Ao de la Inversin para el Desarrollo Rural y Seguridad Alimentaria

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES CARRERA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN Y SISTEMASTEMA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MAPRO)

CATEDRTICO: ECON. REY NAVARRO, WALTER.CTEDRA: ADMINISTRACIN PBLICA.

PRESENTADO POR: PALACIOS CAJAHUANCA, ANGEL RAMIREZ LLACTA, MADELEINE. ROMN HURTADO, LIZ.

CICLO: IX2013LIMA PER

HUANCAYO

AULA:(305)

AGRADECIMIENTO

Nuestro profundo agradecimiento al Doc. Edgar Mateo, encargado de la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto de la Municipalidad Provincial de Huancayo, por su colaboracin para la consolidacin de nuestro trabajo.

DEDICATORIA

A nuestros padres quienes son nuestra fortaleza para perseverar en la consecucin de nuestras metas da a da.A nuestro docente quien nos gua y proporciona conocimientos en nuestra formacin profesional.

INTRODUCCIN

Un manual de procesos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o ms de ellas.El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin.En l se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.

Dentro de las Polticas Institucionales que se enmarcan en el Plan de Modernizacin Institucional el que contempla el Plan de Gobierno Municipal 2007- 2010 se tiene como prioridad la elaboracin del Manual de Procedimientos (MAPRO) de la Municipalidad Provincial de Huancayo, en ese contexto la Gerencia Municipal dispone la formulacin del MAPRO en todas la gerencia y Sub Gerencias y Direcciones de la Municipalidad Provincial de Huancayo, con la participacin de los directos involucrados en la ejecucin de cada procedimiento administrativo.

INDICE

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MARCO LEGAL6, 7CAPTULO I9I.MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MAPRO)91.1 DEFINICIN91.2 DIFERENCIA DE CONCEPTOS10a) PROCESO:10b) PROCEDIMIENTOS102. OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS113. IMPORTANCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS114. VENTAJA DEL USO DEL DIAGRAMA DE BLOQUE12CAPTULO II13NORMAS PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS13

1 Objeto132 Finalidad133 Base legal134 Alcance:145 Normas generales14,156 Contenido del Manual de Procedimientos:167. Normas del proceso de formulacin e implementacin177.1 Aprobacin:177.2 Difusin:187.3 Actualizacin:198. Normas Complementarias:199. Normas Transitorias:2010. ANEXO (1): INSTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS QUE CONTIENE EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS2110.1 Instruccin:2110.2 ndice:2110.3 Datos generales:2110.4 Datos del procedimiento:22,2311. Glosario de Trminos:2412. ANEXO (2): METODOLOGA PARA DIAGRAMAR PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE BLOQUES2512.1 Conceptos Previos:2512.2. Disposicin del Diagrama de Bloques26,2712.3 Elementos que combina el Diagrama de Bloques.-2812.4. Smbolos de representacin:28

MARCO LEGALMANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES(MOF) Ley Orgnica de Municipalidades N 27972. Ordenanza Municipal N 204MPH/CM que aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones ROF y el Cuadro de Asignacin de Personal CAP de la Municipalidad Provincial de Huancayo. Decreto Supremo N 07495PCM- Formulacin de los documentos normativos de gestin que es de responsabilidad exclusiva de cada Entidad del sector pblico. Resolucin Jefatural N 09595INAP/DNR Normas para la formulacin de los Manuales de Organizacin y Funciones en la Administracin Pblica. Resolucin Jefatural N 10995INAP/DNR Lineamientos para la formulacin de documentos de gestin en el marco de modernizacin de la Administracin Pblica. Resolucin Jefatural N 24691INAP/DNR Manual Normativo de Clasificacin de Cargos de la Administracin Pblica. Ley N 28175 Ley Marco del Empleo Pblico. Decreto Supremo N 043-2004PCM Lineamientos para la elaboracin y aprobacin del Cuadro para Asignacin de Personal (CAP) de las entidades de la Administracin Pblica Decreto Supremo N 043-2006-PCM. Lineamiento para la Elaboracin y Aprobacin del Reglamento de Organizacin y Funciones ROF por parte de las entidades de la Administracin Pblica.MARCO LEGALMANUAL DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS(MAPRO)

Ley N27444, Ley del Procedimiento Administrativo General Ley N 26497, Ley Orgnica del Registro Nacional de Identificacin Y Estado Civil Ley N27658, Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado Ley N27867, Ley de Gobiernos Regionales Ley N29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo Decreto Supremo N 030-2002-PCM. Reglamento de la Ley Modernizacin de la Gestin del Estado.

