Projeto Maratona Ciclística

Colaboradores:• Cassiano Augusto dos Santos• Cláudia de Paula Meneses• Felipe Thiago Zanardini• Stefânia Resende Pires• Tamara Lehmkuhl Coelho• Thania Hasse Bogoni

Turma GPJ5/12 Curitiba - 2014

Apresentação da Empresa

A XPTO Sport Enterprises é uma empresapromotora de eventos esportivos de diversasmodalidades há mais de 25 anos no mercado.Atua em toda a América Latina.

1. Termo de Abertura do Projeto

1.1. Justificativa do Projeto

Devido a problemas antigos de poluição daLagoa dos Pássaros, em Gaivotas do Sul, PR, suaimagem perante o público foi denegrida emfunção disto. Após o projeto de despoluição dalagoa, julgou-se necessário promover a imagemdo local.

1.2. Objetivo do Projeto

Promover imagem da lagoa como localapropriado para atividades esportivas;divulgação cultural do patrimônio artístico dalagoa; revelação de novos desportistas; inserçãodo evento no calendário anual da CBC.

1.3. Produto do Projeto

Maratona Ciclística para 1.000 competidores e capacidade para 10.000 espectadores ao vivo e abertura para imprensa local.

1.4. Benefícios do ProjetoBenefícios Descrição

Melhorar imagem da empresa promotora Ligar a imagem da empresa promotora a eventos sociais.

Incentivo à prática de esportes A ascensão do evento na mídia despertará interesse porparte da população local neste esporte.

Promoção da imagem da lagoa A ligação de um evento esportivo de reconhecimentonacional à despoluição da lagoa permitirá que a lagoaseja mais frequentada e melhor reconhecida.

Aumento do PIB municipal devido aoturismo

Devido às atividades estimuladas pelo turismo (hotelaria,restaurantes, etc.) e preparativos do evento(fornecedores, mídia, etc.) pretende-se que a atividadeeleve o PIB local.

Aumento da credibilidade do evento A certificação no calendário anual da CBC dáreconhecimento ao evento por torná-lo oficial.

Promoção do status dos competidores A certificação da CBC valida o desempenho doscorredores participantes.

1.5. Escopo do Projeto

Organização de maratona ciclística na Lagoa dosPássaros pela empresa XPTO para renovar aimagem da Lagoa após sua despoluição.

1.6. Riscos Identificados

Ordem Risco Resposta

1 Variação climática severa no dia damaratona

Transferir data do evento para nova data emcomum acordo entre contratada econtratante.

2 Não haver quórum Transferir data do evento para nova data emcomum acordo entre contratada econtratante.

3 Revelação de talentos extraordinários Patrocinar atletas de destaque.

4 Boa divulgação da mídia Aproveitar magnitude do evento para atrairmídia espontânea.

1.7. Estimativas Iniciais (Milestones)Estimativa Justificativa

Data de Início 03/05/14 São necessários 6 meses para planejamento e execução dos preparativos para o evento.

Data de Término 03/11/14 15 dias após a realização do evento (20/10/14).

Recursos 12 pessoas na organização Inclui GP e equipes estratégicas: financeira, qualidade, técnica

desportiva, comunicação e divulgação.

Custos Orçamento de R$500mil Considerada experiência da XPTO em eventos desta natureza.

1.8. Restrições Existentes

Ordem Restrição1 Normas CBC

2 Autorização de órgãos competentes

3 Deve ter área para patrocinadores

1.9. Premissas AssumidasOrdem Premissa

1 Cidade tem infraestrutura para o evento, tanto para atletas como para platéia

2 Patrocínio

3 Apoio de órgãos governamentais

4 Apoio da Confederação Brasileira de Ciclismo

5 Obtenção de autorizações

6 Orçamento de R$500 mil

7 6 meses para planejamento do evento

8 10/12 pessoas na organização

9 Condições climáticas favoráveis ao evento do dia da realização

10 Boa divulgação midiática

1.10. Gerente e Sponsor do Projeto

• O GP será o Sr. Gervásio da Silva, atual diretor de Planejamento Estratégico da XPTO;

