marketing your childminding business ebook€¦ · five steps to marketing success step 1: first...

24
© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 1 Our guide to successfully marketing your Childminding business Marketing your Childminding Business

Upload: others

Post on 25-Jun-2020

1 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 1 

   

 

Our guide to successfully marketing your Childminding business 

 

Marketing your Childminding Business 

Page 2: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 2 

Table of Contents 

WELCOME TO OUR “MARKETING YOUR CHILDMINDING BUSINESS” EBOOK ............. 3 

INTRODUCTION ..................................................................................................................................... 3 

STEP 1: THE SEVEN MUST‐KNOWS OF YOUR CHILDMINDING MARKETPLACE .......... 5 

MUST‐KNOW 1: THE LEVEL OF DEMAND FOR CHILDMINDERS ........................................................... 5 

MUST‐KNOW 2: CUSTOMER NEEDS ..................................................................................................... 6 

MUST‐KNOW 3: HOW MUCH CUSTOMERS WILL PAY .......................................................................... 6 

MUST‐KNOW 4: HOW CUSTOMERS WANT TO PAY ............................................................................. 7 

MUST‐KNOW 5: WHAT YOUR COMPETITION IS OFFERING ................................................................ 7 

MUST‐KNOW 6: WHO CAN HELP YOU ................................................................................................. 7 

MUST‐KNOW 7: YOU DON'T NEED TO BE SHERLOCK HOLMES! ......................................................... 7 

STEP 2: UNDERSTAND WHAT YOU WANT TO ACHIEVE ..................................................... 8 

WHY IT HELPS TO KNOW WHAT YOU WANT ....................................................................................... 8 

WORKING OUT WHAT YOU WANT ........................................................................................................ 9 

STEP 3: DEVELOP YOUR MARKETING STRATEGY .............................................................. 10 

PUTTING THE TWO TOGETHER .......................................................................................................... 10 

STEP 4: DEVELOP YOUR MARKETING MIX ........................................................................... 11 

YOUR CHILDMINDING PRODUCT/SERVICE ........................................................................................ 12 

YOUR PRICE AND OTHER FINANCIAL MATTERS ................................................................................ 14 

PROMOTING YOUR CHILDMINDING BUSINESS ................................................................................... 19 

10 GREAT WAYS TO PROMOTE YOUR CHILDMINDING BUSINESS ...................................................... 21 

STEP 5: ENJOY YOUR SUCCESSFUL CHILDMINDING BUSINESS ....................................... 23 

SOURCES ........................................................................................................................................... 24 

 

   

Page 3: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 3 

Welcome to our “Marketing your Childminding Business” eBook 

Introduction 

Congratulations, you have passed your Ofsted initial  inspection, have baby‐proofed the 

house  and  are  officially  a  registered  childminder...but  now  what?  You  may  be  lucky 

enough to have a waiting list of parents but perhaps (like I was) you are waiting for the 

phone  to  ring. Whether you have  just  started out,  or have minded  for  some  time,  it  is 

worth  reviewing  how  you  could  market  your  business  better.  This  is  not  just  about 

advertising  but  rather  going  through  a  five  step  marketing  process,  similar  (but 

simpler!) to ones that many major companies go through. 

Five steps to marketing success 

 

Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are 

looking for, other childcare options in the area, etc.) 

Step 2: Take a moment to understand what you want to achieve from childminding. 

Step  3:  Once  you  understand  the  first  two  steps  you  can  form  your  own  marketing 

strategy (what you are going to offer and who you are aiming it at). 

Step  4: Now you  can  get  on with  the  fun  bit  of  developing  your  4  P's marketing mix 

(Product, Price, Place & Promotion), giving you the best chance of creating a successful 

Page 4: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 4 

childminding business. 

Step  5:  Enjoy  your  successful  childminding  business,  but  don't  stop  your  marketing, 

regularly go through the process again to be sure that you are providing what you and 

parents & carers want.  

We now take each step in turn to help you understand how you can use it to help your 

business.  

The inspiration for this eBook comes from both experience marketing my childminding 

business and from knowledge learned on the marketing modules of my masters degree. 

