone Champ de Remplacer. La zone Par proposeune zone de saisie, limitée à 35 caractères alphanumériques.
Dans le fichier Client, sélectionnez Catégorie tarifaire dans la zone Champ de Remplacer. La zonePar propose une liste déroulante proposant la liste des catégories tarifaires créées dans Fichier / A proposde / Options / Catégories tarifaires.
Pour supprimer dans tous les intitulés Clients, le radical Transport, effectuez une recherche sur les clientsdont l’intitulé commence par Transport. Dans les éléments issus de cette recherche, remplacez « une partiedu champs » « Intitulé » « Transport * » par « * ».
Aperçu avant remplacement
Cette case, cochée par défaut, propose les actions suivantes :
• Case non cochée : le lancement du traitement Remplacer s’effectue en rafale sansvisualisation des éléments à remplacer.
• Case cochée : le lancement du traitement ouvre la fenêtre de visualisation Remplacer,proposant les éléments anciens issus de la recherche et les éléments nouveaux.
Boutons de la barre d’outilsBoutons de la barre d’outilsBoutons de la barre d’outilsBoutons de la barre d’outils
La barre d'outils dispose des même boutons que la fenêtre de recherche simplifiée.
Voir Plus haut, la description des boutons dans Recherche simplifiée.
Rechercher / Remplacer
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! L’utilisation du bouton Imprimer n’entraîne pas le traitement de remplacement.
! Particularités d’impression : si aucun champ n'a été sélectionné dans la barre de recherche, le boutond'impression permet d'éditer l'ensemble des éléments du fichier, soit sous la forme de liste, soit sous laforme de fiche.
Lancement du traitement Recherche / Remplace
Le bouton Traiter permet de lancer le traitement de remplacement.
La liste des éléments concernés peut être visualisée ou non selon le paramétrage de la case Aperçuavant remplacement.
La fenêtre de visualisation reprend dans son corps les colonnes affichées par défaut dans lesfenêtres de liste du menu Structure, soit les colonnes affichées également dans la fenêtre devisualisation du Rechercher, complétée de deux nouvelles colonnes, Eléments anciens etEléments nouveaux.
Ce bouton Pointer permet de décocher les éléments issus de la recherche afin de lesexclure du remplacement ou de l’impression. Toute la liste est cochée par défaut. Pourdésélectionner un élément, placer le curseur sur la ligne de l’élément concerné puis cliquer sur lebouton Pointer. Une fois dépointé, l'élément reste néanmoins présent dans la liste.
Ce bouton permet d’imprimer le résultat de la recherche (uniquement les élémentspointés).
Ce bouton lance le traitement de remplacement.
Rechercher / Remplacer
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Une zone d’information rappelle le fichier sur lequel est effectué la recherche.
Le corps principal de la fenêtre présente le résultat de la recherche :
• Une colonne Position indique les éléments à imprimer ou à exporter.
• Les colonnes paramétrées par défaut dans les fenêtres de liste du menu Structure.
• Deux colonnes :
◊ "<Nom du Champ> : éléments anciens" présentant la liste des éléments tels qu'ils sontavant remplacement,
◊ "<Nom du Champ> : éléments nouveaux" présentant la liste des éléments tels qu'ilspourraient être après remplacement.
A partir de cette fenêtre, il est possible d’ouvrir les éléments qui composent le résultat de larecherche en effectuant un double clic sur l’un d'eux.
! La suppression d’un élément contenu dans cette fenêtre s’effectue par le menu contextuel.
Pour effectuer une nouvelle recherche ou modifier les critères de recherche de la précédente, ilsuffit de fermer la fenêtre de visualisation.
La barre de navigation propose de trier le résultat de la recherche. Les critères de tris sontidentiques à ceux proposés dans les fenêtres de liste du menu Structure.
Le menu contextuel propose une fonction Personnaliser la liste qui permet d’afficher oud’enlever les colonnes présentes dans cette fenêtre.
Rechercher / Remplacer
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Recherche / Remplace multi-critères
La recherche peut s'effectuer sur un ou plusieurs critères tandis que le remplacement ne concernequ'un seul champ.
Voir La description de cette fenêtre est identique aux fonctions précédentes Rechercher multi-critèreset Rechercher / Remplacer.
! Les critères de recherche définis dans la fenêtre Rechercher sont automatiquement reportés dans la fenêtreRechercher / Remplacer, si l'utilisateur change d’onglet.
Exemple en Gestion Commerciale
La société Bijou SA souhaite faire parvenir, par télécopie, des offres promotionnelles à ses clients françaiset allemands uniquement. Depuis l'installation d'un standard dans l'entreprise, les numéros de téléphonevers l'extérieur doivent être préfixés par le chiffre "0".
Les numéros de télécopie des clients français et allemand doivent donc être modifiés.
Rechercher / Remplacer
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Pour accélérer la modification des numéros de télécopie client, la fonction Rechercher/remplacer estmise en œuvre :
Le fichier client est sélectionné. Les critères de recherche suivant sont saisis :
Opérateur Champ Critère de de à
Pays Est égal à France
Ou Pays Est égal à Allemagne
Le paramétrage de remplacement suivant est mis en place :
Une partie du champ Télécopie
Remplacer *
Par 0 *
Seuls les clients résidant en France ou en Allemagne verront leur numéro de télécopie préfixés parle caractère "0".
Rechercher / Remplacer
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Contrôle de cohérence
La modification d’un champ, soit par remplacement soit par suppression, est soumis à auxmêmes contrôles de cohérence que ceux existants dans l’application lorsque la manipulation esteffectuée manuellement.
Le traitement exclue les éléments dont les champs sont incompatibles avec l’action deremplacement ou suppression. A la fin du traitement, un message apparaît désignant uniquementle Nombre d’éléments modifiés et le Nombre d’éléments rejetés.
Rechercher / Remplacer
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Les fonctions Internet
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Les fonctions InternetLes fonctions InternetLes fonctions InternetLes fonctions Internet
Les fonctions Internet ____________________________________________ 215
Se connecter au site ....................................................................................... 215
Utilisation de la messagerie Internet ............................................................. 217Paramétrage...................................................................................................... 217
Envoyer un E-mail ............................................................................................. 217
Générer l’impression sur la messagerie ............................................................ 218
Gestion des confirmations / retours Internet...................................................... 219◊ Paramétrage du contenu et du script de confirmation ................................................220◊ Réception des confirmations......................................................................................221
Recherche d’adresse ...................................................................................... 222Utilisation de la fonction .................................................................................... 222◊ Résultat de la recherche d’adresse............................................................................223◊ Portail espagnol et portail Belge.................................................................................224
Surveillance financière.................................................................................... 226Utilisation de la fonction .................................................................................... 226◊ Le menu contextuel ...................................................................................................226◊ Bouton accessible sur une fiche tiers .........................................................................226◊ Sage sur le Web ........................................................................................................227
Modifications apportées aux fiches tiers............................................................ 227
Les fonctions Internet
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Les fonctions Internet
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Les fonctions Internet
Les nouvelles possibilités offertes en Télécommunications permettent désormais de renseigner leschamps Adresse E-mail et Site Web, intégrant donc la possibilité d’utiliser Internet.
Se connecter au site
La zone Site du champ Télécommunication de la fiche principale dispose d’un boutonpermettant d’accéder directement au site renseigné. De cette manière, vous pouvez directementvous connecter au site de vos clients, fournisseurs… à partir de l’application elle-même.
En cliquant sur le bouton Se connecter au site, l’accès au navigateur Internet estautomatique. De plus, en saisissant l’adresse internet du client, fournisseur…, celle-ci estdirectement renseignée dans la zone Adresse du Navigateur Internet, ce qui permet d’accèderdirectement au site sans avoir à ressaisir l’adresse. Ce bouton n’est pas actif dès lors qu’il n’existepas de connexion Internet.
! Si aucune adresse de site n’est renseignée dans la zone Site, l’utilisation du bouton Se connecter au sitepermet de lancer le navigateur par défaut avec ouverture de la page par défaut de ce même navigateur.
Les fonctions Internet
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Les fonctions Internet
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Utilisation de la messagerie Internet
ParamétrageParamétrageParamétrageParamétrage
Dans le menu Fenêtre, la fonction Préférences permet de définir les paramètres d’utilisation de lamessagerie. Ces paramètres sont propres à l’application et au poste de travail.
Les deux zones présentes dans le champ Gestion de la messagerie sont détaillées ci-dessous :
Profil utilisé : cette zone permet de saisir le profil Exchange (boîte aux lettres) utilisé. La boîte auxlettres utilisée peut donc être paramétrée par poste de travail et par application.
Service contact adressé : Ce menu local propose la liste des services contact enregistrés dans lesoptions du dossier. Il permet de sélectionner le destinataire du message. Par défaut, ce menu localindique Aucun. Dans ce cas l’adresse E-mail utilisée comme destinataire du message est l’adresseE-mail de la fiche principale du tiers Client/Fournisseur.
Exemple
Un mailing peut être adressé par messagerie à une sélection de clients via les responsables commerciauxattachés à chaque client. Pour générer automatiquement ce devis sous forme de message avec le bondestinataire, il faut identifier le Service contact concerné dans les Préférences.
Envoyer un E-mailEnvoyer un E-mailEnvoyer un E-mailEnvoyer un E-mail
La zone E-Mail du champ Télécommunication dispose d’un bouton permettant d’accéderdirectement au formulaire de saisie d’un message Exchange.
Cliquer sur le bouton Envoyer un E-Mail permet d’accéder directement au formulaire desaisie d’un message Exchange qui a comme destinataire l’adresse E-Mail renseignée sur la fiche.Ce bouton n’est pas actif s’il n’existe pas de messagerie sur le poste.
! Si aucune adresse E-Mail n’a été renseignée, l’utilisation du bouton Envoyer un E-Mail permetl’ouverture d’un message sans aucun destinataire automatiquement renseigné.
Une fenêtre en rapport avec la messagerie utilisée s’ouvre. Il est alors possible de rédiger lemessage.
Les fonctions Internet
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Générer l’impression sur la messagerieGénérer l’impression sur la messagerieGénérer l’impression sur la messagerieGénérer l’impression sur la messagerie
Certaines fonctions d’impression autorisent la génération des éditions sur la messagerie.
Le bouton Générer l’impression sur la messagerie permet de diriger l’impression vers unmessage Exchange adressé au contenu de la zone E-Mail définie dans le menu Fenêtre /Préférences. Il peut être activé à partir de la liste des documents de vente, d’achat ou à partir dudocument lui-même (bon de commande, bon de livraison…).
Le Service contact sélectionné par défaut peut être modifié dans le menu Fenêtre / Préférences oudans la fonction Plus de critères.
! En fonction de la messagerie utilisée, l’envoi pourra apparaître sous forme d’une pièce jointe ou en pleinepage dans le texte du message.
Les fonctions Internet
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Gestion des confirmations / retours InternetGestion des confirmations / retours InternetGestion des confirmations / retours InternetGestion des confirmations / retours Internet
Pour certaines fonctions, il est possible de définir une action attachée à la réception de messages.
Cependant, au préalable, il est nécessaire de renseigner l’onglet Communication se trouvantdans le menu Fichier / A propos de… ; et plus particulièrement la zone Communication de site àsite.
Exemple
• Emission d’un devis sur la messagerie pour le client CARAT.
• Le client CARAT réceptionne le message dans sa boite. Le message intègre un script deconfirmation du devis.
• Le client CARAT confirme l’acceptation du devis (avec ou sans modification) sous la formed’un message adressé à l’émetteur d’origine de manière automatique.
• Une fonction de la Gestion commerciale est lancée sur ordre ou automatiquement. Cettefonction parcourt la boite de réception et y détecte la confirmation du Devis N°9901 duclient CARAT.
• La gestion commerciale transforme automatiquement le devis N° 9901 du Client CARAT enbon de commande.
Les fonctions Internet
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A la réception du message de confirmation, le fournisseur (c’est à dire l’émetteur du devis) nelit pas le message puisqu’il sait de part le titre qu’il s’agit d’une confirmation de devis.Cependant, précisons que pour être transformé en bon de commande, le devis doit êtreobligatoirement en affichage « Non lu » dans la messagerie. Si tel n’est pas le cas, latransformation automatique ne peut pas se faire. La possibilité de marquer le message « Lu »en « Non lu » dans peut pallier ce genre d’incident.
Paramétrage du contenu et du script de confirmationParamétrage du contenu et du script de confirmationParamétrage du contenu et du script de confirmationParamétrage du contenu et du script de confirmation
Le contenu du message expédié est paramétrable par la mise en page comme un modèle de miseen page classique.
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Réception des confirmationsRéception des confirmationsRéception des confirmationsRéception des confirmations
Les applications concernées par la réception des confirmations intègrent une fonction permettantde repérer l’objet de la confirmation (n° de devis, n° client…).
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Recherche d’adresse
Le principe de la recherche d’adresse par Internet s’effectue via le Serveur COFACE et permet lamise à jour automatique de l’identification d’un client ou fournisseur. Ainsi, d’un simple clic desouris, vous pouvez valider la proposition de coordonnées émises par l’application et l’intégrerdans votre base de données.
! A aucun moment un navigateur Internet n’est lancé.
La recherche d’adresse n’est possible que client par client. Il est donc impossible de sélectionnerune liste de clients et d’effectuer une recherche en fonction de cette liste.
Utilisation de la fonctionUtilisation de la fonctionUtilisation de la fonctionUtilisation de la fonction
Dans la fiche identification du tiers concerné, la recherche d’adresse est accessible parl’intermédiaire du bouton Informations adresse et Siret. Ainsi, en création de fiche tiers, vous nerenseignez que les éléments en votre possession et utilisez la fonction « Recherche d’adresse »pour les informations manquantes.
Si le N° COFACE n’est pas renseigné (il est utilisé en priorité par l’application) la recherche sebasera dans l’ordre suivant sur les critères ci-dessous :
• Champ Siret
• Champ Téléphone
• Champ Intitulé du tiers et du code postal
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• Champ intitulé du tiers et deux premiers caractères du Code Postal (CP)
• Champ Intitulé et Ville
• Champ Intitulé, Ville et Région
• Champ Intitulé, Ville, Région et Adresse
Dans le cas contraire, un message d’erreur apparaît :
Les paramètres saisis ne sont pas suffisants pour lancer la recherche d’adresse !
OK
! Dans l’hypothèse où le Serveur COFACE détecte une homonymie dans la ville, celui-ci propose une listedes villes correspondantes.
Résultat de la recherche d’adresseRésultat de la recherche d’adresseRésultat de la recherche d’adresseRésultat de la recherche d’adresse
A réception de la requête, le Serveur COFACE retourne à l’application un fichier contenant laréponse à la requête émise.
Il existe 4 possibilités d’action :
• La recherche a été correctement effectuée et la liste des sociétés ou la société répondant à larequête s’affiche. Le résultat de la recherche s’affiche dans la fenêtre suivante :
• Les différentes sociétés répondant à la demande s’affichent dans le tableau. Leur nombre estlimité à 99. Il vous suffit alors de sélectionner l’identification correspondant à votreclient/fournisseur (une coche apparaît en début de ligne) et de valider la fenêtre en cliquantsur OK. Les champs de la fiche tiers correspondant au résultat de la recherche sontautomatiquement mis à jour.
Les champs issus de la recherche sur Internet viennent en remplacement des champs existantsur la fiche tiers.
• La boîte à cocher Mise à jour du N° Coface uniquementpermet de ne mettre à jour que le numéro Coface. Cette option n’est pas cochée par défaut.
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• Un message d’erreur apparaît :
◊ Soit les critères fournis sont insuffisants pour trouver une société ;
◊ Soit la ville sélectionnée est inconnue;
◊ Soit la société recherchée n’a pas été trouvée ;
◊ Soit le N° Siren fourni est invalide ;
◊ Soit le service COFACE connaît des problèmes techniques.
• Une liste de villes s’affiche car la ville souhaitée n’a pu être identifiée.
Exemple
Villefranche existe sous plusieurs dénominations différentes : Villefranche sur saone (69) et Villefranchesur mer (06). Dans ce cas précis, le Serveur Coface demande à ce que la ville soit définie avec précision.
Le résultat de la recherche s’affiche dans la fenêtre suivante et propose les différentes villesenvisageables.
Il suffit de sélectionner la ville correspondant à la localisation du tiers (une coche apparaît) et decliquer sur le bouton OK. Cette manipulation permet d’adresser une nouvelle requête au serveurCoface sans qu’il y ait confusion au niveau de la ville et donc permettre à l’utilisateur d’avoir uneréponse définitive.
• Une liste de sociétés contenant la société demandée s’affiche (cas envisageable uniquementen cas de recherche sur le n° Siren).
Portail espagnol et portail BelgePortail espagnol et portail BelgePortail espagnol et portail BelgePortail espagnol et portail Belge
! La recherche d’adresse est aussi adaptée pour l’Espagne et le Belgique.
Pour pouvoir localiser un client et lui donner accès aux services de son pays et de sa langue, deuxparamètres doivent être renseignés sur la fiche du tiers : le Pays et la Langue.
Si ces deux zones ne sont pas renseignées, c’est le service français qui est activé.
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Pays
Dans l’onglet Identification de la fiche du tiers, sélectionner dans la boîte à liste le payscorrespondant.
Langue
Dans l’onglet Complément de la fiche du tiers, sélectionner dans la boîte à liste la languecorrespondante.
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Surveillance financière
• La surveillance financière est une option qui permet de contrôler la bonne tenue financièrede vos tiers. Pour cela vous pouvez souscrire un abonnement vous autorisant la surveillancefinancière de vos tiers par l’intermédiaire du serveur COFACE.
• Plusieurs étapes sont effectuées :
• Une fois l’abonnement souscrit, vous devez sélectionner dans votre application Sage les tiersque vous souhaitez placés sous surveillance. Cette liste est ensuite envoyée vers le Portail ;
• Le Portail enregistre la liste des tiers placés sous surveillance puis transmet la demande auServeur COFACE ;
• Le Serveur COFACE enregistre la liste des tiers, recherche les données puis met cesinformations à votre disposition ;
• Le Portail Sage récupère les données sur le Serveur COFACE, enregistre les informations surune base SQL puis vous averti par messagerie de la disponibilité des informations ;
• Enfin, dans votre application, il ne vous reste plus qu’à demander la mise à jour desinformations de solvabilité et de récupérer les résultats de votre requête.
! Le Serveur COFACE met quotidiennement à jour les informations de solvabilité qui sont récupéréesquotidiennement par le portail Sage. Celles-ci sont donc disponibles en temps réel.
•
! A aucun moment, le navigateur Internet n’est lancé.
Utilisation de la fonctionUtilisation de la fonctionUtilisation de la fonctionUtilisation de la fonction
Il existe 3 possibilités pour accéder à la fonction Surveillance financière.
Le menu contextuelLe menu contextuelLe menu contextuelLe menu contextuel
En effectuant un clic droit sur la liste de vos tiers, sélectionnez Mettre à jour la surveillancefinancière. Cette fonction permet d’interroger le portail pour obtenir les informations pour tousles tiers dont l’option est sélectionnée.
Bouton accessible sur une fiche tiersBouton accessible sur une fiche tiersBouton accessible sur une fiche tiersBouton accessible sur une fiche tiers
En cliquant sur le bouton Mise à jour de la surveillance financière, vous pouvez obtenirles informations de solvabilité pour tous les tiers dont la fiche est ouverte. Ce bouton n’est actifque si le tiers dispose de l’option Placé sous surveillance dans le volet Solvabilité de la fiche tiers.
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Sage sur le WebSage sur le WebSage sur le WebSage sur le Web
La liste des tiers placés sous surveillance est accessible par le menu ? / Sage sur le Web. La paged’accueil du site vous propose de visualiser la liste des clients placés sous surveillance ainsi quevos droits.
En cliquant sur la fonction Gestion des tiers placés sous surveillance vous allez pouvoir vousconnecter à une page d’accueil du Portail Sage pour :
• Consulter la liste des tiers placés sous surveillance ;
• Mettre fin à la surveillance d’un tiers ;
• Consulter le nombre de clients que vous pouvez encore placer sous surveillance ;
• Consulter la liste des n° Coface incorrects que vous avez émis sur le portail.
Modifications apportées aux fiches tiersModifications apportées aux fiches tiersModifications apportées aux fiches tiersModifications apportées aux fiches tiers
Le volet Solvabilité fourni toutes les informations sur l’état de solvabilité du tiers ainsi que lecode risque (Bonne cote crédit, en-cours normal, En dépassement, Insolvable).
! Pour mettre fin à la surveillance financière d’un tiers à échéance des droits, utiliser la fonction ? / Sagesur le Web / Gestion des tiers placés sous surveillance. En effet, décocher la case Placé soussurveillance de ne suffit pas.
Les fonctions Internet
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Le volet Surveillance est accessible même si vous n’avez pas souscrit d’abonnement. Il reprend lesdonnées générales relatives à votre tiers (forme juridique, effectif, chiffre d’affaires…) maiségalement toutes les données concernant d’éventuels incidents de paiement ou de régularité depaiements.
D’autres informations fournies par la COFACE sont disponibles dans les fonctions suivantes :
• Rechercher (critères de sélection) ;
• Export (critères de sélection) ;
• Impressions (critères de sélection) ;
• Mise en page.
! Les champs Chiffre d’affaires et Résultat net sont pris en compte lors de l’utilisation de l’Inverseur oude la bascule Euro.
Mise en page
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Mise en pageMise en pageMise en pageMise en page
Mise en page… ___________________________________________________ 231
Coordonnées ................................................................................................... 232
Menu Système ................................................................................................. 233A propos de Mise en page ................................................................................ 233
Menu Fichier .................................................................................................... 234Nouveau............................................................................................................ 234
Ouvrir…............................................................................................................. 235◊ Conversion des états créés dans les versions antérieures de la mise en page ..........236
Fermer............................................................................................................... 237
Enregistrer......................................................................................................... 237
Enregistrer sous…............................................................................................. 237
Revenir à la version enregistrée........................................................................ 238
Dimension de la page… .................................................................................... 238
Format d’impression… ...................................................................................... 243
Imprimer…......................................................................................................... 244
Test impression… ............................................................................................. 245
Quitter ............................................................................................................... 247
Menu Edition .................................................................................................... 248Couper .............................................................................................................. 248
Copier................................................................................................................ 249
Coller................................................................................................................. 249
Effacer............................................................................................................... 249
Dupliquer ........................................................................................................... 249
Sélectionner tout ............................................................................................... 249
Afficher le Presse-papiers ................................................................................. 250
Menu Vue ......................................................................................................... 251Activer/Annuler la grille...................................................................................... 252
Afficher/Masquer les règles............................................................................... 252
Afficher/Masquer les outils ................................................................................ 256
Afficher/Masquer les motifs ............................................................................... 257
Mise en page
230© Sage France
Ajouter une zone... .............................................................................................257
Préférences… ....................................................................................................258
Premier/Second plan..........................................................................................259
Associer/Dissocier .............................................................................................259
Aligner…/Centrer…............................................................................................260
Liste des fenêtres ouvertes ................................................................................260
Menu Caractères..............................................................................................261Style des caractères...........................................................................................261
Cadrage du texte ...............................................................................................262
Polices…............................................................................................................262
Menu Outils.......................................................................................................263Principes de mise en page.................................................................................263
Outils de mise en page ......................................................................................264◊ Outil Sélection............................................................................................................265◊ Epaisseur des filets ....................................................................................................265◊ Outil Ligne..................................................................................................................265◊ Outil Zone Variable ....................................................................................................265◊ Outils Rectangles.......................................................................................................268◊ Outil Couleur du trait ..................................................................................................268◊ Outils Rectangle arrondi.............................................................................................269◊ Outil Couleur du fond .................................................................................................269◊ Outil Texte .................................................................................................................269◊ Outils Ovales .............................................................................................................269
Gestion des objets calculés ...............................................................................270◊ Création de l’objet calculé ..........................................................................................270◊ Description de l’objet calculé......................................................................................270
Gestion de la couleur .........................................................................................283
Mise en page
231© Sage France
Mise en page…
La commande Mise en page… est disponible à partir du menu Fichier de tous les programmes degestion de la gamme Sage. Elle forme cependant, à elle seule, un véritable programme distinct demise en page des documents utilisés par diverses commandes du programme. C’est la raison pourlaquelle elle est décrite toute entière ici.
On peut également lancer cette fonction en cliquant sur le bouton Mise en page de la barred'outils Standard.
! Le programme Sage Immobilisations n’utilise pas la fonction Mise en page.