CAPTULO IMANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MAPRO)1.1. DEFINICIN:El Manual de Procedimientos (MAPRO) sirve para compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se realizan al interior de la institucin, en l se establecen de manera formal los mtodos y tcnicas de trabajo a aplicarse, precisando las responsabilidades de los distintos rganos que intervienen en la ejecucin, control y evaluacin de las mismas. Detalla las acciones que se debe seguir en la ejecucin de los procesos en concordancia con los dispositivos legales vigentes sobre la materia, para brindar un mejor servicio a los usuarios.[footnoteRef:1] [1: SITIO WEB : http://www.ocdo.uni.edu.pe/revista/theke/index.php/revista/6]

La Secretara de Gestin Pblica es la encargada de la asesora tcnica y nos permite elaborar los manuales de procedimientos MAPROS, con el principio de orientacin al usuario, enfoque basado en los procesos, mejora continua y participacin. Para ello se requiere tener presente las definiciones de proceso, procedimiento, Manual de Procedimiento (MAPRO), Texto nico de Procedimientos Administrativos (TUPA).El manual de procedimientos (MAPRO) y texto nico de procedimientos administrativos (TUPA) son documentos de gestin utilizados con frecuencia su actualizacin es de vital importancia para la organizacin. 1.2. DIFERENCIA DE CONCEPTOS:a. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionados o que interactan, y que transforman elementos de entrada en resultados otorgndoles valor. No existe producto o servicio sin que exista un proceso. Igualmente, no hay procesos sin producto o servicio.

Figura (OCDO, 2013) http://www.ocdo.uni.edu.pe/revista/theke/index.php/revista/1

b. PROCEDIMIENTOS: Procedimiento es el conjunto de acciones o actividades unidas entre s, para el logro de un resultado. Cada accin o actividad debe justificarse en la medida que aporta valor agregado en el servicio o producto final que debemos entregar a los clientes o usuarios. La accin o actividad es la unidad mnima de un procedimiento. 2. OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Compendiar y documentar ordenadamente por rganos, la descripcin, flujos y formularios de los procedimientos. Establecer oficialmente la secuencia de trabajo que debe seguirse. Precisar responsabilidades en la ejecucin de los lineamientos a seguir para su relacin y presentacin son: Iniciar con un verbo en tiempo en infinitivo. Especificar con claridad qu, para qu y para quines se ha elaborado el procedimiento. Evitar el uso de adjetivo calificativos. No subrayar conceptos. Utilizar una redaccin clara, precisa y en una extensin mxima de cinco renglones.

3. IMPORTANCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Permite identificar los procesos y sus elementos. Facilita cumplir con los requisitos. Ayuda a determinar la cantidad aproximada de personal necesario en cada rgano. Es un punto de partida clave para el costo de los procedimientos. Optimiza el trabajo en equipo, y en consecuencia, contribuye a mejorar el clima organizacional.4. VENTAJA DEL USO DEL DIAGRAMA DE BLOQUE: Facilita la impresin visual del circuito. Permite ser ledo por personal no tcnico. Permite la participacin de los trabajadores que intervienen en la ejecucin del procedimiento. Contribuye como instrumento valioso en la etapa de recopilacin de informacin del porque posibilita evaluar la coherencia de los datos recibidos, evidencia la falta de informacin y ello sirve para formular preguntas sobre posteriores aclaraciones. Facilitar la sustentacin de los procedimientos racionalizados. Facilita la comunicacin y coordinacin entre Analistas del Sistema y otros trabajadores.

CAPTULO IINORMAS PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

(Referencia: Resolucin Jefatural N 059-77-INAP/DNR., DEL 18-MAY-1977.- Aprueba la Directiva N 002-77-INAP/DNR.-Normas para la formulacin de Manuales de Procedimientos en entidades pblicas). 1. Objeto: Normar el contenido y el proceso de formulacin de los Manuales Normativos en la administracin pblica.