• O Sponsor será o prefeito de Gaivotas do Sul, o Exmo. Sr. José Barros;

Como a XPTO Inicia Projetos

Nomeia o Projeto Descreve o projeto Justifica o Projeto

Determina o objetivo do Projeto

Designa o Gerente do Projeto e sua

autoridade

Lista todos os stakeholders

Classifica os stakeholders

Coleta requisitos dos stakeholders

Consolida informações

básicas do projeto

2. PGP (Plano de Gerenciamento do Projeto)

Como a XPTO Planeja Projetos

– Cria PGP baseado nas informações de Stakeholders e ser aprovado formalmente por todos;

– Cria caminho lógico e factível, adaptado a cada projeto, para atingir os objetivos;

– PGP será a “Bíblia” para gerenciar o projeto no dia-a-dia;

– Atualiza e controlar o PGP conforme necessário durante o projeto, devido às mudanças que podem ocorrer;

– Detalha a forma de atuação e métricas de cada uma das outras 9 áreas de projeto. Deve incluir documentos produzidos por elas;

Estrutura Analítica do Projeto Maratona Ciclística

Como a XPTO Planeja ProjetosIdentifica e Elucida

Necessidade do Projeto

Mapeia Stakeholders

Pondera Requisitos do Projeto

Cria Escopo do Produto

Cria TAP

Cria Declaração de Escopo do Projeto

Cria EAP + Dicionário EAP

Cria Lista de Verificação da

Qualidade

Efetura Decisões “Make Or Buy”

PT MakeCria matriz de competência e

responsabilidade

Define Equipe do Projeto

Gera Cronograma “Make”

Gera custo das Atividades

PT buyCria Mapa de

AquisiçõesCria RFP’s

Define Fornecedores

Cria Registro de Riscos

Cria Cronograma

Cria OrçamentoCria Mapa das

Comunicações”

3. Orientação e Gerenciamento o Trabalho do Projeto

Como a XPTO Orienta e Gerencia o Trabalho de Seus Projetos

Treinar Equipe

Coordenar Equipe

Realizar Atividades

Realizar Aquisições

Comunicar o Andamento

PT buy

PT Make

4. Monitoramento e Controle do Projeto

Como a XPTO Monitora e Controla Seus Projetos

Validar a Qualidade do PT Aceitar O PT Controlar Riscos

Controlar Qualidade

Controlar Custos dos PT

Controlar Cronograma dos

PT

Monitorar envolvimento dos

StakeholdersEarned Value

Controlar Comunicação

Controlar Aquisições

5. Controle Integrado de Mudanças do Projeto

• Necessidades Coletadas por Divergências;

• Solicitações Internas;

• Mudanças no Ambiente Externo.

1. Identifica Necessidade de

Mudanças

• Aprovado: avança para “3” e registra;

• Reprovada: Cancela mudança, registrando solicitação e motivo do cancelamento, comunicando isso aos stakeholdersafetados;

• Registrar em Lições Aprendidas;

2. Aprovação da Mudança

• Analisar impacto da mudança em todas as áreas, inicialmente;

• Analisar impacto nos deliverables;

• Registrar impactos;

• Criar plano de implantação, registrá-lo e comunicá-lo.

3. Análise de Impacto da Mudança

• Multiplicar escopo da mudança com envolvidos;

• Orientar implantação;

• Gerenciar Implantação;

• Formalizar e comunicar a implantação;

• Multiplicar impactos da mudança, em especial os relacionados à Tríplice Restrição;

4. Implantação da Mudança

6. Encerramento de Fases e PTs do Projeto

Registra desempenho de cada atividade ou do PT

Registra mudanças indexando-as às

atividades afetadas

Encerra Contratos com Fornecedores

Compila Relatório de Lições Aprendidas e os disponibiliza à empresa

(apenas para projeto total)

Libera recursos reaproveitáveis

Comunica Planejado X Realizado aos envolvidos

Analisa resultados, registrando novas lições aprendidas

que eventualmente surjam

Oficializa Encerramento do Projeto/PT

Comunica Encerramento do Projeto com a

Empresa/PT