“mejora del proceso de compras de la compaŇÍa paquetÁ, en
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UNIVERSIDAD APEC
Escuela de Graduados
Proyecto de trabajo final para optar por el título de
Maestría en Gerencia y Productividad
“MEJORA DEL PROCESO DE COMPRAS DE LA COMPAŇÍA PAQUETÁ, EN
LA CIUDAD DE SANTIAGO DE LOS CABALLEROS, REPÚBLICA
DOMINICANA, AGOSTO 2012”.
Postulante
Ing. Jenniffer Tavárez 2011-0726
Asesora:
Ivelisse Comprés. MA, MsC, MBA.
Santiago de los Caballeros, República Dominicana
Agosto, 2012
MEJORA DEL PROCESO DE COMPRAS DE LA
COMPAŇÍA PAQUETÁ, EN LA CIUDAD DE SANTIAGO
DE LOS CABALLEROS, REPÚBLICA DOMINICANA,
AGOSTO 2012
i
DEDICATORIA
A Dios, a quien debo todo lo que tengo y es mi guía.
A mis padres, Tomás Tavárez y Johany Tavárez por apoyarme en cada
momento de mi vida.
A mis compañeros de estudio, por su compañía en todo el camino de esta
maestría.
ii
RESUMEN
El objetivo central de esta investigación fue mejorar el proceso de compras de
Paquetá, Colinas Business Group, para Agosto 2012. El tipo de investigación
que se utilizó es el descriptivo y el método empleado fue el deductivo. Las
herramientas utilizadas para el desarrollo de este proyecto fueron entrevistas al
gerente del departamento de compras, al asistente de éste, encargado del área
de almacén y gerente de planificación; además de la observación natural del
proceso. Antes de elaborar la propuesta de mejora se hicieron investigaciones
referentes al tema en cuestión y de la empresa bajo estudio. Como resultado de
las entrevistas realizadas y de las observaciones, resultó la existencia de
actividades que afectan el buen funcionamiento del departamento de compras.
Estas debilidades son la falta de entrega a tiempo de parte de proveedores y por
ende tardanza en la entrega al cliente, recibo de reportes errados de los
productos que son importados y el hecho de la falta de comunicación entre el
departamento de compras y el área de almacén. Tras destacar estas situaciones
se plantearon mejoras como evaluación para la elección de los proveedores, la
obtención de información requerida al momento de las importaciones utilizando
las facturas de los proveedores y la implementación de un programa para el uso
en almacén; con la ejecución de dichas mejoras se busca eficientizar el proceso
de compras de la compañía bajo estudio, pues es parte esencial para contribuir
y alcanzar la misión de satisfacer al cliente en cuanto a precio, calidad y entrega.
iii
ĺNDICE
DEDICATORIA ......................................................................................................... i
RESUMEN ............................................................................................................... ii
INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 1
CAPÍTULO 1: PROCESO DE COMPRAS ............................................................. 3
1.1 Antecedentes del Proceso de Compras ........................................................ 4
1.2 Evolución Histórica: Etapas ........................................................................... 4
1.3 Conceptos de Compras ................................................................................. 6
1.4 Objetivos de la Función de Compras ............................................................ 7
1.5 Funciones del Departamento de Compras .................................................... 8
1.6 Importancia de la Función de Compras......................................................... 9
1.7 Características del Departamento de Compras .......................................... 11
1.8 Organización y Administración del Proceso de Compra ............................. 12
1.9 Proceso de la Función de Compras ............................................................ 12
1.10 Tipos de Compras ...................................................................................... 14
1.11 Planeamiento de las Compras ................................................................... 15
1.12 Estudio del Mercado de Proveedores ....................................................... 16
1.13 ¿Qué es una Evaluación de Proveedores? ............................................... 17
Fuente: Artículo “¿Qué es una Evaluación de Proveedores?”
http://blogs.monografias.com/calidad-y-gestion/tag/evaluacion-de-
proveedores/ ...................................................................................................... 17
1.13.1 Minimizar el Costo Total ........................................................................... 18
1.14 Evaluación de Proveedores ....................................................................... 19
1.15 La Importancia de la Calidad y Especificaciones en las Compras de una Empresa .. 20
1.16 La Nueva Misión del Comprador ............................................................... 21
1.17 Evaluación de la Función de Compras ...................................................... 22
CAPĺTULO 2: PAQUETÁ, COLINA BUSINESS GROUP, SRL. ......................... 24
2.1 Reseña Histórica .......................................................................................... 24
2.2 Cronología .................................................................................................... 25
2.3 Organización ................................................................................................ 25
2.3.1 Visión ............................................................................................................. 26
2.3.2 Misión ............................................................................................................ 26
2.3.3 Valores .......................................................................................................... 26
iv
2.4 Industria Femenina Exportación .................................................................. 26
2.4.1 Diferenciales................................................................................................. 27
2.4.2 Servicios ....................................................................................................... 27
2.4.3 Clientes ......................................................................................................... 27
2.5 Industria Deportiva ....................................................................................... 27
2.5.1 Diferenciales................................................................................................. 28
2.5.2 Servicios ....................................................................................................... 28
2.5.2.1 Creación .................................................................................................... 28
2.5.2.2 Maquetaría / Matricería ........................................................................... 28
2.5.2.3 Producción EVA Inyectado ..................................................................... 29
2.5.2.4 Producción de Suelas .............................................................................. 29
2.6 Estructura del Negocio ................................................................................. 29
2.7 Estructura Organizacional............................................................................ 30
2.8 Productos que Comercializa ........................................................................ 31
2.9 Política Ambiental ........................................................................................ 32
2.9.1 Acciones ....................................................................................................... 32
2.10 Industria ...................................................................................................... 32
2.11 Tecnología .................................................................................................. 34
2.12 Calidad ....................................................................................................... 34
2.13 Ventas Minoristas ....................................................................................... 34
2.13.1 Paquetá Esportes ...................................................................................... 34
2.13.2 Gaston ........................................................................................................ 35
2.13.3 Esposende ................................................................................................. 35
2.13.4 Tienda Paquetá ......................................................................................... 35
2.13.5 Dumond ...................................................................................................... 36
2.13.6 Copodarte ................................................................................................... 36
2.13.7 Lillys Closet ................................................................................................ 36
2.13.8 Ortopé ......................................................................................................... 36
2.13.9 Paquetá Fazenda ...................................................................................... 37
2.13.10 Paquetá Emprendimientos ..................................................................... 37
2.13.11 Praticard ................................................................................................... 37
2.14 Metodología de Investigación .................................................................... 38
v
2.15 Tipo de Investigación ................................................................................. 38
2.16 Método ....................................................................................................... 39
2.17 Herramientas .............................................................................................. 39
2.18 Entrevistas .................................................................................................. 40
2.18.1 Objetivos de las entrevistas ..................................................................... 40
2.19 Resultados Obtenidos de las Entrevistas Realizadas............................... 44
2.20 Diagnóstico de la Investigación del Proceso de Compras de Paquetá .... 47
CAPÍTULO 3: MEJORA DEL PROCESO DE COMPRAS DE LA COMPAŇÍA
PAQUETÁ, EN LA CIUDAD DE SANTIAGO DE LOS CABALLEROS,
REPÚBLICA DOMINICANA, AGOSTO 2012. ..................................................... 53
3.1 Mejora a las Actividades del Proceso de Compras ..................................... 54
3.1.1 Implementación de un Programa (aplicación) de las Órdenes de
Compras para el Personal del Almacén ............................................................. 55
3.1.2 Evaluación de Proveedores ....................................................................... 57
3.1.3 Obtener la Información Requerida de los Materiales Importados
Utilizando las Facturas de los Proveedores ..................................................... 59
3.2 Recursos Humanos...................................................................................... 60
3.3 Recursos Financieros .................................................................................. 61
3.4 Recursos Tecnológicos ................................................................................ 63
CONCLUSIÓN ....................................................................................................... 64
LISTA DE REFERENCIA ...................................................................................... 66
ANEXOS
vi
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Diagrama de un Proceso. .................................................................................... 3
Figura 2 Diagrama del Proceso de Compras ................................................................... 14
Figura 3 Evaluación de Proveedores ............................................................................... 17
Figura 4 Estructura del Negocio ....................................................................................... 29
Figura 5 Organigrama Paquetá, Colinas Business Group. .............................................. 30
Figura 6 Productos que comercializa ............................................................................... 31
Figura 7 Marcas que fabrica ............................................................................................. 33
Figura 8 Tiendas de Paquetá ........................................................................................... 34
1
INTRODUCCIÓN
Desde que se inició la implementación del tratado de libre comercio entre
Estados Unidos, Centro América y República Dominicana (DR-Cafta), las
exportaciones de calzados, desde este país, tomaron otro ritmo que dinamizó el
sector zona franca principalmente en el área de este producto.
Según el vicepresidente de la Asociación Dominicana de Zonas Francas
(Adozona), José Manuel Torres, República Dominicana está dentro de los
primeros cinco países exportadores de calzados en el mundo, gracias a las
inversiones de Brasil y China, países que están buscando espacios en RD para
la fabricación de zapatos, aprovechando las reglas de origen del DR-Cafta y el
Acuerdo de Asociación Económica con la Unión Europea (EPA, por sus siglas
en inglés).
Si bien es cierto que la calidad, el bajo costo de producción, posición geográfica
de la República Dominicana, entre otros aspectos, son puntos importantes y que
se destacan en estos momentos en la industria del calzado, existen otras
variables que juegan un papel muy significativo y que van de la mano de los
renglones antes mencionados.
El proceso de compras de una compañía debe considerarse como una función
vital para el éxito de cualquier empresa, cuyo objetivo será adquirir las materias
primas y los artículos indispensables para la fabricación de los bienes a que se
dedica. Es en este proceso donde al seleccionar el proveedor se derivan los
elementos de calidad, precio, entrega a tiempo y demás factores.
En esta ocasión, la empresa bajo estudio será Paquetá Colina Business Group
para la evaluación de su proceso de compras y a partir de los resultados
encontrados proponer, diseñar o mejorar dicho proceso, ya que siempre hay una
mejor manera de hacer las cosas. Con esto se busca seguir encaminando la
empresa hacia el camino de éxito que desde un inicio ha perseguido de manera
eficiente en todos sus procesos.
2
Para esta investigación, la estructura a seguir para su desarrollo es de la
siguiente manera, en el primer capítulo de abarcarán todos los aspectos
concernientes al proceso de compras de una empresa, antecedentes de esta
gestión, definiciones, importancia, objetivos, proveedores, entre otros marcos
teóricos que ayudarán al lector a tener una idea más clara sobre el tema para el
entendimiento de este trabajo.
En el segundo capítulo, se abordarán las informaciones pertinentes de la
empresa donde se llevó a cabo la investigación para la realización de la
propuesta de mejora. Se presentará la trayectoria de la entidad hasta la
actualidad, cuáles son sus objetivos, visión, misión y estructura.
Así mismo en este capítulo se detallará las herramientas y metodología utilizada
para diseñar el plan a seguir ante las debilidades encontradas, lo que dará
respuesta al objetivo de esta propuesta.
Finalmente, el tercer capítulo presentará cada mejora propuesta ante las
debilidades que presenta el proceso de compras.
El método a utilizar es el deductivo puesto que se partirán de los datos
generales para luego pasar al caso en particular de la compañía Paquetá,
Colinas Business Group hasta descubrir cuáles son las medidas necesarias a
implementar para mejorar dicho proceso una vez se hayan identificado las
debilidades inherentes al mismo. En esta ocasión las herramientas que se
usarán son las entrevistas a todo el personal que interviene en el proceso de
compras para obtener la información necesaria para llevar a cabo esta
investigación, así como también la observación natural de los procesos.
3
CAPÍTULO 1: PROCESO DE COMPRAS
Un proceso es un conjunto de actividades recurrentes mediante las cuales se
transforma un grupo de entradas en un grupo de salidas valiosas para un cliente
(interno o externo).1
Figura 1 Diagrama de un Proceso.
Fuente: Artículo ¨Modelo de Procesos¨.
http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcambiorg/material/clase15_201006.PDF
Las empresas operan en mercados cada vez más globalizados y se enfrentan a
una fuerte competencia con sus similares ya sean nacionales o extranjeros.
Debido a esto, reducir los costos es básico para el desempeño eficiente y eficaz
de cualquier entidad. Ninguna organización encuentra que sea económico
fabricar todo el material que utiliza. Las ventajas de la especialización son
demasiado importantes. La función de compras a menudo gasta más dinero que
cualquier otra función de la empresa, así que compras proporciona una buena
oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de beneficio.
1 http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcambiorg/material/clase15_201006.PDF (Consulta 6-5-12).
4
La compra ha dejado de ser una actividad más para convertirse en un elemento
estratégico de la organización. La práctica de la estrategia de compra es
asegurar que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer los
mejores productos y servicios, al mejor valor total.
