marley carolina serrano salazar · 2016-11-17 · para la ejecución de este proceso se requiere de...

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PROCEDIMIENTOS GESTASOFT

MARLEY CAROLINA SERRANO SALAZAR

UNIVERSIDAD DE PAMPLONA

DIRECCIÓN DE INTERACCIÓN SOCIAL Y DESARROLLO TECNOLÓGICO

AREA DE PRUEBAS

2010

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TABLA DE CONTENIDOPág.

1 INTRODUCCION 32 PROCESOS ADMINISTRATIVOS GESTASOFT 4

2.1 PROCESOS DE PAGADURÍA Y TESORERÍA 42.1.1 Giros sin Afectación Presupuestal 4

2.1.1.1 Concepto de Egreso 42.1.1.2 Pago de Impuestos y Terceros 5

2.1.2 Giros Descuentos de Nómina 82.2. PROCESOS DE FACTURACIÓN Y CARTERA 10

2.2.1 Factura de Venta 102.2.2 Solicitud de Crédito de Empleado 15

2.3 PROCESOS DE CONTRATACIÓN 202.3.1 Contrato como Contratante 202.3.2 Contratos como Contratista 432.3.3 Convenios 46

2.4. PROCESOS CONTABILIDAD 522.4.1 Provisiones Diferentes a Nómina 522.4.2 Información Exógena 54

2.5. PROCESOS PRESUPUESTALES 572.5.1 Vigencias Futuras 572.5.2 Cierre Presupuestal 61

2.6. PROCESOS SERVICIOS GENERALES 652.6.1 Proceso de Mantenimiento 652.6.2 Orden de Compra de Servicios 70

2.7. PROCESOS TALENTO HUMANO 792.7.1 Selección de Personal 792.7.2 Consolidar Prestaciones Sociales 852.7.3 Anticipo de Cesantías 892.7.4 Liquidar Personal 932.7.5 Evaluación de Desempeño CNSC 972.7.6 Ajustes a Nómina 101

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INTRODUCCIÓN

En este mundo globalizado donde las empresas e instituciones están orientadas al principio de maximización derecursos se hace necesario que cada proceso desarrollado dentro de las mismas esté involucrado con losnuevos desarrollos tecnológicos ofrecidos en el mercado que colaborar a la consecución de las ventajascompetitivas necesarias para el logro de las metas y objetivos propuestos, en las que se encuentra lasatisfacción de los clientes como política básica en las ejecución de actividades unida a la valoración delrecurso humano y el buen manejo financiero y administrativo del recurso económico que traerán como fin únicolograr la continuidad de las mismas

Es indispensable que las entidades establezcan niveles de actualización tecnológica que traigan consigofacilitar la ejecución de actividades, mejoramiento de la eficiencia en los tiempo de respuesta y por ende elcumplimiento de los requerimientos establecidos por los clientes que actúa como eje central de las actividadesdesarrolladas por una entidad y que repercutirán en la maximización de los recursos económicos y financieros.

A través de este documento se hace una explicación de los procedimientos a seguir en la implementación delos procesos propios del CAMPUS ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO GESTASOFT; con el objeto degarantizar el éxito del mismo.

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2. PROCESOS ADMINISTRATIVOS GESTASOFT

2.1 PROCESOS DE PAGADURIA Y TESORERIA

2.1.1 Giros sin Afectación Presupuestal

Este proceso corresponde a aquellos pagos realizados que no generan ejecución en el presupuesto de gastos;y que son realizados a través de la funcionalidad Comprobante de Egreso en la ruta Pagaduría yTesorería/Movimientos; haciendo uso de los orígenes Concepto de Egreso y Pago de Impuestos y Terceros.

Para la ejecución de este proceso se debe ejecutar la siguiente parametrización;

Crear un tipo documento contable de clase comprobante de egreso con el objeto de definir la forma denumeración del comprobante de egreso en Contabilidad/Tablas Básicas/Tipo de DocumentoContable.

Crear una caja de tipo general en Pagaduría y Tesorería/Tablas Básicas/Cajas con el objeto deefectuar pagos en efectivo. A las cajas se les debe asociar las cuentas contables enContabilidad/Enlace con Otros Módulos/Cajas.

Crear cuentas bancarias de la institución en Parámetros Generales/Tablas Básicas/ CuentasBancarias, a las cuales se les debe generar una chequera. Las cuentas bancarias deben tenerasociadas las cuentas contables en Contabilidad/Enlace con Otros Módulos/ParámetrosGenerales/Cuenta Bancaria

Definir los impuestos, retenciones y descuentos de tipo egreso que según las políticas de la empresase van a aplicar en el proceso de comprobante de egreso, en Pagaduría y Tesorería/TablasBásicas/Impuestos, Retenciones y Descuentos.

A continuación se describen los origines habilitados en el comprobante de egreso que se pueden usar, pararealizar los pagos a terceros sin afectación presupuestal:

2.1.1.1 Conceptos de Egreso

El proceso comprobante de egreso por origen concepto de egreso es utilizado para registrar todos los pagosque debe realizar la entidad que no requieren de una afectación presupuestal; a través de este origen eladministrador del módulo puede registrar egresos que estén relacionados con apertura de cajas, gastosmenores etc.

Para la ejecución del proceso se deben tener encuenta los siguientes pasos:

Crear conceptos de egreso en Pagaduría y Tesorería/Tablas Básicas/Conceptos de Egreso; declase otros, caja menor, y caja menor o general, que no afecten el presupuesto activando el check quehace relación a este proceso en particular.Los conceptos de clase otros son utilizado para el registro de gastos menores, los de clase caja menorse utilizan para dar soporte a los gastos ocasionados a través de estas cajas, y los de clase caja menoro general se utilizan para soportar gastos generados por ambas cajas.

Asociar cuentas contables a los conceptos de egreso en Contabilidad/Enlace con otrosMódulos/Pagaduría/Concepto de Egreso.

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Asociar el tipo documento contable el cual generara la numeración del comprobante de egreso, si lanumeración está definida de forma manual el administrador debe incluir el numero, si es automáticoúnico el aplicativo genera una numeración de forma consecutiva y si es automático por año o por mesel aplicativo genera una numeración de forma consecutiva para el periodo anual o mensual;reiniciándose una vez el periodo cambie.

Definir la persona natural o jurídica beneficiaria del pago. Establecer la forma de pago para la cual el aplicativo ofrece cuatro opciones (efectivo, cheque, giro

electrónico y cheque gerencia), si se utiliza efectivo se debe relacionar una caja general de la cual serealizara el egreso del dinero, de lo contrario se debe definir el banco y la cuenta bancaria de donde seobtendrá el dinero para el pago del egreso.

Asociar los conceptos de egreso que da soporte a la salida de dinero de la entidad.

Con el registro del proceso se genera un asiento contable que se anuncia a continuación

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta de gastos asociado al

concepto de egresoVs. Cuenta de Caja o de Bancos

2.1.1.2 Pago de Impuestos y Terceros;

El pago de impuestos a terceros, permite a la entidad realizar los diferentes desembolsos por conceptos deimpuestos recibidos que deben consignarse a entidades como la DIAN.

Es importante tener en cuenta, que para llevar a cabo este proceso, se deben seguir las siguientesconsideraciones:

Crear conceptos de impuestos, retenciones y descuentos en Pagaduría y Tesorería/TablasBásicas/Impuestos retenciones y descuentos, teniendo en cuenta que debe marcarlos de tipocausación pago y asociarles el tercero a favor del cual se hace el recaudo.

Asociar las cuentas contables a los impuestos/retenciones y descuentos en Contabilidad/Enlace conOtros Módulos/Pagaduría.

El sistema permite girar el monto correspondiente a las valores recibidos por conceptos deimpuestos asociados al tercero al cual se le este ejecutando el proceso de comprobante de egreso,por origen pago Impuestos y terceros.

Definir la forma de pago para la cual el aplicativo ofrece cuatro opciones (efectivo, cheque, giroelectrónico y cheque gerencia) si se utiliza efectivo se debe relacionar una caja general de la cualse realizara el egreso del dinero, de lo contrario se debe definir el banco y la cuenta bancaria dedonde se obtendrá el dinero para el pago del egreso.

Establecer los periodos por los cuales se va a registrar el pago y los conceptos a cancelar altercero.

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El registro del proceso genera una afectación contables que se enuncia a continuación

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta por pagar asociada al

impuesto, retención y descuentoVs. Cuenta de Caja o de Bancos

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GIROS SIN AFECTACIÓN PRESUPUESTAL

INICIO

Crear cuentas bancarias y cajas

Definir tipo documento contable de clase egreso yasignar la numeración correspondiente

Parámetrizar los conceptos deimpuestos, retenciones y descuentos

Asociar cuentas contables a impuestos, retenciones y descuentos

Forma de Pagoefectivo

SI

NO

Asociar cuentas contables de los conceptos de egreso

Asociar concepto de egreso

Origenimpuesto

SI

NO

Ingresar a la funcionalidad egreso

Seleccionar caja

Seleccionar banco

Seleccionar tercero

FIN

Configurar conceptos de egreso declase causación de pagos

Se muestran datos existentes para ese impuesto en elrango de fechas seleccionados y que están marcadoscomo no girados.

Registrar y asentar

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2.1.2 Giros Descuentos de Nómina

La funcionalidad Giros Descuentos de Nómina es una herramienta que permita la creación de comprobantes deegresos para descuentos aplicados a las Nóminas de los empleados de la institución;

Para la ejecución de este proceso se requiere de una parametrización inicial que consiste en

Crear un tipo documento contable de clase comprobante de egreso en Contabilidad/Tablas Básicas/TipoDocumento Contable;

Crear la caja general y las cuentas bancarias propias de la institución a afectar en el pago de los descuentos denomina. La aplicación ofrece diferentes opciones de realizar este proceso a través de cheque, efectivo, giroelectrónico y cheque de gerencia.

Para realizar los pagos correspondientes a los descuentos de nómina el administrador del modulo debe crearlos conceptos que representen estos descuentos de nómina como las libranzas, los pagos de salud y pensiónetc., y relacionarlos con la nómina la cual se debe liquidar y asentar. Este proceso se realiza en la ruta TalentoHumano/Nómina. Es importante que los conceptos sean asociados con las cuentas contables que permitiránregistrar el asiento contable generado por el proceso de nómina, en Contabilidad/ Enlace con OtrosMódulos/Talento/Conceptos Nómina.

Una vez se han establecido los parámetros para la ejecución del proceso, el administrador del modulo debeindicar la forma de pago, y el beneficiario del descuentos de la nómina al cual se cancelara la deuda. Asímismo se debe indicar el periodo de liquidación con el objeto de seleccionar la nomina para la cual se va arealizar el pago de los descuentos.

El proceso de giros descuentos de Nómina tiene dos orígenes

Giro Descuentos de Nómina: Este origen permite la cancelación de los descuentos propios de la nóminacomo el pago de salud y pensión por parte de los empleados.

Libranzas: Este origen permite el pago de los dineros adeudados por los trabajadores a las institucionescomerciales o bancarias los cuales son descontados de la nómina a través del mecanismo de libranza.

El aplicativo permite la selección de uno de estos orígenes con los cuales se desplegaran los conceptos apagar y de esta forma realizar el registro del proceso.

La afectación contable se registra como lo muestra la siguiente tabla:

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta por Pagar Vs. Cuenta de Caja o de Bancos

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GIROS DESCUENTOS DE NÓMINA

INICIO

Crear tipo documento contable de claseComprobante de Egreso

Establecer caja general y cuentas bancarias

Definir conceptos de Nómina de tipoDescuento, Libranza o Novedad

Elegir periodo de liquidacióny nómina

Definir beneficiario para giro descuentode nómina

Asociar los conceptos a la NóminaLiquidar y asentar nómina

Libranza

Giros Descuentosde Nómina

SI

SI

Determinar conceptos apagar

NO

Registrar y Asentar

FIN

NO

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2.2 PROCESOS DE FACTURACIÓN Y CARTERA

2.2.1 Factura de Venta

La factura de venta es un soporte contable que permite el registro de las ventas realizadas por una entidad deartículos y servicios.

El procedimiento a seguir para realizar una factura de venta requiere de un proceso de parametrización que eladministrador del sistema debe incluir para el buen funcionamiento del proceso; el cual se explica acontinuación

1. Definir Parámetros de Facturación y Cartera en las Tabla Básicas del modulo.

2. El usuario debe crear una bodega de clase ventas para el proceso de ventas de artículos en Almacén eInventario/Tablas Básicas/Almacén/Datos de Bodega. Si las ventas corresponden a servicios la creación deesta bodega no es necesaria

3. Crear una caja de tipo de ventas en Pagaduría y Tesorería/Tablas Básicas/Cajas; esta caja de ventadebe tener asociada la cuenta contable en Contabilidad/Enlace con Otros Módulos/Pagaduría yTesorería/Cajas

4. Establecer un punto de venta al cual se le debe asociar la bodega de venta (opcional) y la caja de ventascreadas anteriormente, una vez se realiza este registro se deben establecer los trabajadores de este punto deventa con los roles de cajero, responsable y vendedor, todo este proceso se realiza en Facturacion yCartera/Tablas Básicas/Punto de Venta.

Los roles anteriormente mencionados se asocian a los trabajadores en la funcionalidad Persona Facturaciónla cual se encuentra en Facturación y Cartera/Tablas Básicas.

5. Realizar la apertura de la caja asociada al punto de venta en Facturación y Cartera/Cajas/Apertura.

6. Es importante que los productos y servicios estén relacionados al punto de venta, para ser utilizados en elproceso de ventas a través de la factura.

Se debe tener en cuenta que los productos deben contar con un nivel de existencias.

7. Crear el Tipo Documento Contable de clase facturas; con las formas de factura de contado y crédito paraesta última el usuario debe relacionar la cuenta contable de la Cuenta por Cobrar. Este proceso se realiza enContabilidad/Tablas Básicas/Tipo Documento Contable.

8. Para realizar una venta de productos se debe tener encuenta los siguientes pasos:

Crear un grupo de artículos en Almacén e Inventario/Tablas Básicas/Almacén, en esta paso eladministrador del aplicativo debe definir si el grupo artículo es propiedad de la institución o ha sidorecibido en consignación por parte de un tercero.

Definir los artículos pertenecientes a cada uno de los grupos de artículos. Realizar el proceso de ingreso de artículos a la bodega principal. Ingresar artículos a la bodega de venta a través de los procesos egreso de consumo y traslado entre

bodegas en Almacén e Inventario/Movimientos/Almacén. Crear un grupo producto servicio en Facturación/Tablas Básicas, al cual se le debe asociar un concepto

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de ingreso, que debe tener relacionado las cuentas contables de ingreso. Definir los productos para cada uno de los grupos en Facturación/Tablas Básicas.

9. Para realizar una venta de servicios se debe tener encuenta los siguientes pasos:

Crear un grupo producto servicio en Facturación/Tablas Básicas, al cual se le debe asociar un conceptode ingreso, que debe tener relacionado las cuentas contables de ingreso.

Definir los servicios para cada uno de los grupos en Facturación/Tablas Básicas.

10. Parámetrizar las ventas a crédito, para lo cual se deben seguir los siguientes pasos

Crear características a asociar al plan de financiación en Facturación y Cartera/Tablas Básicas, a lascuales se deben relacionar conceptos de ingreso de clase financiación que son creados en Pagaduría yTesorería/Tablas Básicas.

Es importante tener encuenta que la cuenta por pagar asociada al concepto de ingreso debe ser igual a lacuenta asociada al tipo documento contable que soporta la factura a crédito.

Definir plan de financiación a aplicar para las ventas a crédito en Facturación y Cartera/TablasBásicas/Plan de Financiación.

11. Si se realiza un proceso de venta de producto recibidos en consignación se parámetriza la Cuenta porCobrar Elementos en Consignación en Contabilidad/Enlaces con Otros Módulos/Facturación yCartera/Parámetro Facturación y Cartera.

Terminada la parametrización necesaria, el administrador del sistema realiza la factura en Facturación yCartera/Ventas/Punto de Venta/Factura de Venta, aquí se debe relacionar el tipo de documento contable, elcliente, los productos o servicios a vender y los impuestos, descuentos y retenciones a aplicar; la factura ofrecedos opciones

Contado: El aplicativo genera un recibo de caja con origen concepto de ingreso (se les debe asociar lascuentas contable y los rubros) que soporta la entrada de dinero por la venta, realizando la afectación contable.

Crédito: Se asocia un plan de financiación que genera la programación de pagos para el posterior recaudo deldinero adeudado por el cliente y se realiza un registro contable que contiene la cuenta por pagar.

Si se efectúa una venta de un producto el cual se maneja como consignación, se debe tener en cuenta que elartículo no es propiedad de la institución, este pertenece a un tercero al cual se le deberá responder por dichoproducto.

La afectación contable y presupuestal de los procesos anteriores se describe a continuación;

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Factura de Contado registro del Recibo de Caja

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta Bancos o Caja Vs.Cuenta del concepto de Ingresos

del producto servicio

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de Ingresos por Ejecutar Vs. Cuenta de Recaudos en Efectivo

Movimiento Venta de Artículos

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta de Costos del Grupo Artículo Vs.Cuenta de Ingresos del Grupo

Artículo

Movimiento Venta de Artículos en Consignación

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta de Costos del Grupo Artículo Vs.Cuenta por Cobrar Elementos en

Consignación

Movimiento de Salida de Elementos en Consignación.

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta de elementos recibidos en

consignación por contra del grupo

artículo

Vs.Cuenta de elementos recibidos en

consignación del grupo artículo

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Factura de Venta de Crédito

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta por Cobrar Vs.Cuenta del concepto de Ingresos

del producto servicio

Si realiza venta de productos a credito se realiza la afectación contable descrita anteriormente.

Al realizar el recaudo de las cuotas adeudadas por el cliente se registra la cancelación de la cuenta por cobrarcon el ingreso a las cuentas de caja y bancos; además la afectación presupuestal se registra en la misma formaque la factura de contado.

El recaudo de estas cuotas se puede realizar a través de la elaboración de un recibo de caja o través del bancocon el archivo plano de recaudo establecido en Parámetros Generales/Tablas Básicas/Archivo Plano.

Es importante que los periodos de Presupuesto, Contabilidad y Facturación se encuentren activos.

