MarketingStructuring your comprehensive 

approach to drawing in attendees 

and maintaining them as donors 

or members

• Talking points about the festival:

• 1.)  South Yuba River Citizens League (SYRCL):  • A watershed advocacy group in Nevada City, CA • A 33 years old organization founded by a group of concerned citizens for the river they loved 

• Received Wild & Scenic status for 39 miles of the South Yuba River in 1999 

• The film festival's namesake is in honor of this victory • Started the film festival in 2003 to mobilize their community and raise awareness 

• 2.) The annual film festival in Nevada City is a gathering of filmmakers and environmentalists from all around the world featuring over 150 films in 12 venues over five days. 

• 3.) The home festival kicks‐off the On Tour program each winter. 

• More Talking Points about the Fest:• 4.) SYRCL is sharing their success of the festival and as an environmental group with other groups nationwide by offering Wild & Scenic On Tour 

• 5.) Wild & Scenic On Tour has over 240 tour events around the world. • 6.) Wild & Scenic On Tour informs people about the state of the world and inspires them to take action. 

• More Talking Points about the Fest:

• 7.) Wild & Scenic On Tour shows environmental and adventure films that illustrate the Earth’s beauty, the challenges facing our planet, and the work communities are doing to protect the environment. 

• 8.) The tour is creating a network of grassroots organizations connected by a common goal, to use film to inspire activism. 

• 9.) The festival’s alliance of National Partners helps make the tour possible: Thank you to Peak Design, Sierra Nevada Brewing, Klean Kanteen, Earthjustice and Hipcamp.

Outreach + Promotions = Marketing

OUTREACH• Personal invites to clubs or groups• Targeted announcements that reach new people• Strategic word of mouth marketing• Going directly to the people

Outreach + Promotions = Marketing

PROMOTIONS Newspaper articles Radio Spots Advertising (online, print, etc) Posters & Handbills Social Media Marketing Email Reminders

via Planit Agency

via found.co.uk

Audience: “the choir”• What is your choir?

• Your choir differs from your reach in that the choir consists of a smaller ‘core’ group that is reliable and consistent in its donations, volunteer hours, membership renewals and event attendance. 

• Knowing your reach and choir will help you structure your outreach to build both for a) a successful event and b) long term growth

• The goal is to expand your reach and build a larger core group that can grow year after year

Via Agility

Audience: think “beyond the choir”• Calculate your reach

• The efficacy of your outreach correlates directly with your current reach.

• How to calculate your reach:• Add: all social media followers, members, email lists, event attendees, and volunteers

• Divide by three to account for redundancy

• The result is your reach

Audience: think “beyond the choir”

• Your target audience should go beyond your choir and reach. • It should be multipronged and adaptive•Multipronged: includes many target demographics•Adaptive: reacting to change in marketing strategy over time in the lead up to the event• If something isn’t working, pivot & try another way

Via DigFish

Audience: think “beyond the choir”

• Targeting a multipronged audience:• Demographic delineation

• Schools and colleges (low financial engagement, but should be sought, within reason, for attendance). They should not be prioritized.

• Ages 24‐38 will be key in building a lasting audience infrastructure.

• Ages 39‐60 have optimum engagement, make for lasting memberships and generous volunteers.

• 60+ are key attendees and donors and can also be valuable volunteers.

• Where do they consume media?• Radio/television/print news options, news sites, 

targeted advertising, social media• Where do they shop?

• Local co‐ops/grocery stores, outdoor rec., coffee shops, breweries

Marketing: OutreachYour outreach correlates directly to your audience• Establish your audience tiers:

• Tier 1: the Choir• Easy targets—leverage relationships with members, board members, regular volunteers and donors, local tribes, rotary clubs, other nonprofits, historical/human/native plant societies—anyone you already have an established relationship with

• Tier 2: Current audience and low‐hanging fruit• Outdoor clubs, arts councils, libraries, food co‐ops, social groups, and anyone currently on your mailing list/email lists, arts/theater/music communities, social clubs (Shriners, veterans, etc.)

