Công ty Cổ phần MECTA

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG Ổ ĐĨA MẠNG GOOGLE DRIVE

1

1. Một số khái niệm và hướng dẫn chung

- Ổ đĩa mạng Google Drive: là một dịch vụ lưu trữ đám mây của tập đoàn Google, với mỗi tài khoản Gmail người dùng được cung cấp 1 ổ đĩa với dung lượng 15GB miễn phí.

- Phân quyền: là việc người dùng chia sẻ các tập tin cho mọi người với các cấp độ khác nhau: cho phép chỉnh sửa, chỉ được xem

- Tài khoản đăng nhập: Do bộ phận CNTT của cơ quan tạo và gửi tới tất cả các bộ phận liên quan. Lưu ý: để đảm bảo tính bảo mật đề nghị sau khi nhận tài khoản hãy đổi mật khẩu của mình

- Khi tạo thư mục người dùng nên đặt tên tường minh, gợi tả, tránh việc đặt tên chung chung VD tên của mình, nên đặt theo một số nguyên tắc VD: năm_tên dự án_tên thư mục.

- Các tài liệu do người dùng tải lên sau khi chỉnh sửa trực tiếp trên Google sẽ xuất hiện thêm 1 file mới, nếu có thể hãy sử dụng file này và xóa bỏ file do

mình tải lên. VD khi bạn tải lên 1 file Word biểu tượng sẽ là , sau khi chỉnh sửa với các công cụ của Google file do Google tạo ra sẽ có biểu tượng là . Khi đó bạn xóa file Word do mình tạo ra và sử dụng file của Google.

- Các tài liệu do người dùng tải lên thống nhất sử dụng các font chữ Unicode VD Time New Roman, hoặc Arial. Tránh sử dụng các font VNI dễ bị lỗi font.

- Các tập tin và thư mục được đồng bộ với nhau, nếu tài khoản người dùng tạo thư mục hoặc tập tin xóa các thư mục hoặc tập tin đó đi thì trên ổ đĩa của những người được chia sẻ các nội dung đó cũng không còn tồn tại. Nếu người được chia sẻ xóa các nội dung trên thì trên ổ đĩa của người tạo vẫn còn nguyên các nội dung đó.

- Hỗ trợ kỹ thuật vui lòng liên hệ: Mr. Đỗ Ngọc Linh | Email: linhdn@mecta.com.vn | Mobi: 0934 .110284

2. Đăng nhập vào tào khoản và truy cập vào ổ đĩa mạng được cung cấp

Để sử dụng hệ thống ổ đĩa mạng do Google cung cấp người dùng cần đăng nhập vào hệ thống với tài khoản Gmail do IT đã tạo và gửi tới các bộ phận.

Mở trình duyệt web trên máy tính của mình rồi nhập gmail.com vào ô địa chỉ

2

Đăng nhập với tài khoản của mình: ví dụ phòng KTKH sẽ có Email mecta.ktkh@gmail.com

Nhấn next nhập mật khẩu được cung cấp

Nhấn Sign in để đăng nhậpSau khi đăng nhập chọn các bước như hình để vào Drive (ổ đĩa) của mình

3

Giao diện ổ đĩa

3. Tạo thư mục, tạo file

Bước 1: Click chuột phải vào vùng nội dung của ổ đĩa chọn New folder.

4

Ở cửa sổ xuất hiện đặt tên cho thư mục là Góp ý

Nhấn Create thư mục góp ý xuất hiện trong ổ đĩa của bạn

5

Click đúp vào thư mục góp ý để vào bên trong thư mục.

Ở đây có 2 cách tương tác, nếu bạn có sẵn một file Word trên máy tính bạn có thể chọn nút NEW sau đó chọn File upload

Sau đó trỏ đường dẫn đến file Word cần upload và thực hiện việc upload.

6

Hoặc bạn cũng có thể tạo một file văn bản mới bằng cách chuột phải vào vùng trống của ổ đĩa chọn Google Docs

Sau khi tạo xong mở Google Docs lên và tiến hành soạn thảo nội dung trực tiếp.

Lưu ý: file sẽ được tự động lưu lại ngay sau khi nội dung có sự thay đổi nên không cần phải làm thêm thao tác nào khác.

7

Các định dạng file khác (excel, pdf, power point, autocad…..) cũng thực hiện tương tự.

4. Phân quyền cho người dùng.

Kịch bản: bạn muốn chia sẻ tài liệu cho người dùng trong nhóm với các quyền khác nhau, chia sẻ cho người dùng chỉ đọc được và chia sẻ cho phép người dùng chỉnh sửa, bình luận.

Giải quyết vấn đề: Bạn tạo ra các thư mục trong ổ đĩa (Drive) của mình, đặt tên gợi tả tùy theo mục đích yêu cầu, VD: báo cáo tuần KTKH chỉ đọc với mục đích chỉ cho mọi người xem, hoặc thư mục cho phép mọi người đóng góp ý kiến VD: Góp ý cho phép mọi người cùng bổ sung thông tin trên các file trong thư mục được chia sẻ.

Sau đó chúng ta sẽ thực hiện phân quyền tới người dùng (các tài khoản gmail) cho các thư mục.

Với thư mục góp ý đã được tạo sẵn phía trên, chúng ta sẽ thực hiện việc phân quyền cho người dùng.

a. Phân quyền người dùng cho phép chỉnh sửa.

Các bước thực hiện:

Trong cửa sổ Google Drive bạn Click chuột vào My Drive để trở về thư mục gốc.

8

Chuột phải vào thư mục Góp ý chọn Share (chia sẻ)

Cửa sổ xuất hiện, bạn nhập địa chỉ mail của các bộ phận mà mình muốn chia sẻ.

VD: mecta.vp@gmail.com, mecta.tckt@gmail.com

Vì đây là file cho phép tất cả mọi người góp ý nên chúng ta sẽ chọn can edit, sau đó nhấn Send. Lúc này nội dung chia sẻ sẽ được gửi đến mail của các bộ phận được chia sẻ.

Trên máy tính của các bộ phận được chia sẻ sẽ nhận được một Email thông báo chia sẻ file.

Trên giao diện Gmail của người nhận sẽ có thông tin như sau:

9

Người nhận mở mail này ra và nhấn vào Open

Sau đó chọn Save to Drive để lưu vào ổ đĩa mạng của mình

10

Lưu ý: việc này chỉ cần làm một lần duy nhất, từ các lần sau người tạo file đưa bất cứ file nào lên thì dữ liệu sẽ được tự động lưu vào ổ đĩa của người dùng.

Quay trở lại drive của bạn thư mục Góp ý đã xuất hiện

Bạn mở thư mục góp ý, sau đó mở file Góp ý được chia sẻ và tiến hành góp ý vào đây.

11

Ngoài và bạn cũng có thể bình luận các góp ý của mọi người bằng cách di con trỏ chuột ra mép phải của văn bản, sau đó chọn Add a comment.

Sau đó bạn nhập nội dung bình luận của mình vào rồi nhấn Comment.

12

Lúc này trên giao diện của tất cả người dùng được chia sẻ và người chia sẻ đều xem được bình luận của bạn một cách nhanh chóng và chính xác.

Một số tính năng khác:

- Khi có nhiều người dùng cùng tương tác với một tài liệu, con trỏ chuột của mỗi người dùng sẽ được phân biệt thông qua mã màu của tài khoản. Ở đây tài khoản của bộ phận Kinh tế kế hoạch đang tương tác với tài liệu và con trỏ chuột đang nằm ở vị trí Góp ý 03 với màu hồng và đang bôi đen tài liệu (nền màu hồng xuất hiện)

-

b. Phân quyền người dùng chỉ đọc.

13

Ở đây bạn tạo một thư mục với nội dung VD: Thông báo nhằm mục đích lưu các file với nội dung thông báo tới các bộ phận, vì đây là thông báo nên mọi người chỉ cần hiển thị chứ không cho phép chỉnh sửa.

Các bước thực hiện:

Trong cửa sổ Google Drive bạn Click chuột vào My Drive để trở về thư mục gốc.

Chuột phải vào vùng trống của ổ đĩa chọn New folder.

Đặt tên cho thư mục là Thông báo:

14

Nhấn create để tạo thư mục, sau đó nhấn chuột phải vào thư mục vừa tạo chọn Share.

Trong cửa sổ xuất hiện, nhập các tài khoản Gmail mà bạn muốn chia sẻ VD mecta.ktkh@gmail.com, mecta.tckt@gmail.com...

Sau đó phân quyền là Can view rồi nhấn nút Send

15

Tương tự như trên thì trên email của các bộ phận sẽ nhận được thông báo và bạn chỉ việc mở các email đó rồi lưu vào Drive của mình.

Ở phía người nhận khi mở file được chia sẻ chỉ có thể xem được, không thể chỉnh sửa vào file.

5. Một số thủ thuật

https://tinhte.vn/threads/huong-dan-su-dung-google-drive.1224479/

http://www.saga.vn/17-thu-thuat-tren-google-drive-co-the-ban-chua-biet~42543

http://www.pcworld.com.vn/articles/cong-nghe/lam-the-nao/2014/10/1236381/25-thu-thuat-tan-dung-toi-da-bo-cong-cu-google-drive/

16