La actividad de compras juega un importante papel en la mayor parte de las
organizaciones, dado que los materiales adquiridos generalmente representan
entre el 40 y el 60 % del valor de las ventas de productos finales. Esto significa
que reducciones de costos relativamente pequeñas pueden tener un mayor
impacto sobre los beneficios que iguales mejoras en otras áreas de la
organización. (Ballou, Ronald H. 1991, Logística Empresarial).2
1.1 Antecedentes del Proceso de Compras
Las compras son casi tan antiguas como la historia del hombre. Empezaron
cuando el hombre dio en trueque o en cambio alguna de sus propiedades por la
posesión de una pertenencia ajena. La compra ha sido siempre básica para el
progreso y la riqueza del hombre, trátese de su progreso o riqueza personal o
como parte de sus funciones ya organizadas en grupo.3
1.2 Evolución Histórica: Etapas
Los primeros empresarios ("propietarios"-"dueños"), porque se lo permitía el
reducido tamaño de su empresa y por su propia idiosincrasia, querían controlarlo
todo y por lo tanto asumían todas las funciones, entre las que se encontraba la
de comprar. Cuando "necesitaban" asesoramiento contrataban especialistas. Al
ir creciendo el tamaño de las empresas se fueron consolidando en la
organización ciertas funciones, desde esta perspectiva, se puede establecer
2 http://www.gestiopolis.com/marketing/generalidades-sobre-la-gestion-de-compras.htm (consulta
15-5-12)
3 Mercado, Salvador (2004). Compras, Principios y Aplicaciones. 4ta edición, Editorial Limusa,
pág. 14.
5
ciertas etapas que se han dado en la evolución (crecimiento) de la organización
de las compañías:
El siguiente paso, tras la fase inicial, es la organización (división) de la
empresa en secciones/departamentos, que se estructuran de acuerdo con el
modo inicial, cada responsable asume todas las funciones, entre ellas la de
comprar.
Al aumentar en tamaño y complejidad la empresa, se reconoce la
necesidad de agrupar las actividades dispersas de compra, creando un servicio
común que coordine la petición de ofertas, facturas, pagos, etc. Pero quedando
la responsabilidad igual que en la fase anterior en los diferentes departamentos.
La función de compras se encontraría todavía en una fase administrativa.
Si además de nombrar un responsable de la función de compras, se le
hace participar en la vida, en la toma de decisiones de la empresa, asignándole
responsabilidades (normalmente además de comprar, distribución, almacenes y
tráfico) que generalmente se concretan en dar un buen servicio al resto de las
direcciones que dependan de los suministros exteriores, las empresas estarían
en la fase en la que se encuentran la mayoría de las empresas (medias) del
entorno.
En algunas grandes empresas, se puede hablar de una etapa más, que
complementaría y haría compatible, la idea de servicio con unos resultados de
explotación, asignado un presupuesto, (unos objetivos) a la dirección de
compras.4
4 Moya, Emilio Martínez (2007). Gestión de Compras: Negociación y Estrategias de
Aprovisionamiento. 4ta edición, Editora Fundación Confemetal. Pág. 21.
6
1.3 Conceptos de Compras
En diccionarios y libros se encuentran diversas definiciones del término compras
dependiendo del enfoque. Una definición básica es: adquisición u obtención de
algo por dinero.5
Compras es el proceso de adquisición de insumos, repuestos y materiales en la
cantidad necesaria, a la calidad adecuada y al precio conveniente, puestos a
disposición de operaciones en el lugar y momento requerido.
Consiste en suministrar de manera ininterrumpida materiales, bienes y/o
servicios, para incluirlos de manera directa o indirecta a la cadena de
comercialización o de producción.6
Según Alberto Montoya Palacio en su libro "Conceptos Modernos de
Administración de Compras" define compras de la siguiente manera: en
cualquier organización, las compras son una actividad altamente calificada y
especializada. Deben ser analíticas y racionales para lograr los objetivos de una
acertada gestión de adquisiciones que se resume en adquirir productos y
servicios en la calidad, precio, momento, sitio y proveedor justo o adecuado,
buscando la máxima rentabilidad para la empresa y una motivación para que el
proveedor desee seguir realizando negocios con su cliente.
Análisis de los términos utilizados:
Calificada: esta función la deben desempeñar personas expertas, preparadas,
con amplios conocimientos de Marketing y que conozcan la terminología propia
de las compras, la empresa y el medio.
5 Nieto, Sacramento (2001). Rezza Diccionario Enciclopédico. 1ra edición, Rezza Editores. Pág.
286.
6 http://www.slideshare.net/juanvillagomezch/gestion-de-compras-y-abastecimiento, (Consulta,
14-5-12).
7
Especializada: las funciones están orientadas básicamente a la atención de
proveedores y el análisis de ofertas, productos precios, condiciones,
competencia; o sea, se trata de funciones especializadas en analizar y tomar
decisiones acertadas de compras.
Analítica y racional: debe hacerse teniendo en cuenta todos los factores e
incidencias que tienen sus decisiones; requiere tiempo y medios que faciliten el
cumplimiento de esta función.7
1.4 Objetivos de la Función de Compras
Las cuestiones básicas que la gestión de compras trata de solucionar están
relacionadas con las siguientes preguntas:
¿Qué productos hay que reponer?
¿Qué cantidad hay que comprar o en qué cuantía hay que
aprovisionarse?
¿Cuándo hay que efectuar el pedido?
¿Dónde hay que situar el producto?
En definitiva, las áreas de actuación responden a las siguientes preguntas clave:
qué, cuánto, cuándo y dónde.
Los elementos básicos de gestión están instrumentados sobre procedimientos
estadísticos para conocer cuándo efectuar el pedido (punto estadístico de
pedido) y calcular la cantidad a pedir (lote de compra). Conviene resaltar que
cuando nos movemos en un entorno industrial, el procedimiento habitual sería
utilizar un proceso integrado, que no sólo gestiona stocks, sino también el
7 Montoya Palacio, Alberto (2002). Conceptos Modernos de Administración de Compras. 1ra
edición, Editora Norma, pág. 34.
8
lanzamiento de la orden de fabricación, programación y gestión de recursos
industriales (M.R.P.II).8
1.5 Funciones del Departamento de Compras
Son muchas las funciones y actividades que se deben realizar dentro de un
departamento de compras. Por razones prácticas, se señalarán aquellas que
están orientadas fundamentalmente a ratificar la necesidad de actuar en forma
profesional en el desempeño de la función.
Aunque algunas funciones se pueden considerar como compartidas y otras de
responsabilidad absoluta de otras áreas de la empresa, el comprador debe estar
atento y acucioso para que las otras áreas y personas procedan a efectuar y a
agilizar las operaciones que se deriven de las decisiones de compras. La
interrupción del proceso en alguna de sus operaciones, sin conocimiento del
departamento de compras, puede ser motivo para que se pierdan oportunidades
de mercado, se afecte la gestión de ventas e inventarios o se deterioren las
relaciones comerciales con los proveedores.
Las funciones se detallan a continuación:
Veinte funciones propias.
Atender oportunamente los proveedores (sin discriminaciones entre
grandes y pequeños).
Recibir muestras y cotizaciones.
Análisis y definición de nuevos productos en forma oportuna.
Análisis y aceptación de nueva lista de precios.
Revisar y actualizar las bases de datos.
Negociar descuentos y condiciones de pago.
Visitar la competencia y el medio.
Visitar los almacenes propios de la compañía.
8 Anaya, Julio Juan (2007). Logística Integral: La gestión operativa de la empresa. 3ra edición,
editora ESIC. Pág. 142.
9
Visitar las bodegas o centros de distribución y zonas de almacenaje y
despacho de mercancías.
Asistir a lanzamientos y eventos que apoyen la comercialización de
productos.
Establecer excelentes y efectivas relaciones con los colegas de la
competencia.
Definir artículos promocionales y destacables en eventos especiales.
Determinar las cantidades de compra.
Hacer conocer oportunamente a otras áreas de la empresa las
condiciones de negociación y los cambios que se presenten en las relaciones
comerciales con los proveedores.
Conocer la rentabilidad de los productos y de los proveedores.
Estar informado de los nuevos productos que se lancen al mercado.
Verificar el cumplimiento de las órdenes de compra en lo relacionado con
las fechas, cantidades y calidades.
Revisar y renegociar el nivel de servicio de los proveedores.
Aplicar todas las estrategias identificadas que permitan mejorar las
utilidades de la empresa.
Estar informado permanentemente de las necesidades del consumidor.
Resolver oportunamente todos los asuntos planteados por otras áreas
inherentes a su función. 9
1.6 Importancia de la Función de Compras
Las compras o adquisiciones, como suelen ser llamadas en algunas
organizaciones, se tornan en el elemento fundamental para el desarrollo
productivo, ya que se convierten en la fuente de abastecimiento, que finalmente
alimenta y soporta el engranaje de los diferentes productos que más tarde se
ofertarán en el mercado.
9 Montoya, Alberto (2002). Conceptos modernos de administración de compras. 1ra edición, editora Norma. Pág. 47
10
Cuando esta unidad falla, las empresas se ven abocadas a una serie de cuellos
de botella de producción, situación que se va a reflejar en una carencia de
productos para satisfacer la demanda, que lleva a una posición de crisis con
desventajas competitivas generando a largo plazo la exclusión de sus productos
del mercado.
La importancia de la función de compras en las empresas se puede resumir en
los siguientes ítems:
1. Las compras aseguran una fuente constante de materiales para nutrir el
área productiva de las empresas.
2. Compras tiene inferencia directa en las funciones de tiempos y
movimientos productivos de la organización ya que maneja de manera directa
tanto la periodicidad como la cantidad de adquisiciones.
3. Compras debe controlar al detalle el manejo de los inventarios para que
no se tornen en una carga económica para la fijación de precios del producto.
4. Compras define junto con producción y mercadeo la calidad de los
materiales adquiridos para los productos, según las características de la
demanda.
5. La cuantía del producto que mercadeo oferta está directamente afectada
por la previsión de cantidades de materiales adquiridos para suministrar a
producción.
6. Compras influye directamente en el incremento o decremento de las
utilidades de la organización, ya que de sus adquisiciones depende la calidad y
el tipo de producto que se oferte en el mercado.
7. Asegura el funcionamiento global de la empresa, a través del
cumplimiento en las adquisiciones tanto de soporte como de producción.
11
8. Se torna en la mayoría de las organizaciones en el epicentro que
centraliza solicitudes y distribuye elementos a los diferentes departamentos o
divisiones.10
1.7 Características del Departamento de Compras
Sus contactos con el mercado y en general con los vendedores, con las normas
de fabricación y comerciantes de las industrias, hacen posible que Compras
aporte una ayuda muy valiosa para elaborar planes, ya sea para lanzar nuevos
productos, para planear la producción, fijar normas y demás. El empresario no
puede conformarse con hacer lo mejor que pueda en relación a las compras. El
bienestar de la compañía depende de la rotación de sus inventarios y de la
mejor forma de utilización de su capital. Los problemas de las compras son de
los que están más íntimamente ligados con la administración de existencias.
Las empresas pequeñas y medianas no necesitan de una complicada estructura
para organizar su función de suministros. Si bien es cierto que el director de la
empresa debe decidir sobre la política general de compras, debe también, de ser
posible, delegar su aplicación en uno de sus más cercanos colaboradores.
Las erogaciones que se deriven de la creación de un puesto de agente de
compras o comprador generalmente son rentables, sobre todo cuando el director
no puede dedicar a este problema ni el tiempo ni la atención necesaria. Sin
embargo, es importante hacer notar que desde el punto de vista de seguridad y
control, la persona encargada de hacer los pagos en la empresa debe ser
diferente a la que negocia las compras, pues en esta forma puede evitarse una
situación problemática.11
10
Nohora Ligia Heredia Viveros, Adriana Gutiérrez (Coord. Editorial). Gerencia de Compras: La
nueva estrategia competitiva. CEP - Banco de la República - Biblioteca Luis Ángel Arango,
Colección textos universitarios. Primera edición.
11 Mercado, Salvador (2004). Compras, Principios y Aplicaciones. 4ta edición, Editorial Limusa,
pág. 14.
12
1.8 Organización y Administración del Proceso de Compra
La mayoría de los compradores profesionales afirman que sus trabajos implican
mas funciones estratégicas, técnicas y de trabajo en equipo que nunca, y que
asumen una responsabilidad sin precedentes. Actualmente, los departamentos
de compra hacen más trabajo multifuncional que en el pasado. El 61% de los
compradores encuestados afirmaron que el grupo de compra participaba en el
diseño y desarrollo de nuevos producto mucho más que cinco años atrás, y más
de la mitad de los encuestados respondieron que los compradores participaban
en equipos multifuncionales, en los que proveedores tenían una representación
considerable.
En las empresas con diferentes divisiones, estas realizan sus propias compras.
Sin embargo, otras empresas han empezado a centralizar las compras. Las
oficinas centrales concentran las necesidades de material de las diferentes
divisiones y adquieren el material necesario desde allí, ganando más poder de
negociación. Si las diferentes divisiones obtienen mejores ofertas, pueden
comprar independientemente, pero en general, la compra centralizada
representa ahorros sustanciales. Para el profesional de marketing esto supone
que tendrá que tratar con menos compradores de más nivel y utilizar equipos de
ventas de cuentas nacionales para tratar con las grandes empresas.