Ce programme vous permet de créer complètement le format de quelques états utilisés pour lesimpressions de certaines commandes en :
• ajustant le format du papier à vos besoins ou à la forme de vos imprimés,
• insérant dans le document des champs dans lesquels viendront s’imprimer des valeursextraites des fichiers de la gamme Sage,
• agrémentant la présentation du document par des traits, cadres, filets, fonds tramés, policeset tailles de caractères diverses, etc.
Vous constaterez d’ailleurs, après l’avoir lancée, que la barre des menus qu’elle utilise estcomplètement différente de celle du programme à partir duquel elle a été lancée.
La première caractéristique de ce programme est qu’il n’utilise pas la barre d’outils Navigation. Laseconde est qu’il a beaucoup d’affinités avec le programme bien connu de tous les utilisateurs deWindows, Paint©. Les adeptes de ce programme seront donc tout de suite familiarisés avec lesdifférents menus et les différentes commandes.
Mise en page
232© Sage France
Coordonnées
Le bas de la fenêtre de l’application donne un certain nombre d’informations relatives auxcoordonnées.
Unité de mesure
indique l’unité de mesure paramétrée dans les Préférences… du menu Vue.
Position du pointeur
affiche les positions horizontales et verticales du pointeur de la souris dans l’écran. Cette positionest mesurée à partir du coin supérieur gauche de la zone du document. Les valeurs s’affichentavec l’unité de mesure paramétrée dans les Préférences… du menu Vue.
Dimensions d’un élément
lorsque vous tracez un élément géométrique au moyen des outils appropriés (voir le menuOutils), cette zone représente les dimensions horizontales et verticales de l’élément.
! Pour tracer un carré (avec l’outil rectangle) ou un cercle (avec l’outil ellipse), il suffit que les deux valeurssoient égales.
Les valeurs affichées dans ce cadre se remettent à zéro dès que vous cliquez à un endroitquelconque du document.
Modification d’un élément
lorsqu’un élément a été tracé et que vous voulez en modifier les dimensions au moyen dupointeur flèche (voir les explications données dans le menu Outils), les indications portées icireflètent les modifications horizontales ou verticales apportées à ce dernier.
Les valeurs affichées dans cette zone se mettent à zéro dès que vous sélectionnez un élément. Lesmodifications sont comptées positivement lorsque l’élément est agrandi. Elles sont comptéesnégativement (précédées du signe moins) lorsqu’il est rapetissé.
! Il n’est pas possible de redimensionner un texte au moyen du pointeur flèche. Vous ne pouvez que ledéplacer.
Déplacement du pointeur
Cette zone indique le déplacement du pointeur de la souris lors du tracé d’un élément. Cedéplacement est toujours mesuré entre le point initial de traçage et la position actuelle dupointeur, quel que soit le chemin suivi pour le tracé.
En cas de modification d’un élément existant, cette zone représente le déplacement du pointeur.La valeur est toujours indiquée en positif quel que soit le sens de déplacement.
Mise en page
233© Sage France
Menu Système
Les menus Système ont été présentés globalement plus haut dans ce manuel (voir plus haut).
Celui de la Mise en page comporte un élément supplémentaire que nous vous présentons ici.
A propos de Mise en pageA propos de Mise en pageA propos de Mise en pageA propos de Mise en page
Système / A propos de Mise en page
Cette commande du menu Système rappelle la version du programme utilisée.
Une petite fenêtre s’ouvre pour vous rappeler la version.
Cliquez sur le bouton OK ou pressez la touche ECHAP pour refermer.
Mise en page
234© Sage France
Menu Fichier
Ce menu donne accès aux commandes suivantes :
• création d’un nouveau modèle de document,
• ouverture d’un modèle de document déjà créé,
• fermeture d’un modèle de document,
• enregistrement du modèle de document,
• enregistrement sous un autre nom du modèle de document,
• retour à la version enregistrée d’un modèle de document,
• dimensions du modèle de document,
• format d’impression du modèle de document,
• impression du modèle de document,
• test d’impression du modèle de document,
• abandon du programme de mise en page et/ou retour au programme de la gamme Sage.
NouveauNouveauNouveauNouveau
Fichier / Nouveau
Cette commande du menu Fichier permet de créer un nouveau document d’impression.
Equivalent clavier : CTRL + N.
En création d’un nouvel état, la fenêtre de sélection d’un type d’état s’ouvre.
Mise en page
235© Sage France
Cette fenêtre permet de sélectionner un type d’état, qui correspond à l’état à générer, pour créerun nouveau format de document.
Une fois sélectionné, une fenêtre vide apparaît, portant comme titre l'intitulé de l'état.
La liste des fenêtres ouvertes à l’écran est affichée dans le menu Vue. Vous pouvez ouvrir jusqu’àcinq documents simultanément.
Exemples
En comptabilité : en création d'un état d'extrait de compte général, il faut sélectionner le type d'étatExtrait de compte général.
En gestion commerciale : en création d'un état d'analyse statistiques articles, il faut sélectionner le typeAnalyse statistiques articles.
Pour sélectionner le type d’état, sélectionnez la ligne correspondante puis cliquez sur OK.
Voir L’annexe 3 de ce manuel donne la liste des états pour chaque application.
Ouvrir…Ouvrir…Ouvrir…Ouvrir…
Fichier / Ouvrir
Cette commande du menu Fichier permet d’ouvrir un fichier existant pour le consulter ou lemodifier.
Equivalent clavier : CTRL + O.
Une fenêtre de dialogue s’ouvre pour vous permettre de choisir le répertoire dans lequel ledocument se trouve.
Mise en page
236© Sage France
Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur le bouton Ouvrir ou bien validez en pressant la toucheENTREE.
Conversion des états créés dans les versions antérieures de la mise en pageConversion des états créés dans les versions antérieures de la mise en pageConversion des états créés dans les versions antérieures de la mise en pageConversion des états créés dans les versions antérieures de la mise en page
Avant de faire la conversion, il est impératif de réaliser une sauvegarde des états.
Les états des précédentes versions de mise en page doivent être rattachés à un type d'état enouverture. Après sélection d’un de ces documents, la fenêtre de sélection du type d’état s’ouvre :
Dans la fenêtre de sélection du type d'état, vous devez choisir le type d'état correspondant audocument venant d'être ouvert.
Rattacher le bon type d'état, sinon les ruptures proposées ne seront pas correctes. Il ne seraalors plus possible de réaffecter un nouveau type d'état.
L'application affecte automatiquement les ruptures correspondantes au contenu des informationsà imprimer.
Mise en page
237© Sage France
! Une règle de rupture apparaît sans indication lorsque le type d'état rattaché à l'état de mise en page necorrespond pas.
FermerFermerFermerFermer
Fichier / Fermer
Cette commande du menu Fichier permet de fermer un fichier pour passer à un autre.
Equivalent clavier : CTRL + W.
Cette commande referme la fenêtre active en proposant éventuellement d’enregistrer lesmodifications qui auraient pu être apportées au fichier.
Cliquez sur le bouton Oui, ou bien validez, pour effectivement enregistrer les modification, surNon pour ne pas les enregistrer ou sur Annuler pour annuler l’exécution de la commande etrevenir au document tel qu’il est.
EnregistrerEnregistrerEnregistrerEnregistrer
Fichier / Enregistrer
Cette commande du menu Fichier permet d’enregistrer un document de mise en page.
Equivalent clavier : CTRL + S.
Enregistre le contenu de la fenêtre active dans le fichier correspondant. S’il s’agit d’un nouveaudocument, le programme affichera la fenêtre ouverte par la commande suivante.
Enregistrer sous…Enregistrer sous…Enregistrer sous…Enregistrer sous…
Fichier / Enregistrer sous…
Cette commande appartient au menu Fichier.
Cette commande vous permet de :
• enregistrer un document nouvellement créé,
Mise en page
238© Sage France
• enregistrer un fichier existant sous un autre nom.
Permet d’enregistrer un nouveau document dans le répertoire et sous le nom désiré. Permetégalement d’enregistrer un fichier existant sous un autre nom de façon à en faire une copie.
Les noms des documents comportent l’extension qui est automatiquement ajoutée par leprogramme.
Après sélection d’un répertoire et saisie de son nom, cliquez sur le bouton Enregistrer ou bienvalidez. Utilisez le bouton Annuler si vous voulez refermer la commande sans l’utiliser et revenirau stade précédent.
Dès que vous validez, le titre de la fenêtre active prend le nom que vous avez donné.
Revenir à la version enregistréeRevenir à la version enregistréeRevenir à la version enregistréeRevenir à la version enregistrée
Fichier / Revenir à la version enregistrée
Cette commande du menu Fichier permet de retrouver un fichier tel qu’il était après son dernierenregistrement.
Annule les modifications faites à un document en chargeant à nouveau dans la mémoire del’ordinateur la version enregistrée de ce fichier. N’est pas disponible (estompée) s’il s’agit d’unnouveau document ou si le document contenu dans la fenêtre active n’a pas été modifié.
! Cette commande ne demande pas de confirmation avant de revenir à la version précédente.
Dimension de la page…Dimension de la page…Dimension de la page…Dimension de la page…
Fichier / Dimension de la page…
Cette commande du menu Fichier permet d’ajuster les dimensions de la zone d’impression dudocument au format du papier.
Mise en page
239© Sage France
La commande Dimension de la page… n’est active que si un document est ouvert à l’écran. Sonlancement ouvre une fenêtre permettant d’ajuster les marges du document.
Elle permet également le paramétrage de la disposition d’étiquettes ou de chèques sur une feuille.
L’utilisation de cette commande est extrêmement simple. Le cadre de gauche représente la feuillede papier sur laquelle votre document sera imprimé.
Si vous ne voulez qu’ajuster les marges du document, c’est-à-dire la distance du texte imprimé parrapport aux bords de la feuille, utilisez les petits triangles. Ces derniers, placés sur le pourtour ducadre, permettent d’ajuster les marges en les pointant et en les faisant glisser parallèlement aucadre. Un trait pointillé symbolise ce déplacement. Le nombre à droite de l'icône correspondant àla marge en cours de modification, reflète la valeur obtenue. Deux icônes indiquent lesdimensions de la zone d’impression.
Si vous voulez paramétrer des étiquettes, vous commencerez par l’ajustement des marges commeindiqué précédemment. Ces marges représentent la distance entre le bord de la feuille et le borddes étiquettes. Les bandes Caroll (bandes perforées du papier en continu) ne sont pas comprisesdans ces marges.
Après avoir dessélectionné les options Largeur maximale et Hauteur maximale, pointez le carrégris se trouvant à la partie inférieure droite de la zone d’impression, maintenez le bouton de lasouris enfoncé (bouton de gauche) puis faites glisser. Ajustez le cadre comportant ce carré à ladimension d’une seule des étiquettes que contient la planche. Les dimensions atteintes parl’étiquette sont affichées à droite des icônes correspondantes. En même temps que vous affinez lesdimensions de l’étiquette, le programme affiche à l’écran le maximum d’étiquettes qu’il peutloger entre les marges que vous avez définies.
Pour ajuster les espaces entre étiquettes, pointez l’étiquette se trouvant à la droite de cellecomportant le carré de dimensionnement (carré gris) et faites la glisser pour simuler l’espace.Vous pouvez effectuer la même manipulation avec l’étiquette en dessous de celle comportant lecarré de dimensionnement. Les valeurs des espaces obtenus sont affichées à droite des icônescorrespondantes.
Mise en page
240© Sage France
La position de l’étiquette (ou document unitaire) par rapport à la zone d’impression s’effectue enpointant l’étiquette comportant le carré gris et en la glissant dans la zone d’impression. Deuxicônes indiquent les valeurs atteintes.
Lorsque le paramétrage est terminé, cliquez sur le bouton OK ou bien validez.
! Le paramétrage de l’unité de mesure s’effectue dans la commande Préférences… du menu Vue. Leparamétrage d’étiquettes ou de papier continu s’accommode mieux de l’unité de mesure Pouce.
Format de la page
le cadre prenant toute la partie supérieure gauche de la fenêtre représente la feuille de papier surlaquelle le document en cours de paramétrage sera imprimé. Ses dimensions et sa formedépendent du format du papier enregistré dans la commande Format d’impression… du menuFichier.
Il est impératif de définir le format du papier avant de commencer les paramétrages sinon la miseen page risque d’être complètement faussée si une telle modification est faite après coup.
! Si vous utilisez plusieurs modèles d’imprimantes, il est conseillé de créer un format de document parimprimante.
Le réglage des marges entre le bord de la feuille et la zone d’impression s’effectue en déplaçant lespetits triangles le long du bord de la feuille au moyen de la souris. Un trait pointillé marque ledéplacement de cette marge. En même temps que la marge se déplace, la valeur atteinte par lamarge s’affiche à droite de l'icône correspondante. Tout au long du manuel, nous appelleronscette zone délimitée par les marges la zone d’impression.
Exemple
Si vous utilisez du papier continu avec bandes perforées détachables, la largeur de la zone d’impression nedevra pas dépasser 8,5 pouces ou 21,6 cm.
! Les dimensions affichées par les zones décrites ci-dessous correspondent à l’unité de mesure paramétréedans la commande Préférences… du menu Vue.
Marge droite
Correspond au triangle disposé à droite du bord inférieur de la feuille.
Marge basse
Correspond au triangle disposé en bas du bord droit de la feuille.
Marge haute
Correspond au triangle disposé en haut du bord droit de la feuille.
Marge gauche
Correspond au triangle disposé à gauche du bord inférieur de la feuille.
Mise en page
241© Sage France
A l’intérieur de la zone d’impression existe une autre zone qui, par défaut, a les mêmesdimensions que la zone d’impression, mais que vous pouvez réduire. Cette zone est appeléedocument unitaire.
Vous pouvez ajuster les dimensions du document unitaire en cliquant sur le carré dedimensionnement situé en bas et à droite et en le faisant glisser au moyen du pointeur flèche dela souris.
Les dimensions atteintes par ce document unitaire sont marquées à l’écran par des pointillés.Deux icônes indiquent sous forme chiffrée les dimensions atteintes par ce dernier.
Les éléments que vous disposerez à l’intérieur de ce document unitaire (champs, textes,éléments, etc.) ne pourront dépasser les limites de cette zone.
Il est possible d’utiliser cette particularité pour créer des planches d’impression d’étiquettes. Sivous réduisez les dimensions d’un document unitaire à une valeur inférieure à la moitié de cellesde la zone d’impression, vous verrez le programme doubler, tripler, quadrupler, etc., le nombrede document unitaire qu’il peut placer dans la largeur ou/et la hauteur de la zone d’impression.
! La création de documents multiples n’est possible que si vous désactivez les options Largeur maximaleet/ou Hauteur maximale suivant le cas.
Tous les documents unitaires ainsi obtenus ont les mêmes dimensions. Seul celui comportant lecarré gris peut être utilisé pour ajuster les dimensions de tous les autres.
Hauteur du document
Hauteur totale du document unitaire.
Largeur du document
Largeur totale du document unitaire.
Exemple
Si vous paramétrez des étiquettes, ces deux zones afficheront la hauteur et la largeur d’une seule étiquette.
Mise en page
242© Sage France
! Du fait de considérations inhérentes au micro-ordinateur ainsi qu’aux imprimantes, il n’est pas possibleque le format d’impression soit identique au format du papier. Il lui est toujours inférieur. Par conséquent,il n’est pas possible, notamment lors du paramétrage des étiquettes, de respecter les dimensions desétiquettes utilisées. Si la position du texte sur l’étiquette est impérative (étiquettes avec pré-impression parexemple) il sera nécessaire de perdre une rangée d’étiquettes qui ne pourront être imprimées (l’ajustementen hauteur étant plus difficile qu’en largeur). Si la position des textes peut varier d’une étiquette à l’autreet si leur volume de texte est assez réduit, vous pourrez “tricher” en enregistrant des dimensionsd’étiquettes plus petites que celles que vous utilisez réellement mais qui vous permettront d’utiliser toutesles étiquettes que contient la feuille.
Marges supplémentaires
Il est possible de déplacer le document unitaire à l’intérieur de la zone d’impression. Pour cela, ilsuffit de pointer l’intérieur du cadre du document unitaire comportant le carré dedimensionnement et de faire glisser ce cadre.
Si, du fait de cette marge additionnelle, le programme ne peut plus disposer autant de documentsunitaires que précédemment, il supprimera tous ceux en excédent.
Deux icônes indiquent les marges supplémentaires que cette action permet d’obtenir.
Marge supplémentaire haute
Distance entre le document unitaire (ou la rangée de documents unitaires) et le bordsupérieur de la zone d’impression.
Marge supplémentaire gauche
Distance entre le document unitaire (ou la rangée de documents unitaires) et le bord gauchede la zone d’impression.
! Il n’y a pas de fonction permettant d’ajuster des marges supplémentaires à droite ou en bas. Celles-cis’obtiennent en réglant les dimensions de la zone d’impression, de celles du document unitaire, des margesentre les documents unitaires (voir ci-dessous) et des marges supplémentaires hautes et gauches à desvaleurs qui permettent une bonne disposition des documents sur la feuille.
Marges intermédiaires
Si vous travaillez sur des documents unitaires multiples (des étiquettes par exemple) il est possiblede créer des espaces entre chacun d’eux.
La marge intermédiaire entre une rangée de documents et la suivante s’obtient en cliquant sur ledocument unitaire situé en dessous de celui comportant le carré de dimensionnement et en ledéplaçant.
De même, la marge intermédiaire entre un document et celui disposé à sa droite s’obtient encliquant sur le document unitaire situé à la droite de celui comportant le carré dedimensionnement et en le déplaçant.
Deux boutons reflètent les valeurs obtenues.
Mise en page
243© Sage France
Marge intermédiaire horizontale
Valeur de la marge entre deux rangées de documents unitaires.
Marge intermédiaire verticale
Valeur de la marge entre deux colonnes de documents unitaires.
Exemple
Vous utilisez des étiquettes autocollantes de format 3,5 x 1,4 pouces (9 x 4 cm environ) sur une rangée defront sur paravent (c’est-à-dire sur un support continu comportant des bandes perforées). La distance entredeux plis est de 12 pouces, ou 30,5 cm. Vous allez donc d’abord régler le format du papier aux valeurscorrespondantes dans la commande Format d’impression… du menu Fichier. Ensuite, dans le menuVue, vous ouvrez la commande Préférences… et vous choisissez Pouce (pour faciliter les réglages). Cespréliminaires étant accomplis, vous lancez la commande Dimension de la page… du menu Fichier. Vousdésélectionnez les options Hauteur maximale et Largeur maximale. Vous ajustez ensuite les margesdroites et gauches à la largeur des étiquettes. Modifiez ensuite la hauteur du document unitaire de façon àce qu’elle corresponde à celle des étiquettes. Vous pouvez ensuite, ajuster l’espace vertical entre lesétiquettes.
Largeur/Hauteur maximale
Fait occuper par le document unitaire la totalité de la zone délimitée par les marges haute etbasse pour la Hauteur maximale (colonnes), gauche et droite pour la Largeur maximale (lignes).Selon vos besoins, seule une de ces deux valeurs peut être sélectionnée. Dans le cas deparamétrage d’étiquettes, il est nécessaire que ces deux zones soient désélectionnées car, sinon, ilne vous serait pas possible de redimensionner le document unitaire.
! Si vous utilisez des étiquettes sur une seule colonne, vous pourrez ne désélectionner que la Hauteurmaximale et régler les marges droites et gauches à la largeur des étiquettes.
! Du fait des contraintes de calcul propres au programme, il n’est pas toujours possible d’afficher des valeursabsolument identiques à celles que l’on voudrait paramétrer. Dans ce cas, il est préférable de sélectionnerla valeur immédiatement supérieure.
Lorsque le paramétrage est terminé, cliquez sur le bouton OK ou validez pour enregistrer lesvaleurs. Cliquez sur le bouton Annuler ou pressez la touche ECHAP pour ne rien changer.
Format d’impression…Format d’impression…Format d’impression…Format d’impression…
Fichier / Format d’impression…
Cette commande du menu Fichier permet de paramétrer le format d’impression du documentcontenu dans la fenêtre active. Le lancement de cette commande affiche une fenêtre de dialoguepermettant de sélectionner l’imprimante, le format du papier utilisé ainsi que certainesparticularités d’impression. Correspond à l’imprimante sélectionnée dans la commandeImprimer… du même menu.
Mise en page
244© Sage France
La fenêtre de dialogue d’impression qui s’affiche est la même que celle obtenue dans le panneaude configuration de Microsoft Windows.
Toutes les indications mentionnées dans cette fenêtre, et en particulier les formats de papierproposés, dépendent de l’imprimante sélectionnée.
Les différentes zones de cette fenêtre sont expliquées dans le manuel d’utilisation de Windows.
Imprimer…Imprimer…Imprimer…Imprimer…
Fichier / Imprimer…
Cette commande du menu Fichier permet de lancer l’impression d’un document de mise enpage.
Cette commande lance l’impression du document affiché dans la fenêtre active en fonction desréglages faits dans les deux commandes précédentes.
L’impression des documents avec des informations réelles tirées du programme de la gamme Sagedoit être lancée à partir des commandes du programme correspondant utilisant ces documents.
Là aussi, la fenêtre de dialogue d’impression qui s’affiche est fonction de l’imprimante que vousutilisez. Consultez également, si nécessaire, les explications données pour les impressions ou bienle manuel d’utilisation de Windows.
Mise en page
245© Sage France
Test impression…Test impression…Test impression…Test impression…
Fichier / Test d’impression…
Cette commande du menu Fichier permet de simuler l’impression d’un état.
Le Test d’impression simule l’impression d’un état sans valeurs pour vous permettre de vérifier lajustesse de vos paramétrages et mises en page. Les zones où doivent normalement s’imprimer lesvaleurs tirées du programme de la gamme Sage sont remplacées par des textes indiquant leurprovenance.
Cette commande propose plusieurs options déjà expliquées dans les options d’impression de cemême manuel. Nous vous redonnons toutefois certaines d’entre elles
Aperçu avant impression
Affiche à l’écran, en format réduit, le résultat de l’impression du document. Vous pouvez ainsivous faire une meilleure idée de l’apparence de votre document une fois imprimé sans être obligéde gaspiller du papier.
Si votre document tient sur plusieurs pages, le numéro de la page consultée apparaît en bas de lafenêtre. Pour passer d’une page à une autre, utilisez la bande de défilement verticale.
Mise en page
246© Sage France
Le pointeur de la souris prend la forme d’une loupe pour vous permettre, en cliquant à l’endroitconcerné, de l’afficher en taille réelle. L’utilisation des barres de défilement permet de déplacer lecontenu de l’écran.
Pour revenir à la vue réduite, cliquez à nouveau sur le document.
Pour quitter la commande cliquez dans le bouton Système à gauche de la barre de titre oucliquez sur la bouton Fermer.
Pré-imprimé
Cette option imprime le document sans tracer les traits de façon à permettre l’utilisation depapier pré-imprimé sur lequel les cadres et colonnes sont déjà tracés.
L’utilisation de cette option masque à l’impression tous les éléments graphiques du document(traits, cadres, illustrations).
Mise en page
247© Sage France
Compressé
Imprime le document en petits caractères. Sur une imprimante matricielle, l’impression seraréalisée sur 132 colonnes au lieu de 80.
Cette option n’a pas d’effet sur une impression avec une laser.
Par défaut, toutes les impressions s’exécutent en 132 colonnes (132 caractères par ligne). Sur uneimprimante 80 colonnes, les caractères utilisés seront compressés. Sur une imprimante grandchariot (132 colonnes), ils seront en caractères normaux.
QuitterQuitterQuitterQuitter
Fichier / Quitter
Cette commande du menu Fichier permet de mettre fin à la session de travail avec le programmede mise en page.
Equivalent clavier : CTRL + Q ou ALT + F4.
Si des modifications aux documents contenus dans les fenêtres ouvertes à l’écran n’ont pas étéenregistrées, le programme vous demandera si vous souhaitez les conserver.
Vous revenez ensuite au stade où vous en étiez dans le programme de la gamme Sage avant delancer la mise en page ou au Gestionnaire de programmes si vous l’aviez lancé en direct.
Mise en page
248© Sage France
Menu Edition
Cette liste donne accès aux commandes suivantes :
• couper un texte ou un élément sélectionné,
• copier un texte ou un élément sélectionné,
• coller le contenu du Presse-papiers,
• effacer les éléments sélectionnés,
• dupliquer les éléments sélectionnés,
• sélectionner la totalité d’un document,
• dupliquer des zones,
• afficher le contenu du Presse-papiers.
Cette liste comporte toutes les commandes classiques de Windows permettant d’éditer un texteou un élément.
CouperCouperCouperCouper
Edition / Couper
Cette commande du menu Edition permet de supprimer le texte ou les éléments sélectionnés etles placer dans le Presse-papiers.