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FACTURA DE VENTAINICIO

*Definir Parametros de Facturacion y Cartera*Crear una bodega de clase Ventas*Crear personas de Facturacion (trabajadores)

Crear una caja de clase ventasAsociar cuentas contables

Definir punto de venta

Dar apertura a la caja de ventas

Asociar caja y bodega (opcional) al punto de ventaAsociar trabajadores al punto de venta (cajero,responsables y vendedor

Crear características con base en conceptos de ingresoAsociar cuentas contables a conceptos de ingresoCrear plan de financiación

Crear grupo artículo (Definir Consignación)Crear artículos por grupoDefinir ingreso de artículosGenerar existencias en bodega de venta

Crear tipos documentos de clase facturaspara credito asociar cuenta por cobrar

Crear grupo producto servicioDefinir productos por grupo

Ventaartículos

Genera el Recibo de Caja conOrigen Concepto de Ingreso

Disminución de existencias en bodega

SI

Contado

Registrar FIN

NOSI

Venta deServicios

NO

Crear grupo producto servicioDefinir servicios por grupo

SI

NO

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2.2.2 Solicitud de Crédito de Empleado

Esta funcionalidad le permite al usuario del modulo realizar el registro de los créditos que la entidad ha otorgadoa los empleados de la misma; para realizar este proceso se debe tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Parámetrizar facturación en Facturación y Cartera/Tablas Básicas/Parámetro de Facturación y Cartera.

Gestionar el porcentaje de capacidad de endeudamiento que determinara lo máximo que se puedeotorgar como credito a un empleado basado en su asignación salarial.

2. Definir los tipos de crédito a ofrecer a los empleados como (vivienda, estudios, vehículos) en Facturación yCartera/Tablas Básicas/Tipo de Crédito.

3. Los créditos se otorgaran exclusivamente a los trabajadores que pertenecen a una nómina dentro de lainstitución. La información relacionada con los cargos, asignación salarial y demás se debe parámetrizar eingresar en el modulo de Talento Humano

4. Crear los planes de financiación para los créditos a otorgar a los trabajadores en Facturación yCartera/Tablas Básicas/Plan de Financiación, para realizar este proceso el usuario del modulo debe crearcon anterioridad las características a incluir dentro del plan de financiación en Facturación y Cartera/TablasBásicas/Características; las cuales pueden ser de clase (Abono de Capital, Interés Corriente, Interés Mora).

Las características están asociadas a un concepto de ingreso, al cual se le deben relacionar las cuentascontables en Contabilidad/Enlace con Otros Módulos/Pagaduría/Conceptos de Ingreso y los rubrospresupuestales en Presupuesto/Enlace con Otros Módulos/ Pagaduría/Conceptos de Ingreso.

5. Establecer los requisitos para la financiación en Facturación y Cartera/Tablas Básicas/Requisitos deFinanciación; es importante que el usuario del modulo tenga en cuenta que estos requisitos se establecen através de rangos de valor reflejados en Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes. (Este paso es opcionaly solo opera en caso de que las políticas de la entidad exijan el cumplimiento de ciertos requisitos para otorgarlos créditos).

6. Registrar la solicitud del crédito realizada por el trabajador en Facturación y Cartera/Cartera/Solicitud deCrédito de Empleado; en la cual se relaciona el monto del crédito a otorgar al empleado, las fechas de lascuotas, el plan de financiación a seguir, el tipo de crédito y la forma de pago, para este último el aplicativoofrece dos formas

Pagos con cuotas que se recaudaran cada vez que se venzan los plazos establecidos en laprogramación de pagos a través de un recibo de caja con origen cuenta por cobrar.

Pagos descontados de la nómina que se paga mensualmente, para la ejecución de este proceso sedebe asociar a las características propias del plan de financiación un concepto de ingreso (clasefinanciación) y un concepto de nómina (clase general y aplicable al proceso), además tener en cuentaque las cuenta por cobrar asociada al concepto de ingreso debe ser la misma que se asocio al conceptode nómina.

7. Establecer la aprobación o rechazo de la solicitud del crédito en Facturación y Cartera/Cartera/AprobarSolicitud de Crédito; para la ejecución del proceso se debe hacer lo siguiente

Cumplir con los requisitos establecidos según las políticas definidas por la institución (requisitos que se

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aplicaran de acuerdo al monto del crédito el cual es evaluado en salarios mínimos);

Aprobación del crédito; en esta instancia se debe establecer la norma que da soporte a la aprobacióndel crédito; las cuales fueron registradas en Parámetros Generales/Tablas Básicas/Normas.

8. Si la solicitud de crédito fue aprobada se realiza el desembolso del dinero, para la ejecución de este procesose debe ejecutar las siguientes actividades:

Crear una solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Registrar el CDP Crear el registro presupuestal con origen solicitud de crédito a nombre del trabajador Definir la causación de pagos la cual contendrá conceptos de egreso de clase anticipo que darán

soporte al movimiento. Se debe tener en cuenta que la cuenta asociada al concepto de egreso debe serigual a la cuenta asociada al concepto de ingreso propio de la características asociada a la financiación.

Generar comprobante de egreso con origen causación de pagos Asociar el comprobante de egreso a la solicitud de crédito.

El registró Contable y Presupuestal de la causación es el siguiente:

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta de Gastos asociada al

concepto de egresoVs. Cuenta por Pagar

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de Obligaciones Contraídos Vs. Cuenta de Gastos Comprometidos

El registró Contable y Presupuestal para el desembolso es el siguiente:

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta por Pagar Vs. Cuenta de Bancos o Caja

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PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de Pagos en Efectivo Vs.Cuenta de Obligaciones

Contraídos

Es importante que los periodos de Presupuesto, Contabilidad y Facturación estén activos.

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CREDITOS A EMPLEADOSINICIO

O

Definir Parametros de Facturación

*Establecer tipo de créditos* Definir Requisitos

Crear planes de financiación

Asociar cuentas contables a losconceptos de ingresos propiosde las características

Crear solicitud de crédito

Definir norma que soporta el crédito

Formade pagonómina

Asociar a las características del plan definanciación conceptos de nómina de clasegeneral y aplicable al proceso y conceptosde ingreso los cuales deben manejar lamisma cuenta por pagar

Aprobacióndel crédito

Crear solicitud de CDP

Crear un CDP

Generar un registro presupuestal con origensolicitud de crédito a nombre del trabajador

1

SI

NO

SI

2

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Crear comprobante de egreso con origencausación de pagos

Realizar Desembolso

Registrar y Asentar

FIN

1

Crear una causación depagos a nombre del trabajador

2

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2.3 PROCESOS DE CONTRATACION

El contrato es un acuerdo que genera obligaciones y derechos para las partes involucradas y que se contrae deforma voluntaria en relación a un hecho o cosa.

El aplicativo tiene dos opciones en las cuales puede participar una entidad en un contrato (como contratante ocomo contratista); las cuales son definidas a continuación

2.3.1 Contrato como Contratante

El proceso de contrato como contratante tiene como objeto registrar todos aquellos contratos para los cuales laentidad actúa como contratante de un tercero y con el cual se suplirá una necesidad de la misma. Este procesose realiza en la ruta Contratación Administrador/Contratos/Contratos como Contratante.

Para realizar el proceso de contratación se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:1. Establecer los parámetros de contratación en Contratación Administrador/Tablas Básicas/Parámetros deContratación. Si desea generar el registro presupuestal automáticamente debe haber chequeado el parámetrode contratación administrador “crear registro presupuestal”, de esta forma al registrar el contrato se genera elRegistro presupuestal asociado al CDP creado previamente. De lo contrario registrar el contrato y luegogenerar el Registro presupuestal con origen contrato.

2. Definir las modalidades de contratación a utilizar para el proceso (Arrendamiento, Compra de Bienes yServicios, Contratación de OPS, etc.) en Contratación Administrador/Tablas Básicas/Modalidades deContratación. Las modalidades de contratación en el aplicativo pueden estar asociadas a clases (compras,vinculación fija, vinculación indefinida, mantenimiento y OPS) las cuales determinan la afectación de esamodalidad dentro del contrato.

Compras; esta clase permite definir modalidades de contratación que involucren la adquisición deproductos o servicios por parte de la entidad.

Vinculación Fija; esta clase define modalidades de contratación que estén relacionadas convinculación de personal de planta a la institución.

Vinculación Indefinida; esta clase crea modalidades que permiten generar contratos de vinculación depersonal con periodo de tiempo indefinido en la entidad.

Mantenimiento; esta clase define modalidades de contratación para la compra de servicios demantenimiento a aplicar a los activos o recursos propios de la institución.

OPS; crea una modalidad de contratación que permite hacer el registro de los contratos de prestaciónde servicios que al entidad ha realizado con terceros.

3. Definir los estados de contratación (Perfeccionamiento, Ejecución, Liquidado, Celebrado, Suspendido, etc.)en Contratación Administrador/Tablas Básicas/Estados de Contratación. Estos estados de contrataciónestán vinculados a un tipo de estado, que se listan a continuación;

Inicio Ejecución Suspendido Celebrado Reinicio Finalizado Liquidado

4. Establecer los tipos de actas a utilizar en las diferentes etapas de la contratación en Contratación

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Administrador/Tablas Básicas/ Tipo de acta; las cuales se deben fundamentar en el módulo deDocumentación en Documentos.

5. Crear los tipos de adiciones a registrar en el transcurso del contrato como son las adiciones de Tiempo y deValor; las cuales se establecen en Contratación Administrador/Tablas Básicas/Tipo de Adición.

6. Establecer los tipos de póliza que respaldaran los contratos a celebrarse, estas pólizas son creadas enContratación Administrador/Tablas Básicas/Tipos de Póliza.

7. Definir las etapas de la contratación en Contratación Administrador/Tablas Básicas/Etapas deContratación, el aplicativo maneja un combo llamado tipo que permite clasificar las etapas de la contratación;los cuales se definen a continuación;

Perfeccionamiento, esta es la etapa inicial de todo contrato donde establece el objeto del contrato ylas obligaciones y derechos que trae consigo el contrato.

Ejecución; en esta etapa se registra el desarrollo del objeto contractual por parte del Contratista, y dela Contraprestación por parte del Contratante; en las condiciones forma y plazos pactados. Esta etapase da inicio con el registro de un acta de inicio o a través del vencimiento de la fecha firma.

Liquidación; Corresponde a la etapa que formaliza la terminación del contrato; la cual se logra a travésde la relación de un acta de liquidación.

8. Asociación los tipos de actas generadas con anterioridad a los estados del contrato con el objeto de crearuna relación que permite la correcta utilización de estos documentos en cada uno de los estados de lacontratación. La cual se realiza en Contratación Administrador/Tablas Básicas/Tipos de acta- Estados delcontrato.

9. Establecer los objetos por los cuales son celebrados los contratos; la definición de los mismos se realizan enContratación Administrador/Tablas Básicas/Tipo de Objeto.

10. Determinar los conceptos para los cuales ofrecen amparos las pólizas; que se establecen en ContrataciónAdministrador/Tablas Básicas/Tipo de Amparo en Pólizas.

11. Activar las personas como contratistas en Contratación Administrador/Personas/Personas. Con el objetode definir las personas con las cuales se realiza el proceso de contratación.

12. Para el proceso de contratación el aplicativo ofrece diferentes orígenes, los cuales manejan un procesopropio de creación que se define a continuación;

12.1 Proceso de Contratación por Convocatoria;

La convocatoria es un proceso generado por el aplicativo en Contratación Administrador/Convocatorias; queson establecidas por una institución para generar procesos de licitación o convocatorias directas; para realizareste proceso se deben parámetrizar los siguientes pasos:

Establecer los parámetros de contratación en Contratación Administrador/Tablas Básicas/Parametrosde Contratación; es este el usuario debe definir; el calor máximo de contratación es SMMLV sinconvocatoria, el porcentaje de calidad del oferente y el porcentaje valor de la propuesta.

Definir tipos de convocatoria en Contratación Administrador/Tablas Básicas/Tipos de Convocatoria; eneste caso a los tipos de convocatoria se les debe relacionar una modalidad de selección (directa,

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licitación, selección abreviada, concurso de meritos)

Selección directa; es un proceso de selección en el cual si los proponentes cumplen con los requisitosse realiza la selección directa por parte de la entidad.Licitación; procedimiento mediante el cual la entidad estatal formula públicamente una convocatoriapara que, en igualdad de oportunidades, los interesados presenten sus ofertas y seleccione entre ellasla más favorable.Selección abreviada; corresponde a la modalidad de selección objetiva prevista para aquellos casosen que por las características del objeto a contratar, las circunstancias de la contratación o la cuantía odestinación del bien, obra servicio, puedan adelantarse procesos simplificados para garantizar laeficiencia de la gestión contractualConcurso de meritos; Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o preproyectos, en la que se podrán utilizar sistemas de concurso abierto o de precalificación. En este últimocaso, la conformación de la lista de precalificación se hará mediante convocatoria pública,permitiéndose establecer listas limitadas de oferentes utilizando para el efecto, entre otros, criterios deexperiencia, capacidad intelectual y de organización de los proponentes, según sea el caso.

Definir el tipo de configuración del proceso en Contratación Administrador/Tablas Básicas; en el cual sedefine las diferentes convocatorias a realizar a aplicar por la entidad.

Realizar la configuración del proceso de la convocatoria, en Contratación Administrador/Tablas Básicasen la que se definen los procesos o etapas que se deben cumplir en la ejecución de la convocatoria. Elaplicativo da un listado de los procesos que se pueden cumplirse dentro de una convocatoria como son;pliego, prepliego, inscripción de oferentes, entrega de propuestas, publicación de evaluación,adjudicación y publicación de adjudicación)

Definir los tipos de audiencia a realizar en el transcurso de la convocatoria; el tipo de audiencia estáasociado a un proceso específico de la convocatoria. Este proceso se ejecuta en Contrataciónadministrador/ Tablas Básicas.

Una vez se ha cumplido con la parametrización inicial se puede iniciar con la creación y ejecución de laconvocatoria en Contratación Administrador/Convocatoria, para lo cual se deben seguir los siguientes pasos

Registrar la convocatoria indicando;

Origen de la convocatoria; el aplicativo ofrece tres orígenes; solicitud de servicio que segestiona en Contratación Administrador/Solicitud de Servicio la cual debe estar en un estadoaprobadas, requisición que es para compra de artículos o servicios que se crean en Almacéne Inventario/Movimientos/Requisiciones y en Servicios Generales/Movimientos/Ordenes deServicios/Solicitud de servicio la cuales deben estar en un estado autorizada y sin origen quepermite realizar una convocatoria que no tenga ninguna solicitud relacionada.

El tipo de convocatoria a crear según lo parametrizado anteriormente

Tipo de configuración del proceso parametrizado anteriormente con el cual se definirán losprocesos a ejecutar en el desarrollo de la convocatoria.

Lugar de la recepción de la propuesta realizada por los interesados y el lugar de la entrega delos pliegos.

23

Valor del pliego y la copia del pliego.

El Certificado de Disponibilidad Presupuestal que da soporte presupuestal al proceso.

Las clases de personas (naturales o jurídicas) que pueden participar como oferentes en laconvocatoria.

Con el registro de la convocatoria se debe ingresar a la opción modificar de esta misma ruta con elobjeto de seguir con el proceso, en esta opción se cumplen las siguientes actividades;

Definir en la funcionalidad procesos de convocatoria la fecha inicial y final en la que seejecutaran cada uno de los procesos relacionados al convenio a través del tipo configuracióndel proceso.

Registrar las preguntas realizadas por los oferentes y las respuestas de las mismas.

Registrar las objeciones hechas por los oferentes y las respuestas a estas objeciones.

Programar las audiencias aclaratorias para cada uno de los procesos a ejecutar en laconvocatoria.

Registra las propuestas establecidas por cada oferente; para poder ejecutar este proceso laconvocatoria debió pasar por el proceso de inscripción de oferentes y se debieron inscribir laspersonas interesadas en este proceso. La inscripción de oferentes se debe hacer en lafuncionalidad inscripción convocatoria que se encuentra en ContrataciónAdministrador/Personas/Oferente/se selecciona la persona a inscribir/Continuar/se listan lasconvocatorias que estén en el proceso de inscripción de oferentes/registra.

Con la definición de las fecha para la ejecución de los proceso en el paso anterior; el administrador delmódulo debe realizar los procesos de evaluación y adjudicación a través de las opciones propias de lafuncionalidad convocatorias.

Es importante que la convocatoria haya cumplido totalmente con los procesos configurados para la misma; esdecir que quede en un estado de adjudicación para poder ser asociada como origen de un contrato. Una vez seasocia como a un contrato se debe seguir con el proceso normal de contratación que se explica al final del texto(Contratación como Contratista)

12.2 Proceso de contratación por solicitud de servicio;

Este proceso se origina en Contratación Administrador/Solicitud de Servicio; esta funcionalidad le permite alas unidades realizar las solicitudes de contratos que requieren para el cumplimiento de las necesidades delárea.

Para realizar el proceso de contratación con origen solicitud de servicio se deben ejecutar los siguientes pasos:

Definir las modalidades de contratación en Contratación Administrador/Tablas Básicas; con el objeto deestablecer la clase de solicitud de servicio a realizar al relacionar la modalidad a la solicitud de servicio.

Establecer el objeto por el cual se crea la solicitud de servicio. Definir el valor del contrato a celebrar para el cumplimiento de la solicitud de servicio. Establecer la fecha de inicio y la fecha final de la solicitud.

24

Establecer la unidad que está realizando la solicitud de servicio. Realizar el registro de la solicitud de servicio. Cambiar de estado de estudio ha aprobado la solicitud de servicio en la opción modificar en

Contratación Administrador /Solicitud de servicio/opción Modificar; para que la misma pueda serutilizada como origen para el contrato.

Se debe tener en cuenta que la solicitud de servicio solo podrá ser relacionada a un proceso de contratación sino ha superado la fecha final establecida cuando se registro la solicitud de servicio

12.3 Proceso de Contratación con Convenio;

Los convenios son pactos establecidos por diversas instituciones para el cumplimiento de un fin especifico, elproceso de Convenios en el aplicativo se realiza en Contratación Administrador/Convenios/Convenios; esimportante que el administrador del módulo tenga en cuenta que el convenio debe originarse a través de unaPropuesta Ofrecida que ha sido aceptada; estas propuestas son registradas en ContrataciónAdministrador/Convenios/Propuesta Convenio. Revisar en este documento el punto 2.3.3 (explicacióndel proceso de Convenio)

12.4 Proceso de Contratación con un Contrato;

En este caso un contrato puede dar origen a un nuevo contrato; el administrador del módulo debe realizar elmismo procedimiento explicado dentro de este documento, el contrato a incluir debe estar en estado deejecución.

12.5 Proceso de Contratación con Requisición;

Este proceso le permite al personal de las unidades administrativas realizar los diferentes requerimientos deartículos o servicios;

Las requisiciones se pueden generar a través de dos opciones:

En la funcionalidad gestionar requisición que se encuenta en la ruta Almacén eInventario/Movimientos/Requisiciones; se pueden generar requisiciones de artículos, servicios demantenimiento y servicios generales; se debe tener en cuenta que para poder usar las requisicionescomo un origen del contrato, las mismas deben estar aprobadas (esto aplica si esta activo el check deaprobar requisición en Almacén e Inventario/Funciones Especiales/Otros Parámetros) y autorizadas.

