Guía Rápida de Mejoraswww.iconstruye.com

Módulo de Control de Facturas

Iconstruye S.A.

Mesa de Ayuda: 486 11 11

Descripción General

Con el fin de facilitar el manejo del módulo de Facturación y de permitir un mayor control de la información de las facturas a pago, Iconstruye introdujo una serie de mejoras a las funcionalidades de:

1. Ingreso de Facturas 2. Asociación de Documentos 3. Solicitud de Nota de Corrección 4. Control de Documentos

Descripción de Mejoras

1. Ingreso de Facturas En la página de Ingreso de Facturas se introdujeron las siguientes mejoras (figura 1):

1) Carga Rápida de Proveedor: Si el usuario conoce el RUT del proveedor, podrá digitarlo en el espacio disponible (Sin puntos ni dígito verificador) y al hacer clic en la lupa cargarán los datos del proveedor. Si desconoce el RUT, podrá acceder a la ventana de búsqueda de proveedor dejando el campo en blanco y haciendo clic en la (lupa).

2) Tipo de Cambio Facturado: Campo disponible para que el usuario ingrese tipo de cambio facturado cuando el documento se asocia a recepciones de órdenes de compra efectuadas en UF o en alguna Moneda Extranjera. Al seleccionar el tipo de cambio, se habilitará un campo para que ingrese el valor del tipo de cambio.

3) Nuevo orden de fechas: Cambia el orden a Fecha de Emisión, Recepción, Vencimiento, Estimada de Pago. Con respecto a esta última, cabe mencionar que fue eliminada su obligatoriedad de ingreso en el sistema1.

4) Notas: Cambio del nombre de este campo a Información Asociada a la Factura.

1 Antes de esta mejora, el sistema de Iconstruye no permitía terminar el ingreso de la factura mientras la fecha de pago no fuese ingresada.

Figura 1. Ingreso de Facturas.

Nuevo Orden de Fechas Se cambió el nombre del campo “Notas”, por Información Asociada a la factura. Carga rápida de datos del proveedor. Tipo de cambio facturado.

2. Asociación de Documentos

2.1. Página de Asociación de Documentos Se introdujeron las siguientes mejoras (figura 2):

1) Incorporación del número de la factura en el encabezado de la página 2) Búsqueda simultánea de documentos: Esta funcionalidad permitirá que el

usuario digite hasta 3 números de guías de despacho o documentos de recepción, separados por coma, para agilizar la búsqueda.

3) Información Asociada a la Factura: Incorporación de esta información en la página de asociación de documentos.

4) Impresión de Orden de Compra: Desde la página de Asociación de Documentos, el usuario podrá visualizar la Orden de Compra (en versión PDF) correspondiente a la factura que se está asociando.

Figura 2. Asociación de Documentos a la Factura

Nº de Factura. Búsqueda Simultánea de documentos. Información Asociada a la Factura (Notas). Link a la orden de compra (versión PDF).

2.2. Página de Documentos Asociados a la Factura Como se aprecia en la figura 3, en la página de Documentos Asociados a la Factura se realizaron las siguientes dos modificaciones:

1) Incorporación del monto total de las Solicitudes de Notas de Corrección 2) Inclusión de campo con diferencia de monto por tipo de cambio

Figura 3. Documentos Asociados a la Factura

Monto total en Solicitudes de Notas de Corrección. Diferencia por tipo de cambio.

3. Solicitud de Notas de Corrección Iconstruye introdujo al sistema la posibilidad de que los usuarios compradores envíen cartas de solicitudes de notas de corrección en un formato estándar a sus proveedores.

Para ello, en el Ingreso de Notas de Corrección el usuario deberá especificar el tipo de documento, el monto, el número de la guía asociada a la solicitud y el motivo (figura 4). Luego de realizar dichas especificaciones, deberá presionar el botón Agregar.

Figura 4. Ingreso de Solicitud de NC.

El usuario podrá visualizar la carta en PDF para enviarla al proveedor (por fax o e-mail), ingresando a la página de Control de Solicitudes de Notas de Corrección. Allí, en la tabla de listado de solicitudes encontrará el icono en la columna de Opciones (figura 5).

Figura 5. Control de Solicitudes de NC a Facturas

La carta de Solicitud de Nota de Corrección contiene los siguientes datos (figura 6):

• N° Factura • Obra • N° Guía Despacho • N° Orden de Compra • Tipo (crédito, débito) y Monto de la Nota de Corrección

Figura 6. Carta de Solicitud de Nota de Corrección.

4. Control de Documentos

4.1. Rol de Editar Documento Independiente En la página de control de facturas, en la columna opciones, se utilizará el icono independiente que se mostrará solamente si el usuario tiene rol de editar documento tributario y que permitirá acceder a la página de ingreso de factura. Para acceder al resto de las funcionalidades, se podrá hacer solamente desde la opción

(la lupa). Por ejemplo si hay un usuario que ingresa la factura y otro que asocia los documentos, el usuario que tiene rol de asociar, accederá desde la página de Control de Documentos a la página de Asociación de Documentos a la factura al hacer clic en la

(lupa) (figura 8).

Figura 8. Editar Documento

5. Control de Solicitudes de Notas de Corrección Se habilitará una página donde el usuario podrá consultar las solicitudes de Nota de Corrección, imprimir las cartas de solicitud y consultar facturas y notas de corrección ingresadas. Como se aprecia en la figura 9, esta página contiene en el sector superior un buscador de solicitudes, que permite al usuario buscar de acuerdo a los siguientes parámetros:

• Nº factura: Busca entre el listado de facturas que tienen solicitud de nota de corrección.

• Tipo de Nota de Corrección: Las opciones son nota Crédito, nota de débito y nota administrativa. Por defecto debe ir nota de crédito.

• Fecha de solicitud: Busca en la fecha en que se ingreso la solicitud de nota de corrección en el sistema.

• Proveedor: El campo busca en el nombre de fantasía del proveedor. La funcionalidad es la misma que se ocupa en los buscadores del módulo reportes.

Al realizar una búsqueda, el sistema arrojará como resultado una tabla que contiene los siguientes datos (figura 9):

• Nº factura asociada: Nº de las facturas que tienen nota de corrección solicitada. • Fecha de recepción de la factura • Proveedor: Proveedor al cual se hizo la solicitud. • RUT proveedor • Tipo de nota de corrección solicitada: Nota de crédito o nota de débito. • Fecha en que se solicitó la nota de corrección • Monto solicitado

• Opciones: La impresora permite acceder a la versión PDF de la carta con que se solicitó la nota de corrección.

• Nº nota de corrección recibida. Si se ingresó una nota de corrección al sistema y esta se asoció a la factura para la cual se había solicitado una nota de corrección, entonces aparecerá el nº de la NC ingresada, con un link al detalle de la NC

• La fecha de ingreso al sistema: Fecha en que se ingresó la NC al sistema de Iconstruye.

Figura 9. Control de Solicitudes de NC a Facturas