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Mappatura dei processi procedure amministrativo-contabili

Tipo di documento Manuale delle Procedure

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Data 15.11.2018

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Mappatura dei processi e delle procedure amministrativo – contabili Documento n. 6 del modello ex D. Lgs. 231/2001

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REVISIONE N. 08 del Modello approvata dal Consiglio di amministrazione in data 17.01.2019 (volta ad aggiornare, anche per stralcio e nelle more della revisione integrale del Modello, la precedente versione del documento "Manuale delle procedure amministrativo-contabili e Procedure di Gestione delle forniture di beni e servizi; Gestione manutenzioni; Gestione manutenzioni impianti termici e di elevazione.)

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Indice Premessa ..................................................................................................................................................................................................... 4

Definizioni, acronimi ed abbreviazioni ...................................................................................................................................................... 5

Risorse e Struttura Organizzativa del Settore Amministrazione ............................................................................................................ 5

1.1 Ciclo Acquisti ............................................................................................................................................................................... 14

1.1.1 Sistema Informativo ................................................................................................................................................................. 14

1.1.2 Ciclo Acquisti ........................................................................................................................................................................... 14

1.1.3 Ciclo Acquisti - Matrice del Personale per attività................................................................................................................. 23

1.2 Ciclo Vendite ................................................................................................................................................................................ 24


1.2.2 Ciclo Vendite ............................................................................................................................................................................. 24

1.2.3 Ciclo Vendite - Matrice del Personale per attività .................................................................................................................. 43

1.3 Ciclo Anagrafiche ........................................................................................................................................................................ 44


1.3.2 Ciclo Anagrafiche ..................................................................................................................................................................... 44

1.3.3 Ciclo Anagrafiche - Matrice del Personale per attività .......................................................................................................... 48

1.4 Ciclo Tesoreria ............................................................................................................................................................................. 49


1.4.2 Ciclo Tesoreria ......................................................................................................................................................................... 49

1.4.3 Ciclo Tesoreria – Matrice del Personale per attività .............................................................................................................. 55

1.5 Ciclo Personale ............................................................................................................................................................................ 56

1.5.1 Sistema Informativo ................................................................................................................................................................ 56

1.5.2 Ciclo Personale ........................................................................................................................................................................ 56

1.5.3 Ciclo del Personale – Matrice del Personale per attività ....................................................................................................... 67

1.6 Ciclo Cespiti ................................................................................................................................................................................. 68



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1.6.2 Ciclo Cespiti ............................................................................................................................................................................. 68

1.6.3 Ciclo Cespiti – Matrice del Personale per attività .................................................................................................................. 77

1.7 Gestione Tributaria e Fiscale, Contabilità Generale, Redazione del Bilancio ........................................................................ 78


1.7.2 Gestione Tributaria e Fiscale, Contabilità Generale, Redazione del Bilancio .................................................................... 78

1.7.3 Gestione fiscale e Bilancio – Matrice del Personale per attività ............................................................................................ 85

1.8 Controllo di Gestione ...................................................................................................................................................................... 86


1.8.2 Controllo di Gestione .............................................................................................................................................................. 86

1.8.3 Controllo di Gestione – Matrice del Personale per attività ................................................................................................... 88

1.9 Ripartizione spese condominiali ................................................................................................................................................ 89


1.9.2 Ripartizione spese condominiali ............................................................................................................................................. 89

1.9.3 Ripartizione spese condominiali– Matrice del Personale per attività ............................................................................... 102

1.10 Adempimenti relativi al PTPCT ................................................................................................................................................. 103

1.10.1 Sistema Informativo ............................................................................................................................................................ 103

1.10.2 Adempimenti relativi al PTPCT .......................................................................................................................................... 104

1.10.3 Adempimenti relativi al PTPCT – Matrice del Personale per attività ............................................................................... 110

ALLEGATO – Totale Matrice del Personale per attività



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Premessa Il Manuale delle Procedure Amministrativo-Contabili si propone di descrivere, nell’ambito dei cicli formalizzati, le modalità operative relative alle diverse fasi dei cicli stessi individuando e definendo: le Unità Organizzative coinvolte; il corretto flusso di attività, sotto il profilo operativo ed amministrativo, ed i relativi controlli; i livelli di autorizzazione necessari per l’effettuazione delle transazioni. I cicli amministrativo contabili sono descritti attraverso: il diagramma di flusso che illustra le macro attività effettuate; la descrizione delle attività e dei controlli effettuati.



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Definizioni, acronimi ed abbreviazioni Con riferimento agli acronimi utilizzati nel Manuale, si fornisce di seguito una legenda.

Acronimo Descrizione

Ced Centro Elaborazione dati ridenominato ufficio ICT

CdA Consiglio di Amministrazione

Co.Ge. Contabilità Generale

DURC Documento unico di regolarità contributiva

Odl Ordine di lavoro

PA Pubblica amministrazione

PAT Provincia Autonoma di Trento

Payroll Paghe e contributi

SEPA Metodo di pagamento “Rapporto Interbancario Diretto”

Risorse e Struttura Organizzativa del Settore Amministrazione In riferimento all’organigramma della Società riportiamo di seguito una breve illustrazione della struttura organizzativa e le relative risorse dell’ Ufficio Controllo amministrazione e dell’Ufficio Bilancio e Ragioneria diretti e coordinati dal Dirigente del Settore Amministrazione. A supporto delle attività dei due uffici, vi è l’attività di segreteria che si occupa, in particolare della protocollazione e dello smistamento alle persone interessate (per conoscenza o per competenza) della posta in entrata ed in uscita. L’applicativo utilizzato, trasversale a tutta la Società, è l’applicativo PiTre che consente, non solo la protocollazione informatizzata in maniera conforme alla normativa vigente, ma



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fornisce un sistema unico ed integrato per la gestione dei flussi documentali ovvero dell’insieme delle attività finalizzate a protocollare, classificare, organizzare, assegnare, reperire, trasmettere e conservare i documenti amministrativi, mediante servizi informatici. UFFICIO BILANCIO E RAGIONERIA (Direttore dott.ssa Manuela Clementi) Attengono a questo ufficio le seguenti aree di lavoro: 1. Area Utenza (dott.ssa Ilenia Preti, rag. Flaim Costantina, Ivan Gasperi, rag. Miriam Concer, rag. Anna Cereghini, dott.ssa Ossana Mirta, rag. Cristina Comai, rag. Lucia Battisti) In tale area vengono curati i seguenti adempimenti:

registrazione degli incassi derivanti dalle fatture di vendita;

emissione e registrazione delle fatture di vendita sezionale utenti;

tenuta del registro IVA sezionale utenti utenza sezionale;

rapporti con l’utenza con riferimento alla fatturazione;

Effettua il controllo e la gestione della morosità su utenti "attivi" attraverso : - il controllo periodico regolarità pagamenti ed emissione solleciti - l’eventuale messa in perdita di crediti inesigibili - la collaborazione con l’Ufficio Legale della Società per l’esecuzione delle procedure coattive di recupero del credito

- l’istruttoria su posizioni di utenti "usciti " per successivo affidamento a Trentino Riscossioni S.p.A. o messa in perdita



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Provvede alla gestione dei piani di rientro attraverso: - la concessione delle rateizzazioni - il controllo regolarità pagamenti rateali - la contabilizzazione interessi di mora

2. Area Acquisti/Vendite contabilità e Anagrafica (dott.ssa Marina Mutinelli, sig. Marco Calogiuri, sostituto Rosario Sevegnani) In tale area vengono curati i seguenti adempimenti:

registrazione delle fatture di acquisto;

emissione e registrazione delle fatture di vendita non utenti;

tenuta dei registri IVA (uno acquisti, due vendita e un corrispettivi) con liquidazione mensile;

inserimento e gestione delle anagrafiche clienti (non utenti)/fornitori;

rendicontazione trimestrale unità immobiliari di terzi in gestione; 3. Area bilancio e contabilità generale (sostituto Lorena Costa) L’attività dell’area si sviluppa sui seguenti adempimenti:



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controlli periodici della correttezza delle registrazioni contabili;

predisposizione del registro cespiti ammortizzabili (beni mobili e immobili) con calcolo delle quote ammortamento;

predisposizione e registrazione delle scritture integrative, rettificative e di assestamento;

predisposizione bilancio d’esercizio con calcolo delle imposte Ires e Irap;

studio ed aggiornamento normativa civilistico-fiscale;

predisposizione bozza bilancio infrannuale, bilancio preventivo e bilanci pluriennali. Ufficio Bilancio e Ragioneria

Risorsa Ruolo

Clementi Manuela Direttore

Calogiuri Marco Assistente amministrativo/contabile

Concer Miriam Assistente amministrativo/contabile

sostituto Costa Lorena Funzionario economico/Amministrazione

Flaim Costantina Assistente amministrativo/contabile

Mutinelli Marina Funzionario economico/Amministrazione

Preti Ilenia Funzionario economico/Amministrazione

sostituto Sevegnani Rosario Coadiutore amministrativo

Gasperi Ivan Collaboratore amministrativo/contabile

Anna Cereghini Funzionario economico/Amministrazione

Mirta Ossana Assistente amministrativo/contabile



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Cristina Comai Assistente amministrativo/contabile

Lucia Battisti Assistente amministrativo/contabile

UFFICIO CONTROLLO AMMINISTRAZIONE (Direttore dott.ssa Lorena Costa) L’attività dell’ufficio si sviluppa sulle seguenti aree di attività: 1. Area controllo di gestione (dott.ssa Manuela Franch)

Il personale addetto:

predispone i budget di spesa della dirigenza e relativi aggiornamenti, ne monitora l’andamento e predispone le eventuali modifiche da approvare in CdA;

cura i rapporti con il tesoriere e le altre banche con le quali sono intrattenuti rapporti diversi;

gestisce le pratiche ancora in corso dei prestiti obbligazionari emessi;

elabora la documentazione riferita alla osservanza degli adempimenti connessi alle Rendicontazione PAT

svolge attività di supporto alle altre aree del Settore Amministrazione. 2. Area tesoreria e cassa economale



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(rag. Antonella Malpaga, rag. Marcella Pisoni, dott.ssa Aurora Orgiana) Il personale addetto:

provvede, sul lato del ciclo passivo, al pagamento, gestione e contabilizzazione dei pagamenti della società ivi compreso il servizio di cassa economale;

provvede alla corretta rilevazione delle ritenute fiscali, predispone le Certificazioni Uniche da inviare ai professionisti, prepara la documentazione per la compilazione del modello di dichiarazione 770;

per quanto attiene al ciclo attivo, gestisce gli incassi per la componente non legata alla gestione dell’utenza, predispone le relative registrazioni e prime note contabili;

effettua il controllo dei flussi finanziari, incassi e pagamenti, aggiornando costantemente il documento denominato “cashflow” e producendo i report necessari ai fini della pubblicazione delle informazioni richieste dalla normativa di riferimento nella sezione “Società Trasparente” del sito aziendale;

cura la gestione delle fideiussioni e delle garanzie prestate da terzi;

sovraintende al monitoraggio contabile dell’attività di investimento;

provvede agli affidamenti di contratti pubblici di importo inferiore alle soglie di rilevanza comunitaria, secondo la normativa di riferimento;

collabora con l’Ufficio Bilancio e Ragioneria alla elaborazione delle scritture contabili e controlli per la predisposizione del bilancio di esercizio.

3. Area personale ( sig.ra Marisa Dalmonego, dott. Stefano Sartori)



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Il personale addetto:

cura la gestione contabile, amministrativa, fiscale e previdenziale, del personale dipendente della Società, in collaborazione con il consulente esterno, e del personale messo a disposizione dalla PAT (per quanto non elaborato dalla PAT);

gestisce gli adempimenti per la retribuzione variabile del personale dipendente e messo a disposizione ivi compresa la predisposizione degli accordi per l'attribuzione degli emolumenti variabili;

assicura la tenuta ed aggiornamento periodico dei fascicoli del personale inerenti lo stato di servizio dei dipendenti della Società; 4. Area Gestione e ripartizione spese condominiali (rag. Milena Marconi, rag. Paolo Antonelli, dott.ssa Sara Bevilacqua) Il personale addetto:

si occupa dell’organizzazione, del disciplinamento e dei contratti della fornitura dei servizi condominiali, di energia elettrica, acqua, pulizia e verde, monitorandone i consumi e predisponendo le liquidazioni per i relativi pagamenti ai fornitori;

cura la copertura a preventivo dei costi di gestione dei servizi condominiali mediante la determinazione dei preventivi di spese reversibili e dei relativi acconti mensili in base alle proiezioni delle variazioni dei costi del combustibili, energia ed eventuali nuovi servizi;

calcola le quote in acconto dei nuovi edifici; crea le tabelle millesimali per l’imputazione delle spese reversibili ed i relativi centri di costo; aggiorna la gestione degli impianti con l’inserimento dei nuovi edifici e l’esclusione degli stabili costituiti in condominio



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cura l’imputazione, la ripartizione e la rendicontazione dei consumi e delle spese inerenti i servizi prestati agli utenti degli edifici in gestione dell’Istituto (riscaldamento, ascensore, acqua calda, acqua fredda, forza motrice, illuminazione parti comuni, pulizie, cura del verde, lavori di manutenzione in addebito, quote derivanti da condomini/supercondomini e quant’altro);

effettua un puntuale controllo di gestione sui costi imputati in sede di rendiconto derivanti da altri Settori (gestione calore, gestione ascensori, lavori di manutenzione in addebito, gestione dei condomini);

predispone annualmente il rendiconto dell’esercizio riferito al periodo 01/07aa-30/06/aa, con la relativa stampa, invio, e fatturazione dello stesso. Fornisce nel corso di tutto l’anno spiegazioni e chiarimenti agli utenti e a soggetti terzi degli importi addebitati.



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Ufficio Controllo Amministrazione

Risorsa Ruolo

Lorena Costa Direttore

Malpaga Antonella Collaboratore amministrativo/contabile

Aurora Orgiana Collaboratore amministrativo/contabile

Lorena Zampieri Coadiutore amministrativo/contabile

Dalmonego Marisa Collaboratore amministrativo/contabile

Girardi Michele Addetto ai servizi ausiliari

Sartori Stefano Funzionario economico/Amministrazione

Marcella Pisoni Coadiutore amministrativo/contabile

Manuela Franch Funzionario economico/Amministrazione

Milena Marconi Funzionario economico/Amministrazione

Paolo Antonelli Assistente amministrativo/contabile

Sara Bevilacqua Assistente amministrativo/contabile



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1.1 Ciclo Acquisti 1.1.1 Sistema Informativo

A supporto del ciclo acquisti sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.

Nome sistema Descrizione

GAMMA Contabilità fornitori

TLQ – Telequercia Tesoreria

Banca Multicanale

MI - Mandato informatico Tesoreria – Autorizzazione al pagamento - Firma elettronica

REF Applicativo per la gestione degli ordini di lavoro

DURC on line

Acquisti in rete PA Applicativo per il controllo di adempienza del Beneficiario

1.1.2 Ciclo Acquisti

Nell’ambito del ciclo acquisti esistono diverse procedure per la gestione delle informazioni legate a specifiche tipologie di acquisto: Beni e Servizi per l’azienda Acquisto di Immobili



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Acquisto di Manutenzioni Acquisto di Utenze

Il ciclo acquisti dei Beni e Servizi per l’azienda rappresenta il riferimento base per le altre tipologie di acquisto che sono descritte solo per differenza (relativamente quindi alle sole attività tipiche non previste nel flusso base di acquisto).

Acquisto Beni e Servizi per l’azienda

Note descrittive In sede di approvazione del Piano strategico triennale, il Consiglio di amministrazione approva anche il Budget di spesa della Presidenza e Dirigenza che riporta per ciascun centro di responsabilità l’ammontare della spesa massima autorizzata per l’anno di riferimento. A fronte di decisioni di spesa (delibere del Consiglio di amministrazione o Decisioni dei Dirigenti), l’addetto dell’Ufficio Controllo amministrazione verifica l’esistenza del budget e la disponibilità all’utilizzo. Eventuali variazioni che dovessero intervenire nei conti di budget, entro i limiti di ogni centro di responsabilità , potranno essere approvate rispettivamente dalla Presidenza e dalla Dirigenza. Diversamente, eventuali aumenti di spesa sul budget complessivo assegnato ad ogni centro di responsabilità, dovranno essere necessariamente autorizzati dal Consiglio di amministrazione, motivandone lo scostamento. Per ciascuna atto di acquisto, gli uffici si adoperano nel pieno rispetto delle normative vigenti in termina di tracciabilità dei flussi finanziari e anticorruzione/trasparenza Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua rappresentazione grafica:

Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio



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1.1.01 Ciclo acquisti Richiesta di Acquisto

La richiesta di acquisto può scaturire all'interno di tutti i settori della Società. Tenuto conto dell’importo stimato di acquisto, si procede alternativamente: - attivando la procedura di Gara Europea secondo quanto previsto dal codice appalti (di competenza esclusiva del Settore Affari Generali). - attivando la procedura interna regolata dalla legge Provinciale 23/90 e L.P. 2/2016

Tutti Tutti

1.1.02 Ciclo acquisti

Procedura di Gara Europea

La procedura di Gara Europea è regolata dal Codice degli Appalti e gestita dal Settore Affari Generali); la procedura prevede le seguenti fasi: - redazione del capitolato di gara - redazione del bando di gara - approvazione del bando di gara da parte del CdA - pubblicazione del bando di gara - gara e aggiudicazione dell'appalto.

Tutti Tutti (Out of Scope)


Procedura di Acquisto interna

La direttiva provinciale n. 2018 del 01 dicembre 2017, rivolta alle agenzie e agli enti strumentali della Provincia, riporta le una serie di istruzioni che le Società devono seguire per gli acquisti di servizi e di forniture. In particolare indica :” … le Società:

utilizzano in autonomia le convenzioni attivate da APAC per le acquisizioni di servizi e di forniture secondo quanto stabilito dalla Giunta provinciale con propria deliberazione ai sensi dell’art. 36 ter 1 della L.P. n. 23/90;

quando non sono tenute ad utilizzare le suddette convezioni, acquisiscono servizi e forniture mediante acquisti sul mercato elettronico provinciale (per acquisti al di sotto della soglia di rilievo europeo), o, in mancanza di beni o servizi su tale mercato, mediante gli strumenti elettronici di acquisto gestiti da CONSIP s.p.a.

qualora tali strumenti non siano utilizzabili, per l’espletamento delle procedure di gara di importo superiore a quello previsto per gli affidamenti diretti sono tenuti a rivolgersi ad APAC, salvo deroga comunicata da APAC in relazione alle proprie esigenze organizzative; per gli importi di affidamento inferiore a quello previsto per gli affidamenti diretti, gli enti possono procedere in autonomia.

possono derogare a quanto disposto nell’allinea precedente nei

Tutti

Tutti (Out of Scope)



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Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio casi in cui debbano procedere all’acquisizione di beni e servizi non inseriti nella raccolta fabbisogni di servizi forniture predisposta ai fini della programmazione di Apac e che per ragioni d'urgenza non possono essere ricompresi nella stessa, o nei casi di servizi specialistici la cui prestazione è da svolgersi al di fuori del territorio nazionale. In tal caso le società devono adeguatamente motivare l'espletamento diretto delle procedure di acquisizione di beni e servizi.

La procedura di acquisto interna è regolata dalla Legge Provinciale 23/90. In base alla normativa di riferimento (affidamento diretto per importi di acquisto inferiori a 40.000 Euro, procedura negoziata per importi di acquisto compresi tra i 40.000 Euro ed i 150.000 Euro) e alle procedure interne si adottano i seguenti approcci:

- Riferimento alle Centrali di Acquisto Provinciali o Nazionali - Richiesta di Offerta da fornitori differenti. - Acquisti diretti su un unico Fornitore

L’attività prevede: - determina a contrarre (delibera del Consiglio di Amministrazione

o decisione del Dirigente); - preparazione capitolato; - indagine di mercato, consultazione elenchi operatori economici,

eventuale confronto competitivo; - scelta del contraente; - stipula del contratto.


Controllo della Spesa Inserimento numero Budget

L’addetto dell’Ufficio Controllo amministrazione riceve la Decisione del Dirigente e vi riporta il budget di riferimento, verificandone la capienza e la disponibilità residua.

Amministrazione Ufficio Controllo amministrazione


Ricezione del bene \ Usufruizione del servizio

Il bene o servizio viene ricevuto direttamente dall’ufficio richiedente La procedura prevede le seguenti fasi:

- ricezione del bene e controllo fisico - attestazione ricevimento del servizio

La documentazione viene archiviata dall’ufficio che usufruisce il bene o il

Tutti Tutti - Settore Amministrazione



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Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio servizio e fornita al Direttore di riferimento a supporto della liquidazione della relativa fattura.