2. Finalidad: Lograr que el Sistema de Racionalizacin adopte un proceso uniforme en lo concerniente a la elaboracin de los Manuales de Procedimientos en las entidades pblicas.

3. Base legal: Decreto Ley N 20316, del 12-DIC-1973, art. 4 y 5 y el primer prrafo del art. 8 y el art. 22, en lo que respecta al Sistema de Racionalizacin. Resolucin Jefatural N 182-79-INAP/DNR., del 06-NOV-1979, aprueba las Normas Generales del Sistema de Racionalizacin. Decreto Supremo N 034-82-PCM., del 08-JUN-1982.-Los organismo de la administracin pblica, de nivel central, formularn y aplicarn polticas de gestin y Planes Operativos Institucionales. Resolucin Jefatural N 109-95-INAP/DNR., del 23-JUL-1995.-Aprueba la Directiva N 002-95-INAP/DNR.-Lineamientos Tcnicos para formular documentos de gestin en un marco de modernizacin administrativa.

4. Alcance: Las normas de la presente Directiva, sern de aplicacin por las Oficinas integrantes del Sistema de Racionalizacin de las entidades pblicas.

5. Normas generales: 5.1 El Manual de Procedimientos, es un documento descriptivo y de sistematizacin normativa, teniendo tambin un carcter instructivo e informativo. Contiene en forma detallada las acciones que se siguen en la ejecucin de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones y deber guardar coherencia con los respectivos dispositivos legales y/o administrativos que regulan el funcionamiento de la entidad. Adems, sirven como elementos de anlisis para desarrollar estudios de racionalizacin. 5.2. Los procedimientos que tengan secuencia en do o ms entidades, darn lugar a Manuales que contengan la descripcin de todas las acciones de un determinado proceso. Las Oficinas de Racionalizacin que intervienen en el proceso, sern responsables solidariamente de la elaboracin de dicho Manual. En este caso, la Direccin Nacional de Racionalizacin, intervendr como elemento coordinador. 5.3. Los Manuales de Procedimientos debern tener las siguientes caractersticas: Informacin completa, concisa y clara. Fcil manejo e identificacin Que permita intercambiar las hojas para su permanente actualizacin. Dimensiones uniformes, formato A4 (210 x 297 mm), normalizado por ITINTEC. 5.4. Los Manuales contendrn en la cartula, la siguiente informacin identificatoria: Nombre de la entidad. Denominacin del Manual, concordante con el tipo de procedimiento que describe. Cdigo del Manual. Lugar y fecha de aprobacin. Nmero de la correspondiente revisin o actualizacin, cuando fuere el caso.

5.5. En la contra cartula se indicar la cantidad de ejemplares impresos

6. Contenido del Manual de Procedimientos:

6.1. La estructura del Manual de Procedimientos, ser la siguiente: 1. Introduccin

2. ndice

3. Datos generales: 3.1. Objetivo 3.2. Alcance 3.3. Aprobacin y actualizacin.

4. Datos del procedimiento: 4.1. Nombre del procedimiento y cdigo 4.2. Finalidad 4.3. Base legal 4.4. Requisitos 4.5. Etapas del procedimiento 4.6. Instrucciones 4.7. Duracin 4.8. Diagramacin 4.9. Formularios

5. Glosario de Trminos

6.2. El contenido de cada uno de los rubros del manual, deber sujetarse a las Instrucciones del Anexo N 1. 6.3. La diagramacin (4.8), se realizar siguiendo las Instrucciones contenidas en el Anexo N 2, sobre metodologa.

7. Normas del proceso de formulacin e implementacin: 7.1 Elaboracin: Las Oficinas de Racionalizacin o quien haga sus veces, tienen la responsabilidad bsica en el levantamiento de inventario de procedimientos, su priorizacin y conduccin del proceso de formulacin de los Manuales. En el proceso de formulacin de Manuales de Procedimientos, se realizarn acciones orientadas a interesar, motivar y capacitar al personal que interviene directamente, a fin de obtener buenos resultados. La elaboracin propiamente dicha de los Manuales de Presupuesto, corresponde a las Oficinas responsables de la ejecucin del proceso al cual se refiere el procedimiento, contando para ello, con la asesora de la Oficina de Racionalizacin.