Don't  worry  though;  we  won't  get  all  textbook  on  you!  We  will  look  at  practical 

examples  and  will  link  to  resources  that  we  have  developed  for  you  to  use  in  your 

business. 

 

   

Page 5: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 5 

Step  1:  The  seven  must‐knows  of  your Childminding marketplace 

Like  almost  any  other  business,  a  childminder will  be most  successful  if  she1 offers  a 

service that her customers (parents & carers) want and can't already get. For example 

there may be  little point offering wrap‐around care  if  the  local primary school already 

runs successful before & after school clubs. 

We will now look at 7 'must‐knows' of a childminder's marketplace and give tips on how 

to build your understanding of each of these 'must‐knows'. 

Must‐know 1: The level of demand for childminders 

It  would  be  great  if  your  phone  starts  ringing  as  soon  as  you 

become  a  registered  childminder,  however  even  with  great 

marketing  this  is  unlikely  to  happen  if  there  just  isn't  enough 

parents/carers  looking  for  childcare.  A  first  step  (even  before 

going  through  the  registration  process)  should  be  to  find  out  if 

there is a demand for childminders in your area. 

Tips for finding out demand: 

1. Call  you  local  authority;  they are  required  to keep a  record of potential  shortage of childcare in the area. 

2. Ask other local childminders ‐ do they have to turn parents away due to lack of space? 

3. Ask your local primary schools whether parents ask them for details of childminders offering wrap‐around care. 

4. Ask your friends who use childcare ‐ was it easy for them to find suitable childcare for their children? 

5. Go onto your local childcare message board and read the posts, or even post your own message asking people what they think. 

                                                              

1 In this eBook we refer to Childminders as ‘she’, this is for ease of reading – we appreciate that there are male childminders too! 

2 (Note ‐ The Daycare Trust gives figures for 25 hours of care and we have divided each 

Page 6: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 6 

Must‐know 2: Customer needs 

So you have established that there is a  local demand for childminders. The next  'must‐

know' is to understand what childminding services are needed by parents. 

Types of childminding service parents may be seeking 

1. Full‐time care for their baby. 

2. Afternoon care for their child who attends pre‐school every morning 

3. Wrap‐around care for their primary school children, including drop‐off and pick‐up at the local school. 

4. Holiday care for their school age children. 

5.  Flexibility  due  to  shift  work  at  the  local hospital. 

6. Inclusive practices for their child with special needs. 

7. An emphasis  on  a  certain  culture  and home language. 

8. Overnight care as  the parent(s) works night shifts. 

9.  A  childminder  who  will  take  their  child  to many organised play‐groups to keep them entertained. 

You  could  look  for  this  information  in  the  same  way  as  you  discovered  levels  of 

customer demand and by  looking at the  local area. Obviously every parents' needs are 

unique, however in your area there may be a stronger need for a certain type of service. 

For example if there is a factory or hospital close to you, there could be a greater need 

for a childminder that can offer flexibility of hours and times. If there is no local school 

close‐by, there may not be a demand for wrap‐around care and school pick‐ups. 

Must‐know 3: How much customers will pay 

Let's  be  honest,  although  you  may  love  looking  after  children,  childminding  is  your 

business and you need  to generate a  reasonable  income.  In Step 4 we will discuss  the 

price  that you  could  charge, however  that price will  be  influenced by  the  local  'going‐

Page 7: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 7 

rate'.  If  the  local economy is struggling and all other childminders are charging £3 per 

hour,  it  will  be  difficult  to  attract  parents  if  you  charge  £5  per  hour,  no matter what 

quality of service you offer. 

Must‐know 4: How customers want to pay 

There are a variety of ways that parents may want to pay you. It is possible for parents 

to  pay  for  childcare  through,  for  example,  using  their  state  funded  15  hours  of  free 

childcare a week, or through employer childcare vouchers. In addition the likely total fee 

may be needed  to  be  known up‐front  to  help  them  claim  for  the  childcare  element  of 

their working tax credit. 

Must‐know 5: What your competition is offering 

Parents  will  no  doubt  have  a  choice  between  childcare  options  if  not  between 

childminders. You need to understand what is on offer so that you ensure that you are 

competitive. Take a look at the websites of local nurseries, speak to other childminders 

(but  be  honest with  them  about why  you  are  asking)  find  out what  the  local  schools 

offer. 