Ricezione e codifica della fattura

Le fatture passive pervengono all'Ufficio Bilancio e Ragioneria ad esclusione delle fatture relative ad utenze. L’addetto svolge una prima attività di analisi e verifica della fattura sui seguenti elementi: correttezza IVA, identificazione del Tipo di documento (Causale), del Budget e del Conto Contabile e correttezza ed esistenza del Fornitore. L’addetto dell'Ufficio Bilancio e Ragioneria procede quindi con la codifica della fattura, trascrivendo sulla fattura cartacea: - codice fornitore - causale (identifica il tipo di documento) - conto contabile - n° di budget - codice Iva

Amministrazione Ufficio Bilancio e Ragioneria


Registrazione e contabilizzazione della fattura passiva

L’addetto dell’ Ufficio Bilancio e Ragioneria contabilizza la fattura passiva a sistema, ne indica l’eventuale attribuzione in contabilità analitica (es. n. proforma Ref ai fini dell’interfacciamento con il gestionale verticale per una corretta individuazione degli interventi di manutenzione straordinaria da capitalizzare e per delle spese di manutenzione da riaddebitare ad inquilini e proprietari) e trascrive sulla fattura cartacea originale: - n° protocollo Iva - n° di registrazione - Data Registrazione



Controlli automatici e manuali

L’addetto dell' Ufficio Bilancio e Ragioneria procede con la stampa delle fatture registrate nel giorno ed effettua un controllo manuale verificando la correttezza dei dati inseriti a sistema rispetto a quanto riportato sulle fatture originali cartacee. In caso di anomalia l’addetto provvede a svolgere azioni correttive o integrative sulla registrazione della fattura.



Archiviazione e invio per la liquidazione

L’addetto dell’ Ufficio Bilancio e Ragioneria procede alla scansione del documento e archivia l’originale. L’addetto invia copia cartacea \ scansione della fattura alla funzione richiedente o responsabile del bene \ servizio richiesto per l’autorizzazione alla liquidazione.




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Autorizzazione al pagamento

Il funzionario incaricato provvedere ad accertare la completa esecuzione dei lavori e/o fornitura di beni o servizi e/o prestazioni professionali, la congruità del prezzo, nonché la regolarità dell’eventuale documentazione prevista dalla normativa vigente compreso il DURC e gli adempimenti in ordine alla tracciabilità dei flussi finanziari. Il funzionari appone il timbro “liquidazione”, indica la data, lo firma e lo trasmette al Dirigente competente. Il Dirigente competente autorizza il pagamento apponendo la propria firma.

Tutti Tutti

1.1.11 Ciclo acquisti Registrazione pagamento

La copia cartacea della fattura passiva autorizzata al pagamento viene inviata all'Ufficio Controllo amministrazione. L’addetto dell’ Ufficio Controllo amministrazione procede con il controllo formale dell'avvenuta autorizzazione e con tutti i controlli necessari ai fini del rispetto della normativa della tracciabilità dei flussi finanziari L'Ufficio Controllo di amministrazione registra il pagamento a sistema e genera il mandato di pagamento in formato elettronico.

Amministrazione Ufficio Controllo di amministrazione


Verifica regolarità contributiva verso la PA del Beneficiario

L’addetto dell'Ufficio Controllo amministrazione, attraverso l’applicativo WEB di Equitalia in uso presso la Pubblica Amministrazione, effettua un controllo al fine di verificare che il beneficiario non presenti cartelle esattoriali pendenti rispetto alla Pa; nel caso in cui ciò non fosse verificato, il pagamento viene bloccato e applicata la normativa prevista per importi > €5.000.



Trasmissione pagamenti alla banca

L’addetto verifica la correttezza formale dei pagamenti e ne produce la lista e il flusso che riporta tutti i mandati da trasmettere alla banca. Il flusso dei mandati è importato nell'applicativo TLQ. e successivamente sono trasmessi e disponibili alla firma sul'applicativo "Mandato Informatico". Nel caso di mandati “multibeneficiari”, l’addetto carica il file di appoggio ai fini della corretta generazione dei sottomandati.


1.1.14 Ciclo acquisti Firma Elettronica

Gli utenti autorizzati (accesso è regolato dalle Smart Card / Token usb sulla base delle deleghe depositate) appongono la firma elettronica al mandato di pagamento. I dati vengono trasmessi al sistema bancario come ordine di pagamento.

Amministrazione Settore Amministrazione



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Acquisto di utenze per immobili – Note descrittive Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della:


1.1.15 Ciclo acquisti Contratti con fornitori utenze Contratti con gli inquilini

Il ciclo acquisti relativo alle utenze è regolato in base agli accordi contrattuali in essere tra la Società e i fornitori di utenze. Amministrazione Ufficio Controllo

Amministrazione

1.1.16 Ciclo acquisti Ricezione fatture per utenze

Le fatture per utenze vengono raccolte presso il settore Amministrazione in forma cartacea. Amministrazione Ufficio Controllo

Amministrazione

1.1.17 Ciclo acquisti Controllo fatture per utenze

Le fatture per utenze vengono controllate singolarmente. Su ogni singolo documento viene effettuato il controllo di congruità ed apposto un timbro riportante l'indirizzo relativo all'utenza, l'importo, la firma per l'autorizzazione al pagamento. I dati vengono registrati nel sistema.

Amministrazione Ufficio Controllo Amministrazione

1.1.10b Ciclo acquisti

Autorizzazione al pagamento delle fatture per utenze

Il Dirigente del settore Amministrazione effettua la Liquidazione (firma). Le fatture per utenze vengono inviate all'Ufficio Bilancio e Ragioneria e sono accompagnate da un prospetto che riepiloga l'importo totale delle fatture ricevute.


1.1.18-19 Ciclo acquisti Controllo fatture per

utenze

Le fatture per utenze vengono ricevute dall'Ufficio Bilancio e Ragioneria. L’Ufficio Bilancio e Ragioneria riceve inoltre da alcuni fornitori i dati delle fatture su supporto informatico. L’addetto dell’Ufficio Bilancio e Ragioneria procede effettuando, in fase di registrazione, i seguenti controlli: - controllo su correttezza data, n° fattura, importo delle fatture cartacee rispetto al dato informatico - controllo del totale importo delle fatture cartacee rispetto al dato informatico.




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1.1.07b Ciclo acquisti Registrazione delle

fatture per utenze

L’addetto dell’ Ufficio Bilancio e Ragioneria procede alla registrazione delle fatture per utenze ricevute. Nel caso le fatture siano rese disponibili dal fornitore su supporto informatico (“Grandi Fatturatori”), l’addetto procede con l'importazione dei dati a sistema e con la registrazione e contabilizzazione. L’addetto infine effettua una stampa delle scritture contabili effettuate e controlla manualmente la corrispondenza di ogni singola fattura (ricevuta solo in forma cartacea) con la registrazione contabile (vengono in particolare controllati data, e importo).


Acquisto di manutenzioni Note descrittive

Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della: Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio

1.1.20 Ciclo acquisti Manutenzioni Segnalazione utente e autorizzazione intervento

La manutenzioni possono essere di tipo programmato o a chiamata. Nel primo caso il programma delle manutenzioni è precedentemente previsto all'interno del capitolato tecnico di gara. Nel secondo caso l'input arriva dall'inquilino (o da altro soggetto) che si rivolge alla Società tramite un numero verde. La segnalazione viene gestita dal settore Patrimonio che autorizza l'intervento e informa il fornitore.

Tecnico Out of scope

1.1.21 Ciclo acquisti Inserimento Odl a sistema

Una volta autorizzato l'intervento, l’addetto del settore Tecnico procede inserendo il relativo ordine di lavoro a sistema (REF). Tecnico Out of scope



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1.1.22 - 22b Ciclo acquisti

Intervento e rendicontazione; Controllo Iva

Una volta effettuato l'intervento, il fornitore fornisce la relativa rendicontazione al settore Tecnico. In questa fase la documentazione viene inviata (a regime a campione) all'Ufficio Bilancio e Ragioneria che procede con un controllo formale circa le corrette aliquote Iva da applicare in base alla tipologia di prestazione fornita.

Amministrazione

Ufficio Bilancio e Ragioneria

1.1.23 - 23b Ciclo acquisti Controllo corrispondenza

Odl - Rendiconto fornitore

L’addetto del settore Tecnico effettua un controllo di corrispondenza tra quanto preventivato (Odl) e quanto rendicontato dal fornitore ed emette una PREFATTURA e la invia al fornitore che provvede alla fatturazione indicante il n. di prefettura inviato. La fattura quindi inviata dal fornitore arriva al settore Amministrazione per la registrazione


1.1.24 Ciclo acquisti Chiusura Odl Contestualmente alla registrazione viene rilevato a sistema il n. di prefattura corrispondente onde consentire alla procedura, quotidianamente, di chiudere il ciclo degli ODL..

Amministrazione


Cantieri Note descrittive Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima:


1.1.25 Ciclo acquisti Verbale di Consegna L’Ufficio della Direzione lavori del Servizio Tecnico elabora il verbale di consegna del Cantiere. Tecnico - Out of scope

1.1.26 Ciclo acquisti Contabilità di cantiere e stato avanzamento lavori

Al raggiungimento dell’importo contrattuale del capitolato speciale di appalto da parte dell'impresa assegnataria dell'appalto, il Direttore lavori predispone lo stato avanzamento lavori Lo stato avanzamento lavori




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Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio contiene tutta la documentazione giustificativa necessaria al fine di verificarne la coerenza con il contratto di appalto. Il settore Tecnico effettua il controllo relativo al rispetto del budget (quadro economico) e delle scadenze, evidenziando eventuali scostamenti \ ritardi rispetto al contratto di appalto.

1.1.27 Ciclo acquisti Autorizzazione dello stato avanzamento lavori IL Dirigente del Settore Tecnico vista il certificato di pagamento. Tecnico Out of scope

1.1.28 Ciclo acquisti Codifica preventiva del Sal

Ad avvenuto ricevimento della fattura, l’addetto dell’Ufficio Controllo amministrazione procede con il controllo della stessa rispetto allo stato di avanzamento. Sulla fattura è indicato il n° di cantiere e la data di competenza dello stato avanzamento lavori. Si procede poi con l’invio all'Ufficio Bilancio e Ragioneria ai fini della registrazione contabile. .


1.1.10c Ciclo acquisti Autorizzazione al

pagamento (Liquidazione)

La fattura è inviata al Direttore Lavori; l'autorizzazione alla liquidazione prevede che vi sia la validazione (firma) del Direttore Lavori e del Dirigente Servizio Tecnico. Il settore Tecnico recupera inoltre il Durc del fornitore. La liquidazione viene inviata infine al settore Amministrazione per la procedura di pagamento.


1.1.3 Ciclo Acquisti - Matrice del Personale per attività

Dall’analisi del ciclo, in allegato riportiamo la Matrice del Personale per attività



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1.2 Ciclo Vendite

1.2.1 Sistema Informativo

A supporto del ciclo vendite sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elGAMMA degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.


GAMMA Contabilità generale

TLQ – Telequercia Tesoreria

REF Contabilità clienti (Utenti)

POSTEL Applicativo web tesoreria c/c postale

1.2.2 Ciclo Vendite

Nell’ambito del ciclo vendite esistono diverse procedure per la gestione delle informazioni legate a specifiche tipologie di fatturazione:

Fatture emesse verso gli inquilini degli immobili Fatture per ricavi diversi Ricavi e proventi per i quali non viene emessa fattura

Il ciclo vendite relativo agli inquilini rappresenta il riferimento base per le altre tipologie di acquisto che sono descritte solo per differenza (relativamente quindi alle sole attività tipiche non previste nel flusso base di vendita).



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Ciclo vendite per fatture emesse verso inquilini

Note descrittive Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima. In relazione alle attività 1.2.51 e 1.2.54 vedere il paragrafo relativo agli incassi.


1.2.01-02-03 a-b

Ciclo Vendite

Inserimento contratti con l'utenza a sistema e aggiornamento anagrafiche inquilini.

I contratti con l'utenza vengono inseriti a sistema da parte del Settore Affari generali il quale si occupa di inserire la relativa anagrafica. Il settore gestione casa e immobiliare inoltre aggiorna le anagrafiche relative agli inquilini.

Affari generali - Gestione casa e immobiliare

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1.2.04 Ciclo Vendite Predisposizione dovuti ordinari e straordinari

La procedura di fatturazione prevede che ciascun Settore provveda autonomamente ad inserire i dovuti straordinari di propria competenza

- (ad es. il Settore Affari generali inserisce i diritti di segreteria, l’imposta di registro, interessi di mora etc.

- Spetta al Settore Gestione casa e immobiliare il controllo dei dovuti ordinari generati attraverso il sistema EPU

Affari generali/Gestione casa e immobiliare/ Amministrazione

-

1.2.05 e 1.2.06

Ciclo Vendite Fatturazione manuale

L'addetto dell'Ufficio Bilancio e Ragioneria, a partire dalle informazioni ricevute dai Settori, provvede ad emettere da sistema le fatture non gestite con fatturazione massiva. Le fatture emesse manualmente riguardano inoltre, a titolo di esempio, servizi agli utenti, spese di manutenzione, spese legali, altri addebiti vari. Con la stessa modalità, secondo la medesima procedura, vengono emesse le note di credito a cliente. In Fase di emissione della Fattura e/o Nota credito avviene la registrazione delle stesse a sistema


1.2.07 Ciclo Vendite Fatturazione massiva e consolidamento

Il Settore Amministrazione elabora due distinti file uno relativo alla fatturazione straordinaria l’altro relativo alla fatturazione ordinaria. Il file della fatturazione straordinaria una volta elaborato viene inviato al Settore utenti per i dovuti controlli. Successivamente lo stesso viene ritrasmesso al Amministrazione che provvede ad effettuare la fatturazione dei dovuti straordinari ad hoc, tutti gli atti straordinari vengono fatturati con l’ordinaria. Analoga procedura per i dovuti ordinari al termine della quale si procede all’operazione di “consolidamento”. Infine viene estratto ed inviato all’ufficio morosità il file dei dovuti ordinari




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Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio dei cessati (pagamenti rateali debito e altri dovuti) ed anche in questo caso dopo i controlli da parte dell’ufficio preposto si procede con l’operazione di consolidamento.

1.2.08 Ciclo Vendite Predisposizione e invio file SEPA

Relativamente agli utenti che hanno modalità di pagamento tramite SEPA, il sistema crea un file XML che viene trasmesso al tesoriere. Viene anche creata una cartella ZIP contenente le fatture da inviare alla società SELECTA per la stampa e spedizione agli utenti.


1.2.9 Ciclo Vendite Predisposizione e invio del file MAV

L'operatore avvia la procedura per le disposizioni di incasso MAV. Viene creata una cartella ZIP contenente due fileTXT uno per la stampa delle fatture e l’altro per la generazione dei bollettini MAV. Quest’ultimo viene inviato al tesoriere che lo carica a sistema. Il giorno successivo il file elaborato dal tesoriere viene inviato dal settore Amministrazione unitamente al file di stampa delle fatture MAV alla società Selecta che invia il tutto ai singoli utenti.


1.2.10 Ciclo Vendite Procedura di contabilizzazione

I dati contenuti nella contabilità utenza vengono contabilizzati in GAMMA tramite interfacciamento con la procedura REF. In particolare mensilmente vengono trasmessi 3 flussi:

1. Flusso contabilità: fatt. emesse e note di credito; 2. Flusso incassi: incassi su fatture, anticipi depositi cauzionali; 3. Flusso giroconti: “sclicco” incassi, eliminazione crediti/debiti ,

ritenute di acconto e riscossioni coattive, compensazioni etc….. Concluse le operazioni mensili di interfacciamento l’ufficio procede alla verifica tra saldi cliente e COGE.




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1.2.11 Ciclo Vendite Monitoraggio crediti verso clienti e reportistica sulla morosità

L'Ufficio Bilancio e Ragioneria, con cadenza mensile, provvede ad elaborare un report per l'analisi della morosità suddiviso per anno di formazione del credito.


1.2.12 Ciclo Vendite Stampa delle fatture e archiviazione

Annualmente l’Ufficio Bilancio e Ragioneria trasferisce i dati relativi alle fatture emesse su un supporto informatico e, avvalendosi di una tipografia, procede con la stampa e l’archiviazione di tutte le fatture emesse nel corso dell’anno.


1.2.13 Ciclo Vendite Area recupero crediti

Sulla cover della fattura, spedita mensilmente all’utente, è indicata una segnalazione che ricorda all’utente la presenza o meno di morosità superiore a 3 euro sulla propria posizione contabile alla data del periodo contabile indicato dall’Ufficio Ragioneria in base agli incassi contabilizzati,

Amministrazione Ufficio Ragioneria

1.2.14 Ciclo Vendite Solleciti

si provvedere alle attività periodiche di controllo delle posizioni debitorie semestralmente (quadrimestralmente) per le suddette posizioni si provvede all’emissione dei solleciti di pagamento agli utenti con contratto attivo, la cui posizione contabile evidenzia tre o più partite scadute e non pagate, per un importo superiore alla soglia dei 25 Euro;

a) annualmente per l’emissione dei solleciti di pagamento agli utenti con contratto attivo, la cui posizione contabile evidenzia una o due partite scadute e non pagate, per un importo superiore/uguale alla soglia dei 100 Euro, se la partita è vicina alla prescrizione si scende a 10 Euro




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1.2.15 Ciclo Vendite Concessione rateizzazione

Il debitore può presentare richiesta di rateizzazione del debito compilando il modulo 021 “Proposta rateizzazione debito” o una lettera firmata in calce che riporti le stesse indicazioni previste dal modulo 021. Il funzionario registra sul modulo 022 “Elenco inquilini con pagamento rateale” la data di richiesta delle rate con data di protocollo in entrata. La Società, entro 30 gg. dalla richiesta, comunica a mezzo lettera, tipo raccomandata se la modalità di pagamento è bonifico bancario,:

- - l’eventuale accoglimento della proposta di rateizzazione, allegando il prospetto di estinzione graduale del debito, e fornendo istruzioni in merito alle modalità di pagamento della rata (indicando gli estremi del conto corrente per un eventuale pagamento tramite bonifico bancario);

- - l’eventuale mancato accoglimento della proposta di rateizzazione. Sul modulo 022 si registra la data di concessione/mancato accoglimento delle rate con data di protocollo in uscita. La Società, valutata la consistenza del debito e la situazione sociale ed economica del debitore, concede un piano di rateizzazione che consenta un recupero del credito in tempi ragionevoli, massimo 12 o 18 mesi, a meno di comprovate difficoltà o situazioni particolare da valutare con il Dirigente.


1.2.16 Ciclo Vendite Controllo periodico rateizzazioni - diffide

Quadrimestralmente il funzionario competente verifica il puntuale rispetto dei piani di rientro tramite il software dedicato. Riscontrando il mancato avvio del piano (assenza del versamento della prima rata) o mancati pagamenti pari a due mensilità di canone arretrato e/o due rate non pagate, il funzionario invia all’utente, a mezzo raccomandata a.r., una diffida. Trascorso un congruo periodo di tempo (di norma 30 gg.) dall’invio delle diffide il funzionario competente verifica la posizione contabile dell’utente e procede nel seguente modo: - nel caso in cui il debito venga estinto, la pratica viene chiusa ed archiviata; - a fronte di una regolarizzazione della rateizzazione, riprendono i controlli periodici del piano di rientro previsti; - su richiesta dell’interessato, può essere concordato un secondo piano di rientro, che tenga conto della mutata condizione economica e sociale del




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Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio soggetto. Nel caso in cui il debito sia ritenuto consistente, prima di concedere una seconda rateizzazione, viene richiesto il versamento di un congruo acconto ovvero la dimostrazione di una adeguata capacità di reddito. In caso di rinegoziazione del piano, riprendono le attività di controllo periodiche previste per la rateizzazione; - nel caso in cui non risulti alcun pagamento, la Società considera decaduta la rateizzazione e procede alla proposta di revoca dell’assegnazione dell’alloggio (contratti L.P. 21/92), di revoca dell’autorizzazione a locare (contratti L.P. 15/05), o all’avvio dell’azione di sfratto giudiziale (per u.i. non abitative e per i contratti di locazione di alloggi di natura privatistica, ad es. contratti a canone moderato/concordato o locazioni temporanee) e, ove possibile, al recupero coattivo del credito. La rinegoziazione dei piani, includendo nuovi debiti, può avvenire solo per partite straordinarie (per esempio: conguaglio o ricalcolo canone), salvo casi particolari di comprovata riduzione del reddito

1.2.17 Ciclo Vendite Procedimento di revoca dell’alloggio / avvio azione giudiziale di sfratto

Se, a seguito del sollecito o diffida, l’utente persiste nel mancato versamento (parziale o totale) del debito o rientro nel piano rateale, la Società procede nel seguente modo:

- - per gli utenti con contratto stipulato ai sensi della L.P. 21/92 si propone all’ente competente l’avvio del procedimento di revoca dell’assegnazione dell’alloggio (dandone comunicazione per conoscenza all’interessato);

- - per i conduttori con contratto stipulato ai sensi della L.P. 15/05 si propone all’ente competente l’avvio del procedimento di revoca dell’autorizzazione a locare (dandone comunicazione per conoscenza all’interessato).




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1.2.18 Ciclo Vendite Effetti procedimento di revoca

L’eventuale concessione di un nuovo piano di rientro (ove possibile), viene comunicata per iscritto all’ente competente, al fine di sospendere il procedimento di revoca. Diversamente la pratica di revoca prosegue nel suo iter finché: a) non si registri il saldo completo del debito (in tal caso la pratica viene archiviata); b) l’ente competente emetta il provvedimento di revoca, che viene trasmesso per le azioni conseguenti al settore Affari Generali Ufficio Revoche ed in copia all’area Morosità.

- Per i titolari di contratto di unità immobiliari non abitative (garage/posti macchina/locali commerciali) e per i contratti di locazione di alloggi di natura privatistica, come ad es. contratti a canone moderato/concordato o locazioni temporanee si trasmette la pratica a UL per l’avvio dell’azione giudiziale di sfratto.