En la funcionalidad gestionar solicitud de servicio que se encuentra en la ruta ServiciosGenerales/Movimientos/Órdenes de Servicio/Solicitud de Servicio/; se realizan requisiciones deservicios de mantenimiento y servicios generales, se debe recordar que para poder utilizar lasrequisiciones como un origen del contrato, estas deben aprobarse (esto aplica si en los parámetros deservicios generales esta activo el check de aprobar requisición) y autorizarse.

12.6 Proceso de Contratación con Cotización;

El proceso de cotización es generado con el objeto de realizar una compra de artículos o servicios que sonrequeridos por la entidad para la ejecución de sus actividades.

Para la creación de las cotizaciones el aplicativo ofrece dos opciones dependiendo de lo que se va a adquirirartículos o servicios; las cuales se explican a continuación;

25

Para la cotizaciones de artículos el administrador del módulo debe gestionar los siguientes datos enAlmacén e Inventario/Movimientos/Compras/Cotizaciones:

Crear una requisición

Crear una solicitud de cotización con los artículos a adquirir.

Enviar la solicitud de cotización a los proveedores; para realizar este proceso se debe habercreado una solicitud de CDP y un CDP en presupuesto.

Recibir y registrar la cotización enviada por los proveedores

Aprobar las cotizaciones enviada por los proveedores de forma parcial o total.

Se debe tener encuenta que las cotizaciones se utilizan como origen del contrato cuando se encuentran en unestado aprobado.

Para la cotización de servicios el administrador del módulo debe gestionar los siguientes datos enServicios Generales/Movimientos/Ordenes de Servicios/Cotizaciones

Crear una solicitud de servicio

Crear una solicitud de cotización con los servicios de mantenimiento y generales a adquirir.

Enviar la solicitud de cotización a los proveedores; para realizar este proceso se debe habercreado una solicitud de CDP y un CDP en presupuesto.

Recibir y registrar la cotización enviada por los proveedores

Aprobar las cotizaciones enviada por los proveedores de forma parcial o total.

Se debe tener encuenta que las cotizaciones se utilizan como origen del contrato cuando se encuentran en unestado aprobado.

12.7 Proceso de Contratación con Ninguno;

Este origen le permite al administrador del modulo generar contratos que no involucren ninguno de los procesosanteriores.

13. Una vez el administrador del módulo ha definido la modalidad de contratación y el origen del mismo, debeentrar a relacionar el CDP que soporta la disponibilidad para lograr la contratación, el plazo del contrato, laforma de pago, el objeto del mismo y la forma de Inicio; si se establece que la forma de inicio es el concepto defecha firma en el momento en que cumple la misma no se puede hacer modificaciones al contrato.

Es importante tener en cuenta que si dentro de los parámetros de contratación se activo el cheq de RegistroPresupuestal; el aplicativo lo genera automáticamente en el momento del registro del mismo; de lo contrariodebe ser creado por el administrador del módulo. Este proceso generar la siguiente afectación presupuestal;

26

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de gastos Comprometidos Vs. Cuenta de Gastos por Afectar

El aplicativo ofrece una serie de funcionalidades a través de la opción modificar que permiten gestionarcambios al contrato las más importantes se relacionan a continuación;

Detalles del Contrato; en esta funcionalidad se registran modificaciones para los contratos que tieneasociada las modalidades de clase compras o mantenimiento; se debe tener en cuenta que si elcontrato tiene como origen una requisición, en esta funcionalidad se pueden definir el valor unitario yvalor del IVA para los artículos o servicios a adquirir, pero si el contrato tiene como origen unacotización, esta funcionalidad será utilizada para visualizar los servicios o artículos mas no se puedenregistrar modificaciones para la misma.

Personas; en esta funcionalidad se pueden registrar las personas que participaran en el proceso decontratación cumpliendo los roles de abogado, asesor, interventor y codeudor.

Actas; esta funcionalidad es muy importante para el proceso de contratación; en esta se registran lasactas que dan soporte a los estados que se deben ejecutar en el proceso de contratación. Cuando seregistrar un acta de inicio el contrato cambia de un estado de perfeccionamiento a un estado deejecución. Se debe tener en cuenta que este proceso se logra con la previa parametrización de laasociación de los tipos de acta con los estados del contrato.

Pólizas; a través de esta funcionalidad se pueden asociar las pólizas que darán seguridad y amparo adeterminados imprevistos que se presenten en el desarrollo del contrato.

Adiciones; en esta funcionalidad se pueden registrar las adiciones en tiempo y/o valor que se requieranpara el eficaz cumplimiento del contrato; si la adición corresponde a tiempo se debe generar que desoporte a la ampliación del tiempo del contrato, pero si la adición es de valor se debe realizar ajustes alCDP y al registro presupuestal.

Pagos; a través de esta funcionalidad se puede establecer una programación de pagos, que definirá lascuotas en las cuales se puede realizar el pago del contrato. Se debe tener encuenta que laprogramación de pagos no se puede definir para aquellos contratos que tengan asociados modalidadesque sean de clase compra o mantenimiento.

14. Para el proceso de pagos del contrato se debe cumplir con los siguientes pasos;

Crear la causación de pagos que genera la cuenta por pagar de la entidad con el tercero con el que secelebra el contrato; en Contabilidad/Movimientos. Hay dos formas de generar causaciones para loscontratos;

Si el contrato maneja una modalidad de clase compras se manejan los siguientes asientoscontables y presupuestales;

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de Obligaciones Contraídas Vs. Cuenta de gastos Comprometidos

27

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta asociada al artículo o

servicioVs. Cuenta por Pagar

Se debe tener en cuenta que si la causación es generada como un anticipo a la compra de losartículos o servicios se realiza la siguiente afectación contable.

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta asociada al concepto de

egreso de clase anticipoVs. Cuenta por Pagar

Si los contratos se generan con las otras clases de modalidades existentes se efectúa elsiguiente asiento contable

CONTABLE

Débito Crédito


egresoVs. Cuenta por Pagar

Crear el concepto de egreso con origen causación de pagos que da soporte al egreso de dinero por elpago del contrato, en Pagaduría y Tesorería/Movimientos. Este proceso genera el siguiente asientocontable y presupuestal

Si se ha establecido una programación de pagos para el contrato, se debe cambiar de estado pendiente aaprobado la cuota a cancelar a través de la opción cambiar de estado de la funcionalidad pagos; de lo contrariola cuota no listara para la creación de la cuenta por pagar en la causación de pagos.

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta por Pagar Vs. Cuenta de Caja o Bancos

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuentas de Pagos Efectivos de la

VigenciaVs.

Cuenta de Obligaciones

Contraídas

15. Una vez se ha ejecutado todo el proceso de contratación se puede dar terminado el proceso, para esto sedebe crear una acta de liquidación y de realizar el proceso de liquidación en la funcionalidad liquidación que seencuentra en la opción modificar de la ruta Contratación administrador/Contratos/Contratos como Contratante.

28

PROCESO DE CONTRATACIÓN POR CONVOCATORIAINICIO

De finir parámetros de contrataciónEstablecer tipos de convocatoriaRealizar la configuración de los procesosCrear tipos de audiencia

Crear la solicitud de CDPCrear el CDP

Registrar convocatoria

Definir el tiempo en que se ejecutaran los procesos asociadosa la convocatoria a través de la configuración de procesos

Prepliego

Pliego

Inscripción de oferentes

Asociar propuestas de los oferentes

Evaluar

Adjudicar convocatoria

Definir modalidades de contrataciónEstablecer los estados de contrataciónDefinir los tipos de actasCrear los tipos de adicionesEstablecer los objetos del contrato

Definir las etapas de contratación de clase(perfeccionamiento, ejecución y liquidación)

1

29

Relacionar la convocatoriacomo origen de del contrato

1

Asociar las actas a los estados de la contratación

Crear solicitud de CDPCrear CDP y asociarlo al contrato

El aplicativo genera el registro Presupuestal

Registrar

Registropresupuestalautomático

SI

NO

Se realiza ajustes la CDP y alRegistro Presupuestal

Se asocia acta

Se asocian pólizas al contrato

Crear Registro Presupuestal

Se realizaadición

SITiempo

SI

NO

NO

Se pasa de la etapa de perfeccionamientoa la etapa de ejecución con acta de Inicioo vencimiento de la fecha firma

Modalidadcompras o

mantenimiento

Crear y aprueban los pagos

NO

1SI

30

Generar comprobante de egreso

Crear causación de pagos

Definir detalle del contrato

1

*Asociar acta de liquidación*Liquidar

FIN

31

PROCESO DE CONTRATACIÓN POR SOLICITUD DE SERVICIO

INICIO

Definir modalidad de contrataciónDefinir objeto de la solicitudEstablecer la unidad que realiza la solicitud de servicioDefinir la fecha de inicio y fin de la solicitud de servicio

Aprobar solicitud de servicio

Generar solicitud de servicio


Relacionar la solicitud de serviciocomo origen del contrato





Registrar


SI

NO

1 2

32


Se asocia acta



Se realizaadición

SITiempo

SI

NO

NO


Modalidadcompras o

mantenimiento


NO

SI

1 2





FIN

33

PROCESO DE CONTRATACIÓN CON CONVENIO

INICIO

Asociar la propuestarecibida de un tercero

Asociar tipos de actas a losestados del convenio

Definir estado del convenioDefinir tipo de convocatoriaEstablecer clases de actasDefinir las pólizasEstablecer las clases de adiciones

Se pasa de un estado de perfeccionamiento aun estado de ejecución

Se asocia la propuestaofrecida a un tercero

Propuestaofrecida

SI

NO


Relacionar la convocatoriacomo origen de del contrato




1

34


Registrar


SI

NO


Se asocia acta






Se realizaadición

SITiempo

SI

NO

NO


Modalidadcompras o

mantenimiento


NO

SI


FIN

1

35

PROCESO DE CONTRATACIÓN CON CONTRATO

INICIO


Relacionar el contrato comoorigen de del contrato





Registrar


SI

NO


Se asocia acta



Se realizaadición

SITiempo

SI

NO

NO

1

36





Modalidadcompras o

mantenimiento


NO

SI


FIN

1

37

PROCESO DE CONTRATACIÓN CON REQUISICIÓN

INICIO

Crear la solicitud de requisición

ServiciosNO

Tipo serviciomantenimiento Diagnostico

SI

SINO

*Aprobar la requisición según loparametrizado

*Autorizar la requisición


Relacionar la requisicióncomo origen de del contrato




Registrar

1

38

El aplicativo genera el registro PresupuestalRegistro

presupuestalautomático

SI

NO


Se asocia acta






Se realizaadición

SITiempo

SI

NO

NO



FIN

1

39

PROCESO DE CONTRATACIÓN CON COTIZACIÓN

INICIO

Realizar solicitud de CDP

Enviar la solicitud decotización a los proveedores

Registrar las cotizacionesenviadas por los proveedores

Aprobación de cotizaciones deforma parcial o total

Crear requisición de servicios o de artículos

Crear CDP


Relacionar la cotizacióncomo origen de del contrato



Registrar

1

40

El aplicativo genera el registro PresupuestalRegistro

presupuestalautomático

SI

NO


Se asocia acta






Se realizaadición

SITiempo

SI

NO

NO



FIN

1

41

PROCESO DE CONTRATACIÓN CON ORIGEN NINGUNO

INICIO


Relacionar el contrato comoorigen de del contrato





Registrar


SI

NO


Se asocia acta



Se realizaadición

SITiempo

SI

NO

NO

1

42





Modalidadcompras o

mantenimiento


NO

SI


FIN

1

43

2.3.2 Contratos como Contratista

El proceso de contratación como contratista se realiza en Contratación Administrador/Contratos/Contratoscomo Contratista; este proceso permite realizar el registro de aquellos acuerdos realizados por la entidad condiferentes personas con el objeto de que la entidad preste un servicio o demás.

El proceso de parametrización de la contratación en este caso actuando la entidad como contratista estotalmente igual al establecido para la contratación como contratante con el único cambio que en el momento deactivar la persona esta sea de clase contratante, una vez el usuario a ejecutado estos pasos puede entrar alregistro del contrato, el cual cuenta con dos orígenes de creación que son con propuesta y sin propuesta.

Propuesta; este es un origen que permite la creación de contratos con propuestas establecidas en elMódulo de Contratación Dependencia en la funcionalidad Propuestas.

Sin Propuesta; este origen permite el registro de los contratos que no están precedidos por unasolicitud de propuesta realizada por terceros.

Una vez el administrador del módulo ha definido la modalidad de contrato y el origen del mismo debe registrarel plazo, el valor del contrato establecido por las partes (contratante y contratista), la forma de inicio del mismo;en este caso se debe recordar que al igual que en los contratos como contratante si se ha optado como formade inicio la fecha firma en el momento en que se vence la misma el contrato queda en estado de ejecución y nose pueden registrar modificaciones al mismo y por último se debe definir el objeto del contrato.

El contrato al ser registrado inicia en un estado de perfeccionamiento, el cual cambiara con la ejecución de losdiferentes procesos; para realizar estos cambios se hace uso de las funcionalidades propias de la opciónmodificar que se explican a continuación;

Personas; en esta funcionalidad se pueden registrar las personas que participaran en el proceso decontratación cumpliendo los roles de abogado, asesor, interventor y codeudor.

Actas; esta funcionalidad es muy importante para el proceso de contratación; en esta se registran lasactas que dan soporte a los estados que se deben ejecutar en el proceso de contratación. Cuando seregistrar un acta de inicio el contrato cambia de un estado de perfeccionamiento a un estado deejecución. Se debe tener en cuenta que este proceso se logra con la previa parametrización de laasociación de los tipos de acta con los estados del contrato.

Pólizas; a través de esta funcionalidad se pueden asociar las pólizas que darán seguridad y amparo adeterminados imprevistos que se presenten en el desarrollo del contrato.

Adiciones; en esta funcionalidad se pueden registrar las adiciones en tiempo y/o valor que se requieranpara el eficaz cumplimiento del contrato;

Pagos; a través de esta funcionalidad se puede establecer una programación de pagos, que definirá lascuotas en las cuales se puede realizar el pago del contrato. Se debe tener encuenta que laprogramación de pagos no se puede definir para aquellos contratos que tengan asociados modalidadesque sean de clase compra o mantenimiento.

Para efectuar el recaudo del valor adeudado por el tercero con el cual se celebra el contrato se deben ejecutarlos siguientes pasos:

Cambiar de un estado pendiente ha aprobado las cuotas establecidas en la programación pagos enContratación Administrador/Contratación como Contratista/opción Modificar/Pagos/opción Cambiar deEstado.

44

Crear una factura administrativa en Facturación y Cartera/Movimientos/Factura Administrativa comosoporte de la cuenta por cobrar que tiene el tercero con la entidad por el contrato celebrado. Laafectación contable que genera este proceso se muestra a continuación:

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta por Cobrar Vs.Cuenta asociada al concepto de

Ingreso

Crear un recibo de caja de clase cuenta por cobrar por la cuota a recaudar o generar un archivo planode recaudo de tipo 4 (programación de pagos).

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta de Bancos o Caja Vs. Cuenta por Cobrar

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de ingresos por Ejecutar Vs. Cuenta de Recaudos en Efectivo

Cuando el contrato ha finalizado se debe generar un acta de liquidación y se debe generar el proceso deliquidación.

45

CONTRATO COMO CONTRATISTA

Activar personas como contratantes

Propuesta Asociar la propuestaestablecida por un tercero

SI

NO

INICIO




Se asocian las pólizas

Se realizaadición

SITiempo

SI

Asociar acta de soporte

NO

Se establecen los pagos y se realizala aprobación de los mismos

Se pasa de perfeccionamiento a ejecución con unacta de inicio o vencimiento de la fecha firma

Crear factura administrativa

Crear recibo de caja FIN

46

2.3.3 Convenios

Los convenios son acuerdos de voluntades firmados por diferentes entidades con el objeto de cumplir un finespecífico.

En el aplicativo el proceso de Convenios puede ser gestionado por el usuario en ContrataciónAdministrador/Convenios/Convenios; para la ejecución de este proceso se deben tener en cuenta lossiguientes pasos:

El usuario debe iniciar con un proceso de parametrización relacionado a continuación;

1. Establecer los parámetros de contratación en Contratación Administrador/Tablas Básicas/Parámetros deContratación.

2. Establecer los estados de convenio (inicio, ejecución, perfeccionamiento, suspendido) en ContrataciónAdministrador/Tablas Básicas/Estados de Convenio.

3. Definir los tipo de convenios a manejar por la entidad en Contratación Administrador/Tablas Básicas/TipoConvenio.

4. Establecer las clases de actas a requerir para la ejecución de los procesos o etapas de los convenios enContratación Administrador/Tablas Básicas/ Tipos de actas.

5. Definir las pólizas a utilizar para cubrir cualquier hecho siniestro que ocurra dentro de la vida del convenio enContratación Administrador/Tablas Básicas/Tipos de Pólizas.

6. Establecer las clases de adiciones a incluir dentro del convenio (tiempo y/o valor) en ContrataciónAdministrador/Tablas Básicas/Tipos de Adición

7. Realizar una asociación de los tipos de actas con los estados de los convenios para permitir ladocumentación de cada uno de los estados definidos para los convenios en Contratación Administrador/TablasBásicas/Tipos de Acta – Estados de Convenio.

Una vez esta completo el proceso de parametrización; se puede iniciar el proceso de registro del convenio, elaplicativo ofrece dos orígenes para la creación del mismo los cuales cuentan con un proceso individual que seexplica a continuación;

Propuestas Recibidas; estas propuestas son registradas en la siguiente ruta ContrataciónAdministrador/Convenios/Propuesta Convenio/Recepción de Propuestas; este proceso consiste en elregistro de las propuestas enviadas por terceros con el objeto de conformar un convenio con la entidad paraobtener un beneficio común; una vez se registra la propuesta esta queda en un estado de recibida, la cual parapoder ser utilizada como origen en el proceso de convenios debe cambiarse a un estado de aceptada.

Propuestas Ofrecidas; corresponden a aquellas propuesta establecidas por la institución para ser ofrecidas aterceros con el objeto de forma un convenio que ofrezca beneficios para ambos; el proceso se desarrolla de lasiguiente forma; lo primero que se debe hacer es dirigirse a la funcionalidad Propuesta de Convenio que seencuentra en Contratación Administrador/Convenios/Propuesta de Convenios/Propuesta de Convenio; aquí sedebe registrar el titulo de la propuesta, el valor, el documento que da soporte al proceso (acta, acuerdo, etc.) yque es creado en Documentación/Documentos; y relacionar la dependencia que la plantea.