7.2 Aprobacin: La aprobacin de Manuales, corresponder a las siguientes autoridades:a) Directores Generales y Directores Regionales, cuando los procedimientos recorran nicamente por su respectiva jurisdiccin.b) Director Superior o autoridad de nivel equivalente, cuando los procedimientos fluyan por dos o ms dependencias administrativas que tienen nivel de Direccin General o equivalente.c) Cuando el Manual se refiere a procedimiento que tenga alcance multisectorial requieren la aprobacin de los Directores Superiores de los Ministerios involucrados.

La aprobacin estar supeditada al pronunciamiento tcnico favorable de la Oficina de Racionalizacin o quien haga sus veces, en los casos que sta no haya intervenido directamente en la elaboracin de los Manuales de Procedimientos.

7.3 Difusin: Las Oficinas institucionales del Sistema, fijar los criterios de difusin de los Manuales de Procedimientos, en concordancia con las normas de cada entidad. La distribucin deber, necesariamente, comprender a: a) Direccin Superior y autoridad que apruebe el Manualb) Dependencias que interviene en el procedimiento, de ser posible, a nivel de cargo.c) Oficina de Control d) Oficina de Relaciones Pblicas e) Oficina, Unidad o rea de Capacitacinf) Biblioteca y Archivo Tcnico de la institucin g) Direccin Nacional de Racionalizacinh) Centro de Documentacin del INAP.

7.4 Actualizacin: Las Oficinas Institucionales del Sistema, para actualizar peridicamente los Manuales de Procedimientos, incorporarn en su Programacin Anual, una actividad orientada a la revisin de dichos documentos. Cuando se apruebe o modifique una disposicin que afecte directa o indirectamente el desarrollo de los procedimientos contenidos en los Manuales, en un plazo no mayor de 30 das, a partir de la fecha de la referida aprobacin o modificacin, las correspondientes Oficinas Institucionales de Racionalizacin incorporarn las modificaciones que haya lugar en los respectivos Manuales. La Oficina de Racionalizacin formular su propia metodologa que permita actualizar los Manuales de Procedimientos en forma eficaz y oportuna.

8. Normas Complementarias: 8.1. La descripcin de cada procedimiento deber iniciarse en una hoja independiente. Las pginas se foliarn correlativamente. 8.2. La encuadernacin se har con tapa y contratapa de cartulina, las mismas que debern asegurarse con tornillos o cualquier otro elemento que facilite el intercambio de hojas. 8.3. Las hojas complementarias que se agreguen al Manual, llevarn la misma numeracin de la hoja a la cual se incorporarn, seguida por guin y dgito para no alterar la numeracin correlativa. 8.4. Cuando haya que excluir hojas de los Manuales, en su lugar se colocar una que contenga el mismo nmero de las pginas retiradas e informacin sobre el motivo de la exclusin.

9. Normas Transitorias: A partir de la fecha de aprobacin de la presente Directiva. 9.1. Las entidades que en la actualidad cuentas con Manuales de Procedimientos aprobados o en proceso de aprobacin, en el plazo de un (1) ao debern adecuarlos a lo que dispone la presente Directiva. 9.2. Las Oficinas Institucionales, integrantes del Sistema, remitirn a la Direccin Nacional de Racionalizacin, una relacin de los Manuales de Procedimientos vigentes a la fecha, indicando la denominacin, fecha de elaboracin y ltima actualizacin, as como nivel de aprobacin. 9.3. Las entidades que cuenten con Guas u otros documentos que orienten la elaboracin de Manuales de Procedimientos, en el plazo de sesenta das, los adecuarn a la presente norma. 9.4. Las modificaciones que tengan que realizarse antes del trmino de un ao, en los Manuales aprobados con anterioridad a la presente Directiva, se sujetarn al contenido de sta10. ANEXO (1): INSTRUCCIONES PARA DESARROLLAR LOS RUBROS QUE CONTIENE EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

10.1 Instruccin: En este rubro se indicar algunas caractersticas generales de los procedimientos que se describe en el formato, haciendo referencia al sector de la colectividad que atiende. Igualmente, su relacin con otros documentos normativos, la importancia del Manual y, la metodologa que se emplea para su formulacin.

