matriz de seguimiento de recomendaciones de la contraloría ... · existencia de la solicitud,...

Me icen, de Delema

Ecuatoriano

Matriz de seguimiento de recomendaciones de la Contraloría General del Estado - oficio 02023-DAAC del 27-ENE-2016.

OBSERVACIÓN No RECOMENDACIÓN CONTRALORÍA RESPONSABLE CUMPLIMIENTO SEGUIMIENTO

Archivo de documentación

que respalda los egresos no

es completo y secuencial.

1

Dispondrá al Director Administrativo Financiero, elabore para su aprobación, un instructivo que

contenga los procedimientos para el archivo secuencia' y cronológico de los documentos que

sustentan los comprobantes de pago, a fin de que éstos contengan la documentación original,

completa, su presentación sea oportuna, facilite la verificación y comprobación

Directora

Administrativa

Financiera

SI

Recomendación cumplida:

INSTRUCTIVO INS-IEE-DAF-002-2016 DE ARCHIVO DE COMPROBANTES DE

PAGO

No se implementó el uso de

comprobantes para el ingreso

a bodega bienes de larga

duración

2

Elaborará y presentará al Director Ejecutivo para su aprobación, un instructivo que contenga los

procedimientos de ingreso a bodega y el uso de comprobantes, lo que facilitará el seguimiento

cronológico, completo de la adquisición y se deje constancia documental del ingreso del bien a

bodega

Directora

Administrativa

Financiera

SI


Resolución Nro. IEE-IEE-2017-0006-R; 11 de abril de 2017; INSTRUCTIVO

PARA EL INGRESO DE BIENES Y EXISTENCIAS A BODEGA Y EL USO DE

COMPROBANTES

Falta de documentación

que sustente el cálculo del

presupuesto referencial.

3

Dispondrá al Director Administrativo - Financiero que en coordinación con el Jefe de Servicios

Institucionales, formule para su aprobación, la metodología para determinar el presupuesto

referencial, que será difundida entre los servidores que intervienen en los procesos de

contratación, a fin de establecer presupuestos referenciales reales para la adquisición, de lo

cual se dejará constancia en un informe que será archivado en el expediente respectivo, para su

control posterior

Directora

Administrativa

Financiera

SI


INSTRUCTIVO: IEE-DAF-51-001-201641120 ESTUDIOS PREVIOS A LA

CONTRATACIÓN

Tarifas por servicios

dentales no fueron

actualizadas.

4

Dispondrá al Director Administrativo - Financiero realice un estudio de precios de los servicios

odontológicos que presta la institución a sus servidores y familiares, a fin de establecer las

tarifas reales que permitan recuperar los gastos invertidos, estudio que lo presentará para su

aprobación y aplicación

Directora

Administrativa

Financiera

NO

Pendiente la aplicación del informe; Memorando Nro. IEE-DTH-2016-0213-

M, 29 de abril de 2016, se remite un Informe sobre el estudio de precios de

los servicios odontológicos que presta la institución; esta en trámite su

aplicación

Memorando Nro. IEE-DTH-2017-0320-M del 16 marzo 2017, Dir. Talento

Humano, solicita autorización para que los servicios de atención

odontológica que presta la institución sean gratuitos. Director Ejecutivo

dispone informe a Jurídico y coordine con Dir. Planificación, Administrativo

Financiero y Talento Humano y que se remita informe.

Falta de control en la

liquidación y pago de viáticos y

subsistencias al exterior.

5

Previo a la autorización del pago del anticipo de viáticos por comisiones de servicios al exterior,

verificará y dispondrá a la Jefa Financiera, Analista de Contabilidad y Tesorero, verifiquen la

existencia de la solicitud, autorización y el número de días asignados para la comisión; una vez

cumplida la misma, solicitarán la presentación del informe de la comisión en el plazo

establecido, el que deberá contener información completa del itinerario realizado, a éste se

adjuntará los pases a bordo del transporte utilizado, documentación con la cual realizarán la

liquidación de los valores anticipados por el tiempo efectivamente utilizado en la comisión, de

existir pagos en más se requerirá su devolución

Directora

Administrativa

Financiera

SI

Recomendación cumplida

(memorando Nro. IEE-DAF-2016-0222-M, del 13 de febrero de 2016)

6

En caso de que los servidores comisionados no presenten en el plazo establecido, los documentos

para la liquidación oportuna de viáticos al exterior, se les comunicará que los valores entregados

como anticipos de viáticos, serán descontados de su remuneración mensual

Directora

Administrativa

Financiera

SI



Gastos en alimentos y

bebidas no están

sustentados legalmente.