• Tier 3: Beyond the choir:• Churches, schools, recreation centers, town officials, political clubs, community service organizations, neighborhood associations

• Broaden your scope to accommodate the demographic categories you need to target – if you have your normal demographic taken care of but need more young people engaged be realistic about where to find them

via blackberry.uk.com

via Sprout Social

Marketing: Outreach

• Key elements to an effective outreach strategy1. Build relationships2. Identify ten targets from each of your three audience 

tiers3. Host a brainstorming session with staff/board to see 

what outreach options exist4. Delegate tasks: get all staff/volunteers to sign up and 

commit to at least one outreach effort5. Pass out handbills at like‐minded events, farmers 

markets, coffee shops, community calendar radio shows, local businesses, any community event with good attendance.

6. Consider consigning tickets with local businesses

Marketing: Outreach

Other outreach ideas• Tap members, board members, friends and volunteers to get the word out and bring non‐members to the event.

• Word of mouth marketing through members, staff and volunteers

• Social Networking• Email marketing campaign• Ticket giveaways through local radio or televised media

• Interdisciplinary film committee: get community members involved in the process

• Chamber of commerce• Non‐profit collaboratives

via Wordstream

Promotions: Narrative• When promoting your event, you have two primary tools to leverage:1. Your mission, and the environmental 

movement broadly• Talk about the work you do locally and how it impacts the community

• Talk about the broader environmental movement, and how the WSFF is connecting activists and environmentalists worldwide

• Talk about building the groundswell for the environmental movement

2. The films themselves• Use film stills, videos, synopses, and filmmaker profiles to exhibit and preview what will be presented at your event

• Education and the arts are essential to the environmental movement, and film offers both

Marketing: Promotions

• Promote your films • Use film stills (in Film Program Info section of resources), synopsis, genres, etc.

• If you are excited about the films, that excitement will spread to others

• Relate films to the work your organization is doing

• Promote exciting elements of your event (meet the filmmaker, raffle, live music, food, art, guest speakers, etc.)

Social Media• Tell your story, the story of those in your community, and relate those stories to the film festival & the films being shown

• Leverage your network – members, board members, etc. should all be inviting friends to the facebook event, sharing info on their pages, etc.

• Engage with your network. Befriend similar organizations & causes.  Comment & like their posts, maybe even share them.  Ask & answer questions.  Build community!  

Social Media• Be consistent in your posting.  Make a post once if not twice a day.  Pay attention to when you post.  If you don’t get much engagement try another time.  If you get more engagement then stick with it.  Some of the most popular times to be online include 8am‐930am and 1pm‐4pm from Wednesday to Sunday.  

• Share a variety of information and media (video trailer, photos, articles, descriptions of films, etc) 

• Create a social media sharing contest where people are entered to win tickets, swag, etc. by sharing the event with a certain number of friends, posting the event to their page, etc.

Social Media

• Evaluate engagement and be sure to focus efforts on where engagement is highest (FB, IG, email, etc). If you only have a dozen twitter followers don’t put as much effort into this as your 1000 followers on Facebook.

• Don’t forget about the resources in the Social Media section – they are pre‐formatted for social media platforms and ready for you to insert your event details and begin posting 

Social Media• Budget for at least some advertising on your most popular platform.  If advertising on Facebook use both “Boost Post” as well as “Promote Post”

• If you have group(s) working in the field, have them bring the WSFF banner and take a photo/video.  Simultaneously promote your current projects as well as the film festival!

Social Media Tips & Tricks• Hashtags – research which tags relating to your causes, the films you chose, etc. are most popular.  Only use a hashtag if it is used recently. See what tags influencers are using.  Some resources include Traackr & Buzzsumo. 

• Influencers – aka social media accounts with lots of followers & engagement.  Try and find influencers within your realm be it similarities in cause, geographical location, etc.  Befriend them – see if they will help promo in exchange for guest list etc. 

• Use Social Media to drive web traffic to your website, to convert interest into membership & volunteers,  into ticket sales & merchandise, etc.

Video• Use the video trailer from the Social Media page and post it to your social media feeds, embed it on your website, etc.  

• 80% of global internet traffic is video – spread the word using the format people consume!

