mecanismos para el fortalecimiento del sistema integral de prevencion mayo de 2010
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MECANISMOS PARA EL FORTALECIMIENTO MECANISMOS PARA EL FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCIONDEL SISTEMA INTEGRAL DE PREVENCION
Mayo de 2010Mayo de 2010
ContenidoContenido
• Situación actual :vs: Situación deseada• Tareas de la Resolución 490 de 2008• Estrategia ejecutada• Factores claves de éxito• Resultados del ejercicio colectivo• Componente estratégico
o Conceptualizacióno aa
• Componente día a díao Conceptualización: Diferencia Solicitud - Casoo Procedimiento preventivo
Situación actual vs. Situación deseadaSituación actual vs. Situación deseada
1. Varios y disímiles procedimientos entre dependencias.
2. En algunos casos, el ejercicio de la prevención de manera casuística sin parámetros, objetivos definidos sobre sectores y entidades objeto de prevención.
3. Desarticulación entre lo planeado, lo ejecutado, lo registrado y la evaluación del control de gestión
1. Tener un solo procedimiento para toda la entidad
2. Ejecutar la prevención tendiente a impactar la raíz de problemas que se traducen en Solicitudes de los ciudadanos
3. Articular la Planeación a la ejecución de la prevención y esto a su vez al registro de información y por ende a la evaluación del control de gestión
BrechaEscenarioActual
EscenariosFuturos
Estandarización del procedimiento preventivo
Determinación de un plan de Acción para la Función
Preventiva
Temas y tareas de la Resolución 490/08Temas y tareas de la Resolución 490/08
•Finalidad•Titulares•Objeto•Criterios•Coordinación•Principios•Establecimiento del procedimiento básico.
TAREAS• Fortalecer la cultura institucional de la
prevención.
• Diseñar estrategias para el mejoramiento de la función preventiva.
• Crear procedimientos, instructivos, modelos y formatos.
• Articular el procedimiento integral de
prevención con los sistemas de información de la entidad.
• Capacitar a los servidores PGN como actores fundamentales de sostenibilidad del Sistema Integral de Prevención.
• Diseñar el sistema de medición de la gestión preventiva.
MATERIA PREVENTIVA
• Delegada Preventiva de la Función Pública (Dependencia coordinadora del SIP).
• Oficina de Planeación• Grupo SIM• Grupo de Modernización• Oficina de Control Interno (Acompañamiento)
• Delegada preventiva en materia de DDHH y asuntos étnicos
• Delegada para Asuntos Civiles• Delegada para la Infancia, Adolescencia y Familia• Delegada para la Descentralización y Entidades
Territoriales• Delegada para Asuntos del Trabajo y Seguridad Social• Delegada para Asuntos Ambientales y Agrarios
EstrategiaEstrategia
La necesidad de llegar a acuerdos conllevó a un trabajo conjunto y coordinado entre las dependencias que desarrollan y apoyan la función preventiva:
EQUIPO BASEEQUIPO BASE
EQUIPO AMPLIADOEQUIPO AMPLIADO
Encaminada a….Encaminada a….
SISTEMA DE INFORMACIÓN MISIONAL
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
PLANEACIÓN, EVALUACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN
INSTRUMENTALIZACIÓNPROCESOPROCESO
PREVENTIVOPREVENTIVO
•Integralidad
•Articulación
•Estandarización
•Documentación
Buscar unificación
Compromiso
Construcción colectiva
Interés y conocimiento
APOYO DIRECTIVOSAPOYO DIRECTIVOS
Factores claves de éxitoFactores claves de éxito
Buscar unificación
Compromiso
Interés y conocimiento
Construcción colectiva
RESULTADOS DEL RESULTADOS DEL EJERCICIO COLECTIVOEJERCICIO COLECTIVO
ResultadosResultados
Respecto a la Planeación• Elaboración del Plan Estratégico Preventivo• Ajustes a la matriz de objetivos y criterios de logro del Plan Estratégico Institucional atinente a
la función preventiva. • Consolidación del portafolio de proyectos preventivos.• Elaboración de la plantilla estandarizada para el registro de las actividades preventivas.• Formulación de Indicadores.