Equivalent clavier : CTRL + X.
! Tout ce que vous coupez ou copiez dans le Presse-papiers efface et remplace ce qui s’y trouvait.
Mise en page
249© Sage France
CopierCopierCopierCopier
Edition / Copier
Cette commande du menu Edition permet de copier le texte ou les éléments sélectionnés etplacer cette copie dans le Presse-papiers.
Equivalent clavier : CTRL + C.
CollerCollerCollerColler
Edition / Coller
Cette commande du menu Edition permet de coller le contenu du Presse-papiers à l’endroit dupoint d’insertion.
Equivalent clavier : CTRL + V.
EffacerEffacerEffacerEffacer
Edition / Effacer
Cette commande du menu Edition permet de supprimer définitivement le texte ou les élémentssélectionnés sans les placer dans le Presse-papiers.
Equivalent clavier : Suppr.
DupliquerDupliquerDupliquerDupliquer
Edition / Dupliquer
Cette commande du menu Edition permet de réaliser une copie du ou des éléments sélectionnés.
Cette commande est équivalente à l’outil Duplication du menu Outils (voir plus loin).
Equivalent clavier : CTRL + D.
Sélectionner toutSélectionner toutSélectionner toutSélectionner tout
Edition / Sélectionner tout
Cette commande du menu Edition permet de sélectionner tous les éléments (même ceux endehors de la fenêtre) du document à l’écran.
Mise en page
250© Sage France
Equivalent clavier : CTRL + A.
Afficher le Presse-papiersAfficher le Presse-papiersAfficher le Presse-papiersAfficher le Presse-papiers
Edition / Afficher le Presse-Papiers
Cette commande du menu Edition permet d’afficher une fenêtre donnant le contenu du Presse-papiers.
Refermez la fenêtre en sélectionnant la même commande ou en cliquant dans le bouton Systèmeà gauche de la barre de titre.
Mise en page
251© Sage France
Menu Vue
Cette liste vous permet de :
• activer la grille de placement des éléments et des textes,
• afficher les règles,
• afficher les outils,
• afficher les motifs,
• ajouter un repère de zone,
• paramétrer les préférences,
• faire passer un élément au premier ou au second plan,
• associer ou dissocier plusieurs éléments,
• aligner ou centrer des éléments ou des textes,
• sélectionner une fenêtre parmi celles ouvertes à l’écran.
Cette liste propose une gamme de commandes permettant d’arranger entre eux les différentséléments composant un modèle de document.
Mise en page
252© Sage France
Activer/Annuler la grilleActiver/Annuler la grilleActiver/Annuler la grilleActiver/Annuler la grille
Vue / Activer/Annuler la grille
Cette commande du menu Vue permet d’activer ou de désactiver une grille aidant aupositionnement des textes ou des éléments. Cette commande n’est pas accessible si aucundocument n’est ouvert.
La grille apparaît à l’écran lors de l’activation de cette commande. Elle ne s’imprime pas si vouslancez l’impression du document. Tous les éléments que vous disposez dans la fenêtre dudocument s’alignent sur cette grille. Le pas de cette grille est de 1/6 ème de pouce (6 cpi) dans lesens vertical et de 1/12 ème de pouce (10 cpi) dans le sens horizontal.
Lorsque la grille est désactivée, le positionnement des éléments est libre. Vous pouvez alternerpositionnement libre et assisté.
Les éléments placés librement ne sont pas affectés par l’activation de la grille.
Afficher/Masquer les règlesAfficher/Masquer les règlesAfficher/Masquer les règlesAfficher/Masquer les règles
Vue / Afficher/Masquer les règles
Cette commande du menu Vue permet de faire apparaître ou disparaître deux règles graduéesaidant au positionnement des divers éléments du document ainsi que plusieurs repères de zonesappartenant à ces règles.
Ces règles sont disposées le long du bord supérieur et du bord gauche de la fenêtre. Ces règlessont graduées avec l’unité de mesure sélectionnée dans la commande Préférences… de ce mêmemenu. Sur chaque règle, un trait pointillé repère la position instantanée du pointeur de la sourissur la page.
Mise en page
253© Sage France
La règle verticale comporte des repères de zones qui permettent la mise en page des documents.
Ils sont classés suivant un ordre bien défini et ne peuvent dépasser les autres repères qui lesencadrent.
Pour ajouter un repère de zone, sélectionnez la zone souhaitée dans la commande Ajouter unezone... de ce même menu.
Voir Cette commande est décrite un peu plus loin.
Pour supprimer un repère, superposez-le au repère précédent.
! Nous vous rappelons que les repères doivent toujours être positionnés sur la ligne supérieure ou inférieureselon le cas des champs (objets reprenant une valeur extraite du fichier de données). Un chevauchement dûà un mauvais positionnement entraîne automatiquement une anomalie à l’impression du document. Vouspouvez vérifier la position des repères et vous en inspirer avec un modèle de document fourni avec leprogramme.
Ces repères de zones sont les suivants (ils sont classés dans l’ordre où ils doivent apparaître duhaut jusqu’en bas du document) :
• Page de garde : tout texte, élément, etc. inclus avant ce repère sera imprimé une seule fois audébut du document sur une page unique, quel que soit le nombre de pages.
Exemple
Si vous voulez un grand titre à votre document, placez ce repère après les textes et éléments constituant cetitre.
• Début première page: les informations situées entre ce repère et le précédent s’imprimerontsur le début de la première page uniquement.
Exemple
Sur un bon de livraison du programme Sage Gestion commerciale, vous placerez à cet endroit leschamps des adresses client si vous ne souhaitez pas que cette adresse soit reprise sur chaque page du bonde livraison. De cette façon, seule la première page mentionnera l’adresse du client.
• Début de page suivante : cette règle permet de définir certains objets qui ne s’imprimerontque dans l’en-tête des pages 2 et suivantes des documents. Tous les objets en questiondoivent être inclus entre la règle Début première page et la règle Début pages suivantes.
Exemple
Illustration d’un modèle de mise en page imprimant le titre “ FACTURE ” et l’adresse du client sur lapremière page et l’indication “ Suite ” sur les pages suivantes.
Mise en page
254© Sage France
• Début de page : les informations mentionnées entre ce repère et le précédent s’imprimeronten haut de chaque page imprimée.
Exemple
Vous mentionnerez dans cet espace les titres des colonnes constituant votre document ou encore l’intituléde ce dernier (Facture, Extrait de compte, etc.). De cette façon, ils réapparaîtront sur toutes les pages.
• Report : permet le report des champs mentionnés dans la zone A reporter de la pageprécédente sur toutes les pages sauf la première.
Exemple
Vous voulez reporter d’une page sur l’autre le cumul des mouvements débiteurs extraits d’un fichier duprogramme Sage Comptabilité. Vous allez donc, dans la zone A reporter en bas de la page (voir plus loin)insérer le champ correspondant à cette information. Vous allez également enregistrer ce même champdans la zone délimitée par le présent repère, Report, et le précédent (Début de page). Ainsi, lors del’impression, les cumuls d’une page se reporteront sur la suivante.
• Corps : la zone délimitée entre ce repère et le précédent permet l’affichage des informationsrépétitives sur le document d’impression.
Exemple
Vous voulez créer un état de Sage Comptabilité, donnant la liste des comptes généraux avec leur type, leurnuméro et leur intitulé. Vous allez enregistrer entre ce repère et le précédent une ligne composée des troischamps Type, Numéro et Intitulé. Lors de l’impression, le programme répétera cette ligne autant de foisque nécessaire.
! Les informations contenues dans cette zones sont principalement pour la comptabilité, les écriturescomptables, pour la paie, les rubriques de paie et pour la gestion commerciale, les références article. Nousvous rappelons que l’espace entre ce repère et le précédent détermine l’interlignage.
• A reporter : la zone délimitée par ce repère et le précédent permet de reporter lesinformations contenues après le corps du document.
Mise en page
255© Sage France
! La règle « A reporter » ne peut faire l’objet que d’une seule insertion dans un état. Dans ce cas, la cased’option est inactive.
• Rupture : la zone rend possible l’insertion des ruptures et des cumuls dans l’état. Une listedéroulante non éditable permet de préciser sur quel type d’élément va porter la rupture.
Exemples :
En comptabilité : dans l'état Grand livre des comptes, il est possible d'insérer une rupture sur la"Nature" du compte général.
En Gestion commerciale : dans l'état Analyse statistiques articles, il est possible d'insérer une rupturesur 20 éléments dont « Tiers », « Enuméré de gamme », « Champ rupture : champ statistique ou famillecentralisatrice » ainsi que des cumuls, « Total article », « Total famille », « Total énuméré de gamme »…
! Les ruptures ont un caractère unique pour chaque état. Une fois qu'une rupture a été intégrée, elle n'estplus proposée dans la liste déroulante.
L’ordre des ruptures suit celui défini dans l’état initial. Pour changer l’ordre, il faut d’abord enlever lesruptures existantes puis les réinsérer dans l'état dans l'ordre souhaité.
Voir L’annexe 3 de ce manuel propose la liste des ruptures pour chaque type d’état de chaqueapplication.
• Pied de page : la zone définie entre ce repère et celui qui le précède permet l’affichage desvaleurs cumulées de l’état tout entier quelque soit le nombre de page comme les montantsHT, TVA et TTC d’une facture, le net à payer d’un bulletin ou le total d’un extrait de compte.
Ces informations s'imprimeront à la suite du corps.
Exemple
Vous avez reporté d’une page sur l’autre dans un état de Sage Comptabilité, le cumul des mouvementsdébiteurs et désirez que le cumul général apparaisse en fin de document. Enregistrez dans cette zone lechamp permettant l’affichage des mouvements débiteurs.
! Nous vous rappelons que la position du repère Pied de page par rapport au Corps est primordiale. Lahauteur définie entre ces deux repères est fixe et sera celle que vous obtiendrez à l’impression. Si elle est de2 cm à l’écran, elle sera aussi de 2 cm sur papier.
• Pied de dernière page : la zone définie entre ce repère et le repère Corps permet dementionner des informations :
◊ sur la dernière page uniquement,
◊ immédiatement à la suite du corps, indépendamment du réglage éventuellement faitpour le repère Pied de page.
Exemple
Un document doit mentionner une liste de factures. Sur la dernière page de ce document doit apparaître untotal général immédiatement après la dernière facture. Utilisez ce repère pour définir une telle zone.
Mise en page
256© Sage France
• Bas de page : la zone définie entre ce repère et le précédent permet l’affichage d’informationsqui seront imprimées en bas de chaque page du document. Ce repère correspond au saut depage.
Exemple
Vous voulez ajouter quelques lignes de commentaire en bas de chaque page. Enregistrez-les dans la zonedéfinie par ce repère et le précédent.
! La position du repère Bas de page est primordiale. Plus la hauteur de la zone délimitée par les repères Piedde page, Bas de page et Bas dernière page est importante, moins le programme pourra imprimer de lignesde données dans le corps du document. Cette hauteur est elle aussi fixe. Voir repère précédent.
• Bas dernière page : la zone délimitée par ce repère et le précédent permet l’impression desinformations sur le bas de la dernière page.
• Page de fin : permet de créer une page qui s’affichera en fin de document.
Exemple
Si vous voulez imprimer les coordonnées complètes de votre société, vous pouvez les mentionner au-dessusde ce repère.
! Vous désirez réaliser la mise en page d’une facture sur laquelle l’en-tête a 7 cm de haut et le pied, 5 cm. Ilvous suffit de positionner le repère Début de page à 7 cm du haut du document, puis de positionner lerepère Corps sur la base des champs de type ligne. Enfin, disposez à 5 cm en dessous le repère Bas de page.
Afficher/Masquer les outilsAfficher/Masquer les outilsAfficher/Masquer les outilsAfficher/Masquer les outils
Vue / Afficher/Masquer les outils
Cette commande du menu Vue permet de faire apparaître ou disparaître une fenêtre d’outils demise en page.
Cette commande fait apparaître une fenêtre Outils que vous pouvez déplacer librement à l’écranet qui permet de disposer immédiatement de tous les outils de mise en page par un simple clicdessus, avec le pointeur de la souris. Pour déplacer cette fenêtre, pointez sa barre de titre et faiteglisser.
Les commandes disponibles sont décrites plus loin, dans le menu Outils.
Mise en page
257© Sage France
Afficher/Masquer les motifsAfficher/Masquer les motifsAfficher/Masquer les motifsAfficher/Masquer les motifs
Vue / Afficher/Masquer les motifs
Cette commande du menu Vue permet de faire apparaître ou disparaître une fenêtre de motifs deremplissage des illustrations.
Cette commande n’est pas accessible si aucun document n’est ouvert. Cette fenêtre réagit demanière identique à la fenêtre Outils.
Le motif sélectionné apparaît dans la zone double en haut et à gauche de la fenêtre.
Pour sélectionner celui de votre choix, il suffit de cliquer sur son dessin.
Les motifs s’appliquent uniquement au contenu des formes pleines (dans ce cas le cadre esttoujours noir ou invisible).
Pour appliquer un motif à une forme déjà tracée, il suffit de la sélectionner (des poignées desélection apparaissent) puis de sélectionner le motif souhaité.
Pour tracer avec un motif particulier, le sélectionner avant d’effectuer le tracé.
Le motif blanc donne un blanc couvrant (opaque). Pour obtenir un cadre transparent,sélectionner l’outil qui convient.
Ajouter une zone...Ajouter une zone...Ajouter une zone...Ajouter une zone...
Vue / Ajouter une zone…
Cette commande du menu Vue permet de créer un repère de zone. Elle affiche une fenêtredonnant la liste de toutes les zones possibles.
Mise en page
258© Sage France
Voir Veuillez vous reporter aux explications données plus haut dans le paragraphe Afficher/Masquerles règles pour la description de ces zones.
Les repères de zone apparaissant en estompés correspondent à des repères déjà présents sur ledocument. Dans ce cas, il n’est pas possible de les sélectionner à nouveau.
Préférences…Préférences…Préférences…Préférences…
Vue / Préférences…
Cette commande du menu Vue permet de paramétrer l’unité de mesure utilisée.
Cette commande affiche un petit cadre permettant de choisir l’unité de mesure des règles.
Vous disposez des cinq unités de mesure suivantes (conversions approximatives) :
• Pixel : le pixel est l’élément le plus petit dont se compose un écran de micro-ordinateur ;
• Centimètre (1 cm = 0,4 pouce), valeur par défaut,
• Pouce (1 pouce = 2,54 cm),
• Caractère : correspond à la largeur d’un caractère (les programmes de la gamme Sageimpriment 96 caractères dans la largeur d’un A4),
Mise en page
259© Sage France
• Compressé : correspond à la largeur d’un caractère compressé (les programmes de la gammeSage impriment 136 caractères dans la largeur d’un A4).
Il est possible de changer d’unité de mesure à tout moment. Les règles ainsi que les valeursindiquées par la fenêtre de la commande Afficher les coordonnées reflètent la nouvelle unité.
Premier/Second planPremier/Second planPremier/Second planPremier/Second plan
Vue / Premier/Second plan
Cette commande du menu Vue permet de positionner un élément devant ou derrière un autre.
Ces commandes ne sont actives que si un élément est sélectionné.
L’élément sélectionné passera à l’arrière plan si vous choisissez Second plan. Tout ce qu’ilmasquait en totalité ou en partie apparaît alors devant lui. La même opération, mais en sensinverse, s’effectuera si vous choisissez Premier plan.
Associer/DissocierAssocier/DissocierAssocier/DissocierAssocier/Dissocier
Vue / Associer/Dissocier
Cette commande du menu Vue permet de regrouper ou séparer différents éléments d’undocument.
La commande Associer n’est active que si deux éléments au moins sont sélectionnés à l’écran.
La commande Dissocier n’est active que si un élément au moins est sélectionné à l’écran.
Pour sélectionner plusieurs éléments, appuyez sur la touche MAJ en même temps que vouscliquez sur ceux-ci.
La première commande a pour but de ne faire qu’un seul ensemble de deux éléments ou plus. Cesderniers peuvent être des textes, des figures ou d’autres blocs déjà associés.
Une fois associés, ils forment un seul bloc à l’écran. Lorsque vous sélectionnez un bloc forméd’éléments associés, les poignées de sélection (voir le menu Outils) apparaissent aux limitesextrêmes du bloc.
Il est possible de déplacer un bloc au moyen du pointeur flèche. Il est également possible demodifier la taille d’un bloc. La modification de taille de chacun des éléments composant le blocse fera en proportion de la nouvelle taille du bloc.
La dissociation rend leur autonomie aux éléments primitifs.
Exemple
Vous pouvez ainsi associer un titre se trouvant dans un cadre après l’avoir centré comme indiqué ci-dessous.
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Aligner…/Centrer…Aligner…/Centrer…Aligner…/Centrer…Aligner…/Centrer…
Vue / Aligner…
Vue / Centrer…
Ces commandes du menu Vue permettent de aligner ou centrer des éléments ou des textes les unspar rapport aux autres.
Les six commandes mentionnées dans cette liste ne sont disponibles que lorsque deux élémentsau moins sont sélectionnés dans la fenêtre. Elles se comportent de la façon suivante :
• Aligner à gauche : aligne les éléments sélectionnés sur le bord gauche de l’élément le plus àgauche ;
• Aligner à droite : aligne les éléments sélectionnés sur le bord droit de l’élément le plus àdroite ;
• Aligner en haut : aligne les éléments sélectionnés sur le bord supérieur de l’élément le plusen haut ;
• Aligner en bas : aligne les éléments sélectionnés sur le bord inférieur de l’élément le plus enbas ;
• Centrage horizontal : aligne les éléments sélectionnés sur l’axe médian correspondant aubord gauche de l’élément le plus à gauche et au bord droit de l’élément le plus à droite ;
• Centrage vertical : aligne les éléments sélectionnés sur l’axe médian correspondant au bordsupérieur de l’élément le plus haut et au bord inférieur de l’élément le plus bas.
Les deux dernières commandes seront particulièrement utiles pour centrer un texte ou un champà l’intérieur d’un cadre. Il suffit dans ce cas de tracer le cadre, de saisir le texte à l’intérieur de cecadre ou d’insérer le champ (cela est décrit plus loin), de sélectionner les deux éléments (cadre ettexte ou champ) et de lancer successivement les deux commandes de centrage. Le cadre ne bougepas mais le texte ou le champ se placent exactement au centre.
! Rappelons que la multi-sélections s’effectue à l’aide du pointeur flèche soit en cliquant sur tous leséléments à sélectionner en même temps que vous appuyez sur une touche MAJ, soit en enserrant tous leséléments à sélectionner dans un rectangle de sélection.
! Ne confondez pas alignement/centrage des éléments et/ou des textes avec alignement/centrage descaractères d’un texte. Ces derniers sont obtenus à partir des commandes du menu Caractères.
Liste des fenêtres ouvertesListe des fenêtres ouvertesListe des fenêtres ouvertesListe des fenêtres ouvertes
Le bas du menu Vue est occupée par la liste des fenêtres ouvertes simultanément sur l’écran dumicro-ordinateur (cinq au maximum). Celle qui est active est marquée d’une “coche” (✔ ). Pourrendre active celle de votre choix, sélectionnez son nom.
Mise en page
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Menu Caractères
Cette liste donne accès aux commandes suivantes :
• style des textes,
• alignement des textes,
• la liste des polices de caractères installées sur votre ordinateur,
• le style des caractères,
• la taille des caractères.
Cette liste n’est pas accessible si aucun document n’est ouvert à l’écran.
Style des caractèresStyle des caractèresStyle des caractèresStyle des caractères
Caractères / Style des caractères
Cette commande du menu Caractères permet de paramétrer l’apparence des caractères utilisés.
Sélectionner une ou plusieurs des commandes mentionnées à la suite des tailles (sauf Standard)pour modifier le style des caractères utilisés dans un texte ou un champ :
• Normal pour redonner à des caractères déjà stylisés leur aspect “de base” ; ce style est celuiproposé par défaut ;
• Gras pour obtenir des caractères gras,
• Italique pour obtenir des caractères italiques,
• Souligné pour obtenir des caractères soulignés,
• Barré pour obtenir des caractères barrés.
! Si une ou plusieurs zones de texte ou/et champs sont sélectionnés au moment de l’ouverture de cette liste,une “coche” indique le style des caractères utilisé pour le premier qui a été sélectionné.
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Cadrage du texteCadrage du texteCadrage du texteCadrage du texte
Caractères / Cadrage du texte
Cette commande du menu Caractères permet d’aligner le texte selon vos préférences. Les troisdernières commandes du menu permettent de préciser la façon dont le contenu d’un champs’imprimera à l’intérieur de la zone qui lui est réservée :
• Cadré à droite : le texte s’alignera sur le bord droit de la zone ;
• Cadré à gauche : le texte s’alignera sur le bord gauche de la zone ; c’est la valeur proposéepar défaut ;
• Centré : le texte est centré dans la zone.
! Si une ou plusieurs zones de texte ou/et champs sont sélectionnés au moment de l’ouverture de cette liste,une “coche” indique l’alignement utilisé pour le premier qui a été sélectionné.
Ces commandes peuvent être utilisées au moment de la saisie ou après sélection d’un texte saisi.
Polices…Polices…Polices…Polices…
Caractères / Polices…
Cette commande du menu Caractères permet de paramétrer les polices de caractères.
Les valeurs affichées dans la fenêtre de dialogue correspondent à la police de caractères del’élément sélectionné. Vous pouvez en modifier le style et la taille ainsi que la couleur ou bienchoisir une autre police de caractères.
Le bouton Aide disposé à droite de la barre de titre donne des informations sur la fenêtre.
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Menu Outils
Ce menu donne accès aux outils permettant la mise en page d’un document.
Ce menu est inaccessible tant qu’un fichier n’est pas ouvert. Il permet de sélectionner à partird’un menu, les principaux outils disponibles dans la fenêtre Outils ouverte par la commandeAfficher les outils du menu Vue.
Il donne accès à toutes les commandes permettant le traçage des formes, l’insertion de champs, lasaisie de textes invariables.
Nous détaillons les zones de cette liste dans la seconde partie de ce chapitre.
Principes de mise en pagePrincipes de mise en pagePrincipes de mise en pagePrincipes de mise en page
Grâce aux outils proposés dans le présent menu, la mise en page d’un document est très simple.Vous pouvez vous inspirer des documents fournis avec le programme et même les modifier aubesoin. Assurez-vous, avant toute modification de ne pas travailler sur les originaux que vouspourrez ainsi réutiliser autant de fois que vous le voudrez.
Pour faire une copie d’un document original, vous pouvez soit utiliser les commandes del'Explorateur de Windows, soit ouvrir le document avec le présent programme et l’enregistrerimmédiatement sous un autre nom avec la commande Enregistrer sous… du menu Fichier.Cette opération n’affecte absolument pas le fichier original.
La première chose à faire est d’enregistrer le format du papier dans la commande Formatd’impression… du menu Fichier.
Il est bon également, car ceci peut avoir de l’influence sur les aperçus avant impression, desélectionner dans la même commande l’imprimante qui sera utilisée pour imprimer le document.
Mise en page
264© Sage France
! Il est souvent plus facile de travailler avec l’unité Caractères (commande Préférences… du menu Vue).
Il vous est ensuite conseillé d’afficher les règles de façon à disposer convenablement les repères demise en page. Une fois placés, les traits correspondant aux repères de mise en page restent àl’écran même si vous masquez les règles. Vous n’aurez toutefois plus leur “légende”. Rappelez-vous que les dimensions de la zone d’impression (que vous venez de paramétrer), apparaissentsous la forme de traits pointillés horizontaux et verticaux qu’il ne faut en aucun cas dépasser saufsi vous voulez créer un effet de “fond perdu” sur votre document.
Nous vous conseillons de vous reporter au paragraphe qui traite des repères de zones pour savoircomment les disposer. La bonne disposition des repères est primordiale pour que le programmeimprime les bonnes valeurs aux bons endroits. En particulier, les zones de report doivent êtredéfinies avec soin si votre document présente des ruptures et doit afficher des cumulsintermédiaires.
Ces travaux préliminaires étant terminés, il vous restera alors à disposer le contenu de votredocument.
S’il doit être imprimé sur du papier pré-imprimé, vous n’aurez que les champs à disposer auxendroits convenables. Vous pouvez paramétrer les polices de caractères utilisées lors del’impression du contenu de ces champs ainsi que leur taille et leur apparence (gras, souligné, etc.).
La grille de mise en page pourra vous être utile pour respecter la disposition du pré-imprimé.
S’il doit être imprimé sur du papier blanc, vous pouvez utiliser toutes les possibilités deprésentation, traits, filets, cadres, motifs, etc. en plus des champs. Les commandesassocier/dissocier, premier plan/arrière plan, vous permettront de mettre en avant les zones surlesquelles vous voulez mettre l’accent.