47

Con la propuesta gestionada se debe ingresar a la funcionalidad Ofrecer Propuestas que se encuentra enContratación Administrador/Convenios/Propuesta de Convenios/Ofrecer Propuestas; en la cual se deberelacionar el tercero al cual se enviara la propuesta; con el registro de este proceso la propuesta queda en unestado ofrecido; para que esta pueda ser usada en el proceso de convenios como origen debe estar en estadode aceptado; proceso que se registra una vez que el tercero ha dado el visto bueno a la propuesta y el cual seregistra en la opción cambiar de estado de esta misma funcionalidad.

Definidos los orígenes que dan vida a un convenio; el usuario puede entrar a crear el convenio como taliniciando este en un estado de perfeccionamiento; el cual cambiara a los diferentes estados parametrizadospara el mismo con la ejecución de los diferentes procesos propios hasta llegar a un estado final o deliquidación.

El usuario tiene opción dentro del aplicativo de definir varios conceptos propios de los convenios como son; laspólizas que hayan sido definidas, las actas que dan soporte al estado del convenio, la asociación de cuentasbancarias, las adiciones en tiempo y dinero que se crean necesarias para el eficaz cumplimiento de lasactividades propias del convenio, así como la definición de la programación de pagos a establecer para elmismo; en esta última opción el usuario debe tener en cuenta que se debe definir si los pagos generaran uningreso o un egreso para la entidad, se hace necesario esta definición debido a los orígenes que componen elconvenio, si se trata de una propuesta ofrecida el convenio generara egresos para la entidad pero si por elcontrario se habla de una propuesta recibida la misma generara un ingreso para la institución; por ende para la1º opción se deben hacer pagos y para la 2º un proceso de recaudos.

Proceso de pago de los gastos del convenio

Definir una programación de pagos de tipo egreso en la funcionalidad pagos de la ruta ContrataciónAdministrador/Convenios/Convenios/elegir un convenio/Modificar.

Cambiar de estado pendiente a aprobado las cuotas establecidas en la programación de pagos através de la opción cambiar estado de la funcionalidad pagos.

Crear solicitud de CDP. Crear CDP. Crear registró presupuestal con origen convenio a nombre del tercero con el que se celebro el convenio.

El proceso genera la siguiente afectación presupuestal.

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de gastos Comprometidos Vs. Cuenta de Gastos por Afectar

Generar una causación de pagos que da origen a la cuenta por pagar a favor del tercero, el proceso segenera el siguiente afectación presupuestal;

PRESUPUESTAL

Débito Crédito


48

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta de Gastos Asociado al

Concepto de EgresoVs. Cuenta por Pagar

Crear el comprobante de egreso que da soporte a los egresos originados por la ejecución del convenio.Este proceso genera la siguiente afectación contable;

CONTABLE

Débito Crédito


PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuentas de Pagos Efectivos de la

VigenciaVs.


Contraídas

Proceso de recaudo de los ingresos generados a través del convenio

Establecer una programación de pagos de tipo ingreso en la funcionalidad pagos de la rutaContratación Administrador/Convenios/Convenios/elegir un convenio/Modificar.

Cambiar de estado pendiente a aprobado las cuotas establecidas en la programación de pagos através de la opción cambiar estado de la funcionalidad pagos.

Crear la factura administrativa que da origen a la cuenta por cobrar por cada una de las cuotas en quese distribuyeron los ingresos que genera el convenio, en Facturación y Cartera/Movimientos. Esteproceso genera la siguiente afectación contable

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta por Cobrar Vs.Cuenta asociada al concepto de

Ingreso

Generar el recaudo a través de un recibo de caja en Pagaduría y Tesorería/Movimientos o con unarchivo plano de clase recaudo en Pagaduría y Tesorería/Movimientos/Cargar Pagos Masivos. Elrecaudo genera el siguiente asiento contable y presupuestal;

49

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta de Bancos o Caja Vs. Cuenta por Cobrar

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de ingresos por Ejecutar Vs. Cuenta de Recaudos en Efectivo

Cuando se ha finalizado el convenio se procede a generar un acta de liquidación y efectuar el proceso deliquidación

50

CONVENIOSINICIO

Registrar

Asociar actas a los estados de los convenios

*Definir clases de actas*Definir los tipos de Pólizas y Amparos a cubrir*Establecer las clases de adiciones (tiempo/valor)

Establecer estados y tipos de Convenios

Definir Parametros de Contratación

PagosPropuestaOfrecida

PropuestaRecibida

Asociar una propuesta recibidacon estado aceptada

Asociar una propuesta ofrecidaen estado aceptada

En el modificar:*Se asocian pólizas*Crear adiciones (tiempo y/o valor)

Registrar actas para dar soporte a loscambios de estado del convenio

Programación de pagos de tipo ingreso Programación de pagos de tipo egreso

1 2

SI

NO

SINO

51

FIN

1 2

Cambiar a estado aprobado la cuota Cambiar a estado aprobado la cuota

Crear factura administrativa *Solicitud de CDP*Crear CDP*Registro Presupuestal

Crear recibo de caja

Generar la causación de pagos

Crear comprobante de egreso

Asociar acta de liquidación y liquidar

52

2.4 PROCESOS DE CONTABILIDAD

2.4.1 Provisiones Diferentes a Nómina

Las provisiones son aquellas respaldos en valor creados por los entes económicos con el objeto de de cubrirposibles situaciones que se presenten en el futuro; como es el caso de cartera incobrable, respaldo deinventarios, cubrimiento de prestaciones sociales (primas, cesantías, etc.)

Para realizar este proceso se requiere haber establecido los Parámetros de Contabilidad enContabilidad/Tablas Básicas.

Para la creación de las provisiones de forma manual el aplicativo ofrece la funcionalidad provisiones que seencuentra en Contabilidad/Movimientos, en la cual se debe realizar el registro del concepto por el cual se vacrear la provisión, el periodo de tiempo en que se va a ejecutar y las cuentas contables con las cuales serealizara la afectación contable del proceso. El usuario debe tener en cuenta que debe definir un tipodocumento contable de clase Causación de Pagos para la provisiones sin hacer una relación de cuentacontable al mismo en Contabilidad/Tablas Básicas/Tipo Documento Contable

Después de que el usuario ha definido la provisión, a final de cada mes, semana o periocidad escogida sedebe procesar las provisiones en la funcionalidad Procesar Provisiones que se encuentra enContabilidad/Movimientos con el objeto de lograr la afectación contable de la misma.

La afectación contable se refleja a continuación:

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta de Gastos Vs.Cuenta de provisiones de clase

activo

53

PROVISIONES DIFERENTES A NOMINA

INICIO

Registrar y asentar

Procesar la provisión al final de cadames, semana o periodo establecido

Crear la provisión

Determinación los conceptos por losque se debe generar la provisión

*Establecer los parámetros decontabilidad*Crear tipo documento contable declase causación de pagos sin cuentacontable

FIN

54

2.4.2 Información Exógena

La información exógena es el conjunto de datos que las personas Naturales y Jurídicas deben presentar deforma periódica a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) sobre las operaciones de susclientes y usuarios; esta información debe ser presentada a través de archivos XML.

El proceso de obtención de cada uno de los formatos que deben ser presentados por las instituciones a la DIANa través del aplicativo requiere de un proceso de parametrización en Contabilidad/TablasBásicas/Información Exógena DIAN; el cual consiste en:

1. El usuario debe definir los conceptos por los cuales debe reportar información a la DIAN. Ejemplo: Retenciónen la fuente, Patrimonio, Pagos; Impuesto sobre las Ventas, Ingresos Recibidos en la funcionalidad Conceptode DIAN, se deben asociar las respectivas cuentas contables a cada uno de los conceptos con el objeto deobtener de ellas los saldos necesarios para la elaboración del informe por cada concepto, y definir unporcentaje de valor a obtener de dicho saldo.

2. Se debe parámetrizar los códigos utilizados por la DIAN que permitirán reconocer el tipo de documento deidentificación de las personas naturales o jurídicas incluidas dentro de los reportes de información exógena.Dentro de la parametrización establecida por la DIAN se encuentra: (12) Registro Civil, (13) Cédula deCiudadanía, (31) Número de Identificación Tributaría NIT, este proceso se realiza en la funcionalidad Tipo deDocumento DIAN.

3. Luego se deben establecer los diferentes informes que deben presentar las personas naturales y jurídicas ala DIAN; los cuales están definidos por esta institución por formatos identificados por números; ejemplos deestos formatos son; 1001 - Pagos o abonos en cuenta a terceros; 1002 - Retenciones en la fuente practicadas;1008 - Saldo de cuentas por cobrar, Se realiza la asociación de los conceptos DIAN con casa uno de losinformes establecidos por la institución y se define el monto mínimo a reportar por cada concepto asociado.Este proceso se hace en la funcionalidad Informe Concepto DIAN.

4. Luego de haber definido el tipo de informes a enviar a la DIAN, el usuario del aplicativo debe definir laestructura de los mismos en la funcionalidad de Informe Columna DIAN, parámetrizando cada uno de los datosa reportar dentro de los formatos entre los que encontramos:

Tipo de Documento: permite obtener el tipo de documento de la persona que genera el movimiento,este valor es el de la relación entre los códigos de los documentos de Gestasoft con los de la DIA.

Número de Documento: Documento de identificación de la persona que genera el movimientoreportado.

Digito de Verificación: Campo de control que permite determinar si la información del documento deidentidad es correcta

Nombre 1: Primer nombre de la persona que genera el movimiento reportado si esta es natural. Nombre 2: Segundo nombre de la persona que genera el movimiento reportado si esta es natural. Apellido 1: Primer apellido de la persona que genera el movimiento reportado si esta es natural. Apellido 2: Segundo apellido de la persona que genera el movimiento reportado si esta es natural. Razón social: Nombre con el cual se identifica la persona jurídica que genera el movimiento. Dirección: Dirección de residencia o ubicación de la persona que genera el movimiento. Departamento: Departamento de ubicación de la persona que genera el movimiento. Municipio: Municipio de ubicación de la persona que genera el movimiento. Valor: Saldo de la operación realizada por el tercero en la cuenta contable propia del concepto del

informe, este se divide en: CREDITOS: Obtiene el valor de los movimientos créditos de la cuenta.

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DEBITOS: Obtiene el valor de los movimientos créditos de la cuenta. FINAL: Obtiene el valor de la suma de los movimientos débitos menos los créditos de la cuenta. BASE DEBITOS: Obtiene el valor de los movimientos créditos de la cuenta, aplicando el

porcentaje establecido para cada cuenta del concepto a declarar de dicho informe. BASE CREDITOS Obtiene el valor de los movimientos débitos de la cuenta, aplicando el

porcentaje establecido para cada cuenta del concepto a declarar de dicho informe. BASE FINAL Obtiene el valor de la suma de los movimientos débitos menos los créditos de la

cuenta, aplicando el porcentaje establecido para cada cuenta del concepto a declarar de dichoinforme.

Si se incluye este campo en el informe columna DIAN el usuario del módulo tendrá la opción deincluir una fórmula para ser aplicada al valor obtenido para una de las columnas anteriormentemencionadas y definir si desea totalizar por dicho valor.

Concepto DIAN: Código del concepto de la DIAN por el cual se genera el reporte. Vacio: Para indicar campos que no tendrán valores dentro del informe.

5. Una vez el usuario del módulo ha realizado la parametrización anterior; ya puede realizar la consulta de losinformes a entregar de la DIAN por medio de la funcionalidad información exógena DIAN enContabilidad/Consultas e Informes, definiendo el reporte a generar y la fecha a tener en cuenta para el mismo.

6. El usuario puede realizar ajustes a los informes que serán entregados a la DIAN a través del ingreso de unarchivo plano que le permitirán adicionar o eliminar información requerida para la entrega de los informes; enContabilidad/Funciones Especiales/Ajustes Informes DIAN.

56

INFORMACIÓN EXÓGENA

Usa variableValor

INICIO

Descargar documentos con formato XML

Definir periodo Informe

Configurar estructura de formatos

Definir formatos a reportar

Asociar cuentas contables a conceptos DIANDefinir porcentajes por Cuentas

FIN

Definir conceptos a reportar a la DIAN

Relacionar código documento DIAN con tiposdocumentos

Definir valor a obtenerAplicar formula o totalizar

SI

NO

Generar Informe

Generar Modificación a informe

57

2.5 PROCESOS PRESUPUESTALES

2.5.1 Vigencias Futuras

Las vigencias futuras son creadas con el objeto de manejar aquellos proyectos de inversión que se ejecutaranen un periodo mayor a una vigencia; por ende solo operar para presupuestos de egresos o gastos; Un ejemplopropio de estas son los proyectos de construcción los cuales son creados para ser ejecutados en más de unavigencia; cuando se habla de vigencias se hace relación a años.

A través del aplicativo Gestasoft el usuario del modulo podrá crear procesos de vigencias futuras a través delcumplimiento de una serie de procesos que se listan a continuación:

1. El usuario debe iniciar el proceso con la creación de los periodos contables en Contabilidad/TablasBásicas/Periodo Contable y las vigencias en Presupuesto/Tablas Básicas Vigencias en los cuales se va aejecutar el proyecto e inversión.

2. Crear rubro de gastos que se utilizara para el cubrimiento de vigencias futuras que se presentan en eldesarrollo de las actividades de la entidad; este proceso se ejecuta en Presupuesto/CrearPresupuesto/Rubros Presupuestales; este rubro debe ser activado para la vigencia actual proceso que serealiza a través de la opción vigencias de esta misma ruta; se debe tener en cuenta que las vigencias debenestar en un estado Pendiente para este proceso.

Es importante que el usuario asocie al rubro las cuentas de clase cero que pertenecen al tipo vigenciasfuturas en Contabilidad/Enlace con Otros Módulos/Presupuesto/Rubros.

3. Se debe definir un tipo documento contable de clase Vigencias Futuras en Contabilidad/TablasBásicas/Tipo de Documento Contable.

4. El siguiente paso a seguir es la distribución del rubro en las vigencias en las cuales se va a ejecutar elproyecto, para eso el usuario debe ingresar a la funcionalidad Vigencias Futuras que se encuentra enPresupuesto/Funciones Especiales; en este paso el usuario solo relaciona el rubro que definió para vigenciasfuturas distribuyendo el valor del proyecto en las vigencias en que se va a ejecutar. Una vez se crea lavigencia futura el siguiente paso es la afectación contable y presupuestal que la misma genera.

Creación Vigencia Futura

Débito Crédito

Compromiso de Vigencias Futuras

por Incorporar al PresupuestoVs. Vigencias Futuras Aprobadas

5. Con la distribución hecha anteriormente el usuario puede entrar a crear el presupuesto de la vigencia actual;para el rubro usado en el proceso de vigencias fututas y realizar la aprobación del mismo; este proceso serealiza en Presupuesto/Movimientos. El usuario debe recordar que en la aprobación se requiere generar unaafectación contable y presupuestal por lo que se requiere que el rubro también tenga asociada las cuentas detipo Presupuesto de gastos en Contabilidad/Enlace con Otros Módulos/Presupuesto/Rubros. El usuariopuede remitirse a los procesos Creación del Presupuesto y Aprobación de Presupuesto. El asiento que

58

se genera con este proceso se muestra a continuación

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de Gastos por Afectar Vs. Cuenta de Gastos Aprobados

6. Con el presupuesto creado y aprobado para la vigencia actual el usuario del módulo realiza la aprobaciónde las vigencias futuras en Presupuesto/Crear Presupuesto; en esta funcionalidad asocia al rubro devigencias futuras el valor determinado por el administrador del módulo para ser ejecutado en la vigencia.Teniendo en cuenta que debe existir un presupuesto con este mismo rubro y el valor máximo que se incluirápara el rubro de la vigencia futura seria el valor aprobado para el presupuesto.

7. El uso del presupuesto de vigencias futuras se basa en la creación de Certificados de DisponibilidadPresupuestal (CDP), para lo cual el administrador del módulo debe definir en la Solicitud del Certificado deDisponibilidad Presupuestal o en el CDP el uso de las mismas, esto ocurre activando un check de Vigenciasfuturas; este proceso se realiza en Presupuesto/Movimientos,

8. Realizar el registro presupuestal en Presupuesto/Movimientos/Registro Presupuestal basado en el CDPque involucra la vigencia futura. El cual garantiza que los recursos del presupuesto solo se utilizarán para el finespecificado en dicho registro.

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de Gastos Comprometidos Vs. Cuenta de Gastos por Afectar

9. El administrador del módulo genera la Causación de Pagos en Contabilidad/ Movimientos, creando cuentapor pagar que se genera por las compras o gastos en los que haya incurrido la institución en el desarrollo desus actividades; este movimiento genera la afectación contable de la cuenta que registra la compra o el gastocontra la cuenta de pasivo que crea la cuenta por pagar por parte de la institución. En este caso se debe teneren cuenta dos consideraciones;

Si la causación es por compra de artículos o servicios se genera el siguiente asiento;

PRESUPUESTAL

Débito Crédito


59

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta asociada al artículo o


En este caso se debe tener encuenta que si la causación de compras se va a generar por la ejecuciónde un anticipo, el asiento contable cambia y queda de la siguiente forma

CONTABLE

Débito Crédito



Si la causación se genera por otros conceptos diferentes a compras el asiento contable queda como semuestra a continuación;

CONTABLE

Débito Crédito


EgresoVs. Cuenta por Pagar

10. Generar comprobantes de egreso en Pagaduría y Tesorería/Movimientos/Egresos como soporte a lasalida de dinero en el pago de las cuentas por cobrar generadas en el punto anterior. Los pagos se hacen concargo al presupuesto de egresos. El asiento presupuestal y contable se define a continuación.

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de Pagos Efectivo de la

VigenciaVs.


Contraídas

Es importante que los periodos de Contabilidad y Presupuesto estén activos.

60

VIGENCIAS FUTURAS

INICIO

Crear rubros para vigencias futuras

Crear periodos contablesCrear vigencias

Crear y aprobar el presupuestopara la vigencia

Definir las vigencias futurasDistribuir el valor del rubro en cada una de las vigencias enlas que se va a ejecutar el proyecto

Crear tipo documento contable de clase vigencia a futuras

FIN

Activar rubro vigencia actualAsociar cuenta contable a rubro para gasto y vigencia futura

Registrar Vigencia

Existe vigenciaFutura

SINO

Aprobar vigencia futuraasociando presupuesto

Generar CDPCrear Registro Presupuestal

Generar CDPCrear Registro Presupuestal

61

2.5.2 Cierre Presupuestal

Al final de cada vigencia las instituciones del orden público debe realizar el cierre presupuestal para poderdefinir las cuentas por pagar no canceladas y las cuentas por cobrar (reconocimientos) no recaudadas.