1.2.19 Ciclo Vendite Decreto ingiuntivo

Nel caso in cui i solleciti, o eventuali diffide, non abbiano sortito effetto, il funzionario competente, effettuata una valutazione tecnica delle probabilità di recupero (previo accertamento dello stato occupazionale dei componenti del nucleo familiare) e trasmette la pratica a UL (Settore Affari Generali), con il quale manterrà i necessari rapporti funzionali, per l’attivazione delle procedure necessarie al recupero coattivo del credito, secondo le modalità previste dal Codice di Procedura Civile. Sulla base delle informazioni trasmesse, UL invia al debitore formale diffida a mezzo raccomandata A.R. per l’estinzione totale del debito entro 15 gg. dalla data di ricezione della stessa: se l’utente salda, la pratica viene chiusa ed archiviata. In difetto del pagamento, dopo un congruo termine, UL, su mandato del Dirigente del Settore Affari Generali, predispone e deposita presso il Tribunale competente il ricorso per decreto ingiuntivo, corredato dalla documentazione comprovante la sussistenza del credito vantato da ITEA S.p.A.. Entro 30 gg. dalla presentazione del ricorso, il giudice competente emana il decreto ingiuntivo, con il quale viene intimato al debitore di pagare il dovuto (capitale, interessi e spese legali che vengono liquidate dal giudice nel decreto) entro 40 gg. dalla notifica; UL provvede alla notifica, a mezzo

Amministrazione Affari Generali

Ufficio Ragioneria Ufficio Legale



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Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio Ufficiale Giudiziario, di copia del decreto ingiuntivo entro il termine di legge di 60 gg.. Se il debitore non presenta opposizione nel termine dei 40 gg. previsti dal decreto ingiuntivo, il giudice che ha pronunciato il decreto, su istanza anche verbale del ricorrente ITEA S.p.A., lo dichiara esecutivo e UL può avviare la fase (effettiva) di recupero del credito.

1.2.20 Pignoramento giudiziale

Ottenuta la dichiarazione di esecutività del decreto ingiuntivo, UL notifica, tramite ufficiale giudiziario, l’atto di precetto, con il quale viene intimato al debitore di effettuare il pagamento delle somme indicate nello stesso entro il termine perentorio di 10 giorni dalla notifica, con espresso avvertimento che in mancanza di pagamento entro tale termine si procederà ad esecuzione forzata ai sensi di legge. Decorso infruttuosamente il termine di 10 giorni, UL redige e notifica, a mezzo ufficiale giudiziario, al debitore ed al terzo l’atto di pignoramento presso terzi (il terzo è di norma il datore di lavoro dell’utente moroso o altro soggetto nei confronti del quale il debitore ha un credito). L’atto di pignoramento consiste in un’ingiunzione che l’ufficiale giudiziario fa al debitore e al terzo di astenersi da qualunque atto diretto a sottrarre alla garanzia del credito indicato i beni che si assoggettano all’espropriazione o i frutti di essi. Nell’atto viene fissata un’udienza davanti al giudice competente per le esecuzioni, al termine della quale il giudice emana un’ordinanza, con la quale assegna ad ITEA un importo fino massimo del quinto dello stipendio o altro credito del debitore presso il terzo, con obbligo del terzo di effettuare il versamento di quanto assegnato ad ITEA fino alla completa estinzione del debito comprese le spese legali della procedura che vengono liquidate dal giudice nel provvedimento di assegnazione. UL trasmette all’Ufficio Ragioneria una nota interna con la quale richiede di addebitare sulla posizione contabile dell’utente le spese legali inerenti la pratica, fornendo istruzioni per la corretta attribuzione degli incassi derivanti dal pignoramento. Copia del provvedimento di assegnazione è inviata da UL con nota interna all’area Morosità. UL comunica inoltre al terzo, tramite lettera raccomandata A.R., di provvedere al pagamento nei termini fissati dall’ordinanza di

Affari Generali

Ufficio Legale



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Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio assegnazione; estinto il debito, comprese le spese, UL provvede ad inviare al terzo una successiva comunicazione (raccomandata A.R.) che quantifica gli interessi maturati dal pignoramento al saldo del debito.

1.2.21 Rilascio coattivo dell’alloggio

Quando l’ente competente ha emesso il provvedimento di revoca dell’alloggio, l’Ufficio Revoche, in conformità a quanto disposto dall’ente competente stesso, comunica il termine per il rilascio spontaneo dell’alloggio da parte dell’utente. Se viene verificata la mancata riconsegna dell’alloggio entro il termine fissato, ne viene data comunicazione a UL per iniziare la procedura di rilascio coattivo. UL predispone un atto di precetto sottoscritto dal Presidente ITEA S.p.A. con il quale l’utente viene intimato a rilasciare l’alloggio entro 10 giorni dalla notifica (effettuata tramite ufficiale giudiziario) con l’avvertenza che in difetto di adempimento si procederà ad esecuzione forzata. Scaduto il termine indicato nel precetto si procede con l’avviso di rilascio con cui l’Ufficiale Giudiziario fissa la data dello sgombero coattivo e lo notifica all’utente. Il giorno dello sfratto l’Ufficiale Giudiziario, assistito da funzionario ITEA S.p.A., si reca sul posto ed immette ITEA S.p.A. nel possesso dell’alloggio. Nei casi di sfratto giudiziale si segue la seguente procedura. La pratica per il recupero coattivo dell'immobile viene trasmessa a UL e gli avvocati di UL, su mandato del Dirigente del Settore Affari generali, provvedono a predisporre "l'atto di intimazione di sfratto per morosità con contestuale citazione per la convalida". Con tale atto viene intimato al conduttore lo sfratto per morosità dall'immobile occupato, con invito a rilasciarlo immediatamente, libero e vuoto da persone e cose nella disponibilità di ITEA S.p.A. e nel contempo, il conduttore viene citato a comparire dinanzi al Tribunale del luogo dove di trova l'immobile, per l’udienza fissata (secondo i giorni di calendario indicati dal Tribunale medesimo), invitandolo a costituirsi in giudizio ed a

Settore gestione casa –Settore Affari Generali –Settore Amministrazione

Ufficio revoche - Ufficio Legale –Ufficio morosità



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Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio comparire nella indicata udienza con l’avvertimento che, se non compare o comparendo non si oppone, il giudice convaliderà lo sfratto. Tale atto viene notificato, tramite ufficiale giudiziario, al conduttore. Qualche giorno prima dell’udienza, in mancanza di pagamento della morosità arretrata, la causa viene iscritta a ruolo e nel caso in cui il conduttore non faccia opposizione il Giudice, il giorno dell'udienza, convalida lo sfratto e fissa il giorno entro il quale il conduttore deve lasciare libero l'immobile. L'atto di intimazione di sfratto con l’ordinanza di convalida, che è il titolo esecutivo, viene notificato con la formula esecutiva al conduttore. Nell’atto di intimazione di sfratto per morosità può essere chiesta anche l'emissione dell'ingiunzione di pagamento dei canoni. In tale caso, contestualmente alla convalida dello sfratto, il Giudice emette anche ingiunzione di pagamento dei canoni scaduti ed a scadere sino alla data dello sfratto. Tale ingiunzione, che è immediatamente esecutiva, viene notificata al conduttore con la formula esecutiva. Se il conduttore non paga, viene notificato il precetto e, scaduto il termine in esso indicato, è possibile procedere con il pignoramento presso terzi (se l’utente lavora o se ha crediti presso qualcuno). Trascorso il termine assegnato dal Giudice, se l'immobile non viene rilasciato spontaneamente UL provvede a notificare, tramite ufficiale giudiziario, il precetto, e scaduto il termine del precetto viene predisposto l'avviso di rilascio con il quale l'Ufficiale giudiziario fissa la data dello sfratto e lo notifica al conduttore. Il giorno dello sfratto l'Ufficiale giudiziario si reca sul posto, in presenza di un funzionario dell'ITEA S.p.A., ed eventualmente del conduttore ed immette ITEA nel possesso dell'immobile. In entrambe i casi in presenza di minori nel nucleo l’Ufficio Morosità provvede ad inviare comunicazione della data e dell’ora dello sfratto alla Procura dei minori, ai Servizi Sociali della Comunità di valle o Comune competente e all’utente stesso. In caso di presenza di soggetti deboli nucleo l’Ufficio Morosità provvede ad inviare comunicazione della data e dell’ora dello sfratto ai Servizi Sociali della Comunità di valle o Comune competente e all’utente stesso.



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1.2.22 Ciclo Vendite Gestione morosità usciti

Nel caso in cui un utente abbia chiuso un rapporto contrattuale con ITEA, sia esso ex assegnatario di un alloggio ITEA (o suoi eredi o aventi causa), proprietario dell’unità immobiliare, locatario di unità commerciale o di altra tipologia, ed abbia lasciato lo stesso senza saldare i debiti, possono presentarsi i seguenti casi:

a) - il debitore continua ad essere moroso ma non ha ancora un profilo di debito consolidato (tipicamente quando non sono state ancora fatturate le spese condominiali a conguaglio);

b) - il debitore, pur avendo un profilo di debito consolidato, non ha mai pagato o ha pagato solo parzialmente ed ha poi interrotto il versamento di quanto dovuto alla Società;

c) - il debitore risulta moroso ma ha acceso un piano di rientro del debito.


1.2.23 Ciclo Vendite Controlli

I controlli relativi alla morosità usciti, che prevedono:

- - l’invio di diffide di pagamento al soggetto che ha concluso il rapporto contrattuale non appena si viene a conoscenza di un recapito valido;

- - il controllo annuale (Quadrimestrale) della regolarità dei piani di rientro. L’eventuale mancato rispetto del piano prevede l’effettuazione della diffida a 10 gg.. In esito a tale diffida, se il debitore diffidato non riprende i pagamenti o non rispetta un eventuale nuovo piano di rateizzazione, la pratica viene posta in elenco tra le posizioni da trasmettere al Concessionario per la riscossione coattiva;

- - l’invio di appositi solleciti, al fine di evitare la prescrizione del debito.




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1.2.24 Ciclo Vendite Predisposizione elenco pratiche da passare al Concessionario

Creazione di un elenco estratto dal programma informatico REF Building attraverso la funzione “Estrazione morosi”, filtrando l’estrazione per gli utenti con contratto chiuso, assenza di piani rateali in essere e presenza di debito.

- In aggiunta ai casi ordinari, determinati con la procedura appena descritta, il funzionario può passare al Concessionario, oltre alle posizioni suddette, singoli casi particolarmente critici, per i quali la Società reputa difficile riuscire a recuperare il credito. In tali casi, la procedura sarà la medesima


1.2.25 Ciclo Vendite Controllo e monitoraggio della pratica

Accedendo al sito del Concessionario dalla maschera “Entrate”, il funzionario può in qualsiasi momento verificare lo stato della pratica, visualizzando e se opportuno stampando file in formato PDF dei documenti che il Concessionario ha inviato all’ex utente (intimazione di pagamento, copia della cartolina della RR, ecc.) e verificando i versamenti. L’ex utente, una volta che la sua pratica sia stata presa in carico dal Concessionario si rivolgerà ad Itea solo ed esclusivamente nel caso in cui intenda contestare la natura e/o l’importo del debito o per richiedere informazioni di dettaglio. Il funzionario, ricevuta l’eventuale richiesta o contestazione verificherà e fornirà le dovute spiegazioni al richiedente inviando lettera., inviandola per conoscenza attraverso la posta elettronica certificata al Concessionario. Il Concessionario, riscossi i crediti e trattenuta la percentuale dovuta, secondo quanto previsto per contratto, verserà gli importi direttamente alla Società. L’Ufficio Ragioneria provvederà quindi alla registrazione dell’incasso che andrà automaticamente a decurtare gli importi dall’estratto conto dell’utente. Nel momento in cui venissero emesse fatture o note di credito (esempio per conguaglio) rispetto a posizioni già affidate a Trentino Riscossioni, il funzionario, attraverso l’estrazione di Ref Building che consente di verificare le posizioni con differenze, procede ad un nuovo carico (se fatture) o sgravio (se note di credito) di quanto presente in Risconet.

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1.2.26 Ciclo Vendite Messa in perdita

Se si riscontrano condizioni tali per cui il credito viene ritenuto inesigibile, il Consiglio di Amministrazione può deliberare la messa in perdita del credito. Tuttavia, se entro i termini di prescrizione si rilevi una situazione di solvibilità in capo al debitore, si procede con le attività previste dalla procedura di recupero del credito.

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Ciclo vendite per fatture per ricavi diversi da utenza Note descrittive La tipologia "Fatture per ricavi diversi" comprende:

Fatturazione degli elaborati tecnici venduti ai fornitori in fase di gara Reverse charge in edilizia (ri-fatturazione) al committente di servizi sub-appaltati Ri-fatturazione spese di gestione immobili per conto di terzi (comuni) e fatturazione corrispettivi di gestione immobili

per conto di terzi (comuni) Esproprio passivo Ricavi diversi (opere in convenzione, cessioni , penali contrattuali) Altro (es. fatturazione autorizzazioni concesse a terzi)

Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua rappresentazione grafica. In relazione alle attività 1.2.51 e 1.2.54 vedere il paragrafo relativo agli incassi.


1.2.27 Ciclo Vendite

Contratto \ Convenzione \ Bando \ Accordo \ Normativa \ Esproprio passivo

La tipologia di fatture per ricavi diversi è basata su accordi \ convenzioni \ contratti che la Società, a vario titolo, stipula con terze parti, piuttosto che per dettami normativi. In particolare: - la fatturazione relativa agli elaborati tecnici è prevista nel bando di gara pubblicato dalla Società a cui devono rifarsi tutti i potenziali fornitori interessati a partecipare alla gara; - la rifatturazione per reverse charge è regolata dalla normativa - la rifatturazione di spese e corrispettivi è regolata dagli accordi \ convenzioni stipulati dalla Società con terzi (in particolare i Comuni proprietari degli immobili per i quali la Società si occupa della gestione immobiliare) - Esproprio passivo: Si tratta di terreno o più in generale proprietà della Società espropriata da enti espropriatori quali Comuni o PAT.

Diversi Out of Scope



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1.2.28-29 Ciclo Vendite

Ritiro modulo di richiesta dell'elaborato tecnico Consegna dell'elaborato tecnico

Relativamente agli elaborati tecnici forniti alle imprese interessate a partecipare alle gare di appalto indette dalla Società, essi vengono scaricai dal sito ITEA, in seguito alla comunicazione PSW di accesso rilasciata da ITEA previo pagamento del corrispettivo.

Affari Generali Out of scope

1.2.30 Ciclo Vendite Ricalcolo Iva per Reverse Charge

Per quanto concerne la tipologia del "Reverse Charge il flusso ha inizio dalla ricezione delle fatture passive rilevanti secondo quanto previsto dalla normativa. L'addetto dell'Ufficio Bilancio e Ragioneria provvede quindi a registrare la fattura passiva con il gestionale GAMMA che esegue in automatico anche le scritture sul lato attivo.


1.2.31 Ciclo Vendite Convenzioni con soggetti terzi

Relativamente alle spese sostenute dalla Società nella gestione del patrimonio immobiliare di terzi (Comuni), l'operatore dell'Ufficio Bilancio e Ragioneria procede, secondo lo scadenziario definito all'interno delle convenzioni stipulate con i Comuni, alla stampa del mastro spese da rifatturare. L'addetto dell'Ufficio Bilancio e Ragioneria procede con il ricalcolo manuale delle spese da rifatturare.


1.2.32 Ciclo Vendite Emissione della fattura

L'addetto dell'Ufficio Bilancio e Ragioneria emette la fattura di riaddebito che si registra e contabilizza in automatico a sistema nel programma di contabilità generale selezionando il sezionale IVA idoneo alla casistica in corso di fatturazione.


1.2.33 Ciclo Vendite Stampa mastro c/ricavi e controllo correttezza della contabilizzazione

L'operatore stampa il conto ricavi ed effettua un controllo al fine di verificare che i dati inseriti nel sistema coincidano con i dati inseriti nella fattura compilata.




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Data 15/11/2018

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1.2.34 Ciclo Vendite Registrazione dell'incasso in contabilità

L'operatore individua l'incasso sul giornale di banca e procede con la registrazione dell'incasso in contabilità. I dati relativi all'incasso, se necessario, vengono inviati all'Ufficio Bilancio e Ragioneria.


1.2.35 Ciclo Vendite Abbinamento dell'incasso con la fattura emessa

L'operatore verifica se l'incasso è relativo ad una fattura precedentemente emessa, effettuando l'abbinamento dell'incasso alla partita cliente (chiusura della partita cliente). Nel caso in cui non sia stata emessa fattura relativamente all'incasso rilevato, l'operatore procede contestualmente con l'emissione della fattura, verificando le condizioni contrattuali a monte.

Amministrazione

Ufficio Bilancio e Ragioneria Ufficio Controllo Amministrazione

1.2.36 Ciclo Vendite Richiesta di Pagamento per indennità di esproprio a favore della Società

L’addetto del Controllo amministrazione riceve dapprima il documento con cui l’ente espropriatore rende noto che è stata attivata la procedura dell’esproprio in relazione alla proprietà della Società, per poi successivamente ricevere il documento attestante la determinazione delle indennità di esproprio prodotto dall’ufficio espropri della PAT. Sulla base di questi elementi, l’addetto provvede a redarre e ad inviare la Richiesta di Pagamento dell’indennità riconosciuta all’ente espropriatore. L’addetto provvede ad emettere fattura nei confronti dell’Ente espropriante. L’addetto riceve inoltre la documentazione di esproprio definitivo dall’ente espropriatore (Comuni, Provincia).

Amministrazione




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Ciclo vendite per altri ricavi per i quali non viene emessa fattura Note descrittive La tipologia "Altri ricavi per i quali non viene emessa fattura" comprende, indicativamente, rimborsi assicurativi, rimborsi diversi, contributi, cauzioni, bolli, interessi attivi. Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua rappresentazione grafica. In relazione alle attività 1.2.51 e 1.2.54 vedere il paragrafo relativo agli incassi.



Riepilogo scrittura contabile e archiviazione documentazione

L'operatore, una volta appurato che per l'incasso rilevato non è pertinente la fatturazione, elabora un allegato contabile per rilevare il relativo ricavo ed il soggetto per il quale verrà effettuato l’incasso di banca.

Amministrazione



Incasso delle competenze (Tesoriere) Il Tesoriere registra l’incasso. - Out of scope



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Incassi Note descrittive Le principali tipologie di flusso per l’incasso sono principalmente distinguibili come:

- SEPA - Flusso conto corrente bancario

Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua rappresentazione grafica.



Trasferimento giornaliero incassi su c/c Bancario

Giornalmente la banca mette a disposizione su proprio applicativo web il dettaglio dei versamenti pervenuti su c/c di tesoreria. - Out of scope


Stampa movimenti bancari giornalieri

Giornalmente l'operatore procede con l'estrazione, tramite TLQ, dei movimenti bancari giornalieri, effettuando una stampa della lista movimenti.


1.2.41 Ciclo Vendite Classificazione incassi

Gli incassi vengono classificati in base alla tipologia per la successiva registrazione in contabilità secondo le diverse procedure previste. In particolare vengono evidenziati: - incassi relativi ad utenze - incassi relativi ad altre tipologie di ricavo



Invio dati di incasso all'Ufficio Bilancio e Ragioneria e all’Ufficio Controllo Amministrazione

Gli incassi non relativi all’utenza vengono registrati ed inviati all’ufficio Controllo Amministrazione Vedere da "1.2.27 Ciclo Vendite - Fatture per ricavi diversi da utenza ".



Registrazione manuale degli incassi a sistema (singole distinte di incasso)

Relativamente agli incassi Utenti, in presenza di singole distinte di incasso vengono registrati manualmente a sistema "Contabilità Utenti". Amministrazione Ufficio Bilancio e

Ragioneria



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Abbinamento manuale della scrittura di incasso alla partita cliente

Una volta registrati gli incassi in CU, l'operatore a sistema accede ad ogni singolo incasso ed immette il relativo codice utente; il sistema propone le fatture aperte alla data. L'operatore seleziona la fattura relativa all'incasso, effettuando l'abbinamento incasso - fattura emessa.



Lista informatica incassi MAV

Giornalmente la banca mette a disposizione sul proprio applicativo web il dettaglio informatico dei movimenti relativi al MAV. - Out of scope


Importazione a sistema incassi MAV

L'operatore accede all’ applicativo web di Unicredit e recupera, in formato informatico (txt), il dettaglio degli incassi effettuati tramite MAV. Attraverso una procedura automatizzata l'operatore procede con l'importazione in CU degli incassi MAV.



Procedura automatica di abbinamento dell’incasso a partita cliente

L'operatore, una volta importati a sistema gli incassi da MAV, avvia una procedura automatica a sistema che permette l'abbinamento (attraverso i dati di codice utente, codice alloggio, scadenza fattura, n° doc fattura) tra l'incasso e la fattura. In questo modo la partita aperta cliente viene chiusa.



Lista incassi non abbinati automaticamente

Completata la procedura automatica, l'operatore analizza la lista degli incassi non abbinati tramite la procedura automatica (tali incassi riguardano principalmente fatture pagate o stronate parzialmente o totalmente). L'operatore procede pertanto con l'abbinamento manuale (vedere 1.2.56) o attribuzione ad anticipo dell’incasso.



Pagamento SEPA - Lista degli insoluti del periodo

Giornalmente la banca rende disponibile la lista dei SEPA insoluti. - Out of scope


Rilevazione insoluti e lancio Procedura SEPA

L'operatore, ricevuta la lista degli insoluti SEPA, procede alla chiusura delle fatture emesse con SEPA etichettandole come insolute. Con la procedura automatica “chiusura SEPA” si chiudono le restanti fatture.



Quadratura incassi registrati in Cu Vs incassi rilevati su conto corrente.