Respecto al procedimiento preventivoRespecto al procedimiento preventivo1. Rediseñó el procedimiento preventivo con criterios de estandarización (Res 490/08),
integralidad, transversalidad en alineación con los Sistemas de Información disponibles.2. Formulación de Indicadores.
Porque la prevención es la mejor opción
COMPONENTE COMPONENTE ESTRATEGICOESTRATEGICO
PLAN ESTRATÉGICO PREVENTIVOPLAN ESTRATÉGICO PREVENTIVO
Conceptualización:Conceptualización: Proyecto EstratégicoProyecto Estratégico
Es un conjunto de actividades interrelacionadas, con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr un objetivo deseado.
Un proyecto estratégico se plantea para:o Resolver un problema o necesidad, o Aprovechar una oportunidad cuyos efectos beneficiarán a un
grupo o a la comunidad.
Los proyectos constituyen “esfuerzos adicionales” a la gestión del día a día y contribuyen principalmente a mejorar o transformar productos o servicios institucionales..
Los proyectos no son “casos” por tanto se formulan y reportan sus avances en instrumentos definidos para tal fin:
o Ficha de formulación de proyectos o Formato de informe de gestión
NOTA: Los proyectos estratégicos no se registran en el SIM.
PORTAFOLIO DE PROYECTOS PREVENTIVOSPORTAFOLIO DE PROYECTOS PREVENTIVOS
COMPONENTE DÍA A DÍACOMPONENTE DÍA A DÍA
PLANTILLA PREVENTIVA PLANTILLA PREVENTIVA
INDICADORES ASOCIADOS INDICADORES ASOCIADOS
Porque la prevención es la mejor opción
PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PREVENTIVOPREVENTIVO
Conceptualización:Conceptualización: Diferencia Solicitud - CasoDiferencia Solicitud - Caso
SOLICITUD: SOLICITUD: la petición o queja presentada a la PGN por un(os) ciudadano(s) o entidad(es), de manera individual o colectiva que activa el proceso preventivo y se ejecuta a través de actividades sencillas (conocidas como actividades primarias preventivas), con las cuales la entidad obtiene un resultado en el menor tiempo posible, sin que esto implique una profundidad temática mayor. Es por esto que también se le ha denominado “ASUNTO ABREVIADO”.ASUNTO ABREVIADO”.
Conceptualización:Conceptualización: Diferencia Solicitud - CasoDiferencia Solicitud - Caso
CASO:CASO:Si después de aplicadas las actividades primarias preventivas en la solicitud en mención, la PGN determina que se requiere para su trámite una mayor rigurosidad, atención y tiempo, dicha solicitud deberá asumirse como un caso, el cual será denominado “CASO ORDINARIO”.CASO ORDINARIO”.
A diferencia del anterior se entenderá como “CASO CASO RELEVANTE”RELEVANTE” aquél iniciado de oficio en atención a las directrices impartidas por el Jefe de la Dependencia dada la trascendencia e impacto del asunto. Los resultados obtenidos en los casos relevantes de la dependencia serán la base para la elaboración y presentación del informe cualitativo de gestión que debe registrarse en el Sistema de Información STRATEGOS.
REALIZAR REPARTO EN SIM
REVISAR SOLICITUD
¿SE REQUIERE REMITIR POR COMPETENCIA?
REMITIR POR COMPETENCIA Y GENERAR COMUNICACIONES
REVISAR COMUNICACIONES
¿APRUEBA COMUNICACIÓN?
FIRMAR COMUNICACIONES
HACER SEGUIMIENTO AL ASUNTO REMITIDO
EXTERNAMENTE Y REGISTRAR CIERRE
SI
SI
INICIO
DAR INSTRUCCIONES PARA ASUMIR EL ASUNTO
NO
¿ES NECESARIO DESAGREGAR?
NO
DESAGREGAR
SI
NO VERIFICAR DUPLICIDAD
¿EXISTEN ASUNTOS DUPLICADOS?