L’ordre de saisie (illustrations, traits, champs) est laissé à l’initiative de l’utilisateur, aucuneméthode ne prévalant sur une autre. Si vous voulez faire apparaître les contenus des champs surdes zones tramées, il est toutefois plus pratique de tracer le cadre et les motifs avant d’insérer leschamps.
Outils de mise en pageOutils de mise en pageOutils de mise en pageOutils de mise en page
Les commandes du menu Outils sont détaillés de gauche à droite et de haut en bas par rapport àla fenêtre Outils (voir la commande Afficher les outils du menu Vue).
Mise en page
265© Sage France
Outil SélectionOutil SélectionOutil SélectionOutil Sélection
Il transforme le pointeur de la souris en pointeur flèche. Celui-ci permet de sélectionner un ouplusieurs éléments (soit par MAJ + clic, soit en traçant une zone englobant tous les éléments àsélectionner). Il permet également de déplacer les éléments sur l’écran.
Une zone sélectionnée s’entoure de “poignées”, petits carrés permettant de modifieréventuellement sa taille. Voir plus loin.
Epaisseur des filetsEpaisseur des filetsEpaisseur des filetsEpaisseur des filets
Cette zone permet de sélectionner l’épaisseur des traits qui forment les traits seuls, lescadres ou les ellipses. Il suffit de cliquer sur la largeur souhaitée. Deux petits triangles indiquentl’épaisseur sélectionnée.
Si un trait ou une figure est sélectionnée, les triangles indiquent l’épaisseur de trait utilisée.Cliquer sur une autre épaisseur modifiera celle de la figure.
Le filet pointillé est invisible et doit être essentiellement utilisé pour les figures dont on ne veutpas voir le cadre.
Outil LigneOutil LigneOutil LigneOutil Ligne
Il sert au traçage de traits rectilignes. Leur épaisseur est déterminée dans le menu Outils.Quand ils sont sélectionnés, une poignée apparaît à chaque extrémité.
Vous pouvez cliquer sur une des poignées pour modifier la longueur ou la direction du trait.
Outil Zone VariableOutil Zone VariableOutil Zone VariableOutil Zone Variable
Il permet de tracer une zone (un champ) dans laquelle viendront s’imprimer des valeursextraites des fichiers de la gamme Sage.
Après avoir cliqué sur cet outil, le pointeur se transforme en une croix qui vous permet de tracersur la page l’emplacement où le contenu du champ doit apparaître.
Placez le centre de la croix à l’un des angles de l’emplacement où doit apparaître le champ,maintenez le bouton de la souris enfoncé jusqu’à ce que la croix atteigne l’extrémitédiagonalement opposée du champ.
Pendant toute cette opération, un cadre en pointillés indique les dimensions atteintes par lechamp.
! Il est possible d’utiliser la commande Afficher les coordonnées pour paramétrer la position et ladimension des champs avec précision.
Lorsque vous relâchez le bouton, une zone de dialogue intitulée Description apparaît à l’écranpour vous permettre d’enregistrer les caractéristiques du champ.
Mise en page
266© Sage France
! Cette fenêtre de paramétrage apparaît également si vous cliquez deux fois sur un champ déjà enregistré.
Bouton OK
Permet de valider les différentes informations enregistrées.
Bouton Annuler
Deux cas peuvent se présenter lors de l’utilisation de ce bouton :
• vous venez de tracer un champ : il n’est pas enregistré ;
• vous avez fait un double-clic sur un champ existant : les modifications éventuellementapportées ne sont pas enregistrées.
Bouton Supprimer
Il permet la suppression du format sélectionné.
Bouton Ajouter
Permet d’ajouter un format à la liste. Pour ajouter un format, il faut en sélectionner un qui existedéjà, le modifier puis cliquer sur ce bouton.
Fichier
Cette zone à liste déroulante permet de sélectionner le fichier dont est extraite l’information quele champ doit mentionner.
Champs
Lorsqu’un fichier est sélectionné, la liste de ses Champs apparaît dans une zone à liste déroulantequi permet leur sélection.
Format
Après sélection d’un fichier et d’un champ, vous pouvez attribuer un Format d’affichage aucontenu du champ soit en cliquant sur un des formats prédéterminés de la colonne de ce nom,
Mise en page
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soit en enregistrant un nouveau dans la zone en dessous de cette liste puis en cliquant sur lebouton Ajouter.
Le format standard est celui utilisé par défaut dans le fichier (numérique ou alphanumérique).
La création d’un nouveau format s’effectue toujours à partir de la modification d’un formatexistant (sauf le format standard). Après paramétrage du nouveau format, cliquez sur le boutonAjouter.
Si le champ est numérique, vous pouvez créer un nouveau format :
• un 0 forcera l’affichage de ce caractère si la valeur du champ ne présente aucun chiffresignificatif à cette position,
• un # n’affichera rien s’il ne correspond pas à un chiffre significatif,
• tous les caractères peuvent être utilisés dans un format ;
• pour un champ contenant du texte, le format doit être Standard,
• les dates doivent être formatées de la façon suivante : jj indiquera le jour, mm la valeurnumérique du mois et aa celle de l’année ; des séparateurs peuvent être intercalés.
Exemple
# ###,## représente un chiffre pouvant être décimal comportant une virgule pour séparateur décimal et unespace comme séparateur de milliers ;
0,00 représente un chiffre qui doit toujours s’afficher comme un nombre décimal, les chiffres après lavirgule étant remplacés par des zéros s’ils sont absents ;
jj/mm/aa représente une date affichée sous forme numérique (un ou deux chiffres par valeur) avec unebarre oblique séparant chaque élément.
Lorsqu’un champ est tracé, il présente toujours, des traits horizontaux, permettant d’obtenir lenombre de lignes qui apparaîtront sur l’état final. L’espacement des traits varie en fonction de lapolice et de la taille des caractères utilisés.
! Si vous donnez une taille trop petite à un champ, le programme n’affichera pas ses références.
Vous pouvez remplir le champ avec le motif de votre choix lorsqu’il est sélectionné.
! Le champ apparaîtra par défaut complètement noir puisque c’est ce motif qui est proposésystématiquement. Pour vous permettre de consulter les références du champ, choisissez le motif blanc.
Vous pouvez, après sélection d’un champ, choisir le type de caractères, leur taille, leur alignementet leur style dans les menus Caractères.
Déplacer un champ
Sélectionnez-le, cliquez en son centre avec le pointeur flèche et faites-le glisser. Vous pouvezégalement utiliser les flèches de déplacement du clavier.
Modifier la taille d’un champ
Sélectionnez-le, cliquez sur une des poignées et faites glisser dans le sens voulu.
Mise en page
268© Sage France
Supprimer un champ
Il suffit de le sélectionner et de le couper (commande Couper du menu Edition) ou bien depresser la touche RET. ARR.. Dans ce dernier cas, la récupération du champ est impossible.
Il est également possible de copier un champ. La copie et la modification des références sont lameilleure façon pour disposer des champs de dimensions identiques. Un même champ peut êtrementionné un nombre de fois illimité à l’intérieur d’un même document.
Numéro de champ
Cette zone, située en dessous des deux précédentes, devient active lorsque certains champs sontsélectionnés.
Vous devez y enregistrer non pas le libellé du champ mais son numéro d’ordre dans la liste desvaleurs du champ. Ce numéro d’ordre sera mentionné entre crochets dans les références duchamp.
Exemple
Vous avez enregistré trois exercices 1996, 1997 et 1998 dans votre fichier comptable. Vous voulez que ledocument mentionne les dates limites de l’exercice 1996. Tapez le numéro d’ordre de cet exercice, c’est-à-dire 1.
Outils RectanglesOutils RectanglesOutils RectanglesOutils Rectangles
Rectangle vide
Cet outil permet de tracer un rectangle transparent. Placez le pointeur (en forme de croix) àl’un des angles, cliquez et tirez jusqu’à la position de l’angle diamétralement opposé.
L’épaisseur du trait dépend de celle enregistrée dans le menu Outils. Le motif du trait dépend decelui sélectionné dans la fenêtre Motifs.
Vous pouvez utiliser la commande Afficher les coordonnées pour positionner le rectangle avecprécision. En particulier, un carré sera obtenu lorsque hauteur et largeur du dessin seront égales.
Rectangle plein
Permet de tracer un rectangle contenant le motif sélectionné. Le cadre est noir par défaut etde l’épaisseur sélectionnée dans le menu Outils.
Outil Couleur du traitOutil Couleur du traitOutil Couleur du traitOutil Couleur du trait
Il permet de modifier la couleur du trait de différentes zones.
Voir Les explications données ci-dessous sur la gestion des couleurs.
Mise en page
269© Sage France
Outils Rectangle arrondiOutils Rectangle arrondiOutils Rectangle arrondiOutils Rectangle arrondi
Rectangle arrondi vide ou Rectangle plein
Ces deux outils se comportent exactement comme l’outil Rectangles.
Outil Couleur du fond Outil Couleur du fond Outil Couleur du fond Outil Couleur du fond
Il permet de modifier la couleur de fond d’une zone variable.
Voir Les explications données ci-dessous sur la gestion des couleurs.
Outil TexteOutil TexteOutil TexteOutil Texte
Cet outil permet d’insérer des textes fixes, avec les polices formatées à l’aide des commandesdu menu Caractères. Pour taper un texte de plusieurs lignes, vous pouvez presser la toucheENTREE. Le point d’insertion vient alors se placer à la ligne suivante sous le point de départ dutexte.
Pour changer l’aspect (police, corps, etc.) d’un texte déjà saisi, il suffit de le sélectionner avecl’outil Sélection et de lancer la commande Polices… du menu Caractères.
Outils OvalesOutils OvalesOutils OvalesOutils Ovales
Ovale vide ou plein
Ces deux outils permettent de tracer des ellipses ou des cercles.
La sélection d’une ellipse déjà tracée fait apparaître des poignées aux quatre coins. Déplacer cespoignées modifie le grand ou le petit axe de l’ellipse.
Ce sont ces deux valeurs qu’affiche la commande Afficher les coordonnées du menu Vue. Pourtracer un cercle, il suffit que ces deux dimensions soient égales.
Si deux épaisseurs de traits sont sélectionnées, le changement d’épaisseur se fait de manièreprogressive.
Comme pour les rectangles, l’ovale vide est dessinée avec le motif sélectionné tandis que lecontour de l’ovale plein est en noir par défaut.
Mise en page
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Gestion des objets calculésGestion des objets calculésGestion des objets calculésGestion des objets calculés
La gestion des objets calculés permet la saisie d’un mode de calcul pour gérer des champssupplémentaires dans la mise en page. Ces champs sont calculés puis imprimés.
Création de l’objet calculéCréation de l’objet calculéCréation de l’objet calculéCréation de l’objet calculé
La création d’un objet calculé s’effectue par la sélection du nouvel outil dans la palette desoutils ou en sélectionnant la commande Objet calculé du menu Outils.
Description de l’objet calculéDescription de l’objet calculéDescription de l’objet calculéDescription de l’objet calculé
L’ensemble des paramètres de l’objet calculé sont définis dans la fenêtre suivante :
Intitulé
Permet de décrire brièvement l’utilité de l’objet calculé.
Type
Permet de définir la nature du résultat.
Mise en page
271© Sage France
Le type permet de :
• Vérifier la cohérence de la formule de calcul saisie. En cas d’incohérence, le programmeaffiche le message d’erreur suivant et refuse d’enregistrer la formule.
« Le résultat de la formule n’est pas du type attendu ! OK »
• Imprimer la valeur avec le format adéquat
◊ Texte (Défaut) : pas de format adéquat ;
◊ Valeur : impression de 0 à 4 décimales si utilisation du format standard ;
◊ Montant : impression au format Montant de l’application si utilisation du formatstandard ;
◊ Quantité : impression au format Quantité si utilisation du format standard ;
◊ Date : impression au format JJ/MM/AA si utilisation du format standard.
Fonction
La liste déroulante Fonction propose la liste des fonctions utilisables (Si, Alors, Sinon…). Lasélection d’une fonction entraîne automatiquement son affichage dans l’édit de la formule decalcul.
Nous présentons ci-après les fonctions offertes dans l’ordre alphabétique de leur désignation etnon dans l’ordre où elles apparaissent dans la liste déroulante.
Nous avons émaillé ces explications d’exemples afin que les descriptions soient plus « parlantes ».
Nous renvoyons le lecteur au fichier CYCLE.EXP qui propose un certain nombre de paramétragesdont il pourra s’inspirer dans la rédaction de ses propres scripts.
Alerte (message)
Cette fonction permet d’afficher un message d’alerte. Le message d’alerte doit être saisi entreguillemets s’il n’est pas tiré d’un champs ou d’une variable.
Exemple
La formule suivant détecte les pièces qui ont des numéros et des références en double :
Si IdentiquePiece ( ) Ou IdentiqueRefPiece ( ) Alors
Alerte (EC_Piece + « en double ! »)
FinSi
Affiche un message d’alerte si l’une des conditions est remplie c’est à dire si les écritures comportent lemême numéro ou la même référence. Le message d’alerte qui s’affiche reprend le numéro et la référencepièce et y ajoute un commentaire.
! Un contrôle utilisant cette fonction doit être affecté à un modèle de mise en page pour qu’il puisse êtrelancé. Ce modèle de mise en page peut ne pas être paramétré si le contrôle ne sert qu’à générer un messaged’alerte.
Mise en page
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Si la formule détecte 100 comptes ou 100 écritures, le message d’alerte s’affichera 100 fois.Cliquez sur le bouton [Annuler] de la fenêtre de l’alerte pour stopper cet affichage.
Alors
Voir La fonction Si…Alors…Sinon…Finsi.
Année
Permet d’extraire l’année d’une date.
Exemple
La formule suivante
Valeur3 = Annee (EC_Date)
Affecte l’année de l’écriture à la variable Valeur3 et permettra de l’imprimer dans l’état du contrôle.
Arrondi (Valeur ;Nbre décimales)
Cette fonction arrondit une valeur à un nombre de décimales fixé par Nb decimales.
Exemple
La formule
Arrondi = Arrondi (CT_Solde ;0)
Affecte à la variable Arrondi la partie entière du solde du compte de tiers.
Autre
Voir La fonction Suivant…Autre…FinSuivant.
CDText (Date)
Permet de convertir une date en texte afin de l’insérer dans un commentaire ou d’en extraire desinformations par l’intermédiaire de fonctions qui ne traitent que des chaînes textes.
! Cette fonction traite des dates coutres au format JJMMAAAA. La fonction suivante fait la mêmeconversion mais sur les dates longues JJMMAAAA.
Exemple
Voir l’exemple donné pour la fonction Droite.
CDLText (Date longue)
Cette fonction est similaire à la précédente sauf qu’elle traite de dates longues au formatJJMMAAA.
Commentaire
Cette fonction permet d’insérer un commentaire dans l’état imprimé du contrôle. Cecommentaire, comme tout texte, doit être saisi entre guillemets.
Mise en page
273© Sage France
Exemple
La formule
Si (CT_SoldeDeb > 0) Et (CT_TupeFou Ou CT_TypeSal) Alors
Commentaire = « Compte normalement créditeur »
Sinon
Si (CT_SoldeCred > 0) Et CT_TypeCli Alors
Commentaire = « Compte normalement débiteur »
Sinon
Resultat = Faux
FinSi
FinSi
Permet de signaler les comptes salariés ou fournisseurs qui trouveraient débiteurs ainsi que les comptesclients qui se trouveraient créditeurs en insérant sur leur ligne lors de l’impression de l’état de contrôle uncommentaire précisant l’anomalie observée.
! Nous attirons l’attention du lecteur sur la différence de paramétrage entre la fonction Alerte et la fonctionCommentaire.
CVDate (Texte)
Cette fonction convertit un texte en date (à condition que le texte s’y prête).
! Il s’agit dans ce cas de dates courtes JJMMAA. Pour les dates longues, utilisez la fonction CVLDate.
CVLDate (Texte)
Cette fonction est identique à CVDate mais la date qui en résulte est de la forme JJMMAAAA.
! Comme pour la précédente, il est nécessaire que le texte à convertir corresponde à une date.
CVNum (Texte)
Cette fonction permet de convertir un texte en nombre si son format le permet.
CVText (Valeur)
Cette fonction permet de convertir un nombre en texte pour pouvoir en utiliser le résultat dansune fonction ne traitant que les textes (Droite, Gauche ou Milieu par exemple).
Date (jj ;mm ;aa)
Cette fonction permet de générer une date.
Mise en page
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Exemple
La formule suivante permet d’extraire tous les comptes généraux qui ont reçu une écriture le01/05/00 et après.
Si CG_DateDer >= Date (1 ; 5 ; 00) Alors
Commentaire = « Compte utilisé après le 1er mai 2000 »
FinSi
DateJour()
Récupère la date système (date du micro-ordinateur) et permet de l’insérer dans une formule. Lesparentèses doivent rester vides.
Exemple
La formule suivante permet d’extraire les écritures clients non lettrées ayant une échéance dépassée de plusde 30 jours par rapport à la date du jour.
Si EC_Echeance <> Date (0 ; 0 ; 0 ;) Alors
Valeur1 = NbreJour (DateJour () ; EC_Echeance) ;
Si (((EC_Echeance < DateJour ()) Et (Valeur1 > 30)) Et CT_TypeCli) EtEC_NonLettre Alors
Resultat = Vrai
FinSi
FinSi
La formule recherche d’abord toutes les écritures possédant une date d’échéance.
Ensuite elle affecte à la variable Valeur1 le nombre de jours entre la date d’échéance et le jour actuel.Cette information pourra être imprimée dans l’état.
Puis elle détermine que la date d’échéance de l’écriture est bien inférieure à la date du jour, que l’échéanceest dépassée de plus de 30 jours, que l’écriture concerne bien un client et qu’elle n’est pas lettrée. Dans cecas, elle la sélectionne pour impression dans l’état de contrôle.
Droite (Texte ; Nombre)
Extrait le nombre de caractères Nombre qui se trouve à la droite de Texte.
Exemple
La formule suivante
An = CVNum (Droite(CDText(EC_Date) ; 2))
Affectera le résultat 99 à la variable An si la date de l’écriture était 15/11/99. La fonction Droite nepouvant porter que sur des textes, il est donc nécessaire de transformer la date conservée dans le fichier entexte pour pouvoir ensuite opérer la sélection. Ensuite, cette valeur texte est à nouveau transformée envaleur numérique pour pouvoir être stockée dans la variable An.
Mise en page
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! Ce calcul aura été fait plus simplement en utilisant la fonction Annee().
Et
Toutes les conditions reliées par cet opérateur doivent être vraies pour que l’ensemble soitconsidéré comme vrai.
La formulation est (Test 1) Et (Test 2)
Exemple
La formule suivante combine des opérateurs Et et Ou. Elle est tirée du contrôle comptable Comptesgénéraux non utilisés qui permet d’imprimer la liste des comptes généraux qui n’ont pas étémouvementés sur l’exercice N ou sur l’exercice N-1. Ce contrôle est identique Comptes tiers non utilisésqui fait la même recherche sur les comptes de tiers.
Si ((CG_MouvN_1 = Vrai) Et (CGMouvN = Faux)) Ou ((CG_MouvN_1 = Faux) Et(CG_MouvN = Vrai)) Alors
Resultat = Vrai
FinSi
Faux
Valeur logique booléenne qui, si elle est appliquée à la fonction Resultat n’entraînera pas lasélection des comptes correspondant à la formule.
Exemple
La formule suivante permet d’extraire tous les comptes dont la nature est différente de Client ouFournisseur. :
Si CG_NatCli ou CG_NatFou Alors
Resultat = Faux
FinSi
FinSi
Voir La fonction Si…Alors…Sinon…FinSi
Fin suivant
Voir La fonction Suivant…Autre…FinSuivant
Gauche (Texte ;Nombre)
Cette fonction extrait le Nombre de caractères qui se trouve à la gauche de Texte.
Exemple
La formule suivante permet d’extraire les écritures concernant les cadeaux à la clientèle.
Mise en page
276© Sage France
Si (Gauche (CG_Num ; 4) = « 6234 ») Et (EC_Quantite <> 0) Alors
Si EC_MontantDeb / EC_Quantite * 1,206 > 200 Alors
Resultat = Vrai ;
Valeur1 = EC_MontantDeb / EC_Quantite
FinSi
FinSi
Le programme extrait les écritures des comptes dont la racine est 6234 (Cadeaux à la clientèle) et dont laquantité est différente de zéro puis calcule la valeur unitaire TTC du débit. Si celle-ci excède 20 F,l’écriture correspondante est extraite et la valeur du cadeau est affectée à la variable Valeur1 quipermettra de mentionner dans l’état imprimé.
! Cet exemple n’est valable que si la saisie de la quantité a été faite.
IdentiquePiece()
Cette fonction permet de déterminer si deux lignes d’écritures ou plus ont des numéros de pièce,des montants, des dates d’écritures et des libellés identiques. Les parenthèses doivent rester vide.
! Cette fonction ne s’applique qu’au fichier des écritures
Exemple
Cet exemple est tiré du contrôle Recherche des doublons
Si IdentiquePiece() Ou IdentiqueRefPiece() Alors
Resultat = Vrai
FinSi
Si le contrôle constate que des lignes sont identiques, il affecte la valeur Vrai à Resultat et les lignes sontimprimées dans l’état.
IdentiqueRefPiece()
Cette fonction permet de déterminer si deux lignes d’écritures ou plus ont des références pièces,des montants, des dates d’écritures et des libellés identiques. Les parenthèses doivent rester vides.
! Cette fonction ne s’applique qu’au fichier des écritures
Exemple
Voir L’exemple donné pour la fonction IdentiquePiece
Jour(Date)
Permet d’extraire le jour d’une date.
Mise en page
277© Sage France
Exemple
La formule
Jour(EC_Date)
Extrait le jour de la date de l’écriture.
Longueur(Texte)
Renvoie la longueur d’un texte. Cette fonction est utile dans l’extraction de portions de texte aumoyen de la fonction Milieu.
Exemple
Cette formule extrait toutes les écritures dont le libellé fait plus de 20 caractères et commence par le mot« Electricité » :
Si (Longueur(EC_Libelle) > 20) Et (Gauche(EC_Libelle ;11) = « Electricité »)Alors
Resultat = Vrai
FinSi
Milieu(Texte ;Ind ;Len)
Cette fonction extrait d’un Texte le nombre de caractères défini par Len à partir de la positionInd.
Exemple
Edition des comptes de tiers dont le numéro possède un « A » en deuxième position :
Si Milieu(CT_Num ;2 ; 1) = « A » Alors
Resultat = Vrai
FinSi
Mois(Date)
Permet d’extraire le mois d’une date.
Exemple
Voir L’exemple donné pour la fonction Jour, elle est tout à fait similaire.
NbreAnnee(DateDebut ;DateFin)
Calcule le nombre d’années qui sépare deux dates.
Exemple
Voir L’exemple donné pour la fonction NbreJour. Le principe est strictement le même.
Mise en page
278© Sage France
NbreJour (DateDebut ;DateFin)
Calcule le nombre de jours qui sépare deux dates
Exemple
Voir L’exemple donné pour la fonction DateJour.
NbreMois(DateDebut ;DateFin)
Calcule le nombre de mois qui sépare deux dates. Le principe est strictement le même.
Exemple
Voir l’exemple donné pour la fonction NbreJour. Le principe est strictement le même.
Non
Prend le contraire de la proposition qui suit.
Exemple
La formule suivante
Si Non (Droite(CDText(EC_Date) ;2) = « 99 ») Alors
Resultat = Vrai
FinSi
Extrait les écritures qui n’appartiennent pas à l’exercice 1999. La date est d’abord convertie en texte pourque la fonction Droite puisse opérer.
Numerotation()
Informe d’une rupture dans la numérotation des pièces. Les parenthèses doivent rester vides.
! Cette fonction n’est utilisable que dans le cadre du fichier Ecritures.
Exemple
L’exemple qui suit est le paramétrage du contrôle Continuité de la numérotation :
Si Numerotation() Alors
Resultat = Vrai
FinSi
Si le programme constate une absence de continuité dans les numéros (manques), la fonctionNumerotation() renvoie la valeur Faux.
Ou
L’une des conditions reliées par cet opérateur booléen doit ^petre vraie pour que l’ensemble soitconsidéré comme vrai.
La formulation est : (Test1) Ou (Test2).
Mise en page
279© Sage France
Exemple
Afficher les écritures lettrées totalement ou partiellement et comportant un client :
Si CT_TypeCli Et (EC_LettreTot Ou EC_LettrePart) Alors
Resultat = Vrai
FinSi
PartEnt(Valeur)
Cette fonction extrait la partie entière d’une valeur.