En el aplicativo el proceso de cierre presupuestal es realizado a través de la funcionalidad Cierre Presupuestalque se encuentra en Presupuesto/Cerrar Vigencia Presupuestal, y le ofrece al usuario dos formas para suejecución;

Con Rubros Futuros; este procedimiento tiene como objetivo principal trasladar los cuentas por pagar y losreconocimientos a un presupuesto nuevo que pertenece a la vigencia siguiente, donde los pagos y losrecaudos afecten la vigencia actual y no la cerrada.

Para que el usuario pueda realizar el proceso de cierre por este camino debe activar el cheq usar rubro futurocuando se ingresa a la opción agregar de la funcionalidad Cierre presupuestal; una vez esta activo el cheq seescoge la vigencia a cerrar y se debe indicar la fecha de cierre que normalmente es la fecha final de la vigencia.

Una vez se ha definido la vigencia se despliega un listado de las cuentas por pagar y los reconocimientospertenecientes a la misma, en este punto se debe asociar la norma que respalda el cierre presupuestal y seguircon la opción continuar;

Para poder ejecutar el paso a seguir el usuario debió crear con anterioridad los rubros presupuestales de tipocuenta por pagar y reconocimientos y activarlos para la vigencia siguiente a la del cierre. Además debióasociarle las cuentas contables de clase cero que se afectaran con el proceso.

En la opción continuar se listan los rubros totalizados que están asociados a las cuentas por pagar y a losreconocimientos de la vigencia de cierre; el usuario debe asociar en esta opción los rubros creados para lavigencia siguiente o futura y efectuar el registro del proceso.

El usuario debe tener en cuenta que con el registro del proceso anterior el aplicativo crea automáticamente elpresupuesto perteneciente a los rubros asociados.

Una vez se ha registrado el proceso de cierre presupuestal, el usuario debe ejecutar el proceso de asentar conel cual se realiza el cierre de las cuentas cero existentes, la aprobación del presupuesto de los rubros de lavigencia siguiente que fueron asociados al proceso y se ejecuta el asiento de apertura (Se anexa el asientode apertura realizado al final de la explicación del proceso)

Es de recordar que el pago de las cuentas por pagar y el recaudo de los reconocimientos serán registrados yafectaran a los rubros creados para la vigencia siguiente o futura relacionados en el proceso. Y se harán através de un comprobante de egreso o un recibo de caja respectivamente. (Se anexa el asiento de pago yrecaudo al finalizar el proceso)

Sin Rubros Futuros; esta opción es utilizada cuando se requiere que los pagos y recaudos pertenecientes alas cuentas por pagar y a los reconocimientos establecidos en el cierre presupuestal respectivamente seregistren y afecten la vigencia en la que fueron generados (vigencia de cierre).

En este caso el usuario no debe activar el cheq de usar rubro presupuestal y solo debe definir la vigencia acerrar y la fecha del registro que normalmente es la fecha final del la vigencia a cerrar;

Con la vigencia definida se despliegan las cuentas por pagar y reconocimientos generados en la vigencia que

62

se van a incluir dentro del cierre, el usuario debe asociar la norma que da respaldo al proceso y efectuar elregistro del mismo.

Se debe tener en cuenta que los rubros asociados a los conceptos que generaron las cuentas por pagar yreconocimientos deben tener asociadas las cuentas contable de orden cero de tipo cuenta por pagar yreconocimiento.

Después del registro del proceso el paso a seguir es la realización del asiento contable que se encara de cerrarlas cuentas cero existentes y crear un asiento de apertura para las cuentas por pagar y los reconocimientos. (Seanexa asiento contable a continuación)

El pago y recaudo para este proceso afectara los rubros de la vigencia de cierre relacionados a la cuentas porpagar y reconocimientos determinados en el cierre presupuestal. El pago se realiza a través de uncomprobante de egreso con origen cuenta por pagar vigencia anterior y el recaudo se hace a través de unrecibo de caja con origen cuentas por cobrar. (Se anexa asiento contable al final del proceso)

Asiento de apertura para reconocimientos

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta de reconocimiento de

vigencias anterioresVs.


vigencias anteriores por ejecutar

Asiento de apertura de las cuentas por pagar

CONTABLE

Débito Crédito

Cuentas por Pagar pendientes de

cancelarVs. Cuentas por Pagar constituidas

Asiento de recaudo de los reconocimientos identificadas en el cierre presupuestal

CONTABLE

Débito Crédito


vigencias anteriores por ejecutarVs.

Cuenta de recaudos por

reconocimiento vigencias

anteriores

63

Asiento de pago de las cuentas por pagar identificadas en el cierre presupuestal

CONTABLE

Débito Crédito

Cuentas por Pagar constituidas Vs. Cuentas por Pagar canceladas

64

CIERRE PRESUPUESTAL

INICIO

Conrubrosfuturos

Sinrubrosfuturos

*Definir la vigencia a cerrar*Establecer la fecha de cierre

*Activar el cheq de rubro futuro*Definir la vigencia a cerrar*Establecer la fecha de cierre

*Definir norma que soporta el cierre*Seleccionar las Cuenta por Pagar y

Reconocimientos a cerrar en la vigencia*Continuar

*Define la norma que soporta el cierre*Seleccionar la Cuenta por Pagar y el

Reconocimiento a cerrar en la vigencia

Relacionar rubros creados para lavigencia siguiente de tipo cuentapor pagar y reconocimientos

Genera automáticamente elpresupuesto de cuenta por pagary reconocimientos

Asentar

Asentar

Genera la aprobación automáticade los presupuestos

Cierre de las cuentas presupuestalesexistentes y genera automáticamenteasientos de apertura para losreconocimientos y las cuentas pagar

FIN

SI

SI

NO

NO

65

2.6 PROCESOS DE SERVICIOS GENERALES

2.6.1 Proceso de Mantenimiento

El proceso de mantenimiento dentro del aplicativo Gestasoft es desarrollado dentro del módulo de ServiciosGenerales; el cual es aplicado a los activos, recursos y espacios físicos de la institución.

Para el desarrollo de este proceso el usuario del aplicativo debe realizar una serie de procesos que seexplicaran a continuación;

1. Lo primero a registrar por parte del usuario es el proceso de la parametrización de todos los datos requeridospara la correcta ejecución del proceso de mantenimiento en Servicios Generales/Tablas Básicas el cualconsiste en;

Establecer los Parámetros de Servicios Generales.

Establecer los datos requeridos para la programación de mantenimientos en la funcionalidad Programaciónde Mantenimientos la cual está compuesta por;

Instrucciones Técnicas; en esta funcionalidad el usuario debe definir las instrucciones que se deben sertenidas encuenta para la ejecución del proceso de mantenimiento, hace referencias a aquellos pasos que debetener encuenta la persona encargada del mantenimiento.

Materiales; es esta funcionalidad el usuario debe definir los utensilios a utilizar por el encargado del proceso demantenimiento para la correcta ejecución del proceso. Se debe tener encuenta que estos materiales estánasociados a un articulo creado en el módulo de Almacén e Inventario.

Herramientas; el usuario en este caso debe definir y registrar cada una de las herramientas requeridas parapoder ejecutar correctamente el proceso de mantenimiento.

Semanas; en esta funcionalidad el usuario debe definir las semanas que componen un año con el objeto depoder realizar un programación del mantenimiento basados en las semanas definidas en esta funcionalidad.

Tipo de servicio; a través de esta funcionalidad el usuario puede definir los servicios de tipo mantenimientoque serán utilizados para este proceso.

Definir las Unidades de Mantenimiento; esta funcionalidad tiene como objeto establecer las áreas de lainstitución que son responsables del proceso de mantenimiento.

Establecer los Parámetros de Almacén e Inventario, en Almacén e Inventario/Tablas Básicas.

2. Una vez el usuario ha establecido los parámetros requeridos para la ejecución del proceso; el siguiente pasoa seguir es el de definir el modelo de mantenimiento en Servicios Generales/Movimientos/Modelos deMantenimiento; en este proceso el usuario debe entrar a definir el grupo de activos al cual será aplicado elproceso de mantenimiento, así como también realizará una relación de las instrucciones a ser tenidas encuenta para el proceso de mantenimiento, los materiales y herramientas a utilizar y las semanas en que seráaplicado, es de recordar que estos datos se tuvieron que haber definido en el proceso de parametrización.

3. El paso a seguir por el usuario del aplicativo es la generación de una orden de servicio, para la consecución

66

de la misma se requiere de la ejecución del siguiente proceso;

El usuario debe crear una solicitud de servicio en Servicios Generales/Movimientos/Órdenes deServicios/Solicitud de Servicio; en este proceso el usuario debe gestionar una solicitud de servicios demantenimiento.

Una vez se ha definido la solicitud de servicio la misma debe pasar por el proceso de Diagnóstico deServicios, Aprobar Solicitud de Servicios (si la Parametrización de Servicios Generales en Tablas Básicasasí lo requiere) y Autorizar Solicitud Servicio que se encuentran en ServiciosGenerales/Movimientos/Órdenes de Servicios.

Con la solicitud de servicio se puede iniciar el proceso de creación de la orden de servicio de mantenimientoen la ruta Servicios Generales/Movimientos/Órdenes de Servicios/Gestionar Orden/Generar Orden deServicio; en esta funcionalidad se deben definir varios conceptos importantes para la ejecución delmantenimiento que se definen a continuación;

Carácter, en este campo se define si el proceso de mantenimiento será realizado por fuentes internas oexternas. Si es interno se deben relacionar la cantidad de responsables a cargo del proceso demantenimiento y se deben relacionar trabajadores que pertenecen a la misma entidad: si es de carácterexterno en la orden de servicio se debe relacionar el contrato de compra de servicios en el cual estándefinidos los servicios a prestar o la orden de servicio con la cual se ejecuto la compra de los serviciosde mantenimiento.

Tipo de Mantenimiento; en esta se define la clase de mantenimiento a aplicar; el aplicativo maneja trestipos de mantenimiento; Correctivo este tipo de mantenimiento se ejecuta con el objeto de subsanarproblemas que se han detectado con anterioridad en los activos, recursos o espacios físicos de unaentidad. Preventivo; este tipo de mantenimiento se ejecuta con el objeto de prevenir posibles fallas queperjudiquen el buen funcionamiento de un activo o recurso de una entidad. Predictivo; este tipo demantenimiento es utilizado con el objeto de detectar fallas antes de que sucedan y dar la posibilidad decorregirlas a tiempo.

Relacionar la descripción del mantenimiento; en este campo se relacionan los modelos demantenimiento creados anteriormente o puede hacer una descripción del mantenimiento a generar.

Definir a que se aplicara el proceso de mantenimiento, si a un activo, espacio físico o recurso físico dela entidad.

Materiales; para relacionar los materiales se debe tener en cuenta que, si la orden de servicio se creaen base en un modelo de mantenimiento solo se listaran los materiales asociados al modelo, de locontrario se listara los artículos registrados en almacén.

4. El siguiente paso corresponde a la Programación de Mantenimientos en ServiciosGenerales/Movimientos/Órdenes de Servicios, el usuario en este caso tiene la opción de realizar estaprogramación de dos formas General Individual y Activos Masivos; en la primera opción el usuario puedeprogramar un mantenimiento para un activo, espacio físico, y recurso físico determinado, definiendo el trabajo arealizar, la fecha de realización y la unidad encargada del trabajo. Para la segunda opción la programación demantenimientos se realiza de una forma masiva; para un grupo completo de activos en esta el usuario debeentrar a definir el trabajo a realizar, el grupo de activos, el espacio físico y recurso físico que estánrelacionados directamente con el activo para el cual se está programando el mantenimiento. Es importante queel usuario tenga en cuenta que los datos anteriores repercuten en la asociación que se debe realizar entre laorden de servicio creada y la programación del mantenimiento gestionada en este paso; la asociación esgenerada a través de la opción Asignar que se encuentra en la ruta ServiciosGenerales/Movimientos/Órdenes de Servicios/Programación de Mantenimiento.

67

5. Una vez la orden de servicio ya tiene asociada una programación de mantenimiento y se encuentra enestado en proceso; el paso a seguir es la entrega de los materiales que fueron asignados cuando se creó laorden de servicio, este proceso se ejecuta en Servicios/Movimientos/Órdenes de Servicios/GestionarÓrdenes/Entregar Artículos de Orden. En este proceso se debe tener en cuenta que deben haber existenciasen la bodega de mantenimiento. Para crear existencias en la bodega de mantenimiento se deben generaregreso de consumo o devolutivos en los cuales se debe activar el check mantenimiento, el cual indica que estosartículos van a la bodega de mantenimiento.

6. En caso de que se realice una devolución de materiales por parte de los responsables de prestar el servicioen usuario puede registrar esta devolución en Servicios Generales/Movimientos/Órdenes deServicios/Gestionar Órdenes /Devolución de Elementos Sobrantes; es importante tener en cuenta que parapoder realizar este proceso la orden de servicio no debe estar en estado Pendiente y debe tener materialesasociados; una vez se registra la entrega de los materiales sobrantes se aumenta las existencias de la bodegade mantenimiento.

7. Cuando el proceso de mantenimiento llega a su fin el usuario debe cerrar la orden de servicio en la rutaServicios Generales/Movimientos/Órdenes de Servicios/Gestionar Órdenes/Generar Orden deServicio/opción Cambiar Estado; en el registro de este proceso el usuario puede mandar de baja a losactivos que considere ya hayan cumplido con su vida útil; en este caso la orden queda en un estado deTerminada.

8. Y por último el aplicativo ofrece la opción de calificar el proceso de mantenimiento a través de lafuncionalidad Calificar Orden de Servicio que se encuentra en Servicios Generales/ Movimientos/Órdenesde Servicios/Gestionar Órdenes, el usuario debe recordar que la Orden de Servicio debe estar en estadoTerminada para poder realizar el proceso de calificación.

Es importante que los periodos estén activos en Almacén e Inventario

68

PROCESO DE MANTENIMIENTO

INICIO

Definir el tipo de mantenimiento

*Asociar modelo de mantenimiento*Relacionar los materiales que estén

asociados al modelo

Crear solicitud de servicios de mantenimiento

Crear modelos de mantenimiento

Definir unidades de mantenimiento

Establecer las instrucciones, materiales, herramientas ysemanas requeridas para el proceso de mantenimiento

Definir Parametros de Servicios Generales yde Almacén e Inventario

Asociar contrato de compra de servicios demantenimiento u orden de compra de servicios

Definir modelo demantenimiento

Asociar trabajadores de la entidad

*Agregar descripción del mantenimiento*Asociar los materiales del listado deartículos de almacén

1

SI

SI

NO

NO

Mantenimientode carácter

interno

69

GeneralIndividual

1

El mantenimiento es para un grupo completo de activos

Activos masivos

Asignar la programación de mantenimientos a la orden de servicio

Para un activo, recurso yespacio físico en particular

Realizar la programación de pagos

FIN

SI

NO

Hayexistenciasen bodega

SI NOExistenciasen almacén

Generar egresos deconsumo y devolutivos

SIEntrega de MaterialesDescuentos de existencias

NO

Realizar proceso deadquisición de artículos

Sobrante demateriales

Actualizar existenciasde bodega demantenimiento

SI

Calificar al orden de servicio

NO

Terminar la orden de servicio

70

2.6.2 Orden de compra de servicios

Este proceso consiste en la adquisición de servicios de tipo mantenimiento para los activos fijos, recursos yespacios físicos de la institución y los demás servicios generales requeridos para el óptimo desarrollo de lasactividades dentro de la institución.

Para la realización de este proceso se requiere la parametrización de algunos datos requeridos dentro delmismo; los cuales son expuestos a continuación:

Se debe establecer los Parámetros de Servicios en Servicios generales/Tablas BásicasLos servicios de mantenimiento son adquiridos para suplir necesidades de los activos fijos; los espacios físicosy recursos físicos de una institución por ende se requieren la existencia de estos con anterioridad para poderiniciar un proceso de adquisición de servicios de este tipo;

Los activos fijos son bienes que hacen parte del activo de una institución y que se requieren dentro un enteeconómico para el desarrollo de las actividades propias de la misma. Para la inclusión de este tipo de activos alaplicativo el usuario puede usar la funcionalidades que se encuentran en; Almacén eInventario/Movimientos/Almacén/Egresos Devolutivos/Opción Registrar Activos y Almacén eInventario/Movimientos/Inventario/Activos Fijos.

El espacio físico son los diferentes lugares que componen una localidad y que son registrados dentro delaplicativo en Almacén e Inventario/Tablas Básicas/Inventario/Espacio Físico.

El recurso físico corresponde a los recursos que componen a un espacio físico el cual es creado en Almacén eInventario/Tablas Básicas/Inventario/Recurso Físico.

Luego el usuario del aplicativo debe realizar el registro de los servicios a adquirir en ServiciosGenerales/Tablas Básicas/Programación Mantenimientos/Tipo de Servicio; en este proceso de registro elusuario definirá a través del campo Tipo Servicio, la clase de servicio (general o de mantenimiento).

Una vez el usuario ha realizado la parametrización adecuada; debe definir si la orden de compra será realizadaa través de una requisición o cotización o sin ninguna de las anteriores.

Orden de compra con requisición y cotización

1. Solicitud del Servicio; hay dos formas de realizar este proceso:

Gestionar la solicitud de servicio; en esta funcionalidad el usuario podrá realizar la solicitud de serviciosde mantenimiento y generales requeridos por el mismo o por otros empleados.

Gestionar solicitud de servicio por unidad; Esta opción le permite al usuario que se logue en elaplicativo, seleccionar la unidad administrativa o académica a la cual está vinculado según su cargo(esto se presenta porque el empleado puede estar vinculado a varios cargos y por ende a variasunidades), seleccionar la unidad con la cual desea hacer la solicitud y solo puede pedir a su nombre.

Diagnóstico de Servicios; a través de la misma se determina el estado de los activos fijos, recursos físicos yespacios físicos para los cuales se requirió servicios de mantenimiento; es un paso obligatorio para poderrealizar la autorización de la solicitud de servicio.

Aprobar Solicitud de Servicio; Este proceso es opcional depende la parametrización establecida en ServiciosGenerales/Tablas Generales/Parámetros de Servicios; Recuerde que una vez se aprueba la requisición elsistema envía correos electrónicos a la persona que figura como solicitante, esto implica que en Talento

71

Humano, al momento de crear los trabajadores se debió definir el correo institucional correspondiente.

Autorizar Solicitud de Servicios; a través de este proceso el usuario puede realizar la autorización de la solicitudde servicio que servirá de soporte para la realización de la orden de compra o para la solicitud de lascotizaciones que generaran la anterior. Este proceso permite que el aplicativo envié correos electrónicos a laspersonas que realizaron las solicitudes de servicios. Es un proceso obligatorio.