SI ASOCIAR EL ASUNTO YA EXISTENTE
NO
EVALUAR EL ASUNTO (ART 3 )
¿ES UN ASUNTO ABREVIADO?
EJECUTAR ACTIVIDADES PRIMARIAS PREVENTIVAS SUFICIENTES
PARA OBTENER RESULTADOS ART.19
INFORMAR AL CIUDADANO EL TRÁMITE DADO A SU SOLICITUD
SI
NO
¿LOS RESULTADOS OBTENIDOS AMERITAN QUE SE ACTIVE OTRO PROCESO MISIONAL?
DESAGREGAR EL ASUNTOY REMITIR
A DEPENDENCIA PGN
¿EL ASUNTO AMERITA APERTURA DE CASO
ORDINARIO?
HACER SEGUIMIENTO YREGISTRAR INFORMACIÓN
FIN
ELABORAR INFORME DE FINALIZACIÓN (ABREVIADO)-CIERRE
ART.21.1 NUM. 2,4
¿LOS RESULTADOS OBTENIDOS AMERITAN REMITIR A OTRA ENTIDAD?
REMITIR ASUNTO A ENTIDADCOMPETENTE
SI
NO
SI
NO
NO
SI
¿ES NECESARIO HACER SEGUIMIENTO?
NO
SI
INFORME DE INICIACIÓN – ASUMIR EL CASO - ART. 20.18
PLAN DE ACTIVIDADES
EJECUTAR ACTIVIDADES PREVENTIVAS Y VERIFICAR HECHOS
¿EL CASO ACTIVA LA APERTURA DE OTRO PROCESO MISIONAL?
ELABORAR INFORME DE FINALIZACIÓN ART.21.1
FIN
¿SE CIERRA EL CASO?
NO
EJECUTAR ACCIONES DE SEGUIMIENTO Y REGISTRAR
INFORMACIÓN
NO
INFORMAR AL CIUDADANO
SI DESAGREGAR EL CASO Y REMITIR LO CORRESPONDIENTE POR
COMPETENCIA A LA DEPENDENCIA RESPONSABLE
SI
ASIGNAR SERVIDOR PUBLICO
ACTIVIDADES PRIMARIAS PREVENTIVAS
Planeación y EjecuciónSolicitud o Caso relevante?
Abreviado
Caso relevante
Amerita apertura de caso ?
No
Si
Fin
EVALUAR ASUNTO
ESTABLECER MARCO NORMATIVO
VERIFICAR HECHOS
(Ejecución de la Planeación )
EVALUAR Y DECIDIR CASO
(Planeación de actividades a ejecutar: que, donde, )
Todo OK?
ABRIR CASO
(Planeación de actividades a ejecutar: que, donde, )
No
Si
EJECUTAR ACCION PREVENTIVA Y EFECTUAR SEGUIMIENTO
CERRAR CASO
ARCHIVAR DOCUMENTACION
RADICACIONASIGNAR POLITICA,
PROGRAMA Y COMPLEJIDAD
Caso ordinario
ASIGNAR SERVIDOR PUBLICO
ACTIVIDADES PRIMARIAS PREVENTIVAS
Planeación y EjecuciónSolicitud o Caso relevante?
Abreviado
Caso relevante
Amerita apertura de caso ?
No
Si
Fin
EVALUAR ASUNTO
ESTABLECER MARCO NORMATIVO
VERIFICAR HECHOS
(Ejecución de la Planeación )
EVALUAR Y DECIDIR CASO
(Planeación de actividades a ejecutar: que, donde, )
Todo OK?
ABRIR CASO
(Planeación de actividades a ejecutar: que, donde, )
No
Si
EJECUTAR ACCION PREVENTIVA Y EFECTUAR SEGUIMIENTO
CERRAR CASO
ARCHIVAR DOCUMENTACION
RADICACIONASIGNAR POLITICA,
PROGRAMA Y COMPLEJIDAD
Caso ordinario
Porque la prevención es la mejor opción