markku kivioja: palvelussuhteen hallinta kiekussa yksinkertaistuu – hr-ammattilaisten paukut...

PALVELUSSUHTEEN HALLINTA KIEKUSSA YKSINKERTAISTUU - HR AMMATTILAISTEN PAUKUT VARSINAISEEN HENKILÖSTÖHALLINTOON Markku Kivioja, ratkaisupäällikkö

Valtiokonttori, Kieku

Kieku-hanke osana tehokkuusajattelua

• Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon uudistaminen palvelukeskusmallin rakentamisen (= Palvelut)

yhteisten prosessien kehittämisen ja (= Prosessit)

Kieku-tietojärjestelmän tukemana (= Järjestelmä)

• jonka kautta saavutetaan 40 % tuottavuusparannus, josta

20 % palvelukeskuskehityksellä ja

20 % Kieku tietojärjestelmän kehitystyöllä ja automaatiolla

• ja jota Talouspoliittinen ministerivaliokunta puoltaa edellyttäen Kieku-tietojärjestelmä otetaan käyttöön kaikilla hallinnonaloilla,

ministeriöt varmistavat ohjauksellaan käyttöönottojen etenemisen määritellyssä aikataulussa räätälöityjä ratkaisuja välttäen ja

huolehtivat uudistuksella tarvitsemien muutosten toteuttamisen hallinnonalallaan

20.5.2014 2 ValtioExpo, Markku Kivioja

Odotuksia Kiekun uudelle henkilöstöhallinnon toimintamallille


• Palvelussuhteen hallinta yksinkertaistuu.

• Virastot voivat keskittyä henkilöstöhallinnon ydintehtäviin.

• Tehostaa toimintaa ja tuo joustavuutta tehtävien resurssointiin.

• Rakenteet ja palveluprosessit pohditaan uudelleen.

• Prosessien kriittisen tarkastelun kautta tehokkuuteen.

Odotuksia Kiekun uudelle henkilöstöhallinnon toimintamallille

• Varmistetaan tiedon eheys prosessin alusta loppuun.

• Helpotetaan ammattikäyttäjien työtä kehittämällä lomakkeita ja keskittämällä SAP HCM käyttö Palkeisiin.

• Helpotetaan sijaisjärjestelyjä virastoissa.

• Yhtenäiset toimintatavat ja helppokäyttöiset työvälineet.

20.52014 ValtioExpo, Markku Kivioja 4

20.5.2014 ValtioExpo, Markku Kivioja 5

Henkilöstöhallinnon osa-alueet - paukut varsinaiseen henkilöstöhallintoon?


Henkilöstöhallinnon osa-alueet - paukut varsinaiseen henkilöstöhallintoon?

13,2

39,0

91,3

92,1

106,3

175,7

185,6

204,6

207,8

218,9

280,3

310,6

346,4

0 50 100 150 200 250 300 350 400

Kieku-valmistelu

Osaamisen arviointi

Perehdyttäminen

Palkkausjärjestelmän ylläpitäminen

Suorituksen johtaminen

Rekrytointi

Henkilöstöhallinnon strat. suun.

Lomien ja poissaolojen hallinta

Työaikojen hallinta

Osaamisen kehittäminen

Palkanlaskenta (sis. palkkiolaskenta)

Palvelussuhteen hallinta

Matkustus

Henkilöstöhallinnon osaprosessien HTV määrät 2010/2011

HTV

Mikä yksinkertaistuu?


• Välineet palvelussuhdeasioissa Sähköisten lomakkeiden käyttö on yksinkertaisempaa kuin navigointi

SAP HCM:ssä (ns. SAP GUI käyttö).

Palvelupyyntö niissä asioissa, joissa lomakkeet eivät mahdollisia.

• Palvelumallin sisältö, rajapinnat ja vastuut Palvelun tilaajan ja tuottajan roolit ja vastuut.

Palvelun tilaajan asema vahvistuu ja yksinkertaistuu.

• Järjestelmäosaamisen hankkiminen ja ylläpito Palvelussuhteen hallinnan perusasioiden tekeminen ei tarvitse

syvällistä SAP HCM järjestelmäosaamista Kiekuun siirryttäessä eikä osaamisen ylläpidossa jatkossa.

• Tiedon hallinta

Mikä yksinkertaistuu?