Must‐know 6: Who can help you 

You  are  not  alone.  Your  local  authority  can  be  a  great  source  of  support  and  local 

knowledge.  Additionally  childminders  often  have  their  own  childminding  networks, 

either physically or through social networking sites such as closed sites on Facebook.  

 Must‐know 7: You don't need to be Sherlock Holmes! 

Does this all sound a bit daunting? It really doesn't have to be. Most  likely you already 

know a lot about your local community. Talk to friends who use childcare, have a  look 

on the websites of other childcare providers and take a few minutes to think about the 

needs of the local workforce. By doing this, and following the suggestions in the 'must‐

haves' above, you will get a good grasp of your childminding marketplace. 

   

Page 8: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 8 

Step 2: Understand what you want to achieve 

People  become  childminders  for  a  variety  of  reasons.  It  is  good  to  have  a  clear 

understanding of what you want to achieve before you agree to care for the child of the 

first parent that asks. Have a look at the image below, do any of the nine 'wants' match 

what you want to achieve from childminding? 

Why it helps to know what you want 

By  understanding  what  you  want  to  achieve  in  childminding,  you  can  work  out  a 

marketing plan to attract parents that are a good fit. This isn't the only advantage: it is 

easy to fall into the awkward position of agreeing to care for a child that is not a good fit 

business wise. If this happens you will either have to go with it or give the parents notice 

once  you  realise  that  it  is  not  working  for  you.  If  you  understand  what  you  want  to 

achieve from the beginning, and if you are willing and able to hold out for the right fit, 

your  changes  of  finding  long‐term,  successful  childminding  relationships  are  vastly 

improved. 

You may just need to bring in an income as soon as possible. If so you may agree to care 

for a child  that doesn't offer a good business  fit but be honest with  the parent / carer 

Page 9: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 9 

that this could be just a short term arrangement. This might be the case, for example, if 

the parent needs flexibility over days and hours due to working a rota. In the short term 

it might be okay for you to use one of your under 5 places in this way but in the longer 

term you might want to maximise the space by attracting a full time child. 

If  you  want  to  maximise  your  income,  you  may  want  to  only  accept  under  5's  who 

require a full time place plus offer before & after school and holiday care. 

Working out what you want 

If  you  are  struggling  to  work  out  what  you  want  to  achieve  think  about  the 

responsibilities that you have.  If you have a school age child you might only be able to 

offer drop‐offs and pick‐ups from the school your child goes to. If you have a young child 

of your own, perhaps you want to look after another young child, both so that your child 

has company and so that you don't 

need to start the school runs years 

before you have to! 

Talk  to  your  partner  and  your 

children. What views do they have 

about  you  childminding?  For 

example  they may  prefer  it  if  you 

didn't offer over‐night care. 

It  is  important  to note  though  that you can achieve multiple  'wants'.  For example you 

may want to maximise your income by having your quota of under 5's and also care for 

older school‐age children (so long as your Ofsted registration allows this). If you want to 

take  a  few  holidays  a  year  by  being  organised  and  letting  parents  know  up  to  a  year 

ahead, you could take time off but also offer some school holiday care. 

   

Page 10: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 10 

Step 3: Develop your marketing strategy 

This really  isn't complicated ‐  it  is  just about deciding what you are going to offer and 

who you are aiming at. In this step we bring together the two previous steps. 

Putting the two together 

Compare  what  you  want  from  childminding  with  the 

type and level of demand in your area. Is there a match? 

Yes ‐ there is a reasonable match 

Great,  if  this  is  the  case  it  shouldn't  be  too  difficult  to 

find  parents  or  carers  who  are  looking  for  the  type  of 

childcare  you want  to  provide.  You  know what  type  of 

childcare you want  to offer and know that  there are parents or carers  looking  for  this 

type of childcare. 

If you are lucky to have a match ensure your local authority has your details, do a bit of 

basic advertising, set a realistic price and soon you should see interest from parents. 

Tip ‐ Don't accept the first childcare opportunity that comes along if it doesn't suit you. 

By  being  patient  for  just  a  short  time  and  doing  a  bit  of marketing,  you  should  soon 

attract a good match (does this sound like internet dating!). 