Si el usuario del aplicativo quiere realizar la orden de compra a través de una cotización debe continuar con elsiguiente proceso;

2. Cotizaciones;

Gestión de Solicitudes de Cotizaciones; esta funcionalidad como su nombre lo indica le permite al usuario delaplicativo realizar una solicitud de cotizaciones relacionadas con la requisición de servicios realizadaanteriormente, este proceso se realiza en Servicios Generales/Movimientos/Órdenes deServicios/Cotizaciones/Gestión de Solicitud de Cotizaciones. Recuerde que puede armar el paquete a enviar acotizar con todas las requisiciones registradas y previamente autorizadas.

Gestión de Proveedores a Solicitudes; el usuario puede relacionar los proveedores a los cuales se les enviaralas solicitudes de cotizaciones en la funcionalidad Gestión de Proveedores a Solicitudes que se encuentra enServicios Generales/Movimientos/Órdenes de Servicios/Cotizaciones, para poder realizar este proceso elusuario debe relacionar un CDP que determine la disponibilidad de recursos para la compra de servicios; sedebe recordar que la solicitud de cotización reemplaza la Solicitud de CDP.

Aquí debe indicar si la solicitud será enviada por correo electrónico, Fax o correo postal. Es importante tener encuenta que el sistema envía en forma automática los correos electrónicos a los proveedores, enviando unarchivo adjunto en formato XLS, con una serie de instrucciones para que el proveedor lo gestione y lo envié alE-MAIL origen. Tenga en cuenta que en Parámetros de Servicios se definen los correos institucionales desdedonde se enviaran las comunicaciones electrónicas, no solo para cotizaciones, sino también para autorización yaprobación de las requisiciones, y otras más.

Gestión de Cotización; En la ruta Servicios Generales/Movimientos/Órdenes de Servicios/Cotizaciones/Gestiónde Cotizaciones; el usuario puede realizar ingresar las cotizaciones enviadas por los proveedores indicando losservicios de mantenimiento y servicios generales cotizados con su respectivo valor unitario, Valor del IVA paralos servicios para los cuales se les aplica dicho impuesto y el valor total de los servicios.

Esta gestión se puede hacer a través de dos formas;

MANUAL: de esta forma el usuario puede ingresar los valores establecidos por los proveedores para losservicios; para esto se debe tener encuenta los nombres de los proveedores asociados a la solicitud decotización para que se activen los servicios sobre los cuales se realizo la cotización.

ARCHIVO: esta forma consiste en el ingreso de un archivo plano al aplicativo que ha sido enviado por elproveedor a través del correo electrónico; este archivo tiene una estructura especial que fue enviada a losproveedores cuando se hizo la relación de estos a la solicitud de cotización. Para poder realizar el ingreso deeste archivo se debe guardar este en formato CSV. Ver estructura en el Anexo 1 Estructura Del Archivo PlanoPara Cargar Cotización.

Aprobar Cotizaciones; la aprobación se realiza en Servicios Generales/Movimientos/Órdenes de

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Servicios/Cotizaciones/Aprobar Cotizaciones; esta funcionalidad tiene dos opciones de aprobación la parcial y latotal; la primera corresponde a la aprobación que puede realizar el usuario de una parte de la cotización que haenviado el proveedor; y la total consiste en la aprobación completa de la cotización enviada por un proveedor.En ambos casos debe tener en cuenta de que la fecha de vencimiento de la cotización no haya expirado parapoder hacer la aprobación de lo contrario no lo dejará.

3. Orden de Compra

Para efectuar la orden de compra hay dos opciones con cotización o requisición o sin cotización orequisición; el usuario deberá escoger entre las dos opciones según los requerimientos y las necesidades delusuario para la realización de la compra;

Si se continuara con el proceso establecido en los 2 puntos anteriores se debería escoger la opción concotización o requisición; y de esta forma el usuario debería relacionar la cotización aprobada de esta forma serelacionarían el proveedor y los servicios cotizados y aprobados para el mismo.

En caso de que el usuario escoja esta opción pero incluya una requisición como soporte dela orden de compra; se deberá relacionar el proveedor; el CDP (opcional) y el valor unitario de los serviciosrequeridos en la solicitud de servicio.

En caso de que el usuario escoja realizar la orden de compra sin relacionar una cotización o unarequisición; debe indicar el nombre del proveedor, el CDP (opcional), y demás datos; es importante tener encuenta que con este tipo de orden de compra solo se pueden realizar compra de servicios generales.

En la orden de compra puede asociar valores adicionales, tales como fletes, seguros, entre otros, recuerde quepara ello debió definir estos valores en la parametrización y haber asociado la respectiva cuenta contable.

Una vez se ha definido la orden de compra, el siguiente paso es la Aprobación de la orden de compra, unavez se ha ejecutado la aprobación procede la elaboración del Registro Presupuestal;

El Registro Presupuestal se establecerá de forma automática si esta activo el chec de crear RegistroPresupuestal; si no está activo el usuario debe proceder a crear este Registro Presupuestal y de esta formapoder realizar la Recepción de los Servicios.

Nota: Tenga en cuenta que para realizar el RP debió gestionar previamente un tipo de documento contable declase Registro Presupuestal, y haber realizado la parametrización correspondiente de cuentas cero para cadarubro. El asiento de afectación presupuestal generado por el registro presupuestal se define a continuación;

PRESUPUESTAL

Débito Crédito


73

4. Recepción de Servicios

Esta funcionalidad esta en Servicios Generales/Movimientos/Recepción de Servicios; a través de esta elusuario puede realizar el ingreso de los servicios a la dependencia que solicitaron los servicios.Es importante tener en cuenta que el usuario tiene la posibilidad de realizar un anticipo antes de la recepción delos servicios; a través de la realización de una causación de pagos a la cual se le debe asociar un concepto deegreso de clase anticipo.

5. Pago de la orden de compra

El pago de la orden de compra se realiza en Pagaduría y Tesorería/Movimientos/Comprobante de Egreso; parala ejecución de este proceso se deben cumplir con los siguientes pasos;

Realizar una causación de pagos en Contabilidad/Movimientos/Causación de Pagos; la afectacióncontable y Presupuestal se muestra a continuación;

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de obligaciones Contraídas Vs. Cuenta de Gastos Comprometidos

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta de gastos asociada al


Existe un caso en especial en la que se realiza una causación con el objeto de generar un anticipo enla compra de servicios sin que se haya efectuado la recepción de los mismos. La afectación contablequeda como se muestra a continuación,

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta asociado al concepto de


Además por el anticipo registrado se debe generar un proceso de legalización de los servicios; procesoque genera la siguiente afectación contable

CONTABLE

Débito Crédito


servicioVs.

Cuenta asociado al concepto de

egreso de clase anticipo

74

Se debe tener encuenta que si el anticipo se creó por un menor valor al que corresponde la compra delservicio; el resto de plata se debe causar de una forma normal y la afectación contable queda de lasiguiente forma;

CONTABLE

Débito Crédito



Realizar un comprobante de egreso para dar soporte a la salida de dinero por la compra del servicio con origencausación de pagos, este proceso genera una afectación contable y presupuestal que se enuncia acontinuación;

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de pagos efectivo de la

vigenciaVs.

Cuenta de obligaciones

Contraídas

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta por Pagar Vs. Cuenta de bancos o caja

Es importante que los periodos de contabilidad y presupuesto y pagaduría estén activos.

ANEXO 1: ESTRUCTURA DEL ARCHIVO PLANO PARA CARGAR COTIZACIÓN

Al momento de crear la estructura de debe tener en cuenta que el archivo se guarde con extensión tipo .CSV yademás que se cumpla las siguientes instrucciones:

INSTRUCCIONES PARA DILIGENCIAR EL FORMATO DE COTIZACIÓN

NUMERO: Corresponde al número de cotización que el proveedor diligencia, no debe pasar de 10caracteres.

FECHA: Corresponde a la fecha de realización de la cotización por parte del proveedor, debe cumplircualquiera de los siguientes formatos: DD-MM-YYY ó DD/MM/YYYY ó DD/MM/YY.

PROVEEDOR: Nombre del proveedor, no debe pasar de 30 caracteres máximo.

75

NRO. SOLICITUD: Este campo NO SE DEBE MODIFICAR.

DIRECCION: Dirección del proveedor, 100 caracteres máximo.

CIUDAD: Ciudad del proveedor, 50 caracteres máximo.

TELEFONO: Número telefónico del proveedor, 15 caracteres máximo.

FECHA VENCIMIENTO: Corresponde a la fecha de vencimiento de la cotización en la cual quedaráinválida, debe cumplir cualquiera de los siguientes formatos: DD-MM-YYY ó DD/MM/YYYY ó DD/MM/YY.

MONEDA: Nombre de la moneda e identificador de la misma en la cual está realizada la cotización. Debeespecificar el identificador de la respectiva moneda por ejemplo:(DOLAR [488], EURO [507], PESO [487], SOL [489]).La moneda se gestiona desde el modulo de Parámetros Generales en la funcionalidad monedas(Parámetros Generales/ Tablas Básicas / Monedas).

FORMA DE PAGO: Forma de pago e identificador de la misma en la cual se debe cancelar la cotización siésta es aceptada. Debe especificar el identificador de la respectiva forma de pago ejemplo:(CONTADO [26], ANTICIPO Y A 45 DIAS [30], A 35 DIAS [28], A 45 DIAS [29]).La forma de pago se gestiona desde el modulo de Almacén e Inventario en la funcionalidad forma depago (Almacén e Inventario / Tablas Básicas / Compras / Forma de Pago)

TIEMPO DE ENTREGA: Número de días transcurridos en el cual entregarán los artículos, por ejemplo:(3, 5, 10, etc. Máximo 3 Dígitos).

SITIO DE ENTREGA: Lugar donde se hará entrega de los artículos requeridos, 50 caracteres máximo.

PLACA-NOMENCALTURA, DESCRIPCIÓN ELEMENTO, TRABAJO A REALIZAR: Estos campos NO SEDEBEN MODIFICAR.

VALOR UNITARIO: Precio por unidad del servicio solicitado en la cotización.

VALOR IVA: Cálculo efectuado entre el valor unitario y el porcentaje de IVA.

Después de seguir cuidadosamente todas las instrucciones anteriores se puede proceder a crear nuestroarchivo, cuya forma es la siguiente:

NUMERO: 2FECHA: 29/11/2009PROVEEDOR: SERVICIOS LTDANRO. SOLICITUD: 1-13246DIRECCION: AVCIUDAD: FLORENCIATELEFONO: 58719852FECHA VENCIMIENTO: 05/01/2010MONEDA: 487FORMA DE PAGO: 29TIEMPO DE ENTREGA: 3SITIO DE ENTREGA: UP

76

SERVICIO DEMANTENIMIENTOPLACA-NOMENCALTURA

DESCRIPCIÓNELEMENTO

TRABAJO AREALIZAR

VALORUNITARIO

VALORIVA

301000500 Equipo decomputación

Servicio deMantenimiento

120000 19200

SERVICIOSGENERALES

NÚMEROTIPO DESERVICIO

TIPO DE SERVICIO DESCRIPCIÓNDE SERVICIO

CANTIDAD VALORUNITARIO

VALORIVA

8346 581-Servicio delimpieza

Servicio delimpiezageneral

2 50500 8080

Nota: El archivo se debe guardar con extensión CVS; y el usuario del aplicativo debe tener en cuenta que si unservicio no tiene aplicado un porcentaje de IVA el campo de valor IVA se debe dejar en blanco no se debeadicionar ningún valor; ya que de lo contrario el archivo plano no se podrá subir;

En el momento de crear los servicios se define el porcentaje de IVA a aplicar sobre los mismos; es de recordarque los servicios se crean en Servicios Generales/Tablas Básicas/Programación de Mantenimientos/Tipo deServicio.

77

ORDEN DE COMPRA DE SERVICIOS

INICIO

*Establecer los parámetros deservicios*Definir los tipos de servicios

*Crear la solicitud de servicio*Realizar el diagnostico*Aprobar la solicitud de servicio*Autorizar la solicitud de servicios

Concotización

Requisición

*Crear la solicitud de cotización*Crear el CDP*Enviar la solicitud de cotización a

los proveedores*Recibir y registrar cotizaciones*Aprobar la cotización

*Crear la solicitud de CDP*Crear el CDP

Crear orden de compra

RegistroPresupuestoautomático

Al aprobar la orden de comprase genera el registropresupuestal automático

*Crear el Registro Presupuestal*Aprobar la orden de compra

Recepción de servicios

SISI

NO

NO

SI

NO

Pagar anticipoSI Crear causación con

concepto de egresoclase anticipo

NO

1

Crear comprobante deegreso

2

78

FIN

1

Recepción de servicios

Existeanticipo

SI

NO

1

Legalizar

Crear la causación

Anticipototal

SI

Generar el concepto deEgreso

NO

79

2.7 PROCESOS TALENTO HUMANO

2.7.1 Selección de Personal

La selección de personal es un proceso ejecutado por el área de talento humano de las diferentes institucionescon el objeto de realizar la elección de personal idóneo que se ajusta a las necesidades y exigencias de uncargo determinado.

El proceso de selección de personal dentro del aplicativo se registra en el módulo de Talento Humano en lafuncionalidad Selección de Personal;

Para el usuario iniciar el proceso se requiere que realice una parametrización inicial de diferentes áreas que sedefinen en Talento Humano/Selección de Personal/Tablas Básicas; definidas a continuación:

1. El usuario debe definir los límites de puntuación a tener en cuenta para la calificación de la prueba yentrevista implementada a los candidatos del cargo a suplir en la funcionalidad Límites de Puntuación.

2. Definir las entrevistas a aplicar a los aspirantes en el proceso de selección del personal en la funcionalidadEntrevistas. En el registro de las entrevistas se pueden relacionar los factores que se desean evaluar con laaplicación de la misma y el porcentaje de valor que tiene cada uno de los factores en la entrevista. Estosfactores son definidos en Talento Humano/Datos del Trabajador/Tablas Básicas/Evaluación deDesempeño/Factor de Evaluación.

Se debe tener en cuenta que para crear estos factores se deben haber ejecutado los siguientes pasos;

Definir un área de evaluación en Talento Humano/Datos del Trabajador/Tablas Básicas/Evaluación deDesempeño.

Establecer una escala de evaluación Talento Humano/Datos del Trabajador/Tablas Básicas/Evaluaciónde desempeño a la cual se le debe asociar un límite mínimo o y máximo de evaluación.

3. Establecer las razones por las cuales una persona puede ser rechazada para la ejecución de un cargodeterminado en la funcionalidad Motivos de Rechazo.

4. Definir los documentos que son entregados por la empresa a los participantes con el objeto de que seinformen sobre el proceso de selección y conozcan sobre el historial de la empresa; este registro se ejecuta enDocumentación Anexa a la Selección.

5. Establecer las pruebas a aplicar a los posibles opcionados a un determinado cargo dentro del proceso deselección en la funcionalidad Pruebas de Selección. En el registro de las pruebas se pueden relacionar losfactores que se desean evaluar con la aplicación de la misma y el porcentaje de valor que tiene cada uno de losfactores en la entrevista. Estos factores son definidos en Talento Humano/Datos del Trabajador/TablasBásicas/Evaluación de Desempeño/Factor de Evaluación.

Se debe tener en cuenta para la creación de estos factores la ejecución de los siguientes pasos;

Definir un área de evaluación en Talento Humano/Datos del Trabajador/Tablas Básicas/Evaluación deDesempeño.

Establecer una escala de evaluación Talento Humano/Datos del Trabajador/Tablas Básicas/Evaluaciónde desempeño a la cual se le debe asociar un límite mínimo o y máximo de evaluación.

80

6. Definir el motivo por el cual se dará inicio a un proceso selección de personal en la funcionalidad Origen deSolicitud de Personal.

Definidos los pasos anteriores el usuario debe comenzar el proceso de selección de personal el cual sedescribe a continuación;

Para que este proceso de inicio debe existir una Solicitud de Personal que se registra en TalentoHumano/Selección de Personal/Solicitud de Personal; esta solicitud es creada por unidades y en la mismase hace el requerimiento de una o varias personas para un determinado cargo, la solicitud se hace a nombre deljefe de cada área. Cabe recordar que los cargos se definen en Talento Humano/Manual deFunciones/Cargos y a los mismo se les asocia la dependencia a la que pertenece en la funcionalidad DatosAsociados al Cargo.

Teniendo la solicitud de personal el siguiente paso a ejecutar es la aprobación de la misma para eso elusuario debe ingresar a la funcionalidad Aprobar Solicitudes de Personal que se encuentra en TalentoHumano/Selección de Personal.

Cuando la solicitud ha sido aprobada el administrador del módulo debe crear la convocatoria que permitirásuplir el requerimiento de personal para el cargo que tiene una solicitud de personal asociada este proceso seregistra en Talento Humano/Selección de Personal/Convocatorias. Las convocatorias pueden ser de claseinternas o externas; para las primeras se crea una convocatoria en la que pueden participar solo trabajadoresvinculados a la entidad; y en la externa se genera una convocatoria abierta al público.

Con la convocatoria creada se pasar al proceso de definir el tipo de prueba y de entrevista a aplicar paradeterminar si las personas a evaluar son idóneas para ocupar el cargo para el cual se está solicitando personal,este proceso se ejecuta en Talento Humano/Selección de Personal/Entrevista y Prueba de Convocatoria.En este proceso el usuario debe definir el porcentaje de valor que tiene tanto las pruebas como las entrevistasa aplicar así como también el puntaje requerido para pasarlas.

Cuando las personas interesadas en el trabajo traen las hojas de vida se hace necesario que el usuario delaplicativo registre esta información para tener un reporte de cada uno de las personas que se presentaran a laspruebas o entrevistas, este registro se hace en Talento Humano/Selección de Personal/Hoja de VidaAspirante, pero además de registrar la hoja de vida el usuario debe hacer uso de la funcionalidad InscripciónCargo Convocatoria que se encuentra en la misma ruta y la cual se puede ingresar haciendo uso de la opciónmodificar, para poder vincular la persona al cargo para el cual fue creada la convocatoria. Si la hoja de vida esde una persona que ya está vinculado a la institución el aplicativo al hacer uso de la opción modificar advierteque cualquier cambio afectara los datos registrados en la hoja de vida.

El aplicativo también ofrece la opción a los aspirantes de realizar la inscripción vía web a través del linkInscripción aspirantes, en este proceso las personas interesadas en la convocatoria deben registrar sus datospersonales, la hoja de vida e inscribirse al cargo para el cual se creó la convocatoria.