• Tiedon hallinta virheellisen ja puutteellisen tiedon ongelma

tiedon syöttämisen oikean järjestyksen ongelma

tiedon merkitykseen liittyvä ongelma

tiedon löytämiseen liittyvä ongelma

tiedon siirtämisen liittyvä ongelma

Ratkaisuja Oletustietojen hyödyntäminen ja erilaiset päättelyketjut

SAP koodistojen käyttö, oletusrajaukset ja hakutoiminnallisuudet, pakolliset kentät, relevantit kentät, riittävät tiedot, validointisäännöt

Automatiikkaa, massakäsittelyjä, poikkeamaraportteja

Henkilöstöhallinnon toimintamallin tarkennus - peruslinjaus


SAP HCM

PORTAALI

Logica, palkat

Välitaulu

Palvelukeskuksen käytössä Viraston käytössä

Lomat

Työajan-hallinta

Palkeiden ammattikäyttäjät

= Tieto siirtyy automaattisesti

Tuotantoprosessi (palkanlaskenta ja siihen liittyvä henkilöstöhallinto)

Poissa-olot

Sähköiset lomakkeet

Katseluoikeudet

Raportointioikeudet


Prosessit Sähköiset lomakkeet Palvelut

Palkanlaskentaprosessin kehittäminen

Henkilöstöhallinnon toimintamallin tarkennus –projektin osaprojektit


Suoriutuminen

Sopimus

Palkka

Poissaolo

Työhistoria

Osaaminen

Koulutus

Henkilötiedot (Master)

Budjetoitu toimi

Seuranta- kohteet

Talous- hallinto

Verot, ay:t, ulosotot,

vuokrat, maksut

Henkilötiedot (Palkanlaskenta)

Palveluaika- laskenta

Vuosiloma- suunnittelu

Välitaulu

Työajan suunnittelu

Työajan kohdennus

Työaikakorvaukset

Palkanlaskenta

Maksutapahtumat

Tiliöidyt, kohdistetut tapahtumat

Kertaluonteiset tapahtumat

Satunnaiset maksettavat

Satunnaiset palkasta perittävät

Pankki

Muut sidosryhmät (verot, ulosotto)

Kehittämistoimenpiteet SAP Palkat, ajanhallinta, vuosilomasuunnittelu, palveluaikalaskenta Muut sidosryhmät

BI -raportointi

Henkilöstöhallinnon tietomalli

Portaali

Uudet sähköiset lomakkeet - helppokäyttöiset työvälineet käyttäjille • Virastojen käyttöön tarjotaan helpommin omaksuttavia ja hallittavia

sähköisiä lomakkeita syvällisempää järjestelmäosaamista vaativan SAP HCM käytön tilalle.

• Sähköiset lomakkeet ovat esimiesten ja HR-asiantuntijoiden käytössä suoraan Kieku-portaalissa.

• Tarkoituksena on saada riittävät tiedot järjestelmään kerralla oikein ja tätä tuetaan lomakkeiden rakenteella.

• Uudet lomakkeet eivät esim. siirry Kiekussa eteenpäin ellei pakollisia tietoja ole täytetty.

• Tiedot, joita ei voi viedä sähköisten lomakkeiden avulla järjestelmään, toimitetaan Palkeisiin sähköisen AT-tikettijärjestelmän kautta.


Kiekun henkilöstöhallinnon sähköiset lomakkeet 1/3

Kiekussa jo ennestään

• Osittainen virkavapaus/työajan muutos lomake

• Palkanmuutoslomake (yleiskorotettavat)

• Palkanmuutoslomake (ei-yleiskorotettavat)



Uudet julkaistut lomakkeet

Maaliskuu 2014

• Budjetoidun toimen perustaminen

• Palvelussuhteen luominen

• Palkkion maksu omalle henkilöstölle

• Henkilökohtaisen palkanosan muutos

Toukokuu 2014

• Tehtäväkohtaisen palkanosan muutos

• Irtisanoutuminen ja ma. palvelussuhteen päättäminen ennen määräajan päättymistä



Kiekuun syksyllä 2014

• Harkinnanvarainen virkavapauslomake

• Budjetoidun toimen tietojen muutoslomake

• Palvelussuhteen tietojen muutoslomake


Uusi palvelumalli tuottavuustavoitteiden saavuttamisen tukena

• Uusi palvelumalli edellyttää toimintatavan muutosta virastoissa.

• Tavoitteena on, että virastot voivat jatkossa keskittyä varsinaiseen henkilöstöhallintoon, kuten henkilöstön kehittämiseen, resurssisuunnitteluun ja esimiesten tukeen.

• Uuteen palvelun toimintamalliin virastot siirtyvät erillisen siirtymisaikataulun mukaisesti, josta on sovittu viraston ja palvelukeskuksen välillä.