Al mismo tiempo, las empresas están descentralizando algunas operaciones de
compra delegando pequeñas adquisiciones en los empleados. Este fenómeno
es resultado de la disposición de tarjetas de crédito corporativas que emiten las
entidades financieras.12
1.9 Proceso de la Función de Compras
Las principales etapas del proceso de decisión de compra son las siguientes:
12 Kotler, Philip y keller, Lane. Dirección de Marketing (2009). 12ava edición, editora Pearson. Pág. 219.
13
A) Recepción de la requisición o pedido de compra interno: puede provenir
de cualquier sector responsable; por ejemplo, puede ser almacenes cuando
llega al nivel de punto de pedido.
B) Selección de proveedores: se dispone, por lo general, de una base de
datos con los datos de los distintos proveedores alternativos, con información
respecto de su desempeño en compras anteriores. Esta etapa puede ser más
compleja cuando se trata de productos o servicios que no hayan sido adquiridos
previamente, porque implica un análisis del mercado de oferta para localizar las
fuentes de abastecimiento más convenientes.
C) Pedido de cotizaciones: esta etapa se efectiviza al efecto de poder cotejar
distintas ofertas, donde las principales variables a considerar son: precio y
condiciones de pago, calidad, plazo de entrega, solidez económico-financiera,
capacidad instalada, nivel de actualización tecnológica, y seriedad del proveedor
(garantías que ofrece, servicio post-venta, provisión de repuestos y actitud de
cooperación).
D) Estudio de ofertas recibidas y selección del proveedor.
E) Negociación de condiciones: si fuera oportuno, para tener obtener alguna
mejora en las condiciones iniciales.
F) Colocación de la orden de compra: a su vez, se envían copias a recepción
y contaduría.
G) Seguimiento: se vigila el curso de la operación hasta que se cumpla en su
totalidad; se realizan visitas o llamadas para constatar el estado del proceso.13
13
Boland, Lucrecia (2007). Funciones de la Administración. 1ra edición, editora Ediuns, pág. 127.
14
Figura 2 Diagrama del Proceso de Compras
¨.
Fuente: Artículo ¨Modelo de Procesos¨.
http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcambiorg/material/clase15_201006.PDF
Con una buena gestión de compras se consigue ahorrar costes, satisfacer al
cliente, en tiempos y cantidad, y obtener beneficios directos, pues la gestión de
las compras es decisiva para que la empresa tenga éxito o fracaso.14
1.10 Tipos de Compras
Las modalidades de compras más usuales son:
Por lotes o elementos específicos: se coloca una orden en caso que se
origine la necesidad.
Por programa: se planifican las compras para varios meses o semanas de
acuerdo a consumos previstos, y se van realizando ajustes a medida que se
ejecuta en función de las necesidades.
14
Escudero Serrano, María José. Gestión de Aprovisionamiento. Ediciones Nobel 3ra edición. Pág. 17.
15
Por asociación con el proveedor: se trata de fortalecer un vínculo estable
con el proveedor, al punto de ser considerado como si fuera una dependencia
más dentro de la organización. 15
1.11 Planeamiento de las Compras
El planeamiento de compras comprende las respuestas a las siguientes
interrogantes:
¿Qué comprar?
Calidad en función de los objetivos de producción-venta.
Sustitutos de los productos utilizados.
Precios discriminados por calidades.
¿Qué cantidad comprar?
Según las necesidades.
Según el monto al que asciende la operación.
Aprovechando descuentos y rebajas.
¿Cómo comprar?
De acuerdo al procedimiento de compra previsto en función de la
importancia monetaria.
Conforme a las políticas de compras.
Conforme al manual de procedimientos.
¿Cuándo comprar?
Según necesidades de los consumidores.
Según necesidades de la producción.
Según las condiciones de mercado.
15
Ibíd., pág. 128.
16
¿A quién comprar?
Selección de proveedores (precio, calidad, garantías y servicios).
Comprar, fabricar o alquilar/rentar.
Importar.16
1.12 Estudio del Mercado de Proveedores
Consiste en localizar los proveedores potenciales y seleccionar, entre ellos los
que reúnan mejores condiciones para la empresa, basándose, en principio, en
criterios de política de compras, tales como la distancia y canal de distribución.
La calificación de los proveedores será normalmente progresiva, por pasos
sucesivos, de tal modo que en cada paso se profundice cada vez más, pero con
menos proveedores, utilizando criterios de conveniencia comercial y política de
empresa, de tal forma que al final se tenga una selección reducida de posibles
proveedores sobre los cuales se hará un estudio de valoración y calificación
para establecer la selección definitiva.
Los factores clave del suministro pueden ser los siguientes:
Calidad del producto.
Fiabilidad de las entregas.
Plazos de entrega.
Continuidad.
Flexibilidad.
Nivel tecnológico.
Capacidad de reacción.
Precios.
16
Boland, Lucrecia (2007). Funciones de la Administración. 1ra edición, editora Ediuns, pág. 128
17
Para conseguirlos es recomendable efectuar visitas y evaluar la capacidad
tecnológica, económica y comercial de los proveedores.17
1.13 ¿Qué es una Evaluación de Proveedores?
El requisito 7.4.1 “Proceso de compras” de la norma ISO 9001:2008 establece
que la organización debe “evaluar y seleccionar los proveedores en función de
su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la
organización”. Este importante aspecto de la gestión de empresas no es ninguna
novedad: desde hace más de 50 años, el Dr. Deming (Williams Edwards
Deming) aconsejaba cambiar la práctica de hacer negocios sobre la base del
precio, proponiendo en su lugar minimizar el costo total, con una tendencia a
tener un solo proveedor con una relación a largo plazo de lealtad y confianza.18
Figura 3 Evaluación de Proveedores
Fuente: Artículo “¿Qué es una Evaluación de Proveedores?”
http://blogs.monografias.com/calidad-y-gestion/tag/evaluacion-de-proveedores/
17
Anaya Tejero, Julio (2007). Logística Integral: La gestión operativa de la empresa. 3ra edición. ESIC Editorial. Pág. 146. 18
http://blogs.monografias.com/calidad-y-gestion/tag/evaluacion-de-proveedores/ (Consulta 28-6-12).
18
1.13.1 Minimizar el Costo Total
Si bien no es siempre posible tener un sólo proveedor, sí resulta viable minimizar
el costo total, para lo cual la Evaluación de proveedores permite obtener
información de gran utilidad para la toma de decisiones al momento de comprar
productos y/o servicios que tendrán un alto impacto en la calidad final de las
prestaciones al cliente.
Un método apropiado de evaluación de proveedores debe evaluar una lista de
aspectos tales como:
Existencia/características del Sistema de Gestión de la Calidad
Metodología para resolver reclamos
Capacidad de producción
Evaluación de la experiencia pertinente,
Tecnología empleada
Características del control en proceso
Existencia/características del Sistema de Salud y Seguridad Ocupacional y de
Gestión Ambiental
Desempeño de los proveedores en relación con los competidores,
Cumplimiento con los plazos de entrega acordados
Velocidad de respuesta
Precios
Solidez financiera
Formación del personal
Desempeño histórico
19
Revisión del desempeño del producto comprado en cuanto a calidad, precio,
entrega y repuesta a los problemas,
Facilidad de comunicación
Características del trato comercial
Innovación
Auditorías a los sistemas de gestión del proveedor.19
1.14 Evaluación de Proveedores
Los sistemas de evaluación que habitualmente se emplean se limitan a hacer
intervenir básicamente tres factores:
Índice de precios: (precio más bajo ofrecido/precio medio del mercado) x
100.
Índice de calidad: (lotes aceptados/lotes servidos) x 100.
Índice de servicio: (piezas entregadas en plazo/total piezas solicitadas) x
100.
Aunque también cabe destacar otros factores menos cuantificables, como son
asistencia técnica, servicio post venta y otros, que tienen un valor importantísimo
para la empresa.
En realidad, cada uno de estos índices engloba conceptos diferentes; así el
índice de precios puede ser el resultante del nivel, condiciones de pago y
descuentos.
El servicio puede incluir plazo de entrega, disponibilidad y fiabilidad, lo cual
puede dar lugar a un cálculo de índices un poco más elaborado, en función de
determinados criterios que aplique la empresa.
19
http://blogs.monografias.com/calidad-y-gestion/tag/evaluacion-de-proveedores/ (Consulta 28-6-12)
20
Es habitual que se pondere cada uno de estos índices para alcanzar un índice
único de evaluación.20
1.15 La Importancia de la Calidad y Especificaciones en las Compras de
una Empresa
La calidad de los materiales que se obtienen para la producción de bienes es de
gran importancia para la empresa ya que según la calidad de sus materias
primas dará como resultado un producto final de calidad.
El departamento de compras de una empresa es el principal responsable de que
los materiales que se obtienen sean de la más alta calidad y que cumplan con
las especificaciones que la empresa solicita.
La calidad en las compras incluye el tiempo de entrega, el cual debe ser en el
momento acordado ya que si no se cumplen las especificaciones de entrega
ocasiona un retraso en la producción, lo cual es perdida para la empresa.
La calidad en las compras se reduce a 3 puntos:
Comprar el producto adecuado.
Tener material disponible en el tiempo adecuado.
Pagar el mejor precio.
La calidad debe estar expresada desde las materias primas que se obtienen
hasta el producto final, por lo que, es necesario llevar un control de calidad
adecuado durante el proceso de transformación.
En cuanto a las especificaciones, es necesario que el departamento de compras
haga las especificaciones necesarias en los requerimientos que se entregan al
proveedor ya que mientras más específico es el requerimiento en cuanto a las
características del material solicitado, mayor la probabilidad de obtener el
material con las características deseadas y necesarias.
20 Anaya Tejero, Julio (2007). Logística Integral: La gestión operativa de la empresa. 3ra edición. ESIC Editorial. Pág. 147.
21
La calidad y la especificidad con que se realice la obtención de materiales en
una empresa es de mucha importancia, ya que, la calidad de sus materias
primas determina la calidad de su producto final.21
1.16 La Nueva Misión del Comprador
En economía de mercado, la función de compras tiene la misión de controlar la
parte comprada por la empresa: debe comportarse como centro de beneficio, no
como centro de coste, en la medida en que la evolución actual empuja a las
empresas a no fabricar por sí mismas los productos que pueden encontrar en el
exterior en condiciones ventajosas.
Para tener éxito en esta vía es necesario que el comprador actúe en cuatro
planos: técnico, comercial, industrial y administrativo.
En el plano técnico, el comprador debe:
- Incitar a sus interlocutores internos y externos a concebir los productos en
términos de funcionalidad.
- Saber descubrir los buenos proveedores.
- Introducir en su empresa los productos ˂de mañana˃ para incitar a
innovar.
En el plano comercial, debe:
- Dar a conocer su propio poder de compra en el exterior de su empresa
para estimular la competencia entre los distintos proveedores.
- Negociar y luego cerrar con sus proveedores contratos claros, completos
y equilibrados.
En el plano industrial debe conocer la gestión de producción practicada en su
empresa. Si la producción se gestiona ˂con flujos tendidos˃ el comprador tendrá
21 http://www.gestiopolis.com/canales5/ger/lamporcompras.htm (Consulta 6-6-12)
22
en cuenta circuitos complejos de idas y venidas (entre la empresa y sus
proveedores) que siguen algunos productos.
En el plano administrativo, finalmente, debe:
- Establecer una gestión de las órdenes de pedidos, de entregas, de
facturaciones, etc., compatible con el sistema de gestión de producción
de su empresa, no solo para los proveedores, sino también para los
departamentos internos.
- Establecer hojas de control (y no simples listas de actividades) que
permitan el seguimiento de la consecución de los objetivos que se ha
fijado.
- Dar a los proveedores un plan de ˂seguro de calidad˃ para un producto
determinado, a fin de verificar que ninguna etapa de su proceso de
fabricación se haya omitido o se haya desarrollado de manera anormal.
Esta misión implica que el departamento de compras organiza una comunicación
más amplia con otras funciones de la empresa.22
1.17 Evaluación de la Función de Compras
Este paso de la economía de producción a la economía de mercado ha hecho
necesaria la evaluación de la función de compras.
Incluso aunque la dirección desee favorecer el proceso de reconocimiento del
comprador en el seno de su empresa, no puede conseguirlo sola; también el
comprador debe imponerse. Para hacerlo, debe esforzarse por ampliar sus
competencias en los ámbitos siguientes:
- El conocimiento de las previsiones y de los proyectos de su empresa,
- El inventario de los proyectos urgentes e importantes,
22 Perrotin, Royer y Heusschen, Pierre. Optimizando las Compras (2002). 1ra edición, editorial THAU S.L. Pág. 16.
23
- El análisis de las estructuras de coste de los productos y de los diferentes
mercados,
- La capacidad de entender la tecnología en el sentido de ˂hecho para˃,
- La penetración en los mercados proveedores a escala internacional,
- El dominio de los criterios de selección de los proveedores.
- El diagnostico permanente de los principales proveedores.
- El perfeccionamiento de la negociación con los vendedores.
- El planteamiento de comportamientos que favorezcan la cooperación
entre compras y las otras funciones de la empresa.