No ‐ there seems little demand for what I want to offer? 

Don't worry, unless your requirements differ strongly from demand, you should still get 

interest. You need to decide however whether you can compromise on what you want 

and therefore offer something local parents are looking for. 

If  you  don't  want  to  compromise  it  doesn't  mean  that  you  can't  have  a  successful 

childminding business: You might just have to be patient. You will improve your chances 

if  you  have  your  product,  price,  place  and  promotion  correct.  These  are  the  four 

elements of the marketing mix that we now move on to.   

Page 11: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 11 

Step 4: Develop your Marketing mix 

We now move on to developing your marketing mix. Confused? Let's have a recap using 

the diagram from the diagram in the introduction. 

So by  this point you have worked out what you want  to sell  (the  type of childminding 

you want to offer) and you know that there are parents or carers in your area that are 

looking for this type of childcare. 

Now it’s time to develop your marketing mix. You may have heard of the Marketing mix 

before as it is used in marketing talk worldwide. If you haven't heard of it before, don't 

worry it isn't complicated. The idea is that to get customers to buy what you are selling 

you need to determine four things: You need to consider exactly what your product is; 

what price  you are going  to  charge; how you promote  the  fact your  customers know 

your  product  exists;  and  finally  how  you  will  get  your  product  to  the  place  of  your 

customer.  The  fourth  point  'Place'  isn't  too  relevant  to  childminding  (it  is  more  for 

physical products  like how to get a mars bar  into the hands of customers) so we don’t 

include  it  in  this  eBook.  The  other  three  P's  are  all  important  though  and we  now  go 

through each one at a time.  

 

 

 

Page 12: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 12 

Your childminding product/service 

Obviously parents & carers will be paying for you to look after their child for a number 

of  hours  over  a  period  of  time.  However  there  is more  to  your  childminding  product 

than just this. In no particular order, your product menu may include: 

1. Your hours & days ‐ Consider days and hours you want to work, plus the amount of 

time you will take off for holidays. 

2. Ages  &  school  runs‐ What age  children will  you  look after?  If  you will  look after 

school age children, which schools will you travel to for drop‐offs & pick‐ups? 

3. Networks  ‐  Do  you want  to  become  part  of  a wider  childminding  network?  If  so 

speak to your local authority childcare development officer. 

4. Assistants  ‐ It may be slightly premature but  it  is worth also considering whether 

you want to hire an assistant. 

5. Policies and procedures  ‐ There are some policies and procedures that you must 

have (whether written or otherwise), 

and  others  that  are  very  useful  and 

welcomed by parents and carers. The 

Childminding  Café  has many  policies 

and  procedures  that  you  can  adapt 

for your childminding setting. 

6. Paperwork ‐ Besides written policies 

and  procedures,  there  is  a  lot  more 

paperwork  that  you'll  need  to  run 

your  childminding  business.  This 

includes,  child  record  forms, 

attendance  records,  planning 

documents  and  much  more.  Take  a 

look at all our Resources pages. 

7. Observation,  assessment  & 

planning  ‐ This  is  a  core part  of  the 

EYFS. You need to develop a plan for 

completing and recording your observations, assessments and plans  for each child 

within the EYFS age. Our EYFS documents can help. 

8. Regular outings‐ It is good to find out about outings that you can add to a regular 

Page 13: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 13 

timetable.  As  well  as  giving  some  structure  to  your  time  (do  you  really  want  to 

spend  all  day  at  home?),  parents will  be  attracted  by  knowing  their  children will 

engage in enjoyable activities that will encourage effective learning. 

9. Brand  ‐  By  having  a  distinctive  brand  prospective  parents  and  carers  are  more 

likely  to  remember  you.  Additionally,  having  a  brand  that  reflects  the  type  of 

product  or  service  you  offer  enables  you  to  get  across  the  type  of  childminding 

setting you offer without having to say it all the time. More on this in our 'Promotion' 

blog. 

10. Strive  for  outstanding  ‐ All  childminders need  to  reach a  certain  level  to  sustain 

their Ofsted registration. However some childminders actively work to gain a 'Good' 

or 'Outstanding' Ofsted grade. You need to decide whether you aspire to reach these 

higher  grades.  Not  only  as  it  may  help  the  promotion  of  your  business,  but  also 

because by doing so you could provide a better service for the children in your care. 