Una vez las hojas de vidas de los aspirantes se encuentran registradas y se ha inscrito al cargo para el cualfue creada la convocatoria el usuario debe entrar a relacionar las personas con la convocatoria en TalentoHumano/Selección de Personal/Aspirante a Cargo; el usuario debe tener en cuenta que en el momento derelacionar el cargo aparecen tres cheq perfil, titulo y cargo, para que la funcionalidad relacione los aspirantesestando los cheq activos el aspirante debe cumplir con estas tres características que están asociadas al cargopara el cual se estableció la convocatoria, esta relación de la características con el cargo se hace en TalentoHumano/Manual de Funciones/Datos Asociados al Cargo. Si por lo contrario los cheq están desactivados el

81

aplicativo no los tiene encuenta y lista los aspirantes asociados al cargo.

Después de que el aspirante está asociado a la convocatoria el usuario debe ingresar a la funcionalidadAplicación Pruebas y Evaluación en Talento Humano/Selección de Personal con el objeto de iniciar con elproceso de aplicación de las pruebas y la entrevista a los aspirantes y así obtener los resultados que ayudarana la selección del personal idóneo; en esta funcionalidad se deben ejecutar seguir los siguientes pasos;

Calificar Prueba Aspirante; en esta funcionalidad se debe registrar el puntaje obtenido por los aspirantes en laaplicación de la prueba; se debe tener en cuenta que en la prueba se pueden evaluar diferentes factores porlos cual el valor total obtenido se calcula teniendo en cuenta los siguientes pasos;

Definir el puntaje obtenido por el aspirante en cada uno de los factores a evaluar por la prueba aplicada. Evaluar cada uno de los puntajes obtenidos con el porcentaje asignado para cada factor. Al valor obtenido anteriormente se le aplica el porcentaje de valor que se le asigno a la prueba en

general cuando se asocio a la convocatoria. Se suman los valores obtenidos por cada factor y de esta forma se define el valor total obtenido por el

aspirante en la prueba aplicada.

Calificar entrevista aspirante; en esta funcionalidad se registran el valor obtenido por los aspirantes en laaplicación de la entrevista; se debe tener en cuenta que en la entrevista se pueden evaluar diferentes factorespor lo cual para el cálculo del valor obtenido en la entrevista se deben ejecutar los siguientes pasos;

Definir el puntaje obtenido por el aspirante en cada uno de los factores a evaluar por la entrevistaaplicada.

Evaluar cada uno de los puntajes obtenidos con el porcentaje asignado para cada factor. Al valor obtenido anteriormente se le aplica el porcentaje de valor que se le asigno a la entrevista en

general cuando se asocio a la convocatoria. Se suman los valores obtenidos por cada factor y de esta forma se define el valor total obtenido por el

aspirante en la prueba aplicada.

Listado de Calificaciones; en esta funcionalidad se pueden consultar los puntajes obtenidos por los aspirantesen las pruebas o entrevistas aplicadas. Se debe tener en cuenta que los puntajes obtenidos por los aspirantesson comparados con el puntaje mínimo para contratar que se definió en la funcionalidad entrevistas y pruebasconvocatoria; de estos puntajes depende si el aspirante queda aprobado para la selección o reprobado.

A continuación se realiza un ejemplo del proceso de calificación de pruebas y entrevistas;

Se realiza una convocatoria de selección de personal para el cargo de analista de desarrollo se definió laaplicación de;

1. Prueba conocimiento con un peso en porcentaje de 50% y un puntaje mínimo para pasar de 2.0

Dentro de la prueba se van a evaluar los siguientes factores:

Factores a evaluar Rango de calificación Valor en (%)Conocimiento y cultura general 1 al 5 40Conocimiento de la entidad y delcargo a desempeñar

1 al 5 60

82

2. Entrevista de relaciones personales y conocimiento del cargo con un peso de 50% y un puntaje mínimo parapasar de 2.0

Factores a evaluar Rango de calificación Valor en (%)Relaciones Humanas 1 al 5 40Responsabilidad en la ejecución deactividades

1 al 5 60

Calificación de las pruebas de un aspirante

Factores Puntaje % delfactor

Valor puntajepor factor

% de la Prueba Puntaje Real

Conocimiento y cultura general 4.5 40 1.8 50 0.9Conocimiento de la entidad y delcargo a desempeñar

4.0 60 2.4 50 1.2

Total 2.1

En este caso el aspirante paso la prueba debido a que el puntaje mínimo para pasar es 2.0

Calificación de la entrevista de un aspirante

Factores Puntaje % delfactor

Valor puntajepor factor

% de la Prueba Puntaje Real

Relaciones Humanas 4.8 40 1.92 50 0.96Responsabilidad en la ejecuciónde actividades

4.5 60 2.7 50 1.35

Total 2.31

En este caso el aspirante paso la entrevista debido a que el puntaje mínimo para pasar es 2.0

Por lo que es de indicar que el aspirante pasa y queda en un estado de aprobado con el cual puede entrar a laetapa de selección o rechazo.

Una vez el usuario ha registrado los puntajes obtenidos por los aspirantes en las pruebas y la entrevista seprosigue al último proceso que corresponde al Proceso de Selección; se debe tener encuenta que laaprobación o reaprobación del aspirante está determinado por los puntajes mínimos de aprobación definidospara las pruebas y entrevistas asociadas a la convocatoria, los pasos a ejecutar dentro de este proceso serelacionan a continuación;

Corroborar Información Aspirantes; en esta el administrador del aplicativo da el visto bueno encuanto a la veracidad de la información entregada por el aspirante.

Seleccionar y Rechazar Aspirantes es importante que se tenga en cuenta que el estado del aspiranteen la etapa anterior debió ser aprobado para que el mismo sea listado dentro de esta funcionalidad ypueda ser aprobado o rechazado.

Cerrar Cargo de Convocatoria. Que es el proceso final para la selección del personal.

83

SELECCIÓN DE PERSONALINICIO

El aspirante registra:*Datos personales y crea usuario y contraseña*Hoja de vida*Inscribirse al cargo

El administrador del módulo debe registrar:*Datos personales y crea usuario y contraseña*Hoja de vida*Inscribirse al cargo

Asociar pruebas y entrevistas a la convocatoriadefiniendo el peso en porcentaje de cada uno y lospuntajes mínimos para aprobar los procesos

Aprobar la solicitud de personal

Definir el peso de losfactores en porcentajes

*Definir área de evaluación*Definir escala de evaluación*Establecer factores a evaluar en pruebas y entrevistas

Definir pruebas y entrevistas a aplicar

Establecer la convocatoria para el cargo

Crear una solicitud de personal paradeterminado cargo

*Definir el origen de la selección de personal*Determinar límites de puntuación para aplicar pruebasy entrevistas*Establecer razones de rechazo

Serelacionanfactores

SI

NO

Inscripciónen la web

SI

NO

1

84

Asociar aspirante a convocatoria

1

Contiene factores laprueba o entrevista

SI

NO

Definir puntajes obtenidospor cada factor

Se calcula el puntaje totalevaluando el puntaje obtenidopor factor con el porcentaje dela prueba

Evaluar los puntajes en elporcentaje del factor

Definir los puntajes obtenidospor los aspirantes

Se calcula el puntaje final evaluando lospuntajes en el porcentaje establecidospara la prueba

Otorgar calificación a aspirantes

Verificar información

Aprobó pruebasy entrevistas

SI

Seleccionar o rechazar aspirante

Personasseleccionadas

SI

Se vincula como trabajador FIN

NO

NO

85

2.7.2 Consolidar Prestaciones Sociales

El proceso de consolidación de prestaciones sociales tiene como objeto la liquidación de todos aquellosconceptos de nómina que son pagados anualmente y que pertenecen al grupo de prestaciones sociales.

La realización de este proceso requiere que el usuario cumpla estrictamente con una serie de pasos en TalentoHumano/Nómina/Tablas Básicas que se explica a continuación;

Lo primero que se debe hacer es crear un grupo de conceptos llamado prestaciones sociales en TalentoHumano/Nómina/Tablas Básicas

Establecer los conceptos que conforman este grupo de prestaciones sociales en TalentoHumano/Nómina/Tablas Básicas, es importante que el usuario tena en cuenta que el concepto debe sercreado de clase total y de tipo aplicación base para otros cálculos

Definir los grupos de Nóminas que se manejan dentro de la entidad en Talento Humano/Nómina/TablasBásicas

Crear el tipo de nómina sobre al cual se va a realizar la consolidación de prestaciones sociales en TalentoHumano/Nómina/Tablas Básicas

Definir los periodos en los que se va a realizar la liquidación de la nómina o la consolidación de lasprestaciones sociales en Talento Humano/Nómina/Tablas Básicas

A la nómina creada se le deben asociar los conceptos a liquidar y para este caso los conceptos creados declase prestación social en Talento Humano/Nómina/Tablas Básicas/Formulas/Conceptos con Formula. Eseste caso el usuario debe relacionar la nómina a asociar los conceptos.

Luego el usuario debe crear la formula a aplicar para el cálculo del concepto en TalentoHumano/Nómina/Tablas Básicas/Formulas/Ítems de formula/Seleccionar la Nómina /SeleccionarConceptos/Ítems de Formula. El usuario debe recordar que de la formula liquidada depende el valor obtenidoen la consolidación de las prestaciones.

Realizar la asignación de salario a las persona a incluir dentro de este tipo de nómina así como la formas depago y el centro de costos al cual estará vinculada la nómina del trabajador; este proceso se realiza en TalentoHumano/Nómina/Asignación de Salarios/ Asignación de Salarios.

Asociar las cuentas contable y el presupuesto pertenecientes a los conceptos incluidos dentro de la nóminaen este caso a los que serán usados dentro de la consolidación de las prestaciones sociales estos procesos serealizan en Contabilidad/Enlace con otros Módulos/Talento/Conceptos de Nómina y Presupuesto/Enlacecon Otros Módulos/Talento/Asociar Rubros a Conceptos de Nómina.

Generar un Tipo Documento Contable de clase Causación de Pagos en Contabilidad/Tablas Básicas

Una vez el usuario ha realizado todos los procesos anteriores debe ingresar a la funcionalidad ConsolidarPrestaciones Sociales en Talento Humano/Nómina/Liquidaciones; en este proceso el usuario debe haceruna relación de la Nómina y el periodo a liquidar; para que el aplicativo liste aquellos conceptos de clase total yque su aplicación fue base para otros cálculos sobre los cuales se correrá el proceso de consolidación. Cuandose ejecuta el proceso de consolidación el aplicativo internamente toma los valores calculados a través delproceso y aumenta la base sobre la cual se realizara el cálculo de la retención en la fuente.

86

Lista la consolidación de las prestaciones sociales el usuario debe pasar al proceso de afectación contable ypresupuestal de este proceso que se realiza en Talento Humano/Nómina/Liquidaciones/AsentarPrestaciones Sociales;

Con la ejecución del proceso de consolidación de prestaciones sociales el aplicativo genera automáticamente elCDP, registró presupuestal y la causación de pagos que genera la cuenta por pagar por las prestacionessociales.

El asiento de registro presupuestal se define a continuación

PRESUPUESTAL

Débito Crédito


El asiento de la causación se define a continuación;

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de Obligaciones Contraídas Vs. Cuenta de Gastos Comprometidos

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta de Gastos asociada a los

conceptos de nómina de clase totalVs. Cuenta por pagar

Para la ejecución del proceso de pago el usuario debe generar un comprobante de egreso con origen causaciónde pagos; el cual genera la siguiente afectación contable y presupuestal

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de pagos efectivos de la

vigenciaVs.


Contraídas

87

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta por pagar Vs. Cuenta de Caja o Bancos

Es importante que estén activos los periodos de Contabilidad, Presupuesto y Pagaduría y Tesorería.

88

CONSOLIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES

INICIO

Definir un grupo de conceptos queidentifique las Prestaciones Sociales

Crear concepto de clase total y con tipode aplicabilidad base para otros cálculos

Definir grupo de nómina

Crear un tipo de nómina

Definir los periodos para la vigencia actual en laque se va a consolidar las prestaciones

Asociar los conceptos a la nómina

Definir las formulas que permitiránel cálculo de cada concepto

Definir tipo documento contable declase causación de pagos

Ejecutar la consolidación de lasprestaciones sociales

Asentar la consolidación de lasprestaciones sociales

El proceso crea automáticamente*El CDP*Registro Presupuestal*Causación de pagos

FIN

Generar comprobante de egreso declase causación de pagos

89

2.7.3 Anticipo de Cesantías

La funcionalidad Anticipo de Cesantías es un proceso que le permite a las entidades otorgar a los trabajadoresanticipos de las cesantías e interés y cesantías que serán invertidas en educación y vivienda por el trabajador.

Para la ejecución del proceso de anticipo de cesantías el usuario debe seguir una serie de pasos quese explican a continuación;

Al definir los datos laborales de las personas a vincular como trabajadores; debe tener encuenta que debeasociar a este el régimen de cesantías al cual pertenece esta persona (Fondo Nacional del Ahorro, Ley 50 o alrégimen retroactivo) este proceso se realiza en Talento Humano/Datos del Trabajador/Datos Laborales.

Crear el concepto Anticipo de Cesantías el cual debe ser de clase Cesantías y el concepto Interesessobre Cesantías de clase Intereses de Cesantías es importante que ambos conceptos sean de tipo Aplicablesal Proceso, estos conceptos son creados en Talento Humano/Nómina/Tablas Básicas/Conceptos.

Se deben activar los periodos de liquidación para la vigencia actual para la nómina a la cual está asociado eltrabajador en Talento Humano/Nómina/Tablas Básicas/Periodos de Liquidación.

Asociar los conceptos de Anticipo de Cesantías e Intereses sobre Cesantías a los regímenes de Cesantíasen Talento Humano/Nómina/Tablas Básicas/Formulas/Formulas Liquidación de Cesantías, una vez se haasociado el concepto el usuario debe entrar a definir las formulas que permitirán el cálculo de los valorescorrespondientes a cada uno de los conceptos; estas formulas son definidas según criterio del administrador delaplicativo y basados en los porcentajes establecidos por la Legislación Laboral, este proceso se define en laopción Formulas de esta misma ruta.

Una vez el usuario ha definido los procesos anteriores puede entrar a registra el anticipo de cesantías enTalento Humano/Nómina/Liquidaciones/Anticipo de Cesantías; esta funcionalidad relaciona el valor de lasCesantías e Intereses sobre Cesantías que ha acumulado el trabajador hasta la fecha por el proceso detrabajo, en este proceso se debe definir;

El valor por el cual se realizara el anticipo. Elegir el tipo de destinación del mismo, es de recordar que los conceptos de destinación son para

vivienda y educación. Definir la forma de pago (consignación o cheque).

El siguiente paso a seguir es la aprobación del anticipo de cesantías en la opción Aprobar de esta mismaruta; para la ejecución de este proceso se deben ejecutar los siguientes procesos.

Crear la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP). Crear el CDP. Crear el Registro presupuestal con origen otro y a nombre del trabajador en Presupuesto/Movimientos.

Este proceso genera el siguiente asiento presupuestal;

PRESUPUESTAL

Débito Crédito


90

Una vez se han registrado los pasos anteriores se debe definir los siguientes datos en el proceso deaprobación;

Precisar el valor definitivo del Anticipo por Cesantías e Intereses sobre Cesantías que va a retirar eltrabajador para ser invertido en proyectos de vivienda o educación,

Asociar el registro Presupuestal que da soporte al compromiso creado para la entrega del anticipo deCesantías e Intereses sobre Cesantías al trabajador.

Con la aprobación del anticipo de las cesantías e intereses sobre cesantías se debe pasar al proceso decancelación del anticipo al trabajador para lo cual se debe ejecutar los siguientes pasos.

Crear una causación de pagos en Contabilidad/Movimientos; con el objeto de generar la cuenta porpagar a nombre del trabajador por el concepto de anticipo de cesantías. El proceso genera la siguienteafectación contable y presupuestal.

PRESUPUESTAL

Débito Crédito


CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta de gastos asociada a los

conceptos de nóminaVs. Cuenta por Pagar

Crear un comprobante de Egreso para el desembolso del dinero al trabajador con origen causación depagos ya que el pago de las cesantías e Intereses sobre Cesantías generan un gasto para la entidad.Este proceso se registra en Pagaduría y Tesorería/Movimientos.

PRESUPUESTAL

Débito Crédito


vigenciaVs.


Contraídas

91

CONTABLE

Débito Crédito


Es importante que los periodos de contabilidad y presupuesto estén activos.

92

ANTICIPO DE CESANTIAS

INICIOP

Asociar el régimen de cesantías al trabajadorcundo se definen los datos laborales

Crear los conceptos* Anticipo de cesantías de clase cesantías*Interese sobre Cesantías de clase Interese deCesantíasLa aplicabilidad de estos conceptos debe ser detipo aplicable al proceso

Activar los periodos de liquidación dela vigencia actual en los cuales se varealizar el anticipo de cesantías

Asociar los conceptos creados a losregímenes de cesantías existentes

Definir las formulas para elcálculo de los conceptos

Ejecutar el proceso de anticipo de cesantías, definiendoa los valores a retirar por parte del trabajador porcesantías o intereses sobre cesantías

Generar el registro presupuestal deorigen otro a nombre del trabajador

Aprobar el anticipo de cesantías

FIN

Crear la causación de pagos

Crear el comprobante de egresocon origen causación de pagos

93

2.7.4 Liquidar Personal

Para la ejecución del proceso de liquidación de personal dentro del aplicativo se requiere que el usuario delaplicativo gestione una serie de procesos que se relacionaran a continuación

Se debe definir los tipos de liquidaciones definitivas que va a utilizar la entidad para la realización delproceso en Talento Humano/Nómina/Tablas Básicas

Crear en el aplicativo los tipo de retiros que se utilizaran para la ejecución de la liquidación total de untrabajador en Talento Humano/Datos del Trabajador/Tablas Básicas/Trabajador/estados del Trabajador;el usuario debe recordar que el estado gestionado es esta funcionalidad debe ser de tipo total para poder serusado en el proceso de liquidación total.

Definir los motivos que darán lugar a la liquidación definitiva de un trabajador en Talento Humano/Datosdel Trabajador/Tablas Básicas/Trabajador/Motivos de Retiro de la Empresa.

Definir la norma que dará soporte a la liquidación definitiva la personal sea un acta o acuerdo etc., el usuariopuede registrar esta norma en Parametros Generales/Tablas Básicas/Normas.

Originar las novedades SUIP (Sistema Único de Información Personal) que identificaran el proceso deliquidación definitiva del personal en los reportes que deben ser entregadas por las entidades públicas sobre elmanejo que hace el área de Talento Humano con su personal; el usuario de tener en cuenta que cuando creelas novedades dentro del aplicativo estas deben ser de clase retiro, estas novedades son gestionadas enTalento Humano/Datos del Trabajador/Tablas Básicas/Tabla SUIP/Novedad SUIP.