Exemple
La formule suivante
Valeur1 = PartEnt (CT_Solde)
Affectera la valeur 1852 à la variable Valeur1 si le solde du compte de tiers est 1852,07.
Resultat
Cette fonction permet d’affecter un résultat à la formule du contrôle. Si ce résultat prend la valeurVrai, les comptes ou les écritures correspondantes seront extraites des fichiers et imprimées dansl’état. Elles ne le seront pas dans le cas contraire.
Exemple
Voir Tous les autres exemples permettant des sélections de comptes ou d’écritures.
Si…Alors…Sinon…FinSi
Instruction conditionnelle qui permet de faire des tests de la forme. Si condition Alors Valeur sicondition vraie Sinon Valeur si condition fausse FinSi.
Des instructions Si…FinSi peuvent être imbriquées en nombre limité seulement par le nombre decaractères admis par la zone de saisie de la formule. A chaque Si doit correspondre un FinSi.
L’instruction Sinon peut être omise.
Il est parfois plus simple d’utiliser l’instruction conditionnelle Suivant…Autre…FinSuivantdécrite ci-après.
Exemple
Les exemples précédents sont émaillés de nombreuses instructions conditionnelles. Nous vous proposonsune autre formule qui extrait les comptes généraux dont le solde n’est pas nul :
Si CG_Solde <> 0 Alors
Resultat = Vrai
Sinon
Resultat = Faux
FinSi
Mise en page
280© Sage France
! Après saisie, le programme met automatiquement en forme les instructions de cette fonction en lesprésentant décalées.
Suivant…Autre…FinSuivant
Cette fonction permet d’effectuer des tests et d’exécuter des instructions de manière automatique.Elle permet de remplacer les instructions conditionnelles Si…Alors…Sinon…FinSi à imbricationsmultiples et de simplifier la syntaxe.
! Dans les exemples donnés dans ce chapitre, nous avons essentiellement utilisé l’instruction conditionnelleSi car elle est d’une compréhension plus immédiate.
La syntaxe de cette fonction est la suivante :
Suivant
Condition : { Instruction ; Instruction ; …} ;
Condition : { Instruction ; Instruction ; …} ;
Condition : { Instruction ; Instruction ; …} ;
… ;
Autre : { Instruction ; Instruction ; …}
FinSuivant
Le déroulement est le suivant :
• On affecte une valeur de comparaison à une variable ;
• On compare cette variable à une valeur donnée ;
• Si la comparaison est vérifiée, la ou les instructions qui suivent sont réalisées et la fonctions’arrête ;
• Si la comparaison n’est pas vérifiée, la fonction se poursuit par une autre comparaison (s’il yen a) ;
• Si la comparaison n’est pas du tout vérifiée, on applique une ou plusieurs dernièresinstructions.
Nous attirons votre attention sur la syntaxe de cette fonction :
• Les tests conditionnels sont suivis du caractères deux points (:) ;
• Les instructions à réaliser sont incluses entre des accolades ({} ) et sont séparées par des pointsvirgules ( ; ) ;
• L’instruction Autre est également suivie du caractère deux points (:).
! Pour insérer des accolades utilisez les combinaisons de touches OPTION + (sur Macintosh) et ALT GR +’et ALT GR (sur Windows)
Mise en page
281© Sage France
Le nombre d’instructions entre accolades n’est pas limité à condition de les séparer par des pointsvirgules ( ; ).
Les tests de condition peuvent employer tous les opérateurs relationnels (=, <, >, <>) à l’exceptiondes parenthèses.
L’instruction Autre peut être omise si elle n’a pas d’utilité.
Exemple
Soit la formule suivante :
Classe = Gauche (CG_Num ;1) ;
Suivant
Classe = « 6 » : {Commentaire = « Compte de charge » } ;
Classe = « 7 » : {Commentaire = « Compte de charge » } ;
Autre : {Commentaire = « Autre compte » }
FinSuivant
La première partie de la formule affecte à la variable Classe le premier caractère du compte.
La fonction Suivant…FinSuivant modifie le contenu du commentaire en fonction de la classe du comptelu.
Valeur1 à Valeur10
Ces variables peuvent se voir affecter une valeur fixe ou le résultat d’une formule. Les valeursstockées par ces variables sont toujours numériques.
Chacune d’elles correspond à un objet de mise en page et leur valeur peut donc être impriméedans l’état du contrôle.
! Rappelons que les formules peuvent comporter des variables en nombre illimité mais que ces variables neservent que dans la formule et ne peuvent être éditées sauf si on les affecte à une des valeurs définies ici.
Vrai
Valeur logique booléenne. Appliquée à la fonction Resultat, elle entraînera la sélection descomptes ou des écritures qui correspondent à la formule.
Fichier
Propose la liste des fichiers de mise en page gérés par l’application (Comptabilité, Gestioncommerciale…). Le contenu est différent selon le type de l’application.
Voir Le chapitre Fichiers et champs de la mise en page des annexes du manuel de référence del’application concernée.
Mise en page
282© Sage France
Champ
Affiche la liste des champs du fichier sélectionné dans le menu local adjacent (en l’occurrence lemenu local Fichier).
Le contenu de cette liste est différent selon le type de l’application. La sélection d’une fonctiondans ce menu entraîne automatiquement son affichage dans l’édit de la formule de calcul.
Voir Le chapitre Fichiers et champs de la mise en page des annexes du manuel de référence del’application concernée.
Calcul
Cette zone de 1980 caractères permet de définir une formule de calcul pour l’objet variable.
Une instruction est séparée par un point virgule (« ; »). Un retour à la ligne s’effectue en pressantles touches CTRL + ENTREE. Ce procédé peut être utilisé pour simplifier la lisibilité d’une formulesi une variable est intervenue à plusieurs reprises dans la formule.
L’affichage d’un champ dans la formule de calcul s’effectue selon la norme suivante :
Champ (« Nom du fichier ;Nom du champ » ;N° de base ; N° de fichier ; N° de champ)
Pour produire un résultat, il est obligatoire d’intégrer la syntaxe suivante : Resultat =
! Les sélections effectuées dans les listes déroulantes des menus locaux Fonction, Fichier et Champviennent directement s’afficher dans cette zone dite édit de la formule de calcul. Ne modifiez en aucun casla formule reportée par le programme pour identifier un champ variable.
Exemple
Vous devez créer en Gestion Commerciale 100 l’objet calculé Montant HT brut qui imprime le prixunitaire d’un document multiplié par la quantité saisie pour une ligne de document. Les deux variables àutiliser sont disponibles dans le fichier Document ligne.
• Tapez « Resultat= » dans la zone Calcul ;
• Sélectionnez le fichier Document ligne dans la liste déroulante Fichier ;
• Sélectionnez le champ Prix unitaire, le programme reporte la formule « ChampReel(« Documentligne.Prix unitaire » ;2000 ;-12288 ;-12263) » ;
• Saisissez ensuite « * » ;
• Sélectionnez le champ Quantité dans la zone Champ.
La formule finale est la suivante :
Resultat = ChampReel(« Document ligne.Prix unitaire » ;2000 ;-12288 ;-12263)*ChampReel(« Document ligne.Quantité » ;2000 ;-12288 ;-12269) »
Vous pouvez également obtenir en utilisant deux variables intermédiaires A et B définir laformule suivante :
A = ChampReel(« Document ligne.Prix unitaire » ;2000 ; - 12288 ; - 12263) ;
Mise en page
283© Sage France
B = ChampReel(« Document ligne.Quantité » ;2000 ; - 12288 ; - 12269) ;
Resultat = A * B
! Les champs de mise en page pour lesquels il est nécessaire de préciser un extra (exemple : Valeurinformation libre) ne peuvent être utilisés dans une formule de calcul.
Format
L’onglet Format permet de définir le format utilisé lors de l’impression de l’objet ainsi que saposition lors de l’enregistrement de l’impression dans un fichier. Ces informations sont gérées àl’identique des objets de mise en page de type variable.
Pour la formule des objets calculés utilisant la syntaxe Nom du fichier ; Nom du champ, il estimpératif de veiller à ne modifier ces intitulés que de manière exceptionnelle lors des mises àjour de version.
Gestion de la couleurGestion de la couleurGestion de la couleurGestion de la couleur
Il est désormais possible d’affecter une couleur aux objets de la mise en page. Si vous possédezune imprimante couleur, vous pourrez ainsi embellir vos documents.
La palette d'outils intègre deux fonctions permettant cette gestion.
Cette fonction permet d’affecter la couleur de votre choix aux objets réalisés avec l’outilTexte, l’outil Trait, les outils Cadres, les outils Formes et le texte de l’outil Champ.
Cette fonction permet d’affecter la couleur de votre choix pour le fond des objets réalisésavec l’outil Champ.
L'utilisation de l'une ou de l'autre de ces fonctions ouvre la fenêtre de sélection des couleurs.
Sous Windows, la sélection de la couleur se fait dans la fenêtre suivante :
Mise en page
284© Sage France
La sélection de la couleur désirée s’effectue par un simple clic de la souris sur le carré souhaité. Lapersonnalisation des couleurs n’est pas disponible.
Maintenance
285© Sage France
MaintenanceMaintenanceMaintenanceMaintenance
Programme Sage Maintenance ____________________________________ 287
Lancement du programme ............................................................................. 287
Quitter le programme...................................................................................... 287
Menu Système ................................................................................................. 287
Menu Fichier .................................................................................................... 288Ouvrir ................................................................................................................ 288◊ Ouverture d’un fichier anormalement fermé ...............................................................289◊ Conversion d’un fichier d’une version ancienne .........................................................290◊ Remarques et messages d’erreur concernant les conversions ..................................307◊ Remarques concernant la conversion des fichiers comptables ..................................307◊ Remarques concernant la conversion des fichiers de Gestion commerciale ..............310
Fermer............................................................................................................... 312
Information ........................................................................................................ 312
Quitter ............................................................................................................... 312
Menu Edition .................................................................................................... 314Afficher le journal maintenance ......................................................................... 314
Menu Maintenance.......................................................................................... 315Recopier les données........................................................................................ 315
Agrandir............................................................................................................. 319
Occupation ........................................................................................................ 320
Vérification......................................................................................................... 321
EuroPass’port.................................................................................................... 321
Menu Aide (?) ................................................................................................... 322A propos de Maintenance ................................................................................. 322
Maintenance
286© Sage France
Maintenance
287© Sage France
Programme Sage Maintenance
Les programmes de la gamme Sage vous sont fournis avec un programme appelé SageMaintenance, vous permettant de réaliser un certain nombre d’opérations sur les fichiers :
• agrandissement de la taille du fichier,
• état d’occupation des fichiers,
• vérification des données,
• recopie des données.
Il permet également de convertir le format des fichiers des versions précédentes de certainsprogrammes Microland ou de la gamme Sage afin qu’ils puissent être repris sous la nouvelleversion.
Il est automatiquement copié sur votre disque dur lors de l’installation.
Sage Maintenance n’utilise pas la barre d’outils Navigation.
Lancement du programme
Vous pouvez lancer Sage Maintenance en sélectionnant son raccourci dans le menu Démarrer deWindows.
Vous pouvez également lancer le fichier MAINT.EXE à partir de l’Explorateur ou du Poste detravail de Microsoft Windows.
Quitter le programme
Pour quitter Sage Maintenance, sélectionnez la commande Quitter du menu Fichier, ou bien lacommande Fermeture du menu Système de la fenêtre d’application ou encore tapez CTRL + Q oubien ALT + F4.
Menu Système
Le menu Système du programme Sage Maintenance présente toutes les fonctions classiques d'untel menu. Ces fonctions ont été décrites plus haut dans ce manuel.
Maintenance
288© Sage France
Menu Fichier
Ce menu vous permet de :
• avoir accès aux commandes permettant d’ouvrir ou de fermer un fichier,
• lire les informations sur ce fichier,
• quitter le programme.
OuvrirOuvrirOuvrirOuvrir
Fichier / Ouvrir
Cette commande du menu Fichier permet d’ouvrir un fichier existant.
Vérifiez qu’aucun fichier de gestion n’est ouvert avant toute manipulation. Sélectionnez ensuitedans la fenêtre de dialogue le fichier de données qui vous intéresse et cliquez deux fois dessus, oubien cliquez sur le bouton Ouvrir ou encore pressez la touche ENTREE. Si nécessaire, changez derépertoire ou de lecteur.
! Le nom du fichier actuellement ouvert est inscrit, dans la barre de titre de la fenêtre d’application duprogramme à la suite du nom de ce dernier.
Le mot de passe n’est pas demandé par ce programme.
Maintenance
289© Sage France
Ouverture d’un fichier anormalement ferméOuverture d’un fichier anormalement ferméOuverture d’un fichier anormalement ferméOuverture d’un fichier anormalement fermé
Lorsque le programme se referme inopinément suite à erreur système ou à une panne de courant,vous aurez à l’ouverture de votre fichier un message vous signalant que d’autres utilisateurs sontconnectés.
En effet, les programmes de la gamme Sage considèrent qu’un fichier fermé anormalement esttoujours en cours d’utilisation.
Il est alors nécessaire de lancer le programme Sage Maintenance pour “ refermer ” le fichieravant de pouvoir l’utiliser à nouveau normalement. Pour cela :
• assurez vous que vous êtes bien le seul utilisateur et répondez en cliquant sur le bouton OK àce message ;
• refermez éventuellement le programme de la gamme Sage que vous comptiez utiliser (cecin’est pas nécessaire si la capacité en mémoire vive de votre micro-ordinateur est suffisante) ;
• lancez le programme Sage Maintenance ;
• ouvrez le fichier considéré ;
• suivez les instructions données ci-dessous ;
• refermez ensuite le fichier par la fonction Fermer du menu Fichier ou bien
• quittez le programme Sage Maintenance (le fichier est automatiquement refermé dans cecas).
La fenêtre de l’Assistant Maintenance s’ouvre si le fichier n’a pas été refermé.
Prenez connaissance des informations affichées et utilisez les boutons de paramétrage suivants enfonction des explications données.
Maintenance
290© Sage France
Bouton Oui
Valeur cochée par défaut. Laissez cette option cochée dans les cas suivants :
• vous ne travaillez pas en réseau et vous voulez simplement rendre le fichier à nouveauutilisable ;
• vous travaillez en réseau et vous voulez déconnecter les autres utilisateurs éventuels.
Bouton Non
Invalide le bouton Oui et n’effectue aucune opération.
Bouton Vérification du fichier
Valeur par défaut. Cette option lance la vérification de l’intégrité du fichier en question.L’exécution de cette vérification est recommandée.
Bouton Recopie des données
Cette option doit être utilisée si vous constatez des pannes successives qui ne soient pas d’origineélectrique. Dans ce cas, il est possible que les index des fichiers soient désorganisés et il est, dansce cas, conseillé de lancer une recopie du fichier qui s’accompagnera automatiquement d’une réindexation complète des données.
Voir Les paragraphes sur la fonction Recopie les données dans ce même menu.
Bouton Annuler
Annule le lancement de la fonction. Le fichier reste tel qu’il était.
Bouton Précédent
Ce bouton n’est pas utilisable ici.
Bouton Fin
Lance la procédure de vérification ou de recopie si vous l’avez paramétré ou referme l’assistantsans rien faire si vous avez coché Non.
Une fenêtre intitulée Vérification vous indique l’état d’avancement de la fonction. Cettevérification peut être longue si le fichier est volumineux.
Conversion d’un fichier d’une version ancienneConversion d’un fichier d’une version ancienneConversion d’un fichier d’une version ancienneConversion d’un fichier d’une version ancienne
Dans le cas où le fichier que vous ouvrez appartiendrait à une version plus ancienne d’unprogramme de la gamme Sage, une fenêtre de l’Assistant Maintenance s’ouvrira pour vousproposer sa conversion.
Le processus est différent selon la version ayant servi à la création du fichier à convertir.
Il est bon de consulter les explications données ci-dessous ainsi que les remarques faites plus loinavant de procéder à la conversion des fichiers.
Les fichiers qui doivent être convertis sont les suivants.
Maintenance
291© Sage France
Programme Fichier Extension
La comptabilité Comptable .MAE
Commercial .GCMLa gestion commerciale
Comptable .MAE
Saisie de caisse décentralisée Commercial .GCM
Comptable .MAE
Immobilisations .IMOImmobilisations
Comptable .MAE
Trésorerie .MDPMoyens de paiement
Comptable .MAE
Manager .CHPManager
Annexe Manager .CHL
! Le programme Sage Moyens de paiement regroupe les 3 produits anciennement nommés Remiseschèques Maestria (extension .RRC), Effets de commerce Maestria (extension .REF) et Virements Maestria(extension .VIR).
Conversion d’une version 95-99 en version 2000Conversion d’une version 95-99 en version 2000Conversion d’une version 95-99 en version 2000Conversion d’une version 95-99 en version 2000
Uniquement sur la Ligne 100.
Les programmes de la gamme 95 à 99 correspondent aux versions suivantes :
• la comptabilité Maestria versions 4.xx, 6.xx, 7.xx,
• la gestion commerciale Maestria versions 2.xx, 6.xx, 7.xx,
• Immobilisations Maestria versions 2.xx, 6.xx, 7.xx,
• logiciels de trésorerie versions 2.xx,
• Moyens de paiement versions 6.xx et 7.xx.
Les logiciels de trésorerie sont les suivants :
• Remise chèques Maestria,
• Virements Maestria,
• Effets de commerce Maestria,.
Les programmes de la gamme 99 correspondent aux versions suivantes :
• Sage Comptabilité version 8.01 et 8.1,
Maintenance
292© Sage France
• Sage Gestion commerciale version 8.01 et 8.1,
• Sage Saisie de caisse décentralisée version 8.11,
• Sage Immobilisations version 8.01 et 8.10,
• Sage Moyens de paiement versions 8.01, 8.02 et 8.1,
• Sage Maintenance version 8.4x et 8.5x,
• Sage Manager version 8.xx.
Les programmes de la gamme 2000 correspondent aux versions suivantes :
• Sage Comptabilité version 10.xx,
• Sage Gestion commerciale version 10.xx,
• Sage Saisie de caisse décentralisée version 10.xx,
• Sage Immobilisations version 10.xx,
• Sage Moyens de paiement version 10.xx,
• Sage Maintenance version 10.xx,
• Sage Manager version 10.xx.
Les options proposées permettent les actions suivantes.
Bouton Conversion du fichier en nouvelle version
Valeur proposée par défaut. Le programme propose de convertir l’ancienne version du fichier enversion nouvelle. D’autres fenêtres d’aide s’afficheront successivement pour vous aider dans cetteentreprise.
Maintenance
293© Sage France
Bouton Ouverture du fichier en version actuelle
Aucune conversion n’est faite. Le fichier pourra être vérifié ou agrandi par les commandes dumenu Maintenance.
Bouton Annuler
Referme la fonction sans rien faire. Le fichier n’est pas ouvert.
Bouton Précédent
Ce bouton est inaccessible ici.
Boutons Suivant / Fin
Passe au stade suivant de la conversion si vous avez choisi cette option ou termine la fonction enouvrant simplement le fichier si vous avez choisi de ne pas le convertir.
Une nouvelle fenêtre de l’assistant s’ouvre.
La conversion d’un fichier ne détruit pas le fichier original. Elle s’effectue toujours par recopie.
Bouton Parcourir
Ce bouton donne accès à une fenêtre Enregistrer sous qui permet de donner unnom au nouveau fichier et de préciser son dossier de stockage.
Maintenance
294© Sage France
Tapez le nom du nouveau fichier dans la zone Nom puis cliquez sur le bouton Enregistrer pourvalider ou sur le bouton Annuler pour ne rien faire. Le nom que vous avez choisi apparaît à lagauche du bouton.
Indiquez la taille du nouveau fichier
Cette zone de saisie affiche la taille du fichier à convertir. Il est possible de modifier cette valeur.Si la taille allouée est supérieure à l’espace libre disponible sur le disque, un message d’erreurs’affichera.
Bouton Annuler
Annule la commande de conversion.
Bouton Précédent
Revient au stade précédent de l’assistant.
Bouton Suivant
Enregistre les paramètres saisis et continue le processus de conversion.
Une nouvelle fenêtre de l’assistant s’ouvre.
Maintenance
295© Sage France
Prenez connaissance des informations affichées et surtout du dernier paragraphe. La recopie, sivotre fichier est important et votre micro-ordinateur peu rapide, peut en effet prendre plusieursheures. Cette fenêtre vous demande :
• de confirmer la conversion du fichier,
• d’autoriser l’affichage à l’écran du journal de maintenance qui va être automatiquement crééà cette occasion.
Bouton Oui
Le journal de maintenance s’affichera à l’écran pendant la conversion.
Bouton Non
Valeur par défaut. Le journal de maintenance ne s’affichera pas mais il pourra être consulté, aprèsaccomplissement de la conversion, par la commande Afficher le journal maintenance du menuEdition.
Bouton Annuler
Annule la commande de recopie.
Bouton Précédent
Revient au stade précédent de l’assistant.
Bouton Fin
Enregistre les paramètres saisis et lance le processus de conversion.
Maintenance
296© Sage France
Conversion d’une version antérieure à la gamme 95 en version 10.00Conversion d’une version antérieure à la gamme 95 en version 10.00Conversion d’une version antérieure à la gamme 95 en version 10.00Conversion d’une version antérieure à la gamme 95 en version 10.00
Uniquement sur la Ligne 100.
Les programmes concernés correspondent aux versions suivantes :
• La comptabilité Maestria version 3.xx,
• La gestion commerciale Maestria version 1.xx,
• La paie Maestria version 2.xx,
• Immobilisations Maestria version 1.xx,
• logiciels de trésorerie version 1.xx.
• Les logiciels de trésorerie sont les suivants :
• Remise chèques Maestria,
• Virements Maestria,
• Effets de commerce Maestria.
Les programmes de la gamme 98 ont été cités sous le titre précédent.
Les fichiers des versions antérieures à celles mentionnées plus haut ne sont pas convertis.
! Quelques précautions doivent être prises avant la conversion de certains fichiers. Voir au préalable lesremarques faites à la fin de ce chapitre.
Les options proposées permettent les actions suivantes.
Maintenance
297© Sage France
Bouton Conversion du fichier en nouvelle version
Valeur proposée par défaut. Le programme propose de convertir l’ancienne version du fichier enversion nouvelle. D’autres fenêtres d’aide s’afficheront successivement pour vous aider dans cetteentreprise.
Bouton Ouverture du fichier en version actuelle
Aucune conversion n’est faite. Le fichier pourra être vérifié ou agrandi par les commandes dumenu Maintenance.
Bouton Annuler
Referme la fonction sans rien faire. Le fichier n’est pas ouvert.
Bouton Précédent
Ce bouton est inaccessible ici.
Boutons Suivant / Fin
Passe au stade suivant de la conversion si vous avez choisi cette option ou termine la fonction enouvrant simplement le fichier si vous avez choisi de ne pas le convertir.
Une nouvelle fenêtre de l’assistant s’ouvre lors de la conversion d’un fichier des programmesGestion commerciale, Immobilisations ou Moyens de paiement.
Le programme vous demande de lui affecter un fichier comptable.
! Si vous n’avez pas encore fait la conversion du fichier comptable, il est nécessaire d’annuler le processus etde convertir en premier le fichier comptable puis ensuite le fichier commercial. Un message vous enavertira.
Maintenance
298© Sage France
Bouton Parcourir
Ce bouton donne accès à une fenêtre Ouverture qui permet de sélectionner lefichier comptable.
Rappelons que les fichiers comptables comportent l’extension .MAE.
Bouton Annuler
Annule la commande de conversion.
Bouton Précédent
Revient au stade précédent de l’assistant.
Bouton Suivant
Enregistre les paramètres saisis et continue le processus de conversion.
Une nouvelle fenêtre de l’assistant s’ouvre.
La conversion d’un fichier a besoin, pour s’exécuter, de lire un modèle de conversion. Si vousavez déjà réalisé une conversion du même type, vous avez dû créer un modèle de conversion quevous pouvez réutiliser. Si vous n’avez encore rien fait de tel, vous pouvez en créer un nouveau etle paramétrer selon vos convenances lors de la conversion d'un fichier comptable.
! Important ! ! ! Dans le cas de la conversion d’un fichier commercial de la gestion commerciale Maestria, ilest indispensable d’utiliser le même fichier de conversion que celui employé pour convertir le fichiercomptable. Voir les remarques faites à la fin de ce chapitre.
Bouton Oui
Si vous cliquez sur cette option, un nouveau modèle de conversion sera créé.
