meeting inkoop

MT IST KraljicDefinitie en proces
Hoe nu verder?
30 mei 2002
*
Wat is inkoop en wat is daar nu zo belangrijk aan?
Inkoop = Alles waar een externe factuur tegenover staat. Goederen & Diensten
Inkoop is belangrijk vanwege de financiele omvang
Kengetallen: omzet 2002 ca €. 26.000.000,00 bij ca XXX leveranciers
Inkoop is belangrijk ivm risicoafdekking: Financieel & juridisch (eigendom van goederen, garantie, service)
Inkoop zorgt voor de inkoop van de juiste goederen en diensten in de juiste hoeveelheden, juiste kwaliteit, op het juiste tijdstip en op de juiste plaats
30 mei 2002
1,639.12
99.88%
101,564,199.76
522
69.23%
115250
90.86
100.00%
101,688,541.77
725
96.15%
116465
25.00
100.00%
101,689,831.53
749
99.34%
113201
17.90
100.00%
101,689,888.00
752
99.73%
101764

Interne aanvraag tot bestelling (ATB) omzetten in externe order, conform procedure en procuratie.
Bestellen is het opdracht geven aan de leverancier om de gespecificeerde goederen volgens de in het contract vastgelegde voorwaarden te leveren, ook wel afroepen genoemd.
Bestellen is de linking pin in de supply keten tussen eigen organisatie en die van de toeleverancier.
Tegen minimale integrale kosten (inkoopprijs, inkoopkosten en proceskosten):
bestelkosten
transportkosten
voorraadkosten
handlingkosten
systeemkosten
administratiekosten
Invloed op de integrale kosten
Integrale kosten zijn alle kosten welke gemaakt moeten worden om een product of dienst te verwerven
TOTAL COST OF OWNERSHIP (TCO)
30 mei 2002
Nazorg
Bestellen
Selecteren
(wie)
Contracteren
(hoe)
Bewaken
Specificeren
( wat)
Chart1
0.5
0.3222222222
0.2234567901
0.1685871056
0.1381039476
0.1211688598
0.1117604776
0.1065335987
0.1032667993
0.1016333997
inkoopproces
Invloed
Sheet1
0.5
0.4
0.3222222222
0.2222222222
0.2234567901
0.1234567901
0.1685871056
0.0685871056
0.1381039476
0.0381039476
0.1211688598
0.0211688598
0.1117604776
0.0117604776
0.1065335987
0.0065335987
0.1032667993
0.0032667993
0.1016333997
0.0016333997
0.1008166998
0.0008166998
0.1004083499
0.0004083499
0.100204175
0.000204175
0.1001020875
0.0001020875
0.1000510437
0.0000510437
0.1000255219
0.0000255219
0.1000127609
0.0000127609
0.1000063805
0.0000063805
0.1000031902
0.0000031902
0.1000015951
0.0000015951
Sheet2
Sheet3
Specificeren
( wat)
Bewaken
Contracteren
(hoe)
Selecteren
(wie)
Bestellen
Nazorg
Specificeren
( wat)
Bewaken
Contracteren
(hoe)
Selecteren
(wie)
Bestellen
Nazorg
MBD00006436.doc
Nazorg
Bestellen
Selecteren
(wie)
Contracteren
(hoe)
Bewaken
Specificeren
( wat)
Specificeren
Specificeren is het omschrijven van de eigenschappen waaraan het product of dienst moet voldoen.
functionele specificatie: gewenste prestaties, output, gebruiksdoel
technische specificatie: omgeving / systeem waarbinnen het product / dienst moet passen
commerciële specificatie: budget, kosten
logistieke specificatie: verpakking, eenheid, artikelnummer
Per afdeling de gemaakte categorieën invullen. Wat is het assortiment? Van welke producten / diensten wordt verwacht dat ze het komende jaar nodig zijn?
Meer en meer een multi-functionele verantwoordelijkheid van én technologen én gebruikers/eigenaren én inkopers.
30 mei 2002
Selecteren
Selecteren is het onderzoeken van welke leverancier(s) / dienstverleners op basis van eisen en wensen van bedrijf (vastgelegd in selectie- en gunningscriteria) het meest in aanmerking komen om het product te mogen leveren of de dienst te kunnen uitvoeren.
Selecteren van leveranciers / dienstverleners is een teamverantwoordelijkheid waarbij betrokken kunnen zijn gebruikers, technische specialisten, productie, financiële experts, juristen, klanten marketeers én inkopers.
Gebruik maken van de bedrijf vendorlist.