Definir los conceptos que el usuario desea incluir dentro del proceso de liquidación definitiva del trabajador otrabajadores; como días laborados, cesantías, primas, vacaciones, etc. en Talento Humanos/Nómina/TablasBásicas/Conceptos; con este proceso efectuado el usuario debe entrar a asociar estos conceptos a los tiposde liquidaciones definitivas establecidas anteriormente, proceso que se ejecuta en TalentoHumano/Nómina/Tablas Básicas/Formulas/Formulas Liquidación Definitiva.

En la misma ruta establecida para la asociación de conceptos a liquidar aparece la opción formulas que lepermite al usuario definir la formula a utilizar por el aplicativo para poder hacer la liquidación de estosconceptos; es de recordar que los valores obtenidos en la liquidación dependen de la gestión realizada en estepunto por parte del usuario.

Es importante que el usuario tenga encuenta que cada trabajador tiene asignado el tipo de liquidación aaplicarle cuando se presente el proceso de liquidación definitiva; esta relación se establece cuando al trabajadorse le realiza la asignación de salarios en Talento Humano/Nómina/Asignación de Salarios/Asignación deSalarios.

Una vez se ha registrado los pasos anteriores, el paso a seguir por el usuario es el de generar la liquidacióndefinitiva del trabajador o trabajadores en Talento Humano/Nómina/Liquidación/Liquidar Personal;

El usuario debe tener en cuenta que esta liquidación la puede generar por trabajador o por nómina completa ypara eso debe relacionar los datos del trabajador o el nombre de la nómina y el aplicativo generara lainformación requerida y solo el usuario debe hacer uso de la opción liquidar.

Con la liquidación realizada el usuario debe ejecutar el proceso de cierre de la liquidación en TalentoHumano/Nómina/Liquidaciones/Cerrar liquidación definitiva; en esta funcionalidad el usuario debe

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gestionar el motivo de retiro, el tipo de retiro, la norma y la novedad SUIP que dan soporte a la liquidacióndefinitiva, una vez se registra el proceso el trabajador o trabajadores quedan completamente liquidados

Para el proceso del pago de la liquidación al trabajador se deben ejecutar los siguientes pasos.

Generar una solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) en la rutaPresupuesto/Movimientos.

Crear un CDP en la ruta Presupuesto/Movimientos. Crear el registro Presupuestal a nombre del trabajador con origen Otro en la ruta

Presupuesto/Movimientos. Este proceso genera la siguiente afectación presupuestal;

PRESUPUESTAL

Débito Crédito


Crear la causación de pagos en Contabilidad/Movimientos; con la cual se genera la cuenta por pagar anombre del trabajador por la liquidación generada; esta causación registra la siguiente afectacióncontable y presupuestal.

PRESUPUESTAL

Débito Crédito


CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta de gastos asociada a los

conceptos de nóminaVs. Cuenta por Pagar

Crear el comprobante de egreso con origen causación de pagos para dar soporte a la salida de dinero por eldesembolso de la liquidación del trabajador en Pagaduría y Tesorería/Movimientos. Con el registro de esteproceso se ejecuta la siguiente afectación presupuestal.

PRESUPUESTAL

Débito Crédito


vigenciaVs.


Contraídas

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CONTABLE

Débito Crédito


Es importante que los periodos de contabilidad, presupuesto y pagaduría estén activos.

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LIQUIDAR PERSONAL

INICIO

Asociar al trabajador el tipo de liquidaciónen la asignación de salarios

Definir la norma que da soporte ala liquidación definitiva

Definir los tipos de liquidación

Establecer los tipos de retiro declase total y los motivos de retiro

Originar las novedadesSUIP de clase retiro

Definir conceptos a incluiren la liquidación definitiva

Establecer las formulas a aplicarpara el cálculo de los conceptos

Generar la liquidación definitiva

Cerrar la liquidación definitiva

FIN

*Crear solicitud de CDP*Crear CDP*Generar Registro Presupuestal con

origen otro

Generar causación de pagos

Generar Comprobante de Egreso

97

2.7.5 Evaluación de Desempeño CNSC

La evaluación es el proceso mediante el cual se verifican, valoran y califican las realizaciones de una personaen el marco de las funciones y responsabilidades de su desempeño laboral de acuerdo con las condicionesprevias establecidas en la etapa de fijación de compromisos laborales, su aporte al logro de las metasinstitucionales y la generación del valor agregado que deben entregar las instituciones.

La finalidad de este evaluación es suministrar información basada en evidencias que den cuenta de lacompetencia laborar del empleado, con el fin de orientar la toma de decisiones relacionadas con la permanenciadel servicio, la formulación de planes de incentivos, estímulos y de capacitación y las demás acciones demejoramiento individual e institucional a que haya lugar. (Art 1 y 2 Acuerdo 17 del 22 de Enero de 2006)

El administrador del aplicativo puede hacer un registro de este proceso de evaluación a través de la ejecuciónde una serie de procesos definidos a continuación

1. Lo primero a definir es un proceso de parametrización que está compuesto por los siguientes pasos;

El usuario debe iniciar por definir los puntajes a asignar a cada uno de los procesos que se deben cumplirpara el desarrollo de la evaluación de desempeño (contribuciones individuales, metas individuales,competencias comportamentales por nivel y competencias comportamentales comunes). Este proceso seejecuta en Talento Humano/Manual de Funciones/Tablas Básicas/Distribución de Puntajes EvaluaciónCNSC.

En la ruta Talento Humano/Datos del Trabajador/Tablas Básicas/Evaluación de Desempeño CNSC, elusuario debe entrar a definir los siguientes conceptos

Áreas de Evaluación

Factores de Evaluación

Motivos de Concertación en este punto el usuario debe entrar a definir las razones por los que se requiererealizar el proceso de evaluación de desempeño.

Competencia Común; en esta funcionalidad se deben establecer los objetivos o metas a ser logrados por elcomún.

Ítems de Competencia Común; el usuario debe hacer una relación de las acciones que debe cumplir cada unode los trabajadores a ser evaluados par la consecución de las metas de competencia común.

Ítems de Competencia Comportamental; para poder hacer una relación de estos ítems el usuario debe haberdefinido primero la Conducta de Competencia por Nivel en Talento Humano/Manual de Funciones/Cargos,para poder definir las acciones de este tipo que se van a evaluar en este punto. Es de recordar que estasconductas son definidas por nivel jerárquico.

Ítems de Competencia Individual; en esta funcionalidad el usuario debe entrar a definir las acciones a cumplirde forma individual que serán evaluadas; pero el usuario debe tener en cuenta que para poder ejecutar esteproceso primero debió definir por labor las Competencias Individuales a cumplir por los trabajadores, esteproceso se ejecuta en Talento Humano/Manual de Funciones/Datos Asociados al Cargo/ContribucionesIndividuales.

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Tipos de Evaluación, definir las clases de evaluación a ser aplicadas a los trabajadores según el proceso enel que se encuentren.

Programación Tipo Evaluación; en esta funcionalidad el usuario debe definir un cronograma que permita laejecución de los diferentes tipos de evaluación creados para cumplir con el proceso de evaluación dedesempeño. Esta programación se define en semestres para el 1º semestre la programación debe estardefinida entre el 01 de Febrero al 31 de Julio y el 2º semestre entre el 1º de Agosto hasta el 31 de Enero.

2. Con el proceso de parametrización establecido el administrador del módulo debe iniciar la ejecución de laevaluación de desempeño en la funcionalidad evaluación trabajador que se encuentra en TalentoHumano/Datos del Trabajador/Evaluación de Desempeño CNSC; para esto el usuario debe gestionar losprocesos establecidos en los siguientes campos que componen a esta funcionalidad

Evaluación trabajador; lo primero que se debe hacer es asociar al trabajador un proceso de evaluación quese ha establecido a través de una programación anterior y que se realiza dentro de esta opción, a través de estaasociación se definen las competencias comportamentales por nivel jerárquico y la competenciascomportamentales comunes a calificar en el proceso de evaluación;

Metas Individuales; el paso a seguir es la definición de las metas individuales dentro de esta opción, con elobjeto de definir las contribuciones y metas individuales a ser evaluadas para ese trabajador, y el puntajemáximo a obtener por el empleado en la evaluación de la meta o contribución individual establecida.

Una vez se han definido las opciones a evaluar el usuario debe pasar al proceso de calificación de cada una delas opciones (competencias comportamentales por nivel jerárquico, competencias comportamentales comunesy metas individuales); que se realizan en la opción calificar del campo Evaluación Trabajador. Con esto elusuario ha cumplido con la ejecución del proceso de Evaluación de desempeño de la Comisión Nacionalde Servicio Civil

3. El aplicativo le ofrece diversas opciones al usuario que le permitirán ejecutar procesos relacionados con laevaluación en Talento Humano/Datos del Trabajador/Evaluación de Desempeño CNSC que se definen acontinuación

Calificaciones Pendientes; esta funcionalidad es de tipo consulta y le permite al usuario conocer cuáles de lasevaluaciones aplicadas a los trabajadores no ha pasado por el proceso de clasificación.

Total anual; es una funcionalidad es de tipo de consulta que genera información relacionada con lacalificaciones obtenidas por un trabajador en el año en el proceso de evaluación de desempeño de CNSC.

Resultados de la Evaluación; esta funcionalidad le permite consultar al usuario el puntaje obtenido por eltrabajador en determinado tipo de evaluación, y descargar un documento que contiene todos los datosrelacionados con la evaluación cumpliendo con los requisitos establecidos por la Comisión Nacional del ServicioCivil.

Totales por evaluación; esta funcionalidad como su nombre lo indica le permite conocer las calificacionestotales obtenidas en la aplicación de un tipo de evaluación a diversos trabajadores.

Plan de Mejoramiento; los usuarios van a requerir establecer un plan de mejoramiento para los trabajadoresbasados en los resultados obtenidos a través de la evaluación de desempeño de la CNSC que se puederegistrar en esta funcionalidad y que saldrá relacionado en la consulta que se realice en la funcionalidad

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resultados de la evaluación.

Información sobre recursos; a través de esta funcionalidad el usuario puede registrar los recursosinterpuestos por los trabajadores públicos debido a los efectos que ocasionan los resultados obtenidos por laaplicación de la evaluación de desempeño de CNSC, con el registro de cada una de las instancias por las quepuede pasar la interposición de un recurso.

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EVALUACION DE DESEMPEÑO CNSC

INICIO

Definir los puntajes de los procesos de la evaluación de desempeño*Contribuciones individuales*Metas Individuales*Competencias comportamentales por nivel jerárquico*Competencias comportamentales comunes

*Crear las conductas de competenciaspor nivel*Establecer las contribucionesindividuales asociados a cada labor

Definir*Áreas de Evaluación*Factores de Evaluación*Motivos de Concertación*Competencia Común

Definir los ítems de competenciacomportamental y los ítems de competenciaindividual

Definir los tipos de evaluación a aplicar

Hacer la programación de los tipos deevaluación por semestre

Los semestres están definidos así1 semestre febrero a julio2 semestre agosto a enero

Definir la evaluación del trabajador (establecido loselementos a evaluar para competenciascomportamentales por nivel jerárquico y por comunes

Establecer los elementos a evaluar en lascontribuciones y metas individuales en elcampo de metas individuales

Calificar la evaluación de desempeño del trabajador FINEstablecer planesde mejoramiento

Registro delos recursosinterpuestos

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2.7.6 Ajustes a la Nómina

En el proceso de liquidación de la nómina el aplicativo genera automáticamente el Certificado de DisponibilidadPresupuestal, el Registro Presupuestal y la Causación que genera la cuenta por pagar por parte de la entidadal trabajador. Es importante que el usuario tenga en cuenta que puede generar modificaciones a estosprocesos como se explica a continuación;

Reducción de la Cuenta por Pagar por concepto de nómina al trabajador;

Para la ejecución de este proceso el usuario debe iniciar con la modificación de la Causación de Pagos enContabilidad/Funciones Especiales/Ajuste Causación Nómina; para la ejecución de este proceso el usuariodebe definir el tipo de modificación si será de clase reducción o adición en este caso reducción y se debe haceruna relación del trabajador que tiene asociada una causación de este tipo o en su defecto el número de lacausación que se va a modificar.

Una vez se han definido los datos anteriores el usuario debe indicar el valor a reducir en cada uno de losconceptos que componen la causación de pagos y proceder al registro y por ende afectación contable delproceso; el usuario debe recordar que el aplicativo le permite hacer asiento automático o realizar un asientomanual a través de la opción asentar. El asiento debe quedar según como se define a continuación;

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta por Pagar Vs. Cuenta de Gastos

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de gastos comprometidos Vs. Cuenta de obligaciones contraídas

Es importante que el usuario tenga en cuenta que una vez se hayan realizados pagos sobre esa causación, nose podrán hacer modificaciones sobre la misma.

Una vez ha hecho la reducción de la causación se requiere que se reduzcan los procesos que dan soporte a lacausación como el registro presupuestal y CDP;

Para la reducción del registro presupuestal el usuario debe dirigirse a la funcionalidad Ajuste registropresupuestal nómina que se encuentra en Presupuesto/Movimientos; en la cual se debe relacionar el númerode registro presupuestal que está asociado a la causación sobre la que se realizó la reducción y definir el valora reducir (para que el aplicativo tome como reducción el valor relacionada en el proceso este debe ir precedidodel signo negativo Ej. -50.000); luego se registra el proceso y se realiza el asiento contable; este asiento sepuede realizar de forma automática con el registro del proceso o de forma manual a través de la opción asentar.

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El asiento queda registrado de la siguiente forma

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Gastos por afectar Vs. Cuenta de gastos comprometidos

Una vez se ha realizado la reducción de registro presupuestal y para terminar con el proceso lógico el usuariodebe hacer la reducción del Certificado de Disponibilidad Presupuestal que dio origen al registro presupuestalen Ajuste CDP Nómina que se encuentra en Presupuesto/Movimientos, para esto el usuario debe relacionar elCDP que está asociado al Registro Presupuestal y asignar el valor por el cual se ha realizado el proceso dereducción (el usuario debe tener en cuenta que para que el valor sea tomado como reducción debe estarprecedido por el signo negativo Ej. -50.000); luego se hace el registro y se debe ejecutar el proceso de asentarde forma obligatoria que no genera asiento contable pero es utilizado dentro del aplicativo como una forma deautorización del ajuste.

Con el proceso anterior se ejecuta completamente la reducción de la cuenta por pagar a trabajadores porconcepto de nómina.

Para la ejecución del proceso se requiere

Definir la norma con la cual se va a dar soporte a la adición de la cuenta por pagar de la nómina. EnParametros Generales/Tablas Básicas.

Que los rubros asociados a la nómina tengan las cuentas de clase cero asociadas. En Contabilidad/Enlacecon otros módulos/Presupuesto/Rubros.

Que los conceptos de nómina tengan las cuentas contables asociadas. En Contabilidad/Enlace con otrosmódulos/Talento.

Que los periodos contables y presupuestales estén activos.

Aumento de la cuenta por pagar por concepto de nómina a los trabajadores

Para la elaboración de este proceso se debe realizar el ajuste a cada uno de los procesos que estáninvolucrados con la causación; como son el CDP y Registro Presupuestal;

Lo primero que debe realiza el usuario es la modificación del CDP que es el documento que crea ladisponibilidad de dinero para el pago de la cuenta por pagar en este caso, esta modificación, se realiza en lafuncionalidad Ajuste CDP Nómina, ubicada en la ruta Presupuesto/Movimientos; en la cual el usuario deberelacionar el CDP asociado a la nómina que genero la cuenta por pagar al trabajador y definir el valor aaumentar; cuando el usuario realiza el registro debe ejecutar el proceso de asentar de forma automática o através de la opción asentar que actúa como una forma de autorizar el proceso mas no genera un asientocontable.

Con la modificación de adición al CDP se puede modificar el compromiso establecido en el registro

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presupuestal para el pago de la cuenta por pagar al trabajador en la funcionalidad Ajuste RegistroPresupuestal Nómina en Presupuesto/Movimientos; para esto el usuario debe relacionar el registropresupuestal a modificar y el valor a adicionar

Con el registro de esta información, se debe generar un asiento contable que puede ser realizado por el usuariode forma automática en el momento del registro de la adición o a través de la funcionalidad asentar

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de gastos comprometidos Vs. Cuenta de gastos por afectar

Una vez se ha registrado la adición al registro presupuestal el usuario debe entrar a desarrollar el último pasode este proceso que es realizar la adición a la causación de pagos que es quien genera la cuenta por pagar altrabajador.

La ejecución de este proceso se realiza en la funcionalidad Ajuste Causación Nómina que se encuentra enContabilidad/Funciones Especiales, en la que el usuario debe definir el tipo de ajuste en este caso adición yrelacionar la causación a modificar o en su defecto el trabajador para el cual esta creada la cuenta por pagar;con estos datos el usuario puede entrar a modificar cada uno de los conceptos que conforman la causación conel valor a adicionar y realizar el registro de la operación.

Es obligatorio que el usuario realice el asiento de la operación que genere la afectación contable del proceso yasí modificar los registros de la cuenta por pagar; el asiento puede ser generado por el usuario de formaautomática cuando se realiza el registro de la operación o a través de la opción asentar.

Con la ejecución de este último paso el proceso de adición a la cuenta por pagar queda completo

El registro contable se muestra a continuación:

PRESUPUESTAL

Débito Crédito

Cuenta de Obligaciones Contraídas Vs. Cuenta de gastos comprometidos

CONTABLE

Débito Crédito

Cuenta de gastos Vs. Cuenta por Pagar

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Para la ejecución del proceso se requiere

Definir la norma con la cual se va a dar soporte a la adición de la cuenta por pagar de la nómina. EnParametros Generales/Tablas Básicas.

Que los rubros asociados a la nómina tengan las cuentas de clase cero asociadas. En Contabilidad/Enlacecon otros módulos/Presupuesto/Rubros.

Que los conceptos de nómina tengan las cuentas contables asociadas. En Contabilidad/Enlace con otrosmódulos/Talento.

Que los periodos contables y presupuestales estén activos.

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REDUUCIÓN DE LA CUENTA POR PAGAR POR CONCEPTO DE NÓMINA

AUMENTO DE LA CUENTA POR PAGAR POR CONCEPTO DE NÓMINA

INICIO

Realizar la reducción a lacausación

Realizar la reducción delregistro presupuestal

Realizar la reducción alCDP

Registrar FIN

Generar asiento contable


Aumentar el valor del CDP

Aumentar el registropresupuestal

Aumentar la causación depagos

Registrar FINGenerar asiento contable


INICIO

marley carolina serrano salazar · 2016-11-17 · para la ejecución de este proceso se requiere de...

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