For various reasons some childminders choose not to strive for outstanding, it is up 

to you. 

All  these points make up your Product  and  should be  considered along with  anything 

that  is unique  to you and your setting. By considering  these points you are  in a better 

position to work out  the price you want to charge and to promote your business. Also 

and  importantly,  by  going  through  this  process  you will  be  able  to  run  your  business 

with more clarity and professionalism and be able to spend more time engaging with the 

children in your care.  

   

Page 14: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 14 

Your Price and other financial matters 

We now move on to the Price element of your marketing mix. This is all about how much 

you charge for childminding, exactly what you charge for, and how parents/carers can 

pay for the childcare. 

What price am I going to charge? 

Most  childminders  have  an  hourly  rate  that  they  charge.  These  rates  vary  across  the 

country. According to The Daycare Trust the average hourly rate (based on 25 hours of 

care a week for a child under 2 years old) that a childminder in England charges is £3.70. 

This  compares  with  £4.08  for  an  hour  of  care  in  a  nursery.  The  average  hourly  rate 

charged  by  childminders  differs  widely  across  the  country.  Childminders  in  East 

Midlands  charge  an  average  rate  of  £3.17  per  hour whilst  those  in  London  charge  £2 

more at an average of £5.18 per hour. 

The chart below show average hourly fees charged based on 25 hours of care a week for 

a child under 2. Data is from The Daycare Trust's Childcare costs survey 20122. 

                                                              

2 (Note ‐ The Daycare Trust gives figures for 25 hours of care and we have divided each of these figures by 25 to get the rate per hour) 

Page 15: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 15 

So this data shows that the average hourly rate charged varies widely between regions. 

However even within regions it  is  likely that there’s a wide variation between the rate 

that different childminders charge.  

To  identify  what might  be  a  good  hourly  rate  for  you  to  charge,  first  see what  other 

childminders in your area are charging (maybe on netmums.com or your local authority 

website). Look to see if ones charging higher rates have good reasons for doing so and 

for all childminders look to see how many vacancies they have. Next get an idea of what 

you would be willing to work for. You may want to build up your numbers quickly and 

so only charge £3/hour (for example) but even with 2 children you would be working 

for  less  than  the minimum wage. You 

may  decide  that  it  is  worth  it  as  you 

can  also  care  for  your  own  child  and 

so  save on your  childcare  costs but  it 

is something to consider. 

Also  consider  the  difficulties  that 

raising  your  rates might  cause.  Many 

parents might  accept  a  slight  raise  in 

childcare  fees  after  a  year  but  not 

after  just  a  few  months.  Also  any 

annual  increase  needs  to  be  in 

proportion,  it would  be  difficult  for  a 

parent to swallow the 33% increase from £3 to £4 per hour for example. Therefore the 

rate you offer  at  the beginning of  the  relationship  really needs  to be kept  for  the  first 

year and then only increased in small increments, so don't go too low at the start. 

So far we have just discussed hourly rates, however in reality many childminders offer a 

full‐day rate that works out as a slight discount. For example the hourly rate might be 

£3.50 but the childminder might have a daily rate of £32 for 8am ‐ 6pm (so a £3 saving 

for the parent over the 10 hours). 

Finally you may charge different amounts  for different  types of  care. For example you 

Page 16: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 16 

may care for a child for only an hour before and an hour after school but may decide to 

have  a  standard wrap‐around  care  rate  of  £10. This might  compensate  for  the  time  it 

takes you to get to school and for not being able to care for other children at this time 

that might stay with you for longer periods. 

What you charge for 

Price is more than what you charge per hour or per day. Other areas to consider are: 

1.  Holidays  ‐  Both  yours  and  the  child's.  In  my  experience  most  (but  not  all) 

childminders don’t charge if 

they are unable to care for a 

child  due  to  them being  on 

holiday.  To  me  this  seems 

fair,  although  I  have  noted 

that many nurseries charge 

for  times  that  they  are  not 

open  (over  Christmas  and 

bank  holidays).  But  what 

about  if  the  child  is  on 

holiday? This is really for you to decide. As a childminder I charged 50% fee if the child 

was  on  holiday  unless  I  was  able  to  fill  their  space  temporarily.  Some  childminders 

charge nothing, whilst some others charge the full rate. 