La función de compra tiene por objetivo adquirir los bienes y servicios que la
empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas
en términos de tiempo, calidad y precio. Dada estas funciones es de vital
importancia el buen desenvolvimiento de este departamento ya que de acuerdo
a la eficiencia de sus oficios se verán reflejados en la satisfacción del cliente.
Existen varios puntos a tomar en consideración para lograr una correcta función
de compras, desde la elección del proveedor hasta obtener el producto
requerido; la buena práctica de este proceso le brinda a la empresa una
oportunidad de reducir costos y así incrementar su margen de beneficio.
24
CAPĺTULO 2: PAQUETÁ, COLINA BUSINESS GROUP,
SRL.
A continuación se presentarán los aspectos generales de la empresa bajo
estudio, desde sus inicios y todo el recorrido que ha llevado durante años hasta
el presente año 2012 para mantenerse exitosa como la hecho hasta ahora.
Cuáles son sus objetivos, metas y cómo se proyecta en un futuro en la industria
de calzados.
Además la forma en que se distribuye los puestos en la organización, los
productos que ofrece al mercado, política ambiental, calidad, tecnología
utilizada, y demás.
Cabe resaltar que la información presentada a continuación acerca de la
empresa en cuestión fue recopilada del manual de inducción de la misma, así
como también del portal de esta: paqueta.com.br.
2.1 Reseña Histórica
Paquetá fue fundada el 20 de junio de 1945, en la ciudad de Sapiranga, estado
de Rio Grande do Sul, Brasil. Inicialmente producía 5 pares de calzados por día
y, hoy año 2012, produce diariamente cerca de 55.000 pares de calzados
femeninos, deportivos e infantiles. La unidad industrial tiene actualmente la
siguiente división: femenino exportación, femenino mercado interno y deportivo.
Está compuesta por varias empresas y tipos de negocios: industria de calzados,
venta minorista de calzados, haciendas, bienes raíces, administradora de
tarjetas de crédito, además de administrar las marcas Dumond, Capodarte,
Diadora y Ortopé.
La sede de Paquetá se halla en el estado de Rio Grande do Sul, además posee
unidades en más de 13 estados brasileños, en Argentina, en la ciudad de
Chivilcoy y en República Dominicana en la ciudad de Santiago de los treinta
25
Caballeros. Paquetá cuenta con 18.000 empleados directos y alrededor de 5.000
indirectos.
2.2 Cronología
Año 1945 – Fundación de Paquetá en la ciudad de Sapiranga, estado de Rio
Grande do Sul, Brasil.
Década de los 50 – Desarrollo de la industria de calzado en el mercado
brasileño.
Década de los 60 – Apertura de la primera tienda Paquetá y desarrollo de la
cadena de venta minorista.
Década de los 70 – Comienzan las exportaciones de calzados.
Década de los 80 hasta año 2000 – aperturas de más tiendas y expansión por
todo Brasil.
Año 2006 – Comienza la expansión industrial hacia Argentina.
Año 2009 hasta la actualidad (2012) – Paquetá está compuesta por 13 unidades
industriales que producen en promedio 55,000 pares de calzados día, 180
tiendas, 3 haciendas, 1 financiera y varios inmobiliarios. Además de las tiendas
que posee en Brasil, la empresa cuenta con franquicias en varios países.
2.3 Organización
Colina Business Group (Paquetá) es una compañía que con tan solo un año de
haberse instalado en el país (2011-2012), ha tenido un crecimiento óptimo,
debido a la calidad en sus productos, la entrega a tiempo y a la gran cantidad de
clientes.
26
2.3.1 Visión
Tener una marca posicionada en el mundo.
2.3.2 Misión
Proporcionar comodidad y placer a la gente que quiere andar a la moda, con una
ética empresarial fuerte y dinámica, con resultados para sus accionistas,
empleados y comunidad.
2.3.3 Valores
Ética
Trabajo
Compromiso
Dinamismo
Honestidad
Humildad
2.4 Industria Femenina Exportación
Paquetá Calzados, a partir de la década de 1970, se especializó en la
producción de calzados para exportación. En este momento enfocó totalmente
su pericia en la producción de calzados femeninos de alta calidad, trabajando
siempre para grandes nombres del mercado internacional como Tory Burch,
Dillard’s, Clarks y Geox, entre otras.
Actualmente tiene 4 unidades fabriles destinadas a la producción para
exportación, 3 en Brasil y una en la República Dominicana, que producen
anualmente más de 5.000.000 de pares de calzados.
27
2.4.1 Diferenciales
Moderno Centro de Desarrollo de Productos
Equipo formado por técnicos experimentados
Alto grado de capacidad de interpretación del trabajo idealizado por los
diseñadores
Fábrica de muestras ágil y flexible
Know-how en la fabricación de toda la línea de calzado femenino.
Alto estándar de calidad en todo el proceso de fabricación.
2.4.2 Servicios
Desarrollo de Productos
Maquetaría / Moldura
Apoyo Operacional al Cliente en Brasil
Laboratorios Certificados
2.4.3 Clientes
A continuación los clientes directos de Paquetá de la industria femenina para
exportación:
Via Spiga, Hugo Boss, Cole Haan, Geox, Clarks, BCBG Maxazria, Dillard's
Brands, Alla Pugachova, Kate Spade, Juicy Couture, DVF Tory Burch, Vera
Wang, Timeless.
2.5 Industria Deportiva
Paquetá Calzados, empresa especializada en la producción de calzados
femeninos, en el objetivo de diversificación de los negocios y crecimiento de la
empresa, estableció sociedad con la marca italiana Diadora por más de diez
28
años. Tenía la licencia de la marca, desarrollaba, producía y comercializaba los
productos de la marca en Brasil, Argentina y Uruguay.
Con esta alianza agregó técnica también en la producción de calzados
deportivos, buscó nuevos socios y actualmente produce más de 5.000.000 de
pares por año de diversas marcas como Adidas y Asics, entre otras.
2.5.1 Diferenciales
Calzados Paquetá tiene una división enteramente enfocada al desarrollo y a la
producción de calzados deportivos.
Tecnología de punta, mano de obra especializada y dinamismo componen una
industria única y singular en América Latina.
Alcanzamos altos estándares de calidad y productividad, siempre velando por
los aspectos sociales y ambientales.
Fabricamos y desarrollamos productos para marcas de renombre internacional.
2.5.2 Servicios
A continuación los servicios que ofrece Paquetá, dentro de la industria deportiva.
2.5.2.1 Creación
Paquetá ofrece profesionales en el área de creación para atender las demandas
del área comercial, ofreciendo soluciones en diseño de alto desempeño,
facilitando tomas de decisión en las definiciones de productos.
2.5.2.2 Maquetaría / Matricería
Técnicos en la construcción y fabricación de calzados viabilizan productos
conforme especificaciones del cliente.
29
2.5.2.3 Producción EVA Inyectado
Estructura especializada en la producción de componentes de EVA Inyectado.
2.5.2.4 Producción de Suelas
Toda producción de suelas de caucho para la división deportiva se la hace en
Pará do Sul, que utiliza tecnología de peletización del caucho, lo que garantiza
menor generación de residuos.
2.6 Estructura del Negocio
La corporación Paquetá industria, marcas propias, mercado minorista
multimarcas y otros negocios.
Figura 4 Estructura del Negocio
Fuente: Portal Organigrama funcional
http://paqueta.com.br/institucional_es/organigrama_funcional
30
GERENTE GRAL
GTE.
ADMINISTRATIVA
GTE. PLANTA GTE.
INGENIERIA
GTE. CALIDAD GTE.
MANTENIMIENT
O
FINANZAS RECURSOS
HUMANOS
EMBARQUE
CONTABLE ASISTENTE
RECURSOS
HUMANOS
SEGURIDAD
ALMACEN
ASISTENTE DE
INGENIERIA
SUPERVISORES
CALIDAD
MECANICOS ENCARGADOS
AREA
SUPERVISORES
OPERARIOS
PERSONAL
APOYO
GENERAL
AUDITORES
INSPECTORES
AUX.
EMBARQUE
PLANIFICACIO
N
ASISTENTE
PLANIFICACIO
N
AUXILIARES
PLANIFICACIO
N
2.7 Estructura Organizacional
La empresa Paquetá, Colinas Bussiness Group está organizada bajo la siguiente
estructura:
Figura 5 Organigrama Paquetá, Colinas Business Group.
Fuente: Manual de Inducción, Paquetá Colinas Business Group.
31
2.8 Productos que Comercializa
Paquetá tiene las siguientes marcas:
Figura 6 Productos que comercializa
Fuente: Manual de Inducción, Paquetá Colinas Business Group.
32
2.9 Política Ambiental
Promover el equilibrio entre el hombre, su trabajo y el entorno, con acciones
preventivas para combatir la contaminación y de mejora constante, dentro de
una visión de sostenibilidad y de acuerdo con los requisitos legales.
2.9.1 Acciones
Mantenemos un "Sistema de Gestión Ambiental Integrado" entre todas las
unidades industriales y comerciales.
Racionalizamos y minimizamos la generación de residuos sólidos y
efluentes industriales.
Minimizamos consumos y optimizamos la utilización de recursos
naturales.
Trabajamos en la constante reducción del impacto ambiental, con
acciones objetivas y efectivas, buscando total control técnico y legal.
Investigamos constantemente formas alternativas de reciclaje de
sobrantes industriales, desarrollando nuevos productos.
Promovemos la consciencia ambiental.
2.10 Industria
El 20 de junio de 1945 fue fundada la Indústria de Calçados Paquetá.
Actualmente produce alrededor de 55.000 pares de calzados por día; y cuenta
con unidades industriales en los estados de Rio Grande do Sul, Ceará y Bahia,
en Brasil, y en la ciudad de Chivilcoy, en Argentina y en la ciudad de Santiago de
los Caballeros, República Dominicana.
33
La industria Paquetá fabrica las siguientes marcas:
Figura 7 Marcas que fabrica
Fuente: Manual de Inducción, Paquetá Colinas Business Group.
34
2.11 Tecnología
Paquetá invierte en tecnología de punta y en calidad. Un producto de calidad
exige tecnología, controles, ensayos, materia prima y personal calificado
2.12 Calidad
El trabajo en un ambiente planificado, que respeta las cuestiones ergonómicas
(espacios y posturas) y de habitabilidad (aislación térmica y acústica, ventilación
e iluminación) son el principio de un proceso cuyo fin es un producto de calidad
2.13 Ventas Minoristas
Estas son las tiendas de Paquetá:
Figura 8 Tiendas de Paquetá
Fuente: Manual de Inducción, Paquetá Colinas Business Group.
2.13.1 Paquetá Esportes
Moderno espacio destinado a la comercialización de zapatillas y materiales
deportivos de las principales marcas brasileñas e internacionales. Ofrece,
asimismo, productos para fitness y accesorios de la marca propia WR de
Paquetá.
35
Su meta es atraer al público que se identifica con el deporte y/o tenga
comportamiento joven y moderno.
Tiene una fuerte presencia en las regiones de Porto Alegre y Gran Porto Alegre,
al tiempo que también se encuentra en Santa Catarina y Rio de Janeiro.
2.13.2 Gaston
Las Tiendas Gaston ofrecen calzados y accesorios de alta calidad para damas,
caballeros y niños, siempre a precios asequibles y con fáciles condiciones de
pago. Tienen gran variedad de calzados multimarcas de los principales
proveedores brasileños y ofrecen productos de su propia marca: Perchet, Twin
Set, Paquita, Cauduro y Mr. Post.
Gaston tiene fuerte presencia en Rio Grande do Sul, concentrada principalmente
en Porto Alegre y en el Gran Porto Alegre.
2.13.3 Esposende
Esposende comercializa calzados y accesorios para damas, caballeros y niños,
y ofrece calidad, variedad y facilidades de pago.
Es una cadena de zapaterías multimarcas ubicadas en la región Noreste del
Basil, en los estados de Pernambuco, Ceará y Rio Grande do Norte.
2.13.4 Tienda Paquetá
Las Tiendas Paquetá comercializan calzados para damas y caballeros, para
personas que tienen un comportamiento moderno y sintonizado con las
tendencias de la moda. Ofrece una amplia variedad de productos y colecciones
exclusivas de la propia marca Paquetá.
Actualmente se ubican en los estados de Rio Grande do Sul, Santa Catarina,
Paraná y Rio de Janeiro.
36
2.13.5 Dumond
Dumond es una de las marcas para damas del Grupo Paquetá. La marca –
distribuida en todo Brasil y en más de cincuenta países – crece y sobresale en el
mercado al producir moda brasileña con estilo internacional. Dentro de este
concepto, Dumond coloca sus fichas en la apertura de sus propios puntos de
venta, creando un escenario perfecto para la exhibición de los productos y
colocación adecuada de la marca.
2.13.6 Copodarte
Capodarte es la marca de lujo de Paquetá, con calzados y accesorios que
realzan actitud y sofisticación. Reúne lo mejor del diseño, con colecciones que
mezclan tendencias de la moda con elementos clásicos. El espíritu de
Capodarte está en sus tiendas, que exhiben una unidad visual diferenciada, con
un lay-out encantador y refinado.
2.13.7 Lillys Closet
La pluralidad de la joven mujer cosmopolita y la ciudad de Nueva York inspiran a
la marca de zapatos Lilly’s Closet.
Con su mix de estilos vibrantes, los zapatos plasman tendencias para
consumidoras in, desde las más joviales hasta las más básicas.
2.13.8 Ortopé
“Ortopé, Ortopé, tan bonito...” El jingle de uno de los calzados para niños más
recordado y conocido de Brasil acompaña el regreso al mercado de Ortopé. La
marca fue adquirida por Paquetá en 2007, y trae calzados con atributos
funcionales focados en el confort, y que contribuyan con el desarrollo de los
niños.
37
Con el mote “Vida Más Feliz. Vida Más Ortopé” la marca rescata la alegría de la
niñez, llevando “verdad” a los calzados infantiles. Es decir, productos con todo el
confort que los niños merecen, adecuados para cada edad y con un diseño de
movimiento, colores y detalles que siguen las últimas tendencias de la moda.
2.13.9 Paquetá Fazenda
Fazenda Paquetá tiene sedes en las ciudades de Ponta Porã y Naviraí, en el
estado de Mato Grosso do Sul, Brasil
El objetivo de las haciendas es la práctica de actividades agropecuarias,
especialmente la crianza y desarrollo de ganado de corte, plantación de soja,
maíz, caña de azúcar y praderas.
Con vistas a un mejor aprovechamiento de todo su potencial de producción,
Fazenda Paquetá trabaja con el sistema de integración “Agricultura vs Pecuaria”,
con el fin de mejorar las praderas y reducir el impacto ambiental.
2.13.10 Paquetá Emprendimientos
Paquetá Empreendimentos es una empresa de bienes raíces, fundada
inicialmente para atender las necesidades de las empresas Paquetá, por medio
de la realización de emprendimientos industriales y comerciales. Hoy en día crea
proyectos urbanos y emprendimientos residenciales.
Paquetá Empreendimentos trata de unir la arquitectura con la tecnología,
usando medios racionales y soluciones rápidas y eficientes. La duración y
funcionalidad son aspectos presentes en todos los proyectos y obras de Paquetá
Empreendimentos.
2.13.11 Praticard
Praticard es una administradora de tarjetas de crédito, responsable por la
administración de un millón de tarjetas Private Label de las tiendas Paquetá,
38
Gaston, Esposende y Paquetá Esportes. Además, administra tarjetas-acuerdo,
en las cuales empleados de las empresas registradas pueden realizar compras
en la red de establecimientos con acuerdo, con la ventaja de poder debitar los
valores en nómina.
Praticard está presente en los estados de Rio Grande do Sul, Santa Catarina,
Paraná, Pernambuco, Ceará y Rio Grande do Norte.
2.14 Metodología de Investigación
En esta sección se describe la metodología y las herramientas utilizadas para
llevar a cabo el cumplimiento de los objetivos perseguidos. Se presentarán de
forma detallada las técnicas que se emplearon, así como también las entrevistas
que se aplicaron a personas que contribuyeron a la realización de esta
investigación y los resultados obtenidos. Por último, a través de estos medios
utilizados se procederá a proponer una mejora al procedimiento actual del
proceso de compras de la empresa Paquetá.
2.15 Tipo de Investigación
Para llevar a cabo esta propuesta de mejora se utilizará el tipo de investigación
descriptiva ya que se apoyará en los métodos y procedimientos que describen a
las variables de compras; además del uso de la investigación de campo, pues se
realizarán observaciones y entrevistas a los empleados y gerentes relacionados
al área de compras.
Con el uso de este tipo de investigación se pretende llegar a conocer las
situaciones, costumbres y actitudes predominantes del proceso de compras y
sus representantes a través de la descripción exacta de las actividades que
realizan para llevar a cabo el proceso.
Por medio de las herramientas y técnicas que se utilizarán en esta indagación se
podrá lograr el levantamiento de datos que permitirán el objetivo de este tipo de
investigación.
39
2.16 Método
El método a utilizar es el deductivo puesto que se partirán de los datos
generales respecto al proceso de compras de una empresa para luego pasar al
caso en particular de la compañía Paquetá, Colinas Business Group, hasta
descubrir cuáles son las medidas necesarias a implementar para mejorar dicho
proceso una vez se hayan identificado las debilidades inherentes al mismo.
Al utilizar este método se iniciará con el propósito de señalar las verdades
particulares contenidas explícitamente en la situación general.
2.17 Herramientas
Para realizar una correcta investigación y obtener todas las informaciones
pertinentes al tema bajo estudio es necesario el uso de herramientas que
faciliten la vía y la forma de obtener los datos deseados y de las personas que
pueden proporcionar dichos conocimientos sobre el objeto de estudio en
cuestión.
En esta ocasión las herramientas que se usarán son las entrevistas a todo el
personal que interviene en el proceso de compras para obtener la información
necesaria para llevar a cabo esta investigación.
Al hacer uso de entrevistas se busca tener acceso total a la opinión del
entrevistado sobre el proceso de compras actual, cuales considera son las
fortalezas y debilidades, lo cual ayudará en el desarrollo de este trabajo.
Las fuentes que serán utilizadas y que servirán de apoyo a esta investigación a
continuación:
Primarias:
Entrevistas al personal de compras.
Observación natural del proceso.
40
Secundarias:
Libros
Artículos
Monográficos
Reportes
Se harán investigaciones a través del uso del internet y de fuentes escritas que
aporten información significativa al objetivo de esta investigación.
2.18 Entrevistas
Las entrevistas que se realizarán serán aplicadas al personal que trabaja de
forma directa y relacionada al departamento de compras. Dichas indagaciones
serán dirigidas a:
Gerente del departamento de compras.
Asistente del departamento de compras.
Encargado de almacén/inventarios.
Gerente de planificación.
A parte de las indagaciones a usar expuestas anteriormente se hará una
observación natural del proceso, es decir, se presenciará las actividades
rutinarias que realiza el departamento bajo estudio para llevar a cabo su labor
como parte funcional de la entidad.
Para llevar a cabo dichas entrevistas se han formulado cuatro cuestionarios, de
acuerdo al área a que pertenece y las funciones de cada entrevistado.
2.18.1 Objetivos de las entrevistas
A través de las entrevistas se busca recabar información pertinente al tema en
cuestión de manera que ayuden a alcanzar los objetivos propios de esta
investigación.
41
La entrevista al Gerente de Compras (Anexo 1) tiene como objetivos:
Objetivo general:
Conocer las funciones a detalle realizadas en el departamento de
Compras de Paquetá.
Objetivos específicos:
1. Conocer los objetivos específicos del departamento de compras.
2. Conocer los requisitos para el procesamiento de una orden de compra.
3. Determinar la información requerida del cliente para procesar una orden
de compras.
4. Identificar los criterios que se deben considerar como imprescindibles a la
hora de elegir un proveedor para colocar una orden de compras.
5. Conocer de donde proviene la materia prima necesaria para la producción
de calzado.
6. Conocer sobre los proveedores actuales de la compañía.
7. Conocer sobre cuales bases se confirma al cliente el cumplimiento a
tiempo de su pedido.
8. Indagar sobre la conexión entre el departamento de compras y almacén.
9. Investigar si existen condiciones particulares de la empresa para la
aceptación de la mercancía comprada.
10. Identificar las debilidades que posee el departamento de compras en sus
procesos.
La entrevista al asistente del gerente de compras (anexo 2) tiene los siguientes
objetivos:
Objetivo general:
Identificar los procedimientos utilizados por el departamento de Compras
en situaciones y casos pertinentes al mismo.
42
Objetivos específicos:
1. Conocer las funciones del personal de compras.
2. Investigar si existe algún sistema computarizado utilizado por el
departamento de compras y de existir en qué facilita el trabajo dicho sistema.
3. Determinar si existe algún otro sistema o procedimiento estándar que sea
rentable implementar en el departamento de compras para la eficientización de
sus procesos.
4. Conocer el tiempo aproximado y vías de entrega de la mercancía de parte
del los proveedores.
5. Identificar las consecuencias y acciones a tomar en caso de
incumplimiento de los términos acordados en una orden de compras por un
proveedor.
6. Conocer el plan utilizado por el departamento cuando se presentan los
casos de retraso.
7. Identificar las debilidades que posee el departamento de compras en sus
procesos.
La entrevista al encargado de almacén/inventarios (anexo 3) tiene como
objetivos:
Objetivo general:
Indagar sobre la relación con el departamento de compras y
procedimientos realizados en la recepción de materiales.
Objetivos específicos:
1. Indagar sobre la conexión entre el departamento de compras y almacén.
2. Indagar sobre la información necesaria para el recibo de mercancía en la
empresa.
43
3. Conocer si existe alguna documentación manejada entre compras y almacén
en cuanto a las órdenes de compra que hace el departamento. En caso de
que así sea, ver la información que contiene el documento.
4. Investigar el proceso a llevar a cabo en la recepción de la mercancía.
5. Conocer bajo cuales parámetros se procede a aceptar o rechazar la
mercancía recibida en almacén.
6. Conocer el proceso para la devolución de mercancía en caso de que sea
rechazada por Paquetá.
7. Identificar si existen acciones que deberían erradicarse dentro del proceso
de compras para que este pueda operar exitosamente.
Los objetivos al realizar la entrevista al gerente de planificación son los
siguientes:
Objetivo general:
Indagar sobre las consecuencias que presentan en el área de
planificación con relación al funcionamiento del departamento de compras.
Objetivos específicos:
1. Conocer en que se ve afectado el área de planificación/producción en
cuanto al desenvolvimiento que presenta el departamento de compras.
2. Indagar si el departamento de compras ha cumplido hasta el momento
junio-2012 en cuanto a la disponibilidad de material, calidad y cantidad a la hora
de correr la producción planificada.
3. Conocer en que afecta el que no se cumpla algunos o todos los requisitos
anteriormente expuestos.
4. Conocer cuál sería la recomendación del gerente de planificación al
departamento de compras para la mejora de sus procesos.
44
2.19 Resultados Obtenidos de las Entrevistas Realizadas
El objetivo del departamento de compras de la compañía bajo estudio es
gestionar de la mejor manera posible la adquisición de la materia prima utilizada
para la producción de dicha compañía, tomando en cuenta la calidad de esta y el
menor costo posible necesario para adquirirla.
Una vez que se reciben las órdenes de compra de los clientes el departamento
de compras procede a hacer las funciones pertinentes antes de procesar dicha
requisición. Primeramente, compras se comunica con el departamento de
crédito para que este le de la aprobación para proceder con el procesamiento de
la orden del cliente. Luego del consentimiento en la parte económica se
confirma en la orden que especifique toda la información requerida para su
procesamiento, como cantidad, producto, fecha requerida de entrega, nombre y
dirección del cliente, destino para la entrega del producto terminado, forma de
despacho, etc.
El sistema utilizado en Paquetá para el procesamiento de órdenes y pedidos es
New Soft.
Paquetá evalúa los proveedores para hacer sus compras bajo ciertos
parámetros que garanticen el objetivo del departamento; esto parámetros son
calidad, precio, cantidad disponible y entrega a tiempo.
En el período bajo estudio de esta investigación la materia prima utilizada en
Paquetá es importada de Brasil, China y una menor proporción de la mercancía
requerida es comprada en la República Dominica.
El cliente en su orden especifica la fecha requerida, pero dependiendo de la
cantidad y el modelo de zapato a producir la empresa confirma que pueda
cumplir con dicha fecha. Para hacer esta decisión la empresa realiza un estudio
de tiempo para conocer el tiempo estimado de producción más el tiempo
necesario para comprar los materiales para luego enviarlos a la República
Dominicana para llevar a cabo el pedido. Cuando la mercancía es pedida a
45
Brasil generalmente la materia prima es enviada por contenedor a la República
Dominicana, dos contenedores por semana, el cual tiene un tiempo de tránsito
de 20 a 24 días aproximadamente a menos que haya un retraso en los
proveedores y no sea posible esperar dicho tiempo ya que afectaría la fecha de
entrega al cliente; en este caso la mercancía se envía por avión que ofrece una
entrega promedio de 8 días. En el caso de China, el tiempo de tránsito es
aproximadamente de mes y medio.
Una vez que se haya puesto el pedido al proveedor, el asistente de compras le
facilita al encargado de inventario/almacén una copia de la orden de compras,
donde resalta el material solicitado, la cantidad pedida y la fecha de recibo, para
que este planifique el recibo y el espacio necesario para la mercancía ordenada.
Cuando llega la mercancía a la fábrica y es aprobada por los inspectores en
almacén, esta información es transmitida al departamento de contabilidad con la
documentación de lugar para que proceda a hacer el pago al proveedor bajo las
condiciones establecidas al momento de poner la orden. Los parámetros que
utilizan los inspectores a la hora de revisión del material recibido es la calidad de
los mismos, que la cantidad recibida sea conforme a la orden de compras y que
estén correctamente empacados.
En caso de que la mercancía recibida no cumpla con los requisitos antes
mencionados, se procede a comunicar al proveedor las fallas encontradas. De
haber problemas de calidad, el proveedor debe planificar la devuelta del material
a su empresa y reponer el material; si el caso es por la cantidad se notifica
inmediatamente para que se envíe el material faltante lo más pronto posible.
Existen varios factores que intervienen en el proceso antes mencionado que
causan el retraso en la entrega de la orden al cliente y que por consiguiente
afectan la credibilidad de la empresa con los clientes. Un primer inconveniente
presentado en el proceso de compra es la tardanza en las entregas de los
proveedores lo que trae como consecuencia una alteración en la planificación
46
previamente establecida, así mismo en ocasiones suceden retrasos por parte de
los aviones y contenedores.
Una vez que la mercancía haya llegado al país ocurren eventos que también
impiden el cumplimiento de la producción a tiempo. Antes de enviar la materia
prima ya sea aérea o marítima el proveedor envía un reporte detallando todo lo
que contiene el envío así como los tiempos estimados de llegada y entrega. En
ocasiones proporcionan esta información errada, cuando llega la mercancía a la
empresa no es exactamente lo que se esperaba que llegara según los reportes
de materiales recibidos de Brasil, por lo general llegan menos cantidad del
material pedido o realmente llega en un contenedor o aéreo diferente al que se
había informado, por lo que es necesario esperar al siguiente despacho al país
para recibir el material faltante y al transporte que trae dicho material.
En estos casos en que el proveedor no cumple con el plazo de tiempo acordado
para la entrega del pedido, como un tipo de penalidad por la falta de
cumplimiento, generalmente se establece con dicho proveedor una reducción en
el costo de la mercancía o en el pago del transporte a utilizar. Otras veces el
producto se envía por avión de modo que el tiempo de tránsito sea más corto y
el proveedor cubre la diferencia de precio de la carga de haber sido vía
marítima.
Dado el retraso en la mercancía, en el área de producción se debe de hacer un
cambio en la planificación para que esta no se paralice, se le da entrada a otro
modelo de zapato a producir hasta que llegue la mercancía del que ya
previamente había sido planificado.
Por otra parte, el departamento de planificación también destacó su relación con
el departamento de compras y en que les afecta o no el buen desenvolvimiento
del mismo.
La relación que existe entre el departamento de planificación y de compras es
muy estrecha pues estos deben estar al pendiente de los tiempos de entrega de
los materiales para realizar la planificación necesaria y así cumplir con los
47
requerimientos del cliente. Además deben dar seguimiento junto con el
departamento de compras a esas fechas prometidas por los proveedores ya que
de presentarse algún atraso deben modificar la planificación y notificar al cliente
del mismo. En algunos casos, el departamento de planificación les proporciona
a compras algunos datos de cantidades necesarias por semana en cuanto a
materiales, como las cajas para los zapatos, papel de seda y otros elementos de
empaque que son adquiridos en la República Dominicana, con el objetivo de
evitar el cumulo de cartones dentro del almacén, ya que no es necesario tanto
tiempo de anticipación para hacer estos pedidos y el tiempo de tránsito es nulo
al estar ubicados en la misma región.
En cuanto a las recomendaciones que se dieron al departamento de compras
para la mejora de sus procesos y así también los dependientes del mismo, todos
los entrevistados acertaron en que se debe de considerar un mayor de margen
de error respecto a los tiempos de entrega, para que si se presenta algún
imprevisto que impida la entrega a tiempo de parte de los proveedores, este aun
no afecte la planificación de producción.
Así mismo, se consideró la necesidad de ampliar la cartera de proveedores para
tener más opciones a la hora de escoger uno de ellos, seleccionando al que
pueda cumplir la fecha de entrega requerida, o de este no poder cumplir que los
demás sirvan de soporte en caso de poseer la materia prima necesaria.
2.20 Diagnóstico de la Investigación del Proceso de Compras de
Paquetá
Según los datos recolectados, el proceso de compras de Paquetá, Colinas
Business Group en el período de estudio de esta investigación, se puede extraer
que este tiene sus puntos fuertes, pero también otros no tan favorables que no
permiten el buen flujo de las funciones de este departamento. A continuación se
presenta un desglose de las diferentes actividades inherentes al proceso de
compras.
48
Procesamiento de Órdenes: El sistema utilizado en Paquetá para el
procesamiento de órdenes y pedidos es New Soft. Una vez que se reciben las
órdenes de compra de los clientes el departamento de compras procede a hacer
las funciones pertinentes antes de procesar dicha requisición.
Primero, compras se comunica con el departamento de crédito para que este le
de la aprobación para proceder con el procesamiento de la orden del cliente.
Luego del consentimiento en la parte económica se confirma en la orden que
especifique toda la información requerida para su procesamiento, como
cantidad, producto, fecha requerida de entrega, nombre y dirección del cliente,
destino para la entrega del producto terminado, forma de despacho, etc.
Toda esta información es indispensable para hacer un correcto BOM (Bill Of
Materials u Hoja de Requisición de Materiales) y una correcta planificación de la
producción.
Evaluación de los Suplidores: Paquetá evalúa los proveedores para hacer sus
compras bajo ciertos parámetros que garanticen el objetivo del departamento;
esto parámetros son calidad, precio, cantidad disponible y entrega a tiempo.
En el período bajo estudio de esta investigación la materia prima utilizada en
Paquetá es importada de Brasil, China y una menor proporción de la mercancía
requerida es comprada en la República Dominica.
Tiempo de Aprovisionamiento: El cliente en su orden especifica la fecha
requerida, pero dependiendo de la cantidad y el modelo de zapato a producir la
empresa confirma que pueda cumplir con dicha fecha.
Para hacer esta decisión la empresa realiza un estudio de tiempo para conocer
el tiempo estimado de producción más el tiempo necesario para comprar los
materiales para luego enviarlos a la República Dominicana para llevar a cabo el
pedido.
49
Cuando la mercancía es pedida a Brasil generalmente la materia prima es
enviada por contenedor a la República Dominicana, dos contenedores por
semana, el cual tiene un tiempo de tránsito de 20 a 24 días aproximadamente a
menos que haya un retraso en los proveedores y no sea posible esperar dicho
tiempo ya que afectaría la fecha de entrega al cliente; en este caso la mercancía
se envía por avión que ofrece una entrega promedio de 8 días. En el caso de
China, el tiempo de tránsito es aproximadamente de mes y medio.
Un primer inconveniente presentado en el proceso de compra es la tardanza en
las entregas de los proveedores lo que trae como consecuencia una alteración
en la planificación previamente establecida, así mismo en ocasiones suceden
retrasos por parte de los aviones y contenedores.
En estos casos en que el proveedor no cumple con el plazo de tiempo acordado
para la entrega del pedido, como un tipo de penalidad por la falta de
cumplimiento, generalmente se establece con dicho proveedor una reducción en
el costo de la mercancía o en el pago del transporte a utilizar. Otras veces el
producto se envía por avión de modo que el tiempo de tránsito sea más corto y
el proveedor cubre la diferencia de precio de la carga de haber sido vía
marítima.
En el proceso de las entrevistas se destacaron los puntos que se toman como
primordiales para la selección de los suplidores, pero en el aspecto de entrega a
tiempo no se cumple en su mayoría de veces este requerimiento tan importante
para cualquier compañía que quiera satisfacer cabalmente las necesidades de
sus clientes no solo con calidad y precio, sino también con la entrega en el
tiempo requerido.
Hasta el momento Paquetá dada esta situación se ha basado en la penalización
al proveedor por medio de la reducción de costos ya sea del material o del flete
para el transporte, pero esta táctica no les ha servido para que esta falta cese y
se eviten las malas consecuencias a las que se enfrentan en producción y por
ende con el cliente por la falta de entrega a tiempo.
50
Esta reducción que logran con el proveedor por no cumplir, luego es necesario
hacerla con el cliente por el retraso con ellos, y no tan solo es la disminución del
precio, sino también la credibilidad como entidad de satisfacer al cliente en este
sentido, se va perdiendo cada vez que ocurran estas situaciones.
Recepción y Evaluación de Mercancías: Una vez que se haya puesto el
pedido al proveedor, el asistente de compras le facilita al encargado de
inventario/almacén una copia de la orden de compras, donde resalta el material
solicitado, la cantidad pedida y la fecha de recibo, para que este planifique el
recibo y el espacio necesario para la mercancía ordenada.
Cuando llega la mercancía a la fábrica y es aprobada por los inspectores en
almacén, esta información es transmitida al departamento de contabilidad con la
documentación de lugar para que proceda a hacer el pago al proveedor bajo las
condiciones establecidas al momento de poner la orden. Los parámetros que
utilizan los inspectores a la hora de revisión del material recibido es la calidad de
los mismos, que la cantidad recibida sea conforme a la orden de compras y que
estén correctamente empacados.
En caso de que la mercancía recibida no cumpla con los requisitos antes
mencionados, se procede a comunicar al proveedor las fallas encontradas. De
haber problemas de calidad, el proveedor debe planificar la devuelta del material
a su empresa y reponer el material; si el caso es por la cantidad se notifica
inmediatamente para que se envíe el material faltante lo más pronto posible.
Antes de enviar la materia prima ya sea aérea o marítima el proveedor envía un
reporte detallando todo lo que contiene el envío así como los tiempos estimados
de llegada y entrega.
En ocasiones proporcionan esta información errada, cuando llega la mercancía a
la empresa no es exactamente lo que se esperaba que llegara según los
reportes de materiales recibidos de Brasil, por lo general llegan menos cantidad
del material pedido o realmente llega en un contenedor o aéreo diferente al que
51
se había informado, por lo que es necesario esperar al siguiente despacho al
país para recibir el material faltante y al transporte que trae dicho material.
Otro punto que cabe destacar es referente a la relación del departamento de
compras con el área de almacén y la parte de inventarios. Dentro de las
informaciones obtenidas por el encargado de este departamento se pudo
acentuar el hecho de que aunque existen reportes que el departamento de
compras provee a almacén para estar al tanto de las entradas de mercancías y
estar preparados para su recibimiento hay ciertas situaciones que ocurren por
falta de una mejor comunicación entre ambas áreas.
Como se especificó anteriormente el reporte que se le facilita al encargado de
almacén es una copia de la orden de compra que se hace al proveedor; lo cual
no es suficiente para realizar una buena gestión en el área. Esto se debe a que,
en ciertas ocasiones no llega el material ordenado a tiempo y no se informa al
almacén cual será la nueva fecha de entrega establecida.
Por otra parte, debido a cambios en la producción, cambio en la cantidad
ordenada, cambios en la fecha establecida de entrega, entre otras variables es
necesario hacer una modificación de la orden de compra, y enviarla nuevamente
al proveedor con las nuevas especificaciones; el almacén generalmente no es
notificado de estos cambios por lo que no está preparado a la llegada de dicha
orden y tiene que hacer cambios en planificación de su departamento.
Presentado el aspecto de la falta de entrega a tiempo de parte de proveedores y
por ende tardanza en la entrega al cliente, lo reportes de compras errados
enviados desde Brasil y el hecho de la falta de comunicación entre el
departamento de compras y el área de almacén e inventarios, se culmina la
parte donde el proceso de compras de Paquetá, tiene debilidades dentro del
proceso de sus funciones.
A parte de estos fallos que tiene el departamento, tiene puntos muy fuertes con
los cuales ha permanecido y se ha desarrollado hasta el momento.
52
Es solo cuestión de enfoque y buscar las alternativas que le den solución a estas
situaciones para cada día ir mejorando la gestión del departamento y junto con
este las demás áreas relacionadas y así mejorar como entidad.
53
CAPÍTULO 3: MEJORA DEL PROCESO DE COMPRAS
DE LA COMPAŇÍA PAQUETÁ, EN LA CIUDAD DE
SANTIAGO DE LOS CABALLEROS, REPÚBLICA
DOMINICANA, AGOSTO 2012.
La mejora de un proceso dentro de una empresa implica optimizar la efectividad
y la eficiencia, mejorando cada una de las partes y actividades que conforman
dicho proceso.
Debe de ser un reto para cualquier compañía el mejorar sus procesos, pues en
este mundo de constante cambio es algo imperativo para poder subsistir
y satisfacer la demanda que la sociedad hoy en día nos exige, de ser
continuamente productivos y eficientes, buscando satisfacer los
requerimientos de los clientes ya sea en productos o servicios.
Paquetá Colina Business Group es una empresa que día a día busca ser más
competitiva en su mercado a través de la calidad de sus productos y el servicio
al cliente, pero existen actualmente debilidades que atentan con estas
estrategias y que por ende deben de ser corregidas.
Las debilidades encontradas en el proceso de compras serán evaluadas para su
mejora en este capítulo.
Por medio de las entrevistas realizadas expuestas en el capítulo II buscando
conocer y analizar el proceso de compras de la compañía Paquetá, Colina
Business Group se obtuvo cuales son los aspectos del procedimiento utilizado
que se pueden mejorar.
La intención de este capítulo es aprovechar estas oportunidades de
optimización, analizar cada una de ellas y a partir de su estudio proponer
mejoras que contribuyan a que el departamento de compras se desenvuelva de
manera más eficiente.
54
3.1 Mejora a las Actividades del Proceso de Compras
Según Daniel Morris y Joel Brandon, destacados consultores norteamericanos
en reingeniería, el primer paso en el rediseño de un proceso es analizar cada
una de sus partes y a partir de esto se desprenden los posibles proyectos a
realizar.
En el capítulo II se presentó las actividades de forma detallada como se lleva a
cabo el proceso de compras de Paquetá.
Ahora el objetivo es analizar aquellas actividades dentro del proceso que tienen
debilidades para plantear una mejora a cada una de ellas.
A continuación se detalla cada una de las actividades a evaluar:
Recepción y evaluación de mercancías: en este paso dentro del proceso
de compras es donde el gerente de almacén recibe la mercancía de los
proveedores y se hacen las inspecciones de lugar para su posterior
posicionamiento en el almacén.
Esta persona planifica la recepción de acuerdo a los reportes que recibe del área
de compras. Es un reporte físico del cual él obtiene el material a recibir, la
cantidad, proveedor, fecha, medio de transporte y con esta información prepara
lo necesario para la recepción de la mercancía.
En estos reportes es donde la actividad de recepción de mercancías tiene sus
debilidades lo que genera en muchas ocasiones una mala planificación, cuello
de botella y desorganización en el almacén. Estos desaciertos pueden ocurrir
debido a varias situaciones: el departamento de compras no actualiza el reporte
de almacén al ser modificadas las órdenes de compras, compras no proporciona
a almacén a tiempo dichos reportes, y por último al ser reportes entregados
físicamente, el encargado de almacén está propenso a la pérdida de dichos
reportes de los cuales no se lleva un control seguro de cuales han sido
entregados o recibidos.
55
Cuando se refiere a que debido a los reportes de compras, almacén tiene una
mala planificación de recepción es porque se ha presentado la situación de que
el personal de almacén se organiza para recibir alguna mercancía, apoyados en
la fecha de los reportes recibidos, y esta no llega a la fábrica pues el reporte
utilizado no está actualizado.
Se produce cuello de botella producto de la mala planificación. En ocasiones
llegan materiales al mismo tiempo de diferentes proveedores causando la
espera de estos a que puedan ser atendidos y entonces una desorganización en
el almacén por la rapidez generada para llevar a cabo el proceso de recepción.
Ante la problemática expuesta la mejora a proponer es la siguiente:
3.1.1 Implementación de un Programa (aplicación) de las Órdenes de
Compras para el Personal del Almacén
Se propone la creación de un sitio en la intranet de la compañía donde el
gerente de almacén tenga acceso a informaciones de las órdenes de compras
procesadas, que son necesarias para hacer la recepción de materiales y
también pueda obtener de allí los reportes que actualmente le son
proporcionados para su personal y hacer una correcta planificación para recibir
la materia prima.
Es necesaria la creación de otro portal para el uso exclusivo del almacén y no
que tengan acceso a las órdenes de compras como tal pues existen
informaciones como precio de materiales que es de conocimiento único del
departamento de compras.
Este sitio debe funcionar directamente asociado a las órdenes de compras. El
proceso es el siguiente: cuando en el departamento de compras se procese una
orden de compras, el departamento de almacén, en el sistema creado debe de
tener automáticamente acceso a la información de esa nueva requisición. Para
evitar que el gerente de almacén este en constante revisión para ver si hay una
nueva orden, se sugiere que vía el correo electrónico esta persona sea
56
notificada de esta nueva requisición y así mismo, si se actualiza alguna
información dentro de esta que se notifique el cambio específico que se hizo en
la orden.
Con este sitio en la red se evita el tener que constantemente informar y dar un
reporte a almacén cada vez que se procese una orden o se actualice y que por
la cantidad de flujo de información se omita alguna. Así mismo ya no habrán
excusas de que no ha recibido algún reporte puesto que ahora todo se le
notificará inmediatamente se haga una orden o se realice un cambio.
La segunda actividad a evaluar es la siguiente:
Tiempo de Aprovisionamiento: en esta actividad se define el tiempo
necesario para ordenar los materiales requeridos para la producción para
cumplir con la fecha esperada por el cliente. Ese período contempla la fecha
prometida de los suplidores para tener lista la mercancía, el tiempo de tránsito
de Brasil a República Dominicana, seguido del tiempo de producción una vez
llegue la mercancía y por último el tiempo de tránsito del producto terminado de
la fábrica al cliente.
La problemática que se presenta en este proceso es la continua tardanza de los
proveedores en la entrega de los materiales y por ende no se cumple con la
fecha prometida al cliente. Además de los inconvenientes que genera esta falta
de entrega a tiempo, pues se tiene que cambiar la planificación en la recepción
de materiales y la producción del artículo y todo lo relacionado a estas
actividades.
Para la elección de los proveedores Paquetá evalúa principalmente la calidad y
el precio de la materia que estos ofrecen, cantidad disponible y también el
tiempo de entrega, siendo este último no tan valorado para realizar la elección
como los demás. Estos tres primeros criterios han sido cumplidos a cabalidad
pero en la entrega a tiempo la compañía se ha visto afectada por la falta de
cumplimiento a sus clientes.
57
Antes de presentar la mejora para esta problemática, es necesario resaltar que
esta viene de las recomendaciones que tanto clientes internos como gerentes
han dado a través de las entrevistas realizadas. Así mismo, la mejora se ha
apoyado en las teorías expuestas dentro del marco teórico.
Para dar solución a la falta de incumplimiento de los proveedores actuales de
Paquetá, se sugiere:
3.1.2 Evaluación de Proveedores
La mejora a proponer se basará en los requisitos necesarios de acuerdo a la
norma de calidad ISO 9001 para el área de compras de una empresa.
Cabe mencionar que Paquetá, Colina Business Group no está certificada con
dicha norma ni tampoco está en proceso de certificación, pero es una meta
planteada para un futuro. Es por ello, que se tomará en cuenta para esta mejora.
Se partirá de los lineamientos siguientes:
Primero se debe de determinar y estar seguros de los requisitos de los
productos a comprar, saber con exactitud lo que se quiere. En el caso del área
de compras de Colinas Business Group, de acuerdo a su misión como
departamento es obtener la materia prima de calidad, a un buen precio y en el
momento requerido. Las especificaciones propias del producto a comprar varían
de acuerdo a la producción de cada estilo de zapato.
Ya establecida de forma detallada la materia prima que se necesita adquirir se
procede a buscar proveedores en función a la capacidad que ofrezcan para
satisfacer los requisitos de la organización en términos de compra de productos.
Esta búsqueda y selección, dentro del mercado que dispone del producto que se
necesita, se realizará en base a la participación que tenga el proveedor en su
campo, historial del desempeño presentado durante su tiempo de establecida,
satisfacción de sus clientes frente al producto ofertado y correspondencia de
precios frente a la calidad del producto, garantía y servicios ofrecidos.
58
Aquellos proveedores que tengan un índice alto en los requisitos anteriormente
expuestos serán seleccionados para que la empresa les compre, pero
continuamente seguirán siendo evaluados para garantizar que continúen
cumpliendo con los requerimientos de Paquetá y que cada día sigan superando
las expectativas.
Las constantes evaluaciones serán basadas en el cumplimiento del plazo de
entrega y en la calidad del producto.
Para dichas evaluaciones el ámbito de plazo de entrega se establecerá un límite
de fallos de acuerdo a las veces que realiza una entrega, la proporción será de
veinte y cuatro participaciones un defecto permitido, pero aun así se deberá
someter a una reevaluación para buscar la causa de la falta para buscarle
solución de ser posible o de lo contrario prescindir de los servicios de ese
proveedor.
En el aspecto de calidad de producto se deberán realizar las actividades de
inspección que sean apropiadas. Esto dependerá del impacto que tenga el
producto a evaluar con la calidad del producto final. El tipo de inspección será
decidido en base al producto, si es la piel de zapato se realizarán pruebas de
laboratorio para confirmar que esta posea las características especificadas antes
de pasar al área de producción; en caso de ornamentos, cajas y otros
accesorios necesarios para la elaboración del zapato se harán por muestreo.
El último paso dentro del proceso de evaluación de proveedores es la
realización de actividades de evaluación (evaluación inicial) y reevaluación de
estos. Este último se llevará a cabo de acuerdo a las informaciones obtenidas de
las inspecciones realizadas, pero también pueden provenir de cualquier otro
proceso que proporcione información de los proveedores y sus productos.
Otras de las actividades que se deben evaluar para eficientizar el proceso de
Compras de Paquetá, Colinas Business Group es:
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Recepción de reportes de los proveedores enviados de Brasil: en la
actividad dentro del proceso de compras donde los proveedores de Brasil envían
los reportes vía email detallando los materiales y la cantidad que están enviando
a la empresa y especificando el transporte, el número de guía, fecha de salida y
fecha estimada de llegada al país, muchas veces se ha presentado el caso
donde dichos reportes se reciben errados, es decir, se recibe una cantidad
diferente de la especificada en el reporte, llega material en un transporte distinto,
las fechas no se cumplen y demás.
En vista de las situaciones que generan dichos reportes en producción, pues en
ocasiones es necesario interrumpir la corrida de un estilo de zapato ya que no se
cuenta con todo el material necesario para su elaboración, se presenta la
siguiente mejora buscando eliminar estos fallos:
3.1.3 Obtener la Información Requerida de los Materiales Importados
Utilizando las Facturas de los Proveedores
Básicamente lo que se busca es obtener una información detallada, precisa y
exacta acerca de la importación de los productos adquiridos en Brasil.
Dentro de los procesos que realizan los proveedores al despachar la mercancía
de sus establecimientos es emitir la factura correspondiente a dicho despacho,
inmediatamente se inicia el proceso de importación, el departamento de cuentas
por pagar de Paquetá, Colinas Business Group recibe la facturas por dicha
mercancía.
Para la propuesta de esta mejora fue necesario buscar ciertas informaciones en
el departamento de contabilidad para hacer posible el perfeccionamiento del
proceso.
Las facturas que se reciben por los materiales importados detallan cantidad,
material y día de despacho de la mercancía. Dichos documentos hasta la fecha,
no se han recibido con informaciones erradas, por lo que podrían ser los
60
sustitutos de los reportes que envían los proveedores, pues las facturas
proporcionan toda la información requerida por el departamento de compras.
Estas facturas son trabajadas en el sistema de New Soft que utiliza Paquetá. En
esta parte del sistema se tiene la facilidad de generar un reporte solo con la
información mencionada anteriormente sin el precio o monto de dicha factura,
pues la factura como tal es de manejo exclusivo del departamento contable se
sugiere dar acceso al personal de compras dentro del sistema específicamente
donde se puede generar dicho reporte inmediatamente contabilidad de entrada a
la factura recibida.
Una vez la factura en el sistema, compras tiene acceso a la información
requerida de los materiales que están siendo importados a la empresa en su
momento.
3.2 Recursos Humanos
Para que sea posible la ejecución y el éxito de las mejoras expuestas, es
imprescindible la participación del talento humano en cada una de ellas.
A continuación el personal que será necesario para llevar a cabo las mejoras
anteriormente presentadas para el proceso de compras.
Implementación de programa (aplicación) de las órdenes de compras para el
personal del almacén: para la implementación de esta mejora será necesario la
participación del personal de tecnología, específicamente el programador del
departamento, para la creación de la base de datos necesaria y el uso de esto
lo hará el mismo personal que actualmente opera en compras y el área de
almacén.
Evaluación de Proveedores: en este paso será necesario la contratación de una
persona con experiencia en el área de mercadeo e investigación de temas
relacionados, para realizar la evaluación inicial de los proveedores.
61
Esta persona solo estará participando en el proceso hasta que se obtengan los
proveedores finales con los cuales se ejercerá el proceso de compras, y contará
con el apoyo del personal del departamento de compras, almacén, producción y
todo aquel que pueda aportar información para la realización de la investigación.
En cuanto a la actividad de inspección necesaria dentro del proceso, Paquetá
cuenta con dos inspectores en el almacén, los cuales seguirán con su labor,
pero se les entrenará en cuanto a control de calidad de los productos que van a
inspeccionar para un mejor desempeño y resultados de la actividad.
Para la reevaluación cada cierto tiempo, dependiendo de los resultados de las
inspecciones, después de establecidos los proveedores, el gerente de compras
junto con el asistente del departamento harán estas reevaluaciones. Los mismos
serán entrenados y asesorados por la persona que realizará la evaluación inicial
de los ellos.
Obtener la información requerida de los materiales importados utilizando las
facturas de los proveedores: en este punto será necesario la participación del
departamento de TI para habilitar el acceso que debe tener el departamento de
compras a los reportes generados una vez que contabilidad ingrese la factura al
sistema de New Soft.
3.3 Recursos Financieros
Así mismo como es necesario el recurso humano en la implementación de
cualquier proyecto, muchas veces se debe contar con recursos económicos para
obtener mecanismos, sistemas, tecnología u otras adquisiciones que facilitarían
la ejecución del plan a llevar a cabo.
En esta ocasión para realizar las mejoras propuestas al departamento de
compras no será necesario la inversión en ningún nuevo activo para la
62
organización, pero sí será necesario capital para incentivar al personal vigente
en la organización y para recompensar la ayuda de agentes externos.
A continuación se detalla los recursos financieros necesarios para cada mejora:
Implementación de programa (aplicación) de las órdenes de compras para el
personal del almacén: para el diseño y programación de este sistema se contará
con la ayuda del programador perteneciente al equipo de Tecnología de la
Información. Este será encargado de generar una aplicación con los requisitos
necesarios expuestos anteriormente. De manera que, por este trabajo extra a
sus quehaceres diarios se le dará como incentivo $15,000.00 pesos extras de su
salario regular.
Evaluación de proveedores: para la evaluación necesaria a los potenciales
proveedores de la compañía Paquetá, Colina Business Group será necesario la
asesoría de una persona fuera de la compañía que maneje y tenga experiencia
en el área de mercadeo, evaluación de proveedores, estudio de mercado y
temas relacionados. Según el promedio de pago a un asesor en el área de
mercadeo y por la situación de la empresa en este aspecto se deberá contar con
$50.000 pesos aproximadamente para contar con este servicio y llevar a cabo la
evaluación.
Obtener la información requerida de los materiales importados utilizando las
facturas de los proveedores: en este paso no será necesario ningún tipo de
inversión, pues unos de los integrantes del departamento de tecnología puede
crear el acceso en el sistema de New Soft para el personal de compras.
En resumen, el total requerido para implementar las tres mejoras presentadas es
de $75,000.00 pesos aproximadamente. Inversión que a corto plazo será
retornada con intereses en forma positiva para la empresa.
63
3.4 Recursos Tecnológicos
Los requerimientos tecnológicos para la implementación de las mejoras para el
departamento de compras serán generados en la misma organización por el
departamento de tecnología de la organización.
Específicamente para la Implementación del programa de las órdenes de
compras para el personal del almacén y el acceso que se le dará al personal de
compras para las facturas recibidas de los proveedores. Este último dentro del
sistema que actualmente utiliza Paquetá, New Soft.
En esta ocasión, después de haber realizado un análisis de la gestión de
compras de la compañía Paquetá, Colinas Business Group, empresa que con
tan solo un año y medio de establecida en la República Dominicana, ha tenido
un gran auge y día tras día la demanda de su producto sigue en aumento, se
encontraron debilidades en su proceso de compras que han disminuido el
avance vertiginoso que desde sus inicios ha presentado.
Ya presentadas las propuestas para cada una de las debilidades encontradas
en este capítulo, se demuestra que es posible seguir mejorando y continuar
creciendo si se emplean las medidas necesarias, y que la inversión que se lleve
a cabo ya sea de recursos humanos, tecnológicos o económicos, a corto o largo
plazo la empresa verá el retorno en gran escala de dicha inversión.
Así mismo, el objetivo principal de Paquetá, Colina Business Group es la
satisfacción del cliente y por ende beneficios para la empresa por la fidelidad
que esta satisfacción representa, así que es otra razón más para implementar
las mejoras presentadas: implementación de programa (aplicación) de las
órdenes de compras para el personal del almacén, evaluación de proveedores y
el obtener la información requerida de los materiales importados utilizando las
facturas de los proveedores.
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CONCLUSIÓN
Es importante destacar la gran importancia que tiene una eficiente gestión de
compras en una empresa, para que esta funcione de la mejor manera posible y
así alcanzar los objetivos planteados como entidad.
El éxito de cualquier organización dependerá de manera significativa en la
medida en que la empresa administre de manera adecuada el suministro de sus
productos. Al tener control del inventario, recepción, despachos y fechas de
entrega, se logra reducir los costos, responder al cliente a tiempo y con esto
crear una ventaja competitiva.
A lo largo de este trabajo se puede reflejar un punto fundamental en cuanto a
compras se refiere y es que no siempre se gana al obtener el precio más bajo de
un proveedor, existen otros factores que también son imprescindibles al
momento de realizar las compras. El hecho de poder contar con un proveedor
que cumpla cien por ciento con la entrega a tiempo de las requisiciones de la
empresa asegura la capacidad de respuesta al cliente, creando lazos firmes y
duraderos y manteniendo la confianza de ellos en la entidad.
Es por esto que es recomendable el análisis y la evaluación de las diferentes
actividades que conforman un departamento, pues de esta manera se puede
apreciar los puntos positivos y aquellos no tan favorables del área. De esta
manera, se continúa reforzando los que agregan valor a la organización y
aquellos procesos que debilitan o atrasan el flujo continuo buscarle una
solución.
Después de haber encontrado las debilidades que aquejan el departamento de
compras en el monográfico realizado “Análisis del Proceso de Compras de la
Compañía Paquetá en la Ciudad de Santiago de los Caballeros, República
Dominicana, Período Mayo-Agosto 2011”, se evaluaron esas situaciones para
dar solución a las mismas en este proyecto.
65
Haciendo uso de herramientas, como entrevistas y observaciones naturales al
proceso de compras de Paquetá, Colina Business Group se presentaron las
mejoras que debe practicar este departamento para perfeccionar sus acciones.
Estas fueron: evaluación de los proveedores, dando gran importancia al criterio
cumplimiento de fechas de entrega, ya que los suplidores existentes atentan con
la credibilidad y la imagen de servicio que predica la empresa por constantes
tardanzas en sus entregas. Así mismo se sugirió la creación de un programa en
la red para que el departamento de almacén tenga acceso a las informaciones
de la órdenes de compras que le competen para la planificación de la recepción
de materiales, evitando así la falta de comunicación existente entre ambos
departamentos; y por último, se propuso el uso de facturas de los proveedores
de los productos que son importados de Brasil para evadir los errores que se
reciben en los reportes enviados por los suplidores donde detallan lo que está
siendo enviado a la empresa.
Así mismo, se presentaron los recursos humanos, económicos y tecnológicos
necesarios para llevar a cabo las mejoras planteadas.
Se demostró que, con una visión clara del horizonte que se persigue, no es
necesario inversiones exageradas para llegar a ese destino deseado, que
ayudará a la empresa a mantenerse competitiva y estable en la industria, siendo
este el objetivo ulterior de cada una.
Por todo lo anterior es de mucha importancia que el departamento de compras
realice una selección de proveedores adecuada, ya que según la relación con
los proveedores es como se obtendrá el material específico, en el tiempo
adecuado y con el precio adecuado.
Sin embargo, es importante recalcar que dicho departamento en Paquetá, Colina
Business Group cuenta con excelentes profesionales que día a día trabajan para
que su labor vaya mejorando continuamente, lo que ha hecho que aparte de las
debilidades que tienen, hayan desarrollado fortalezas en su proceso que los ha
mantenido realizando un gran trabajo en equipo en el departamento en cuestión.
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LISTA DE REFERENCIA
Libros:
Anaya, Julio Juan (2007). Logística Integral: La gestión operativa de la empresa.
3ra edición, editora ESIC. Pág. 142.
Anaya Tejero, Julio (2007). Logística Integral: La gestión operativa de la
empresa. 3ra edición. ESIC Editorial. Pág. 146.
Boland, Lucrecia (2007). Funciones de la Administración. 1ra edición, editora
Ediuns, pág. 127.
Escudero Serrano, María José. Gestión de Aprovisionamiento. Ediciones Nobel
3ra edición. Pág. 17.
Kotler, Philip y keller, Lane. Dirección de Marketing (2009). 12ava edición,
editora Pearson. Pág. 219.
Mercado, Salvador (2004). Compras, Principios y Aplicaciones. 4ta edición,
Editorial Limusa, pág. 14.
Montoya Palacio, Alberto (2002). Conceptos Modernos de Administración de
Compras. 1ra edición, Editora Norma, pág. 34 y 47.
Moya, Emilio Martínez (2007). Gestión de Compras: Negociación y Estrategias
de Aprovisionamiento. 4ta edición, Editora Fundación Confemetal. Pág. 21.
Nieto, Sacramento (2001). Rezza Diccionario Enciclopédico. 1ra edición, Rezza
Editores. Pág. 286.
Nohora Ligia Heredia Viveros, Adriana Gutiérrez (Coord. Editorial). Gerencia de
Compras: La nueva estrategia competitiva. CEP - Banco de la República -
Biblioteca Luis Ángel Arango, Colección textos universitarios. Primera edición.
67
Perrotin, Royer y Heusschen, Pierre. Optimizando las Compras (2002). 1ra
edición, editorial THAU S.L. Pág. 16.
Internet:
“El Modelo de Procesos”
http://www.ccee.edu.uy/ensenian/catcambiorg/material/clase15_201006.PDF
(Consulta 6-5-12).
“Generalidades Sobre Gestión de Compras”
http://www.gestiopolis.com/marketing/generalidades-sobre-la-gestion-de-
compras.htm (consulta 15-5-12)
“Gestión de Compras y Abastecimiento”
http://www.slideshare.net/juanvillagomezch/gestion-de-compras-y-
abastecimiento, (Consulta, 14-5-12).
“Que es una evaluación de proveedores”
http://blogs.monografias.com/calidad-y-gestion/tag/evaluacion-de-proveedores/
(Consulta 28-6-12).
“La importancia de la calidad y especificaciones en las compras de una empresa”
http://www.gestiopolis.com/canales5/ger/lamporcompras.htm (Consulta 6-6-12)
“Paquetá”
http://paqueta.com.br/institucional_es
ANEXOS
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Proyecto de trabajo final para optar por el título de
Maestría en Gerencia y Productividad
Entrevista 1: Gerente de Compras
1. ¿Qué tiempo tiene ocupando este puesto?
2. ¿Cuáles son los objetivos específicos de este departamento?
3. ¿Cuáles son los requisitos que la empresa requiere de un cliente para
procesar una orden para producción?
4. ¿Cuáles son los requerimientos necesarios para el procesamiento de una
orden de compras?
5. ¿Cuáles son los parámetros utilizados para la selección de un
determinado proveedor?
Objetivo 4
6. ¿Toda la materia prima es adquirida en el país o es importada? ¿Cuáles
son los países de donde importan la materia prima requerida?
7. ¿De cuántos proveedores recibe servicios Paquetá? Cuáles son los
principales y donde están establecidos?
8. Hasta este año 2012, ¿Cómo ha sido el servicio de los proveedores de
Paquetá?
9. ¿Cómo pueden saber que se podrá cumplir con la fecha requerida por el
cliente en la orden de compras?
10. ¿Cómo se relaciona el departamento de compras con el área de
almacén/inventarios?
11. ¿Existen condiciones especiales requeridas para la aceptación del
material comprado?
12. ¿Cuáles han sido los inconvenientes más relevantes que hasta el
presente año 2012 ha enfrentado el departamento de compras en sus
procesos?
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Maestría en Gerencia y Productividad
Entrevista 2: Asistente del Gerente de Compras
1. ¿Qué tiempo tiene desempeñando el puesto de asistente de compras?
2. ¿Cuáles son sus funciones como asistente en este departamento?
3. ¿Existe algún sistema tecnológico utilizado específicamente por el
departamento de compras para realizar sus funciones? De ser positivo,
¿Cuáles son las ventajas al utilizar el dicho sistema?
4. ¿Crees conveniente la implementación de otro sistema para el
departamento? ¿Por qué?
5. De acuerdo a la ubicación de los proveedores ¿Cuál es el tiempo
aproximado de entrega de éstos y cuáles son las vías utilizadas para la
transportación de la materia prima?
6. En caso de que el proveedor no cumpla con lo establecido en la orden de
compras en cuanto a tiempo, calidad o cantidad ¿Existe alguna penalidad
para dicho proveedor o cual es el procedimiento a seguir?
7. ¿Cuál es el plan inmediato que se utiliza en estos casos que no llega la
mercancía a tiempo?
8. ¿Cuáles considera son los puntos débiles que posee el departamento?
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Maestría en Gerencia y Productividad
Entrevista 3: Encargado de Almacén
1. ¿Qué tiempo tiene en este puesto?
2. ¿Cuál es la relación del departamento de almacén con el departamento
de compras?
3. ¿Cuál es la información necesaria para el recibimiento de un pedido?
4. ¿Recibe este departamento algún tipo de reporte del área de compras al
realizar algún pedido? Cuales son
5. ¿Qué tipo de información contiene dicho reporte?
6. ¿Cuál es el proceso a seguir cuando se recibe la mercancía de parte del
proveedor en la compañía?
7. ¿Cuáles son los parámetros para aceptar o rechazar el producto recibido?
8. En caso de que se rechace, ¿Cual es el procedimiento para la devolución
de dicha mercancía?
9. ¿Cuáles pasos o acciones considera se podrían mejorar o deberían
erradicarse para un mejor desenvolvimiento de los procesos del
departamento de compras?
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Maestría en Gerencia y Productividad
Entrevista 4: Gerente de Planificación
1. ¿Qué tiempo lleva ocupando el puesto de gerente de Planificación?
2. ¿Cuál es la relación existente entre el departamento de compras y el área
de planificación?
3. Hasta el momento, Junio-2012 como considera han sido llevadas a cabo
las funciones del departamento de compras respecto a la disponibilidad
de material, calidad y cantidad a la hora de correr la producción
planificada?
4. Si no se cumple con alguno o todos los requisitos planteados, cómo
afecta esto a su departamento?
5. ¿Qué usted le recomendaría al departamento de compras para la mejora
de sus procesos?