7

No autorizará gastos por compra de refrigerios, servicios de cafetería y restaurante, bufetes,

almuerzos, alimentos, bebidas y otros; que se efectúen por reuniones de trabajo, talleres de

capacitación, socialización de proyectos, presentación de informes de gestión, aniversarios de

la entidad, cambio de mando, asistencia a cursos de capacitación, visitas de las autoridades

civiles y militares que son propias de la misión y objetivos institucionales."

Director

Ejecutivo SI



Falta de planificación, control

y seguimiento de las

actividades de capacitación.

8

El Director Ejecutivo, dispondrá al Director de Administración del Talento Humano mantenga

control sobre la ejecución de los cursos programados en el plan de capacitación, a fin de que

todos los servidores considerados en esté, se capaciten, mejoren sus conocimientos,

habilidades y se desarrollen profesionalmente

Director

Ejecutivo SI


Memorando Nro.Nro. IEE-DE-2016-0018-M, del 03 de febrero de 2016

9

El Director de Administración de Talento Humano, coordinará con las diferentes unidades

administrativas y proyectos, la programación de la capacitación de los servidores que presten

sus servicios en institución, a fin de que ésta responda a las necesidades institucionales y estén

relacionadas con los puestos que desempeñen.

Director de

Administración

de Talento

Humano

SI


Memorando Nro. IEE-DE-2016-0074-M, del 18 Abril 2016

Oficio No. IEE-DE-2016-0341-0F, del 20 Mayo 2016

Circular No. IEE-DTH-2016-0003-C, del 01 junio 2016

Director de

Administración

de Talento

Humano

SI Recomendación cumplida

Memorando Nro. IEE-DTH-2017-0330-M; del 17 de marzo de 2017

10

El Director de Administración de Talento Humano, en coordinación con el Director de

Tecnología de la Información y Comunicación, generará una base de datos para mantener un

registro de cada uno de los eventos de capacitación recibidos por los servidores; y , requerirá

presente copia de los certificados de aprobación obtenidos, que serán archivados en su

expediente, a fin de llevar un control sobre el cumplimiento del plan de capacitación.

11

El Director de Administración de Talento Humano; para el caso de contratación de servicios de

capacitación a proveedores privados, verificará que se encuentre autorizados para

proporcionar este servicio en las entidades del sector público.

Director de

Administración

de Talento

Humano


Memorando Nro. IEE-DTH-2017-0293-M, del 06-Marzo-2017

12

Para el pago de las facturas por servicios de capacitación, requerirá al Responsable de Talento

Humano, emita un informe de los servidores que asistieron y/o aprobaron la capacitación,

información que permitirá evidenciar el cumplimiento del servicio por parte del proveedor y de

los capacitados.

Directora

Administrativa

Financiera





Falta de condiciones

contractuales en la adquisición

del servicio de jornaleros.

13

El Director Ejecutivo, dispondrá al Asesor Jurídico que en los contratos para la prestación de

servicios de jornaleros, conste una cláusula mediante la cual se exija al contratista la

presentación de reportes de asistencia y firmas, nombres del personal subcontratado, números

de cédula, labores realizadas, fecha y lugar donde se realizó la actividad, a fin de respaldar la

prestación de servicio.

Director

Ejecutivo SI

Recomendación Cumplida

(memorandos Nro. IEE-DAF-2016-0056-M del 11 de marzo de 2016 y del

memorando Nro. IEE-DAF-2016-0339-M, de 10 marzo 2016)

14

Dispondrá a los administradores de contrato, que en los informes mensuales de cumplimiento,

detallen la nómina de los jornaleros que laboraron en el campo, señalando nombre completo,

lugar y fecha del trabajo diario ejecutado.

Director

Ejecutivo SI




15

Requerirá al contratista que para el pago de la factura, adjunte los reportes de asistencia del

personal de jornaleros, en los que conste: nombres completos, números de cédula, firmas,

labores realizadas, fecha y lugar donde ejecutó la actividad, abalizados con la firma del servidor

responsable del trabajo de campo y del administrador del contrato, lo que respaldará las

planillas presentadas por el contratista para el pago.

Directora

Administrativa

Financiera

SI




16

Previo al pago, dispondrá que se efectúe el cruce de la información entre los reportes del

contratista con el informe del administrados del contrato, de no existir inconsistencias

procederá al pago o solicitará las aclaraciones pertinentes; una vez efectuado el pago,

dispondrá el archivo de la información completa.

Directora

Administrativa

Financiera

SI




17

Solicitará al contratista, la documentación que evidencie el cumplimiento de las disposiciones

emitidas por la seguridad social y normativa laboral vigente, referente al personal de jornaleros

que prestan sus servicios en los diversos proyectos de investigación

Directora

Administrativa

Financiera

SI




ELABORADO POR: J.SANDOVAL

FECHA DE ACTUALIZACIÓN: 28/04/2017

CUMPLIMIENTO

PENDIENTE

16

Eco. Angelica Zapata Vela

DIRECTORA DE PLANIFICACIÓN (ENC)

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