2. Sickness  ‐ Similar considerations to holidays need to be made for sickness. Will you 

charge the parent / carer if you do not care for the child if he/she is unwell and so can't 

be cared for by you? I think it would be hard to justify charging the parent / carer if you 

can't  care  for  a  child  because  you  are  ill.  If  it  happens  often  they  might  look  for 

alternative childcare! 

3. Meals ‐ If you are providing meals for children, you want to ensure you at least cover 

the  costs  of  the  food.  Some  childminders  include  this  is  the  daily  rate  but  I  charged 

separately. This was because some parents wanted me to provide food and others either 

Page 17: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 17 

provided  their  own baby  food  or,  for  older  children, were  happy  for  their  children  to 

wait until they got home. I charged 50p for lunch (although some children definitely ate 

more than 50p in petits filous!) and £1 for tea.  I also provided snacks but didn't charge 

extra for these. 

4. Deposit ‐ Will you charge a deposit when a parent / carer books a place for their child 

in your setting? It may be that the parent wants to book a place for their child months 

ahead, when they plan to go back to work after maternity leave. In that situation it might 

be  sensible  to  charge  a  deposit.  The  deposit  could  then  go  towards  the  first  months 

invoice or be kept (if that is what had been agreed) if the parent changes their mind. Our 

retainer agreement can help with this. 

Remember  to  give  a  record  of  what  you  charge  to  the  parent  /  carer  in  all  these 

situations. Ideally also include it in your contract with them. 

How you charge 

Many  childminders  invoice  parents/carers  monthly.  Some  invoice  at  the  end  of  the 

month when  they  know  the  exact  amount  owed,  others  require  payment  prior  to  the 

month  based  on  expected 

hours.  This  is  then  reconciled 

to  actual  hours  in  the  next 

invoice.  For  example  if  you 

expect to look after a child for 

20  days  at  £40  per  day  you 

could  invoice  the  parents  at 

the beginning of the month for 

£800, then if you actually only cared for the child for 18 days (perhaps you were ill for 2 

days), you would reduce the next invoice by the difference, in this example by £80. 

Unfortunately in today's economic climate, it is not unheard of for parents not to pay for 

childcare. For this reason you need to consider whether you would feel happier taking 

payment prior to the start of each month.  

Page 18: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 18 

How you accept payment 

There are a number of ways parents / carers can pay you other than by just giving you 

cash or a cheque: 

1.  Direct  debit  ‐ This  can be easily  set‐up by  the parent/carer  through  their bank  so 

long as they have your bank account number and sort code. 

2. Direct  into your account ‐ This might be a better option if the amount differs each 

month. Again this is easy to do so long as they have your bank account number and sort 

code.  

3.  Through  employer  childcare  vouchers  ‐  Many  large  employers  offer  their 

employees  the  ability  to  pay  for  some  of  their  childcare  through  their  pre‐tax  pay.  In 

general terms the parent will agree to some of their salary being paid (prior to tax being 

taken off) to a company that specialises in childcare vouchers. You then sign up with the 

childcare  voucher  company  and  they  pay  the  amount  the  parent  paid  directly  to  you. 

You  really  need  to  go  with  whatever  voucher  company  the  parents  employer  has  a 

contract with.  It  sounds  a  little  complicated  but  once  set‐up  it  is  very  simple  and  can 

really help to save the parent some money. 

4. Via 3 ‐ 4 year olds free entitlement ‐ You may well be aware that in England 3 ‐ 4 

year olds are entitled to 15 hours of free childcare over 38 weeks a year. Contact your 

local childcare development worker to find out if you could offer this. 

Most of  these options require you  to have a bank account. Having a separate business 

bank account may be the easiest way to keep a track of payments. 

   

Page 19: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 19 

Promoting your childminding business 

'Promotion'  is  all  about  making  sure  parents  looking  for  childcare  know  about  your 

services  and  consider  you a  viable  solution  to  their  childcare needs. This  section  is  in 

two  parts:  The  first  part  looks  at  creating  your  brand  and  what  to  include  in  your 

promotional material to help build your brand. The second part  looks at ways you can 

promote yourself, both digitally and through more traditional methods. 