• 85% of the US internet audience watches videos online.

• The 25‐34 (millennial) age group watches the most online videos and men spend 40% more time watching videos on the internet than women. 

• Over 500 million (half a BILLION) people are watching video on Facebook every day (via Forbes).

• Street Team• A great way for people without much money to attend in exchange for helping to promote their event.  Reach out to younger demographics, especially college students.  

• Make them feel like part of the team, when you send them posters and handbills include a free sticker, a brochure about your organization, etc.  Street Team members should get a free ticket (put their name on the guest list, it makes them feel special)

• Enable team members to earn rewards for documenting their work.  (take pictures of 5 poster placements & get a discounted ticket, 10 poster placements and get a free Klean Kanteen, etc).  Use these photos as part of your social media marketing campaign, simultaneously promoting the event & encouraging others to get involved and help.

Via wed

ding

happ

y.com

• Street Team• Hang posters slightly out of reach (use a step stool to post them higher etc) so they stay up longer without being ripped down.

• Distribute handbills at local events, especially those related to your event or organization.  Doing so at the end of an event is great so people don’t lose the bill while at the event.

flickr.com/photos/lizzystewart/

• Suggestions for Places to Hang Posters: • Coffee shops • Wineries and breweries• Libraries and bookstores • Video stores and theaters • Outdoor stores • Climbing/yoga/fitness gyms • Community centers • Grocery stores and Co Ops• Local businesses • Beauty salons • Doctor’s offices • Trail heads *Posters get ripped down! Start hanging posters at least 1 month prior tothe event.  Be sure to go back around and re‐poster at least twice afterthe initial postering. You do not want to find out the week of your eventthat all your posters have been removed! 

Media Promotions

• Start with an excellent press release and distribute widely and early

• Radio• Community radio• College stations• Pop stations• Talk & news stations (NPR)

• Underwriting• Have a local business sponsor underwrite a radio ad

• Print Media• Schedule at least two articles. Pitch to all print media in your area.  

1. Keep it short and sweet

2. Keep SEO in mind

3. Use hyperlinks.

4. Proofread (and proofread again)

Press Releases

1. Don’t send a release out on Monday, Friday, or before a holiday (if you want it to be seen).

2. Don’t pitch to everyone (at least right away).

3. Don’t pitch the wrong audience.

4. Don’t forget to include context and personality.

DON’TDO

Media Promotions• Email Invitations: 2‐4 weeks prior with ticket link

• Television: Contact local television and morning talk shows

• Advertising• Place ads in newspapers one week before event

• Choose eye‐catching photos and attention grabbing headlines

• Place online ads in newspapers and blogs that are frequented by members of your community

• Boosting social media posts within the weeks prior can be useful in targeting underrepresented demographics

via LA Times

Promotions: Website• Building a webpage for the event is a crucial as a resource for people who are interested but want more information

• Your web page should also include a link to where people can purchase tickets

• What to include on your webpage:• Trailers for the film festival or for specific films

• Your film program with film synopses• Link to: http://wildandscenicfilmfestival.org/on‐tour/on‐tour‐films/ 

• Information on the event broadly: food/drinks/raffle/etc.

Marketing: After the Event• Follow‐ups and thank‐yous

• (At the event) have attendees sign up for email updates and encourage them to follow your organization on social media

• Coming out of your event, you will want to sustain a member/donor base, in addition to having grown some cash day‐of. Following up with attendees via email and social media keeps them engaged with your organization even when there isn’t a major event.

via Abila

Marketing: After the Event• Follow‐ups and thank‐yous

• Be gracious and thank everyone (attendees, sponsors, volunteers, theater techs, etc.); 

• Remind people about the importance of your mission. Often, coming out of an event, people will want to get involved but won’t have the energy to do so immediately. Following up anywhere from two days to two weeks after your event can spur some latent memberships or donations

via Abila

Marketing: After the Event

• Analytics & Data Tracking• Maintaining scrupulous data on your event will help you build it each year to bring in more engagement and stronger outreach

• Keep track of attendees and sponsors• Use this information to consider future investment in larger events

• Print a copy of your Post Event Survey to keep for your own records