10.2 ndice: Constituido por la relacin clasificada de ttulos y subttulos o asuntos que contiene el Manual, sealando su respectiva ubicacin por el nmero de pginas.

10.3 Datos generales: Referidos exclusivamente al Manual como documento, comprende los siguientes aspectos: Objetivo.-Se precisarn el o los beneficios (propsitos) que se pretende alcanzar mediante la formulacin y empleo del Manual. Alcance.-Aqu se consignar el mbito de aplicacin del Manual. Aprobacin y actualizacin.- En este rubro se indicar la denominacin, nmero y fecha del dispositivo que aprueba el Manual, asimismo el perodo en el cual se realizaron los estudios relacionados con la elaboracin y ltima actualizacin y ltima actualizacin. Cuando sea aplicable, se indicar el nmero de la actualizacin que corresponda. Adems, se consignar la mecnica a seguirse en una futura actualizacin del documento.

10.4 Datos del procedimiento: En este acpite se detallarn las caractersticas de cada uno de los procedimientos y comprende a su vez:

a) Nombre del procedimiento y cdigo.- En este numeral se sealar en forma clara y precisa, el nombre del procedimiento y el cdigo asignado. La denominacin del procedimiento debe reflejar concretamente el propsito u objetivo del trmite a que se refiere, con el objeto de que, tanto los funcionarios como el pblico, puedan identificarlo fcilmente. Cada institucin codificar sus procedimientos con arreglo al criterio(s) que resulte ms aconsejable, dadas sus propias necesidades de operacin.

b) Finalidad.- Aqu se colocar los productos o resultados finales que se pretende alcanzar con el procedimiento (certificacin, otorgamiento, aprobacin, informe, etc.).

c) Base legal.- Se citar aquellos dispositivos legales o normas administrativas que regulen en forma directa la ejecucin del procedimiento. Cuando la naturaleza del procedimiento haga necesaria la trascripcin total o parcial de dichos dispositivos, stos se incluirn en un anexo. d) Requisitos.- Se detallarn la totalidad de los documentos, exigencias u otras formalidades que deben cumplirse para la iniciacin y posterior ejecucin del trmite; en el caso de presentarse diferentes modalidades para el mismo procedimiento, debern especificarse los requisitos para cada uno de ellas. e) Etapas del procedimiento.-Aqu se presentarn de manera secuencial, cada una de las etapas o fases y operaciones en que se descompone el procedimiento, sealando las reparticiones administrativas que intervienen. Al momento de describirlas, deber precisarse en qu consiste cada fase u operacin, con identificacin del resultado a que se llegue; quines deben ejecutarlas, cmo, plazo y lugar, con qu medios y/o requisitos y el tiempo estimado para cada fase u operacin. f) Instrucciones.- En este rubro debe incorporarse aquellas indicaciones consideradas como estrictamente indispensables para la ejecucin de las operaciones que as lo ameriten y cuando dicha informacin no resulte prctico incluirlas en la descripcin del procedimiento. g) Duracin.- En este prrafo se indicar el tiempo total estimado de duracin del procesamiento. h) Diagramacin.- En este rubro se presentarn cuando sea necesario, los grficos que muestren toda la secuencia de cada procedimiento. En lo mismo se emplear la simbologa contenida en el Anexo 1 de esta Directiva. i) Formularios.- Se incluirn con registros-muestras, los diversos impresos utilizados en la ejecucin de los procedimientos, acompaado las instrucciones para su empleo.

11. Glosario de Trminos: En este punto debe definirse aquellos trminos tcnicos empleados en la descripcin de los procedimientos que requieran aclaracin de su significado, debiendo ser presentados en orden alfabtico.