 

Creating your brand 

Prior to actively promoting your business it is worth taking some time to develop your 

own  brand.  This  starts  with  a  business  name,  logo  or  colour  scheme  that  will  help 

parents  to  remember  you  and  to  start  to  develop  recognition  of what  you  offer.  Your 

brand  goes  further  than  this  though  and  you  need  to  build  up  recognition  through 

consistency in a way that reflects you and your business. Your brand should reflect what 

makes  your  childminding  business  unique  as  well  as  your  own  personality  (after  all 

parents will need to build a relationship with you). 

What's in a name? 

Your brand should be a reflection of your business. There is little point having a logo of a 

baby if you only offer wrap‐around care. As so many people use internet search engines 

to find what they are looking for, a name with the village/town/suburb that you live and 

work  in  has  many  benefits.  For  example  a  parent  may  type  "Childminders  in 

Kenilworth"  into  Google  and  if  you  have  the  business  name  and  connected  website 

Page 20: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 20 

"Kenilworth  Childminding"  it  is  more  likely  that  the  search  results  will  include  your 

business and that parents will notice you. 

Picture perfect 

If  you  are  going  to  include  a  photo  of  yourself  in  any  promotion  make  sure  it  is  an 

appropriate photo (not one taken on a night out ‐ best keep it professional).  If you are 

already  childminding  ask  parents  if  you  can  include  photos  of  you  working  with  the 

children. If you haven't started caring for children, get photos taken of you in the middle 

of an activity with your (or a friend's) children. Photos of happy and active children give 

a positive image to potential parents. 

Sell yourself 

If you create your own website or advertise your business on any other website really 

sell yourself. As well as including all setting information such as location, opening times, 

vacancies,  drop‐off  locations  etc  let  the 

reader  know  why  they  should  choose  you 

over any other childcare option.  Write about 

anything  that  is  great  about  your  business. 

For example any childminding qualifications 

you have,  specific  activities  and outings  you 

take  children  on,  your  Ofsted  inspection 

grade,  your  experience  working  with  children  or  bringing  up  your  own  children  and 

positive feedback from current parents. Again keep it  informative and professional but 

do  let  your  personality  shine  through.   Think  'if  I  was  a  parent  looking  for  childcare, 

what would impress me about my business?’ 

Be consistent 

You want potential parents to understand and have confidence in what you are offering. 

A good way to do this  is  to be consistent  in your promotional messages. Use the same 

business name,  logo and a similar description  in all promotion material. This will help 

build both credibility and familiarity. 

Page 21: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 21 

Once  you have developed  your brand  and know what  you want  to  say  about  yourself 

and your business, you can start to promote your business. 

10 great ways to promote your childminding business 

There  are  many  great  ways  that  you  can  get  information  about  your  business  to 

potential parents, here we look at 10 that could be effective for you. 

1.  Your  local  authority  ‐  This  is  one  of  the  best  and  easiest  ways  available.  Local 

authorities  hold  lists  of  childcare  providers  in  their  area  and  often  these  lists  are 

available  to  the public on  their websites. Even  if  you don't want  to give out  too much 

personal information, you can tailor your information so that parents know about your 

service, your vacancies and how to get in contact with you. 

2.  Inform  local  schools  and  pre‐schools  ‐ 

Parents  looking  for  wrap‐around  care  will 

often ask a school whether there is any formal 

provision  of wrap‐around  and  holiday  care.  If 

there  isn't  (and perhaps  even  if  there  is)  they 

may  well  be  able  to  give  the  parent  your 

details. Of course only do this if you are willing to provide wrap‐around or holiday care 

and  to  drop‐off  and  pick‐up  from  the  particular  school.  Perhaps  you  could  leave 

marketing flyers with your details on with the school office for them to give out.  

3. Childcare matching websites ‐ There are a number of privately run websites which 

offer a matching service to parents and childcare providers.  

4. Posters ‐ A traditional but effective way to promote your business locally. Pin posters 

to village notice boards and ask the local shop to put one in its window. 