L'operatore procede infine con la quadratura degli incassi registrati a sistema con gli incassi rilevati dalla stampa dei movimenti bancari giornaliera.




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1.2.52 - 53

Ciclo Vendite

Individuazione incassi non dovuti e Rilevazione cauzioni

Gli incassi non abbinati a fatture emesse e le cauzioni vengono individuati e registrati con le rispettive causali nel partitario clienti. Amministrazione Ufficio Bilancio e

Ragioneria

1.2.3 Ciclo Vendite - Matrice del Personale per attività




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1.3 Ciclo Anagrafiche 1.3.1 Sistema Informativo

A supporto del processo di gestione delle anagrafiche sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elGAMMA degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.


GAMMA Anagrafiche clienti e fornitori

CU Anagrafiche clienti – Utenti

1.3.2 Ciclo Anagrafiche

Nell’ambito della gestione delle anagrafiche esistono diverse procedure; in particolare: Gestione anagrafiche clienti; Gestione anagrafiche fornitori; Gestione dati anagrafici del personale; Gestione anagrafiche conti e centri di costo.

Il processo relativo all’anagrafica cliente, a sua volta, è suddiviso tra:

Clienti “inquilini” Altri clienti

Relativamente al processo di gestione dei dati anagrafici del personale, si rimanda al Ciclo del Personale (Cap. 1.5).



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Gestione delle anagrafiche cliente Note descrittive

Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima


1.3.01

Ciclo Anagrafiche - Clienti - Inquilini

Creazione anagrafica inquilini

L'addetto del settore Servizio Utenti crea le anagrafiche inquilini a sistema (CU) secondo le procedure definite all'interno dell'area.

Servizio Gestione casa e Immobiliare

Out of scope

1.3.02

Ciclo Anagrafiche - Clienti - Inquilini

Inserimento a sistema dei dati relativi alla modalità di pagamento

L'addetto dell'ufficio Bilancio e Ragioneria periodicamente, prima di procedere con la procedura di fatturazione, effettua un controllo al fine di verificare che tutti i clienti presentino le informazioni relative alla modalità di pagamento ed eventualmente effettua le modifiche/integrazioni.

Amministrazione


1.3.03

Ciclo Anagrafiche - Clienti - Non Inquilini

Recupero dati anagrafici e inserimento a sistema

Relativamente ai clienti non inquilini, le anagrafiche sono gestite dall'ufficio Bilancio e Ragioneria, che procede, al momento dell'emissione di una fattura attiva, alla verifica che i dati anagrafici del cliente siano presenti a sistema (GAMMA). Nel caso in cui il cliente non sia stato precedentemente codificato, l'addetto inserisce una nuova anagrafica cliente a sistema. Le informazioni vengono recuperate dal contratto \ convenzione \ accordo di riferimento.

Amministrazione




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Gestione anagrafiche fornitori Note descrittive La codifica di un nuovo fornitore può avvenire in base ai seguenti input:

segnalazione da parte di un settore aziendale della presenza di un nuovo fornitore dal quale la Società acquista beni \ servizi;

ricezione di una fattura passiva da parte di un fornitore non codificato. Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua rappresentazione grafica.


1.3.04 Ciclo

Anagrafiche - Fornitori

Recupero dati anagrafici del fornitore

Nel caso di nuovo fornitore, il settore interessato o direttamente l'ufficio Bilancio e Ragioneria procede al recupero dei dati anagrafici con la documentazione a disposizione (contratti, fatture ecc).

Diversi Out of scope

1.3.05 Ciclo

Anagrafiche - Fornitori

Creazione/aggiornamento anagrafica fornitore

L'addetto dell'ufficio Bilancio e Ragioneria controlla la completezza dei dati e crea/aggiorna l'anagrafica fornitore a sistema (GAMMA). Le principali informazioni codificate sono: - ragione sociale - partita iva - indirizzo Le informazioni relative alle coordinate di pagamento vengono gestite dall' Ufficio Controllo Amministrazione (vedere 1.3.09).

Amministrazione


1.3.06-07

Ciclo Anagrafiche - Fornitori

Recupero dati per il pagamento del fornitore e adeguamento anagrafica

L'addetto dell' Ufficio Controllo Amministrazione, in fase di predisposizione del pagamento al fornitore, ne verifica la completezza dell'anagrafica e inserisce/modifica eventualmente i dati relativi alle coordinate di pagamento (associazione ad anagrafica banca).

Amministrazione




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Banche e piano dei conti Note descrittive Per quanto concerne l’anagrafica del piano dei conti, la necessità di apertura di un nuovo conto viene rilevata dagli addetti del Settore Amministrazione, principalmente nei seguenti casi:

acquisto di aree; nuovo cantiere; modifiche normative relative alla riclassificazione di voci di costo \ ricavo.



1.3.08 Ciclo

Anagrafiche - Banche

Inserimento/modifica anagrafica banca

In sede di aggiornamento dell'anagrafica fornitore (coordinate di pagamento), l'addetto raccoglie dalla fattura o via fax dal fornitore le sue coordinate di pagamento (Codice Iban, Abi, Cab). L'operatore accede, attraverso l'anagrafica fornitore a sistema, alle anagrafiche banche e identifica tramite Abi e Cab la banca di riferimento del fornitore. Nel caso in cui la banca non sia stata precedentemente codificata, l'operatore crea una nuova anagrafica banca a sistema, inserendo le informazioni ottenute dal fornitore (Nome banca, n° filiale, cab, abi).


1.3.09

Ciclo Anagrafiche - Piano dei conti

Apertura di conti per nuove aree \ cantieri

Al ricevimento della fattura, l'addetto, nel caso in cui non sia possibile identificare immediatamente la corretta voce di costo, contabilizza il costo in una partita transitoria e provvede a segnalare l’eventuale necessità di apertura di un nuovo conto all’addetto. L'addetto verifica la mancanza, nel piano dei conti, di una natura adatta all'elemento che deve essere rilevato. In questo caso effettua una richiesta (mail, telefono) di apertura di un nuovo conto. L'addetto che riceve la richiesta verifica: - la congruità della richiesta con i principi contabili - l'eventuale presenza di un conto adatto per la rilevazione in questione Effettuata l'analisi, l'addetto valuta se aprire un nuovo conto e, in caso positivo, procede con la codifica del conto a sistema, eventualmente copiando parte dell'anagrafica conto da un conto già esistente con natura simile.




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Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio Con cadenza almeno mensile, un addetto verifica i conti transitori.

1.3.10


Apertura di conti per nature di costo non identificate

L'addetto verifica la mancanza, nel piano dei conti, di una natura adatta all'elemento che deve essere rilevato. In questo caso effettua una richiesta (mail, telefono) di apertura di un nuovo conto. L'addetto che riceve la richiesta verifica: - la congruità della richiesta con i principi contabili - l'eventuale presenza di un conto adatto per la rilevazione in questione Effettuata l'analisi, l'addetto valuta se aprire un nuovo conto e, in caso positivo, procede con la codifica del conto a sistema, eventualmente copiando parte dell'anagrafica conto da un conto già esistente con natura simile.


1.3.11


Apertura \ modifica di conti per dettami normativi

Nel caso in cui la normativa richieda una classificazione di voci contabili diverse da quanto configurato nel piano dei conti, l'addetto effettua un'analisi al fine di individuare le modifiche che devono essere apportate al piano dei conti. L'addetto infine procede con la creazione \ modifica dei conti, verificando che i parametri siano in linea con conti aventi la stessa natura.


1.3.12


Chiusura di conti

Annualmente l'addetto effettua una verifica dei conti non più utilizzati, individuando i conti che possono essere chiusi; effettua quindi l'aggiornamento dell'anagrafica conto a sistema, classificando il conto come "Conto non più utilizzato". Non più. Con Gamma non si può mettere la fine validità, al momento sovrascriviamo sulla descrizione


1.3.3 Ciclo Anagrafiche - Matrice del Personale per attività




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1.4 Ciclo Tesoreria 1.4.1 Sistema Informativo

A supporto del ciclo tesoreria sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.


GAMMA Contabilità banche e cassa

TLQ - Telequercia Tesoreria

1.4.2 Ciclo Tesoreria

Nell’ambito del ciclo tesoreria esistono due procedure, relative a: Gestione tesoreria - banche Gestione cassa economale

Le procedure di incasso e pagamento sono state ricomprese all’interno, rispettivamente, del ciclo attivo e passivo.



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Tesoreria – banche Note descrittive



1.4.01 Ciclo Tesoreria Apertura\ chiusura c/c

La procedura di apertura\ chiusura di un c/c prevede che la decisione venga deliberata dal CdA. La stipula del contratto avviene ad opera del Presidente del CdA.

CdA Out of scope


Controllo mensile estratto conto bancario

Mensilmente l'addetto effettua un controllo dell'estratto conto bancario al fine di verificare che siano state correttamente applicate le condizioni previste dalla convenzione in essere con la banca.



Stipula di contratti di finanziamento\ emissione di titoli di debito

L'individuazione della necessità di ricorso a forme di finanziamento e la formalizzazione della richiesta avviene ad opera del CdA che provvede direttamente all'approvazione e stipula dei contratti di finanziamento\ di emissione di titoli di debito. Il CdA ha fornito delega al Presidente per l'attuazione delle proprie delibere in materia.

CdA Out of scope


Monitoraggio piani di rimborso finanziamenti (prestito obbligazionario) e predisposizione mandato di pagamento

L'addetto monitora il piano di rimborso del finanziamento/ titoli di debito per il pagamento delle rate. Al ricevimento della comunicazione da parte della banca, verifica scadenze e importi (quota capitale e quota interessi) delle rate previste a rimborso. Una volta verificati gli importi l'addetto dell'ufficio Controllo amministrazione predispone il mandato di pagamento e lo sottopone alle necessarie autorizzazioni.



Monitoraggio piani di rimborso finanziamenti e predisposizione mandato di pagamento

Periodicamente, in base alla cadenza definita dal contratto di finanziamento, liquida gli importi da rimborsare e l'Ufficio Controllo amministrazione procede con l'ordinaria procedura di pagamento (Vedere ciclo passivo).



Riconciliazione mensile conti banche

Mensilmente l'addetto effettua una riconciliazione tra i conti banca contabili e l'estratto conto ricevuto dalla banca. Al fine di effettuare la riconciliazione, vengono analizzati: - stampa mastri di contabilità conti banca; - estratti conto banca;




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Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio - lista mandati di pagamento sospesi (trasmessi al Tesoriere e non pagati); - provvisori di uscita (addebiti non ancora coperti con mandati di pagamento): -incassi non dovuti da stornare. L'addetto sigla e archivia documento di riconciliazione.



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Cassa economale Note descrittive Il cassiere gestisce fino ad un importo massimo pari a 1000 euro ad operazione:

- la cassa economale in contanti e valori bollati (sia uscite sia entrate) - il conto corrente economale (sia uscite sia entrate): bonifici, acquisti/prelievi bancomat, acquisti con carta di credito.




Richiesta di rimborso spese minute

Le richieste di rimborso spese vengono effettuate tramite un modulo predefinito, in cui il dipendente elenca le spese sostenute allegando i relativi giustificativi. Il modulo viene autorizzato dal Dirigente (firma sul modulo) in capo al dipendente che effettua la richiesta. Il modulo, ad opera del dipendente o di un addetto del settore appartenente al dipendente, viene infine recapitato alla cassa economale per il rimborso. A fine mese, il Dirigente del Settore Amministrazione “vista” tutti i moduli.

Tutti Tutti

1.4.08 Ciclo Tesoreria Rimborso delle spese

Il cassiere controlla che la documentazione sia completa e debitamente autorizzata e procede con la liquidazione del rimborso spese al dipendente in contanti


Il cassiere gestisce anche i valori bollati. Il singolo dipendente compila lo stesso modulo richiedendo la consegna di marche da bollo, allegando la documentazione comprovante la necessità del valore bollato.

Il cassiere consegna la marca da bollo



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Attraverso il conto corrente economale, il cassiere può procedere:

- al pagamento di fatture

- al pagamento tramite modello F24 dell’imposta di registro

- al pagamento tramite modello F23 dell’imposta ipotecaria

- all’utilizzo della carta di credito (per gli acquisti on line di abbonamenti, spese viaggio e soggiorni)

1.4.09 Ciclo Tesoreria Prima nota

Il cassiere gestisce anche:

- le entrate in contanti

- le entrata sul conto corrente economale.

- gli assegni pervenuti presso la Società, li custodisce in cassaforte per poi versarli sul conto corrente di Tesoreria


Contabilizzazione Prima nota

Le note spese/ note incasso sono numerate progressivamente, l'addetto alla contabilizzazione effettua la codifica delle spese sul modello e contabilizza a sistema (GAMMA) la scrittura contabile. Nel caso in cui alle spese corrisponda una fattura passiva, la documentazione viene inviata anche all'addetto contabilità fornitori per la rilevazione (vedere Ciclo Passivo - Acquisto di beni e Servizi).




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Rendicontazione mensile di cassa

A fine mese si procede con la verifica della Consistenza di cassa. Si predispone un prospetto excel riportante il dettaglio di quanto presente in cassa economale e conto corrente (valori bollati, denaro contante, saldo del c/c economale, anticipazioni….). È inoltre indicato il saldo iniziale, il totale delle uscite e delle entrate del mese, il saldo finale disponibile. La consistenza è firmata dal cassiere e vistata dal Dirigente del Settore Amministrazione


Aggiornamento del registro di cassa economale

Il cassiere aggiorna il registro di cassa economale riportante saldo iniziale, entrate, uscite, saldo finale) e procede quindi con la stampa e l'archiviazione del registro di cassa (mensile).



Emissione del mandato di prelievo

Mensilmente, una volta verificata la consistenza, il cassiere prepara la Decisione del Dirigente del Settore Amministrazione con la quale si approva il rendiconto delle spese sostenute dal cassiere e si autorizza il ripristino della dotazione. Il cassiere quindi emette il mandato per il riaprovvigionamento della cassa economale. Vedere Ciclo Passivo - Acquisto di beni e servizi per l'azienda - Firma elettronica.



Prelievo fisico del contante presso la banca

con il mandato di reintegro si procede con il giroconto dell’importo dal conto di Tesoreria al conto corrente economale



Riconciliazione mensile Registro cassa - Mastro contabile cassa

Mensilmente l'addetto effettua la riconciliazione tra il Registro di Cassa e i mastrini in contabilità generale (cassa economale e conto corrente economale)




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1.4.3 Ciclo Tesoreria – Matrice del Personale per attività




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1.5 Ciclo Personale


A supporto del ciclo del personale sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.


CLIENT Rilevazione presenze

GAMMA Contabilità del personale

GROUP CIR FOOD Gestione buoni pasto

1.5.2 Ciclo Personale

Nell’ambito del ciclo del personale sono stati individuati 5 sotto-processi principali: Selezione e Assunzione Gestione ferie, straordinari, missioni e note spese Retribuzione alla persona e Fondo di risultato Rilevazione delle presenze Calcolo e contabilizzazione del payroll



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Liquidazione del payroll Note descrittive Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua rappresentazione grafica.



Richiesta di nuovo personale

Ogni Dirigente formalizza l'esigenza di personale per lo svolgimento delle attività del Settore. I fabbisogni indicati sono poi inoltrati alla Provincia autonoma di Trento

in base alle regole e procedure dettate dalle Direttive emanante periodicamente da

quest’ultima per le società partecipate.

Ogni tipologia di assunzione, sia essa a tempo determinato (esigenze straordinarie e/o sostituzioni) o a tempo indeterminato, sono approvate dal Consiglio di

amministrazione su proposta della struttura di riferimento, in seguito all’istruttoria validata dal Comitato di direzione (Presidente, e Conferenza dei Dirigenti).

CdA Dirigenti

Out of scope



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Selezione del personale

RECLUTAMENTO DI PERSONALE A TEMPO INDETERMINATO. Fermo restando la preventiva autorizzazione del Dipartimento provinciale competente in materia di personale per tutte le assunzioni a tempo indeterminato, la Società deve adottare il seguente comportamento:

Preventiva verifica con il dipartimento provinciale competente in materia di personale della possibilità di coprire il posto “vacante” con personale professionalmente equivalente già alle dipendenze della Provincia o di enti facenti parte del sistema pubblico provinciale come delineato dall’articolo 33 della legge provinciale n. 3/2006, mediante l’istituto della messa a disposizione. In caso di esito negativo, si ricorre alle graduatorie in essere della Provincia autonoma di Trento. Nel caso la graduatoria fosse esaurita e/o superata la Società, su autorizzazione della Provincia autonoma di Trento, può intraprendere una procedura di selezione autonoma (interna od esterna) e procedere con avviso di ricerca di personale del quale dovrà esserne data adeguata pubblicità mediante pubblicazione: se selezione interna solo sul sito istituzionale della Società, se selezione esterna sul sito istituzionale della Società, sul sito della Provincia autonoma di Trento e su quello dell’Agenzia del lavoro con un preavviso di almeno 20 giorni e con la specifica indicazione dei requisiti richiesti e delle modalità di selezione. Relativamente alle predette modalità di ricerca del personale si stabilisce che: la selezione del personale avverrà a cura di apposita commissione o di soggetto esterno specializzato. Della commissione, formata esclusivamente da esperti interni o esterni, non possono far parte soggetti appartenenti agli organi di amministrazione o di controllo della Società, soggetti che ricoprono cariche pubbliche o incarichi elettivi, che siano dirigenti sindacali o comunque designati dalle Organizzazioni sindacali o comunque trovarsi in altre situazioni che possono determinare conflitto di interessi. Delle operazioni relative alla procedura di selezione, anche effettuate avvalendosi di soggetti esterni specializzati, dovrà essere redatto apposito verbale dal quale dovranno emergere i criteri di valutazione dei curricula, dei colloqui e dei temi. Su espressa richiesta delle persone candidate dovrà essere dato conto dei risultati della selezione.

CdA e

Amministrazione




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RECLUTAMENTO DEL PERSONALE A TEMPO DETERMINATO Fermo restando la preventiva autorizzazione del Dipartimento provinciale competente in materia di personale per tutte le assunzioni anche a tempo determinato, la Società deve adottare il seguente comportamento, qualora la Società abbia la necessità di reclutare personale con rapporto a tempo determinato:

a. attingere prioritariamente alle graduatorie vigenti per la figura professionale/mansioni di riferimento alle graduatorie di concorso/selezione per assunzioni a tempo indeterminato o, in subordine a tempo determinato, vigenti presso la Provincia o i suoi enti strumentali pubblici, anche prescindendo dall’ordine di graduatoria qualora siano richieste mansioni particolari che richiedono specifica formazione e/o esperienza professionale. L’instaurazione di un rapporto di lavoro con gli enti comporta la rinuncia alla chiamata presso la Provincia per la durata del rapporto di lavoro già instaurato;

b. se non vi sono graduatorie vigenti è fatto obbligo di indire specifiche selezioni secondo principi di pubblicità, trasparenza e imparzialità, anche con procedura semplificata rispetto alle assunzioni a tempo indeterminato, salvo il ricorso alla somministrazione di lavoro.



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Lettera di assunzione \ contratto

L'addetto all'ufficio personale raccoglie le informazioni di rilievo (Dati anagrafici del nuovo dipendente, certificato di idoneità fisica rilasciato dagli uffici sanitari competenti del candidato prescelto e predispone la lettera di assunzione. La lettera riporta: - data di assunzione - dati anagrafici del dipendente - n° di matricola - tipo di contratto di riferimento - inquadramento - principali mansioni L'addetto inoltra la lettera di assunzione all'approvazione del Dirigente. Ad approvazione avvenuta, l'addetto dell'ufficio del Personale fa pervenire al Candidato selezionato la lettera di assunzione. Allegato alla lettera di assunzione c’è il contratto di assunzione che deve essere firmato dal candidato e dal Dirigente del Settore Affari Generali in qualità di responsabile della gestione del personale. Ricevuta la documentazione dal Candidato, l'addetto provvede ad archiviarla.

Amministrazione



Aggiornamento Libro Matricola e Libro Inail

L'operatore procede con l'aggiornamento manuale del Libro Matricole e del Libro Inail (i registri sono cartacei) con le informazioni relative al nuovo dipendente (n° di matricola, i dati anagrafici completi, la data d'ammissione in servizio, l'eventuale apposizione del termine di durata al contratto, la categoria professionale, la misura della retribuzione, il numero e il rapporto di parentela con i familiari a carico per i quali il lavoratore percepisce gli Assegni per nucleo familiare)



Modulo destinazione TFR

L'addetto dell'ufficio personale fornisce al nuovo dipendente l'informativa relativa alla normativa per la destinazione del Tfr. L'addetto dell'ufficio personale controlla che il modulo pervenga compilato e firmato dal dipendente entro i termini previsti dalla normativa. In prossimità della scadenza prevista, provvede a sollecitare il nuovo dipendente.



Predisposizione e invio Modulo Anagrafico

L'addetto dell'ufficio personale predispone il Modulo Anagrafico che raccoglie i riferimenti del nuovo dipendente rilevanti per la creazione dell'anagrafica (i dati anagrafici del dipendente, la data di inizio del rapporto di lavoro, l'inquadramento, il n° di matricola) e lo invia al consulente del lavoro che aggiorna l'anagrafica dipendenti del proprio sistema informativo per la gestione paghe.