12. ANEXO (2): METODOLOGA PARA DIAGRAMAR PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE BLOQUES

1. Conceptos Previos: 1.1. Procedimiento.- Es la secuencia de acciones concatenadas entre s, que ordenadas en forma lgica, permiten cumplir con un fin u objetivo predeterminado. 1.2. Diagrama de Bloques.- Es una forma de representacin grfica de un procedimiento, que permite la visualizacin y/o anlisis, principalmente, de los elementos siguientes: documentos acciones recorridos puestos de trabajo.En la medida que sea necesaria y segn la naturaleza del problema que se aborde, el diagrama permite incluir elementos como: tiempo y distancia. 1.3. Etapa.- Es una parte importe de un procedimiento, dentro del cual se desarrolla un conjunto de acciones secuenciales y/o paralelas que permiten el desarrollo de un procedimiento. Para efectos prcticos, puede considerarse una etapa, al conjunto de acciones realizadas en cada Unidad Orgnica que interviene en el procedimiento. 1.4. Accin.- Es la unidad desagregada de un procedimiento. Puede ser de naturaleza fsica o intelectual. Cada trabajador puede ejecutar una o varias acciones de un procedimiento. 2. Disposicin del Diagrama de Bloques.- El diagrama comprende cuatro (4) reas: 2.1. Primera rea.- Es la parte superior del papel; se utiliza para indicar la denominacin y cdigo del procedimiento, la entidad o dependencia (cuando sea necesario) y la situacin que representa: Actual o Propuesta. Ejemplos de alternativas de encabezamiento: a) Procedimiento para la obtencin de Prstamo Administrativo.

Adoptado por el Sistema de Racionalizacin, con la autorizacin de la Direccin de Organizacin y Mtodos del Sinamos.

2.2. Segunda rea.- Contendr los puestos de trabajo por los que fluye el procedimiento, agrupados segn el rgano al que pertenecen. Ejemplo:

Si no se precisa hacer un anlisis detallado al nivel de puesto de trabajo, suprimiendo la ltima fila y slo se trabajar con el procedimiento descrito a nivel de rganos. Ejemplo:

2.3. Tercera rea.- Estar dividida en columnas, correspondiendo cada una de ellas respectivamente a los rganos o puestos de trabajo que intervienen en el procedimiento. Estas columnas estarn en blanco, a fin de poder colocar en ellas, el circuito del procedimiento y los smbolos de descripcin que son el lenguaje convencional de este tipo de diagrama. 2.4. Cuarta rea.- Ser la parte inferior de la hoja que se utiliz en el grfico. Sirve para colocar cualquier observacin adicional. Se podr colocar en esta rea, la relacin de documentos que conforman determinados legajos que permanecen inalterables durante el desarrollo del procedimiento y opcionalmente, el nombre del tcnico que diseo el diagrama y la fecha de diseo.

3. Elementos que combina el Diagrama de Bloques.- Mediante smbolos adecuados, se representan: 3.1. Documentos que inician o se van generando en el desarrollo del procedimiento.3.2. Las acciones y/o etapas que integran el procedimiento. 3.3. El sentido de desplazamiento, flujo o recorrido. 3.4. Las Unidades Administrativas y/o puestos de trabajo donde se realiza cada accin. 3.5. Opcionalmente se har referencia a Tiempo y Distancia.

4. Smbolos de representacin: 4.1. De acciones.- Para representar una accin, se graficar un rectngulo, dentro del cual se la describir en forma breve. Ejemplo.

En caso de que el espacio del rectngulo sea muy reducido para describir las acciones, se graficar dos o ms rectngulos unidos por una flecha. Ejemplo:

4.2. De formularios o documentos.- Cuando se trate de representar formularios, correspondencia o cualquier otro tipo de documentacin, se graficar un rectngulo con su base cortada por una curva semi- sinusoidal, anotando en su interior, el tipo de documento que se trata o su cdigo. Si se hace esto ltimo, ser aconsejable colocar en la parte inferior de la hoja (Cuarta rea).

(RJ. N 059-77-INAP/DNR)Si el documento a representar tuviera copias, se graficar las copias en la parte posterior derecha del original. Ejemplo: juego de formularios F-001-OC-75, que consta de original y tres (3) copias:

Cuando se d el caso de representar distintos documentos con sus respectivas copias en un mismo grfico, se dibujar en la forma siguiente:

Cuando se trate de representar una gran cantidad de documentos variados que conforman un legajo, a fin de evitar el dibujo reiterado e invariable del mismo, se podr representar el conjunto de documentos en un solo grupo, indicando en la parte inferior del diagrama de flujo, la relacin de los documentos que conforman el grupo. Ejemplo: Legajo de Personal.