5. Your own website ‐ Think of the last few major purchasing decisions you made, my 

guess would be that you did some research on them by looking at the selling company's 

website. Choosing childcare is a massive decision for most parents and so naturally they 

will  want  to  find  out  as  much  information  as  possible.  A  website  is  a  good  way  of 

Page 22: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 22 

providing this. There are quite a few website providers that offer free websites, however 

most  charge  for  hosting  (usually  a  few  £'s  a  month).  Try  googling  'Free  website  and 

hosting'  and  see  what  comes  up.  Having  a  website  however  does  not  guarantee  that 

people  will  see  it.  You  need  to  provide  links  from  your  other  promotions  to  it  and 

posting a regular blog will help (perhaps promote the blog via Twitter). As mentioned 

above it might be a good idea to have your website name (your url) include the area that 

you  live.  Your  website  doesn't  need  to  be  fancy,  have  a  look  at  other  childminding 

websites for inspiration.  

6.  Paid  Google  adverts  –  You  can  pay  search  engines  to  have  an  advert  for  your 

business at the top of relevant searches. For example if you live in Waterlooville, you can 

pay  for  your  advert  to  appear  at  the  top  of  all  Google  searches  for  ‘childminder  in 

Waterlooville’ – type ‘paid search’ or similar into Google to find out more. 

7. Word of mouth ‐ This can be very powerful. Personal recommendations rank highly 

so go to mums and tots groups and similar and make it known that you have set yourself 

up as a childminder. Also if you are friendly with other childminders in your area, ask if 

they will  suggest you as an alternative  if  they are unable  to offer a place  to  interested 

parents. Many childminders will welcome the ability to point parents looking for care in 

the direction of another childminder rather than just have to tell them 'sorry but I have 

no vacancies'. 

8.  Netmums.com   ‐  Sites  such  as  netmums  have  local  childcare  boards  where 

childminders can advertise and parents can search for childcare. 

9.  Facebook  childminding  groups  ‐  There  are  a  number  of  childminder  facebook 

groups. If there is one for your local area join it and let them know you have vacancies. 

In a similar way to word‐of‐mouth other childminders may recommend you. 

10. Advertise in local media ‐ Again a more traditional method but one that can have 

positive results.  If your area has a  local monthly magazine you can probably purchase 

advertising space for about £20. 

   

Page 23: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 23 

Step  5:  Enjoy  your  successful  childminding business 

There  is  a  lot  of  information  in  this  eBook  and  you  may  want  to  pick  and  choose 

elements  to  focus  on  at  first.  However  by  going  through  each  of  the  steps  you  will 

increase your chances of attracting suitable families.  

But don't  stop your marketing,  regularly go  through  the process again  to be  sure  that 

you are providing what you and parents & carers want to achieve a long‐term successful 

childminding business. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   

Page 24: Marketing your childminding business ebook€¦ · Five steps to marketing success Step 1: First understand your marketplace (your potential customers and what they are looking for,

www.thechildmindingcafe.co.uk   

 

© The Childminding Café, a trading name of The Resource Reserve ltd 2013 24 

Sources 

The Daycare trust : “Childcare Costs Survey 2012” 

Department  for  Education:    “Statutory  Framework  for  the  Early  Years  Foundation 

Stage”. Crown copyright, 2012 

 

 

 

 

 

 

The  information  is  provided  for  general  information  purposes  only,  we  make  no 

representations or warranties of any kind, express or implied, about the completeness, 

accuracy,  reliability,  suitability  or  availability  with  respect  to our  blogs,  eBooks, 

newsletters  and  website  or  the  information,  products,  services,  or  related  graphics 

contained on the website, blog, eBook or newsletters for any purpose. Any reliance you 

place on such information is therefore strictly at your own risk. 

In  no  event  will  we  be  liable  for  any  loss  or  damage  including  without  limitation, 

indirect  or  consequential  loss  or  damage,  or  any  loss  or  damage  whatsoever  arising 

from  loss of data or profits  arising out of,  or  in  connection with,  the use of  our blogs, 

resources, newsletters or website. 

No part of this document may be reproduced for any commercial reason without prior 

approval from The Resource Reserve ltd. Contact via www.thechildmindingcafe.co.uk.