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Richiesta e Autorizzazione straordinari , missioni e ferie

I Dirigenti dei diversi settori definiscono ed autorizzano ad inizio mese gli straordinari dei dipendenti attraverso il sistema Startweb. Tale autorizzazione deve essere motivata . Ogni mese possono essere concesse fino a 5 ore di straordinario non legate a specifiche attività (sommatoria di frazioni di ore oltre il “saldo attivo”). Nel caso in cui, nel corso del mese, il dipendente abbia effettuato maggiori straordinari rispetto a quanto preventivamente autorizzato, predispone una richiesta integrativa motivandone lo scostamento da quanto preventivamente comunicato e lo sottopone all’autorizzazione del Dirigente. Il Dirigente autorizza preventivamente le trasferte (missioni) mediante il sistema Startweb elaborata dal dipendente.Le trasferte (missioni) fuori provincia dei Dirigenti sono preventivamente autorizzate dalla Presidente, mensilmente rendicontate alla stessa che periodicamente informerà il Consiglio di amministrazione. Ferie: Le ferie sia residue dell’anno precedente, che di competenza dell’anno in corso, (compresi i periodi di aspettativa), vanno programmate tramite la compilazione di una scheda che viene consegnata al direttore d’ufficio entro il 30 marzo dell’anno di riferimento e successivamente inviata al dirigente di Settore, che la approverà entro la fine del mese di aprile. I dirigenti di ogni settore autorizzano la fruizione delle ferie anticipatamente mediante la compilazione di una richiesta che va vistata dal direttore d’ufficio. Eventuali richieste di proroga al semestre successivo delle giornate di ferie che per ragioni di servizio, si prevede non potranno essere fruite entro il 31 dicembre dell’anno in corso, dovranno essere inoltrate dai responsabili dei Settori alla entro il 28 dicembre dell’anno in corso. Le giornate di ferie prorogabili non potranno eccedere i 15 giorni e la fruizione delle eventuali giornate di ferie prorogate all'anno successivo, deve avvenire entro il 31 maggio dell’anno successivo per i giorni prorogati che non superano le 10 unità e entro il 31 gennaio dell’anno successivo per i giorni prorogati eccedenti le 10 unità. I suddetti termini sono da intendersi perentori, salvo per casi eccezionali quali le assenze prolungate per maternità o per altra causa di forza maggiore che impediscano la fruizione delle ferie prorogate. Ne consegue che al di fuori delle predette fattispecie, le ferie non fruite nei termini suddetti saranno depennate d’ufficio. Per quanto riguarda i direttori di ufficio e il personale inquadrato nell’area Quadro, le ferie non usufruite entro l’anno, saranno prorogate fino al 30 giugno dell’anno successivo.

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1.5.08. Ciclo Personale

Disciplina attribuzione “retribuzione alla persona” (RAP)

Sospesa sulla base delle Direttive provinciali

in materia)

L’art.69 stabilisce che “l’azienda può riconoscere ai propri dipendenti un elemento retributivo personale in cifra fissa mensile … denominato -retribuzione alla persona- … non può superare il 12% della retribuzione base di competenza e può essere attribuita ai dipendenti che si siano distinti per livelli di prestazione superiori alla norma e particolarmente elevati, destinati a permanere nel tempo in quanto fondati su comportamenti ampiamente verificati e consolidati.” Nell’art. 64 ai dipendenti con livello di Quadro “l’Azienda può riconoscere una retribuzione alla persona che non può eccedere il 30% della retribuzione base.” RAP QUADRI art. 64 CCNL. Per quanto attiene a questa categoria di dipendenti si propone il seguente schema di riferimento: REQUISITI: Qualora sussistano le condizioni previste dall’art.64 del CCNL su proposta delle Direzioni generali e sulla base di una apposita relazione elaborata dai Dirigenti, la valutazione sarà effettuata dal Comitato di direzione prendendo in considerazione:

la posizione organizzativa ricoperta; la ”pesatura strategica” dell’ufficio diretto;

DETERMINAZIONE IMPORTI: I criteri per la determinazione dell’importo da corrispondere a titolo di RAP si compongono di :

una quota forfettaria in relazione alla suddetta “pesatura strategica”; coordinamento di altri dipendenti particolare complessità e alta specializzazione del lavoro svolto

RAP DIPENDENTI art. 69 CCNL. REQUISITI: Qualora sussistano le condizioni previste dall’art.69 del CCNL su proposta delle Direzioni generali e sulla base di una apposita relazione elaborata dai Dirigenti, la valutazione sarà effettuata dal Comitato di direzione prendendo in considerazione:

la posizione organizzativa ricoperta la particolare specializzazione o qualifica maturata; la ”pesatura strategica” dell’ufficio nel quale il dipendente è inquadrato

DETERMINAZIONE IMPORTI: I criteri per la determinazione dell’importo da corrispondere a titolo di RAP si compongono di :

una quota forfettaria in relazione alla suddetta “pesatura strategica”; la particolare complessità e alta specializzazione del lavoro svolto.

L’attribuzione della RAP è assunta dal comitato di direzione composto da Presidente, Vicepresidente e alla struttura, che provvederà periodicamente a fornire apposita informativa al CDA. Il Consiglio di amministrazione determina annualmente il budget aziendale per le finalità di cui agli artt.64 e 69 del CCNL.

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1.5.09 Ciclo Personale Premio di risultato

Ai fini della definizione del “premio di risultato” inerente al contratto Federcasa il relativo fondo annuo previsto dall’art. 70 del CCNL viene costituito annualmente dal CDA sulla base dei conferimenti incentivanti provenienti dal conseguimento degli obiettivi strategici raggiunti (cfr. regolamento). Per la determinazione dei criteri e delle modalità di attribuzione del premio di risultato è istituita una apposita “commissione tecnica del personale”. L’istruttoria relativa all’attribuzione dei premi di risultato è svolta dal Comitato di direzione.

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1.5.10 Ciclo personale

Retribuzione accessoria personale PAT a disposizione

L’attribuzione della retribuzione accessoria del personale provinciale messo a disposizione della Società spetta al Comitato di direzione Tutti Out of scope

1.5.11 Ciclo Personale Rilevazione presenze

La rilevazione delle presenze è effettuata tramite sistema informativo attraverso l'utilizzo del badge da parte del dipendente. L'apparecchio di rilevazione invia giornalmente le informazioni al sistema (CLIENT) di gestione presenze. In caso di assenza per Malattia o altre casistiche di natura eccezionale , il dipendente informa direttamente l'addetto dell'ufficio personale, che procede inviando una comunicazione al e al Dirigente di riferimento per il dipendente assente. Giornalmente l'addetto dell'ufficio personale inserisce nel sistema (CLIENT) le informazioni ricevute relative a: - trasferte; - permessi, assenze - Malattia Mensilmente l'addetto dell'ufficio personale inserisce nel sistema (CLIENT) le informazioni relative agli straordinari autorizzati



Chiusura mensile rilevazione presenze

Giornalmente l'addetto dell'ufficio del personale procede alla chiusura della giornata nel sistema (CLIENT). Il sistema effettua un controllo di quadratura tra ore lavorabili e ore lavorate, segnalando all'addetto eventuali squadrature ed in tal caso l'addetto effettua le opportune verifiche.




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Invio rilevazione presenze a PAT per personale non appartenente alla Società

I dati relativi alle presenze del personale non appartenente alla Società vengono rilevati con le procedure analoghe utilizzate per il personale della Società (Vedere 1.5.07-10). Mensilmente, l'ufficio Personale predispone un riepilogo delle presenze per il personale PAT operante presso la Società e provvede a trasmetterne copia in PAT. La modulistica relativa allo straordinario mensile effettuato va trasmessa in PAT entro il quinto giorno del mese successivo. Le indicazioni delle trasferte sono consegnate all’addetto per il controllo entro il 15 del mese successivo e poi inviate dal medesimo alla PAT entro il 17 del mese successivo. I moduli relativi alle assenze sono inseriti in via telematica e resi a disposizione della PAT con cadenza giornaliera per consentire l'avvio delle pratiche di accertamento previste dalla normativa.



Riepilogo mensile dati per calcolo payroll

Mensilmente, l'addetto dell'ufficio Personale stampa dal sistema (CLIENT) il tabulato delle presenze di dettaglio del singolo dipendente. L'addetto riporta i dati su un file Excel e procede quindi con l'analisi e il riepilogo dei dati acquisiti. Il riepilogo è cosi strutturato: - presenze mensili; - straordinari e relativo trattamento scelto dal dipendente; - trasferte e valorizzazione delle trasferte; - spese a rimborso; - eventuale 13°, indennità, maternità, altro; - variazioni anagrafiche del mese (nuovi assunti, dipendenti cessati) Una volta verificato il contenuto delle informazioni estratte, l'addetto invia il file excel al consulente del lavoro che su queste basi procede con il calcolo delle paghe.



Preparazione cedolini paga

Il consulente del lavoro elabora i cedolini paga provvisori e li invia quindi all'addetto dell'ufficio personale. - Out of scope


Validazione cedolini paga

L'addetto dell'ufficio Personale effettua un controllo di correttezza sui cedolini paga, verificando e validandone il calcolo (verifica correttezza indennità di trasferta, ferie, straordinari, altre informazioni inviate al consulente del lavoro nel Riepilogo mensile dati per calcolo). L'addetto comunica l'avvenuta validazione al consulente del lavoro.




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Invio cedolini e riepilogo pagamenti

Una volta ricevuta la validazione dei cedolini paga, il consulente del lavoro invia i cedolini paga definitivi. L’ufficio provvede alla stampa del LUL (libro unico del lavoro) Il consulente del lavoro, con cadenza mensile, invia all'addetto dell'ufficio personale, in formato elettronico, il riepilogo dei pagamenti da effettuare (stipendi netti) per dipendente.

- Out of scope


Verifica riepilogo pagamenti

L'addetto dell'ufficio Personale effettua un controllo di correttezza dei dati del Riepilogo (quadratura con i cedolini paga), provvede all’inoltre del file in formato CBI alla banca, invia all' Ufficio Controllo Amministrazione le informazioni necessarie per la procedura di pagamento.



Predisposizione ed inoltro Prima nota payroll

Mensilmente sono preparate tutte le scritture inerenti il costo del lavoro, tenuto conto dei prospetti inviati dal consulente.



Contabilizzazione payroll

L'addetto dell' Ufficio Controllo Amministrazione contabilizza a sistema (GAMMA) le paghe nel periodo di competenza.



Riconciliazione payroll con contabilità

Mensilmente, l'addetto dell' Ufficio Controllo Amministrazione una riconciliazione tra il riepilogo mensile dei dati relativi al calcolo del payroll con la contabilità. Amministrazione Ufficio Controllo

Amministrazione



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1.5.22

Ciclo Personale Cessazioni

Nel caso si verifichi la necessità di procedere con la cessazione di un dipendente (scadenza contratto), l'addetto dell'ufficio Personale procede con: - il calcolo delle spettanze; - la comunicazione della cessazione al consulente del lavoro; - l'aggiornamento del file Excel utilizzato per il monitoraggio del payroll mensile (inviato mensilmente al consulente del lavoro; vedere 1.5.13). Nel caso in cui la cessazione avvenga per dimissioni del dipendente, l'addetto dell'ufficio personale procede, oltre che con le attività descritte, con l'informare il Dirigente responsabile del dipendente dimissionario. Se le dimissioni sono dovute per pensionamento, i dipendenti Spa fanno domanda online di pensionamento e di dimissioni e consegnano una copia al Dirigente di riferimento (la copia viene protocollata) Se si tratta di dimissioni di un dipendente provinciale, è la Provincia che gestise e comunica a Itea il pensionamento. Entro febbraio dell’anno successivo, Itea comunica alla Provincia i dati dei dipendenti cessati nell’anno (con particolare riferimento al loro costo) ai fine di creare un fondo provinciale (ai sensi delle direttive PAT) che permette l’assunzione di nuovo personale all’interno del sistema provincia.


1.5.23 Ciclo Personale Gestione buoni pasto

I dipendenti hanno diritto ad un buono pasto giornaliero. La Società si serve di un fornitore che fornisce ad ogni dipendente una tessera con la quale il dipendente può usufruire, c/o gli esercizi convenzionati, del buono pasto giornaliero. Mensilmente, il fornitore invia all'addetto del Personale il rendiconto dei buoni pasto utilizzati nel periodo; l'addetto effettua un controllo di congruità relativamente agli orari di utilizzo e ai giorni di utilizzo (ad es. vengono esclusi i giorni in cui il buono pasto è stato utilizzato e il dipendente era assente). La ditta fornitrice del servizio invia mensilmente il file di rendicontazione all' Ufficio Controllo Amministrazione. L’addetto provvede a verificare la corrispondenza fra la fattura e il rendiconto e procede quindi alla registrazione e contabilizzazione della fattura. Successivamente procede con il pagamento del fornitore (Vedere Ciclo Passivo - Beni e servizi per l'azienda).




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1.5.24 Ciclo Personale Relazioni sindacali La gestione delle relazioni sindacali e industriali del personale sono esercitate dalla

Presidente e dalla struttura. - Out of scope

1.5.3 Ciclo del Personale – Matrice del Personale per attività




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1.6 Ciclo Cespiti


A supporto del ciclo cespiti sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.


ASCOT Ordini di lavoro e Registro Cespiti (PATRIMONIO)

GAMMA Contabilità generale

1.6.2 Ciclo Cespiti

Il ciclo cespiti può essere così suddiviso: Acquisizioni di beni immobili Cessioni Ammortamenti Capitalizzazioni Gestione beni mobili



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Ciclo Cespiti – Acquisizioni, Cessioni Note descrittive Le acquisizioni possono riguardare i terreni e fabbricati , e possono avere origine da:

un decreto d’esproprio un contratto di acquisizione un contratto di compravendita



1.6.01 Ciclo Cespiti Acquisto Cespite

Il settore Tecnico o Affari generali inviano all'ufficio Bilancio e Ragioneria e al settore Gestione casa e Immobiliare copia della documentazione attestante l'acquisizione.

Settore Tecnico Settore Affari generali

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1.6.02 Ciclo Cespiti

Iscrizione nel Registro Cespiti

Il settore GCI procede con la codifica e la registrazione nell’applicativo “REF” del cespite riportando i dati fisici (Codice Fabbricato, Codice Unita, ecc..), i dati catastali, i dati della proprietà. L’addetto dell'ufficio Bilancio e Ragioneria procede all’integrazione dei dati (Coge) oppure l’esclusione dal registro.

GCI Amministrazione

Out of Scope Ufficio Bilancio e

Ragioneria


Iscrizione del cespite in contabilità

Identificato il conto delle immobilizzazioni appropriato per il nuovo cespite, l'addetto contabilizza a sistema (GAMMA) il valore di acquisto e di relativi oneri accessori. Si verifica la presenza di contributi a copertura della spesa ed, in caso di riscontro positivo, si procede con le relative scritture contabili.

Amministrazione Ufficio Bilancio e

Ragioneria


Registrazione fattura passiva

Nel caso in cui sia presente, a fronte dell'acquisizione, una fattura da fornitore, essa viene registrata secondo la procedura descritta nel ciclo passivo - acquisto di beni e servizi. La fattura viene registrata sul conto di competenza.




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Identificazione del valore del bene immobile

Sulla base dell’informazioni sulle cessioni di immobili l'addetto del settore Tecnico identifica il valore dell'immobile oggetto di cessione. Tecnico Out of scope


Predisposizione della pratica

Nel caso di cessione all’utenza, l'addetto del settore Affari generali predispone la pratica per la cessione, verificando i requisiti del compratore. Il contratto viene stipulato e rogitato da un notaio. Il contratto viene siglato dal Direttore e archiviato.

Affari generali Out of scope


Variazione anagrafica cespite

Il settore gestione casa inserisce a sistema “REF” le informazioni relative alla cessione del cespite; in particolare, effettua la variazione della proprietà dell'immobile. L'informativa relativa alla cessione viene inviata all'ufficio Bilancio e Ragioneria.

GCI

Out of scope


Controllo amministrativo correttezza anagrafica

L'addetto riceve dal settore GCI la comunicazione (lettera che espone i termini della cessione) dell'avvenuta cessione del cespite e verifica a sistema che l'aggiornamento dell'anagrafica del cespite sia avvenuto correttamente. In particolare verifica l'aggiornamento della proprietà dell'immobile in anagrafica.


1.6.09 Ciclo Cespiti Emissione della fattura

In caso di cessioni ad utenti , laddove possibile, l’addetto procede all’emissione della fattura, per l’importo relativo alla cessione, con il sistema REF. Nel caso di cessioni a soggetti “non Utenti” o a soggetti utenti, laddove non vi è la possibilità di emettere fattura con il sistema REF, l’addetto attiva il flusso di fatturazione con GAMMA.



Calcolo plusvalenze (Minusvalenze)

L'addetto recupera dal registro cespiti le informazioni relative al valore storico del bene, al fondo ammortamento accantonato e le riepiloga in un file Excel tramite il quale calcola l'eventuale plusvalenza/minusvalenza. Si verifica la presenza di eventuali contributi a copertura della spesa originariamente sostenuta per l’acquisizione del cespite ed, in caso di riscontro positivo si procede con le relative scritture contabili. L'addetto predispone in Excel la scrittura di prima nota da contabilizzare a sistema (GAMMA).




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Contabilizzazione evento

L'addetto “richiama” in apposito modulo REF l’elenco delle variazioni patrimoniali registrate a sistema dal settore GCI. Sceglie le variazioni di interesse (acquisti , cessioni etc…) procede con l’integrazione dei dati mancanti e, una volta validati, procede con il passaggio dei dati nel gestionale di COGE per la contabilizzazione dei movimenti nel registro cespiti. L’addetto richiama in GAMMA le variazioni patrimoniali “passate “ da REF e le valida a sistema (GAMMA).



Calcolo e rilevazione degli ammortamenti

A sistema GAMMA sono state codificate le diverse categorie di cespiti che corrispondono con i conti COGE ed è stata associata la relativa aliquota per ciascuna categoria. Annualmente l'addetto lancia il calcolo degli ammortamenti ed il sistema effettua automaticamente il calcolo ed aggiorna il registro cespiti. L'addetto dell'ufficio Bilancio e Ragioneria estrae il file excel del registro cespiti completo di tutti i dati(variazioni, ammortamenti, variazioni contributi) li controlla e li valida.


Relativamente alle cessioni di immobili, si segnala inoltre la presenza di una particolare tipologia di cessione, denominata “Patti di futura Vendita”. I patti di futura vendita (Lp 9/71) sono dei contratti stipulati con l'utenza in base ai quali la Società si è impegnata verso l'inquilino con una promessa di vendita dell'immobile dato in locazione. Questa tipologia contrattuale non è più utilizzata; tuttavia sono presenti dei casi in cui il riscatto \ la vendita risulta ancora vigente (si prevede la chiusura di tutti i patti di futura vendita stipulati in passato entro il 2016). I cespiti con questi tipologia di contratto non sono presenti nel registro cespiti delle immobilizzazioni; poiché sono contabilizzati nella voce “Rimanenze-prod. Finiti e merci” dell’attivo circolante. Le fatture per canoni di locazione vengono emesse come da procedura (Ciclo attivo - fatture emesse verso inquilini); la registrazione avviene su un conto del passivo patrimoniale. Alla stipula del contratto definitivo di compravendita non vi è l’emissione di una fattura attiva poiché già emessa all’atto della stipula del contratto di pfv. Si procede con la relativa contabilizzazione dell’eventuale PLUS/MINUS.



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Ammortamenti

Note descrittive Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima



Contabilizzazione degli ammortamenti

L'addetto dell' ufficio infine effettua a sistema (GAMMA) la scrittura contabile di rilevazione degli ammortamenti e delle variazioni relative ai contributi.

GCI e Amministrazione



Quadratura Registro Cespiti con la contabilità generale

I dati del registro cespiti vengono estratti in un file excel; l'ufficio Bilancio e Ragioneria effettua un controllo di quadratura tra il Registro Cespiti e la contabilità generale, sia dal lato cespiti (costo, storico, incrementi, decrementi …) sia sui corrispondenti movimenti sul fronte dei contributi.




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Capitalizzazioni Note descrittive Le capitalizzazioni sono relative, principalmente, alle costruzioni, alle ristrutturazioni e alle manutenzioni straordinarie. Ovvero:

all’accatastamento di una nuova unità immobiliare per l’ultimazione dei lavori riferita ai cantieri di costruzione/ristrutturazione (si tratta di nuovi cespiti)

all’incremento di valori di unità immobiliari per ultimazioni di lavori di manutenzione straordinaria. Le capitalizzazioni sono composte in generale da due componenti:

capitalizzazione dei costi sostenuti e rilevati tramite fatture passive ricevute da fornitori; capitalizzazione dei costi del personale impiegato nelle attività di costruzione, ristrutturazione, manutenzione

straordinaria. Operativamente, le capitalizzazioni possono avere input:

da ordini di lavoro e chiusura cantieri dalla capitalizzazione di costi del personale impiegato.




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Capitalizzazione costi rilevati tramite fatture passive solo per M.S.

I costi rilevati tramite fatture passive (per interventi di m.s.) vengono capitalizzati sui conti relativi ai cespiti tramite i seguenti flussi procedurali: -il sistema REF elabora le informazioni contenute negli ODL integrate della % spese del personale e della % IVA indetraibile dell’anno e produce un file Excel. L’addetto controlla il file e lo confronta con le registrazioni in COGE (GAMMA). Procede alla validazione. Il file excel validato è integrato di una serie di dati mancanti (codice e importo contributo). E’ trasmesso agli amministratori del Sistema REF che lo rendono visibile (completo di tutti i dati ) per il successivo passaggio nel registro cespiti in GAMMA. L’addetto valida i dati e li trasferisce in GAMMA. Nel gestionale GAMMA i dati sono nuovamente validati per essere caricati nel registro cespiti. Si procede infine con la quadratura con la COGE ; - tramite una scrittura manuale nel sistema contabile (GAMMA), effettuata dell'addetto dell'ufficio con cadenza annuale: l'addetto effettua una rilevazione contabile di capitalizzazione.