• Palvelun uudessa toimintamallissa viraston SAP HCM -käyttöoikeuksia muutetaan siten, että virastoille jää katselu- ja raportointioikeudet.

• Sähköisten lomakkeiden ulkopuolelle jäävä tallennus palvelussuhdeasioissa keskitetään Palkeisiin.



Palkanlaskentaprosessin kehittäminen

20.5.2014 Kuva: Dave Ulrich, 2007, Henkilöstöjohtamisella huipulle. 18

Henkilöstötyön keskittämisen ja hajauttamisen haasteet

20.5.2014 Kuva: Dave Ulrich, 2007, Henkilöstöjohtamisella huipulle. 19

Lisäarvoa tuottava henkilöstötyön toteutusmallit

Henkilöstöammattilaisten ajankäyttö

Esimerkki J&J

Liiketoimin-tayksikössä tehty työ

Palvelu-keskus

Osaamis- keskus

Tilaus- palvelut

Kokonais-aika

Aikaisemmin: keskitetty Heha

20

70

10

100

Aikaisemmin: hajautettu Heha

80

10

10

100

Nykytilanne: Heha

40

30

10

20

100

Tulevaisuus: Heha

20

40

10

30

100

20.5.2014 Kuva: Dave Ulrich, 2007, Henkilöstöjohtamisella huipulle.

20


Htv-määrän kehitys 2004-2011 henkilöstöhalllinnon pääprosesseissa

0

317 266

709

1485

0

363 269

426

850

308 210

13

351 370 378

734

271 188

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

Kieku-valmistelu Matkustus Osaamisen hallinta Palkkaus japalkitseminen

Palvelussuhteenhallinta

Rekrytointi Strateginensuunnittelu

Valtionhallinnon skaalattu heha htv

2004 2008 2010/2011


Palvelukeskuksen osuus htv-määristä henkilöstöhallinnon prosesseittain 2011

1% 0%

21%

7%

1% 0%

5% 3%

0%

37%

13%

1% 0% 0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

Kieku-valmistelu Matkustus Osaamisenhallinta

Palkkaus japalkitseminen

Palvelussuhteenhallinta

Rekrytointi Strateginensuunnittelu

Palv

eluk

esku

ksen

työn

osu

us

Palvelukeskuksen työn osuus (% htv-määristä) prosesseittain (heha)

2008 2010/2011


Palvelukeskuksen osuus henkilöstöhallinnon htv-määrästä oli 11 % vuonna 2010/2011

149

2 233

242

2 030

0

500

1 000

1 500

2 000

2 500

Palvelukeskus Kirjanpitoyksiköt yhteensä

htv

Hallinnonalojen heha-prosesseihin käytetyt htv-määrät yhteensä

htv - 2008

htv - 2010/2011

Ajatuksia - ajateltavaa

• Prosessien uudelleensuunnittelu parantaa yleensä tehokkuutta pitkällä aikavälillä, mutta onko se riittävää?

• Henkilöstöhallinnon ammattilaisilta odotetaan tulevaisuudessa muutakin kuin vain alhaisempia kustannuksia ja työprosessien yksinkertaistamista.

• Henkilöstöammattilaisen näkökulma entistä vahvemmin palvelun tarjoajana – tärkeää ei ole missä työ tehdään vaan miten ja millä tavoin minun tarjoama palvelu tuo lisäarvoa.



• Miten palvelun saaja hyötyy minun toiminnastani – painopiste työn tekemisestä tuloksiin.

• Kun henkilöstötyön painopiste siirtyy lisäarvon luomiseen, myös muista henkilöstötyön toteutustavoista tulee mahdollisia (vrt. palvelukeskukset) ja myös tehokkuusnäkökulmasta kannattavia.

20.5.2014 ValtioExpo, Markku Kivioja, 25


• Henkilötyövuosien määrällinen kehitys suhteessa tehtäviin on tärkeä - mutta viime kädessä tehokkuuden näkökulmasta ratkaisevinta henkilöstötyössä on tehdyn työn sisältö, sillä saavutettu lisäarvo ja kuinka hyvin lisäarvo vastaa asiakkaan odotuksiin.

Kuinka valmis minä olen tähän näkökulmaan…?


Kiitos!

Lisätietoa: www.valtiokonttori.fi/kieku

20.5.2014 ValtioExpo, Markku Kivioja

http://www.valtiokonttori.fi/kieku

markku kivioja: palvelussuhteen hallinta kiekussa yksinkertaistuu – hr-ammattilaisten paukut...

Government & Nonprofit