Het beleid is er op gericht, zoveel mogelijk materialen, materieel en diensten te betrekken van firma’s, die aantoonbaar een kwaliteitssysteem hebben geïmplementeerd dat minstens voldoet aan ISO 9001.
30 mei 2002
Contracteren
Bedrijf zal producten en diensten inkopen op basis van wederzijds overeengekomen leveringsovereenkomsten.
Onderhandelen over c.q fine tuning van aanbiedingen:
technisch / functioneel deel
30 mei 2002
Interne aanvraag tot bestelling (ATB) omzetten in externe order, conform procedure en procuratie.
Bestellen is het opdracht geven aan de leverancier om de gespecificeerde goederen volgens de in het contract vastgelegde voorwaarden te leveren, ook wel afroepen genoemd.
Bestellen is de linking pin in de supply keten tussen eigen organisatie en die van de toeleverancier.
Tegen minimale integrale kosten (inkoopprijs, inkoopkosten en proceskosten):
bestelkosten
transportkosten
voorraadkosten
handlingkosten
systeemkosten
administratiekosten
Bewaken
Worden de gemaakte afspraken in het contract nagekomen door de betrokken partijen?
Levertijden, verpakking, factuur en orderinformatie, binnen de specificaties.
30 mei 2002
Meten van prestaties van leveranciers (output):
kwaliteit (aantal afkeuringen, niet conform spec’s)
leverbetrouwbaarheid (te laat, te vroeg, te veel, te weinig)
innoverend vermogen leverancier
veiligheid, kwaliteit en milieu aspecten.
Vendorrating kan leiden tot het indienen van claims indien leveranciers niet aan de verwachte performance voldoen. Met name bij strategic + bottleneck items duidelijk een gewenste performance afspreken.
Auditing is een instrument om naast de output ook de processen van de leverancier te toetsen.
30 mei 2002
R
S
S
6
Nazorg
6.1
A=Accountable. Spreekt R aan op zijn verantwoordelijkheid
S=Support. Is verplicht om op verzoek ondersteuning te verlenen
C=Consult. Moet verplicht geraadpleegd worden
I=Inform. Moet geinformeerd worden
ATB-er = Aanvrager tot bestelling
MH = Materials Handling
A
R
4
R
&A
&F
selecteren
Omschrijving
Budgethouder
Afdelingschef
S
A
R
1.2
S
A
R
II
R
S
2.5
R
S
S
III
Leveranciersbeoordeling
A/S
S
R
S
S
3.1
S
R
S
3.2
S
R
S
S
3.3
S
R
3.4
S
R
3.5
A/C
S
R
S
IV
Verbetermanagement
A/C
S
R
S
4.1
C
S
R
S
S
A/C
S
R
S
4.6
I
R
&A
&F
contracteren
Omschrijving
Budgethouder
Afdelingschef
R
S
4
&A
&F
bestellen
Omschrijving
Budgethouder
ATB-er
PC
Administratie
MH
1
A
R
4
autorisatie
R
4.1
I
R
I
I
6.4
R
S
S
R
4.1
R
4.2
R
4.3
R
4.4
'ethiek
R
4.5
R
&A
&F
Sheet3
Inkoopproces
Omschrijving
Budgethouder
ATB-er
R
S
S
6
Nazorg
6.1
&A
&F
A
R
4
R
&A
&F
selecteren
Omschrijving
Budgethouder
Afdelingschef
S
A
R
1.2
S
A
R
II
R
S
2.5
R
S
S
III
Leveranciersbeoordeling
A/S
S
R
S
S
3.1
S
R
S
3.2
S
R
S
S
3.3
S
R
3.4
S
R
3.5
A/C
S
R
S
IV
Verbetermanagement
A/C
S
R
S
4.1
C
S
R
S
S
A/C
S
R
S
4.6
I
R
&A
&F
contracteren
Omschrijving
Budgethouder
Afdelingschef
R
S
4
&A
&F
bestellen
Omschrijving
Budgethouder
ATB-er
PC
Administratie
MH
1
A
R
4
autorisatie
R
4.1
I
R
I
I
6.4
R
S
S
R
4.1
R
4.2
R
4.3
R
4.4
'ethiek
R
4.5
R
&A
&F
Sheet3
pakketten en het ”poolen” van orders
tussen afdelingen en BV’s.
Horizontaal:
Dit is te bereiken door te zoeken in de markt
naar alternatieve leveranciers, die een
gelijk product of dienst kunnen leveren.
30 mei 2002
Werken met huisleveranciers
Alle activiteiten in de fasen van het inkoop/aanbestedingsproces
Alle afdelingen die deze activiteiten uitvoeren
Alle goederen/diensten/werken die worden ingekocht en aanbesteed
De administratieve afhandelingen van bestellingen en facturen
De inkoopfunctie beslaat:
30 mei 2002
30 mei 2002
Opleiding
Inrichting van de inkooporganisatie
Bemensing van de inkooporganisatie
Samenwerking tussen onderlinge afdelingen
(tools zijn oa.: Quick Scan)
Specificeren
( wat)
Bewaken
Contracteren
(hoe)
Selecteren
(wie)
Bestellen
Nazorg
Omschrijving
6Nazorg
inkoopproces
Invloed

meeting inkoop

Documents