Maintenance
299© Sage France
Bouton Non
Valeur proposée par défaut. Le programme vous demande alors de sélectionner le modèle quiconvient.
Dans les deux cas, il est nécessaire d’utiliser le bouton Parcourir pour donner un nom et unemplacement de stockage au nouveau modèle en cas de création, ou bien pour le sélectionner encas de réutilisation.
Bouton Parcourir
Ce bouton donne accès à une fenêtre de création ou de sélection.
Dans le premier cas, c’est une fenêtre intitulée Enregistrer sous qui s’ouvre, dans le second c’estune fenêtre Ouverture. Les modèles de conversion comportent l’extension .MAI. Le nom proposépar défaut en création est CONVERT.MAI.
Bouton Annuler
Annule la commande de conversion.
Bouton Précédent
Revient au stade précédent de l’assistant.
Bouton Suivant
Enregistre les paramètres saisis et continue le processus de conversion.
Une nouvelle fenêtre de l’assistant s’ouvre.
Cette fenêtre vous propose de modifier la codification des comptes de tiers.
Cette fenêtre ne s’ouvre que dans le cas de la conversion d’un fichier comptable.
Maintenance
300© Sage France
Bouton Oui
Cliquez sur cette case si vous désirez modifier la codification des comptes de tiers.
Bouton Non
Valeur par défaut. Les comptes de tiers resteront inchangés lors de la conversion.
Bouton Annuler
Annule la commande de conversion.
Bouton Précédent
Revient au stade précédent de l’assistant.
Bouton Suivant
Enregistre les paramètres saisis et passe à la phase suivante du processus de conversion. Dans lecas où vous avez demandé une conversion des comptes de tiers, la fenêtre suivante apparaît.
! Rappelons que cette fenêtre n’apparaît que dans le cas de la conversion d’un fichier comptable si on ademandé une conversion des comptes de tiers.
Cette fenêtre va vous permettre de mettre à jour les numéros de vos différents tiers Clients,Fournisseurs et Autres.
En effet, dans la version 3.XX de la Comptabilité Maestria les comptes de tiers sont associés à voscomptes généraux à partir du moment où l’option Compte de tiers est sélectionnée dans le voletFiche principale du compte (fonction Plan comptable du menu Traitement).
Exemple
Le fournisseur 401BILLO est associé au compte de tiers 401BILLO si vous avez coché l’option Compte detiers dans le volet Fiche principale.
Maintenance
301© Sage France
Par contre en version 4.XX de la comptabilité Maestria, le plan tiers est distinct du plancomptable. Cela signifie que le compte tiers pourra avoir une codification différente de celle ducompte général.
! La gestion commerciale Maestria utilise le numéro tiers pour identifier commercialement les clients et lesfournisseurs. La version 4.xx de la comptabilité Maestria ainsi que les suivantes utilisent désormais cenuméro tiers dans les écritures comptables.
Cette fonction va vous permettre de mettre à jour les numéros de vos différents tiers (Client,Fournisseur et Autre) ainsi que ceux des comptes collectifs.
Les onglets Client, Fournisseur et Autre vous permettent de sélectionner pour chaque type detiers et pour les comptes collectifs le paramétrage adéquat de leur numérotation.
Les zones de saisies en bas de la liste vous permettent d’enregistrer la nouvelle numérotation(zone de droite) en regard de l’ancienne (zone de gauche). Cliquez sur Ajouter pour validerchaque ligne de paramétrage.
! Les comptes existeront dans votre plan tiers à partir du moment où l’option Compte de tiers est cochéedans le volet Fiche principale du compte. Si ce n’est pas le cas, aucun compte tiers ne sera créé nienregistré dans le Plan Tiers.
Exemples
Les modèles de paramétrage sont suivis d’un exemple de résultat.
Zone Avant conversion Zone Après conversion Conséquence
411********* ***********
411DUPON DUPON Suppression des trois premiers caractères du N° tiers si etseulement si ils sont égaux à 411.
411********* C**********
411DUPON CDUPON Suppression des trois premiers caractères du N° tiers si etseulement s’ils sont égaux à 411 avec insertion en premièreposition d’un caractère C.
************ ***********
411DUPON 411DUPON Aucune modification n’est apportée au N° tiers. Ceparamétrage permet simplement d’obtenir une validationavant conversion.
! Le nombre de caractères * n’a aucune incidence sur la longueur des numéros.
! Le fait de ne pas renseigner les options Clients, Fournisseurs et Autres vous permet de n’apporteraucune modification à la numérotation de vos comptes de tiers et aucun message de confirmationn’apparaîtra à l’écran.
De ce fait le compte de tiers généré par la conversion conservera la même codification que le
Maintenance
302© Sage France
compte général.
Bouton Supprimer
Permet de supprimer la ou les lignes de paramétrages sélectionnées dans la liste.
Afficher un message de validation avant conversion
La sélection de cette case permet d’obtenir pour chaque compte de tiers un message deconfirmation lors de sa conversion.
Bouton Annuler
Met fin à la procédure de conversion des fichiers ; votre fichier n’est pas converti.
Bouton Précédent
Revient au stade précédent de l’assistant.
Bouton Suivant
Enregistre les paramètres saisis et passe à la phase suivante du processus de conversion.
La validation de la fenêtre précédente fait s’ouvrir ne nouvelle fenêtre de l’assistant.
Cette fenêtre vous propose de modifier la codification des comptes généraux.
! Rappelons que cette fenêtre n’apparaît que dans le cas de la conversion d’un fichier comptable.
Bouton Oui
Cliquez sur cette case si vous désirez modifier la codification des comptes généraux.
Maintenance
303© Sage France
Bouton Non
Valeur par défaut. La codification des comptes généraux restera inchangée lors de la conversion.
Bouton Annuler
Annule la commande de conversion.
Bouton Précédent
Revient au stade précédent de l’assistant.
Bouton Suivant
Enregistre les paramètres saisis et passe à la phase suivante du processus de conversion. Dans lecas où vous avez demandé une conversion des comptes généraux collectifs, la fenêtre suivanteapparaît.
! Rappelons que cette fenêtre n’apparaît que dans le cas de la conversion d’un fichier comptable si on ademandé une conversion des comptes collectifs généraux.
Cette fenêtre permet de modifier la structure des numéros des comptes généraux.
La maintenance autorise la modification de la codification des comptes généraux associés à voscomptes de tiers uniquement. Cette possibilité vous permet de regrouper tout ou partie de voscomptes de tiers sur le même compte général.
Exemple
L’ensemble des tiers de type client pourra être affecté au même compte général 411000.
Dans les zones de saisie en dessous de la zone de liste saisissez les paramètres de conversion àadopter (à gauche les numéros avant conversion, à droite la structure du compte collectif aprèsconversion). Validez chaque ligne en cliquant sur le bouton Ajouter.
Maintenance
304© Sage France
! Le fait de ne pas renseigner cette option vous permet de conserver un compte général par tiers à l’identiquedes versions précédentes.
Si les comptes collectifs paramétrés pour la conversion n’existent pas dans votre plan comptable,le programme les créera automatiquement et leur associera l’intitulé Compte à créer. Lesécritures comptables enregistrées pour les comptes généraux supprimés lors de cette conversionseront automatiquement reportées sur le compte collectif associé au tiers. Il en va de même dansles taux de taxes, les postes budgétaires et les codes journaux.
Bouton Supprimer
Permet de supprimer la ou les lignes de paramétrages sélectionnées dans la liste.
Afficher un message de validation avant conversion
La sélection de cette case permet d’obtenir pour chaque compte collectif un message deconfirmation lors de sa conversion.
Bouton Annuler
Met fin à la procédure de conversion des fichiers ; votre fichier n’est pas converti.
Bouton Précédent
Revient au stade précédent de l’assistant.
Bouton Suivant
Enregistre les paramètres saisis et passe à la phase suivante du processus de conversion.
La validation de la fenêtre précédente fait s’ouvrir une nouvelle fenêtre de l’assistant.
La conversion d’un fichier ne détruit pas le fichier original. Elle s’effectue toujours par recopie.
Maintenance
305© Sage France
Bouton Parcourir
Ce bouton donne accès à une fenêtre Enregistrer sous qui permet de donner unnom au nouveau fichier et de paramétrer son dossier de stockage.
Tapez le nom du nouveau fichier dans la zone Nom puis cliquez sur le bouton Enregistrer pourvalider ou sur le bouton Annuler pour ne rien faire. Le nom que vous avez choisi apparaît à lagauche du bouton.
Indiquez la taille du nouveau fichier
Cette zone de saisie affiche la taille du fichier à convertir. Il est possible de modifier cette valeur.Si la taille allouée est supérieure à l’espace libre disponible sur le disque, un message d’erreurs’affichera.
Bouton Annuler
Annule la commande de conversion.
Bouton Précédent
Revient au stade précédent de l’assistant.
Bouton Suivant
Enregistre les paramètres saisis et continue le processus de conversion.
Une nouvelle fenêtre de l’assistant s’ouvre.
Maintenance
306© Sage France
Prenez connaissance des informations affichées et surtout du dernier paragraphe. La recopie, sivotre fichier est important et votre micro-ordinateur peu rapide, peut en effet prendre plusieursheures.
Cette fenêtre vous demande :
• de confirmer la conversion du fichier,
• d’autoriser l’affichage à l’écran du journal de maintenance qui va être automatiquement crééà cette occasion.
Bouton Oui
Le journal de maintenance s’affichera à l’écran pendant la conversion.
Bouton Non
Valeur par défaut. Le journal de maintenance ne s’affichera pas mais il pourra être consulté, aprèsaccomplissement de la conversion, par la commande Afficher le journal maintenance du menuEdition.
Bouton Annuler
Annule la commande de recopie.
Bouton Précédent
Revient au stade précédent de l’assistant.
Bouton Fin
Enregistre les paramètres saisis et lance le processus de conversion.
Des fenêtres s’affichent successivement pour vous indiquer l’état d’avancement de la conversion.
Maintenance
307© Sage France
Si vous avez demandé l’affichage d’un message de confirmation avant conversion des comptes detiers ou des comptes collectifs,, des fenêtres vont s’ouvrir successivement pour vous permettre devalider les propositions faites ou de les modifier manuellement.
Modifiez éventuellement la valeur proposée pour le compte en la saisissant dans la zone d’éditionpuis cliquez sur le bouton OK.
Le bouton Annuler arrête la conversion.
Remarques et messages d’erreur concernant les conversionsRemarques et messages d’erreur concernant les conversionsRemarques et messages d’erreur concernant les conversionsRemarques et messages d’erreur concernant les conversions
Les différents messages d’erreur qui peuvent apparaître sont :
• Le client XXX existe déjà comme client !
• Le client XXX existe déjà comme fournisseur !
• Le client XXX existe déjà comme autre !
• Le fournisseur XXX existe déjà comme fournisseur !
• Le fournisseur XXX existe déjà comme client !
• Le fournisseur XXX existe déjà comme autre !
• Le tiers autre XXX existe déjà comme autre !
• Le tiers autre XXX existe déjà comme client !
• Le tiers autre XXX existe déjà comme fournisseur !
La conversion du fichier achevée, ne supprimez pas le fichier de conversion (CONVERT.MAI),celui-ci devra obligatoirement être utilisé lors de la conversion des différents fichiers des autresapplications (fichier commercial notamment).
En aucun cas n’utilisez un modèle de conversion différent.
Remarques concernant la conversion des fichiers comptablesRemarques concernant la conversion des fichiers comptablesRemarques concernant la conversion des fichiers comptablesRemarques concernant la conversion des fichiers comptables
Conversion des comptes généraux clients autres que 411XXXXXXConversion des comptes généraux clients autres que 411XXXXXXConversion des comptes généraux clients autres que 411XXXXXXConversion des comptes généraux clients autres que 411XXXXXX
Par défaut les comptes de tiers issus de la comptabilité Maestria version 3.xx codifiés avec leradical 411 sont automatiquement de type client.
Par contre si ces derniers sont numérotés différemment 0XXXXXXX ou 9XXXXXX par exemple,
Maintenance
308© Sage France
il est fortement conseillé de vérifier les points suivants :
• l’option Compte de tiers du volet du compte général doit être sélectionnée dans la fonctionPlan comptable du menu Structure,
• le type du tiers Client doit être spécifié dans le volet Suite du compte général.
Dans le cas où le deuxième volet n’a pas été activé ni modifié, la conversion associera au compteconcerné le type Autre par défaut.
Conversion des comptes généraux fournisseurs autres que 401XXXXXXConversion des comptes généraux fournisseurs autres que 401XXXXXXConversion des comptes généraux fournisseurs autres que 401XXXXXXConversion des comptes généraux fournisseurs autres que 401XXXXXX
Par défaut les comptes de tiers fournisseurs issus de la comptabilité Maestria version 3.xx codifiéavec le radical 401 sont automatiquement de type Fournisseur.
Par contre si ces derniers sont numérotés différemment 0XXXXXXX ou 9XXXXXX par exemple,il est fortement conseillé de vérifier les points suivants :
• l’option Compte de tiers du volet du compte général doit être sélectionnée dans la fonctionPlan comptable du menu Structure,
• le type du tiers Fournisseur doit être spécifié dans le volet Suite du compte général.
Dans le cas où le deuxième volet n’a pas été activé et modifié la conversion associera au compteconcerné le type Autre par défaut.
Conversion des comptes salariésConversion des comptes salariésConversion des comptes salariésConversion des comptes salariés
Dans la version 3.XX de la comptabilité Maestria, le type Salarié n’existe pas au niveau de la fichetiers.
La conversion paramétrera votre compte tiers 421******* en type Salarié à partir du moment oùles points suivants sont vérifiés :
• l’option Compte de tiers du volet du compte général doit être sélectionnée dans la fonctionPlan comptable du menu Structure,
• le deuxième volet Suite ne doit pas avoir été visualisé ni modifié. Si cela n’est pas le cas leprogramme affectera le type Autre aux tiers issus de la conversion. Par contre, la nature ducompte général sera bien Salarié.
Rapprochement BancaireRapprochement BancaireRapprochement BancaireRapprochement Bancaire
Les versions postérieures à la 3.XX de la comptabilité Maestria utilisent deux exercices pour lerapprochement bancaire.
Si vous aviez saisi en début d’exercice vos écritures non rapprochées comme nous vous leconseillions dans la version 3.XX, il est nécessaire après conversion de supprimer ces écrituresintermédiaires pour obtenir un rapprochement correct.
Maintenance
309© Sage France
Journaux de type trésorerieJournaux de type trésorerieJournaux de type trésorerieJournaux de type trésorerie
Lors de la conversion, si un journal de trésorerie n’a pas de compte de trésorerie associé, leprogramme modifiera son type pour le mettre en Général. A partir de la version 4.XX, il estobligatoire d’indiquer un compte de trésorerie au code journal de type Trésorerie.
BudgetBudgetBudgetBudget
Lors de la conversion d’un fichier d’une version antérieure à la 4.XX, les comptes de type Totalrattachés aux postes budgétaires ne sont pas repris. Il sera nécessaire dans ce cas, d’associer descomptes de type Détail.
Conversion des tiersConversion des tiersConversion des tiersConversion des tiers
Lors de la conversion, le programme indique à la ligne d’écriture le numéro de compte de tiers.Ce numéro en comptabilité Maestria 3.XX correspondait au compte général et n’était pas utilisédans les écritures. A partir de la comptabilité Maestria 4.XX, le fichier des comptes tiers a étéséparé du fichier des comptes généraux. Si vous ne demandez pas de changement de codification,vous obtiendrez une codification des tiers identique à celle des comptes généraux.
Si les comptes généraux de type Tiers ne sont pas créés dans le Plan tiers, cela signifie quel’option Compte de tiers n’est pas cochée dans la fiche du compte général.
Conversion des modèles de mise en pageConversion des modèles de mise en pageConversion des modèles de mise en pageConversion des modèles de mise en page
Pour utiliser des modèles de mise en page (Rappels...) issus des versions antérieures à la version4.XX de la comptabilité Maestria, il est nécessaire de les convertir.
Pour ce faire, il suffit de lancer le programme de comptabilité (dernière version), de sélectionnerla commande Mise en page, d’ouvrir ces modèles et de faire les corrections nécessaires. En effet,le programme peut récupérer toutes les zones de type texte, les traits et certains objets. Il est alorsnécessaire de repositionner les nouveaux objets.
! Prenez soin d’effectuer une sauvegarde de vos modèles de mise en page avant de procéder à cette opération.Contrairement au fichier comptable, le modèle d’origine n’est pas conservé et ne pourra donc plus êtreutilisé avec une version antérieure à la version 4.XX.
Conversion de la base Param.BCRConversion de la base Param.BCRConversion de la base Param.BCRConversion de la base Param.BCR
Si vous avez effectué des modifications dans la base Param.BCR et que vous souhaitiez convertircette base, il suffit tout d’abord de renommer le fichier avec un autre nom (exempleParamOld.BCR). Ensuite, ouvrez-le à l’aide du programme Sage Maintenance et confirmez lemessage de proposition de conversion. Une fenêtre s’ouvre vous demandant le nom du nouveaufichier, vous indiquez alors Param.BCR.
Conversion des modèles d’exportation, des formats de sélectionConversion des modèles d’exportation, des formats de sélectionConversion des modèles d’exportation, des formats de sélectionConversion des modèles d’exportation, des formats de sélection
La conversion de ces fichiers est impossible, il est nécessaire de les recréer avec la nouvelleversion.
Maintenance
310© Sage France
Remarques concernant la conversion des fichiers de Gestion commercialeRemarques concernant la conversion des fichiers de Gestion commercialeRemarques concernant la conversion des fichiers de Gestion commercialeRemarques concernant la conversion des fichiers de Gestion commerciale
! Rappelons que le fichier comptable doit avoir été préalablement converti en dernière version de SageComptabilité avant de faire la conversion du fichier commercial.
Conversion des fichiers commerciaux issus des versions 2.xx, 6.xx, 7.xx, 8.xx et 9.xx en version 10Conversion des fichiers commerciaux issus des versions 2.xx, 6.xx, 7.xx, 8.xx et 9.xx en version 10Conversion des fichiers commerciaux issus des versions 2.xx, 6.xx, 7.xx, 8.xx et 9.xx en version 10Conversion des fichiers commerciaux issus des versions 2.xx, 6.xx, 7.xx, 8.xx et 9.xx en version 10
Il est nécessaire de convertir, avant toute manipulation, le fichier comptable lié. En effet, leprogramme Maintenance demandera l’ouverture du fichier comptable converti lors de laprocédure de conversion du fichier commercial.
Gestion des stocks en CMUP, FIFO, LIFO, SérialiséGestion des stocks en CMUP, FIFO, LIFO, SérialiséGestion des stocks en CMUP, FIFO, LIFO, SérialiséGestion des stocks en CMUP, FIFO, LIFO, Sérialisé
Les versions de la gestion commerciale Maestria depuis la 2.XX apportent certaines modificationsà la gestion des articles suivis en stock selon les méthodes CMUP, FIFO, LIFO, Sérialisé. Une fois laconversion du fichier terminée, il est obligatoire de procéder à un recalcul des valeurs de stock parla commande Lire les informations du menu Fichier.
Gestion des conditionnementsGestion des conditionnementsGestion des conditionnementsGestion des conditionnements
Une modification est apportée à la gestion des conditionnements. Il vous faut, si vousconvertissez un fichier d’une version antérieure à la 2.00, vérifier et éventuellement modifier leparamétrage des différents conditionnements rattachés aux articles. Le manuel de référence vousen dira plus sur ce point.
Sachez toutefois que lors de la conversion, les vingt premières unités d’achat et de vente ont étédupliquées comme conditionnement.
D’autre part, les versions 2.XX et ultérieures de la gestion commerciale Maestria rendentincompatible la gestion des gammes de type produit avec la gestion des conditionnements. Lorsde la conversion du fichier commercial les conditionnements rattachés à un article à gammeseront supprimés.
Gestion des acomptesGestion des acomptesGestion des acomptesGestion des acomptes
Une modification a été apportée dans la gestion des acomptes. Les acomptes sontsystématiquement associés à un règlement.
Chaque règlement nécessite un code journal de trésorerie pour la mise à jour des écritures encomptabilité. Si les codes journaux des règlements des ventes et des achats n’existent pas dans lefichier commercial, le programme ouvrira une fenêtre permettant la saisie des codes journaux detrésorerie pour les règlements de vente et d’achat.
Maintenance
311© Sage France
Aucun contrôle ne sera effectué sur l’existence des codes journaux dans le fichier comptable.Veillez à saisir exactement les codes journaux souhaités.
Conversion des modèles de mise en pageConversion des modèles de mise en pageConversion des modèles de mise en pageConversion des modèles de mise en page
Pour utiliser des modèles de mise en page (Facture, Bon de livraison,...) issus des versionsantérieures à la version 2.XX de la gestion commerciale Maestria, il est nécessaire de les convertir.
Pour ce faire, il suffit :
• de lancer le programme de gestion commerciale (dernière version),
• de lancer la commande Mise en page,
• d’ouvrir ces modèles et
• de les refermer en acceptant l’enregistrement des modifications.
Compte tenu des modifications apportées à cette nouvelle version, certains objets de mise enpage seront supprimés lors de la conversion et ne seront donc plus imprimés.
Dans vos documents de mise en page, il vous faut donc remplacer les objets suivants (repérés parFichier / Champ) :
Ancien objet Nouvel objet Numéro
Document vente entête / Mode de règlement Document vente entête / Mode de règlement échéance 1
Document achat entête / Mode de règlement Document achat entête / Mode de règlement échéance 1
Document ligne / Référence du bon de commande Document ligne / Référence
Document ligne / Référence du bon de livraison Document ligne / Référence
De même, l’objet suivant a été supprimé :
Document Ligne / Prix unitaire du bon de livraison.
! Prenez soin d’effectuer une sauvegarde de vos modèles de mise en page avant de procéder à cette opération.Si vous avez défini des objets relatifs aux champs de télécommunication, ces champs doivent être redéfinis.En effet, il n’existe pas d’équivalence entre les anciens champs et les nouveaux.
Conversion des modèles d’export et des formats de sélectionConversion des modèles d’export et des formats de sélectionConversion des modèles d’export et des formats de sélectionConversion des modèles d’export et des formats de sélection
La conversion de ces fichiers est impossible, il est nécessaire de les recréer avec la nouvelleversion.
! En ce qui concerne la conversion des fichiers de Sage Moyens de paiement, les modèles de mise en page(Virements et Effets de commerce) n'est pas possible. Il est nécessaire d'utiliser et de modifier les modèleslivrés en standard.
Voir Pour la Ligne 30, la conversion d’une conversion antérieure à 98, se reporter au manuel deconversion Ligne 30 version 4.
Maintenance
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FermerFermerFermerFermer
Fichier / Fermer
Cette commande du menu Fichier permet de fermer le fichier en cours de consultation. Lesfenêtres éventuellement ouvertes sont alors automatiquement refermées.
InformationInformationInformationInformation
Fichier / Information
Cette commande du menu Fichier permet de consulter les informations chiffrées sur lesdifférents éléments composant le fichier.
Cette commande vous présente sous la forme d’un tableau différentes informations sur lesfichiers, notamment :
• le nombre d’utilisateurs : nombre d’utilisateurs du fichier ouvert,
• le type de fichier : fichier salariés, fichier paramètres, fichier comptable, etc.,
• la place disponible : espace non utilisé dans le fichier;
• la taille du fichier : celle que vous avez donnée au fichier à sa création ou lors du dernieragrandissement.
Si la place disponible est inférieure à 20% de la taille du fichier, il est nécessaire d’agrandir lefichier.
! Les nouvelles versions des programmes de la gamme Sage possèdent maintenant une fonctionautomatique d’agrandissement des fichiers. Il n’est donc pas absolument nécessaire de procéder à cetagrandissement manuel. Cependant, si vous voulez éviter les pertes de temps occasionnées par lesagrandissements automatiques, vous pouvez les faire manuellement.
Cliquez sur le bouton OK ou bien validez pour refermer la commande.
QuitterQuitterQuitterQuitter
Fichier / Quitter
Cette commande du menu Fichier permet de quitter le programme.
Maintenance
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La commande fait quitter complètement le programme Sage Maintenance. Le fichier qui pouvait êtreouvert est refermé et les dernières modifications enregistrées. Vous revenez alors au Poste de travail deMicrosoft Windows.
Maintenance
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Menu Edition
Ce menu donne accès à la commande suivante :
• Afficher le journal maintenance.
! Les fonctions Annuler, Couper, Copier, Coller et Effacer ne sont pas disponibles dans ce programme.
Afficher le journal maintenanceAfficher le journal maintenanceAfficher le journal maintenanceAfficher le journal maintenance
Edition / Afficher le journal maintenance
Cette commande du menu Edition permet d’afficher le contenu du journal de maintenance.
Cette commande ouvre la fenêtre illustrée ci-dessous.
S’il n’y a pas de journal disponible, cette commande ouvre une fenêtre vide.
Dès que vous la lancez, elle recherche dans le répertoire principal du programme, ou bien danscelui utilisé en dernier pour ouvrir un fichier (commande Ouvrir du menu Fichier du présentprogramme), un fichier nommé Journal.TXT et en affiche le contenu à l’écran.
Ce fichier est créé ou complété automatiquement chaque fois que vous lancez une opération demaintenance (agrandissement, recopie des fichiers, vérification). Le programme y stocke toutesles anomalies qu’il a pu rencontrer au cours de ces opérations. Chacune d’elles est répertoriée parsa date d’exécution.
! Il est possible de supprimer les journaux maintenance à partir de l’Explorateur de Windows.
Maintenance
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Menu Maintenance
Ce menu donne accès aux commandes suivantes :
• recopier des données,
• agrandissement des fichiers,
• affichage sous forme de graphe de l’occupation des fichiers,
• vérification des fichiers de données,
• l’Euro Pass’port.
Cette liste contient les commandes principales du programme Sage Maintenance. Cescommandes ne sont accessibles que si un fichier est ouvert.
Recopier les donnéesRecopier les donnéesRecopier les donnéesRecopier les données
Maintenance / Recopier les données
Cette commande du menu Maintenance permet de recopier un fichier de la gamme Sage.
Cette commande est destinée à recopier dans un nouveau fichier de la gamme Sage celui quevous venez d’ouvrir. Cette opération doit s’effectuer lorsque vous avez détecté une erreur lors dela vérification du fichier (voir plus loin les explications données sur cette commande). Il estprudent de réaliser une sauvegarde de vos fichiers avant d’utiliser cette commande.
Cette commande s’applique aussi aux fichiers de paramètres utilisés par certains programmes dela gamme Sage.
! Vous pouvez utiliser cette commande pour diminuer la taille d’un fichier que vous auriez surestimée lorsde sa création. Si vous réduisez la taille d’un fichier trop important, laissez une marge d’au moins 40% enplus de l’espace utilisé.
Lorsque vous la lancez, des fenêtres de dialogue de l’Assistant Maintenance vont s’ouvrirsuccessivement pour vous assister et vous permettre d’enregistrer les paramètres du dossier derecopie.
Maintenance
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Prenez connaissance des informations données et cliquez sur le bouton Suivant pour continuer leprocessus ou bien sur le bouton Annuler pour l’arrêter. Une deuxième fenêtre s’ouvre.
Cette fenêtre permet la recopie du fichier de deux façons en fonction du bouton sur le quel vouscliquez. Dans les deux cas, il convient de vous assurer au préalable que votre disque dur contientsuffisamment d’espace libre pour supporter la recopie du fichier.
! Il est impératif de ne pas interrompre le processus en cours de route et de réaliser une sauvegarde préalableà toute recopie.
Recopie dans un fichier de même nom
Cette option, cochée par défaut, recopie le fichier considéré sur lui-même sans changer son nom.Pour cela, le programme crée un fichier temporaire dans lequel il stocke la recopie avant d’effacer
Maintenance
317© Sage France
le fichier original puis de donner son nom au fichier temporaire.
Il faut donc disposer d’un espace libre au moins égal à la taille du fichier recopié. Un messaged’erreur s’affichera si l’espace trouvé est insuffisant.
Création d’un nouveau fichier
Cette option crée systématiquement un nouveau fichier sans écraser l’ancien. Il est doncnécessaire, comme dans le cas précédent, de disposer d’un espace libre au moins égal à celui dufichier d’origine.
Cette option permet de recopier le fichier dans un autre dossier ou sur un autre disque dur, ce quene permet pas la fonction précédente.
Cocher cette option rend disponibles le bouton Parcourir ainsi que la zone de saisie de taille.
Bouton Parcourir
Ce bouton n’est actif que si vous demandez la création d’un nouveau fichier. Ildonne accès à une fenêtre Enregistrer sous qui permet de donner un nom au nouveau fichier etde paramétrer son dossier de stockage.
Tapez le nom du nouveau fichier dans la zone Nom puis cliquez sur le bouton Enregistrer pourvalider ou sur le bouton Annuler pour ne rien faire. Le nom que vous avez choisi apparaît à lagauche du bouton.
Indiquez la taille du fichier
Cette zone de saisie n’est active que si vous demandez la création d’un nouveau fichier. Dans cecas, elle affiche la taille du fichier à recopier. Il est possible de modifier cette valeur. Si la tailleallouée est supérieure à l’espace libre disponible sur le disque, un message d’erreur s’affichera.
! Si vous utilisez cette fonction pour diminuer la taille d’un fichier que vous auriez fixée à une valeur tropimportante, ayez soin de conserver au moins 40 % d’espace libre en plus de la taille réellement occupée.
Maintenance
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Bouton Annuler
Annule la commande de recopie.
Bouton Précédent
Revient au stade précédent de l’assistant.
Bouton Suivant
Enregistre les paramètres saisis et continue le processus de recopie. Si vous avez paramétré lacréation d’un nouveau fichier, ce bouton ne sera pas disponible tant que vous n’aurez pas donnéun nom au nouveau fichier qui sera créé. Ce nom s’attribue par le biais du bouton Parcourir.
Une nouvelle fenêtre de l’assistant s’ouvre.
Prenez connaissance des informations affichées et surtout du dernier paragraphe. La recopie, sivotre fichier est important et votre micro-ordinateur peu rapide, peut en effet prendre plusieursheures. Cette fenêtre vous demande :
• de confirmer la recopie du fichier,
• d’autoriser l’affichage à l’écran du journal de maintenance qui va être automatiquement crééà cette occasion.
Bouton Oui
Le journal de maintenance s’affichera à l’écran pendant la recopie.
Bouton Non
Valeur par défaut. Le journal de maintenance ne s’affichera pas mais il pourra être consulté, aprèsaccomplissement de la recopie, par la commande Afficher le journal maintenance du menuEdition.
Maintenance
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Bouton Annuler
Annule la commande de recopie.
Bouton Précédent
Revient au stade précédent de l’assistant.
Bouton Fin
Enregistre les paramètres saisis et lance le processus de recopie.
AgrandirAgrandirAgrandirAgrandir
Maintenance / Agrandir
Cette commande du menu Maintenance permet d’agrandir la taille d’un fichier de la gammeSage.
Cette commande vous permettra d’agrandir la taille d’un fichier de données.
L’utilisation de cette commande n’est plus obligatoire. Les programmes de la gamme Sagedisposent maintenant d’une fonction d’agrandissement automatique des fichiers.
Cet agrandissement intervient lorsque la place disponible est inférieure à 50 Ko. L’accroissementest alors de 5 % de la taille actuelle avec un minimum de 100 Ko.
! Si vous travaillez en réseau sans faire usage du programme Sage Serveur, la fonction d’agrandissementautomatique ne s’effectuera pas.
Exemple
Un fichier de 100 Mo sera agrandi de 5 Mo.
Un fichier de 600 Ko sera agrandi de 100 Ko.
Cette opération se déclenche automatiquement et ne vous permet pas de continuer les saisies ettravaux sur le programme.
Si vous ne voulez pas être retardé par cette commande, agrandissez manuellement les fichiers àune taille suffisante.
! Assurez-vous que le programme dispose d’un espace libre suffisant sur le disque dur supportant les fichiersde données afin que cette opération s’effectue sans problème.
Son lancement fait s’afficher une fenêtre de paramétrage.
Maintenance
320© Sage France
Cette fenêtre comporte un message que nous vous invitons vivement à consulter et à suivre.
Il est en effet extrêmement recommandée de réaliser une sauvegarde (copie ou backup) du fichieravant de réaliser une telle opération qui, si elle est perturbée par un phénomène extérieur, peutêtre extrêmement préjudiciable pour vos données.
Cette sauvegarde peut être faite à partir de l’Explorateur de Microsoft Windows. Voir sur ce pointles conseils donnés à la fin du présent manuel.
La nouvelle taille des fichiers devra être déterminée en fonction du volume des donnéesenregistrées.
Ne prévoyez pas trop grand. Les fichiers occuperaient plus de place sur le disque qu’il n’en faut.
De même, les sauvegardes risquent de ne plus pouvoir se faire par copie directe mais parl’intermédiaire d’un backup ou d’un utilitaire de sauvegarde.
Lorsque tous les paramètres sont enregistrés, cliquez sur le bouton OK ou bien validez pour lancerla commande. Cliquez sur le bouton Annuler pour ne rien faire ou tapez la touche ECHAP.
OccupationOccupationOccupationOccupation
Maintenance / Occupation
Cette commande du menu Maintenance permet de constater sous la forme d’un graphel’occupation des fichiers de données.
Dès son lancement, la commande affiche un diagramme à secteurs vous indiquant l’espace totalpris par le fichier et l’espace total occupé.
Maintenance
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Cliquez sur le bouton OK lorsque la consultation est terminée.
VérificationVérificationVérificationVérification
Maintenance / Vérification
Cette commande du menu Maintenance permet de vérifier le contenu d’un fichier de données.
Cette commande vérifie la cohérence des informations enregistrées.
La vérification commence dès que vous lancez la commande. Le programme affiche à l’écranl’état d’avancement de ses travaux en indiquant le fichier traité.
S’il détecte une ou plusieurs incohérences, il vous le signale à la fin de l’opération en affichant unmessage d’avertissement et vous propose d’effectuer une recopie des données en ouvrantautomatiquement la fenêtre de création du fichier de recopie (voir plus haut les explicationscomplètes sur cette procédure).
Nous vous conseillons vivement de procéder à cette recopie des données ou éventuellement derepartir de la dernière sauvegarde réalisée. Il est en effet fortement déconseillé de continuer àtravailler sur un fichier comportant des erreurs.
Vous risqueriez de perdre définitivement un certain nombre de données.
EuroPass’portEuroPass’portEuroPass’portEuroPass’port
Maintenance / Euro Pass’port
Cet assistant vous permet d'effectuer toutes les étapes de passage à la nouvelle monnaie uniqueeuropéenne, de manière simple et conviviale.
La commande EuroPass’port apparaissant dans le menu Maintenance du programme SageMaintenance est décrit dans le « Manuel de l’Euro ». Veuillez vous y reporter.
Maintenance
322© Sage France
Menu Aide (?)
Le menu Aide du programme Sage Maintenance ne propose qu’une seule commande décrite ci-dessous.
A propos de MaintenanceA propos de MaintenanceA propos de MaintenanceA propos de Maintenance
Aide / A propos de Maintenance
Cette commande du menu Aide permet de consulter un écran d’information sur le programme.
Cette commande vous donne diverses informations sur le programme et son environnementtechnique.
Bouton OK
Utilisez ce bouton pour refermer la fenêtre après consultation.
Bouton Infos système
Ce bouton donne accès à une fenêtre donnant des informations sur l’environnement techniquedu programme.
Cliquez sur le bouton OK pour refermer cette fenêtre après consultation.
Les sauvegardes
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Les sauvegardesLes sauvegardesLes sauvegardesLes sauvegardes
Les sauvegardes__________________________________________________ 325
Annexe 1 - Les raccourcis clavier _________________________________ 326
Raccourcis clavier communs à la gamme Sage........................................... 326Gestion de la fenêtre d’application .................................................................... 326
Gestion des fenêtres du programme ................................................................. 327◊ Fenêtres de liste ........................................................................................................327
Gestion de la barre d’outils Navigation.............................................................. 327
Gestion des menus ........................................................................................... 328◊ Menus contextuels.....................................................................................................328
Raccourcis clavier des fonctions ....................................................................... 328◊ Raccourcis des boutons.............................................................................................328◊ Appel d’un raccourci ..................................................................................................329
Raccourcis clavier ou souris pour des fonctions sans bouton ........................... 329
Annexe 2. Fonctionnement en réseau _____________________________ 331
Annexe 3. Les ruptures de mise en page __________________________ 332
Comptabilité ...................................................................................................... 332◊ Etats paramétrables...................................................................................................332◊ Etats libres.................................................................................................................333◊ Etats personnalisés ...................................................................................................334
Immobilisations.................................................................................................. 335◊ Etats libres.................................................................................................................335
Moyens de paiement ......................................................................................... 336◊ Etats paramétrables...................................................................................................336
Gestion commerciale......................................................................................... 337◊ Etats paramétrables...................................................................................................337◊ Etats libres.................................................................................................................339
Saisie de caisse décentralisée .......................................................................... 340◊ Etats paramétrables...................................................................................................340◊ Etats libres.................................................................................................................342
Les sauvegardes
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Les sauvegardes
325© Sage France
Les sauvegardes
Les sauvegardes sont une opération primordiale que vous devez réaliser très régulièrement. Unesauvegarde consiste à transférer depuis le disque dur sur des disquettes, des disques amovibles ousur un dispositif à bande (streamer) les fichiers de travail qui composent la gestion de votresociété.
! Si la taille d’un de vos fichiers excède la capacité des disquettes que vous utilisez, une simple copie aumoyen des commandes de Windows ne sera pas possible et il vous sera nécessaire d’utiliser l’utilitaire desauvegarde fourni avec Windows ou bien un autre programme de sauvegarde.
Aucun matériel, aussi performant soit-il, n’est à l’abri d’une panne ou d’une erreur demanipulation. Si un incident se produit sur l’un des fichiers de travail implantés sur votre disquedur, les sauvegardes vous permettront de récupérer toute ou en tout cas une grande partie devotre travail en transférant les fichiers depuis disquettes, disque dur amovible ou bandes desauvegarde sur le disque dur de travail, en remplacement de ceux endommagés ou perdus.
La fréquence des sauvegardes doit être fonction du volume de vos travaux. Une saine gestion veutque les sauvegardes soient quotidiennes, voire biquotidiennes si vos fichiers sont plus importants.
Ayez soin de ne pas employer un seul jeu de disquettes, disques ou bandes de sauvegarde maisplusieurs que vous utiliserez en alternance.
! N’oubliez pas de sauvegarder simultanément le fichier commercial et le fichier comptable qui sontétroitement liés, dans le cas de l’utilisation de Sage Gestion commerciale. Si le fichier comptable étaitperdu, il serait nécessaire de le recréer à l’identique pour pouvoir se servir du fichier commercial. Dans lecas de l’utilisation de Sage Gestion Commerciale, n’oubliez pas de sauvegarder simultanément le fichiercommercial et le fichier comptable.
Les sauvegardes
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Annexe 1 - Les raccourcis clavier
Comme nous vous l’avons dit en début de manuel, les programmes de la gamme Sage possèdedes raccourcis clavier qui sont des séquences de touches (très souvent par appui simultané surplusieurs touches) qui permettent d’exécuter une fonction courante sans quitter le clavier. Cesraccourcis doublent toujours une commande au moyen de la souris.
Raccourcis clavier communs à la gamme Sage
Rappelons quelques conventions d’écriture définies au début de ce manuel :
• Les touches à utiliser sont mentionnées comme cela : ECHAP.
• Lorsqu’il faut presser simultanément deux touches, elles sont indiquées de la façon suivante :MAJ + TAB.
• Veuillez noter que la touche MAJ dont il est question ici n’est pas la touche Ver. maj. maisl’une des touches permettant d’obtenir des majuscules temporairement (elles sont gravéesd’une large flèche vers le haut).
• Lorsqu’il faut presser successivement des touches, elles sont mentionnées comme cela : ALT,F, N.
• Une combinaison de touches à presser simultanément suivie d’une touche unique à frapperest notée : ALT + ESPACE, A.
Gestion de la fenêtre d’applicationGestion de la fenêtre d’applicationGestion de la fenêtre d’applicationGestion de la fenêtre d’application
Souris Clavier Conséquence
Cliquer sur le bouton Système ALT + ESPACE Ouvre le menu Système
Cliquer sur le bouton Réduction ALT + ESPACE, D Réduit le programme sous forme de bouton
Cliquer sur le bouton Agrandissement ALT + ESPACE, A Taille maximale
Cliquer sur le bouton Restauration ALT + ESPACE, S Ramène à la taille initiale
Cliquer sur le bouton Déplacement ALT + ESPACE, C Déplace la fenêtre
Cliquer sur le bouton Dimension ALT + ESPACE, M Modifie les dimensions de la fenêtre
Faire un double-clic sur le bouton système ALT + F4 Quitte le programme
Faire un clic sur un bouton de la barre des tâches ALT + TAB Réactive l’application
Les sauvegardes
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Gestion des fenêtres du programmeGestion des fenêtres du programmeGestion des fenêtres du programmeGestion des fenêtres du programme
Souris Clavier Conséquence
Cliquer sur le bouton Système ALT + TIRET Ouvre le menu Système
CTRL + F4 Ferme la fenêtre
CTRL + F5 Ferme la liste
Faire un double-clic sur le bouton système
ECHAP Ferme sans enregistrer
Pointer la barre de titre et faire glisser ALT + TIRET, C Déplace la fenêtre
Pointer le cadre et faire glisser ALT + TIRET, M Modifie la taille de la fenêtre
Cliquer sur le bouton Réduction ALT + TIRET, D Réduit la fenêtre en bouton
Cliquer sur le bouton de la fenêtre ALT + TIRET, S Redonne à la fenêtre sa taille d’origine
Cliquer sur le bouton Agrandissement ALT + TIRET, A Taille maximale
Fenêtres de listeFenêtres de listeFenêtres de listeFenêtres de liste
Souris Clavier Conséquence
HAUT ou BAS Sélectionne un élémentCliquer sur sa ligne
Radical de l’élément Sélectionne un élément
Faire un double-clic sur sa ligne ENTREE ou CTRL + M Ouvre un élément
Maj + clic MAJ + HAUT ou BAS Sélectionne des éléments contigus
Maj + clic CTRL + Flèches, ESPACE Sélectionne des éléments non contigus
Gestion de la barre d’outils NavigationGestion de la barre d’outils NavigationGestion de la barre d’outils NavigationGestion de la barre d’outils Navigation
Clavier Conséquence
CTRL + J Ajoute un élément
CTRL + L Affiche l’élément sélectionné (modifications impossibles)
CTRL + M Montre/modifie l’élément sélectionné
CTRL + U Supprime l’élément sélectionné
CTRL + GAUCHE Affiche l’élément précédent
Les sauvegardes
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Clavier Conséquence
CTRL + DROITE Affiche l’élément suivant
CTRL + R Lance commande RechercherRechercherRechercherRechercher
CTRL + T Lance commande AtteindreAtteindreAtteindreAtteindre
ALT + E + I Lance l’inverseur
ALT + E + G Lance la Calculette SageSageSageSage
Gestion des menusGestion des menusGestion des menusGestion des menus
Souris Clavier Conséquence
Cliquer sur le nom du menu ALT + lettre soulignée Ouvre le menu
Cliquer sur le nom de la commande Lettre soulignée Sélectionne la commande
Cliquer à l’extérieur du menu ECHAP Ferme le menu
Cliquer sur le nom du menu ouvert ALT Quitte la barre des menus
Cliquer sur le menu principal F10 Ouvre le premier menu
Menus contextuelsMenus contextuelsMenus contextuelsMenus contextuels
Souris Clavier Conséquence
Cliquer du bouton droit sur une listeou une zone de saisie
MAJ + F10 Ouvre un menu contextuel
Raccourcis clavier des fonctionsRaccourcis clavier des fonctionsRaccourcis clavier des fonctionsRaccourcis clavier des fonctions
Raccourcis des boutonsRaccourcis des boutonsRaccourcis des boutonsRaccourcis des boutons
Lorsque l’utilisateur utilise certaines fonctions des programmes Sage, il dispose, sur les fenêtresaffichées, de boutons appelant des fonctions liées aux fenêtres. Les raccourcis clavier de cesboutons suivent le principe suivant :
Pour appeler une fonction attachée à un bouton, il suffit de combiner MAJ + F? Cette touche defonction correspond au numéro du bouton dans la fenêtre.
Les sauvegardes
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La numérotation s’effectue à partir du premier bouton en haut et à gauche de la fenêtreconsidérée.
Exemple
Lorsque la fonction Clôture des journaux est utilisée dans Sage Comptabilité, les boutons suivantssont accessibles. Le premier est appelé par la combinaison de touches MAJ + F1, le second par MAJ + F2 etle troisième par MAJ + F3 comme décrit dans le tableau suivant :
Clavier Conséquence
MAJ + F1 Clôture totalement les journaux sélectionnés
MAJ + F2 Clôture partiellement les journaux sélectionnés
MAJ + F3 Imprime les journaux sélectionnés
Appel d’un raccourciAppel d’un raccourciAppel d’un raccourciAppel d’un raccourci
Certaines fonctions sont accessibles à l’aide d’un raccourci clavier. Pour appeler une fonctionattachée à un raccourci, il suffit de combiner CTRL + MAJ + XX, XX étant le raccourci paramétréau niveau de la fiche de l’élément appelé.
Exemple
Clavier Conséquence
CTRL + MAJ + Raccourci du compte Insère un N° de compte général
CTRL + MAJ + raccouci du tiers Insère un N° de compte tiers
CTRL + MAJ + raccourci du libellé Insère un libellé dans la zone Libellé écriture
Raccourcis clavier ou souris pour des fonctions sans boutonRaccourcis clavier ou souris pour des fonctions sans boutonRaccourcis clavier ou souris pour des fonctions sans boutonRaccourcis clavier ou souris pour des fonctions sans bouton
Certains automatismes existent dans des fonctions des programmes Sage sans faire appel à des boutons.
Exemple
Dans le programme Sage Comptabilité, la fenêtre de saisie d’écritures générales dispose desautomatismes suivants :
Souris Clavier Conséquence
CTRL + MAJ + 0 (zéro) Dans la zone N° compte, insère les zéroscomplémentaires à un compte (si longueur fixe)
Les sauvegardes
330© Sage France
Souris Clavier Conséquence
CTRL + MAJ + < Transfère l’intitulé du compte dans la zone Libelléécriture
Cliquer sur la ligne d’écriture TABULATION puis BAS etHAUT
Sélectionne une ligne d’écriture
Faire un double-clic sur la ligne d’écriture Sélectionner la ligne puisCTRL + M
Interroge un compte général ou un compte de tiers(consultation, pointage, lettrage)
Cliquer sur la zone Ancien solde Permet de modifier le solde de début de période
Radical du compte puis TABou F4
Recherche un compte (dans les zones N° decompte, Contrepartie ou Compte tiers)
MAJ + F11 Ouvre la fenêtre de visualisation des écritures àrégler
Les manuels de référence des programmes décrivent les raccourcis disponibles dans chaquefonction.
Les sauvegardes
331© Sage France
Annexe 2. Fonctionnement en réseau
Les programmes de la gamme Sage sont tout à fait aptes au fonctionnement en réseau.
Nous ne précisons ici que les grandes lignes de ce type de fonctionnement. Vous trouverez desexplications plus complètes sur la documentation fournie avec le système serveur et avec lesprogrammes Sage Serveurs pour Netware, pour Windows NT ou pour Macintosh ainsi que dans leGestionnaire d'applications.
Ce réseau doit se composer :
• d’un poste serveur comportant, entre autres, le programme Sage Serveur et les fichiers detravail partagés,
• de postes clients, connectés au serveur, disposant chacun d’une version différente duprogramme Sage apte à utiliser le ou les fichiers de données stockés sur le serveur.
Tous les programmes Sage sont capables de fonctionner en monoposte ou en réseau. Pour qu’ilspuissent fonctionner en réseau, quelques manipulations sont nécessaires :
• il faut que le réseau soit installé et les postes clients connectés ;
• il faut avoir fait l’acquisition d’un programme serveur Sage adapté au type de serveur utiliséet l’avoir installé sur le poste serveur ;
• il faut avoir fait l’acquisition d’autant de programmes qu’il y a de postes clients destinés àtravailler avec les fichiers installés sur le serveur ; vous pouvez aussi faire l’acquisition d’unprogramme et de plusieurs licences d’utilisation (contactez le réseau commercial Sage) ;
• il faut avoir configuré, au moyen des disquettes du programme serveur, chacun desprogrammes de la gamme Sage installés sur les postes clients ;
• il faut avoir configuré les fichiers de gestion des applications Sage en Multi-utilisateurs dansla zone Accès de la commande Autorisations d’accès du menu Fichier (cette commande estidentique dans tous les programmes de la gamme).
La configuration en réseau sur Macintosh est identique à celle sous Windows à la différence quele programme serveur doit être approprié au Macintosh et que la configuration du poste de travailn'est pas nécessaire.
Les programmes Sage conviennent tout à fait aux réseaux hétérogènes combinant PC sousWindows et Macintosh car les fichiers de données sont strictement identiques entre les deuxversions. Il est donc tout à fait possible de travailler sur les mêmes données à partir des deuxenvironnements. Dans ce cas, le serveur sera un poste PC ou compatible, équipé de Netware ouWindows NT. L’utilisation des programmes Sage en réseau vous apportera une grande souplessedans la gestion de vos données. Vous pourrez, de plus, utiliser la fonction de messagerie propresaux programmes de la gamme Sage et accessible par la commande Configuration système etpartage du menu Fichier.
Les sauvegardes
332© Sage France
Annexe 3. Les ruptures de mise en page
Voici la liste des ruptures détaillées par application et type d'état.
ComptabilitéComptabilitéComptabilitéComptabilité
Etats paramétrablesEtats paramétrablesEtats paramétrablesEtats paramétrables
Ligne de commandeconcernée
Type d'état Rupture(s) Fichiers *.bma concernés
Traitement / Interrogation etlettrage
Extrait de compte général Report antérieur Extrait General Base continu.bma
Total pièce/compte Extrait General Base.bma
Extrait General Dev Tiers.bma
Extrait General QteDevise.bma
Traitement / Interrogationtiers
Extrait de compte tiers Report antérieur Extrait Tiers Base continu.bma
Total pièce/tiers Extrait Tiers Base email.bma
Extrait Tiers Base.bma
Extrait Tiers Dev.bma
Extrait Tiers QteDevise.bma
Traitement / Interrogationanalytique
Extrait de compte analytique Report antérieur Extrait analytique.bma
Report exerciceantérieur
Traitement / Recherched'écritures
Recherche d'écritures générales Aucune rupture Recherche Generale.bma
Traitement / Recherched'écritures
Recherche d'écritures analytiques Aucune rupture Recherche Analytique.bma
Traitement / Rappel/Relevé Rappel/Relevé Report antérieur Rappel.bma
Rappel email.bma
Releve.bma
Releve email.bma
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333© Sage France
Ligne de commandeconcernée
Type d'état Rupture(s) Fichiers *.bma concernés
Traitement / Règlement tiers Règlement tiers Aucune rupture Lettre BOR.bma
Lettre cheque.bma
Lettre traite.bma
Traite en continu.bma
Traitement / Etats de clôture /Brouillard de clôture
Brouillard / journal de clôture
Etat / Analyse et contrôles /Contrôles comptables
Contrôles comptables Aucune rupture Cadeaux Clientele.bma
Comptes Echeances.bma
Comptes Generaux Non Utilises.bma
Comptes Tiers Non Utilises.bma
Frais Immobilisation.bma
Incoherence Saisie.bma
Liste Ecritures.bma
Solde Comptes Generaux.bma
Solde Comptes Tiers.bma
Tiers Non Lettres.bma
Etats libresEtats libresEtats libresEtats libres
Ligne de commandeconcernée
Type d'état Rupture(s) Fichiers *.bma concernés
Etat / Etats libres / Liste descomptes généraux...
Etats libres Liste des comptesgénéraux
Aucune rupture Liste comptes generaux.bma
Etat / Etats libres / Liste descomptes tiers...
Etats libres Liste des comptes tiers Aucune rupture Liste comptes tiers.bma
Etat / Etats libres / Liste dessections analytiques...
Etats libres Liste des sections Aucune rupture Liste sections analytiques.bma
Les sauvegardes
334© Sage France
Etats personnalisésEtats personnalisésEtats personnalisésEtats personnalisés
Ligne de commande concernée Type d'état Rupture
Etat / Brouillard... (Avec rupture sur N° pièce ou date de saisie) Brouillard des journaux Total pièce
Total date saisie
Intitulé plan analytique
Lignes d'écrituresanalytiques
Total plan analytique
Totaux
Etat / Brouillard... (Sans rupture sur N° de pièce ou date desaisie
Brouillard des journauxdécentralisés
Intitulé plan analytique
Lignes d'écrituresanalytiques
Total plan analytique
Totaux
Etat / Brouillard... (Edition du brouillard avec journal centralisé,plus rupture par compte)
Journal centralisé par compte Intitulé plan analytique
Ligne d'écritures analytiques
Totaux
Etat / Brouillard... (Edition du brouillard avec journal centralisé,plus rupture par nature de compte)
Journal centralisé par nature decompte
Totaux
Etat / Journal... Journal Totaux
Etat / Grand-livre des comptes... Grand-livre des comptes Intitulé compte général
Intitulé compte tiers
Période antérieure
Total cumulé
Total compte
Total période analyse
Total échelonnement
Total échelonnement seul
Total pièce
Les sauvegardes
335© Sage France
Ligne de commande concernée Type d'état Rupture
Total tiers
Total regroupement
Prix moyen
Nature
A-nouveau
Totaux
Etat / Etats tiers / Grand-livre des tiers... Grand-livre des tiers Intitulé compte tiers
Intitulé champ statistiquetiers
Total compte général
Total tiers
Total champ statistique tiers
Période antérieure
Total cumulé
Total période analyse
Totaux
Etat / Etats des registres / Registres taxe... Registres de taxes Ligne registre
Totaux
L'édition du brouillard peut entraîner l'ouverture de deux états personnalisables (Un pour le brouillard et un pour le journal).
ImmobilisationsImmobilisationsImmobilisationsImmobilisations
Etats libresEtats libresEtats libresEtats libres
Ligne de commande concernée Type d'état Rupture(s) Fichiers *.bim concernés
Etat/ Etats libres / Liste desimmobilisations...
Etat libre Liste desimmobilisations
Aucune rupture Liste immobilisations.bim
Liste immobisations optionsfiscales.bim
Etat / Etats libres / Liste des crédits-bails/locations...
Aucune rupture Liste credits bails locations.bim
Liste credits bails locations optionsfiscales.bim
Les sauvegardes
336© Sage France
Ligne de commande concernée Type d'état Rupture(s) Fichiers *.bim concernés
Etat / Etats libres / Etiquettes... Aucune rupture Etiquette immobilisation.bim
Etat / Etats libres / Fiche inventaire... Aucune rupture Fiche inventaire.bim
Etat / Etats libres / Liste des familles... Etat libre Liste des familles Aucune rupture Liste familles.bim
Liste familles options fiscales.bim
Etat / Etats libres / Liste des comptestiers...
Etat libre Liste des tiers Aucune rupture Liste des tiers adresse.bim
Etat / Etats libres / Liste des comptesgénéraux...
Etat libre Liste descomptes
Aucune rupture Liste des comptes generaux.bim
Moyens de paiementMoyens de paiementMoyens de paiementMoyens de paiement
Etats paramétrablesEtats paramétrablesEtats paramétrablesEtats paramétrables
Type d'état Rupture(s) Fichiers *.bmd concernés
Bordereau utilisateur effet Intitulé type de remise Bordereau Effet.bmd
Total type de remise
Bordereau des LCR-BOR enc/dec Aucune rupture Bordereau Effet.bmd
Bordereau des RCH (A renommer en Bordereau des remises dechèques)
Total Bordereau Remise.bmd
Bordereau utilisateur VP Aucune rupture Bordereau Vir Prel.bmd
Bordereau Vir International.bmd
Lettre utilisateur Aucune rupture Lettre BOR Fournisseur.bmd
Aucune rupture Lettre cheque Fournisseur.bmd
Aucune rupture Lettre Prelevement.bmd
Aucune rupture Lettre Traite.bmd
Aucune rupture Lettre Vir International.bmd
Aucune rupture Lettre Virement.bmd
Aucune rupture Traites fournisseur.bmd
Aucune rupture Traites preimprimees.bmd
Aucune rupture Traites.bmd
Les sauvegardes
337© Sage France
Gestion commercialeGestion commercialeGestion commercialeGestion commerciale
Etats paramétrablesEtats paramétrablesEtats paramétrablesEtats paramétrables
Ligne de commande concernée Type d'état Rupture(s) Fichiers *.bgc concernés
Traitement/Documents des ventes Traitement : Documents desventes, achats et stocks
Par pièce Accuse de commande client pouremail.bgc
Accuse de commande client.bgc
Bon avoir financier client.bgc
Bon de livraison client.bgc
Devis client pour email.bgc
Devis client.bgc
Facture client ecart Euro.bgc
Facture client Euro.bgc
Facture client.bgc
Facture gamme libre.bgc
Facture gamme ligne.bgc
Facture gamme.bgc
Facture nomenclature.bgc
Facture rupture BL.bgc
Traitement/Documents des achats Traitement : Documents desventes, achats et stocks
Par pièce Bon de commandefournisseur.bgc
Bon de livraison fournisseur.bgc
Bon de retour fournisseur.bgc
Cde contremarquefournisseur.bgc
Commande fournisseur Euro.bgc
Facture fournisseur.bgc
Traitement/Documents des stocks Traitement : Documents desventes, achats et stocks
Par pièce Bon de fabrication.bgc
Depreciation de stock.bgc
Mouvt entree.bgc
Mouvt sortie.bgc
Preparation de fabrication.bgc
Les sauvegardes
338© Sage France
Ligne de commande concernée Type d'état Rupture(s) Fichiers *.bgc concernés
Virement depot a depot.bgc
Traitement/Abonnements/Abonnements clients
Traitement/Abonnements/Abonnements fournisseurs
Traitement : Abonnements Aucune rupture Abonnement client.bgc
Abonnement fournisseur.bgc
Traitement/Abonnements/Reconduction des abonnements
Traitement : Liste etreconduction des abonnements
Aucune rupture Avis de reconduction.bgc
Liste des abonts client.bgc
Liste des abonts fournisseur.bgc
Traitement/Interrogation de compteaffaire / Interrogation commerciale
Traitement : interrogationcommerciale affaire
Aucune rupture Releve affaire.bgc
Liste mouvts affaire.bgc
Traitement/Interrogation de compteaffaire / Interrogation comptable
Traitement : interrogationcomptable affaire
Report antérieur
Par pièce
Extrait cpte affaire.bgc
Traitement/Interrogation de comptesarticle / Interrogation commerciale
Traitement : Interrogationcommerciale tiers et articles
Aucune rupture Liste mouvts article.bgc
Releve article.bgc
Traitement/Interrogation de comptestiers / interrogation commerciale
Traitement : Interrogationcommerciale tiers et articles
Aucune rupture Liste mouvts tiers.bgc
Releve tiers.bgc
Traitement/Interrogation de comptestiers / interrogation comptable
Traitement : Extrait de comptegénéral
Report antérieur
Par pièce
Extrait cpte cplet.bgc
Extrait cpte devise.bgc
Extrait de cpte.bgc
Traitement/Gestion desrèglements/Saisie des règlements
Traitement : Règlements Aucune rupture Acompte client.bgc
Acompte fournisseur.bgc
Reglement client.bgc
Reglement fournisseur.bgc
Traitement/Gestion desrèglements/Génération des règlements
Traitement : Génération desrèglements
Aucune rupture Bordereau de remise.bgc
Titre paiement client.bgc
Lettre cheque.bgc
Traitement/Recherche dedocuments/Entêtes de documents
Traitement : Recherche entêtesde document
Aucune rupture Recherche entete achat.bgc
Recherche entete stock.bgc
Recherche entete vente.bgc
Traitement/Recherche de Traitement : Recherche lignes Aucune rupture DEI exp N2 CERFA 30-2943.bgc
Les sauvegardes
339© Sage France
Ligne de commande concernée Type d'état Rupture(s) Fichiers *.bgc concernés
documents/Lignes de documents de document DEI exp N3 CERFA 30-2944.bgc
DEI exp N4 CERFA 30-2944.bgc
DEI Expedition.bgc
DEI Intr N2 CERFA 30-2943.bgc
DEI Intr N3 CERFA 30-2944.bgc
DEI Introduction.bgc
Recherche ligne.bgc
Traitement/Documents des ventes Traitement : Documents desventes, des achats et desstocks
Par pièce Reference9512.bgc
Reference9522.bgc
Reference9542.bgc
Reference9552.bgc
Reference9571.bgc
Reference9572.bgc
Etats libresEtats libresEtats libresEtats libres
Ligne de commande concernée Type d'état Rupture(s) Fichiers *.bgc concernés
Etat/Etats libres/Etiquettes de colisage... Etats libres : Etiquettes decolisage
Aucune Etiquette de colisage.bgc
Etat/Etats libres/Relevés de factures Etats libres : Liste des documentset relevés de facture
Aucune Releve fact client traite.bgc
Releve fact client.bgc
Releve fact enc.bgc
Releve fact payeur.bgc
Releve fact fournisseur.bgc
Etat /Etats libres/ Liste de documents Etats libres : Liste de documentset relevés de facture
Aucune Liste doc achats.bgc
Liste doc ventes.bgc
Etat/Etats libres/Traites en continu Etats libres : Traites
(Traites en continu)
Aucune Traite sur releve.bgc
Traite.bgc
Etat/Etats libres/Relevés d'échéances Etats libres : Liste et relevésd'échéances
Aucune Releve echeances client.bgc
Releves echeances frs.bgc
Liste echeances achats.bgc
Liste echeances ventes.bgc
Les sauvegardes
340© Sage France
Ligne de commande concernée Type d'état Rupture(s) Fichiers *.bgc concernés
Etat/Etats libres/Etiquettes et mailingtiers
Etats libres : Etiquettes et mailingtiers
Aucune Etiquette client.bgc
Etiquette fournisseur.bgc
Mailing client.bgc
Mailing fournisseur.bgc
Etat/Etats libres/Liste de tiers Etats libres : Liste de tiers Aucune Liste client adresse.bgc
Liste client CA.bgc
Liste fournisseur adresse.bgc
Etat/Etats libres/Etiquettes articles Etats libres : Etiquettes articles Aucune rupture Etiquette article.bgc
Etat/Etats libres/Liste d'articles Etats libres : Liste d'articles Aucune rupture Liste article CA.bgc
Liste article stock.bgc
Liste article tarifs.bgc
Saisie de caisse décentraliséeSaisie de caisse décentraliséeSaisie de caisse décentraliséeSaisie de caisse décentralisée
Etats paramétrablesEtats paramétrablesEtats paramétrablesEtats paramétrables
Ligne de commande concernée Type d'état Rupture(s) Fichiers *.bgc concernés
Traitement/Ventes comptoir Traitement : Documents desventes et des stocks
Par pièce Cheque Euro.bgc
Cheque.bgc
Facturette 66 colonnes
Ticket 70mm Milti Reglement.bgc
Ticket 70 mm.bgc
Ticket 80mm Milti Reglement.bgc
Ticket 80 mm.bgc
Traitement/Documents des ventes Traitement : Documents desventes et des stocks
Par pièce Accuse de commande client pouremail.bgc
Accuse de commande client.bgc
Bon avoir financier client.bgc
Bon de livraison client.bgc
Devis client pour email.bgc
Devis client.bgc
Les sauvegardes
341© Sage France
Ligne de commande concernée Type d'état Rupture(s) Fichiers *.bgc concernés
Facture client ecart Euro.bgc
Facture client Euro.bgc
Facture client.bgc
Facture gamme libre.bgc
Facture gamme ligne.bgc
Facture gamme.bgc
Facture rupture BL.bgc
Traitement/Documents des stocks Traitement : Documents desventes et des stocks
Par pièce Mouvt entree.bgc
Mouvt sortie.bgc
Traitement/Gestion desrèglements/Saisie des règlements
Traitement :Règlements Aucune rupture Acompte client.bgc
Reglement client.bgc
Traitement/Gestion desrèglements/Remise en banque
Traitement : Remise en banque Aucune rupture Remise en banque.bgc
Traitement/Interrogation de caisse Traitement : X de caisse par modede règlement
Caisse
Total caisse
Détail mode derèglement
Pièce
Regroupementdes règlements
X de caisse 70 mm.bgc
X de caisse 80 mm.bgc
Traitement/Interrogation de caisse Traitement : Interrogation dedocuments
Aucune rupture Liste tickets archives.bgc
Liste documents caisse.bgc
Releve document caisse.bgc
Traitement/Interrogation de caisse Traitement : Interrogationdétaillée de caisse
Aucune rupture Liste ventes articles.bgc
Releve ventes articles.bgc
Traitement/Interrogation de caisse Traitement : Interrogation decaisse
Par pièce Duplicata ticket 70 mm.bgc
Duplicata ticket 80 mm.bgc
Duplicata facturette 66 col.bgc
Traitement/Contrôle de caisse Traitement : Contrôle de caisse Mode derèglement
Total devise
Controle de caisse 70 mm.bgc
Controle de caisse 80 mm.bgc
Traitement/Clôture de caisse Traitement X de caisse par mode Caisse X de caisse 70 mm.bgc
Les sauvegardes
342© Sage France
Ligne de commande concernée Type d'état Rupture(s) Fichiers *.bgc concernés
de règlement Total caisse
Détail mode derèglement
Pièce
Regroupementdes règlements
Total général
X de caisse 80 mm.bgc
Traitement/Documents des ventes Traitement : Documents desventes et des stocks
Par pièce Reference9512.bgc
Reference9522.bgc
Reference9542.bgc
Reference9552.bgc
Reference9571.bgc
Reference9572.bgc
Etats libresEtats libresEtats libresEtats libres
Ligne de commande concernée Type d'état Rupture(s) Fichiers *.bgc concernés
Etat/Etats libres/Relevésd'échéances
Etats libres : Relevés de factures Aucune rupture Releve fact client traite.bgc
Releve fact client.bgc
Releve fact payeur.bgc
Traite sur releve.bgc
Etat/Etats libres/Liste de tiers Etats libres : Liste de client Aucune rupture Liste client adresse.bgc
Liste client CA.bgc
Etat/Etats libres/Etiquettes etmailing clients
Etats libres : Etiquettes et mailingclients
Aucune rupture Etiquette client.bgc
Mailing client.bgc
Etat/Etats libres/Liste d'articles Etats libres : Etiquettes et listed'articles
Aucune rupture Liste article CA.bgc
Liste article stock.bgc
Liste article tarifs.bgc
Etat/Etats libres/Etiquettes articles Etats libres : Etiquettes et listesd'articles
Aucune rupture Etiquette article.bgc
Index
343© Sage France
IndexIndexIndexIndex
A
A propos de Maintenance,322
Agrandissement,72
Ajouter une zone,257
Anciennes versionsfichiers,291
Aperçu à l'écran,136
Aperçu avant impression,136, 137
ASCII,139
Assistant maintenanceconversion du fichier,292, 296vérification du fichier,289
Assistant Maintenance,315
Atteindre,103
Augmenter la taille du fichier,319
B
Barre des coordonnées,232
Barre des tâches,67
Barre d'état,68
Barre d'outils,104
Barres d'outils,100, 104, 109
Barres d'outils & raccourcisvolet
raccourcis,112
BienvenueInstallation individuelle d’un programme,21
Bienvenue chez Sage,53
Boîtes à liste déroulante,88
Boutonsrôle,119
Bulles d'aide,68, 100
C
Calculette,149
Calculette Sagerevenir au programme,151
Calendrier,87
Classeur Microsoft Excel,141
Cliquer,84
Code d'accès,53
Commandelancer,91
Configuration de la page,244
Consulter le manuel,36
Conventions d'écriture,12
Conversion fichiers,290
Coordonnées,232
Copie par glissement,119
Couleurmise en page,284
Couleur de fondoutils,269
Critères de sélection standardétats,130
D
Dates
Index
344© Sage France
saisie,87
Débridage du programme,28
Démarrage du programme,53
Déplacement,73
Description,265
Dimension,71
Dimension de la page,239, 241
Documentation fournie,10
Double clic,84
E
Echanges de données,26
Enregistrement des données,86
Enregistrer le modèle,238
Enregistrer les saisies,73
Enregistrer sous...export dans un fichier,138
Epaisseur des filetsoutils,265
Equivalents clavier,326
Etatsgroupes,130opérateurs,131
Exporter dans un fichier,138
F
F4,82
Faire glisser,84
FenêtreAgrandir,72application,66Boutons,67Déplacer,73Document,70
Fermer,73Lise
Fermer,74liste
tri,102Modifier la taille,71Ramener à la taille précédente,72Réduire,72zones de saisie,81
Fenêtre active,93
Fenêtre d'application,66
Fenêtre de document,66
Fenêtre de travail,66
Fenêtresmodales,97
Fermer la liste,74
Fermeture,73
Fichieragrandir,319occupation,320recopier les données,315vérification,321
Fichierscomptabilité,10Extensions,33, 57
Fichiers à conserver,33
Flêcheoutils,265
Formatclasseur Microsoft Excel,141HTML,141Sylk,140texte,139
Format de sélectioncritères,129critères standards,130généralités,124groupes,130menu contextuel,124
Index
345© Sage France
opérateurs,131paramétrage,127personnalisé
créer,125personnaliser
ouvrir,126
G
Gestion de la couleurmise en page,283
Gestionnaire d'albumpresse papiers,250
Glisser/Déposer,120
H
HTML,140
I
Icônes,81
Identification,23, 59
Impression,123, 133, 134, 245Différée,121Format de sélection,124options,134
Impression différée,121
ImpressionsGénéralités,120
Information,312
Information sur l'installation,27
Informations à saisir,12
informations système,322
Insertion d'un champ,265
Internet,215
Inverseur,48
J
Journal maintenance,314
L
Les fonctions Internet,215se connecter à un site,215
Ligneoutils,265
Liste des documents ouverts,260
Listes déroulantes,88non éditables,89
Listes déroulantes éditables,82
M
Maintenance,287
Manuel électronique,36fonction de consultation,46impression,47utilisation,45Utilisation,45
Menuaide
maintenance,322caractères
mise en page,261contextuel
barres d'outils,95fenêtres modales,97listes,98zones de saisie,96
éditionmaintenance,314mise en page,248
état,122fichier
maintenance,288hierarchique,94maintenance:,315outils
Index
346© Sage France
mise en page,263ouvrir,91refermer,91sustème
mise en page,233système,93
fenêtre d'application,93fenêtres de document,94maintenance,287fichier,234
vuemise en page,251
Menu local,82
Menus locaux,88
Message suite à une panne,289
Mise à jourVersion supérieure,59
Mise en page,231outils,264principes,263
Modalefenêtre,97
Motifs,257
O
Objets calculés,270description,270
Occupation,321
Ogjets calculéscréation,270
Onglet,83
Onglets,90
Outils,256, 264
Ouvrirmaintenance,288
Ouvrir le format de sélection,126
Ouvrir le modèle,235
Ouvrir le programme,53
Ovalesoutils,269
P
Palette,100
Paramétrage de la conversion,310
Parmétrage de la conversion,307
Passer d'une application à une autre,70
Personnalisation de la barre d'outils,110
Pointer,84
Police,262
Préférence,156
Préférencesmise en page,258
Présentation de l'état,137
ProgrammeLancement,53
R
Raccourcis clavier,326
Raccourcis-clavier,65
Rechercher,102, 189
Rectangleoutils,268
Rectangle arrondioutils,269
Réduction,72
Référencement du programme,55
Réseau,331
S
Sage Maintenance,287
Index
347© Sage France
SaisiesEnregistrement,73
Sans titre,235
Sélectionoutils,265
Sélection de la série du graphique,147
Sélection du dossier d'installation,22
Souris,11pointeurs,118
Standardbarre d'outils,106
Sylk,140
T
Texteoutils,269
Touche F4,82
Touches,12
Transfert par glissement,120
TXT,139
V
Valider,12
Vérification,290
Visualisation des documents avant impression,136
Voir,13
Volet,83raccourcis
barres d'outils & raccourcis,112
Z
Zone variableoutils,265
Index
348© Sage France
Fiche de suggestion
Vos commentaires et suggestions nous intéressent pour améliorer la qualité et la facilité d'utilisation denos manuels.
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir remplir cette fiche d'appréciation et de nous laretourner. Nous vous en remercions par avance.
Société ...........................................................................................................
Adresse ...........................................................................................................
Code postal / Ville ...........................................................................................................
Téléphone ...........................................................................................................
Télécopie ...........................................................................................................
Utilisateur ...........................................................................................................
Fonction ...........................................................................................................
E-Mail ...........................................................................................................
Mettez une note de 0 à 10 pour chacune des caractéristiques suivantes :
Format : ..................... Présentation : .....................
Organisation : ..................... Explications : .....................
Précision : ..................... Clarté : .....................
Programme : Manuel de la Gamme Windows – Ligne 100
Version : 10.00
Référence : Mars 2001
ErreursSi vous avez trouvé des erreurs dans ce manuel, merci de bien vouloir nous les signaler ci-dessous.
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
SuggestionsToutes vos remarques nous aideront à améliorer la qualité de nos manuels.
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
.............................................................................................................................................
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