RJ. N 059-7INAP/DNR)4.3. Del Archivo.- Para presentar el almacenamiento o archivamiento de un documento, se graficar un tringulo. Ejemplo:

(RJ. N 059-77-INAP/DNR)

Cuando se trate de archivos distintos, se numeran los tringulos en orden secuencial.

4.4. De cinta de papel.- Para representar cintas y/o winchas, se graficar un rectngulo con la base cortada por una semi- sinusoide. En la cinta se podr colocar una letra del alfabeto, a fin de que en la parte inferior del diagrama se indique el contenido de la cinta si sta formara parte de un expediente. Ejemplos: winchas con resultados de operaciones del movimiento diario de tesorera:

En la parte inferior del diagrama de flujo, se podr colocar cual es el contenido de la wincha, ya que por su grfico pequeo, es difcil indicarlo en la figura. 4.5. De decisin.- Para representar una accin de decisin, se graficar un rombo, dentro del cual se describir la accin o decisin y en al ngulo se colocar la alternativa. Ejemplo:

En el caso que se presente acciones de decisiones en forma escalonada, se graficar un rombo a continuacin de otro. Ejemplo:

4.6. De traslado o trasporte.- Para representar el desplazamiento del o los documentos, se graficar una flecha, la cual indicar el sentido del circuito.

4.7. De destruccin de documentos.- Para representar la destruccin de un documento, se graficar un tringulo con una D en su interior. Ejemplo: Destruccin de las Hojas de Accin de Personal por gestiones con resultados negativos.

4.8. De conector.- Cuando se trata de unir un diagrama de flujo con uno que se encuentre en otra hoja, siendo ste su continuacin, se utilizar dos pentgonos bi- rectangular o dos crculos pequeos, colocando dentro de ellos, un nmero de referencia que indique dnde continua el grfico. Esto a veces es necesario hacer por las limitaciones del formato utilizado, pero en lo posible, hay que buscar la forma de evitarlo, ya que dificulta la impresin visual del flujo de informacin. Ejemplo:

Los conectores son tiles cuando se trata de graficar la continuacin de un circuito sin cortar o interrumpir las lneas o smbolos que necesariamente tienen que cruzar la fecha de traslado o transporte. Ejemplo: en la figura se observa una lnea que cruza un smbolo de transporte y dos rectas que delimitan las columnas (grfico A).

4.9. Del inicio o Trmino.- Para dar inicio o trmino a un diagrama de flujo, se podr emplear la figura siguiente:

4.10. De Tarjeta o Fichas de Procesamiento de Datos.- Para representar Tarjetas o fichas de procesamiento electrnico de datos, se graficar un rectngulo con el ngulo superior derecho cortado. Ejemplo:

Cuando sea necesario representar un conjunto de tarjetas, se graficar la siguiente figura:

4.11. De discos.- Para representar discos, se utilizar la siguiente figura:

4.12. De cintas magnticas.- Las cintas magnticas se representan mediante la siguiente figura:

BIBLIOGRAFIA Instituto Peruano de Capacitacin Empresarial Seminario Instrumentos de Gestin en el Sector Pblico. Expositores: Jos Rodrguez Arroyo - Dr. Julio Puntriano Surez. Ms Per Escuela Moderna en Gestin Pblica. Taller Mejoramiento e Integracin de los Instrumentos de gestin para el Rediseo Institucional. OCDO, T. (20 de 11 de 2013). THEKE OCDO. Obtenido de http://www.ocdo.uni.edu.pe/revista/theke/index.php/revista/1 Ley N27444, Ley del Procedimiento Administrativo General Ley N 26497, Ley Orgnica del Registro Nacional de Identificacin Y Estado Civil Ley N27658, Ley Marco de Modernizacin de la Gestin del Estado Ley N27867, Ley de Gobiernos Regionales Ley N29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo Decreto Supremo N 030-2002-PCM. Reglamento de la Ley Modernizacin de la Gestin del Estado Decreto Supremo 007-2011-PCM- Metodologa de Simplificacin Administrativa. Directiva N 002-77-INAP/DNR.-Normas para la formulacin de Manuales de Procedimientos en entidades pblicas). NORMAS PARA LA ELABORACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTO