medarbejderhåndbog for Åbenkirke

09 nov

Medarbejderhåndbog for Åbenkirke

O l u f s g a d e 1 0 , 7 4 0 0 H e r n i n g

Denne håndbog er under stadig justering og tilretning. Mangler noget, så giv os et tip. Det er tanken at håndbogen I stigende grad bliver I stand til at besvare de tilbagevendende spørgsmål omkring “spilleregler”, økonomi og struktur, som nødvendigvis dukker op, I en aktiv og levende menighedssammenhæng. -‐ Niels-‐Peter ([email protected]) -‐

Medarbejderhåndbog for Åbenkirke Herning, 1.6, marts 2011.docx 2

Medarbejder-håndbog for Åbenkirke Herning

1. Ryge- og alkoholpolitik .................................................................................................. 4 1.1. Rygepolitik .................................................................................................................. 4 1.2. Alkoholpolitik .............................................................................................................. 4

2. Børneattest ...................................................................................................................... 4

3. Konflikthåndtering (fås også som særskilt brochure) ................................................ 4

4. Udlån og leje af lokaler ................................................................................................... 4

5. Brug af kopimaskinen .................................................................................................... 5

6. Gaver ................................................................................................................................ 6 6.1. Repræsentation ud af huset ....................................................................................... 6 6.2. Gavepolitik til jubilæer, fødselsdage, øvrige begivenheder ........................................ 6

6.2.1. Fødselsdage ........................................................................................................ 6 6.2.2. Jubilæer ............................................................................................................... 6 6.2.3. Begravelser ......................................................................................................... 6 6.2.4. Fødsler/barnevelsignelser/ungdomsvelsignelser ................................................ 6 6.2.5. Bryllup .................................................................................................................. 6 6.2.6. Sygebesøg .......................................................................................................... 7

6.3. Opmærksomheder ..................................................................................................... 7 6.4. Gaver til ansatte ved jul og jubilæer ........................................................................... 7

7. Håndtering af "Cigaræsker" .......................................................................................... 7 7.1. Håndtering af indtægter ............................................................................................. 7 7.2. Håndtering af udgifter ................................................................................................. 7

7.2.1. Kørepenge ........................................................................................................... 7 7.2.2. Honorarer ............................................................................................................ 8

7.3. Hvilke ”cigaræsker”/kassebeholdninger har vi? ......................................................... 8 7.3.1. Cafégudstjenesterne ........................................................................................... 8 7.3.2. Solo ..................................................................................................................... 8 7.3.3. Alpha ................................................................................................................... 8 7.3.4. Mønsterbryder ..................................................................................................... 8 7.3.5. Caféteamet .......................................................................................................... 8 7.3.6. B&U ..................................................................................................................... 8

8. Kørepenge ....................................................................................................................... 8 8.1. Ansatte medarbejdere ................................................................................................ 8 8.2. Ulønnede medarbejdere ............................................................................................ 8 8.3. Forretningsgangen ..................................................................................................... 8

9. Rejseomkostninger ........................................................................................................ 8 9.1. Rejseforsikring for ansatte medarbejdere .................................................................. 8 9.2. Rejseforsikring for ulønnede medarbejdere ............................................................... 9 9.3. Airport-lounges, netforbindelse og andre rejseomkostninger ..................................... 9


10. Økonomisk ansvarlighed ............................................................................................. 9 10.1. Regninger kun efter funktionsleders godkendelse ................................................... 9 10.2. Bilagskrav ................................................................................................................. 9 10.3. Kassebeholdninger på kontoret og derhjemme ....................................................... 9

11. Administrations-omkostninger til eksterne gavemodtagere .................................... 9 11.1. Eksterne missionsprojekter ...................................................................................... 9 11.2. Videresendelse af diverse beløb ............................................................................ 10 11.3. Etiske betingelser til ALLE missionsprojekter ........................................................ 10

12. Håndtering af betalinger for Åbenkirke-medarbejdere ........................................... 10 12.1. Ulønnede medarbejdere ........................................................................................ 10 12.2. Lønnede medarbejdere .......................................................................................... 10

13. Medarbejderkurser og konferencer .......................................................................... 11 13.1. Lønnede medarbejdere .......................................................................................... 11 13.2. Ulønnede medarbejdere ........................................................................................ 11 13.3. Hvad dækkes? ....................................................................................................... 11

13.3.1. Bilagshåndtering .............................................................................................. 11 13.4. Familieledsagelse på kurser .................................................................................. 11

14. Medarbejderudstyr ..................................................................................................... 12 14.1. Brugen af afskrivning: ............................................................................................ 12 14.2. Udlånte computere og IT-udstyr ............................................................................. 12

14.2.1. Baggrund for indkøb af udstyr ......................................................................... 12 14.2.2. Softwarelicenser .............................................................................................. 12 14.2.3. Ejerforhold til det udlånte ................................................................................. 12 14.2.4. Ved tyveri og defekt ......................................................................................... 12 14.2.5. Afskrivning og overdragelse af udstyr ............................................................. 12

15. Regler for repræsentationskonto: ............................................................................. 12

16. Brugen af afskrivning i regnskabet ........................................................................... 13

17. Bilag ............................................................................................................................. 14 17.1. Bilag 1: kopi af brevet “Vedrørende økonomien bag besøget…” ........................... 15


Regler for samarbejde

1. Ryge- og alkoholpolitik

1.1. Rygepolitik Åbenkirke er en røgfri arbejdsplads, og der må derfor ikke ryges indenfor. Ansatte, gæster og frivillige medarbejdere må alene ryge udendørs på afmærkede områder (hvor der er opsat askebægre). Arbejdstilsynet fører tilsyn med om “Lov om røgfri miljøer” overholdes. Ved overtrædelse af denne bestemmelse kan Arbejdstilsynet udstede bøder til kirken. Det er ledelsens ansvar at ovenstående rygepolitik overholdes, og at der skrides ind overfor overtrædelser af bestemmelsen.

1.2. Alkoholpolitik Det er Åbenkirkes alkoholsyn, at afholdenhed er nødvendig for nogle og mådehold er nødvendig for de øvrige, når det drejer sig om alkohol. Der vil som udgangspunkt ikke blive serveret alkohol ved kirkens offentlige arrangementer. Undtagelser kan dog forekomme efter nærmere aftale med kirkens tjenesteteam. Ved udlejning kan der severes alkohol uden forudgående aftale med kirkens tjenesteteam, såfremt dette sker med omtanke, feks. ved udlejning til private fester. Kirkens ledelse forbeholder sig ret til at skride ind overfor enhver overdreven brug af alkohol i kirkens lokaler.

2. Børneattest Alle medarbejdere, som via deres engagement i Åbenkirke er i kontakt med børn må acceptere at der indhentes en børneattest hos politiet. Hvis attesten fremviser tidligere sager, vil det ikke være muligt at arbejde i en sådan arbejdsgren.

3. Konflikthåndtering (fås også som særskilt brochure) Konflikt er et livsvilkår. Håndteringen gør forskellen.

4. Udlån og leje af lokaler Udgangspunktet er, at lokalerne kan benyttes af arbejdsgrene i kirken. Privat brug sker ved indgåelse af lejeaftale, se standardlejeaftalerne i dropbox-mappen ”Åbenkirkeskabeloner”. Har du ikke adgang til den, må du henvende dig til kontoret for at få et eksemplar tilsendt. Der findes en lejeaftaleformular til brug for medlemmers arrangementer og en lejeaftale til brug for ikke-medlemmers arrangementer.


Udover denne standardhåndtering KAN der laves individuelle løsninger. Det beror på konkret aftale og i det mindste mailbekræftelse fra Niels-Peter Hedegaard eller Lene Olesen.

5. Brug af kopimaskinen Medlemmer må gerne benytte kopi og printfunktionerne på Canon-printeren til privat brug. Regningen for brugen af maskinen afregnes med kontoret iht. priserne nedenfor. Priser: S/h, A4-tryk: 50 øre Farve, A4-tryk: 1 kr. A3-størrelse af ovennævnte er dobbeltpris. Et tryk er defineret af Canon som et “klik”, hvilket betyder at et tosidet A4-tryk er lig med 2 x prisen. Afregningsmåden: Som bruger tæller du selv dine “klik” sammen, udregner prisen. Betaling lægges i en konvolut som lukkes. Udenpå konvolutten skrives antal “klik” af hvilke typer, og en samlet pris sammen med brugerens navn.


Økonomihåndtering

6. Gaver

6.1. Repræsentation ud af huset Gaver i repræsentationsøjemed har et max. beløb på 700 kr. pr. person. Gaver må ikke være kontanter eller gavekort. Refusion for repræsentation kan kun fås efter aftale med funktionslederen.

6.2. Gavepolitik til jubilæer, fødselsdage, øvrige begivenheder 6.2.1. Fødselsdage Før 70 opfordrer vi til indsamlinger i vennekreds/menighed/netværksgrupper etc. Fra kirken gives først ved... 70 år: Blomst el. Tilsvarende til max. 300,- 80 år: D.s.s. 90 år: D.s.s.

6.2.2. Jubilæer Før guldbryllup opfordres til private indsamlinger. Guldbryllup...og senere runde bryllupsdage: Blomst el lign. for max 500 kr.

6.2.3. Begravelser Ved medlemmer gives: Krans eller bårebuket: Max kr. 500,- Desuden opfordres til indsamling i vennekreds/netværk Ved ikke-medlemmer gives: Bårebuket eller blomst til efterladte: Max kr. 300,-

6.2.4. Fødsler/barnevelsignelser/ungdomsvelsignelser Fødsler (barselsgaver): Vi opfordrer til indsamling og private gaver blandt venner og netværk Barnevelsignelser: Børnebibel gives til forældrene af kirken. Ungdomsvelsignelser: B&U er ansvarlig for gave.

6.2.5. Bryllup Medlemmers bryllup: vi opfordrer til indsamling i netværk og vennekredse - man kan til gengæld låne bryllupssalen, og caféen til receptionen uden lejeomkostning - Hvis bryllupsfesten afholdes i lokalerne skal der betales iht. reglerne for dette. Ikke-medlemmers bryllup: - vil ikke kunne afholdes i kirkens lokaler omkostningsfrit, der afregnes iht. Reglerne for dette.


6.2.6. Sygebesøg Hilsener til personer (medlemmer, ikke-medlemmer, ansatte eller ej) som er ramt af alvorlig sygdom eller ulykke kan efter konkret vurdering betænkes med en blomst eller tilsvarende til en max. pris på kr. 200,- Udgifter til dette kan afholdes af præster og besøgsteamet.

6.3. Opmærksomheder Gaver har et max. beløb på 700 kr. pr. person. Gaver må ikke være kontanter eller gavekort. I visse situationer kan der undtagelsesvist laves gavekort, feks. hvor der er tale om konkurrenceudlodninger af gavekort.

6.4. Gaver til ansatte ved jul og jubilæer De til enhver tid fastsatte skattefrie maxbeløb fra Skat følges. Der gives julegaver til ansatte. Efter 25 år gives jubilæumsgave.

7. Håndtering af "Cigaræsker"

7.1. Håndtering af indtægter Når vi modtager indtægter i kirkens arbejdsgrene skal følgende ske: 1. Kassen skal tælles op og bilag skal udfyldes, jfr. Kontor-standardbilag 2. Pengene skal afleveres på kontoret i Lenes skuffe 3. Vi vil ikke ligge inde med mere end 300,- kr. I kassebeholdninger (dog Caféteamet 400,-) for ikke at tiltrække indbrud. Løsninger til kontanthåndtering kan aftales med Lene Olesen.

7.2. Håndtering af udgifter

7.2.1. Kørepenge

egne Kan efter forudgående aftale (med sin funktionsleder) afregnes ved udfyldelse af kørselsbilag (fås på kontoret). Inden kørselsafregning kan finde sted skal funktionsleder kvittere på bilaget. Taksten er den til enhver tid gældende kørselstakst som fastsat af staten. Der afregnes med høj kørselstakst og føres kørselsregnskab på kontoret med alle medarbejdere (lønnede og ulønnede). Kørselsregnskabet føres i regnearket som ligger i: dropbox/skabeloner og tryksager/Kørselsskema 2011.xlt. Dokumentet sendes på mail som vedhæftet excel regneark til [email protected], en uge før den månedsafslutning, hvor pengene skal udbetales. gæstetalere Taksten er den til enhver tid gældende kørselstakst som fastsat af staten. Der afregnes med høj kørselstakst. Kørselsomkostningen afregnes sammen med evt. honorar som eet samlet beløb. Det er den pågældende gæstetalers egen opgave at indberette kørslen til sin arbejdsgiver eller Skat.


7.2.2. Honorarer Der afregnes honorar af kontoret. Det sker udfra følgende principper: 1/ iht. forudgående aftale kan beløbet fastsættes individuelt og i samarbejde med funktionslederen 2/ når ikke andet er aftalt afregnes prædikenengagement på en gudstjeneste med 1500,- kr. 3/ supervisionsmøder, konsulentindsats, mindre deltagelse med musikindslag, vidnesbyrd etc. etc afregnes med kr. 1000,- pr aftale/engagement 4/ ved flere gudstjenester eller møder i samme begivenhed bør individuel aftale indgås.

7.3. Hvilke ”cigaræsker”/kassebeholdninger har vi? 7.3.1. Cafégudstjenesterne

7.3.2. Solo

7.3.3. Alpha

7.3.4. Mønsterbryder

7.3.5. Caféteamet

7.3.6. B&U

8. Kørepenge

8.1. Ansatte medarbejdere Hører under lønpolitikken, se evt. særskilt cirkulære. Udgangspunktet er dog at transport til alle – af Åbenkirke sanktionerede – tjenesteaktivteter skal godtgøres af Åbenkirke med den til enhver tid gældende høje kørselstakst.

8.2. Ulønnede medarbejdere Kan efter forudgående aftale (med sin funktionsleder) afregnes ved udfyldelse af kørselsbilag (fås på kontoret). Inden kørselsafregning kan finde sted skal funktionsleder kvittere på bilaget. Taksten er den til enhver tid gældende kørselstakst som fastsat af staten. Der afregnes med høj kørselstakst og føres kørselsregnskab på kontoret med alle medarbejdere (lønnede og ulønnede).

8.3. Forretningsgangen Se i øvrigt pkt. 6.2.1, vedr. forretningsgangen.

9. Rejseomkostninger

9.1. Rejseforsikring for ansatte medarbejdere Medarbejderen er selv ansvarlig for at etablere passende rejseforsikring i forbindelse med udrejse for kirken. Dette sker ved henvendelse til kontoret. Herfra rettes kontakt til Servicecentret for Apostolsk Kirke i Danmark, der har en rejseforsikring, som administreres internt for et forsikringsselskab. Åbenkirke afregner med Servicecenteret pr. udrejst dag efter konkret fakturering derfra.


9.2. Rejseforsikring for ulønnede medarbejdere Medarbejderen er selv ansvarlig for at etablere passende rejseforsikring i forbindelse med udrejse for kirken. Har man ikke i forvejen gyldig rejseforsikring kan det efter konkret aftale med funktionsleder og kontor (pr. mail) forud for afrejsen aftales, at der etableres rejseforsikring som ovenfor beskrevet.

9.3. Airport-lounges, netforbindelse og andre rejseomkostninger Er det nødvendigt for medarbejderen at skaffe sig adgang til Airport lounges eller afholde andre med rejsen forbundne udgifter sker det for egen regning i første omgang men med ret til refusion ved hjemkomst og aflevering af fyldestgørende bilag.

10. Økonomisk ansvarlighed

10.1. Regninger kun efter funktionsleders godkendelse Ingen regninger kan betales eller refunderes uden funktionslederens påtegning af bilaget/regningen/fakturaen. Funktionslederne kan findes her: http://www.cogmap.com/chart/openchurch/public/abenkirke

10.2. Bilagskrav Bogholder skal afvise refusion af udgifter, som vi ikke har behørig bilags-dokumentation for. Det er ikke et udtryk for mistillid men et udtryk for ansvarlig regnskabsføring.

10.3. Kassebeholdninger på kontoret og derhjemme Kontanter på kontoret skal begrænses. Derfor må de forskellige arbejdsgrene kun have en kassebeholdning på max. 300 kr. (Cafékassen dog 400 kr.)

11. Administrations-omkostninger til eksterne gavemodtagere

11.1. Eksterne missionsprojekter Hvis der indbetales til andre end kirkens egne missionsprojekter eller indsamlinger som kirken har iværksat, tager vi et administrationsgebyr på 8 % 1dog minimum så vores udgifter bliver dækket i forbindelse med bankoverførsler og tidsforbruget på kontoret. Missionsprojektet skal i øvrigt være godkendt af den missionsansvarlige og af den regnskabsansvarlige for at gavebeløb skal kunne begrunde fradragsberettigelse overfor skattevæsenet, jfr. konkret afgørelse af Skat overfor Missionsfonden2. 1 Missionsfondens administrationsbidrag af alle tilsendte midler er 15%. Apostolsk Kirke I Danmark er på vej med en procentuel betaling også…p.t. er taksten ukendt, men må forventes at blive omkring de 8%, gældende allerede fra 2010 eller 2011. 2 Missionsfondens problematik var at giverne selv bestemte hvem der skulle have deres penge, altså øremærkning til for Missionsfonden vilkårlige projekter. Principperne er, at det der er givet til en organisation, der har § 8a eller §12 godkendelse, i princippet ikke kan øremærkes. I sagen fik Missionsfonden tilladelse til at have missionsprojekter, hvor man så kan ønske at støtte et bestemt projekt. Men giverne kan ikke forlange, at pengene går til dette formål. Proceduren efter sagen blev, at inden Missionsfonden godkender et missionsprojekt, laver den ansvarlige for projektet en ansøgning, som officielt bliver godkendt som et “Missionsfondsprojekt” af fondens tegningsberettigede. Herefter KAN fonden beslutte at efterkomme givernes ønsker.


11.2. Videresendelse af diverse beløb Pengene bliver overført den efterfølgende måned eller iht. konkret aftale.

11.3. Etiske betingelser til ALLE missionsprojekter For at Åbenkirkes missions- og regnskabsansvarlige sammen kan godkende et eksternt arbejdes modtagelse af formidlede gaver via Åbenkirke, skal følgende regnskabsmæssige og etiske spørgsmål kunne besvares og på forlangende dokumenteres:

- Er der officielle regnskaber tilgængelige? Hvem reviderer dem? - Hvordan er ejerskabsforholdende omkring bygninger, grunde, køretøjer m.v.? Er der en bestyrelse?

Er der vedtægter? - Hvordan sikrer man sig i arbejdet, at private interesser og ministry ikke blandes sammen. - Hvem er aflønnet af missionsorganisationen og for hvilken ydelse? - Hvem har ret til at stoppe arbejdet/projektet/medarbejdere/ledere? Er der eksternt tilsyn?

(ansvarlighed).

12. Håndtering af betalinger for Åbenkirke-medarbejdere Når Åbenkirkemedarbejdere medvirker i andre sammenhænge med honorar og kørepengebetaling fra modtagermenigheder, skelnes mellem lønnede og ulønnede medarbejdere.

12.1. Ulønnede medarbejdere Der henvises i udgangspunktet til at medarbejderne bruger samme regelsæt som for lønnede medarbejdere. Der kan dog laves individuelle aftaler mht. alle forhold. Det er den enkelte medarbejder/arbejdsgren som laver aftaler med modtagermenigheden. Der opfordres til klarhed – gerne ved at økonomiske forhold er afklaret inden besøget.

12.2. Lønnede medarbejdere Transportudgifter afregnes således: Kørsel afregnes med kørepenge iht. til statens høje takst fra talers bopæl til modtagers bopæl. Hertil kommer færgebillet og bropenge. Honorar afregnes således: Prædikenengagement, efter modtagermenighedens vurdering (dog mindst 1000,- kr. pr. møde.) Konsulent/supervisionsmøder: efter modtagermenighedens vurdering (dog mindst 800,- kr. pr. møde/engagement)

Transportudgifter viderebetales fra Åbenkirkes kontor til medarbejderen ved førstkommende lønudbetaling efter at modtagermenigheden har indbetalt beløbet på Åbenkirkes konto. Øvrige indtægter indgår på medarbejderens disponible (rejse-)konto i Åbenkirke. Bemærk dog præsters begrænsede adgang til rejseaktivitet jfr. lønregulativ. Medarbejderen har selv ansvaret for at sende brevet “Vedrørende økonomien bag besøget…” (som papir eller kopieret ind i en mail) til modtagermenigheden. Man sørger for at bogholderen (Lene Olesen) får en kopi af brevet man har sendt ud, således kan hun genkende beløbet, når det kommer ind – eller gøre opmærksom på at der skal rykkes for betaling. Medarbejderen sørger selv for evt opfølgning på manglende indbetaling.


13. Medarbejderkurser og konferencer

13.1. Lønnede medarbejdere Præster i kirken er forpligtet på kurser og efteruddannelse som et ansættelsesvilkår. Til det formål er der afsat et mindre beløb på hvert års budget til kurser og konferencer for hver enkelt præst. Netværkskonferencer er altid pålagt den enkelte præst, medmindre det forhindres af evt. bibeskæftigelse. Øvrige kurser, konferencer og studieture skal godkendes af tjenesteteamets leder for at kunne afholdes i budgettet. Andre ansatte vil typisk også have en kursus og efteruddannelseskonto i budgettet, som kan bruges. Kurser, konferencer og studieture skal godkendes af funktionslederen for administration for at kunne afholdes i budgettet.

13.2. Ulønnede medarbejdere Øvrige medarbejdere kan efter ”først til mølle princippet” få godkendt udgifter til relevante kurser, konferencer og studieture efter anbefaling af deres funktionsleder OG godkendelse af lederen for administrationen. Der er afsat et specifikt beløb til generel medarbejdertræning i budgettet. Det er et meget begrænset beløb i forhold til de mange medarbejdere, som hver i sær kunne have brug for og lyst til efteruddannelse og inspiration. Derfor forudsættes det også at frivillige medarbejdere har en eller anden grad af egenbetaling ved kursusdeltagelse. Når der er tale om frivillige medarbejdere skal der aht. til revisionen laves en kort mail-beskrivelse til bogholderen af anbefalingen og en beskrivelse af kurset og dets relevans for den konkrete medarbejder. Dette er funktionslederens opgave.

13.3. Hvad dækkes? De udgifter som kursusbudgettet kan dække er både kursusgebyr, transport, og, hvor det er indeholdt som en del af kurset, også forplejning. Bøger og abonnementer til kursus- og dannelsesrelevante materialer kan også omfattes af kursusbudgettet.

13.3.1. Bilagshåndtering Ingen udgifter kan i øvrigt dækkes uden behørig aflevering af fyldestgørende bilag. Se pkt. 4.

13.4. Familieledsagelse på kurser Når en medarbejder er på et kursus med ledsagelse af ægtefælle og/eller børn er det bla. af hensyn til skattereglerne nødvendigt at understrege, at hver person, der får betalt sine kursusudgifter skal være udsendt af kirken på baggrund af sin personlige rolle/tjeneste i kirken. Deltagelse uden at dette er tilfældet sker for egen regning, uanset nødvendigheden i at medbringe ex. Børn til kurset/konferencen. Når børn eller ægtefælle deltager som led i personlig tjeneste/rolle i kirken konteres dette under kursusdeltagelse i deres respektive arbejdsgren eller på den overordnede medarbejderkursus-aktivitet.


14. Medarbejderudstyr

14.1. Brugen af afskrivning: Alle anskaffelser over 20K, som vi vurderer har længerevarende værdi, ex. højttalere, mixere og lign. afskrives over 5 år. Øvrig teknik (EDB) kan afskrives over 3 år

14.2. Udlånte computere og IT-udstyr Bærbare computere, stationære computere, harddiske, netværkshubs og routere, kabler, software, mobiltelefoner, etc.kan udlånes til medarbejdere uanset ansættelsesgrad, hvis deres opgave og situation påkræver det.

14.2.1. Baggrund for indkøb af udstyr Åbenkirke forærer ikke computer og IT-hardware bort til medarbejdere. Vi arbejder i en frivillighedskultur, hvor mange medarbejdere bruger deres egne midler og udstyr for at betjene kirken. Nogle gange har en medarbejder ikke det fornødne hardware eller software til at varetage den opgave, som kirken stiller vedkommende. I disse situationer kan en funktionsleder indenfor sit budget bevillige indkøb af hardware, der understøtter arbejdet i kirken. Det er funktionslederens vurdering og budget der afgør spørgsmål om indkøb.

14.2.2. Softwarelicenser Kun hardware ejet af kirken må have software under ISOBRO-licenser/kirkens licenser, jfr. Licensvilkårene hos ISOBRO.

14.2.3. Ejerforhold til det udlånte Det indkøbte tilhører kirken - uanset hvor det fysisk placeres. Når en medarbejder ophører i den opgave som begrundede indkøbet og udlånet, skal det udlånte leveres tilbage med den installerede software. Computere og andet isenkram ophører ikke med at tilhøre kirken uanset tidsrammen for udlånet.

14.2.4. Ved tyveri og defekt Kirken har en forsikring (med selvrisiko) der dækker udlånt udstyr, hvorfor tyveri skal meddeles kontoret.

14.2.5. Afskrivning og overdragelse af udstyr IT-udstyr afskrives over 3 regnskabsår og repræsenterer herefter i udgangspunktet en forholdsvis ringe værdi. Det er funktionslederens vurdering om IT-udstyr efter det 3. Regnskabsår kan overdrages til en medarbejder og i givet fald til hvilken pris. Prisvurderingen foretages i samarbejde med kirkens regnskabsansvarlige. Det er vigtigt at understrege, at hvis IT-udstyr overgår til privat eje, SKAL alt software under Åbenkirkes licens slettes.

15. Regler for repræsentationskonto: Præster i Åbenkirke kan i deres egenskab af repræsentant for kirken overfor gæster af kirken og menighedens medlemmer afholde udgifter på kirkens vegne


Forbrug i repræsentationsøjemed kan afholdes af hver enkelt præst efter egen vurdering og med en beløbsramme på op til 1500,- pr. begivenhed Forbrug udover den i ovenfornævnte beløbsramme forudsætter godkendelse af mindst yderligere én anden præst. Godkendelse finder sted ved underskrift på bilaget. På bilaget skal anføres hvem gæsterne var Gaver i repræsentationsøjemed har et max. beløb på 700 kr. pr. person. Gaver må ikke være kontanter eller gavekort. Se i øvrigt vedr. dette emne pkt. 1 ovenfor. Er reglerne ovenfor ikke fulgt kan afholdte udgifter blive modregnet i lønudbetalingen eller refusion nægtes.

16. Brugen af afskrivning i regnskabet Alle anskaffelser over 20.000,- kr, som vi vurderer har længerevarende værdi kan afskrives. Højttalere, mixere og lign. afskrives over 5 år. Øvrig teknik (EDB) kan afskrives over 3 år


17. Bilag Her følger forskellige bilag, som bruges/kan bruges af forskellige


17.1. Bilag 1: kopi af brevet “Vedrørende økonomien bag besøget…”

Vedrørende økonomien bag besøget

Som hjælp til klarhed omkring økonomien bag besøget sendes en beskrivelse, som vi håber kan håndtere de praktiske

ting omkring kørselspenge og honorarer.

Takster Kørsel afregnes således

Kørsel afregnes med kørepenge iht. til statens takst pr. km. _________

fra talers bopæl ___________________________(adresse) til ____________________________(adresse) svarende til i alt km: ___________

Hertil færgebillet/bropenge: ____________________________

Transport i alt: ____________________________

Honorar afregnes således:

Ved: Prædikenengagement, efter modtagermenighedens vurdering (dog mindst 1000,- kr. pr. møde.)

Ved: Konsulent/supervisionsmøder: efter modtagermenighedens vurdering (dog mindst 800,- kr. pr. møde/engagement)

Betalings-form og tidspunkt Beløbet bedes overført til Åbenkirkes konto inden 30 dage.

Bankoverførsel kan ske til Nordea Herning; reg. nr. 9600 konto nr. 6005630310.

Mærk venligst betalingen: ”vedr. (navn på taler), (dato)”.

Har I spørgsmål må I endeligt ringe her til kontoret.

Med venlig hilsen Åbenkirke

(dit navn)

(din funktion/titel)

(modtageradressefelt) 3. juli 2011

Afs: Åbenkirke ׀ Olufsgade 10 7400 ׀ Herning

medarbejderhåndbog for Åbenkirke

Documents