Redazione del report ore spese su costruzioni e ristrutturazioni

Il settore Tecnico redige un report relativo al personale impiegato e alle ore spese su attività di costruzione e ristrutturazione. Il report viene inviato all'Ufficio Bilancio e Ragioneria

Settore Servizio Tecnico Out of scope


Redazione del report costo totale personale del Servizio Tecnico

L'addetto redige in Excel un report, per persona, in cui viene riportato il costo complessivo del personale impiegato nel Servizio Tecnico (il costo comprende salari e stipendi, tfr, contributi, altri costi legati al personale quali ad esempio buoni pasto).



Calcolo dei costi per personale del Servizio Tecnico da capitalizzare

L'addetto, tramite un foglio Excel, effettua la valorizzazione delle ore impiegate in attività di costruzione e ristrutturazione per ogni cantiere. Amministrazione Ufficio Bilancio e

Ragioneria


Contabilizzazione dei costi per personale del Servizio Tecnico da capitalizzare

L'addetto effettua infine la scrittura contabile di capitalizzazione a sistema (GAMMA). Amministrazione Ufficio Controllo

Amministrazione


Capitalizzazione del valore di area

Relativamente ai cantieri, al momento della capitalizzazione il valore contabilizzato è comprensivo, oltre che delle costruzioni, del valore di area / rudere.




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Capitalizzazione costo personale manutenzioni straordinarie

Viene in primo luogo calcolata la percentuale di costi di manutenzioni straordinarie rilevati sul totale dei costi per manutenzioni della Società. In secondo luogo viene ottenuta indicazione del costo del personale impiegato su attività di manutenzione da parte del settore Patrimonio. L'Ufficio riepiloga le informazioni all'interno di un file Excel, in cui calcola, applicando ai costi del personale di manutenzione individuato, l'aliquota relativa ai costi di manutenzione straordinaria sul totale costi per manutenzioni che sarà impiegato come descritto al 1.6.15. L'importo così ottenuto viene contabilizzato in GAMMA come capitalizzazione.


Gestione beni mobili Note descrittive Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima



Richieste di acquisto di beni mobili

Le richieste di acquisto vengono formalizzate tramite un apposito modulo e autorizzate dal dirigente del settore richiedente. Tutti Out of scope


Acquisto di beni mobili - OdA

L'addetto riceve la richiesta di acquisto e verifica l'avvenuta autorizzazione da parte del dirigente del settore da cui proviene la richiesta. Amministrazione Ufficio Bilancio e

Ragioneria


Acquisto di beni mobili - Ricezione del bene

Alla ricezione del bene l'addetto verifica il documento di trasporto e genera a sistema una matricola cespite che l'addetto dell’ufficio Ragioneria stampa (etichetta) ed applica al bene.

Tutti Out of scope


Redazione dell'allegato contabile

L'addetto dell'ufficio Ragioneria redige l'allegato contabile in cui riepiloga le informazioni relative all'acquisto e le scritture contabili da effettuare a sistema.




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1.6.26 Ciclo Cespiti Contabilizzazione L'addetto, in base alle informazioni contenute nell'allegato contabile,

procede con la contabilizzazione in GAMMA dell'acquisto del cespite. Amministrazione Ufficio Bilancio e Ragioneria


Registrazione nel registro cespiti

Periodicamente un addetto dell’ufficio Bilancio e Ragioneria verifica i conti relativi alle immobilizzazioni, individuando i movimenti contabilizzati nel periodo. Procede quindi con la registrazione del registro cespiti, inserendo manualmente i dati anagrafici e contabili del cespite.



Ammortamento di beni mobili

La procedura di ammortamento viene gestita all’interno del sistema GAMMA; l’addetto lancia annualmente la procedura automatica; il sistema, in base ai parametri dell’anagrafica cespiti, calcola l’ammortamento per singolo cespite. L’addetto ottiene dal sistema il dato complessivo relativo agli ammortamenti e procede manualmente con la scrittura manuale in contabilità.



Cessione Beni mobili

In modo analogo a quanto descritto per la cessione dei Beni Immobili, la cessione dei beni mobili può avvenire per:

- Dismissione - Vendita

La cessione dei Beni mobili è gestita in GAMMA. L’addetto verifica le informazioni relative al cespite in GAMMA reperibili attraverso il registro cespiti. La scrittura contabile è quindi inserita dall’addetto della prima nota a sistema. (GAMMA)

Amministrazione





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1.6.3 Ciclo Cespiti – Matrice del Personale per attività




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1.7 Gestione Tributaria e Fiscale, Contabilità Generale, Redazione del Bilancio


A supporto della Gestione tributaria, fiscale, di contabilità generale e di redazione del bilancio sono utilizzati diversi applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.


REF Gestione patrimonio, ordini di lavoro

GAMMA Contabilità generale, registro cespiti

1.7.2 Gestione Tributaria e Fiscale, Contabilità Generale, Redazione del Bilancio

Il ciclo in analisi può essere così suddiviso: Gestione tributaria e fiscale Contabilità generale e Bilancio



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Gestione Tributaria e Fiscale Note descrittive



1.7.01 Fiscale - Iva

Iva Vendite - Non inquilini

Al momento dell’emissione delle fatture attive il sistema GAMMA aggiorna automaticamente il registro Iva Vendite e il conto Iva in contabilità. Amministrazione Ufficio Bilancio e

Ragioneria


Iva Vendite - Inquilini - Riepilogo Iva

Le fatture sono emesse con il gestionale REF. Mensilmente l’addetto importa tutti i dati relativi alle singole fatture di vendita inquilini in contabilità GAMMA. il sistema GAMMA aggiorna automaticamente il registro Iva Vendite e il conto Iva in contabilità.



Iva Acquisti - Rilevazione Iva Acquisti

Al momento della registrazione delle fatture passive il sistema GAMMA aggiorna automaticamente il registro Iva Acquisti e il conto Iva in contabilità.



Riepilogo complessivo Iva di periodo

Mensilmente attraverso il programma GAMMA si effettua il calcolo per la liquidazione Iva di periodo. L'operatore effettua i controlli di quadratura fra i saldi della contabilità e quanto riportato dai registri iva. L’addetto provvede a stampare i registri Iva in definitivo. Una volta ottenuto il dato della liquidazione mensile l’addetto inoltra l’informazione all’operatore addetto all'invio telematico ed archivia la documentazione.



Rilevazione Iva pro-rata per stabili ultimati nel corso del periodo

L’operatore ottiene dal settore Servizio Tecnico la lista degli stabili ultimati nel corso del periodo e redige in Excel il riepilogo dei dati iva di cantiere (iva derivante da fatture passive ricevute per lavori effettuati su cantieri). In fase di chiusura dell’esercizio, l'operatore procede quindi con il ricalcolo dell'Iva pro-rata e l’analizza sulla base di quanto previsto dalla Normativa vigente. La documentazione prodotta viene utilizzata per la compilazione del modulo per l'invio telematico ed archiviata.




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1.7.06 Fiscale -

Ritenute Professionisti

Rilevazione ritenute professionisti

In fase di codifica del fornitore l’addetto identifica il fornitore come soggetto a ritenute; nel momento della registrazione della fattura del fornitore soggetta a ritenute il programma propone il calcolo della ritenuta da operare e l'operatore può confermare o modificare l’importo in base alla corretta registrazione . In fase di pagamento della fattura l’operatore verifica la corretta registrazione contabile della ritenuta . Mensilmente, l'operatore estrae dal programma un riepilogo delle ritenute da liquidare nel periodo; i dati vengono verificati con le rilevazioni contabili e resi disponibili per la compilazione del modulo per l'invio telematico.

Amministrazione



1.7.07

Fiscale - Ritenute per personale dipendente

Ritenute per personale dipendente

Mensilmente l'ufficio Personale invia all'ufficio Ragioneria il riepilogo delle ritenute relative al personale dipendente. L'operatore dell'Ufficio Ragioneria effettua la quadratura con la contabilità e compila il modulo per l'invio telematico.


1.7.08 Fiscale - Ires e Irap Calcolo Ires e Irap

Annualmente, l'addetto riepiloga i dati del bilancio di verifica all'interno di un modello in excel nel quale: - inserisce i parametri richiesti per il calcolo delle imposte - effettua il calcolo delle imposte. L'addetto invia i dati così ottenuti al consulente fiscale per il controllo, la validazione e l'invio del modulo telematico.


1.7.09 Fiscale - Ires e Irap

Contabilizzazione imposte

L'operatore, una volta che è stato validato il calcolo delle imposte ed effettuata la liquidazione, archivia la documentazione ed effettua la scrittura contabile di registrazione delle imposte a sistema.


Ragioneria

1.7.10 Fiscale -

Imposta di bollo virtuale

Liquidazione imposta di bollo

Mensilmente l’addetto raccoglie i dati relativi ai bolli virtuali applicati dai vari uffici (Rag. Fatture contabilità utenze e segnalati da altri settori aziendali) ed effettua la scrittura contabile di rilevazione del costo. Entro Gennaio l’addetto effettua la rendicontazione dei bolli virtuali relativi all’esercizio precedente inviando la Dichiarazione all’Agenzia delle Entrate, procede quindi con la liquidazione determinando un importo a debito o a credito da liquidare entro febbraio. Contestualmente determina l’importo delle rate bimestrali per l’anno in corso da versare sulla base dell’anno precedente. Tale importo viene confermato da comunicazione dell’Agenzia delle Entrate.


Ragioneria



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1.7.11 Fiscale -

Imposta di registro

Liquidazione imposta di registro

Settore Utenti rileva le informazioni relative all’ Imposte di registro su contratti di locazione e procede agli adempimenti telematici dell’adempimento dell’imposta. Mensilmente il settore utenti rendiconta l’ammontare dell’imposta di competenza all’ufficio controllo di gestione che rileva in contabilità il pagamento, la contabilizzazione del costo avviene all’ufficio Bilancio e Ragioneria in base alla codifica delle unità immobiliari in REF. Nel caso di contratti sottoscritti ove sia nel diritto di terzi presentare la richiesta di rimborso per l’imposta pagata, l’addetto all’ufficio controllo di gestione la rileva ed effettua il relativo pagamento.

Amministrazione





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Bilancio Note descrittive Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima, si sottolinea che per quanto attiene la redazione del bilancio le procedure valgono anche per i bilanci infrannuali


1.7.12 Redazione Bilancio

Controllo prima nota e saldi bilancio di verifica

L'addetto dell'Ufficio Bilancio e Ragioneria lancia una stampa del bilancio di verifica ed effettua i seguenti controlli: - saldo dei conti transitori - fatture da ricevere ed da emettere - correzione eventuali errori di contabilizzazione (partite in dare registrate in avere e viceversa) - quadratura riepilogativo clienti utenza con partitario clienti in CU - quadratura fatturato clienti utenti con fatturato in CU



Riclassificazione voci di ricavo

L'addetto dell'ufficio Bilancio e Ragioneria effettua un'estrazione delle voci di ricavo dalla contabilità; i ricavi vengono analizzati al fine di individuare: - ricavi d'esercizio - ricavi derivanti da reddito fondiario L'addetto procede riclassificando in contabilità eventuali ricavi non contabilizzati correttamente in relazione alle voci di ricavi d'esercizio e reddito fondiario.


1.7.14

Redazione Bilancio

Dichiarazione relativa ai lavori in corso non contabilizzati

I direttori dei lavori, su richiesta (in fase di redazione del bilancio d'esercizio) dell'Ufficio Bilancio e Ragioneria, predispongono e sottoscrivono una dichiarazione in cui vengono riepilogati in lavori effettuati nel periodo di competenza per i quali non sono ancora pervenute le fatture dei fornitori.

Direttori lavori Out of scope


Calcolo Immobilizzazioni in corso

L'addetto dell'ufficio Bilancio e Ragioneria raccoglie le dichiarazioni dei direttori lavori relativamente ai lavori in corso su ordinazione ed effettua il calcolo del totale delle immobilizzazioni in corso che deve essere registrato in contabilità.




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Contabilizzazione Immobilizzazioni in corso

L'addetto effettua una stampa ed archivia la documentazione ricevuta e la documentazione di riepilogo ed effettua a sistema la registrazione contabile.

Amministrazione




Emissione fatture attive, Registrazione incassi, Registrazione fatture passive

L'addetto effettua un controllo al fine di verificare che tutte le fatture attive di competenza dell'anno a chiudere siano state emesse; in particolare verifica il bilanciamento dei conti di costo che devono essere rifatturati, nonché verifica le date di fatturazione previste dai contratti e dalle convenzioni in essere alla data. L'addetto verifica che tutte le fatture passive ricevute alla data siano state registrate e contabilizzate. L'addetto verifica che il saldo dei conti banche in contabilità coincida con quanto riportato nell'estratto conto della banca di riferimento, appurando la corretta e completa registrazione di tutti gli incassi e pagamenti del periodo. L'addetto verifica che i costi del personale di competenza dell'anno a chiudere siano stati contabilizzati.

Amministrazione



Controllo Manutenzioni straordinarie da capitalizzare

L'addetto recupera dall’Applicativo REF gli ordini di lavoro relativi a manutenzioni straordinarie, in stato chiuso, per i quali i costi non sono stati capitalizzati. Procede a sistema con il lancio della procedura di capitalizzazione dei costi sostenuti (Vedere Ciclo Cespiti - Manutenzioni Straordinarie).



Quadratura registro cespiti con contabilità

L'addetto effettua una stampa del registro cespiti e una stampa dei mastri contabili di riferimento, effettuando la quadratura tra la contabilità ed il registro cespiti. L'addetto verifica e risolve eventuali squadrature rilevate. La quadratura è relativa al valore delle immobilizzazioni, ai relativi fondi ammortamento e agli ammortamenti.



Ratei e Risconti Attivi e Passivi

L'addetto ha a disposizione una lista delle partite che, storicamente, sono soggette a scritture di rateizzazione o risconto. Procede con l'analisi della documentazione di supporto (data fattura, contratto \ convenzione di riferimento) e calcola gli importi da rateizzare \ riscontare. L'analisi viene riepilogata in un file excel, stampata ed archiviata con la relativa documentazione di supporto. L'addetto procede con la contabilizzazione a sistema dei ratei e risconti del periodo.

Amministrazione


Ufficio Controllo di Gestione e

Amministrazione



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1.7.21 Redazione Bilancio Controllo Budget aperti

L'addetto effettua una verifica, a sistema, dei budget aperti, verificando con le strutture aziendali di riferimento la presenza di eventuali fatture da ricevere. (Vedere 1.7.23 - Registrazione fatture passive).


1.7.22 Redazione Bilancio Fatture da emettere

Le fatture da emettere sono, indicativamente, relative a : - Interessi di mora maturati ma non fatturati: inseriti in CU dall’ufficio Morosità del settore utenza ed estratti da CU tramite la procedura di estrazione dall'addetto dell’Ufficio Controllo Amministrazione; - Rimborsi spese per solleciti: inseriti in CU dall’ufficio Morosità del settore utenza ed estratti da CU tramite la procedura di estrazione dall'addetto dell’Ufficio Controllo Amministrazione;. - Spese da rifatturare: l'addetto riceve dall’Ufficio Bilancio e Ragioneria un'estrazione dalla contabilità (GAMMA) dei conti nei quali vengono registrate le spese soggette a rifatturazione. L'addetto verifica i contratti e le convenzioni di riferimento individuando le informazioni necessarie per il corretto calcolo della competenza. L'addetto riepiloga gli importi a fatturare in un file excel. L'addetto procede con la contabilizzazione a sistema delle fatture da emettere, archiviando la documentazione di riferimento.

Amministrazione


Controllo Amministrazione;


Fondo svalutazione crediti - Valutazione dell'importo da accantonare

Crediti Vs Utenti - L'addetto riepiloga, estraendo i dati dal sistema e facendo riferimento alla reportistica relativa alla morosità, la situazione creditoria relativa agli utenti. L'addetto effettua una valutazione circa l'importo da accantonare per svalutazione dei crediti. Crediti verso altri clienti - L'addetto recupera dall'Ufficio Legale le informazioni relative alle cause in corso con clienti, ed effettua una valutazione circa l'importo da accantonare per svalutazione dei crediti. L'addetto, nell'effettuare la valutazione, prende a riferimento la normativa civilistica e fiscale vigente.



Contabilizzazione accantonamento per svalutazione crediti

L'addetto procede con la contabilizzazione dell'accantonamento per svalutazione crediti. Amministrazione Controllo

Amministrazione;


Fondo imposte differite e anticipate - Calcolo

L'addetto effettua il calcolo delle imposte anticipate \ differite da contabilizzare nel periodo. L'addetto procede con riferimento alla normativa fiscale vigente.




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Fondo imposte differite e anticipate - Contabilizzazione

Le poste relative ad imposte differite ed anticipate vengono contabilizzate nel sistema GAMMA. Amministrazione Controllo

Amministrazione;


Stampa bilancio di verifica definitivo

L'addetto procede con la stampa del bilancio di verifica definitivo. Il bilancio viene, attraverso l’applicativo GAMMA, riclassificato in base allo schema previsto dalla normativa civilistica.


1.7.28 Redazione Bilancio Validazione del bilancio Lo schema di bilancio viene sottoposto al Dirigente del Settore

Amministrazione, che effettua la validazione. Amministrazione Direttore del

Settore Amministrazione

1.7.29

Redazione Bilancio

Redazione Nota Integrativa e Relazione sulla gestione

L'addetto dell'Ufficio Bilancio e Ragioneria ha a disposizione un form (testo in word, tabelle in excel) utilizzato per la redazione del bilancio e della nota integrativa. L'addetto recupera dalla contabilità e, ove necessario, da altri settori aziendali, le informazioni necessarie per la compilazione del documento, procedendo con la redazione e la stampa per la successiva validazione.

Amministrazione Affari Generali

Ufficio Bilancio e Ragioneria – Out of scope

1.7.3 Gestione fiscale e Bilancio – Matrice del Personale per attività




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1.8 Controllo di Gestione Oppure dire che l’attuale sistema informativo non consente il controllo di gestione a


A supporto del ciclo controllo di gestione viene utilizzato l’applicativo GAMMA.


GAMMA Budget e monitoraggio della spesa

1.8.2 Controllo di Gestione

Di seguito viene riportata la descrizione delle procedure relative al ciclo in analisi.



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Controllo di Gestione Note descrittive



1.8.01 Ciclo

Controllo di Gestione

Definizione degli obiettivi di budget

Annualmente il CdA definisce le direttive e i macro-obiettivi di budget per il centro di responsabilità per il periodo successivo. CdA Out of scope

1.8.02 Ciclo


Richiesta informazioni per la predisposizione

del budget

Annualmente, secondo le scadenze previste dalla società per la redazione del budget, il Responsabile del Controllo di gestione chiede ai Dirigenti di Settore di comunicare la previsione di spesa per l’anno successivo.

Amministrazione Controllo Amministrazione;

1.8.03 Ciclo


Redazione del budget di spesa

I Dirigenti predispongono il proprio budget di spesa sulla base delle attività programmatiche previste per l'esercizio successivo per il centro di Responsabilità e, nel rispetto delle tempistiche previste, comunicano il dettaglio delle attività e il preventivo di spesa all'addetto del Controllo di Gestione.

Tutti Out of scope

1.8.04 Ciclo


Acquisizione e rielaborazione delle

informazioni di budget

L'addetto del controllo di gestione, ricevuti i budget dai Dirigenti, ne verifica i contenuti e li rielabora (Excel).


1.8.05 Ciclo


Verifica compatibilità con Direttive

Il Responsabile del Controllo di Gestione verifica che il budget di spesa rispetti le Direttive generali espresse dal CdA e, in caso contrario, richiede la modifica delle previsioni di spesa ai Dirigenti dei diversi settori.

Amministrazione Controllo di

Gestione e Amministrazione;

1.8.06 Ciclo


Delibera CdA di approvazione del budget

Il budget viene inviato in CdA che, mediante propria delibera, approva il documento. CdA Out of scope



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1.8.07 Ciclo


Trasmissione budget di spesa alla dirigenza e inserimento a sistema

L'addetto dell'ufficio Controllo di Gestione trasmette ai singoli dirigenti, tramite mail, i budget di spesa approvati dal CdA per ciascun Centro di Responsabilità. L'addetto dell'ufficio Controllo di Gestione inserisce i budget a sistema per singola voce di spesa e Centro di Responsabilità.


1.8.08 Ciclo


Monitoraggio della spesa effettiva Vedere ciclo passivo 1.1.04 - -

1.8.09 Ciclo


Reporting Package (in costruzione)

Il sistema di reportistica prende in analisi le seguenti aree: - attività realizzativa (attività di investimento, opere in convenzione) - gestione del patrimonio immobiliare - gestione dell’utenza - attività di supporto (analisi bilancio, personale, finanziaria, servizi

di supporto) - progetti speciali

In particolare i report elaborati mensilmente dal controllo di gestione consentono di monitorare:

- le spese sostenute rispetto al budget per centri di responsabilità - i ricavi della gestione caratteristica - i flussi di cassa complessivi - l’indebitamento della Società - le attività di investimento in corso

Amministrazione Controllo di

Gestione e Amministrazione;

1.8.3 Controllo di Gestione – Matrice del Personale per attività




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1.9 Ripartizione spese condominiali


A supporto del ciclo “Ripartizione spese condominiali” è utilizzato un unico applicativo. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.


REF Ripartizione costi

portale Osservatorio dei lavori pubblici

1.9.2 Ripartizione spese condominiali

Nell’ambito del ciclo “Ripartizione spese condominiali” si possono distinguere diversi ambiti di intervento:

Riaddebito spese per pulizie e verde Riaddebito spese per lavori di manutenzione Imputazione fatture per spese su parti comuni Riaddebito spese utenze su parti comuni e riaddebito spese per acqua calda e riscaldamento nei fabbricati con

impianto di riscaldamento centralizzato



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Riaddebito spese ascensori Riaddebito spese in condomini non gestiti dalla Società Elaborazione del rendiconto Calcolo acconti Altre attività a supporto

In tutti i casi, l’importo riaddebitato è pari all’importo pagato dalla Società (lordo ritenuta e comprensivo di iva). Riaddebito spese per pulizie e verde Note descrittive Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua rappresentazione grafica:


1.9.01

Ciclo Ripartizione spese condominiali

Procedura approvata

Tenuto conto della delibera del Consiglio di Amministrazione di data 15 03 2017, del Regolamento delle Affittanze e delle Linee guida per la gestione degli edifici a proprietà mista, i locatari, i proprietari ed i locatari con contratto pfv contribuiscono alle pulizie delle parti comuni, alla manutenzione delle aree verdi ed alla spalatura della neve, secondo le modalità stabilite dalle linee guida ed in conformità alle decisioni adottate dalla maggioranza degli aventi diritto all’utilizzo di tali spazi, mediante il proprio personale apporto d’opera secondo turni prestabiliti, ovvero con la compartecipazione alle spese relative all’affidamento a ditte specializzate.

CDA Out of scope



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1.9.02


Richiesta affidamento a ditte specializzate

Per l’affidamento a ditta esterna di tali servizi, ci si avvale di appositi moduli predisposti da ITEA S.p.A, nei quali viene formalizzata la volontà della maggioranza degli utenti interessati al servizio, corredata dal preventivo di spesa della ditta.


1.9.03


Tracciabilità / Anticorruzione

Se si tratta di una ditta con cui la Società non ha altri rapporti attivi, sono adottate tutte le procedure prevista dalla normativa sulla tracciabilità (richiesta e comunicazione del CIG, richiesta dell’IBAN dedicato, adempimenti Osservatorio lavori pubblici). Se si tratta di ditta con cui la Società ha altri rapporti attivi, si verifica il rispetto dell’importo del CIG creato ad inizio anno. Ad inizio anno infatti, per ciascuna ditta specializzata, si procede come segue:

- richiesta CIG - adempimenti Osservatorio lavori pubblici - invio lettera alla ditta specializzata con comunicazione nuovo CIG

e richiesta eventuale aggiornamento IBAN A fine anno, per ciascun CIG, si procede con gli adempimenti previsti sul portale Osservatorio dei lavori pubblici, indicando le somme pagate.


1.9.04 Ciclo

Ripartizione spese condominiali

Incarico

L’addetto dell’ufficio comunica alla ditta specializzata: - di aver preso atto di quanto deciso dalla maggioranza degli

assegnatari dello stabile - di intestare le fatture inerenti il lavoro eseguito all’I.T.E.A. S.p.A.

Via R. Guardini 22 – Trento, che provvederà ad addebitarle, in parti uguali per ogni porzione materiale dell’edificio, sul rendiconto spese.

- che eventuali interventi non previsti dal preventivo ordinario dovranno essere preventivamente accettati, in forma scritta, dalla maggioranza degli assegnatari e comunicati a I.T.E.A. S.p.A..

- di rispettare gli adempimenti previsti dalla normativa sulla




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Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio tracciabilità dei flussi finanziari;

- il trattamento fiscale (iva e ritenute) delle operazioni fatturate. L’incarico resta valido fino a disdetta scritta da parte della maggioranza.

1.9.05


Preparazione file di lavoro

L’addetto compila un file .xls riportando tutta una serie di dati utili a più fini:

- controllo della corretta fatturazione, - liquidazione della fattura (richiesta durc e adempimenti

conseguenti) - ripartizione spese: per questo scopo, nel foglio di lavoro, è

riportato: centro di costo di imputazione periodo di riferimento importo descrizione

Elaborando il file, si produce una tabella riepilogativa per poter caricare i dati massivamente sul gestionale Ref


1.9.06 Ciclo


Archiviazione

Le fatture sono archiviate per centro di costo di imputazione.




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Riaddebito spese per lavori di manutenzione Note descrittive Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua rappresentazione grafica:


1.9.07


Ripartizione costi da odl ref

Nella sezione “ripartizione costi” del gestionale Ref possono essere richiamati gli ordini di lavoro validati, con fattura registrata in contabilità e con pagamento effettuato. L’addetto dell’ufficio controlla l’odl su carta e controlla i dati proposti (correggendoli se necessario), integrandoli con le informazioni necessarie ai fini della imputazione: centro di costo di imputazione, periodo di riferimento, descrizione.


1.9.08


Ripartizione altri costi di manutenzione

Non tutti i lavori transitano da ref (es: vandalismi, sgomberi, disotturazioni urgenti). In questo caso è necessario inserire tutti i dati (ex novo) nella sezione “ripartizione costi” del gestionale Ref.

Amministrazione Ufficio Controllo

amministrazione

1.9.09


Ripartizione costi estintori

L’addetto dell’ufficio recupera l’informazione dei costi da riaddebitare all’interno delle contabilità dei sal e prepara un file con l’indicazione di tutte le informazioni necessarie per il controllo degli importi esposti e la relativa quadratura con la fattura ricevuta, per la corretta individuazione dei centri di costo e per il calcolo e l’attribuzione del costo ad ogni centro di costo. Si crea un file per il caricamento massivo nella sezione “ripartizione costi” del gestionale Ref.

Amministrazione

Ufficio Controllo amministrazione

1.9.10 Ciclo


Archiviazione La documentazione è archiviata per stato avanzamento lavori (sal).


amministrazione



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Imputazione fatture per spese su parti comuni Note descrittive La procedura di imputazione delle spese su parti comuni è la stessa per le diverse tipologie di spesa (riscaldamento, ascensori, energia elettrica) Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua rappresentazione grafica:


1.9.11


Imputazione

All’ufficio sono consegnate le copie delle fatture. L’addetto procedere con:

- attribuzione codifica utile ai fini dell’archiviazione e ai fini dell’inserimento dei dati nel gestionale Ref

- controllo coerenza degli importi - spaccatura consumi laddove il contatore rileva i consumi di più

ambienti da ripartire con criteri diversi - inserimento dei dati in Ref: inserimento codice attribuito a fattura,

imputazione centro di costo e relativa tabella millesimale, importo, periodo di competenza

- passaggio informazione a Ufficio Bilancio e Ragioneria per la corretta contabilizzazione dei costi in contabilità generale.

- liquidazione della fatture riportanti costi a carico Società per utenze di immobili finiti, sottoposizione a firma da parte del Dirigente competente e invio ad Ufficio Controllo amministrazione – area tesoreria e cassa economale per il successivo pagamento

- trasmissione delle fatture riportanti costi per utenze di immobili in corso di costruzione al Settore Tecnico, ai fini della successiva loro liquidazione

Amministrazione

Controllo amministrazione

1.9.12 Ciclo


Archiviazione

Archiviazione in base a codifica interna (vedi punto 1)


amministrazione



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Riaddebito spese utenze su parti comuni e riaddebito spese per acqua calda e riscaldamento nei fabbricati con impianto di riscaldamento centralizzato Note descrittive Nei condomini con riscaldamento centralizzato, la spesa viene attribuita al consumo di acqua (in base alla lettura dei consumi) e la parte residua è attribuita per il 50% ai consumi involontari e per il 50% ai consumi volontari (in base alla lettura dei consumi, che può avvenire con contatore o con contabilizzatore). Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua rappresentazione grafica:


1.9.13


Lettura consumi acqua

La lettura dei contatori dell’acqua è effettuata da ditta esterna che mette a disposizione della Società:

- un file excel con le letture dei consumi rilevati - le foto dei contatori - la possibilità di accedere ad un portale per consultare on line le

letture rilevate. L’addetto dell’ufficio procede:

- alla “spunta” dei libretti delle lettura. Per ogni unità immobiliare è conservato ed aggiornato un libretto su cui sono riportati i consumi annuali. Attraverso questo aggiornamento è possibile controllare la coerenza delle letture e la presenza di tutte le letture. in presenza di anomalie, si procede con i controlli del caso e con le integrazioni/correzioni necessarie.

- ad elaborare una tabella riepilogativa per il caricamento massivo

dei dati nella sezione “ripartizione costi” del gestionale Ref. Detto caricamento, che riporta i consumi, integrato con i costi imputati




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Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio con l’inserimento delle fatture, definirà l’importo a carico di ciascuna unità immobiliare.

1.9.14 Ciclo


Lettura consumi conta calorie (riscaldamento)

Laddove possibile, le unità immobiliari sono dotate, ciascuna, di un proprio contatore in grado di misurare l’energia effettivamente assorbita dalle singole unità immobiliari Anche in questo caso è fornito un file con le letture rilevate e con le foto dei contatori. L’addetto procede con l’analisi del file delle letture e, in presenza di anomalie, si procede con i controlli del caso e con le integrazioni/correzioni necessarie per poi elaborare una tabella riepilogativa per il caricamento massivo dei dati nella sezione “ripartizione costi” del gestionale Ref; Detto caricamento, che riporta i consumi, integrato con i costi imputati con l’inserimento delle fatture, definirà l’importo a carico di ciascuna unità immobiliare.


1.9.15 Ciclo


Lettura consumi contabilizzatori (riscaldamento)

Laddove non possibile installare un contatore in ciascuna unità immobiliari, tenuto conto della normativa vigente, è stato installato un sistema di termoregolazione e di contabilizzazione in grado di fornire la misurazione del consumo espressa in unità di ripartizioni o scatti. L’addetto procede con l’analisi del file prodotto con la telelettura e, in presenza di anomalie, si procede con i controlli del caso e con le integrazioni/correzioni necessarie per poi elaborare una tabella riepilogativa per il caricamento massivo dei dati nella sezione “ripartizione costi” del gestionale Ref; Detto caricamento, che riporta i consumi, integrato con i costi imputati con l’inserimento delle fatture, definirà l’importo a carico di ciascuna unità immobiliare.

Amministrazione


1.9.16 Ciclo


Contabilità “gestione calore”

L’addetto dell’ufficio riceve un foglio excel dall’Ufficio competente (Ufficio Impianti, Certificazioni e Sicurezza) con l’indicazione, per ciascun impianto, degli importi di spesa a preventivo e a consuntivo. L’addetto procede con la quadratura dei costi indicati con le fatture


amministrazione



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Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio ricevute e pagate in acconto (inserite a sistema) e quantifica i costi da pagare a conguaglio (inserendoli a sistema con fatture fittizie). L’importo delle fatture, integrate con i consumi caricati a sistema, definiranno l’importo a carico di ciascuna unità immobiliare.

1.9.17 Ciclo


Preparazione elenco unità immobiliari

L’addetto dell’ufficio prepara un file da inviare all’ufficio competente per assegnare l’incarico della lettura dei consumi del periodo di riferimento successivo, con indicazione delle unità immobiliare per le quali procedere con la lettura del consumo. Rispetto all’anno precedente, alcune unità immobiliari possono non essere più gestite (perché passate ad amministratore esterno) oppure possono essere entrare in gestione nuove unità (per nuove realizzazioni, acquisti, passaggio da amministratore esterno).

Amministrazione


Riaddebito spese ascensori Note descrittive Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua rappresentazione grafica:


1.9.18


Ripartizione costi

L’addetto riceve un file excel dall’ufficio competente in materia (Ufficio Patrimonio) con l’indicazione, per ciascun impianto, degli importi di spesa a preventivo e a consuntivo. L’addetto procede con la quadratura dei costi indicati con le fatture ricevute e pagate in acconto (inserite a sistema) e quantifica i costi da pagare a conguaglio (inserendoli a sistema con fatture fittizie).




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Ref. Processo Attività Descrizione Settore Ufficio L’importo delle fatture, integrate con i consumi caricati a sistema, definiranno l’importo a carico di ciascuna unità immobiliare.

Riaddebito spese in condomini non gestiti dalla Società

Note descrittive Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua rappresentazione grafica:


1.9.19


Condomini esterni

L’Ufficio Progetti Speciali e gestioni condominiali informa gli addetti dell’ufficio delle somme che devono essere addebitate ad inquilini della Società in stabili con amministratore esterno. Caso1: gli stabili della Società fanno parte di un supercondominio con amministratore esterno. Caso2: somme anticipate dalla Società all’amministratore esterno che devono essere poi recuperate perché a carico dell’inquilino (es. morosità)




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Elaborazione del rendiconto Note descrittive Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua rappresentazione grafica:


1.9.20


Ripartizione costi

Tenuto conto di tutti gli inserimenti effettuati nella sezione “ripartizione costi” del gestionale Ref, il sistema produce un file excel con la simulazione delle spese da riaddebitare. Si procede con una serie di controlli (nuove unità immobiliari inserite, importi anomali, ….):

- il totale estratto deve coincidere con il totale inserito (somma di tutte le fatture – imponibile ed iva)

- il totale imputato deve coincidere con il totale estratto - per ciascun centro di imputazione, si procede con il confronto con

i dati dell’anno precedente per identificare e verificare gli scostamenti più significativi;

- si controlla il costo unitario per verificare che non ci siano scostamenti significativi dal costo medio (si procede con l’analisi delle fatture/note di credito registrate in periodi successivi ma riferiti allo stesso periodo di competenza e, se necessario, si anticipano le fatture/note di credito dell’anno successivo sul conguaglio dell’anno precedente);

- per il riscaldamento, gli scostamenti rispetto alla stagione precedente possono derivare dall’alta variabilità dei prezzi della materia prima, che dunque deve essere analizzata.

Amministrazione




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1.9.21


Controllo acconti emessi

In un secondo momento si produce un nuovo file excel che riporta anche gli acconti emessi. L’addetto dell’ufficio verifica che l’importo degli acconti esposto corrisponda con un file prodotto dall’Ufficio Bilancio e Ragioneria riportante gli acconti registrati in contabilità generale.


amministrazione

1.9.22 Ciclo


Elaborazione del rendiconto

Terminati tutti i controlli, si procede con la stampa definitiva del rendiconto da inviare agli utenti costituito da:

- consuntivo e riparto spese - distinta spese servizi condominiali - spese di consumo condominiali

Sono prodotti altri due documenti non trasmessi all’utente, ma consultabili sul portale dell’utente:

- riepilogo spese generali - determinazione costo riscaldamento acqua calda

il processo di stampa è impegnativo in termini di tempo, poiché prevedere la stampa delle etichette degli indirizzi, la stampe dei tre prospetti, l’imbustamento e la successiva spedizione. E’ necessario il supporto preventivo dell’ufficio competente per l’affidamento per l’acquisto del materiale di cancelleria (carta e buste), per il servizio di stampa, per il servizio di consegna

Amministrazione


1.9.23 Ciclo


Rettifiche

Dalla data di emissione del rendiconto, gli utenti hanno 60 giorni di tempo per procedere con eventuali contestazioni. L’ufficio è disponibile a fornire le spiegazioni richieste e provvede alle eventuali correzioni. In questo caso si procede alla stampa e all’invio del rendiconto corretto ai soggetti interessati

Amministrazione




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Calcolo acconti Note descrittive Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua rappresentazione grafica:


1.9.24 Ciclo


Inserimento nuovi acconti Con l’inserimento di nuovi fabbricati da parte del Settore Gestione Casa l’ufficio procede a determinare gli acconti per spese condominiali a carico degli utenti per l’esercizio condominiale.

Amministrazione


1.9.25


Adeguamento calcolo acconti

Tenuto conto delle risultanze del conguaglio emesso, l’ufficio procede a rideterminare gli acconti per spese condominiali a carico degli utenti per l’esercizio condominiale successivo.

Amministrazione


Altre attività a supporto Note descrittive Sulla base della procedura identificata, riportiamo di seguito la descrizione della medesima in riferimento alla sua rappresentazione grafica:



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1.9.26 Ciclo


Attivazione / disattivazione nuove utenze”

Attivazione in caso di nuovi cantieri: - l’ufficio chiede tutta una serie di informazioni al tecnico

competente per poter capire quali tabelle millesimali collegare ai nuovi contatori

- attivazione del POD tramite mail - il direttore lavori (Settore Tecnico) contatta e attiva il soggetto

distributore Disattivazione: può essere per non utilizzo o per voltura verso amministratori esterni

Amministrazione


1.9.27 Ciclo


Riconsegna alloggi In caso di riconsegna alloggio da parte dell’utente è necessario procedere alla verifica e alla registrazione della lettura del contatore e al cambio del contatore


amministrazione

1.9.28


Alloggio Parcheggio Le utenze degli alloggi parcheggio sono intestate ad ITEA, l’addetto

procede al calcolo di quanto di competenza dell’utente che ha utilizzato l’alloggio parcheggio per il successivo riaddebito


amministrazione

1.9.29 Ciclo


Creazione codifiche per imputazioni

L’ufficio crea a sistema: - i centri di costo - le tabelle millesimali


amministrazione

1.9.3 Ripartizione spese condominiali– Matrice del Personale per attività




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1.10 Adempimenti relativi al PTPCT


A supporto del ciclo “Adempimenti relativi al PTPCT” sono utilizzati più applicativi. Di seguito si fornisce l’elenco degli applicativi e una breve descrizione degli stessi.


REF Sw verticale – analisi costi e morosità

Gamma Sw di contabilità – analisi costi , bdg, finanza

TLQ Pagamenti

portale Osservatorio dei lavori pubblici



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1.10.2 Adempimenti relativi al PTPCT

Nell’ambito del ciclo “Adempimenti relativi al PTPCT” si possono distinguere diversi ambiti di intervento:


1.10.1

Adempimenti relativi al PTPCT

SICOPAT sez. 190, adempimenti di cui

all’art.1 comma 32 della legge 190/2012 all’Osservatorio

provinciale dei contratti pubblici:

caricamento entro 30 gg. di tutti i dati relativi a contratti/pagamenti del periodo gennaio-novembre; caricamento entro il 15 gennaio di ogni anno di tutti i

dati relativi a contratti/pagamenti del mese di dicembre dell’anno


1.10.2


SICOPAT, adempimenti relativi agli incarichi per

l’esecuzione di lavori pubblici di cui all’art. 2

comma 4 della L.P. 4/2014 all’Osservatorio provinciale dei contratti

pubblici

Caricamento di dati e documenti (per es. oggetto, durata, soggetto incaricato, curriculum vitae) entro

30 giorni dalla data dell’atto di affidamento (delibera/decisione);


1.10.3


SITO TRASPARENZA ITEA, adempimenti

relativi agli affidamenti di lavori, servizi, forniture

caricamento e pubblicazione di dati e documenti entro i termini previsti nel D.Lgs. 50/2016 o, se non

previsti, entro 30 gg. dalla disponibilità del dato, documento, informazione;




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1.10.4



relativi agli incarichi di consulenza,

collaborazione ecc.

(= tutti quelli che non siano configurati come affidamenti di servizi, questi ultimi tracciati con CIG

o SMARTCIG): nel caso in cui il Settore abbia diretto accesso come user, caricamento e pubblicazione dei dati/documenti iniziali entro 30 giorni dalla data

della comunicazione di affidamento dell’incarico inviata al consulente/collaboratore ecc. (data che

deve essere tracciata)


1.10.5



relativi a Organizzazione

Trasmissione (ai fini della pubblicazione) della nuova visura camerale di ITEA S.p.A. entro 20 giorni

dalla data in cui è stata comunicata ad ITEA la modifica da parte della C.C.I.A.A.;aggiornamento

trimestrale dati CDA


amministrazione, Ufficio Bilancio e Ragioneria

1.10.6


SITO TRASPARENZA ITEA, adempimenti relativi agli incarichi

conferiti e autorizzati al personale e “assimilati”

(sia messi a disposizione da PAT che dipendenti

SPA;

trasmissione per la pubblicazione dei dati relativi ai nulla-osta all’autorizzazione all’incarico esterno (o

interno) entro 20 giorni dalla data dell’atto di conferimento o autorizzazione (o altro atto analogo,

comunque denominato); trasmissione per la pubblicazione dei dati relativi all’incarico affidato a dipendenti di enti pubblici entro 20 giorni dalla data

dell’atto di conferimento o comunicazione al soggetto;


1.10.7


SITO TRASPARENZA ITEA, adempimenti relativi a dotazione

organica, personale non a tempo indeterminato,

tassi di assenza

trasmissione entro il 20 gennaio di ogni anno per la pubblicazione dei dati entro il 31 gennaio per i dati

dell’anno precedente; Amministrazione Ufficio Controllo

amministrazione



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1.10.8



relativi a dati aggregati attività amministrativa,

trasmissione per la pubblicazione dei dati entro il 31.05 di ogni anno; Amministrazione

Ufficio Controllo amministrazione, Ufficio

Bilancio e Ragioneria

1.10.9


SITO TRASPARENZA ITEA, adempimenti relativi a bilancio

consuntivo,

trasmissione per la pubblicazione dei dati/documento entro il 31.05 di ogni anno; Amministrazione

Ufficio Controllo amministrazione, Ufficio

Bilancio e Ragioneria

1.10.10



relativi a morosità dei contratti di locazione,

trasmissione mensile per la pubblicazione dei dati Amministrazione Ufficio Controllo

amministrazione, Ufficio Bilancio e Ragioneria

1.10.11



relativi a servizi erogati/costi

contabilizzati,

trasmissione per la pubblicazione dei dati/documento entro il 31.05di ogni anno; Amministrazione Ufficio Controllo

amministrazione

1.10.12


SITO TRASPARENZA ITEA, adempimenti relativi a indicatori di

tempestività dei pagamenti,

trasmissione per la pubblicazione dell’indicatore annuale dei tempi medi entro il 30.03 di ogni anno;

trasmissione per la pubblicazione dell’indicatore trimestrale di tempestività dei pagamenti entro il

mese di aprile, il mese di luglio e il mese di ottobre di ogni anno; trasmissione per la pubblicazione

dell’ammontare complessivo dei debiti e del numero dei creditori entro il 31.05 di ogni;




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1.10.13



relativi a dati ulteriori Settore Amministrazione,

trasmissione per la pubblicazione entro il mese di aprile, il mese di luglio e il mese di ottobre e

gennaio di ogni anno Amministrazione Ufficio Controllo

amministrazione

1.10.14


SITO TRASPARENZA ITEA, pubblicazione di

dati, informazioni e documenti di

competenza di cui all’allegato alla delibera A.N.AC. n. 1134/2017 e al PTPCT di ITEA S.p.A.

del Settore Amministrazione (non

specificati da altri obiettivi)

entro il termine fissato da A.N.AC.; se da pubblicarsi tempestivamente, pubblicazione entro 30 gg. dalla

disponibilità del dato, documento, informazione; Amministrazione Ufficio Controllo

amministrazione

1.10.15


SITO TRASPARENZA ITEA, pubblicazione dei

dati/documenti

(se pervenuti correttamente, in formato omogeneo, secondo le istruzioni e i fac-simili disponibili)

trasmessi dai Settori: entro 10 giorni dal ricevimento dei dati; pubblicazione degli obiettivi di accessibilità

dei soggetti disabili agli strumenti informatici per l'anno corrente entro il 31 marzo di ogni anno; conseguimento degli obiettivi di cui al PTPC in

vigore relativi all’anno in corso entro il 31 dicembre dell’anno in corso;


1.10.16


Dipendenti coinvolti dalle verifiche e dai controlli

della RPCT,

cooperazione, nei modi e nei tempi richiesti, con la RPCT e con i suoi collaboratori delegati;

sottoscrizione, se richiesta, dei verbali delle operazioni non appena redatti e disponibili.




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1.10.17


Obiettivi di prevenzione della corruzione di cui al

PTPCT in vigore, per l’anno in corso

completamento, secondo la programmazione stabilita dal proprio Dirigente o sollecitata dalla

RPCT, e comunque entro e non oltre il 20 dicembre dell’anno in corso, delle misure/azioni previste dal

PTPCT in vigore per l’anno in corso specificamente assegnate dal proprio Dirigente o direttore d’Ufficio;


1.10.18


SITO TRASPARENZA ITEA, dati e documenti

relativi ai titolari di incarichi dirigenziali

anche senza specifica richiesta, trasmissione dell’ammontare complessivo degli emolumenti

percepiti a carico della finanza pubblica, compresi eventuali rimborsi a qualsiasi titolo percepiti, entro il

20 marzo di ogni anno;


1.10.19


SITO TRASPARENZA ITEA, dati e documenti

relativi ai titolari di incarichi dirigenziali

anche senza specifica richiesta, trasmissione annuale per primo caricamento non oltre il 30 giugno

di ogni anno utilizzando il format presente in intranet, e tempestivamente (entro 30 giorni dalla

modifica) per gli aggiornamenti, se non derogato con norma provinciale;


1.10.20

Adempimenti relativi al PTPCT monitoraggio PTPC

disamina del grado di raggiungimento degli obiettivi trasparenza (del PTPCT sull’anno in corso e del

piano aziendale dell’anno in corso) in Conferenza dei Dirigenti nei mesi di aprile, settembre e

novembre di ogni anno; feedback tempestivo alla RPCT;




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1.10.21


ACCESSO CIVICO semplice e generalizzato

compilazione/aggiornamento e pubblicazione del Registro degli Accessi, con i dati degli accessi civici

semplici, civici generalizzati e accessi procedimentali, entro e non oltre il mese di giugno e il mese di dicembre di ogni anno, ferma restando la facoltà di aggiornamenti più frequenti; gestione delle

procedure di accesso civico semplice e generalizzato con le modalità e nel termine massimo

di 30 giorni dal ricevimento dell’istanza previsti dal D.Lgs. 33/2013, dalla L.P. 4/2014, dalla sezione Trasparenza del PTPC in vigore e dalla prassi interna pubblicata in intranet Trasparenza (o,

quando adottata, dalla procedura interna);

Amministrazione Dirigente

1.10.22


Pubblicazioni sito “Società Trasparente”

chiarimenti alla RPCT sull’esito dei controlli

effettuati, nelle forme e nei termini richiesti dalla medesima; collaborazione con la RPCT nell’ambito dei monitoraggi programmati e sottoscrizione, se prevista, dei verbali degli incontri entro 5 giorni

lavorativi dalla trasmissione degli stessi;


1.10.23


Monitoraggi sito “Società Trasparente”

ogni trimestre, non meno di n.3 monitoraggi autonomi del Dirigente per verificare quanto

pubblicato, con particolare riferimento a: completezza, tempestività e aggiornamento,

conformità al documento originale, comprensibilità e facile accessibilità dei dati/documenti/informazioni;




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1.10.24


SICOPAT sez. 190, adempimenti di cui

all’art.1 comma 32 della legge 190/2012 all’Osservatorio

provinciale dei contratti pubblici

flusso informativo da parte dei Dirigenti verso la RPCT entro il 20 gennaio di ogni anno, concernente il caricamento completo ed esauriente di tutti i dati;


1.10.3 Adempimenti relativi al PTPCT – Matrice del Personale per attività


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1.1.01 Richiesta di Acquisto X X X X X X X1.1.02 Procedura di Gara Europea X1.1.03 Procedura di Acquisto interna X X1.1.04 Controllo della Spesa e Inserimento numero Budget X1.1.05 Ricezione del bene \ Usufruizione del servizio X X1.1.06 Ricezione e codifica della fattura X X1.1.07 Registrazione e contabilizzazione della fattura passiva X X1.1.08 Controlli automatici e manuali X X X1.1.09 Archiviazione e invio per la liquidazione X X1.1.10 Autorizzazione al pagamento X1.1.11 Registrazione pagamento X X X X1.1.12 Verifica regolarità contributiva verso la PA del Beneficiario X X X X1.1.13 Trasmissione dei dati di pagamento X X X1.1.14 Firma Elettronica X X X1.1.15 Contratti con fornitori utenze Contratti con gli inquilini X1.1.16 Ricezione fatture per utenze X1.1.17 Controllo fatture per utenze X1.1.10b Autorizzazione al pagamento delle fatture per utenze X1.1.18-19 Controllo fatture per utenze X X1.1.07 b Registrazione delle fatture per utenze X X1.1.20 Manutenzioni - Segnalazione utente e autorizzazione intervento X1.1.21 Inserimento Odl a sistema X1.1.22 - 22b Intervento e rendicontazione - Controllo Iva X X X1.1.23 - 23b Controllo corrispondenza Odl - Rendiconto fornitore X1.1.24 Chiusura Odl X X1.1.25 Verbale di consegna X1.1.26 Contabilità di cantiere e stato avanzamento lavori X1.1.27 Autorizzazione dello stato avanzamento lavori X1.1.28 Codifica preventiva del Sal X1.1.10c Autorizzazione al pagamento X

TUTT

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1.2.01-02-03 Inserimento contratti con l'utenza a sistema e aggiornamento anagrafiche inquilini. X X1.2.04 Predisposizione lotti di fatturazione X X X X X X X X X X1.2.05 Fatturazione manuale X X X1.2.06-07 Fatturazione massiva e registrazione X X X1.2.08 Procedura SEPA X X X1.2.09 Predisposizione e invio del file MAV X X X1.2.10 Procedura di contabilizzazione X1.2.11 Monitoraggio crediti verso clienti e reportistica sulla morosità X X X1.2.12 Stampa delle fatture e archiviazione X X X X1.2.13 Area recupero crediti X X X1.2.14 Solleciti X X X1.2.15 Concessione rateizzazioni X X X1.2.16 Controllo periodico rateizzazioni-diffide X X X1.2.17 Procedimento di revoca dell’alloggio / azione giud.le sfratto X X X1.2.18 Effetti procedimento di revoca X X X1.2.19 Decreto ingiuntivo X X X X1.2.20 Pignoramento giudiziale X1.2.21 Rilascio coattivo alloggio X X X X X1.2.22 Gestione morosità usciti X1.2.23 Controlli X

1.2.24 Predisposizione elenco pratiche da inoltrare al Concessionario X1.2.25 Controllo e monitoraggio della pratica X1.2.26 Messa in perdita X1.2.27 Contratto \ Convenzione \ Bando \ Accordo \ Normativa X1.2.28-29 Ritiro modulo di richiesta dell'elaborato tecnico XConsegna dell'elaborato tecnico1.2.30 Ricalcolo Iva per Reverse Charge X X1.2.31 Convenzioni con soggetti terzi X1.2.32 Emissione della fattura X X X

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LO V

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1.2.33 Stampa mastro c/ricavi e controllo correttezza della contabilizzazione X X X1.2.34 Registrazione dell'incasso in contabilità X X X1.2.35 Abbinamento dell'incasso con la fattura emessa X X X X X

1.2.36 Richiesta di pagamento per indennità di esproprio a favore della Società X1.2.37 Riepilogo scrittura contabile e archiviazione documentazione X X X1.2.38 Incasso delle competenze (Tesoriere)1.2.39 Trasferimento giornaliero incassi su c/c Bancario 1.2.40 Stampa movimenti bancari giornalieri X X X1.2.41 Classificazione incassi X X X1.2.42 Invio dati di incasso all'Ufficio Bilancio e Ragioneria X X X1.2.43 Registrazione manuale degli incassi a sistema X X X1.2.44 Abbinamento incasso a partita cliente X X X1.2.45 Lista informatica incassi MAV1.2.46 Importazione a sistema incassi MAV X X X

1.2.47 Procedura automatica di abbinamento incasso - fattura emessa X X X1.2.48 Lista incassi non abbinati automaticamente X X X1.2.49 Pagamento SEPA - Lista degli insoluti del periodo1.2.50 Rilevazione insoluti e lancio procedura SEPA X X X1.2.51 Quadratura incassi registrati in Cu Vs incassi rilevati su c/corrente bancario. X X X1.2.52 - 53 Individuazione incassi non dovuti e cauzioni X X X

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1.3.01 Creazione anagrafica inquilini X X

1.3.02 Inserimento a sistema dei dati relativi alla modalità di pagamento X X X1.3.03 Recupero dati anagrafici e inserimento a sistema X X X1.3.04 Recupero dati anagrafici del fornitore X1.3.05 Creazione/aggiornamento anagrafica fornitore X X1.3.06-07 Recupero dati per il pagamento del fornitore e adeguamento anagrafica X X X1.3.08 Inserimento/modifica anagrafica banca X X X1.3.09 Apertura di conti per nuove aree \ cantieri X X1.3.10 Apertura di conti per nature di costo non identificate X X1.3.11 Apertura \ modifica di conti per dettami normativi X X1.3.12 Chiusura di conti X X

1.4.01 Apertura \ chiusura c/c X1.4.02 Controllo mensile estratto conto bancario X X1.4.03 Stipula di contratti di finanziamento \ emissione di titoli di debito X1.4.04 Monitoraggio piani di rimborso finanziamenti e predisposizione mandato di pagamento X1.4.05 Autorizzazione pagamento rate periodiche X X1.4.06 Riconciliazione mensile conti banche X X1.4.07 Richiesta di rimborso spese minute X1.4.08 Rimborso delle spese X X1.4.09 Prima nota di cassa X X1.4.10 Contabilizzazione Prima nota X X1.4.11 Rendicontazione mensile di cassa X X X1.4.12 Aggiornamento del registro di cassa economale X X1.4.13 Emissione del mandato di prelievo X X X1.4.14 Prelievo fisico del contante presso la banca X X

1.4.15 Riconciliazione mensile Registro cassa - Mastro contabile cassa X X

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1.5.01 Richiesta di nuovo personale X X X X X1.5.02 Selezione del personale X X X X X X1.5.03 Lettera di assunzione \ contratto X1.5.04 Aggiornamento Libro Matricola e Libro Inail X1.5.05 Modulo destinazione Tfr X1.5.06 Predisposizione e invio Modulo Anagrafico X1.5.07 Richiesta e Autorizzazione straordinari, missioni e ferie X X X X X X1.5.08 Disciplina attribuzione RAP X X X X X1.5.09 Premio di risultato X X X X X1.5.10 Retribuzione accessoria personale PAT a disposizione X X X X X1.5.11 Rilevazione presenze X X1.5.12 Chiusura mensile rilevazione presenze X X1.5.13 Invio rilevazione presenze a PAT per personale non ITEA X X1.5.14 Riepilogo mensile dati per calcolo payroll X1.5.15 Preparazione cedolini paga1.5.16 Validazione payroll X1.5.17 Invio cedolini e riepilogo pagamenti1.5.18 Verifica riepilogo pagamenti X1.5.19 Predisposizione ed inoltro Prima nota payroll X1.5.20 Contabilizzazione payroll X X1.5.21 Riconciliazione payroll con contabilità X1.5.22 Cessazioni X X1.5.23 Gestione buoni pasto X1.5.24 Relazioni sindacali X X X

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1.6.01 Acquisto Cespite X X1.6.02 Iscrizione nel Registro Cespiti X X1.6.03 Iscrizione del cespite in contabilità X1.6.04 Registrazione fattura passiva X X1.6.05 Identificazione del valore del bene immobile X X1.6.06 Predisposizione della pratica X1.6.07 Variazione anagrafica cespite X X1.6.08 Controllo amministrativo correttezza anagrafica X1.6.09 Emissione della fattura X X X X X1.6.10 Calcolo plusvalenze X1.6.11 Contabilizzazione evento X1.6.12 Calcolo e rilevazione degli ammortamenti X1.6.13 Contabilizzazione degli ammortamenti X1.6.14 Quadratura Registro Cespiti con la contabilità generale X1.6.15 Capitalizzazione costi rilevati tramite fatture passive (MS) X1.6.16 Redazione del report ore spese su costruzioni e ristrutturazioni X X1.6.17 Redazione del report costo totale personale X X1.6.18 Calcolo dei costi per personale da capitalizzare X X1.6.19 Contabilizzazione dei costi per personale da capitalizzare X X1.6.20 Capitalizzazione del valore di area X X1.6.21 Capitalizzazione costo personale manutenzioni straordinarie X X1.6.22 Richieste di acquisto di beni mobili X X X X1.6.23 Acquisto di beni mobili - OdA X1.6.24 Acquisto di beni mobili - Ricezione del bene X1.6.25 Redazione dell'allegato contabile X1.6.26 Contabilizzazione X1.6.27 Registrazione nel registro cespiti X1.6.28 Ammortamento di beni mobili X1.6.29 Cessione Beni mobili X

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1.7.01 Iva Vendite - Non inquilini X X1.7.02 Iva Vendite - Inquilini - Riepilogo Iva X X1.7.03 Iva Acquisti - Rilevazione Iva Acquisti X X1.7.04 Iva Acquisti - Riepilogo complessivo Iva di periodo X1.7.05 Rilevazione Iva pro-rata per stabili ultimati nel corso del periodo X1.7.06 Rilevazione ritenute professionisti X X X X X1.7.07 Ritenute per personale dipendente X X1.7.08 Calcolo Ires e Irap X X1.7.09 Contabilizzazione imposte X1.7.10 Liquidazione imposta di bollo X1.7.11 Liquidazione imposta di registro X1.7.12 Controllo prima nota e saldi bilancio di verifica X X X X1.7.13 Riclassificazione voci di ricavo X1.7.14 Dichiarazione relativa ai lavori in corso non contabilizzati X1.7.15 Calcolo Immobilizzazioni in corso X X X1.7.16 Contabilizzazione Immobilizzazioni in corso X X1.7.17 Emissione fatture attive, Registrazione incassi, Registrazione fatture passive X X X X X X X X1.7.18 Controllo Manutenzioni straordinarie da capitalizzare X X1.7.19 Quadratura registro cespiti con contabilità X X1.7.20 Ratei e Risconti Attivi e Passivi X X X1.7.21 Controllo Budget aperti X1.7.22 Fatture da emettere X X

1.7.23 Fondo svalutazione crediti - Valutazione dell'importo da accantonare X1.7.24 Contabilizzazione accantonamento per svalutazione crediti X1.7.25 Fondo imposte differite e anticipate - Calcolo X X1.7.26 Fondo imposte differite e anticipate - Contabilizzazione X X1.7.27 Stampa bilancio di verifica definitivo X X1.7.28 Validazione del bilancio X1.7.29 Redazione Nota Integrativa e Relazione sulla Gestione X X X X

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1.8.01 Definizione degli obiettivi di budget X1.8.02 Richiesta informazioni per la predisposizione del Budget X X1.8.03 Redazione del budget di spesa X1.8.04 Acquisizione e rielaborazione delle informazioni di budget X X X1.8.05 Verifica compatibilità con Direttive X X1.8.06 Delibera CdA di approvazione del budget X X1.8.07 Redazione del preventivo di spesa alla dirigenza X X1.8.08 Monitoraggio della spesa effettiva X

1.8.9 Reporting package X X

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1.9.01 Procedura approvata X1.9.02 Richiesta affidamento a ditte specializzate X X1.9.03 Tracciabilità / Anticorruzione X X1.9.04 Incarico X X1.9.05 Preparazione file di lavoro X X1.9.06 Archiviazione X X1.9.07 Ripartizione costi da odl ref X1.9.08 Ripartizione altri costi di manutenzione X1.9.09 Ripartizione costi estintori X1.9.10 Archiviazione X1.9.11 Imputazione X1.9.12 Archiviazione X1.9.13 Lettura consumi acqua X1.9.14 Lettura consumi conta calorie (riscaldamento) X1.9.15 Lettura consumi contabilizzatori (riscaldamento) X1.9.16 Contabilità “gestione calore” X X1.9.17 Preparazione elenco unità immobiliari X X1.9.18 Ripartizione costi X X1.9.19 Condomini esterni X1.9.20 Ripartizione costi X X1.9.21 Controllo acconti emessi X X1.9.22 Elaborazione del rendiconto X X1.9.23 Rettifiche X X1.9.24 Inserimento nuovi acconti X X1.9.25 Adeguamento calcolo acconti X X1.9.26 Attivazione / disattivazione nuove utenze” X1.9.27 Riconsegna alloggi X1.9.28 Alloggio Parcheggio X1.9.29 Creazione codifiche per imputazioni X

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1.10.1 Adempimenti di cui all’art.1 comma 32 della legge 190/2012 all’Osservatorio provinciale dei contratti pubblici: X X X1.10.2 Adempimenti relativi agli incarichi per l’esecuzione di lavori pubblici di cui all’art. 2 comma 4 della L.P. 4/2014 all’Osservatorio provinciale dei contratti pubblici X1.10.3 Adempimenti relativi agli affidamenti di lavori, servizi, forniture

x X X1.10.4 Adempimenti relativi agli incarichi di consulenza, collaborazione ecc. X X X1.10.5 Adempimenti relativi a Organizzazione X x X1.10.6 Adempimenti relativi agli incarichi conferiti e autorizzati al personale e “assimilati” (sia messi a disposizione da PAT che dipendenti SPA); X X X1.10.7 Adempimenti relativi a dotazione organica, personale non a tempo indeterminato, tassi di assenza X X X1.10.8 Adempimenti relativi a dati aggregati attività amministrativa, X X X1.10.9 Adempimenti relativi a bilancio consuntivo, X X X1.10.10 Adempimenti relativi a morosità dei contratti di locazione, X X X X1.10.11 Adempimenti relativi a servizi erogati/costi contabilizzati, X X x1.10.12 Adempimenti relativi a indicatori di tempestività dei pagamenti,

X x1.10.13 Adempimenti relativi a dati ulteriori Settore Amministrazione,

x x x1.10.14 Pubblicazione di dati, informazioni e documenti di competenza di cui all’allegato alla delibera A.N.AC. n. 1134/2017 e al PTPCT di ITEA S.p.A. del Settore Amministrazione (non specificati da altri obiettivi)

x x1.10.15 Pubblicazione dei dati/documenti x x1.10.16 Dipendenti coinvolti dalle verifiche e dai controlli della RPCT,

x X x x x x x X X x x x1.10.17 Obiettivi di prevenzione della corruzione di cui al PTPCT in vigore, per l’anno in corso x x x x1.10.18 Dati e documenti relativi ai titolari di incarichi dirigenziali x x1.10.19 Dati e documenti relativi ai titolari di incarichi dirigenziali x x

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1.10.20 Monitoraggio PTPC x x x1.10.21 ACCESSO CIVICO semplice e generalizzato x x1.10.22 Pubblicazioni sito “Società Trasparente” x x x1.10.23 Monitoraggi sito “Società Trasparente” x x1.10.24 Adempimenti di cui all’art.1 comma 32 della legge 190/2012 all’Osservatorio provinciale dei contratti pubblici x x x

ATTIVITA' DI COORDINAMENTO E SUPERVISIONE

ADEM

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ENTI

REL

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